Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº
2
FECHA INICIO VIGENCIA
01.06.2019
ARCHIVO
.
CONTENIDO 1.0
PROPÓSITO ...........................................................................................................................2
2.0
PROCESO DE SOLICITUD ....................................................................................................2 POLITICA DE PASAJES ..................................................................................................... …4
3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4.0 5.0
PASAJES NACIONALES ............................................................................................................................ 4 PASAJES INTERNACIONALES ................................................................................................................. 4 REEMISIONES ..............................................................................................................................................5 HERRAMIENTAS ..........................................................................................................................................5 ESTRATEGIAS DE COMPRA DE PASAJES ............................................................................................6 POLITICA DE HOTELES ........................................................................................................7 ANEXOS ..................................................................................................................................8
ANEXO N°1 - PROCESO DE SOLICITUD .................................................................................................................8
CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº
Fecha
Descripción del cambio
Elaborado por
0
23/05/2016
Revisión inicial
Claudio Rojas Bermúdez
1
03/10/2016
Revisión
Roberto Morales
2
14/10/2016
Revisión
Patricia Valenzuela
3
20/10/2016
Revisión
Pablo Wallach
4
27/05/2019
Actualización
Valentina Leal
5
29/05/2019
Revisión
Alexandra Leiva
6
04/06/2019
Aprobación
Alexandra Leiva
1
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
1.0
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
PROPÓSITO
El propósito de este documento es establecer la política de Enaex para la gestión de reservas relativas a tickets aéreos y servicios de hotelería para todas las operaciones en que se requieran desplazamientos aéreos y alojamientos de funcionarios de Enaex por motivos laborales. 2.0
PROCESO DE SOLICITUD
El proceso 1 considera principalmente 3 actores de Enaex a saber, Solicitante, Responsable CeCo y Asistente. La interacción entre ellos será detallada de forma secuencial a continuación: Solicitante El usuario solicitante debe completar el formulario de requerimiento de viaje detallado en el Anexo N°2 “Formulario de solicitud de Servicios” y solicitar la aprobación respecto a la realización del vuelo a la persona definida como responsable de autorización de vuelos nacionales para su centro de costo según la “Planilla de Autorizadores” vigente publicada en Anexo N°3. En caso que dicha persona no esté disponible deberá solicitar la autorización al responsable de vuelos internacionales y así sucesivamente hasta llegar al VP responsable de su centro de costo. Si incluso el VP no está disponible para gestionar la autorización esta podrá ser requerida a cualquier otro VP de la compañía. tanto la firma del formulario por parte del responsable del ceco como la aprobación vía correo en señal de conformidad son aceptables para entender que la realización del vuelo está aprobada. Responsable CeCo El responsable del área debe analizar la necesidad del viaje solicitado, entendiendo el motivo específico y analizando la posibilidad de realizar las gestiones de forma remota (video conferencia, skype empresarial u otro) para optimizar el uso de los recursos y tiempo. Solicitante De forma posterior, con la solicitud de aprobación validada, el usuario debe ingresar al portal señalado en el punto 3.1 “Herramientas” de la política de pasajes, el objetivo es que el usuario pueda identificar el ticket especifico que desea utilizar y enviarlo mediante el Anexo N°2 “Formulario de Solicitud de Servicios” o alternativamente a través de una captura de pantalla a él o la asistente de Enaex que coordinará su viaje. En el envío del requerimiento debe señalar el vuelo en específico que desea utilizar, en caso contrario, el usuario deberá señalar la ruta, fecha y un intervalo horario para que él o la asistente pueda seleccionar la opción más competitiva dentro de los márgenes definidos por el usuario. El usuario deberá también informar ciudad y noches de 1
Se adjunta el flujo del proceso en el Anexo
2
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
alojamiento requeridas para que él o la asistente gestione los alojamientos de acuerdo a las políticas de hoteles definidos.
Asistente Con el documento de respaldo, “Formulario de Solicitud de Servicios” recepcionado y la aprobación del responsable del ceco o superior recibida según se trate de vuelo nacional o internacional, la asistente generará la reserva del ticket mediante el portal indicado en el punto 3.1 “Herramientas” de la política de pasajes. La reserva se generará de dos formas dependiendo de la información recepcionada en el Formulario de Solicitud de Servicios: o
Solicitud específica: el solicitante indica un vuelo puntual con horario, fecha, línea aérea y precio identificado por él.
o
Solicitud Ampliada: el solicitante señala un intervalo horario y fecha para realizar el viaje, señalando un intervalo horario de salida y regreso. Considerando estos antecedentes la asistente deberá comprar la alternativa más competitiva en precio.
Si la solicitud está dentro de las políticas definidas, la reserva será recepcionada por la agencia de viajes quien emitirá de forma inmediata el ticket aéreo. Por el contrario, si la solicitud no cumple con las políticas definidas la asistente notificará la situación al responsable del CeCo y/o pasajero para la gestión su aprobación del VP según se explicará más adelante. La agencia de viajes no está autorizada para emitir tickets reservados fuera de la política compañía sin la expresa autorización de un VP de Enaex. Responsable del CeCo Si el responsable del CeCo del área o el pasajero consideran que la necesidad de avanzar en la emisión de ticket es impostergable deberán solicitar la aprobación del VP de su centro de costo o en su defecto a otro VP que esté disponible, quien podrá aprobar o rechazar dicha solicitud. Asistente Posterior a la solicitud de la emisión, se debe realizar el seguimiento hasta validar que el usuario reciba el ticket y/o reserva. Solicitante Finalmente, recibirá por parte de la agencia vía e-mail el ticket y/o reserva para su utilización.
3
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº
2
FECHA INICIO VIGENCIA
01.06.2019
ARCHIVO
3.0 POLITICA DE PASAJES 3.1 i.
Pasajes Nacionales. Política de Precio Máximo Se define un precio máximo para las rutas nacionales, estos valores incluyen tasas de embarque e impuestos si aplican, solo excluyen Fee agencia. Ruta Todas las Rutas Nacionales (ida y vuelta) Todas las Rutas Naciones de un tramo (ida o vuelta) Santiago – La Serena (ida y vuelta) Santiago – La Serena (ida o vuelta)
Precio Máximo CLP $ 180.000 $ 90.000 $ 120.000 $ 60.000
En caso que la solicitud de servicios este fuera de la política de precio máximo establecida el pasaje deberá ser autorizado por el VP relacionado al centro de costo o alternativamente cualquier otro VP o el CEO de Enaex. 3.2 i.
Pasajes Internacionales. Aprobación del vuelo Para vuelos internacionales se ha definido un listado de autorizadores en segundo nivel responsable de aprobar tanto la realización de los vuelos como los valores de los tickets previo a la emisión, el listado actualizado de autorizadores se encuentra en publicada en Anexo N°3, se recomiendan los siguientes precios máximos para las rutas regionales frecuentes. Ruta Santiago - Lima - Santiago Santiago - Curitiba - Santiago Santiago - Bogotá - Santiago Santiago - Buenos Aires - Santiago
ii.
Precio Máximo CLP $ 453.000 $ 550.000 $ 650.000 $ 350.000
Tipo de cabina. Para vuelos internacionales cuyo tiempo total de viaje sea igual o inferior a 5 horas se ha definido de forma transversal para todos los cargos de la compañía el uso de cabina económica. Para vuelos internacionales cuyo tiempo total de viaje sea superior a 5 horas está autorizado el uso de cabina business solo para Gerentes o superior, para cualquier otro funcionario se deberá tomar en consideración (internamente en Enaex) el debido tiempo de descanso adicional para desarrollar las actividades con normalidad en el país al que ha viajado (por ejemplo, reserva de hotel en ciudad donde se realiza la escala).
4
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
Cualquier excepción a esta política de tipos de cabina deberá ser autorizada por el VP relacionado al centro de costo o alternativamente cualquier otro VP o el CEO de Enaex.
3.3
Reemisiones
Para generar un cambio en el ticket nacional posterior a la compra del mismo, se deberá considerar que la suma del monto de compra inicial más las multas o valores a cancelar por la diferencia de tarifa no pueden superar los montos máximos definidos en el punto 3.1 de la presente política, de ser así la agencia requerirá la autorización del VP relacionado al centro de costo o alternativamente cualquier otro VP o el CEO de Enaex.
3.4
Herramientas
Para la preselección del ticket aéreo por parte del usuario o para la selección por parte de la asistente existe una herramienta de apoyo OBT (Online Booking Tool) que facilita la gestión de la compra. Esta es una plataforma entregada por el proveedor (agencia de viajes), en la cual se pueden revisar todas las opciones disponibles para un viaje, horarios, líneas aéreas, escalas, etc. Para saber si el pasaje permite cambio se debe ingresar en la opción “Reglas de tarifa”, tal como se puede ver en la foto adjunta.
5
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
Se desplegará una ventana emergente, en la cual el punto 16 describe las condiciones asociadas a posibles cambios; para el ejemplo presentado se puede ver la frase “changes not permitted in case of reissue”, lo que significa que no permite cambios.
3.5
Estrategias de Compra de Pasajes
Para poder cumplir con la política definida existen diferentes estrategias aplicables para no sobrepasar el límite definido:
Planificación de la compra: Planificar los vuelos con anticipación es uno de los métodos más efectivos a la hora de conseguir alternativas de vuelos más baratas y que cumplan con la política, esto además permite ajustar agenda según horarios de vuelos disponibles.
Día de vuelo: En cada ruta existen días y horarios en que el costo de los tickets es menor por la menor demanda es importante identificar esto para rutas frecuentes.
Línea aérea: existe la libertad de viajar con LAN o SKY (o cualquiera que apareciese en el futuro) en rutas nacionales.
Pasajes Cruzados: La fundamentación de esta estrategia se basa en que los pasajes son más baratos cuando el usuario permanece más tiempo en el destino, como resultado, ir y volver en el día no resulta económico. Esta estrategia es una opción real
6
CÓDIGO
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
REVISIÓN Nº
Solicitud de Servicios
FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
para poder realizar este viaje por el día, comprando dos pasajes cruzados. Observar el diagrama de flujo adjunto, el cual será explicado a continuación. Si tengo planificados dos viajes entre Santiago y Calama, el primero para el día lunes 13 con retorno el día martes 14 y el segundo para el día lunes 20 con retorno el día martes 21, puedo sacar un ticket Santiago-Calama-Santiago saliendo el día lunes 13 con retorno para el día martes 21 y el segundo ticket de Calama-Santiago-Calama saliendo el día martes 14 con retorno para el día lunes 20. Lo anterior resulta en dos viajes de corta estadía, más económico pero que requiere planificación y visualización de posibles viajes futuros. Julio
Fecha de Compra Domingo 12
Ida
Retorno
Lunes 13
Martes 14
Lunes 20
Martes 21
En síntesis, no se define un tipo de pasaje, ni horario, ni línea aérea a utilizar, ya que este modelo apela a la autogestión y conciencia económica del solicitante, solo cumpliendo con límites básicos. El espectro de posibilidades asociadas aumenta proporcionalmente en función de los días de anticipación de la compra, es decir, la planificación es la clave en el proceso.
7
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
4.0
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
POLITICA DE HOTELES
Por concepto de alojamiento se establece un grupo de hoteles específicos dentro de las siguientes ciudades del país: - Iquique - Antofagasta - Mejillones - Calama - Diego de Almagro - Salvador - Copiapó - La Serena - Salamanca - Los Andes - Santiago - Rancagua El listado de hoteles vigentes se encuentra definido en el Anexo 3, los solicitantes tendrán la opción de elegir cualquier alternativa dentro de este listado, según se adecue a sus necesidades, cabe destacar que pasara por aprobación del VP toda solicitud de alojamiento que sea para otra ciudad que no esté contemplado dentro del listado y/o el monto de hoteles sean superiores a los definidos previamente. Los requerimientos de hoteles cuyos costos sean inferiores a los definidos en la política de Hoteles de Enaex no requerirán autorización del VP. Se recuerda además que en Calama existe la alternativa de alojamiento en campamento Enaex “Casa de huéspedes” la cual debe priorizarse al momento de buscar una solución de alojamiento en la ciudad de Calama y en caso de ser reservada se debe omitir el requerimiento de Hotel a la agencia de viajes.
5.0 RESTRICCIONES
Se prohíbe la utilización de la agencia de viajes para solicitar arriendo de vehículos tanto en Chile como en el extranjero.
El servicio de hotelería, sólo considera desayuno (incluido en la tarifa). Cualquier gasto extra que se genere serán por cuenta del pasajero. En ningún caso, aplica la opción “full credit”, almuerzo o cena incluidos dentro del costo de la agenda de viajes.
No considera comprar asistencia en viaje de forma separada, ya que todos los días son adquiridos por ENAEX de manera semestral, considerando la demanda del último periodo.
8
Política de Pasajes y Hotelería VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
Solicitud de Servicios
CÓDIGO REVISIÓN Nº FECHA INICIO VIGENCIA
2 01.06.2019
ARCHIVO
5.0 ANEXOS Anexo N°1 - Proceso de Solicitud
9