Calidad organizaciones solidarias agosto 25 by Con Las Manos

Gesti贸n de calidad:

Una herramienta de fortalecimiento para las organizaciones del sector solidario

Convenio 025

Director Nacional Luis Eduardo Otero Coronado Subdirector Nacional Rafael Antonio González Gordillo Director de Investigación y Planeación Mario Antonio Moreno López Director de Desarrollo de las Organizaciones Solidarias Juan Pablo Álzate Meza Coordinadora de Educación e Investigación Rosa Yelena Granja Rodríguez Profesional Especializada José Efraín Cuy Esteban Lorena Salamanca

Representante Legal Jose Alonso Trujillo Cardona Gerente Alba Luz Meza Persia Calle 4 No. 25-47 San Fernando, Cali (Valle) Tel. (57-2) 5580273 Coordinación Olga Lucía Quintero Sierra Creación de textos José Camilo Franco Nieto, Olga Lucía Quintero Sierra, Orlando Antonio Ruiz Cárdenas Auxiliares de Investigación Juan Carlos Daza Acosta, Javier Andrés Quintero Sierra Dirección editorial María del Pilar López Patiño Alta Voz Editores

Contenido Presentación

Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias

Un repaso conceptual

¿Qué es una organización?

¿Qué se entiende por calidad?

¿Qué se entiende por gestión?

¿Qué es ser solidario?

¿Qué es la gestión de calidad en la economía solidaria?

Algunos Beneficios de la Gestión de Calidad para las Organizaciones Solidarias

¿Sabe usted qué es una norma?

¿Norma técnica colombiana sobre calidad?

¿Qué es una guía técnica colombiana sobre calidad?

¿Qué es la certificación de calidad?

¿Cómo se alcanza la certificación de la calidad?

Implementación de la gestión de calidad solidaria

Involucrados en la implementación de la gestión de calidad solidaria

Componente cultural

Componentes de la gestión de calidad

Componente informativo-reflexivo

Componente estratégico

El paso a paso para acceder a la capacitación en la norma y las guías de calidad para el sector solidario

Orientaciones sobre la norma y las guías de calidad para el sector solidario Norma técnica colombiana ntc 5499

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Guía gtc 192

Guía gtc 193

Guía gtc 194

Guía gtc 195

Guía gtc 196

Guía gtc 197

Guía gtc 198

Guía 296

Guía 297

Bibliografía

Información de consulta

Glosario para la aplicación de guías y normas de calidad en organizaciones solidarias

Normograma

Directorio de entidades públicas relacionadas con el sector solidario en Colombia

Presentación El contexto globalizado, la apertura económica, los tratados de libre comercio y los cada vez más exigentes consumidores, se constituyen en los principales retos que tienen que enfrentar las organizaciones solidarias en la actualidad. Para asumir cabalmente estos desafíos las empresas deben responder en términos eficiencia, eficacia y efectividad lo que se logra con la implementación de sistemas de gestión de calidad, que se traducen en procesos y procedimientos que garantizan la satisfacción del usuario final frente a los bienes, servicios ofrecidos.

Dr. Luis Eduardo Otero Coronado Director de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias

La implementación de normas de calidad asegura empresas más competitivas, productivas y organizadas a nivel administrativo, financiero; sin embargo, esta implementación implica la generar cultura de la calidad, como un proceso consecuente, meticuloso, de mejoramiento continuo y compromiso de todos los que integran una entidad. Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias considera la calidad como un tema prioritario en las organizaciones que fomenta y fortalece. Los sistemas de gestión de calidad deben ser una herramienta para el desarrollo y crecimiento sostenible de las organizaciones solidarias que hoy cuentan con sus propias guías técnicas que orientan el proceso de certificación.

Gesti贸n de calidad: Una herramienta de fortalecimiento para las organizaciones del sector solidario es una herramienta construida para apoyar la implementaci贸n de cada una de las gu铆as t茅cnicas de calidad del sector. La calidad es un reto. La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias invita a las organizaciones del sector a afrontarlo para lograr un sector fortalecido, competitivo y que responda a las exigencias actuales.

Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Solidarias es una entidad del Estado, adscrita al Ministerio de Trabajo, cuyo objetivo es: “diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción, planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias (Cooperativas, Fondos de empleados, Asociaciones Mutuales, Corporaciones, Federaciones, Asociaciones, Fundaciones, Empresas Comunales, Empresas de Trabajo Asociado y Organismos de Voluntariado)”. Decreto 4122 de 2011. Organizaciones Solidarias velará por el cumplimiento de los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo 2010–2014 “Prosperidad para Todos” y garantizará el desarrollo de la asociatividad en Colombia, con lo que aportará al cumplimiento de los Objetivos del Milenio: más empleo, menor pobreza y más seguridad.

¿Dónde estamos ubicados? Organizaciones Solidarias se encuentra ubicada en: Carrera 10 No 15-22 Bogotá. PBX. 3275252 Fax. 3275248 Línea Gratuita Nacional: 01 8000 12 20 20 Horario Atención: 8 a.m. a 1 p.m. - 2 p.m. a 5 p.m. Contacto: atencionalciudadano@organizacionessolidarias.gov.co 7

La calidad no entra en detrimento de los principios solidarios de la or organización.

Las posibilidades como organización solidaria se amplían con la implementación de la calidad en sus diferentes procesos empresariales, a la vez que se consolida como una alternativa en el marco del capitalismo global.

Para ampliar el conocimiento sobre el tema de calidad le ssugerimos consultar el texto de Mario Gutiérrez, referenciado en la bibliografía al final de ésta cartilla. 8

Un repaso conceptual

En Colombia las organizaciones solidarias tienen un alto reconocimiento por su labor, es necesario conocer un poco mรกs a fondo que son y para donde van.

¿Qué es una organización?

Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la “organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito” (Ferrell, et. al., 2004: 215). El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones, menciona que la organización es una «asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines». Entonces, teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, se plantea la siguiente definición de organización, para cada uno de los siguientes casos: 1) como entidad y 2) como actividad: 1. Como entidad: Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines. 2. Como actividad: La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos.

WWW

Para mayor información consulte: www.promonegocios.net/empresa/definicion-organizacion.html

Para nuestro caso, entiéndase como organizaciones solidarias, organizadas sin ánimo de lucro, cualquiera de las formas de empresa existentes dentro del contexto de la economía solidaria, cuyo objeto puede estar orientado a bienes y servicios económicos, culturales, sociales o ambientales. Entre éstas están: cooperativas, fondo de empleados, asociaciones mutuales, fundaciones, asociaciones, grupos de voluntariado, organizaciones de voluntariado (ODV), corporaciones, organizaciones comunales, entidades con acción voluntaria (ECAV). A diferencia de las organizaciones con ánimo de lucro, en un contexto globalizado, las organizaciones solidarias no buscan un beneficio individual, sino colectivo; sus procesos están marcados por la constante búsqueda del mejoramiento continuo y, de paso, por el mejoramiento de la calidad de vida de quienes hacen parte de su entorno, reconociendo al ser humano como el principal aportante. Explorar el mundo de la calidad como una herramienta en la que los seres humanos basan su constante trasegar en busca de ser mejores en lo que hacen, y promueven el bien–estar de quienes hacen parte de sus asociaciones y sus contextos es un reto para las organizaciones del sector solidario.

Dentro de este mundo globalizado, las Den organizaciones solidarias deben mantener org políticas internas claras que les permita afrontar los cambios necesarios para certificarse como empresas de calidad.

¿Qué se entiende por calidad? El tema de calidad es relativamente nuevo en materia empresarial, y su uso en el contexto del mercado se ha basado en entender la calidad como la búsqueda de cualidades distintivas y reconocidas para fortalecer los productos, bienes o servicios y mejorar los procesos y procedimientos que la organización lleva a cabo, bien en producción, bien en transformación, bien en distribución. 11

Los procesos de mejoramiento continuo que su organización logre alcanzar permitirán que su asociación adquiera un mayor reconocimiento de los diferentes usuarios que pueda tener.

La calidad puede calificar un producto o servicio, es una herramienta esencial en cada uno y en cualquiera de los momentos de desarrollo de la organización para satisfacer las necesidades de los clientes, usuarios o consumidores. Ya que la calidad es un proceso de mejoramiento continuo en las organizaciones, es importante

entender que el principal objetivo es brindar productos o servicios calificados, que al ser certificados por las entidades competentes representaran un reconocimiento de la entidad en las diferentes instancias, a la vez que el mejoramiento retorna en beneficios para la entidad misma, los asociados y las personas que harán uso de dichos productos o servicios que ofertan las organizaciones solidarias. Para conocer más sobre el concepto de calidad desde el que se ha trabajado en la economía capitalista le sugerimos explorar la serie normas ISO, por ejemplo puede buscar la norma ISO 8402, o la norma ISO 9000:2000.

¿Qué se entiende por gestión?

Es la habilidad de las directivas y sus asociados en la organización solidaria para administrar y obtener recursos tanto humanos como económicos que permitan a la empresa su sostenibilidad y competitividad. 12

Con Consulte el documento denominado: “Sistemas de gestión de la calidad. “Sis Conceptos y vocabulario”, que lo puede encontrar en la Serie de Normas ISO 9000.

Cuando la organización implementa gestiones orientadas a los beneficios de sus asociados, pero además adelanta las gestiones necesarias para obtener un producto o servicio reconocido por sus clientes y de paso por su competencia, progresa mejorando continuamente y posicionándose en el mercado en donde será reconocida como una organización calificada y con productos de calidad.

¿Qué es ser solidario? De acuerdo al diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, hablar de solidario es referirse a personas y organizaciones que muestran solidaridad, comunidad y adhesión. Es una palabra que orienta siempre a las relaciones éticas y responsables entre humanos que se asocian para alcanzar un fin. Llama a la integración y no se puede perder de vista que, como ya se mencionó, su organización habrá de pensarse en ayuda mutua y la autoayuda, como las evidencias de esa comunidad que se está construyendo, que se espera construir y que su conservación requiere de continuar participando en el mercado de bienes y servicios.

¿Qué es la gestión de calidad en la economía solidaria?

Entonces, la Gestión de Calidad en una organización solidaria es la habilidad de las personas que se asocian para generar bienes o servicios con calidades y cualidades esenciales, competitivas y comparativas a partir de la participación del ser humano, como asociado siendo éste el primer beneficiario de la implementación de la calidad. 13

Las organizaciones solidarias son cooperativas, fondo de empleados, asociaciones mutuales, fundaciones, asociaciones, corporaciones, organizaciones comunales, Organizaciones de Voluntariado (ODV), Entidades Con Acción Voluntaria (ECAV). Para todas éstas la gestión de calidad es un reto y un beneficio.

Es importante conocer la gestión de calidad, manejarla y sobre todo aplicarla para que las organizaciones logren hacerse más competitivas en la globalización sin perder de vista las intencionalidades de haber acogido la forma jurídica de organización solidaria. Es indudable que el sector solidario también requiere de procesos de calidad en las diferentes actividades; por cuanto, cada vez más, las organizaciones solidarias optan por ingresar a mercados competitivos determinados por la satisfacción de sus usuarios, en los que serán medidas con los mismos estándares de calidad, las normas nacionales e internacionales que certifican a los productos o servicios, los beneficios a sus asociados y el impacto medioambiental positivo, aplicados a empresas no solidarias.

Para despejar dudas acerca de éste tema le recomendamos leer, comprender, y manejar a Ley 454 de 1998, pues representa los lineamientos de orden superior, que regula al sector solidario en Colombia.

También es importante entender la calidad en el marco de la economía solidaria, aunque no dista del todo de la definición para contextos globales, tiene características propias y debe responder a por lo menos dos principios orientadores en ese sentido. Por un lado, la Ley colombiana dispone que las organizaciones solidarias, deben “contribuir al desarrollo económico, al fortalecimiento de la democracia, a la equitativa distribución de la propiedad y

del ingreso y a la racionalización de todas las actividades económicas a favor de la comunidad y en especial de las clases populares”. (Ley 454 de 1998)

Le sugerimos que revise el Plan de Des Desarrollo 2010 - 2014 para poder profundizar sobre los planteamientos gubernamentales para la economía Colombiana en general, que incluye al Sector Solidario.

Existen acuerdos internacionales que buscan promover formas de comercio en las que las todas las organizaciones, sin importar su tamaño y capital, estén en mejores condiciones para negociar, procurando igualdad de posibilidades. Por ejemplo los principios del comercio justo, en los que se

promueve, entre otras cosas, la creación de oportunidades para productores en desventaja económica, el alivio de la pobreza, el desarrollo sostenible, la transparencia en la administración de las relaciones comerciales, el respeto hacia los socios comerciales, el pago de un precio justo, las mejores prácticas medioambientales y de producción responsable.

WWW Para mayor información sobre este tema

puede consultar la página de la Asociación Latinoamericana de Comercio Justo IFATLA, por sus siglas en inglés, de la cual se toman los principios aquí enunciados, en la dirección HYPERLINK “http://www. wfto-la.org” www.wfto-la.org, >> ¿Qué es comercio justo?.

La economía solidaria posiciona al ser humano como centro de las actividades económicas, no como mercado meta, sino como norte al cual se apunta ética y responsablemente.

Si desea profundizar más sobre el tema de calidad de vida le sugerimos acceder a la bibliografía de Manfred Max-Neef, quien ha definido pertinentemente el concepto ligado a los principios de la asociatividad y la solidaridad.

Cuando su organización entre en el proceso de implementación de una cultura de calidad, es importante pensar que la responsabilidad interna de la que se ha hablado habrá de verse reflejada en primer lugar en la calidad de vida de los asociados.

Algunos Beneficios de la Gestión de Calidad para las Organizaciones Solidarias

Al decidir implementar la gestión de calidad, usted inicia un nuevo ciclo en el que es necesario tener algunas herramientas básicas para poder establecer un orden en el desarrollo de sus actividades, y con ello poder acceder con mayor claridad a todos los procesos que se establecen para que la organización solidaria alcance reconocimiento frente a otras empresas del mismo orden y orientación de producto o servicio en el sector. Por una parte, usted habrá de tener cuenta:  las metas propuestas para la organización.  Lo que pretende con la implementación. 16

 Lo que buscan los organismos de control de calidad y mejoramiento continuo. Existen dos niveles de control: 1. Interno, que responde a la revisoría fiscal y los asociados; 2. externo, entre otras instituciones están la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias y las Secretarías de Gobierno. Ahora, tenga en cuenta que el reconocimiento de la gestión de calidad, establece algunas disposiciones de obligatorio cumplimiento que debe conocer; el faltar a la norma podrá ocasionar dificultades para la organización, especialmente frente a con los entes de control, llevando a la obstaculizar la mejora continua de los procesos que su organización adelanta.

Sea cuidadoso y observe que entra a un mercado donde no todos los que intervienen lo hacen con las mismas posturas éticas y que su organización, que hace parte de las instituciones de interés social y sin ánimo de lucro, debe andar con pies de plomo para no perder de vista su propio horizonte ético y responsable.

Háblelo, coméntelo, analícelo, téngalo en cuenta y no olvide que la organización solidaria, debe tener claro que la calidad no es sólo una frase, es un convenio establecido por sus directivas de acuerdo con las necesidades e intereses que desea suplir.

Así mismo, recuerde que la asociatividad implica corresponsabilidad, pero ante la ley son el representante legal y los integrantes de los organismos de dirección y control los responsables de los posibles errores en los que se incurra.

¿Sabe usted qué es una norma? Res Resaltamos la importancia de tene tener en cuenta la gestión de calidad para las entidades del sector solidario, que encontrará en la Norma 5499 de 2007 y las guías que La Unidad Especial de Organizaciones Solidarias pone a su disposición, junto con los parámetros de la serie de normas ISO 9000 de ICONTEC.

Entonces, si el término NORMA habla de un conjunto de acciones que nos lleva a un fin específico, para nuestro caso podemos precisar que una NORMA es una regla general que permite calificar con equidad o igualdad los comportamientos de los productos y/o servicios que su organización solidaria preste, y lo pondrá en ventaja o desventaja según sus posibilidades de competencia en el mercado.

A lo largo de este documento, así como en las prácticas de calidad que adelante su empresa, constantemente estará encontrando el concepto de norma. Es importante familiarizarse con este. La Real Academia de la Lengua Española define que una NORMA es una regla o conjunto de reglas que hay que seguir para llevar a cabo una acción, porque está establecido o ha sido ordenado de ese modo.

Lo que usted como directivo haga por la organización representará beneficios para sus asociados y para la comunidad por la que trabaja, aumentando el reconocimiento y sus posibilidades en el mercado.

¿Norma técnica colombiana sobre calidad? Esta norma responde a criterios internacionales, por lo que le brinda a las organizaciones solidarias elementos de interlocución con otras entidades locales, regionales o globales. Esta norma responde a criterios internacionales por lo que le brinda a las organizaciones, para el caso, las organizaciones solidarias, elementos de interlocución con otras entidades locales, regionales o globales.

Las Normas Técnicas cuentan con derechos de propiedad, por lo que deben ser adquiridas directamente en ICONTEC. Para mayor información visite www.icontec.org.co

La NTC se cimienta en principios de gestión de calidad que deben ser conocidos y reconocidos por las organizaciones solidarias. Tal como lo dispone la Norma ISO 9000:2000 -y se reitera en la Serie de Normas

ISO 9000-, “para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente” (ICONTEC, 2000: VI). Así, se disponen lineamientos para el logro de la implementación y mantenimiento de un sistema enfocado en la mejora continua del desarrollo y desempeño organizacional mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas (ICONTEC, 2000: VI); que en la economía solidaria serán principalmente los asociados, los consumidores de los bienes y servicios y las instituciones de control y vigilancia del Sector.

El Instituto Colombiano de Normas T茅cnicas y Certificaci贸n (ICONTEC), establece los siguientes principios para la gesti贸n de calidad.

Fuente: Norma internacional ISO 9000-2000: VI 20

¿Qué es una guía técnica colombiana sobre calidad? Es un tratado en el que se dan a conocer criterios para orientar la acción de las organizaciones y los seres humanos que en ella intervienen, en busca del mejoramiento continuo tendiente a la calidad. En el caso colombiano, el ICONTEC ha generado una serie de guías específicas para el sector solidario que ayudará en el desarrollo del proceso de obtención de la certificación de calidad que su organización quiere.

¿Qué es la certificación de calidad? En Colombia, la principal institución que emite certificaciones de conformidad tanto a organizaciones, productos, procesos, o servicios, es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). Para el ICONTEC la certificación, o evaluación de la conformidad, es la actividad que respalda el cumplimiento de los requisitos definidos en normas o especificaciones técnicas. Las marcas de conformidad se constituyen en un elemento diferenciador en el mercado, mejorando la imagen de productos y servicios (ICONTEC, 2011). Obtener ésta certificación brinda un respaldo que proyecta confianza en los clientes, las organizaciones del sector, la competencia, los organismos de control y vigilancia, el entorno social y en el caso específico de las organizaciones solidarias hacia los asociados.

¿Cómo se alcanza la certificación de la calidad? El ICONTEC ha dispuesto que para que una organización obtenga la certificación de Gestión de Calidad, debe cumplir con los siguientes pasos: Las organizaciones deberán solicitar al ICONTEC el inicio del proceso de manera formal por medio de un documento que haga saber su deseo de certificarse. Luego el Instituto hará su primera auditoria para verificar las condiciones en las se encuentra la organización observando la situación de sus procesos, productos, o servicios, formulando planes de acción y evaluaciones para alcanzar los niveles de certificación. Si ya ha cumplido con los requisitos y ha implementado los procedimientos, los planes de acción y las evaluaciones pertinentes, pasará a la evaluación y decisión por parte de ICONTEC, si NO se califica, deberá retornar a realizar la auditoria para verificar en que está fallando. Por el contrario, si la decisión de la evaluación es, SI, su organización deberá proceder a recibir la Certificación, buscando mantener los estándares de calidad alcanzados, cuidando así su Certificación para ser renovada. WWW Si usted ha de necesitar mayor

información sobre los procesos de certificación, ingrese a la página www.icontec.gov.co, allí encontrará la reglamentación necesaria para poder desarrollar estos procesos.

Implementación de la gestión de calidad solidaria La norma y las guías específicas para el Sector Solidario guardan similitudes con empresas privadas de otros sectores, sin embargo, enfatizan las particularidades que la economía solidaria presenta.

Por esta razón es importante que usted se familiarice con los aspectos normativos pertinentes, de modo tal que, al implementar la Gestión de Calidad en su organización solidaria, no pierda de vista los fundamentos que la diferencian de otros sectores. Por esta razón es importante que usted se familiarice con los aspectos normativos pertinentes, de modo tal que, al implementar la Gestión de Calidad en su organización solidaria, no pierda de vista los fundamentos que la diferencian de otros sectores.

Componentes de implementación de la gestión de calidad solidaria

Para la implementación sistemática de la gestión de calidad en su organización, le sugerimos tener en cuenta tres componentes de acción: Componente Cultural, Componente Informativo-Reflexivo y Componente Estratégico. Es de aclarar que estos componentes no se encuentran especificados en la Norma y las Guías como tal. Son propuestos para ayudarle a implementar un sistema de gestión de calidad acorde con los planteamientos de las políticas organizacionales de su entidad.

En la implementación del sistema de gestión de calidad hay personas que usted deberá tener en cuenta, tanto por los procesos y el seguimiento de los mismos cómo por las responsabilidades. Por ejemplo, los asociados son quienes pondrán en acción las prácticas de y para la calidad, pero también, al ser ellos los primeros beneficiarios de la implementación, son los clientes internos.

Involucrados en la implementación de la gestión de calidad solidaria

A continuación usted encontrará la descripción de cada componente para la fácil implementación de la gestión de calidad en su organización solidaria. 24

Componente cultural

Con este componente se quiere enfatizar en la generación de una cultura de y para la gestión de calidad en las organizaciones del sector solidario. Para ello es necesario que identifique las características de su entidad y que genere procesos de socialización continua de las gestiones que se están llevando a cabo, enfatizando e involucrando a sus asociados y empleados en los momentos de su quehacer diario en los que se aplicará la intervención. Se ha de tener en cuenta que para poder ejercer este tipo de actividades debe mantener una evaluación constante que le permita hacer gestiones de mejoramiento continuo. Su trabajo debe desarrollar procesos de retroalimentación con el fin de conocer aciertos y desaciertos que orienten hacia las decisiones adecuadas. El proceso de gestión de calidad se debe aplicar a partir del primer momento en que usted crea su organización, sea esta una cooperativa, fondo de empleados, asociaciones mutuales, fundaciones, asociaciones, grupos u organizaciones de voluntariado (ODV), corporaciones, organizaciones comunales, entidades con acción voluntaria (ECAV); teniendo claro que cada uno de éstos organismos tiene unas características diferentes y que aunque sus objetivos pueden ser transversales sus compromisos son distintos.

Las organizaciones del sector solidario que quieren implementar la gestión de calidad, deben conocer, interiorizar, interpretar y socializar los aspectos más relevantes de las políticas de calidad establecida; contando con que su fuerza de trabajo es el ser humano y es a quién se ha de orientar su acción.

El manejo de procesos en busca del perfeccionamiento continuo de la organización como entidad, y de los seres humanos que hacen parte de ésta, busca que su esfuerzo este dado en que cada uno supla sus expectativas, por un lado el aportante–beneficiario y del otro la organización solidaria-.

Los procesos de Gestión de Calidad son la posibilidad de hacerse más competitivo en la globalización, y aunque sus características y técnicas de certificación parezcan complicadas son realmente sencillas y fáciles de cumplir.

Todo el recurso humano que hace parte de la organización deberá tener claro hacia dónde va, cuáles son sus compromisos, deberes y derechos dentro del desarrollo de la organización, esto permitirá que todos y cada uno sientan pertenencia, trabajen para alcanzar las metas u objetivos propuestos desde las políticas organizacionales en beneficio de obtener la certificación de calidad.

Dentro del proceso de Gestión de Calidad es importante la corresponsabilidad de los miembros con la organización, es decir, cada uno de ellos hace parte fundamental de esta asociación, pero a la vez la organización es fundamental para cada miembro, las bondades que se obtienen en las acciones para el mejoramiento continuobeneficiaran de igual forma a las partes.

Es claro que todo equipo siempre tiene líderes, pero estos no son seres que están fuera de contexto, por el contrario, cada uno de los miembros que lidera la organización será ejemplo a seguir y trabajará de forma mancomunada con y para sus iguales.

Por esto, es necesario que cada uno de los miembros directivos de su organización participen activamente en el mejoramiento continuo y conozcan, identifiquen y evalúen los procesos fundamentales y puntuales de la organización. Para que la Gestión de Calidad dé buenos resultados se necesitará de una efectiva y eficiente toma de decisiones, basada en los datos y hechos que recopilarán los miembros de la junta directiva o el personal delegado para tal fin. Este punto debe tener en cuenta que los seres humanos son la principal razón de ser de su organización solidaria, “duro con los hechos, pero suave con las personas”.

Los responsables de la organización tendrán que adelantar revisiones de los procesos y procedimientos en forma periódica, generando una filosofía organizacional para la gestión de calidad en donde las actuaciones se orienten a:  La satisfacción de los clientes, (interno-externo), beneficiando directa y/o indirectamente a las comunidades en las que actúan.  La Calidad sea para los asociados un hábito y no una moda.  Mejoramiento continuo.  Respeto por el cliente.  La Calidad como el principal valor agregado de sus productos o servicios.

Componentes de la gesti贸n de calidad

Componente Informativo - Reflexivo Este apartado busca brindarle a usted, a los asociados y a su organización elementos para el manejo de la información relacionada con la implementación de la gestión de calidad en su entidad. Dentro de los procesos se debe tener en cuenta:  La necesidad de conocer la normatividad y los entes de control para las entidades del sector solidario.  Entender cómo y cuándo se aplica la reglamentación en pro de la organización.  Conocer que existen requerimientos normativos que delimitan y amplían a la vez la participación de las organizaciones, conforme a los intereses y objetivos que éstas se planteen.  La vigencia de la normatividad, pues de nada vale que tenga leyes, acuerdos o guías obsoletas. Este tipo de acciones le permitirá una regulación del proceso de Gestión de Calidad.

El obtener información sobre qué es la gestión de calidad, le ayudará a implementar de forma fácil las normas para que su organización solidaria alcance la meta de ser una entidad con procesos certificados en calidad.

El cumplimiento de las normas establecidas en el proceso de esta implementación de la gestión de calidad permitirá que todos los miembros de su organización conozcan de primera mano los compromisos y la normatividad establecida para certificarse en este proceso.

Para las entidades del sector solidario no es ajeno el tema. Vemos que muchas organizaciones han decidido implementar el sistema y a usted como directivo, fundador u organizador le conviene conocer, dónde, cómo y qué debe aplicar en el proceso de gestión de calidad. La red de internet es quizá el más efectivo mecanismo en la adquisición de la información, tenga en cuenta que el satisfacer la curiosidad o el conocimiento en términos de aprendizaje puede en ocasiones ser contraproducente si no se tiene cuidado en el uso de la información que allí se encuentra. En muchos lugares virtuales o sitios web, hay quienes han publicado información tergiversada o que no reconoce los derechos de autoría, llevando a que las personas que los consultan puedan cometer diversos errores; entre los más frecuentes está el de tomar textos y asumirlos como de creación propia, con lo que se incurre en plagio, que básicamente es la copia literal o dicha en otras palabras sin autorización del autor de textos e imágenes para beneficio propio.

En el diccionario de la Real Academia Española se define plagio como la acción de “copiar en lo sustancial obras ajenas, dándolas como propias. Desde el punto de vista legal, plagio es una infracción al derecho de autor sobre una obra artística o intelectual de cualquier tipo, en la que se incurre cuando se presenta una obra ajena como propia u original”.

En el proceso de adquisición de información, la citación y el reconocimiento de los autores, cuando este tuviese lugar es de vital importancia, reconozca y dé crédito de lo que usa sin importar si es tomado de la red de internet o de otro medio. Para este tipo de búsquedas le recomendamos visitar los siguientes portales que le permitirán acceder a información sin costo y de buena fuente: www.organizacionessolidarias.gov.co, Unidad Especial de Organizaciones Solidarias. www.supersolidaria.gov.co, superintendencia de la economía solidaria. www.icontec.org, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. www.ccb.org.co, Cámara de Comercio de Bogotá (sólo para el Distrito Capital, si usted está en una región diferente a la capital podrá buscar ésta misma institución con las siglas de su ciudad. www.cenicoop.coop Centro de Investigación del Cooperativismo. www.cenecoop.com Centro de estudios y Capacitación Cooperativa R.L. En éstos portales o páginas de internet podrá consultar de forma gratuita para resolver sus dudas. De igual forma obtendrá ayuda con los chat, que son una “conversación virtual”, escrita en muchos casos. Adicionalmente estas instituciones ofrecen líneas telefónicas como otro de los mecanismos para acceder a la información veraz. También puede hacer uso de la visita personal a las distintas sedes de las organizaciones de su interés. 32

El trabajo efectuado por los demás es de gran relevancia y por respeto a ellos, al tiempo invertido y a nuestra política de respeto por el ser humano y su calidad de vida, pretendemos no utilizar sin reconocer las acciones efectuadas por ellos.

Componente Estratégico El proceso de Gestión de Calidad no se puede quedar sólo en la generación organizacional para la calidad y el conocimiento de la información, sino que debe llevarse a la práctica. Es hora de ejecutar y tomar decisiones concretas de manera periódica en donde se implementen las normas, y se estandaricen los procesos, mostrando que los términos administrativos construidos por la dirección de la organización son los adecuados y en donde se evidencia el mejoramiento de cada una de las actividades que desarrolla la empresa.

Todos y cada uno de los pasos que su empresa está dando y dará estarán siempre supervisados por las entidades de vigilancia y control del Gobierno. De ser necesario puede acudir a orientaciones en dichas entidades.

En la implementación de estrategias organizacionales para la Gestión de Calidad es importante que se pregunte ¿Qué permitirá que los distintos procesos que han de ejecutar las empresas del sector solidario, tengan un reconocimiento y la calidad digna de su empresa?. Parte de la respuesta a la pregunta está dada a lo largo del tema que hemos visto a través de la cartilla. La aplicación del proceso de Gestión de Calidad, nos marcará el camino a seguir para ser una organización con altos estándares en el cumplimiento del objetivo trazado.

Acciones como el cumplimiento de cada una de las normas, la implementación de correctivos, la concientización de asociados y empleados, y una documentación clara y oportuna llevarán a su empresa a consolidarse en una unidad competitiva en los distintos procesos productivos que desarrolla. El conocimiento de la normatividad será clave para que su equipo de trabajo esté siempre a la vanguardia de las acciones productivas de su organización solidaria. Aunque cabe anotar que éstas palabras podrían ser entendidas desde el punto vista de empresas que privilegian el recurso económico, tienen una implicación más profunda y van dirigidas a quienes buscan que su organización respalde y ayude los procesos tendientes a la calidad con responsabilidad social. La documentación es la mejor forma de evidenciar los alcances de los compromisos de mejoramiento a lo largo de un proceso, recuerde que lo que está escrito es sujeto de optimizarse, y si usted y sus asociados han sido juiciosos en la actividad de documentar les será más fácil hacer seguimiento y valoración de los cambios.

Cada uno de los pasos que usted como organización solidaria asuma están destinados a ayudar, promover, beneficiar y atender las necesidades y expectativas de sus clientes externos e internos.

Algunas estrategias para la implementación Es necesario que tenga en cuenta las siguientes acciones: Adquiera la Norma y las Guías conforme a sus intereses y necesidades.  Estudiar en las normas ISO 9000. Por ejemplo para conocer los tipos de documentación aplicables a la empresa del sector solidario y al proceso específico a adelantar.  Estar pendiente de los distintos cambios en la normatividad y en regulaciones (leyes, acuerdos, condiciones, entre otras).  Desarrolle “documentos que describen como se aplica el proceso de Gestión de Calidad a un proyecto, producto, contrato especifico; tales documentos se denominan planes de calidad” (ICONTEC, 2000:4).  Identifique los procesos y procedimientos que lleva a cabo en su empresa y establezca en cuáles de estos implementará acciones de mejoramiento.  Realice jornadas de educación en las que dé a conocer los intereses y necesidades de la empresa en materia de calidad y los beneficios que traerá para la organización.  Establezca el Sistema de Gestión que espera aplicar en su organización, difúndalo entre sus asociados y genere momentos de valoración y seguimiento que sean plenamente conocidos por todos sus asociados.  Sea consciente y promueva conciencia de la responsabilidad adquirida, entre sus asociados.  Muestre y genere entre sus asociados voluntad de mejora.  Tome las acciones adecuadas para cumplir con las normas y guías de calidad.  Permita la supervisión y el control, siempre es bueno, ya que en muchos casos no vemos lo que nos pasa por la rutina y el manejo de los mismos elementos o procedimientos en nuestro quehacer empresarial,  NO se permita el hábito de trabajar, la costumbre puede opacar la motivación. Sólo quién ve en su trabajo un distractor podrá ver con objetividad los cambios y descuidos cuando se presentan.  Sea feliz con su trabajo y no consienta que el pensamiento de las dificultades lo invada. 35

Ser Solidario y orientar su acción con criterios de calidad es más que una propuesta, es una decisión: tómela, siéntala, disfrútela y sobretodo cumpla con la responsabilidad que tiene con sus congéneres.

“La Felicidad NO es hacer lo que me gusta, sino gustarme lo que hago”, (Jean Paul Sartre).

Es hora de practicar, éxito.

El paso a paso para acceder a la capacitación en la norma y las guías de calidad para el sector solidario Usted puede encontrar capacitación sobre la Norma y las Guías de Calidad para el sector solidario en el portal de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Es un proceso fácil y rápido en el que a continuación le orientamos. 1. Ingrese al portal http://www.organizacionessolidarias.gov.co/ También puede acceder ingresando a cualquier motor de búsqueda (Bing, Google, Altavista, etc.), digitando el nombre de la Unidad. Busca Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. 2. Al ingresar al portal, ubique la pestaña “gestión conocimiento”. No es necesario dar click ya que con sólo poner el cursor sobre el nombre se desplegará una serie de opciones. 3. Ingrese a la opción “cursos”. Al igual que en el paso anterior no requiere dar click, al poner el cursor sobre la opción, se abre la opción “cursos e learning”. De click sobre esta opción. 36

4. A partir de allí le aparecerán una serie de cuadros de diálogo de fácil comprensión. Siga las instrucciones que allí se le presentan. 5. Requerirá hacer un sencillo proceso de registro para el que necesitará tener una cuenta de correo electrónico. 6. Cuando le soliciten el usuario use la primera parte del correo con el que se registró; es decir, si su correo es XXXXX@___.com, su usuario será XXXXX. 7. Genere claves de acceso de fácil recordación. 8. Verifique su casilla de correo al momento de la inscripción. En ocasiones las cuentas de correo electrónico envían algunos correos a las carpetas de “spam” y “correos no deseados”, es importante que las revise si la información esperada no llega a su bandeja de entrada. 9. El curso le brindará diversas opciones de capacitación que corresponderán a la Norma técnica y las nueve guías definidas para el Sector Solidario. Escoja el de su interés y realícelo. Al ingresar al poral, ubique la pestaña “Gestión Conocimiento”. No es necesario dar click ya que con solo posicionar el cursor sobre el nombre se le deplegará una serie de opciones.

Orientaciones sobre la norma y las guĂas de calidad para el sector solidario

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5499 “SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA DEMOCRACIA PARTICIPANTE DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS”* *La NTC 5499 fue ratificada en el Consejo Directivo de 2007/07/25

Objetivo de la norma Esta norma establece los requisitos para la implementación, operación y mantenimiento de la democracia participante, para las organizaciones del sector solidario. Esta norma tiene como propósito identificar y fortalecer los espacios organizacionales de participación y las buenas prácticas en la toma de decisiones y el ejercicio de la democracia” (Norma Técnica Colombiana 5499, 2007: 1).

Implementación de la norma Con esta herramienta usted podrá implementar un proceso democrático entre sus asociados para el buen funcionamiento de la empresa del sector solidario, la norma da directrices para que los afiliados tomen decisiones en torno a los órganos directivos y a quién los representará ante los entes gubernamentales y frentes a las otras instituciones del mismo orden y/u otras del sector globalizado, adicionalmente se deberá establecer los valores éticos que la organización solidaria deberá tener como derrotero para el ejercicio del cumplimiento de sus objetivos. 40

La implementación de ésta norma tendrá como consecuencia la transparencia en cada una de las tareas y decisiones que los dirigentes de la organización tomen.

Hay que tener presente que ésta norma, como otras, las puede encontrar en los centros especializados y en los entes de control, entre ellos Icontec, La Unidad Especial de Organizaciones Solidarias y puede que este tipo de documento tenga costo. Items de seguimiento  Identificar procesos en el sistema de Calidad y su aplicación (serie de NORMA ISO 9000).  Las organizaciones solidarias, para su efectiva constitución, deberán elaborar su reglamentación interna, buscando que se tenga claro cuál va a ser su misión, o razón de ser, y su visión, cuáles son sus valores y principios y que sanciones tendrán aquellos asociados que no los cumplan.

Pertenecer al sector solidario implica el cumplimiento de las obligaciones que las empresas tienen para con el Estado.

 En la Norma Técnica Colombiana 5499, los lineamientos están dados en el ítem 5., apartado que está enfocado al sistema de gestión para la democracia.  A la hora de desarrollar acciones coherentes, transparentes y realizables que beneficien a su comunidad, se deben tener en cuenta los derroteros marcados en el código para la democracia de cada una de las empresas del sector solidario.  La documentación será una de las herramientas que permitirá el registro de sus acciones y la claridad necesaria para saber cómo se está actuando. Adicionalmente será la forma de mostrar los resultados delante a los asociados y dará la posibilidad de ser auxiliados por grupos y personas que se interesan por su trabajo. 41

 Se debe diseñar un plan de trabajo construido por las partes interesadas, (asociados), quienes verificarán, dirigirán y controlarán el desarrollo y el cumplimiento del mismo.  Los directivos de las organizaciones solidarias deberán tener claro que sus políticas, o código de democracia, deben ser entregadas y dadas a conocer a todos y cada uno de los asociados. La misión, visión y la transparencia permitirá la adhesión de los interesados en los procesos de crecimiento de la empresa.  Cada una de las asambleas y/o comités deberán estar enmarcados en los criterios de transparencia y honestidad para generar confianza y sentido de pertenencia, por parte de sus asociados.  La empresa solidaria debe cumplir con los lineamientos establecidos por la ley vigente en materia de administración, control, reglamentación legal y estatutaria, especialmente para los temas de elecciones, participación y toma de decisiones dentro de la organización. Beneficios:

 Una actitud de conciencia social individual, con ello se replica en el colectivo de la organización.  Toma de decisiones con un mayor grado de análisis y conciencia social.  Empoderamiento de la organización solidaria permitiendo el cumplimiento de los objetivos comunes dentro de la Organización solidaria.  Cada uno de los asociados se compromete para contribuir a obtener el bien común de la organización solidaria, adicionalmente identifican sus deberes y derechos como seres humanos, ciudadanos y participantes en la organización solidaria.  La democracia permite el control de las decisiones, ejerciendo el poder por elección de las mejores propuestas. 42

 Trabajo concreto y eficaz por parte de los interesados en concordancia con la realidad que vive la organización solidaria.  El cumplimento de metas colectivas, con responsabilidades individuales, practicando los derroteros establecidos por la organización solidaria, respetando a cada uno de los asociados y facilitando la responsabilidad. social.  Las juntas directivas y organismos regidores de la organización solidaria, están comprometidos con el cumplimiento de los objetivos trazados y las metas propuestas.  El liderazgo de la acción solidaria, se promueve a través del ejemplo motivando con ello la mejora continua. (NTC 5499, : 4). Debe tenerse en cuenta que ésta y otras disposiciones están provistas por los parámetros establecidos en la Norma 5499, es de obligatorio cumplimiento. Se podrá obtener copia de dicha norma, diríjase directamente en las instituciones dispuestas para tal fin.

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GUÍA GTC 192* “MODELO DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA COOPERATIVAS” *La GTC 192 fue ratificada en el Consejo Directivo de 2007/10/24.

Objetivo de la guía “Esta guía tiene como objeto dar directrices para establecer un modelo de gestión, con el fi n de planear, hacer, verificar y mejorar los procesos y los resultados de las cooperativas, independientemente del tamaño y del sector o actividad que desarrolle”. (Guía Técnica Colombiana 192, 2007: 1)

Implementación de la guía Ésta guía le ayudará a orientar sus procesos para la implementación de un modelo de calidad, pertinente con sus necesidades organizacionales desde el marco de la economía solidaria. Le brindará una serie de definiciones que le permitirán familiarizarse con el lenguaje para la aplicación de la misma, a la vez que le presentará los principios del cooperativismo que orientarán siempre la implementación del modelo. Son siete modelos y cada uno está definido en la Guía. Usted puede conocerla a través de la página de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, siguiendo el paso a paso antes mencionado en esta cartilla. Adicionalmente usted podrá inscribirse en el curso para la implementación de la misma en su organización. Consulte www.organizacionessolidarias.gov.co. Otra de las instituciones que puede consultar es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, en su web site www.icontec.org.co

Ítems de seguimiento  Conocer los documentos normativos propuestos en la guía.  Familiarizarse con el vocabulario propuesto. Tener claros conceptos como el de, “principio, que en la guía se define como lineamientos por medio del cual las cooperativas ponen en práctica sus valores” (GTC 192, 2007: 9), le ayudara a desarrollar mejor los siguientes pasos.  Defina e identifique con claridad los principios de su organización solidaria conforme a los principios del cooperativismo, de modo tal que usted y sus asociados tengan la misma claridad.  Planee, haga, verifique y actúe; los procesos de su organización deben dar cuenta de estos cuatro aspectos.  Si va a crear una organización solidaria identifique qué hará como asociación, qué necesidades esperan solventar y para qué se generará ésta; y siga los procedimientos sugeridos en la Guía para su conformación.  Identifique las especificidades que la Guía le sugiere de acuerdo a su particularidad jurídica.  Desarrolle los procesos sugeridos en la Guía para la gestión estratégica. Le presentan uno a uno los pasos a seguir. Beneficios:  Al implementar el modelo de gestión de calidad en su organización solidaria, fortalecerá la identidad cooperativa de sus asociados, pues ellos se identificarán con el objeto social y podrán trabajar en conjunto por el alcance del mismo.  Generará motivación y compromiso en sus asociados a la vez que promueve el respeto y la igualdad de derechos.  Promoverá la democracia entre sus asociados desde la organización de propiedad conjunta y democráticamente controlada.  De manera participativa los asociados optimizarán sus recursos.  Obtención de beneficios colectivos a partir del esfuerzo individual. 45

 Fortalecerá la participación democrática.  Desarrollará relaciones entre sus asociados basados en la confianza.  Promoverá el pensamiento cooperativo, así como las prácticas propias del sector. Todos estos beneficios los encontrará en cada uno de los principios que la Guía pone a su disposición; es importante que los conozca mediante el trabajo con la misma. De esta manera podrá también gestionarse con mayor efectividad.

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Cuando implementa el modelo de gestión de calidad entra en una dinámica en la que la calidad aporta a los desarrollos cooperativos, y por ende, a sus asociados; pues es sobre ellos que la calidad se refleja primero.

GUÍA GTC 193* “MODELO DE GESTIÓN PARA ORGANIZACIONES DE ACCIÓN VOLUNTARIA”. * La GTC 193 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007/11/16. Objetivo de la guía “Esta guía suministra orientación a las Organizaciones de Voluntariado (ODV), Entidades con Acción Voluntaria (ECAV) y colectivos que estén realizando o están interesados en realizar acciones voluntarias, para el establecimiento de un modelo que permita dirigir y administrar sus procesos y resultados”. (Guía Técnica Colombiana 193, 2007: 1). Debe tener en cuenta que la consulta de la guía podrá hacerla por medio de los organismos u oficinas especializadas para tal fin, como la oficina de atención al ciudadano de las instituciones. Aquí le recomendamos la página de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones solidarias, en la que puede obtener información y de paso inscribirse para adelantar los cursos virtuales y calificarse en este tipo de procesos. Implementación de la guía  De antemano debe tener en cuenta que esta guía no está diseñada para remplazar procesos reglamentarios, ni contractuales, ni de certificación. Es de carácter voluntario y NO EXIME de cumplir con las directrices dadas por las entidades de control.  La entrega de su tiempo, trabajo y talento humano es VOLUNTARIO, son inspirados por sentimientos benévolos en busca de hacer el bien y fortalecer los lazos de amistad entre iguales.

La página de internet es: www.icontec.org.co.

La página de internet es: www.organizacionessolidarias. gov.co. 47

 Sus labores serán en busca de mejorar las acciones en el marco del servicio social, la cooperación, la defensa del medio ambiente, la investigación y con fines voluntarios.  El trabajo de personas que se identifican con un objetivo común, beneficio de la comunidad o en busca del mejoramiento de la calidad de vida de sus conciudadanos.

Las entidades de acción voluntaria (ECAV), están compuestas por personas que desarrollan acciones por mano propia sin tener como finalidad el voluntariado; mientras que las entidades que poseen personería jurídica y son entidades sin ánimo de lucro, en las que participan voluntarios se para ayudar al desarrollo de planes, proyectos, programas y actividades voluntarias, se denominan Organizaciones de Voluntariado (ODV).

 Las personas que hacen parte de los voluntariados son dueños de su dignidad, valor propio, sujetos de derechos y deberes; enmarcados dentro de la Ley 720 de 2001 en donde se reconoce, promueve y regula la acción voluntaria.

Las acciones voluntarias están determinadas y controladas por el ejercicio del altruismo y se controlan desde las directivas de la organización, de acuerdo a los postulados de la Guía Técnica Colombiana GTC193.

Beneficios  La libertad como principio de acción.  La participación como ejercicio de la democracia, promoviendo en la comunidad, el desarrollo del tejido social en busca del reconocimiento y la autonomía del pluralismo.  El interés general como acción de solidaridad en busca del bien común a favor de personas y grupos vulnerables; procurando contribuir con el mejoramiento de la calidad de vida.

GUÍA GTC 194 “GUÍA PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL EN ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO” * La GTC 194 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007/10/24. Objetivo de la guía Esta Guía Técnica Colombiana establece directrices para la recopilación, recuperación, organización, conservación y preservación de la memoria institucional en las organizaciones del sector solidario, con el fin de facilitar el acceso a la información por parte de la organización, grupos de interés y partes interesadas”. (Guía Técnica Colombiana 194, 2007: 1). Implementación de la guía  Toda organización solidaria deberá implementar un programa que les permita hacer un seguimiento a la recopilación, recuperación, organización conservación y preservación de la memoria empresarial e institucional.  Las organizaciones del sector solidario deberán tener y mantener un sistema de clasificación de la documentación, con el fin de soportar los procesos que adelante, y dar a conocer los resultados de éstos, para ser consultados por los asociados y por los interesados en el tema.  La organización solidaria deberá generar cultura de cuidado y mantenimiento de un archivo, lo que a lo largo del tiempo beneficiará la toma de decisiones de los directivos y del afiliado responsable de los diferentes procesos. Ejemplos de esta clase son: el Archivo de Bogotá, Archivo general de la Nación, Archivo Distrital, entre otros.  No todos los procesos tienen un archivo de carácter confidencial, lo que permitirá su uso por parte de los interesados dentro y fuera de la organización. Las instituciones deberán buscar la forma de fortalecer una infraestructura y un sistema de información tecnológicamente bueno que permita la conservación de los archivos. 49

Beneficios  Mantener un registro estructurado le permitirá tomar de decisiones en beneficio de la organización solidaria.  Sus afiliados generarán conciencia colectiva de trabajo meticuloso y de registro para calificar y hacer seguimiento a los procesos adelantados por la organización.  Un fácil control por parte de las entidades del Estado y los organismos internos destinados para tal fin, a los procesos que su organización solidaria adelante.  Facilidad de utilizar la tecnología para la digitalización de los documentos referencia y los archivos generales.

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Que el control de su organización solidaria está dado por el cuidado que usted, sus asociados y los miembros que están alrededor le den al manejo de su información. El cuidado responsable de los documentos le permitirá una acción pronta y efectiva cuando se presenten dificultades

GUÍA GTC 195* “SISTEMA DE INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO” * La GTC 195 fue ratificada en el Consejo Directivo de 2007/07/25. Objetivo de la guía “Esta guía establece directrices para la implementación y la operación de un sistema de información, comunicación y divulgación en las organizaciones del sector solidario”. (Guía Técnica Colombiana 195, 2007: 1) Implementación de la guía Ésta guía le ayudará a mejorar sus procesos empresariales de información, comunicación y divulgación. Le brindará herramientas conceptuales que encontrará frecuentemente en el proceso de implementación del sistema. Esta guía desarrolla habilidades empresariales para el trabajo cotidiano con el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación como medios para la sistematización y registro de la valiosa información que su organización solidaria brinda al conocimiento del sector. Adicionalmente, en la Guía encontrará una serie de anexos que se consolidan en un recurso de importancia para su proceso, por cuanto son herramientas de seguimiento necesarias para la tarea esperada en su empresa, así como una bibliografía de consulta indispensable para usted.

puede aclarar sus dudas en la página web de la entidad: organizacionessolidarias.gov.co, siguiendo el paso a paso ilustrado anteriormente en esta cartilla. También puede consultar la página del ICONTEC, www.icontec.org.co 51

Ítems de seguimiento  Defina y asigne responsabilidades a personas con autoridad para gestionar los procesos de comunicación, información y divulgación interna y externa dentro su organización solidaria.  Destine recursos para dichos procesos.  Establezca procesos de seguimiento, evaluación y mejora, medibles mediante indicadores concretos, alcanzables, observables y ampliamente difundidos por las directivas de la organización entre sus asociados.  Planifique, ejecute, evalúe con miras al mejoramiento continuo de la administración de la información, de la comunicación y de la divulgación.  La información que se maneje debe ser clara y precisa, de modo tal que responda a los objetivos planteados.  El lenguaje usado debe ser directo y familiar para quienes intervienen en los procesos de comunicación en la organización solidaria.  Realice procesos continuos de cotejo de la información, depure.  Genere y acuda a canales de comunicación que eviten la distorsión.  Tanto información, como divulgación, comunicación y seguimiento han de ser procesos continuos en su organización solidaria.  La guía le brinda una serie de ejemplos que podrá seguir y que le ayudarán en su proceso.

Beneficios  Desarrollará una cultura empresarial de información y registro de la misma que siempre retornará en beneficio suyo y de sus asociados; especialmente en materia del conocimiento de su organización solidaria.  Mejorará su interlocución con diversas instancias con las que su organización solidaria entra en contacto en diversos modos, entre ellas el Estado.  Ayudará al posicionamiento y reconocimiento en sus diferentes escenarios de acción por cuanto ejercerá interlocución con información conforme a su realidad y no sobre supuestos.  Los procesos asertivos de información, comunicación y divulgación desembocan en un clima 53

asociativo en conformidad con los principios del cooperativismo, y por ende de su organización.  Aportará con una administración y gestión cooperativa más eficiente, por cuanto la información será clara y esto le economizará tiempo en la realización de las diversas tareas.  También tendrá procesos efectivos, ya que apuntará a cerrar las brechas que una mala comunicación genera dentro de las organizaciones.

Manejar información distorsionada puede desacreditar su organización solidaria frente a sus asociados, así como frente a los diferentes organismos de control; acarreándole consecuencias indeseadas que son evitables con la implementación de un sistema de información, comunicación y divulgación de calidad.

GUÍA GTC 196* “RENDICIÓN DE CUENTAS EN ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO” * La GTC 196 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007/09/26.

Objetivo de la guía Ésta guía consta de directrices y recomendaciones; no tiene intención de ser utilizada para propósitos reglamentarios, ni contractuales, ni de certificación. Ésta guía es de carácter voluntario y su aplicación no exime del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes aplicables y no es contraria a las mismas. Usted puede conocer la guía a través de la página de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, siguiendo el paso a paso antes ilustrado en esta cartilla, adicionalmente usted podrá inscribirse en el curso para la implementación de la Guía. Consulte www.organizacionessolidarias. gov.co otra de las instituciones que puede consultar es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, en su web site www.icontec.org.co Implementación de la guía  En el proceso de rendición de cuentas, los diferentes asociados solicitarán que usted como directivo de la organización solidaria sea el encargado g del cuidado de los recursos, ya sean estos humanos, económicos, en especie o mixtos. tos.

La página web de la Unidad Administrativa de Organizaciones Solidarias es www.organizacionessolidarias.gov.co. Allí puede encontrar información sobre la Guía GTC 196. 55

Tenga en cuenta que todos los recursos de las empresas solidarias deberán estar dispuestos para el beneficio de su comunidad. La consulta de la guía podrá hacerla por medio de las instituciones encargadas, le recomendamos la página de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias en la que puede obtener información y de paso inscribirse para adelantar los cursos virtuales para calificarse en este tipo de procesos.  Se deberá definir quién será el asociado, o la persona externa, encargada de gestionar la rendición de cuentas de la organización solidaria.  La organización solidaria deberá tener los recursos para poder desarrollar proceso de rendición de cuentas.  De acuerdo con la labor desarrollada por la organización, deberá rendir cuentas cubriendo las expectativas de sus asociados, o afiliados, al área financiera, la de procesos, y demás interesados.  Ésta rendición deberá estar basada en documentos que faciliten el análisis el seguimiento y la evaluación del accionar de sus directivos y de los miembros de la organización solidaria.  La organización solidaria deberá tener implementado un sistema de información, comunicación y divulgación de acuerdo con lo establecido en GTC 194 y GTC 195.  Las organizaciones solidarias que trabajan en busca del beneficio de sus afiliados y de su comunidad en la mejora de la calidad de vida, deberán establecer procesos (etapas, actividades, responsables, procedimientos, métodos de seguimiento y control) para la rendición de cuentas. Beneficios  Evidenciar transparencia en cada uno de los procesos de rendición de cuentas.  Mostrar a sus asociados la idoneidad en el manejo de los recursos, dando resultados de acuerdo con la propuesta hecha en el momento de plantear las acciones a desarrollar y los objetivos a alcanzar.  Mantener control y cuidado de los recursos, definiendo para tal fin a los asociados responsables y los órganos de control interno de la organización solidaria.  Evaluar los indicadores y las tablas de medición para optimizar los recursos que posee su organización solidaria.  Revisar de forma detallada los diferentes procesos, en aras de contribuir con el mejoramiento de la comunidad. 56

Usted es el primer encargado de administrar, delegar, ejecutar los recursos de la organizaci贸n solidaria, y es deber postular los nombres de las personas que a su juicio se encargar谩n del control interno dentro de la organizaci贸n.

GUÍA GTC 197* “DIRECTRICES PARA LA CAPACITACIÓN, FORMACIÓN, PROMOCIÓN, ASISTENCIA TÉCNICA E INVESTIGACIÓN DE LA BASE SOCIAL”. *Este documento fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007/09/26. Objetivo de la guía “La presente guía brinda las directrices para el desarrollo de la educación solidaria en lo que tiene que ver con la planificación, ejecución, verificación y mejoramiento de la capacitación, promoción, formación, asistencia técnica, e investigación en las organizaciones del sector solidario”. (Guía Técnica Colombiana 197, 2007: 2). Usted puede conocer la guía a través de la página de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, siguiendo el paso a paso antes ilustrado en esta cartilla, adicionalmente usted podrá inscribirse en el curso para la implementación de la Guía.

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Consulte www.organizacionessolidarias.gov.co otra de las instituciones que puede consultar es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, en su web www.icontec.org.co Implementación de la guía

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En el marco de las actividades de la organización del sector solidario, la educación, la investigación, el desarrollo y las evaluaciones deben ser la base fundamental del quehacer empresarial, y han de ser entendidas como una obligación en donde los asociados brindan su saber en aras del crecimiento del colectivo y el fortalecimiento de la organización, en busca de los valores sociales y éticos de la comunidad.

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Para este caso, le sugerimos apoyar su proceso de trabajo en las normas vigentes establecidas y dirigidas por las entidades gubernamentales y las organizaciones dedicas a este tipo de procesos; tales como la Unidad Especial de Organizaciones Solidarias e ICONTEC, entre otras. La compra de la normatividad ISO 9000 le brindará herramientas básicas y sólidas para convertirse en una empresa competitiva frente a las responsabilidades sociales del país.

La reglamentación de los procesos formativos en aras del bienestar de la comunidad se puede consultar en la GTC 197 de 2007.

 La organización debe contar con procesos permanentes, oportunos y continuos de investigación, planeación y gestión que le permita cumplir con el código democrático (misión, visión valores empresariales…) que influyan en lo social, cultural, económico, ecológico, medioambiental y educativo.  Las organizaciones del sector solidario deben buscar el fortalecimiento de la base social mejorando las capacidades de la comunidad para así alcanzar sus objetivos.

 Enfrentar la realidad Nacional, en especial la de las familias, organizaciones locales, barrios, entre otras, para de ésta manera reconocer y valorar al ser humano como el principal aportante y, a su vez, beneficiario dentro de la formación para la economía solidaria; estableciendo reglas y conciencia moral que busquen garantizar, multiplicar y cumplir con el compromiso político y, sobre todo, con la responsabilidad social de las organizaciones, entendida como el cuidado de su entorno y cultura.  Las organizaciones del sector solidario deben cumplir con la gestión de seguimiento, documentación, promoción y divulgación de periodos, en tiempo y ejecución. Adicionalmente deben definir las necesidades de la educación solidaria que su organización adelanta, así como la elaboración, diseño, planificación, desarrollo y evaluación de los resultados de la misma.

Beneficios  La creación de una conciencia de calidad organizacional basados en la educación, seguimiento, ejecución de procesos formativos solidarios.  El reconocimiento como organización con responsabilidad social que busca el beneficio de sus asociados y de paso de la comunidad más próxima a la misma.  La entrega transparente de las acciones que engrandece el sentido de pertenencia y la confianza de las instituciones gubernamentales para el desarrollo de los procesos educativos solidarios.  El apoyo de diferentes grupos de interés, que hacen que la empresa solidaria prospere y permita la formación de líderes que engrandezcan los procesos y mantengan las acciones en busca del mejoramiento solidario, como alternativa dentro las políticas económicas en un mundo globalizado.  En aras de la intervención medioambiental, las organizaciones solidarias mostrarán resultados tangibles convirtiendo a los ciudadanos en los primeros aportantes del cuidado de su entorno y evidenciando cambios reales en los procesos adelantados por ellos, para la protección de la flora y fauna propias del lugar en donde la organización solidaria tiene su área de influencia.

Los procesos educativos son la base para que las comunidades cambien la forma de ver el mundo cotidiano que los rodea; la implementaci贸n, la ejecuci贸n y el seguimiento de cada uno de ellos, ser谩 la constante para hacer los cambios organizacionales y solidarios de las comunidades en pro de ellas mismas.

GUÍA GTC 198* “SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES ACREDITADAS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, PARA IMPARTIR LA EDUCACIÓN SOLIDARIA. RECOMENDACIONES”. *Este documento fue ratificado por el Consejo Directivo de 2007/09/26

Objetivo de la guía “Éste documento normativo establece las directrices de un sistema de gestión de calidad para ser implementado en entidades acreditadas por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, que brindan servicios en educación solidaria” (Guía Técnica Colombiana 198, 2007: 1).

La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, es una entidad con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, adscrita al Ministerio de Trabajo. Tiene como misión diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción, planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias, como parte fundamental de los cuatro ejes de la nueva organización del Estado: competitividad; política social; inclusión social y reconciliación; eficiencia y buen gobierno. Siguiendo los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014 “Prosperidad para Todos”, Organizaciones Solidarias, garantizará el desarrollo de la asociatividad en Colombia, con lo que aportará al cumplimiento de las metas de más empleo, menor pobreza y más seguridad (http://www.organizacionessolidarias.gov.co). 62

Implementación de la guía

 Antes de iniciar, se debe tener en cuenta que éste documento, al igual que los anteriormente citados, hacen parte de los procesos de gestión de calidad que tienen su nacimiento en la reglamentación establecida por las entidades dispuestas para tal fin. El uso indebido de éstos será responsabilidad de los miembros de las juntas directivas y representantes legales de la organizaciones del sector solidario, cuando éstos falten a ellos con conocimiento de causa o por omisión. La necesidad de mantenerse actualizado y enterado de las modificaciones que ésta reglamentación pueda tener, radica en la importancia de los aportes que su entidad hace en su comunidad como parte de la responsabilidad y el compromiso que ha adquirido con su entorno; conozca la regulación que el Estado tiene para su organización.  “Las organizaciones solidarias deben identificar los procesos necesarios que deben aplicar para calificarse dentro de la gestión de calidad y su aplicación”. (GTC 198, 2007: 4).  Su organización deberá conocer la secuencia e interacción de estos procesos, es decir cómo, cuándo y de qué forma aplicar el método Educativo Solidario.  Evidenciar que cada uno de los procesos tiene una metodología y que sus criterios corresponden al código democrático de la organización, dejando una documentación que permita hacer el control y la evaluación de éstos. Escriba para dejar en físico los procesos que usted ha adelantado.  Verifique que la organización solidaria y sus asociados la tienen información y los recursos físicos, técnicos y económicos para llevar a cabo el seguimiento de los procesos, alcanzando los objetivos planteados por parte de las directivas de la organización y respondiendo con ellos a las necesidades que la comunidad tiene, más allá de las condiciones establecidas en el código democrático de la organización solidaria. 63

Beneficios    

Mejoramiento de forma sistémica y continua los procesos la dirección de la organización solidaria. Deja como resultado eficiencia y eficacia en la forma de proporcionar los resultados de Gestión de Calidad. Permite un claro control y reconocimiento de las entidades estatales por el proceso ejercido por sus directivas. Permite que la política de calidad se convierta en objetivos medibles, y con ello provea de un enfoque claro a las áreas de la organización; llevando a una óptima clasificación y reforzando el aprendizaje con base en experiencias anteriores.  Permite definir funciones y responsabilidades de los asociados y empleados dentro de los roles que la organización tienen frente a la comunidad, así como frente a sus principales beneficiarios: los asociados mismos.  Optimiza los recursos para que el ser humano pueda contar con ellos, en aras de brindar una mejor beneficio a su comunidad.  Estructura el proceso de diseño y desarrollo para responder de manera eficaz y eficiente a las necesidades y expectativas de otras partes interesadas.

GUÍA 296* “GUÍA PARA LA INTERPRETACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO”. * Este Documento fue presentado en el Consejo Directivo de 2007/12/12.

Objetivo de la guía “Este documento establece directrices para implementar un sistema de gestión de la calidad en organizaciones del sector solidario, con el fin de contribuir al fortalecimiento y mejoramiento en los procesos y resultados de estas organizaciones” (Guía 296, 2007: 2).

Implementación de la guía Ésta herramienta aplica desde el momento en que usted decide formar una organización del sector solidario, su implementación hace la diferencia en materia de gestión organizacional, pues orienta a la gestión de calidad. Es provechoso el conocer y aplicar los pasos que en ella se describen, adicionalmente, aporta al fortalecimiento y la mejora de los procesos de calidad de las organizaciones en el sector. Usted puede conocer la guía a través de la página de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, siguiendo el paso a paso antes ilustrado en esta cartilla, adicionalmente usted podrá inscribirse en el curso para la implementación de la Guía.

Usted puede conocer la guía a través de la página de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, siguiendo el paso a paso antes ilustrado en esta cartilla, adicionalmente usted podrá inscribirse en el curso para la implementación de la Guía. 65

Ítems de seguimiento: •

Identificar procesos en el sistema de Calidad y su aplicación (serie de NORMA ISO 9000).  Elegir dentro del sistema de calidad, a qué le apunta la organización y, conforme a esto, buscar la metodología, los criterios y la secuencia de inte-

Adicionalmente puede consultar la página del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, en www.icontec.org.co

racción para que los procesos se inicien, se adelanten y tengan un seguimiento constante.  La organización debe tener en cuenta que recursos posee para adelantar la implementación, tanto humana como económica.  Implementar métodos de medición y seguimiento para realizar los análisis pertinentes, hacer los ajustes del caso y obtener los objetivos propuestos al principio de la implementación de la herramienta, teniendo en cuenta los requerimientos planteados por los estándares internacionales. Beneficios  Confianza, motivación y compromiso por parte de los asociados, afiliados, clientes, y los diferentes grupos de interés.  Compromisos y comprensión con el cumplimiento de metas y objetivos de la empresa.  Asumir como propia la acción solidaria generando reconocimiento y credibilidad en los miembros de la asociación y de los clientes.  Aumento de la capacidad de gestión y sostenibilidad de la empresa.  Mayor capacidad de respuesta para asociados y clientes.  Reconocimiento de la responsabilidad social, la dignidad humana y la solidaridad.  Conocimiento de las funciones, organización y funcionamiento de la empresa.  Enfoque eficaz y eficiente en los procesos básicos y esenciales de la empresa, buscando flexibilidad para los adaptarse a los cambios.  Respuesta más rápida y eficaz a las expectativas surgidas por los clientes, tantos internos como externos  Interiorización de la acción solidaria dentro de la empresa (Guía 296, 2007: 5-9). 66

Éste y otros beneficios, así como las directrices que dispone la ley, se pueden ubicar y aplicar de forma fácil, rápida y concisa. Es momento que usted, que hace parte de las empresas del sector solidario, se tome el tiempo para aprender, comprender, asimilar y enseñar a otros sobre la normatividad vigente; pues entre más sean las personas que estén vinculadas a este sistema de calidad mejores van a ser los resultados.

Usted es la pieza más importante de este engranaje; prepárese y prepare al equipo para enfrentar el reto de hacer de su empresa solidaria una de las mejores en gestión de calidad. 67

GUÍA 297* “GUÍA PARA LA DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO” * Este Documento fue presentado en el Consejo Directivo de 2007/12/12. Objetivo de la guía Este documento proporciona directrices para las organizaciones del sector solidario relacionadas con la definición y el desarrollo de indicadores de gestión. De manera que permitan a la organización tomar decisiones de forma eficaz y eficiente. Así mismo, establece una metodología para la elaboración de objetivos (Guía 297, 2007: 2). Implementación de la guía Tal como lo dispone la la reglamentación dada por el Instituto Nacional de Normas Técnicas ICONTEC, la implementación de la guía 297 le permitirá profundizar en el conocimiento sobre cómo se debe desarrollar un proceso de gestión en diferentes niveles. La norma establece parámetros claros que indican cómo se debe hacer, que cuidados se deben tener para no incurrir en sanciones y cómo debe formular indicadores para que sus objetivos y las gestiones no se vean afectadas.

que puede consultar con las diferentes instituciones especializadas acerca de este tema. Tanto la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones solidarias como el Instituto Nacional de Normas Técnicas ICONTEC le brindarán la información que requiera. Visite las páginas www.organizacionessolidarias.gov.co o www.icontec.org.co.

Usted puede adelantar los cursos virtuales sobre la Guía 297, y calificarse en este tipo de procesos, con la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Mayor información en la página de la Entidad, siguiendo el enlace Gestión Conocimiento >> Cursos >> Cursos e Learning. Ítems de seguimiento 

Si usted hace parte de las directivas de la organización, deberá tener en cuenta la serie de normas establecidas por ICONTEC ISO 9000: sistemas de gestión de calidad, fundamento y vocabulario, requisitos, directrices para la mejora del desempeño, entre otros. Pues el planteamiento de indicadores de gestión adecuados permitirá que tome las acciones pertinentes en busca del mejoramiento continuo, en el momento justo y con las descripciones o documentación apropiada.

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Tanto las directivas, como los responsables de cada una de las acciones, deberán conocer los procesos afectados de acuerdo con la documentación hecha por el delegado en el tiempo justo y real.



Las características de los objetivos planteados deben ser medibles y alcanzables; es decir, que se les pueda hacer seguimiento mediante indicadores específicos y que sean logrables en el plazo de tiempo propuesto. Así mismo, deben mantener un plan de acción claro y conciso.



Los resultados de cada una de las acciones realizadas por sus asociados deben ser cuantificables; es decir que se puedan expresar por medio de números. De igual modo, deben ser comparables, fiables, compatibles y fáciles de establecer. La claridad, precisión y transparencia en cada uno de los temas propuestos deben estar en las diferentes acciones con miras a la calidad a implementar, esto permitirá que los grupos de interés colaboren de forma asertiva y genere confianza y sentido de pertenencia (Guía 297, 2007: 4-5).

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La entrega de la información ante los organismos de control es importante, pues será clave para el mejoramiento continuo de su organización. Esta puede ser presentada en forma de diagramas, histogramas, tablas cifradas, dibujos, etc.; definiendo de antemano quién será el responsable de cada uno de los informes. 69

Beneficios  Los resultados de sus procesos serán fácilmente medibles tanto por sus asociados como por los entes de control y por aquellos grupos de interés que desean participar en el desarrollo de procesos sociales.  Los informes de gestión darán cuenta de los procesos adelantados por las directivas de la organización, así como del seguimiento que realizan a los mismos.  El trabajo de cuidado, la planeación y ejecución podrá ser revisado, organizado y definido con base en las políticas de control de la empresa solidaria.  Facilitará la toma de decisiones, en tiempos reales y momentos claves para la implementación de acciones correctivas en busca del mejoramiento continuo.  Los resultados ofrecidos en cada proyecto, proceso o trabajo realizado por los asociados, tendrá un control y un responsable de la ejecución, evidenciando con esto orden, constancia, trabajo en equipo y cuidado de los procesos.

que usted como dirigente deberá mantener el control de las acciones, procesos y proyectos de sus asociados, permitiendo llevar a cabo de forma coordinada y en buenos términos el desarrollo de cada uno de las gestiones emprendidas por la empresa, cabe anotar que usted dirige, indica, sugiere y trabaja a la par con su asociados, permitiendo con esto confianza y respaldo colectivo.

ICONTEC, avalará el proceso de su empresa siempre y cuando éste sea pertinente, cuidadoso, responsable, guiado, ejecutado y documentado de forma tal que permita ser medido, analizado y comparado; los resultados dados darán cuenta de la buena gestión y posibilitaran la certificación en gestión de calidad.

Bibliografía Álvarez, Juan Fernando y Otros, La lógica de la economía solidaria y las organizaciones sin ánimo de lucro desde la perspectiva económica, Biblioteca RILESS. Arango Jaramillo, Mario y Otros, “Derecho a Solidarizarse” Primera Edición Compilado por DANSOCIAL, Teoría del Color Ltda. Medellín, 2005. Ferrell O.C. y Otros, Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante, Mc Graw-Hill Interamericana, Cuarta Edición, 2004. ICONTEC, Norma 5499 de 2007. ______ Norma ISO 9000:2001. Ley 454 de 1998. Max-Neef, Manfred, Desarrollo a Escala Humana: una opción para el futuro 1997. Cepaur, fundación Dag Hammarskjold, Medellín. Pérez Villa, Pastor Emilio, Reflexiones para implementar un sistema de gestión de calidad (ISO 9001: 2000) en cooperativas y empresas de economía solidaria. (Documento de trabajo) Universidad Cooperativa de Colombia, Bogotá, 2007. Primera Edición. Alexander S.A. Manual para documentar sistemas de calidad, primera edición, Prentice H, México 1999. Presidencia de la República, Plan de Desarrollo 2010-2014

Infografía www.organizacionesolidarias.gov.co www.icontec.gov.co www.promonegocios.net/empresa/definicion-organizacion.html www.wfto-la.org 72

Informaci贸n de consulta

Glosario para la aplicación de guías y normas de calidad en organizaciones solidarias Los siguientes términos y definiciones que encontrará a continuación han sido recopilados de diferentes fuentes de información como apoyo para que usted pueda familiarizarse mejor con los contenidos de la guía. Se relacionan las fuentes para que pueda usted acceder a ellas. Son palabras que puede encontrar así en la guía o que le mencionarán posiblemente en los escenarios en los que tendrá interlocución para el tema de calidad. Sin duda le serán de utilidad. ACCIÓN CORRECTIVA. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Notas • Debería haber más de una causa para una no conformidad. • La acción correctiva se toma para prevenir que una situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que usa situación suceda. (www.portalcalidad.com). ACCIÓN DE MEJORA. Resultado directo de la búsqueda de soluciones a los puntos débiles detectados. (portal.uned.es). ACCIÓN PREVENTIVA. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Notas • Debería haber más de una causa para una no conformidad potencial. • La acción preventiva se toma para prevenir que suceda una situación, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que esa situación vuelva a producirse. (www.normas.9000.com). ACCIÓN VOLUNTARIA. Conjunto de acciones realizadas por personas voluntarias quienes inspiradas por sentimientos altruistas entregan su trabajo, tiempo y talento al servicio del bien común. (www. gestionvoluntariado.org). ACTIVIDADES DE INTERÉS GENERAL. Acciones asistenciales de servicios sociales, cívicas, de utilización del ocio y el tiempo libre, religiosas, educativas, culturales, científicas, deportivas, sanitarias, de cooperación al desarrollo, de defensa del medio ambiente, de defensa de la economía, o de la investigación y similares que correspondan a los fines de la acción voluntaria. (www.museodeescritores.com). ACTOS CORPORATIVOS. Actuaciones que tienen dimensión comunicativa. Son la estructura que genera acciones con las partes interesadas. La acción corporativa contempla tanto los productos y servicios de la organización como otros actos cotidianos, tales como celebraciones, reuniones, concursos, asambleas tanto con el público interno como con el externo. Esto generará sentido de pertenencia y posicionamiento de la entidad. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Organización, funcionamiento, mantenimiento, preservación y aseguramiento de la información. (www.osmosislatina.com). ALTA DIRECCIÓN. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. En una organización del sector solidario puede ser: la junta directiva, órganos de gobierno, director o grupo de personas clave que respondan directamente ante la organización. (www. losrecursoshumanos.com). 75

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona u organización, en el transcurso de sugestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona u organización que los produce. (www.alegsa.com.ar). ARCHIVO HISTÓRICO. Conjunto de documentos de diferente índole (físico o digital) que permiten registrar y conservar la memoria del material producido por una organización pública o privada, una persona o una comunidad. ASISTENCIA TÉCNICA. Acción que permite dinamizar el desarrollo productivo y el mejoramiento continuo en la prestación eficiente y eficaz del (los) servicio(s) que ofrece la organización solidaria, mediante la identificación y utilización adecuada de los recursos de producción, financiación, cofinanciación, tecnológicos, etc., de conformidad con su actividad socio-económica. AUDITORÍA. Actividad independiente, transparente y documentada para obtener declaraciones, hechos o información y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumple el conjunto de reglas, procedimientos y requisitos definidos por la organización. (es.wikipedia.org). CAPACITACIÓN. Acción que facilita el desarrollo de habilidades técnicas para que los asociados, administradores y empleados de las organizaciones solidarias logren una eficiente y eficaz administración y manejo empresarial. (www.forodeseguridad.com). CAPITAL SOCIAL. Aportaciones ya sean económicas, materiales o de trabajo, dadas por los asociados de una cooperativa, las cuales forman su patrimonio, independientemente de que estén pagadas o no. (www.definicion.org). CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN COMPARTIDA. Proceso mediante el cual se concentra la información utilizada por diferentes procesos o áreas de la organización, con el fin de lograr que ésta se mantenga vigente, accesible, única y oportuna. 76

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en una oficina, pasando por su conservación o retención temporal hasta su eliminación o selección de conservación en un archivo. (bluwiki.com). CLIMA ORGANIZACIONAL. Conjunto de componentes relacionados con aspectos formales e informales, facilidades o dificultades de la organización de los sistemas de control, tecnología, procedimientos de trabajo, reglas, normas y relaciones interpersonales existentes. COLECTIVOS. Personas que identificadas con un objetivo común, conforman un grupo u organización social para trabajar en él. (es.wikipedia.org). COMPETENCIA (EDUCATIVA). Saber hacer frente a una tarea específica; se hace evidente cuando el sujeto entra en contacto con ella. Esta competencia supone conocimientos, saberes y habilidades que emergen en la interacción que se establece entre el individuo y la tarea; no siempre están de antemano. (es.wikipedia.org). COMPETENCIA LABORAL. Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes verificables, que se aplican en el desempeño de una función productiva. Propone una visión global de las calificaciones, en contraposición a los análisis detallados, exhaustivamente desagregados, propios por ejemplo del análisis ocupacional. Tiene en cuenta el conjunto de elementos que necesita el trabajador en el desempeño en el medio laboral. Pero su referencia ya no es el puesto de trabajo, sino el trabajador trabajando. Por otra parte, las capacidades deben ser verificables, a través de procedimientos rigurosos de evaluación. (Programa de cooperación iberoamericana para el diseño de la formación profesional. (IBERFOR.) (cmap.upb.edu.co). COMUNICACIÓN. Proceso de transmisión y retroalimentación de la información, entre las partes interesadas, los grupos de interés y público, en general. (es.wikipedia.org). 77

COMUNIDAD. Es un grupo o conjunto de personas (o agentes) que comparten elementos en común, elementos tales como un idioma, costumbres, valores, tareas, visión de mundo, edad, ubicación geográfica (un barrio por ejemplo), estatus social, roles, etc. Por lo general en una comunidad se crea una identidad común, mediante la diferenciación de otros grupos o comunidades (generalmente por signos o acciones), que es compartida y elaborada entre sus integrantes y socializada. Uno de los propósitos de una comunidad es unirse alrededor de un objetivo en común, como puede ser el bien común. Aún cuando se señaló anteriormente basta una identidad en común para conformar una comunidad sin la necesidad de un objetivo específico. (es.wikipedia.org). CONFORMIDAD. Cumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. (es.wikipedia.org). CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen estado de los documentos producidos o recibidos por una persona u organización, a lo largo su ciclo de vida, así como la aplicación de métodos y mecanismos que aseguren la durabilidad de los mismos, por medio de técnicas y controles efectivos. COOPERATIVA. Empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los asociados o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los a portantes y los gestores de la empresa, con el objetivo de producir, distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general. (es.wikipedia.org). COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO (CTA). Organizaciones sin ánimo de lucro pertenecientes al sector solidario de la economía; asocian personas naturales que simultáneamente son gestoras, contribuyen económicamente a la cooperativa y son a portantes directas de su capacidad de trabajo para el desarrollo de actividades económicas, profesionales o intelectuales, con el fin de producir en común bienes, ejecutar obras o prestar servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general. (www.gerencie.com). 78

COPIAS DE RESPALDO. Reproducciones o duplicados guardados en un medio extraíble (para conservarlos en lugar seguro). Ésta es información sensible referida a datos o a un sistema. Las copias de respaldo en un sistema informático tienen por objetivo el mantener cierta capacidad de recuperación de la información ante posibles pérdidas. Notas • Las copias de respaldo se pueden realizar tanto en computadores personales como en servidores. El medio utilizado puede ser un disco duro externo, un CD-ROM grabable, cintas de datos (DAT, LTO), discos ZIP o JAZ o magneto-ópticos o un centro de respaldo remoto, todo dependerá de la escala a la que trabaje la organización. • La copia de seguridad puede realizarse a partir de los datos (bases de datos, correo electrónico, carpetas compartidas en un servidor de archivos) y también de archivos que formen parte del sistema operativo. (es.wikipedia.org). CRITERIO. Norma para conocer la verdad, juicio o discernimiento para toma de decisiones ya sean grandes o pequeñas para problemas que tengamos que solucionar. (es.wikipedia.org). CUADRO DE MANDO. Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la Dirección y a las funciones responsables una visión comprensible de la organización o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización. (es.wikipedia.org). CUESTIONARIO. Instrumento estandarizado que traduce y hace operables problemas de investigación. (es.wikipedia.org).

CULTURA DEL SERVICIO. Se refiere a la forma particular en que una organización presta un servicio o vende un producto. El sustento de la cultura del servicio son las personas, y con éstas se trabajan básicamente tres aspectos: las aptitudes (habilidades), las actitudes (voluntad) y los conocimientos (información). Así mismo, la comunicación como dinamizadora de la cultura, propende por una integración eficiente y eficaz entre las personas, las estrategias y los sistemas, en torno a las partes interesadas, grupos de interés y público en general. (www.degerencia.com). CULTURA ORGANIZACIONAL. Forma de ser y hacer de una organización. Sus características constituyen su estilo y forman parte de su identidad. (es.wikipedia.org). DESPLIEGUE. Estrategias desarrolladas por una organización para difundir entre los miembros y los diferentes niveles de la misma, los objetivos, intereses y necesidades que orientan su accionar. DIRECCIÓN. Persona o grupo de personas que orientan y/o ejecutan acciones en una organización, hacia el logro de los objetivos, mediante la cooperación y el esfuerzo de las partes interesadas y grupos de interés. (www.monografias.com). DIRECTIVOS. Grupo de personas que conforman los organismos de administración de una cooperativa; están conformados por la Asamblea General, bien sea de asociados o delegados de conformidad con la legislación vigente, el Consejo de Administración y el gerente. (es.thefreedictonary.com). DIVULGACIÓN. Proceso mediante el cual una organización del sector solidario pública o hace conocer un hecho, una noticia, un escrito, una información de interés a sus partes interesadas, grupos de interés y público en general. (es.wikipedia.org). EDUCACIÓN SOLIDARIA. Proceso permanente orientado a fortalecer la práctica de valores de solidaridad, cooperación y ayuda mutua, con el fin de generar actitudes y conductas que permitan 80

consolidar un compromiso social, frente a la misión que deben cumplir las organizaciones solidarias, de conformidad con las previsiones de la Ley 454/98. En armonía con lo anterior, la educación solidaria busca consolidar procesos de autogestión empresarial en función del desarrollo sostenible de la calidad de vida de los asociados y de la comunidad en general. (www.sitiosocial.com). ENTIDAD ACREDITADA DE EDUCACIÓN SOLIDARIA. Organización autorizada por el Gobierno Nacional para proporcionar productos (servicios) educativos de educación solidaria. Ejemplo Cooperativas, Corporaciones, Fundaciones, Instituciones de Educación Superior. Instituciones auxiliares de la economía solidaria. (www.mineducacion.gov.co). ENTIDADES CON ACCIÓN VOLUNTARIA (ECAV). Son aquellas que sin tener como finalidad el voluntariado, realizan acción voluntaria. (hoxe.vigo.org). ESTRATEGIA. Plan estructurado para lograr los objetivos. (www.definicion.org). ESTUDIO DE CASO. Método de investigación para estudiar características básicas, situación actual e interacciones con el medio de una o unas pocas unidades tales como individuos, grupos, instituciones o comunidades; útil para obtener información básica para planear investigaciones más amplias pues, debido a lo intensivo de la indagación, arrojan datos sobre variables, interacciones y procesos que merecen investigación más extensiva. Sin embargo, sus resultados son difícilmente generalizables a las poblaciones a las cuales pertenecen, pues éstos generalmente se escogen porque representan situaciones dramáticas típicas. (www.uam.es). FLUJOGRAMAS. Representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. (www.monografias.com).

FORMACIÓN. Es aquello que propende por el desarrollo del sentido de pertenencia del asociado hacia su organización y al sector a través del conocimiento de sus deberes y derechos, logrando su propia identidad y el crecimiento como ser humano (es.wikipedia.org). FUENTES DE INFORMACIÓN. Persona u objeto que provee datos. Las fuentes de información pueden clasificarse de la siguiente forma: documentos de consulta o referencia; publicaciones periódicas; Imágenes fotográficas y audiovisuales; páginas web o personas, entre otros. (evirtual.lasalle.edu.co). GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (es.wikipedia.org). GESTIÓN SOCIAL. Proceso completo de acciones y toma de decisiones que hay que recorrer, desde el abordaje de un problema, su estudio y su comprensión, hasta el diseño y la operación de propuestas en la realidad. Proceso que implica un aprendizaje conjunto y continuo para los grupos sociales, que les permite incidir en los procesos de la toma de decisiones dentro de la dimensión política. Por esta razón, el adjetivo social califica a la gestión. Se aclara con esto, que este concepto de gestión no se limita a la gestión administrativa. (www.definicion.org). GRUPOS DE INTERÉS. Conjunto de personas o entidades que interactúan con la organización con interés común en una misma actividad. (es.wikipedia.org). IMAGEN CORPORATIVA. Conjunto de elementos que constituyen la proyección visual de una organización hacia el imaginario colectivo o la memoria social. INDICADOR. Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. (es.wikipedia.org). 82

INFORMACIÓN. Conjunto de datos, declaraciones, confidencias o documentos que se generan en los procesos o actividades de una organización. Ésta debe ser confiable, oportuna, disponible, actualizada. La información puede ser pública o confidencial. (www.definicion.org). INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN. Exactitud o validez de la información contenida en una base de datos. (www.alegsa.com.ar). INVESTIGACIÓN. Acción tendiente a la generación o producción de nuevos conocimientos y tecnologías, para la proyección de las organizaciones solidarias. (es.wikipedia.org). MANUAL DE CALIDAD. Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. (es.wikipedia.org). MATERIAL DIGITAL. Cualquier documento, objeto o recurso creado y conservado en forma digital, que se gestione en la organización como resultado de sus actividades y en desarrollo de sus funciones. (cerámica.wikia.com). MATERIAL DOCUMENTAL. Todo tipo de documento que produce una persona, comunidad u organización y que permite conformar el archivo documental de las mismas. MEDICIÓN. Acción y efecto de medir, de comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera. (www.definicion.org). MEDIO AMBIENTE. Conjunto de circunstancias culturales, económicas y sociales en que vive una persona. (es.wikipedia.org).

MEMORIA INSTITUCIONAL. Conjunto de acontecimientos, sucesos, hechos, actividades, actos administrativos, entre otros, registrados en documentos, que constituyen la historia de una entidad o institución desde la idea original, su concepción, desarrollo y devenir, hasta su finalización.(wwwgalileo.or.cr). MISIÓN. Declaración que describe el propósito o razón de ser de una organización. (es.wikipedia.org). NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito. (www.monografias.com). OBJETIVO DEL PROCESO. Lo que se pretende alcanzar con la implementación de determinados procedimientos. OBJETO DIGITAL. Elemento creado a partir del uso de aplicaciones informáticas y cuya característica principal es que contiene y/o conserva información. Por ejemplo, una página web, un documento electrónico, una fotografía digital, etc.( http://pktweb.com). ORGANIZACIONES DE VOLUNTARIADO (ODV). Las que con personería jurídica y sin ánimo de lucro tienen por finalidad desarrollar planes, programas, proyectos y actividades de voluntariado con la participación de voluntarios. (Ley 720 de 2001). PARTES INTERESADAS. Persona o grupo de personas que hacen parte de la organización y tienen un interés en el desempeño, fortalecimiento, funcionamiento de la misma, tales como empleados, asociados, afiliados, beneficiarios, voluntarios, miembros entre otros.(es.wikipedia.org). PARTICIPANTE. Grupo humano beneficiario del servicio de educación solidaria, ejemplo los miembros activos o potenciales de una organización solidaria: • Organizaciones del sector solidario • Comunidades • Entidades acreditadas 84

• Entidades estatales • Personas naturales

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos que las personas, organizaciones o comunidades conservan en virtud a su valía histórica o cultural. PLAN ESTRATÉGICO. Proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y asignando recursos para llevar a cabo dichas estrategias. (es.wikipedia.org). PLAN DE CALIDAD. Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deberían aplicarse, quién debería aplicarlos y cuándo deberían aplicarse a un proyecto, proceso, producto educativo solidario o contrato específico. Notas • Estos procedimientos generalmente incluyen los relacionados con los procesos de gestión de la calidad y a los procesos de prestación del producto de educación solidaria. • Con frecuencia, un plan de la calidad hace la referencia a partes del manual de la calidad o a procedimientos documentados. • Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la planificación de la calidad. (www. grupokaizen.com). PLAN DE DESARROLLO. Es aquel con el cual toda organización solidaria debería contar con para que atienda las necesidades reales y que potencialice la gestión de la empresa asociativa en procura de la buena marcha de la misma y del mejoramiento de la calidad de vida de los asociados y partes interesadas y de su entorno. (es.wikipedia.org). PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (PSI). Documento que registra las estrategias sistemáticas definidas por las organizaciones, comunidades o personas para orientas el accionar futuro de las mismas en procura de objetivos específicos. 85

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL. Estrategias tendientes a conservar el material documental que las personas, comunidades u organizaciones consideran ha de ser conservado. PRINCIPIO. Lineamiento por medio del cual las cooperativas ponen en práctica sus valores. (es. wikipedia.org). PROCEDIMIENTO. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Notas • Los procedimientos están documentados o no. • Cuando el procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento debería denominarse documento de procedimiento. (www.definicion.org) PROCESO. Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan, las cuales trasforman elementos de entrada en resultados. Notas • Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. • Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica en condiciones controladas para aportar valor. (es.wikipedia.org). • Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante, no pueda ser fácil o económicamente verificada se denomina habitualmente “proceso especial”. PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 86

Notas • Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. • Los elementos de entrada para un proceso son generalmente las salidas de otros procesos. (es.wikipedia.org). PROCESO EDUCATIVO. Conjunto de actividades relacionadas mutuamente; tiene por objetivo mejorar sistemáticamente el alcance de las competencias definidas y que busca el fortalecimiento del capital social. (www.benastareas.com). PRODUCTO (SERVICIO) EDUCATIVO DE EDUCACIÓN SOLIDARIA. Resultado del proceso educativo definido en el Proyecto Educativo Solidario –PES–, orientado al desarrollo y cumplimiento de las competencias planificadas y acordadas en éste y al fortalecimiento del capital social (http://thumano.unad.edu.co). PROMOCIÓN. Uno de los instrumentos fundamentales del mercadeo con el que la cooperativa pretende transmitir las cualidades de su producto a sus asociados, para que estos se vean impulsados a adquirirlos, por tanto, consiste en un mecanismo de transmisión de información. (www.promonegocios.net). PROPIETARIO DEL PROCESO. Persona responsable de la gestión del proceso asignado y por tanto de sus resultados, de su rentabilidad y de la organización necesaria para el óptimo funcionamiento del proceso. (msaffirio.wordpress.com). PROYECTO EDUCATIVO SOCIO EMPRESARIAL (PESEM). Herramienta de gestión que toma en cuenta el conjunto de procesos para identificar cada uno de los equipos de trabajo y las necesidades de formación, mediante acciones educativas solidarias. Estas acciones educativas se dan en diferentes ámbitos como el de la promoción, capacitación, formación, asistencia técnica e investigación y permite lograr el desarrollo o fortalecimiento de conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas para el mejor desempeño en la organización. (www.coosonav.com.co). 87

PROYECTO EDUCATIVO SOLIDARIO (PES). Es la estrategia fundamental que plantea la entidad acreditada como eje de desarrollo y mejoramiento de la calidad de la educación solidaria impartida y en el cual se deberían reconocer los destinatarios, sectores sociales, líneas de acción prioritarias, que estén relacionadas de manera directa con el objeto de la institución, su misión, visión y principios institucionales. Cada entidad acreditada debería elaborar y poner en práctica un Proyecto Educativo Solidario en el que se especifican, entre otros aspectos, los antecedentes académicos de la entidad acreditada, una descripción del contexto, objetivos, justificación, sistemas de gestión, programas, proyectos, contenidos, metodologías, equipo docente, todo ello dando respuesta a las problemáticas identificadas.(www.coosonav.com.co). RELACIONES PÚBLICAS. Eje transversal y vital de la comunicación, por buscar la mutua adaptación de una organización con sus partes interesadas y grupos de interés. (es.wikipedia.org). REQUISITO. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Notas • “Generalmente implícita” significa que es habitual o es una práctica común para la organización. Sus clientes y otras partes interesadas esperan que la necesidad o expectativa, bajo consideración, esté implícita. •

Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.

•

Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

•

Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. (es.wikipedia.org).

ROL. Función y actividad que desarrollan los asociados, administradores y empleados en la organización solidaria. (es.wikipedia.org). SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Protección de los datos contra una revelación, alteración o destrucción no autorizada. (es.wikipedia.org). 88

SERVICIO. Resultado de llevar a cabo al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente generalmente es intangible.(es.wikipedia.org) SISTEMA. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactuaran. (es.wikipedia.org). SISTEMA DE GESTIÓN. Conjunto de elementos y acciones, mutuamente relacionados o que interactúan, para establecer la política y los objetivos de las organizaciones y para el lograr dichos objetivos. Nota. Un sistema de gestión de una organización podría incluir diferentes sistemas de gestión, tales como un sistema de gestión de la calidad, un sistema de gestión financiero o un sistema de gestión ambiental, entre otras. (mejoratugestion.com). SISTEMA DE INFORMACIÓN. Conjunto de funciones o componentes interrelacionados para obtener, procesar, almacenar y distribuir información, con el fin de apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, el análisis de problemas y la visualización de aspectos complejos, entre otros. (es.wikipedia.org). SISTEMÁTICO. Forma en que se desarrolla un proceso, que posee características de coherencia, regularidad, secuencialita y orden lógico en las acciones o actividades implicadas. (www.wodreference.com). SOPORTE DOCUMENTAL. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. (www.slideshare.net). TRAZABILIDAD. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. (es.wikipedia.org).

Nota. Al considerar un producto educativo de educación solidaria, la trazabilidad debería estar relacionada con: a. La metodología de educación, es decir, la pedagogía. b. La historia del educando durante el periodo en que recibe el servicio de educación solidaria. VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores de un documento con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. (ordenadoarchivos.blogspot.com) VALORES. Cualidades que distinguen la forma de ser y actuar de las personas. (www.elvalordelosvalores.com) VALORES COOPERATIVOS. Cualidades de las cooperativas que buscan el bien común de un grupo de personas que se asocian y se organizan en una empresa para el alcance de un objetivo. Los valores cooperativos son aplicados por cada cooperativa, dependiendo de su objeto social, basados en los principios universales del Cooperativismo. (es.wikipedia.org). VISIÓN. Declaración en la que se describe cómo desea ser la organización en el futuro. (www.trabajo.com.mx). VOLUNTARIADO. Es el conjunto de acciones de interés general desarrolladas por personas naturales o jurídicas, quienes ejercen su acción de servicio a la comunidad en virtud de una relación de carácter civil y voluntario. (es.wikipedia.org). VOLUNTARIO. Es toda persona natural que libre y responsablemente, sin recibir remuneración de carácter laboral, ofrece tiempo, trabajo y talento para la construcción del bien común en forma individual o colectiva, en organizaciones públicas o privadas o fuera de ellas.(es.wikipedia.org).

Normograma del sector solidario en Colombia

DE CARACTER LEGAL

DE CARÁCTER CONSTITUCIONAL

Norma

Objeto

Constitución Política de Colombia

Artículo 38. “Se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad”. Artículo 58. En este artículo se habla de las funciones tanto sociales y ecológicas de la propiedad, así mismo promueve el papel del Estado respecto a las organizaciones Solidarias “El Estado Protegerá y promoverá las formas asociativas y solidarias de propiedad”. Artículo 333. “El Estado fortalecerá las organizaciones solidarias las organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial”.

Ley 79 de 1988

Dota al Sector Cooperativo de un marco propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía nacional. Contiene el Acuerdo Cooperativo de constitución y reconocimiento, régimen de trabajo, régimen económico, régimen de trabajo, clases de cooperativas, educación cooperativa, integración cooperativa, actividades financieras y bancos cooperativos, fusión incorporación, disolución y liquidación, sector cooperativo.

Ley 454 de 1998

Por la cual se determina el marco conceptual de la economía solidaria, se transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia Nacional de la Economía Solidaria, se crea el Fondo de Garantías para las Cooperativas financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otras disposiciones.

Decreto 4122 de 2011

Por el cual se transforma el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria -DANSOCIAL en una Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, se fija su objetivo y estructura.

Decreto 4108 de 2011

Por el cual se modifican los objetivos y la estructura del Ministerio del Trabajo y se integra el Sector Administrativo del Trabajo.

DE CARACTER LEGAL

Norma

Objeto

Decreto 1333 de 1989

Determina el marco conceptual de la precooperativa como una empresa del sector de la economía solidaria, que se encuentra en transitoriedad hacia cooperativa; por tanto, es una empresa asociativa sin ánimo de lucro. Esta organización de la economía solidaria es de duración limitada: cinco años. Contiene el Decreto también los objetivos, la entidad promotora, de la integración cooperativa, administración, control social y entidades de inspección y vigilancia, régimen económico, fusión, incorporación, disolución y liquidación.

Decreto 1480 de 1989

El decreto 1480 de 1989 es el marco jurídico de las Sanciones Mutuales, contiene la naturaleza, características, constitución, Régimenes interno de responsabilidad y sanciones, y se dictan medidas para el fomento de las asociaciones Mutualistas.

Decreto 1481 de 1989

Determina el marco jurídico para Fondos de empleados, promueve la vinculación de los trabajadores a estas empresas asociativas de economía social y garantizar el apoyo del estado a las mismas. El Decreto contiene la naturaleza, características, constitución, asociados, Régimen económico, servicios, administración, inspección y vigilancia, educación, e integración ,fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación, relaciones con entidades patronales, relaciones del estado con los fondos de empleados, promoción y fomento, inspección y vigilancia y de las responsabilidades y sanciones y disposiciones finales.

Decreto 2880 de 2004

Por el cual se reglamenta el artículo 8º de la Ley 863 de 2003, concerniente al manejo de los excedentes en el caso de las organizaciones del Sector Solidario.

Decreto 1482 de 1989

Determina el marco co nceptual de las empresas de Servicios en las formas de administraciones Públicas de Administraciones Cooperativas que se denominarán Administraciones Cooperativas están contempladas en el artículo 130 de la ley 79 de 1988 y reglamentadas por el Decreto 14 82 de 1989, tienen por objeto la prestación de los servicios públicos previstos en los estatutos a las entidades asociadas.

DE CARÁCTER AUTOREGULAORIO

DE CARACTER LEGAL

Norma

Objeto

Decreto 1804 de 1999

Artículo 1°. Entidades habilitadas para administrar recursos del régimen subsidiado. Podrán administrar los recursos del régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las Empresas Solidarias de Salud, ESS, las Cajas de Compensación Familiar y las Entidades Promotoras de Salud, EPS, de naturaleza pública, privada o mixta, que cumplan con los requisitos exigidos en el presente decreto y sean autorizadas previamente por la Superintendencia Nacional de Salud.

Decreto 4588 de 2006

El presente decreto regula el trabajo asociado cooperativo, precisa su naturaleza y señala las reglas básicas de su organización y funcionamiento.

Circular Básica Jurídica

Presenta la compilación ajustada para proveer la consulta integral de las diferentes instrucciones en materia jurídica emitidas por la Superintendencia de Economía Solidaria, así como los requisitos exigidos para la solicitud de los diferentes trámites que se adelanten ante esta Superintendencia.

Circular Básica Financiera

Presenta la compilación de las disposiciones financieras Emitidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Directiva 31 de 2003

El objetivo de la presente directiva es dotar a las organizaciones que conforman el sistema de la Economía Solidaria, de directrices específicas para el desarrollo de los programas educativos que deben adelantar, orientando el uso adecuado de los fondos de educación.

Estatutos

Son las disposiciones internas de una entidad cooperativa o solidaria, con el fin de crear y organizar la entidad solidaria. Estas contienen las normas que rigen la administración de la entidad, las relaciones jurídicas entre ellas y sus asociados, contiene las normas de funcionamiento en las que se definen las empresas, límites, asociados, derechos, deberes, régimen económico entre otras, estos deben ser aprobados por la Asamblea General.

Reglamentos

Son ordenamientos que se disponen al interior de una entidad para regular funciones como los servicios que presta la entidad, los diferentes comités, sus órganos de administración de vigilancia entre otros.

Directorio entidades públicas relacionadas con el sector solidario en Colombia Entidad Superintendencia de la Economía Solidaria Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias

Dirección y Teléfono

Trámite

Página Web

Carrera 7 No 31-10 Registro de Legalidad Las cooperativas de www.supersolidaria.gov.co Pisos 11, 15 y 16 ahorro y crédito, multiactivas, integrales, Tel: 489 5009 ante la Superintendencia de Economía Solidaria, Supersolidaria. Carrera 10 No 15-22 Acreditación en educación solidaria a las Tel: 327 5252 entidades que requiera impartirla.

www. organizacionessolidarias.gov.co

Superintendencia de Sociedades

Avenida El Dorado No 51-80. Tel: 324 5777

www.supersociedades.gov.co

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación -ICONTEC-

Carrera 37 No. 52-95 • 6078888 • • •

www.icontec.org.co Certificación de sistemas de gestión Certificación de producto Servicios de evaluación del éxito sostenido Evaluación de productos, servicios, procesos o instalaciones y la determinación de la conformidad basada en el juicio profesional y en requisitos establecidos.

Cámara de Comercio de Bogotá

Avenida Eldorado No 68D-35 Tel: 5941000 383 0300

• •

Registro e inscripción entidades. Las reformas estatutarias y los nombramientos de los administradores y revisores fiscales.

www.camara.ccb.org.co

Superintendencia Financiera

Calle 7 No 4-49 Tel: 5940201

• • •

Inspección, Vigilancia y Control Consulta de sociedades. Envió de información Financiera.

www.superfinanciera.gov.co

• • •

Inspección, Vigilancia y Control. Consulta de sociedades. Envío de información financiera.

Entidad

Dirección y Teléfono

Trámite

Página Web

Ministerio de la Protección social

Cra. 13 No 32-76 Tel: 3305000

Autorizar regímenes de trabajo asociado. www. minproteccionsocial.gov.co

Superintendencia de Puertos y Transportes

Calle 13 No. 18-24 Piso 3 Tel: 3526700

•

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

Administrativo: • Calle 26 No. 59-51 Torre 4 Piso 3 Centro Empre- • sarial Sarmiento Angulo • Bogotá D.C., Colombia Teléfonos: PBX: 57 1 – 657 7565 / 57 1 – 3274017

Ministerio de Trabajo

Carrera 14 No 99-33 Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Tel: 489 3900/ 489 31100

Superintendencia de Salud

Carrera 7 No 32-16 San • Martín, Torre Norte. • Pisos 14 al 16 Tel: 4817000

• •

•

Inspección, Vigilancia y Control Cooperativas de transporte. Consulta Información. Envió de información financiera.

www.supertransporte.gov.co

Inspección, Vigilancia y Control Cooperativas de Seguridad Privada. Consulta e Información. Envío de información financiera.

www.supervigilancia.gov.co

Realizar visitas para constatar el cese de actividades Autorizar el trabajo para niñas, niños y adolescentes

www.mintrabajo.gov.co

Habilitación para administrar recursos del www.supersalud.gov.co régimen subsidiado. Solicitud de acuerdos de reestructuración económica para Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Públicas y Privadas, Entidades Promotoras de Salud, Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagada. Solicitud de aprobación o modificación de planes y contratos de las Empresas de Medicina. Prepagada y Servicios de Ambulancia. Prepagados.

•

Solicitud de certificado de funcionamiento de las Entidades Promotoras de Salud, las Empresas de Medicina Prepagada o Servicios de Ambulancia Prepagados.

•

Solicitud de registro de interventores y liquidadores o solicitud del registro de contralores.

•

Solicitud modificación de capacidad de afiliación de las administradoras de recursos de régimen subsidiado.

Todos los derechos reservados. Apartes de los textos pueden ser reproducidos citando la fuente. Su reproducción total debe ser autorizada por escrito por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.

Impreso en Colombia, 2012.