PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Fondos por Rendir, Fondos Fijos y otras rendiciones de gastos
GERENCIA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
CÓDIGO
GAF/ PRC-CORP-001FXR
REVISIÓN Nº
3
FECHA INICIO ACTUALIZACIÓN ARCHIVO
30.04.2021 Procedimientos/GAF/ PRCCORP-001- Fondos por Rendir.doc
CONTENIDO
1)
PROPOSITO .................................................................................................................... 1
2)
ALCANCES ...................................................................................................................... 1
3)
DEFINICIONES ................................................................................................................ 1
4)
DOCUMENTOS RELACIONADOS .................................................................................. 2
5)
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 2
6)
REGISTROS CONTABLES GENERADOS ...................................................................... 5
7)
RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES ...................................................................... 6
8)
PROCEDIMIENTO ........................................................................................................... 7
CONTROL DE MODIFICACIONES
1)
Revisión Nº
Fecha
Descripción del cambio
Elaborado por
1
01-10-2020
Nueva aplicación SAP Fiori para Rendiciones de Gastos.
Rodrigo Espinoza
2
01-03-2021
Formas y plazos de pago para la gestión de tesorería
Veronica Flores
PROPÓSITO
Establecer los mecanismos que regulan las solicitudes y rendiciones de Fondos por Rendir, Fondos Fijos y otras rendiciones de gastos, estableciendo responsables y normando operaciones con sus respectivos registros y controles. 2)
ALCANCE
Aplicable a todas las sociedades de Enaex S.A. y sus filiales en Chile siendo extensivo a todos los empleados de la empresa independiente de la naturaleza de las funciones del respectivo cargo. 3)
DEFINICIONES
Fondos por rendir: Corresponde a los recursos en dinero entregados a un empleado, monto en moneda extranjera o nacional, destinados a solventar los desembolsos por una actividad encomendada por la empresa.
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Fondos Fijos (Caja – oficinas y plantas): Corresponde a recursos en dinero entregado a un empleado, monto en moneda extranjera o nacional, destinados a solventar desembolsos de la empresa, el cual tiene carácter de permanente y será repuesto cuando éste se rinda. 1. Viaje: Se entiende por viaje a cualquier desplazamiento a una ciudad o zona distinta a la habitual de trabajo. Ver Política Corporativa de Viajes (GPF/POL-CORP-002-VGR). 2. Viático: Corresponde a los recursos en dinero entregados a un empleado, destinados a solventar desembolsos (alimentación) que se originen en un viaje o en otra actividad encomendada por la empresa que se realice dentro o fuera del país, y que no requieren rendición posterior. 3. Gastos Tarjeta Corporativa: Corresponde a los gastos realizados por la gerencia pagados con tarjeta de crédito, en representación de la empresa los cuales deberán ser rendidos mensualmente. 4. Rendiciones de Gastos: Informe detallado de todos los desembolsos incurridos por el empleado en representación de la empresa, incorporando sus respectivos respaldos. 4) • • • • 5)
DOCUMENTOS RELACIONADOS Solicitud de Fondo por Rendir o Fondo Fijo (SAP Fiori) Rendición de Fondos (SAP Fiori). Reporte de Rendición de Gastos. (SAP Fiori) Capsulas de video Enaex Academy Curso: SAP Fiori (enaex.com) POLÍTICAS
Solicitud de Fondos 1.
Fondo por Rendir: El fondo por rendir debe ser solicitado por el empleado en la aplicación SAP Fiori, aprobado por su jefatura directa y cuentas por pagar con al menos 48 horas de anticipación. En los casos que el fondo por rendir sea mayor a $1.000.000.- la solicitud aprobada por la jefatura debe ser autorizada por el área de tesoreria en la misma aplicación SAP Fiori. Los fondos por rendir solicitados para la DGMN (Dirección General de Movilización Nacional) también deben ser autorizados por la jefatura directa y el área de tesorería.
2.
Fondo Fijo: El fondo fijo debe ser solicitado en la aplicación SAP Fiori y aprobado por la jefatura directa y por el área de tesoreria, y con al menos 48 horas de anticipación.
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No se otorgarán fondos a trabajadores que tengan pendientes Fondos por Rendir, excepto los fondos por rendir solicitados para la DGMN (Dirección General de Movilización) que por su naturaleza y fechas de pago requieren más de una solicitud de fondos. Rendición de gastos 3.
Fondos Fijos: Deberán ser rendidos cuando se hayan efectuado gastos iguales o superiores al 60% del fondo asignado. Con todo, independiente de los gastos efectuados, estos deberán ser rendidos al menos una vez al mes utilizando la Reposición de Fondos Fijos de la aplicación SAP Fiori.
4.
Fondos por Rendir: Deberán ser rendidos en un plazo máximo de 10 días hábiles, contados desde la fecha del término de la gestión que motivó la entrega de los valores por SAP Fiori.
5.
Tarjetas de Crédito Corporativas: Están destinadas al uso de gerentes solo para cubrir gastos de representación. Deben ser rendidas junto a la documentación de respaldo correspondiente al estado de cuenta que llegue cada mes, utilizando la aplicación SAP Fiori. La fecha de rendición será hasta la fecha de vencimiento del estado de cuenta.
6.
Rendiciones de gastos en general deberán ser efectuadas en un plazo máximo de 10 días hábiles de efectuado el gasto. Las rendiciones y reembolsos de gastos se recibirán hasta cada jueves de cada semana por la aplicación SAP Fiori, generándose el pago a la semana siguiente. Toda rendición que sea entregada después del plazo establecido se asignara el pago a la semana subsiguiente.
Como norma general, todos los gastos deben ser rendidos con boleta o comprobantes, y en caso de ser necesario con factura. No se aceptarán facturas como respaldo en la rendición de gastos que correspondan al proceso de compras (GAL/PRC-CORP-001-GCB) y al procedimiento para la contratación de servicios a terceros (GAL/PRC-CORP-002-CST). No constituye uso de Fondos Fijos, Fondos por Rendir y Tarjeta de Crédito Corporativa, cualquier tipo de compra de bien o servicio no relacionado con la actividad encomendada, y tampoco compras o desembolsos que correspondan al proceso de compras de bienes (GAL/PRC-CORP-001-GCB) y procedimiento para la contratación de servicios a terceros (GAL/PRC-CORP-002-CST), donde debe solicitar un pedido de compra. Los pasajes aéreos, deben ser gestionados por la plataforma de la agencia de viaje Mundo Tour de acuerdo con la ”Política de viajes y Hotelería” vigente a la fecha. Serán rechazados los gastos reembolsables por concepto de compra de tickets aéreos y hoteles, ya que estos sólo podrán ser gestionados mediante la plataforma de viajes con pedido de compra. Los reembolsos de gastos por uso de dinero personal del empleado en representación de la empresa son exclusivamente para gastos menores y excepcionales que por su necesidad no fueron solicitados como fondo por rendir o fondo fijo, y en ningún caso deben ser gastos permanentes por el empleado.
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Rendiciones fuera de plazo facultarán a la empresa a gestionar con el trabajador el descuento de estos valores desde su remuneración mensual y/o de su indemnización. Tipos de gastos Todos los gastos deben estar relacionados con la gestión encomendada y deben obedecer a desembolsos que por su naturaleza y cuantía no es recomendable sigan el proceso normal de compras. Queda expresamente indicado que no se aceptarán gastos tales como consumo de licores o bebidas alcohólicas, cigarrillos, productos de perfumería, y otros de consumo personal. Cualquier excepción a la norma, será rechazada por la jefatura correspondiente, de lo contrario solo podrá ser autorizado por la gerencia del área respectiva y por la contraloría interna de Enaex. Los gastos rechazados serán imputados a una cuenta con el recargo del 40% al centro de costo responsable que incurrió en el gasto. Aprobación de gastos Ninguna persona independiente del nivel de jerarquía en la estructura organizacional, podrá aprobarse para sí mismo rendiciones de gastos. La jefatura directa por la estructura organizacional es la responsable de aprobar los fondos solicitados y autorizar los gastos imputados a los centros de costos de la sociedad que el empleado fue asignado para realizar la gestión encomendada. Forma y plazos de Pago •
Fondo fijo y fondos por rendir: Previa asignación de pago efectuado por área de Contabilidad o Tesorería según corresponda, Tesorería genera el pago dos veces a la semana vía transfer masivo, el que quedara depositado en la cuenta bancaria indicada en la base de datos en SAP del beneficiario.
•
Rendiciones de gastos: Previa asignación de pago efectuado por área de Contabilidad, Tesorería genera el pago una vez a la semana vía transfer masivo, el que resultara depositado en la cuenta bancaria indicada en la base de datos en SAP del beneficiario.
•
Viáticos nacionales: Previa asignación de pago efectuado por área de Tesorería, se genera el pago dos veces a la semana vía transfer masivo, el que en 24 hrs. quedará depositado en la cuenta bancaria indicada en la base de datos en SAP del beneficiario.
•
Viáticos Internacionales: Tesorería realizará su pago dentro de las 48 horas posterior a la asignación de pago, cuyo efectivo deberá ser retirado desde la oficina de Caja, en moneda dólares (todo destino) o Euros (solo Europa). Si el beneficiario solicita su pago en el equivalente en moneda nacional, este será pagado de acuerdo con la modalidad de Viatico nacional, al T/C de la fecha del día del pago.
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Tarjetas de crédito: Serán pagados por parte de Tesorería a la fecha de vencimiento del Estado de Cuenta.
La solicitud de fondos a rendir en moneda extranjera, requerirán que Tesorería disponga al menos de 2 días hábiles para adquirir la divisa. En los casos que el solicitante rinda en moneda extranjera y requiera su reintegro en moneda local (pesos) deberá rendir en la moneda de pago, de acuerdo con procedimiento de pago (GFP/PRC-CORP-012-PAG). Existe la posibilidad de que las rendiciones de gastos y los viáticos internacionales expresados en monedad extranjera, sean pagados en monedad local (pesos) para lo cual se debe solicitar expresamente al área contable para realizar la conversión necesaria por tesorería, y de paso incorporar a través de su correspondiente asignación en los pagos del transfer masivo semanal. Cierre Anual Todos los fondos fijos deben quedar en cero al cierre anual (fin de año) por lo que es obligatoria su devolución. El último plazo para rendir son 3 días hábiles antes del 31 de diciembre. 6)
REGISTROS CONTABLES GENERADOS
Los registros se realizan, de acuerdo con lo siguiente: 1. Solicitud y pago de Fondo Fijo y Fondo por rendir: en esta operación se carga (incrementa) la cuenta por cobrar al empleado y se abona la cuenta por pagar del empleado, para luego compensar la cuenta por pagar contra la cuenta corriente bancaria y realizar el pago en la moneda en que se solicitó el fondo. Estos registros son registrados en forma automática por la aplicación SAP Fiori. 2. Rendición de gasto: en esta operación se registra el gasto y se abona (disminuye) la cuenta por cobrar al empleado, para luego compensar la cuenta por cobrar en la moneda que se otorgó el fondo. En caso de existir diferencias en la rendición a favor o en contra del empleado, estas serán registradas por cobrar o por pagar al empleado en la misma aplicación SAP Fiori en forma automática Las devoluciones parciales o totales de los fondos asignados, ya sea fondo fijo, fondo por rendir o viatico, deben ser informados al área de tesoreria para completar el cierre total del fondo.
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RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES
Solicitante Fondo Fijo / Fondo por rendir: -
Utilizar los recursos en gastos relacionados con la gestión encomendada. Realizar las rendiciones en los tiempos y aplicación establecida para tales efectos. No realizar pagos de documentos que deban ser ingresadas en el proceso normal de compras, ya que se pierde el control sobre éstas y se anula la política de pago. Aceptar las políticas, condiciones y controles establecidos en este procedimiento.
Aprobador de la solicitud de Fondo Fijo y rendición de gastos (Gerente, Subgerente o jefe): -
Autorizar la solicitud de Fondo Fijo evaluando la razonabilidad del monto solicitado. Autorizar la rendición de fondos verificando el concepto, monto y razonabilidad del gasto. Rechazar rendiciones cuando éstas no contengan el sustento necesario o incluyan compras no autorizadas.
Contabilidad (Área de cuentas por pagar) -
Generar la obligación en SAP Fiori para que tesoreria genere el pago y/o reposición del fondo. Verificar documentos tributarios y respaldos de la rendición digitalizados en SAP Fiori. Enviar nómina quincenal de las rendiciones pendientes para descuento al área de personas. Contabilidad deberá informar al área de personas los fondos por rendir regularizados por el trabajador y compensarlo en SAP Fiori después de la ultima notificación de aviso de descuento.
Finanzas -
Recibir y cursar solicitud de pago de Fondo Fijo o Fondo por Rendir. Efectuar los pagos en los plazos definidos, previo registro contable en SAP Fiori. Recibir por Tesorería los excedentes de fondos asignados y registrar en sistema SAP. Cobrar a los responsables las rendiciones pendientes al 30.09.2020, y en caso de no lograr su regularización, avisar al área de personas para que gestione con el trabajador responsable el descuento en su remuneración y/o de la indemnización según corresponda.
Contraloría -
De acuerdo con el programa de auditoría establecido, revisar la adhesión a las políticas y procedimientos descritos. Efectuar procedimientos de control selectivos como arqueos u otros que procedan.
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Personas -
8)
Aplicar los descuentos de los fondo fijo o fondos por rendir pendientes de los empleados, previa gestión de cobranza por tesoreria y confirmación de cuentas por pagar en la contabilidad. Informar a contabilidad por intermedio de la centralización los descuentos que sean aplicados por concepto de fondos por rendir pendientes desde la remuneración y/o de la indemnización de los empleados morosos según corresponda.
PROCEDIMIENTO Solicitud de Fondos
Fondo por Rendir o Fondo Fijo Fondo por Rendir: El fondo por rendir menor a $1.000.000 debe ser solicitado por el empleado en la aplicación SAP Fiori con la aprobación de su jefatura directa y el área de cuentas por pagar, con al menos 48 horas de anticipación del pago. En los casos que el fondo por rendir sea mayor a $1.000.000.- la solicitud aprobada por la jefatura debe ser autorizada por el área de tesoreria en la misma aplicación SAP Fiori. Los fondos por rendir solicitados para la DGMN (Dirección General de Movilización Nacional) también deben ser autorizados por la jefatura directa y por el área de tesorería para su pago. Fondo Fijo: El fondo fijo debe ser solicitado en la aplicación SAP Fiori y aprobado por la jefatura directa y por el área de tesoreria, con al menos 48 horas de anticipación de la fecha de pago. Aprobación de la Solicitud de Fondos Fondo por Rendir Una vez aprobada la solicitud de fondos por rendir por parte de la jefatura directa y tesorería según corresponda, esta será registrada en forma automática por la aplicación SAP Fiori para su pago. Si existen fondos pendientes por rendir, la aplicación SAP Fiori no permitirá registrar una nueva solicitud de fondos por rendir, excepto en el caso de los fondos por rendir solicitados para la DGMN. El sistema mostrará un aviso en forma automática al empleado que solicite un nuevo fondo, si existen fondos pendientes para que proceda a regularizarlo antes de la emisión de nuevos fondos. Si no existen fondos pendientes, se registrará en el sistema la obligación del fondo por rendir.
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Fondo Fijo Una vez recibida la solicitud de fondo fijo aprobada por parte del área de tesoreria, esta tiene 24 horas para cursar o rechazar dicha solicitud en la aplicación SAP Fiori. Rendición de gastos Fondos por Rendir y otros Como norma general, toda rendición de gastos se deberá efectuar a más tardar dentro de los 10 días hábiles posteriores a la fecha del término de la gestión que generó los gastos. En el caso de los fondos por rendir, las rendiciones pendientes notificadas fuera de plazo facultarán a la empresa a gestionar con el trabajador el descuento de estos valores desde su remuneración mensual. El solicitante deberá efectuar la rendición respectiva al gerente, subgerente o jefe de área, a través de la aplicación SAP Fiori, donde se deberán detallar claramente los gastos realizados, incorporando los respectivos respaldos en imagen digital por cada línea. El sistema Fiori almacenará los respaldos digitales en una tabla mantenedor de SAP, que evita el riesgo de la perdida física de los documentos. El gerente, subgerente o jefe de área, analizará, aprobará o rechazará la rendición de gastos en la aplicación SAP Fiori. En caso de aprobarse, cuentas por pagar recibirá el reporte de la rendición para su revisión y aprobación en SAP Fiori donde queda el registro contable automáticamente. En el caso que la rendición haya sido rechazada por el gerente, subgerente o jefe de área, este podrá solicitar más antecedentes que respalden la rendición presentada por el solicitante, o bien, que el solicitante, modifique la solicitud de modo que esta pueda continuar con su curso. Esta modificación podría significar que el solicitante excluya de la rendición algún ítem para el cual ha sido rechazado su reembolso. Por lo tanto, en caso de rechazo, el solicitante deberá editar el concepto rechazado en la rendición de SAP Fiori con el ítem correspondiente para su aprobación. En un plazo no superior a 3 días el solicitante deberá modificar la solicitud rechazada con el fin de que esta sea aprobada por su jefatura directa correspondiente a la estructura organizativa vigente. Fondo Fijo Deberán ser rendidos cuando se hayan efectuado gastos iguales o superiores al 60% del fondo asignado. Con todo, independiente de los gastos efectuados, estos deberán ser rendidos al menos una vez al mes utilizando la aplicación SAP Fiori para su reposición. Los fondos fijos deben ser cerrados al termino de cada ejercicio en la fecha de cierre establecida en la solicitud de fondos. En caso de existir un fondo fijo pendiente, será informados en la nómina de rendiciones pendientes.
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Tarjetas de Crédito Deben ser rendidas junto a la documentación de respaldo en imágenes correspondiente al estado de cuenta que llegue cada mes, utilizando la aplicación SAP Fiori. La fecha de rendición debe ser realizada hasta la fecha de vencimiento del estado de cuenta. Control y registro de la rendición de gastos Verificación de documentos tributarios y respaldos en la rendición En el caso que la rendición de los fondos haya sido aprobada por el gerente, subgerente o jefe de área, dicha rendición con toda la documentación de respaldo digitalizada será recibida por el área de cuentas por pagar de la Gerencia de contabilidad. Contabilidad verificará que los egresos se encuentran adecuadamente sustentados por la aplicación SAP Fiori y procederá a su registro automático por el sistema. En la aplicación SAP Fiori al momento de registrar la rendición de fondos, el sistema valida en forma automática si se adeuda dinero al solicitante o si el solicitante adeuda dinero a la empresa. i)
Reembolso al Solicitante y registro en sistema SAP
En el caso que se le adeude dinero al solicitante, la aplicación SAP Fiori registrará la obligación y posteriormente el área de tesorería realizará el pago correspondiente al solicitante a través de transferencia bancaria, según el procedimiento de pagos acreedores (GFP/PRC-CORP-012-PAG). ii) Reintegro de parte del Solicitante Si la rendición de fondos refleja un saldo a reembolsar por el solicitante del Fondo, este último debe reintegrar a la empresa, en el momento de la rendición, los fondos adeudados, ya sea vía cheque nominativo cruzado a Enaex o vía transferencia electrónica de fondos. De no efectuarse la entrega de los dineros a reembolsar, la aplicación SAP Fiori rebajará la diferencia por el monto rendido y asignará el saldo pendiente a la cuenta por cobrar del empleado. Esto bloqueara en el sistema una nueva solicitud de fondos al empleado, hasta que efectúe la rendición o devolución.
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Contabilidad enviará Nómina de Rendiciones Pendientes al área de Finanzas mensualmente, para canalizar las gestiones internas de cobranzas con los involucrados, solo para aquellas rendiciones que superen el plazo establecido (10 días hábiles), registradas y pendientes al 30.09.2020. El área de Finanzas enviará un email a la gerencia de Personas para que gestione con el trabajador responsable el descuento de su remuneración, solo de estos fondos por rendir pendientes a la fecha antes señalada. Por la aplicación SAP Fiori se notificará vía e-mail a los responsables la cobranza acerca de la antigüedad de los fondos por rendir pendientes desde el 01.10.2020, contemplando lo siguiente: •
Primera notificación: Enviar email automático al responsable del fondo a la fecha de vencimiento con copia al administrativo contable, indicando que fondo por rendir se encuentra pendiente de rendición.
•
Segunda notificación: Enviar email automático al responsable del fondo con copia a su jefatura, y al administrativo contable 7 días después del primer email.
•
Tercera notificación: Enviar email automático al responsable del fondo con copia a su jefatura, al administrativo contable, y al área de personas 15 días después del primer email.
•
El área de Remuneraciones procederá a descontar los montos pendientes de rendir de los empleados, posterior a la última notificación de cobranza por la aplicación SAP Fiori y obtención de la aceptación del descuento.
•
Finalmente, el área de Remuneraciones informa al área de cuentas por pagar de la Gerencia de Contabilidad por intermedio de la centralización, los descuentos que fueron aplicados por los conceptos descontados desde su remuneración y/o de su indemnización de los empleados morosos según corresponda, para cerrar fondo pendiente en los sistemas SAP y Fiori.
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