Sur la sellette | été 2017 by Cowan Insurance Group

Sur la

sellette Renseignements et réflexions sur les tendances et l'évolution de l'industrie

Numéro 3

été 2017

APRÈS L E DI A GN OSTI C À la découverte de la vraie valeur d’un régime d’avantages sociaux PLUS : CCS

Changements imminents des règles de congé parental AE

Bien-être financier : gardez une longueur d’avance

Quand une invalidité entraine un renvoi

Gestion du changement

Mission de sauvetages d’avantages sociaux

APRÈS L E DI A G N O S T I C À la découverte de la vraie valeur d’un régime d’avantages sociaux

Que pense une personne à qui un spécialiste apprend les résultats de ses examens médicaux? Qu’a-t-il appris auprès de Dr Google avant son rendez-vous? Qu’ont eu à ajouter les membres de la famille et les amis, pleins de bonnes intentions, mais non qualifiés, si même ils sont au fait de la situation? Et à quel moment a-t-il cessé d’écouter le médecin une fois la pire des éventualités énoncée? result was delivered? Un diagnostic de cancer, de sclérose en plaques, de maladie de Crohn, de polyarthrite rhumatoïde, de maladie de Charcot ou d’une des nombreuses autres pathologies à l’impact potentiellement énorme sur la qualité de vie peut constituer un des pires sujets d’angoisse. Peut-être un régime d’avantages sociaux des employés bien conçu ne supprimera-t-il pas cette angoisse, mais il peut certainement l’atténuer. Découvrez comment. Deuxième opinion. Votre programme prévoit-il une consultation auprès d’un autre praticien? Certaines sociétés d’assurance s’associent pour pouvoir offrir à leur clientèle un deuxième avis médical. Les employeurs peuvent, de manière indépendante, ajouter ce service au programme de leur régime d’avantages sociaux des employés. Il leur est également possible d’engager un service de conciergerie médicale, ou de défense des droits des patients pour mieux accompagner les patients tout au long de leur traitement. Les dépenses peuvent s’accumuler. Il n’est pas rare que les dépenses indirectement liées à une maladie s’avèrent être un fardeau important. L’assurance contre les maladies graves (MG) prévoit un montant forfaitaire pour couvrir les coûts dont le patient doit s’acquitter. Cet argent peut servir pour payer le stationnement à l’hôpital, les déplacements, les soins de jour, ou encore un traitement médical hors du Canada. Il peut même servir à réaliser certains rêves : ce choix est à la discrétion du patient. Tous les programmes d’assurance MG ne sont pas équivalents : il est important de bien lire les petits caractères. Certains d’entre eux paient au moment du diagnostic, alors que d’autres exigent que s’écoule au préalable une période de survie. (suite) 

Ne sous-estimez pas l’utilité d’un PAEF.

Mise en place d’un programme.

En quoi le Programme d’aide aux employés et leur famille (PAEF) peut-il être utile? Un PAEF est une assistance spécialisée et à court terme servant à gérer une source d’angoisse. Ce programme est offert aussi bien aux employés/patients qu’aux personnes à leur charge. Il peut leur donner les capacités nécessaires pour affronter la situation. Si les collègues du patient ont des difficultés à faire face à sa maladie, ils peuvent également bénéficier des services offerts par le PAEF. Il est important d’informer les employés et leurs familles des avantages d’un PAEF.

Tout le monde n’est pas obligé de s’absenter du travail lors du traitement et de l’apprentissage de la gestion de la maladie. Cependant, dans certains cas, l’employeur doit adapter le poste de travail. Il est dans l’intérêt du patient/de l’employé de travailler aussi longtemps que sa maladie lui permet. En tant qu’employeur, vous devez vous poser la question : pourrez-vous prendre les mesures adéquates? Une assurance invalidité de courte et de longue durée est-elle à la disposition des employés obligés de s’absenter? Votre programme prévoit-il l’accumulation de jours de travail en vue de passer à travers une longue période d’invalidité? Pour certains employés, le remplacement du revenu est l’élément le plus important du régime d’assurance, après la couverture des frais médicaux évidemment.

Revoir la conception du programme? L’assurance-médicaments est l’élément le plus important du régime d’assurance pour un employé dont la vie est transformée par un diagnostic. Nous passons beaucoup de temps à débattre du coût des médicaments, mais peut-être pas assez à penser à leurs bienfaits. À la fin de l’année dernière, nous avons étudié la grande amplitude des dépenses en médicaments d’un employeur http://www.williamsongroup.com/fr/blog/widereach-employer-s-drug-spend, et la façon dont les médicaments spécialisés améliorent la qualité de vie des patients et leur permettent de poursuivre leur travail. L’impact culturel de la mise à disposition d’une assurance-médicaments revêt une importance encore plus grande. Une assurance complète ne désigne pas nécessairement une prise en charge intégrale de toutes les dépenses comme c’était le cas dans le passé. Une gestion des dépenses peu élevées, mais fréquentes est nécessaire pour permettre la prise en charge des dépenses élevées, mais peu fréquentes en médicaments couverts par l’assurance. Les employeurs ont depuis des années la possibilité d’opter pour ce modèle. Pourtant, ce n’est que récemment que certains, pas tous, ont commencé à l’utiliser. Certains outils d’intendance des dépenses en médicaments à la disposition des employeurs attendent encore d’être utilisés; encore faudrait-il se défaire de la « peur de l’expérience par les employés ».

C’est lorsque sa vie est chamboulée par un diagnostic médical qu’un employé réalise l’importance de son régime d’avantages sociaux.

Votre régime d’avantages sociaux sera-t-il à même de fournir l’aide nécessaire? Pour de plus amples renseignements sur cet article ou sur la manière de tirer le meilleur parti de votre régime d’avantages sociaux, communiquez avec votre conseiller chez Cowan/TWG.

Programmes de soutien et prestataires de choix. Lorsqu’un médicament spécialisé est prescrit à un employé/patient (p. ex. pour un coût annuel supérieur à 10 000 $), il est presque certain qu’une autorisation devra être obtenue avant le paiement. Il est par ailleurs probable que le médicament fasse partie d’un programme de soutien aux patients financé par l’entreprise pharmaceutique. L’objectif de ce programme de soutien est la facilitation de l’orientation dans le système de paiement pour le patient/l’employé. Il peut être administré par l’intermédiaire d’une tierce partie ou directement par le fabricant. L’aide aux patients comprend la soumission des autorisations préalables, la confirmation de la prise en charge, l’accès à d’autres sources de prise en charge et, au besoin, l’accès à une aide financière prodiguée par l’entreprise pharmaceutique. L’arbitre responsable des médicaments du promoteur du programme doit avoir un réseau préféré pour la distribution (et potentiellement la livraison) du médicament. Selon la société d’assurance, l’utilisation d’un réseau donné peut être obligatoire ou facultative. Au moment d’évaluer une société d’assurance, l’employeur doit comprendre l’impact potentiel (positif ou négatif) de ces réseaux sur le niveau d’angoisse d’un employé.

CONTRIBUTEUR Noel MacKay Expert-conseil principal, avantages sociaux collectifs Groupe Williamson 519-756-8830 x234 NMacKay@williamsongroup.com

CCS :

pour ou contre?

La possibilité de remplacer les programmes d’avantages sociaux traditionnels par des Comptes de Crédits Santé est un thème récurrent lors de nos discussions avec nos clients. Un Compte de Compte de Crédits Santé (CCS) est une somme d’argent déterminée au préalable et mise de côté par l’employeur en vue d’une utilisation par ses employés pour compenser les coûts de dépenses admissibles. Traditionnellement, les CCS sont utilisés de manière complémentaire aux régimes d’avantages sociaux. Par contre, de plus en plus de petites entreprises délaissent les programmes d’avantages sociaux traditionnels et décident d’offrir un CCS à leurs employés au lieu d’un régime d’assurance des soins de santé et dentaires.

La bonne nouvelle Généralement, les CCS sont entièrement financés par l’employeur. Les employés peuvent accéder au compte lorsqu’ils présentent une demande admissible. Traditionnellement, les fonds sont renouvelés tous les ans. Les employés peuvent utiliser les fonds alloués pour obtenir les biens et les services qui leur sont le plus utiles, ce qui de leur point de vue permet une certaine flexibilité sans coûts supplémentaires. En ce qui concerne les employeurs, les coûts fixes plafonnés d’un CCS autonome constituent l’avantage principal : le montant maximal qu’un employé peut dépenser (auquel s’ajoutent les frais administratifs applicables) est une dépense budgétaire connue.

La moins bonne nouvelle Un CCS autonome peut cependant limiter la couverture des employés qui en ont le plus besoin : c’est là l’inconvénient le plus notable. En établissant un montant maximum des dépenses

que les employés peuvent engager, on s’éloigne de l’objectif recherché par les nombreux employeurs qui offrent des régimes d’avantages sociaux : la protection des employés et de leurs familles lorsqu’ils en ont le plus besoin. Le retrait de la partie « assurance » à proprement parler d’un régime d’avantages sociaux déplace la responsabilité potentiellement écrasante de la prise en charge d’un décès, d’une maladie grave ou de soins de santé onéreux vers vos employés. S’ils décident de souscrire à une assurance à titre personnel, les employés courent alors le risque de se voir bloqués dans leurs efforts par une condition pré-existante ou d’être obligé de payer des primes plus élevées que celles d’un régime collectif d’un employeur.

Le juste milieu? La décision d’offrir uniquement à ses employés un CCS autonome présente des avantages et des inconvénients. Le risque de perdre la couverture principale constitue la raison la plus importante pour laquelle les CCS sont généralement employés de manière complémentaire aux régimes d’avantages sociaux pour les risques habituels ou catastrophiques. Comment trouver la solution la mieux adaptée à votre situation. Le plus important est de rester informé. Nous nous tenons à votre disposition pour discuter plus en détail des différentes options. Vous n’avez qu’à demander.

CONTRIBUTEUR Lauren Tucker Conseillère, avantages nationaux Groupe Williamson 519-756-9560 x315 LTucker@williamsongroup.com

CHANGEMENTS IMMINENTS

des règles de congé parental AE — Êtes-vous prêt? Le gouvernement fédéral a annoncé au cours de l’année les détails de son budget de 2017—Bâtir une classe moyenne forte. Parmi les changements comportant un intérêt particulier pour les employeurs et les professionnels des ressources humaines, on peut citer :  Les réformes de l’assurance-emploi (AE), avec des règles plus flexibles en ce qui concerne les prestations parentales et de maternité,  Les changements aux normes d’emploi réglementées fédérales énoncées dans le Code canadien du travail, avec des modalités de travail flexibles, des dispositions concernant les congés et des stages non rémunérés,  Les réformes fiscales liées à l’emploi. Dans cet article, on vous présente les changements potentiels aux règles de congé de maternité/parental de l’AE, pour lesquels aucune date n’a été annoncée (au moment de la publication). Selon les règles actuelles de l’AE, les parents peuvent bénéficier d’un congé de maternité de 15 semaines et d’un congé parental de 35 semaines, soit une durée totale de congés d’AE de 50 semaines. Ces avantages sont payés à hauteur de 55 % des revenus hebdomadaires moyens. Actuellement, les femmes enceintes peuvent obtenir un congé de maternité à partir de la huitième semaine précédant leur date prévue d’accouchement. Les 35 semaines de congés parentaux peuvent commencer à partir de la date de naissance ou d’adoption de l’enfant. Le budget de 2017 propose de permettre aux femmes enceintes de commencer leur congé de maternité à partir de la 12e semaine précédant leur date prévue d’accouchement. Cependant, la durée totale du congé de maternité ne changera pas. Les parents auront aussi la possibilité d’étaler leurs congés parentaux sur :

 Une période de 18 mois (rémunérée à hauteur de 33 % des revenus hebdomadaires moyens), OU  Une période de 12 mois, c’est-à-dire la période en vigueur actuellement, au taux actuel (55 % des revenus hebdomadaires moyens). Pour être admissibles, les parents doivent avoir accumulé 600 heures d’emploi assurable au cours des 12 mois précédant le congé. Ces conditions resteront inchangées, et ce, même si très peu de parents peu payés travaillant à temps partiel ou en tant que travailleur indépendant réussissent actuellement à accumuler le temps de travail nécessaire pour satisfaire à ces exigences. Les détracteurs du budget laissent entendre qu’il semble se concentrer plus sur la classe moyenne que sur les familles à faibles revenus, qui ont pourtant plus besoin d’aide. Autre sujet d’inquiétude : la somme d’environ 550 millions de dollars allouée aux services de garde d’enfants sur les quatre prochaines années représente une réduction par rapport au budget actuel. Une fois réparti entre les provinces et les territoires, qui dépensent déjà 4,2 milliards de dollars par an en services réglementés de garde d’enfants, le budget actuel ne permet d’assurer une place en garderie que pour un enfant de moins de six ans sur quatre.

Point de vue de l’employeur sur le congé parental de longue durée Bien entendu, les parents accueillent favorablement la prolongation de ce congé, mais elle ne fait pas l’unanimité auprès des chefs d’entreprise. Les employeurs devront examiner attentivement la terminologie actuellement dans leurs programmes d’avantages sociaux complémentaires pour vérifier si les dispositions proposées entraîneront une hausse des coûts.

Par ailleurs, la charge de travail supplémentaire que représente l’absence d’un employé pendant six mois de plus constitue potentiellement une difficulté pour les employeurs. À de rares exceptions près, un employé doit retrouver son poste ou un poste comparable à son retour au travail. Les employeurs devront évidemment réserver ce poste plus longtemps. Le temps et le coût d’embauche et de formation d’un travailleur intérimaire qui quittera son poste lorsque le parent reviendra au travail constituent une contrainte importante pour les entreprises. Du point de vue des employés chargés d’assurer le fonctionnement de ces postes laissés vacants par un congé de maternité/ parental, la situation présente également un inconvénient : dans certains cas, ils devront désormais attendre six mois de plus avant d’obtenir le statut de travailleur permanent et de devenir admissible à des congés payés ou à des avantages sociaux collectifs. Au rythme soutenu auquel le milieu du travail canadien évolue, les frais associés à la formation et à la réintégration découlant de ces modifications seraient élevés. Heureusement, une bonne planification et communication entre employé et employeur peuvent servir à surmonter les difficultés. Ces complexités mises à part, le prolongement de la période de congé et son objectif, donner plus d’options et de flexibilité aux nouveaux parents, auront des conséquences positives pour les familles canadiennes dans leur ensemble.

CONTRIBUTEUR Louise Delic Spécialiste principal, avantages sociaux Cowan Insurance Group 519-650-6364 x51414 louise.delic@cowangroup.ca

BIEN-ÊTRE FINANCIER :

gardez une longueur d’avance

Ce que les enquêtes nous apprennent

La vie bouge vite. Les employeurs comme les employés aspirent à un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Cependant, les efforts déployés au nom de l’efficacité permettent rarement d’éliminer les pertes de temps quotidiennes. Comment s’assurer que les renseignements offerts aux employés pour leur bien-être financier sont pertinents, qu’il ne s’agit pas simplement d’une perte de temps? Voici quelques conseils qui vous aideront à vous assurer que l’éducation en matière de culture financière que vous offrez atteint son objectif. Vous êtes-vous déjà demandé quels renseignements sont les plus importants pour vos employés? Le plus simple est d’aller à la source en leur posant directement la question. Une éducation pertinente, dans un format adapté, permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent. Il a été prouvé que la tension financière est l’un des principaux facteurs de réduction de la productivité et contribue à l’absentéisme/au présentéisme. Il est possible de réduire les tensions spécifiques à votre équipe en offrant les bons renseignements, et ainsi d’accélérer l’apparition des conséquences positives de l’engagement et de la productivité des employés. Vous rappellerez par la même occasion aux membres de votre entreprise qu’elle accorde de l’importance à leur bien-être et à leur contribution.

Les enquêtes sont un moyen efficace de déterminer les besoins et les intérêts de vos employés. Le Groupe Assurance Cowan a fait appel à des enquêtes, sous forme électronique ou au format papier, pour identifier les principaux sujets de préoccupation de votre équipe. Si vous craignez d’obtenir un taux de réponse trop faible, vous pouvez envisager de tirer un prix au sort parmi les répondants. Une enquête personnalisée peut proposer une liste de sujets de formation parmi lesquels les employés peuvent choisir, poser des questions sur la satisfaction des employés quant à leur régime d’assurance ou à leurs investissements et creuser pour découvrir les sujets de finance générale qui inquiètent ou font défaut à vos employés. Une enquête peut aussi vous aider à déterminer la méthode d’éducation la mieux adaptée à votre personnel : séances de groupe, ateliers, communication écrite ou encore brèves vidéos. Le choix du meilleur moyen de communication est tout aussi important que le contenu.

L’Indice de littératie financière de Cowan Outre ces enquêtes, le Groupe Assurance Cowan a élaboré un outil de littératie financière basé sur sept questions en rapport avec les investissements et la planification financière. Cet outil permet aux entreprises à estimer le niveau de littératie financière de son personnel. Après l’analyse des résultats de l’enquête, l’indice qui s’en dégage peut servir à l’élaboration de stratégies d’éducation ciblées permettant de répondre aux besoins et intérêts particuliers de votre équipe. L’époque des programmes recyclés et des renseignements inutiles offerts au personnel dans le seul souci d’éliminer le poste « éducation » de la liste des tâches est révolue. La vie, comme le travail, bouge trop vite pour gaspiller du temps. C’est pourquoi il est important de prendre le temps de découvrir ce que les membres souhaitent. Si l’organisation d’une enquête ou le calcul de l’indice de littératie financière vous intéresse, veuillez communiquer avec votre conseiller chez Cowan/TWG.

CONTRIBUTEUR Lani Lehtonen Conseillère principale, prestations et retraite Group Assurance Cowan 519-650-6364 x51402 lani.lehtonen@cowangroup.ca

S’il y a une chose dont on peut être sûr, c’est que rien ne reste jamais pareil. Si le changement est inévitable, pourquoi tente-t-on si souvent d’y résister? Cet article examine quelques concepts qui peuvent être utiles aux employeurs pour mieux comprendre (et atténuer) l’impact des périodes de transitions.

changement efficace. La peur de l’échec et de l’inconnu est la principale raison pour laquelle les gens résistent au changement.

Il est essentiel que les employés sachent qu’un changement est imminent, mais ils doivent également connaître les détails La capacité à gérer le changement est quelque chose de de ce changement pour pouvoir le comprendre et anticiper très personnel. Elle dépend du tempérament, de l’état son incidence. Les entreprises qui croient que le changement d’esprit et de l’expérience de chacun. De nombreux facteurs sera source d’angoisse ont tendance à fournir de l’information peuvent avoir une influence sur la capacité à s’adapter à au compte-goutte. Bien souvent et contre toute attente, de nouvelles situations et sur la tolérance au changement c’est pourtant le contraire que l’on constate. En l’absence de de chacun. L’état d’esprit au renseignements, les gens ont moment du changement est tendance à tirer leurs propres l’un de ces facteurs, de même conclusions, souvent erronées. La que les événements personnels transparence mène à la confiance. importants, les attaches Plus l’on consacre du temps aux émotionnelles et les réactions et aux questions, et plus difficultés individuelles. on les informe, plus les employés ont le sentiment de contrôler leur Amortissement des conséquences Lors de la planification de la transition. Cependant, et c’est des périodes de transition transition, les employeurs là le plus important, ils doivent doivent soigneusement évaluer être rassurés que leurs efforts la disposition à accepter le d’adaptation porteront fruit. changement de son équipe. Souvent, un organisme est conscient de ses objectifs finaux, mais oublie son point de Une autre méthode de gestion du changement efficace départ. Lesemployeurs ont tout intérêt d’évaluer la situation est de repérer les premiers employés à s’adapter. Il s’agit actuelle pour décider de la meilleure marche à suivre pour des employés très enthousiastes au changement. Ce type atteindre leur objectif. Il peut parfois être nécessaire d’employé peut représenter jusqu’à vingt pour cent de votre d’adapter ce plan pour que tout le monde parvienne à la personnel! Ces pionniers du changement auront une grande même destination. influence sur leurs collègues, car l’enthousiasme est contagieux. Bien que le changement puisse susciter l’excitation chez certains, pour l’écrasante majorité des gens, il est avant tout En tant qu’employeurs, nous reconnaissons la nécessité source d’angoisse et de peur. Il est essentiel pour soutenir les du changement. Mais nous devons aussi prendre garde à employés de normaliser et de reconnaître leurs angoisses lors ne pas perdre de vue les conséquences qu’il peut avoir sur d’une période de transition. Il existe de nombreuses façons l’ensemble de l’organisation. Toutes les parties impliquées d’aborder le changement qui seraient utiles à sa planification auront leurs propres réactions et leur propre période et à sa gestion. On peut donner en exemple les huit étapes du d’ajustement. Il est possible de gérer l’impact du changement changement selon Kotter, les 7 S de McKinsey, le modèle de grâce à une communication efficace, une coordination Mento ou encore celui de Shields. Un élément est commun soigneuse et une perspective positive. Une gestion efficace à chacune de ces approches : la communication. Un plan du changement facilite le déroulement des périodes de communication bien pensé est la clé d’une gestion du de transition.

Gestion du changement

Quand une invaliditĂŠ entraine un renvoi

Il n’est jamais facile de congédier un employé : Il n’est jamais facile de congédier un employé : le renvoi d’un employé en congé invalidité de longue durée peut être l’une des situations les plus compliquées et les plus difficiles auxquelles un employeur peut faire face. Êtes-vous au fait des options qui s’offrent à vous en tant qu’employeur lorsqu’un employé ne satisfait plus aux critères d’invalidité définis par votre police d’assurance? Toutes les polices d’assurance invalidité de longue durée définissent l’invalidité de manière précise. Les sociétés d’assurance exigent qu’un employé démontre son incapacité à effectuer le travail pour lequel il a été embauché, ou celui qu’il effectuait au moment de l’apparition de son invalidité, pour pouvoir continuer à bénéficier des avantages de l’assurance. La période d’« emploi propre » peut durer jusqu’à deux ans, en fonction des modalités de chaque police d’assurance. Elle peut comprendre l’adaptation du travail. Une fois la période d’« emploi propre » achevée, la situation de l’employé doit correspondre à la définition de « tout emploi ». Lors de l’évaluation de l’admissibilité d’un employé sous la définition « tout emploi », les sociétés d’assurance prennent généralement en compte l’état de santé de l’employé, son âge, son niveau d’éducation, sa formation et son expérience. Elles tiennent également compte de sa capacité à obtenir un emploi qui permettrait une rémunération égale à la part des revenus habituels garantie par les prestations d’invalidité.

Une demande en invalidité de longue durée expire-t-elle? Chacune des circonstances suivantes peut mettre fin à une prestation d’invalidité de longue durée :  La situation de l’employé ne correspond plus à la définition de l’invalidité.  La situation de l’employé ne correspond plus à la définition de « tout emploi », généralement une fois la deuxième année écoulée.  La période de prestations d’invalidité de longue durée maximale a été atteinte. Si l’une de ces situations se présente, l’employé peut demander à revenir à son poste, ou à tout autre poste en gardant le même employeur. Au Canada, lorsqu’un employé demande à revenir au travail après la perte des prestations d’invalidité longue durée, son employeur doit prendre certaines mesures afin de s’assurer de pouvoir accéder à sa demande. Les Codes des droits de la personne de chaque province, tout comme le gouvernement du Canada, établissent le devoir d’adaptation du travail. En Ontario, il s’agit de la LAPHO (Loi sur l’Accessibilité pour les Personnes Handicapées de l’Ontario). Chaque employeur est tenu par la loi d’accéder à la demande d’adaptation d’un employé déposée de bonne foi; pour cela, l’employé doit indiquer les contraintes et les limites que lui impose son état de santé dans le cadre du travail concerné par la demande. Si les mesures d’adaptation pour le retour au travail sont possibles et acceptées, l’employé peut rejoindre le reste du personnel. Cependant, si l’employeur peut prouver, conformément à la loi, que ces mesures représentent une contrainte excessive, il peut mettre un terme à la relation d’emploi. Dans ce cas, l’employeur doit suivre les règles d’emploi standard relatives au préavis et aux indemnités de licenciement qui doivent être suivies conformément aux règles d’inexécutabilité de l’emploi.

Gestion de l’obtention d’un congé invalidité Vous trouverez ci-dessous des conseils de gestion du congé d’un employé et de suivi de l’avancement de son dossier en ce

qui concerne son retour au travail et les progrès effectués. La communication est d’une importance cruciale. Mettez un protocole de communication en place avec votre société d’assurance pour qu’elle vous informe régulièrement et par écrit de l’avancement de la demande ou de tout changement. Conservez par écrit toutes vos interactions avec l’employé et tout ce qui a trait au congé d’invalidité. Assurezvous que toutes les communications sont effectuées par écrit. Le processus de suivi s’en trouvera facilité et cela pourra vous servir de référence. Posez les bonnes questions. Si l’employé a eu affaire à l’équipe spécialisée en réadaptation de la société d’assurance, quel est l’objectif de la réadaptation? Se concentre-t-elle sur un retour au poste occupé auparavant par l’employé? Ou bien vise-t-elle à former l’employé à une autre tâche? Si l’employé n’y participe pas, tentez de découvrir pourquoi. Prenez connaissance des détails. Vérifiez qu’une demande d’obtention des avantages du RPC a bien été déposée, et si elle a été acceptée. Déterminez si la société d’assurance s’est acquittée d’une indemnité d’excédentaire (il s’agit généralement d’un paiement forfaitaire). L’offre de paiement forfaitaire doit mentionner la cessation d’emploi. Restez informé de l’évolution de la situation. Planifiez des entretiens réguliers avec l’employé concerné afin de rester au courant de la situation tout au long de la période de demande pour connaître son état et son désir de revenir au travail. Gardez une trace écrite de vos entretiens en envoyant une lettre récapitulative à l’employé. Soyez prêt. S’il est peu probable que la situation de l’employé corresponde à la définition de « tout emploi », prévoyez des entretiens avec l’employé six mois avant la décision de la société d’assurance pour décider de la possibilité et des

circonstances d’un éventuel retour au travail. La planification de la demande d’adaptation s’en trouvera simplifiée. Assurez-vous une fois de plus de communiquer systématiquement sous forme écrite avec l’employé. Examinez vos politiques d’emploi et mettez-les à jour. Assurez-vous qu’une clause de perte d’emploi est incluse dans la politique de l’entreprise. Elle permettra aux employés de mieux comprendre leurs possibilités de retour au travail. Dans notre équipe de gestion des invalidités, nous recommandons une période de 36 mois, ce qui correspond aux pratiques et aux règles en matière d’inexécutabilité de l’emploi. Cette politique, le calendrier des entretiens et les rapports attendus doivent être rappelés aux employés au début de la procédure de demande d’invalidité. C’est également un moment opportun pour rappeler aux employés le fonctionnement des demandes d’adaptation du travail dans le cadre d’une planification du retour au travail et la procédure à suivre comme énoncée plus haut. Le respect de cette procédure facilite le retour au travail pour l’employé. Il contribue par ailleurs à la protection de votre entreprise contre de potentielles complications juridiques liées au congédiement d’un employé en congé d’invalidité. En ce sens, prenez toujours le temps de consulter votre équipe juridique pour la gestion de situations d’emploi potentiellement complexes.

N’hésitez pas à communiquer avec les spécialistes de notre équipe Retour à la santé® et de gestion des invalidités pour plus de renseignements à ce sujet ou pour toute question liée à la gestion des demandes d’invalidité.

CONTRIBUTEUR Catherine Vandenberg Gestionnaire, retour à la santé, santé, invalidité et bien-être Groupe Williamson 519-756-8830 x229 CVandenberg@williamsongroup.com

MISSION DE SAUVETAGES D’AVANTAGES SOCIAUX : UN CAS CONCRET Pour une entreprise amenée à prendre des décisions en matière d’assurance sur ses activités internationales, en restant au fait des différentes dates de renouvellement dans plusieurs pays, une fois les décisions prises et les renouvellements effectués, le dossier est généralement clos. Mais imaginez que vous ayez besoin d’un nouveau conseiller six mois après le début de l’année d’assurance. C’est précisément la difficile situation à laquelle l’un de nos clients, basé aux États-Unis a dû faire face en 2016 après avoir perdu confiance dans son conseiller d’assurances internationales plus tôt cette année. Cet organisme avait besoin d’un nouveau représentant pour les avantages sociaux collectifs au Canada, et vite. Nos partenaires d’Asinta ont aussitôt répondu à l’appel. Ils ont assuré la tranquillité d’esprit de l’entreprise, avec toute la sensibilité et le tact requis en de telles circonstances. 13

« La relation avec le client est l’aspect déterminant : c’est en comprenant les besoins du client grâce à une communication ouverte et en satisfaisant ses attentes que l’on forge une relation solide sur le long terme, en construisant la confiance nécessaire pour exercer sur le marché international avec assurance. » Jacquie Fritsch, Experte-conseil principale, bureau international

« La décision d’opter pour une nouvelle société de conseils fut soudaine; un besoin pressant d’action immédiate se faisait sentir. Après avoir rencontré Jacquie Fritsch en personne à la conférence Asinta de San Francisco, et tenant compte de nos discussions antérieures, j’étais plus que prête à faire le saut. L’équipe du Groupe Williamson a su faire preuve de suffisamment de flexibilité pour préparer tous les accords contractuels qui ont permis une transition rapide et confortable. La relation solide tissée depuis le début a été consolidée par une forte approche d’équipe, une attention méticuleuse aux détails et une grande capacité à présenter nos besoins en matière d’avantages sociaux à travers une communication claire et concise à l’attention de nos employés. Je suis très heureuse que nous ayons pris cette décision et de pouvoir poursuivre ma collaboration avec Jacquie et l’équipe du Groupe Williamson à mon nouveau poste dans une nouvelle entreprise. » Rachel Frazier—Gestionnaire principale des avantages sociaux à l’international

Faire face à l’urgence

Une fois la situation clarifiée

Grâce à ce partenariat avec Asinta, Rachel Frazier, la gestionnaire principale des activités internationales de l’entreprise, a été présentée à Jacquie Fritsch, notre experte-conseil à l’international, en 2015. Il faut dire qu’à l’époque, le moment ne se prêtait guère à un changement d’expert-conseil au Canada.

Une fois la situation revenue à la normale, Jacquie Fritsch et Mark Juneau ont pris le temps de s’entretenir avec Rachel Frazier pour bien comprendre ses attentes en matière d’avantages sociaux pour ses employés au Canada. L’organisme évoluait dans un environnement d’entreprise progressiste, dans l’omniprésence de la haute technologie, et en concurrence directe avec des entreprises comme Google et Facebook.

Pourtant, à peine quelques jours après l’annonce de l’entreprise de son besoin d’un nouvel expertconseil, les chemins de notre experte-conseil et Rachel Frazier se sont à nouveau croisés à l’occasion d’un évènement caritatif à San Francisco. Notre partenaire Asinta aux États-Unis, Mark Juneau, vice-président d’Alliant et directeur du département de conseil en assurances à l’international (également expert-conseil en assurance au pays auprès du client), a réuni de nouveau les deux femmes, démontrant ainsi la vraie valeur d’un partenariat avec Asinta. Jacquie Fritsch a pris la situation en main, aidant le client à remettre son régime d’avantages sociaux canadien sur la bonne voie avant la fin du mois, soit en seulement dix jours ouvrables. Elle a entre autres contribué à mettre un terme à la relation entre le client et son expert-conseil en assurances précédent. Modifications et adéquation du régime, formation du client/des employés... Tous les aspects de la gestion de l’assurance ont été remis sur les rails. De plus, de nombreuses polices, négligées jusque-là, ont été analysées et renégociées. Notre équipe a su assurer tous les services nécessaires avec précision et dans les temps, ce qui a permis au client de se concentrer à nouveau sur son plan aux États-Unis.

Grâce à des conversations ambitieuses et des perspectives uniques sur les avantages sociaux à l’international, notre experte-conseil a su donner de nouvelles idées au client quant à la façon de répondre à ses besoins et de gérer ses dépenses tout en conservant la flexibilité de son programme. Elle a aussi su s’assurer que la même importance était accordée au personnel canadien, peu nombreux, qu’au beaucoup plus grand contingent basé aux États-Unis, contribuant ainsi à rendre le programme d’avantages sociaux à l’international juste et équitable pour tous les employés. Nous sommes ravis de continuer notre travail avec ce client, et nous continuons de collaborer avec Rachel Frazier, qui a depuis choisi de travailler pour une autre entreprise de haute technologie, en amenant l’équipe de Jacquie – et donc notre nom – avec elle.

C O N TA C T Jacquie Fritsch Experte-conseil principale, bureau international Groupe Williamson 519-756-8830 x238 JFritsch@williamsongroup.com

Le bulletin Sur la sellette a été créé pour fournir des opinions et des renseignements importants sur les tendances et les faits nouveaux quant à l'industrie. Pour que nous puissions vous présenter les renseignements dont vous avez besoin, nous vous saurions gré de bien vouloir nous donner vos commentaires et vos suggestions. Veuillez nous faire part de votre rétroaction en remplissant un sondage de trois minutes que vous trouverez ici : http://www.cowangroup.ca/fr/newsletter/

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