Samen Kr8-iger in Aanleg! LEF future center Rijkswaterstaat 19 september 2013
1
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Voorwoord In 2007 is op initiatief van de toenmalige Directie Projecten een begin gemaakt met het verzamelen en beschikbaar stellen van de kaders, handreikingen en ‘best-practices’ voor de projecten in Aanleg.
2
Deze kennisbibliotheek, de Werkwijzer Aanleg (WWA), groeide in omvang en in gebruik. Veel gehoorde wens was om de vindbaarheid van documenten voor gebruikers te verbeteren. Dit is opgepakt. Op 1 april 2013 was het zover; van versie 1.0 werd na een grondige verbouwing de vernieuwde WWA 2.0 voor iedereen toegankelijk. Met de WWA 2.0 is informatie beter toegankelijk geworden en is een basis gelegd waarbinnen het proces van continu verbeteren optimaal kan plaatsvinden. Ook voor lijnmanagers (afdelingshoofden en directeuren) is de WWA een belangrijk instrument geworden,
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
omdat zij een sturende rol hebben in het continu verbeteren van proces Aanleg en Onderhoud. Op uitnodiging van proceseigenaar Jean Luc Beguin, kwam een groep lijnmanagers op 19 september 2013 bij elkaar in het LEF Future Center, met als belangrijkste doel verder kennis te maken met de vernieuwde Werkwijzer Aanleg en de positie van lijnmanager in de keten. Een inhoudelijke middag, waar o.a. externe gastspreker Peter Hutten (directeur productie bij Van Wijnen Noord) ons deelgenoot maakte hoe hij enkele jaren geleden tot de conclusie kwam dat er veranderd moest worden. Met die reden is hij twee jaar geleden Lean gaan werken. En met succes! Verder waren er workshops, waarin nagegaan werd hoe lijnmanagers hun medewerkers in projecten en in afdelingen via de WWA de standaarden beter konden laten gebruiken, maar belangrijker nog:
hoe zij hun kennis en ervaring konden delen om de standaarden verder te verbeteren. Dit magazine geeft een sfeerbeeld van deze sessie, alsmede een aantal inhoudelijke boodschappen die in deze bijeenkomst aan de orde waren. Door te werken met de WWA doen we minder dubbel werk en is er meer tijd voor het maatwerk. Op die manier benutten we de talenten en het vakmanschap van onze mensen optimaal. We wensen iedereen veel leesplezier bij dit beeldverslag.
3
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Kennismaking
4
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
5
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Interview Jean Luc Beguin - PPO Jean Luc Beguin is proceseigenaar “Aanleg & Onderhoud” en heeft vanuit die rol niet alleen te maken met zijn eigen organisatieonderdeel Programma’s, projecten en Onderhoud (PPO) waar hij de HID van is, maar ook met andere organisatieonderdelen die werkzaam zijn binnen dit proces.
6
“Vandaag is een bijzondere dag. Een bijzonder project begint zijn vruchten af te werpen. Samen met collega’s en voorgangers hebben we onze bibliotheek over het Aanlegproces (waarin kaders, handreikingen en best practices staan) vormgegeven.
wordt geraadpleegd, verbeterd en aangevuld. Alleen dan kunnen we efficiënter werken en zal door alle lagen en ketens van RWS de druk afnemen. Kortom: lean werken, een prettige werksfeer en goede omstandigheden voor alle betrokken partijen.
Ik hoop dat alle aanwezige lijnmanagers zich realiseren dat zij een cruciale rol spelen binnen dit proces. De sessies van vandaag zijn erop gericht om met elkaar te kijken hoe je als manager je rol binnen de processen en ketens kunt invullen. De betekenis van de WWA daarin moet je kennen. Die WWA is immers een instrument dat ons veel tijd, geld en tevreden klanten gaat opleveren. Mits het goed
Ik begrijp dat er mensen zijn die twijfelen over het rendement en uniformiteit van een systeem als de WWA. Iedereen wil graag ‘brandjes blussen’ in plaats van een uniform systeem volgen. Het voorbeeld van onze gastspreker van bouwbedrijf Van Wijnen Noord toont echter dat uniformeren en het werken met standaarden iedereen voordelen biedt. >>
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
7
Jean Luc Beguin
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
>>
Om de implementatie en
integratie van de WWA zo soepel mogelijk te laten verlopen hebben we ook nog een ondersteunende helpdesk waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Er zijn instructies en een filmpje die duidelijk inzicht geven hoe de WWA werkt. We zetten echt alles
8
op alles om iedereen zo goed mogelijk te ondersteunen bij het implementeren van de WWA binnen zijn of haar afdeling. De managers moeten de keten voorzien van smeerolie en als het ware de boel ‘gesmeerd’ laten verlopen. Als men dat inziet dan kunnen we een waardevol instrument aan ons arsenaal toevoegen.”
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Elke dag beter is niet elke dag opnieuw.� 9
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Interview Peter Hutten Peter Hutten is directeur productie bij Van Wijnen Noord. Hij is één van de mensen die de lean werkwijze heeft omarmd en geïmplementeerd bij Van Wijnen Noord. En met succes!
10
“Wij zijn bij Van Wijnen Noord enkele jaren geleden tot de conclusie gekomen dat we moesten veranderen. De bouwsector heeft het al vele jaren lastig en dat zit hem onder andere in het gebrek in efficiency, verspilling en een te lage klanttevredenheid. Dit gold ook voor ons. Met die reden zijn we vanaf 2011 lean gaan bouwen. Lean bouwen staat bij ons voor: kwaliteit omhoog, kosten omlaag. Lean bouwen doe je onder andere door processen te standaardiseren en te visualiseren. We bekijken welke schakels beter kunnen functioneren en welke processen aangepast
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
moeten worden. We hebben drie pilotprojecten aangewezen en zijn simpelweg begonnen. Inmiddels hebben we niet alleen bijna al onze processen gestandaardiseerd, maar tevens ook gevisualiseerd. We doen dit met behulp van een Bouw Informatie Model (BIM). Van de inrichting van een bouwkeet tot het uittekenen van een te plaatsen kozijn, bijna overal hebben we één standaard en een 3D-bouwmodel voor. We streven de filosofie ‘alles in één keer, en in één keer goed’ na. Door het standaardiseren en visualiseren van onze processen hebben we onze doelstellingen
11
Peter Hutten
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
>> ambitieuzer kunnen stellen, en worden deze ook behaald. Deze doelstellingen hebben betrekking op kostenbesparing, minder verspilling van
12
materialen, klanttevredenheid maar ook de communicatie. De communicatie met onze leveranciers, opdrachtgevers en ook medewerkers is sterk verbeterd. Dit heeft tot gevolg dat we transparant opereren naar zowel onze opdrachtgevers als leveranciers. Alle kaarten liggen open op tafel. Door lean te ondernemen is er meer ruimte en tijd ontstaan voor kennisverbreding en creatieve oplossingen. Onze medewerkers hebben meer plezier in hun werk en de klant krijgt een beter huis, in minder tijd en voor minder kosten.�
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Zonder standaard kun je niet verbeteren.� 13
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Keep it simple.” - Peter Hutten
14
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
15
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Interview Cees Brandsen - GPO
16
Frank Hogenkamp
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Frank Hogenkamp Frank Hogenkamp is procesadviseur en al een aantal jaren nauw betrokken bij het ontwikkelen van de Werkwijzer Aanleg (WWA). In zijn woorden:
“de werkwijzer is niets meer of minder dan een bibliotheek waar je de kennis van Rijkswaterstaat kunt vinden. Alles wat aanlegprojecten zouden moeten weten, niet alleen de verplichte zaken, maar ook wat handig is om te gebruiken, is daar te vinden. Dus naast kaders ook handreikingen en best-practices. Door al die spullenboel bij elkaar te brengen in een digitale bibliotheek voorkom je dat projecten steeds moeten zoeken naar informatie. Dat scheelt gewoon veel werk. Het voorkomt ook dat we wielen gaan uitvinden die allang zijn uitgedacht. En, niet onbelangrijk, omdat we in de werkwijzer een totaaloverzicht geven is bij nieuwe kaders en handreikingen ook snel na te gaan of deze wel passen bij
alles wat er al is. Zo voorkomen we dat projecten last hebben van tegenstrijdigheden. Hij is enthousiast over de vernieuwde WWA. Is er van overtuigd dat medewerkers in projecten nu beter kunnen vinden wat ze zoeken. Dat was de inzet van deze vernieuwde versie. En dan vandaag aandacht voor de lijnmanagers van afdelingen die werken in aanlegprojecten. Die zijn eigenlijk nog nooit actief geattendeerd op de WWA. Terwijl ze wel een cruciale rol hebben in het gebruik er van. Zowel bij het toepassen, maar ook bij het terugbrengen van verbeterde onderdelen van de werkwijze.�
17
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
18
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“De praktijk, in de vorm van projecten, heeft er voor gezorgd dat er nu een digitale bibliotheek is waar we uit kunnen putten.�
19
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“WWA is niet nieuw, maar is sterk verbeterd.” - Jean Luc Beguin
20
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
21
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Weet jij wie de volgende in de keten is?”
22
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
23
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Cees Brandsen Cees Brandsen - GPO
24
Cees Brandsen
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Lijnmanagers en projecten horen in een goed samenspel. Daarmee komt Rijkswaterstaat er wel.”
25
Cees Brandsen - GPO
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Mijn Ja/Nee vraag voor Jean Luc
26
“Ik merk werkend in de regio dat binnen de regio’s weinig bewustzijn is dat ook de regio’s werken in het Aanleg en Onderhoud proces. Deel jij dit beeld?” “Ja”
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
27
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
28
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Gaat de WWA ons helpen om ‘lean-er’ te werken?”
“Ja”
29
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
30
“Kunnen we de WWA ook toegankelijk maken voor de collega’s van de beleidskern die verkenningen trekken (DGB)?” “Ja”
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
31
“Moet WWA eigenlijk elke dag geactualiseerd worden?” “Nee” Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
32
“Heeft meer dan 30% de juiste houding om de WWA te gebruiken?” “Ja”
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
33
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Één Rijkswaterstaat”
34
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
35
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
36
Welk gevoel overheerst vandaag bij jou en wat ga je morgen t.a.v. de WWA als eerste doen?
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
37
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Ik vond het nuttig en plezierig om eens anders naar mijn klanten te kijken. Zowel de klanten die dichtbij staan als diegene die verder van ons vandaan staan. Vanuit mijn rol zie ik bijvoorbeeld veelvuldig
38
vuistdikke rapportages waar hoogstwaarschijnlijk niemand op zit te wachten. Ik zou weleens willen onderzoeken hoe we de richtlijnen voor rapportages kunnen Bart-Jan Stirre COWA/GPO
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
veranderen en dit aan de WWA toevoegen.�
“Ik heb veel nieuwe inzichten gekregen vandaag. We hebben in ieder geval veel te winnen! Ik ga morgen kijken hoe we hier met mijn afdeling, binnen het CIV, beter op kunnen aanhaken. Concreet houdt dit in dat
39
we met de hele afdeling de WWA gaan doorspitten.�
Saskia Boersma CIV Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Ik ga het ketenmodel waar we vandaag mee hebben geoefend kopiëren en samen met mijn afdeling invullen.”
40
Robert de Roos GPO Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Weet je wat jouw rol is?”
41
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Ik vond het vandaag bijzonder nuttig. Ik heb vandaag bijvoorbeeld mijn Krachtleertraject als case op tafel kunnen leggen. Morgen ga ik als eerste mijn mensen op de WWA attenderen en hen stimuleren het te
42
gebruiken. “
Aad Pas PPO Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Ik heb aan vandaag een positief en apart gevoel overgehouden. Het verbaast me stiekem dat ik niet alles wist met betrekking tot het gebruik van de WWA. Ik zou morgen al aan de slag willen met de
43
WWA maar helaas is mijn afdeling in deze fase van de reorganisatie tijdelijk nog een duiventil en komt het pas aan bod tijdens het eerstvolgende afdelingsoverleg.� Mieke Attema PPO
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
“Elke dag beter”
44
Maar wat is het nou eigenlijk? Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Waar kan ik hem verbeteren?
45
Waar kan ik hem vinden? Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Lessons learned
Wat neem je met je mee?
• “Ken je plaats in de keten” • “Het proces aanleg kan nog veel leaner” • “Meer inzicht in WWA en eigen rol daarin” 46
• “Management heeft voorbeeldrol in discipline t.a.v. WWA” • “Blijf in gesprek, wat vraag je, wat lever ik” • “Duidelijk uniforme opdrachten zijn belangrijk”
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
47
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
48
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
• “Het gaat naast de WWA vooral ook om cultuurverandering” • “Eigen cirkel van invloed” • “Bewustwording en verbinding tussen processen”
49
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
Colofon Visuele Notulen Teamcaptain - Diederik Vrijhoef Tekstschrijver - Sierk Keuning Illustrator - Charlotte Porskamp Fotograaf - Marleen Kuipers Magazine designer
-
Michael Kluver
web - www.visuelenotulen.nl 50
tel
-
+31 6 30 07 76 75
mail - info@visuelenotulen.nl
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
51
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!
52
Visuele Notulen - Kr8-iger in Aanleg!