Guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia. Perú.

DE SA CIVIL FEN

TEMA NAC SIS IO

L DE NA

Ayuda Humanitaria

Proyecto Preparación ante Desastre sismico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA Perú, Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI), Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

60 pag.

Guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia.

Lima: INDECI/PNUD, 2011 PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA/ SISMOS/TSUNAMI/PERÚ Proyecto INDECI-PNUD-.ECHO “Preparación ante desastre sísmico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao” Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI: Gral. EP “R” Luis Palomino Rodríguez – Jefe del INDECI Representante Residente del PNUD en Perú: Rebeca Arias Oficial de Programa: James Leslie Responsables de la publicación: Crnel. EP “R” Guillermo Alvizuri Valiente Luis Gamarra, Coordinador Proyecto PNUD-INDECI-ECHO Consultoras: Ana Campos García, Diana Marcela Rubiano Vargas, Carolina Díaz Revisión: Alfredo Zerga Ocaña, Luis Gamarra Tong, Crnel. EP “r” Guillermo Alvizuri Valiente.

Diseño y diagramación: Akeimi Andrea Velasquez Ortega Impresión: Ediciones Novaprint Lima - Perú Ejemplares: 2.000 D.L. Impreso en Lima – Perú, febrero de 2011 Cualquier parte de este documento podrá reproducirse siempre y cuando se reconozca la fuente y la información no se utilice con fines de lucro. Agradeceremos cualquier comentario o sugerencia de los lectores.

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo técnico y/o financiero del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO), el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). La inclusión de sus logotipos no implica que apruebe o respalde las posiciones expresadas en este documento.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

TABLA DE CONTENIDO PARTE I. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA

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1. ¿QUÉ CONTIENE ESTA GUÍA, A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA Y CÓMO ESTÁ ORGANIZADA? 1.1 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES DE LA GUÍA 1.2 OBJETIVOS DE LA GUÍA 1.3 GRUPO OBJETIVO 1.4 ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA

8 8 9 9 9

2. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?

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3. ¿CÚALES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?

3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE 3.2 DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS 3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE

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PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES

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4. ¿CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA? 4.1 ANTECEDENTES 4.2 OBJETIVOS DEL PLAN 4.3 ALCANCES 4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA 4.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES 4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN

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5. ¿CÓMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIÓN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS? 5.1 MARCO CONCEPTUAL 5.2 MARCO LEGAL 5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O REGIONAL Y DE SU COMITÉ DE DEFENSA CIVIL 6. ¿CÓMO IDENTIFICAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINIR EL DIAGNÓSTICO DE RIESGO DEL AREA DE INCIDENCIA DEL POE? 6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL 6.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS 6.2.1 Análisis de peligros 6.2.2 Análisis de vulnerabilidad 6.2.3 Desastres históricos 6.2.3 Análisis de riesgo

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

PARTE III. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y 38 RECURSOS 7. ¿CUÁLES SON LOS ALCANCES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA? 7.1 FASES OPERATIVAS 7.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS

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8. ¿CUÁLES SON LAS AREAS FUNCIONALES, TAREAS DE RESPUESTA Y QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES? 42 8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA 42 8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES 46 9. ¿CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS? 47 10. ¿QUÉ RECURSOS SE NECESITAN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS Y CÓMO SE PUEDE HACER EL INVENTARIO? 50 PARTE IV. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE

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11. ¿CUÁLES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL 53 PLAN? 54 11.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN 11.2 CONTROL, COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES TERRITORIALES 55 11.3 SISTEMAS DE ALERTA 55 11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS 56 11.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN 57 BIBLIOGRAFÍA

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

LISTA DE GRÁFICOS Figura 1. Organización de la Guía Metodológica para la formulación de Planes de Operaciones de Emergencia Figura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia...............................

Figura 3. Esquema general de la introducción del POE...............................................................................

Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE...........................................................................

Figura 5. Esquema general del diagnóstico del POE....................................................................................

Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE................................................................

Figura 7. Esquema general de áreas funcionales y tareas de respuesta del POE...........................................

Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE................................................................................

Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE................................................................................

Figura 10. Esquema de implementación y control del POE...............................................................................

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LISTADO DE EJEMPLOS Objetivos del POE..................................................................................................................

Alcances del POE...................................................................................................................

Principios del POE..................................................................................................................

Estructura y organización del POE............................................................................................

Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE..................................

Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulación de la presente Guía que pueden ser considerados en el POE..........................................................................................

Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional vigente del SINADECI..........................................................

Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia..................................................

Ejemplo 9. Clasificación de los niveles de emergencia. ...............................................................................

Ejemplo 10. Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta..................................................................................

Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta......................

Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia.................................................................

Ejemplo 13. Instancias y niveles de activación del plan de operaciones...........................................................

Ejemplo 14. Clasificación de niveles de alerta..............................................................................................

Ejemplo 15. Cuadro de Control de Cambios.................................................................................................

Ejemplo 1.

Ejemplo 2.

Ejemplo 3.

Ejemplo 4.

Ejemplo 5.

Ejemplo 6.

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ANEXOS: FICHAS METODOLOGICAS Ficha metodológica 1.

Ficha metodológica 2.

Ficha metodológica 3.

Ficha metodológica 4.

Ficha metodológica 5.

Ficha metodológica 6.

Ficha metodológica 7.

Ficha metodológica 8.

Ficha metodológica 9.

Ficha metodológica 10.

Ficha metodológica 11.

Ficha metodológica 12.

Ficha metodológica 13.

Ficha metodológica 14.

Matriz de disponibilidad de información...................................................................

Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia......................................

Orientaciones para el apéndice sobre “resumen del marco legal”................................

Orientaciones sobre la estructura organizacional existente........................................

Identificación y análisis de peligros.........................................................................

Identificación y análisis de vulnerabilidad................................................................

Análisis de riesgos................................................................................................

Orientaciones para la clasificación de las emergencias..............................................

Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta........

Orientaciones para la definición de los actores, roles y funciones................................

Orientaciones para la definición de las funciones institucionales.................................

Orientaciones para la definición del modelo organizacional........................................

Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos................................

Orientaciones para la elaboración del protocolo de coordinación y comunicación entre niveles de gobierno..............................................................................................

Ficha metodológica 15. Orientaciones para la elaboración protocolos y procedimientos específicos..................

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21 24 32 33 36 36 37 41 45 46 46 49 52 55 57

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

PRESENTACIÓN Las operaciones de emergencia requieren una identificación detallada y precisa de las tareas de respuesta y una definición clara de las instituciones responsables, sus roles y estructura organizativa. El Plan de Operaciones de Emergencia debe ser diseñando para constituirse en el documento orientador de la intervención de actores públicos y privados, que se adapta a cada situación de desastre de acuerdo a su tipo y grado de intensidad. En ese sentido, la elaboración de un POE requiere el concurso de las instituciones llamadas a intervenir ante una situación de emergencia, quienes deben analizar sus capacidades y debilidades, y llegar a acuerdos mínimos para que la actuación se desarrolle de una manera eficiente y coordinada.

En ese sentido, en el marco del Proyecto ECHO-PNUD-INDECI “Preparación ante desastre sísmico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao” se ha elaborado esta guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia; que se basa en el proceso desarrollado durante la preparación del Plan Integrado de Operaciones de Emergencia de Lima y Callao durante el año 2010 hasta principios del 2011. Este proceso de carácter participativo contó con la intervención de actores sectoriales y territoriales de nivel municipal, regional/metropolitano y nacional.

La sistematización del proceso llevado a cabo para la elaboración del POE Integrado de Lima y Callao, ha permitido construir esta herramienta metodológica, que contiene una propuesta de la estructura del documento, la secuencia de las actividades a seguir y los criterios a tener en cuenta, para facilitar la construcción del Plan de Operaciones de Emergencia.

Esta guía propone un proceso participativo e inclusivo, con respeto y consideración de la especialidad y autonomía de cada una de las instituciones, pero que promueva la construcción conjunta de propuestas, la articulación de iniciativas y la definición de acuerdos y protocolos de actuación. La guía está dirigida a las Oficinas de Defensa Civil de nivel regional, y a las municipalidades de ciudades mayores e intermedias, pues permite la integración de diferentes tipos de actores y de niveles territoriales.

El proceso de elaboración del POE Lima y Callao, y de esta guía metodológica, ha contado con la asistencia técnica de consultores internacionales, así como de la revisión y apoyo permanente de la Jefatura del INDECI y de la Dirección Nacional de Operaciones, a cargo del General Luis Felipe Palomino y del Coronel Guillermo Alvizuri, y del equipo de asesores del Proyecto ECHO-PNUD-INDECI. Todas estas personas e instituciones coinciden en la necesidad de contar con documentos de planificación que faciliten un accionar eficiente y rápido de atención a las necesidades de la población en una situación de emergencia. Esperamos que esta guía cumpla su objetivo de instrumento orientador de estos procesos.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

PARTE I. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA 1. ¿QUÉ CONTIENE ESTA GUÍA, A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA Y CÓMO ESTÁ ORGANIZADA? 1.1 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES DE LA GUÍA El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son componentes esenciales de la finalidad social del Estado Peruano. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad física, su estructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenómenos peligrosos pudiendo ocurrir en su entorno inmediato o fuera de él. Es por esto que a través de la gestión del riesgo de desastres se busca reducir o controlar los efectos adversos de fenómenos peligrosos dándole prioridad a las políticas de reducción del riesgo, pero igualmente, priorizando en este caso el fortalecimiento de las capacidades institucionales y de la población para reaccionar ante posibles eventos peligrosos, contribuyendo a reducir el caos, la angustia y las pérdidas que acompañan a los desastres.

En el marco de estas acciones, se reconoce que la efectividad en la respuesta ante situaciones de desastre o emergencia es una responsabilidad compartida y un proceso que integra las acciones de las entidades públicas, la participación del sector privado y la comunidad, surgiendo la necesidad de contar con instrumentos de planificación para las operaciones y los procedimientos de emergencia, que permitan articular los esfuerzos de los diferentes actores.

Es así, como el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO), ponen a disposición esta Guía Metodológica para la Formulación de Planes de Operaciones de Emergencias (POE), con el propósito de orientar a los diferentes actores del Sistema Nacional de Defensa Civil y en especial, a las Municipalidades Distritales, Provinciales y Gobiernos Regionales del Perú sobre el manejo de la respuesta a desastres de cualquier magnitud.

La Guía contiene lineamientos teórico-prácticos que a partir de la identificación de las condiciones de riesgo, le permitan abordar y manejar las diferentes tareas para la respuesta a emergencias o desastres, definir esquemas organizativos, inventariar recursos, entre otros; revisando y adaptando las múltiples experiencias disponibles a nivel internacional.

Vale la pena aclarar, que este documento pretende ser de utilidad para los diferentes niveles de gobierno, reconociendo que cada uno tiene características ambientales, sociales y económicas particulares, y por ello, se concibe como un instrumento flexible que puede ser ajustado y acondicionado a tales contextos, sin perder la rigurosidad en el proceso de elaboración de cada plan.

Este trabajo es el resultado del esfuerzo realizado en el marco del Proyecto “Preparación de Desastre Sísmico o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao”, ejecutado por el Instituto Nacional de Defensa Civil Perú (INDECI), la Municipalidad Metropolitana de Lima y el Gobierno Regional del Callao, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO) durante el período Enero 2010 – Febrero 2011.

Considerando el potencial de esta guía, motivamos a los miembros del Sistema Nacional de Defensa Civil a que discutan, analicen y estudien este material y luego consideren su aplicación. Tenemos la seguridad que este instrumento contribuirá a mejorar la gestión institucional y optimizar los recursos disponibles en el Sistema.

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

1.2 OBJETIVOS DE LA GUÍA El objetivo principal de la Guía Metodológica es brindar un marco de referencia y una orientación técnica y metodológica que permita a los gobiernos distritales, provinciales y regionales, y a las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de Defensa Civil, la formulación efectiva de los planes de operaciones de emergencia, según sus capacidades, a fin de disponer de instrumentos que favorezcan la preservación de la vida, y una respuesta rápida y eficiente en situaciones de desastre.

Los objetivos específicos definidos para este instrumento son: Unificar la metodología y facilitar la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia en Distritos, Provincias y Regiones.

Proveer los elementos conceptuales y las herramientas básicas para la elaboración de los Planes de Operaciones de Emergencia.

Facilitar la comprensión de los alcances de las operaciones de emergencia, proponiendo esquemas para definir tareas, funciones y responsabilidades de las entidades en las diferentes fases de preparación, respuesta y rehabilitación.

Facilitar la articulación con las entidades del Sistema Nacional de Defensa Civil usando elementos y criterios comunes 1.3 GRUPO OBJETIVO La Guía se orienta principalmente a aquellos que tienen la responsabilidad de conducir y facilitar la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia en los diferentes niveles de gobierno – nacional, regional, provincial, distrital – en el marco del Sistema Nacional de Defensa Civil.

1.4 ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA Está Guía esta diseñada para orientar a planificadores con o sin experiencia, para navegar a lo largo del proceso de planificación. La Guía Metodológica se estructura en cuatro partes: en la Parte I. Introducción a la Guía, se hace una presentación y justificación de la guía como tal, exponiendo los fundamentos de la planificación a través de la exposición de los alcances, objetivos, población objetivo del documento, y las premisas metodológicas para la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia.

En la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del POE, se muestran las premisas teóricas y metodológicas comunes para todos los miembros del Sistema de Defensa Civil y que sirven de referentes para la construcción del plan – objetivos, alcances, principios, articulación con otros instrumentos - , el marco conceptual, legal e institucional, así como la identificación de las condiciones de riesgo.

En la Parte III. Definición de tareas, responsables, mecanismos de coordinación institucional y recursos, se incluyen las orientaciones para determinar el concepto general de operaciones, las áreas funcionales, las tareas de respuesta y sus alcances, los roles de los diferentes actores y el modelo organizacional para la ejecución del plan; además, se dan los elementos básicos para la elaboración de los inventarios de recursos.

En la Parte IV. Puesta en práctica e institucionalización del POE, la guía aporta las nociones metodológicas relacionadas con los mecanismos de implementación, activación y control del plan.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

Así mismo, se incluyen una serie de Anexos que permiten una mejor apropiación y aplicación de la Guía, mediante diversas herramientas pedagógicas y participativas para su construcción.

Teniendo en cuenta que la Guía debe proporcionar orientaciones precisas con un carácter técnico y pedagógico, cada una de las partes con sus respectivas secciones incluyen aspectos relacionados con la descripción de cada contenido (¿QUÉ DEBE CONTENER?), el proceso metodológico sugerido para su desarrollo (¿CÓMO SE FORMULA?) y los materiales e insumos requeridos para ello – fichas, formatos, lecturas sugeridas – (¿CON QUÉ?).

De manera esquemática, la organización de la Guía Metodológica es la siguiente:

PARTE I • Introducción a la Guía Metodológica: contenido, público objetivo ,organización • Criterios para la formulación del POE • Pasos para la formulación del POE

PARTE II • Objetivos y alcances del POE • Marco y conceptual, legal • Contexto territorial y diagnósticode riesgos

PARTE III • Funciones y Tareas de Respuesta • Mecanismos de coordinación • Inventario de Recursos

PARTE IV

• Puesta en práctica e institucionalización del POE • Control del Plan

Ejemplos

Ejemplos

Ejemplos

Fichas Metodológicas

Fichas Metodológicas

Fichas Metodológicas

Figura 1. Organización de la Guía Metodológica para la formulación de Planes de Operaciones de Emergencia

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

2. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?1

¿Qué es un Plan de Operaciones de Emergencia (POE)?

El POE es un instrumento o documento que establece las funciones o tareas de respuesta y rehabilitación en caso de una emergencia o desastre, los modelos, organizacionales, los elementos de administración y logística, y los sistemas de seguimiento y monitoreo, que permiten operar de una manera efectiva ante situaciones de emergencia o desastre.

¿PARA QUÉ se debe elaborar un Plan de Operaciones de Emergencia (POE)?

Para estar preparados y conocer de manera anticipada que tareas necesarias en situaciones de emergencia y desastre, quienes son los responsables y cuáles son los mecanismos de coordinación, con qué recursos se cuenta, etc.

La formulación del POE permite que se operen de manera rápida, efectiva y coordinada frente a emergencias o desastres.

¿QUIÉNES deben participar en la elaboración del Plan de Operaciones de Emergencia (POE)?

Dado que el manejo de las operaciones de emergencia requiere de un trabajo coordinado en equipo, una buena planificación depende igualmente de un esfuerzo en equipo. Por esto los planes más realistas y completos son aquellos elaborados por todas las instituciones públicas, privadas, las organizaciones no gubernamentales y las comunidades que integren el Sistema Nacional de Defensa Civil, en cada uno de los niveles territoriales.

¿DÓNDE y CUÁNDO se debe aplicar el Plan de Operaciones de Emergencia (POE)?

EL POE se debe aplicar de manera escalonada – nivel distrital, provincial, regional, nacional – teniendo en cuenta las competencias y capacidades de cada nivel. Además, debe ser implementado durante las fases de preparación, respuesta y rehabilitación post-desastre, según los alcances y actividades definidas para cada fase.

¿CÓMO se elabora el Plan de Operaciones de Emergencia (POE)?

De forma participativa, es imprescindible el involucramiento de todos los actores de entidades públicas y privadas que deban o quieran implicarse en el manejo de las emergencias, aportando puntos de vista, inquietudes y soluciones.

Parte de la situación actual y las condiciones peligro, vulnerabilidad y riesgo de cada nivel territorial, identificando los posibles escenarios de desastre que podrían presentarse y priorizando los más críticos.

Identifica las diferentes actividades o tareas que se deben realizar para la preparación, respuesta y rehabilitación frente a situaciones de emergencia o desastre y define sus alcances.

Asigna funciones y responsabilidades de las entidades en relación con las acciones específicas para cada una de las tareas y establece la estructura organizacional.

Establece como coordinar la solicitud y recepción de apoyo del nivel provincial, regional o nacional, dependiendo de la magnitud del evento.

Identifica recursos y capacidades de los diferentes actores que participan.

Define los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo de información entre las autoridades en el marco de las operaciones de emergencia.

Identifica acciones para la implementación, activación y control del plan.

1 Adaptado de la Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencia (PLEC´s). Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres de Colombia. 2008.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

CONTENIDO BÁSICO ¿CUÁL debería ser la estructura de un Plan de Operaciones de Emergencias (POE)?

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1. INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES 1.2 OBJETIVOS DEL PLAN 1.3 ALCANCES 1.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES 1.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES 1.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN 2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL 2.1 MARCO CONCEPTUAL 2.2 MARCO LEGAL 2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO 3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO DE RIESGO 3.1 ASPECTOS GENERALES DE LA REGION 3.1.1 Localización 3.1.2 Contexto geográfico y ambiental 3.1.3 Dinámicas políticas, económicas y sociales 3.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS 3.2.1 Análisis de Peligros 3.2.2 Cronología de Desastres en la Región 3.2.3 Análisis de Vulnerabilidad 3.2.4 Análisis de Riesgos 4. CONCEPTO GENERAL DE OPERACIONES 4.1 FASES OPERATIVAS 4.1.1 Preparación 4.1.2 Respuesta 4.1.3 Rehabilitación 4.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS 5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA 5.1 RESCATE Y SEGURIDAD 5.2 SALUD 5.3 ASISTENCIA HUMANITARIA 5.4 SERVICIOS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE 5.5 DIRECCIÓN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA 5.6 LOGÍSTICA 6. MODELO ORGANIZACIONAL 7. INVENTARIO DE RECURSOS 8. IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN 8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN 8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL, COOPERACIÓN INTERNACIONAL) 8.3 SISTEMAS DE ALERTA 8.4 COMUNICACIÓN 8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN 8.5.1 Revisión periódica 8.5.2 Simulaciones y Simulacros BIBLIOGRAFÍA

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

APÉNDICES Apéndice 1. Resumen del marco legal Apéndice 2. Conceptos y nociones básicas Apéndice 3. Funciones Institucionales Apéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de Gobierno Apéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos (diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas) ANEXOS FUNCIONALES Anexo 1. Rescate y Seguridad Anexo 2. Salud Anexo 3. Asistencia Humanitaria Anexo 4. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente Anexo 5. Dirección y Manejo de la Emergencia Anexo 6. Logística

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

3. ¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?

3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE Como se describe en la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del POE, del presente documento, las etapas para contextualizar la problemática que el Plan pretende resolver y el marco conceptual, legal e institucional consisten en: Paso 1. Socializar la iniciativa de la formulación del Plan de Operaciones de Emergencia, invitar a los actores a participar y conformar grupos de trabajo Antes de iniciar las diferentes actividades del plan, los talleres y los procesos participativos, se debe buscar el apoyo y soporte de las instituciones para asegurar una adecuada participación de los diferentes sectores y actores públicos y privados involucrados, con el fin de sensibilizar a las autoridades y jefes de las diferentes entidades en cuanto a que la planificación de las emergencias es una prioridad. Con ello será posible acceder a los espacios de tiempo necesarios para el trabajo de planificación dentro de las preocupaciones y rutina diarias. En la medida que el mayor número de tomadores de decisiones y actores sociales estén involucrados en la planificación, mejor será el producto.

Adicionalmente, uno de los objetivos de la utilización de un equipo de trabajo es construir y ampliar las relaciones que ayudan a la creatividad y a la innovación en la planificación y durante un evento desastroso.

Este enfoque ayuda a establecer una rutina de planificación, para que los procesos seguidos en el momento de la ocurrencia del evento sean los mismos que los utilizados durante la preparación y planificación del POE. Dentro de los actores que deben estar presentes en los equipos de formulación y concertación del POE están las diferentes gerencias o divisiones de la administración municipal y/o del gobierno regional, las entidades operativas encargadas del manejo de las emergencias y los temas de seguridad, como la Defensa Civil, los servicios de bomberos, policía y serenazgo, fuerzas armadas, emergencias médicas y otros temas de salud pública, hospitales y centros de salud, obras públicas, servicios sociales, encargados del manejo de redes o servicios básicos (agua potable y saneamiento, energía, comunicaciones, transporte), representantes del sector privado, y las organizaciones no gubernamentales (incluidas las que abordan el problema de necesidades especiales), entre otros. Puede existir un pequeño grupo coordinador que se encargue de la redacción y coordinación de las reuniones del POE y un grupo ampliado que participe en la revisión, validación, complementación del mismo, etc.

Algunos elementos clave para el éxito de las reuniones y grupos de trabajo son: enviar las convocatorias con la debida anticipación; proveer suficiente información en la invitación sobre los alcances de las actividades, las fases del proceso y la importancia de la participación de los diferentes actores sociales en cada proceso; solicitar al Alcalde, Presidente del Gobierno Regional o máxima autoridad posible que firme la convocatoria; permitir una flexibilidad en el calendario y organización de las reuniones subsiguientes, pues no todos los miembros deben asistir a todas las reuniones ya que esto dependerá de cómo organicen los grupos de trabajo y las plenarias dónde se socializarán los avances parciales de los diferentes grupos. Cada grupo determinará de acuerdo a sus posibilidades los horarios más convenientes para tales reuniones.

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Paso 2. Realización de un diagnóstico preliminar y recolección de la información (encuestas y entrevistas) El proceso de planificación debe partir de la identificación de información y avances existentes, a través de la revisión de informes, estudios, publicaciones y todas las fuentes y documentos técnicos pertinentes sobre la municipalidad o región, además de la realización de encuestas, entrevistas y trabajo con grupos focales para recopilar y analizar la información sobre: El marco legal e institucional existente a nivel distrital, provincial, regional y nacional, según el ámbito territorial del Plan de Operaciones de Emergencia que se esté formulando, y la relación con los niveles de gobierno de menor y mayor jerarquía.

La visión conceptual e impresiones sobre las percepciones y expectativas de los diferentes actores en relación a los peligros existentes en la zona; las fortalezas y debilidades que la municipalidad o región en general tienen para actuar en caso de que cualquier peligro; y el conocimiento que cada uno tiene acerca del alcance y contenido de un Plan de Operaciones de Emergencia.

Las fortalezas y debilidades individuales de las instituciones públicas o privadas que deben participar en el manejo de las emergencias identificando los vacíos existentes en los procesos de preparación y de manejo de la gestión del riesgo de desastres; los avances en la definición de las tareas o actividades de respuesta y responsabilidades de las instituciones; la existencia de mecanismos de comunicación y coordinación, convenios de ayuda mutua u otros arreglos; identificación de documentos, procedimientos o cualquier clase de instrumentos para manejo de las emergencias o desastres; la existencia de inventarios de recursos; etc.

La iniciativas existentes o desarrolladas anteriormente, para la preparación y manejo de emergencias a nivel distrital, provincial o regional, y actividades de capacitación, simulaciones y simulacros.

Los peligros, vulnerabilidades y riesgos son los elementos que cada territorio debe entender para poder realizar acciones que permitan mitigarlos y/o prevenirlos. Si los riesgos son vistos como los problemas y los Planes de Operaciones de Emergencia como una parte de la solución a este problema (que complementa las actividades de reducción y control del riesgo), la identificación de los peligros, vulnerabilidades y riesgos deben ser vistos como elementos clave del proceso de planificación. Por lo tanto, es posible que sea necesario realizar de manera paralela algunos estudios que permitan complementar la información existente sobre la situación de riesgo, aunque este no debe ser un impedimento para avanzar en el proceso de planificación, se puede trabajar con los escenarios preliminares y la visión de los mejores expertos disponibles, mientras se cuenta con la información adecuada.

Paso 3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en común de los avances existentes y la concertación de los conceptos básicos Se debe invitar a los diferentes actores públicos y privados que puedan estar relacionados con el manejo de las emergencias, con el fin de socializar la información recopilada previamente sobre los avances más importantes realizados por el nivel Nacional, el Gobierno Regional, Provincial o Distrital y los peligros y retos que enfrenta la municipalidad o región; siendo esta actividad, una oportunidad para la puesta en común de los elementos conceptuales y metodológicos del proceso de formulación del Plan, y el levantamiento complementario de información relacionada con el diagnóstico.

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Paso 4. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE El siguiente paso es analizar y organizar la información en una ficha que sea utilizable por el equipo de planificación. Con base en los resultados de las actividades previas y utilizando los instrumentos descritos en la Parte II. Entender el contexto y determinar objetivos y alcances del presente documento, se podrán redactar los primeros capítulos del POE (Capítulo 1. Introducción; Capítulo 2. Marco Conceptual, Referencia Legal y Organización del Sistema de Defensa Civil y Capítulo 3. Situación actual y Diagnóstico de Riesgo).

3.2 DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS Una vez identificada la problemática de riesgo y los posibles escenarios de pérdidas, es necesario definir las tareas a ejecutar para el manejo de las posibles emergencias y/o desastres que se puedan presentar, así como los actores sociales que deben participar, sus roles y responsabilidades, mecanismos de coordinación y recursos. En la Parte III. Definición de tareas, responsables, mecanismos de coordinación y recursos, del presente documento se describen los alcances e instrumentos para esta parte del proceso. Las actividades a seguir en esta fase son: Paso 5. Definición del concepto general de operaciones y las Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta Usando la información de los peligros y posibles escenarios de daños, se deberá analizar cómo estos peligros pueden evolucionar en su jurisdicción y establecer los criterios que definen una operación de emergencias adecuada. Con base en los peligros específicos de la municipalidad o región para la cual se está planificando y usando el evento o los eventos de mayor impacto y el escenario más crítico (o de mayor magnitud) entre aquellos que probablemente puedan ocurrir, se identifican las demandas, las acciones y los recursos.

Este proceso permite definir las diferentes funciones o tareas de respuesta, como el manejo de la seguridad y orden público, búsqueda y rescate, extinción de incendios, etc. Una vez las demandas o tareas son identificadas y agrupadas por áreas funcionales, el equipo planificador debe establecer cuáles son las prioridades operacionales, objetivos, y acciones específicas a llevar a cabo.

Paso 6. Realización de un Segundo Taller y mesas de trabajo para la definición de tareas y alcances de las diferentes tareas A partir de los escenarios de riesgo y las áreas funcionales para el manejo de la emergencia (Rescate y Seguridad; Salud; Asistencia Humanitaria; Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente; Dirección y Manejo de la Emergencia; y Logística), se conformarán los grupos de trabajo para cada área, y cada equipo revisará a partir de los escenarios para los eventos más críticos, las tareas de respuesta, propósito, alcances, prioridades, actividades de preparación y de respuesta específicas, las cuales serán reflejadas en los formatos correspondientes a los anexos funcionales.

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Paso 7. Realización de un Tercer Taller y mesas de trabajo para la identificación de actores que participan en las diferentes tareas y el rol que debe jugar cada uno En este paso del proceso, el nivel detalle de las actividades para cada tarea de respuesta debe ser minucioso, de manera que se cuente con los insumos suficientes para centrar la discusión en la identificación de los actores que deben participar en cada tarea, definir los roles y responsabilidades de cada uno como Coordinador o Responsable Principal, Responsable o entidades de apoyo.

Para cada área funcional, es necesario que los grupos de trabajo que han venido definiendo los alcances y actividades de las tareas, identifiquen los actores y sus diferentes roles, y en general definan todos los aspectos necesarios para la coordinación de la ejecución de las tareas.

Paso 8. Establecimiento de esquema organizacional para las Operaciones de Emergencia Debido a la amplia participación de actores requerida en la respuesta y administración de las emergencias y/o desastres, es fundamental definir un esquema organizacional que permita el adecuado control y coordinación de las múltiples tareas. La práctica de las emergencias de nivel internacional ha permitido ir estandarizando este tipo de organizaciones para la coordinación de emergencias con el fin de garantizar una mejor articulación y además ser flexible para que se puedan ajustar a las dimensiones o magnitud del evento y sus posibles impactos.

Adicionalmente, es necesario establecer protocolos de actuación para cada tarea, y mecanismos de coordinación y comunicación entre actores a nivel horizontal dentro de una jurisdicción determinada, y a nivel vertical entre los diferentes niveles territoriales.

Paso 9. Definición del Inventario de Recursos El manejo cuidadoso de los recursos es esencial, antes, durante y después de una emergencia. Por lo tanto, es necesario tipificar los recursos, inventariarlos, organizarlos y hacerle seguimiento a los mismos. Contar con inventarios de recursos organizados permitirá compartir de manera más eficiente y llevar a cabo una mayor integración y colaboración entre los diferentes actores que participan en el manejo de las emergencias y entre los diferentes niveles territoriales.

Paso 10. Realización de Ejercicios de Simulación y Simulacros Para el fortalecimiento de los factores organizacionales y de planificación en la atención y administración de las emergencias por parte de los gobiernos municipales y regionales, y de las diferentes entidades privadas y ONG´s que participan, es necesario realizar ejercicios de simulación de gabinete y simulacros, que permitan revisar los procedimientos establecidos y verificar la efectiva coordinación y toma de decisiones.

La simulación se basa en escenarios prediseñados en los que se desarrollan habilidades para la toma de decisión mediante la observación de los resultados de sus decisiones; permitiendo a los participantes tomar decisiones en situaciones cambiantes: la situación varía cada vez que nueva información es recibida.

La simulación es la herramienta potencial no solo para la capacitación y preparación en la atención de emergencias y en el mejoramiento de los procesos de toma de decisiones en situaciones de crisis, sino también, como parte de un entorno empírico, donde se pueda experimentar con el comportamiento de participantes bajo diversas circunstancias de emergencia, y de esta forma aprender por medio de la práctica (DPAE, 2009).

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3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE Como se describe en la Parte III. Puesta en práctica e institucionalización del POE del presente documento, las actividades a seguir en esta fase son: Paso 11. Definición de los mecanismos de implementación, activación y control del Plan El POE se utiliza desde el primer momento de la ocurrencia de un evento, por lo tanto es necesario definir los criterios según el tamaño, el alcance y la magnitud de los posibles eventos peligrosos, y cómo serán llamados a la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayan definido para cada tipo de evento. Una vez se tenga la versión definitiva de los documentos, se realiza una socialización del mismo ante las autoridades y los responsables de la implementación, futura actualización y complementación del plan y los protocolos.

Paso 12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre los diferentes niveles territoriales (Protocolos de Coordinación y Comunicación) Se deben definir el esquema general de actuación y la secuencia de actividades que las máximas autoridades municipales o regionales deberán seguir en caso de una emergencia y como se realizarán los procedimientos de activación de los Comités de Defensa Civil, la convocatoria a reuniones, la coordinación de apoyo entre los diferentes niveles, las acciones permanentes y temporales que los Comités deben desempeñar, así como los mecanismos para el cierre de las operaciones una vez terminado el manejo de la emergencia. En la medida que estos documentos sean los más claros y concretos posible y se esquematice la secuencia de actuación a través de flujogramas serán instrumentos más útiles para los tomadores de decisiones.

Paso 13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes de contingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación) El manejo de cada uno de los peligros puede tener particularidades específicas que deben ser descritas y detalladas en lo que se conocen como planes de contingencia por eventos.

Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar un plan. Todas las entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que se traducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para su uso durante las operaciones de respuesta.

Paso 14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente En la medida que el equipo de planificación va desarrollando borradores del documento base, los anexos funcionales y demás apéndices del POE, se deben circular los documentos entre las diferentes entidades que tienen responsabilidades en la implementación del mismo, con el fin de hacer revisiones y recibir comentarios. El POE debería ser sometido también a la revisión de las respectivas autoridades con el fin de que sean promulgados como documentos oficiales, a través de decretos, resoluciones, etc. Una vez aprobado, se deben hacer los arreglos pertinentes para distribuir el plan y mantener un registro de las personas y organizaciones que recibieron una copia.

El proceso de planificación debe ser dinámico, por lo tanto, después de la ocurrencia de una emergencia y/o desastres o de los ejercicios de simulación y simulacros - los cuales se deben realizar de manera permanente- se deben hacer los ajustes necesarios. En las revisiones del plan se deben realizar preguntas

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sobre qué aspectos de las actividades, procesos, decisiones o de las estructuras organizaciones, proceso de coordinación y manejo pueden ser mejorados o merecen un cambio.

Figura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia

Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia

I. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE

II. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS

III. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZAC IÓN DEL POE

1. Socializar la iniciativa de la formulación del POE invitar a los actores a participar y conformar grupos de trabajo

5. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE

11. Definición de los m e c a n i s m o s d e implementación, activación y control del Plan

2. Realización de un diagnóstico preliminar y recolección de la información (encuestas y entrevistas)

6. Realización de un Segundo Taller y mesas de trabajo para la definición de tareas y alcances de las diferentes tareas

12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre niveles territoriales

3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en común de los avances existentes y la concertación de los conceptos básicos

7. Realización de un Tercer Taller y mesas para la identificación de actores que participan en las diferentes tareas y el rol que debe jugar cada uno

4. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE

8. Establecimiento del Modelo Organizacional para las Operaciones de Emergencia

13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes de contingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación)

14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente

9. Definición de Inventario de Recursos

10. Realización de Ejercicios de Simulación y Simulacros.

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PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES 4. ¿CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA? La introducción es el primer capítulo del POE donde se hace referencia a los antecedentes del plan, se definen los objetivos, los alcances y los principios orientadores del manejo de las emergencias, se establece su articulación con otros instrumentos de planificación, se incluye la estructura y la forma de organización del plan.

El esquema general del capítulo se visualiza a continuación: Capítulo 1

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes

1 Ficha 1. Matriz de información

1.2 Objetivos 1.3 Alcances 1.4 Principios Orientadores 1.5 Articulación con otros planes

Ficha 2. Matriz de instrumentos

1.6 Estructura y organización del plan

Figura 3. Esquema general de la introducción del POE

4.1 ANTECEDENTES ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Los antecedentes son los elementos que contextualizan y sustentan el POE, enfatizando en la situación problemática y de riesgos del área de trabajo, las razones legales y técnicas que justifican su formulación y el estado de avance del tema de gestión de riesgo y la trayectoria del tema en la actualidad (estudios, proyectos, acuerdos, normativas), orientando a la descripción de las necesidades y motivaciones para la elaboración del plan. ¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar los principales estudios, proyectos, acuerdos, normativas que describen el marco general de los avances en la gestión del riesgo y los peligros, vulnerabilidades y riesgos del área de trabajo (según el nivel territorial donde se formula el plan), y exponer los argumentos que justifican la formulación del POE según dicha situación actual. Se debe incluir información cuantitativa, cualitativa y antecedentes históricos en la medida que se tengan disponibles.

Recopilar y priorizar los antecedentes normativos, institucionales y técnicos más importantes en el tema para ser incluidos como antecedentes del plan.

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¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 1. Matriz de disponibilidad de información 4.2 OBJETIVOS DEL PLAN ¿QUÉ DEBE CONTENER?

En el POE se debe definir el objetivo general y los objetivos específicos en el marco de las operaciones de respuesta. Los objetivos deben ser coherentes con las funciones y responsabilidades que tienen las entidades frente al manejo de las emergencias y las diferentes fases preparación, respuesta y rehabilitación, y deben responder a las necesidades y particularidades de cada territorio.

¿CÓMO SE FORMULA?

El objetivo general establece el quehacer del instrumento. Debe ser visionario y abarcar todas las acciones del plan. El objetivo general debe responder como mínimo a los siguientes interrogantes: ¿qué se quiere hacer?, ¿dónde? y ¿por qué? Se sugiere que el objetivo sea redactado empleando un verbo en infinitivo.

Los objetivos específicos son las áreas de competencia directa que permiten alcanzar el objetivo general.

Deben ser claros, concisos y sobre todo, medibles, coherentes y factibles de alcanzar. Se sugiere que los objetivos específicos sean redactados empleando verbos en infinitivo.

Se sugiere que los objetivos se revisen y validen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados.

A continuación se muestran algunos ejemplos para construir los objetivos de un POE, que pueden ser utilizados como referentes en las reuniones o talleres de discusión del Plan haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial: Ejemplo 1 . Objetivos del POE Ejemplo de Objetivo General: El Plan de Operaciones de Emergencias tiene por objeto orientar las acciones de respuesta, en caso de emergencia o desastre, del gobierno distrital, provincial o regional y de las diferentes instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Defensa Civil en estos niveles, favoreciendo la preservación de la vida, la mitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente en el territorio.

Ejemplo de objetivos específicos: Establecer la estructura interinstitucional para la preparación, respuesta y recuperación efectiva frente a situaciones de emergencia o desastre.

Asignar las funciones y responsabilidades de las entidades públicas y privadas en relación con las acciones específicas durante las fases de preparación, respuesta y recuperación.

Definir los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo de información entre las diferentes autoridades competentes al Sistema Nacional de Defensa Civil en el marco de las operaciones de emergencia.

Identificar acciones para la implementación, activación y control del plan.

Contribuir a la preservación de la vida y la protección de la propiedad y el medio ambiente en condiciones de emergencia o desastre.

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¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión.

4.3 ALCANCES ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Este ítem debe clarificar los elementos que están incluidos en el POE; es decir, la cobertura geográfica, el tipo de riesgos o los escenarios de daños a los que se dirige el instrumento y la magnitud de los mismos.

Adicionalmente, los alcances están directamente relacionados con los marcos normativos, las funciones institucionales, y las fases operativas de respuesta que se espera cubrir. ¿CÓMO SE FORMULA?

Definir los actores sociales instituciones públicas y privadas a los que se dirige el plan.

Clarificar las funciones de los actores vinculados con la temática así como el tipo de intervención de los diferentes niveles territoriales.

Debe partir de los escenarios de daños más realistas posibles y con base en los peligros específicos de la municipalidad o región para la cual se está planificando, se debe usar el evento o los eventos de mayor impacto en la jurisdicción y el escenario más crítico entre aquellos que probablemente puedan ocurrir.

Concertar las fases de operaciones (preparación, respuesta, rehabilitación) a las que desea responder con el instrumento.

Finalmente, elaborar un texto que refleje una orientación viable, que se pueda implementar con la ejecución del plan formulado.

Se sugiere que los alcances se revisen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados.

A continuación se muestra un ejemplo para construir los alcances de un POE, que puede ser utilizado como referente haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial: Ejemplo 2 . Alcances del POE

Ejemplo de Alcances: El Plan de Operaciones de Emergencias de [nivel territorial] está dirigido a las autoridades que conforman el Sistema Nacional de Defensa Civil en sus respectivas jurisdicciones territoriales y según sus capacidades, durante las fases de preparación, respuesta y recuperación en caso de emergencia o desastre frente a [tipo de riesgos o escenarios de daños y características generales de los mismos] Las operaciones de emergencias en [nivel territorial] involucran la actuación coordinada entre estos niveles territoriales, así como la intervención oportuna del nivel nacional e internacional en el momento que sea requerido.

Además, establece la articulación con otros instrumentos de planificación y provee elementos para cooperación y participación del sector privado, los organismos no gubernamentales, y las comunidades comprometidas con el manejo, la atención de emergencias y su posterior recuperación.

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¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión.

4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Los principios son el conjunto de reglas que orientan las operaciones de emergencia y por ende la ejecución del plan, y constituyen la razón de ser y el compromiso de las entidades y actores sociales vinculados con el POE. Están ligados a los principios constitucionales, los principios del Sistema Nacional de Defensa Civil y los valores éticos que deben regir al Estado en caso de la ocurrencia de una emergencia o desastre. ¿CÓMO SE FORMULA?

Revisar el marco normativo y los principios consignados en la Constitución, las leyes que rigen el Sistema Nacional de Defensa Civil, etc.

Reconocer los propósitos que se quiere lograr con el plan, las estrategias o acciones generales que los actores deben emprender para alcanzar tales propósitos y los valores y principios que orientan las acciones.

Hacer una breve explicación de cada uno de ellos.

Se sugiere que los principios de validen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados.

A continuación se muestran algunos ejemplos principios orientadores de un POE, que pueden ser utilizados como referentes haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial: Ejemplo 3. Principios del POE Coordinación y responsabilidad. Todas las entidades competentes deberán participar y garantizar que exista la debida armonía, consistencia, coherencia y continuidad en sus actividades en relación con las demás instancias sectoriales y territoriales para efectos de lograr una participación coordinada y eficaz en la toma de decisiones y ejercicio de acciones a que haya lugar. Las entidades involucradas en este Plan deberán elaborar sus planes de operaciones de emergencia institucional y los ajustes en sus reglamentos de funciones internos para asegurar que se cumpla con las responsabilidades asignadas en el presente Plan. La renuencia o retraso en la participación por parte de los servidores públicas será investigada por las entidades de control pertinentes.

Protección de la sociedad. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad física, su estructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenómenos peligrosos que pueden ocurrir.

No habrá discriminación de raza, color, religión, nacionalidad, sexo, edad, situación social o económica.

Respuesta escalonada. En las actividades de preparación, alerta, respuesta y recuperación post-desastre se tendrá en cuenta, para efectos del ejercicio de las respectivas competencias, la observancia de los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiaridad consagrados en la Constitución. En la medida que las capacidades distritales sean superadas los niveles provinciales y regionales entrarán a apoyar, cuando las capacidades de estos también sobrepasen sus límites el nivel nacional entrará a brindar su apoyo y en caso de que las capacidades nacionales se vean limitadas se harán llamamientos al apoyo internacional.

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Ejemplos de principios orientadores: Solidaridad social: Expresada como la capacidad humana para brindar ayuda desinteresada, adecuada y oportuna a favor de las personas afectadas y damnificadas por los desastres. Todas las personas naturales y jurídicas, sean estas últimas de derecho público o privado, tienen el deber indeclinable de responder con acciones humanitarias a las situaciones de desastre, calamidad y peligro para la vida o la salud de las personas. La obediencia a los llamados de las autoridades que integran el Comité de Defensa Civil es un corolario del principio de solidaridad social. En ejercicio de las actividades de atención de emergencias, las entidades competentes velarán porque se hagan efectivos los canales y procedimientos de participación ciudadana previstos por la Constitución y la ley.

Precaución: Cuando existan riesgos de daños graves o irreversibles a la vida, bienes y derechos de las personas y a los ecosistemas relevantes, las autoridades y los particulares aplicarán el principio de precaución en virtud del cual la falta de certeza científica absoluta no será óbice para omitir o postergar la adopción de medidas encaminadas a prevenir, mitigar o enfrentar la materialización del daño contingente. A través de los sistemas de alerta se pueden reducir las pérdidas potenciales de vidas y de bienes.

Primacía del interés colectivo: La seguridad y el interés general, son condiciones para el mantenimiento del bien común. Las necesidades de la población afectada y damnificada prevalecen sobre los intereses particulares y orientan el empleo selectivo de los medios disponibles.

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión. Tomar como referencia los documentos citados anteriormente (Constitución, marco normativo del Sistema Nacional de Defensa Civil, etc.) haciendo los ajustes necesarios.

4.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES ¿QUÉ DEBE CONTENER?

El POE se concibe como uno de los instrumentos para la gestión del riesgo de desastres que busca dar una mejor respuesta a las emergencias. De ahí que sea fundamental clarificar y entender cómo se articula y se complementa con otros planes como los Planes de Prevención y Atención de Desastres o de Gestión de Riesgo, y los Planes de Operaciones de Emergencia de otros niveles de gobiernos, entre otros documentos, teniendo en cuenta el nivel territorial y los marcos normativos y legales existentes. Además, esto permitirá fortalecer los mecanismos de coordinación y comunicación entre las diferentes entidades involucradas.

¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar los marcos institucionales y los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias.

Clarificar niveles de actuación y coordinación entre niveles territoriales y actores sociales vinculados con la temática. ¿CON QUÉ? (TIEMPO, MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 2. Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia.

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4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN ¿QUÉ DEBE CONTENER?

En este ítem se enuncian los elementos que estructuran el contenido del POE, dando a conocer el tipo de documentos que componen el Plan y la información que se incluye en cada sección.

¿CÓMO SE FORMULA?

A partir del esquema general de estructura del POE propuesto a manera de ejemplo y todos los componentes que este debe tener, definir la manera cómo se espera organizar el documento.

Se sugiere que la estructura y contenido del plan sea presentada y concertada de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados.

Teniendo en cuenta que esta Guía quiere contribuir a unificar y estandarizar criterios para la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia, a continuación se muestran un ejemplo de estructura básica que puede ser utilizada como referente, aunque cada municipalidad o región puede hacer los ajustes que considere pertinentes en los títulos y el orden de las secciones que se presentan: Ejemplo 4. Estructura y organización del POE Ejemplo de estructura y organización del POE: Documento Base: Define los alcances, objetivos y principios del plan, e incluye el diagnóstico de riesgos en la región. Describe el concepto general de operaciones, el modelo organizacional y las áreas funcionales de respuesta. Da orientaciones sobre la implementación, activación y control del plan.

Apéndices. Incluye elementos relacionados con el marco legal, un glosario con los principales conceptos y nociones básicas, la descripción de las funciones de las entidades vinculadas al plan, y algunos lineamientos relacionados con los diferentes fenómenos que afectan en la región.

Anexos Funcionales. Describen el propósito, la asignación de responsabilidades, los alcances y el concepto de operaciones para realizar múltiples tareas agrupadas en áreas funcionales.

De manera detallada el contenido del documento puede ser el siguiente:

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CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS O VERSIONES TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES 1.2 OBJETIVOS DEL PLAN 1.3 ALCANCES 1.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES 1.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES 1.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN 2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL 2.1 MARCO CONCEPTUAL 2.2 MARCO LEGAL 2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO 3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO DE RIESGO 3.1 ASPECTOS GENERALES DE LA REGION 3.1.1 Localización 3.1.2 Contexto geográfico y ambiental 3.1.3 Dinámicas políticas, económicas y sociales 3.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS 3.2.1 Análisis de Peligros 3.2.2 Cronología de Desastres en la Región 3.2.3 Análisis de Vulnerabilidad 3.2.4 Análisis de Riesgos 4. CONCEPTO GENERAL DE OPERACIONES 4.1 FASES OPERATIVAS 4.1.1 Preparación 4.1.2 Respuesta 4.1.3 Recuperación 4.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS 5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA 5.1 RESCATE Y SEGURIDAD 5.2 SALUD 5.3 ASISTENCIA HUMANITARIA 5.4 SERVICIOS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE 5.5 DIRECCIÓN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA 5.6 LOGÍSTICA 6. MODELO ORGANIZACIONAL 7. INVENTARIO DE RECURSOS 8. IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN 8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN 8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL, COOPERACIÓN INTERNACIONAL) 8.3 SISTEMAS DE ALERTA 8.4 COMUNICACIÓN 8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN 8.5.1 Revisión periódica 8.5.2 Simulaciones y Simulacros BIBLIOGRAFÍA APENDICES Apéndice 1. Resumen del marco legal Apéndice 2. Conceptos y nociones básicas Apéndice 3. Funciones Institucionales Apéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de Gobierno Apéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos (diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas) ANEXOS FUNCIONALES Anexo 1. Rescate y Seguridad Anexo 2. Salud Anexo 3. Asistencia Humanitaria Anexo 4. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente Anexo 5. Dirección y Manejo de la Emergencia Anexo 6. Logística

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¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión y concertación de los alcances definidos para el Plan y la estructura del documento que se va a utilizar.

5. ¿CÓMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIÓN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS? Capítulo 2

2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL 2.1 Marco conceptual 2.2 Marco legal

2

Ficha 3. Orientaciones para el Resumen del Marco Legal

2.3 Estructura general de los Comités de Defensa Civil

Apéndice 1. Resumen del Marco Legal Apéndice 2. Conceptos y nociones básicas

Ficha 4.Orientaciones sobre la estructura organización existente

Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE

5.1 MARCO CONCEPTUAL ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Se refiere a los conceptos y criterios básicos que permite organizar y encaminar el POE, delimitando los objetivos y alcances del instrumento y estableciendo las diferencias con otros instrumentos complementarios. El marco comprende dos secciones: (a) la síntesis conceptual en el Documento Base del POE y (b) el Apéndice más ampliado sobre “Conceptos y Nociones Básicas”. ¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales conceptos relacionados con la temática y desarrollar una descripción de cada uno de ellos, así como las relaciones entre los mismos.

Es fundamental que en el marco conceptual del Documento Base se incluya como mínimo el enfoque de las operaciones de emergencia, los conceptos de desastres y emergencias, y se aclaren las diferencias y los alcances entre el plan de operaciones, plan de contingencia, y protocolos.

El Apéndice sobre “Conceptos y Nociones Básicas” es un documento complementario que permite ampliar la sección del Documento Base donde se debe elaborar el glosario de términos relacionados con el POE, verificando que se incluyan aquellos que son relevantes para el plan y que son usados con mayor frecuencia.

A continuación se muestran algunos ejemplos de conceptos y definiciones que pueden ser utilizados como referentes haciendo los ajustes que se consideren pertinentes:

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Ejemplo 5. Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE Alarma: Se refiere a los sistemas de señales sonoras o de luz que se emiten para que se adopten acciones preestablecidas de emergencia o para indicar el desalojo o la evacuación inmediata de una zona de riesgo Alerta: Estado que se declara, con anterioridad a la manifestación de un fenómeno peligroso, con el fin de que los organismos operativos de emergencia activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la población tome precauciones específicas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Además de informar a la población acerca del peligro, los estados de alerta se declaran con el propósito de que la población y las instituciones adopten una acción específica ante la situación que se presenta.

Análisis de riesgo: Es el resultado de relacionar la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar las posibles consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.

Cambios en uno o más de estos parámetros modifican el riesgo en sí mismo, o sea el total de pérdidas esperadas en un área dada por un evento particular. Áreas Funcionales de Respuesta: Comprenden grupos de tareas homogéneas dirigidas a proporcionar una respuesta coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienen en la respuesta y garantizar el uso eficaz de los recursos Centro de Operaciones de Emergencias (COE): Es la máxima instancia de conducción, coordinación interinstitucional y toma de decisiones tácticas y operativas para la administración de las emergencias, según la jerarquía de jurisdicción territorial, y el nivel de la emergencia. Opera en un sitio predeterminado, donde se direccionan los aspectos logísticos y de información, y se asegura la funcionalidad de las diferentes áreas de trabajo. Para el cumplimiento de las tareas, el COE debe disponer de un espacio físico con la infraestructura adecuada que permita a las instituciones realizar sus funciones Cooperación internacional/ Ayuda externa: Elemento organizacional que provee de manera efectiva, eficaz y oportuna asistencia humanitaria y soporte en las actividades de respuesta, dadas las condiciones propias de cada entidad de cooperación de acuerdo con las necesidades y los llamamientos de apoyo realizados.

Crisis: El proceso de liberación de los elementos sumergidos o reprimidos de un sistema como resultado de un perturbación exógena o endógena que conduce a la parálisis de los elementos protectores o moderadores, a la extensión de los desórdenes, al surgimiento de incertidumbres de todo tipo y de reacciones en cadena que pueden desestabilizar el sistema en crisis. Las crisis pueden ser el resultado de una calamidad pública o desastre o constituir ellas mismas el desastre o la calamidad.

Daño: Perjuicio, efecto adverso o grado de destrucción causado por un fenómeno peligroso sobre las personas, los bienes, las redes de servicios y los sistemas naturales o sociales.

Desactivación de operaciones: Comprende el retorno ordenado, seguro y eficiente de un recurso a su ubicación y estado original.

Desastre: Daño o alteración grave de las condiciones normales de vida en un área geográfica determinada, causada por fenómenos naturales y por efectos catastróficos de la acción del hombre en forma accidental. Es importante resaltar que los desastres se consideran como una situación o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestación de un fenómeno de origen natural o antrópico que, al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en una población, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento de la comunidad; representadas por la pérdida de vida y salud de la población; la destrucción y pérdida o inutilización total o parcial, temporal o definitiva de bienes de los individuos y de la colectividad, así como daños severos en el ambiente, requiriendo de una respuesta inmediata de las autoridades y de la población para atender a los afectados y establecer los umbrales aceptados de normalidad y bienestar.

Elementos expuestos: El contexto social, material y ambiental representado por las personas y por los recursos, servicios y sistemas que pueden ser afectados por la manifestación de un fenómeno peligroso.

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Emergencia: Estado caracterizado por la alteración o interrupción súbita, intensa y grave de las condiciones normales de funcionamiento u operación de una comunidad, causada por un evento o por la inminencia del mismo, que obliga a una reacción inmediata y que genera la atención o preocupación de las instituciones del Estado, los medios de comunicación y de la comunidad en general.

Evacuación: Proceso ordenado para retirar, dispersar y desocupar una zona de desastre o potencialmente peligrosa para minimizar o evitar los impactos sobre la vida de las personas, trasladándose a una zona segura.

Puede ser una acción autónoma por parte de la población (auto evacuación) o supervisada por las entidades responsables.

Evaluación de la vulnerabilidad: Proceso mediante el cual se promueve la identificación y caracterización de los elementos expuestos a los efectos de un peligro específico, así como su predisposición al daño. La vulnerabilidad puede variar teniendo en cuenta un conjunto de condiciones y/o procesos que resultan de los factores de orden físico, económico, social, político, cultural, educativo, e institucional Evaluación del peligro: El proceso mediante el cual se determina la posibilidad de que un fenómeno se manifieste, con un cierto grado de severidad, durante un período de tiempo definido y en un área determinada.

Representa la recurrencia estimada y la ubicación geográfica de eventos probables.

Evento (perturbación): Suceso o fenómeno natural, tecnológico o provocado por el hombre que se describe, en términos de sus características, su severidad, ubicación y área de influencia. Es el registro en el tiempo y el espacio de un fenómeno que caracteriza una amenaza.

Gestión del riesgo de desastres: conjunto de políticas, instrumentos y medidas orientadas a reducir los efectos adversos de fenómenos peligrosos, comprende las actividades de prevención, mitigación y preparación (ex ante), así como las de atención y rehabilitación (ex post), y tiene como objetivo articular los diferentes tipos de intervención, dándole un papel principal al desarrollo de las políticas de reducción del riesgo que en el largo plazo conduzcan a disminuir de manera significativa las necesidades de intervenir sobre los desastres ya ocurridos.

Igualmente la gestión del riesgo debe preocuparse de que los procesos de reconstrucción no supongan la reconstrucción de las vulnerabilidades existentes previas a la ocurrencia del desastre, sino que consoliden un desarrollo más seguro buscando la sostenibilidad de las áreas reconstruidas.

Intervención: Modificación intencional de las características de un fenómeno con el fin de reducir la amenaza que plantea o de modificar las características intrínsecas de un elemento expuesto con el fin de reducir su vulnerabilidad.lla intervención busca modificar los factores internos y externos de riesgo.

Líneas vitales: Infraestructura básica o esencial de los servicios básicos. De la Energía: presas, subestaciones, líneas de fluido eléctrico, plantas de almacenamiento de combustibles, oleoductos, gasoductos. Transporte: redes viales, puentes, terminales de transporte, aeropuertos, puertos fluviales y marítimos. Del Agua: plantas de tratamiento, acueductos, alcantarillados, canales de irrigación y conducción. De las Comunicaciones: redes y plantas telefónicas, estaciones de radio y televisión, oficinas de correo e información pública.

Mitigación: Planificación y ejecución de medidas de intervención dirigidas a reducir o disminuir el riesgo o los impactos de un posible evento. La mitigación es el resultado de la aceptación de que no es posible controlar el riesgo totalmente; es decir, que en muchos casos no es posible impedir o evitar los daños y sus consecuencias y sólo es posible atenuarlas.

Peligro o Amenaza: Factor de riesgo externo de un elemento o grupo de elementos expuestos, correspondiente al peligro latente de que un fenómeno peligroso de origen natural, o causado por el hombre de manera accidental o intencional, que se manifiesta en un período de tiempo definido y una localización determinada con intensidad y gravedad significativas en detrimento de las personas, los bienes, las redes de servicios, los sistemas estratégicos, el ambiente y las instituciones de la normalidad.

Plan de contingencia: Instrumentos que establecen los procedimientos para responder a un evento específico, o ante la inminencia de un peligro particular, estableciendo acciones y procedimientos de actuación, niveles de alerta, y la utilización de recursos y suministros, según la estructura organizacional establecida.

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Plan de operaciones de emergencia: Se entiende como el instrumento que define, a partir de la situación actual y las condiciones de riesgo de un territorio, los modelos organizacionales, las funciones de respuesta, los elementos de administración y logística, y los sistemas de seguimiento y monitoreo, que permiten responder de una manera efectiva ante situaciones de emergencia o desastre, favoreciendo la preservación de la vida, la mitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente.

Preparación: Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso, salvamento y rehabilitación de la población en caso de desastre. La preparación se lleva a cabo mediante la organización, planificación y ejercicios de simulación y simulacros de las acciones de alerta, evacuación, búsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso de emergencia.

Prevención: Conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con el fin de evitar o impedir la ocurrencia de un fenómeno peligroso o para reducir sus efectos sobre la población, los bienes, servicios y el medio ambiente.

Pronóstico: Determinación de la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno con base en: el estudio de su mecanismo físico generador, el monitoreo del sistema perturbador y/o el registro de eventos en el tiempo.

Protocolo: Se refiere a los acuerdos de trabajo entre dos o más instituciones, de manera que su actuación conjunta en una situación específica se desarrolle coordinadamente dadas las premisas de eficiencia en la planeación de acciones y la optimización en la utilización de recursos. Los protocolos indican de manera explícita la responsabilidad de las entidades en cada una de las funciones de respuesta ante determinados incidentes o escenarios definidos.

Rehabilitación: Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida mediante el restablecimiento, o reparación del área afectada, los bienes y servicios interrumpidos o deteriorados y el restablecimiento e impulso del desarrollo económico y social de la comunidad.

Reducción de riesgos: Medidas de intervención compensatorias dirigidas a modificar o disminuir las condiciones de riesgos existentes y a establecer mecanismos de control con el fin de evitar futuras condiciones de riesgo. Son medidas de prevención- mitigación que se adoptan con antelación de manera alternativa, prescriptiva o restrictiva para evitar la materialización de una amenaza, para evitar o minimizar los daños en caso de producirse el fenómeno dañoso.

Respuesta: Medidas ejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vez se ha presentado la emergencia, empleando los recursos y aplicando los procedimientos establecidos para salvar vidas, proteger la propiedad y el ambiente, así como preservar la estructura social, económica y estructura política del territorio.

Riesgo: La probabilidad o posibilidad que se produzcan para la colectividad unas consecuencias económicas, sociales o ambientales durante un período de tiempo definido, como resultado de la materialización de una amenaza y la existencia de vulnerabilidad en los elementos expuestos de la colectividad, que constituyen su contexto social y material.

Simulación: Ejercicio desarrollado en un ambiente preparado para tal fin, en el que participan los tomadores de decisiones y/o actores involucrados en la atención de emergencias, en donde se establece un escenario de entrenamiento mediante ejercicios de mesa.

Simulacro: Ensayo sobre cómo se debe actuar en caso de emergencia, siguiendo un plan previamente establecido basado en procedimientos de seguridad y protección, pone a prueba la capacidad de respuesta de la población y su ejercicio permite reevaluar y realimentar los planes.

Sistema de Comando de Incidentes (Incident Command System): Modelo de organización desarrollado en Estados Unidos y utilizado ampliamente a nivel internacional, como una herramienta de comando, coordinación y control de la respuesta a una situación de emergencia, facilitando que diferentes grupos realicen actividades comunes y tengan procedimientos estandarizados.

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

Tsunami: Una serie de ondas de longitud y período sumamente largos, normalmente generados por perturbaciones asociadas con terremotos que ocurren bajo o cerca del piso oceánico. También, una serie de ondas del océano producidas por un terremoto submarino, derrumbe, o una erupción volcánica.

Tsunami lejano o remoto. Cuando el sitio de arribo está muy alejado, a más de 1000 Km de distancia de la zona de generación. Son eventos mucho menos frecuentes, pero con un alto potencial destructivo. Las olas son grades y exponen a zonas costeras distantes a la zona de generación al poder destructivo del tsunami, cruzando la cuenca del Pacífico. Estos acontecimientos pueden tener plazos muy largos (hasta 6 horas) después del sismo.

Tsunami local o cercano. Cuando el lugar de arribo a la costa está muy cercano o dentro de la zona de generación del maremoto. Tiene tiempos de desplazamientos menores a 1 hora, dejando un lapso muy corto para la alerta y la evacuación. Su impacto puede ser grande, pero en un área geográfica limitada.

Tsunami regional o intermedio. Cuando el área invadida está a no más de 1000 Km o a pocas horas de la zona de generación. Son los fenómenos más comunes. La destrucción puede ser limitada debido a que la energía liberada no es suficiente para generar un tsunami destructivo en todo el Pacífico, o porque el área de origen limitada su potencial destructivo. Estos acontecimientos pueden ocurrir dentro de 15 minutos a 2 horas después del sismo Vulnerabilidad: Es definida como el grado de exposición, fragilidad y resiliencia de un elemento o conjunto de elementos (personas, patrimonio, servicios, infraestructura, etc.), como resultado de la ocurrencia de un peligro de origen natural, socio-natural, y antrópico.

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Se sugiere emplear los marcos conceptuales y glosarios de términos oficiales (documentos institucionales), la sección de “Conceptos Básicos” incluidos en esta Guía Metodológica, así como marcos conceptuales y referencias que tengan validez a nivel nacional e internacional.

5.2 MARCO LEGAL ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Se refiere a la base legal que soporta el POE según el nivel territorial donde se desarrolla. El marco legal comprende dos secciones: (a) un listado de los principales referentes legales en el Documento Base del POE y (b) el Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal”. ¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales referentes legales y normativos que enmarcan el POE, teniendo en cuenta las relaciones entre niveles territoriales.

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Ejemplo 6. Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulación de la presente Guía que pueden ser considerados en el POE Constitución Política del Perú, Artículo 163.

Decreto Ley Nº 19338 del 28 de Marzo de 1972, por el cual se crea el Sistema de Defensa Civil y sus modificatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nº 442, Nº 735, N° 905 y la Ley Nº 25414.

Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil y sus modificatorias aprobadas por Decretos Supremos Nº 058- 2001-PCM y Nº 069-2005-PCM. Decreto Supremo N° 013-2000-PCM, Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil y sus modificatorias aprobadas por Decretos Supremos Nº 100-2003 y Nº 074-2005-PCM. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. Decreto Supremo Nº 081-2002-PCM, que crea la Comisión Multisectorial de Prevención y Atención de Desastres.

Decreto Supremo Nº 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres.

Ley N° 27867 - Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales, Artículo 61º.

Ley N° 27972 - Ley Orgánica de los Municipalidades, Artículo 20°.

Ley N° 28223 - Ley sobre los Desplazamientos Internos.

Reglamento de la Ley sobre los Desplazamientos Internos aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2005MIMDES.

El Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal” es un documento complementario a la sección del Documento Base donde se deben ampliar los conceptos legales de referencia y elaborar una reseña del componente legal acompañado de una breve descripción de cada uno de sus elementos.

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Para el texto del Documento Base del POE y el Apéndice, se sugiere revisar los documentos oficiales vigentes partiendo de la Constitución y aquellas normas que rigen la Gestión de Riesgo de Desastres, el Sistema Nacional de Defensa Civil y el manejo de las emergencias a nivel nacional como las normativas y resoluciones vigentes a nivel regional o municipal relacionadas con los diferentes temas que cubre el POE. Ficha Metodológica 3. Orientaciones para el Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal”.

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5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O REGIONAL Y DE SU COMITÉ DE DEFENSA CIVIL ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Frente a las operaciones de emergencia, se identifica un conjunto de instituciones que trabajan de manera articulada según los niveles territoriales - nacional, regional, provincial y distrital-, en el ámbito de sus competencias. En el marco del POE es fundamental reseñar la estructura, las funciones y los organigramas establecidos por ley para el gobierno en su nivel territorial y la relación para el tema de Gestión de Riesgo de Desastres y/o Defensa Civil. ¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se debe realizar una descripción de la estructura del Sistema Nacional de Defensa Civil SINADECI, reseñando como mínimo los siguientes elementos: entidades que lo conforman, organigramas y funciones principales. Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el POE. Igualmente se deberá describir la estructura organizacional existente de la administración municipal o regional, de acuerdo con el área de incidencia del POE que se está formulando y la presencia de otros actores sociales públicos o privados relevantes para el manejo de las emergencias.

Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional vigente del SINADECI

JEFE DE ESTADO

GOBIERNO NACIONAL SECTOR PÚBLICO INCLUYE INSTITUCIONES Y EMPRESAS DEL ESTADO

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

COMISIÓN MULTISECTORIAL DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES INDECI

SECTORES

OFICINAS DE DEFENSA CIVIL

OFICINA DE DEFENSA CIVIL

DIRECCIÓN REGIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

SISTEMA REGIONAL DE DEFENSA CIVIL GOBIERNO REGIONAL

GOBIERNOS REGIONALES OFICINA DE DEFENSA CIVIL

MUNICIPALIDADES PROVINCIALES OFICINA DE DEFENSA CIVIL

GOBIERNOS LOCALES MUNICIPALIDADES DISTRITALES OFICINA DE DEFENSA CIVIL

COMITES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL SECRETARIA TÉCNICA COMITES PROVINCIALES DE DEFENSA CIVIL SECRETARIA TÉCNICA COMITES DISTRITALES DE DEFENSA CIVIL SECRETARIA TÉCNICA

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Ficha Metodológica 4. Orientaciones sobre la “Estructura organizacional existente” Lectura sugerida: Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil del Perú.

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6. ¿CÓMO IDENTIFICAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINIR EL DIAGNÓSTICO DE RIESGO DEL AREA DE INCIDENCIA DEL POE? Capítulo 3

3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO DE RIESGO

3

3.1 Aspectos generales de la región 3.3.1 Localización 3.1.2 Contexto geográfico y ambiental 3.1.3 Dinámicas políticas, económicas y sociales

3.2 Diagnóstico de riesgos 3.2.1 Análisis de peligros

Ficha 5. Análisis de peligros

3.2.2 Cronología de Desastres en la Región 3.2.3 Análisis de vulnerabilidad

Ficha 6. Análisis de vulnerabilidad

3.2.4 Análisis de riesgos Ficha 7. Análisis de riesgos

Figura 5. Esquema general del diagnóstico del POE

6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Corresponde a la caracterización y descripción del análisis de los sistemas biofísico, social, económico e institucionales de la unidad territorial que dada su importancia contextualizan el Plan de Operaciones de Emergencia.

Es recomendable que se acompañe con los mapas y cartografía pertinente que permita la ubicación y comprensión de la distribución geográfica de algunas de las variables descritas.

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¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar e incluir en el POE información básica frente a los siguientes temas: o Localización (área, límites geográficos, características poblacionales, divisiones político administrativas, indicadores sociales y económicos básicos, etc.) o Condiciones geográficas y ambientales (altitud, clima, geomorfología, geología, hidrografía, etc.) o Dinámicas políticas, económicas y sociales (tasas de crecimiento demográfico, proporción de población urbano-rural, densidad poblacional según división política administrativa, usos del suelo, vivienda, infraestructura, condiciones sociales, actividades económicas, etc.) o Principales problemas ambientales Incluir cartografía básica y temática con escalas adecuadas para la unidad territorial, según disponibilidad de información. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Lecturas sugeridas: Estudios y diagnósticos disponibles; atlas ambientales, censos y estadísticas, cartografía básica y temática.

6.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS El POE debe contener un panorama de los peligros o amenazas existentes en la unidad territorial y la descripción de las principales condiciones de vulnerabilidad. Además, se deben incluir análisis sobre desastres históricos y los impactos y efectos asociadas. Por último, se presentará la información relacionada con los análisis de riesgo y la estimación de los escenarios de daños.

6.2.1 Análisis de peligros ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Comprende la descripción de los peligros o amenazas que tienen mayor potencial destructivo, o que se presentan con mayor recurrencia en la unidad territorial donde se formula el POE. ¿CÓMO SE FORMULA?

Reconocer los peligros más significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos que pueden afectar al territorio con el fin de identificar los escenarios que se deben priorizar para la formulación del POE. Documentar los peligros de mayor incidencia en el territorio teniendo en cuenta características asociadas a: clasificación de tipos de peligros, características, frecuencia con la que presenta, potencial de afectación. Esta actividad puede ser realizada a partir de la recolección de información existente, la realización de talleres y reuniones con expertos en el tema y/o la contratación específica de la evaluación de los peligros.

La caracterización y evaluación de los peligros debe incluir la cartográfica pertinente sobre la distribución de los mismos (Mapa de peligros).

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¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos. Ficha Metodológica 5. Identificación y análisis de peligros.

Lecturas sugeridas: Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a los peligros o las amenazas identificadas.

Algunas fuentes relevantes de información científico técnica están disponibles en las siguientes páginas web:

Entidad Instituto Nacional de Defensa Civil Instituto Nacional de Estadística e Informática Instituto Geográfico Nacional del Perú Instituto Geofísico del Perú Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico Servicio Nacional de Meteorología e Hidrología Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para la Prevención y Atención de Desastres: Red BiVa - PAD

Página Web www.indeci.gob.pe www.inei.gob.pe/ www.ign.gob.pe/ www.igp.gob.pe/ www.ingemmet.gob.pe www.senamhi.gob.pe/

www.redbivapad.org.pe

6.2.2 Análisis de vulnerabilidad ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Comprende la identificación y caracterización de los elementos expuestos a los efectos de un peligro específico, así como su predisposición al daño. ¿CÓMO SE FORMULA?

Reconocer las principales condiciones de vulnerabilidad para cada uno de los peligros más significativos y aquellos a los que se orienta el POE: factores de orden físico, económico, social, político, cultural, educativo, e institucional.

Documentar los factores de vulnerabilidad e incluir su distribución espacial en la cartografía adecuada de ser posible. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos. Ficha Metodológica 6. Identificación y análisis de vulnerabilidad Lecturas sugeridas: Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a la vulnerabilidad frente a los peligros identificados.

6.2.3 Desastres históricos ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Corresponde al análisis de los registros de eventos desastrosos de diversa magnitud según tipos de evento e impactos asociados a los mismos. En la medida de lo posible, se debe documentar los desastres o las emergencias ocurridas en el pasado.

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¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar información histórica disponible sobre eventos ocurridos.

Analizar los registros según tipo de evento, promedios anuales, principales causas, reporte de daños y pérdidas (pérdida de vidas, heridos, damnificados, pérdida de viviendas, afectación de viviendas, daños en infraestructura y servicios, costos de pérdidas, etc.)

Elaborar gráficos y tablas de análisis a partir de la información disponible. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Lecturas sugeridas: Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres – SINPAD y Sistema de Inventario de Efectos de Desastres (DesInventar) En: http://online.desinventar.org Si se quieren datos más locales entrevistar personas de las entidades y de la comunidad que tengan un amplio conocimiento de la zona, revisar archivos de periódicos, monografías de la región, etc.

6.2.3 Análisis de riesgo ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Es el resultado de relacionar el peligro y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar las posibles consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.

Para los POE es importante la definición de escenarios de desastre donde se añade una perspectiva de tiempo al análisis de peligros y vulnerabilidades para estimar los posibles efectos o impactos de un evento predeterminado. ¿CÓMO SE FORMULA?

Cada escenario de riesgo debe tener una descripción breve y coherente de las afectaciones e impactos sobre la población, el ambiente, la infraestructura y redes vitales - en relación a los peligros considerados prioridad para el POE que faciliten posteriormente la toma de decisiones.

Elaborar los escenarios de riesgo sobre la base de información obtenida de los peligros y el análisis de la vulnerabilidad de la unidad territorial donde se formula el POE. Para la documentación de cada “escenario de riesgo” en relación a un peligro se sugiere emplear indicadores de efectos directos e indirectos y la descripción de los posibles impactos o consecuencias (edificios colapsados, pérdida de infraestructura crítica, muertos, heridos o desplazados, etc.). Estos escenarios deben ser realistas y creados con base en la información existente en la jurisdicción. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos. Ficha Metodológica 7. Análisis de riesgo Lecturas sugeridas: Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a las condiciones de riesgo de la unidad territorial.

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PARTE III. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS 7. ¿CUÁLES SON LOS ALCANCES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA? En este capítulo se describen básicamente las fases operativas del plan y se establecen los criterios y parámetros para la clasificación y niveles de las emergencias.

El esquema general del capítulo se visualiza a continuación: Capítulo 4

3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO DE RIESGO 4.1 Fases operativas 4.2 Clasificación de las emergencias

4

Ficha 8. Orientaciones para la clasificación de las emergencias

Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE

7.1 FASES OPERATIVAS ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Corresponden a una serie de etapas o estados diferenciados en el proceso de las operaciones de emergencia que son conducidas por los gobiernos, el sector privado y las comunidades para hacer frente a una situación de desastre. Si bien estas fases no se muestran completamente separadas en la realidad, para el POE es importante establecer diferencias y alcances entre una fase y otra. ¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar los alcances de cada una de las fases operativas para el manejo de emergencias y definir las actividades que se esperan incluir en el documento.

Realizar una breve descripción de cada una de las fases y sus actividades

En general el manejo de las operaciones de emergencia se divide en tres fases: preparación, respuesta y rehabilitación. A continuación se muestra un ejemplo de las fases operativas y sus actividades básicas, de modo que sirven de referente para el POE:

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Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia

1. Fase de preparación La preparación es una fase esencial para el fortalecimiento de capacidades con el fin de garantizar la efectividad de la respuesta, y parte de la premisa de que existe el riesgo residual, donde las condiciones de peligro y vulnerabilidad no son reducidas en su totalidad habiendo siempre algún grado de probabilidad de ocurrencia de daños y pérdidas, que serán menores en la medida que se hallan implementado las acciones preventivas y correctivas del riesgo.

La formulación del Plan de Operaciones de Emergencia hace parte de la planeación dentro del proceso de preparación ante las emergencias.

Planeamiento

Evaluación y monitoreo

Preparación

Organización entrenamiento y equipos

Simulación y simulacros

2. Fase de respuesta La fase de respuesta se refiere a las medidas ejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vez se ha presentado la emergencia, empleando los recursos y aplicando los procedimientos establecidos para salvar vidas, proteger la propiedad y el ambiente, así como preservar la estructura social, económica y estructura política del territorio.

Conocimiento de la situación

Desmovilización

Proceso de Respuesta

Activación y despliegue de recursos y capacidades

Coordinación de acciones de respuesta

3. Fase de rehabilitación La fase de rehabilitación corresponde al restablecimiento gradual de las condiciones de vida, infraestructura y seguridad en las zonas afectadas.

Dependiendo de la complejidad de los daños y las necesidades se requerirá la participación de diversas instancias regionales, nacionales e internacionales, así como de recursos económicos, sociales y políticos que conduzcan a una recuperación a largo plazo

Evaluación de Daños y Necesidades

Priorización y asignación de recursos

Proceso de Respuesta

Restauración de población

Restablecimiento de infraestructura básica y servicios

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7.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Este ítem busca definir mediante una escala de valores, la magnitud y la complejidad de una emergencia o desastre y tiene como objeto guiar la primera respuesta y facilitar la organización rápida de las entidades operativas responsables y la activación del apoyo de los niveles de gobierno de mayor jerarquía en caso de ser requerido.

Estos niveles de emergencia definirán el modelo organizacional que asuma para el manejo de la emergencia, ampliando o contrayendo la estructura de acuerdo con el impacto y las necesidades de apoyo. ¿CÓMO SE FORMULA?

Definir criterios para la clasificación de las emergencias basados en la cobertura, impacto, tiempo de atención, etc.

Estos criterios se establecen de forma unificada para el Sistema Nacional de Defensa Civil.

Identificar los diferentes fenómenos que afectan el área de jurisdicción del POE y de acuerdo con las capacidades locales, establecer en qué nivel de emergencia se clasificaría cada tipo de evento.

Un ejemplo de la clasificación de los niveles de las emergencias se muestra a continuación:

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Ejemplo 9. Clasificación de los niveles de las emergencias

CRITERIOS

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

Cobertura geográfica

Emergencia localizada en un solo Distrito.

Emergencia localizada en dos o Emergencia localizada en dos más Distritos. o más Regiones.

Impacto

Local/Distrital /Provincial

Regional

Nacional

Capacidad de respuesta

Distrital

Regional

Nacional

COE

COED

COED

COED

Tiempo de atención de la emergencia

Tiempo máximo de 8 horas

Tiempo máximo de 72 horas (hasta 3 días)

Más de 72 horas (más de 3 días)

.Eventos frecuentes, espacialmente puntuales sin generar eventos conexos. .Atendido por dos o más entidades locales y se coordina a través del COED. .Tiene una afectación baja a la población sin alterar la funcionalidad del Distrito. .Pueden ser registrados por medios locales de comunicación.

.Eventos poco frecuentes, espacialmente afecta dos o más Distritos. Atendido por varias entidades operativas locales y regionales y se coordina través del COER. Tiene afectación media a la población y puede alterar la funcionalidad de la región o del área metropolitana.

No generan impacto a nivel nacional. Generalmente se r e g i s t ra n e n m e d i o s d e comunicación nacional.

Eventos muy poco frecuentes, espacialmente afecta dos o más Regiones. .Atendido por varias entidades operativas del orden local, regional y nacional y se coordina a través del COEN. Tiene una afectación alta a la población y puede alterar la funcionalidad del país. .Tienen cubrimiento de medios de comunicación a nivel nacional e internacional.

Accidentes vehiculares, incendios estructurales que no tienen riesgos conexos como materiales peligrosos, huaycos puntales. deslizamientos

Inundaciones, deslizamientos que afectan un área geográfica importante, sismos de magnitud media. Accidentes aéreos y/o marítimos menores.

Incendios estructurales en sitios de afluencia masiva.

Sismo de gran magnitud y tsunamis. Accidentes aéreos y/o marítimos que involucran gran cantidad de personas o generan riesgos concatenados.

Descripción de los eventos

Ejemplo de Tipos de emergencias

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 8. Orientaciones para la clasificación de los niveles de emergencia que se activarán de acuerdo con los diferentes peligros presentes en el ámbito de jurisdicción del Plan y sus posibles impactos.

Tomar como referencia los ejemplos de peligros citados anteriormente haciendo los ajustes necesarios.

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8. ¿CUÁLES SON LAS AREAS FUNCIONALES, TAREAS DE RESPUESTA Y QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES? En este capítulo se establecen las áreas funcionales y las tareas de respuesta del Plan de Operaciones, y sus responsables además, se presentan los Anexos Funcionales, Matrices de Responsables y Apéndice de Funciones correspondientes.

Capítulo 5

5 5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA

5. 1 Áreas funcionales y tareas de respuesta

ANEXOS FUNCIONALES I. Rescate y seguridad

Ficha 9. Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta.

II. Salud III. Asistencia Humanitaria IV. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente

Ficha 10. Orientaciones para la definición actores, roles y funciones

V. Dirección y Manejo de la Emergencia VI. Logística Apéndice. Funciones Institucionales

Ficha11. Orientaciones para la definición de funciones institucionales

Figura 7. Esquema general de áreas funcionales y tareas de respuesta del POE

8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Las áreas de respuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia comprenden grupos de tareas dirigidas a proporcionar una atención coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienen en la respuesta y a garantizar el uso eficaz de los recursos.

Para el POE se debe elaborar tres secciones: (a) resumen de las áreas funcionales y tareas de respuesta para el Documento Base y (b) los Anexos Funcionales – uno para cada área definida.

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¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar de las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias de acuerdo con el esquema sugerido en la presente Guía y validar las tareas de acuerdo con las demandas de necesidades de actuación según los escenarios identificados en el diagnóstico.

Identificar el propósito, alcance y actividades en cada área funcional específica.

Identificar para cada tarea el propósito, alcance, prioridades, actividades, subprocesos, recursos, documentos, registros o formatos, y relaciones con las tareas de respuesta de otras áreas Elaborar los Anexos Funcionales para adjuntar al POE. A continuación se incluye un ejemplo de 41 tareas agrupadas en 6 áreas funcionales, que pueden ser utilizados como referentes en el POE:

Ejemplo 10. Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta

Área Funcional V. Dirección y manejo de la emergencia

9

Área Funcional VI. Logística y recursos para las operaciones y toma de decisiones

6

5

Área Funcional I. Rescate y Seguridad 6

Área Funcional II. Salud 8

Área Funcional III. Asistencia Humanitaria Área Funcional IV. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente I

Funciones

II

III

7

IV

Tareas

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Áreas Funcionales y Tareas de respuesta Área Funcional I Rescate y Seguridad

Propósito

Tareas

Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizada y por las entidades competentes de primera respuesta con el fin de salvaguardar vidas, controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, así como proteger los bienes y mantener la seguridad pública.

1.1 Búsqueda y Rescate 1.2 Medidas de seguridad y de tránsito 1.3 Control de incendios 1.4 Evacuación masiva de zonas afectadas y en riesgo 1.5 Emergencias de materiales peligrosos Área Funcional II Salud

Propósito

Tareas

Busca garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un sistema organizado y articulado 2.1 Atención pre hospitalaria 2.2 Atención hospitalaria 2.3 Vigilancia epidemiológica post-desastre 2.4 Salud ambiental 2.5 Manejo de cadáveres 2.6 Salud Mental Área Funcional III Asistencia Humanitaria

Propósito

Tareas

Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren las personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a grupos vulnerables (niños, niñas, adolescentes, gestantes, personas con enfermedades preexistentes y adultos mayores, personas con capacidades diferentes).

3.1 Empadronamiento 3.2 Techo de emergencia en lote 3.3 Instalación y manejo de albergues 3.4 Asistencia alimentaria 3.5 Asistencia no alimentaria 3.6 Dotación de agua temporal 3.7 Protección de grupos vulnerables 3.8 Reunificación familiar Área Funcional IV Servicios generales, Hábitat y Medio Ambiente

Propósito

Tareas

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Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales, saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones, transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el fin de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y los bienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.

4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos, y riesgos concatenados 4.2 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones 4.3 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento 4.4 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de energía 4.5 Evaluación de daños en estructuras públicas y privadas 4.6 Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros 4.7 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

Área Funcional V Dirección y manejo de la emergencia

Propósito

Tareas

Liderar la atención de la emergencia y/o desastre a través de la coordinación con las instancias establecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen en acciones de respuesta efectivas, en base a la información oportuna; planificar y realizar el seguimiento de las actividades para que la población se recupere de la emergencia.

5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia 5.2 Información pública 5.3 Asuntos legales y administrativos 5.4 Coordinación de la evaluación de daños y análisis de necesidades – EDAN 5.6 Gestión de información y comunicaciones del COE 5.7 Coordinación de la cooperación internacional 5.8 Coordinación con otras regiones y el sector privado 5.9 Planificación de la recuperación económica y social

Área Funcional VI Logística y recursos para las operaciones y toma de decisiones

Propósito

Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas de las instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención y recuperación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables del COE y de las diferentes tareas

Tareas

6.1 Inventario de recursos y análisis de necesidades logísticas 6.2 Administración de almacenes 6.3 Manejo de donaciones 6.4 Manejo de recursos (personal, equipos, instalaciones, materiales) 6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte (movilidad) 6.6 Manejo de la seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (salud alimentos y otros)

Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión.

Ficha Metodológica 9. Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Las matrices de responsables definen los actores que deben estar involucrados en cada una de las áreas de respuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia y comprenden las entidades gubernamentales y privadas con presencia en el territorio, que de alguna forma participarían en la coordinación, ejecución o como apoyo. Cada área tiene coordinadores, cada tarea tiene responsables principales, así como instituciones de apoyo (públicas o privadas), que están directamente relacionadas y a quienes se les solicita participar en el ámbito de sus competencias.

Para el POE se debe elaborar dos documentos: (a) Las matrices de responsables que harán parte de los Anexos Funcionales – uno para cada área definida y (b) el Apéndice sobre las Funciones Institucionales para cada área definida. ¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar para cada área funcional y cada tarea específica las entidades que participan.

Posteriormente, para las entidades identificadas definir roles y responsabilidades (Coordinador, Responsable Principal, Responsable y Apoyo) frente a cada una de las tareas. Cada una de las áreas funcionales definidas en el plan debe tener “coordinadores”, y cada Tarea “responsables principales”, “responsables” y entidades de “apoyo”, quienes realizan las operaciones de respuesta según los niveles territoriales.

Elaborar la Matriz de Responsables como parte de los Anexos Funcionales para adjuntar al POE. Una vez definidos los roles se deben redactar las Funciones de cada una de las Institucionales según las Áreas y Tareas de respuesta, y se deben consolidar en un Apéndice.

Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión.

Ficha Metodológica 10. Orientaciones para la definición de las matrices de responsables.

Ficha Metodológica 11. Orientaciones para la definición de funciones institucionales

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

9. ¿CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS? Esta sección presenta la estructura organizativa que orienta la coordinación y la toma de decisiones para el control eficiente y eficaz de las emergencias con las capacidades y recursos disponibles de las entidades e instancias responsables, la participación del sector privado y la comunidad.

Capítulo 6

6 6. MODELO ORGANIZACIONAL

Modelo organizacional

Ficha12. Orientaciones para la definición del modelo organizacional

Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Durante el proceso de formulación del POE las entidades responsables de las áreas funcionales definen la forma como se ejecutará la coordinación con las demás entidades que participan de las operaciones de emergencia. En los Anexos Funcionales del POE se presenta el propósito, los alcances y el concepto de operaciones para las áreas funcionales y se incluyen las matrices de responsabilidades, indicando las funciones de respuesta, así como las tareas o actividades que corresponden a dichas funciones, permitiendo la actuación coordinada de los diversos actores y facilitando las acciones de respuesta. Estas tareas y áreas funcionales se deben distribuir de acuerdo a la metodología propuesta por el Sistema Comando Incidente, tal estructuración se muestra a continuación: Así, la coordinación y el control se soporta en una organización modular, que combina e incorpora todos los elementos necesarios de personal, instalaciones, equipo, procedimientos y comunicaciones, según el tipo, la magnitud, el tamaño y la complejidad de la emergencia o del desastre, con la participación de los diferentes niveles de gobierno – nacional, regional, provincial, distrital – así como del sector privado y las organizaciones no gubernamentales. La implementación del modelo en los diferentes niveles territoriales asegura que los responsables cuenten con un conjunto de principios comunes para responder y controlar el incidente El sistema busca mantener el alcance de control (se considera que el número máximo de instancias de coordinación que una sección puede manejar eficientemente está entre 3 y 7) y se puede contraer o expandir en función del nivel de la emergencia; es decir, la estructura puede ser desplegada total o parcialmente, en el contexto del peligro y de la clasificación de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega de recursos y los niveles de coordinación adecuados para cada caso.

Tal estructuración se muestra a continuación a modo de ejemplo:

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

COORDINADOR DE LA EMERGENCIA UNIDAD SITUACIONAL 5.4 Coordinación de evaluación de daños y necesidades 5.5. Gestión de información y

UNIDAD DE REHABILITACIÓN 5.8 Planificación de la recuperación económica y social

SEGURIDAD 1.2 Medidas de seguridad y tránsito PLANEAMIENTO 5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia ENLACE 5.6 Coordinación para la Cooperación Internacional 5.7 Coordinación con otras regiones del país y el sector privado

ÁREA FUNCIONAL PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA EMERGENCIA

ADMINISTRACIÓN, JURIDICA Y FINANZAS 5.3 Asuntos legales y administrativos INFORMACIÓN 5.2 Información pública

OPERACIONES

AREA FUNCIONAL - RESCATE Y SEGURIDAD

AREA FUNCIONAL - SALUD

2.1 Atención pre hospitalaria

AREA FUNCIONAL - LOGÍSTICA

AREA FUNCIONAL - ASISTENCIA HUMANITARIA

1.2 Medidas de seguridad y tránsito 2.3 Vigilancia epidemiológica post-desastre

4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos y riesgos concatenados

6.2 Administración de almacenes

3.2 Techo de emergencia en lote

4.2 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones

6.3. Manejo de donaciones

3.3 Instalación y manejo de albergues

1.3 Control de incendios

2.4 Salud ambiental

6.1 Inventario de recursos y análisis de necesidades operativas

3.1 Empadronamiento

1.1 Búsqueda y rescate

2.2 Atención hospitalaria

AREA FUNCIONAL - SERVICIOS GENERALES, HABITAT Y MEDIO AMBIENTE

4.3 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento

3.4 Asistencia alimentaria

6.4 Manejo de recursos para operaciones (instalaciones, equipos, personal y materiales)

4.4 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios energía

1.4 Evacuación de zonas afectadas y en riesgo 3.5 Asistencia no alimentaria 2.5 Manejo de cadáveres 1.5 Emergencias de materiales peligrosos

3.6 Dotación temporal de agua

4.5 Evaluación de daños en edificaciones públicas y privadas

6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte

2.6 Salud mental 3.7 Protección de grupos vulnerables

3.8 Reunificación familiar

4.6 Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros

4.7 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación

6.6 Manejo de seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (servicios médicos, alimentarios, sistemas de comunicación y seguridad ocupacional)

Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

¿CÓMO SE FORMULA?

Las tareas y áreas funcionales establecidas en los Anexos Funcionales del POE (Ver Sección 7 de la presente Guía Metodológica) deben ser distribuidas de acuerdo a la metodología de administración de emergencias propuesta por el Sistema de Comando de Incidentes. Las entidades pueden llevar a cabo varias sesiones de trabajo para acordar y definir la distribución de las responsabilidades.

A partir del ejercicio anterior se obtiene la “Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta”.

Si bien en cada emergencia o desastre específico se debe evaluar el alcance de la estructura de comando, se sugiere establecer los grados de despliegue en función de los niveles de emergencia.

Posteriormente se definen las funciones para cada componente de la estructura organizacional propuesta (personal de comando y personal general). En la presente Guía Metodológica se incluye un listado de acciones predefinidas que pueden ser usadas como referente.

Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión.

Ficha Metodológica 12 . Orientaciones para la definición del modelo organizacional Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes necesarios.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

10. ¿QUÉ RECURSOS SE NECESITAN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS Y CÓMO SE PUEDE HACER EL INVENTARIO? En esta sección se hace una relación general de los recursos institucionales disponibles para la respuesta a emergencias o desastres por parte de la unidad territorial donde se formula el POE. Capítulo 7

7 7. INVENTARIO DE RECURSOS

Inventario de recursos

Ficha13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos.

Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE

¿QUÉ DEBE CONTENER?

Los inventarios permite que se conozcan de manera detallada el tipo de recursos disponibles y la forma de administrarlos en el marco de las operaciones de emergencia, y por ello, cada institución debe garantizar y mantener esta información actualizada sobre sus recursos y enviarla para disponibilidad de los Centros de Operaciones de Emergencia - COE. Los inventarios de recursos generalmente deben gestionarse con relación a los siguientes elementos como mínimo: Recursos humanos, equipos, herramientas, vehículos, ayuda humanitaria e insumos médicos. Para el POE se debe elaborar dos secciones: (a) resumen del inventario de recursos para el Documento Base y (b) Apéndice de Inventario de Recursos. ¿CÓMO SE FORMULA?

Los coordinadores de cada área funcional deben hacer un análisis de los recursos necesarios y disponibles para el cumplimiento de sus funciones.

Preparar y presentar los inventarios los cuales serán validados por la entidad coordinadora del POE en el nivel territorial.

Una vez validados, los inventarios harán parte del Documento Base y se agregarán como apéndices al POE. Los inventarios deben ser verificados y actualizados según el periodo de tiempo estipulado por la entidad coordinadora.

Una guía de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es la siguiente:

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia

TIPO DE RECURSO

DESCRIPCION

Personal disponible

El listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesión o área de desempeño e información de contacto.

Información básica disponible

Esta información básica incluye entre otros aspectos: detalles demográficos, estructuras de liderazgo formales e informales, Condiciones climáticas generales, incluyendo diurna, nocturna en distintas épocas del año, hábitos alimenticios normales de los distintos grupos socio-económicos, enfermedades endémicas al área, estado de salud general de la población, características económicas, tenencia y tipología de la vivienda, cobertura y condición general de la infraestructura vial, de servicios y líneas vitales.

Vehículos, maquinaria y equipos especiales

Se refiere a vehículos de carga y pasajeros para transporte aéreo, terrestre, fluvial; también maquinaria pesada y de construcción (pública y privada) disponible como grúas, plumas, montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo, capacidad, propietario, ubicación e información de contacto de la entidad responsable.

Se incluyen dentro de equipos especiales los disponibles en el aeropuerto, dependencias militares, distritos de obras públicas, equipos para limpieza y mantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforación de pozos, sistemas de potabilización de agua, carro-tanques, centrales telefónicas móviles, etc.

Combustibles

Se deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribución, capacidad, autonomía (desempeño esperable en situaciones de consumo normal, con interrupción del abastecimiento) y fuentes alternas.

Sistemas de comunicación

Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones según bandas UHF, VHF, HF y rangos de frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases móviles y portátiles. Otros sistemas como beepers, telefonía celular y convencional y sistemas de los radio aficionados.

Alimentos

Se debe incluir una descripción básica de los hábitos alimentarios de la zona. Se hace un inventario de la producción y de los principales centros de almacenamiento y distribución con información de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar la capacidad y autonomía.

Suministros médicos

Se debe identificar bodegas, farmacias, depósitos de centros asistenciales públicos y privados. Se indica la capacidad y autonomía. Se incluye acuerdos o contratos de servicios que puedan agilizar en un momento la disposición de estos recursos.

Sitios de concentración en caso de evacuación

Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fácil acceso donde la población puede desplazarse en caso de una emergencia, según el tipo de evento. Deberán estar fuera de las zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mínimas para la población durante el tiempo que dure una evacuación.

Centros de servicios

Los centros de servicios son los núcleos básicos de los servicios públicos. Incluye los entes administrativos locales como la alcaldía y otros servicios como hospitales, obras públicas, acueductos, alcantarillados, redes de energía, telefonía, etc. Se deben describir redes, nodos y puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidad y autonomía.

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

TIPO DE RECURSO

DESCRIPCION

Albergues y alojamientos temporales

Incluye los dispuestos específicamente como alojamientos (por ejemplo hoteles y moteles), instalaciones existentes que son adaptables a esta función y zonas que pueden habilitarse para la construcción de albergues o campamentos. Debe especificarse dirección, características, capacidad y autonomía. Debe preverse la dotación necesaria, bien sea para tenerla en almacenamiento o para solicitarla en el momento requerido.

Hospitales, centros y puestos de salud

Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad y autonomía. Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen los recursos dentro de un concepto de red asistencial.

Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios de Centros de reservas equipos y elementos para atender emergencias, sistemas de requisición, utilización y y suministros devolución en varias localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento y reposición de equipo.

Sistemas de alerta

Incluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de la información, las notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los medios y los métodos de divulgar la alerta al público.

Voluntarios

La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos y entrenados a trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados de voluntarios con su información de contacto. También deben tomar en cuenta el equipo y los materiales necesarios para su seguridad y para que su obra sea eficaz.

Organismos no gubernamentales ONG y sector privado

Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposición recursos humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarse al riesgo o al desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevención, mitigación, preparación, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar en el proceso de preparación para los desastres, y así su aporte y contribución hace parte del plan. Se debe integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos de preparación, respuesta, y recuperación.

Recursos financieros

Cada institución tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y en caso de desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba.

También es deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para el manejo de emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas y disposiciones legales que permitan y regulen su utilización.

Recursos internacionales

En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en tales cantidades que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Es importante establecer muy pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan y que serán aceptados. Mientras no se pueda aclarar cuáles son las necesidades específicas se deben aceptar solamente recursos financieros.

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos.

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

PARTE IV. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE 11. ¿CUÁLES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN? En este capítulo se presenta la información relacionada con los niveles de activación y desactivación del POE a partir del primer momento de ocurrido el desastre. Además, incluye las orientaciones sobre la coordinación y el control del plan, planes de contingencia, los sistemas de alerta, comunicación y seguimiento y monitoreo del plan.

Capítulo 8

8. MECANISMOS DE IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN

8

8.1 Niveles de activación y desactivación del plan 8.2 Control, coordinación y comunicación entre niveles de gobierno 8.3 Sistemas de alerta 8.4 Seguimiento y monitoreo del plan Apéndice. Protocolo de Coordinación y Comunicación entrenivelesde gobierno

Apéndice. Protocolo o procedimientos específicos

Ficha14. Orientaciones para la elaboración del Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de gobierno Ficha15. Orientaciones para la elaboración protocolos o de procedimientos específicos

Figura 10. Esquema de implementación y control del POE

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

11.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN ¿QUÉ DEBE CONTENER?

El POE se utiliza al momento de la ocurrencia de un evento de desastre. Dependiendo del tamaño, el alcance y la magnitud del incidente, serán llamados a la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayan definido para cada tipo de evento. ¿CÓMO SE FORMULA?

Según la clasificación de las emergencias (ver numeral 6.2 de la Guía Metodológica) se formulan las instancias y niveles de activación del plan de operaciones.

A continuación se incluye un ejemplo de instancias y niveles de activación del POE: Ejemplo 13 . Instancias y niveles de activación del plan de operaciones

Nivel de la emergencia Nivel 1 Desastre Distrital

Dependencia

Notificación

Tipo de activación

Comité Distrital de Defensa Según protocolos distritales e Parcial según valoración Civil. institucionales del COE Distrital

Comité Provincial / Regional Según áreas y funciones del Parcial o total, según Nivel 2 valoración del Comité de Defensa Civil POE Desastre Provincial / Regional Provincial o Regional de Defensa Civil/

Nivel 3 Desastre Nacional

Instituto Nacional de Defensa Civil Sistema Nacional de Defensa Civil Cooperación internacional

Según áreas y funciones del Total y cooperación POE internacional Protocolos de respuesta ante un evento mayor del nivel nacional Protocolos internacionales

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes necesarios

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

11.2 CONTROL, COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES TERRITORIALES ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Define los mecanismos de comunicación y coordinación entre las autoridades responsables en cada nivel territorial para liderar la atención de una emergencia y/o desastre. ¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre la coordinación y la comunicación entre las autoridades responsables, según los niveles de la emergencia establecidos.

Para un mayor detalle sobre la coordinación y comunicación entre las máximas autoridades de los diferentes niveles de gobierno se sugiere elaborar el “Apéndice sobre Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de gobierno”, el cual deberá establecerse para un evento particular. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 14. Orientaciones para la elaboración del Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de Gobierno.

11.3 SISTEMAS DE ALERTA ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Corresponde al estado anterior a la ocurrencia de un fenómeno que se declara con el fin de que los organismos de socorro activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la población tome precauciones específicas debido a la inminente ocurrencia de un evento previsible. Dependiendo del nivel de certeza que se tiene de la ocurrencia del evento se definen diferentes estados de alerta. ¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre el sistema de alerta.

Las entidades responsables deben definir y adoptar mediante la normatividad del caso los sistemas de alerta propios de sus competencias.

Para cada tipo de peligro en particular se debe generar un sistema de alerta concreto, accesible y coherente, con información clara sobre el proceso generador de peligro (amenaza).

A continuación se incluye un ejemplo de clasificación de niveles de alerta:

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

Ejemplo 14 . Clasificación de niveles de alerta.

Descripción

Nivel Alerta Verde

Corresponde a una fase Informativa. Se realizan acciones de vigilancia de fenómenos y de preparación ante la ocurrencia de un evento potencialmente dañino. Se localiza al personal responsable de las áreas. Hay verificación de recursos disponibles. El cubrimiento del personal es del 30%.

Corresponde a la fase de preparación y alerta. Se realiza el despliegue de recursos a las áreas Alerta Amarilla potencialmente expuestas a ser impactadas. Se identifican recursos adicionales. Se preparan refugios. El cubrimiento del personal es del 60%.

Alerta Roja

Corresponde a la fase de impacto y respuesta. Situación de Desastre. Requiere la Participación y presencia de representantes sectoriales, organismos de cooperación. El cubrimiento del Personal: 100%

¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes necesarios Lecturas sugeridas: Plan Nacional de Operaciones de Emergencia. 2007. Instituto Nacional de Defensa Civil. INDECI. Lima. Perú.

Guía para elaborar planes de emergencia y contingencia. 2009. Dirección para la Prevención y Atención de Desastres. DPAE. Bogotá. Colombia

11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar las diferentes tareas del plan. Todas las entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que se traducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para su uso durante las operaciones de respuesta.

Los protocolos son el conjunto de pautas establecidas para la acción. Definen el reglamento, las autorizaciones, y las delegaciones necesarias para permitir la rápida ejecución de una tarea o función o una serie de funciones relacionadas entre sí sin tener que pedir permiso. Los protocolos permiten al personal específico basado en la formación y la delegación de autoridad, poder evaluar una situación, tomar medidas inmediatas para intervenir, y escalar sus esfuerzos a un nivel específico antes de requerir orientación o autorizaciones.

Los planes de contingencia, son los documentos en los cuales se definen políticas, se establecen el esquema de organización y métodos para enfrentar cada peligro específico. Los objetivos de un Plan de Contingencias deben dirigirse a puntualizar el sistema de organización y los procedimientos específicos por fenómenos para enfrentar situaciones de desastre o emergencia en un lugar y período determinados o para unas condiciones puntuales que se presenten.

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

¿CÓMO SE FORMULA?

Una vez las instituciones responsables han ajustado el POE es posible avanzar en la definición de procedimientos operativos específicos dependiendo del tipo de emergencia o desastre que se pueda presentar (escenario de daño particular) o para detallar las responsabilidades y mecanismos de actuación de una tarea específica.

Los planes de contingencia deben considerar aquellas tareas o funciones que están poco explícitas en los anexos y que se debe ampliar el alcance o la descripción para realizar la tarea de manera adecuada en caso de ese evento específico.

Los protocolos se deben consolidar en un Apéndice del POE. Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 15. Orientaciones para la elaboración de protocolos o procedimientos específicos.

11.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN ¿QUÉ DEBE CONTENER?

Son actividades periódicas de observación, medición, revisión y evaluación del POE para maximizar las oportunidades de éxito, suministrando una información adecuada y permanente para apoyar al proceso de toma de decisiones y de adopción de medidas correctivas. El proceso de seguimiento y monitoreo del plan debe contemplar cómo mínimo las acciones de: (a) revisión periódica y (b) simulacros y simulaciones. ¿CÓMO SE FORMULA?

Frente a la revisión periódica: Evaluar el plan al menos 1 vez al año, tomando como referencia la presente guía metodológica.

Los coordinadores de las Áreas Funcionales y Miembros del Personal de Comando deberán revisar y actualizar el Documento Base.

Los grupos de trabajo interinstitucionales responsables de cada Área Funcional deberá hacer la actualización periódica de los anexos bajo su responsabilidad y definir los protocolos de actuación para cada una de las tareas de respuesta.

Indicar las actualizaciones en un “Cuadro de Control de Cambios”.

Actualizar la información mínima para contacto de las personas y entidades relacionadas.

Revisar el inventario de recursos disponibles, su estado funcional y los diferentes compromisos adquiridos al respecto por los diferentes responsables.

La revisión periódica implica también un monitoreo permanente de los escenarios de riesgo y de las condiciones de amenaza y vulnerabilidad en el territorio.

A continuación se incluye un ejemplo de un“Cuadro de Control de Cambios” el cual debe ser incluido al inicio del POE:

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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao.

Ejemplo 15 . Cuadro de Control de Cambios CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS Para que este documento sea claro y no haya lugar a confusiones por los cambios y actualizaciones realizadas, es necesario, mantener un “Cuadro de control de cambios” donde se debe marcar la incorporación respectiva.

No Cambio

Fecha del cambio

Sección que cambia

Páginas afectadas

Descripción del cambio

Origen del cambio

Los simulacros y simulaciones deben ser permanentes: Una vez formulado y aprobado el POE se coordinar como mínimo un ejercicio de simulación y un simulacro por año, a fin de validar y actualizar el instrumento.

Definir un peligro que sea representativo para la jurisdicción con el cual se espera realizar los ejercicios de simulación.

Establecer los objetivos del ejercicio (sea simulación o simulacro) y los alcances que se quiere lograr.

Elaborar un guión en el cual se distribuyan acciones y responsables para el desarrollo del ejercicio.

Efectuar el ejercicio en la fecha y hora programadas, evaluando al final los acuerdos y puntos por mejorar en el plan.

Analizar los resultados de los simulacros.

Elaborar el documento resultado del simulacro para retroalimentar y mejorar el instrumento. ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: La información presentada anteriormente puede ser utilizada como referente haciendo los ajustes que se consideren pertinentes.

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

BIBLIOGRAFÍA CARDONA, Omar Darío. 1993. Evaluación de la amenaza, la vulnerabilidad y el riesgo. En: MASKREY, Andrew (compilador). 1993. Los desastres no son naturales. LA RED CARDONA, Omar Darío. 2005. Gestión integral de riesgos y desastres. Manizales: Instituto de Estudios Ambientales. Universidad Nacional de Colombia Dirección de Prevención y Atención de Desastres – Ministerio de Interior y Justicia. 2006. Guía de actuación y protocolos del alto gobierno en caso de un desastre súbito de cobertura nacional. Colombia.

Guía para el manejo logístico de emergencias. 2009. Dirección para la Prevención y Atención de Desastres.

DPAE. Bogotá. Colombia Guía Metodológica para la Formulación del PLEC´s. 2008. Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres SNPAD Dirección de Prevención y Atención de Desastres DPAD. Bogotá. Colombia Guía municipal para la gestión del riesgo. 2010. Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres SNPAD. Banco Mundial. Proyecto de asistencia técnica en gestión local del riesgo a nivel municipal y departamental en Colombia. Subcomponente B.3 del Programa APL-1 (Reducción de la vulnerabilidad Fiscal del Estado frente a desastres naturales, Crédito BIRF 7293-CO).

Logistics, Disaster Management Training Program. Module prepared by R.S. Stephenson, Ph.D. UNDPDHA. 1st. Edition 1993 Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil. Instituto Nacional de Defensa Civil. INDECI. Perú Plan de emergencias de Bogotá. 2007. Dirección de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá (DPAE). Colombia Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcaldía de Manizales. Oficina Municipal para la Prevención y Atención de Desastres. Colombia Plan de operaciones de emergencia región Callao. 2008. Sistema Regional de Defensa Civil (SIREDECI CALLAO). Perú Plan nacional de operaciones de emergencia de Perú. 2007. Instituto Nacional de Defensa Civil. Perú Plan Regional de Prevención y Atención de Desastres de Lima Metropolitana. 2008. Instituto Nacional de Defensa Civil Relaciones entre autoridades territoriales en caso de un Desastre Súbito de Cobertura Nacional. SNPADDPAD. 2006 U.S. Homeland Security, FEMA. 2009. Developing and maintaining state, territorial, tribal and local government emergency plans. Comprehensive Preparedness Guide 101.

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ANEXOS FICHAS METODOLOGICAS

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA ANEXOS FICHAS METODOLOGICAS

Elaborado por: Ana Campos García Diana M. Rubiano Carolina Díaz Giraldo

Versión 1.0 Febrero 2011

NOTA: Los formatos, matrices y preguntas consignadas en las fichas metodológicas sirven como ejemplo y orientación para la formulación de un POE y por lo tanto son instrumentos flexibles para ser ajustados según las necesidades.

Guía Metodológica para la Formulación del POE

Anexos Fichas Metodológicas - Versión 0.1 para la discusión

DE SA CIVIL FEN

TEMA NAC SIS IO

L DE NA

Ayuda Humanitaria

TABLA DE CONTENIDO Ficha metodológica 1. Matriz de disponibilidad de información_______________________________

3

Ficha metodológica 2.Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia_______________

4

Ficha metodológica 3.Orientaciones para el apéndice sobre “resumen del marco legal”____________ 5 Ficha metodológica 4.Orientaciones sobre la estructura organizacional existente_________________

6

Ficha metodológica 5. Identificación y análisis de peligros___________________________________ 8 Ficha metodológica 6. Identificación y análisis de vulnerabilidad______________________________ 12 Ficha metodológica 7.Análisis de riesgos_________________________________________________ 14 Ficha metodológica 8. Orientaciones para la clasificación de las emergencias____________________ 17 Ficha metodológica 9. Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta_________________________________________________________________________ 18 Ficha metodológica 10. Orientaciones para la definición de los actores, roles y funciones__________ 22 Ficha metodológica 11. Orientaciones para la definición de las funciones institucionales___________ 25 Ficha metodológica 12. Orientaciones para la definición del modelo organizacional_______________ 26 Ficha metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos__________ 31 Ficha metodológica 14. Orientaciones para la elaboración del protocolo de coordinación y comunicación entre niveles de gobierno_________________________________________________ 33 Ficha Metodológica 15. Orientaciones para la Elaboración Protocolos y Procedimientos Específicos_____ 36

Guía Metodológica para la Formulación del POE

2

Anexos Fichas Metodológicas - Versión 0.1 para la discusión

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FICHA METODOLÓGICA 1.

MATRIZ DE DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN 1. Hacer el listado de estudios, trabajos, o avances que puedan servir para la elaboración del Plan de Operaciones de Emergencias

Nº

Estudios, trabajos o avances

Tipo de Información Bases de Planes Normas Estudios Datos

¿Dónde está disponible la información?

1

2

3

4

5

6

7

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FICHA METODOLÓGICA 2.

MATRIZ DE INSTRUMENTOS PARA LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA

1. Hacer el listado de los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias, según niveles territoriales:

Niveles

Planes de Prevención y Atención de Desastres /Gestión de Riesgo de Desastres

Planes de Operaciones Planes de de Emergencia Contingencia Protocolos

Otros (sistemas de información, fondos, etc.)

Nacional

Regional

Provincial

Distrital

Otros*

* Instrumentos de entidades públicas, privadas o no gubernamentales relevantes

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FICHA METODOLÓGICA 3.

ORIENTACIONES PARA EL APÉNDICE SOBRE “RESUMEN DEL MARCO LEGAL”

1. Realizar un compendio de la legislación que defina la base para soportar el POE, a partir de los siguientes criterios de presentación: Ejes temáticos: Sistema Nacional de Defensa Civil, reglamentos del Sistema Nacional de Defensa Civil, procedimientos de declaratoria de estados de emergencia, planes de prevención y atención de desastres, Constitución Política, descentralización.

Numeración de la norma Cronología (incluyendo normas modificatorias) Descripción (principales artículos) Emplear la Matriz que se muestra a continuación para el compendio del marco legal: Sistema Nacional de Defensa Civil Ley/Norma

Año

Descripción

Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Ley/Norma

Año

Descripción

Procedimientos de declaratoria de estados de emergencia Ley/Norma

Año

Descripción

Año

Descripción

Año

Descripción

Constitución Política Ley/Norma

Descentralización Ley/Norma

* Los ejes empleados no son exhaustivos, en la medida que pueden incorporarse otros elementos.

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FICHA METODOLÓGICA 4.

ORIENTACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EXISTENTE 1. Realizar una síntesis de la “Estructura organizacional existente” para ser incorporada al POE, a partir de los siguientes criterios de presentación: Jerarquía territorial. Para la descripción tener en cuenta que la gestión del riesgo de desastres se institucionaliza en el país según lo estipulado en el Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil.

Entidades que integran cada nivel Organigramas Funciones principales Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el POE. Adicionalmente, se deben incorporar la información de las autoridades territoriales competentes en cada nivel (Gobierno Regional, Provincial, Distrital) Emplear la Matriz que se muestra a continuación para el compendio de la Estructura general de los Comités de Defensa Civil: Nivel Nacional: Sistema Nacional de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres Objetivo Estructura (organigrama) Integrantes Funciones

Nivel Nacional: Instituto Nacional de Defensa Civil Objetivo Estructura (organigrama) Integrantes Funciones

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Nivel Regional: Sistema Regional de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres Objetivo Estructura (organigrama) Integrantes Funciones

Nivel Municipal: Sistema o Comité Provincial de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres Objetivo Estructura (organigrama) Integrantes Funciones

Nivel Municipal: Comité Distrital de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres Objetivo Estructura (organigrama) Integrantes Funciones

Otros: Organización del Gobierno Regional o Municipal, Entidades privadas, organismos no gubernamentales, sector académico Objetivo Estructura (organigrama) Integrantes Funciones

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FICHA METODOLÓGICA 5.

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PELIGROS

1. Reconocer los peligros más significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos permite establecer los escenarios que se deben priorizar para la formulación del POE. La importancia de lograr un buen nivel de análisis al respecto, radica en que se le otorga calidad técnica y científica al instrumento de planificación. Así, el conocimiento que se tenga sobre los componentes del riesgo (peligro y vulnerabilidad) va a facilitar el diseño e implementación de un POE coherente y efectivo para realizar las operaciones de emergencia.

Se debe iniciar con un ejercicio de recolección de información garantizando que sea un proceso integral, completo y sistemático. Al respecto, existe una multiplicidad de fuentes de información, siendo las más relevantes aquellas que provienen de los sectores oficiales responsables de la temática (Defensa Civil, censos y estadísticas, institutos geofísicos, geográficos, geológicos, servicios meteorológicos e hidrológicos):

Entidad Instituto Nacional de Defensa Civil Instituto Nacional de Estadística e Informática Instituto Geográfico Nacional del Perú Instituto Geofísico del Perú Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico Servicio Nacional de Meteorología e Hidrología Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para la Prevención y Atención de Desastres: Red BiVa - PAD

Página Web www.indeci.gob.pe www.inei.gob.pe/ www.ign.gob.pe/ www.igp.gob.pe/ www.ingemmet.gob.pe www.senamhi.gob.pe/

www.redbivapad.org.pe

Estudios realizados por el sector académico, las agremiaciones profesionales, organizaciones no gubernamentales, el sector privado, y los sectores de desarrollo (salud, educación, vivienda, inmobiliarias, servicios públicos, etc.) pueden proporcionar información complementaria para los análisis.

En tanto, para investigar sobre los desastres históricos se cuentan con importantes recursos de información como bases de datos y productos los sistemas de información geográfica, donde se sugieren las siguientes fuentes de consulta:

Entidad

Página Web

Sistema de Inventario de Efectos de Desastres DESINVENTAR. 2010.

http://online.desinventar.org/

Sistema Nacional de Información para Prevención y Atención de Desastres (SINPAD). 2004. Registros de emergencias y peligros

http://sinpad.indeci.gob.pe/PortalSINPAD/

Así mismo, se puede hacer un proceso de recolección de información primaria a través de la consulta a expertos vinculados con los niveles de gobierno, las entidades del estado, el sector académico, grupos privados, etc.; y recurrir a organizaciones de base, líderes y comunidades, que pueden ayudar a complementar los registros y a profundizar en los análisis y en la validación de la información.

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2. Se debe avanzar en la organización de la información que facilite la identificación de los peligros o amenazas más importantes que pueden afectar la unidad territorial donde se formula el POE. El proceso debe comenzar con la elaboración de un listado de los peligros que se reconocen en el territorio, donde se suelen emplear una clasificación según el origen del fenómeno peligroso: TIPO DE PELIGROS QUE SE PUEDEN PRESENTAR Peligros de origen natural Peligros de origen socio - natural Generados por procesos al interior de la tierra: Sismos Maremotos Tsunamis Actividad volcánica

Peligros inducidos por el hombre Incendios: Urbanos Rurales Forestales

Generados por procesos en la Asociados a la superficie de la tierra pero superficie de la tierra: inducidos por actividades antrópicas: Deslizamientos Movimientos de masa Aludes Deslizamientos Derrumbes Aludes Aluviones Derrumbes Huaycos Aluviones Erosión, Huaycos Reptación Erosión Desertificación Deforestación

Derrame de sustancias químicas peligrosas Fugas Contaminación (agua, aire, suelo, radioactividad) Explosiones.

Generados por fenómenos Asociados a fenómenos hidrológicos o Subversión, terrorismo, guerra hidrológicos, meteorológicos y meteorológicos pero inducidos por oceánicos: actividades antrópicas: Inundaciones Inundaciones Sequias Sequias Tormentas Incendios forestales Heladas, Granizadas Nevadas Vientos Oleajes anómalos La Niña y EL Niño Precipitaciones intensas y/o prolongadas Incendios forestales.

Cuando se realiza este listado se deben considerar dos posibles limitaciones: (i) los peligros son dinámicos y por lo tanto se pueden generar nuevas amenazas que no han sido incluidas dentro del plan, y de ahí la importancia de la actualización del instrumento y (ii) la lista puede causar la impresión de que los peligros son independientes, cuando en realidad se pueden tratar de fenómenos concatenados o encadenados (por ejemplo, los sismos pueden ocasionar incendios, deslizamientos o la ruptura de una represa). En ese contexto, la lista es una forma de clasificación que ayuda a la identificación de los peligros en el área de estudio.

3. Una vez identificados los peligros se realiza un análisis a través de una matriz de criterios o dimensiones, y en la medida que se tenga mayor disponibilidad de información se pueden ampliar los criterios de referencia. Además, se deben referenciar los estudios, documentos, cartografía, información técnica o fuentes de información primaria disponible sobre los peligros para que sustenten su priorización posterior.

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MATRIZ DE ANÁLISIS DE PELIGROS Criterio 4. Posibilidad Peligro 1. Probabilidad 2. Magnitud de ocurrencia o severidad 3. Intensidad de predicción

5. Lugar del evento

6. Extensión

Variable temporal Fuerza física Se refiere a la Corresponde a Área de interés o E l

7. Velocidad 8. Duración de inicio

t a m a ñ o Rapidez con T i e m p o

9. Antecedentes

en (i)

evidencia

De origen en relación a la asociados con gravedad o el la disponibilidad un sitio específico potencial de la que el peligro que el peligro ocurrencia anterior natural: [sismos]

ocurrencia del el peligro o la i m p a c t o o peligro en el amenaza. daño esperado Corresponde a futuro su caracterización y depende del tipo de peligro

de información y relacionado con el zona afectada o la amenaza c e r t i d u m b r e POE puede generar para advertir la afectación ocurrencia del peligro.

o la amenaza se activa y extiende sus principales efectos

Referencias

de

( i i ) n o h a y antecedentes pero según estudios se pueden presentar en el futuro ( i i i ) n o h a y antecedentes ni estudios pero hay evidencias que predicen su ocurrencia

De origen natural: [tsunami]

De origen socio natural: [huaycos]

Inducidos por el hombre: [incendios]

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3. Posterior al análisis es necesario priorizar aquellos peligros que ameritan atención especial teniendo en cuenta que son la base para el desarrollo del POE, pues a partir de este resultado se definirán las acciones a planear, y los recursos y las necesidades a tener en cuenta en las operaciones de emergencia.

Para la priorización de los peligros se sugiere contar con la participación de las entidades responsables de las operaciones, el sector científico técnico y las comunidades, de forma que se tenga mayor precisión sobre sus antecedentes y su dinámica.

Para diligenciar la matriz se establece una escala cualitativa de valoración de los peligros que permite hacer comparaciones y definir las prioridades: Prioridad 1: peligros que por su probabilidad, severidad, cobertura territorial, comportamiento histórico conocido y condiciones en las que se presentaría actualmente, puedan afectar en gran medida las personas, la economía, la infraestructura, o el ambiente en el área de estudio.

Prioridad 2: peligros que por sus características asociativas a eventos desencadenantes primarios, puedan potenciar mayores afectaciones en el área de estudio.

Prioridad 3: peligros de efecto limitado, baja potencialidad o área de afectación pequeña que por sus características sólo producirían afectaciones parciales o temporales en las personas, la economía, la infraestructura, o el ambiente en el área de estudio.

Prioridad 4: peligros evaluados como improbables en el área de estudio.

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

Prioridad estimada Peligros

1

2

3

4

De origen natural: [sismos] De origen natural: [tsunami] De origen socio natural: [huaycos] Inducidos por el hombre: [incendios]

Fuente: Ajustado de Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencias y Contingencias PLEC´s. DPAE. Bogotá - Colombia. 2008

4. Una vez realizado el análisis correspondiente a los peligros priorizados se debe incluir la información en el Documento Base del POE. La información debe ser espacializada empleando escalas cartográficas adecuadas para cada tipo de peligro y las divisiones político administrativas del nivel territorial.

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FICHA METODOLÓGICA 6.

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD

1. En el POE se deben describir los principales factores de vulnerabilidad en el área de estudio frente a cada uno de los peligros o amenazas priorizada. Esta descripción permitirá además, establecer los análisis de los escenarios de riesgo requeridos para la planificación de las operaciones de emergencia.

Si bien se reconoce que los factores de vulnerabilidad tienen una relación directa con las condiciones físicas, sociales, económicas, ambientales, institucionales y culturales de un territorio, para efectos del POE es pertinente desarrollar una descripción particular sobre el tema, haciendo un esfuerzo por conservar la integralidad mencionada.

Al igual que para la identificación y el análisis de los peligros, este ejercicio inicia con la recolección de información, tanto de carácter primario como secundario: estudios socio-económicos, diagnósticos ambientales, monografías, evaluaciones, censos y bases de datos; así como referencias directas de personal institucional y comunidades, son fuentes adecuadas de información.

2. Para realizar el análisis de vulnerabilidad se deben identificar los principales elementos expuestos al peligro o peligros amenazantes priorizados (bienes sociales, económicos o ambientales).

A partir de la definición de los elementos expuestos, es necesario establecer los aspectos que están incidiendo en dicha vulnerabilidad, o que pueden incrementarla en el futuro, teniendo en cuenta las relaciones existentes según el peligro que se esté analizando. Para ello se han determinado los siguientes factores de incidencia sobre los cuáles es fundamental realizar el análisis: a) Incidencia de la localización: descripción de cómo la localización o ubicación de los bienes expuestos los hace más o menos propensos a sufrir daño y/o pérdida en este escenario. b) Incidencia de la resistencia: descripción de cómo la resistencia física de los bienes expuestos los hace más o menos propensos a sufrir daño y/o pérdida en este escenario. c) Incidencia de las condiciones socio-económica de la población expuesta: (descripción de cómo las condiciones sociales y económicas de la población expuesta la hace más o menos propensa a resultar afectada, igualmente de cómo estas condiciones influyen en su capacidad de recuperación por sus propios medios) d) Incidencia de las prácticas culturales: (identificación y descripción de prácticas culturales, sociales y/o económicas de la población expuesta o circundante que incidan en que los bienes expuestos (incluyendo la población misma) sean más o menos propensos a sufrir daño y/o pérdida en este escenario) Ligado a los factores de incremento, la identificación de los actores involucrados en las causas y el incremento de su incidencia son indispensables para optimizar las medidas de reducción.

Con ello, se establece una matriz de análisis donde se definen los criterios o dimensiones que permiten hacer una descripción de los principales elementos expuestos y las causas o el por qué de su vulnerabilidad:

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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS EXPUESTOS Y VULNERABILIDAD [frente a cada peligro] Descripción

Elemento Expuesto

Factores de Incidencia Condiciones socio Prácticas Localización Resistencia culturales econom.

Vivienda

Barrios, sitios, sectores poblados en general. Densidad de vivienda, condiciones físicas, calidad, materiales de construcción, número de pisos, edad de las construcciones, normatividad. Etc.

Población

Estimativo de la población presente y descripción de la misma hasta donde sea posible, haciendo relevancia en niños, adultos mayores y en general población que requiera trato y comunicación especial. Tendencia del crecimiento poblacional y la expansión de la ocupación del sector. Si se considera relevante, descripción de su variabilidad en cuanto a día, noche, fines de semana o temporadas específicas por efecto de temporadas escolares, turísticas, etc.)

Infraestructura y bienes económicos, de producción, públicos y privados

Identificar si hay establecimientos de comercio, cultivos, puentes, etc.

Infraestructura de servicios sociales e institucionales

Establecimientos educativos, de salud, de gobierno, etc.

Bienes ambientales

Actores Referencias

Cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.

3. Espacializar los elementos expuestos según divisiones político administrativas empleando leyendas y convenciones para facilitar la ubicación en los mapas.

4. Hacer el análisis correspondiente a la vulnerabilidad e incluir la información en el Documento Base del POE.

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FICHA METODOLÓGICA 7.

ANÁLISIS DE RIESGOS

1. Realizar un análisis de riesgo permite conocer sus condiciones en detalle, incluyendo el estudio de los peligros y la vulnerabilidad, sus causas y consecuencias, los factores que favorecen su ocurrencia y los actores involucrados; todo esto con el mayor detalle y rigurosidad posible.

Con esta información es posible orientar y especificar las medidas de preparación, atención y recuperación ante emergencias y desastres, así como las intervenciones para reducir las condiciones de riesgo.

El nivel de detalle de los análisis de riesgo está en función de los resultados de los estudios de los peligros y los estudios sobre la vulnerabilidad realizados anteriormente, según se haya priorizado.

El análisis de riesgo abarca dos partes complementarias: La descripción de emergencias o desastres que han ocurrido de manera previa en la unidad territorial La caracterización de los escenarios actuales o futuros, permitiendo visualizar las causas y priorizar las intervenciones.

2. Hacer un reconocimiento de los desastres o las emergencias ocurridas en el pasado, es una información valiosa para orientar el proceso de planificación, ya que permite identificar las consecuencias y los impactos de eventos de diversas magnitudes y los factores de ocurrencia asociados a los mismos.

Como un ejercicio complementario a los registros y bases de datos históricas, se plantea la necesidad de describir emergencias o desastres que hayan sido relevantes para la unidad territorial, según los peligros priorizados.

Para describir esta información se propone una matriz donde se consigne la descripción de situaciones relevantes a través de una serie de criterios que orientan la caracterización:

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MATRIZ DE ANÁLISIS DE RIESGO PARTE 1. DESCRIPCIÓN DE ANTECEDENTES DE EMERGENCIAS O DESASTRES Emergencia o desastre

[Descripción general]

Fecha: [fecha o periodo de ocurrencia]

Fenómeno(s) asociado con la situación: [mención del o los eventos en concreto, p.e. inundación, sismo, huayco, otros]

Factores que favorecieron la ocurrencia del fenómeno: [detallar lo mejor posible cuando se trata de fenómenos socionaturales y antrópicos. Citar la recurrencia de fenómenos similares, si la hay] Actores involucrados en las causas del fenómeno: [identificar actores sociales, económicos, institucionales relacionados con las causas descritas en el punto anterior] En las personas: (muertos, lesionados, discapacitados, trauma psicológico, etc.)

En bienes materiales particulares: (viviendas, vehículos, enseres domésticos, etc.)

Daños y pérdidas presentadas: [describir de manera cuantitativa o cualitativa]

En bienes materiales colectivos: (infraestructura de salud, educación, servicios públicos, etc.)

En bienes de producción: (industrias, establecimientos de comercio, cultivos, pérdida de empleos, etc.)

En bienes ambientales: (cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.)

Factores que en este caso favorecieron la ocurrencia de los daños: [identificar factores físicos, sociales, económicos e institucionales independientes al fenómeno, que incidieron de manera relevante en el nivel y tipo de daños y pérdidas presentadas] Crisis social: [identificar en general la situación vivida por las personas afectadas, en cuanto a la necesidad inmediata de ayuda en alimento, albergue, salud, etc.]

Desempeño institucional: [identificar en general la eficiencia y eficacia de las instituciones públicas y privadas que intervinieron o debieron intervenir durante la situación en operaciones de respuesta y en la posterior rehabilitación y reconstrucción, etc.]

Impacto cultural: [identificar algún tipo de cambio cultural: en la relación de las personas con su entorno, en las políticas públicas, etc. que se haya dado a raíz de esta situación de emergencia.]

3. La segunda parte del análisis de riesgo consiste en hacer una síntesis de la descripción de las condiciones de peligro, vulnerabilidad y daños y/o pérdidas que se pueden presentar. Se debe tener en cuenta, además, que se puede estar trabajando sobre un escenario de riesgo futuro.

A continuación se incluye la matriz que orienta la descripción de los escenarios de riesgo, siendo fundamental elaborar una matriz (parte 1 y parte 2) para cada uno de los peligros prioritarios para el POE e incluir la información en el Documento Base:

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MATRIZ DE ANÁLISIS DE RIESGO PARTE 2. DESCRIPCIÓN DEL ESCENARIO DE RIESGO POR [peligro o amenaza de referencia]

Condición de peligro o amenaza Descripción del peligro o fenómeno amenazante:

[Adicionalmente incluir su relación con otros fenómenos amenazantes]

[Adicionalmente cuando sea el caso, detallar todas las posibles incidencias humanas en las causas del fenómeno amenazante] [Identificar factores que en el presente y/o futuro pueden incrementar la magnitud, frecuencia o cobertura del Identificación de factores que favorecen la condición de fenómeno, tales como procesos de intervención del entorno, actividades económicas o sociales antiguas, recientes o amenaza: futuras, etc.]

Identificación de actores significativos en la condición de [Empresas, grupos sociales, cuyas acciones u omisiones inciden de manera significativa en las causas y situación actual o de incremento futuro de las condiciones de peligro, etc.] amenaza: Elementos expuestos y vulnerabilidad Identificación de causas del fenómeno amenazante:

Elemento Expuesto

Descripción

Localización

Resistencia

Factores de Incidencia Condiciones socio econom.

Prácticas culturales

Actores

Vivienda Población Infraestructura y bienes económicos, de producción, públicos y privados Infraestructura de servicios sociales e institucionales Bienes ambientales Daños y/o pérdidas que pueden presentarse

En En En En En

Daños y pérdidas presentadas: [describir de manera cuantitativa o cualitativa]

las personas: (muertos, lesionados, discapacitados, trauma psicológico, etc.) bienes materiales particulares: (viviendas, vehículos, enseres domésticos, etc.) bienes materiales colectivos: (infraestructura de salud, educación, servicios públicos, etc.) bienes de producción: (industrias, establecimientos de comercio, cultivos, pérdida de empleos, etc.) bienes ambientales: (cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.)

Identificación de la crisis social asociada con los daños y/o Descripción de la crisis social que puede presentarse de acuerdo con el tipo y nivel de daños y/o pérdidas descritas pérdidas estimados Identificación de la crisis institucional asociada con crisis social

Descripción de la crisis institucional que puede presentarse de acuerdo con la crisis social descrita

Descripción de antecedentes de medidas de intervención

Medidas de cualquier tipo y alcance que se han implementado con el objetivo de reducir o evitar las condiciones de riesgo consideradas. Descripción, época de intervención, actores de la intervención, financiamiento, etc.

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FICHA METODOLÓGICA 8.

ORIENTACIONES PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS

1. Con base en los criterios para la clasificación de las emergencias, los escenarios de riesgo identificados en el diagnóstico Y teniendo en cuenta los siguientes criterios: Cobertura geográfica Impacto Capacidad de respuesta Centro de Operaciones de Emergencia Tiempo de atención que demanda la emergencia Definir para cada tipo de peligro y sus posibles escenarios, en qué nivel de emergencia podría clasificarse su manejo, complementando o ajustando los ejemplos del cuadro a continuación: Clasificación de las emergencias CRITERIOS Cobertura geográfica Impacto

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

Emergencia localizada en un Emergencia localizada en dos o Emergencia localizada en dos o solo Distrito. más Distritos. más Regiones.

Regional

Nacional

Capacidad de respuesta Distrital

Regional

Nacional

Centro de Operaciones de Emergencia

COED / COEP

COER

COEN

Tiempo máximo de 8 horas

Tiempo máximo de 72 horas (hasta 3 días)

Más de 72 horas (más de 3 días)

.Eventos frecuentes, espacialmente puntuales sin generar eventos conexos. .Atendido por dos o más entidades locales y se coordina a través del COED/COEP. .Tiene una afectación baja a la población sin alterar la funcionalidad del Distrito. .Pueden ser registrados por medios locales de comunicación.

.Eventos poco frecuentes, espacialmente afecta dos o más Distritos. Atendido por varias entidades operativas locales y regionales y se coordina través del COER. Tiene afectación media a la población y puede alterar la funcionalidad de la región o del área metropolitana.

No generan impacto a nivel nacional. Generalmente se r e g i s t ra n e n m e d i o s d e comunicación nacional.

Eventos muy poco frecuentes, espacialmente afecta dos o más Regiones. .Atendido por varias entidades operativas del orden local, regional y nacional y se coordina a través del COEN. Tiene una afectación alta a la población y puede alterar la funcionalidad del país. .Tienen cubrimiento de medios de comunicación a nivel nacional e internacional.

Accidentes vehiculares, incendios estructurales que no tienen riesgos conexos como materiales peligrosos, deslizamientos o huaycos puntales.

Inundaciones, deslizamientos que afectan un área geográfica importante, sismos de magnitud media. Accidentes aéreos y/o marítimos menores. Incendios estructurales en sitios de afluencia masiva.

Sismo de gran magnitud y tsunamis. Accidentes aéreos y/o marítimos que involucran gran cantidad de personas o generan riesgos concatenados.

Tiempo de atención que demanda la emergencia

Descripción de los eventos

Ejemplo de emergencias

Local/Distrital/Provincial

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FICHA METODOLÓGICA 9 ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE LAS ÁREAS FUNCIONALES Y LAS TAREAS DE RESPUESTA 1. Identificar de las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias.

Las diferentes entidades responsables deben definir la forma de intervención en la respuesta garantizando el uso eficaz de los recursos. Para ello, se debe: Analizar y validar las áreas funcionales y las tareas de respuesta propuestas.

Agregar temas adicionales o propuestas de modificación en caso de ser necesario. Áreas Funcionales y Tareas de respuesta Área Funcional I Rescate y Seguridad

Propósito

Tareas

Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizada y por las entidades competentes de primera respuesta orientadas a salvaguardar vidas, controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, proteger los bienes y mantener la seguridad pública.

1.1 Búsqueda y Rescate 1.2 Medidas de seguridad y de tránsito 1.3 Control de incendios 1.4 Evacuación masiva de zonas afectadas y en riesgo 1.5 Emergencias de materiales peligrosos Área Funcional II Salud

Propósito

Tareas

Busca garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un sistema organizado y articulado 2.1 Atención pre hospitalaria 2.2 Atención hospitalaria 2.3 Vigilancia epidemiológica post-desastre 2.4 Salud ambiental 2.5 Manejo de cadáveres 2.6 Salud Mental Área Funcional III Asistencia Humanitaria

Propósito

Tareas

Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren las personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a grupos vulnerables 3.1 Empadronamiento 3.2 Techo de emergencia en lote 3.3 Instalación y manejo de albergues 3.4 Asistencia alimentaria 3.5 Asistencia no alimentaria 3.6 Dotación de agua temporal 3.7 Protección de grupos vulnerables 3.8 Reunificación familiar

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Área Funcional IV Servicios generales, Hábitat y Medio Ambiente

Propósito

Tareas

Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales, saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones, transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el fin de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y los bienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.

4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos, y riesgos concatenados 4.2 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones 4.3 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento 4.4 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de energía 4.5 Evaluación de daños en estructuras públicas y privadas 4.6 Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros 4.7 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación Área Funcional V Dirección y manejo de la emergencia

Propósito

Tareas

Liderar la atención de la emergencia y/o desastre a través de la coordinación con las instancias establecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen en acciones de respuesta efectivas, en base a la información oportuna; planificar y realizar el seguimiento de las actividades para que la población se recupere de la emergencia.

5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia 5.2 Información pública 5.3 Asuntos legales y administrativos 5.4 Coordinación de la evaluación de daños y análisis de necesidades – EDAN 5.6 Gestión de información y comunicaciones del COE 5.7 Coordinación de la cooperación internacional 5.8 Coordinación con otras regiones y el sector privado 5.9 Planificación de la recuperación económica y social

Área Funcional VI Logística y recursos para las operaciones y toma de decisiones

Propósito

Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas de las instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención y recuperación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables del COE y de las diferentes tareas

Tareas

6.1 Inventario de recursos y análisis de necesidades logísticas 6.2 Administración de almacenes 6.3 Manejo de donaciones 6.4 Manejo de recursos (personal, equipos, instalaciones, materiales) 6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte (movilidad) 6.6 Manejo de la seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (salud alimentos y otros)

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2. Para cada área funcional se deben establecer los siguientes elementos: Propósito (¿para qué?)

Alcances (¿qué se hace?)

Actividades de preparación Entidades que participan (¿quién?)

Emplear la Matriz que se muestra a continuación para la descripción de las áreas funcionales (tener en cuenta que se requiere una matriz por cada área funcional) AREA FUNCIONAL [ ] PROPOSITO (¿Para qué?)

ALCANCES/CONCEPTO DE OPERACIONES (¿Qué se hace?)

TAREAS

1.

2.

3.

4.

N (…)

Planificar:

Organizar, entrenar y equipar: ACTIVIDADES DE PREPARACIÓN Ejercitar:

Evaluar y mejorar: ENTIDADES QUE PARTICIPAN

3. Para cada una de las tareas de respuesta de un área funcional específica, se deben definir los siguientes elementos: Propósito Alcance Prioridades Actividades de preparación Observaciones Subprocesos Tipos de recursos (humanos, físicos e informáticos) requeridos para las tareas propuestas Documentos de soporte Registros o formatos existentes Relaciones con las tareas de respuesta de otras áreas

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Emplear la Matriz que se muestra a continuación para la descripción de las tareas de cada área funcional (tener en cuenta que se requiere una matriz por cada tarea de cada área funcional específica) TAREA [ ] PROPOSITO (¿Para qué?)

ALCANCES/CONCEPTO DE OPERACIONES (¿Qué se hace?)

PRIORIDADES Planificar: ACTIVIDADES DE PREPARACION

Organizar, entrenar y equipar: Ejercitar: Evaluar y mejorar:

OBSERVACIONES TAREA [ ] SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

TAREA [ ] RECURSOS

DOCUMENTOS DE SOPORTE

FORMATOS - REGISTROS

Protocolos, guías, manuales, procedimientos Bitácoras, hojas de ruta, formatos de para acciones específicas (notificaciones, ingreso, etc. activación, movilización, evaluación de daños, etc.)

TAREA [ ] RELACIÓN CON OTROS PROCESOS (ENTRADA) ¿Qué se recibe?

RELACIÓN CON OTROS PROCESOS (SALIDA)

¿De quién?

¿Qué se entrega?

¿A quién?

Materiales, instrucciones, Nombre del proceso: extinción Información, instrucciones, N o m b r e d e l p r o c e s o : datos, personas en deter- de incendios, búsqueda y personas, residuos, etc. evaluación de daños, minado estado, etc.) rescate. atención hospitalaria

4. Cada una de estas matrices corresponde a los Anexos Funcionales del POE.

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FICHA METODOLÓGICA 10.

ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE LOS ACTORES, ROLES Y FUNCIONES 1. Una vez elaborada la descripción y alcance de cada tarea se deben identificar las entidades que podrían participar y asignar roles y responsabilidades y definir sus funciones, las cuales pueden ser parte de sus funciones normales o en adición a las mismas y que deberán incorporarse en los reglamentos de organización y funciones, de acuerdo a las áreas funcionales y tareas de respuesta. Para ello se debe: Reconocer las entidades que podrían participar en cada tareas y definir los tipos de roles en las operaciones de emergencia. Cada una de las áreas funcionales definidas en el plan debe tener “coordinadores”, y las tareas de respuesta “responsables principales”, “responsables” y entidades de “apoyo”, quienes realizan las operaciones de respuesta según los niveles territoriales. La descripción de los roles se muestra a continuación:

Roles para operaciones de emergencia ROL

CÓDIGO

CARACTERÍSTICAS

[C]

Entidad que ha sido propuesta como Coordinadora del Área Funcional por tener bajo su responsabilidad el mayor número de tareas.

Entidad que se hace cargo de la supervisión y el manejo de un Área Funcional en su totalidad.

Entidad que tiene funciones relacionadas con el Área Funcional en las fases de preparación, respuesta y rehabilitación.

Entidad que mantiene o debe mantener un contacto permanente con las instituciones Responsables y de Apoyo, a fin de coordinar los esfuerzos respectivos.

Responsable Principal

[RP]

Entidad que lidera por competencia o función el tema relacionado con la tarea.

Entidad que tiene la responsabilidad sobre el mayor número de actividades de la tarea.

Entidad que tiene mayor capacidad de convocatoria o la mayor jerarquía aunque no tenga la responsabilidad sobre todo el alcance de la tarea.

Entidad que tiene el personal capacitado, los recursos y la trayectoria necesaria para manejar una tarea específica o parte de la misma.

Entidad que está en capacidad de apoyar al Coordinador del Área Funcional y de hacer un trabajo articulado con las entidades de Apoyo.

Responsable

[R]

Entidad que participa en el tema relacionado con la tarea.

Entidad que tiene el personal capacitado, los recursos y la trayectoria necesaria para participar en una tarea específica o parte de la misma.

Apoyo

[A]

Coordinador

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Son organismos e instituciones, generalmente de carácter privado o no gubernamental, que tienen la capacidad, los recursos y la trayectoria suficiente para apoyar a las Entidades Coordinadoras y Responsables en las tareas de respuesta.

Participan a solicitud de los Coordinadores o Responsables de un Área Funcional.

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A partir de las definiciones anteriores se debe asignar un rol específico a las entidades que participan en las operaciones de emergencia, según sus capacidades, recursos disponibles, funciones normativas, trayectoria y nivel territorial, para cada una de las áreas funcionales y las tareas de respuesta definidas en el plan. Además, se deben identificar instituciones y organismos adicionales que puedan participar en las operaciones de emergencia.

Emplear la Matriz Global de Responsables que se muestra a continuación (se sugiere elaborar una matriz global y una matriz individual para cada área funcional)

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NACIONAL

1 2

POLICIA NACIONAL

3

MINISTERIO DE SALUD (MINSA)

4 5

RP RP

A

R

A

RP

MVCS - DNV

7

OFICINA DE DEFENSA NACIONAL (ODN)/MINISTERIO DE LA MUJER Y DESARROLLO SOCIAL (MIMDES)

8

MINAM - OEFA

CUERPO DE BOMBEROS. 9 Vª COMAND. DEPARTAMENTAL Gerencia Regional de 10 Salud GERESA/Gobierno Regional del Callao

RP

RP

A

RP

A

A

COEN/ INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI) -

A

A

A

A

RP

A

A

R

RP

A

RP

R

A

R

RP

R

A

RP

R

6.6. MANEJO DE SEGURIDAD OCUPACIONAL Y SERVICIOS A LOS RESPONDIENTES

6.5. COORDINACIÓN Y MANEJO MEDIOS DE TRANSPORTE

6.4 MANEJO DE RECURSOS (PERSONAL, EQUIPOS, INSTALACIONES, MATERIALES)

6.3. MANEJO DE DONACIONES R

RP

RP

R

A

RP

RP

A

R

RP

RP

R

R

A

RP

A

RP

RP

R

R

R

Gerencia de Infraestructura/GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO (GRC)

RP

RP

A

RP

A

A

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL DE LA REGIÓN CALLAO

GERENCIA DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA CIVIL /GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO

A RP

A

A

A

A

A

RP

RP

RP

R

R

RP

RP

RP

ALCALDÍA RP

DEFENSA CIVIL/DISTRIAL

Gerencia Distrital de Salud A

16 Gerencia Distrital de Salud 17 D.C./ Secretaria Técnica

Gerencia de Infraestructura

Secretaria Técnica de DC

RP

RP

A

A

RP

Secretaria Técnica de DC

RP RP

A

RP

RP

R

RP RP

RP

RP

A

RP

A

18 Gerencia de Infraestructura

A

A RP

Jefe Secretaria Técnica de DC

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RP

RP

RP

RP

RP

RP

RP

COORDINADOR A NIVEL DE LIMA CERCADO

RP

A

DEFENSA CIVIL/GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO (GRC)

Gerencia Regional de Salud GERESA

GOBIERNO REGIONAL

R

GERENCIA DE DEFENSA 14 NACIONAL Y DEFENSA CIVIL GRC

DISTRITAL

R

RP

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL DE LA 13 REGIÓN CALLAO (Presidente Regional del Callao)

19

6.2. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

A

A

GRC - Gerencia de Defensa Civil

15 CUERPO DE BOMBEROS.

ANEXO VI. LOGISTICA

6.1. INVENTARIO DE RECURSOS Y EVALUACIÓN DE NECESIDADES LOGÍSTICAS

5.8 PLANIFICACION DE LA RECUPERACION ECONOMICA Y SOCIAL

5.5 GESTION DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES EN EL COE 5.6 COORDINACIÓN DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL 5.7 COORDINACIÓN CON OTRAS REGIONES DEL PAÍS Y EL SECTOR PRIVADO

5.4 COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE DAÑOS Y NECESIDADES - EDAN

5.2 INFORMACION PUBLICA

5.3 ASUNTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS

ANEXO V. DIRECCIÓN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA

5.1 PLANIFICACIÓN INTEGRAL Y COORDINACIÓN DE LA EMERGENCIA

4.7 EVALUACIÓN DE DAÑOS Y RESTABLECIMIENTO DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN

4.6. ESTABILIZACIÓN Y/O DEMOLICIÓN DE ESTRUCTURAS, REMOCIÓN Y MANEJO DE ESCOMBROS

4.5. EVALUACION DE DAÑOS EN EDIFICACIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

4.4. EVALUACION DE DAÑOS Y RESTABLECIMIENTO DE SERVICIOS DE ENERGÍA

4.3. EVALUACION DE DAÑOS Y RESTABLECIMIENTO DE SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO

4.2. EVALUACION DE DAÑOS Y RESTABLECIMIENTO DE SERVICIOS DE TRANSPORTE Y COMUNICACIONES

3.8 REUNIFICACION FAMILIAR

4.1. MONITOREO DE EVENTOS NATURALES Y/O, INDUCIDOS Y RIESGOS CONCATENADOS

3.7 PROTECCION DE GRUPOS VULNERABLES

3.6 DOTACIÓN DE AGUA TEMPORAL

3.5 ASISTENCIA NO ALIMENTARIA

3.4 ASISTENCIA ALIMENTARIA

3.3 INSTALACION Y MANEJO DE ALBERGUES

3.2 TECHO DE EMERGENCIA EN LOTE

A RP

D.C./ GOBIERNO 11 REGIONAL DEL CALLAO (GRC) 12

3.1 EMPADRONAMIENTO

2.6 SALUD MENTAL

RP

MORGE MINISTERIO PÚBLICO INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

6

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

MINISTERIO DE SALUD

RP

ANEXO IV - SERVICIOS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE

ANEXO III - ASISTENCIA HUMANITARIA

2.5 MANEJO DE CADÁVERES

2.4 SALUD AMBIENTAL

2.2 ATENCIÓN HOSPISPITALARIA

2.3 VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA POST-DESASTRE

2.1 ATENCIÓN PREHOSPITALARIA

1.5 EMERGENCIA DE MATERIALES PELIGROSOS

1.3 CONTROL DE INCENDIOS RP

A

COORDINADOR A NIVEL DE LA REGIÓN CALLAO

REGIONAL

ANEXO II. SALUD

CUERPO GENERAL DE BOMBEROS

COORDINADOR A NIVEL NACIONAL CUERPO GENERAL DE BOMBEROS DEL PERÚ

1.4 EVACUACION MASIVA DE ZONAS AFECTADAS Y EN RIESGO

1.1 BUSQUEDA Y RESCATE

PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA MATRIZ DE RESPONSABLES - ANEXOS FUNCIONALES ENTIDAD C: Coordinador RP: Responsable principal R: Responsable A: Apoyo

1.2 MEDIDAS DE SEGURIDAD Y TRANSITO

ANEXO I - RESCATE Y SEGURIDAD

A

A

A

A

A RP

24

RP

RP

R

R

RP

RP

RP

RP

RP

A

A

RP

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FICHA METODOLÓGICA 11 ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE LAS FUNCIONES INSTITUCIONALES 1. Listar cada una de las entidades (coordinadoras, responsables principales, responsables y de apoyo) relacionadas con las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias.

2. Construir la Matriz de definición de las Funciones Institucionales Emplear la Matriz que se muestra a continuación (elaborar una matriz por cada entidad) [Entidad] AREA

TAREA

FUNCIONES

1.1 I

1.2 1.3 1.4 2.1

II

2.2 2.3

III

3.1 4.1

IV 4.2 5.1 V 5.2 VI

6.1

3. Los resultados de estas matrices corresponde al Apéndice sobre Funciones Institucionales del POE

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FICHA METODOLÓGICA 12 ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DEL MODELO ORGANIZACIONAL 1. Durante el proceso de formulación del POE las entidades responsables de las áreas funcionales definen la forma como se ejecutará la coordinación con las demás entidades que participan de las operaciones de emergencia. Estas tareas y áreas funcionales se distribuyen de acuerdo a la metodología de administración de emergencias propuesta por el Sistema de Comando de Incidentes.

Según este enfoque, se parte de la definición de un único coordinador de la emergencia o Comandante del Incidente y de 4 secciones para desarrollar las actividades: (i) operación (ii) logística (iii) planeación y (iv) administración, jurídica y finanzas. Como áreas básicas que apoyan la efectividad del comando y la coordinación, se tienen: seguridad, enlace e información.

Tal estructuración se muestra a continuación a modo de ejemplo:

COORDINADOR DE LA EMERGENCIA UNIDAD SITUACIONAL 5.4 Coordinación de evaluación de daños y necesidades 5.5. Gestión de información y

UNIDAD DE REHABILITACIÓN 5.8 Planificación de la recuperación económica y social

SEGURIDAD 1.2 Medidas de seguridad y tránsito PLANEAMIENTO 5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia ENLACE 5.6 Coordinación para la Cooperación Internacional 5.7 Coordinación con otras regiones del país y el sector privado

ÁREA FUNCIONAL PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA EMERGENCIA

ADMINISTRACIÓN, JURIDICA Y FINANZAS 5.3 Asuntos legales y administrativos INFORMACIÓN 5.2 Información pública

OPERACIONES

AREA FUNCIONAL - RESCATE Y SEGURIDAD

1.1 Búsqueda y rescate

AREA FUNCIONAL - SALUD

2.1 Atención pre hospitalaria

2.2 Atención hospitalaria 1.2 Medidas de seguridad y tránsito 2.3 Vigilancia epidemiológica post-desastre

AREA FUNCIONAL - LOGÍSTICA

AREA FUNCIONAL - ASISTENCIA HUMANITARIA

6.1 Inventario de recursos y análisis de necesidades operativas

3.1 Empadronamiento

4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos y riesgos concatenados

6.2 Administración de almacenes

3.2 Techo de emergencia en lote

4.2 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones

6.3. Manejo de donaciones

3.3 Instalación y manejo de albergues

1.3 Control de incendios

2.4 Salud ambiental

AREA FUNCIONAL - SERVICIOS GENERALES, HABITAT Y MEDIO AMBIENTE

4.3 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento

3.4 Asistencia alimentaria

6.4 Manejo de recursos para operaciones (instalaciones, equipos, personal y materiales)

4.4 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios energía

1.4 Evacuación de zonas afectadas y en riesgo 3.5 Asistencia no alimentaria 2.5 Manejo de cadáveres 1.5 Emergencias de materiales peligrosos

3.6 Dotación temporal de agua

4.5 Evaluación de daños en edificaciones públicas y privadas

6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte

2.6 Salud mental 3.7 Protección de grupos vulnerables

3.8 Reunificación familiar

4.6 Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros 4.7 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación

6.6 Manejo de seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (servicios médicos, alimentarios, sistemas de comunicación y seguridad ocupacional)

Ejemplo. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta

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2. Para desplegar la estructura (total o parcialmente) se deben definir una serie de criterios que permitan definir el alcance de acuerdo al contexto del peligro y de la clasificación de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega de recursos y los niveles de coordinación adecuados para cada caso.

A modo de ejemplo se proponen los siguientes grados de despliegue de la Estructura Funcional en relación con los niveles de emergencia definidos anteriormente (Ver Ficha Metodológica 8): Despliegue del Comando Incidente en función del nivel de emergencia

Nivel 1

Sección

Nivel 2

Nivel 3

Operación Logística Planeamiento Administración, Jurídica y Finanzas Seguridad / Enlace / Información

3. Para cada sección se proponen las siguientes funciones que pueden ser usadas como referentes: PERSONAL DEL COMANDO Componente

Funciones

Coordinador de la Emergencia/Comandante del Incidente

Es el responsable de todas las actividades que se deriven de la emergencia, incluyendo el desarrollo e implementación de decisiones estratégicas y de la aprobación, solicitud y descargo de los recursos. El apoyo para las actividades de la Coordinación de la Emergencia consta de las siguientes tres áreas básicas:

Seguridad

El responsable de seguridad tiene como función cubrir dos aspectos fundamentales; el primero relacionado con la protección de la ciudadanía y el control del orden público, y el segundo, orientado a garantizar la seguridad y libre circulación para adelantar las operaciones de respuesta por parte de los responsables de la emergencia. Corresponde a la Tarea 1.2. Medidas de seguridad y tránsito.

Enlace

El responsable de enlace, es el punto de contacto con los representantes de cada una de las organizaciones externas al manejo propio de la emergencia que sirven de apoyo, ya sean estas de la Cooperación Internacional, del sector privado o de otras entidades del sector público en otras regiones del país. Corresponde a la Tarea 5.7. Coordinación para la Cooperación Internacional y la Tarea 5.8. Coordinación con otras regiones del país y el sector privado.

Información Pública

El responsable de la información pública está encargado de la elaboración de boletines y su emisión a medios de prensa, otras instituciones u organizaciones relevantes externas con el fin de informar a las comunidades sobre la situación de la emergencia, los procedimientos que se están llevando a cabo y las ayudas brindadas. Corresponde a la Tarea 5.2. Información Pública.

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Componente

Funciones El coordinador de la sección de Planeamiento está encargado de compilar, evaluar y divulgar la información relacionada con el manejo de la emergencia y el estado de los recursos, con el fin de comprender la situación real, predecir el curso probable de los eventos y preparar las estrategias alternativas y operacionales de control para la atención de la emergencia. Otras responsabilidades son: Supervisar la preparación de los Planes de Acción en el cual se definen los objetivos, estrategias, actividades y el uso de los recursos durante un periodo operacional.

Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incidente.

Organizar la información acerca de estrategias alternativas.

Compilar y distribuir información acerca del estado del incidente El coordinador de esta sección tiene a su cargo la Tarea 5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia. Esta sección está conformada por:

Sección de Planeamiento Unidad situacional: es la responsable de la compilación y organización de información sobre el estado de la emergencia proveniente de las entidades técnico científicas, de las evaluaciones de daños y necesidades EDAN (realizadas por Distritos y sectores) y su posterior consolidación en informes de situación. Tiene a su cargo las tareas 5.4 Coordinación de evaluación de daños y necesidades, 4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos y riesgos concatenados y 5.5.

Gestión de información y comunicaciones en el COE. Debe contarse con personal responsable de mantener los archivos completos y precisos del manejo de la emergencia, documentar todo el proceso a través de formularios y formatos preestablecidos que faciliten el registro de las diferentes tareas, la consolidación de la información de la áreas funcionales de la estructura organizacional y las decisiones tomadas, con fines de tener los soportes legales, administrativos y técnicos. Se encarga también del almacenamiento posterior de los archivos para cualquier finalidad. Esta actividad está a cargo de la Tarea 5.5.

Gestión de información y comunicaciones en el COE. Unidad de rehabilitación: es la responsable de consolidar las propuestas para formular las líneas estratégicas de la planificación de la recuperación económica y social (Tarea 5.9).

Componente

Funciones El coordinador de esta sección tiene como propósito garantizar que las operaciones y actuaciones realizadas como respuesta ante un desastre, se ejecuten con el apoyo, orientación y respaldo del marco jurídico vigente y velar porque la asignación de recursos se ejecute con criterios técnicos de previsión y racionalidad, de conformidad con los escenarios de desastre. Esta actividad corresponde a la Tarea 5.3 Asuntos legales y administrativos.

Esta sección está conformada por las siguientes unidades:

Sección de Administración, Jurídica y Finanzas

Unidad Jurídica: Es la responsable de velar por el cumplimiento de la normativa adecuada y apoyar en la preparación de las medidas y decisiones extraordinarias, así como la elaboración de Convenios y contratos.

Unidad de Finanzas y Compras: Es la responsable de administrar los recursos financieros para garantizar que las operaciones y actuaciones administrativas realizadas en la fase de respuesta estén respaldadas por el marco económico y financiero adecuado. También es la responsable de realizar análisis de efectividad de costos, hacer estimaciones de costos, dar recomendaciones para hacer eficiente el manejo de los recursos y efectuar las adquisiciones necesarias.

Unidad de Tiempos: Es la responsable de tiempos del personal y del control de las horas laboradas.

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PERSONAL GENERAL Componente

Funciones El coordinador de la sección de Operaciones es el responsable de articular y dirigir las diferentes áreas funcionales de carácter operativo tales como: I. Rescate y Seguridad, II. Salud, III. Asistencia Humanitaria y IV. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente.

Debe mantener informado al Coordinador de la Emergencia acerca de las acciones especiales de respuesta y coordinar la elaboración del Plan de Acción Integral que permita articular las diferentes áreas funcionales o ramas.

Esta sección está conformada por cuatro áreas funcionales o ramas: Rescate y seguridad: Es la responsable de planificar y realizar el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizada y por las entidades competentes de primera respuesta orientadas a salvaguardar vidas, controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, proteger los bienes y mantener la seguridad pública. Comprende las Tareas de Búsqueda y Rescate (Tarea 1.1), Medidas de Seguridad y Tránsito (Tarea 1.2), Control de Incendios (Tarea 1.3), Evacuación de Zonas Afectadas y en Riesgo (Tarea 1.4), Emergencias de Materiales Peligrosos (Tarea 1.5) Salud: Tiene como propósito garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un sistema organizado y articulado. Esta área funcional está divida en seis tareas: Atención pre-hospitalaria (Tarea 2.1), Atención Hospitalaria (Tarea 2.2), Vigilancia Epidemiológica Post-Desastre (Tarea 2.3), Salud Ambiental (Tarea 2.4), Manejo de Cadáveres (Tarea 2.5), Salud Mental (Tarea 2.6).

Sección de Operaciones

Asistencia Humanitaria: Es el responsable de desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren las personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a grupos vulnerables (niños, niñas, adolecentes, gestantes, personas con enfermedades preexistentes y adultos mayores, personas con capacidades diferentes).

Esta área funcional está compuesta por las siguientes tareas: Empadronamiento (Tarea 3.1), Techo de emergencia en lote (Tarea 3.2), Instalación y manejo de albergues (Tarea 3.3), Asistencia alimentaria (Tarea 3.4), Asistencia no alimentaria (Tarea 3.5), Dotación de agua temporal (Tarea 3.6), Protección de grupos vulnerables (Tarea 3.7) y Reunificación familiar (Tarea 3.8.).

Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente: Tiene como propósito monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales, saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones, transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el fin de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y los bienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.

Las tareas que comprende esta área funcional o rama son: Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones (Tarea 4.2), Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento (Tarea 4.3), Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de energía (Tarea 4.4), Evaluación de daños en edificaciones públicas y privadas (Tarea 4.5), Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros (Tarea 4.6) y Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación (Tarea 4.7).

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Componente

Funciones El coordinador de la sección de Logística es el responsable de proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas de las instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención y rehabilitación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables del COE y de las diferentes tareas.

El responsable Inventario de Recursos y Análisis de Necesidades Operativas (Tarea 6.1), como coordinador de la Sección de Logística tiene la responsabilidad de determinar las necesidades de la comunidad afectada y de los organismos encargados de la respuesta y rehabilitación, como resultado de la evaluación de los daños, a fin de priorizar los recursos para brindar una óptima atención, contrastar con las capacidades existentes y definir las necesidades de contrataciones.

Unidad de Almacenes: El coordinador de esta unidad es el responsable de garantizar el aprovisionamiento y distribución de suministros para las entidades responsables del manejo de la emergencia y para la población afectada. Incluye la adquisición, el transporte desde la fuente, la recepción y registro de los recursos en el inventario, el almacenaje, el alistamiento o embalaje para la distribución, el despacho y entrega a las entidades encargadas del manejo de la emergencia y de la distribución de los suministros destinados a los damnificados, ya provengan estos materiales de provisiones adquiridas por las propias organizaciones a cargo, la solidaridad internacional, o las donaciones locales. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.2 Administración de almacenes.

Sección de Operaciones

Unidad de Donaciones: El propósito de esta unidad es lograr el más eficiente y efectivo uso de las donaciones (materiales y monetarias) para el apoyo a las diferentes tareas de la emergencia. La labor inicia a partir de la información sobre la identificación de necesidades de las diferentes tareas y la evaluación sobre la disponibilidad de recursos (reporte preparado por la Tarea 6.1), la solicitud de donaciones a través de diferentes medios como campañas de información pública (coordinada con la Tarea 5.2. Información Pública), el transporte desde la fuente, la recepción, clasificación y registro de inventarios, el almacenaje, el alistamiento o embalaje para la distribución y el despacho y entrega a las entidades encargadas del manejo de almacenes y/o de la distribución directa de los suministros destinados a los damnificados, y la disposición de los bienes no necesitados. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.3 Manejo de Donaciones.

Unidad de Recursos para Operaciones: El coordinador de esta unidad se encarga de proveer los recursos de personal, equipos informáticos o pesados, instalaciones y cualquier otro apoyo requerido para contribuir al manejo de la emergencia de acuerdo a las demandas de las diferentes entidades responsables de la respuesta y rehabilitación temprana. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.4 Manejo de recursos para operaciones (instalaciones, equipos, personal y materiales).

Unidad de movilidad: El coordinador de esta unidad tiene la responsabilidad de organizar y coordinar los medios de transporte disponibles, de acuerdo con las necesidades de desplazamiento de recursos que demandan las diferentes entidades que participan en el manejo de la emergencia. La primera actividad que se tiene que asegurar es la posibilidad de garantizar un sobrevuelo por la zona afectada por parte de las máximas autoridades. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte (movilidad).

Unidad de servicios a los respondientes: El coordinador de esta unidad es el responsable de proveer los recursos, asistencia técnica, capacidades y cualquier otro apoyo requerido para contribuir con el bienestar y la seguridad de las personas que trabajan en las labores de respuesta y rehabilitación. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.6. Manejo de seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (servicios médicos, alimentarios, sistemas de comunicación).

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FICHA METODOLÓGICA 13 ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE RECURSOS 1. Para relacionar los recursos disponibles para las operaciones de emergencia, las instituciones deben hacer un análisis de necesidades y disponibilidades y consolidar el inventario de los elementos con lo que se cuenta.

Una guía de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es1: TIPO DE RECURSO

1

DESCRIPCION

Personal disponible

El listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesión o área de desempeño e información de contacto.

Información básica disponible

Esta información básica incluye entre otros aspectos: detalles demográficos, estructuras de liderazgo formales e informales, Condiciones climáticas generales, incluyendo diurna, nocturna en distintas épocas del año, hábitos alimenticios normales de los distintos grupos socioeconómicos, enfermedades endémicas al área, estado de salud general de la población, características económicas, tenencia y tipología de la vivienda, cobertura y condición general de la infraestructura vial, de servicios y líneas vitales.

Vehículos, maquinaria y equipos especiales

Se refiere a vehículos de carga y pasajeros para transporte aéreo, terrestre, fluvial; también maquinaria pesada y de construcción (pública y privada) disponible como grúas, plumas, montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo, capacidad, propietario, ubicación e información de contacto de la entidad responsable. Se incluyen dentro de equipos especiales los disponibles en el aeropuerto, dependencias militares, distritos de obras públicas, equipos para limpieza y mantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforación de pozos, sistemas de potabilización de agua, carro-tanques, centrales telefónicas móviles, etc.

Combustibles

Se deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribución, capacidad, autonomía (desempeño esperable en situaciones de consumo normal, con interrupción del abastecimiento) y fuentes alternas.

Sistemas de comunicación

Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones según bandas UHF, VHF, HF y rangos de frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases móviles y portátiles.

Otros sistemas como beepers, telefonía celular y convencional y sistemas de los radio aficionados.

Alimentos

Se debe incluir una descripción básica de los hábitos alimentarios de la zona. Se hace un inventario de la producción y de los principales centros de almacenamiento y distribución con información de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar la capacidad y autonomía.

Suministros médicos

Se debe identificar bodegas, farmacias, depósitos de centros asistenciales públicos y privados.

Se indica la capacidad y autonomía. Se incluye acuerdos o contratos de servicios que puedan agilizar en un momento la disposición de estos recursos.

Sitios de concentración en caso de evacuación

Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fácil acceso donde la población puede desplazarse en caso de una emergencia, según el tipo de evento. Deberán estar fuera de las zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mínimas para la población durante el tiempo que dure una evacuación.

Centros de servicios

Los centros de servicios son los núcleos básicos de los servicios públicos. Incluye los entes administrativos locales como la alcaldía y otros servicios como hospitales, obras públicas, acueductos, alcantarillados, redes de energía, telefonía, etc. Se deben describir redes, nodos y puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidad y autonomía.

Albergues y alojamientos temporales

Incluye los dispuestos específicamente como alojamientos (por ejemplo hoteles y moteles), instalaciones existentes que son adaptables a esta función y zonas que pueden habilitarse para la construcción de albergues o campamentos. Debe especificarse dirección, características, capacidad y autonomía. Debe preverse la dotación necesaria, bien sea para tenerla en almacenamiento o para solicitarla en el momento requerido.

Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcaldía de Manizales. Oficina Municipal para la Prevención y Atención de Desastres. Colombia

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TIPO DE RECURSO

DESCRIPCION

Hospitales, centros y puestos de salud

Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad y autonomía.

Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen los recursos dentro de un concepto de red asistencial.

Centros de reservas y suministros

Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios de equipos y elementos para atender emergencias, sistemas de requisición, utilización y devolución en varias localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento y reposición de equipo.

Sistemas de alerta

Incluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de la información, las notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los medios y los métodos de divulgar la alerta al público.

Voluntarios

. La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos y entrenados a trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados de voluntarios con su información de contacto. También deben tomar en cuenta el equipo y los materiales necesarios para su seguridad y para que su obra sea eficaz.

Organismos no gubernamentales -ONG y sector privado

Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposición recursos humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarse al riesgo o al desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevención, mitigación, preparación, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar en el proceso de preparación para los desastres, y así su aporte y contribución hace parte del plan. Se debe integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos de preparación, respuesta, y recuperación.

Recursos financieros

Cada institución tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y en caso de desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba. También es deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para el manejo de emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas y disposiciones legales que permitan y regulen su utilización.

Recursos internacionales

En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en tales cantidades que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Es importante establecer muy pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan y que serán aceptados. Mientras no se pueda aclarar cuáles son las necesidades específicas se deben aceptar solamente recursos financieros.

2. Una vez identificado analizado el tipo de recurso se debe preparar y presentar el inventario el cual será validado por la entidad coordinadora del POE en el nivel territorial. Los inventarios harán parte del Documento Base y se agregarán como apéndices al POE. Se puede emplear una Matriz como la que se muestra a continuación para la consolidación del inventario de recursos.

INVENTARIO DE RECURSOS Tipo de recurso Descripción Cantidad

[según la tabla anterior] [Describe el nombre del suministro, recurso o servicio colocando especificaciones en el caso de, ser necesario] [Mencionar el número exacto del suministro, recurso o servicio]

Unidad

[Describir la forma de presentación del suministro, recurso o servicio]

Ubicación

[Definir el lugar donde se encuentra el suministro, recurso o servicio]

Responsable Información de contacto Área Funcional /Tarea

[Nombrar el responsable del suministro, recurso o servicio] [Cargo, teléfono, dirección] [Relacionar el Área Funcional y las Tareas con las que se relaciona el recurso]

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FICHA METODOLÓGICA 14 ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO DE COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES DE GOBIERNO El protocolo de coordinación y comunicación entre niveles de gobierno deberá establecerse para cada evento en particular y como mínimo debe contemplar los siguientes elementos: CONTENIDO

DESCRIPCIÓN

1. INTRODUCCION

¿Qué es un protocolo de actuación en caso de emergencia/desastre? ¿Qué se entiende por emergencia / desastre? ¿A quienes está dirigido este protocolo de coordinación y comunicación? ¿Por qué se requiere la participación de las máximas autoridades políticas en el manejo de una emergencia de gran magnitud? ¿Cuáles son los objetivos que deben cumplir una autoridad y todo el personal de gobierno en el manejo de una emergencia o desastre de gran magnitud? ¿Cuándo usar el presente protocolo?

2. PROPÓSITO, ALCANCES, MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL

Propósito ¿Para qué?

Alcances ¿Qué se hace?

Marco legal e institucional de actuación

3. SECUENCIA DE ACTUACIÓN DE LOS COORDINADORES DE LA EMERGENCIA

4. ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

Definición de un Esquema General de Actuación (descripción de actividades que de manera secuencial deben ser seguidas por los coordinadores de la emergencia).

La secuencia se podrá establecer a partir de las siguientes fases: o Activación o Verificación y activación del comité / comisión o Primera reunión del comité / comisión o Coordinaciones de apoyo entre niveles de gobierno o Acciones permanentes del comité / comisión o Cierre de operaciones de emergencia e inicio del proceso de reconstrucción Flujograma del Esquema General de Actuación (ver Ejemplo en la página siguiente) Secuencias de actuación específicas (actividades y sub actividades) para cada uno de los coordinadores de la emergencia en los diferentes niveles territoriales Flujogramas de actuación específicos para cada uno de los coordinadores de la emergencia en los diferentes niveles territoriales.

Matriz global de secuencias coordinadas de actuación entre niveles territoriales con su respectivo flujograma.

Descripción general de la estructura funcional Estructura funcional y responsabilidades, basado en el Sistema de Comando de Incidentes. Indicar el despliegue del Comando Incidente en función del nivel de emergencia establecido en el POE. Personal de comando Personal general: Sección de Planeación, Sección de Operaciones, Sección de Logística, Sección de Finanzas / Administración (Ver Ficha Metodológica 11. Orientaciones para la definición del modelo organizacional)

REFERENCIAS

Bibliografía

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Ejemplo. Esquema General de Actuación

Activación FASE 1

1

Reciba información inicial sobre la ocurrencia de un posible desastre de magnitud importante. Confirme la ocurrencia precisando información sobre tipo de evento, severidad, cobertura geográfica y población afectada inicialmente.

Verificación FASE 2

2

Verifique por intermedio del Secretario Técnico de Defensa Civil o de los Directores de los COE (en cada nivel) la información que está siendo recibida a través de los diferentes canales de comunicación

3 Active y convoque a los miembros del Comité de Defensa Civil y a los responsables de la coordinación de las diferentes áreas funcionales según el POE.

4 Verifique tener a la mano los planes y protocolos, secuencias de mando, contactos, medios de comunicación

Haga presencia por parte de las autoridades y Coordinadores de Áreas Funcionales a la mayor brevedad en la sede establecida como Sala de Crisis

5

Reunión Miembros Comités de DC FASE 3

Evalúe la afectación del desastre y analizar la información proveniente de las distintas fuentes, con el objeto de tener una dimensión sobre la magnitud y complejidad de la situación y la distribución de los niños.

6

7 Defina las prioridades para el manejo de la emergencia, la capacidad de respuesta y autonomía en función de los recursos físicos, técnicos y humanos y la necesidad de solicitar apoyo al nivel de Gobierno superior.

8 Realice una rueda de prensa que tendrá los siguientes objetivos a) Generar confianza y cooperación ciudadana y b) garantizar el orden en la población afectada c) Reforzar el respaldo institucional

Coordinaciones de apoyo entre gobiernos FASE 4

NO

Se superó la capacidad de respuesta?

9

Atender nivel actual

SI

10

Verifique periódicamente el desarrollo de las acciones de respuesta que estén siendo efectuadas por el Comité de Defensa Civil, las solicitudes de información adicional por parte de los niveles superiores y la respuesta a dichos requerimientos.

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FASE 5

11 Realice sesiones de los Comités de DC/ Comisión Multisectorial Ampliada para evaluar la instalación de la Oficina Conjunta de Operaciones/ analice afectación, defina las prioridades para el manejo de la emergencia, asigne los recursos coordine apoyo.

Acciones permanentes Comite de DC

12 Revise y ejecute el Plan de Acción en los diferentes niveles de Gobierno para cada período operacional definido1 y garantizar la coordinación y articulación entre niveles

Tome decisiones de carácter excepcional, políticas y jurídicas más importantes con el fin de resolver problemas y atender circunstancias claves, garantizar el máximo compromiso institucional en la atención de la

13

14 Informe de manera permanente a la población sobre los avances en la atención de la emergencia, las estrategias y procedimientos de apoyo existentes y los llamados a la solidaridad a nivel nacional e internacional.

15 Mantenga contacto permanente entre los Gobiernos Distritales, el Gobierno Metropolitano - Regional y el Gobierno Central, a través de los Alcaldes Distritales, Alcalde Metropolitano, Presidente del Gobierno Regional / sus Secretarios Técnicos de DC. el Presidente del Consejo de Ministros y el Presidente de la República.

FASE 6

16 Cierre e inicio de reconstrucción

Establezca con la Comisión Multisectorial ampliada los lineamientos para el proceso de reconstrucción.

17 Desactive la intervención de las entidades y recursos de acuerdo con la evolución de la emergencia.

18 Evalúe el manejo de la emergencia y el proceso de rehabilitación con la participación de los actores del proceso.

Sistematice y elabore un informe final sobre el manejo de la emergencia que incluya las recomendaciones necesarias para futuros eventos, actualizando el Plan de Operaciones de Emergencias y los protocolos de cada nivel de Gobierno, en los aspectos pertinentes.

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FICHA METODOLÓGICA 15 ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN PROTOCOLOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS Dependiendo de cada uno de los escenarios de daños específicos que se hayan definido para la unidad territorial, es posible avanzar en la elaboración de procedimientos operativos y detallar las responsabilidades y mecanismos de actuación de una tarea específica.

Para ello se debe emplear la Matriz que se muestra a continuación para la descripción de aquellas tareas o funciones que están poco explícitas en los Anexos Funcionales y que se debe ampliar el alcance o la descripción para realizar la tarea de manera adecuada en caso de ese evento específico: Nombre del protocolo

Actualizado a:

Número:

Responsables:

Páginas

[Función /Tarea]

[Fecha]

[N°]

[Coordinador] [Responsable] [Apoyo]

[página 1 de 3]

PROPOSITO (¿Para qué?)

ALCANCES/CONCEPTO DE OPERACIONES (¿Qué se hace?)

PRIORIDADES Planificar: Organizar, entrenar y equipar: ACTIVIDADES DE PREPARACION Ejercitar: Evaluar y mejorar: OBSERVACIONES

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Operaciones

RP

RP

Entidad 7

Entidad 6

Entidad 5

Entidad 4

Entidad 3

ACTIVIDADES

Entidad 2

Entidad 1

SUBPROCESOS

Entidades Vinculadas

A

RP

R

A

RP

A

RP

A

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A

A

A

RP

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Ayuda Humanitaria

Nombre del protocolo

Actualizado a:

Número:

Responsables:

Páginas

[Función /Tarea]

[Fecha]

[N°]

[Coordinador] [Responsable] [Apoyo]

[página 3 de 3]

Responsables

Entidad 1

Flujograma [ejemplo

Documentos

Recepción, procesamiento y consolidación de información obtenida de las Funciones [ ]

Entidad 2

Evaluar y procesar la información para mejorar el conocimiento del escenario de daños real.

1

de

2

Entidad 3

Entidad 4

Analizar la información para apoyar la toma de decisiones en la atención y recomendar prioridades de intervención en sitios que puedan representar daños posteriores o efectos colaterales asociados al peligro.

3

Entidad 5

Entidad 6

Generar reportes de información procesada y analizada.

4

flujograma]

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