Contabilidad
8vo. Semestre Educación Media Técnica
ión Bienvenidos al 8vo semestre de la Educac o Fe y Media Técnica, del Instituto Radiofónicritm o y a la Alegría. En este semestre podrás ir a tusistema está velocidad que tú prefieras, ya que este diseñado con esa posibilidad. ncias Bajo el enfoque de aprendizaje por compete to que centraremos la atención en el conocimienten iendo ya tú sabes, en el saber-ser y saber-hacer, en cuenta lo que otros y otras saben, y lo que juntos vamos a aprender.
La educación basada en competencias se centra en las necesidades, estilos de aprendizaje y potencialidades individuales para que el estudiante llegue a manejar con maestría determinadas destrezas. En la educación, puede decirse que una competencia es una convergencia de los comportamientos sociales, afectivos y las habilidades cognoscitivas, psicológicas, sensoriales y motoras que permiten llevar a cabo adecuadamente un papel, un desempeño, una actividad o una tarea. Así, quien aprende lo hace al identificarse con lo que produce, al reconocer el proceso que realiza para construir y las metodologías que utiliza. Al finalizar cada etapa del proceso se observan y evalúan las competencias que el sujeto ha construido. Con base en esta premisa hemos diseñado este material; serás tú mismo quien construirá
el conocimiento apoyándote en esta guía y los demás recursos que tendrás a disposición. A través de esta guía para el auto-aprendizaje podrás indagar en temas relevantes relacionados con la Contabilidad, tales como: 1) el ciclo contable; 2) los distintos estados financieros que se generan a partir de las diferentes operaciones contables que se realizan en una empresa; 3) las diferentes formas de registrar contablemente el inventario; 4) los distintos tipos de contribuyentes en materia fiscal; 5) las ganancias y pérdidas interpretadas como rentabilidad o utilidad; 6) los principios que rigen el comercio; 7) la conciliación bancaria. ¡Ten animo y pon todo tu empeño para que puedas avanzar semana a semana!
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Semana 1 El ciclo contable ¡Empecemos! En esta primera semana continuaremos profundizando en el mundo contable que ya forma parte de tu horizonte profesional. El ciclo contable es un proceso elemental para cualquier empresa o negocio. ¡Anímate a comprenderlo y manejarlo!
¿Qué sabes de...? Desde tu experiencia: ¿sabes lo que es el ciclo contable?, ¿por qué es importante el ciclo contable?
El reto es... Cuando una empresa o negocio comienza sus actividades, debe crear el ciclo contable, para llevar el registro formal de toda la información de la actividad financiera que se realice en la misma, con la finalidad de estar al día y cumplir con los requisitos de información a terceros interesados en ella. El ciclo contable define el período de tiempo en el que se registran en un negocio todas las transacciones que ocurren en el mismo. El período puede ser mensual, trimestral o anual, siendo el anual el más común. En relación a lo anterior, la microempresa emprendida por los participantes del 9no semestre de la Educación Media Técnica del IRFA necesita abrir el ciclo contable ¿cómo deben proceder para hacerlo? Échale una mano a estos compañeros. 77
Semana 1
El ciclo contable
No olvides que para realizar los asientos en el libro diario y el mayor, es necesario practicar mucho, a fin de minimizar los errores.
Vamos al grano El ciclo contable es el período de tiempo en el que una empresa realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable; este período contable es generalmente de un año. Toda empresa debe tener una fecha de inicio de operaciones y una fecha de cierre de las mismas. Entre el inicio y el cierre de operaciones ocurren transacciones comerciales que cambian la situación económica de la empresa; estos registros deben realizarse en los libros obligatorios, es decir, diario, mayor y de inventario.
Etapas del ciclo contable El ciclo contable de una empresa se inicia con el registro cronológico en el libro diario de las operaciones que se realizan día a día desde que comienza sus actividades. Luego se trasladan estos datos al libro mayor, donde se registra cada cuenta por separado. El resultado de esta acción origina el Balance de comprobación, el cual debe ser analizado cada cierto tiempo, mensual o trimestralmente, para determinar si los registros hechos son veraces. Posteriormente se procede a elaborar una hoja de trabajo donde se harán los ajustes y correcciones a aquellas cuentas que lo ameriten, tanto en los montos como en su codificación. Una vez realizados los ajustes y correcciones en la hoja de trabajo, todas las cuentas deben estar sinceradas y actualizadas dando como resultado el Balance de comprobación ajustado. Seguidamente se pasa a determinar el costo de venta, tema que se tratará más adelante. El siguiente paso es cerrar las cuentas de ingresos y egresos, es decir, las cuentas nominales, ya que éstas deben quedar en saldo cero, y el resultado debe ser traspasado al capital. Finalmente se presentan los estados financieros: Balance general y el Estado de resultados o ganancia y pérdidas. 78
La figura 1 muestra de forma gráfica el ciclo contable.
Semana 1
El ciclo contable 1. Registros en el Libro Contable
2. Pases al Mayor
9. Balance General
8. Estado de Resultados
3. Balance de Comprobación CICLO CONTABLE
4. Ajustes en la Hoja de Trabajo
7. Asientos de cierre
6. Determinación del Costo de Venta
5. Balance de Comprobación Ajustado Figura 1
Para saber más… Para ampliar tus conocimientos sobre este tema, te invitamos a consultar las siguientes direcciones web: http://li.co.ve/l3V
http://li.co.ve/l3Y
Aplica tus saberes Realiza los siguientes ejercicios: 1. Menciona y explica cada uno de los pasos del ciclo contable. 2. La empresa Comercial González inicia sus operaciones comerciales y nos presenta la siguiente información: a) Aporte en efectivo de Bs. 50.000,00 el cual se depositó en el banco.
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Semana 1
El ciclo contable
b) Compra mercancía a crédito por Bs. 30.000,00. c) Vende mercancía al contado por Bs. 35.000,00. Realiza los asientos en el libro diario. Para eso utiliza el formato (figura 2). Fecha
Descripción
Debe
Haber
Figura 2. Libro diario
Comprobemos y demostremos que… Realiza el siguiente ejercicio y comparte el resultado con tus compañeros del CCA. La empresa Acrílicos Bermúdez presenta la siguiente información:
Bancos Efectos por pagar Mercancías Equipo de Reparto Cuentas por pagar Efectos por cobrar Caja
Bs. 100.000,00 50.000,00 30.000,00 10.000,00 15.000,00 80.000,00 5.000,00
Realiza los asientos en el libro diario; utiliza para ello el formato (figura 3). 80
Semana 1
El ciclo contable Fecha
Descripci贸n
Debe
Haber
Figura 3. Libro diario
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Semana22 Balance de comprobación (parte 1) Semana Balance de comprobación (parte 1) ¡Empecemos! En la sesión pasada aprendiste qué es el ciclo contable y a realizar asientos en el libro diario; esta semana aprenderás a realizar el Balance de comprobación y su utilidad en la elaboración de los estados financieros: Balance general y el Estado de ganancias y pérdidas o de resultados.
¿Qué sabes de...? Ahora que ya conoces la clasificación de las cuentas, vamos a emplear esos conocimientos teóricos para la elaboración del Balance de comprobación. Tomando en consideración lo que has aprendido hasta ahora y tu propia experiencia, ¿qué es para ti un Balance de comprobación?
El reto es... Todas las operaciones que se realizan en una empresa deben ser registradas en el libro diario; a su vez es necesario hacer los pases al libro mayor, pues de este se tomará la información de los saldos para elaborar el Balance de comprobación. Tomando en cuenta lo anterior, se constata que la empresa “González y Zamora S.A.” presentó una diferencia entre los saldos deudores y acreedores de las cuentas del libro mayor. Analiza y discute en el CCA ¿qué pudo haber pasado en este caso? Intenta dar una solución a los dueños de la empresa.
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Semana 2
Balance de comprobación (parte 1) ¿El Balance de comprobación se puede hacer en cualquier momento o sólo al final de cada mes?
Vamos al grano El Balance de comprobación es una relación de saldos de las cuentas de una empresa para una fecha determinada. Su finalidad es comprobar la igualdad matemática de todos los saldos deudores con los saldos acreedores y servir de base para la elaboración del Balance general y el Estado de ganancias y pérdidas. Al realizar el análisis del Balance de comprobación podemos constatar cuánto dinero ingresó a caja, los egresos y el saldo disponible; si se ha comprado algún activo, ¿cuánto se debe? O, si se ha comprado mercancía ¿Cuánto fue el monto erogado?, ¿cuánto fue el gasto de alquiler?
Partes del balance de comprobación 1. Encabezamiento: se ubica en la parte superior central de la tabla, consta del nombre de la empresa, nombre del estado financiero y fecha de elaboración del informe. 2. Contenido: está constituido por columnas en las que se indica: código de la cuenta, nombre de las cuentas, totales (debe y haber) y saldos (deudores y acreedores) como se detalla en la tabla 1. Tabla 1 Inversiones Nuevo Mundo Balance de Comprobación al 30 de Abril de 2012 CÓDIGO
CUENTAS
TOTALES DEBE HABER
SALDOS DEUDOR ACREEDOR
Tipos de balances de comprobación Balance de comprobación por sumas Se forma con el total de las sumas de las columnas del Debe y el total de las sumas de las columnas del Haber de cada una de las cuentas que aparecen en el libro mayor, los totales de ambas columnas deber ser iguales.
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Semana 2
Balance de comprobación (parte 1)
Balance de comprobación por saldos Al determinar el saldo de cada una de las cuentas del libro mayor, se registran en el Balance de comprobación en la columna que le corresponda, es decir, en el Debe si el saldo es deudor o en el Haber si el saldo es acreedor. Si los saldos deudores y los saldos acreedores son iguales, el balance de comprobación está bien.
Para saber más… Te invitamos a revisar un interesante material disponible en esta dirección web: http://li.co.ve/l3U
Aplica tus saberes 1. Explica las diferencias entre balance de comprobación por saldos y balance de comprobación por sumas. 2. Según tu criterio, ¿por qué es importante para una empresa elaborar el balance de comprobación? 3. Completa las siguientes oraciones: a) El Balance de comprobación se puede hacer por y por . b) El Balance de comprobación es la base para elaborar el y el .
Comprobemos y demostremos que…
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Elabora y analiza el Balance de comprobación por saldos con los datos suministrados y coméntalo en el CCA.
Semana 2
Balance de comprobación (parte 1) La empresa ABC presenta los siguientes saldos: Caja Reyes, capital Mobiliario Cuentas por pagar Compras Ventas Sueldos Cuentas por cobrar
10.000,00 100.000,00 100.000,00 10.000,00 60.000,00 150.000,00 30.000,00 60.000,00
Comercial XYZ Balance de comprobación al CÓDIGO
CUENTAS
TOTALES DEBE HABER
SALDOS DEUDOR ACREEDOR
Figura 4. Balance de comprobación por saldos
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Semana33 Balance de comprobación (parte 2) Semana Balance de comprobación (parte 2)
¡Empecemos! Apreciado participante, ya sabes realizar un Balance de comprobación para detectar posibles errores entre los saldos deudores y acreedores. Esta semana continuarás practicando la elaboración del Balance de comprobación y analizando los errores que se pueden producir al realizar el mismo.
¿Qué sabes de...? Tomando en consideración lo aprendido hasta ahora y tu propia experiencia, reflexiona sobre los siguientes planteamientos: ¿qué significan los errores desde el punto de vista contable?, ¿crees que los errores cometidos al registrar las operaciones comerciales afectan el Balance de comprobación y en consecuencia el resultado del ejercicio?
El reto es... Ya conoces cómo se elabora el Balance de comprobación, ahora vamos a identificar los errores más frecuentes que ocurren en contabilidad y cómo corregirlos. Se debe tener sumo cuidado al momento de elaborar este instrumento, que nos ayudará a realizar los estados financieros definitivos, que permitirán a los directivos o dueños de la empresa la toma de decisiones. De acuerdo a esto se nos plantea lo siguiente: La empresa “González y Zamora S.A.” contrata un nuevo contador y la primera exigencia es que tenga dominio en cuanto a la elaboración de un balance de comprobación. ¿Qué debe saber hacer el contador para demostrar que es competente en este tema? 86
Balance de comprobación (parte 2)
Semana 3
El error se evita pensando antes de cometerlo pero, cuando ya está hecho, lo único que queda es aceptarlo… y corregirlo. Anónimo
Vamos al grano Los errores que se cometen en contabilidad se pueden clasificar de la siguiente manera:
1. Errores que afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial Como su nombre lo indica, son aquellos errores que hacen que la ecuación patrimonial pierda su equilibrio, es decir, el activo no es igual al pasivo más el patrimonio. Estos errores suelen suceder en alguna de las siguientes actividades: 1.1. Errores en el pase del libro diario al mayor a) Al pasar al libro mayor una cifra diferente a la que aparece en el diario, por ejemplo: en la cuenta “caja” en el libro diario aparece una anotación en el Debe por Bs. 10.000,00 y, al hacer el pase al libro mayor se hace por Bs. 100,00. b) Partidas que aparecen en el libro diario en el Debe y fueron pasadas al mayor en el Haber, por ejemplo: en la cuenta “banco” se ha realizado un registro en el Debe por concepto de intereses bancarios y al hacer el pase al mayor se coloca en la columna del Haber; también puede suceder que partidas registradas en el diario en el Haber sean pasadas al mayor en el Debe. c) Omisión de pasar al libro mayor alguna partida registrada en el diario; esto ocurre cuando se olvida pasar al mayor algún movimiento registrado en el libro diario. d) Partidas del libro diario pasadas al mayor más de una vez; esto sucede cuando se repite en el libro mayor dos o más veces un registro del diario. 1.2. Errores en la determinación del saldo de la cuenta en el mayor Son de tipo aritmético como sumas y restas mal hechas, baile de números (números invertidos) y comas de las cantidades decimales mal ubicadas. 87
Semana 3
Balance de comprobación (parte 2)
1.3. Errores al elaborar el balance de comprobación de saldos Al realizar los pases al mayor se puede incurrir en alguno de los siguientes errores: saldo de la cuenta mal copiado, omisión de alguna cuenta, colocación del saldo de una cuenta en la columna que no le corresponde o sumar mal alguna columna del balance.
2. Errores que no afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial 2.1. Errores cometidos en alguna cuenta que se compensen exactamente con errores cometidos en otras cuentas. Lo podemos evidenciar en el siguiente ejemplo: Al sacar el saldo “Cuentas por cobrar” nos equivocamos y se anotó por Bs. 5.000,00 de diferencia por debajo del monto real; mientras que, al sacar el saldo de la cuenta “Efectos por cobrar” se cometió otro error anotando Bs. 5.000,00 de más. 2.2. Errores que se producen al utilizar cuentas incorrectas a) Son aquellos que ocurren al hacer el asiento de diario; esto es, si al realizar un asiento en el diario se le carga a “Cuentas por cobrar” en lugar de hacerlo a “Efectos por cobrar”, el asiento estará cuadrado, y al hacer el pase al mayor tal como aparece en el diario, cuando se haga el Balance de comprobación, va a cuadrar y el error no será detectado. b) También se puede producir un error al hacer los pases del libro diario al mayor; esto sucede si al realizar los pases del diario al mayor se anotan en la cuenta incorrecta, a pesar de ello el Balance de comprobación cuadra. Para corregir los errores cometidos en contabilidad, el Código de Comercio establece:
Artículo 37 En caso de errores y omisiones que se cometan al elaborar un asiento, se corregirá con otro asiento distinto que se hará en la fecha en que se detectó la falta.
Para saber más… Para profundizar más en el tema estudiando, te invitamos a ver el video “Balanza de comprobación”, disponible en el multimedia de este semestre y en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/l4b 88
Recuerda que debes consultar otras fuentes (bibliográficas o electrónicas) que te ayudarán a ampliar tus conocimientos.
Semana 3
Balance de comprobación (parte 2)
Aplica tus saberes Con la información dada a continuación, realiza el asiento necesario para corregir el error. El día 4 de agosto de 2012 se compra mercancía al contado por Bs. 50.682,00 y se realiza el asiento que aparece en la tabla 2. Tabla 2 Fecha Descripción Debe Haber 04-08-12 Compra 50.826,00 Caja 50.826,00 Compra de mercancía según factura 3752
1. Analiza el asiento de la tabla 3, descubre si existe algún error en el mismo y procede a corregirlo de acuerdo a lo aprendido hasta ahora. Tabla 3 Fecha Descripción 06-09-12 Caja Ventas Según factura 1570
Debe 10.000,00
Haber 100,00
Comprobemos y demostremos que… El 12 de septiembre de 2012 se compra mobiliario por Bs. 15.000,00, dando de inicial Bs. 5.000,00 en efectivo, y se firma factura por el resto. Tabla 4 Fecha Descripción 12-09-12 Mobiliario Caja Cuentas por pagar Compra de mobiliario dando inicial. Quedando saldo pendiente por pagar.
Debe 15.000,00
Haber 5.000,00 10.000,00 89
Semana 3
Balance de comprobación (parte 2) Tabla 5
Fecha Descripción 12-09-12 Mobiliario Caja Cuentas por pagar Compra de mobiliario dando inicial. Quedando saldo pendiente por pagar.
Debe 15.000,00
Haber 5.000,00 10.000,00
Como podrás observar, el asiento por la compra de mobiliario se repite en el libro diario, por lo tanto, se debe anular uno de los dos asientos a través de un tercer asiento donde se invierten las cuentas, es decir, las cuentas deudoras serán acreedoras y viceversa. Realiza el asiento de corrección del error y el asiento correcto. Lleva este ejercicio al CCA y discútelo con tus compañeros.
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Balance de Semana 4comprobación (parte 2) Balance general (parte 1)
Semana 3
¡Empecemos! Continuamos avanzando en la elaboración de los estados financieros de una empresa. Esta semana centraremos nuestra atención en el Balance general o de situación.
¿Qué sabes de...? Partiendo de tu experiencia ¿qué significa un balance general?
El reto es... El Balance general es el estado financiero donde la empresa refleja los montos de su activo, pasivo y capital, es decir, ahí se muestra todo lo que la empresa posee en un momento determinado, cuál es el monto de sus bienes (activo), cuáles son sus obligaciones con terceros (pasivo) y su capital. La empresa “González y Zamora S.A.” desea solicitar un crédito al Banco Caribe, para lo cual necesita presentar su situación financiera actual. Ayudémosle a elaborar su Balance general.
Vamos al grano El Balance general refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento determinado, el cual debe ser preparado de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). El Balance general consta de las siguientes partes: 1. Encabezamiento: donde se indica el nombre de la empresa, nombre del estado financiero y fecha en la cual se está elaborando el mismo. 2. Cuerpo o contenido: donde se detallan las cuentas reales (activo, pasivo y capital) en ese mismo orden. Recordemos que el Balance general está conformado por las cuentas reales, por lo que debemos tener presente su clasificación.
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Semana 4
Balance general (parte 1)
BALANCE GENERAL Es un resumen que organiza los datos contables de una empresa para darlos a conocer en un periodo específico Formado por
Activo
Pasivo
Patrimonio
Conjunto de bienes, derechos y valores que la empresa posee
Conjunto de deudas y obligaciones que tiene la empresa
Es el valor de los bienes que realmente pertenecen a la empresa
Pueden ser
Pueden ser
Pueden ser
Activos corrientes
A corto plazo
Capital
Activos fijos
A largo plazo
Utilidades acumuladas
Otros activos
Utilidades del último período Valorizaciones Figura 5
Activo: es el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en el futuro. Activo circulante: son todas aquellas cuentas que representan el dinero en efectivo que posee la empresa y aquellas otras cuentas susceptibles de convertirse en dinero, en servicios o consumirse a corto plazo, conformado, entre otros, por: caja chica, caja, banco, cuentas y efectos por cobrar. Caja: en esta cuenta se incluye el dinero efectivo propiedad de la empresa, el cual se encuentra en sus oficinas. Banco: aquí se incluye el efectivo que la empresa tiene depositado en las instituciones bancarias, siempre y cuando el mismo esté disponible. 92
Cuentas por cobrar: es el monto total que adeudan los clientes a la empresa por concepto de ventas o servicios que presta la empresa.
Semana 4
Balance general (parte 1)
Activo circulante
Disponible
Realizable
Cuentas por cobrar Efectos por cobrar Inventario de mercancías
Prepagados
Seguro pagado por anticipado Intereses pagados por anticipado Impuestos pagados por anticipado
Tangible
Terreno Edificio Mobiliario Maquinaria y equipos
Intangible
Derechos de autor Plusvalía Patente
Circulante
Cuentas por pagar Efectos por pagar Intereses por pagar
A largo plazo
Hipoteca por pagar Bonos por pagar
Crédito Diferido
Alquileres Intereses cobrados por anticipado
Activo fijo
Pasivo
Caja chica Caja Banco
Activo circulante
Capital
Dueño, cuenta capital Cuenta personal Utilidades o pérdidas
Figura 6. Clasificación de las cuentas reales Efectos por cobrar: está compuesta por las letras de cambio y pagarés, es decir, documentos mercantiles que la empresa tiene por cobrar. Inventario de mercancía: representa el valor de las mercancías que la empresa tiene para la venta. Seguros, intereses e impuestos pagados por anticipado: está conformado por aquellos gastos o servicios que la empresa ha pagado por anticipado. Activo fijo: es el conjunto de cuentas que representan bienes que tiene un carácter permanente, los cuales no han sido adquiridos para la venta, sino para ser utilizados al realizar sus actividades.
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Semana 4
Balance general (parte 1)
Terreno: en esta cuenta se registra el valor de costo del terreno en donde está instalada la empresa. No debe incluirse en esta cuenta el valor de otras tierras que la empresa posea para otros fines. Edificios: comprende el valor de las construcciones sobre los terrenos que pertenecen a la empresa. Mobiliario: son aquellos bienes que se utilizan para prestar servicios en la empresa, como escritorios, sillas, archivadores, entre otros. Maquinaria y equipos: está constituido por los equipos adquiridos por la empresa destinados a la producción. Intangible: es aquel bien que no puede ser apreciado con los sentidos, es decir, son los derechos que no tienen materialidad y que son privilegios legales o económicos, tales como: los derechos de autor, plusvalía y patente.
Para saber más… Te recomendamos visualizar el video “Balance general”, disponible en el multimedia de este semestre y en la siguiente dirección web: http://li.co. ve/l4c
Aplica tus saberes 1. Completa la oración: El activo se subdivide en: .
y
2. Marca con una equis (x) el o los rubros que forman parte del efectivo en caja: a) Monedas por un monto de 500,00 b) Cheque que fue depositado en la cuenta y el banco lo devolvió por error de endoso c) Cheque de un cliente por Bs. 1.500,00 94
d) Un vale del cajero por anticipo de sueldo por Bs. 300,00
Balance general (parte 1)
Semana 4
3. De las siguientes partidas, ¿cuáles forman parte del activo? Identifica el Activo circulante con las siglas AC y el Activo fijo con AF. a) Banco de Venezuela b) Inventario de mercancías c) Efectos por pagar d) Terreno e) Efectos por cobrar f ) Mobiliario g) Cuentas por cobrar h) Edificio i) Ventas
Comprobemos y demostremos que… Elabora una lista de tus pertenencias y clasifícalas en activo circulante y activo fijo. Lleva tu lista al CCA y compártela con tus compañeros.
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Semana Semana55
Balance general (parte 2)
Balance general (parte 2) ¡Empecemos! En la sesión anterior estudiamos el activo, su definición y clasificación; ésta semana nos dedicaremos a conocer el pasivo y el capital, para tener el saber necesario y elaborar el Balance general de una empresa de acuerdo a lo aprendido hasta este momento.
¿Qué sabes de...? Partiendo de lo visto hasta ahora y de tu propia experiencia, responde: al momento de tomar decisiones, ¿qué tan importante es para una empresa conocer el valor de los bienes que posee, las deudas que tiene con terceros y su capital?
El reto es... El Balance general es un resumen valuado y clasificado de los derechos y obligaciones que posee la empresa a una fecha determinada; es un estado estático que refleja el activo, el pasivo y el capital de la empresa para un momento dado. Los bienes y obligaciones se agrupan de acuerdo a su naturaleza; por ejemplo, la cuenta “inventario de mercancía” está integrada por varias partidas, pero las mismas no se detallan.
Es importante recordar que el balance general siempre se refiere a una fecha determinada y que la situación puede cambiar al día siguiente de elaborarlo.
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Balance general (parte 2)
Semana 5
Vamos al grano Pasivo: es la sección del Balance general donde se ubican las cuentas que representan las obligaciones que tiene la empresa con terceras personas. Pasivo circulante: agrupa aquellas cuentas que representan obligaciones para la empresa, las cuales deben ser canceladas en el corto plazo, es decir, en un lapso igual o menor a un año. Cuentas por pagar: representan el monto que la empresa adeuda a las personas que le proveen de mercancías, equipos o servicios, los cuales deberá cancelar en un tiempo igual o menor a un año. Efectos por pagar: es el conjunto de deudas que tiene la empresa por pagar a corto plazo y están representadas en letras de cambio, pagarés o cualquier otro documento negociable. Se diferencian de las cuentas por pagar en que éstas constituyen compromisos simples de pagar una deuda, mientras que los efectos por pagar son obligaciones respaldadas con documentos negociables que tienen fecha de vencimiento y carácter legal. Intereses por pagar: tienen su origen en los préstamos a largo plazo. Hipoteca por pagar: representa el saldo por pagar que tiene la empresa al haber adquirido un terreno u otro bien inmueble a crédito, la cual deberá ser cancelada en un lapso superior a un año. Bonos por pagar: son obligaciones que emite la empresa para obtener financiamiento a largo plazo. Crédito diferido: es un ingreso que no corresponde al período en el cual se recibe y representa la obligación que tiene la empresa de prestar un servicio a futuro, ejemplo de ello lo constituyen alquileres e intereses cobrados por anticipado. Capital: esta sección está integrada por el conjunto de cuentas que representan el interés financiero que el propietario tiene en la empresa; entre otras podemos mencionar las siguientes: dueño cuenta capital, cuenta personal y utilidades o pérdidas.
Formas de presentación del Balance general Vertical o de reporte: donde el activo, el pasivo y el capital se presentan uno debajo de otro (figura 7).
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Semana 5
Balance general (parte 2) BALANCE GENERAL INDUSTRIAS ABC mar-13
ACTIVO Circulante Caja chica
4.000,00
Caja
20.000,00
Banco Regional
580.000,00
Efectos por cobrar
150.000,00
Cuentas por cobrar
70.000,00
menos: Provisi贸n cuentas malas
20.000,00
50.000,00
Inventario de mercanc铆a
250.000,00
Seguro pagado por adelantado
150.000,00
Total Activo Circulante
1.204.000,00
Fijo Terreno Edificio menos: Depreciaci贸n acumulada Mobiliario
800.000,00 4.800.000,00 150.000,00
4.650.000,00
1.250.000,00
menos: Depreciaci贸n acumulada
80.000,00
1.170.000,00
Total Activo fijo
5.450.000,00
TOTAL ACTIVO
6.654.000,00
PASIVO Circulante Sueldos por pagar
150.000,00
Efectos por pagar
320.000,00
Cuentas por pagar
200.000,00
Total Pasivo Circulante
670.000,00
Largo plazo Hipoteca por pagar
4.000.000,00
TOTAL PASIVO
4.670.000,00
CAPITAL Industrias ABC, cuenta capital
1.984.000,00
TOTAL PASIVO Y CAPITAL
6.654.000,00
Figura 7 98
Horizontal o de cuenta: se presenta el activo del lado izquierdo y el pasivo y el capital del lado derecho (figura 8).
Semana 5
Balance general (parte 2) ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO Activo Corriente Pasivo Corriente Caja y Bancos Proveedores Clientes Bancos Otras cuentas por cobrar Empleados Inventarios Estado Gastos pagados por anticipado Total Pasivo Corriente Total Activo Corriente Pasivo No Corriente Deudas a largo plazo Activo No Corriente Total Pasivo No Corriente Activo fijo Total Pasivo Depreciación Patrimonio Activo fijo neto Capital Total Activo Fijo No Corriente Utilidades acumuladas Total Patrimonio TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO Figura 8. Estructura del Balance general
Para saber más… Te recomendamos visualizar un interesante video acerca de cómo elaborar un Balance general, disponible en el multimedia de este semestre y en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/l25
Aplica tus saberes Recordemos a través de las siguientes preguntas, lo que hemos aprendido hasta el momento. 1. ¿Cuál es la diferencia entre cuentas y efectos por pagar? 2. ¿Por qué se dice que el Balance General tiene carácter estático? 3. Define letra de cambio. En la siguiente lista de partidas identifica con las siglas PC si es pasivo circulante, PL si es pasivo a largo plazo y CD si es crédito diferido: Banco de Venezuela Cuentas por cobrar
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Semana 5
Balance general (parte 2)
Efectos por pagar Cuentas por pagar Depreciación acumulada de un edificio Impuesto sobre la renta por pagar Hipoteca por pagar Ventas Sueldos y salarios por pagar Terrenos Compras Alquiler cobrado por anticipado
Comprobemos y demostremos que… Con las partidas detalladas en la tabla 6 prepara el Balance General en forma vertical y horizontal. Llévalo al CCA y discútelo con tus compañeros. Tabla 6 PARTIDAS Capital Efectos por cobrar Caja chica Banco Provincial Caja Terreno Cuentas por cobrar Provisión cuentas incobrables Seguro pagado por anticipado Artículos de escritorio Edificio Depreciación acumulada edificio Mobiliario Inventario de mercancía Hipoteca por pagar Efectos por pagar Depreciación acumulada mobiliario Cuentas por pagar Intereses por pagar 100
MONTO 1.997.000,00 200.000,00 2.000,00 280.000,00 90.000,00 500.000,00 70.000,00 25.000,00 30.000,00 60.000,00 800.000,00 50.000,00 100.000,00 377.000,00 250.000,00 75.000,00 20.000,00 35.000,00 57.000,00
Semana 6 (parte 2) Balance general Ganancias y pérdidas
Semana 5
¡Empecemos! Amigos, bienvenidos a esta nueva semana. Ya hemos aprendido, en sesiones anteriores, cómo se realiza un Balance de comprobación, que es el punto de partida para la elaboración de los Estados financieros, Balance general y Estado de ganancias y pérdidas. Esta semana aprenderemos a elaborar el Estado de ganancias y pérdidas o de resultados como también se le conoce.
¿Qué sabes de...?
El nombre “Estado de ganancias y pérdidas” o “Estado de resultados” nos da una idea de lo que se trata. Tomando en consideración lo visto hasta ahora y el tema que vamos a estudiar esta semana, responde: 1. ¿Cuál es la finalidad del Estado de ganancias y pérdidas? 2. ¿Qué es para ti un Estado de resultados? 3. ¿Se puede decir que este estado financiero ayudará a los dueños de la empresa en la toma de decisiones? ¿Por qué?
El reto es... Al elaborar el Estado de ganancias y pérdidas los propietarios de la empresa conocen cuánto han ganado o perdido en las operaciones comerciales que hayan realizado durante un ejercicio económico, lo que les permitirá tomar la decisión de reducir gastos, de ser necesario, así como decidir si invierten o capitalizan sus ganancias. En relación a lo anterior se constata que la empresa “González y Zamora S.A.” obtuvo muy pocas ganancias en comparación con el capital invertido ¿Qué acciones recomendarías a los dueños de esta empresa para revertir la situación presentada?
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Semana 6
Ganancias y pérdidas
Vamos al grano El Estado de ganancias y pérdidas es un informe financiero donde se detallan todos los ingresos y egresos, así como la utilidad o pérdida que ha tenido una empresa durante un ejercicio económico.
Partes del Estado de ganancias y pérdidas 1. Encabezamiento: en el cual se debe indicar: a) Nombre de la empresa. b) Nombre del estado financiero. c) Gastos de operación d) Fecha a la cual corresponde. 2. Cuerpo: donde se indica: a) Ingresos: Representan la fuente principal de ingresos normales de una empresa, producto de la venta de mercancías y servicios prestados. Para una empresa comercial será “ventas”, para un profesional será “ingresos por honorarios” cuando presta sus servicios a los clientes; por ejemplo un abogado, un contador público. b) Costo de venta (Cv): es el valor al precio de costo de toda la mercancía vendida en un período determinado, el cálculo del costo de venta se realiza de la siguiente manera: al inventario inicial de mercancía (Ii) se le suma las compras netas (C), los gastos en que se haya incurrido para realizarlas (Gtos/c) y se le resta las devoluciones y rebajas en compras (Dev y reb/c) y el inventario final (If), es decir, Cv = Ii + C + Gtos/c – Dev y reb/c - If Costo de venta = Inventario inicial + Compras netas + Gastos en compras – Devoluciones y rebajas en compras – Inventario final Inventario inicial: 50.500,00 Compras: 100.500,00 Fletes en compras: 5.500,00 Devoluciones en compras: 4.050,00 Inventario final: 12.000,00 Costo de venta = 50.500,00 + 100.500,00 + 5.500,00 - 4.050,00 - 12.000,00 CV = 140.450,00 costo de la mercancía vendida en un período determinado. 102
c) Gastos de operación: Son aquellos gastos en que incurre la empresa para realizar las operaciones propias de la misma, están con-
Ganancias y pérdidas
Semana 6
formados por los gastos de ventas que son aquellos relacionados directamente con las actividades de ventas, por ejemplo sueldo y comisiones de vendedores, propaganda, entre otros; y los gastos de administración que son aquellos que no están relacionados directamente con las ventas, pero que son necesarios para su funcionamiento, entre éstos tenemos sueldos del personal administrativo, depreciación de equipos de oficina. d) Otros ingresos y otros egresos: Son aquellos ingresos y egresos especiales originados por actividades diferentes a las que realiza normalmente la empresa. En otros ingresos podemos mencionar: ingresos por intereses, beneficios en venta de activo fijo, descuento por pronto pago en compras. En cuanto a los egresos, tenemos: egresos por intereses y descuento por pronto pago en ventas.
Pasos para elaborar el Estado de ganancias y pérdidas 1. Al total de ventas producto de las operaciones normales de la empresa (Ventas Brutas) se le rebaja las devoluciones, rebajas y descuentos en ventas, dando como resultado las Ventas Netas. 2. Al total de Ventas Netas se le resta el Costo de Ventas, (cálculo que ya conocemos) para obtener la utilidad bruta en ventas. 3. Se determinan los gastos de venta y de administración, los cuales se restan a la utilidad bruta para obtener la utilidad neta en operaciones. 4. Se determinan los ingresos y egresos que no provienen de la actividad propia de la empresa, es decir, otros ingresos y otros egresos. 5. A la utilidad neta en operaciones se le suma “otros ingresos” y se le resta “otros egresos” para obtener la utilidad neta del ejercicio.
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Semana 6
Ganancias y pérdidas DISTRIBUIDORA LA ESPERANZA Estado de Ganancias y Perdidas Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011
Ventas Brutas
30.000,00
Menos: Devoluciones en ventas
1.500,00
Rebajas en ventas
500,00
Ventas Netas
580.000,00
Costo de venta
(2.000,00) 28.000,00
10.000,00
Compras
5.000,00
Mas: Fletes en compra
500,00
Subtotal
5.500,00
Menos: Devoluciones en compra Descuentos en compras
1.000,00 300,00
(1.300,00)
Compras netas
4.200,00
Mercancía disponible
14.200,00
Montos inventario final
(3.000,00)
Costo de Venta
(11.200,00)
Utilidad Bruta en Ventas
16.800,00
Gastos de operación Gastos de ventas Sueldo vendedores
1.500,00
Gastos viajes vendedores
2.000,00
Propaganda
500,00
400,00
Gastos de administración Sueldo personal adminitrativo
1.000,00
Electricidad, teléfono
800,00
Materiales de oficina
500,00
2.300,00
Total gastos de operación
(6.300,00)
Utilidad Neta en Operaciones
10.500,00
Mas: Otros ingresos Utilidad en venta de activo
1.800,00
Menos: Otros egresos Gastos por intereses
(200,00)
Utilidad Neta del Ejercicio
Figura 9. Modelo de Estado de ganancias y pérdidas El Estado de ganancias y pérdidas no se puede elaborar si no se tiene la información apropiada, es necesario registrar todas las transacciones mercantiles que la empresa realiza durante el período que abarca dicho estado financiero. 104
1.600,00 12.100,00
Semana 6
Ganancias y pérdidas
Para saber más… Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos visualizar dos interesantes videos, disponibles en el multimedia de este semestre y en las siguientes direcciones web: http://li.co.ve/lCA
http://li.co.ve/lCB
Aplica tus saberes Con los datos de la tabla 7 determina la utilidad bruta en ventas. Tabla 7 PARTIDAS Compras Devoluciones en ventas Inventario inicial Ventas Descuentos sobre ventas Ventas Inventario final
MONTO Bs. 2.100.000,00 50.000,00 275.000,00 4.000.000,00 30.000,00 201.000,00 25.000,00
Resuelve: La Empresa “Comercial La Princesa” desea preparar el Estado de ganancias y pérdidas para el ejercicio económico 2010. La tabla 8 indica la lista de las partidas que reflejan las operaciones que se han realizado durante ese año. Tabla 8 PARTIDAS Compras Caja Cuentas por cobrar Efectos por cobrar Provisión cuentas incobrables Sueldos de administración Ventas Compras Capital Maquinaria y equipo Inventario enero 2010 Inventario diciembre 2010
MONTO Bs. 21.000,00 16.000,00 21.000,00 31.000,00 6.000,00 81.000,00 201.000,00 141.000,00 230.000,00 45.000,00 16.000,00 105.000,00
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Semana 6
Ganancias y pérdidas
Derechos de autor Descuento en ventas Gastos de importación Sueldos vendedores Publicidad Depreciación acumulada maquinaria y equipo Impuesto sobre la renta por pagar Devolución en compras
20.000,00 2.000,00 8.000,00 61.000,00 11.000,00 6.000,00 7.000,00 4.000,00
Comprobemos y demostremos que… Forma equipo con dos compañeros del CCA y, con los datos de tabla 9, elabora el Estado de ganancias y pérdidas. Lleva este ejercicio al CCA y discútelo con tu facilitador y el resto del grupo. Tabla 9 PARTIDAS Gastos administrativos Compras Inventario al 01/01/2011 Ventas brutas Rebajas en compras Sueldo de vendedores Gastos de transporte Rebajas en ventas Devoluciones en compras Comisiones vendedores Inventario al 31/12/2011 Gastos de publicidad Devoluciones en ventas
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MONTO Bs. 195.000,00 800.000,00 350.000,00 1.200.000,00 5.000,00 60.000,00 36.000,00 7.000,00 3.000,00 30.000,00 500.000,00 24.000,00 4.000,00
Ganancias7y pérdidas Semana Rentabilidad
Semana 6
¡Empecemos! En esta oportunidad estudiaremos un tema importante que determina la sostenibilidad de las empresas en sus actividades diarias comerciales, como lo es la rentabilidad; esto significa que toda actividad comercial será medida por su rentabilidad.
¿Qué sabes de...? ¿Qué entiendes por rentabilidad?, ¿en qué actividades consideras que existe rentabilidad y en cuáles no?
El reto es... A través de la rentabilidad se puede medir la eficiencia de una empresa al hacer uso de sus recursos financieros. Dicha empresa debe tener cuidado al utilizarlos porque puede suceder que los mismos sean elevados y el beneficio sea poco; en ese caso se infiere que ha desperdiciado los recursos. Mientras que, si utiliza pocos recursos y obtiene altos beneficios, se dice que ha aprovechado bien sus recursos. En relación a lo señalado anteriormente, ¿qué recomendaciones podemos hacer a los dueños de la empresa “González y Zamora S.A.” para aprovechar sus recursos y obtener mayores beneficios?
Una empresa es eficiente si no desperdicia sus recursos financieros.
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Semana 7
Rentabilidad
Vamos al grano El concepto de rentabilidad ha ido cambiando con el tiempo y ha sido usado de distintas formas, siendo éste uno de los indicadores más relevantes para medir el éxito de un sector, subsector o, incluso, un negocio, ya que una rentabilidad sostenida con una política de dividendos, conlleva al fortalecimiento de las unidades económicas. Una consecuencia de esto puede ser la reinversión de las utilidades, lo que significa expansión en capacidad instalada, actualización de la tecnología existente, nuevos esfuerzos en la búsqueda de mercados, o una mezcla de todos estos aspectos. La rentabilidad es la relación que existe entre la utilidad y la inversión necesaria para lograrla, mide la efectividad de la gerencia de una empresa, demostrada por las utilidades obtenidas de las ventas realizadas y la utilización de inversiones. Estas utilidades, a su vez, son el resultado de una administración competente, una planeación integral de costos y gastos y, en general, de la observancia de cualquier medida tendiente a la obtención de utilidades. La rentabilidad también es entendida como un concepto que se aplica a toda acción económica en la que se movilizan los medios materiales, humanos y financieros con el fin de obtener los resultados esperados. En la literatura económica, aunque el término rentabilidad se utiliza de forma muy variada y son muchas las aproximaciones doctrinales que inciden en una u otra faceta de la misma, en sentido general, se entiende como la medida del rendimiento que en un determinado periodo producen los capitales utilizados en el mismo. Esto supone la comparación entre la renta generada y los medios utilizados para obtenerla con el fin de permitir la elección entre alternativas o a juzgar por la eficiencia de la acciones realizadas, según que el análisis sea a priori o a posteriori (Sánchez, 2001). Estudiaremos estas dos formas de rentabilidad que encontramos en la literatura económica: La rentabilidad económica y la rentabilidad financiera.
La rentabilidad económica (RE)
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La rentabilidad económica es una medida referida a un determinado periodo de tiempo, del rendimiento de los activos de una empresa con independencia de la financiación de los mismos. De aquí que, según la opinión más extendida, la rentabilidad económica sea considerada como una medida de la capacidad de los activos de una empresa para generar valor con independencia de cómo han sido financiados, lo que permite la comparación de la rentabilidad entre empresas sin que la diferencia en las distintas estructuras financieras, puesta de manifiesto en el pago de intereses, afecte al valor de la rentabilidad.
Rentabilidad
Semana 7
La rentabilidad económica se erige así en indicador básico para juzgar la eficiencia de la gestión empresarial, pues es precisamente el comportamiento de los activos, con independencia de su financiación, el que determina con carácter general que una empresa sea o no rentable en términos económicos. Además, el no tener en cuenta la forma en que han sido financiados los activos permitirá determinar si una empresa no rentable lo es por problemas en el desarrollo de su actividad económica o por una deficiente política de financiación. El origen de este concepto, también conocido como return on investment (ROI) o return on assets (ROA), si bien no siempre se utilizan como sinónimos ambos términos, se sitúa en los primeros años del s. XX, cuando la “Du Pont Company” comenzó a utilizar un sistema triangular de ratios para evaluar sus resultados. En la cima del mismo se encontraba la rentabilidad económica o ROI y la base estaba compuesta por el margen sobre ventas y la rotación de los activos.
Cálculo de la rentabilidad económica A la hora de definir un indicador de rentabilidad económica nos encontramos con tantas posibilidades como conceptos de resultado y de inversión relacionados entre sí. Sin embargo, sin entrar en demasiados detalles analíticos, de forma genérica suele considerarse: Resultado antes de intereses e impuestos e Inversión el Activo total a su estado medio. Resultado antes de intereses e impuestos RE = Activo total a su estado medio El resultado antes de intereses e impuestos suele identificarse con el resultado del ejercicio prescindiendo de los gastos financieros que ocasiona la financiación ajena y del impuesto de sociedades. Al prescindir del gasto por impuesto de sociedades se pretende medir la eficiencia de los medios empleados con independencia del tipo de impuestos, que además pueden variar según el tipo de sociedad. La empresa RENTAMIL C.A., presentó los siguientes datos para el pasado periodo: Ingresos por ventas……… Bs. 100.000 Gastos de explotación…… Bs. 80.000 Gastos financieros……..… Bs. 5.000 Impuestos………………… Bs. 5.250
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Semana 7
Rentabilidad
Sabiendo que los activos totales de la empresa están valorados en Bs. 75.000. Se pide: a) Calcular la rentabilidad económica de la empresa. b) Comentar el significado del cálculo. Solución:
RE =
Resultado antes de intereses e impuestos Activo total a su estado medio
Justificando: Ingresos por ventas - Gastos de explotación Rentabilidad Económica = Activo total
RE = RE =
(100.000 – 80.000) 75.000 20.000 75.000
RE = 0,2666 x 100 = 26,66 % La rentabilidad económica es la rentabilidad de todos los capitales invertidos, siendo en este caso del 26,66%, que representa una rentabilidad bastante alta (0,25 puntos).
La rentabilidad financiera (RF) La rentabilidad financiera o de los fondos propios, denominada en la literatura anglosajona return on equity (ROE), es una medida referida a un determinado periodo de tiempo del rendimiento obtenido por esos capitales propios, generalmente con independencia de la distribución del resultado. La rentabilidad financiera puede considerarse así una medida más cercana a los accionistas o propietarios que la rentabilidad económica y, de ahí que, teóricamente y según la opinión más extendida, sea el indicador de rentabilidad que los directivos buscan maximizar en interés de los propietarios.
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Además, una rentabilidad financiera insuficiente supone una limitación por dos vías en el acceso a nuevos fondos propios. Primero, porque ese bajo nivel de rentabilidad financiera es indicativo de los fondos generados internamente por la empresa; y segundo, porque puede restringir la financiación externa.
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Rentabilidad
En este sentido, la rentabilidad financiera debería estar en consonancia con lo que el inversor puede obtener en el mercado más una prima de riesgo como accionista. Sin embargo, esto admite ciertas matizaciones, puesto que la rentabilidad financiera sigue siendo una rentabilidad referida a la empresa y no al accionista, ya que aunque los fondos propios representen la participación de los socios en la empresa, en sentido estricto, el cálculo de la rentabilidad del accionista debería realizarse incluyendo en el numerador magnitudes tales como beneficio distribuible, dividendos, variación de las cotizaciones, etc., y en el denominador la inversión que corresponde a esa remuneración, lo que no es el caso de la rentabilidad financiera, que, por tanto, es una rentabilidad de la empresa. La rentabilidad financiera es, por ello, un concepto de rentabilidad final que, al contemplar la estructura financiera de la empresa (en el concepto de resultado y en el de inversión), viene determinada tanto por los factores incluidos en la rentabilidad económica como por la estructura financiera consecuencia de las decisiones de financiación.
Cálculo de la rentabilidad financiera A diferencia de la rentabilidad económica, en la rentabilidad financiera existen menos divergencias en cuanto a la expresión de cálculo de la misma. La más habitual es la siguiente:
RE =
Resultado neto Fondos propios a su estado medio
Como concepto de resultado, la expresión más utilizada es la de resultado neto, considerando como tal al resultado del ejercicio. Otros conceptos de resultado, siempre después de intereses, que se suelen enfrentar a los fondos propios para obtener la rentabilidad financiera, serían los siguientes: 1. Resultado de las actividades ordinarias, prescindiendo así, tanto del efecto del impuesto sobre sociedades como de los resultados extraordinarios, bajo la pretensión de facilitar la Comparabilidad inter temporal y entre empresas. 2. Resultado previo a la deducción de amortizaciones y provisiones, debido a que son costes de difícil estimación económica y que, tanto por la diversidad de políticas de unas empresas a otras como por la manipu-
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Semana 7
Rentabilidad
lación de que pueden ser objeto, se configuran como un posible factor distorsionante del resultado real. 3. Resultado de explotación una vez deducidos los intereses de la deuda y los impuestos directos. Veamos a continuación un ejemplo de este proceso de operación para determinar la utilidad neta en una operación comercial. En la tabla 10 se detalla que la empresa RENTAMIL S.A., por concepto de ventas netas hechas en un periodo de un (1) año obtuvo la cantidad de Bs. 200.000 1. Ventas netas……………………….
200.000
Al mismo tiempo tuvo un costo de venta para alcanzar ese monto, el cual representa el 45% de las ventas netas obtenidas en el periodo económico. 2. Costo de ventas ……
90.000…… 45%
De igual modo debió cubrir los gastos generados para mantener la empresa en marcha en ese periodo, los cuales se enumeran a continuación con el porcentaje que representan al ser comparados con las ventas netas del periodo económico. 3. Gastos administrativos……
4.000 ……. 2 %
4. Gastos de ventas……….….
4.000 ……. 2%
5. Depreciación………………
2.000 ……. 1%
6. Gastos financieros…………
4.000……. 2%
Total costo………………… 104.000
Ventas netas……………………………… 200.000
Total costo……………….……………… 104.000
Total utilidad antes del impuesto:
112
96.000
Semana 7
Rentabilidad Tabla 10 Cuentas 1 Ventas netas 2 Costo de ventas Gastos 3 administrativos Gastos 4 de ventas 5 Depreciación Gastos 6 financieros
Monto 200.000
Año Monto
% 200.000
90.000
100 45
4.000
2
4.000
2
2.000
1
4.000 104.000
Utilidad ante impuestos (-) Impuestos (34%) Utilidad neta
96.000 33.600 62.400
En cuanto al denominador, la discusión se plantea sobre la propia definición analítica de fondos propios para el cálculo de un indicador de rentabilidad de los mismos, destacando como principal controversia la consideración de los fondos propios según balance o con ajustes motivados por determinadas partidas, tales como capital pendiente de desembolso, acciones propias o ingresos a distribuir en varios ejercicios.
Para saber más… Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos leer dos interesantes materiales, disponibles en las siguientes direcciones web: http://li.co.ve/l4e
http://li.co.ve/l4g
Aplica tus saberes 1. En tus propias palabras ¿qué es la rentabilidad? 2. Reescribe la fórmula de la rentabilidad económica y financiera. 3. ¿Qué diferencia existe entre las dos rentabilidades estudiadas? 113
Semana 7
Rentabilidad
Comprobemos y demostremos que… La empresa Oasis Comercio, S.A., presenta los siguientes datos de gastos en su contabilidad, correspondientes al año pasado. Compra de mercaderías durante el ejercicio por un total de Bs. 900.000,00; facturación por ventas Bs. 1.500.000; los gastos de publicidad ascendieron a Bs. 18.000,00; los gastos de personal fueron de Bs. 90.000,00 en salarios; más Bs. 32.000,00 de cuotas empresariales a la seguridad social; los consumos de agua y luz ascendieron a Bs. 11.800,00; el banco abonó Bs. 1.500,00 por concepto de intereses de las cuentas corrientes; un accidente destruyó mercancías por un valor de Bs. 9.000,00; las ventas ascendieron a Bs. 3.000.000,00. Con estos datos se pide: 1. Calcular el ratio de rentabilidad económica correspondiente al ejercicio. Comentar el resultado si la empresa obtuvo una rentabilidad mínima y qué porcentaje representa. 2. Realiza este ejercicio y comparte tus impresiones en el CCA.
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Rentabilidad Semana 8 Utilidad
Semana 7
¡Empecemos! ¡Bienvenidos a una nueva semana! En ésta seguiremos avanzando en el tema de las actividades de las empresas con resultados económicos positivos, profundizando especialmente en la utilidad.
El término utilidad fue mencionado por primera vez por el filósofo Jeremy Bentham, quien menciona que existe la conformidad o inconformidad de complacer el deseo del individuo provocando felicidad o desilusión conforme a su interés.
¿Qué sabes de...? ¿Qué es para ti la utilidad de las cosas?, ¿qué es la utilidad monetaria o económica?
El reto es... Referirnos a la utilidad económica para satisfacer las necesidades humanas como fin, es esencialmente relativo y sufre todas las alteraciones que éstas experimentan. La utilidad en este sentido, según las condiciones individuales, el estado de la economía, etc., se adquiere cuando la aplicación de medidas o estrategias económicas llega a ser eficiente y eficaz. Conocer qué progreso económico se realiza mediante la inversión y el aprovechamiento de nuevas técnicas e innovaciones con mayores utilidades es el reto cotidiano de los entes económicos. Atendiendo a lo expresado anteriormente, de cara a los avances tecnológicos, ¿qué tecnología podemos recomendar a la empresa González y Zamora para obtener mejores utilidades?
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Semana 8
Utilidad
Vamos al grano La utilidad es uno de los conceptos más importantes en contabilidad. Es el resultado de la diferencia entre el ingreso realizado en un periodo y los gastos que se asocian directamente con ese ingreso o que, por alguna otra razón, se deben reconocer como incurridos dentro del periodo. El cálculo típico de la utilidad neta se hace en un estado de resultados, el cual empieza por los ingresos a los que se les restan las diversas clasificaciones de gastos, por lo general el costo de la mercancía vendida, después los gastos de venta y de administración y, finalmente, los otros gastos que se deben cubrir con los ingresos de ese periodo. Deben cubrirse todos los gastos si deseamos tener utilidad neta. Así, ya sea que las disminuciones de activos logren generar ingresos y, por tanto, se traten como gastos, o no tengan éxito y se consideren como “pérdidas”, los ingresos del periodo deben superarlos en monto total. De lo contrario, se mostrará una pérdida neta, en vez de una utilidad neta, como resultado de las operaciones para ese periodo contable.
Cálculo del margen de utilidad bruta El coeficiente de utilidad bruta indica qué parte de cada bolívar que se obtiene de las ventas se puede asignar a los gastos operativos y a las ganancias. En otras palabras, mide la diferencia entre el costo de producción y el costo de venta. Algunos coeficientes muestran tendencias, porque miran hacia atrás, pero el margen de utilidad bruta es una herramienta que se puede utilizar para planear el futuro de la empresa. La fórmula: ventas netas divididas por el costo de las ventas.
Utilidad bruta =
Ventas netas Costos de ventas
Cálculo de la utilidad bruta Las cifras que se precisa para calcular el coeficiente de margen de utilidad bruta se encuentran en el último estado contable de la empresa. El proceso para hacer el cálculo es el siguiente: 1. Ingrese el monto de las ventas netas. 2. Ingrese el monto del costo de las ventas. 116
3. Efectúe la operación correspondiente.
Utilidad
Semana 8
Un margen de utilidad bruta de 0,33:1 significa que, por cada unidad monetaria, es decir, Bs. 1,00 en ventas, se tiene 33 centavos para asignar a los costos operativos básicos y a la utilidad. Algunos empresarios utilizan un margen de utilidad bruta anticipado para decidir los precios de los productos. Algunos otros factores –tales como la competencia y la demanda– también son considerados en las decisiones de precio, pero el margen de utilidad bruta es un buen comienzo para decidir qué precio darle a un producto. Por ejemplo, si un producto tiene un costo de producción de Bs. 8,00 y el margen de utilidad bruta es el 20% (0,2), se puede calcular el precio al dividir el costo entre (1-0,2). En este caso, Bs. 8,00 dividido por 0,8 resulta en un precio de Bs. 10,00. También se puede utilizar el coeficiente de margen de utilidad bruta para ayudarse a establecer y controlar objetivos de venta para la empresa. Dado que los costos de las materias primas, la mano de obra y los gastos de producción afectan el coeficiente de margen de utilidad, un cambio en este coeficiente a lo largo del tiempo podría significar que es el momento de buscar nuevos proveedores o de reformular la estructura de precios.
La utilidad operativa La utilidad operativa es diferente de la utilidad neta o líquida, puesto que no toma en cuenta todos los conceptos de un estado de resultados. La utilidad operativa se refiere única y exclusivamente a los ingresos y gastos operacionales, dejando de lado los gastos e ingresos no operacionales. La utilidad operacional es el resultado de tomar los ingresos operacionales y restarle los costos y gastos operacionales. Recordemos que los ingresos, costos y gastos operacionales son aquellos relacionados directamente con el objeto social de la empresa, con su actividad principal. Toda empresa se crea con el fin de ofrecer un servicio, manufacturar un determinado producto, etc. Por ejemplo un restaurante, cuyo objetivo principal es vender alimentos. De modo que los ingresos, costos y gastos relacionados con la venta de esos alimentos, son los gastos operacionales. Pero el restaurante, aparte de vender alimentos, eventualmente presta el servicio de alquiler de celulares. En este caso, esa actividad no es considerada operacional, por cuanto el restaurante no es una empresa de comunicación o que se dedique a una actividad conexa o relacionada. Así las cosas, los ingresos, costos y gastos relacionados con la venta de minutos (en llamadas) se consideran no operacionales y, por consiguiente, no se tienen en cuenta para determinar la utilidad operacional.
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Semana 8
Utilidad
La utilidad operacional, por no incluir todos los ingresos y erogaciones de la empresa, es por lo general menor a la utilidad neta, aunque puede suceder que la empresa presente una pérdida no operacional y en consecuencia la utilidad neta sea inferior a la utilidad operacional, puesto que esta última se ve disminuida por la pérdida no operacional. Para determinar la utilidad operacional, en términos generales, debemos seguir el siguiente esquema: Ventas
(ingresos operacionales)..................................153.500,00 (-) Devoluciones en ventas.............................. (23.750,00) (-) Costo de venta................................................ (68.450,00) (-) Gastos operacionales.................................... (15.200,00)
Utilidad operacional................................................................. 46.100,00 Si queremos llegar hasta la utilidad neta, continuamos sumando ingresos no operacionales y restando costos y gastos no operacionales, lo mismo que los impuestos correspondientes.
Utilidad neta del ejercicio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimenta la utilidad neta del ejercicio. Se carga: 1. Durante el ejercicio: a) Del importe de las separaciones de utilidad, para ser aplicadas a las reservas. b) Del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de utilidades acumuladas (resultados del ejercicio anterior). 2. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros). Se abona: a) Al inicio del ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa la utilidad neta del ejercicio (en este caso, esta utilidad es la que corresponde a la del ejercicio inmediato anterior, la cual se obtuvo del traspaso de la cuenta de pérdidas y ganancias).
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Semana 8
Utilidad
3. Durante el ejercicio: Del importe de la utilidad neta del ejercicio, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias. Saldo: Su saldo es acreedor y representa la utilidad neta del ejercicio. La utilidad neta es el rendimiento o la rentabilidad efectiva que los socios o dueños de una empresa obtienen por sus aportes. Es lo que los activos de una empresa generaron en el periodo respectivo.
Utilidad antes de impuestos Como su nombre lo indica, es aquella utilidad depurada de todo concepto operativo y financiero, a la que sólo le falta la aplicación de los impuestos para proceder a ser distribuida. Cuando se determina la utilidad de una empresa, el último concepto que se aplica es el de los impuestos, ya que la tributación se hace sobre la utilidad (renta líquida) que efectivamente obtiene la empresa, utilidad que es afectada por toda carga procedente según las leyes fiscales. Se puede decir que la estructura para determinar la utilidad sería la siguiente: Utilidad operativa........................................................................ xxx (-) Gastos financieros................................................................. (xxx) = Utilidad antes de impuestos................................................ xxx (-) Impuestos................................................................................. (xxx) = Utilidad antes de reservas..................................................... xxx (-) Reservas legales y/o estatutarias..................................... (xxx) = Utilidad a distribuir................................................................. XXX
Para saber más… En las siguientes direcciones web puedes revisar las soluciones de algunos ejercicios prácticos para calcular la utilidad de un periodo y resolver los que allí se proponen: http://li.co.ve/l1t
http://li.co.ve/l1u
http://li.co.ve/l1q
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Semana 8
Utilidad
Aplica tus saberes En la tabla 11 completa en los recuadros sombreados el cálculo de las utilidades y el porcentaje con los datos de la columna correspondiente al Año 2, según el tipo de utilidad. Tabla 11 Año 1
Cuentas
Año 2 % 100 75 25
Bs. 175.000 130.000
% 100 74.29
Ventas netas Costos de ventas UTILIDAD BRUTA
160.000 120.000
Gastos administrativos Gastos de ventas Depreciación
5.000
3.13
5.500
3.14
4.000 1.000 10.000
2.50 0.63
4.200 1.100
2.40 0.63
2.800 2.800
1.60
9.420
5.38
40.000
UTILIDAD OPERATIVA Gastos financieros
30.000
3.000 3.000
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Impuestos UTILIDAD NETA
18.75
1.88 27.000
16.88
18.900
5.06 11.81
8.100
Comprobemos y demostremos que… En la tabla 12 completa en los recuadros sombreados el cálculo de las utilidades y el porcentaje correspondiente, con los datos de la columna “Año de gestión” según los datos presentados. Compara los resultados con los obtenidos por tus compañeros del CCA.
120
Semana 8
Utilidad Tabla 12 Cuentas Ventas netas Costos de ventas Gastos administrativos Gastos de ventas Depreciaci贸n Gastos financieros UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS Impuestos UTILIDAD NETA
Monto 200.000
A帽o Monto
%
120.000 4.000 4.000 2.000 4.000
9.100
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Semana Semana99
PCGA y Código de Comercio
PCGA y Código de Comercio ¡Empecemos! Bienvenidos a la semana 9 de este 8vo semestre. Sin lugar a duda hemos avanzado en el estudio de la Contabilidad, pero es conveniente ahondar más en los principios contables, por lo cual te invitamos a revisar y profundizar en este tema que desarrollamos en el semestre anterior.
¿Qué sabes de...? Tomando en cuenta que este tema lo desarrollamos en el semestre anterior, reflexiona sobre los siguientes planteamientos: ¿cuál es la importancia de conocer los principios de la contabilidad?, ¿cuáles son los organismos o instituciones oficiales que dictan las normas de esos principios?
El reto es... En el diario vivir de una oficina administrativa de cualquier empresa se presentan situaciones a diario que requieren tomar decisiones; sobre todo, cómo darle un trato contable a todos y cada uno de los documentos que se generan de las operaciones comerciales o financieras de esa empresa. A fin de no cometer ninguna irregularidad, la administración de la misma debe tomar en cuenta una serie de leyes y normas principales o los llamados principios contables en todos y cada uno de los documentos que se generen. Conocer cómo será la forma práctica de aplicar y orientar el curso contable de todos esos documentos, así como la normativa legal contenida en el Código de Comercio es nuestra principal meta de esta semana. Rafael va a pasantía y lo primero que se le pregunta es si conoce los principios contables. Ayudemos a Rafael enviándole un correo, indicándole cuáles son los Principios Contables Generalmente Aceptados. 122
PCGA y Código de Comercio
Semana 9
Vamos al grano Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) La Contabilidad durante el transcurso del tiempo, ha elaborado reglas que sirven de guía para el registro contable y que en convenciones de contabilidad se han aceptado como útiles y necesarias para uniformizar el criterio contable. Éstas han evolucionado en concordancia con los cambios y necesidades sociales, adaptándose a la economía y a las empresas en particular. Dichas reglas se denominan “principios”. En términos corrientes, se trata de la norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la conducta. Eric L. Kohler en su obra “Diccionario para Contador” define los Principios de Contabilidad como el “Cuerpo de doctrina asociado con la contabilidad que sirve de explicación de las actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos”. Los PCGA son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros esté sobre la base de métodos uniformes de técnica contable. La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) es el organismo profesional de carácter nacional (agrupa a 23 Colegios de Contadores Públicos) con la autoridad competente para emitir pronunciamientos oficiales en materia de Principios de Contabilidad o Declaración de Principios de Contabilidad (DPC), Publicaciones Técnicas (PT), Normas de Auditoría (DNA) que son de aceptación general en Venezuela. Ahora bien, ¿por qué a las reglas contables se les denomina PCGA? Precisando la definición de los vocablos, se tiene: Principio: cualquiera de las máximas o normas por las que cada uno se guía. Regla general adoptada para servir como guía de una acción. General: común, usual, frecuente, prevaleciente. Aceptados: aprobados, dar por buenos, admitidos. En consecuencia, los PCGA constituyen reglas generales adoptadas como guías y fundamentos de aplicaciones contables, aprobadas como buenas. 123
Semana 9
PCGA y Código de Comercio
A continuación los principales PCGA: 1. Equidad. 2. Partida doble. 3. Entidad. 4. Bienes económicos. 5. Moneda común denominador. 6. Empresa en marcha. 7. Valuación al costo. 8. Período contable. 9. Valor histórico original. 10. Objetividad. 11. Realización contable. 12. Prudencia. 13. Uniformidad. En Mayo de 2000, la FCCPV acordó iniciar la revisión de normas promulgadas para determinar la adopción o adaptación de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en inglés IAS, emitidas por las IASB (antes denominadas IASC). A partir del 01/04/2001 se denominan Normas Internacionales de Reporte Financiero (NIRF), en inglés IFRS. Según la Declaración de Principios Contables - 0(DPC-0), las NIC o las NIRF se aplican supletoriamente en segunda instancia en caso de no existir en Venezuela algún pronunciamiento similar. Esta armonización de normas a nivel mundial obedece a: 1. La globalización de las economías mundiales. 2. El surgimiento de mercados comunes (TLC, MERCOSUR, ECU). 3. La internacionalización de las Bolsas de Valores; la Organización Internacional de Comisiones de Valores (IOSCO), trabaja conjuntamente con IASC para que las empresas que deseen emitir valores en un mercado internacional concilien Estados Financieros nacionales con los IFRS. Los objetivos del IASC, tal y como se establecen en su constitución, son: 1. Formular y publicar, buscando el interés público, normas contables que sean observadas en la presentación de los estados financieros, así como promover su aceptación y observación en todo el mundo. 124
2. Trabajar, de forma general, para la mejora y armonización de las regulaciones, normas contables y procedimientos relacionados con la presentación de los estados financieros.
PCGA y Código de Comercio
Semana 9
El organismo rector, que emite normas, técnicas y procedimientos específicos para el Sistema de Contabilidad Pública en Venezuela es la Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP), cuyo sitio web es http://www.oncop.gob.ve/vista/ El sitio web del organismo venezolano que emite las Declaraciones de Principios de Contabilidad (DPC) es www.fccpv.org
Acto de Comercio Para estudiar el acto de comercio debemos entender en primer lugar que se trata de un negocio jurídico de naturaleza comercial ejecutado para un sujeto que puede ser o no comerciante. De esta manera vemos que lo principal es clasificar el acto; teniendo esto claro, se puede decir que acto de comercio es aquel realizado mediante la interposición en el cambio de bienes y servicios. Determinando la circulación de la riqueza y produciéndose generalmente una especulación de dicha actividad, así mismo aquellos que de dicha actividad se originen. Según el artículo 2º del Código de Comercio se puede decir: 1. El acto de comercio entiende la intención de las partes; estos actos de comercio se clasifican como tales, tomando en cuenta un elemento subjetivo que consiste en la intención y el ánimo de las partes para un fin de lucro. 2. Dentro de esta categoría, actos de comercio en sentido relativo son los siguientes: la compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles con el propósito de venderlas, permutarlas, arrendarlas o subarrendarlas en la misma forma o en otra distinta. Sin embargo, conviene advertir que la venta en sí de cosas muebles no constituye ningún acto de comercio, si no va acompañada la operación de algo subjetivo, que es la integración de los contratos de obtener un beneficio económico al revender el producto. 3. Acto de comercio en la causa que la determina. Dentro de esta categoría vemos: a) La comisión y el mandato comercial (numeral 4); se establece que la comisión y el mandato son actos de comercio cuando son celebrados para ejecutar una actividad comercial independientemente de la comisión jurídica de los sujetos que intervienen en su formación. b) El depósito por causa de comercio; las empresas de provisiones o suministros, las agencias de negocios y las empresas de almonedas. (numeral 10). En relación con estos actos de comercio debemos aclarar que el depósito es un acto por el cual una persona recibe un bien ajeno, con la obligación de guardarlo o restituirlo cuando sea requerido. Cuando se produce por un asunto mercantil esto signi-
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Semana 9
PCGA y Código de Comercio
fica que surge por depósito comercial en el momento en que ese depósito se hace por una actividad comercial. c) El corretaje es un acto de comercio que se entiende como la mediación que realizan los comerciantes para facilitarle las construcciones de sus contratos y es mercantil cuando esa mediación se presta para facilitarle la conservación de sus contratos. 4. Acto de comercio atendiendo al sujeto que le imprime carácter mercantil. Tomando en cuenta el sujeto que interviene en la formación de un acto de comercio, se puede establecer la calificación del mismo como tal; en este sentido, se especifica que son típicos actos de comercio ya sean celebrados por los comerciantes o por el que celebra el que es y no comerciante. Además de esto, las disposiciones del Código de Comercio sobre las normas y formas de llevar los libros obligatorios en la contabilidad de cada empresa o negocio están detalladas en los artículos siguientes:
Artículo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro diario, mayor e inventario. Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.
Requisitos legales para los libros de contabilidad 1. Externos o de forma
Artículo 33 El libro diario y de inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o al registrador mercantil, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categoría en la localidad, donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de lo que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su secretario o por el registrador mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina.
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PCGA y Código de Comercio
Semana 9
Artículo 36 Se prohíbe a los comerciantes: 1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4º Borrar los asientos o parte de ellos. 5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.
Artículo 37 Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. 2. Internos o de fondo
Artículo 34 En el libro diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir; los que habitualmente sólo venden al detal directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado y detalladamente las que hicieran a crédito y los pagos y cobros con motivo de éstas. En relación al libro de inventario, se establece lo siguiente:
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Semana 9
PCGA y Código de Comercio
Artículo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación.
Valor probatorio de los libros: Es el medio por el cual se vale la persona para tratar de demostrar la certeza de lo que se defiende.
Para saber más… Para saber más en cuanto al tema que acabamos de desarrollar, te recomendamos visitar las siguientes direcciones web: http://li.co.ve/l1v http://li.co.ve/l10
http://li.co.ve/l1y
http://li.co.ve/l1z
Aplica tus saberes Responde a las siguientes preguntas: 1. Enumera algunos de los principios contables mencionados en esta semana.
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2. Menciona las normas que se deben seguir para el registro de los libros contables.
PCGA y Código de Comercio
Semana 9
Comprobemos y demostremos que… Prepara un mapa conceptual sobre las prohibiciones que hace el Código de Comercio en el artículo 36, haciendo referencia a las normas de registro en el libro diario del artículo 34. Llévalo al CCA para compartir tu análisis.
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Semana Semana10 10
Conciliación bancaria
Conciliación bancaria ¡Empecemos! ¡Bienvenidos! En esta sesión enfocaremos nuestra atención en la conciliación bancaria, actividad de control interno que todas las empresas, por Ley, están obligadas a realizar.
¿Qué sabes de...? Desde tu experiencia y tomando en consideración lo aprendido hasta ahora, responde en forma sencilla con tus propias palabras: 1. ¿Cuál es la importancia de la conciliación bancaria para una empresa? 2. ¿Crees que la conciliación bancaria influye en la toma de decisiones de la empresa?
El reto es... Al finalizar cada mes las empresas necesitan conocer si los montos depositados en el banco y los cheques emitidos por la empresa se corresponden con los registros que lleva en los libros contables. Normalmente el saldo que señala el estado de cuenta debería coincidir con el saldo reflejado en el libro de banco que lleva la empresa, pero esto casi nunca sucede; cuando dichos saldos no concuerdan, es necesario realizar la conciliación bancaria para averiguar qué ha ocurrido. A la empresa “González y Zamora S.A.” se le han presentado algunos problemas que tienen que ver con los registros contables. La dificultad es que no hay coincidencia entre las cuentas que lleva el banco y las que reflejan los libros contables de la empresa. Se necesita saber qué debe hacer la empresa para determinar cuál es la causa de la diferencia. ¿Tienes idea de lo que se puede hacer en este caso?
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Conciliación bancaria
Semana 10
Las partidas de conciliación son aquellas “razones” por las cuales los saldos del banco no cuadran con el saldo en libros.
Vamos al grano La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar los valores que la empresa registra en sus libros con los valores que el banco le proporciona a través del estado de cuenta de sus movimientos. La empresa lleva un libro auxiliar de bancos donde registra todos los movimientos realizados en su cuenta bancaria como, por ejemplo, la emisión de cheques, notas de débito, notas de crédito y anulación de cheques. A su vez, la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta de la empresa, lleva un registro de cada movimiento que la empresa hace en dicha cuenta. Al finalizar cada mes el banco envía a la empresa un estado de cuenta con los movimientos realizados, es decir, de las entradas y salidas de dinero de esa cuenta, desde el primero hasta el último día de cada mes, obteniendo un saldo a final de mes que es el que se concilia con el saldo en libros que lleva la empresa. Estos saldos generalmente no coinciden, por lo que se hace necesario identificar las diferencias que se originan de la conciliación y las causas de las mismas. Las diferencias entre los valores registrados en los libros auxiliares de la empresa y el estado de cuenta bancario pueden originarse por: a) Cheques emitidos por la empresa y que aún no han sido presentados al banco para su cobro por el beneficiario. • Depósitos efectuados por la empresa que no aparecen registrados en el banco. b) Notas de débito que el banco ha cargado a la cuenta de la empresa y que ésta no ha registrado en sus libros. c) Notas de crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y no han sido registradas en los libros de la misma. d) Errores cometidos por la empresa al momento de registrar los movimientos en sus libros. e) Errores cometidos por el banco al registrar las transacciones realizadas por la empresa.
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Semana 10
Conciliación bancaria
Pasos para realizar la conciliación bancaria 1. Revisar el estado de cuenta del banco. 2. Comparar el estado de cuenta emitido por el banco con los registros de los libros que lleva la empresa. 3. Verificar los cheques cobrados y los no cobrados. 4. Comparar los depósitos que aparecen en el estado de cuenta con los que están registrados en los libros. 5. Revisar las notas de débito y crédito que aparecen en el estado de cuenta. 6. Corregir los posibles errores que pudieran existir tanto en el estado de cuenta como en los libros de la empresa. 7. Realizar los asientos de ajuste para corregir los errores y registrar las operaciones realizadas por el banco notificadas a través de las notas de débito y crédito.
Las partidas que aparecen en el libro por el “Debe” y han sido registradas por el banco tienen que aparecer en el “Haber” en el estado de cuenta. Y las registradas en libros por el “Haber” en el estado de cuenta del banco tienen que aparecer en el “Debe”.
Métodos para realizar la conciliación bancaria 1. Conciliación bancaria por saldos ajustados a cuatro columnas La conciliación por saldos ajustados a cuatro columnas (formato 1) consta de lo siguiente: a) Descripción: donde se detalla la naturaleza de las partidas de conciliación. b) Dos columnas identificadas “según libros”, donde se anotan las partidas que afecten el saldo según libros. c) Dos columnas identificadas “según bancos”, donde se anotan las partidas que afecten el saldo según bancos.
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Conciliación bancaria Empresa ABC BANCO DEL SUR Cuenta 01340438103476062830 Descripción
Semana 10 CONCILIACION BANCARIA Mes: Julio 2012 HECHO POR: Según libros Según banco DEBE HABER DEBE HABER xxx xxx
Saldos al: 31-07-2012 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO cheques en tránsito (no cobrados) Nº Beneficiario Fecha 12648 Muebleria La Flor 29 - jun xxx 12670 Inversiones Ozuna 18 - jul xxx Depósitos en tránsito (no cobrados) Nº Fecha 2578 31-jul PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS Notas de débito Nº Fecha Concepto 2618 26 - jul Intereses xxx Notas de crédito Nº Fecha Concepto 6528 25 - jul Transferencia xxx ERRORES De Libros Cheques mal registrados Nº Registrado Correcto 12650 2.350,00 2.350,00 xxx Depósitos mal registrados Nº Registrado Correcto 6835 3.630,00 3.630,00 xxx De bancos Cheques no pertenecientes a la empresa Nº Fecha 58429 30-jul TOTAL xxx xxx xxx Saldos ajustados al 31/07/2012 XXXXX XXXXX TOTAL XXXX XXXX XXXX
xxx
xxx xxx XXXX
Figura 10. Formato para conciliación bancaria de saldos ajustados a cuatro columnas 2. Conciliación bancaria por saldos ajustados a dos columnas En este modelo se trabaja con una columna de cifras parciales en la cual se anota el monto de cada partida y el total del grupo de partidas se coloca en la columna de libros o de bancos, según corresponda.
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Semana 10
Conciliación bancaria
Empresa ABC BANCO DEL SUR Cuenta 01340438103476062830 DESCRIPCIÓN Saldos al: 31-07-2012 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO cheques en tránsito (no cobrados) Nº Beneficiario Fecha 12648 Muebleria La Flor 29 - jun 12670 Inversiones Ozuna 18 - jul Depósitos en tránsito (no cobrados) Nº Fecha 2578 31- jul PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS Notas de débito Nº Fecha Concepto 2618 26 - jul Intereses Notas de crédito Nº Fecha Concepto 6528 25 - jul Transferencia ERRORES De Libros Cheques mal registrados Nº Registrado Correcto 12650 2.350,00 2.350,00 Depósitos mal registrados Nº Registrado Correcto 6835 3.630,00 3.630,00 De bancos Cheques no pertenecientes a la empresa Nº Fecha 58429 30 - jul Saldos ajustados al 31/07/2012
CONCILIACION BANCARIA Mes: Julio 2012 HECHO POR: Cifras Según Según parciales libros Banco xxx xxx
xxx xxx
(xxx)
xxx
xxx
xxx xxx
(xxx)
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xxx
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xxx XXXX
xxx XXXX
Figura 11. Formato para conciliación bancaria de saldos ajustados a dos columnas
Para saber más… 134
Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos consultar la siguiente dirección web: http://li.co.ve/l17
Conciliación bancaria
Semana 10
Aplica tus saberes 1. ¿Cuáles son los pasos para realizar una conciliación bancaria? 2. ¿Cuál es la identificación que deben llevar las columnas para hacer la conciliación bancaria?
Comprobemos y demostremos que… Elabora la conciliación bancaria de saldos ajustados a cuatro columnas con los datos dados a continuación, lleva el ejercicio resuelto al CCA y comparte la solución con tus compañeros. La empresa ABC, tiene los siguientes movimientos para el mes en el libro banco: 1. Saldo de apertura el 01/04/07: Bs. 1.000,00 2. Depósito por ingresos en efectivo de ventas con fecha 05/04/07: Bs. 300,00 3. Cheque 102 con fecha 10/04/07: Bs. 150,00 4. Cheque 103 con fecha 20/04/07: Bs. 300,00 5. Depósito por cobranza de cliente enviado al banco con fecha 29/04/07: Bs. 200,00 6. Cheque 104 con fecha 30/04/07: Bs. 350,00 7. Saldo de cierre al 30/04/07: Bs. 700,00 El estado de banco para esta cuenta muestra el siguiente movimiento: 1. Saldo de apertura el 01/04/07: Bs. 1.250,00 2. Cheque 101 cobrado el 02/04/07: Bs. 250,00 3. Depósito abonado el 05/04/07: Bs. 300,00 4. Cheque 102 cobrado el 12/04/07: Bs. 150,00 5. Depósito abonado el 14/04/07: Bs. 50,00 6. Cheque 103 cobrado el 25/04/07: Bs. 300,00 7. Cargo por mantención de la cuenta el 30/04/07: Bs. 10,00 8. Cargo por cheques el 30/04/07: Bs. 15,00 9. Abono por intereses en la cuenta el 30/04/07: Bs. 5,00 10. Saldo de cierre al 30/04/07: Bs. 880,00
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Semana Semana11 11
Conciliación bancaria. Procedimientos
Conciliación bancaria. Procedimientos ¡Empecemos! Esta semana profundizaremos en los procedimientos para elaborar la conciliación bancaria que deben realizar las empresas al final de cada mes.
¿Qué sabes de...? Desde tu experiencia: ¿qué significa partidas de conciliación?, ¿cuál es la importancia de realizar la conciliación bancaria?, ¿cuál es el objetivo de la conciliación bancaria?
El reto es... La conciliación bancaria es uno de los elementos claves para determinar si la contabilidad que lleva la empresa es exacta, por lo que debe ser preparada correctamente, pues ella representa los ingresos y egresos que realiza la empresa durante un periodo. A la empresa de producción social “Todos Juntos S.A.” se le han presentado algunos problemas que necesita resolver para poder abrir el año siguiente de forma contable. La dificultad es que no hay coincidencia entre las cuentas que lleva el banco y las que reflejan los libros contables de la empresa. Te invitamos a reflexionar sobre el planteamiento y proponer soluciones.
La conciliación bancaria permite identificar las diferencias, sus causas y realizar los asientos de ajustes para su corrección.
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Conciliación bancaria. Procedimientos
Semana 11
Vamos al grano Recordemos que el formato de conciliación bancaria debe tener la identificación donde se detalla el nombre de la empresa, nombre del banco, número de cuenta corriente, la fecha en la cual se está realizando la conciliación, el período al cual corresponde y nombre de quien realiza la conciliación (en caso de dudas, revisa la semana 10). Además debe tener una sección de información donde se anotarán los elementos que participan en la conciliación de los saldos, entre los que tenemos: 1. Cheques en tránsito o cheques pendientes de cobro: son los cheques emitidos por la empresa y registrados en libros pero que, al momento de realizar la conciliación bancaria, aún no han sido cobrados por sus beneficiarios. 2. Depósitos en tránsito: son los depósitos realizados por la empresa que, al momento de efectuar la conciliación bancaria, no han sido registrados por el banco. 3. Notas de débito: significan una erogación o salida de dinero para la empresa y un ingreso para el banco que es quien la emite por el manejo de la cuenta, por la emisión de chequeras, emisión del estado de cuenta, entre otros. 4. Notas de crédito: representan un ingreso para la empresa y un egreso para el banco que la emite por el pago de intereses. 5. Errores en libros: son los errores cometidos al realizar los registros en el libro de banco. 6. Errores en banco: son aquellos errores cometidos por el banco al realizar los movimientos de la empresa en su cuenta bancaria. 7. Ajustes originados por la conciliación: son los asientos que se deben realizar para registrar las partidas que aún no han sido registradas y corregir los errores cometidos.
Para saber más… Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos consultar la siguiente dirección web: http://li.co.ve/l2k
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Semana 11
Conciliación bancaria. Procedimientos
Aplica tus saberes Responde las siguientes preguntas con Sí o No y justifica tu respuesta. 1. Cuando se efectúa la conciliación bancaria se identifican los ajustes que se deben realizar para registrar las diferencias encontradas. 2. Las notas de débito que emite el banco disminuyen el saldo en el mayor auxiliar de la empresa. 3. Cuando en el estado de cuenta emitido por el banco aparece reflejada una nota de crédito por “intereses ganados” se debe realizar algún ajuste.
Comprobemos y demostremos que… Con la siguiente información realiza la conciliación bancaria por saldos encontrados, utilizando el formato (figura 12). Lleva esta actividad al CCA, compárala y discute el resultado con tus compañeros. 1. Saldo en libros de la empresa: Bs. 10.000,00. 2. Saldo en estado de cuenta emitido por el banco: Bs. 12.827,00. 3. Depósito N° 187359 por Bs. 1.000,00 efectuado por la empresa, aún no ha sido registrado por el banco. 4. Cheque 71003227 por Bs. 3.000,00 y cheque 71003238 por Bs. 1.500,00 emitidos por la empresa, a la fecha de la conciliación no han sido presentados al cobro. 5. El cheque 71003235 por Bs. 100,00 en el estado de cuenta fue cargado por Bs. 1.000,00. 6. El cheque 71003232 por Bs. 128,00 fue registrado por el banco por Bs. 182,00. 7. El banco cobra comisión por manejo de cuenta de Bs. 90,00. 8. El banco nos abona intereses por Bs. 150,00.
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Semana 11
Conciliación bancaria. Procedimientos Empresa ABC BANCO DEL SUR Cuenta
CONCILIACION BANCARIA Mes: Cifras parciales
DESCRIPCIÓN
Cifras totales
Saldo según Banco al: PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO Menos: cheques en tránsito (no cobrados) Nº Beneficiario Fecha
Más: Depósitos en tránsito (no abonados) Nº Fecha PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS Más: Notas de débito Nº Fecha Concepto Menos: Notas de crédito Nº Fecha
Concepto
ERRORES De Libros Más: Cheques mal registrados Nº Registrado
Correcto
Menos: Depósitos mal registrados Nº Registrado Correcto De bancos Más: Cheques no pertenecientes a la empresa Nº Fecha SALDO SEGÚN LIBROS AL: Figura 12
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Semana Semana12 12
Nociones básicas de inventario
Nociones básicas de inventario ¡Empecemos! En esta semana realizarás un estudio del inventario como parte de la empresa, mediante una serie de conceptos básicos, con la finalidad de conocer los factores que pudieran estar afectando a la organización en el desenvolvimiento cotidiano de su patrimonio.
¿Qué sabes de...? ¿Qué entiendes por inventario de mercancías?, ¿en qué áreas de tu entorno aplicarías un inventario?
El reto es... El objetivo de esta semana consiste en conocer las nociones básicas de la planificación y control de inventarios para el mantenimiento del mismo, que contribuya a mejorar el nivel de servicio del almacén de materiales a un costo razonable. Para ello, conocerás los fundamentos básicos sobre gestión de inventarios que permiten posteriormente formular un estimado de existencia, enfocado en establecer las políticas de inventario específicas para los materiales con características similares, de acuerdo al tipo de mantenimiento en el cual se utilizan, el ciclo de vida, el movimiento de la demanda y la clasificación según el valor de uso de los mismos. La Oficina Nacional de IRFA ha solicitado de parte de los coordinadores del área de Sostenibilidad la cantidad de materiales impresos que se tiene en depósito, clasificados por semestre. Demos ideas a los coordinadores regionales para que hagan el inventario.
Vamos al grano 140
La palabra “inventario” es de uso común en nuestra vida cotidiana. Según el diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, se trata del asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho
Nociones básicas de inventario
Semana 12
con orden y precisión. De una manera muy general, la existencia de los inventarios surge de la necesidad de aumentar el nivel del servicio al cliente. El inventario es uno de los muchos elementos que conforman un Sistema de suministro, área muy amplia pues aglutina diversas disciplinas. Hay muchos conceptos que se encuentran asociados a estos sistemas, por ejemplo, logística, transporte, pronóstico, cadena de suministro, cadena de valor, inventario, almacenamiento, localización, redes, etc. Hay autores que hablan de abastecimiento en lugar de suministro. En la práctica, ambos vocablos son sinónimos. Existen otros autores que denominan Redes de distribución a lo que en la literatura inglesa se suele llamar Cadenas de suministro y, a nuestro modo de ver, son un caso particular de los Sistemas de suministro. En líneas generales, los inventarios son acumulaciones de materia prima, componentes, trabajo en proceso, productos terminados, etc., que pueden eventualmente aparecer en diferentes puntos del Sistema de suministro. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de ahí la importancia del buen manejo que se le debe dar al inventario. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportuno de la cantidad de inventario que requiere la compañía. Cabe destacar que la contabilidad para los inventarios representa una parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Conocer qué cantidad en inventario debe poseer una organización en un futuro es un trabajo verdaderamente interesante, por tal motivo, la planeación y el control de los sistemas de inventarios deben darse necesariamente en niveles diferentes, por cuanto es improbable que una sola clase de pronóstico pueda ser suficiente; desde luego, el problema inmediato es siempre el de controlar los inventarios. Los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un momento dado. En una primera aproximación, estos inventarios pueden ser de los siguientes tipos: 1. Materia prima o insumos. 2. Materia semielaborada o productos en proceso. 3. Producto final o terminado. 4. Materiales para soporte de las operaciones. 5. Suministros y repuestos para mantenimiento. 141
Semana 12
Nociones básicas de inventario
Según su naturaleza, las empresas harán más énfasis en algunos de estos inventarios. Una distribuidora, por ejemplo, sólo tendrá inventarios de productos terminados; mientras que, un fabricante de vehículos que posea unos veinte artículos de materia prima, tendrá más de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos.
Inventario en una empresa El sistema de inventario se enfoca desde la perspectiva de la actividad comercial que realiza la empresa. Las operaciones de compra y venta representan la actividad principal de una empresa comercial. Las ventas son la fuente principal de ingresos, pero la mercancía que se vende tiene, por supuesto, un costo, que se conoce como costo de venta. La ganancia que se obtiene al deducir el costo de venta de las ventas, se conoce como utilidad bruta en ventas. El inventario de mercancías es una cuenta importante del activo circulante de una empresa. Cuando se compra mercancía con el fin de venderla, la compra se registra al precio de costo que incluye los fletes pagados, los seguros de compras y otros gastos ligados a la compra. La existencia de mercancías que hay al inicio de un período económico es diferente a la que hay al final. Por lo tanto, hay un inventario inicial y un inventario final. El costo de la mercancía vendida o el costo de venta es el monto que pagamos por la mercancía adquirida que luego vendimos durante un período económico. Para calcular el costo de venta (CV) tenemos una fórmula sencilla, que es la siguiente:
CV = Ii + Cn - If Ii = Inventario inicial (la existencia de mercancías al inicio del período económico). Cn = Compras netas (el precio de compra de la mercancía, más todos aquellos gastos que van incluidos con la compra, como gastos de transporte, impuestos y seguros, menos las devoluciones, rebajas o descuentos en compras). If = Inventario final (la existencia de mercancías al final del período).
Sistemas de inventario
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La selección del sistema es importante porque el valor del inventario final pesa sobre el costo de venta y la utilidad bruta en venta. Es lógico que los precios varíen en cada una de las compras que se hacen en el período conta-
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Nociones básicas de inventario
ble, lo cual complica el cálculo del costo de venta. Hay dos métodos que nos ayudan a calcular el inventario final: 1. Inventario periódico (o físico): cada vez que hacemos una compra, cargamos a “compras” y abonamos a “cuentas por pagar” o “efectivo en caja o banco” y, cuando hacemos una venta, cargamos a “cuentas por cobrar” o “efectivo en caja o banco” y abonamos a “venta”. El inventario sólo podrá determinarse por medio de un conteo físico de la mercancía existente al final del período. Así se maneja el sistema de inventario periódico. Es muy apropiado para supermercados, ferreterías u otros negocios por el estilo, que tienen un gran volumen de ventas y costos bajos. 2. Inventario permanente (o continuo): consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe del inventario en existencia. Esto es conveniente para los negocios que venden pocos productos con costos altos. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de “inventario”. En este método no se utiliza la cuenta “Compras”. Cuando se vende una mercancía, se requieren dos asientos contables: a) Por la venta (registrada al precio de venta) y b) Por la reducción en el inventario (registrada al costo). Veamos un ejemplo aplicando los dos métodos: nuestra empresa compra a crédito 10 TV de treinta y dos (32) pulgadas a un costo de Bs. 4.000,00 c/u al mayor y los vende a un precio de Bs. 6.400,00 c/u. Y vendimos 9 en operaciones a crédito en el mes en curso.
Registro con inventario periódico Descripción de la operación contable: 1. Compra de 10 TV x Bs. 4000,00 c/u = Bs. 40.000,00 2. Venta de 9 TV x Bs. 6000,00 = Bs. 54.000,00
Asiento por la compra Descripción Compras Cuentas por pagar
Debe Bs. 4.000,00
Haber Bs. 4.000,00
Asiento por la venta Descripción Cuentas por cobrar Ventas
Debe Bs. 54.000,00
Haber Bs. 54.000,00
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Nociones básicas de inventario
Registro con inventario permanente Descripción de la operación contable: 1. Compra de 10 TV x Bs. 4.000,00= Bs. 40.000,00 2. Venta de 9 TV x Bs. 6000,00= 54.000,00 3. Pero los 9 TV tienen un costo de Bs. 36.000,00 (9 x Bs. 4.000,00 c/u), 4. Hay que desincorporar 9 unidades del costo.
Asiento por la compra Descripción Compras Cuentas por pagar
Debe Bs. 4.000,00
Haber Bs. 4.000,00
Asiento por la venta Descripción Cuentas por pagar Ventas Costo de venta Inventario
Debe Bs. 54.000,00
Haber Bs. 54.000,00
Bs. 36.000,00 Bs. 36.000,00
Notas finales de inventarios 1. Se recomienda aplicar el método “Primeras en Entrar Primeras en Salir” (PEPS) en aquellas empresas o negocios que, por su dinámica de comercio, así lo ameriten, ya que este método permite que los primeros artículos o mercancías al entrar al inventario sean los primeros que salen al costo de la mercancía vendida; la empresa debe llevar un registro del costo de cada unidad comparado con el inventario. 2. Se recomienda aplicar el sistema de inventario perpetuo o continuo en aquellas empresas o negocios que, por su dinámica de comercio, así lo ameriten, porque este sistema le permite a la empresa mantener un registro de cada artículo mostrando el inventario disponible todo el tiempo; también son útiles para preparar los estados financieros mensuales, indicando oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía. 144
3. Incorporar un software o un sistema automatizado de Kardex que permita registrar las devoluciones, así como la desincorporación de la mercancía dañada. Deben aplicarse los mecanismos necesarios para constatar
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Nociones básicas de inventario
la veracidad de los procedimientos desarrollados en la empresa; esto es, el levantamiento de un inventario parcial, mediante un corte de cuenta para verificar la exactitud del mismo en un determinado momento del ciclo contable.
Para saber más… Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos consultar la siguiente dirección web: http://li.co.ve/l2n
Aplica tus saberes Si compramos 10 computadoras a un precio de Bs. 4.000,00 c/u para vender, a Bs. 7.000,00, y vendemos las 10 unidades. ¿Qué asiento debemos hacer, si usamos el sistema de inventario permanente? Usa la tabla 13. Tabla 13 Descripción
Debe
Haber
Comprobemos y demostremos que… Si una empresa pierde mercancías por negligencia del personal de almacén, se debe realizar un asiento, conociendo que dicho incidente de los empleados generó pérdida de mercancía por Bs. 5.500,00 exactos. ¿Qué cuentas usaríamos para realizar este asiento? Sugeridas: -Cuentas por cobrar a empleados. -Inventario. Razona y analiza tu respuesta y compártela en el CCA. Usa la tabla 14. 145
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Nociones b谩sicas de inventario Tabla 14
Descripci贸n
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Debe
Haber
Semana 13 Semana 12 Nociones básicas de inventario Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex ¡Empecemos! Esta semana haremos el análisis descriptivo para realizar los procedimientos necesarios de contar, calcular y registrar en valor el inventario existente en un almacén. Estudiaremos la parte de la Contabilidad que se encarga de la recolección de los datos para su clasificación, ordenación y manejo sistemático, que permita explicar el comportamiento de los movimientos de los productos o rubros existentes.
¿Qué sabes de...? ¿Qué criterios usarías para organizar un almacén?, ¿qué estrategias aplicarías para llevar el control del mismo?
El reto es... El análisis del sistema de rotación de inventarios usado en las diferentes organizaciones comerciales nos permitirá conocer sus principales movimientos y deficiencias para verificar los activos de las mismas, para así comprobar la aplicabilidad de los métodos usados. En relación a esto, la cooperativa “Turismo SRL” necesita escoger un método para el control de inventario. ¿Cuál método recomendarías que se adapte a las necesidades actuales de la cooperativa?
Vamos al grano Medición de los inventarios en la contabilidad Una de las partes fundamentales de la Contabilidad es el adecuado tratamiento de los inventarios, por ello, en la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 2) y en la sección 13 de la NIIF para Pymes, se establecen los requerimientos necesarios para su correcto reconocimiento y medición. 147
Semana 13
Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
¿Qué son los inventarios? Los inventarios son activos: 1. En proceso de producción con vistas a una venta. 2. En forma de materiales o suministros a ser consumidos en el proceso de producción de bienes o en la prestación de servicios. Es razonable que los inventarios se reconozcan como activos, puesto que proporcionan beneficios económicos a una empresa y además, su costo puede ser medido con fiabilidad.
Medición de los inventarios según las NIIF Los inventarios se medirán al Costo o al Valor Neto de Realización (VNR) del que sea menor. ¿Por qué? Sencillamente porque los inventarios no deben estar registrados en la contabilidad a un importe mayor del que se vaya a poder recuperar mediante su venta. El Valor Neto Realizable es el precio estimado de venta de un activo menos los costos estimados necesarios para terminar su producción y llevar a cabo su venta; en otras palabras, lo que se va a poder recuperar.
Ejemplos de la medición de los inventarios Caso 1 El costo registrado en libros del artículo “A” es de Bs. 1.200,00 El precio estimado de venta del artículo “A” es de Bs. 1.500,00 Para poder venderlo debes pagar transporte por Bs. 150,00 La resolución quedaría: Costo = Bs. 1.200,00 VNR= 1500-150 = Bs. 1.350,00 No requiere ajuste: porque el costo es menor. Caso 2 El costo registrado en libros del artículo “A” es de Bs. 1.200,00 El precio estimado de venta del artículo “A” es de Bs. 1.300,00 Para poder venderlo debes pagar transporte por Bs. 200,00 La resolución quedaría: 148
Costo = Bs. 1.200,00
Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
Semana 13
VNR= 1.300-200 = Bs. 1.100,00 Si requiere ajuste por Bs. 100,00: porque el costo es mayor a lo que se puede recuperar (Precio de Venta). El ajuste puede realizarse de dos formas: • Afectando al inventario mediante una cuenta de valoración: Descripción Gasto por ajuste de los inventarios a VNR. Provisión por desvalorización de inventarios. (P/R ajuste de inventarios a VNR).
Debe 100,00
Haber 100,00
• Afectando al inventario directamente: Descripción Gasto por ajuste de los inventarios a VNR. Inventarios. (P/R ajuste de inventarios a VNR).
Debe 100,00
Haber 100,00
A medida que crecen los negocios, los inventarios, en igual proporción, aumentan, hasta el punto de representar un 25% de los activos de muchas empresas; y poseen un gran potencial para los administradores y consultores. El propósito de presentar políticas concernientes al control del movimiento de inventarios, abarcando el adecuado control, resguardo y salvaguarda que debe mantenerse sobre los medicamentos existentes, tiene como objetivos los siguientes: 1. Almacenar los medicamentos en lugares secos, ventilados y seguros. 2. Mantener un kardex actualizado. 3. Ejecutar periódicamente controles físicos y reconciliaciones contra el mayor general. 4. Documentar periódicamente el uso de materiales para cada trabajo. 5. Control de las compras de inventario y los niveles mínimos y máximos. 6. Mantener una rotación de inventarios razonable. 7. El almacenamiento de los medicamentos debe cumplir las siguientes condiciones: a) El almacén debe estar ventilado y ser a prueba del mal tiempo. b) Los materiales deben ser claramente etiquetados y cada clase individual de material debe ser almacenado en un lugar común.
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Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
c) Los medicamentos que estén dañados u obsoletos deben segregarse del inventario. El control de movimientos a través de la hoja kardex tiene como objetivo provee una metodología de verificación de los niveles de inventario, cantidades disponibles por producto individual en cualquier momento. Esto tiene un procedimiento el cual se explica a continuación: 1. Los movimientos de los inventarios deben ser controlados mediante el uso de sistema de hoja kardex. 2. El uso del sistema de tarjeta kardex no debe sustituir el procedimiento del conteo físico periódico de los inventarios. 3. Todos los movimientos de inventario deben ser soportados con la documentación correspondiente. 4. La tarjeta kardex debe contener como referencia el número del documento “Entrada de almacén”.
Método de valoración de inventarios Uno de los métodos de valoración de inventarios o existencias que no se permite aplicar, al utilizar tanto las NIIF completas como las NIIF para Pymes, es el Método UEPS o LIFO (Últimas en Entrar Primeras en Salir). La metodología de utilización del Método UEPS o Método LIFO consiste en sacar primero aquellos inventarios que recién ingresaron a la bodega, lo cual es exactamente a la inversa en el Método PEPS o FIFO. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), no permiten la aplicación del Método de Valoración de Inventarios UEPS, porque el inventario queda subvalorado.
¿Por qué las NIIF no permiten aplicar el Método UEPS o LIFO? Al emplear el Método UEPS, los inventarios que recién ingresaron son los primeros que deber ir retirándose de la bodega. Esto hará que dispongamos solo de aquellas existencias que tienen un costo más antiguo. Solo imagina lo siguiente… El 01 de enero compras 10 pantalones a un valor de Bs. 22,00 cada uno, mientras que el 10 de Enero compras 22 pantalones a un valor de Bs. 22,50 cada uno.
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El 15 de enero se efectúa una venta de 18 pantalones. Como se está aplicando el Método UEPS, las mercaderías que deben salir de nuestro inventario son aquellas que cuestan Bs. 22,50 (es decir, las más recientes).
Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
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Entonces, quedarían en la bodega las existencias al costo más antiguo de Bs. 22,00. Así, al final el inventario queda subvalorado, por ello las NIIF no permiten la aplicación del Método UEPS. No obstante, es importante que conozcas cómo se aplica el Método de Valoración UEPS. En la sección “Para saber más…” encontrarás interesantes videos al respecto.
Métodos para valorar el inventario En el sistema de inventario permanente hay varios métodos para valorar la mercancía existente para la venta. Revisemos brevemente en qué se basan algunos de ellos: 1. FIFO o PEPS: en este método lo primero que entra es lo primero que sale, adaptándose más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes. 2. LIFO o UEPS: sigue la regla de que la última mercancía que entra debe ser la primera en salir. Su ventaja está en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios. 3. De costo o mercado, el más bajo: toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contable del Conservatismo, el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas. 4. De promedio móvil: las salidas de inventario son valoradas al costo promedio de las existencias disponibles.
Método PEPS Las siglas “PEPS” significan “Primero en entrar primero en salir”, también se usan las siglas en inglés “FIFO” (first in, first out). Su razonamiento es muy sencillo: si tenemos mercancías en existencia para la venta y compramos nueva mercancía para vender, salimos primero de la más antigua. Vamos a suponer que nuestra empresa se dedica a la compra y venta de bolsos deportivos y en el mes de diciembre del 2010 se dieron las siguientes operaciones de contado; aclarando que las ventas tienen un recargo del 40% sobre el costo. Fecha 5-12-10 9-12-10 12-12-10
Operación Compra Compra Venta
Cantidad 120 60 100
Costo unitario Bs. 6,00 Bs. 6,10
Costo total Bs. 720,00 Bs. 366,00 151
Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
Semana 13
Nuestro encargado de almacén lleva un registro de cada una de estas transacciones en una hoja de control. Los registros en el libro diario son los siguientes: 5-12-10 Debe Haber Inventario Bs. 720,00 Banco Bs. 720,00 9-12-10 Inventario Bs. 366,00 Banco Bs. 366,00 Hasta aquí tenemos dos compras de contado, que registramos cargando a “inventario” y abonando a “banco”. Ahora, al registrar la venta debemos tomar en cuenta que aplicamos el método PEPS. Veamos las entradas que tenemos: Fecha 5-12 9-12 16-12
Unidades 120 100 60
Bs. c/u 6,00 6,10 6,05
Total Bs. 720,00 366,00 302,50
(1º entrada) (2º entrada) (3º entrada)
Pero la primera venta es de 100 unidades y según el método PEPS debemos tomarla de la primera compra, cuyo costo unitario es de Bs. 6,00 (100 und x Bs. 6,00= Bs. 600,00) que es el monto que debemos rebajar de la cuenta “inventario”. Se hacen dos asientos: uno para registrar la venta y otro para registrar la disminución de inventario. 100 unidades vendidas a un precio con 40% de recargo sobre el costo, si el costo es de Bs. 6,00, luego el precio de venta es de Bs. 8,40 lo que nos da un total de Bs. 840,00 en venta (100 unid x Bs. 8,40). El asiento que debe registrarse es el siguiente: 12-12-10 Banco Venta 12-12-10 Costo de venta Inventario
Debe Bs. 840,00
Haber Bs. 840,00
Bs. 600,00 Bs. 600,00
Ahora veamos la diferencia con el mismo ejemplo, pero aplicando el método UEPS.
Método UEPS 152
“Último en entrar, primero en salir”, es lo que significan estas 4 letras, también es llamado método LIFO en inglés (Last in, first out). Significa que al vender mercancías debemos salir de las últimas que compramos.
Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
Semana 13
Supongamos el mismo ejemplo anterior, pero al registrar la venta debemos tomar en cuenta que aplicamos el método PEPS. Recordemos las entradas (compras) que tenemos: Fecha 5-12 9-12 16-12
Unidades 120 100 12
Bs. c/u 6,00 6,10 6,05
Total Bs. 720,00 366,00 302,50
(1º entrada) (2º entrada) (3º entrada)
La primera venta es de 100 unidades y el método UEPS nos indica que debemos tomarla de la última compra cuyo costo unitario es de Bs. 6,05, pero, hay un detalle, la venta es de 100 unidades y la última compra apenas fue de 60 unidades, por lo cual debemos completar las 40 que nos faltan con la penúltima compra, cuyo costo es de Bs. 6,10. Tenemos 2 lotes para vender: 60 unid con un costo de Bs. 6,05=Bs. 363,00 40 unid con un costo de Bs. 6,10=Bs. 244,00 Lo que nos da un total de Bs. 607,00 que será la deducción de inventario que debemos hacer. Mientras tanto, el cálculo de la venta será así: Se venden 60 unidades con un costo de Bs. 6,05, entonces el precio de venta será Bs. 847,00 (40% sobre el costo) y se venden 40 unidades con un costo de Bs. 6,10, cuyo precio será Bs. 8,54 (40% sobre el costo). El cálculo de la venta es: 60 unid x Bs. 8,47=Bs. 508,20 40 unid x Bs. 8,54=Bs. 341,60 Total vendido= Bs. 849,80 (Bs. 508,00+Bs. 341,60) Luego el asiento por la venta, aplicando el método UEPS, es: 12-12-05 Banco Venta 12-12-05 Costo de venta Inventario
Debe Bs. 849,00
Haber Bs. 849,00
Bs. 607,00 Bs. 607,00
Como podemos ver, el asiento para registrar la venta y la disminución de inventario son distintos, dependiendo del método aplicado (PEPS o UEPS). 153
Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex
Semana 13
Para saber más… Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos consultar las siguientes direcciones web: http://li.co.ve/l2t http://li.co.ve/l2u http://li.co.ve/l2q http://li.co.ve/l2w http://li.co.ve/l2x http://li.co.ve/l2v
Aplica tus saberes Aplicando el método anteriormente estudiado, analiza y desarrolla el siguiente ejercicio: una empresa que se dedica a la compra y venta de accesorios para damas tuvo en el mes de diciembre del 2010 las siguientes operaciones de contado: Fecha 09-12-10 15-12-10
Unidades 120 60
Bs. c/u 6,00 6,10
Total Bs. 720,00 366,00
(1º entrada) (2º entrada) (3º entrada)
Precio con 40% de recargo sobre el costo. Completa la tabla 15.
Fecha
Operación Compra Compra Venta
Tabla 15 Cantidad 120 60 100
Costo unitario Costo total Bs. 3,00 Bs. Bs. 6,00 Bs. Bs.
Comprobemos y demostremos que… Con los datos del ejercicio anterior, realiza el registro del libro diario de inventario usando el mismo método empleado y compara tu repuesta con la de tus compañeros en el CCA.
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09-12-10 Banco Venta 15-12-10 Costo de venta Inventario
Debe
Haber
Bs. Bs. Bs. Bs.
Métodos para el cálculo de inventario Semana 14 Manejo de Kardex
Semana 13
IVA. Retenciones. Tipos de contribuyentes ¡Empecemos! ¡Bienvenidos a esta última semana de nuestro 8vo semestre! Ahora conoceremos un tema importante en la cotidianidad de las empresas y en la vida de todos: los impuestos. Iniciaremos con el IVA, conociendo los tipos de contribuyentes.
¿Qué sabes de...? ¿Sabes que significa el IVA?, ¿sabes cómo pagamos impuestos en Venezuela?, ¿conoces las tasas de los impuestos que pagamos en Venezuela?
El reto es... La capacidad económica de cada ciudadano se manifiesta de distintas formas, bien a través de la riqueza que posee (patrimonio), de los ingresos que obtiene (renta) o de los consumos que realiza. Por ello, los distintos impuestos existentes recaen sobre alguno de esos tres tipos de capacidad de pago de las personas, conociendo desde la teoría básica hasta el cálculo proporcional del mismo. Los estudiantes de EMT del 8vo. semestre de Contabilidad decidieron iniciar un plan de negocio, con el objetivo de ofrecer los servicios contables a empresas pequeñas de la localidad. Se les presenta un problema en relación al porcentaje actual del IVA y los artículos que están exonerados. Ayudemos a estos compañeros y compañeras, suministrándoles información y explicándoles, además, cómo calcularlo.
Vamos al grano Impuesto al valor agregado (IVA) en Venezuela En términos generales el IVA es un impuesto nacional a los consumos, que tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del proceso económico, en proporción al valor agregado del producto, así como sobre la
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Semana 14
IVA. Retenciones. Tipos de contribuyentes
realización de determinadas obras y locaciones, y la prestación de servicios. En Venezuela este impuesto comenzó a regir a partir de enero de 1975 por la Ley 20.631. El IVA reemplazó al impuesto nacional a las ventas y también debía reemplazar a los impuestos locales de actividades lucrativas.
Contribuyentes De acuerdo a la Ley del IVA, los contribuyentes son contribuyentes ordinarios. Según Moya Millán los contribuyentes ordinarios son: 1. Los prestadores habituales de servicio. 2. Los industriales comerciantes. 3. Los importadores habituales de bienes. 4. Toda persona natural o jurídica que realice actividades, negocios jurídicos u operaciones consideradas como hecho imponible por la ley. 5. Los almacenes generales de depósito por la prestación de servicio de almacenamiento, excluida la emisión de títulos valores que emitan con la garantía de los bienes objeto de depósito. 6. Las empresas públicas constituidas bajo las figuras jurídicas de sociedades mercantiles, las empresas de arrendamiento financiero y los bancos universales, serán contribuyentes ordinarios en calidad de prestadores de servicios, por las operaciones de arrendamiento financiero. 7. Institutos autónomos y demás entes descentralizados y desconcentrados de los estados y municipios.
Tipos de contribuyentes Contribuyente formal: es la persona que solo debe cumplir con los deberes formales impuestos por la Ley y sobre la cual no existe la obligación de pagar. Contribuyente ordinario: es aquella persona que, además de cumplir con los deberes formales, debe pagar lo que la Ley le imponga según su condición, como, por ejemplo, I.V.A., I.S.L.R., entre otros.
Sujeto pasivo Es el destinatario legal del tributo, o sea, el deudor por cuenta propia. Se puede decir que el sujeto pasivo por excelencia es el consumidor final, ya que, en definitiva, es quien soporta el peso del impuesto. Los sujetos pasivos son: 156
1. Todos los que hagan ventas de cosas muebles, realicen actos de comercio con las mismas o sean herederos de responsables inscriptos.
IVA. Retenciones. Tipos de contribuyentes
Semana 14
2. Los que realicen, con su nombre pero con cuentas de otras personas, ventas o compras. 3. Los que importen cosas muebles a su nombre pero por cuenta de otras personas o por cuenta propia. 4. Quienes presten servicios gravados. 5. Los que sean inquilinos en caso de locaciones gravadas.
Formalidades en la empresa Actualmente en Venezuela las personas naturales y jurídicas están en la obligación de cumplir a cabalidad con deberes formales ante los entes u organismos del Estado. Pero, ¿qué son los deberes formales? Son las obligaciones que la Ley o las disposiciones reglamentarias, y aún las autoridades de aplicación de las normas fiscales, por delegación de la Ley, impongan a contribuyentes, responsables o terceros para colaborar con la Administración Tributaria en el desempeño de sus cometidos. Ahora bien, los contribuyentes son aquellas personas obligadas al pago de contribuciones, las cuales representan los aportes obligatorios establecidos legalmente, pagaderas periódicamente. La condición para ser contribuyente reposa en: personas naturales sin importar su capacidad y personas jurídicas.
Deberes formales Siempre y cuando lo considere necesario la Ley, los sujetos pasivos deberán cumplir con: 1. Registrar los libros contables antes de los 180 días después de la constitución de la empresa. 2. Inscribirse en el registro pertinente y comunicar a tiempo las modificaciones, R.I.F. 3. Solicitar a las autoridades competentes los permisos y habilitaciones necesarias, según sea el tipo de empresa (alcaldía, bomberos, sanidad y otros). 4. Registrar de manera oportuna las operaciones en los libros contables. 5. Colocar el R.I.F y razón social en facturas y otros documentos de actuaciones y declaraciones referentes a la empresa. 6. Presentar las declaraciones (definitivas, estimadas, sustitutivas e informativas), al tiempo oportuno para cada una. 7. Realizar las retenciones de I.V.A e I.S.L.R, según sea el caso. 157
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IVA. Retenciones. Tipos de contribuyentes
8. Conservar y exhibir cuando sea necesario los documentos, libros contables y registros especiales de las condiciones que conforme el hecho imponible siempre que el tributo no esté prescrito. 9. Facilitar la información requerida a los funcionarios autorizados a realizar las fiscalizaciones. 10. Comunicar los cambios que modifiquen las responsabilidades tributa rias. 11. Presentarse a la oficina de la Administración Tributaria (SENIAT), cuando se le notifique. 12. Cumplir con las resoluciones y providencias dictadas por los entes y autoridades tributarias.
Hecho imponible Según el Artículo 3º de la Ley del IVA, constituyen hechos imponibles a los fines de esta Ley, las siguientes actividades, negocios jurídicos u operaciones: 1. La venta de bienes muebles corporales, incluida la de partes alícuotas en los derechos de propiedad sobre ellos; así como el retiro o desincorporación de bienes muebles realizados por los contribuyentes de este impuesto. 2. La importación definitiva de bienes muebles. 3. La prestación a título oneroso de servicios independientes ejecutados o aprovechados en el país, incluyendo aquellos que provengan del exterior, en los términos de esta Ley. También constituye hecho imponible el consumo de los servicios propios del objeto, giro o actividad del negocio, en los casos a que se refiere el numeral 4 del artículo 4º de esta Ley. 4. La venta de exportación de bienes muebles corporales. 5. La exportación de servicios.
Retención al IVA Las retenciones en materia de IVA causan un gran impacto económico en las empresas, especialmente cuando el contribuyente no ha podido aprovechar su Crédito Fiscal retenido.
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La Base Legal en materia de Retenciones IVA está contemplada en la Providencia Nº SNAT/2005/0056 de Fecha 28/02/2005 mediante la cual se designan Agentes de Retención del IVA y la Providencia Nº SNAT/2005/0056-A
IVA. Retenciones. Tipos de contribuyentes
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publicada en la Gaceta mencionada, en la cual se designa a los entes Públicos como Agentes de Retención IVA. Todo contribuyente designado como Agente de Retención deberá retener el 75% del impuesto reflejado en la factura. En el caso de facturas que no contengan el monto del impuesto discriminado en el mismo documento equivalente, deberá contemplar los requisitos exigidos por la Administración Tributaria (SENIAT), cuando el Proveedor no esté inscrito en el Registro de Información Fiscal (RIF), cuando los datos de éste no coincidan con los de la factura, cuando se trate de compras de piedras y metales preciosos, cuando el proveedor haya omitido la presentación de algunas de sus declaraciones IVA. Se deberá retener el 100% del impuesto facturado. En la Ley que norma el IVA, Gaceta Oficial N° 38.435 de fecha 12 de mayo de 2006, se establece lo siguiente:
Artículo 11 La Administración Tributaria podrá designar como responsables del pago del impuesto, en calidad de agentes de retención, a quienes por sus funciones públicas o por razón de sus actividades privadas intervengan en operaciones gravadas con el impuesto establecido en esta Ley. Asimismo, la Administración Tributaria podrá designar como responsables del pago del impuesto que deba devengarse en las ventas posteriores, en calidad de agentes de percepción, a quienes, por sus funciones públicas o por razón de sus actividades privadas, intervengan en operaciones gravadas con el impuesto establecido en esta Ley. A tal fin, la Administración Tributaria podrá designar como agentes de percepción a sus oficinas aduaneras.
¿Quiénes son los Agentes de Retención? El SENIAT ha designado como agentes de retención a dos grupos de personas, a saber: 1. Los contribuyentes calificados como especiales. Este grupo está conformado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el Servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas; y puede que sean o no contribuyentes ordinarios del IVA, lo cual no dependerá de su calificación como contribuyente especial, sino del hecho de que estén o no sujetos al impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley.
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IVA. Retenciones. Tipos de contribuyentes
2. Entes Públicos Nacionales. Este grupo está conformado principalmente por: a) La República. b) El Banco Central de Venezuela. c) La Iglesia Católica. d) Los Institutos Autónomos creados por el Poder Nacional. e) Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles, creadas por la República. f ) Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales la República tenga participación en los términos establecidos en la Ley Orgánica de la Administración Pública. g) Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales los entes descentralizados funcionalmente de la República tengan participación en los términos establecidos en la Ley Orgánica de la Administración Pública. h) Las Universidades Nacionales, Colegios Profesionales y Academias. i) Los Parlamentos Andino y Latinoamericanos.
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Aplica tus saberes Analiza y responde: ¿qué es el IVA y qué tasa se aplica en Venezuela en la actualidad?, ¿qué es un agente de retención del impuesto y qué porcentaje debe retener?
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Revisa entre las facturas de tus compras si aparece reflejado o detallado el IVA que pagaste por las mismas; lleva los tickets y facturas al CCA para analizarlas con los compañeros.