ICT, motore per l’innovazione

Ufficio Digitale, Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva: perché la Digital Transformation è un cambiamento culturale.

Gli esperti e consulenti di Digital Transformation sono consapevoli di un rischio: quando si sente parlare di Trasformazione Digitale, non sempre si riesce a cogliere con precisione quale sia esattamente il tema della discussione, e soprattutto su quale area del Business questa trasformazione avrà impatto. A volte il focus sono i DATI, il loro trattamento, la loro digitalizzazione, e quindi la loro replicabilità su numerose piattaforme, la possibilità di contestualizzarli, e i rischi connessi al Data Breach o alla gestione della Privacy. Altre volte si parla di Digital Transformation in relazione agli STRUMENTI: strumenti che consentono di trattare i dati, di proteggerli, di archiviarli; strumenti che abilitano gli operatori a gestire task che non possono (più) essere gestiti manualmente (c’è ancora qualcuno che utilizza i fogli di calcolo come CRM?). Altre volte ancora si affronta il tema Digital Transformation sul piano dei PROCESSI. È ad esempio il caso di tutto ciò che rubrica a cura di ReteICT ricade nell’ambito di Industria 4.0: monitoraggio della produzione, analisi predittive, digitalizzazione del magazzino, supply chain management dotato di supporti decisionali evoluti che offrano scenari reali ed in real time sulla base di quanto sta avvenendo - ora - nella filiera di produzione. A questi ambiti, tutti assolutamente coinvolti nei fenomeni di innovazione che chiamiamo Digital Transformation, ci permettiamo di aggiungere un elemento: le PERSONE. Il cambio di paradigma che la Digital Transformation impone al mondo del Business (ma, perché no? Anche alla Pubblica Amministrazione e all’esperienza quotidiana di ognuno di noi) è infatti prevalentemente un giro di boa culturale che non può concretizzarsi soltanto in un cambiamento di tecnologia: sarebbe riduttivo e non produrrebbe gli effetti sperati. Questa prospettiva, calata in Azienda si traduce in un radicale cambiamento di approccio: a rinnovarsi deve essere la visione che

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ogni operatore, manager o imprenditore a qualunque livello, ha del suo ruolo. Un ruolo che si gioca sempre di più sull’integrazione (dei dati, delle conoscenze), sul real time (ho bisogno di sapere qui e ora cosa sta succedendo e cosa succederebbe se modificassi anche una singola variabile della catena produttiva), sui supporti decisionali (quali informazioni mi aiutano a prendere una decisione e quali sono ridondanti?). In quest’ottica proviamo a leggere quelle che sono le milestones più significative della Trasformazione Digitale che stanno segnando questa fase.

L’Ufficio Digitale

Il sogno del paperless office sempre stato ispirato da un’esigenza pratica: avere a disposizione un luogo unico in cui tutte le informazioni ed i contenuti aziendali siano sempre accessibili a tutti gli operatori coinvolti, garantendo la sicurezza e la consistenza del dato, la trasparenza, l’interoperabilità e la corretta archiviazione non solo del singolo documento, ma anche della sua cronologia. Gli strumenti di Enterprise Content Management si pongono proprio questo obiettivo: rendere la conoscenza aziendale immediatamente disponibile e fruibile per tutti coloro che sono coinvolti nei processi del business: produttivi, amministrativi, comunicativi, decisionali. È del tutto evidente che questo tipo di scenario faccia perno su STRUMENTI tecnologici che abilitano l’Azienda a nuovi PROCESSI di condivisione, nuove modalità di workflow, nuove possibilità di collaborazione anche (e soprattutto) da remoto. È uno scenario che impatta positivamente sui DATI che vengono non solo dematerializzati, ma anche centralizzati in un sistema virtuale, sicuro e sempre accessibile in modalità multicanale, mantenendo memoria delle evoluzioni del dato e rendendone semplice sia l’elaborazione che la sua lettura ed interpretazione in contesti più ampi (integrazione). Ma soprattutto l’Ufficio Digitale abilita le PERSONE ad una piena interoperabilità: condividere in real-time variazioni ad un documento di progetto fra il backoffice e la linea di produzione, fra l’area di progettazione ed il cantiere, fra l’amministrazione e il punto vendita non è più un’utopia. E nemmeno complesso.

La Fatturazione Elettronica

La Fatturazione Elettronica che diventerà obbligatoria a decorrere dal 1° gennaio 2019 è in realtà la messa a sistema di tecnologie e innovazioni che si sono prodotte negli ultimi anni: posta certificata (PEC), sistemi ERP, tecnologia di interscambio dati XML, archiviazione documentale, Cloud, etc. Anche se nelle Aziende permane un certo timore (come sempre accade quando ci si trova nell’imminenza di cambiamenti di paradigma repentini e radicali), si sta facendo strada la percezione che la Fatturazione Elettronica sia in realtà una grande opportunità: vediamo perché. Innanzi tutto, i PROCESSI vengono drasticamente semplificati: la fattura elettronica in formato XML viene immediatamente recepita non solo dal sistema di interscambio dati (SDI), ma anche dai software gestionali (ERP). Gli ERP più evoluti, infatti, offrono già in dotazione appositi connettori che permettono questa importazione automatica. I DATI saranno più accessibili e monitorabili: da un singolo cruscotto o dashboard sarà possibile non solo facilitare il processo di elaborazione della fattura, ma anche monitorare il suo stato di avanzamento; per quello che riguarda il ciclo passivo, invece, alla ricezione della fattura sarà possibile implementare processi di registrazione automatica, e di conservazione documentale con valore legale.

La Conservazione Sostitutiva

L’Agenzia dell’Italia Digitale (AgID) certifica i requisiti di servizi e piattaforme di Document Management System (DMS) che secondo le leggi vigenti consentono la loro conservazione ai fini della loro esibizione a norma. Il tema richiede grande attenzione, non semplicemente perché in alcune circostanze la Conservazione Sostitutiva è un obbligo di legge, senza la quale il documento perde il suo valore legale, ma anche perché una gestione documentale a norma è una gestione efficiente, e in ultima analisi, è utile al Business. Una soluzione di Conservazione Sostitutiva non può non comprendere: una gestione completa dell’intero processo di archiviazione secondo i requisiti di legge e con certificazione di AGiD, firma digitale e marca temporale essenziali per garantire l’originalità del dato e attestarne data e ora certa, totale accessibilità dei dati in qualunque momento e da qualunque device, funzionalità di ricerca evolute, dashboard di controllo per il monitoraggio documentale, integrazione con il sistema ERP.

Anche in quest’ultimo caso, come è evidente, non si tratta solo di DATI, di STRUMENTI, di PROCESSI, ma soprattutto di un cambio culturale che coinvolge le PERSONE. Per questo motivo, non viviamo il nostro lavoro nel ruolo di meri fornitori di tecnologie, per quanto innovative ed abilitanti, ma soprattutto come partner tecnologici e consulenti per l’innovazione digitale delle Aziende.

Andrea Anderlini (Macro Group SpA) https://it.linkedin.com/in/anderlini

ReteICT è una associazione di imprese del settore ICT promossa da Confindustria Emilia

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