Producto 21 sistema de información by Consorcio DEISPAZ

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PROGRAMA NUEVOS TERRITORIOS DE PAZ GUAVARE CONSORCIO DEISPAZ

PRODUCTO 21 PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE INFORMACION INTEGRAL PARA LA PLANEACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE, ALCANCES Y POSIBILIDADES

SAN JOSÉ DEL GUAVIARE, DICIEMBRE DE 2012

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Cláusula de exención de responsabilidad

Este documento es resultado de la etapa de diagnóstico del Programa Nuevos Territorios de Paz NTP en el Guaviare. El contenido de este documento es responsabilidad de la persona contratada por Consorcio para el Desarrollo Integral Sostenible para la Paz – Deispaz- y no refleja las posiciones del Departamento para la Prosperidad Social –DPS-, ni de la Unión Europea –UE-.

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción 1. Marco Normativo 2. Antecedentes 3. Sistema de Información Integral para la Planeación del Guaviare – SIIPG 3.1

Primera Fase: Conceptualización del Sistema

3.2 Segunda Fase: Producción y Adquisición de Información 3.3. Tercera Fase: Consolidación del Sistema 3.4 Cuarta Fase: Implementación Tecnológica 4. Conceptualización del SIIPG

4.1

Definición del SIIPG

4.2

Propósito del SIIPG

4.3 4.4

Objetivos del Sistema y Alcances Componentes del Sistema

4.4.1

Componente territorial

4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5

Componente de Inversión Componente Estadístico Componente Documental Componente de Servicios

5. Recomendaciones 6. Bibliografía

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INTRODUCCION

El presente documento constituye el marco conceptual del Sistema de Información para la Planeación del Departamento del Guaviare - SIIPG, proyecto de la Administración Departamental “Asi Marcamos Huella 2012 - 2015”, que surge de la identificación de una problemática específica a resolver, relacionada con la gestión de información estratégica para la planeación y la toma decisiones del Departamento. En este marco conceptual, se presenta el contexto normativo, los antecedentes del SIIPG, la descripción de sus componentes y los lineamientos para su desarrollo en el horizonte de tiempo previsto, esto es 2012 - 2015. El SIIPG, concebido inicialmente como un proyecto para el periodo mencionado, debe instaurarse en el largo plazo como un proceso permanente de gestión de información. Se prevé que al término del año 2015 el sistema esté consolidado en un primer momento en relación con los componentes e información que se describen a lo largo del presente documento. Considerado el SIIPG como proceso de largo plazo, se espera que éste logre constituirse en la fuente de información pertinente, confiable, oportuna y actualizada sobre la situación del Departamento, puesto a disposición no sólo de la administración Departamental y las Administraciones Municipales para la toma de decisiones, sino además de la ciudadanía en general, para que pueda participar de mejor forma en los procesos de desarrollo del Guaviare.

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1. MARCO NORMATIVO La Constitución Política de Colombia establece dentro de los Derechos Fundamentales capítulo I, del Título II, el artículo 20, que prevé la garantía para que toda persona pueda libremente expresar y difundir su pensamiento y sus opiniones, asimismo informar y recibir información veraz e imparcial, y fundar medios de comunicación. Esta libertad, por su carácter fundamental, goza del amparo constitucional – tutela (artículo 86 Superior). De igual forma, en el Título II, capítulo II, De los derechos sociales, económicos y culturales, se establece en el artículo 74 el derecho que tienen todas las personas a acceder a los documentos públicos, con excepción de los casos que fije la ley. Este derecho debe ser garantizado preservando el secreto profesional, que es consagrado como inviolable. Para efectos de la aplicación de éste artículo, la Corte Constitucional – sentencia de constitucionalidad C-053 de 1995 – define la noción de documento público, de la siguiente forma: “documento público es todo documento que repose en las oficinas públicas, entendiendo por éstas las que expresamente están enumeradas en su propio texto.” De otra parte, es importante citar el artículo 209, conforme al cual se define que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse orientando sus acciones por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. En el contexto de lo anteriormente descrito y conforme al articulo 74, se prevé que en la medida en que la función administrativa produce documentos públicos se debe asegurar que los ciudadanos accedan a éstos. La Corte Constitucional hace una lectura sistemática de los tres artículos Superiores comentados en líneas anteriores, que es pertinente citarla: “La regla general de acceso a la documentación pública, es condición de posibilidad de la libertad de expresión, que no puede ejercitarse en su plenitud sin un conocimiento oportuno, completo y veraz de los hechos y actuaciones públicas. Se agrega a lo anterior que el fin esencial del Estado de ‘facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación’ (CP art. 2), no podría alcanzarse si rigiera el principio opuesto al de la publicidad. Teniendo en cuenta el mencionado fin esencial del Estado, pensando en términos de un ciudadano activo, deliberante, autónomo y crítico, el artículo 209 de la CP, se refiere a la ‘publicidad’ como característica básica de la función administrativa…” (C-053 de 1995). El Plan de Desarrollo Departamental 2012 – 2015; “ASI MARCAMOS HUELLA”; Adoptado mediante Ordenanza 011 del 28 de mayo de 2012; destaca “En este cuatrienio, es vital contar con un sistema de información que permita mantener actualizadas las diferentes variables, debidamente depuradas, de forma que se cuente con insumos de calidad para la toma de decisiones en torno a las propuestas de desarrollo que están dirigidas a mejorar las condiciones de vida de la población que ocupa el territorio”. 4

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2. ANTECEDENTES Al inicio de la actual administración (Asi marcamos huella), se encuentra que cada sector y ente descentralizado del Departamento, cuando requiere información de los municipios u otras instituciones con la cual formular, hacer seguimiento y evaluar las políticas públicas así como construir y sustentar sus respectivos programas y proyectos y en general, soportar los procesos de toma de decisiones, recurre a diversas fuentes de información realizando esfuerzos individuales. Esto ha provocado que el Departamento cuente usualmente con datos de diferentes características sobre el mismo fenómeno, provenientes de diversas fuentes, o con periodos de referencia, coberturas o niveles de representatividad distintos, lo que conlleva a que se tengan distintas interpretaciones de una misma situación. Esto se ha constituido en un obstáculo para brindar un carácter oficial a la información sobre el Departamento. El Departamento enfrenta así un relevante, el cual se resume así:         

problema de gestión de información estratégica o

Heterogeneidad de fuentes de información. Dificultad en la coordinación, comunicación e intercambio de información. Disgregación de información temática y geográfica. Duplicidad de fuentes de información. Diversidad de plataformas tecnológicas en cada una de las entidades. Ausencia de información temática actualizada y homologada Carencia de procesos y procedimientos para el manejo de datos Carencia de una estrategia o metodología para la estandarización de la información. Ausencia de series estadísticas e históricas para el seguimiento de indicadores.

Lo descrito anteriormente le impone a la administración actual, el reto de contar con un sistema integral de información. En el Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare - DAPG, recaerá la función de “Recopilar, proveer y consolidar la información, las estadísticas, los modelos y los indicadores económicos, sociales, culturales, ambientales, territoriales, de productividad y de competitividad, para la toma de decisiones de la Administración Departamental y que permita la Promoción nacional e internacional del Guaviare”.

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3. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL PARA LA PLANEACIÓN DEL GUAVIARE – SIIPG A partir de la problemática anteriormente descrita, en el marco del Plan de desarrollo “Así Marcamos Huella 2012 - 2015” se formulara un Proyecto orientado a la Consolidación de un Sistema Integral de Información para la Planeación del Departamento, proyecto que deberá contemplar las siguientes fases: 3.1 PRIMERA FASE; Conceptualización del Sistema Comprende la definición del tipo de información que constituirá el SIIPG al 2015, sus atributos, las fuentes oficiales, su periodicidad y los demás lineamientos que se cumplirán para la consolidación del Sistema, en un primer gran momento, hasta el año 2015. 3.2 SEGUNDA FASE; Producción y Adquisición de Información Comprende el conjunto de acciones que se realizarán durante el periodo para obtener la información prevista, aplicando mecanismos como la depuración y validación de los datos disponibles en el DAPG, la recolección de información estadística del Departamento y la adquisición de información de entidades Municipales y de orden nacional, públicas y privadas. 3.3 TERCERA FASE; Consolidación del Sistema Comprende el conjunto de actividades para poner en marcha los acuerdos en relación con flujos de información periódica proveniente de fuentes internas y externas así como también la organización de la información para su integración en el SIIPG. 3.4 CUARTA FASE; Implementación Tecnológica En esta fase se prevé el diseño e implementación de la plataforma tecnológica que permita gestionar de manera integrada la información del SIIPG, con herramientas para su consulta por parte de usuarios internos y externos, de forma segura, confiable, oportuna y adecuada.

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CONCEPTUALIZACION DEL SIIPG

4.1 Definición del SIIPG

El Sistema Integral de Información para la Planeación del Guaviare SIIPG, se define como un conjunto de estándares, procedimientos y herramientas tecnológicas que le permiten a la Gobernación del Guaviare, a través de su DAPG la recopilación, administración y suministro de información territorial, económica, social, cultural y ambiental de manera oportuna y confiable.

El SIIPG, deberá ser concebido con el ánimo de ofrecer a la administración Departamental un instrumento de apoyo para soportar los procesos de toma de decisiones a partir de información centralizada. Más ampliamente el sistema se define con una estructura que permitirá ofrecer una información consolidada, organizada, estandarizada y actualizada tanto a entidades y sectores de la administración, como a sectores académicos, investigadores y ciudadanía en general.

4.2 Propósito del SIIPG

El propósito del SIIPG, en el largo plazo, es el de implantar un proceso permanente de gestión de información relevante para la Administración Departamental y para los distintos actores interesados en la planeación y seguimiento al desarrollo del Departamento

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El Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare, liderara, en el largo plazo, el proceso de “Diseño e Implementación de un sistema de información integral para la planeación del Guaviare-SIIPG-, a partir del reconocimiento de las destrezas y conocimientos que cada entidad sectorial del Departamento tiene en relación con los diferentes aspectos de la información atinentes al respectivo sector, mediante robustos acuerdos de homologación y estandarización de los componentes del sistema, con el fin de cumplir con los retos que exige el ejercicio de la función de planeación en la región.” Debido a la importancia que reviste el diseño, implementación y sostenibilidad del SIIPG, éste debe trascender en el tiempo como un proceso central para el Departamento, que liderado por el DAPG comprometa a todas las entidades de la administración en el manejo adecuado y técnico de la información, entendida como un valor esencial para el quehacer público. Sin perder de vista este propósito el SIIPG estará delimitado en sus resultados al período del actual Plan de Desarrollo 2012 – 2015. 4.3 Objetivo del sistema y alcance Disponer de información oportuna, pertinente y de calidad, en un sistema integral, que sirva en el proceso de planeación del Departamento, en la toma de decisiones y en el ejercicio del control y veeduría ciudadanas. Dentro del periodo 2012 – 2015, se prevé la consolidación inicial del sistema, el cual estará limitado en su alcance por los recursos que en cada vigencia se tendrán disponibles para el desarrollo de las fases de adquisición y consolidación de información e implementación tecnológica. 4.4 Componentes del Sistema El Sistema Integral de Información para la Planeación del Guaviare – SIIPG - se deberá estructurar mínimo en relación con cinco componentes, los cuales se describen a continuación: Componente del SIIPG

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4.4.1

Componente Territorial

El territorio se define como el espacio donde se desarrolla la interrelación de los individuos, es una “construcción social” que va desarrollando conforme a múltiples aspectos como el físico, el social, el económico, el cultural, el político, el demográfico. Toda población ordena y administra el territorio que usa en función de sus intereses e inserción social diferenciada. Por lo tanto, el resultado es la producción de un territorio dotado de una relativa estabilidad en el tiempo. Esta construcción del territorio puede ser liderada por las instituciones o puede ser el resultado del desarrollo espontáneo. El DAPG, en cumplimiento de su misión, busca consolidar un modelo espacial de ocupación del territorio, mediante la regulación y promoción de la localización y desarrollo de los asentamientos humanos, de las actividades productivas, de los equipamientos colectivos, de las redes de conectividad y de los espacios libres, elementos que componen el desarrollo físico espacial del territorio. Definición. El componente territorial comprende el conjunto de información relacionada con el Plan de Ordenamiento Territorial tanto del Departamento como el Plan Básico de Ordenamiento del Municipio Capital (San José del Guaviare), así como de los Esquemas de Ordenamiento de El Retorno, Calamar y Miraflores; y el conjunto de actuaciones urbanísticas e instrumentos que desarrollan y complementan. Objetivo general. Visibilizar la concreción del modelo de ocupación del territorio, a través de los instrumentos normativos que determinen el carácter y el aprovechamiento racional del suelo y que buscan garantizar la oferta de bienes y servicios, la protección del medio ambiente y el desarrollo social y económico de todos los ciudadanos y ciudadanas en condiciones de equidad, competitividad, productividad, solidaridad y sostenibilidad. Objetivos específicos;    

Disponer de la información del Plan de Ordenamiento Territorial tanto del Departamento como de cada uno de sus municipios. Organizar e integrar la información de los instrumentos de planeación y gestión territorial. Mantener actualizada la información de ordenamiento territorial de cada uno de los Municipios Disponer de información geográfica en relación con los subsistemas que componen el espacio físico, tales como el ambiental, servicios públicos y riesgos.

Estructura funcional. La información del componente territorial se concibe a través de tres elementos a saber: Normativo Urbanístico: Actos administrativos que reglamentan las actuaciones urbanísticas en cada uno de los Municipios a través de sus instrumentos de planeación, gestión y financiación reglamentarios del Plan Básico de Ordenamiento Territorial para el 9

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caso San José del Guaviare y de los EOT para los demás municipios. Esto se resumen en Planes Maestros, Planes de Ordenamiento Zonal, Unidades de Planeamiento Rural, Planes Parciales de Renovación Urbana y Desarrollo y Unidades de Actuación Urbanística.

Espacial. Contempla los datos espaciales que representan la realidad del Departamento e información sobre aspectos relacionados con dotación de servicios públicos, actualización de riesgos, espacio público y sistemas de áreas protegidas. Documentos técnicos de soporte. Contienen el soporte técnico de los actos administrativos que recogen los análisis adelantados necesarios para la toma de decisiones en el territorio. En el componente territorial se recopila las decisiones de ordenamiento en el marco del POT y se debe poner a disposición, toda la información sobre norma urbanística, reservas viales, zonas de riesgo, zonas de ronda de río y manejo y preservación ambiental; estudios comparativos de norma para determinar el efecto plusvalía, inclusiones/exclusiones de predios de inmuebles de interés cultural, planes parciales de desarrollo y renovación urbana, planes de implantación / regularización, planes de reordenamiento, regularización / legalización de barrios, licenciamientos de intervención en el espacio público y localización de antenas. Alcance. El componente territorial tiene por objeto proveer, procesar, manejar, integrar y divulgar información actualizada de las actuaciones urbanas relacionadas con los instrumentos de planeación, gestión y financiación. 

Fuentes oficiales de información.

Es fuente oficial de información el DAPG, en relación con el Plan de Ordenamiento Territorial y su desarrollo. Otras fuentes de relevancia son las Alcaldías Municipales, el Ministerio del Medio Ambiente, la Corporación CDA, La Unidad de Parques Nacionales, el INCODER, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, para citar algunas.

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

Periodicidad para la adquisición, producción e intercambio de la información.

La periodicidad está determinada por los actos administrativos y acuerdos que se logren establecer entre la Gobernación del Guaviare, las Alcaldías de cada uno de los Municipios del Departamento, las Instituciones del Orden Nacional que hacen presencia en el Departamento y el sector privado de relevancia. 

Principales clientes del componente.

Los principales clientes del componente se clasifican en internos y externos. Clientes Internos: Son todos aquellos actores que requieren ser atendidos y satisfacer sus necesidades de información y procesos. Entre estos se encuentran las demás dependencias de la Gobernación, las Alcaldías Municipales y todas sus dependencias, las instituciones descentralizadas tanto del orden local como Nacional, las instituciones de educación técnica, tecnológica y superior y el Centro Provincial, Clientes Externos: Entre estos se encuentran: Notaria Única del Circuito, oficina de Notariado y Registro, Propietarios de Suelo, Constructores, Secretearías de Planeación Municipales, Empresas de Acueducto y Alcantarillado, Empresas prestadoras de servicios públicos y la Comunidad en general. Responsable de la administración del componente; Secretarías de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Planeación Guaviare. 4.4.2

Componente de Inversión

El componente de inversión del Sistema de Información Integral para la Planeación del Guaviare, estará soportado por la herramienta informática adoptada por el Departamento para realizar el seguimiento al Plan de Desarrollo. En este componente la información se encuentra agrupada en módulos tales como: Banco de Programas y Proyectos, Plan de Desarrollo, Plan de Acción y Módulo Geográfico. A través de éstos se consolida la información correspondiente a la planeación y ejecución de la inversión pública del Departamento, que estará a cargo de las entidades de la administración central y las instituciones del orden nacional y local (Alcaldías) y algunos organismos privados. 11

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Definición. Componente del sistema que consolida la información de la inversión pública realizada por cada una de las entidades del orden, Nacional, departamental y local, a través de los proyectos de inversión en el marco del Plan de Desarrollo vigente. Información que corresponde al seguimiento de la ejecución física y financiera con enfoque territorial. Objetivo general. Proveer información para el seguimiento de la inversión en relación con los compromisos adquiridos en un plan de desarrollo. Objetivos específicos     

Consolidar la información del Banco de Proyectos de la Administración Departamental y Municipales, Instituciones Públicas del orden nacional, pequeñas Empresas Industriales y Comerciales. Soportar el proceso de planeación de las entidades del estado presentes en el departamento, mediante sus compromisos y los recursos de inversión necesarios para su cumplimiento. Retroalimentar a las entidades en su proceso de planeación y programación de la inversión. Facilitar y consolidar el seguimiento de la ejecución física y financiera de los proyectos de inversión y los compromisos del Plan de desarrollo de todas las entidades públicas presentes en el Departamento. Dar a conocer a la ciudadanía, entes de control y otras entidades las acciones adelantadas con la ejecución de la inversión pública y sus resultados.

Estructura funcional. El sistema para el seguimiento de la inversión del Departamento se organiza en los siguientes módulos: Banco de Proyectos. Este módulo está previsto para que las entidades públicas presentes en el Departamento, inscriban, registren y actualicen los proyectos de inversión que serán ejecutados. En este módulo se registrara la información de la Ficha EBI (Estadísticas Básicas de Inversión), que está compuesta por el diagnóstico del problema, la descripción de la solución, los recursos necesarios, la población objetivo, entre otros datos. Plan de Desarrollo. Permite registrar en el sistema los compromisos adquiridos por la administración en la expedición del Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas. También se crean los indicadores que darán cuenta del cumplimiento de cada uno de los compromisos o metas. Plan de Acción. En este módulo las entidades programan cómo será el avance de sus inversiones, en términos físicos y financieros, y 12

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realizan el seguimiento a las mismas. Este módulo está divido en los siguientes componentes: 

Gestión. Permite programar y hacer seguimiento a las metas del plan de desarrollo y asociar las metas de los proyectos de inversión, determinando así cuánto se está invirtiendo para el cumplimiento de las metas plan.



Inversión. Permite programar y hacer seguimiento físico y presupuestal, a las metas de los proyectos de inversión. Identificar la población a atender por cada meta y su ubicación en el territorio.



Actividades. Permite programar y hacer seguimiento a las actividades propias de la ejecución de los proyectos de inversión, para el cumplimiento de las metas propuestas.



Territorialización. Facilita la identificación en el territorio de las inversiones que se están ejecutando y las poblaciones beneficiadas.



Informes. El sistema de información permite la generación de varios reportes, que presentan en forma esquemática la información reportada por las entidades.

Alcance. “El componente de inversión es una herramienta para la planeación y seguimiento de la inversión pública del Departamento. Da cuenta de los recursos ejecutados y los productos y resultados generados. La información consolidada es un insumo para realizar la evaluación de los planes de desarrollo y en esta medida para orientar las decisiones de inversión de la administración tanto Departamental como de los Municipios. Fuentes oficiales de información. Las fuentes oficiales de información son cada una de las entidades del Departamento. Es decir que son éstas quienes prevén la información relacionada con la programación y seguimiento de sus inversiones. En ese sentido la información registrada y validada por cada entidad será considera oficial. SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACION Periodicidad para la adquisición, producción e intercambio de la información. Al inicio de la ejecución de cada plan de desarrollo, la administración departamental determinara la periodicidad de reporte de información. Para el actual plan de desarrollo se deberá definir que la re-programación del plan de acción se realizaría cada año y su actualización y seguimiento se realizaría de forma trimestral. Principales clientes del componente. Este componente tendrá dos tipos de usuarios, quienes hacen el reporte y quienes lo consultan. En el segundo tipo están clientes internos de las Secretarías de Planeación de los Municipios. Clientes externos están los entes de control del departamento, la Asamblea Departamental y los Concejos Municipales, adicionalmente con la información reportada se le presentan informes al Gobernador, los Alcaldes, Consejos de Gobierno y al Departamento Nacional de Planeación. 13

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Responsable de la administración del componente. Departamento Administrativo de Planeación Guaviare – DAPG. 4.4.3

Componente Estadístico

Definición. Componente que busca articular e integrar la información económica, social, cultural, ambiental y territorial del Departamento, para que la administración departamental, la academia, los investigadores, las instituciones y la ciudadanía en general, dispongan de información cualitativa y cuantitativa estratégica y con detalle geográfico, para que en su conjunto contribuya al ejercicio de toma de decisiones en el departamento. Objetivo general. Diseñar, implementar y consolidar un Sistema de Información Estadístico y Geográfico Relevante del Departamento a partir de la información de censos, encuestas y registros administrativos locales y sectoriales, que permita articular estadísticamente a las entidades públicas y privadas para obtener un instrumento unificado con información estratégica, fidedigna, oportuna y útil para la toma de decisiones. Objetivos específicos 

     

Brindar los lineamientos técnicos para concertar con los diferentes sectores del departamento, entidades nacionales, empresas públicas y privadas; la armonización de los principios conceptuales acerca de información relevante de Departamento. Identificar, seleccionar, acopiar, organizar, estandarizar y parametrizar la información estadística y geográfica sobre el Guaviare, relevante para la planeación. Analizar la información con el fin de identificar sus fortalezas estadísticas como información fidedigna del Departamento. Identificar, diseñar y proponer nueva información para la planeación del Departamento. Generar indicadores a partir de la información parametrizada y consistente. Propender por la actualización permanente de la información de acuerdo a su periodicidad. Dar acceso permanente a diversos usuarios a información relevante del departamento.

Alcance. El componente estadístico tiene como propósito establecer las directrices y unificar la información de indicadores relevantes del Departamento, a través de flujos de información continua que permitan proveer, entre otros, análisis de prospectiva sobre el Departamento y sus zonas de influencia, criterios para la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas, del Plan de Ordenamiento Territorial y en general, soportar cualquier tipo de diagnóstico del Departamento.

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Estructura Funcional; La siguiente figura muestra la estructura funcional del componente estadístico:

Fuentes oficiales de información. Las principales fuentes de información del componente estadístico son las entidades productoras y generadoras de datos, tanto públicas como privadas, Departamentales, Locales y Nacionales.

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Las entidades de orden nacional, privado y territorial se deben determinan de acuerdo al catálogo de oferta y demanda de información que se deriven de las mesas de trabajo sectorial. En torno a la información de este componente adquiere importancia el uso de los instrumentos para la recolección de información de las distintas fuentes, en lo que se utilizarán entre otras estrategias, las mesas de trabajo, los convenios, acuerdos o alianzas estratégicas y a su vez la puesta de marcha de protocolos para el intercambio de información. Periodicidad para la adquisición, producción e intercambio de la información. Dada la heterogeneidad de la información que se compila en el componente estadístico, la periodicidad para la adquisición, producción e intercambio es diversa pero de permanente actualización, para garantizar a los usuarios internos y externos la disponibilidad de información oficial, oportuna y confiable para la toma de decisiones. Con el fin de informar a los usuarios internos y externos sobre las actualizaciones de información que se dispondrán a través de la página Web del DAPG, la institución diseñará anualmente un calendario de publicaciones, de acuerdo con la periodicidad que tengan cada uno de los productos derivados de éste componente. Principales clientes del componente. Los principales clientes que hacen parte del componente estadístico son:         

Administración Departamental Institutos descentralizados del Orden Nacional y Local Administraciones Municipales Asamblea Departamental Entes de control Departamental Entidades privadas Academia Consultores e Investigadores Ciudadanía en general

Responsable de la administración del componente. Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare.

4.4.4

Componente Documental

Definición: Es el componente que compila, administra y divulga la información referencial y el contenido de la documentación archivística, bibliográfica y cartográfica producida y custodiada por y para el DAPG. Debido a la importancia que revisten los recursos documentales de la entidad en la construcción de la memoria o el patrimonio documental institucional, se presentan a continuación los tres tipos de recursos o materiales documentales: 16

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La documentación archivística: Conjunto de expedientes que genera cada dependencia en el desarrollo de su rol institucional o en la solución y atención de los respectivos trámites responsabilidad de la entidad. Así, existen dos tipos de expedientes: los de naturaleza administrativa y los de naturaleza misional, dentro de los cuales se incluyen los expedientes de las licencias urbanísticas generados por las Secretarías de Planeación de los 4 Municipios. La documentación archivística está custodiada y conservada en cada una de las dependencias, que operan como los Archivos de gestión y en el Archivo Central. La documentación bibliográfica: Conservada en la Biblioteca, es una colección compuesta por tres tipos de materiales: las publicaciones comerciales en temas de planeación y desarrollo, las publicaciones oficiales producidas por las entidades del sector incluyendo la normatividad y los productos generados por los contratistas o asesores, la cual regularmente se denomina literatura gris. La documentación cartográfica: Conservada en la Planoteca, corresponde a los planos topográficos y de urbanismo que ha generado tanto en la entidad como en cada uno de los entes territoriales. Objetivo general. Compilar, administrar, custodiar y divulgar la información referencial y el contenido de la documentación archivística, la documentación bibliográfica y la documentación Cartográfica producida y custodiada por y para el DAPG. Objetivos específicos  

  

Conformar, custodiar y conservar los expedientes administrativos y misionales generados por la entidad. Recibir y custodiar los expedientes de las licencias urbanísticas tramitadas por los Municipios a través de sus Secretarías de Planeación Conformar y divulgar la memoria bibliográfica institucional a través de la Biblioteca Virtual. Administrar y controlar el ingreso, distribución, circulación, despacho y conservación de las comunicaciones oficiales que recibe y genera la entidad. Visibilizar e impulsar la divulgación y el acceso al contenido de los recursos documentales de la entidad.

Estructura funcional. El componente documental se concibe bajo la siguiente estructura:

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Documentación Archivística; Expedientes Administrativos. Corresponde a los expedientes que se generan al interior de las dependencias de la entidad en la atención de los siguientes trámites o asuntos administrativos de la entidad Expedientes Misionales. Son los expedientes que se producen comúnmente en la atención de los asuntos misionales en cada uno de los siguientes trámites o asuntos: Documentación Bibliográfica    

Publicaciones Comerciales Publicaciones Grises: Productos de obligaciones contractuales Publicaciones Oficiales Normatividad Institucional: Acuerdos, Decretos, Resoluciones y Proyectos de Norma

Documentación Cartográfica    

Planos topográficos Planos urbanísticos Planchas de UPR Planchas de Decretos Resoluciones

Alcance: Construir y mantener actualizada la memoria institucional mediante la custodia y conservación documental; los flujos documentales; los registros o inventarios documentales: archivísticos, bibliográficos, cartográficos y normativos; los displays de contenidos y los servicios documentales. Fuentes oficiales de información; Son fuentes oficiales de la información que se maneja en este componente, las distintas dependencias de la Administración Departamental como también las Secretarías de Planeación de cada uno de los Municipios. Periodicidad para la adquisición, producción e intercambio de la información. La periodicidad en la producción de información propia de este componente es diaria. Principales clientes del componente       

Ciudadanía Funcionarios Entes de Control Autoridades judiciales Entidades Oficiales Entidades particulares Administración Departamental 18

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Responsable de la administración del componente. Secretaría de Recursos Físicos, Humanos y Gestión Documental del Departamento. 4.4.5

Componente de Servicios

A través de este componente se ofrece a la ciudadanía y entidades públicas y privadas, servicios de información de Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare. Las consultas pueden realizarse sobre información específica de predios o de personas naturales, que están disponibles de la bases de datos que maneja tanto cada uno de los Municipios como el DAPG. Definición. Este componente ofrecerá inicialmente información sobre la norma aplicable a los predios ubicados en las cabeceras municipales y corregimentales (caso San José del Guaviare). Permite además la consulta del estado de los trámites radicados ante las entidades territoriales y ofrece otros servicios de información particular. Objetivo general. Facilitar por medio de las tecnologías de información y comunicación el acceso a datos de interés particular de los ciudadanos que se encuentran almacenados en el SIIPG. Objetivos específicos   

Facilitar el acceso a información de los componentes del SIIPG que han sido identificados como de mayor demanda por parte de la ciudadanía y que pueden ser automatizados en el Sistema. Articular los espacios de información sobre trámites y servicios que el DAPG brinda a la ciudadanía. Crear mecanismos para conocer la percepción del servicio ofrecido a los usuarios del SIIPG y sus necesidades, a fin de mejorar el sistema.

Estructura funcional. El componente se estructura a partir de las unidades específicas de información del SIIPG sobre las cuales se presta un servicio, bien sea a nivel de predio o ciudadanos. Alcance. El componente tiene como alcance proveer información almacenada en el SIIPD que sea de interés específico para el ciudadano, utilizando herramientas tecnológicas. Fuentes oficiales de información. Este componente se alimentara de la información generada por los distintos componentes del SIIPG y otras bases de datos con las que pueda complementar especialmente para el seguimiento de trámites y servicios del DAPG, tales como:

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Servicios

Componente SIIPG - Proveedor

Consulta de Puntaje Sisbén

Estadístico

Consulta de Retiro de La base de Datos del Sisbén Certificado de estrato

Estadístico

Estado de la Red Vial del Dpto

Territorial

Consulta de planos topográficos y urbanísticos Consulta sobre barrios legalizados Consulta sobre lineamientos rurales, políticas de ordenamiento y usos del suelo en área rural Consulta sobre licencias de construcción Consulta sobre Zonas antiguas o consolidadas

Territorial

Consulta de estado de trámite

Servicios

Encuesta de Percepción ciudadana

Servicios

Estadístico

Territorial Territorial

Fuente Oficial – Dirección en el DAPG DAPG – Oficinas del Sisben de los Municipios Oficinas del Sisben de los Municipios Secretarías de Planeación de los Municipios Secretarias de Obras Publicas Municipales y Dptal - INVIAS Secretarías de Planeación de los Municipios - IGAC Secretarías de Planeación de los Municipios DAPG Secretarías de Planeación de los Municipios INCODER Secretarías de Planeación de los Municipios DAPG Secretarías de Planeación de los Municipios INCODER Secretaría de Recursos Humanos, Físicos y Gestión Documental Servicio al Ciudadano

Periodicidad para la adquisición, producción e intercambio de la información. La información es permanente y su actualización corresponde a los cambios de información debidamente justificados por los responsables de los componentes o administradores de las bases de datos. En el caso de la encuesta de percepción del servicio este registro deberá estar disponible en forma permanente y se producirán resultados trimestrales. Principales clientes del componente. Ciudadanía en general, la información especialmente del componente territorial es de mayor consulta por profesionales relacionados con las diferentes actividades económicas e institucionales públicos y privados. Responsable de la administración del componente. Servicio al Ciudadano.

5. RECOMENDACIONES -

A lo largo de la historia del Departamento del Guaviare, se han realizado varias propuestas para consolidar Sistemas de Información, de tal manera que permitan tener disponible la información necesaria para la planeación y proyección del 20

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Departamento; sin embargo dichos esfuerzos han fracasado al simplemente basarse en la adquisición de equipos y aplicaciones y dejando de lado lo más importante; “ACUERDOS DE VOLUNTADES” por parte de los actores, de tal manera que se garantice el suministro de la información que deberá ser pertinente, veraz, pero sobre todo única y fidedigna para que se pueda consolidar como oficial y ser validada para la planeación. -

Es necesario y urgente consolidar un Sistema de Información Integral para el Guaviare, de tal manera que permita contar con datos similares sobre el mismo fenómeno, que provengan de una única fuente y con periodos de referencia, de tal manera que se consolide una única interpretación de una misma situación

Debido a la importancia que reviste el diseño, implementación y sostenibilidad de un Sistema de Información Integral; la Administración Departamental deberá propender porque este se implemente y trascienda en el tiempo como un proceso central para el Departamento, que comprometa a todas las entidades de la administración en el manejo adecuado y técnico de la información, entendida como un valor esencial para el quehacer público y la proyección del Guaviare.

El SIIPG, deberá ser concebido y liderado por la administración Departamental, como un instrumento de apoyo para soportar los procesos de toma de decisiones a partir de información centralizada, vinculando a este proceso a todas las entidades públicas y privadas de relevancia que hacen presencia en la región.

6. BIBLIOGRAFIA -

Plan de Desarrollo Departamental “Así Marcamos Huella”, 2012 – 2015. Gobernación del Guaviare

ARONOFF,S (1989). Geographic perspective, WDL Publications.

BOSQUE SENDRA, J (1993) Sistema de Información Geográfica, Editorial Rialp

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