POLÍTICA CORPORATIVA GERENCIA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
Fondos por Rendir, Fondos Fijos y otras rendiciones de gastos
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO ACTUALIZACIÓN ARCHIVO
GAF/POL-CORP-001-FXR
2 30-04-2021 Procedimientos/GAF/ POL CORP-001Fondos por Rendir.doc
OBJETIVO
Establecer lineamientos para la solicitud, otorgamiento, rendición, aprobación, control y registro de Fondos por Rendir, Fondos Fijos y el tratamiento de otras rendiciones de gastos. POLÍTICA
Solicitud de Fondos 1.
Fondo por Rendir : El fondo por rendir debe ser solicitado por el empleado en la aplicación SAP Fiori, aprobado por su jefatura directa y cuentas por pagar, con al menos 48 horas de anticipación. En los casos que el fondo por rendir sea mayor a $1.000.000.- la solicitud aprobada por la jefatura debe ser autorizada por el área de tesoreria en la misma aplicación SAP Fiori. Los fondos por rendir solicitados para la DGMN (Dirección General de Movilización Nacional) también deben ser autorizados por la jefatura directa y el área de tesorería.
2.
Fondo Fijo: El fondo fijo debe ser solicitado en la aplicación SAP Fiori y aprobado por la jefatura directa y por el área de tesoreria, y con al menos 48 horas de anticipación.
No se otorgarán fondos a trabajadores que tengan pendientes Fondos por Rendir, excepto los fondos por rendir solicitados para la DGMN (Dirección General de Movilización) que por su naturaleza y fechas de pago requieren más de una solicitud de fondos. Rendición de gastos 3.
Fondos Fijos: Deberán ser rendidos cuando se hayan efectuado gastos iguales o superiores al 60% del fondo asignado. Con todo, independiente de los gastos efectuados, estos deberán ser rendidos al menos una vez al mes utilizando la Reposición de Fondos Fijos de la aplicación SAP Fiori.
4.
Fondos por Rendir: Deberán ser rendidos en un plazo máximo de 10 días hábiles, contados desde la fecha del término de la gestión que motivó la entrega de los valores por SAP Fiori.
5.
Tarjetas de Crédito Corporativas: Están destinadas al uso de gerentes solo para cubrir gastos de representación. Deben ser rendidas junto a la documentación de respaldo correspondiente al estado de cuenta que llegue cada mes, utilizando la aplicación SAP Fiori. La fecha de rendición será hasta la fecha de vencimiento del estado de cuenta.
6.
Rendiciones de gastos en general deberán ser efectuadas en un plazo máximo de 10 días hábiles de efectuado el gasto. Las rendiciones y reembolsos de gastos se recibirán hasta cada jueves de cada semana por la aplicación SAP Fiori, generándose el pago a la semana siguiente.
POLÍTICA CORPORATIVA GERENCIA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
Fondos por Rendir, Fondos Fijos y otras rendiciones de gastos
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO ACTUALIZACIÓN ARCHIVO
GAF/POL-CORP-001-FXR
2 30-04-2021 Procedimientos/GAF/ POL CORP-001Fondos por Rendir.doc
Toda rendición que sea entregada después del plazo establecido se asignara el pago a la semana subsiguiente. Como norma general, todos los gastos deben ser rendidos con boletas o comprobantes, y en caso de ser necesario con factura. No se aceptaran facturas como respaldo en la rendición de gastos que correspondan al proceso de compras de bienes (GAL/PRC-CORP-001-GCB) y al procedimiento para la contratación de servicios a terceros (GAL/PRC-CORP-002-CST). No constituye uso de Fondos Fijos, Fondos por Rendir y Tarjeta de Crédito Corporativa, cualquier tipo de compra de bien o servicio no relacionado con la actividad encomendada, y tampoco compras o desembolsos que correspondan al proceso de compras de bienes (GAL/PRC-CORP-001-GCB) y procedimiento para la contratación de servicios a terceros (GAL/PRC-CORP-002-CST), donde debe solicitar un pedido de compra. Los pasajes aéreos, deben ser gestionados por la plataforma de la agencia de viaje Mundo Tour de acuerdo con la ”Política de viajes y Hotelería” vigente a la fecha. Serán rechazados los gastos reembolsables por concepto de compra de tickets aéreos y hoteles, ya que estos sólo podrán ser gestionados mediante la plataforma de viajes con pedido de compra. Los reembolsos de gastos por uso de dinero personal del empleado en representación de la empresa son exclusivamente para gastos menores y excepcionales que por su necesidad no fueron solicitados como fondo por rendir o fondo fijo, y en ningún caso deben ser gastos permanentes. Rendiciones fuera de plazo facultarán a la empresa a gestionar con el trabajador el descuento de estos valores desde su remuneración mensual y/o de su indemnización. Tipos de gastos Todos los gastos deben estar relacionados con la gestión encomendada y deben obedecer a desembolsos que por su naturaleza y cuantía no es recomendable sigan el proceso normal de compras. Queda expresamente indicado que no se aceptarán gastos tales como consumo de licores o bebidas alcohólicas, cigarrillos, productos de perfumería, y otros de consumo personal. Cualquier excepción a la norma, será rechazada por la jefatura correspondiente, de lo contrario solo podrá ser autorizado por la gerencia del área respectiva y por la contraloría interna de Enaex. Los gastos rechazados serán imputados a una cuenta con el recargo del 40% al centro de costo que incurrió en el gasto. Aprobación de gastos Ninguna persona independiente del nivel de jerarquía en la estructura organizacional podrá aprobarse para sí mismo rendiciones de gastos. La jefatura directa por organigrama es la responsable de aprobar los fondos solicitados y autorizar los gastos imputados a los centros de costos de la sociedad que el empleado fue asignado para realizar la gestión encomendada.
POLÍTICA CORPORATIVA GERENCIA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
Fondos por Rendir, Fondos Fijos y otras rendiciones de gastos
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO ACTUALIZACIÓN ARCHIVO
GAF/POL-CORP-001-FXR
2 30-04-2021 Procedimientos/GAF/ POL CORP-001Fondos por Rendir.doc
Forma y plazos de Pago •
Fondo fijo y fondos por rendir: Previa asignación de pago efectuado por área de Contabilidad o Tesorería según corresponda, Tesorería genera el pago dos veces a la semana vía transfer masivo, el que quedara depositado en la cuenta bancaria indicada en la base de datos en SAP del beneficiario.
•
Rendiciones de gastos: Previa asignación de pago efectuado por área de Contabilidad, Tesorería genera el pago una vez a la semana vía transfer masivo, el que resultara depositado en la cuenta bancaria indicada en la base de datos en SAP del beneficiario.
•
Viáticos nacionales: Previa asignación de pago efectuado por área de Tesorería, se genera el pago dos veces a la semana vía transfer masivo, el que en 24 hrs. quedará depositado en la cuenta bancaria indicada en la base de datos en SAP del beneficiario.
•
Viáticos Internacionales: Tesorería realizará su pago dentro de las 48 horas posterior a la asignación de pago, cuyo efectivo deberá ser retirado desde la oficina de Caja, en moneda dólares (todo destino) o Euros (solo Europa). Si el beneficiario solicita su pago en el equivalente en moneda nacional, este será pagado de acuerdo con la modalidad de Viatico nacional, al T/C de la fecha del día del pago.
•
Tarjetas de crédito: Serán pagados por parte de Tesorería a la fecha de vencimiento del Estado de Cuenta.
La solicitud de fondos a rendir en moneda extranjera, requerirán que Tesorería disponga al menos de 2 días hábiles para adquirir la divisa. En los casos que el solicitante rinda en moneda extranjera y requiera su reintegro en moneda local (pesos) deberá rendir en la moneda de pago, de acuerdo con procedimiento de pago (GFP/PRC-CORP-012-PAG). Existe la posibilidad de que las rendiciones de gastos y los viáticos internacionales expresados en monedad extranjera, sean pagados en monedad local (pesos) para lo cual se debe solicitar expresamente al área contable para realizar la conversión necesaria por tesorería, y de paso incorporar a través de su correspondiente asignación en los pagos del transfer masivo semanal. Cierre Anual Todos los fondos fijos deben quedar en cero al cierre anual (fin de año) por lo que es obligatoria su devolución. El último plazo para rendir son 3 días hábiles antes del 31 de diciembre.