20210108_procedimiento-contratacion-servicios-2-0-v2 by Enaex

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS

Revisión N°

Fecha

Descripción del Cambio

02-05-2018

Confección del Procedimiento de Contratación Alexandra Leiva de Servicios a Terceros

31-05-2018

Revisión del documento actualizado

José Miguel Camelio

31-05-2018

Aprobación y autorización del documento

Fernando Moreno

20-05-2020

Actualización Procedimiento

Alexandra Leiva

04-06-2020

Revisión del documento actualizado

José Miguel Camelio

01-07-2020

Aprobación y autorización del documento

Fernando Moreno

21-12-2020

Actualización Procedimiento

Alexandra Leiva

28-12-2020

Revisión del documento actualizado

José Miguel Camelio

08-01-2021

Aprobación y autorización del documento

Fernando Moreno

Elaborado por

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

INDICE OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………………………………………………….…3 ALCANCE Y APLICACIÓN……………………………………………………………………………………………………………………………3 DEFINICIONES…………………………………………………………………………………………………………………………………………..3 PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS…………………………………………………………………………7 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................... 7 TIPOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS .............................................................................. 10 CASOS ESPECIALES ..................................................................................................................................... 24 CONDICIONES GENERALES AL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS…………………………33 LIBERACIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS DE SERVICIOS Y CONTRATOS MARCO…………………………………………35 LIBERACIÓN PEDIDOS DE COMPRA ............................................................................................................ 35 SERVICIOS SPOT Y PROYECTOS .................................................................................................................. 35 PEDIDOS URGENTES .................................................................................................................................. 35 CONTRATOS MARCO ................................................................................................................................. 35 EMISIÓN DE PEDIDO DE COMPRA DE SERVICIOS ASOCIADA A CONTRATO MARCO…………………………………36 RECEPCIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS EN SISTEMA SAP…………………………………………………………………………37 CONSECUENCIAS DE NO REALIZAR LA HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS “HES” ........................................ 37 CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS……………………………………………………………………………………………………………38 PAGO DE FACTURAS……………………………………………………………………………………………………………………………….38 MODIFICACIONES DE CONTRATOS………………………………………………………………………………………………………….39 EXCLUSIONES………………………………………………………………………………………………………………………………………….39 PROCESO DE LICITACIÓN ........................................................................................................................... 39 EMISIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE CONTRATO MARCO ..................................................................... 39 AUDITORIA……………………………………………………………………………………………………………………………………………..40

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

OBJETIVO El presente Procedimiento de Contratación de Servicios a Terceros, tiene por objetivo entregar los lineamientos asociados a la gestión de licitaciones y asignaciones directas de servicios dentro de la organización, para establecer las normas y documentación necesaria en cada una de las etapas del proceso de acuerdo con las siguientes etapas: a) Elaboración del requerimiento b) Proceso de licitación o contratación directa c) Adjudicación d) Recepción, contabilización y Pago Facturas Adicional, detalla unidades organizacionales que deben intervenir, y asigna las principales responsabilidades y obligaciones que tienen los distintos participantes en los procesos de licitación y contratación de bienes y/o servicios.

ALCANCE Y APLICACIÓN Aplica a todas las áreas de Enaex S.A. y Filiales en Chile que para el desarrollo de sus funciones requieran la contratación servicios de terceros. Adicionalmente, este procedimiento identificará cuando corresponderá contratar un servicio a terceros, bajo el concepto de: Proceso de Licitación o Asignación Directa.

DEFINICIONES Acuerdo de Confidencialidad o NDA (por las siglas en inglés de Non-Disclosure Agreement): es un documento que tiene como objetivo comprometer legalmente a las partes signatarias, a no revelar información que se divulga o intercambia entre las mismas para un objetivo o fin determinado, pero que no está o no debe alcanzar el domino público, y de ahí que deba guardarse confidencialmente. Adjudicación: Es la aceptación formal de la oferta más conveniente para ENAEX, mediante Carta de Adjudicación firmada por el Gerente de Abastecimiento. Administrador del Contrato: Persona designada por escrito y facultada por ENAEX para que, en su representación, asuma la responsabilidad de velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno de la ejecución del Contrato, y a través de quien la Empresa Principal se relaciona con el Proveedor. Adicionalmente, deberá realizar permanente la evaluación del servicio mediante los KPIs establecidos para el contrato. Por su parte, el oferente adjudicado deberá designar a su Administrador del Contrato. Centro de Costo (CeCo): son áreas independientes (dentro de una sociedad) en las que se producen costos y gastos, según el presupuesto asignado y por los movimientos imputados en cada ejercicio.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Proveedor: Persona natural o jurídica que, en virtud de un contrato suscrito entre este y ENAEX, contrae la obligación de ejecutar una obra material o prestar un servicio a ENAEX, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia y subordinación. Contrato: Convención o acuerdo de voluntades celebrado entre ENAEX y la empresa Proveedor adjudicado a prestar servicios en las instalaciones, faenas o servicios. Contratos de Proyecto: corresponden a la contratación de servicios realizadas por proyectos de Enaex, tanto en el Edificio Corporativo, Plantas Productoras, Plantas de Servicios, donde el cargo de costo será directo a una carpeta de proyecto y la respectiva orden de inversión. Para estos casos no existe un plazo de ejecución definido. Contratos Permanentes: corresponden a los contratos que se requieren en forma continua, es decir, de manera permanente, cuyo plazo de contratación es de doce (12) meses como mínimo, en virtud de un Contrato Marco. Contratos Spot: corresponden a aquellos que tienen por objeto, establecer una relación entre Enaex y El Proveedor, por un tiempo determinado, asociado a una obra menor, paradas de plantas, asesorías, donde el periodo de vigencia no debe exceder los doce (12) meses de ejecución. Contrato Marco: Acuerdo entre dos Partes, en esta oportunidad se entiende como “Las Partes” a ENAEX y El Proveedor, que, mediante un contrato, se regirán y estipularán beneficios y obligaciones a cumplir. Los contratos marcos deberán quedar ingresados en el sistema SAP por el Encargado de Contratos. Cuadro comparativo: Documento fundamental para entregar la recomendación de adjudicación, donde se resumen las ofertas con sus principales características técnicas y económicas, los riesgos asociados, beneficios obtenidos en términos cualitativos y cuantitativos. Cuenta Contable: corresponde a la clase de costo en SAP donde se clasifican los distintos conceptos de una contratación de servicios, de acuerdo al presupuesto informado a cada centro de costo y según lo descrito en plan de cuentas. Encargado de Contratos: Se entenderá como el Ingeniero de Contratos o Encargado de Contratos que cuenta con una autorización gerencial para llevar a cabo las actividades de contratación de servicios a terceros indicadas en este procedimiento. Imputación: corresponde registro contable donde se asignará el costo o gasto de la contratación de servicios a terceros. Existen tres tipos: K: Centro de Costo o CeCo (Cargo directo a gasto) F: Orden de Inversión. U: imputación desconocida (cargo a diferentes cecos) Vacía: Compra de materiales para stock (Cargo a cuentas de existencias)

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Modificaciones de Contratos: El Contrato a suscribir entre las Partes no podrá ser modificado salvo por acuerdo escrito expreso de las Partes, ratificando las variantes en un Anexo de Modificación al Contrato, el cual deberá especificar: N° correlativo de modificación, N° de Contrato, alcance y fecha de la misma. Estas modificaciones deberán ser previamente aprobadas según el Manual de Aprobación, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. ENAEX no pagará al Proveedor por ningún servicio adicional que no haya sido pactado mediante un Anexo de Modificación al Contrato escrito y firmado entre las Partes. En todo caso, las modificaciones o cambios al Servicio, los trabajos extras o adicionales, o los nuevos documentos o revisiones que ENAEX solicite o emita como consecuencia de fallas, negligencias, actos u omisiones del Proveedor o de sus representantes, trabajadores o de cualquiera de sus Subcontratistas, no darán derecho a mayores cobros bajo ningún concepto estos directos o indirectos, ni remuneraciones, ni aumento del monto total del Contrato u otro. Otras Instalaciones Propias: Corresponden a otras instalaciones donde ENAEX cumpla el rol de Mandante o dueña de obra, entre estas instalaciones se pueden mencionar Polvorines propiedad de ENAEX o el Edificio Corporativo de la compañía. Pedido de Compra u Orden de compra (PO): Documento numerado emitido en el sistema SAP que está sometido a un flujo de aprobación y que una vez autorizado es entregado en formato PDF al proveedor para formalizar la contratación de servicios a terceros. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la contratación, y forma de pago. Para efectos de este procedimiento, entiéndase órdenes de compra, como las órdenes de compra el sistema SAP, a menos que se exprese otra cosa. Planta de Servicios: Se entenderá por Planta de servicio las faenas, donde Enaex presta sus servicios tanto de voladura o suministro de sus productos. Este servicio o suministro puede ser directamente con el Mandante de la faena o en su defecto a través de un subcontrato de servicios. Por lo anterior se entenderá como planta de servicios todo proyecto, trabajo o actividad destinada donde ENAEX desarrolle sus operaciones o negocios, cuya ejecución se realice bajo su responsabilidad en calidad de Proveedor o Subcontratistas, en un área o lugar determinado, edificada o no, con trabajadores sujetos a régimen de subcontratación. Planta Productora: Corresponden a las Plantas donde ENAEX fabrica tanto las materias primas y los explosivos para realizar productos finales. Entre ellas encontramos: - Planta Prillex, ubicada en Mejillones, Región de Antofagasta - Planta Rio Loa, ubicada en Calama, Región de Antofagasta - Planta Punta Teatinos, ubicada en La Serena, Región de Coquimbo. Propuesta Comercial: Documento emitido por el Proveedor, en el cual informa; (i) Antecedentes Generales – precalificación Proponentes; (ii) Propuesta Técnica; (iii) Propuesta Económica, de acuerdo a lo solicitado por ENAEX, a través del Instructivo a los Proponentes.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Protocolo evaluación de ofertas: Documento oficial el cual no podrá ser modificado una vez iniciado el proceso, en este se establecerán los criterios de evaluación de las propuestas comerciales de los Proponentes. Proponente: se entiende como la empresa que participará en un proceso de licitación y que entrega una propuesta comercial para ello. Proveedores: Se entenderá de manera genérica comprendiendo a aquellos que suministren bienes (proveedor) y/o presten sus servicios en las instalaciones de ENAEX o fuera de las mismas Recepción contable: Evento que da origen a un cargo de la cuenta existencias, costos o plan de inversión, contra la cuenta provisiones (pasivos). Recepción sistémica: Proceso por el cual se valida en el sistema SAP la recepción del servicio contratado. Solicitante: corresponde a quien solicita la contratación de servicios a terceros. Si bien, cualquier persona puede manifestar la necesidad de adquirir un determinado bien o servicio, la solicitud de compra a través del sistema SAP la realiza sólo el personal autorizado para realizar esta función. El área solicitante será responsable de que la SOLPED quede correctamente creada e imputada y posteriormente será responsable de la recepción sistémica del pedido de compra en el sistema SAP. Solicitud de pedido (SOLPED): Elemento del sistema SAP, mediante el cual el usuario hace llegar sus necesidades al Encargado de Contratos con el detalle de los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas de producción y mantenimiento. Subcontratistas: Persona natural o jurídica que debidamente autorizada, en forma previa, ejecuta parte de una obra o servicio, para una empresa Proveedor, respecto de obras o servicios contratados por esta última con ENAEX, para ello se deberá suscribir un Contrato entre el Proveedor y el Subcontratistas y esta última deberá efectuar todos los trámites de acreditación con el área de Administración de Enaex. Trabajo en Régimen de Subcontratación: Es el trabajo en régimen realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado Proveedor o Subcontratistas, cuando éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

RESPONSABILIDADES De la Gerencia de Abastecimiento La Gerencia de Abastecimiento, a través de su unidad organizacional de Contratos, es la única área autorizada y responsable dentro de la compañía, para efectuar la gestión de negociación con terceros y que cuenta con la facultad de comprometer la asignación de servicios requeridos por la Compañía para el desarrollo de sus funciones, ya sean éstas de operación permanente, spot y/o proyectos de inversión. Lo anterior buscar asegurar la generación de un acuerdo contractual con los mejores estándares de calidad, plazo y costo, y que éstos sean realizados bajo un proceso ético, transparente, eficiente, equitativo y objetivo. Por lo anterior, la Gerencia de Abastecimiento, tiene la responsabilidad de asegurar que todos los procesos de contratación de servicios a terceros, se lleven a cabo íntegramente dentro del procedimiento establecido por la compañía, política contractual, en conformidad a la Normativa Legal vigente, las disposiciones sobre ética conforme a lo dispuesto a la Ley N° 20.393, de acuerdo al código de ética y conducta para sus proveedores del grupo Sigdo Koppers y la Ley de subcontratación N° 20.123. El departamento de Contratos, y en específico, los Encargados de la gestión de contratación a terceros serán los responsables de asegurar que, una vez efectuada la solicitud del requerimiento, se gestione íntegramente la solicitud y completar su ciclo hasta el cierre, el cual finaliza con el contrato firmado entre las partes. Adicionalmente, la Gerencia de Abastecimiento y sus unidades organizacionales deben asegurar que todas las etapas del proceso de contratación cumplan los requisitos de calidad y desempeño, aplicando lineamientos de aseguramiento de la calidad en la contratación de servicios. Adicionalmente en caso de haber desviaciones reiterativas en el proceso como: incumplimientos a lo pactado, problemas de pago, no presentación de facturas, entre otros incumplimientos de carácter repetitivo, los Encargados de Contratos, establecerán el dialogo comercial para solucionar la situación que genera el incumplimiento. Del Solicitante El solicitante es el responsable de preparar y entregar las bases técnicas y los anexos del requerimiento para dar inicio al proceso de contratación de los procesos permanentes, spot o proyectos. Además, el usuario es responsable de la preparación, emisión y aprobación de la solicitud de pedido para contratar servicios externos, ya sea mediante centro de costo u orden de inversión. Las responsabilidades del Solicitante para dar inicio al proceso de contratación de servicios a terceros son las siguientes:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

a) Coordinar junto al Encargado de Contratos, la entrega de las especificaciones técnicas y todos los anexos asociados del servicio a contratar, lo cual se debe realizar con debida anticipación en función del tipo de proceso y de la fecha de inicio del Contrato, en concordancia con los plazos definidos y acordados con las unidades de abastecimiento. b) Contar con las autorizaciones correspondientes para dar inicio al proceso de contratación y entregar los centros de costos o número de orden de inversión, según el tipo de contratación: - Servicios Permanentes: contar con la aprobación del presupuesto del año en curso, validado por los responsables de los centros de costo y control de gestión. - Servicios Spot: contar con la autorización del responsable del ceco u orden de inversión para el desarrollo del servicio spot, mediante la Solicitud de Pedido. - Proyectos: contar con la aprobación de la orden de inversión para dar inicio a un proceso formal de licitación o pre-aprobación para realizar un proceso de cotización, con el fin de presentarlo al Comité de Inversiones. c) Será responsabilidad del Solicitante generar correctamente la Solped, la cual sólo se utiliza para contrataciones spot y proyectos. Para ello, deberá ingresar la siguiente información: crearla como un servicio, tipo de imputación, sociedad, centro de costo, grupo de artículos, grupo de compras, cuenta contable, centro de costo u orden de inversión, según corresponda. d) Una vez adjudicado el servicio, deberá coordinar junto al Encargado de Contratos, la respectiva reunión de arranque, con el fin de generar un adecuado traspaso de responsabilidades entre las partes. Posteriormente apoyar al área de administración de Plantas Productivas y/o Plantas de Servicios en la acreditación del Proveedor adjudicado. e) Durante toda la vigencia del Contrato, deberá velar por el fiel cumplimiento del Contrato y cumplir con el plazo establecido para la aprobación del Estados de Pago, así como también realizar la solicitud de la emisión de orden de compra asociada al Contrato Marco para procesar su pago. f)

Proceder con la recepción del servicio en el sistema SAP, de aquí en adelante, “Hoja de Entrada de Servicios” (HES), sólo cuando el servicio se haya realizado en conformidad.

g) Efectuar la evaluación mensual del cumplimiento de servicio (KPIs), y en caso que aplique, de mejoramiento continuo. Los resultados de esta medición, deberán ser informados al Proveedor y notificados al departamento de Contratos, tanto al Gestor de la Licitación como al Encargado que procesa la orden de compra. Los indicadores de resultados incluirán mediciones de la ejecución de los servicios, gasto, dotación y sustentabilidad. A mayor abundamiento el solicitante deberá realizar análisis de los indicadores de desempeño, que dan cuenta del cumplimiento de los factores críticos de éxito que apalancan el logro de los objetivos, y su contrastación con las metas respectivas. Analizar de brechas, junto al Proveedor; evaluación de riesgos y acuerdo respecto de medidas correctivas. Deberá definir de metas más exigentes, de común acuerdo con el Proveedor, cuando el logro de éstas se hubiere consolidado. Aplicación de los incentivos acordados y reconocimiento de los logros alcanzados. Resolución de reclamos del Proveedor.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

El solicitante contará con el apoyo y asesoría de las unidades organizacionales dependientes de la Gerencia de Abastecimiento, para la realización de tales funciones. Se deja expresamente establecido que el Solicitante no podrá comprometer o requerir directamente al Proveedor o Contratista que inicie trabajos, sin que estos hayan sido validados previamente por la Gerencia de Abastecimiento, es decir, en ningún caso, el solicitante podrá comprometer compras de bienes y/o servicios si el Pedido de Compra no ha sido gestionado por la Gerencia de Abastecimiento y éste no ha sido autorizado por el liberador del Pedido. En caso de Contratación de Servicios por concepto de emergencia, siempre deberán ser aprobadas (por algún medio comprobable) por el Gerente del Área, de igual forma se le permitirá al Responsable de Abastecimiento cuestionar y/o recomendar posibles mejoras al proceso. Del Analista Contable El Analista Contable, dependiente de la Gerencia de Contabilidad, es el encargado de verificar que las facturas emitidas por el proveedor se encuentren en conformidad a lo estipulado con el pedido de compras SAP y por consiguiente de acuerdo a lo indicado en la HES, para posteriormente realizar la contabilización del documento contable y así se realice el pago conforme a las condiciones establecidas entre las Partes. El documento contable deberá ser enviado por el Proveedor de acuerdo a las condiciones establecidas en el Anexo 02: Instructivo recepción de facturas de proveedores nacionales y Anexo 03: Instructivo de contabilización proveedores extranjeros. Las facturas o documentos tributarios que no sean emitidos de acuerdo a dichas instrucciones serán rechazados por el analista contable de Enaex, notificando por medio de mensajes de intercambio electrónico al emisor del documento. El área de cuentas por pagar dispondrá además canales de comunicación establecidos para atender las consultas de los proveedores relacionadas a pagos y estado de contabilización de facturas, estas son: - Telefónica : Entre los días martes a jueves, entre las 15:00 y 17:00 hrs, teléfono fijo +562 28377600 opción 1. - Atención vía correo electrónico : cuentasporpagar@enaex.com - Portal de auto consulta : http://proveedoresenaex.msys.cl/Cuenta/Ingreso Área de Tesorería (Finanzas) Será responsable de realizar el pago de la factura y asegurar que los fondos sean transferidos a la cuenta bancaria registrada en el Maestro de Proveedores del sistema SAP o informar a los proveedores que se encuentra disponible para ser retirado por el proveedor de acuerdo a las formas de pago establecidas por la Compañía. En caso que exista alguna inconsistencia en el dato maestro registrado del proveedor y sus coordenadas bancarias vigentes, deberá ser el Analista de Tesorería quien solicite a la Mesa de Servicios de TI, la corrección o actualización del mismo, según Anexo 04A: Creación Proveedor // Anexo 04B: Modificación Proveedor, para ello estará facultado también para contactar al proveedor, con el objetivo de informar la situación y solicitar los datos correctos para que el pago se genere de 9

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

forma expedita, en el caso que existan documentos de pago no retirados por proveedores el área de tesorería contactará a los mismos para informar la situación y gestionar el retiro. Adicionalmente, es el área responsable de hacer las devoluciones de las boletas o pólizas de garantía de proveedores asociados a garantizar seriedad de la oferta y/o fiel cumplimiento del Servicio al Encargado de Contratos, una vez que estos instrumentos cumplieron su fecha de expiración. Área de Administración (Finanzas) Es el área fiscalizadora de la contratación de servicios a terceros, con respecto a los Proveedores que corresponda aplicar la Ley de Subcontratación, para ello, deben mantener actualizado el Procedimiento de Acreditación en Plantas Productivas, ya que en las Plantas de Servicios este procedimiento depende del Cliente de Enaex. Además, efectúa el control y la certificación laboral que debe informar el proveedor mensualmente. Este ámbito de gestión comprende todas las actividades relacionadas con la verificación del cumplimiento de Ley de Subcontratación y validación de deudas con la Tesorería de la Republica, esto será informado al Solicitante (Administrador de Contrato), junto con el Encargado de Contratos, para que sumen acciones correctivas necesarias de acuerdo a lo estipulado en el Contrato de Servicios firmado entre las Partes. Finalmente será el área encargada de notificar mensualmente al área de contabilidad las retenciones por concepto de certificación laboral a realizar a los proveedores.

TIPOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

Contratación de Servicios Permanentes. CONTRATOS - ABASTECIMIENTO

SOLICITANTE Emisión del Requerimiento de Contratación ROL SOLICITANTE ENAEX

Elaboración de la Estrategia de Contratación ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Salida al mercado (Invitación de Proponentes) ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Confirmar Proponentes Visita a terreno Consultas&Respuestas ROL ENCARGADO DE CONTRATOS Y SOLICITANTE ENAEX

Seguimiento a la entrega propuestas de los Proponentes ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Evaluación Técnica de las Propuestas

ROL SOLICITANTE ENAEX

Evaluación Ant. Generales y Económica ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Recomendación de Adjudicación ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Aprobación de la recomendación ROL APROBADORES DE CONTRATACIÓN

Adjudicación y Formalización Contrato Marco físico y en SAP ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Se entiende por contratación de servicios permanentes, aquellos servicios de apoyo operacional, que ENAEX no puede prescindir y cuyo plazo contractual es igual o superior a 12 (doce) meses continuos. Para este tipo de contratación de servicios a terceros, el área solicitante no tendrá que realizar una SOLPED, sino que será creada directamente a través de un Contrato Marco en el sistema SAP, por el Encargado de Contratos. La contratación de este tipo de servicios debe ser el resultado de un proceso de licitación o de negociación. Este proceso, que abarca desde el levantamiento de información de la categoría hasta la adjudicación del mismo, considera los siguientes plazos basados en una banda de gasto anual: -

Mayor a US$70.000 Entre los US$35.000 a US$70.000 Menores a US$35.000

: entre 45 a 60 días corridos. : 30 días corridos. : 15 a 25 días corridos.

Los procesos complejos y/o que requieran mayor estudio e investigación, serán indicados como tal, por el Encargado de Contratos al solicitante, para lo cual se establecerá un plazo propicio acordado entre las partes.

Las etapas del proceso de licitación son las siguientes: Levantamiento Necesidad y Emisión Requerimiento: El Encargado de Contratos, perteneciente a la Gerencia de Abastecimiento, deberá definir en conjunto con el Solicitante (Administrador de Contrato), el objetivo, el alcance, indicar el presupuesto y centro de costo, o si será un proyecto de inversión, su respectiva orden de inversión. Definición e implementación de la estrategia de contratación: El Encargado de Contratos deberá identificar si el servicio se realizará bajo el criterio de asignación directa, proceso de licitación o casos especiales declarados en este procedimiento. En esta etapa se identificará la evaluación de los requerimientos y estudio de alternativas. Ello incluirá, en la medida y con la extensión apropiada para la envergadura y criticidad del contrato, el análisis estratégico, análisis técnico y económico, análisis de riesgos y desarrollo del caso de negocios. Adicionalmente se elaborará el plan contractual, incluyendo, según se requiera, el análisis de la demanda, estudio y definición detallada de los requerimientos, análisis de la oferta, precalificación de Proveedores, presupuesto, estrategia de implementación del servicio, plan de gestión del cambio, definición de indicadores de resultados, identificación de factores impulsores del desempeño y definición de metas mínimas, política de multas e incentivos. Confección de las Bases técnicas de licitación Luego de la revisión y levantamiento de aspectos generales para la contratación de servicios, se deberá designar a un interlocutor del área usuaria (administrador de contrato), quien será el responsable de desarrollar las Bases técnicas, según el Anexo 05: Formato de Bases Técnicas, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: 11

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Condiciones generales: plazo de la ejecución del servicio, lugar y condiciones geográficas/climáticas donde se desarrollará el servicio. Alcance y objeto del Contrato Descripción detallada del servicio (indicando todas las etapas de ejecución o paso a paso) Establecer el perfil del personal requerido, responsabilidad, funciones, turnos, formación técnica y años de experiencia mínimos, capacitaciones, entre otros. Aportes entre las Partes (Enaex y el Proveedor). Características técnicas de los recursos físicos, infraestructura u otros activos para desarrollar el servicio. Experiencia mínima requerida de la empresa proponente en servicios similares. Normativas legales e internas relacionadas al servicio. Establecer la evaluación del servicio, mediante KPIs, los cuales serán revisados de común acuerdo con el Gestor de Contratos. Sugerencia de proponentes a invitar al proceso de licitación Cualquiera otra información relevante que no esté considerada en los puntos anteriormente mencionados y que por su naturaleza pueda ser considerado una definición técnica.

Selección de Proponentes: El Encargado de Contratos deberá seleccionar Proponentes en el proceso de contratación de licitación privada, en el cual sólo podrán participar aquellos que: a) Indiquen bajo declaración jurada que la empresa, sus personas jurídicas, sus socios y su(s) representante(s), legal(es), manifiesten que no mantiene reclamaciones administrativas y/o judiciales con Enaex S.A. ni con sus filiales. b) Cumplan con lo establecido en el Código de ética y conducta para proveedores del grupo Sigdo Koppers S.A. Metodología de evaluación de propuestas: Entre el Encargado de Contratos y el Solicitante, establecerán los criterios y ponderaciones de evaluación de antecedentes generales, propuesta técnicas y propuesta económica, según el Anexo 01 de la Metodología para evaluación proceso de licitación para la contratación de servicios a terceros. Preparación de las bases administrativa de licitación y documentación complementaria: El Encargado de Contratos del proceso de licitación, deberá confeccionar la siguiente documentación:  Bases Administrativas Generales, documento estándar no modificable  Bases Administrativas Especiales y sus anexos.  Instructivo de presentación de propuestas a los Proponentes.  Documentación requerida antecedentes generales (ANTG)  Documentación requerida para presentación de oferta técnica, según lo que se haya acordado con el área usuaria.  Formulario económico aperturado, de acuerdo a la identificación del Costo total de propiedad, en adelante “TCO”) y Clean Sheet de la categoría.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Proceso de Licitación Los Encargados de Contratos, serán los únicos facultados para efectuar un proceso formal de licitación. En esta etapa se deben efectuar las siguientes actividades: Salir al mercado (inicio del proceso de licitación): La invitación a participar del proceso de licitación se realizará por correo electrónico a todos los Proponentes seleccionados y con copia a los involucrados del área solicitante, indicando el cronograma del proceso. Así mismo, toda la documentación a entregar a los oferentes, al igual que sus propuestas, deberá ser gestionada mediante el Portal de Compras Electrónico. Confirmación de participación: Los proponentes invitados deberán enviar el documento Anexo 07: confirmación de participación y aceptación de las bases, en el cual deberán indicar su participación o la excusa pertinente. Visita a terreno y reunión explicativa: El Encargado de Contratos deberá coordinar con los proponentes la visita a terreno según el cronograma de licitación, para ello entregará al Solicitante la siguiente información: razón social y Rut de la empresa, nombre completo y Rut de las visitas. Con ello, el Solicitante se encargará de gestionar los pases de visita, coordinar la reserva de salas y lugares dentro de la Planta para la visita. El Encargado de Contratos junto con el Solicitante deberán establecer la necesidad de firmar un NDA, en el caso que la naturaleza del servicio así lo requiera. Ronda de Consultas y Respuestas: Los proponentes deberán efectuar, en el periodo definido, sus consultas administrativas, comerciales y técnicas, y el Encargado de Contratos en conjunto con el Solicitante deberán dar respuesta y/o efectuar aclaraciones asociadas a las bases de licitación del proceso, en concordancia con la fecha indicada por cronograma. Se establece que por cada día hábil de retraso en la entrega, se reprograma en la misma cantidad de días la entrega de las propuestas de los Proponentes. Recepción de Propuestas: Los Proponentes deberán dar cumplimiento a los tres grupos de oferta solicitados: (i) Grupo 1: Antecedentes Generales; (ii) Grupo 2: Oferta Técnica; (iii) Grupo 3: Oferta Económica. Los proponentes deberán entregar en forma simultánea y obligatoria los 03 grupos, siguiendo las Instrucciones entregadas en las bases del proceso. Actas de recepción y apertura de ofertas: El Encargado de Contratos, en conjunto con el Jefe de Contratos y opcionalmente con el Solicitante, actuará como Ministro de Fe, para realizar la apertura de las propuestas comerciales de los proponentes. En estas actas se declararán las observaciones y todo el tipo de documentación entregado, según Anexo 08: Actas de apertura de ofertas Evaluación de propuestas: La evaluación de propuestas se realizará de acuerdo a lo indicado en la Metodología de Evaluación de propuestas definida en la Estrategia de Licitación. 13

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Los responsables de cada etapa de evaluación, se definen de acuerdo a los siguientes grupos:  Encargado de Contratos : Grupo 1 (Antecedentes Generales) y Grupo 3 (Oferta Económica)  Solicitante : Grupo 2 (Oferta Técnica), mediante planilla de evaluación enviada por Enaex, la que será enviada por el Encargado de Contratos, según Anexo 09: Planilla evaluación oferta técnica En el caso que se requiera efectuar aclaraciones y feedback, será el Encargado de Contratos, el único interlocutor válido que las podrá emitir. Una vez evaluadas las ofertas, se deberá concretar un proceso de negociación con aquellas opciones que representen una propuesta de valor para la Compañía. En el caso que se defina declarar desierto el proceso, este deberá ser debidamente justificado a través de un informe, estableciendo las razones de antecedentes, técnicas y/o económicas. Adjudicación y Formalización del Contrato Una vez que se haya concluido la evaluación y negociación de las propuestas, El Encargado de Contratos deberá realizar la recomendación de adjudicación, mediante un informe a los Niveles Facultados de Aprobación, el cual, se deberá resumir con todas las condiciones y pasos del proceso en formato de presentación power point (.ppt) o mediante un formulario de recomendación de adjudicación según Anexo 10: Recomendación de Adjudicación, los cuales deberán ser aprobados mediante correo electrónico o en físico, posterior a la presentación de esta. El Encargado de Contratos o el Jefe de Contratos, serán los únicos autorizados para informar oficialmente a los proponentes acerca del resultado de una licitación, donde la Carta de Adjudicación deberá ser firmada por el Gerente de Abastecimiento. Posteriormente, el Proponente Adjudicado deberá efectuar la devolución de la Carta debidamente firmada por el Representante Legal en señal de aceptación de los términos del inicio de la relación contractual. Una vez que haya sido recibido este documento, el Encargado de Contratos en un plazo máximo de 4 (cuatro) días hábiles, deberá proceder con la confección del Contrato en Sistema SAP a través de la transacción ME31K y redactar el documento en físico, este último deberá ser visado de acuerdo al siguiente orden: (i) Jefe de Contratos; (ii) Área Solicitante; (iii) Área Legal; (iv) Proveedor. Al momento, en que ENAEX recibe el contrato en físico debidamente firmado, se procede con las firmas de(los) Representante(s) Legal(es) de ENAEX, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. El Encargado de Contratos deberá adjuntar como mínimo la siguiente información en el Sistema SAP:  Propuesta Comercial final del Proveedor;  Informe aprobado por los Niveles Facultados (ppt o formulario de adjudicación);  Carta de adjudicación firmada entre las Partes;  Contrato firmado entre las Partes;  Garantía de fiel cumplimiento, en caso de que aplique.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Posteriormente, el Encargado de Contratos deberá enviar a aquellos Proponentes no adjudicados, la respectiva carta de agradecimiento firmada por él. El Encargado de Contratos, deberá completar y archivar en la carpeta de cada proceso de licitación, indicando código de licitación y nombre del servicio (ejemplo: GAL-LIC-17-01, Servicio Mantenimiento Eléctrico, Planta Prillex), para posteriormente, respaldar esta información a la carpeta compartida de Abastecimiento \\besback\Informacion Compartida Abastecimiento\3.- Contratos, adjuntando como mínimo la siguiente información en el siguiente orden: a) Antecedentes de Inicio: Bases del Proceso de Licitación, Anexos y Formatos de Grupos de Presentación de Ofertas. b) Confirmación de Participación: Adjuntar los correos electrónicos de todos los Proponentes invitados, asociado a la confirmación de participación o cartas excusas, según corresponda. c) Visita a Terreno y Reunión Explicativa: En caso de que se realice, se deberá adjuntar el acta de visita a terreno y reunión explicativa firmada por todos los participantes, así como la presentación en power point o pdf. d) Ronda de Consultas y Respuestas: correos electrónicos de los Proponentes con las consultas y adjuntar el correo donde se envían las respuestas. e) Acta de Apertura y Ofertas: Deberá adjunta el acta firmada por los asistentes y las ofertas por proveedor, segmentando los grupos de cada oferta y el memorándum con la entrega de las garantías de seriedad de oferta, en caso de que aplique este último. f) Aclaraciones: Aclaraciones asociadas a la falta de documentos del proceso y/o ambigüedad de la misma. g) Feedback: Emails asociados a la emisión y respuesta de la retroalimentación enviada a los Proponentes, con respecto a la semaforización de sus costos directos e indirectos. h) Evaluación y Recomendación de Adjudicación: Respaldos de la evaluación de antecedentes generales, propuesta técnica y análisis de las propuestas económicas, así como el resumen de la adjudicación aprobado por los niveles facultados, mediante presentación ppt o formulario de adjudicación firmado por los niveles facturados. i) Adjudicación: Carta de Adjudicación firmada entre las Partes enviada por e-mail (correo), Contrato firmado entre las Partes y garantía de fiel cumplimiento y seguros asociados, en caso de que estos dos últimos apliquen. Los contratos marcos deberán ser revisados al menos 1 vez por año, a fin de comparar las ofertas pactadas con las existentes en mercado, así como la demanda real del servicio y evaluación del servicio conforme a los KPIs pactados. Contratación de Servicios Spot y Proyectos, por montos sobre los US$50.000/año Corresponden a los procesos de contratación para ejecutar Proyectos y Spot de mayor envergadura, pueden ser, obras o prestación de servicios en forma temporal, tanto para apoyos puntuales en la operación, como para proyectos asociados a mejoras en infraestructura nuevas o existentes. Este proceso considera dos (2) posibles escenarios, los que se detallan a continuación: 15

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Orden de Inversión (OI) o CeCo No Asignado o No Aprobado Bajo este escenario, de no contar con la Orden de Inversión (OI) o CeCo no asignado, el equipo de Contratos procederá a apoyar al área solicitante, mediante un proceso de cotización preliminar no vinculante. Con ello se podrá conocer el total estimado del proyecto y con ello, elaborar un presupuesto referencial para solicitar al Comité de Inversiones y/o Nivel Facultado la aprobación. Para dar inicio al requerimiento, el área solicitante debe presentar todos los antecedentes necesarios para desarrollar las bases técnicas resumidas, considerando la siguiente información:  Alcance y objeto del Servicio.  Condiciones generales: plazo de ejecución del servicio, lugar y condiciones geográficas/climáticas donde se desarrollará el servicio.  Descripción detallada del servicio (indicando todas las etapas de ejecución o paso a paso)  Aportes entre las Partes (Enaex y el Contratista).  Experiencia mínima requerida de la empresa proponente en servicios similares (opcional)  Sugerencia de proponentes a invitar al proceso de Cotización. Cualquiera otra información relevante que no esté considerada en los puntos anteriormente mencionados y que por su naturaleza pueda ser considerado una definición técnica. El proceso de cotización se realizará por correo electrónico a todos los Proponentes seleccionados por Abastecimiento y con copia al solicitante, indicando un cronograma del proceso. A continuación, se presenta el diagrama de flujo ante un Requerimiento sin Orden de Inversión (OI) o CeCo No Asignado o No Aprobado:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

Orden de Inversión (OI) o CeCo Asignado o Aprobado SOLICITANTE Emisión de Solped y entrega de Bases Técnicas

ROL SOLICITANTE ENAEX

CONTRATOS - ABASTECIMIENTO Aprobación de la Solicitud de Pedido

Proceso licitación según contratación de permanentes,

ROL APROBADOR DE SOLPED

ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Aprueba orden de compra en SAP

Envío número Orden de Compra para descargar en eBuyplace

ROL APROBADOR DE CONTRATOS ENAEX

ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Recomendación adjudicación y emisión OC

ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Evaluación de Propuesta Técnica ROL SOLICITANTE ENAEX Recepción del Servicio en SAP ROL SOLICITANTE ENAEX

CONTABILIDAD Y FINANZAS Validación, Registro y verificación de facturas CUENTAS POR PAGAR

Contabilización de Facturas en SAP

CUENTAS POR PAGAR

Pago de la Factura

TESORERÍA

Este proceso considera los siguientes plazos de ejecución, según la banda:  

Mayor a US$50.000 Menor o igual a US$50.000

: 45 a 60 días corridos. : 25 a 30 días corridos.

El proceso de licitación y los documentos de registro en Sistema SAP estarán ubicadas en la carpeta digital de procesos de licitación de la compartida \\besback\Informacion Compartida Abastecimiento\3.- Contratos Las etapas del proceso de licitación de la banda “Mayor a US$50.000”, se realizará conforme a las etapas del proceso de licitación permanente, considerando adicionalmente, el apoyo y monitoreo constante de la correcta ejecución del proyecto en términos y condiciones contractuales, así como también de brindar apoyo en la correcta ejecución del proyecto, asociado al cumplimiento de hitos y alcance del proyecto ante situaciones de controversias. En el caso de proyectos, los ingenieros de proyectos tendrán atribuciones especiales para asegurar el correcto cumplimiento de los plazos. Podrán:  Decidir una estrategia de negociación de acuerdo con los plazos del proyecto (por ejemplo, negociar directamente con los proveedores).  Serán los representantes de toda el área de abastecimiento ante el solicitante, por lo que tendrán acceso a procesos de compra de bienes, donde podrán agilizar las compras y en caso necesario realizarlas directamente.

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

Contratación de Servicios Spot y Proyectos, por montos hasta US$50.000/año (Proceso de Cotización) SOLICITANTE Emisión de Solped y entrega de Bases Técnicas ROL SOLICITANTE ENAEX

CONTRATOS - ABASTECIMIENTO Aprobación de la Solicitud de Pedido

Proceso cotización y evaluación antecedentes y económicas

Recomendación adjudicación y emisión OC

ROL APROBADOR DE SOLPED

ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Aprueba orden de compra en SAP

Envío número Orden de Compra para descargar en eBuyplace

ROL APROBADOR DE CONTRATOS ENAEX

ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Evaluación de Propuesta Técnica ROL SOLICITANTE ENAEX Recepción del Servicio en SAP ROL SOLICITANTE ENAEX

CONTABILIDAD Y FINANZAS Validación, Registro y verificación de facturas CUENTAS POR PAGAR

Contabilización de Facturas en SAP

CUENTAS POR PAGAR

Pago de la Factura

TESORERÍA

Los procesos de contratación denominados Spot y Proyectos de hasta US$50.000/año, corresponden a obras o prestación de servicios en forma temporal, tanto para apoyos puntuales en la operación, como para proyectos asociados a mejoras en infraestructura existentes o nuevos requerimientos de mejoramiento. Estos serán por un plazo igual o inferior a doce (12) meses continuos, en virtud del contrato específico para el alcance. Este proceso considera un plazo de ejecución de veinticinco (25) a treinta (30) días corridos. El proceso de cotización se llevará a cabo conforme a las siguientes etapas: Levantamiento Necesidad y Emisión Requerimiento: El Encargado de Contratos, perteneciente a la Gerencia de Abastecimiento, deberá definir en conjunto con el Solicitante (Administrador de Contrato), el objetivo, el alcance, indicar el presupuesto y centro de costo, o si será un proyecto de inversión y su respectiva orden de inversión. Definición e implementación de la estrategia de contratación: El Encargado de Contratos deberá identificar si el servicio se realizará bajo el criterio de asignación directa, proceso de cotización o si corresponde a los casos especiales declarados en este procedimiento. En esta etapa se identificará la evaluación de los requerimientos y estudio de alternativas. Ello incluirá, en la medida y con la extensión apropiada para la envergadura y criticidad del contrato, el análisis estratégico, análisis técnico y económico, análisis de riesgos y desarrollo del caso de negocios. Adicionalmente se elaborará el plan contractual, incluyendo, según se requiera, el

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

análisis de la demanda, estudio y definición detallada de los requerimientos, análisis de la oferta, precalificación de Proveedores, presupuesto, estrategia de implementación del servicio, plan de gestión del cambio, definición de indicadores de resultados, identificación de factores impulsores del desempeño, definición de metas mínimas, política de multas e incentivos. Confección de las Bases Técnicas y Administrativas de Cotización Luego de la revisión y levantamiento de aspectos generales para la contratación de servicios, se deberá designar a un interlocutor del área usuaria (administrador de contrato), quien además de sugerir posibles proponentes a invitar al proceso de cotización, será el responsable de desarrollar el alcance técnico de las Bases Técnicas y Administrativas de Cotización, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:  Condiciones generales: plazo de la ejecución del servicio, lugar y condiciones geográficas/climáticas donde se desarrollará el servicio.  Alcance y objeto del Contrato  Descripción detallada del servicio (indicando todas las etapas de ejecución o paso a paso)  Establecer el perfil del personal requerido, responsabilidad, funciones, turnos, formación técnica y años de experiencia mínimos, capacitaciones, entre otros.  Aportes entre las Partes (Enaex y el Proveedor).  Características técnicas de los recursos físicos, infraestructura u otros activos para desarrollar el servicio.  Experiencia mínima requerida de la empresa proponente en servicios similares.  Normativas legales e internas relacionadas al servicio. Cualquiera otra información relevante que no esté considerada en los puntos anteriormente mencionados y que por su naturaleza pueda ser considerado una definición técnica. Adicionalmente, estas Bases Técnicas y Administrativas de Cotización contemplan la siguiente información:  Evaluación de desempeño del Servicio  Garantías y Seguros.  Infracciones y Multas  Calendario del Proceso (Cronograma de Actividades)  Instrucción y formatos de Grupos de Presentación de Ofertas. Selección de Proponentes: El Encargado de Contratos deberá seleccionar Proponentes en el proceso de contratación de cotización privada, en el cual sólo podrán participar aquellos que indiquen bajo declaración jurada que la empresa, sus personas jurídicas, sus socios y su(s) representante(s), legal(es), manifiesten que no mantiene reclamaciones administrativas y/o judiciales con Enaex S.A. ni con sus filiales.

Metodología de evaluación de propuestas: Entre el Encargado de Contratos y el Solicitante, establecerán los criterios y ponderaciones de evaluación de antecedentes generales, propuesta técnicas y propuesta económica, según el Anexo 01 de la Metodología para evaluación proceso de licitación para la contratación de servicios a terceros.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Preparación de documentación complementaria del proceso de cotización: El Encargado de Contratos del proceso de cotización, deberá confeccionar la siguiente documentación:  Bases Administrativas Generales, documento estándar no modificable.  Carta de Declaraciones Condiciones Contractuales Enaex (CDCC)  Anexo 01 Confirmación de Participación  Formulario antecedentes generales: se solicitará solo ANTG-01 (Información del Proveedor), ANTG-02 (Declaración Jurada de Aceptación), ANTG-03 (Declaración de Conflicto de Interés), ANTG-05A (Certificado de Antecedentes Comerciales asociado al perfil Comercial “Dicom”), ANTG-05B (Certificado de Deuda de la Tesorería de la Republica) y ANTG-06 (Certificado de Inspección del Trabajo F-30).  Formulario oferta técnica: se solicitará propuesta técnica en formato libre, que contenga TEC-01 (Organización de la empresa), TEC-02A (Nomina del personal), TEC-02B (Curriculum del personal clave), TEC-03A (Plan de trabajo), TEC-03B (Programa de Trabajo), TEC-04 (Listado de recursos ofrecidos) y TEC-05 (Plan de Protección de Riesgos) y TEC-10 (experiencia de la empresa).  Formulario económico solicitante la apertura de costos directos e indirectos, que permitan identificar la oportunidad de negociación. Proceso de Cotización Los Encargados de Contratos, serán los únicos facultados para efectuar un proceso formal de proceso de cotización. En esta etapa se deben efectuar las siguientes actividades: Salir al mercado La invitación a participar del proceso de cotización se realizará por correo electrónico a todos los Proponentes seleccionados y con copia a los involucrados del área solicitante, indicando el cronograma del proceso. Confirmación de participación: Los proponentes invitados deberán enviar el documento Anexo 01: confirmación de participación y aceptación de las bases, en el cual deberán indicar su participación o la excusa pertinente. Visita a terreno y reunión explicativa: El Encargado de Contratos deberá coordinar con los proponentes la visita a terreno según el cronograma de cotización, para ello entregará al Solicitante la siguiente información: razón social y Rut de la empresa, nombre completo y Rut de las visitas, para ello el Solicitante se encargará de gestionar los pases de visita, coordinar la reserva de salas y lugares dentro de la Planta para la visita. En aquellos casos que, debido a la naturaleza y criticidad del servicio, se requiera cautelar información confidencial, ENAEX solicitará que previamente a la visita a terreno, los oferentes envíen mediante correo electrónico y la entrega en físico, un NDA firmado por el Representante Legal en señal de aceptación y conocimiento de esta condición.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Ronda de Consultas y Respuestas: Los proponentes deberán efectuar en el periodo definido sus consultas administrativas, comerciales y técnicas, a su vez el Encargado de Contratos en conjunto con el Solicitante deberán dar respuesta y/o efectuar aclaraciones asociadas a las bases técnicas y administrativas de cotización del proceso, de acuerdo a la fecha indicada por el cronograma. Se establece que por cada día hábil de retraso en la entrega, se reprograma en la misma cantidad de días la entrega de las propuestas de los Proponentes. Recepción de Propuestas: Los Proponentes deberán dar cumplimiento a los tres grupos de oferta solicitados: (i) Grupo 1: Antecedentes Generales; (ii) Grupo 2: Oferta Técnica; (iii) Grupo 3: Oferta Económica. Los proponentes deberán entregar en forma simultánea y obligatoria los 03 grupos, siguiendo las Instrucciones a los Proponentes, entregadas en las bases técnicas y administrativas del proceso de cotización. Evaluación de propuestas: Se realizará según lo establecido en la Metodología de evaluación de propuestas, estableciendo para ello, los siguientes responsables: - Solicitante : Grupo 2 (Oferta Técnica) - Encargado de Contratos : Grupo 1 (Ant. Generales) y Grupo 3 (Oferta Económica) En el caso que se requiera efectuar aclaraciones y feedback, será el Encargado de Contratos, el único interlocutor válido que las podrá emitir. Adjudicación y Formalización del Contrato: Una vez que se haya concluido la evaluación y negociación de las ofertas de los proponentes, El Encargado de Contratos deberá realizar la recomendación de adjudicación, mediante un formulario de recomendación de adjudicación según Anexo 09: Recomendación de Adjudicación, que resuma todas las propuestas técnicas y económicas, el que deberá ser aprobado por el Nivel Facultado de Aprobación, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. El Encargado de Contratos o el Jefe de Contratos, serán los únicos autorizados para informar oficialmente a los proponentes acerca del resultado de una licitación, donde la Carta de Adjudicación firmada por el Gerente de Abastecimiento. Posteriormente, el Proponente Adjudicado deberá efectuar la devolución de la Carta debidamente firmada en señal de aceptación e inicio de la relación contractual. Una vez que haya sido recibido este documento, el Encargado de Contratos en un plazo de 4 (cuatro) días hábiles, deberá proceder con la confección del Contrato en Sistema SAP a través de la transacción ME31K y redactar el documento en físico, este último deberá ser visado de acuerdo al siguiente orden: (i) Jefe de Contratos; (ii) Área Solicitante; (iv) Proveedor. Al momento, en que ENAEX recibe el contrato en físico debidamente firmado, se procede con las firmas de(los) Representante(s) Legal(es) de ENAEX, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. El Encargado de Contratos deberá adjuntar como mínimo la siguiente información en el Sistema SAP:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

    

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Propuesta Comercial final del Proveedor; Formulario de adjudicación firmado. Carta de adjudicación firmada entre las Partes; Contrato firmado entre las Partes; Garantía de fiel cumplimiento, en caso que aplique.

Adicionalmente, El Encargado de Contratos deberá enviar a aquellos Proponentes no adjudicados, la respectiva carta de agradecimiento firmada por él. El Encargado de Contratos, deberá completar y archivar en la carpeta de cada proceso de cotización, indicando código de licitación y nombre del servicio (ejemplo: GAB-COT-20-001, Servicio Mantenimiento Eléctrico, Planta Prillex), para posteriormente, respaldar esta información a la carpeta compartida de Abastecimiento, adjuntando como mínimo la siguiente información en el siguiente orden: a) Antecedentes de Inicio: Bases Administrativas Generales (BAG), Bases Técnicas y Administrativas del Proceso de Cotización, Anexos Técnicos y Administrativos, Carta de Declaraciones Condiciones Contractuales Enaex (CDCC), y Formatos de Grupos de Presentación de Ofertas. b) Confirmación de Participación: Adjuntar los correos electrónicos de todos los Proponentes invitados, asociado a la confirmación de participación o cartas excusas, según corresponda. c) Visita a Terreno y Reunión Explicativa (opcional): En caso de que se realice, se deberá adjuntar el acta de visita a terreno y reunión explicativa firmada por todos los participantes, así como la presentación en power point. d) Ronda de Consultas y Respuestas: correos electrónicos de los Proponentes, con las consultas y adjunto con correo electrónico donde se envían las respuestas. e) Aclaraciones: Aclaraciones asociadas a la falta de documentos del proceso y/o ambigüedad del mismo. f) Feedback: correos electrónicos asociados a la emisión y respuesta de la retroalimentación enviada a los Proponentes, con respecto a la semaforización de sus costos directos e indirectos. g) Evaluación y Recomendación de Adjudicación: Respaldos de la evaluación de antecedentes generales, propuesta técnica y análisis de las propuestas económicas, así como el resumen de la adjudicación aprobado por los niveles facultados, mediante formulario de adjudicación firmado por los niveles facturados. h) Adjudicación: Carta de Adjudicación firmada entre las Partes enviada por e-mail (correo), Contrato firmado entre las Partes y garantía de fiel cumplimiento y seguros asociados, en caso de que estos dos últimos apliquen. Si se define declarar desierto el proceso, este deberá ser debidamente justificado a través de un informe, estableciendo las razones de antecedentes generales, técnicas y/o económicas.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

CASOS ESPECIALES A continuación, se indican los casos específicos de casos especiales, los que tendrán un tratamiento diferente a las contrataciones indicadas anteriormente: Asignaciones Directas Corresponden a la contratación realizada en un régimen de excepción a lo que, por regla general, está contemplado en el proceso de licitación. Estas excepciones corresponden a: Renegociaciones de Contratos Vigentes Se pueden efectuar renegociaciones con el Contratista que presta el actual servicio, cuando se cumplan las siguientes condiciones:  Exista mutuo acuerdo entre el área solicitante y la gerencia de abastecimiento.  El Contratista tenga un buen desempeño, de acuerdo con los KPIs establecidos en el Contrato y/o según la evaluación que deberá realizar el Administrador de Contrato de ENAEX.  Ser considerado la mejor opción para los intereses de ENAEX, en comportamiento financiero, ley de subcontratación, además de los criterios técnicos y económicos. En este último, la Gerencia de Abastecimiento, deberá hacer un benchmarking para validar que la propuesta del actual Contratista es la mejor del mercado.  Que la propuesta de valor este alineada a lo que busca Enaex en su estrategia (ej. Eficientar el proceso en un 30%) Si no se cumple uno de los criterios indicados anteriormente, no es posible, concretar la adjudicación directa al actual Contratista. Las renegociaciones deberán ser respaldadas por un nuevo contrato, cuando el plazo total de extensión sea superior al plazo inicial. Por ejemplo: plazo inicial 24 meses y plazo extendido 36 meses adicionales. Proveedores Únicos Las condiciones para ser considerados Proveedores Únicos son las siguientes:  Representante exclusivo de la marca, sin sustituto aprobado.  Capacidad especial de quien brinda un servicio asociado a una marca especifica.  Mantenimientos y Soporte asociado a la compra de un bien que se encuentra en periodo de garantía. a) Existirá una lista oficial de Proveedores Únicos, debe ser aprobada por el Vicepresidente de Planificación y Finanzas y Vicepresidente del área usuaria. Esta lista debe identificar la categoría relacionada al servicio que presta el proveedor único. b) La lista de proveedores únicos deberá ser revisada por lo menos una (01) vez al año.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Necesidad del Proyecto Corresponden a las obras mayores y/o extraordinarias asociadas a la ejecución de un Proyecto, donde no se puedan licitar esas partidas asociadas al alcance y desarrollo del Proveedor adjudicado, donde sólo se puede realizar asignaciones directas las que en ningún caso podrán sobrepasar un 20% del monto total inicial del Proyecto. Estos casos, ocurren cuando se compromete el costo de la inversión y/o inicio de operaciones, o por la necesidad de acelerar un proyecto, para los cuales no se requieren 3 cotizaciones. Estos casos deberán ser justificados y aprobados por Gerente del Proyecto. No obstante, Auditoría interna y/o la Gerencia de Abastecimiento podrá, a su criterio, recotizar la contratación de servicios a terceros con el propósito de validar la razonabilidad del precio. Emergencias Operacionales Las contrataciones directas por emergencias ocurren cuando el plazo del proceso de contratación no permite esperar el tiempo que esto conlleva, ya que requieren una ejecución inmediata. Estas se deben exclusivamente a emergencias operativas que impacten en la continuidad operacional de Planta y/o que pongan en riesgo la salud y seguridad de las personas. Los retrasos voluntarios o involuntarios de los solicitantes en un proceso de adquisición no serán considerados como emergencias operacionales. Las emergencias operacionales deberán cumplir con los siguientes puntos antes de proceder: - No debe existir un contrato vigente por el alcance del servicio asociado. - Contar con la autorización del Gerente del Área Responsable o su subrogante previa asignación. - Entregar una prueba válida de aceptación (correo electrónico, mensaje de texto - sms) - Deberá regularizar mediante una Solped, adjuntando en ella el medio de prueba, la respectiva justificación objetiva y presupuesto asociado, con su respectiva imputación de gasto. - El área de Contratos junto a la Gerencia de Abastecimiento, deberán revisar si la emergencia es recurrente, ya que en ese caso realizarán las gestiones necesarias para contar con un contrato marco que les permita cubrir este alcance. Condiciones generales de las contrataciones mediante asignación directa a) Un mal uso de este procedimiento podrá ser considerado un acto irregular, el cual será sometido a investigación por el área de Contraloría Interna. b) El solicitante siempre deberá velar porque esta asignación directa sea adjudicada bajo los mejores estándares e intereses para la Compañía en aspectos técnicos y económicos. c) Las Asignaciones Directas, deberán ser aprobadas según indica el Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. d) Para los puntos 4.3.2.2 y 4.3.2.3, se deberá evitar adjudicar servicios en forma directa y consecutiva a un mismo Proveedor.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

e) Será responsabilidad del Encargado de Contratos, generar las condiciones de competencia y transparencia, invitando a participar a otros proponentes alternativos. f)

Los proponentes solicitados por el solicitante serán adjudicados directamente después de haber agotado todas las instancias de análisis de mercado y competencia por parte del área de Contratos, esto debe ser demostrado con pruebas fehacientes.

g) Para las Contrataciones de Servicios que estén bajo la clasificación de “caso especial”, que tengan una frecuencia mayor o igual a tres (3) reiteraciones en el año, se deberá:  Realizar el análisis del requerimiento, identificando si es factible incorporarlo a un Contrato Marco vigente o realizar un proceso de licitación.  Aprobar de acuerde al monto acumulado en un (1) año calendario, es decir, el nivel de aprobación requerido definido por el total de pagos efectuados. Asesorías Profesionales La contratación de asesorías profesionales, corresponden a todos aquellos servicios profesionales o técnicos, usualmente prestados a honorarios en el caso de personas naturales, con un expertiz o nivel de calificación no disponible en la organización, destinados a resolver necesidades no permanentes en algún proceso, subproceso o actividad de la cadena de valor de la empresa. Las asesorías profesionales serán servicios tales como (sin que la siguiente enumeración sea exhaustiva): estudios, diagnósticos, análisis, sean de naturaleza operacional, de gestión, económica, comercial, legal, judicial, organizacional y financiera, cuyo objetivo sea la identificación e investigación de problemas y/o situaciones relacionados con procesos, modelos y/o casos de negocio, métodos, organización, procedimientos, entre otros. Este tipo de servicios debe considerar las siguientes condiciones de manera excluyente: a)

Debe tratarse de servicios profesionales, técnicos o de especialización, prestados en carácter de asesoría, consulta o por un servicio o estudio determinado.

La persona contratada debe tener título profesional universitario; y/o documentación y/o acreditar los antecedentes de su especialización en las materias en las cuales otorgará tales servicios, según sea el caso.

La contratación de servicios de asesorías sólo podrá autorizarse cuando dichos servicios estén destinados a resolver necesidades imprescindibles y no permanentes.

El plazo de vigencia del Contrato no podrá ser superior a los doce (12) meses consecutivos y en caso de que ello suceda, se deberá justificar objetivamente. Por ejemplo: Proyecto Cachimayo.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

No debe existir obligación de asistencia regular o de cumplimiento de horario fijo mediante firma de registro o de reloj control por parte de la persona contratada a honorarios, es decir, no debe existir vínculo de subordinación ni dependencia de carácter laboral.

En el cumplimiento del contrato a honorarios, el profesional o técnico debe tener independencia para ejecutar su labor, es decir no debe recibir instrucciones en la forma como ejercer su profesión, arte u oficio, lo que no impide que ENAEX esté siempre facultado para conocer el avance de los servicios y que el consultor deba adecuarse a los protocolos técnicos que se exija, con el fin de verificar la calidad de los servicios contratados.

Enaex no efectuará en ningún caso, los siguientes aportes: transporte personal, equipos, laptop, herramientas, elementos de protección personal, ropa de trabajo, ni herramientas, entre otros.

En ningún caso se acogerán a la política de viáticos ni de gastos reembolsables de Enaex.

La persona contratada a honorarios no tiene derecho a feriado, gratificaciones, indemnizaciones por años de servicio y a otros derechos propios de la relación laboral ni a los beneficios de seguridad social y de salud, pues en virtud de esta contratación no está obligada a efectuar las cotizaciones previsionales y de salud respectivas.

El profesional o técnico contratado deberá acreditar ante ENAEX que está en condiciones de emitir boletas por servicios profesionales a honorarios, autorizadas por el Servicio de Impuestos Internos mediante la respectiva iniciación de actividades. Del mismo modo, en los contratos que celebre, se efectuará la retención del impuesto a la renta y, sólo las sociedades de profesionales podrán emitir boletas de honorarios sin retención, siempre que así lo acrediten por tributar de acuerdo a las normas del impuesto de la renta de Primera Categoría conforme el inciso tercero, N° 2, del artículo 42 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

Autorizaciones y/o Modificaciones Las contrataciones y/o modificaciones de alcance o plazo de Servicios de Asesorías Profesionales, deberán ser siempre autorizadas por el Vicepresidente junto al (o la) Gerente de Personas de esa unidad de negocios, esto también incluye los Estados de Pago que se requieran procesar. Formalidades para el contrato Un Contrato a Honorarios debe ser gestionado como un proceso de contratación habitual, de acuerde a las definiciones establecidas en la normativa interna vigente para la gestión de contratación de servicios. Específicamente, para este tipo de contratos, se debe contar como mínimo con los siguientes documentos:  Especificaciones técnicas del requerimiento a contratar (condiciones y entregables)  Justificación en caso de tramitar por adjudicación directa.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

   

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Autorización de cargos de los costos a una Orden de Inversión o Ceco, cuyo responsable deberá autorizar por escrito mediante correo electrónico o en el respectivo formulario. Propuesta Comercial del Profesional detallando las horas hombre involucrada en el Proyecto. Declaración Jurada de Persona Relacionada (antecedentes generales) Certificado DICOM Equifax y Tesorería de la Republica.

En el contrato debe quedar estipulado como mínimo las siguientes condiciones:  Alcance del Servicio;  Plazo de ejecución;  Especificación y plazo de entrega de los entregables;  Forma de Pago;  Condiciones comerciales estándares de Enaex, según Template de la Gerencia de Abastecimiento;  Disposiciones sobre ética; Se debe suscribir Término y Finiquito del contrato para poner término a todas las obligaciones contraídas en el mismo, de acuerde al formato estándar existente en la Gerencia de Abastecimiento. En caso que el profesional, técnico o especialista, sea un ex-trabajador de ENAEX, la autorización será efectuada por el Vicepresidente de Personas en conjunto con el Vicepresidente de la Unidad de Negocios, respectiva, considerando las siguientes restricciones: 

Que se trate de un profesional de alta especialización y experiencia en el ámbito de especialización del negocio de ENAEX y en el caso de especialidades críticas de Proyectos.

Lo anterior, aplicará si dichos profesionales han demostrado un desempeño al menos esperado y no hayan incurrido en conductas anti – éticas y/o que hubiesen afectado a la eficiencia y resultados del área en la que prestaron servicios anteriormente. Siempre que se trate de una contratación temporal, es decir, nunca se transformará en un permanente o dotación encubierta. Si han declarado tener vinculaciones de propiedad y/o gestión que involucren a Directores, Presidente Ejecutivo, Gerentes y otras personas que actualmente trabajan en ENAEX, la solicitud debe contar con la autorización del Comité de Ética, quien deberá validar si existe algún tipo de conflicto de interés. Modificaciones Corresponderá a la Gerencia de Abastecimiento resolver los aspectos específicos que no estuvieren contemplados en este instructivo, generando las modificaciones o documentos complementarios que se requiera, ajustando éstos a la Normativa Corporativa y sometiéndolos a la aprobación correspondiente.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

Servicios prestados por empresas relacionadas Objeto Esta aprobación se ampara en conformidad, a lo indicado en el Título XVI de la Ley N° 18.046, denominada “Ley sobre sociedades anónimas”, y a la Política de Habitualidad definida por el Directorio, en virtud del artículo N° 147 del mismo cuerpo legal. El objeto de esta autorización, es contribuir al interés social, y ajustarse en precio, términos y condiciones a otras ofertas que prevalezcan en el mercado al tiempo de su aprobación. Contratos con Filiales y Coligadas. Para autorizar la contratación con empresas filiales y/o empresas relacionadas a ENAEX, cuya relación es directa o indirecta, ésta debe ser previamente revisado por el Comité de Directores y aprobado por el Directorio, en el Comité de Compras Relacionadas, el cual se realiza semestralmente o extraordinariamente cuando existen casos que lo ameriten. La consolidación de casos estará a cargo de la Gerencia de Abastecimiento. Por lo anterior, no se podrá comprometer un servicio a terceros con el Proveedor antes de esta aprobación. Servicios prestados por Auditores Externos vigentes, distintos a los de Auditoría de Estados Financieros. Todo servicio prestado por los Auditores Externos vigentes (de Estados Financieros), distintos a los servicios de Auditoría de Estados Financieros, previo a su contratación, deberán ser revisado por el Comité de Directores y aprobado por el Directorio. Contratación de servicios a ex empleados Cualquier contratación de servicios a terceros efectuada a un ex trabajador de ENAEX, ya sea directamente mediante la asignación de servicios profesionales (asesorías) o sea el Representante Legal del Proveedor, o indirectamente, mediante el cargo de ejecutivo, Gerente, Vicepresidente, o perteneciente al área de ventas, deberá siempre ser presentado y autorizado por el Comité de Ética de Enaex, conforme a las condiciones que en este se determine. Contratación de servicios a personas relacionadas Todas las contrataciones de servicios a personas relacionadas, sean estas naturales o jurídicas, deben ser autorizadas previamente por el Comité de Ética de Enaex, cuya finalidad es regular todas las materias relacionadas con actividades en que se presente Conflicto de Interés, así como velar por el cumplimiento de disposiciones regulatorias sobre negocios de estas características, las que serán parte integrante del Contrato a suscribir entre las Partes. Alcance Esta normativa se aplicará a todo el personal de Enaex, con respecto a sus cargos y/o funciones. Definiciones Son personas relacionadas (y se presume la existencia de un conflicto de interés existe), cuya relación es de familia, propiedad o de gestión en empresas o con personas, que realizan negocios con ENAEX, en los términos que se indica a continuación: 29

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

a) Relaciones de familia: Se presume la existencia de un vínculo familiar, donde participe un trabajador de ENAEX que tenga relación de parentesco de consanguinidad o afinidad, esto es el trabajador, su cónyuge/conviviente civil/pareja o hijos y/o demás parientes, hasta el 3° grado de consanguinidad o afinidad. Ejemplo: tíos, sobrinos, primos, bisabuelos, según lo determine la Ley en Chile. En esta relación se considerarán a los hijos propios, adoptados o hijastros, también estarán comprendidas en esta relación las personas con las que se mantenga vida marital estable y permanente, sin estar unidos en matrimonio o unión civil. b) Relaciones de Propiedad: Se presume la existencia de Conflicto de Interés, con respecto a relación de propiedad en los negocios de ENAEX, con empresas en las cuales el trabajador, su cónyuge/conviviente civil/pareja o hijos y/o demás parientes hasta el 3° grado de consanguinidad o afinidad, participen en la propiedad, directa o indirectamente a través de otras sociedades, ya sea como colaborador, accionista o proveedor. c) Relación de Gestión: Se presume la existencia de Conflicto de Interés, por relación de gestión en las actividades comerciales, en las cuales, sin existir la relación de consanguinidad o afinidad o relación de propiedad, un trabajador de ENAEX, pueda ejercer en su beneficio o en el de alguna de las personas relacionadas indicadas en las letras a) y b) precedentes, algún grado de injerencia o control sobre las decisiones que dicha persona o sociedad, adopten a través de la adjudicación de servicios a terceros, en beneficio común. Se debe tener presente que la existencia de una relación de persona relacionada, en algunas de las condiciones indicadas en el presente instrumento, no impide, ni puede inhibir, la realización de negocios que sean de un claro interés para ENAEX, cuando existe una evidente creación de valor para la empresa. Sin embargo, en la circunstancia que se produzca una situación que caracterice la condición de relacionado con un comprador, contratista, proveedor o cualquier tercero en general, se deberá proceder tomando en consideración las siguientes obligaciones: Dicha situación debe ser debida y oportunamente informada por el trabajador y por el proveedor, mediante el formulario ANTG-02 – Declaración de Personas Relacionadas. En caso de que esto no sea informado, facultará a la Gerencia de Abastecimiento a informar a Contraloría Corporativa para que determine las sanciones respectivas. Se deberán siempre solicitar las autorizaciones correspondientes, conforme a lo descrito en este caso. En caso de autorización, las personas involucradas deberán inhabilitarse en las decisiones sobre esta materia, conforme a los aspectos procedimentales definidos en el presente Procedimiento.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

De los Contratos de Arrendamiento Marco normativo La norma NIIF 16 “Arrendamientos” fue publicada el 13 de enero de 2016, siendo su aplicación obligatoria en el mercado, y por lo tanto en el grupo Enaex. a partir del 01 de enero de 2019. Esta norma establece un modelo de control para la identificación de los arrendamientos, distinguiendo entre arrendamientos y contratos de servicio con base en si hay un activo identificado controlado por el arrendatario. Actualmente no está disponible el tratamiento de contabilidad denominado arrendamiento operacional, excepto para los contratos de corto plazo (12 meses o menos) y los arrendamientos de activos de valor bajo (activos con un valor, cuando nuevo, en el orden de magnitud de US$5,000 o menos). Todos los otros arrendamientos que estén dentro del alcance del IFRS 16 deben ser incorporados en el balance general por los arrendatarios, reconociendo un activo de ‘derecho de uso’ y el pasivo relacionado por arrendamiento, haciéndolo al comienzo del de los contratos. Identificación del arrendamiento Definición El arrendamiento es definido como “un contrato, o parte de un contrato, que transmite el derecho de uso de un activo (el activo subyacente) por un período de tiempo”. Para efectuar la determinación de si un contrato es, o contiene, un arrendamiento, debe considerar lo siguiente:  

Requisitos para determinar si un contrato es, o contiene, un arrendamiento. Un contrato es, o contiene, un arrendamiento si el contrato transmite el derecho a controlar el uso de un activo identificado por un período de tiempo.

Los aspectos clave de esta definición son que:  El activo que sea el sujeto del arrendamiento tiene que ser identificado de manera específica; y;  El arrendamiento tiene que transmitir, por un período de tiempo, el derecho a controlar el uso de ese activo identificado. Oportunidad La sociedad está obligada a valorar si el contrato contiene un arrendamiento, al inicio del mismo ya que el arrendatario debe revelar información acerca de los arrendamientos incluso de aquellos no comenzados, pero en los cuales esté comprometido, si esa información es relevante para los usuarios de los estados financieros. 

Identificación de un activo – general: El activo que es el sujeto de un arrendamiento tiene que ser identificado de manera específica. Esto será el caso si cualquiera de lo siguiente aplica:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

 

El activo está explícitamente especificado en el contrato (e.g. un numero serial específico); o El activo está implícitamente especificado en el momento en que es hecho disponible para uso por el cliente (ejemplo: cuando hay solo un activo que es capaz de ser usado para satisfacer los términos del contrato).



No se considera que el arrendatario tiene el derecho de uso de un activo identificado, si el proveedor tiene un derecho sustantivo para sustituir el activo durante el período de uso.

Control sobre el activo identificado Para valorar si un contrato transmite el derecho a controlar el uso de un activo identificado por un período de tiempo, la entidad está obligada a valorar si, durante el período de uso, el arrendatario tiene ambos de los siguientes derechos:  El derecho a obtener sustancialmente todos los beneficios económicos derivados del uso del activo identificado; y  El derecho a dirigir el uso del activo identificado. El ‘período de uso’ es “el período total de tiempo que un activo es usado para cumplir un contrato con un cliente (incluyendo cualesquiera períodos no-consecutivos de tiempo)”. Procedimiento de Detección de contratos de arrendamiento. En base a las definiciones previas, el área de contratos de la Gerencia de Abastecimiento, al momento de la contratación de un arriendo de bienes por un periodo mayor a doce (12) meses o la contratación de servicios donde Enaex tenga el control de los activos subyacentes utilizados en la prestación del servicio, informará a la gerencia de contabilidad para que se registre el derecho de uso, entregando los siguientes antecedentes: Descripción del contrato Tipo de contrato (Arrendamiento operativo / Activo subyacente o incrustado) Tipo de activo (Terreno/Edificio/ Maquinaria/Vehículo/otros) Nombre y RUT Arrendador Número de contrato SAP Periodo de uso de los bienes Valor de los activos * Valor de arriendo/ Servicio * Para determinar el valor de los activos subyacentes se utilizará el valor entregado por el proveedor al momento de la determinación del precio del contrato o un valor de mercado de bienes de similares características. El Jefe de Contabilidad en conjunto con el analista de activo fijo de la Gerencia de Contabilidad, evaluarán la información proporcionada por el área de abastecimiento y en base al “Instructivo de contabilización de la NIIF 16 en SAP” procederán al registro del derecho de uso y la obligación financiera.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

El área de abastecimiento, en la medida que estos ocurran, deberá informar las modificaciones a los contratos definidos de arrendamiento. Entiéndase por modificaciones: Cambios en los términos económicos, reemplazo de activos, extensiones de contratos o cualquier otra modificación que afecte el registro del arrendamiento. Procesos no negociados por abastecimiento (PNNA) Se deja claramente establecido que cualquier asignación que no haya sido gestionado por la Gerencia de Abastecimiento, será informada mediante informes mensuales, los que serán presentados tanto al Contralor Corporativo, a los Vicepresidentes y Gerentes de cada unidad de negocio. Estos procesos, tienen las siguientes características: a) No fue negociado por abastecimiento en ninguna de sus etapas. b) Se ejecutó, está en ejecución o próximo a ejecutar. Los procesos no negociados por Abastecimiento, deberá contar con las firmas autorizadoras conjuntas, las que se definen por las siguientes bandas: Monto en US$ Hasta US$7.300 Sobre US$ 7.300

Autorizado por Subgerente área solicitante (*) Gerente área solicitante (**)

(*) en caso que no exista la figura de Subgerente será el Gerente de Área quien deba firmar. (**) en caso que no exista la figura de Gerente, será el VP de Área quien deba firmar.

CONDICIONES GENERALES AL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS El solicitante del requerimiento debe tener en consideración los siguientes puntos relativos a la misma: a) No se deberán fraccionar la contratación de servicios a terceros, realizadas por cualquier área con el fin de reducir o evadir la estrategia definida para el Nivel Facultado de Aprobación., con el fin de que estas sean autorizadas por montos menores y no por el monto real total de la compra del Bien. Lo anterior se entenderá como una mala práctica y deberá ser informado a la brevedad al Gerente de Abastecimiento, en conjunto al Contralor Corporativo. b) En el caso de la SOLPED no posea toda la información técnica necesaria, el Encargado de Contratos activará con el Solicitante dicha información. El Encargado de Contratos quedará facultado para dejar la Solped en estado de eliminación (supresión), adjuntando el respectivo correo electrónico, donde se informa al Solicitante esta situación. La SOLPED sólo será reactivada una vez que el Solicitante entregue toda la información necesaria. c) Una vez creada la SOLPED el solicitante deberá obtener la autorización sistémica de él o los responsables de ceco u orden de inversión antes de que ésta empiece a ser tratada por el Encargado de Contratos.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

d) Para los casos en que se cuente con una orden de inversión, se deberá incluir adicionalmente en la imputación el centro de costo del responsable del proyecto (gerente de proyecto) con el fin de generar una estrategia de liberación adecuada para la Solped. e) Una vez emitida la orden de compra spot y/o de proyectos, el Encargado de Contratos deberá eliminar el centro de costo y sólo dejar la orden de inversión, con el fin de no generar dobles imputaciones. f) En el Cuadro de Evaluación se deberá indicar cuales ofertas aprueban técnicamente y cuáles son los motivos que llevaron a la selección del Proponente adjudicado. Deberá ser aprobado según lo indicado en el punto 4.2.6.1, denominado: Liberación del Pedido de Compras de Servicios y Contratos Marco. g) Durante el Proceso de Contratación de Servicios a Terceros y en forma posterior a éste, el personal de ENAEX (o terceros actuando a nombre de ENAEX) que participe en el proceso tendrá prohibición de comunicar a cualquier Proponente, los montos o condiciones ofertadas por los otros Proponentes. Esto se considerará un acto que atenta a la “Confiabilidad de la Información” estipulado en el Código de Ética de ENAEX. h) Queda estrictamente prohibido comunicar a un proveedor su adjudicación vía telefónica, e-mail o entrega física de documentos, si aún no existe aprobación formal de la adjudicación por parte del ejecutivo de ENAEX autorizado. i) En el caso que el Proponente seleccionado no esté ingresado o ampliado en sistema SAP, el Encargado de Contratos, deberá solicitar al Proponente, los antecedentes necesarios para la incorporación del mismo al sistema SAP, de acuerdo al según el Procedimiento GFP/PRC-CORP-014CMP. j) Para la emisión de pedidos de compra desde contratos Marco vigentes y aprobados se requerirá el estado de pago digital aprobado por el administrador de contrato, el cual se adjuntará como respaldo a la emisión del pedido, junto con la entrega de la evaluación de KPI´s mensuales que se hayan definido durante el proceso de contratación de servicios. k) Los Contratos de Servicios a Terceros deberán pactarse con una forma de pago a treinta (30) días desde la recepción de la factura y se privilegiará el pago en dólares americanos a aquellas empresas que tengan contabilidad en dólares americanos al igual que ENAEX. l) Sólo se podrá entregar anticipos de manera previa cuando el Proveedor, haya entregado la respectiva Garantía de Anticipo, la cual sólo se puede ejecutar contra una Boleta Bancaria o una Póliza de Seguro, la que debe ser equivalente al monto solicitado y cuya vigencia sea igual término del plazo de ejecución del Contrato. Se deberá dejar registro de ello, en el Contrato Marco y/u Orden de Compra, según corresponda, además de generar la respectiva recepción del servicio y la factura, por este monto y concepto. En el caso que el proveedor no esté dispuesto a entregar una garantía: i. Se deberá buscar un proveedor alternativo que pueda dar el servicio, 34

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

ii. En el caso que no exista proveedor alternativo, y el servicio sea imprescindible, se procederá únicamente con el visto bueno del Gerente del área mediante correo electrónico, quien asumirá la responsabilidad de esta acción. La autorización deberá establecer claramente la toma de conciencia de que se está haciendo un pago sin ningún tipo de garantías.

LIBERACIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS DE SERVICIOS Y CONTRATOS MARCO LIBERACIÓN PEDIDOS DE COMPRA El Pedido de Compra de Servicios no podrá ser comunicado ni enviado al proveedor, hasta que sea liberada o autorizada por todos los niveles facultados de aprobación definidos. Las estrategias de liberación de orden de compra de servicios, emitidos desde solicitudes de pedido, están definidas por niveles de monto en pesos chilenos, para las compañías del grupo Enaex, donde se ha determinado ejecutar en dos niveles móviles de acuerdo con el monto de la transacción. SERVICIOS SPOT Y PROYECTOS Para la contratación de servicios a terceros spot y proyectos mediante orden de compra, los niveles y rangos de aprobación son los siguientes: Nivel aprobación Jefe Contratos Jefe de Contratos + Gerente Abastecimiento Gerente de Abastecimiento + CFO

Monto desde (US$) US$0

Monto hasta (US$) US$25.000

US$25.001

US$80.000.-

US$80.001

Sin límite

PEDIDOS URGENTES Para pedidos de compra requeridos de manera urgente (Clase de documento de compras ZUR), desde montos de $1.- en adelante, se considerará sólo en la estrategia de liberación de manera exclusiva al Gerente de Abastecimiento CONTRATOS MARCO El documento Contrato Marco en el sistema SAP será creado para contratación de servicios a terceros permanentes y será el documento sistémico a partir del cual se emitirán los pedidos de compra. a) La estrategia y rangos de aprobación para los contratos marco (permanente)., son los siguientes:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

Nivel aprobación Monto desde (USD$) Jefe Contratos US$0 Jefe de Contratos + Gerente US$70.001 Abastecimiento Gerente de Abastecimiento + CFO US$800.001

GAL/PRC-CORP-002-CST

Monto hasta (USD$) US$70.000 US$800.000.Sin límite

Una vez cumplido el ciclo de autorizaciones, se podrá utilizar el Contrato Marco SAP, para crear pedidos de compra exclusivamente asociado al alcance descrito en el Contrato firmado entre las Partes. Los contratos marcos que deriven de asignaciones directas y modificaciones de contratos, deberán incluir el formulario de adjudicación directa según Anexo 12A: Formulario Asignación Directa y Anexo 12B: Formulario de Solicitud de Modificación de Contrato de Servicios Permanentes (Contrato Marco) y No Permanentes (Órdenes de Compra) y cumplir con las firmas de los aprobadores indicados según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios.

EMISIÓN DE PEDIDO DE COMPRA DE SERVICIOS ASOCIADA A CONTRATO MARCO Para los pedidos de compra emitidos desde un estado de pago y relacionados a un Contrato Marco vigente y aprobado, el Solicitante deberá enviar vía correo electrónico: a. El formato establecido de Estado de Pago con la evaluación del servicio (KPIs) validado por él y su jefatura directa, b. validación del Fiscalizador de Contratos (Administración) de la certificación laboral Con ello el Encargado de Contratos procederá a la emisión del pedido de compras e informe al Solicitante. El Encargado de Contratos, posee 2 (dos) días hábiles desde el requerimiento del Solicitante para la emisión del Pedido de Compras. La estrategia de liberación sólo incluirá de manera exclusiva a la Jefatura de Contratos.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

CONTRATOS - ABASTECIMIENTO

SOLICITANTE Validar Estado Pago enviado por el Proveedor

Validación Certificación Laboral y Deudas Fiscales

Valida Estado Pago, emite orden de compra según Contrato Marco

ROL SOLICITANTE ENAEX

ROL FISCALIZADOR DE CONTRATO

ROL ENCARGADO DE CONTRATOS ENAEX

Aprueba orden de compra en SAP

Envío número Orden de Compra para descarga en eBuyplace

ROL APROBADOR DE CONTRATOS ENAEX

ROL ENCARGADO DE COMPRAS ENAEX

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Recepción del Servicio en SAP ROL SOLICITANTE ENAEX

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

Recepción Preliminar

Validación, Registro y verificación de facturas

OFICINA DE PARTES

CUENTAS POR PAGAR

Contabilización de Facturas en SAP

Pago de la Factura

CUENTAS POR PAGAR

TESORERÍA

Figura 7.1: Flujo Emisión Pedido de Compras desde Contrato Marco

RECEPCIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS EN SISTEMA SAP Una vez el servicio haya sido ejecutado y el Solicitante ha verificado que este se realizado conforme, deberá proceder a la recepción de servicios en el sistema SAP, donde deberá adjuntar el respectivo Estado de Pago, si corresponde. Este proceso deberá ser realizado en un plazo máximo de 24 (veinte y cuatro) horas hábiles, donde deberá efectuar la recepción de servicio en el sistema SAP y generar la respectiva Hoja de Entrada de Servicios “HES”, con la transacción ML81N. El Solicitante, no debe esperar la emisión de la factura por parte del Proveedor para emitir la respectiva HES, ya que inmediatamente será rechazada contablemente, al no indicar en la factura el número de HES. El Departamento Contratos, monitoreará la recepción del servicio y entrega conforme de los servicios que haya sido ejecutado y aun no hayan sido recepcionados en el sistema SAP. El control de los servicios solicitados durante el tiempo que dure el contrato será responsabilidad del área Solicitante, no obstante, el cumplimiento de las normas de subcontratación, será responsabilidad del Fiscalizador de Contratos, perteneciente al área de Administración.

CONSECUENCIAS DE NO REALIZAR LA HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS “HES” a) El proveedor no recibirá su pago a tiempo, según los términos y condiciones contractuales debido a que la Factura será devuelta dentro del plazo legalmente establecido de siete (7) días corridos una vez recepcionada por el área de Cuentas por Pagar, perteneciente a la Gerencia de Contabilidad.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

b) El Encargado de Contratos, tendrá que hacer el seguimiento, perdiendo tiempo en procesos que no agregan valor. c) El Encargado de Contratos, no podrá negociar mejores condiciones, si al Proveedor no se le paga a tiempo. d) Perdida de IVA si la Factura permanece pendiente de registro por más de 60 días.

CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS a) La factura será contabilizada por el departamento de cuentas por pagar, una vez recibido el documento tributario y recepcionado el pedido de compras respectivo en el sistema SAP. b) El número de Orden de Compra y HES, deberá venir señalado en cada factura. c) En el caso que existan discrepancias entre el documento tributario (montos o cantidades facturadas) y la HES, el analista contable rechazará la factura, informando al Encargado de Contratos, quien será el encargado de resolver dichas discrepancias con el Solicitante y Proveedor. d) Las vías definidas de comunicación para la atención de consultas de fechas de pago o estatus de contabilización de facturas por parte de proveedores son las siguientes: - Portal electrónico de Compras, donde cada adherente puede consultar si la factura fue contabilizada o no y la fecha prevista de pago. - Atención telefónica a los proveedores respecto a estado de contabilización de su documento tributario, según Anexo 13: Atención de Proveedores PAGO DE FACTURAS El Pago de las facturas se realizará de acuerde a las condiciones definidas para cada acreedor indicadas en su registro particular del maestro de proveedores del sistema SAP y conforme a los plazos establecidos en el pedido de compras (estándar 30 días corridos una vez recepcionada el documento contable) y asignados por el analista contable al momento de contabilizar la factura. En caso que exista alguna inconsistencia en el dato maestro registrado del proveedor y sus coordenadas bancarias vigentes, el área de tesorería solicitará a la mesa de servicios de TI la corrección o actualización del mismo, para ello estará facultado también para contactar al proveedor, con el objetivo de informar la situación y solicitar los datos correctos para que el pago se genere de forma expedita. En el caso que existan documentos de pago no retirados por proveedores el área de tesorería contactará a los mismos para informar la situación y gestionar el retiro.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

MODIFICACIONES DE CONTRATOS El Contrato que se suscriba entre las Partes no podrá ser modificado salvo que haya sido previamente autorizado por el Nivel Facultado de Aprobación de ENAEX y posteriormente se haya firmado el Anexo de Modificación de Contrato por acuerdo escrito expreso de las Partes. Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. ENAEX no pagará al Proveedor por ningún servicio adicional que no haya sido pactado mediante un Anexo de Modificación al Contrato escrito y firmado entre las Partes. Estas modificaciones se deben encontrar justificadas en función del alcance del Servicio, entendiendo las responsabilidades de las Partes tanto por aumento de monto y/o extensión de plazo. Las modificaciones o cambios al Servicio contratado o cualquiera de sus partidas, actividades o ítems, se regirán en todo aquello no expresamente modificado por las demás estipulaciones del Contrato.

EXCLUSIONES PROCESO DE LICITACIÓN - Programa de Talento Senior - Programa Experto en Conocimiento Crítico. - Programa Becas de Estudios. - Programa Beneficio Deportivo. - Procesos de Head Hunter. - Convenio Mutual. - Aportes para fundaciones. - Beneficios para Trabajadores - Servicios Negociados por el Grupo SK para todas sus empresas, los cuales ya han sido validados por el Comité de Directores y aprobados por los Directores de Enaex. - Pedidos Intercompany. - Propiedad Intelectual, Patentes y Licencias propias de Enaex. - Honorarios Juicios Demandas Laborales. - Estudio de abogados. - Servicios Notariales. EMISIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE CONTRATO MARCO Se consideran excepciones a la emisión de pedido de compras de Contrato Marco, todos los servicios de transporte de logística de cargo del producto fabricado por Enaex. Estas órdenes se generan automáticamente desde módulo SAP (LETRA), mediante la Guía de Despacho una vez que se realiza la salida de mercancía desde dependencias de Enaex.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

AUDITORIA Toda la documentación que se emita y reciba ENAEX para una contratación de servicios a terceros deberá quedar respaldada en el sistema SAP, cuyo responsable de administrarla es el Encargado de Contratos. La Carpeta y su información deberán custodiarse por un periodo mínimo de seis (6) años a contar de la fecha de la última modificación al Contrato de Servicios a Terceros. Toda orden de compra tendrá inscrita una leyenda que indique el cumplimiento por parte de ENAEX, de la Ley 20.123 asociada a Ley de Subcontratación y la Ley 20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas. Esta leyenda deberá ser escrita en un idioma que sea comprensible para el lector. También deberá informar el canal de denuncia disponible (canaldedenuncias@enaex.com).

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

ANEXO A – TIEMPOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SPOT Transacción

Comentario

Tiempo Procesamiento SAP

Solicitud de Pedido

Cada unidad Solicitante deberá emitir una Solicitud de Pedido.

Aprobación Solicitud de Las Solicitudes de Pedido serán aprobadas por el o los Pedido responsables asignados al centro de costo Creación Pedido Compras estándar

Todo Pedido de Compra se creará en base a solicitudes de Pedido en el sistema SAP. No se procesarán pedidos sin solicitud de Pedido.

Dependerá de la Unidad Solicitante

Dependerá de aprobador

Dependerá del contratación

tipo

La aprobación de pedidos y Contrato Marco está acotada a la Aprobador Pedidos de estrategia de liberación vigente, los plazos mostrados aplican Compra y Contrato solo si no existen observaciones a la adjudicación Marco recomendada.

Dependerá del monto del pedido de compra: Nivel 1: 1 día hábil + Nivel 2: 1 día hábil + Máximo 3 días hábiles

Envío Pedido Proveedor

24 horas hábiles.

al Envío de pedidos al proveedor se hace inmediatamente después de estar aprobado

Plazo de Ejecución

Proveedor, deberá ejecutar el servicio en el plazo definido en el Contrato

Depende del plazo entrega establecido

Recepción en Planta

Solicitante es quien está autorizado y debe recepcionar servicios o materiales

24 horas hábiles luego de recepcionado el material o ejecutado correctamente el servicio.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

ANEXO B – PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERMANENTES

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

ANEXO C – PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SPOT Y PROYECTOS

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ARCHIVO

ANEXO 01: NIVEL FACULTADO DE APROBACIONES PARA ADJUDICACION DE PROCESOS DE LICITACIÓN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS ITEM

TIPO

CONCEPTO / ACTIVIDAD

TIPO NEGOCIACIÓN

MONTO LÍMITE US$/AÑO

RECOMIENDAN ADJUDICACIÓN

APROBACIÓN PREVIA (SHAREPOINT)

APROBACIÓN DEFINITIVA

OBSERVACIONES

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Área Solicitante

Subgerente Solicitante (*)

- Jefe de Contratos

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Solicitante + Subgte Solicitante

Gerente Solicitante (**)

- Jefe de Contratos - Gerente Abastecimiento

x < US$ 250.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Jefe Solicitante + Subgte y Gte. Solicitante

VP Solicitante

- Gerente Abastecimiento - CFO

x < US$ 100.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Área Solicitante

Subgerente Solicitante (*)

- Jefe de Contratos - Gerente Abastecimiento

2.2

x > US$ 100.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Solicitante + Subgte Solicitante

Gerente Solicitante (**)

- Gerente Abastecimiento - CFO

3.1

x < US$ 70.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Área Solicitante

Subgerente Solicitante (*)

- Jefe de Contratos

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Solicitante + Subgte Solicitante

Gerente Solicitante (**)

- Jefe de Contratos - Gerente Abastecimiento

3) La aprobación previa corresponde al nivel del área solicitante y sólo será válido mediante Sharepoint.

x < US$ 800.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Jefe Solicitante + Subgte y Gte. Solicitante

VP Solicitante

- Gerente Abastecimiento - CFO

4) La aprobación definitiva corresponde al nivel de la Gerencia de Abastecimiento (descendente y ascendente) y sólo será considerado como válido mediante SAP.

x < US$ 350.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Solicitante + Jefe Área Solicitante + Subgte

Gerente Solicitante (**)

- Jefe de Contratos - Gerente Abastecimiento

x > US$ 350.000

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Jefe Solicitante + Subgte y Gte. Solicitante

VP Solicitante

- Gerente Abastecimiento - CFO

1.1

x < US$ 25.000

PROYECTOS, SPOT E IMPUTACIÓN DIRECTA

1.3

LICITACIÓN (concurso abierto)

SPOT

1.2

2.1 PROYECTOS, SPOT E IMPUTACIÓN DIRECTA

SERVICIOS A TERCEROS

3.3

PERMANENTES

3.2

ASIGNACIÓN DIRECTA

LICITACIÓN (concurso abierto)

4.1 SERVICIOS A TERCEROS

US$ 25.000 ≤ x < US$ 250.000

US$ 70.000 ≤ x < US$ 800.000

5.1

ASESORIAS PROFESIONALES

LICITACIÓN (concurso abierto)

SIN LIMITE

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Jefe Solicitante + Subgte y Gte. Solicitante

Jefe Contratos Gerente de Abastecimiento

Gte. Personas Unid. Neg. VP de Unidad de Negocios

5.2

ASESORIAS PROFESIONALES

ASIGNACIÓN DIRECTA

SIN LIMITE

- Encargado de Compras MRO o Compras Ops - Jefe Solicitante + Subgte y Gte. Solicitante

Jefe Contratos Gerente de Abastecimiento

Gte. Personas Unid. Neg. VP de Unidad de Negocios

EMPRESAS RELACIONADAS

LICITACIÓN O ASIGNACIÓN DIRECTA

SIN LIMITE

Dependerá del tipo de requerimiento (proyectos o permanentes) y del monto a adjudicar

- Dependerá del tipo de requerimiento (spot o permanente) y del monto a adjudicar + Aprobación definitiva del Directorio (Comité de Compras Relacionadas)

5.4

EX TRABAJADORES,

LICITACIÓN O ASIGNACIÓN DIRECTA

SIN LIMITE

Dependerá del tipo de requerimiento (proyectos o permanentes) y del monto a adjudicar

- Dependerá del tipo de requerimiento (spot o permanente) y del monto a adjudicar + Aprobación definitiva del Directorio (Comité de Ética)

5.5

FAMILIARES (1°, 2° Y 3° GRADO)

LICITACIÓN O ASIGNACIÓN DIRECTA

SIN LIMITE

Dependerá del tipo de requerimiento (proyectos o permanentes) y del monto a adjudicar

- Dependerá del tipo de requerimiento (spot o permanente) y del monto a adjudicar + Aprobación definitiva del Directorio (Comité de Ética)

OTROS

2) No es necesario contar con la aprobación formal de los recomendadores

ASIGNACIÓN DIRECTA

4.2

5.3

1) En caso de ausencia de los aprobadores definitivos, deberá firmar quien este haya designado en su reemplazo mediante e-mail.

Notas: (*) en el caso que el área solicitante no posea un subgerente, deberá ser el jefe directo que apruebe definitivamente. (**) en el caso que el área solicitante no posea un Gerente, será el Subgerente quien apruebe definitivamente.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

CÓDIGO: REVISIÓN N°: FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO

GAL/PRC-CORP-002-CST

9 01-01-2021 Procedimientos/GAL/PRCCORP-002-Contratación de Servicios.doc

ANEXO 02: NIVEL FACULTADO DE MODIFICACIONES DE CONTRATOS DE SERVICIOS A TERCEROS

ITEM

CONCEPTO / ACTIVIDAD

% LIMITE SOBRE MONTO ORIGINAL

Modificaciones por monto 1.

Sin Limite Contratos hasta US$65.000/año

Modificaciones por monto

SOLICITAN LA MODIFICACIÓN

- Ingeniero de Contratos o Compras - Admin. Contrato (Cliente)

APROBACIÓN PREVIA (SHAREPOINT)

APROBACIÓN DEFINITIVA

N/A

- Jefe Contratos o Compras MRO o Compras Ops - Subgerente Solicitante (*)

< 25% < US$ 7.000

- Ingeniero de Contratos o Compras - Admin. Contrato (Cliente)

N/A

- Jefe Contratos o Compras MRO o Compras Ops - Subgerente Solicitante (*)

> 25% > US$ 7.000

- Ingeniero de Contratos o Compras - Admin. Contrato (Cliente)

- Jefe Contratos o Compras MRO o Compras Ops - Subgerente Solicitante (*)

Sin Limite

- Ingeniero de Contratos o Compras - Admin. Contrato (Cliente)

N/A

2. Contratos sobre US$65.000/año

Modificaciones a Plazos de ejecución (***)

- Gerente Abastecimiento - Gerente Área Cliente Interno (**)

- Jefe Contratos o Compras MRO o Compras Ops - Subgerente Solicitante (*)

Observaciones

1) En caso de ausencia de los aprobadores definitivos, deberá firmar quien este haya designado en su reemplazo. Notas: (*) en el caso que el área solicitante no posea un subgerente, deberá ser el jefe directo que apruebe definitivamente. (**) en el caso que el área solicitante no posea un Gerente, será el Subgerente quien apruebe definitivamente. (***) Para las modificaciones de plazo, se deberá solicitar la aprobación al Solicitante y al Jefe de Abastecimiento que corresponda.