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Dejando atrás el lápiz y papel: Enaex Chile Implementa la Firma Electrónica Con el objetivo de seguir reduciendo las tareas manuales y el papeleo, las áreas de Abastecimiento y Transformación Digital implementaron un novedoso sistema de firma electrónica, con el respaldo de Adobe Sign, para poder reemplazar la forma en que tradicionalmente se firmaban los documentos legales en Enaex. El lápiz, el papel y los múltiples archivadores que los acompañaban fueron reemplazados por un amigable panel de control online, que indica a los responsables cuántos documentos tienen pendientes por firmar y entrega estadísticas sobre los ya firmados, permitiendo obtener total trazabilidad de quien firmó y en qué momento.
Esta tecnología está disponible para todo tipo de documentos legales, pero está siendo especialmente utilizado en todos los contratos de servicios y de confidencialidad (NDA’s) con nuestros proveedores. Esto ha reducido significativamente los tiempos en que puede quedar cerrado un contrato, ya que la firma se realiza a distancia, en un sólo click, y sin la necesidad de imprimir, escanear y enviar en físico los documentos. Esto toma especial relevancia ya que con el crecimiento de Enaex son cada vez más los proveedores extranjeros con los que trabajamos, los que también debían enviar por correo los contratos firmados, generando demoras importantes en el inicio de los servicios. En palabras de Pablo Busquet, CFO Enaex y uno de los usuarios que más utiliza esta tecnología, “con el sistema anterior me llegaba un archivador inmenso lleno de contratos por firmar, lo que significaba sentarme un buen rato y dedicarme a firmarlos. Ahora me van llegando a medida que se van concretando y los firmo a través del computador, bastante más rápido y amigable. Esto no sólo me ahorra tiempo a mí, sino que agiliza el proceso completo de gestionar contratos al evitarse el cuello de botella que implicaba la acumulación de firmas pendientes. Me gustaría felicitar a los equipos involucrados, soy un usuario feliz con esta nueva tecnología.”
Enaex saca a relucir su lado digital: ¡La Hackathon tiene equipo ganador! La invitación fue simple: piensa en alguna tarea rutinaria que hoy debas hacer en papel o de forma muy operativa, y que creas que pueda hacerse de forma más eficiente con el uso de tecnologías digitales. Esta invitación resultó ser la chispa que gatilló la participación de más de 90 personas de todo Enaex Chile en un concurso de innovación digital, donde los mismos equipos se capacitarían para desarrollar soluciones tecnológicas a sus problemas cotidianos. Fueron 7 días de arduo trabajo para cada uno de los 36 equipos participantes en esta actividad 100%
remota. Durante este periodo, se capacitaron en Power Platforms y recibieron mentorías personalizadas con expertos de Microsoft quienes los ayudaron a transformar sus ideas en proyectos concretos y funcionales. Al finalizar los 7 días, los equipos presentaron sus soluciones frente al jurado quienes determinaron qué equipos pasarían a la ronda final para disputar el primer lugar. Este esperado premio fue otorgado al equipo compuesto por Guillermo Carvajal, Alejandro Alarcón y Claudio Urrutia de la Superintendencia de Innovación Aplicada de Planta Río Loa, quienes desarrollaron una aplicación para tablets que busca poder almacenar de forma segura y eficiente los datos que se van generando en el laboratorio (densidad, temperatura, viscosidad, etc.), que hasta hoy eran recogidos en libretas que luego eran traspasados a libros físicos. Una solución simple pero poderosa, la que estiman les ahorrará 40 horas mensuales de trabajo, y les permitirá hacer una gestión mucho más eficiente de los datos. Además, aumenta considerablemente la seguridad de la información al quedar todo almacenado en la nube, sin correr riesgos de pérdida o daño de los libros físicos.
El segundo lugar fue adjudicado por equipo de Enaex Robotics, compuesto por Daniel Pérez, Renato Muñoz y Jonhatan Barriga, quienes desarrollaron una aplicación para digitalizar múltiples documentos y procesos asociados a seguridad en Plantas de Servicio llamado Digital Enaex Safety System, reduciendo significativamente el uso de papel y centralizando numerosos formularios en un solo lugar. El tercer lugar fue otorgado al equipo de Contabilidad liderado por Alejandra López, quien junto a Alicia Valera y Yocelin Sepúlveda desarrollaron una solución que permite automatizar los ajustes de inventario que deben realizar con todas las plantas de servicio, antes realizados con un formulario Excel y que implicaba 16 horas de trabajo semanal, ahora recortadas a la mitad con el nuevo sistema. Otro equipo destacado y que logra un cupo entre los 9 finalistas, fue el de Alejandro Plaza y Cristián Tejada, único equipo compuesto 100% por Operadores, quienes diseñaron una aplicación mobile para registrar en terreno las variables de proceso del área de producción de ácido nítrico en Planta Prillex América, generando importantes mejoras y eficiencias. Destacamos el gran compromiso mostrado por los 36 equipos y sus ganas por innovar y cambiar la forma como históricamente se han hecho las cosas, sacando a relucir uno de nuestros 4 valores corporativos: Nuestra Fortaleza, la Innovación y el Emprendimiento.