II TRIMESTRE ISABEL HERAZO IBERICO EDUARDO
TABLAS DE DATOS
DIAGRAMA RELACIONAL
Información general Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos. Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia. Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.
1.Un registro 2. Un campo 3. Un valor de campo
Tipos de datos Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.
Relaciones de tabla Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema diferente, las tablas de una base de datos suelen almacenar datos sobre asuntos que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga: • Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
• Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo. • Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo. 2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).
LOS FORMULARIOS • los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.
Crear un formulario en Access Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido. Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.
¿COMO DISEÑAR LAS CONSULTAS? • Paso 1: Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.
Paso 2: Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.
• Paso 3: La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.
Paso 4: Establece los criterios de bĂşsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en mĂĄs de un campo, los resultados de la consulta serĂĄn los datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"
Paso 5: Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones. Paso 6: Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.
LAS CONSULTAS Cuando se utiliza la función totales en una consulta, los datos de los campos se agrupan por valor, es decir, todos los elementos de un tipo se encuentran juntos. Por ejemplo, en una consulta de este tipo: los servicios más usados en el mes de mayo. Cada servicio prestado se muestra en una sola fila no importa cuantas veces lo hayan usado. Una vez se agrupan los archivos, puedes realizar cálculos con ellos. Veamos qué cálculos puedes hacer: • Recuento: Cuenta el número de los mismos elementos en un campo. • Suma: Añade más números en un campo. • Promedio: Encuentra el promedio de los números que se encuentran en ese campo. • Máximo: Saca el valor más alto que se ha introducido en ese campo. • Mínimo: Saca el valor más bajo que se ha introducido en ese campo. • En primer lugar: Saca el primer valor introducido en ese campo. • Último: Saca el último valor introducido en ese campo.
¿COMO CREAR UNA CONSULTA DE TOTALES? En la ficha Diseño de consulta, busca el grupo Mostrar / Ocultar y selecciona el comando Totales.
• Una fila se agregará a la tabla de la cuadrícula de diseño, con todos sus valores esablecidos en el campo Agrupar por. Selecciona la celda en la que desees realizar un cálculo y haz clic en la flecha desplegable que aparece.
Selecciona el cálculo que te gustaría llevar a cabo. En nuestro ejemplo, queremos sumar la cantidad de repuestos vendidos. Así que seleccionaremos la opción Suma.
• Cuando estés satisfecho con el diseño de la consulta, selecciona el comando Ejecutar de la pestaña Herramientas de consulta para ver cómo quedó.