Manualul EVSification by CVCN

AUTORI Ida Adolfová Ioana Bere Alzbeta Brozmanová Gregorová Dana Solonean Oana Țicle Alicja Zachert GRAFICĂ/DESIGN Alessandro Mignemi ILUSTRAȚII Virginia Garcia Moreno TRADUCERE ȘI ADAPTARE Maria Sima Nicoleta Chiș-Racolța

Manualul EVSification. Managementul voluntarilor în proiecte SEV, a fost creat în cadrul proiectului “EVSification” implementat de către Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca (România) împreună cu partenerii Centrum dobrovoľníctva (Slovacia) și Fundacja Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polonia). Proiectul este finanțat de către Comisia Europeană prin programul Erasmus+ – Acțiunea Cheie 2, Parteneriate Strategice în domeniul tineretului.

Conținutul acestui material reflectă perspectiva autorilor. Suportul Comisiei Europene pentru realizarea acestuia nu reprezintă o aprobare a perspectivelor reflectate. Comisia Europeană nu este responsabilă de informația transmisă de autori prin intermediul publicației. Manualul a fost publicat sub licența Creative Commons – Attribution 4.0 International conditions.

Aprilie 2016, Cluj-Napoca, România

CONȚINUT 1.

Introducere

Introducere în Serviciul European de Voluntariat

Managementul voluntarilor în contextul proiectelor SEV

3.1.

Pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor SEV

3.2.

Recrutarea voluntarilor SEV

3.3.

Selecția voluntarilor SEV

3.4.

Orientarea și formarea voluntarilor SEV

3.5.

Coordonarea și mentoratul în SEV

3.6.

Supervizarea în SEV

3.7.

Motivarea voluntarilor SEV

3.8.

Recunoașterea meritelor voluntarilor SEV

3.9.

Monitorizarea activității voluntarilor SEV

3.10. Evaluarea voluntarilor SEV și a proiectelor de voluntariat 4.

Conflictele în SEV – prevenire și soluții

Concluzie

EVSification

Drag cititor, SEV1 se aseamănă uneori cu un teritoriu necunoscut pentru organizații și pentru voluntari! Navigăm cu toții spre locuri noi, necunoscute și pe alocuri, în acest proces este dificil să facem distincția între propriile percepții și realitate! Prin urmare, efortul de a ne adapta percepțiile la realitate poate fi una din cheile succesului proiectelor SEV. În experiența noastră de-a lungul timpului, am identificat unele capcane pe care le puteți întâlni în timp ce incercați să descoperiți SEV. Capcane care provin de multe ori din presupuneri eronate – așa cum sunt deseori presupunerile. Dorința noastră este să vă prezentăm pe scurt o “colecție de presupuneri” scrise întro manieră ușor umoristică și dedicată coordonatorului de voluntari în speranța că îi vor fi de ajutor în munca sa. Așadar, drag coordonator de voluntari: •

Presupui că munca cu voluntarii e întotdeauna armonioasă, ușoară și plină de satisfacții, că doar voluntarii sunt oameni minunați ce se dedică muncii lor. Apoi te miri că lucrurile se complică și începi să înțelegi că și voluntarii sunt oameni și că rolul tău s-ar putea să fie mai complex decât credeai.

•

Presupui că integrarea voluntarului în comunitatea locală este întotdeauna o plăcere pentru voluntar, că doar e plăcut să cunoști noi culturi, deci voluntarul se va simți bine căutând singur calea asimilării. Apoi te miri că nu are legături cu persoane din comunitate.

•

Presupui că nu e nevoie să motivezi voluntarul, doar e voluntar și deci trebuie să fie motivat... de la sine. Apoi te miri că nu are entuziasm sau că e din ce în ce mai puțin motivat.

•

Presupui că dacă i-ai explicat (verbal) voluntarului una alta despre munca și stagiul

EVSification 1

Serviciul European de Voluntariat

său, voluntarul a înregistrat totul definitiv și întocmai, pentru că doar... i-ai spus! Apoi te miri că aveți percepții diferite despre natura, durata și calitatea muncii sale. •

Presupui că dacă lucrurile merg bine cu voluntarul, așa vor și rămâne, că doar de ce s-ar schimba? Și apoi te miri...

•

Presupui că voluntarul nu e om, crezi că e supraom, doar e voluntar! Apoi te miri să afli că are și el defectele lui.

•

Presupui că voluntarul e amator, ca doar e voluntar. Apoi te miri că te depășește.

•

Presupui că voluntarul e organizat, că doar vine dintr-o țară unde organizarea și planificarea sunt inscripționate ca pe un CD în ADN-ul nației. Apoi te miri că nu e.

•

Presupui că voluntarul acceptă și apreciază cultura organizației tale, doar este o atmosferă minunată (pentru tine). Apoi te miri că nu-și găsește locul.

•

Presupui că voluntarul e fericit, și nu-l deranjezi nici măcar cu o întrebare. Apoi te miri că vrea să plece acasă.

•

Presupui că voluntarul e nefericit, că doar e departe de casă, de familie, de prieteni. Il tratezi cu atenție excesivă și apoi te miri când îții spune că nu ar fi avut nevoie de efortul tău.

•

Presupui că voluntarul înțelege de la sine că-l apreciezi, că doar voluntariatul e de apreciat și deci nu-l lauzi niciodată, apoi te miri că... nu te laudă nici el pe tine :)

Sfatul nostru: Nu presupuneți și deci nu vă mirați! Căutați să aflați ce se întâmplă și mai ales căutați să înțelegeți! În capitolele pe care sunteți pe cale să le descoperiți, nu vom presupune că cei care trebuie să se schimbe pentru a îmbunătăți un proiect SEV sunt voluntarii (chiar dacă în anumite situații aceasta este soluția), ci dimpotrivă, vom porni de la schimbările pe care

EVSification

le pot face coordonatorii de voluntari în organizația gazdă și în relația lor profesională cu voluntarii. Deci punctul de start este analiza organizații gazdă și a muncii coordonatorului de voluntari în încercarea de a echilibra unele presupuneri, de a verifica și îmbunătăți cadrul în care voluntarii SEV își vor desfășura activitatea! În următoarele pagini puteți citi câteva din ideile experților din domeniu, precum și aspecte teoretice din literatura de specialitate cu privire la managementul voluntarilor SEV. Totodată veți regăsi și concluziile muncii noastre cu voluntari SEV de pe parcursul anilor. Perioada în care noi (cele 3 organizații implicate în proiect) am găzduit voluntari SEV (numărul lor se ridică la peste 200) s-a constituit întrun proces complex de învățare, guvernat deseori de “metoda”: încercare și eroare. Cu toate că suntem încă în etapa de învățare cu fiecare proiect și cu fiecare voluntar SEV pe care îl găzduim, totuși ne dorim ca prin acest manual să împărtășim lecțiile pe care le-am învățat până acum și astfel să vă ajutăm să descoperiți frumusețea colaborării cu voluntari SEV! La finalul fiecărui capitol veți găsi o mică secțiune cu sfaturi și „trucuri” care sperăm să vă fie utilă. Pentru informații mai detaliate despre SEV în contextele naționale ale organizațiilor partenere (România, Slovacia, Polonia), puteți bineînțeles să ne contactați direct pe oricare dintre cei trei parteneri ai prezentului proiect. Suntem fericiți să împărtășim despre călătoria în lumea SEV oricând cineva are nevoie! Vă dorim lectură plăcută și o aventură SEV minunată! Nicoleta Chiș-Racolța

EVSification

1.INTRODUCERE Drag cititor, Acest manual pe care tocmai îl deschizi, a fost creat pentru a sprijini organizațiile și coordonatorii de voluntari in realizarea managementului voluntarilor și al proiectelor SEV. De asemenea, acesta este și scopul proiectului internațional numit “EVSification”, implementat de către trei organizații partenere: Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca (România), Fundacja Edukacji i Rozwoju Spoleczenstwa Obywatelskiego (Polonia) și Centrum dobrovoľníctva (Slovacia). Primul pas în crearea acestui manual a fost o cercetare care a avut ca scop identificarea nevoilor a 60 de organizații din cele 3 țări menționate anterior. Rezultatele cercetării au fost utilizate în crearea conținutului capitolelor acestui manual. Persoanele implicate în elaborarea acestui manual dețin experiență, atât în redactarea de lucrări pe aceasta temă, cât și în managementul efectiv al voluntarilor. Conținutul manualului reprezintă opiniile, experiența și recomandările lor. Manualul este creat în formă printată și digitală, atât în engleză cât și în limbile native ale celor trei parteneri – română, slovacă și polonă. Vă dorim lectură plăcută!

EVSification

2. Introducere SEV EVSification

EVSification

ISTORIA SEV La sfârșitul anilor ‘80 și începutul anilor ‘90 Comisia Europeană a decis să demareze o serie de acțiuni în domeniul tineretului, pentru a promova educația non-formală și informală, mobilitatea, solidaritatea, toleranța, participarea activă a cetățenilor și înțelegerea reciprocă printre tinerii europeni. Una dintre aceste acțiuni este Serviciul European de Voluntariat (sau SEV), care a fost instituit în 1996 ca o acțiune pilot. Acesta a devenit parte a programului “Tineret pentru Europa” în 1998 și o parte importantă a programelor pentru Tineret European. Programul “Tineret în Acțiune” a debutat în 2007 și a implicat în structura sa Acțiunea 2 – Serviciul European de Voluntariat. Din ianuarie 2014 există noul program, numit Erasmus+ (Erasmus plus), care combină toate schemele U.E. anterioare din domeniul educației, formarării, tineretului și sportului. Serviciul European de Voluntariat este astfel inclus în Acțiunea Cheie 1 (KA1) – Mobilitatea persoanelor. Doar organizațiile acreditate SEV pot aplica pentru găzduirea, trimiterea sau coordonarea de proiecte in cadrul acestei acțiuni. Ghidul Programului Erasmus + descrie toate criteriile pentru depunerea unui proiect SEV, limitările și calendarul anual pentru trimiterea candidaturilor. Pe site-ul www.erasmusplus.eu îl puteți găsi în toate limbile oficiale ale Uniunii Europene. În fiecare țară membră a U.E. există o Agenție Națională responsabilă de implementarea Programului Erasmus+. Aceasta este și cea mai importantă autoritate în ceea ce privește comunicarea cu solicitanții, respectiv beneficiarii de graturi Erasmus+. Pe lângă mențiunile făcute de Ghidul Programului Erasmus+, “Carta SEV” este un alt document ce subliniază rolurile organizațiilor de trimitere, de găzduire sau coordonatoare SEV și cele mai importante principii și standarde de calitate ale SEV.

EVSification EVSification

EVSification

BENEFICIILE PROIECTELOR SEV PENTRU VOLUNTARI ȘI ORGANIZAȚII De-a lungul timpului au fost realizate mai multe sondaje cu scopul de a demonstra impactul și beneficiile proiectelor SEV. Acestea se regăsesc și în raportul final al organizațiilor și al voluntarilor, realizat pentru fiecare proiect SEV. Beneficiile specifice proiectelor SEV pentru voluntari și organizații sunt consemnate în rezultatele cercetării realizate de către organizațiile partenere în etapa premergătoare scrierii prezentului manual. Astfel conform interviurilo cu, voluntarii SEV, aceștia au dobândit diverse competențe pe perioada derulării proiectelor SEV. Dintr-o perspectivă personală, cele mai multe beneficii resimțite se regăsesc în următoarele domenii: •

conștiința de sine, regăsirea de sine;

•

oportunitatea de a munci alături de alte persoane;

•

încercarea/testarea de lucruri noi;

•

posibilitatea de a implementa proiecte proprii;

•

dezvoltarea de atitudini și abilități diverse, cum ar fi empatia, aptitudini sociale,etc.;

•

dezvoltarea înțelegerii interculturale, reducerea prejudecăților și a stereotipurilor;

•

distracția cu prieteni.

Din punct de vedere profesional, voluntarii au evaluat pozitiv îndeosebi următoarele aspecte: •

conexiunea dintre SEV și educație;

•

dezvoltarea competențelor și câștigarea de experiențe folositoare în viața profesională;

•

impactul asupra orientării profesionale.

EVSification

Pentru organizațiile care au participat la sondaj, implementarea proiectelor SEV a adus multe beneficii. Astfel, participarea la proiectele SEV: •

a ajutat la îndeplinirea misiunii organizaților;

•

a contribuit la îmbunătățirea și extinderea proiectelor, activităților și serviciilor organizațiilor;

•

a contribuit la dezvoltarea personală și profesională a organizației, iar echipa și-a îmbunătățit competențele: interculturale, de comunicare, de comunicare într-o limbă străină, de management al proiectelor internaționale și pe cele organizaționale;

•

a crescut calitatea proiectelor implementate;

•

a adus idei și perspective noi;

•

a extins influența organizației în comunitatea locală în care acționează;

•

a crescut vizibilitatea organizației în exterior;

•

a dezvoltat cooperarea cu parteneri locali și regionali sau cu parteneri SEV;

•

a îmbunătățit per ansamblu managementul în organizații;

•

a îmbunătățit PR-ul organizației și i-a sporit prestigiul;

•

a contribuit la o percepție nouă asupra organizației și la o altă perspectivă asupra funcționării acesteia, astfel, organizațiile au devenit mai diverse, iar mediul lor este mai tolerant;

•

a majorat capacitatea financiară;

•

a adus o experiență interculturală.

SEV este numit de Comisia Europeană un adevărat “serviciu de învățare”. Adică, pe lângă faptul că voluntarii aduc beneficii comunității locale, prin participarea la activități de voluntariat, tinerii își pot dezvolta noi competențe utile în viața personală și profesională. Prin urmare

SEV contribuie la dezvoltarea personală, educațională și profesională a

acestora. tional and professional development.

EVSification

ÎNAINTE DE A ÎNCEPE COLABORAREA CU VOLUNTARI SEV Dacă organizația ta ia decizia de a colabora cu voluntari SEV, e important să vă cunoașteți obiectivele și motivele pentru care doriți să folosiți această oportunitate. Activitățile de voluntariat sunt în general benefice tuturor părților implicate, dar managementul proiectelor SEV are condiții și cerințe specifice ce trebuie luate în calcul. Grupul voluntarilor SEV poate fi foarte divers. Puteți avea un voluntar care poate fi foarte ușor de gestionat, dar în același grup puteți avea un alt voluntar care e mai problematic. Vă recomandăm să vă evaluați capacitatea internă de gestionare a resurselor umane, dacă vă gândiți să începeți colaborarea cu acest grup țintă. Înainte de a porni la drum, este recomandat să realizați o analiză SWOT a organizației, țintită pe munca cu voluntari SEV. O analiză SWOT e o metodă complexă care vă va ajuta să evaluați și să analizați atât mediul intern, cât și cel extern organizației. Aceasta oferă o perspectivă internă despre funcționalitatea organizației prin reflectarea trecutului, dar și a perspectivelor de viitor. Metoda oferă analize ale factorilor de bază care sunt împărțiți în puncte tari și puncte slabe interne și oportunități și amenințări externe. O analiză SWOT este un instrument foarte bun pentru evaluarea ideilor noi. Funcționează prin presupunerea că organizația își va atinge scopurile prin maximizarea punctelor tari interne și a oportunităților externe și reducerea punctelor slabe interne și evitarea amenințărilor externe.

EVSification

Exemplu de analiză SWOT pentru implicarea voluntarilor SEV într-o organizație

Puncte tari •

•

• • • • •

Puncte slabe

dobîndirea de experiențe atât pozitive cât și negative în găzduirea de voluntari SEV – generarea de lecții învățate creșterea numărului de parteneri la nivel internațional – posibile organizații de trimitere de voluntari SEV crearea de numeroase experiențe cu voluntari locali creșterea numărului de contacte/colaborări cu organizații locale posibilitatea ca voluntarii SEV să aibă propriile proiecte și idei dezvoltarea unui mediu atractiv pentru tineri crearea de oportunități pentru voluntarii SEV etc.

• • • •

• •

coordonatorul nu are atât de mult timp pentru voluntarii SEV schimbări în organizație și oameni noi experiența redusă în managementul voluntarilor lipsa unei strategii pentru implicarea voluntarilor și a unei persoane responsabile de această componentă inexistenta unui sistem de formare pentru mentori lipsa unui sistem de responsabilități clare ale echipei pentru implementarea proiectelor SEV etc.

Oportunități • • • • • •

Amenințări

surse financiare pentru organizație idei, proiecte noi îmbunătățirea competențelor personalului organizației stimularea dimensiunii interculturale a proiectelor și a organizației cooperarea cu licee și cu municipalitatea, etc. creșterea vizibilității organizației în comunitatea locală

• •

organizația de trimitere nu va găsi voluntar/i posibilitatea ca organizația să piardă alte surse financiare etc.

Pe baza rezultatelor analizei SWOT, o organizație poate trage concluzii și iniția pașii următori. Analiza SWOT este o metodă folositoare pentru organizații care doresc să înceapă colaborarea cu voluntari SEV, dar și pentru organizații care implementează proiecte SEV de mai mult timp.

EVSification

3.Managementul voluntarilor ĂŽn contextul proiectelor SEV EVSification

EVSification

Implicarea voluntarilor SEV într-o organizație trebuie să fie un proces planificat și structurat. Managerul sau coordonatorul voluntarilor este cel mai important actor în ceea ce privește asigurarea atingerii scopurilor și obiectivelor proiectului în comunitate, dar și în raport cu satisfacția și impactul per ansamblu asupra voluntarilor SEV (reflectat pe parcursul stagiului și în rezultatele finale). În capitolele următoare vom încerca să descoperim împreună procesul de management al voluntarilor SEV și câteva din elementele cărora trebuie să le acordăm atenție în timpul procesului, toate din perspectiva organizației care găzduiește voluntarii SEV și , mai specific, din cea a managerului sau a coordonatorului de voluntari. Există diferite modele teoretice care prezintă pașii unui proces de management al voluntarilor eficient. Dintre acestea am ales unul folosit de noi și pe care îl putem recomanda, din experiența noastră, ca fiind potrivit și pentru proiectele SEV. Modelul teoretic se bazează pe 10 pași sau faze diferite ale procesului de coordonare de voluntari SEV, prezentate mai jos: • • • • • • • • • •

Pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor SEV Recrutarea voluntarilor SEV Selecția voluntarilor SEV Orientarea și trainingul voluntarilor SEV Coordonarea și mentoratul în SEV Supervizarea voluntarilor SEV Motivarea voluntarilor SEV Recunoașterea meritelor voluntarilor SEV Monitorizarea activității voluntarilor SEV Evaluarea voluntarilor SEV și a proiectelor de voluntariat

Pentru fiecare dintre acestea veți găsi detalii în paginile următoare, atât din punct de vedere teoretic, cât și din perspectiva practică (fiecare capitol include la final o secțiune cu sfaturi și recomandări).

EVSification

3.1. ORGANIZAȚIEI

PREGĂTIREA PENTRU IMPLICAREA

VOLUNTARILOR SEV Procesul de gestionare al voluntarilor SEV se aseamănă cu cel al construirii unei case, iar etapa de pregătire a organizației pentru implicarea voluntarilor SEV reprezintă construirea temeliei/fundației unei case, poate cea mai importanta etapă, deci cu cât procesul este mai atent gândit, cu atât vor apărea mai multe beneficii pe termen lung. SEV se concentrează pe dezvoltarea personală a voluntarului și pe crearea unui context propice pentru facilitarea acestui proces. Totuși, implicarea voluntarilor SEV într-o organizație trebuie să fie în legătură strânsă și directă cu misiunea, viziunea și valorile declarate ale acesteia. Acesta este motivul pentru care, înainte de a stabili orice contact cu potențialii voluntari, este absolut necesar să existe o pregătire în prealabil. Accelerarea acestui proces și ignorarea diverselor aspecte legate de etapa de planificare poate duce mai degrabă la multiplicarea problemelor organizației rezultate din implicarea voluntarilor SEV și nu la o simpilificare a procesului. Decizia de a implica voluntari SEV trebuie să fie precedată de analiza costurilor și a beneficiilor pe care voluntarii le-ar aduce organizației. Printre motivele care susțin implicarea voluntarilor SEV într-un ONG amintim: extinderea serviciilor oferite, creșterea calității serviciilor oferite prin viziunea adusă de noii voluntari (care adesea reflectă viziunea comunității din care provin), îmbunătățirea relației cu comunitatea, inclusiv o perspectivă multiculturală asupra sarcinilor zilnice ale organizației și numeroasele beneficii asupra voluntarilor înșiși. Însă, nu întotdeauna, implementarea unui proiect SEV este cea mai bună soluție pentru organizație,

EVSification

care trebuie să ia în calcul potențialele costuri, dar și riscurile asociate proiectelor SEV (de ex. voluntari care părăsesc proiectul înainte de finalizare, nevoia de a schimba organizațiile de trimitere partenere, dificultăți ale voluntarilor în a se integra în stilul de muncă și în cultura organizației, respectiv țării, sau eșecul voluntarilor de a finaliza sarcinile asumate). În același timp, echipa organizației ar trebui să ia în considerare unul dintre cele mai importante aspecte care duc la conflicte și dificultăți în programele cu voluntari internaționali: elementul intercultural și diferențele care există, la nivel cultural. În acest sens, cea mai importantă întrebare la care trebuie să găsim răspuns în etapa de pregătire ar fi dacă suntem sau nu gata să asigurăm un management al voluntarilor eficient: deține echipa abilitățile necesare pentru aceasta (managementul conflictelor, abilități de teambuilding, abilități de comunicare, etc.)?, Oferă organizația noastră oportunități de integrare pentru voluntari?, Va oferi comunitatea locală contextul propice pentru integrare și învățare? etc. Doar după această reflecție și proces de analiză, atât al impactului negativ, cât și al celui pozitiv pe care îl potate avea un proiect SEV asupra organizației, ar trebui luată decizia privind implementarea unui proiect SEV. Ducând lucrurile la următorul nivel, odată luată decizia în favoarea proiectelor SEV, pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor SEV va trebui să urmărească câteva direcții principale, după cum sunt ele prezentate mai jos. Evaluarea nevoilor comunității - este legată în mod direct de identificarea posibilelor sarcini pentru voluntari. Din această perspectivă, este important să se realizeze o legătură directă între sarcinile atribuite voluntarilor și misiunea organizației. Voluntarii trebuie să își înțeleagă rolul și locul în organizație și în ce mod munca lor va contribui la atingerea scopurilor

EVSification

acesteia. Acest lucru le va da voluntarilor sentimentul de relevanță și însemnătate. Printre întrebările la care trebuie să răspundă organizația în această fază se numără: oferă serviciile și activitățile noastre un mediu în care voluntarii SEV ar putea să învețe și să se dezvolte personal? Putem să identificăm suficiente sarcini pentru voluntarii SEV? Aceste sarcini ar trebui să fie făcute de un angajat (întrucât un voluntar SEV nu ar trebui să înlocuiască niciodată munca unui angajat)? Putem să creăm un context flexibil al muncii care va oferi voluntarilor oportunitatea de a-și implementa ideile proprii în proiecte personale? Care sunt nevoile organizației noastre și ale beneficiarilor? Pot voluntarii SEV îndeplini aceste nevoi? În strânsă legătură cu aceasta se află procesul de evaluare a capacității organizației. Prin acesta sunt analizate resursele organizației în general (experiență, motivare, echipă competentă, etc.), pentru a decide dacă implicarea voluntarilor SEV ar putea fi o experiență pozitivă, atât pentru voluntari cât și pentru organizație. Uneori, implicarea voluntarilor, și în special a voluntarilor SEV, într-un mediu care nu este pregătit pentru ei, va crea mai multe probleme organizației în loc să ajute la creșterea calității muncii echipei.

EVSification

ACREDITAREA PENTRU PROIECTE SEV Acreditarea pentru proiecte SEV este un proces care asigură respectarea standardelor de calitate în proiectele implementate. Primirea acreditării este un pas obligatoriu pentru orice organizație care dorește să fie implicată în acest tip de proiecte. Această regulă se aplică tuturor organizațiilor din țările programului, țărilor din Balcanii de Vest sau din Parteneriatul de Est și Federația Rusă. Începând cu 2015, acreditarea a devenit obligatorie și pentru organizațiile din Regiunea Mediteraneeană de Sud. Acreditarea este o asigurare că toate organizațiile implicate și membrii echipei sunt conștienți de valorile, obiectivele și principiile care guvernează proiectele SEV. Acreditarea este obligatorie atât pentru organizațiile de trimitere, cât și de găzduire ale voluntarilor SEV. Grupurile informale nu pot aplica pentru obținerea acreditaării și implicit nici pentru proiecte SEV. Procesul de acreditare este coordonat de Agenția Națională, dacă organizația se găsește în una din țările programului, de către SALTO EECA pentru organizațiile care se găsesc în țările din Parteneriatul de Est și din Federația Rusă, de către SALTO SEE pentru organizațiile care se găsesc în țări din Balcanii de Vest și de către SALTO Euromed pentru organizațiile care se găsesc în țări din Regiunea Mediteraneeană de Sud. Nu există termene limită pentru solicitarea acreditării, dar această acreditare trebuie să fie deja aprobată în momentul depunerii unei propuneri de proiect (și să fie validă pe întreaga durată a acestuia). Procesul de acreditare durează minimum 6 săptămâni, totuși, pentru a fi siguri că procesul este finalizat la timp, organizația ar trebui să acorde mai mult timp între primirea acreditării și depunerea unui proiect. Perioada maximă a acreditării solicitate de către o organizație poate fi durata maximă a Programului Erasmus+. În același timp, organizația poate solicita o perioadă mai scurtă de acreditare, și Agenția Națională/SALTO poate oferi acreditare pentru o perioadă mai

EVSification

scurtă de timp decât a fost solicitată inițial. La expirare, acreditarea poate fi reînnoită, în cazul în care organizația solicită o nouă acreditare. Odată ce organizația care solicită acreditarea completează un formular online în acest scop și depune documentele necesare, Agenția Națională/SALTO desemnează evaluatori care să analizeze aplicația de acreditare. Cel puțin doi evaluatori vor verifica fiecare aplicație în aspecte cum ar fi: motivația și experiența organizației, cunoașterea programului Erasmus+ și SEV, scopurile, activitățile și capacitățile organizației, capacitatea de prevenire a riscurilor și asigurarea starii de bine a voluntarilor, recrutarea voluntarilor, etc. În plus, pentru organizațiile interesate de găzduirea de voluntari, procesul de verificare vizează posibile sarcini ale voluntarilor, capacitatea organizației de a crea un mediu care va facilita procesul de învățare, suportul personal oferit voluntarului de catre un mentor, eforturile de a sprijini integrarea voluntarului în comunitatea locală și alte aspecte practice. La finalul acestui proces, evaluatorii pot să solicite mai multe clarificări sau informații, precum și să sugereze îmbunătățiri sau chiar să ceară posibile revizii ale unei aplicații de acreditare, care poate fi realizată prin o nouă completare a formularului. Odată ce acreditarea este aprobată, organizația solicitantă va fi informată, va primi un număr de acreditare și descrierea acesteia va fi publicată în baza de date organizațiilor acreditate la nivel european (de pe European Youth Portal), unde potențialii voluntari vor avea posibilitatea de a o accesa. Pentru informații specifice despre pașii care trebuie urmați în procesul de acreditare, accesați website-ul Agenției Naționale din țara voastră sau al SALTO.

EVSification

POLITICI ȘI PROCEDURI PENTRU VOLUNTARI SEV Managementul eficient al voluntarilor în contextul proiectelor SEV impune crearea unui set de reguli și proceduri formale de către organizație în această fază de pregătire. Beneficiile politicilor și procedurilor sunt variate, atât pentru voluntar, cât și pentru organizație: dezvoltă un model coerent pentru implicarea voluntarilor SEV, cresc eficiența prin asigurarea că voluntarii știu cui să se adreseze sau ce să facă în situații specifice, asigură un tratament egal și evaluări obiective ale unor situații specifice, oferă criterii clare pentru recunoașterea meritelor voluntaruilor, clarifică rolul, drepturile și responsabilitățile specifice ale voluntarilor etc. În timp ce unele politici și proceduri ar putea părea relevante numai pentru membrii echipei organizației, dar ele sunt relevante pentru toți cei implicați, deci asigurați-vă că organizația menține transparența și informează voluntarii SEV cu privire la toate aspectele care îi privesc în mod direct (acest lucru se poate face în mai multe feluri: o discuție față în față, creând o broșură privind politicile și procedurile relevante pentru voluntari SEV, etc.). Unele dintre politicile și procedurile utilizate pentru voluntarii locali sau chiar pentru echipa (plătită a) organizației pot fi adaptate pentru voluntarii SEV precum: procedura de rambursare a transportului sau a altor costuri pentru activități, regulile privind spațiul de lucru, procedurile pentru raportarea orelor de lucru, etc. În același timp, organizația ar trebui să țină cont de specificul proiectelor SEV atunci când creează un set de politici și proceduri și trebuie să se asigure că include elemente cum ar fi: politica privind recrutarea și selecția voluntarilor SEV, planificarea și informarea cu privire la zilele libere la care voluntarii au dreptul în conformitate cu Carta SEV, reguli și principii ale spațiului locuit de voluntari, răspunderea pentru daune ale spațiului de lucru sau al celui locuit de voluntari, procedurile de raportare pentru mentori, echilibrul dintre dreptul la viața privată a voluntarilor și nevoia de comunicare dintre mentor și coordonator etc.

EVSification

Ultimele două elemente pe care organizația ar trebui să se concentreze în timpul fazei de pregătire sunt pregătirea documentelor necesare și a echipei implicate în gestionarea voluntarilor SEV. Pregătirea documentelor ar trebui să ia în considerare toate etapele de management în coordonarea voluntarilor: de la recrutare, la evaluarea voluntarilor SEV și a proiectului. Printre elementele care au nevoie de atenție în această etapă sunt: fișele de post, formularele de raportare pentru mentori, fișele de pontaj ale activităților voluntarilor, formularele de evaluare (pentru mentori, voluntari, beneficiari ai activității voluntarilor, organizații de trimitere, etc.) etc. Crearea echipei care va colabora cu voluntarii SEV implică identificarea coordonatorului voluntarilor SEV, responsabil pentru sprijinul legat de sarcini, a mentorilor, care vor oferi sprijin personal voluntarilor, și asigurarea că aceștia sunt pregătiți pentru sarcinile lor. În aceasta etapă se poate lua în calcul oferirea de oportunități de training, oferirea de resurse informaționale, schimb de experiență cu alți coordonatori sau mentori, etc. Coordonatorul voluntarilor SEV poate fi ales din personalul actual al organizației sau poate fi recrutat special pentru această poziție, în ambele cazuri, o perioadă de formare fiind necesară. Pe de altă parte, pentru a vă asigura de obiectivitatea mentorilor (în special în situații de conflict între voluntari și coordonator/organizație), este recomandat să se selecteze persoane care au o anumită legătură cu organizația (voluntari, foști angajați, etc), dar care nu sunt direct implicați, în calitate de personal plătit, în serviciile sau activitățile acesteia. Acest lucru va contribui la facilitarea procesului de integrare al voluntarilor în mediul de lucru și de viață, dar, de și la medierea situațiilor dificile între organizație și voluntar, în cazul în care acestea apar. Pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor SEV reprezintă o investiție de resurse (timp, oameni, energie, etc.), dar, în același timp, este un proces care asigură că, pe termen lung, atât voluntarii SEV, cât și organizația au de beneficiat din experiența adusă de proietele SEV. Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

TIPS

AND

TRICKS în pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor SEV •

Înainte de a lua decizia de a începe această călătorie, găsiți organizații cu experiență care implementează deja proiecte SEV și încercați să aflați de la ei care sunt principalele provocări legate de implicarea voluntarilor SEV.

•

Verificați care sunt argumentele pro și contra implicării voluntarilor SEV în organizația voastră și luați decizia debutului in sector SEV împreună cu întreaga echipă.

•

Decideți cine în echipă va avea rolul de coordonator al voluntarilor SEV.

•

Investiți resurse în formarea și pregătirea echipei care va colabora cu voluntari SEV.

•

Planificarea financiară este o parte importantă a pregătirii organizației pentru implicarea voluntarilor SEV - deoarece SEV se bazează pe o sumă forfetară lunară. Planificarea financiară este esențială pentru asigurarea că necesitățile voluntarilor și costurile activităților sunt acoperite de aceasta sumă.

•

Pregătirea pentru sosirea voluntarilor este, de asemenea, un pas preliminar în începerea unei etape SEV și poate include elemente foarte diverse: de la pregătirea logistică (cazare, deschiderea de conturi bancare, abonamente de transport lunare, etc.), la comunicarea cu voluntarii înainte de sosire, trimiterea un pachet informativ cu detalii, etc.

EVSification

3.2. RECRUTAREA VOLUNTARILOR SEV Foarte rar, voluntari potriviți pentru stagiul SEV al organizației voastre vă vor bate la ușă. În majoritatea cazurilor, găsirea voluntarilor de care organizația are nevoie, implică un proces activ de răspândire a mesajului cu privire la oportunitatea de voluntariat SEV și de căutare a voluntarilor potriviți. Acest lucru înseamnă a recruta! Recrutarea nu înseamnă a convinge oamenii să facă ceea ce nu își doresc, ci este mai degrabă procesul prin care li se prezintă oportunitatea de a se implica în ceva care e deja motivant pentru ei. Scopul urmărit în recrutare este, prin urmare, de a găsi persoane care sunt atrase și motivate de oportunitatea SEV pe care organizația voastră o oferă. Recrutarea voluntarilor în proiecte SEV urmează principalele elemente ale oricărui proces de recrutare de voluntari în general, însă în același timp, are o serie de caracteristici speciale, care vor fi tratate în partea a doua a acestui capitol. Procesul de recrutare urmărește trei pași importanți: •

Pregătirea recrutării – Răspunde la două întrebări importante: care e tipul/profilul de voluntari de care avem nevoie în organizație și ce vor face aceștia în organizația noastră? Deoarece este în legătură directă cu elementele discutate în capitolul precedent (Pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor SEV), acest pas include evaluarea nevoii de voluntari a organizației, crearea de fișe de post pentru aceștia, precum și a profilului voluntarului căutat.

•

Planificarea recrutării – Implică restrângerea recrutării (alegerea grupului țintă pe baza fișei postului creată în prealabil), crearea unui program pentru procesul de recrutare (gândirea mesajului, alegerea tehnicilor de recrutare care sunt cele mai potrivite pentru

EVSification

obiectivele urmărite, identificarea resurselor necesare și a persoanelor implicate). •

Recrutarea în sine – Implică transformarea în acțiune a strategiei dezvoltate în pașii de pregătire și planificare anteriori.

Legat de recrutarea voluntarilor în general, literatura de specialitate identifică diferite tipuri de recrutare. McCurley, Lynch și Jackson prezintă 5 tipuri de clasificare a procesului de recrutare al voluntarilor in general: •

Recrutarea generală – este utilă pentru acele oportunități de voluntariat care nu necesită abilități speciale sau care necesită abilități care pot fi învățate de către oricine într-o perioadă scurtă de timp. Principiul folosit de acest tip de recrutare este răspândirea mesajului unei audiențe cât mai vaste posibil, presupunând că în această audiență se găsesc și persoanele de care are nevoie organizația. În ceea ce privește metoda folosită, se bazează pe instrumente cum ar fi: reclame pe site-uri web sau media (ziare, radio, etc.), folosirea site-ului web al organizației pentru a promova oportunități de voluntariat au a unor site-uri web mai specifice SEV, contactarea grupurilor din comunitatea locală și răspândirea mesajului printre membrii acestuia, transmiterea de e-mail-uri și mesaje telefonice, etc.

•

Recrutare specifică – Acest tip de recrutare este extrem de folositor în cazul în care oportunitatea de voluntariat promovată implică anumite competențe specifice (de exemplu: lucru cu copii defavorizați, activități artistice, cunoașterea unei limbi străine etc.). În faza de planificare a recrutării este necesar să se răspundă următoarelor întrebări: cine sunt voluntarii de care e nevoie? care sunt competențele specifice pentru acest rol? unde putem găsi oameni cu astfel de competențe? cum ar trebui să comunicăm și care ar fi mesajul pe care îl transmitem? Odată ce răspundeți la aceste întrebări, veți avea baza campaniei de recrutare ce vizează un grup țintă specific.

•

Recrutarea în cercuri concentrice – Acest tip de recrutare se bazează pe ipoteza

EVSification

că oamenii care au deja legătură cu organizația sunt cel mai bun grup țintă pentru o campanie de recrutare. Acest lucru se datorează nu doar faptului că aceștia au fost deja voluntari, ci și potențialului de a folosi expereința lor ca factor motivant ca cei din jurul lor să le urmeze exemplul. Grupurile cele mai indicate pentru recrutarea concentrică includ: actuali voluntari ai organizației, prieteni și rude ale voluntarilor, beneficiari ai organizației, prieteni și rude ale beneficiarilor, membrii echipei, sponsori etc. Cum funcționează? Prin abordarea persoanelor cu care organizația este deja în contact, cum ar fi grupurile prezentate anterior, se începe o campanie de recrutare unu-la-unu care va ajuta la găsirea voluntarilor de care aveți nevoie. În plus, prin implicarea acestor grupuri în procesul de recrutare, se folosesc ca factori motivanți pentru voluntariat conexiunile pozitive dintre grup și organizație, deja existente, precum și impactul pe care îl are organizația în comunitatea locală. •

Recrutare în cerc închis (ambient recruitment) – o astfel de campanie de recrutare este legată în mod direct de un sistem, cum ar fi o școală, o companie, un cartier etc. Acest tip de recrutare urmărește să dezvolte cultura implicării în rândul membrilor comunității vizate, acest lucru ducând la decizia persoanelor de a deveni voluntari. Totuși, acest tip de recrutare nu funcționează pentru orice tip de grup.

•

Recrutare mediată (brokered recruitment) – Conectează organizația cu alte grupuri care urmăresc să furnizeze voluntari în comunitatea locală și în acest fel, eforturile de recrutare sunt îmbunătățite. Aceste grupuri pot include centre de voluntariat, programe de voluntariat corporatist local, grupuri de tineri din școli și universități, etc. Toate aceste grupuri vă pot pune în contact cu persoane interesate de oportunități de voluntariat care pot fi atrase de ceea ce oferă organizația voastră.

EVSification

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOATE ACESTEA ÎN PROIECTELE SEV? Unul dintre cele mai importante principii pe care le folosește organizația noastră în aceasta etapa, în proiectele SEV, este: întotdeauna țintește la a recruta voluntarul SEV și nu organizația parteneră! Este minunat dacă la finalul recrutării aveți ocazia de a colabora cu parteneri cu care ați avut o cooperare reușită în trecut, însă, asigurarea că voluntarul este compatibil cu poziția pe care o oferiți este prioritară. Promovați poziția vacantă organizațiilor partenere cu care ați lucrat în trecut, dar la sfârșit selectați voluntarul pe baza profilului pe care l-ați creat în faza de planificare a recrutării și nu pe baza organizației lui/ei de trimitere. Un alt element specific proiectelor SEV este legat de limita de timp alocată recrutării pe parcursul proiectului. Recrutarea voluntarilor SEV poate fi realizată înainte de depunerea propunerii de proiect Agenției Naționale sau Executive sau după aprobarea propunerii de proiect - înainte de debutul efectiv al activităților (dacă dispuneți de timpul necesar). Recomandarea noastră este să recrutați voluntarii înainte de prezentarea propunerii de proiect. Chiar dacă există riscul de a pierde voluntarii înainte de debutul activităților (cauzat de perioada lungă de timp de la depunere până la debutul proiectului), această strategie vă va permite nu numai să personalizați propunerea de proiect prin includerea nevoilor concrete ale voluntarilor, ci și să dispuneți de mai mult timp pentru a vă dezvolta relația cu viitorii voluntari. De exemplu, puteți să folosiți grupurile de Facebook pentru a comunica constant cu voluntarii și pentru a le da oportunitatea de a pune întrebări sau a împărtăși informații cu ceilalți voluntari implicați. Una dintre provocările recrutării voluntarilor SEV este legată de faptul că organizația care realizează recrutarea nu se află în aceeași localitate, nici măcar aceeași țară, cu grupul țintă. În plus, există numeroase diferențe culturale și de mediu care pot afecta eficiența mesajului recrutării, precum și a canalelor de promovare utilizate.

EVSification

Ca organizație în căutare de voluntari SEV puteți evita aceste provocări prin crearea unei descrieri clare și complete a ceea ce implică oportunitatea de voluntariat, precum și prin utilizarea mijloacelor adecvate pentru a face descrierea publică. Un instrument esențial utilizat în recrutarea de voluntari SEV este Apelul de voluntari, o scurtă descriere, dar clară, a ceea ce oferă oportunitatea dumneavoastră potențialilor voluntari. Atunci când elaborați apelul către voluntari asigurați-vă că includeți următoarele informații: o scurtă prezentare a organizației gazdă, detalii legate de locul de desfășurare a activităților precum și datele exacte, orarul activităților, informații legate de rolul voluntarilor și de sarcinile lor principale, criteriile de selecție (menționați, dacă există asftel de criterii, de exemplu experiența pe care voluntarii trebuie să o dețină sau competențele specifice necesare), care este procedura de selecție și care este termenul limită pentru aplicare. Asigurați-vă că includeți în apelul către voluntari datele de contact complete ale persoanei responsabile de recrutare (email, telefon) și că sunteți disponibili pentru mai multe întrebări din partea potențialilor voluntari. Odată ce apelul către voluntari este pregătit, următoarea întrebare este cum vă puteți asigura că mesajul ajunge la voluntarii din grupul țintă. Există modalități diferite de a promova apelul către voluntari, unele mai eficiente decât altele. Totuși, în fiecare caz, un proces eficient de recrutare a voluntarilor SEV se bazează pe o combinație a următoarelor: •

Baze de date cu voluntari potențiali (recrutare generală) – Odată ce acreditarea este aprobată și descrierea organizației apare în baza de date europeană, potențialii voluntari vor începe să vă contacteze. Chiar dacă nu aveți un apel activ de căutare de voluntari, când se întâmplă acest lucru, e o idee bună să vă creați propria bază de date cu potențialii voluntari care s-au arătat interesați de voluntariat în cadrul organizației dumneavoastră. În momentul in care vă decideți să găzduiți voluntari SEV puteți să le trimiteți și lor acest apel.

EVSification

•

Organizații partenere (foste sau actuale) (recrutare mediată) – Trimiteți apelul pentru voluntari către organizații acreditate SEV cu care ați colaborat în proiecte anterioare. Desigur, în cazul în care experiența cu un partener nu a fost una pozitivă (întârzieri în răspunsuri, neîndeplinirea responsabilităților la timp, etc.), puteți alege pe cine să informați și pe cine nu. Dacă decideți să începeți o campanie de recrutare specifică (de exemplu pentru voluntari care au experiență în teatru sau crearea de video-uri) puteți să restrângeți partenerii pe care îi contactați, depinzând de profilul și aria de expertiză.

•

Foști voluntari SEV (recrutarea in cercuri concentrice) – Voluntarii fericiți cu stagiul derulat sunt cei mai buni promotori pe care îi poate avea organizația voastră! Implicați voluntarii cu care ați colaborat în trecut în promovarea apelului printre prieteni sau cunoștințe. Aceștia pot utiliza experiența personală în a-i motiva pe ceilalți să devină voluntari SEV în proiectele voastre.

•

Platforme online și grupuri Yahoo (recrutare generală) – Platforme dedicate cum ar fi www. youthnetworks.eu sau grupuri yahoo (EVS_host-sending_possibilities@yahoogroups.com; EVSpartners@yahoogroups.com; etc.) vă oferă posibilitatea să promovați oportunitatea SEV printre tinerii interesați de proiecte SEV.

•

Platforma European Youth Portal (recrutare generală) – Adițional bazei de date cu organizații acreditate SEV, European Youth Portal permite acum organizațiilor să posteze și oportunitățile SEV vacante. Puteți găsi mai multe informații despre modalitatea de realizare a acestui lucru pe website-ul oficial (găsiți link-ul aici) : https://europa.eu/youth/ eu/article/46/19564_en

•

Utilizați rețelele de socializare – Fiți creativi în utilizarea rețelelor de socializare pentru recrutarea de voluntari SEV. Folosiți pagina de Facebook a organizației, precum și diferite grupuri de Facebook pentru a posta oportunitatea SEV.

EVSification

Ca și concluzie, un principiu foarte important în construirea strategiei de recrutare este să echilibrați numărul de canale utilizate și resursele investite în acest proiect cu numărul de voluntari pe care îi căutați. De exemplu, dacă scopul dumneavoastră este să recrutați 2 voluntari SEV și primiți 100 de aplicații, după un efort de promovare intens, va trebui să investiți, de asemenea, mult timp în procesul de evaluare a aplicațiilor, pentru a decide cine vor fi cei 2 voluntari selectați. În acest caz, o abordare mai eficientă este probabil, să promovați proiectul numai partenerilor anteriori și apoi să răspândiți mesajul prin alte canale, în cazul în care aceștia nu pot furniza aplicațiile solicitate.

Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

TIPS AND TRICKS ÎN VOLUNTARILOR SEV: •

• • •

•

RECRUTAREA

Realizați o planificare în timp a procesului de recrutare și fixați termene limită clare. Asigurați-vă că aveți suficient timp pentru a va aloca timp în plus, pentru a prelungi termenul apelului către voluntari, în cazul în care nu aveți aplicații suficiente. Adaptați-vă eforturile de recrutare la numărul de voluntari SEV pe care intenționați să îi implicați. Concentrați-vă pe recrutarea de voluntari care se potrivesc profilului organizației, chiar dacă nu ați colaborat anterior cu organizația de trimitere a candidaților respectivi. Cunoașteți-vă grupul țintă; dat fiind faptul că SEV se adresează tinerilor, (17-30 ani) un apel creativ și original poate funcționa de minune! Folosiți metode diverse prezi, video-uri, infografic, etc. Arătați interes și încercați să răspundeți la întrebările pe care vi le trimit potențialii voluntari, cât de repede vă permite programul. Acesta va fi primul contact cu potențialii voluntari și, prima impresie contează.

EVSification

3.3. SELECȚIA VOLUNTARILOR SEV Selecția voluntarilor este strâns legată de procesul de recrutare, fiind bazată pe potențialele roluri ale voluntarilor și pe profilul ce ghidează selecția candidaților, ambele pregătite de către organizație anterior. Literatura de specialitate în acest domeniu prezintă procesul de selecție al voluntarilor, în general, ca având caracteristici diferite comparativ cu selecția personalului plătit dintr-o organizație. Acest lucru ia în considerare caracteristicile muncii voluntare, mai exact dedicarea timpului și a abilităților proprii în folosul celorlalți, fără să se aștepte în schimb recompense financiare. Din această perspectivă, în cazul voluntarilor, în loc de “selecție” ar trebui mai degrabă să vorbim despre un “proces de potrivire”, de găsire a voluntarului potrivit pentru activitățile oferite de organizație sau găsirea unui rol adecvat pentru un începător în cazul în care el/ea nu poate deține un rol deja existent. Cu unele limitări impuse de contextul proiectelor, această perspectivă este valabilă și pentru voluntarii SEV. Procesul de selecție al voluntarilor echilibrează cele două fețe ale aceleiași monede: pe de o parte, contextul și nevoile organizației, și interesele, nevoile și abilitățile voluntarilor, pe de altă parte. Un voluntar nu ar trebui să fie plasat într-o poziție pentru care nu are interes sau motivație, numai pentru că el/ea se potrivește profilului. Însă nici nu ar trebui ca unui voluntar să îi fie dată o poziție pentru care este foarte motivat(ă), dar nu are competențele necesare. Prin urmare, selecția voluntarilor ar trebui să urmărească atingerea unei situații de tip câștig-câștig, pentru ambele părți implicate.

EVSification

Corelarea intereselor/nevoilor/abilităților unui voluntar cu o sarcină și un mediu de lucru pe care să le considere agreabile, este una dintre provocările pe care un coordonator de voluntari trebuie să le înfrunte. Pentru a aborda această provocare în mod eficient, coordonatorul dispune de câteva instrumente care s-au dovedit a fi utile în selecția voluntarilor: formularul de candidatură, scrisorile de recomandare și interviul de selecție. Adesea, aceste instrumente nu sunt utilizate în mod individual, ci organizațiile preferă combinarea acestora pentru a se asigura că toate informațiile necesare pentru decizia finală au fost obținute de la candidați. Formularele de aplicație sunt individualizate pentru fiecare organizație și prezintă o serie de avantaje importante: furnizează informații specifice, reprezintă un mod centralizat de a colecta și reține informații despre toți voluntarii care aplică, pot ajuta la structurarea temelor pentru interviurile de selecție ulterioare. Aceste formulare sunt folosite ca un mijloc de colectare a informațiilor necesare pentru a orienta candidatul către poziția care i se potrivește cel mai bine. În același timp, în majoritatea cazurilor, formularele de aplicație reprezintă o pre-evaluare a voluntarilor (motivație, abilități, interese etc.), precursoare unui interviu de selecție. Adesea se obișnuiește ca formularul de aplicație să fie însoțit sau chiar înlocuit de un CV și, chiar mai important, de o scrisoare de motivație care subliniază principalele motive pentru care candidatul a ales proiectul și organizația. Referințele sau recomandările pot fi utilizate pe lângă alte metode de selecție. Referințele pot confirma existența unor abilități identificate prin alte metode și, în același timp, pot oferi informații relevante despre candidat, care nu reies din formularele de aplicație sau interviuri. Un principiu de bază pentru construirea credibilității unei recomandări este ca autorul ei să aibă o relație profesională cu candidatul, spre deosebire de cunoașterea lui ca pe un prieten sau membru al familiei.

EVSification

Cu toate acestea, instrumentul prin care putem obține informațiile cele mai complete despre un candidat pentru poziția de voluntar este interviul de selecție. Orice interviu de selecție este un proces cu două sensuri, un proces reciproc care permite organizației să obțină informațiile necesare din partea candidatului, dar în același timp oferă persoanei intervievate elementele de bază care definesc misiunea, viziunea, activitățile, beneficiarii organizației. Prin urmare, principalele subiecte de discuție în timpul unui interviu de selecție sunt destinate să furnizeze în primul rând informații privind istoricul, misiunea, valorile organizației, detalii referitoare la activitățile în care se vor implica voluntarii, așteptările organizației etc., iar în al doilea rând să obțină detalii în ceea ce privește educația și formarea, experiența, calitățile și aptitudinile, atitudinile și valorile candidatului.

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOATE ACESTEA ÎN PROIECTELE SEV? Scopul nostru este de a vă oferi un ghid foarte practic pentru managementul voluntarilor SEV prin intermediul acestui manual. Așadar, în secțiunea următoare dorim să vă prezentăm procesul de selecție al voluntarilor SEV, așa cum a fost el testat și îmbunătățit de către organizația noastră în ultimii 6 ani. În primul rând, Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca planifică întotdeauna selectarea voluntarilor SEV sub forma unui proces care are două etape: evaluarea scrisorilor de motivație și a CV-urilor primite de la tinerii interesați și realizarea de interviuri via Skype cu candidații preselectați (procesul este prezentat de la început în apelul de recrutare a voluntarilor, potențialii candidații fiind informați cu privire la termenele limită specifice pentru fiecare dintre aceste etape). CV-urile și scrisorile de motivație (în limba engleză) oferă un prim nivel de informații despre

EVSification

potențialii voluntari, inclusiv criteriile de selecție (cum ar fi cerințele de vârstă, naționalitate - relevantă în cazul în care o propunere de proiect care este prezentată sau aprobată de o Agenție Națională, caz în care există și anumite limitări în ceea ce privește țările de origine ale voluntarilor, etc.), dar, de asemenea, aspecte legate de motivația voluntarilor. În cazul în care este necesar, în acest moment, vom contacta, de asemenea, organizațiile de trimitere ale voluntarilor, care pot oferi mai multe detalii despre candidați. Această primă fază se încheie cu o listă restrânsă a candidaților selectați pentru interviu și cu informarea celorlalți candidați cu privire la decizia luată. Atunci când realizați lista restrânsă pentru interviuri, trebuie să luați în considerare faptul că unii dintre candidații invitați la interviu nu vor avea un răspuns pozitiv. Astfel asigurați-vă că aveți un număr optim de candidați invitați la interviu (nici prea mare, nici prea mic, de ex. ar putea fi dublu față de numărul de candidaturi dorite), care va permite alegerea voluntarilor de care aveți nevoie în cele din urmă. Interviul va verifica și completa informațiile obținute deja din CV-uri și scrisori de motivație. Deși printre cele mai comune mijloace de facilitare a interviului se află utilizarea de instrumente cum ar fi Skype, interviul prin telefon este, de asemenea o opțiune. Care sunt pașii esențiali pentru pregătirea unui interviu?: •

Crearea unei planificări clare a interviurilor - Decideți perioada pentru interviuri împreună cu echipa voastră și anunțați-o în apelul public către voluntari, însă, mai apoi, permiteți fiecărui candidat să aleagă ziua și ora care i se potrivește cel mai bine. Puteți face acest lucru prin e-mail, dar, de asemenea, folosind instrumente specifice. Unul dintre acestea este Doodle, care vă va permite să utilizați ore de interviu predefinite pentru zilele specifice pe care le-ați planificat și apoi să invitați toți voluntarii să aleagă una sau pe cele care se potrivesc cu programul lor. Avertizați voluntarii să verifice dacă există diferențe de fus orar între țara voastră și țara lor de proveniență, înainte de a alege intervalul lor de disponibilitate și trimiteți-le invitația la interviu cu cel puțin 3 sau 4 zile

EVSification

în avans. •

Pregătiți ghidul de interviu - Odată ce sunteți față în față cu candidații (prin intermediul unui ecran), vă va fi foarte util un ghid de interviu, care vă va ajuta să începeți conversația. În același timp, asigurați-vă că nu vă plafonați/limitați la ghidul de interviu și permiteți-vă să explorați și alte domenii/piste care nu sunt incluse în întrebările inițiale. Pentru a vă oferi o idee mai concretă despre ceea ce poate fi întrebat într-un interviu cu un potențial voluntar SEV, în anexa capitolului găsiți un ghid de interviu pe care noi îl folosim în interviurile noastre.

•

Pregătiți un formular de interviu în care se pot nota răspunsuri - Acesta este opțional, dar este foarte util să aveți o modalitate de a colecta informațiile pe care le obțineți de la potențialii voluntari, în aceeași manieră, pentru toate interviurile realizate. În momentul deciziei finale, va fi de folos să aveți informația esențială despre fiecare candidat intervievat, colectată într-un mod similar.

•

Decideți cine realizează interviurile - Mai ales dacă aveți un număr mare de interviuri planificate, se poate dovedi a fi o strategie bună ca 2 persoane să participe la realizarea lor. Una dintre ele poate pune întrebările, iar cealaltă poate lua notițe. Acest lucru va ușura nu numai volumul de lucru al membrilor echipei ( a pune întrebări poate fi la fel de epuizant ca și a răspunde la ele), dar va permite ca procesul de selecție să fie mai obiectiv, deoarece vor exista mereu două opinii asupra candidaților intervievați. În ceea ce privește competențele persoanei care realizează interviul, el/ea ar trebui să aibă: cunoștințe despre organizație, capacitatea de a comunica cu tipuri diferite de oameni, capacitatea de a asculta și de a pune întrebări corecte în conformitate cu planul, capacitatea de a spune “nu”.

•

Realizați interviurile după cum ați planificat - Asigurați-vă că sunteți online la momentul fiecărui interviu și sunteți pregătit pentru acestea. Citiți din nou CV-urile si scrisorile de

EVSification

motivație ale candidaților și notați întrebări specifice care rezultă din acestea. Alegeți un loc potrivit pentru interviuri, unul liniștit, care poate oferi intimitate atât pentru intervievator cât și pentru candidat, și verificați din nou aspectele tehnice înainte de a începe (camera video, microfonul, conexiunea la internet, etc.). •

Odată ce interviurile sunt finalizate, realizați o listă restrânsă de candidați pe care să îi prezentați echipei și decideți împreună cine va fi selectat. Includeți o listă de rezervă, în cazul în care nu veți primi confirmarea finală de la toți candidații selectați.

•

Informați toți candidații intervievați cu privire la decizia pe care ați făcut-o și răspundeți altor întrebări venite din partea lor.

Un ultim element care poate fi adăugat la un interviu de selecție este o sarcină practică dată voluntarului, care să vă ajute să anticipați modul în care acesta s-ar potrivi în rolul prevăzut de proiect, dacă ar fi selectat. De exemplu, în cazul nostru, pentru voluntarii care aplică pentru programul de animație clinică în spitalul de copii, această sarcină este de a planifica succint un program de 3 ore de activități care ar putea fi efectuate în spital (descriere, scopul activităților, materiale necesare). Voluntarilor li se cere să trimită acest plan prin e-mail înainte de interviul propriu-zis, iar activitățile propuse sunt discutate în timpul interviului. În funcție de specificul activităților implicate de proiect, sarcini practice variate pot însoți interviul de selecție. Intervievarea potențialului voluntar SEV nu presupune doar compararea unui candidat cu un profil prestabilit și luarea deciziei dacă el/ea întrunește sau nu caracteristicile dorite. Este mai degrabă un proces mai profund de încercare de a afla cine este persoana intervievată și modul în care organizația poate crea un mediu de lucru care va fi satisfăcător atât pentru voluntar, cât și pentru organizație. După cum s-a menționat anterior, selectarea voluntarilor SEV ar trebui să fie un proces de corelare a nevoilor organizației cu cele ale voluntarilor.

EVSification

Desigur, nicio organizație nu va reuși să găzduiască toți voluntarii interesați de activitățile lor, dar totuși, înainte de a respinge ferm un voluntar, organizația poate face mai multe lucruri: includerea voluntarului pe o listă de rezervă și oferirea posibilității de a se implica în cazul în care unul dintre voluntarii selectați se retrage din proiect, evaluarea posibilității de implicare a voluntarului într-un alt proiect SEV planificat de organizația dumneavoastră și direcționare spre acesta sau recomandarea altor stagii SEV implementate de organizații din același oraș/ țară, etc. Așadar, procesul de selecție reprezintă mai degrabă o potrivire între ceea ce este necesar organizației sau ceea ce aceasta poate asigura și caracteristicile personale ale potențialului voluntar, care pot fi integrate în serviciile oferite de organizație. Prin urmare, adaptați procesul de selecție acestui scop și asigurați-vă că nu cereți prea mult de la candidați (cum ar fi numeroase niveluri de formulare de aplicație și interviuri de selecție, etc.), în cele din urmă selectăm pentru o poziție de voluntariat și nu pentru un loc de muncă foarte bine remunerat, de pe Wall Street!

Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

TIPS ÎN SELECTAREA • •

•

• • • • • • •

TRICKS VOLUNTARILOR SEV:

Informați voluntarii chiar din anunțul de recrutare despre etapele de selecție, inclusiv perioada de interviuri, dacă este cazul. Decideți împreună cu echipa cine este implicat în procesul de selecție și care sunt responsabilitățile fiecărui membru al echipei. Dacă planificați un număr mare de interviuri, puteți avea două persoane care să le realizeze (persoane cu abordări diferite pot fi implicate în scopul de a oferi o perspectivă mai complexă deciziei finale - de exemplu, persoane orientate spre sarcini și persoane orientate spre relațiile inter-umane). Ideal ar fi ca aceeași persoană de contact să fie prezentă atât în etapa de recrutare, cât și în cea de selecție și asigurați-vă că procesul de comunicare cu potențialii voluntari nu este încetinit de faptul că există persoane diferite desemnate pentru fiecare etapă. Realizați interviul ca un proces de comunicare cu două sensuri: creați o atmosferă relaxată și prietenoasă, clarificați-le voluntarilor necesitatea de a avea o abordare sinceră și onestă (valabil pentru ambele părți), alocați timp voluntarului să își formuleze răspunsurile, arătați înțelegere față de diferite nivele de limba engleză, etc. Permiteți-i și voluntarului să vă pună întrebări în timpul interviului! Luați notițe în timpul interviului pentru a vă permite să vă reamintiți și să evaluați fiecare candidat, după ce toate interviurile sunt realizate. Utilizați întrebări deschise. Ascultați voluntarul - despre ceea ce el/ea vorbește, dar și atunci când el/ea nu vorbește, deoarece tăcerea poate avea, de asemenea, o semnificație specială. Acordați atenție prezentării personale a voluntarului. Implicați întreaga echipă care va colabora cu voluntarii în decizia finală cu privire la cine este ales și cine nu este. Trimiteți un e-mail tuturor solicitanților, chiar și celor care nu sunt selectați, și arătați-vă disponibili pentru a oferi mai multe detalii cu privire la decizie, dacă acest lucru este solicitat.

EVSification

ANEXĂ GHID

DE INTERVIU

1. Spune-ne, te rog, un pic despre tine, despre persoana din spatele CV-ului. 2. Ne poți spune mai multe despre educația ta sau orice alte cursuri de specialitate, alte training-uri la care ai participat? 3. Ai experiență anterioară în activități de voluntariat - la nivel local sau internațional? 4. Ai o experiență internațională - student Erasmus, călătorii pe o perioadă mai lungă, etc.? În caz afirmativ, te-aș ruga să descrii cea mai dificilă experiență din acest context internațional? 5. Care sunt motivele pentru care ai decis sa devii voluntar SEV? 6. Ce știi despre proiectul nostru? Ce te-a făcut să alegi proiectul nostru pentru această oportunitate de care poți să ai parte o dată în viață? 7. Care sunt cele cinci adjective care te descriu cel mai bine? (gândește-te la proiectul pentru care ai aplicat, te rog) 8. Descrie problema cea mai dificilă pe care a trebuit să o rezolvi legată de munca într-un grup. Care a fost situația și ce-ai făcut? Ai face ceva diferit data viitoare? 9. Te rugăm să prezinți pe scurt cum ai planifica activități cu durata de o oră pentru copiii din școală. Dă un exemplu scurt al unei activități educaționale (10-15 minute), bazată pe metode de educație non-formală. 10. Care ar fi așteptările tale de la acest proiect SEV? 11. Ce fel de dificultăți anticipezi că ai putea avea în adaptarea la mediul cultural și de muncă? 12. Aspecte practice: ai o organizație de trimitere? Calendarul proiectului este potrivit pentru tine? etc.

EVSification

3.4.

ORIENTAREA ȘI FORMAREA

VOLUNTARILOR SEV Procesul de formare care ajută voluntarii să se familiarizeze cu activitatea lor din cadrul organizației poate fi împărțit în două: 1. Orientare: procesul de familiarizare al voluntarilor pentru a se integra în organizație și în contextul muncii lor și să devină operativi cât mai curând posibil. 2. Formare profesională: procesul de formare al voluntarilor pentru a-și îndeplini cu succes rolul în organizație.

ORIENTAREA Orientarea este înțeleasă ca un proces de oferire de suport voluntarilor în direcția cunoașterii și înțelegerii organizației, dar și dezvoltarea unui sentiment de confort în raport cu aceasta. Orientarea este concepută astfel încât să ofere cunoștințe de bază, practice despre organizație, care să le permită voluntarilor să înțeleagă modul în care pot contribui la cauza organizației. Acest lucru însemnă practic înțelegerea cauzei, sistemului, operațiunilor și procedurilor organizației. O zicală spune că prima impresie contează. Orientarea poate fi văzută ca prima întâlnire, o întâlnire între voluntar și organizația gazdă. Să faci un voluntar să se simtă parte importantă a organizației este esențial și acest lucru se întâmplă mai ales în timpul sesiunilor de orientare, în care se stabilesc legături intelectuale, practice și emoționale între cele două părți. Programul de orientare al voluntarilor e mai mult decât simpla prezentare a câtorva

EVSification

lucruri referitoare la organizație. Este o introducere coerentă, planificată, care îmbină informații, experiențe, precum și transmiterea valorilor și culturii organizației, toate acestea având ca scop oferirea noilor voluntari baza de care au nevoie pentru a-și realiza activitățile și a se integra în organizație și comunitate cât mai ușor posibil. Specialiști în voluntariat împart orientarea în diferite categorii. Vă prezentăm aici o versiune actualizată a structurii creată de S. McCurley, R. Lynch și R. Jackson, care este, în opinia noastră, mai clară și mai ușor de urmat. Potrivit acestor autori, o perioadă de orientare adecvată ar trebui să acopere trei domenii principale: (a) orientarea cu privire la misiunea organizației, (b) orientarea cu privire la managementul operațional al organizației și (c) orientarea cu privire la cultura organizațională. A. ORIENTAREA CU PRIVIRE LA MISIUNEA ORGANIZAȚIEI Aceasta este partea în care voluntarii sunt informați cu privire la motivele de existență, misiunea și valorile organizației. Orientarea cu privire la misiunea organizației creează o legătură emoțională între voluntar și organizație. Următoarele domenii ar trebui să fie luate în considerare atunci când se realizează astfel de sesiuni: ISTORIA Chiar dacă organizația este nouă, are o istorie ce poate fi împărtășită voluntarilor: cum a fost înființată și de către cine, cum s-a dezvoltat până în punctul în care este astăzi, etc. Împărtășirea istoriei oferă accesul voluntarilor la oameni și evenimente care “vorbesc limba comună” a organizației și le permite să devină “insider”. MISIUNEA ȘI FILOZOFIA Organizația voastră are o misiune și noii voluntari ar trebui să aibă șansa să o cunoască,

EVSification

să discute si să digere ceea ce înseamnă acest lucru. Aceasta poate fi, de asemenea, o ocazie bună de a discuta despre filosofia, valorile și etica organizației. Nu există nicio modalitate mai bună de a menține motivația ridicată decât conectarea voluntarilor pe care îi găzduiți la misiunea organizației și demonstrarea modului în care aceștia pot contribui, prin activitatea lor, la acea misiune. BENEFICIARI În cazul în care activitatea organizației este orientată spre un anumit grup de beneficiari, voluntarii ar trebui să învețe în perioada de orientare cât mai mult posibil despre acest grup. Fie că vorbim despre rasă sau etnie, vârstă, sex, limbă maternă, dizabilitate sau șomaj, voluntarii trebuie să cunoască trăsăturile acelui grup. Grupul țintă poate fi, de asemenea, întreaga comunitate. PROGRAME ȘI PROIECTE Ce programe ați derulat până acum? Care sunt principalele domenii de muncă și tipuri de activități? În ce domeniu aveți expertiză? Răspunsurile la aceste întrebări pot ajuta voluntarul să obțină o idee mai clară despre direcțiile pe care le luați și modul în care aceștia se pot integra. Nu contează dacă este vorba despre asistența la domiciliu pentru persoane în vârstă sau organizarea de festivaluri pentru copii, trebuie să fie clar ce faceți pentru a vă îndeplini misiunea, pentru a le putea prezenta acest lucru voluntarilor. B. ORIENTAREA CU PRIVIRE LA MANAGEMENTUL OPERAȚIONAL AL ORGANIZAȚIEI Aceasta este partea în care voluntarul este familiarizat cu sistemul de management al organizației. Scopul urmărit este de a oferi un context organizațional pentru voluntar și de a-l ajuta să înțeleagă modul în care acesta se integrează în organizație. Privește mai multe aspecte practice ale organizației printre care: structura, regulile, spațiul, posibilitățile și rolul.

EVSification

STRUCTURA Structura răspunde la următoarea întrebare: cum funcționează organizația? De la departamente (promovare, administrare, contabilitate etc.), la programele și proiectele derulate, cine raportează cui, cine este responsabil pentru anumite domenii de activitate ale organizației. Această parte ar trebui să fie făcută prezentând unde, ce și cum pot voluntarii contribui la acele programe/proiecte. De asemenea, ar trebui să precizeze în mod clar cum se integrează programul de voluntariat în întreaga structură, care sunt scopurile, realizările sau direcțiile de dezvoltare ale acestuia. Vom dezvolta această parte în continuare, în special în legătura cu proiectele SEV. LOGISTICA ȘI RUTINA ZILNICĂ Acest domeniu se referă la “regulile” de la locul de muncă și se referă, în general, la lucruri, cum ar fi: echipamente - disponibilitatea și amplasarea xeroxului, calculatoare, telefoane, etc., precum și instrucțiuni privind restricțiile în utilizarea acestora; spațiu structura biroului și a celorlalte camere relevante, locația în care își va desfășura activitățile voluntarul și locul de întâlnire cu beneficiarii; materiale și resurse - unde se păstrează, cum ai acces la ceea ce ai nevoie, resurse financiare; rutina biroului - cine deschide și închide spațiul, unde sunt cheile, cine răspunde la telefoane, și care sunt procedurile de securitate; calitatea vieții - locuri potrivite pentru a lua masa de prânz, locația magazinelor din apropiere, reguli privind fumatul etc. INTRODUCERE PRIVIND ROLUL VOLUNTARULUI Munca de zi cu zi. Chiar dacă, în această etapă, voluntarii știu pentru ce rol s-au înscris, este corect să le oferiți o perspectivă internă despre ceea ce înseamnă rolul de fapt, mai ales pentru cei care nu au experiență în domeniu. În principiu, ar trebui să ofere un răspuns

EVSification

la următoarele întrebări: Cum va arăta o zi obișnuită? Care sunt activitățile? Cât de mult timp vor petrece direct cu participanții/beneficiarii sau se vor ocupa de documente? etc. Așteptări privind timpul. S-a convenit cu voluntarii, în prealabil, asupra orarului, dar unele organizații așteaptă ca voluntarii să lucreze mult mai mult, în timp ce altele sunt mult mai relaxate. Subiecte ca: ore suplimentare și zile libere, cum se ia vacanță, concediu medical, ar trebui să fie, de asemenea, discutate. Cerințe speciale de lucru. Există anumite sarcini pe care un voluntar ar putea fi rugat să le realizeze în anumite situații, care nu fac neapărat parte din activitatea lui și acesta este un moment bun pentru a discuta despre acestea. Acestea pot include: preluarea oamenilor de la o stație de autobuz/tren, curățarea sau închiderea biroului, etc. Sistemul de supervizare și de evaluare. Orientarea ar trebui să specifice în ce condiții se realizează supervizarea la locul de muncă, mai exact: cine este responsabil, modul în care arată sistemul de supervizare, cât de multă flexibilitate are voluntarul în timp ce își desfășoară activitățile, etc. Același lucru se aplică și evaluărilor: cât de des sunt efectuate evaluări, sub ce formă, ce se face cu evaluarea finală și cine are acces la acesta. C. ORIENTAREA CU PRIVIRE LA CULTURA ORGANIZAȚIONALĂ STRUCTURA SOCIO-ORGANIZAȚIONALĂ Una dintre cele mai importante sarcini în perioada de orientare este familiarizarea voluntarilor cu echipa care lucrează în organizație și explicarea sarcinilor fiecărui membru al echipei. Ori de câte ori este posibil, voluntarii trebuie să aibă o întâlnire individuală cu fiecare membru al echipei. Pentru ca voluntarii să simtă că fac parte din echipă, este necesară introducerea celorlalți membri ai echipei.

EVSification

CULTURA ORGANIZAȚIONALĂ Fiecare organizație are propria cultură dezvoltată pe parcursul existenței sale. Cultura este rezultatul istoriei organizației și a gândirii și comportamentului fondatorilor săi și a foștilor sau a actualilor angajați. Există unele părți ale culturii organizaționale de care voluntarii ar trebui să fie conștienți: cod vestimentar, fumat și alimentație (Este permis fumatul în clădire? E ok să mănânci la birou? Există reguli specifice privind mâncarea și băuturile (fără mâncare în apropierea calculatoarelor, de exemplu) sau relațiile de colaborare (Cum se tratează oamenii unii pe ceilalți? Există o atmosferă familiară, sau totul e formal? Dar limba vorbită? Relațiile de gen?). Înțelegerea culturii organizaționale va ajuta voluntarul să devină mai repede “unul din echipă”, și să reducă incertitudinea (și stresul) unei situații noi. Aceasta va face tranziția lor în organizație mai ușoară.

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOATE ACESTEA ÎN PROIECTELE SEV? Datorită angajamentului pe termen lung pe care proiectul SEV îl solicită voluntarului și datoriaă aspectului său internațional, orientarea în SEV este un proces care începe cu mult înainte ca voluntarii să sosească în țara gazdă. În acest sens, considerăm primele interacțiuni extrem de importante în construirea sentimentelor de siguranță și de încredere, din ambele părți. Să nu uităm că avem de a face cu oameni tineri (17-30 de ani), care, în unele cazuri, își părăsesc casa pentru prima dată. Încrederea se poate construi prin oferirea accesului voluntarului la informații provenind de la mai multe surse și folosind diferite canale, răspunzând întrebărilor și îndoielilor lor, încurajându-i să pună întrebări și să inițieze contacte. Mai precis, aceasta înseamnă schimburi de adrese de e-mail, punerea voluntarilor în contact cu mentorii lor,

EVSification

trimiterea Info-kit-ul SEV și a pachetului de informații înainte de sosire, trimiterea de filmulețe despre țara sau orașul gazdă, etc. Unele organizații, de asemenea, încurajează voluntarii din stagiul de voluntariat curent să îi contacteze pe cei nou-veniți, ca o modalitate de a facilita o integrare prietenoasă și rapidă, deoarece unele dintre informațiile care sunt esențiale din perspectiva voluntarilor, ar putea fi trecute cu vederea de către coordonator. În această fază, înainte de sosire, organizația de trimitere are de asemenea, un rol important și anume, să furnizeze sesiuni de orientare referitoare la contextul Erasmus + și contextul SEV, să sondeze așteptările voluntarului etc. în timpul pregătirilor și întâlnirilor înainte de plecare. Datorită complexității proiectelor SEV (voluntariat internațional, o mulțime de informații care urmează să fie comunicate, relații care urmează să fie construite, dar și mulți actori implicați în procesul de orientare, discutăm mai degrabă despre o perioadă de orientare decât o sesiune de orientare. Pentru a asigura impactul vizat, este nevoie de timp, de planificare și de abilități de comunicare. Orientarea ar putea fi percepută ca o perioadă lentă în special de către acei voluntari care doresc să aibă parte de acțiune imediat după aterizarea în țara gazdă. În aceste cazuri, rolul coordonatorului sau al mentorului este de a le reaminti importanța unei perioade de integrare adecvată pentru ei, pentru organizație și pentru grupul din care fac parte. Orientarea voluntarilor SEV este o investiție a resurselor organizației, dar, în același timp, va ajuta la construirea unei baze solide pentru întreaga perioadă în care voluntarii vor fi în organizație si va ajuta la prevenirea situațiilor dificile și a potențialelor conflictelor. Pe lângă aspectele menționate deja în prima parte a capitolului, alte două elemente importante, speifice doar proiectelor SEV, ar trebui abordate in orientare: orientarea culturală și din perspectiva comunității și orientarea în contextul programului Erasmus +/SEV.

EVSification

D. ORIENTAREA CULTURALĂ ȘI DIN PERSPECTIVA COMUNITĂȚII Care sunt elementele definitorii ale culturii? Ce mănâncă, îmbracă și cred oamenii din țara gazdă? Ce obiceiuri și tradiții respectă? Cum arată, de obicei, familiile lor? Cum sunt ei ca popor, primitor sau suspicios, tolerant sau intolerant? Sunt religioși și în ce mod? Cât de bine vorbesc o limbă internațională, cum ar fi limba engleză? Toate acestea și multe altele pot face obiectul sesiunii de introducere în cultura țării gazdă. Comunitatea poate fi interpretată în moduri diferite de către organizație. Aceasta poate însemna orașul sau satul în care se află organizația, dar poate însemna un cartier urban, un anumit grup cultural sau social. În plus, aspecte cum ar fi datele demografice (dimensiunea, diversitatea și nivelul de educație), economice sau alte caracteristici generale ar trebui să fie luate în considerare. Integrarea în comunitatea locală este, de asemenea, o responsabilitate împărțită între organizația gazdă/coordonatoare și mentorul voluntarului. În perioada de orientare, atragem atenția asupra importanței aspectelor legate de siguranță și securitate atunci când este vorba de comunitate și cultură. Acest lucru se traduce prin a informa voluntarii SEV: (a) care sunt zonele sigure/nesigure ale orașului; (b) care sunt potențialele comportamente riscante; (c) cum să reacționeze în situații de conflict; (d) care sunt numerele de urgență; (e) și despre existența unor grupuri nu foarte deschise față de străini, cum ar fi grupuri puternic naționaliste, etc. E. ORIENTAREA ÎN CONTEXTUL PROGRAMULUI ERASMUS +/SEV Proiectele SEV urmează un cadru stabilit în prealabil cu care voluntarii trebuie familiarizați încă de la debutul stagiului. În partea de început a sesiunii de orientare, se pot aminti voluntarului anumite condiții, norme sau drepturi și se poate răspunde, de asemenea, posibilelor îndoieli pe care le-ar putea avea voluntarii. În general, orientarea programului SEV ar trebui să acopere:

EVSification

•

Drepturile și responsabilitățile voluntarului, prevăzute și în acordul de activitate;

•

Programul și calendarul proiectului (inclusiv formarea de la sosire și evaluarea intermediară organizată de către Agenția Națională);

•

Normele financiare și administrative: bani de buzunar, rambursarea cheltuielilor de deplasare sau altor cheltuieli legate de proiect;

•

Rolurile actorilor implicați: Agenția Națională, Organizația gazdă, Organizația de trimitere, organizația coordonatoare, mentor, supervizor;

•

Aranjamente practice: cursuri de limbă, cazare și masă, asigurare de sănătate, înregistrarea adresei, viza;

•

SEV ca o experiență de învățare: acord de învățare, competențe-cheie, certificat Youth Pass.

CICLUL DE FORMARE ȘI EVALUARE ÎN SEV Una dintre caracteristicile principale ale Serviciului European de Voluntariat este contextul de formare și evaluare pe care îl creează, context ce contribuie la ghidarea tinerilor voluntari printr-un proces de învățare non-formală înainte, în timpul și după perioada stagiului din străinătate. Pentru a armoniza formarea și evaluarea voluntarilor SEV, precum și pentru a respecta criteriile de calitate, Comisia Europeană a creat Ciclul de Formare și Evaluare pentru care sunt responsabile agențiile naționale sau regionale SALTO. În general, ciclul este alcătuit din două părți, pentru care Agențiile Naționale și SALTO din țara gazdă sunt responsabile: • Sesiunea de formare de la sosire – On arrival trening (pentru stagii SEV de 2 luni și mai mult); •

Evaluarea intermediară – Mid term evaluation (pentru stagii SEV de 6 luni și mai mult).

EVSification

Complementar formării de la sosire și evaluării intermediare mai există două training-uri/întâlniri: •

Sesiunea de formare înainte de plecare, furnizată de către organizația de trimitere a voluntarului

•

Evenimentul SEV anual oferit de către Agenția Națională a țării de trimitere a voluntarului, eveniment focusat pe evaluarea finală a stagiului după întoarcerea în țara de trimitere.

Chiar dacă numele ar putea indica faptul că acestea sunt sesiuni de formare, primele două părți ale ciclului: sesiunile înainte de plecare și de la sosire sunt mai mult legate de formarea voluntarilor SEV pentru stagiul lor și introducerea programului SEV și, prin urmare, acționează ca orientare. Sesiunea de formare înainte de plecare ar trebui să aibă loc înainte cu 1 lună până la 2 săptămâni înainte de plecare și este organizată și furnizată de către organizația de trimitere. De obicei, subiectele abordate includ: programul Erasmus + și SEV, rolul actorilor implicați, informații generale despre mediul de găzduire, regulile de siguranță, aspecte legate de interculturalitate, așteptări și SEV ca o experiență de învățare Sesiunea de formare la sosire. La sosirea în țara gazdă, voluntarii implicați în proiecte cu o durată mai mare de două luni, au dreptul și obligația de a lua parte la sesiunea de formare de la sosire. Organizată de Agenția Națională a țării gazdă sau de Salto Youth în cazul țărilor partenere, formarea de la sosire se concentrează pe introducerea voluntarilor în cultura țarii gazdă, pregătindu-i pentru perioada serviciului și experiența SEV. În plus față de sprijinirea voluntarilor pentru a se adapta la situații culturale și personale provocatoare, formarea oferă, de asemenea, un ghid privind prevenirea conflictelor și gestionarea crizelor, comunicarea și învățarea interculturală.

EVSification

Evaluarea intermediară

permite voluntarilor să împărtășească experiența lor și să

reflecteze asupra activităților desfășurate și asupra rolului organizației gazdă. Această reuniune este foarte importantă, deoarece are ca scop prevenirea situațiilor de risc și rezolvarea conflictele, dacă este necesar. Aceasta oferă voluntarilor SEV oportunitatea de a-si auto-evalua stagiul și de a învăța de la alți voluntari ce trăiesc aceeși experiență. În același timp, voluntarilor le sunt oferite instrumente de reflecție și planificare asupra viitorului lor după finalizarea stagiului SEV Evenimentul anual SEV reunește voluntarii SEV care au finalizat deja serviciul de voluntariat. Voluntarii au posibilitatea de a reflecta asupra cunoștințelor și abilităților dobândite și asupra aplicării lor în viața de zi cu zi după încheierea stagiului SEV. Un alt obiectiv important al acestui eveniment este feedback-ul general asupra programului pe care îl primesc Agențiile Naționale și SALTO.

FORMAREA Formarea este direct legată de abilitățile și cunoștințele necesare voluntarului în scopul realizării anumitor activități. Poate include învățarea unor noi competențe, expunerea unor idei noi necunoscute lor, oferirea șansei de a practica și de a obține feedback asupra anumitor stiluri de lucru cu oamenii. Pentru a determina tipul de formare pe care ar trebui să îl furnizați voluntarilor, aveți nevoie de răspunsul la întrebarea: Care sunt abilitățile, cunoștințele sau atitudinile de care are nevoie voluntarul pentru a-și efectua activitățile? Formarea ar trebui să țină cont de cerințele “postului” ocupat de voluntari, dar și de nevoile de învățare ale acestora: În ce domenii se simt cel mai puțin pregătiți sau competenți? Ce și cum ar dori să (se) dezvolte? Răspunsurile la aceste întrebări vă pot ajuta să structurați o formare inițială utilă și eficientă. În mod evident, formarea ar trebui să se desfășoare

EVSification

cât mai curând posibil după ce voluntarii s-au alăturat proiectului SEV și ar trebui să se desfășoare pe tot parcursul serviciului. CONȚINUTUL FORMĂRII Unele direcții de formare generale, cum ar fi problemele legate de tineret, abilități de consiliere sau de soluționare a conflictelor, ar putea fi relevante pentru mai multe organizații, în timp ce altele pot fi specifice pentru un anumit rol: cum să te ocupi de o persoană într-un scaun cu rotile sau cum să-i înveți limbi străine pe copiii de grădiniță. Pregătirea unui program de formare ar trebui să ia în calcul mai multe elemente, printre care:

COMPETENȚE PROFESIONALE ȘI INFORMAȚII SPECIFICE.

Orice formare, în special formarea inițială, ar trebui să acopere în special abilitățile și informațiile de care au nevoie voluntarii pentru a-și realiza activitățile. Tehnici de predare, de comunicare cu partenerii internaționali, informații medicale și de administrare a biroului, pot fi toate subiecte abordate în etapa de formare. Formarea pentru rolul îndeplinit de voluntari ar trebui să indice ce trebuie să facă și să realizeze la locul lor de muncă, ce nu ar trebui să facă și ce să facă în situația X sau Y. Acesta este un proces în trei etape: 1. demonstrarea competențelor care trebuie învățate sau îmbunătățite 2. observarea voluntarului care dezvoltă efectiv competența 3. feedback și analiză Desigur în unele cazuri, voluntarii dețin deja cele mai multe dintre abilitățile și informațiile de care au nevoie, prin urmare, formarea ar trebui să se concentreze pe îmbunătățirea acestor competențe sau pe informații care sunt noi pentru organizație.

EVSification

METODE DE FORMARE Există o varietate de modalități de structurare a diferitelor tipuri de formare, cele mai practice fiind prezentate în cele ce urmează. A. Formarea la locul de muncă. Aceasta are loc în condiții normale de lucru și poate lua diferite forme, cum ar fi: ucenicia, rotația la locul de muncă (expune voluntarii la o gamă variata de competențe existente și necesare în același timp in cadrul organizației), consiliere, supervizare și mentorat. Voluntarii trebuie să primească sprijin și îndrumare corespunzătoare care să permită îndeplinirea sarcinilor asupra cărora s-a convenit. Ucenicia. Orice loc de muncă ce implică dezvoltarea de abilități (design grafic, introducerea datelor într-un sistem sau măsurarea tensiunii arteriale) poate folosi ucenicia ca metodă de formare. În practică, aceasta înseamnă că voluntarul lucrează sub supravegherea unui specialist calificat în domeniu, pentru a învăța “profesia”, pentru a-și dezvolta sau îmbunătăți competențele. Consilierea. Scopul ei este de a asista voluntarul în rezolvarea unei probleme sau îmbunătățirea unui tip de comportament. Coordonatorul poate folosi întrebări pentru a ajuta voluntarul să identifice problema și cauza acesteia, dar și să identifice alternative, un curs mai bun al acțiunii, și să învețe din experiența lui/ei. Rolul facilitatorului nu este să dea răspunsuri, ci mai degrabă să îi impulsioneze pe voluntari să vină cu soluții proprii, prin utilizarea întrebărilor corecte. Similar consilierii, coaching-ul se referă la o serie de conversații ce au ca scop final îmbunătățirea performanței. Acesta încurajează voluntarii să își atingă obiectivele și să își îmbunătățească stilul de lucru.

EVSification

B. Formarea externă locului de muncă. Are loc în afara orelor și mediului de lucru al organizației. Cunoscut și sub numele de formare formală, aceasta include: un seminar, un studiu de caz, jocul de rol, o excursie pe teren, simulări, o discuție de grup și multe alte metode. CUM SE DESFĂȘOARĂ O SESIUNE DE ORIENTARE/FORMARE? Chiar dacă scopul orientării și al formării profesionale este diferit, acestea pot fi tratate împreună atunci când vine vorba de modul în care acestea ar trebui să fie desfășurate. Formatul sesiunii este mijlocul prin care este prezentat conținutul. Așadar, diversificarea formatului este o modalitate de a păstra orientarea/formarea interesantă și relevantă. Dacă organizația voastră utilizează metode specifice de predare sau de prezentare, cum ar fi metode și instrumente de educație non-formală, acestea ar trebui să se reflecte în modul în care desfășurați orientarea/formarea. Unele dintre următoarele tehnici pot fi de folos: •

Conversații și discuții: pentru mulți voluntari, contactul personal stimulează procesul de învățare

•

Observația: analizarea punerii în practică a ceea ce ați vorbit sau învățat

•

Text: lectura teoriei, politicilor sau a altor materiale în variantă printată

•

Multimedia: video și audio, calculator, prezentări audio-vizuale

•

Experiența directă: jocuri de rol, jocuri de simulare

•

Activitățile de grup: grupuri mici de rezolvare a problemelor, proiecte de colaborare, jocuri, etc.

•

Activități fizice: mișcare, gestionarea echipamentelor sau materialelor

•

Rezolvarea individuală a problemelor

•

Activități artistice: crearea de imagini, structuri, poezii, etc.

EVSification

Indiferent care e tipul de formare utilizat, scopul principal este de a vă asigura că voluntarul învață din experiență. Metodele dintre care s-ar putea alege variază de la voluntar la voluntar și ar putea varia în timp chiar și în cazul aceluiași voluntar.

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOATE ACESTEA ÎN SEV? TRAINING-URI DE DEZVOLTARE A COMPETENȚELOR PROFESIONALE După cum s-a menționat înainte, formarea este legată direct de abilitățile și cunoștințele necesare unui anumit loc de muncă. În contextul/perspectiva SEV, coordonatorul este responsabil de planificarea unei serii de training-uri sau ateliere de lucru pentru voluntarii SEV, concentrate pe dezvoltarea competențelor de care vor avea nevoie voluntarii, pentru a-și realiza activitățile. De exemplu, o organizație care implică voluntari SEV în activități de animație a copiilor în spital, an de an, a dezvoltat un program de formare, care are drept scop deținerea unui set de abilități practice, cum ar fi: realizarea de animale din baloane, pictura pe față, origami, teatru, jonglerii și alte abilități de circ. Toate atelierele sunt conduse de către profesioniști. Acest lucru ajută voluntarii SEV să dezvolte unele abilități practice, înainte de a începe interacțiunea cu copiii, și are, de asemenea, o influență pozitivă asupra nivelului de încredere în sine. TRAINING-URI DE DEZVOLTARE PERSONALĂ SEV este o experiență de învățare importantă pentru voluntar, iar participarea la stagiul SEV le îmbunătățește abilitățile și competențele profesionale . Pentru a îi ajuta să mediteze și să exprime ceea ce doresc să învețe sau au învățat, organizația ar trebui să introducă un sistem de formare care să ajute voluntarii să (1) își dezvolte propriile obiective pentru perioada lor de stagiu, (2) își planifice calea de învățare, ( 3) sprijine meditația sau auto-

EVSification

evaluarea și (4) fie capabili să prezinte rezultatele, prin utilizarea certificatului Youth Pass. Youthpass este un instrument care sprijină tinerii în maximizarea experiențelor pe care leau avut în timpul stagiului lor, și care descrie rezultatele învățării din proiectul SEV viitorilor angajatori sau instituțiilor de învățământ. Aici puteți afla mai multe despre Youth Pass: www.youthpass.eu/en/youthpass. CURSURI DE LIMBĂ Organizația gazdă asigură, în cooperare cu organizația de trimitere, că voluntarul primește sprijin în derularea pregătirii lingvistice sau un curs de limbă on-line și evaluări furnizate prin programul Erasmus+. Voluntarul poate obține sprijin în învățarea limbii țării gazdă sau a uneia dintre cele șase limbi de circulație internațională. Anumite organizații preferă să organizeze cursuri intensive conduse de către profesori de limbi străine, în timp ce alții optează pentru modalități mai non-formale, cum ar fi implicarea membrilor comunității locale sau a mentorilor în dezvoltarea abilităților lingvistice. Recomandarea noastră este să utilizați resursele pe care le aveți la dispoziție. Dana Solonean Alicja Zachert

EVSification

TIPS&TRICKS ÎN ORIENTAREA ȘI FORMAREA VOLUNTARILOR SEV •

Orientarea și formarea pot debuta încă înainte de sosirea voluntarilor, în mediul online: prin trimiterea unui infopack cu toate informațiile necesare despre organizație și proiect, a unor videoclipuri despre oraș sau cultură, resurse online și multe altele!

•

Dacă găzduiți deja un grup de voluntari SEV, de ce să nu le cereți să scrie una sau două pagini de sfaturi și recomandări pentru următorul grup de voluntari? Această metodă va prezenta perspectiva voluntarilor care au trecut deja prin acest proces și poate fi foarte valoroasă pentru nou-veniți!

•

Info-Kit-ul SEV (creat de Comisia Europeană) este un instrument perfect pentru orientarea programului! Nu uitați să îl trimiteți voluntarilor înainte ca ei să sosească!

•

O modalitate de a introduce rolul voluntarului, eficient și cu costuri reduse, este pur și simplu organizarea unei sesiuni Skype cu voluntarul (sau voluntarii proiectului) înainte ca acesta să își înceapă treaba!

•

Prezentați (prin email) voluntarilor cine sunt persoanele care vor îndeplini rolul de mentori pe durata stagiului. Acest lucru va ajuta la crearea unei legături cu comunitatea locală și îi va face să simtă că au deja o față familiară, odată ce ajung în orașul de găzduire.

•

Nu uitați să pregătiți o ”plăsuță” de bun venit pentru fiecare voluntar! Aceasta poate să conțină o scrisoare de bun venit, o hartă a orașului (marcată cu adrese importante, precum apartamentul și organizația gazdă), numere de urgență, precum și info-pack-ul! În plus, aceasta poate conține regulile casei, ghidul orașului, precum și orice alte informații pe care le considerați relevante!

•

În cazul în care nu dispuneți de resursele financiare pentru a efectua un program de formare complet, alăturați-vă altor organizații (cu nevoi similare), pentru a efectua training-uri comune. Verificați organizațiile din zonă care găzduiesc SEV și creați parteneriate cu acestea!

•

Unii membri ai personalului pot avea expertiza și pasiunea pentru formare, prin urmare, aceștia ar putea fi dispuși să efectueze individual unele training-uri. Întrebați-vă echipa!

•

În SEV o opțiune excelentă pentru organizarea unor workshop-uri și training-uri interesante, este încurajarea voluntarilor SEV să își împărtășească abilitățile cu ceilalți! Unii ar putea ști artizanat sau animație, iar alții managementul proiectelor. Educația între colegi face minuni!

EVSification

3.5. COORDONAREA ȘI MENTORATUL ÎN SEV Organizația care implementează proiectul SEV se află în poziția de organizație gazdă sau coordonatoare și trebuie să coopereze cu cel puțin o organizație parteneră. După aprobarea proiectului, organizațiile implicate în acesta pot începe să îl implementeze. Principala responsabilitate, din perspectiva procesului de management, revine beneficiarul fondurilor (organizația coordonatoare sau gazdă), organizație ce are nevoie de oamenii pentru a gestiona și pune în aplicare proiectul cu succes. Există mai mulți actori implicați în procesul specific proiectelor SEV, în acest capitol încercând să ne uităm îndeaproape la doi dintre ei: coordonatorul și mentorul. Ambele poziții sunt importante pentru buna implementare a proiectului SEV. Dar ce este coordonarea și ce presupune mentoratul? Care sunt rolurile, sarcinile și relațiile lor și care este diferența dintre ele? În acest capitol ne vom concentra pe aceste subiecte, încercând să sflăm răspunsul la aceste întrebări. Este important de menționat faptul că fiecare organizație poate avea perspective diferite în ceea ce privește rolurile și echipa implicată în proiectele SEV. Unele dintre ele vor avea un coordonator care are și rol de supervizor. Unele vor avea și un supervizor, și un coordonator. În cele ce urmează, vom descrie rolurile din experiența noastră, fără a pretinde că aceasta este varianta cea mai bună sau cea completă. MENTOR ȘI MENTORAT A avea un mentor sau mentori în proiectele SEV nu este doar una dintre condițiile de implementare ale proiectului SEV, ci este un element absolut necesar pentru succesul unui proiect. Diverse ghiduri și materiale despre SEV descriu mentorul ca pe un actor-cheie în

EVSification

SEV, deoarece el sau ea oferă un sprijin personal voluntarului și îl ghidează atât în procesul de învățare, cât și în descoperirea culturii gazdă. Mentorul îl sprijină pe voluntar din punct de vedere social, emoțional, cultural și al procesului de învățare. Acesta ar trebui să creeze o atmosferă de susținere și de încredere în stabilirea obiectivelor personale de învățare ale voluntarilor. Rolul de mentor include mai multe responsabilități diferite și necesită angajament, motivație și energie. Conform Programului Erasmus+, nu există cerințe profesionale de la mentor, dar există cu siguranță unele calități personale pe care această persoană ar trebui să le dețină pentru a fi fericit în rolul lui/ei și a-și îndeplini responsabilitățile. Admitem că următorul profil poate părea ca vă sugeram să căutați un fel de Superman sau Superwoman. Ei bine, nu e chiar așa, dar e foarte aproape ;). Înainte de a descrie care sunt calitățile unui mentor, să stabilim cine NU ESTE mentorul SEV. Mentorul nu este persoana care alocă și controlează sarcinile, nu este un terapeut, un părinte, un profesor, un regizor. Este foarte util dacă mentorul are o experiență proprie de voluntar (de preferință SEV) și cunoaște comunitatea, organizația gazdă, cultura, limba, procedurile administrative din țară pentru a ghida și a sprijini voluntarul. El sau ea ar trebui să fie un bun ascultător, deschis, respectuos, de încredere, flexibil, motivat și interesat să sprijine un tânăr voluntar străin. Desigur, am sugera ca mentorul să aibă unele abilități de ”coaching”, abilitatea de a da și a primi feedback, de a încuraja și facilita învățarea non-formală, de a gestiona conflictele. Este bine dacă persoana este din afara organizației sau are sarcini complet diferite și poate fi în această poziție pe termen lung.

EVSification

Principalele responsabilitățile ce revin mentorului sunt: •

Furnizarea de sprijin personal voluntarului pe durata stagiului

•

Sprijinirea voluntarului în: integrarea în comunitatea locală, socializare, întâlnirea altor voluntari și/sau persoane cu vârste, interese, convingeri similare, etc.

•

Întâlniri regulate cu voluntarul

•

Sprijinirea voluntarului în efectuarea unei auto-evaluări asupra rezultatelor învățării din activitățile SEV

Ce putem oferi ca și organizație unui mentor pentru utilizarea expertizei, cunoștințelor, aptitudinilor, timpului și energiei sale în favoarea succesului proiectului nostru? Această experiență este o experiență de auto-dezvoltare unică pentru mentor și pentru voluntar. El/ea își poate îmbunătăți abilitățile lingvistice, afla mai multe despre alte culturi, obiceiuri, credințe, istorii și obține o experiență profesională în mentorat. Acestea sunt principalele beneficii pentru mentor însuși. Pentru buna reușită a relației de mentorat, atât voluntarul cât și mentorul trebuie să investească timp și energie în clădirea acesteia, în timp ce are în vizor și câteva elemente importante. Mentorul trebuie să fie conștient de: •

Caracteristicile voluntarului: vârstă, sex, nevoi, cultură, așteptări, motivații, scopuri, competențe lingvistice, etc.

•

Rolurile din proiectul SEV: competențele și responsabilitățile celor implicați

•

Proiectul SEV: obiective, activități, calendar, grupul țintă vizat de activități, organizația gazdă, organizația de trimitere, alți voluntari implicați.

EVSification

Voluntarii trebuie să fie conștienți de: •

Rolul și competențele mentorului în cadrul proiectului

•

Caracteristicile mentorului: vârstă, sex, nevoi, cultură, așteptări, motivații, scopuri, competențe lingvistice,

Se poate întâmpla ca organizația să recruteze un mentor, iar el/ea pur și simplu să nu fie “pe aceeași frecvență” cu voluntarul, să nu existe “chimie” sau potrivire între cei doi. Este important să se țină cont de faptul că mentoratul nu este numai o ghidare, ci este vorba despre construirea și menținerea relației pe termen lung, iar liantul care o poate menține este încrederea. “Încrederea este sentimentul că poți conta pe cineva care arată că este sincer, corect și serios.” (traducere din www.macmillandictionary.com). Emoțiile asociate acesteia includ prietenie, dragoste, înțelegere, confort și relaxare. Noi putem ajuta un mentor să construiască încrederea prin furnizarea de cât mai multe informații despre voluntar, înainte de întâlnire, de exemplu hobby-uri, valori, familie, credințe, CV. În cazul în care, cu toate aceste încercări, relația nu funcționează, recomandarea este să se găsească un alt mentor înainte să apară conflicte serioase ce se cer gestionate de către organizație. STAREA DE BINE A MENTORILOR Să fii mentor nu este un lucru ușor de făcut și mentorii sunt simpli oameni, deși este posibil să îl fi găsit pe omul perfect. Mentorul are nevoie la rândul său de suport, de exemplu, prin organizarea sesiunilor de supervizare de grup pentru mentori, prin oferirea unui unui coach al său care recunoaște munca lui/ei și îl/o ajută să înțeleagă faptul că în această relație nu este vorba despre predare unei lecții și faptul că mentorul nu este responsabil de unul singur pentru rezultate.

EVSification

COORDONARE ȘI COORDONATOR În această parte, vom încerca să explorăm rolurile celui de-al doilea actor important din cadrul proiectului, și anume cel al coordonatorului de voluntari (în cele ce urmează ne vom referi doar la coordonator). Principala diferență dintre mentor și coordonator este dată de tipul de suport oferit de fiecare: mentorul furnizează voluntarului sprijin personal, iar susținerea unui coordonator este legată mai mult de sarcini, adică e concentrată pe aspectele profesionale, legată de activitățile și sarcinile voluntarilor în timpul serviciului. În cele mai multe situații, un proiect SEV are un singur coordonator care are în vedere toate activitățile și exista mai mulți mentori, în funcție de numărul de voluntari. Rolurile coordonatorului includ: • de a oferi voluntarului sprijin (în special pe aspectele profesionale, legate de activități) • de a asista dezvoltarea personală și îndeplinirea obiectivelor de învățare ale voluntarilor • de a defini sarcinile voluntarilor și a le discuta cu aceștia, luând în considerare oferirea de spațiu pentru ideile, creativitatea și experiența voluntarilor • de a organiza și facilita întâlniri periodice ale echipei • de a stabili calendarul activităților și a asigura implementarea lor în concordanță cu acesta • de a monitoriza și evalua procesul de învățare al voluntarilor • de a se asigura că voluntarul primește Info-Kit-ul SEV și participă la întreg Ciclul de Formare și Evaluare SEV • de a stabili oportunități de învățare a limbii locale și de a sprijini voluntarii care desfășoară cursurile de limbă • de a gestiona administrarea proiectului (acest rol poate fi preluat uneori de către o altă persoană din proiect - managerul de proiect). Relația coordonatorilor cu voluntarii ar trebui să fie mai degrabă profesională, decât personală. Acest aspect nu exclude o atmosferă prietenoasă și de suport ce poate fi creată de către coordonator.

Ida Adolfová

EVSification

3.6 SUSȚINERE ȘI SUPERVIZARE ÎN PROIECTELE SEV Toți voluntarii SEV au nevoie de sprijin și de supervizare. Modalitățile în care acestea se desfășoară pot varia foarte mult. Voluntarii SEV pe termen scurt sau voluntarii care lucrează cu copiii în spital vor avea nevoie de sprijin și supraveghere diferite, spre deosebire de voluntarii SEV pe termen lung sau voluntarii care au activități administrative în principal. Ce este în schimb important, este ca suportul să fie adecvat rolului îndeplinit de voluntar, dar și personalității acestuia. Cuvintele “susținere” și “supervizare” sunt adesea folosite ca sinonime și, în practică, acestea sunt adesea livrate prin aceleași activități sau metode. De asemenea, putem găsi o mulțime de definiții și înțelegeri ale semnificației cuvântului supervizare. În acest capitol dorim să vă împărtășim opinia noastră privind sprijinul și supervizarea ca instrumente-cheie pentru managementul voluntarilor SEV și în echilibrarea nevoilor organizației și cele ale voluntarilor pentru a obține o experiență de voluntariat productivă și satisfăcătoare. Acest punct de vedere se bazează pe literatura de specialitate dar și pe experiența noastră în supervizare, expereința în profesiile ce oferă ajutor, în special asistența socială, precum și cu voluntarii locali și SEV. ASISTENȚĂ ȘI SUPERVIZARE În managementul voluntarilor SEV este util ca susținerea și supervizarea să fie văzute ca un în continuu, la un capăt aflându-se nevoile voluntarilor, iar la celălalt cu cerințele rolului îndeplinit de acesta: Sprijin Persoana Supervizare

Sarcina Sursa: As good as they give, 2012

EVSification

Susținerea a fost definită ca “interesul, înțelegerea și grija care sunt demonstrate voluntarilor, care îi ține în mișcare tot timpul și, în plus, în perioade de criză le permite acestora să își satisfacă nevoile și pe cele ale organizației.” (As good as they give, 2012) Funcțiile susținerii se concentrează asupra persoanei. Supervizarea, pe de altă parte, este descrisă ca “O modalitate de a monitoriza performanța unui voluntar cu scopul de a îl/o ajuta să beneficieze de stagiul de voluntariat, de a se asigura că îndeplinesc sarcinile în mod corespunzător, de a încuraja rezolvarea problemelor și de a oferi îndrumare.” (As good as they give, 2012) Piers și Rowell (2006) definesc supervizarea ca un proces de dezvoltare conceput pentru a sprijini și de a îmbunătăți motivația, autonomia, conștiința de sine, și abilitățile necesare unui individ pentru a realiza în mod eficient sarcinile ce îi revin. Susținerea și supervizarea trebuie să reflecte următoarele patru principii-cheie: •

Mediul. Este vital să promovați un mediu care permite voluntarilor să ceară ajutor. O persoană de contact ce poate oferi suport ar trebui să fie întotdeauna disponibilă. De asemenea, supervizarea trebuie să fie văzută ca o parte a experienței de voluntariat și nu ceva care se întâmplă doar atunci când există o problemă ce trebuie abordată.

•

Accesibilitatea. Susținerea și supervizarea trebuie să fie furnizate voluntarilor în momente și locuri potrivite, accessibile.

•

Flexibilitatea. Aceasta este abilitatea de a adapta procesul de oferire de suport și supervizare nevoilor individuale ale voluntarilor.

•

Concordanță. Sprijinul acordat trebuie să fie în concordanță cu specificul muncii realizate de voluntar, pe lângă elementul de utilitate pentru voluntari înșiși. Un echilibru trebuie menținut între nevoile primare ale organizației pentru îndeplinirea sarcinilor organizației și livrarea serviciilor acesteia (supervizare) și nevoile personale ale voluntarilor (susținere). (As good as they give, 2012)

EVSification

SUSȚINERE ȘI SUPERVIZARE ÎN MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR SEV Mentorul, coordonatorul și supervizorul au principalele responsabilități de susținere și de supervizare în managementul voluntarilor SEV.

SUSȚINEREA VOLUNTARILOR

COORDONAREA VOLUNTARILOR SEV

PERSOANĂ

MENTOR

SUPERVIZAREA VOLUNTARILOR SEV

SARCINA

COORDONATO

SUPERVIZORU

ORGANIZAȚIA GAZDĂ

ORGANIZAȚIA DE TRIMITERE

Sprijinul și supervizarea în managementul SEV

EVSification

SUPORTUL PERSONAL ÎN SEV Principalele funcții de susținere în managementul voluntarilor SEV sunt legate de rolul mentorului. Susținerea voluntarilor SEV poate fi oferită însă și de către coordonator, supervizor și alți angajați/voluntari sau membri ai organizației de găzduire, dar poate fi oferită și de către organizația de trimitere (de la distanță). Susținerea voluntarilor SEV poate fi axată pe: •

crearea unui mediu în care voluntarii să poată să se exprime;

•

combaterea izolării;

•

ajutarea voluntarilor să-și exprime și să-și rezolve problemele personale;

•

ajutarea voluntarilor să fie satisfăcuți de ceea ce fac și demonstrarea aprecierii față de aceștia;

•

ajutarea voluntarilor să dobândească sau să dezvolte abilități de viață;

•

oferirea informațiilor de care au nevoie voluntarii în viața personală și în munca lor (de exemplu, un contact relevant);

•

asistarea voluntarilor în a obține resurse suplimentare (asigurarea gradului de conștientizare a resurselor comunității, educaționale și

economice disponibile și

modul de accesare al acestor resurse); •

dezvoltarea capacității voluntarilor de a interacționa cu oameni/grupuri/lucruri din diverse medii (culturale, rasiale, socio-economice, etc.).

EVSification

SUPERVIZAREA ACTIVITĂȚILOR ÎN SEV Supervizarea voluntarilor în cadrul programelor SEV este rolul principal al supervizorului. În unele cazuri, coordonatorul și supervizorul pot fi aceeași persoană, dar este indicat, pe cât posibil, ca cele două roluri să fie îndeplinite de două persoane diferite. Coordonarea nu este același lucru ca și supervizarea voluntarilor SEV și în interacțiunea cu voluntarii SEV poate apărea necesitatea de a rezolva problemele dintre coordonator și voluntarii SEV. Supervizarea este adesea percepută cu îndoială pentru că voluntarii sau angajații supervizați sunt reticenți la control. Atunci când aud cuvântul “supervizare”, ei au în minte o imagine a unei persoane autoritară și rea, care li se uită peste umăr, încercând să găsească o greșeală în tot ceea ce fac. Poate că există supervizori care se potrivesc acestei descrieri, însă în profesiile sociale și managementul voluntarilor, supravegherea ar trebui să fie opusul descrierii de mai sus. Supervizarea este utilă și de multe ori bine primită de către supervizați deoarece poate fi o sursă de consiliere, informare și suport emoțional pentru munca lor, care poate fi dificilă și solicitantă. În același timp, supervizorii sunt responsabili să se asigure că persoanele pe care le îndrumă fac o treabă bună - că ei sunt la locul potrivit, la timpul potrivit și că munca lor e de înaltă calitate . Supervizarea are trei funcții principale: managerială sau administrativă, educativă și de susținere. Ele sunt în strânsă conexiune, dar în procesul de supervizare o funcție poate fi predominantă. (Vaska, 2012). Aceste funcții sunt aplicabile și în supervizarea voluntarilor SEV. Funcția managerială sau administrativă este legată de responsabilitatea pentru calitate și asigurarea că voluntarul SEV realizează ceea ce se așteaptă de la el. Scopul acestei funcții este să susțină și păstreze standardul de calitate al muncii și să coordoneze activitățile

EVSification

voluntarului în conformitate cu politica organizației. Aceasta poate implica, de asemenea, explorarea modului în care se echilibrează așteptările contradictorii, impuse de către organizație și beneficiarii săi, cu propriile standarde și valori. Funcția educativă este axată pe dezvoltarea cunoașterii, înțelegerii și abilităților individuale ale voluntarului. Un aspect important al acestei funcții este oferirea feedback-ului, care permite oamenilor să reflecteze asupra unei situații specifice, pentru a învăța din ea, a identifica punctele forte și punctele slabe, și a explora zone care se pot dezvolta și forma. În acest fel, supervizarea se va concentra în principal pe voluntar, vizând ca acesta să obțină unele abilități din experiența sa, dar poate include, de asemenea, informații împărtășite de către supervizor, în scopul de a dezvolta înțelegerea sau cunoștințele voluntarului. Funcția de susținere în procesul de supervizare este adesea utilizată în paralel cu funcția administrativă și cu cea educativă (Vaska, 2012). Rolul principal al supervizorului, din perspectiva funcției de susținere, este să creeze un spațiu sigur în care voluntarii pot vorbi despre cum percep munca lor și pot împărtăși orice aspecte problematice, dacă acestea există. De asemenea, supervizorul poate să abordeze aspecte problematice din viața personală a voluntarului, în special când acestea afectează activitatea în organizație. Scopul nu este acela de a rezolva aceste probleme, ci de a identifica modalități de a obține sprijinul adecvat pentru ele. Un alt aspect esențial al funcției de susținere este acordarea recunoașterii și încurajării, care ajută voluntarul să se simtă valoros și “împuternicit”. Nu numai voluntarii SEV au nevoie de supervizare, aceasta fiind importantă și pentru mentor(i), și pentru coordonator. Situația ideală este cea în care atât mentorul cât și coordonatorul beneficiază de supervizare externă regulată.

EVSification

Obiectivele supervizării, atât în cazul voluntarului, cât și a personalului plătit din cadrul proiectelor SEV includ: •

Recunoașterea și abordarea problemelor;

•

Dobândirea de noi abilități/competențe;

•

Dezvoltarea profesională și personală;

•

Verificarea metodelor de lucru;

•

Gestionarea situațiilor de conflict de la locul de muncă;

•

Sprijinirea muncii eficiente;

•

Extinderea posibilităților de lucru cu beneficiarii;

•

Stabilirea și fortificarea unor relații bune;

•

Încurajarea unor atitudini care îi motivează pe oameni spre performanță;

•

Interpretarea și aplicarea politicilor, sistemelor și standardelor de calitate ale organizației;

•

Prevenirea epuizării;

•

Obținerea de feedback;

•

Împuternicirea autonomiei;

•

Eliminarea barierelor și temerilor;

•

Protejarea beneficiarilor împotriva muncii incompetente;

•

Aplicarea unor standarde etice de bază;

•

Protejarea intereselor beneficiarilor și ale organizației;

Procesul de supervizare trebuie să aibă loc într-o atmosferă de încredere, în care voluntarii se simt ascultați și acceptați, și nu atacați. Se poate ca întâlnirea de supervizare să nu fie văzută ca adecvată pentru absolut toate modelele de implicare a voluntarilor SEV, dar pentru cei mai mulți voluntari este cel mai bun mod de a se asigura că au șansa de a da și de a primi feedback. Aceasta oferă

EVSification

oportunitatea unei conversații deschise, cu două direcții, despre munca voluntarilor. Întâlnirile de supervizare pot fi individuale sau de grup. Cel mai important principiu este încrederea dintre voluntar și supervizor, dar și cea dintre voluntari, în cazul supervizării de grup. În final, este important să subliniem faptul că supervizarea nu înseamnă doar susținere, sau o discuție prietenoasă. Supervizarea este asigurarea că nevoile și interesele individului sunt în echilibru cu nevoile și interesele organizației. (As good as they give, 2012) Alzbeta Brozmanová Gregorová

TIPS&TRICKS ÎN SUPERVIZAREA VOLUNTARILOR SEV: •

Organizați întâlniri de supervizare regulate cu voluntarii (de exemplu, săptămânal) și asigurați-vă că toată lumea este informată și înțelege importanța lor.

•

Amânați să răspundeți la întrebări care nu sunt urgente până la întâlnirile de supervizare - acest lucru va ajuta ca supervizorul sau coordonatorul să nu răspundă la aceeași întrebare de mai multe ori și să evite încărcarea programului sau zilnic.

•

Creați o atmosferă plăcută în timpul întâlnirilor și folosiți-le pentru a sărbători succesul și rezultatele obținute de voluntari.

•

În loc de a-l arăta cu degetul pe cel care este responsabil pentru “eșecuri”, concentrați-vă pe modul în care indivizii și echipa în ansamblu pot depăși situații dificile.

•

Fiți sensibil la nevoile voluntarilor și inițiați reuniuni suplimentare individuale sau de grup, în caz că e nevoie.

•

Pe parcursul întâlnirilor evaluați nevoile individuale ale voluntarilor și creați planuri de acțiune cu întreaga echipă (coordonator, supervizor și mentor) pentru a răspunde acestor nevoi.

•

Utilizați metode creative pentru a sublinia progresele și rezultatele pe care le-au obținut voluntarii - de exemplu, noi folosim “cutia cu dorințe”, în care fiecare voluntar stabilește un obiectiv individual al săptămânii, care este apoi evaluat în următoarea întâlnire de supervizare.

EVSification

TREI ÎNTREBĂRI UTILE ÎN SUPERVIZAREA VOLUNTARILOR Sarah H. Elliston (1999) oferă trei întrebări de ajutor pe care le puteți utiliza în procesul de supervizare a voluntarilor SEV. Întrebările sunt orientate pe auto-evaluarea voluntarilor ca un instrument pentru îmbunătățirea continuă și au fost dezvoltate cu ani în urmă de către Mame Porter. 1. Ce vă place la munca voastră? 2. Dacă ați avea ocazia să faceți acest lucru din nou, ce ați putea face diferit? 3. Cum vă pot eu ajuta? Punerea acestor întrebări și răspunsurile la acestea, pot ajuta voluntarii să se simtă mândri de munca lor, să reflecteze asupra activităților pe care le-au realizat sau nu, și dacă doresc să obțină ajutor. Toate cele trei întrebări permit supervizorului să își împărtășească experiența, fără a fi nevoie să critice (negativ).

LISTA DE ÎNTREBĂRI PENTRU ȘEDINȚA DE SUPERVIZARE Celelalte tipuri de întrebări care facilitează supervizarea voluntarilor includ: • Voluntariat în general: Ce părere ai despre activitatea ta de voluntariat în general? • Ce merge bine: Ce se întâmplă bine în program? Sunteți mulțumiți de ceva ce ați făcut în mod special? • Ce nu merge atât de bine: Ce nu a mers bine? S-a întâmplat ceva de care nu sunteți siguri? • Relații: Cum vă înțelegeți cu restul echipei/organizația? • Idei de îmbunătățire: Cum poate fi îmbunătățit programul/proiectul de voluntariat? Ați beneficiat de formare și de sprijin adecvat? • Dezvoltare personală: Simțiți ca există vreun tip de suport sau de formare de care aveți nevoie? • Evoluții în rol: Sunteți mulțumit de rolul vostru? Simțiți că timpul vostru este productiv? Există sarcini pe care doriți să le realizați? Există zone ale muncii noastre pe care doriți să le explorați mai mult? • Acțiuni convenite în ultima sesiune: La ultima întâlnire ați fost de acord să faceți ..., haideți să vorbim despre progresele înregistrate în acest sens. •

Acțiuni noi? Există acțiuni care ar trebui stabilite de acum, până data viitoare când ne întâlnim?

EVSification

3.7. MOTIVAREA VOLUNTARILOR

SEV

Cum putem motiva voluntarii? Care e metoda prin care voluntarii noștri să rămână la fel de entuziaști și implicați ca la început? De ce își pierd voluntarii motivația și cum îi putem ajuta? Acestea sunt doar câteva dintre întrebările pe care organizațiile ni le adresează, de obicei, atunci când împărtășim experiența noastră în managementul voluntarilor locali și SEV. Menținerea motivației voluntarilor este un subiect de conversație intens dezbătut. În acest capitol dorim să vă împărtășim perspectiva noastră despre motivarea voluntarilor, dar ar trebui să menționăm de la început: noi nu credem în existența unei rețete care poate fi aplicată în mod universal, în orice situație și care poate ajuta la creșterea motivației. Așa cum vom sublinia la sfârșitul capitolului, noi credem că motivarea voluntarilor nu ar trebui să fie o acțiune reactivă la nemotivarea voluntarilor, ci mai degrabă un set de decizii și acțiuni persistente și constante ale organizației, chiar înainte de a ajunge voluntarii în organizație. Motivația este elementul care susține, dă energie și dirijează comportamentul uman. Nicio decizie sau acțiune individuală nu poate fi separată de elementele de motivare care îi stau la bază. Atunci când vorbim despre voluntariat, factorii care îi motivează pe oameni să înceapă și să rămână implicați în activitatea de voluntariat, pe termen scurt sau lung, sunt foarte diverși. Înțelegerea acestora poate ajuta coordonatorul de voluntari nu numai să sprijine voluntarii în momentele cele mai grele, ci și să creeze un mediu de lucru care se potrivește nevoilor individuale ale voluntarilor.

EVSification

Analizând teoriile și literatura din acest domeniu, pe lângă teoriile generale privind motivația (cum ar fi teoria ierarhiei nevoilor a lui Maslow sau teoria factorilor duali a lui Herzberg), eforturile de a studia motivația care sprijină decizia de a deveni voluntar au început în anii ‘70 și au devenit mai concret structurate în teoriile prezentate în anii ‘80. Printre aceste teorii, putem identifica trei direcții principale: •

Modelul bazat pe doi sau trei factori motivaționali - În 1981 Horton Smith susține că motivația de a începe activitatea de voluntariat se bazează fie pe aspecte altruiste recompense intangibile , cum ar fi dorința de a ajuta pe alții - sau aspecte egoiste recompense tangibile. În 1987 Fitch adaugă un alt factor la cele două - obligațiile sociale - stabilind modelul bazat pe trei factori.

•

Modelul uni-dimensional - Cnaan și Goldberg-Glen au observat, în 1991, în datele colectate, că motivația indivizilor în activitatea de voluntariat nu se bazează numai pe un anumit factor, ci mai degrabă pe o combinație a posibilelor categorii de motivație. Ei au identificat 28 motive de a deveni voluntar și, folosindu-le, au dezvoltat Scala motivației voluntarilor (Motivation to Volunteer scale). Cnaan și Goldberg-Glen au observat că voluntarii nu fac distincție între diferitele tipuri de motive și nu acționează doar pe un singur motiv sau o singură categorie de motive (motivații altruiste și egoiste). Ei au ajuns la concluzia că motivația este o combinație a acestor motive, care fac parte din întreaga experiență de voluntariat și, prin urmare, au conturat ceea ce numesc un model unidimensional pentru a explica motivațiile celor care se oferă voluntari.

•

Modelul multifactorial - Clary, Snyder et all. au identificat 6 factori diferiți, care sunt implicați în motivarea persoanelor în activitatea de voluntariat - valori, nevoia de învățare și dobândire de noi cunoștințe, carieră, conformarea socială, stima de sine și de protejare față de emoțiile negative proprii.

EVSification

Un alt model care a fost dezvoltat inițial în legătură cu comportamente legate de muncă și apoi adaptat la voluntariat, este teoria lui McClelland și a lui Atkinson. Aceasta se bazează pe trei motive care sunt suficient de generale pentru a include și alte motive pe care o persoană le-ar putea avea atunci când devine voluntar: •

nevoia de performanță – voluntarii motivați în principal de acest factor pot fi caracterizați prin: ei nu își doresc numai să fie cei mai buni, dar vor ca și alții să știe că sunt cei mai buni; ei își compară succesul cu cel al celorlalți voluntari și chiar cu cel al personalului plătit; le place să își asume responsabilități și au rezultate bune chiar și în condiții de stres; ei doresc să realizeze lucruri importante și să atingă obiective concrete, etc.;

•

nevoia de autoritate și putere - acest tip de voluntari au: dorința de a avea un impact și o putere mare de influență, dorința de a crea o schimbare și de a fi diferiți, o preocupare pentru reputație și poziție socială, plăcerea de a da sfaturi și de a-și prezenta ideile, etc.;

•

nevoia de apartenență - voluntarii motivați de nevoia de apartenență au: nevoia de a fi acceptați și plăcuți, necesitatea de a interacționa și o preferință pentru munca în echipă, o preocupare pentru a-i menține pe cei din jurul lor mulțumiți, nevoia de a-i cunoaște mai bine pe colegii lor, dorința de a-i ajuta pe cei care au nevoie de ajutor, etc.

Fiind în imposibilitatea de a folosi puterea motivațională a banilor, un program de voluntariat bine planificat trebuie să ia în considerare nevoile specifice ale persoanelor implicate ca voluntari și să identifice modalități de a satisface aceste nevoi, în scopul de a crește și menține motivația voluntarilor și, împreună cu acest lucru, de a crea experiențe pozitive pentru toți actorii implicați (voluntari și organizație).

EVSification

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOATE ACESTEA ÎN PROIECTELE SEV? Așa cum am menționat la începutul acestui capitol, considerăm că principiul “este mai bine să previi, decât să tratezi” se aplică cu siguranță în ceea ce privește motivarea voluntarilor SEV. Dacă ne uităm prin diferitele etape ale managementului voluntarilor prezentate deja în paginile anterioare, sunt incluse numeroase elemente care au un impact puternic în motivarea voluntarilor SEV: •

Valori (pregătirea organizației) - atunci când voluntarii și organizația cred și lucrează pentru aceleași valori, mediul creat este foarte motivant; voluntarii vor fi mai dispuși să depășească situațiile dificile și diferențele culturale atunci când primesc mesajul clar că munca pe care o fac este în armonie cu valorile promovate de organizație, dar și cu valorile în care cred ei;

•

Politici și proceduri (pregătirea organizației) - acestea creează un mediu de lucru clar și reduc frustrarea de a nu ști ce să facă, cum să reacționeze, cui să ceară ajutor, care pot fi consecințele acțiunilor lor etc. în situații specifice;

•

Relația cu personalul plătit (pregătirea organizației) - asigurarea unui mediu de lucru pozitiv pentru voluntari și mai ales o relație bună cu personalul organizației va contribui întotdeauna la menținerea voluntarilor implicați și motivați; voluntarii trebuie să fie tratați ca membri ai echipei, ca resurse ale organizației care au aceeași importanță ca și personalul plătit;

•

Design-ul poziției voluntarului (pregătirea organizației) - se referă la a avea o descriere clară a poziției și la a face o legătură clară între acest lucru și misiunea organizației, stabilirea unor obiective realiste, delegarea de sarcini potrivite nevoilor voluntarului care pot deveni, în acest mod motivante ele însele;

•

Acordul de voluntariat (pregătirea organizației) - creează o relație de egalitate între

EVSification

voluntar și organizație și arată modul în care acestea lucrează împreună pentru un scop comun; •

Mesajul de recrutare (recrutarea voluntarilor) - mesajul de recrutare este unul dintre primele mijloace de comunicare directă ale organizației cu potențialii voluntari; atunci când construiește mesajul de recrutare, organizația ar trebui să se gândească cum să promoveze elemente care îi motivează pe voluntari să se implice, cum ar fi valorile, beneficiile potențiale, oportunitățile de dezvoltare, etc.

•

Procesul de selecție (selecția voluntarilor SEV) - menținerea transparenței, informarea tuturor candidaților cu privire la rezultatele fiecărei etape a selecției, oferirea posibilității potențialilor voluntari să obțină mai mult feedback cu privire la aplicațiile lor, dezvoltarea comunicării cu două sensuri în timpul selecției și permiterea candidaților să adreseze propriile întrebări, etc - toate acestea demonstrează o abordare profesională și au un impact asupra motivației voluntarilor SEV;

•

Rezultatul selecției (selecția voluntarilor SEV) - trimiterea unui mesaj de felicitare și de bun venit în echipă voluntarilor selectați, va fi primul pas în crearea unei legături personale între voluntar și organizație;

•

Procesul de orientare (orientarea și formarea voluntarilor SEV) - facilitează în continuare dezvoltarea acestei legături între cei doi actori (voluntar și organizație); voluntarii încep să înțeleagă că fac parte dintro structură organizată și astfel se creează afilierea la echipa și misiunea organizației;

•

Oferirea de cursuri de formare și a posibilității de a-și dezvolta în continuare competențele (orientarea și formarea voluntarilor SEV) transmite mesajul: “organizației îi pasă suficient de noi încât să investească în dezvoltarea noastră” și, astfel, motivează voluntarii;

•

Oferirea de feedback (supervizarea voluntarilor SEV) - oferirea de feedback constructiv,

EVSification

nu numai în situații pozitive, dar și în situații mai dificile sau negative, va construi, de asemenea, motivația voluntarilor SEV; •

Structura de sprijin elaborată în cadrul întâlnirilor de supervizare și contextul general al procesului de supervizare (supervizarea voluntarilor SEV) - facilitarea momentelor de cunoaștere reciprocă a voluntarilor sau a membrilor personalului, crearea contextului în care se poate împărtăși echipei succesul, dar și eșecul, discutarea posibilităților de îmbunătățire a activităților, existența unui model de comportament profesional și personal în persoana coordonatorului, etc. - toate acestea sunt extrem de motivante;

•

Gradul de autonomie oferit voluntarului (supervizarea voluntarilor SEV) - trebuie menținut un echilibru între nevoia de autonomie a voluntarului și controlul exercitat de către organizație;

•

Exprimarea recunoașterii și aprecierii pentru activitatea voluntarilor (recunoașterea meritelor voluntarilor SEV) va avea întotdeauna un efect motivant;

•

Luarea în considerare a sugestiilor și opiniilor voluntarilor și includerea voluntarilor în procesul de evaluare (evaluarea voluntarilor SEV și a proiectelor de voluntariat), va contribui, de asemenea, la procesul de motivare.

Motivarea voluntarilor SEV este o artă, ar spune unii. La toți factorii deja implicați în acest proces, în cazul proiectelor SEV se mai adauga o provocare, contextul multicultural al proiectelor. Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri două elemente foarte simple pot reprezenta cheia succesului în eforturile organizației de a păstra voluntarii motivați: un interes real pentru bunăstarea voluntarilor, manifestată încă din primele interacțiuni cu ei și o abordare individualizată, care să țină cont de nevoile specifice ale acestora. Oana Țicle Ioana Bere

EVSification

TIPS AND TRICKS ÎN MOTIVAREA VOLUNTARILOR SEV: •

Motivarea voluntarilor SEV este un proces care începe chiar înainte ca voluntarii să ajungă în organizație.

•

Aplicați principiul “este mai bine să previi, decât să tratezi”, atunci când abordați procesul de motivare al voluntarilor SEV.

•

Organizați activități specifice de motivare: întalniri informale, cine festive, ieșiri in oraș, pick nick-uri, activități sportive, felicitări directe cu ocazia diferitelor sărbatori (Crăciun, Paște, alte sărbători religioase sau nu, zile de naștere, onomastice etc), menționațile numele pe pagina web sau facebook a organizației, trimiteți-le scrisori sau prajituri cu răvașe etc. Fiți creativi în conceperea metodelor de motivare a voluntarilor!

•

Individualizați metodele pe care le utilizați pentru motivarea voluntarilor, în funcție de propriile nevoi ale acestora.

•

Cunoașteți-vă voluntarii și bazați-vă pe factorii de motivare interni ai acestora!

•

Motivarea voluntarilor nu trebuie să implice folosirea unor metode costisitoare, uneori, instrumentele simple, care nu produc costuri mari organizației, sunt cele mai eficiente.

•

Implicați în acest proces și alte persoane și mai ales în identificarea nevoilor pe care le au voluntarii SEV- mentori, voluntari locali, etc.

EVSification

3.8 RECUNOAȘTEREA MERITELOR VOLUNTARILOR SEV Recunoașterea este o componentă continuă, integrată oricărui program eficient de voluntariat. Recunoașterea este un instrument de retenție și în activitățile cu voluntarii SEV, putem vedea recunoașterea ca un instrument important de motivare, de asemenea. Contribuțiile voluntarilor SEV în favoarea comunității locale, organizației, beneficiarilor și personalului plătit al acesteia ar trebui recunoscute. Acest lucru ajută nu numai la satisfacerea nevoilor umane de bază, ci și la motivarea voluntarilor pentru a continua să fie implicați. Recunoașterea înseamnă conștientizarea și exprimarea recunoștinței pentru efortul voluntarilor SEV. Aceasta arată aprecierea pentru munca pe care o realizează voluntarii pentru organizație și le oferă un sentiment de apartenență și contribuție. Recunoașterea dă voluntarilor un sentiment de căldură, plăcere și realizare. Recunoașterea este, de asemenea, o proclamare publică a faptului că eforturile voluntarului SEV sunt valoroase și fac o diferență nu numai pentru organizație, ci și pentru comunitate. Recunoașterea voluntarilor este mai mult decât un certificat; este crearea unei culturi organizaționale care arată voluntarilor că sunt prețuiți, apreciați și importanți pentru succesul programului. Recunoașterea poate fi formală sau informală și extrinsecă sau intrinsecă. Un rol important în recunoașterea meritelor în programele SEV îl poate juca mentorul, coordonatorul, supervizorul și alți membri ai echipei din organizația gazdă. Instrumentul specific de recunoaștere în proiectele SEV este certificatul YouthPass.

EVSification

Recunoașterea este realizarea și afirmarea creșterii personale a unui individ sau a unui grup. (Michigan 4-H Manual de recunoaștere). Lipp (2011) pretinde că există o diferență între apreciere și recunoaștere. Aprecierea exprimă “vă mulțumesc” pentru timp și efort și se poate face în diverse modalități - formale și informale. Recunoașterea, cu rădăcina sa “cunoaștere”, transmite mesajul că persoana este conștientă și apreciază contribuția unică a voluntarului. În munca alături de voluntari SEV este important să se ofere atât apreciere cât și recunoaștere. După cum afirmă Merril (2005), managerii de voluntari ar trebui să considere recunoașterea un proces, și nu un produs.

Recunoașterea meritelor voluntarilor este importantă deoarece: •

Contribuie la moral. Demonstrarea preocupării pentru voluntari, asigurarea că sarcinile și locul de muncă care le sunt atribuite răspund nevoilor lor și recunoașterea contribuției acestora, va crește satisfacția și dorința voluntarului de a fi implicat în organizație în continuare.

•

Contribuie la productivitate. Dacă voluntarii primesc sarcini semnificative, și sunt recompensați și recunoscuți în mod corespunzător, ei vor avea un sentiment de apartenență și de împlinire. Aceasta, la rândul său, va avea ca rezultat productivitatea.

•

Contribuie la retenție. În calitate de manager de voluntari, mult timp, efort și energie sunt investite în recrutarea voluntarilor în organizația voastră. Este în avantajul vostru să vă asigurați că acești voluntari vor continua în același mod. Este mult mai probabil ca voluntarii să rămână implicați în organizație atunci când se simt apreciați pentru munca pe care o realizează și se simt conectați la organizație. (Humphrey-Pratt, 2006)

EVSification

RECUNOAȘTEREA VOLUNTARILOR ÎN PROIECTE SEV Recunoașterea voluntarilor în cadrul programelor SEV are aceleași principii ca și alte tipuri de programe de voluntariat. Dar există și unele elemente specifice. În recunoașterea meritelor voluntarilor SEV, întreaga organizație gazdă joacă un rol important, așadar nu este numai responsabilitatea coordonatorului. Recunoașterea meritelor voluntarilor în cadrul programelor SEV nu este doar responsabilitatea coordonatorului, deși el/ea are un rol important. Întreaga echipă a organizației gazdă ar trebui să fie implicată în recunoașterea continuă a voluntarilor SEV. La fel cum fiecare loc de muncă are propria cultură organizațională, care este unică, atmosfera organizației poate avea un impact enorm asupra experienței de voluntariat SEV. Voluntarii SEV sunt în marea majoritate voluntari pe termen lung și adesea lucrează în organizația gazdă mai mult timp decât voluntarii locali. Angajații organizației gazdă pot, după câteva luni, să îi perceapă pe voluntarii SEV ca pe personalul plătit și pot uita că sunt “doar” voluntari și că aceștia au nevoie de o recunoaștere specială a muncii lor. Prin urmare, este important ca voluntarii SEV să se simtă bineveniți, o parte a echipei, valoroși și apreciați. Acest lucru a fost confirmat, de asemenea, de voluntarii SEV implicați în cercetarea realizată de noi înainte de crearea acestui manual: majoritatea voluntarilor au considerat că munca lor a fost recunoscută de către organizația gazdă. Persoana-cheie în recunoașterea meritelor a fost, în cea mai mare parte, coordonatorul. Modurile în care organizația și-a manifestat recunoașterea, respectiv, modul în care voluntarii au simțit-o, au fost diferite. Cel mai frecvent răspuns a fost că, s-au simțit o parte a echipei sau comunității (“Simt că fac parte din echipa”, “După 6 luni am avut sentimentul că sunt mai mult decât un membru al familiei voluntarilor pentru organizație. Ei au avut aceleași sentimente despre mine. Am

EVSification

Tipul motivației voluntarului

Caracteristicile voluntarului • •

Afiliere

• • •

Se implică în proiecte de grup. Îi place să aibă o relație personală cu supervizorul. Are nevoie să fie perceput ca o persoană bună. Are nevoie să fie plăcut. Caută oportunități de socializare.

Idei de recunoaștere • • • • • • •

• • Performanță

•

• •

Are nevoie de obiective bine conturate, limite și feedback. Urmărește să obțină realizări unice. Are nevoie să își măsoare succesul prin crearea de obiective. Are nevoie de responsabilități Are nevoie de recompense tangibile.

• •

• • • •

• Putere/ influență

• • • •

Are nevoie să aibă impact și influență asupra altora. Îi place să îi învețe pe alții. Poate să răspundă nevoilor oamenilor sau programelor. Caută poziții de autoritate și responsabilitate. Dorește titluri care exprimă autoritate; urmărește să aibă un anumit statut și prestigiu.

• • • • •

Cadouri și felicitări pentru aniversarea lor sau ocazii speciale. Scrisori pentru supervizori prin care se exprimă modul în care munca lor este în beneficiul altora. Bilețele de mulțumire neașteptate. Premii care sunt personalizate cu un mesaj de mulțumire din partea beneficiarului. Oportunități de a contribui la nevoile specifice ale beneficiarului. Banchete, mese, picnicuri, excursii sociale sau participarea la evenimente comunitare de grup. Includerea voluntarilor în prezentări sau fotografii care arată munca lor. Recompense tangibile, plachete sau insigne care pot fi afișate. Scrisori de recomandare din partea consiliului director pentru anumite realizări destinate presei locale. Oportunitatea de a utiliza propriile idei pentru a-și atinge obiectivele. Includerea în ședințele echipei, atunci când e cazul. . Nominalizarea pentru premii la nivel local sau național. Ecusoane colorate sau insigne pentru a onora timpul petrecut în organizație. Denumire impresionantă a poziției ocupate. O recunoaștere extinsă, de care vor afla persoane cu autoritate sau puternice. Scrisori de recomandare care redau impactul și importanța lui, trimise facultăților, presei, etc. Participarea la seminarii destinate voluntarilor și oferirea oportunității de a-i învăța pe alți voluntari. Prezentați-l persoanelor cu influență și contactelor din mass-media.

Sursă: Fox, Arcemont, Martin: Ideas for Volunteer Recognition (Idei pentru recunoaștere a meritelor voluntarilor).

EVSification

devenit un membru al comunității “; “Am fost făcut parte a echipei, cu o mare integrare în comunitatea locală”). Recunoașterea meritelor este strâns legată de motivație. Dacă oamenii sunt răsplătiți cu lucruri care sunt importante sau relevante pentru ei, atunci procesul de recunoaștere este cel mai eficient. Pentru că voluntarii sunt stimulați de motivații diferite să se implice, același mod de recunoașterea pentru toți voluntarii nu va fi adecvat în toate situațiile (Merril, 2005). Este același lucru și pentru voluntarii SEV. Instrumentul cheie pentru a menține voluntarii SEV implicați în organizație este determinarea a ceea ce îi motivează și apoi recunoașterea fiecăruia în funcție de motivațiile proprii. Prin conectarea motivațiilor și a recunoașterii, realizați motivele pentru care voluntarii sunt implicați în organizația dumneavoastră și îi valorizați implicarea într-un mod semnificativ pentru voluntar. (Humphrey-Pratt, 2006) McClelland și Atkinson și colab. (1953) au identificat trei tipuri/tipologii motivaționale pe care oamenii le demonstrează, inclusiv: afilierea, realizarea și puterea/influența. Această tipologie poate fi utilizată și în cazul voluntarilor SEV. Recunoașterea meritelor ar trebui să fie personalizată și individualizată. Coordonatorul SEV ar trebui să facă toate eforturile pentru a personaliza recunoașterea, pentru a construi o relație de lunga durată cu fiecare voluntar SEV. Nu ar trebui să existe abordarea “aceeași măsură e potrivită pentru toți” în recunoașterea voluntarilor. Tipurile de recunoaștere pot fi la fel de variate precum sunt indivizii. Recunoașterea, care este bine primită și apreciată de către voluntari într-o situație, poate să nu fie cea mai adecvată sau eficace într-o altă situație. Fiecare voluntar SEV este unic. Succesul oricărui proiect de voluntariat SEV se bazează pe înțelegerea faptului că indivizii vin în toate formele, dimensiunile, culorile și vârstele, că ei pot contribui cu o gamă largă de competențe și abilități, și doresc să facă acest lucru din motive variate. Această realizare permite coordonatorului SEV să elaboreze

EVSification

răspunsuri de recunoaștere adecvate, eficiente și sensibile, în funcție de preferințele individuale. Luând în calcul diversitatea voluntarilor SEV, recunoașterea acestora trebuie să păstreze un echilibru între formele informale și formale de recunoaștere. Recunoașterea informală ar trebui să fie parte din orice proiect SEV. Întreaga echipă a organizației gazdă joacă un rol important în recunoașterea informală. Modalitățile în care ei întâmpină și interacționează zilnic cu voluntarii SEV sunt elemente importante ale recunoașterii informale. Întreaga echipă a organizației gazdă ar trebui să depună toate eforturile pentru a ști numele voluntarilor, a recunoaște prezența lor și a aprecia contribuțiile lor. Pentru unii voluntari SEV recunoaștere formală este mai importantă și mai motivantă. Recunoașterea formală a voluntarilor implică metode mai tradiționale și structurate. Certificatele de apreciere și insignele speciale pot fi prezentate voluntarilor SEV ca amintiri de apreciere din partea organizației. Recunoașterea formală pentru contribuțiile voluntarului poate implica, de asemenea, o recunoaștere publică pe o scară largă folosind mass-media, radio sau presa. Alte sfaturi pentru recunoașterea formală și cea informală puteți găsi mai jos. În ceea ce privește recunoașterea voluntarilor SEV, contextul cultural este de asemenea important. Voluntarii SEV provin din culturi diferite. Ceea ce este obișnuit în cultura dumneavoastră, poate fi neobișnuit în a lor. De exemplu, să atingi sau să pupi pe obraz pe cineva atunci când îl întâmpini poate fi normal într-o cultură, dar poate fi supărător pentru cei care nu sunt obișnuiți cu acest obicei. Luați în calcul și aceste elemente atunci când recunoașteți efortul și implicarea voluntarilor voștri.

TIPS AND TRICKS •

Be timely and spontaneous. The longer you wait, the harder it will be to say, and

EVSification

TIPS&TRICKS ÎN RECUNOAȘTEREA MERITELOR VOLUNTARILOR SEV •

• •

•

• •

•

Fiți prompți și spontani. Cu cât așteptați mai mult, cu atât va fi mai dificil să spuneți ceva, iar complimentul va deveni mai puțin eficient. Spuneți-o acum, decât să păstrați pentru seara anuală a recunoașterii. Fiți sinceri. Dacă nu intenționați ceva, nu spuneți. Dacă încercați să induceți în eroare, comunicarea non-verbală vă va da de gol, și veți suna artificial și forțat. Fiți specifici. Acordați atenție detaliilor. Fiți specifici atunci când subliniați că activitățile unei persoane au fost atât de importante, și menționați de ce. Complimentați lucrurile “mici”, precum și lucrurile “mari”. Consolidați prin limbajul non-verbal. O mângâiere caldă pe spate, o clipire, un zâmbet, o clătinare a capului în semn de acord, entuziasmul din ochii voștri vor mai mult decât tripla impactul cuvintelor voastre. Efectul dorit al laudelor poate fi amplificat (sau diminuat), prin modul în care acestea sunt oferite. Realizați-o des. Recunoașterea meritelor voluntarilor ar trebui să se întâmple pe tot parcursul anului, frecvent și informal. Începeți prin a spune “vă mulțumesc”, mai des! Recunoașteți persoana, nu activitatea. Cel mai bine este să exprimați recunoașterea prin sublinierea contribuției individului și nu a rezultatului final. “Ai făcut o treabă bună!” spre deosebire de “Această treabă este bună!” Fiți consistenți. Asigurați-vă că oricare ar fi standardele de recunoaștere pe care le stabiliți, acestea pot fi menținute de către organizație în anii următori. O cină de recunoaștere a meritelor voluntarilor într-un an, stabilește așteptări pentru viitorii voluntari. Personalizați. Cunoașterea fiecăruia dintre voluntari și a intereselor lor vă vor ajuta să învățați care e cea mai eficientă metodă de recunoaștere a fiecărui individ și ce îl/p face să se simtă special/ă. (Volunteer Appreciation Guide, Lip, 2005) Nu uitați ca 5 decembrie este desemnată Ziua Internațională a voluntarilor! Sărbătoriți-o!

EVSification

YOUTHPASS CA MODALITATE DE RECUNOAȘTERE A MERITELOR Youthpass este o parte a strategiei Comisiei Europene de promovare a recunoașterii învățării non-formale. Youthpass este disponibil pentru proiectele finanțate prin Programul Erasmus+ și este puternic recomandat voluntarilor SEV. Reprezintă un instrument pentru a documenta și recunoaște rezultatele învățării, punând politica în practică și practica în politică: •

În timp ce își creează certificatul Youthpass, împreună cu o persoană de sprijin, participanții proiectelor au posibilitatea de a descrie ceea ce au făcut în proiectul lor și care sunt competențele pe care le-au dobândit. Astfel, Youthpass susține reflecția asupra procesului personal de învățare non-formală și asupra rezultatelor obținute.

•

Fiind un instrument de validare la nivel european pentru învățarea non-formală în domeniul tineretului, Youthpass contribuie la consolidarea recunoașterii sociale a muncii tineretului.

•

Descriind valoarea adăugată a proiectului, Youthpass sprijină cetățenia europeană activă a tinerilor și a lucrătorilor din domeniul tineretului.

Youthpass vizează, de asemenea, sprijinirea capacității de inserție profesională a tinerilor și a lucrătorilor din domeniul tineretului prin documentarea dobândirii de competențe-cheie prin certificat. Cele 8 competențe cheie ale certificatului Youthpass sunt: comunicarea în limba maternă, comunicarea în limbile străine, competențe matematice și competențe de bază în știință și tehnologie, competențe digitale, a ști cum și ce să înveți, competențe sociale și civice, spiritul de inițiativă și antreprenorial, înțelegere și manifestare culturală. Toți participanții la proiectele aprobate în acest cadru au dreptul să primească un certificat

EVSification

Youthpass - și, prin urmare, recunoașterea rezultatelor învățării non-formale. Pentru a afla mai multe despre Youthpass, importanța lui și modul în care voluntarii pot face acest lucru, puteți accesa website-ul: https://www.youthpass.eu/en/youthpass/ Câteva idei și sfaturi pentru recunoașterea meritelor voluntarilor SEV (Mc Curley, Lynch, 2005): Mijloace zilnice de furnizare a recunoașterii meritelor: • • • • • • • • • • • •

Spune: “Mulțumesc!”. Spune voluntarului “Ai făcut o treabă bună!”. Sugerează voluntarilor să vi se alăture la o cafea. Solicită și fii deschis la opiniile lor. Salută voluntarii atunci când vin dimineața. Manifestă interes pentru intereselor lor personale. Zâmbește atunci când îi vezi. Lăudă-i în fața șefului tău (în prezența lor). Lasă mici note de mulțumire pentru ei. Oferă băuturi răcoritoare pentru voluntari, după activități. Spune ceva pozitiv despre o calitate personală a voluntarului. Relatează voluntarului ce s-a întâmplat în organizație de la ultima lor vizită.

Mijloace intermediare de furnizare a recunoașterii meritelor: • • • • • • • • • • • • •

Invită voluntarii la masa de prânz. Adu mâncare sau mici gustări la întâlnirile cu voluntarii. Permite-le voluntarilor să își scrie numele pe creațiile lor. Scrie o scrisoare de recomandare pentru voluntari. Include voluntarii în grupuri operative importante sau comitete. Crează display-uri grafice, care arată progresul spre obiective. Menționează numele celor care au contribuit la rezultate în rapoartele către manager. Invită voluntarii să prezinte rezultatele obținute de ei. Permite voluntarilor să meargă la seminarii, conferințe sau întâlniri profesionale. Scrie articole despre performanțele voluntarilor pentru buletine informative sau ziare. Decoreză zona de lucru a voluntarului de ziua lui/ei. Sărbătorește realizările unui voluntar. Permite voluntarilor să reprezinte organizația la întâlniri importante.

Mijloace majore de furnizare a recunoașterii: • • • • • • • • •

Realizează căni, tricouri, etc. personalizate. Încurajează voluntarii să scrie un articol despre realizările activităților lor. Oferă diplome sau certificate pentru cele mai bune rezultate. Cumpără un echipament bun voluntarilor. Publică o poză a voluntarului în ziar pentru o realizare remarcabilă. Oferă voluntarului responsabilități suplimentare și un nou titlu. Închiriază o rubrică în ziare pentru a le mulțumi voluntarilor. Organizează excursii pentru voluntari. Oferă oportunități de a-și crea conexiuni.

Alzbeta Brozmanová Gregorová Aici puteți găsi, alte câteva sfaturi pentru recunoașterea meritelor voluntarilor, propuse de către Volunteering Australia: http://volunteeringaustralia.org/wp-content/uploads/VA-Managers-101-Ways-to-Recognise-Your-Volunteers.pdf

EVSification

3.9. MONITORIZAREA ACTIVITĂȚII VOLUNTARILOR SEV În managementul voluntarilor, monitorizarea este definită ca o observare continuă a activităților voluntarilor pentru a vă asigura ca sunt pe calea cea bună și în conformitate cu programul stabilit în ceea ce privește atingerea obiectivelor. Mai simplu, înseamnă observarea, dar și înregistrarea cu anumite instrumente specifice a activităților voluntarilor și a procesului de desfășurare pentru a confirma faptul că acestea decurg conform planului pe care l-ați stabilit. Monitorizarea vă ajută să identificați problemele înainte să fie prea târziu. CARE ESTE DIFERENȚA DINTRE MONITORIZARE ȘI EVALUARE? Deoarece monitorizarea este în strânsă legătură cu evaluarea, pentru a înțelege mai bine termenul, vom încerca să vă prezentăm diferențele dintre cele două instrumente de management. Monitorizarea și evaluarea solicită tipuri foarte diferite de întrebări, așadar este nevoie de metodologii diferite pentru a găsi răspunsul la aceste întrebări. Întrebarea la care răspunde monitorizarea este: Cum au fost implementate activitățile de voluntariat? pe când evaluarea caută răspunsul la întrebarea: Cât de bine au fost implementate activitățile? Dacă în monitorizare se întreabă: La câți oameni au ajuns voluntarii noștri SEV?, la evaluare se întreabă: Au ajuns la suficienți oameni? Au fost ei cei potriviți? Cele două sunt independente și inter-dependente, în același timp. Putem afirma chiar faptul că monitorizarea este “materia primă”, informația pe care o transformă evaluarea într-o analiză completă a acțiunilor trecute pentru a planifica viitorul.

EVSification

Monitorizare

Evaluare

Frecvență

Obișnuită, pe parcurs

Episodică, instantanee

Acțiunea principală

Observare

Apreciere

Scop

Îmbunătățirea eficienței/ ajustarea planului de lucru

Îmbunătățește eficacitatea, impactul și planificarea viitorului

Se concentrează pe:

Input, output, planuri de lucru

Eficacitate, impact, relevanță

Surse de informare

Rutina zilnică, observarea pe teren, rapoarte de progres

Sondaje, studii, rutina zilnică, observarea pe teren, rapoarte de progres

(SURSA ORIGINALĂ: A UNICEF GUIDE FOR MONITORING AND EVALUATION, 1990)

CUM FUNCȚIONEAZĂ TOATE ACESTEA ÎN SEV? Programul Erasmus+ definește SEV ca o oportunitate a tinerilor de a dobândi competențe și de a crește ca indivizi, prin învățare non-formală și informală, ceea ce face monitorizarea voluntarilor SEV un proces mai complex. Monitorizarea trebuie să urmeze două procese ce merg împreună, dar sunt în același timp separate. Un proces este axat pe voluntar și dezvoltarea lui personală, ca urmare a îndeplinirii sarcinilor acestuia, precum și pe participarea la alte activități externe, cum ar fi training-uri, evenimente culturale și alte activități suplimentare. Al doilea este axat pe organizație și pe comunitatea locală și, în acest caz, ceea ce monitorizăm este dacă proiectul nostru, acoperit în principal de munca voluntarilor, merge conform planului și dacă acesta are impact asupra comunității. În continuare le vom analiza mai îndeaproape pe ambele. A. MONITORIZAREA ACTIVITĂȚILOR VOLUNTARILOR SEV Voluntarii SEV sunt monitorizați prin crearea unui plan. O dată cu aplicația pentru proiect, ar fi trebuit să vă definiți obiectivele și să specificați activitățile pe care voluntarii SEV ar trebui să le realizeze pentru a atinge aceste obiective. Vă rugăm să țineți minte că e

100

EVSification

important ca voluntarii să cunoască obiectivele, acestea fiind specificate clar în Acordul de activitate. Pentru a verifica dacă ceea ce ați planificat este îndeplinit, e important să creați un sistem care să permită verificări regulate ale statusului și progresului proiectului. În timp ce monitorizarea unui proiect SEV care are un voluntar poate părea un lucru ușor, proiectele mai mari care implică mai mulți voluntari și organizații de găzduire diferite necesită o planificare mai extinsă. În acest caz, vă recomandăm să aveți un sistem de monitorizare adecvat. Vă sugerăm să creați planul încă din fazele incipiente ale proiectului și să nu îl aplicați doar în situații de urgență, de exemplu, atunci când voluntarul nu mai vine la birou. Orice plan de monitorizare ar trebui să specifice cine va centraliza ce informații, în care formă, când și cum vor fi acestea utilizate. O monitorizare adecvată a progresului proiectului SEV începe cu definirea indicatorilor. Un indicator este o măsură care răspunde la următoarele întrebări: (1) Ce va arăta realizarea obiectivelor noastre? (2) Ce ne spune dacă: (a) proiectul nostru SEV are succes? (b) voluntarii SEV sunt mulțumiți? (c) avem un impact pozitiv asupra comunității? Un indicator ar trebui să vă spună: •

Dacă voluntarul vostru face ceea ce ați planificat împreună

•

În ce măsură a progresat voluntarul în atingerea obiectivului unui proiect?

•

În ce măsură sunt îndeplinite obiectivele de învățare personale ale voluntarului?

Indicatorii ar trebui să fie întotdeauna măsurabili, adică să fie reprezentați de un procent sau un număr. Exemple de indicatori includ: (1) un număr de materiale realizate de voluntari în timpul stagiului, (2) un număr de persoane care au beneficiat de activitatea de voluntariat, (3) un număr de ore de formare furnizate voluntarului de către organizație,

EVSification

101

pentru a îl/o ajută să își dezvolte o competență. Este important să selectați unul sau un număr limitat de indicatori cheie care sunt accesibili și vor demonstra în totalitate faptul că v-ați atins obiectivul/ele. CINE SE IMPLICĂ ȘI ÎN CE MOMENT? În proiectele SEV, monitorizarea activităților este o sarcină împărțită, în general, între coordonator și supervizor. Coordonatorul proiectului monitorizează activitățile voluntarilor și asigură o evaluare adecvată în cooperare cu organizația gazdă și cu voluntarul. CUM? Decideți modul în care va fi înregistrată informația și asigurați-vă că acest lucru se întâmplă sistematic și este clar raportat. Pot fi aplicate o varietate de metode: observarea, interviuri, raportarea, vizite etc. Pot fi utilizate metode formale și non-formale, cantitative și calitative pentru a examina periodic aspecte specifice. Mai jos veți găsi câteva metode de monitorizare a activităților și a dezvoltării personale a voluntarilor SEV. A. ȚINEȚI EVIDENȚA ORELOR DIN PONTAJ Acest lucru îl puteți realiza prin crearea unor fișe de pontaj furnizate pe hârtie sau pe e-mail. Puteți opta ca voluntarii să completeze singuri fișele - demonstrându-le că aveți încredere deplină în ei – sau coordonatorul/supervizorul poate colabora cu voluntarul atunci când se completează numărul de ore. Mai nou, există o mulțime de aplicații online de management pentru colectarea acestor date, cum ar fi Toggl, și vă recomandăm cu tărie să folosiți aceste instrumente. B. MONITORIZAREA PRIN VIZITE PE TEREN Vizitele pe teren pot furniza informații calitative și cantitative prețioase care nu pot fi obținute din rapoarte scrise sau discuții. Vizitele pe teren sunt utilizate pentru a monitoriza procesele

102

EVSification

de dezvoltare, rezultatele și participarea voluntarilor și oferă o mai bună înțelegere de ansamblu a întregului context. Acestea ar trebui să se bazeze pe activitățile voluntarilor, problemele identificate pe parcursul vizitelor anterioare și care necesită reluarea lor, observarea unor incidente neașteptate sau procese neprevăzute și, în final, elementele din agenda vizitei următoare. Aceste vizite sunt o oportunitate de a discuta activitățile de voluntariat cu beneficiarii acestora. De exemplu, dacă voluntarul realizează o serie de ateliere la școli, o vizită pe teren ar însemna să vă alăturați voluntarului la un atelier pentru a observa implicarea, pregătirea și rezultatele lui/ei și să discutați cu copiii care este părerea lor despre atelierul la care tocmai au participat. C. MONITORIZAREA PRIN RAPOARTE DE PROGRES Depinzând de structura și potențialul organizației, puteți să luați în considerare raportarea. De exemplu, o organizație responsabilă pentru coordonarea mai multor organizații care găzduiesc voluntari SEV, poate solicita un raport săptămânal sau bilunar persoanei responsabile de activitățile voluntarilor. În general au fost create o varietate largă de formulare de raportare regulată. Componentele principale sunt standard și includ: 1. o listă a obiectivelor/activităților specifice voluntarilor SEV; 2. activitățile finalizate, cu numere (indicatorii); 3. o explicație a motivelor din cauza cărora unele activități nu s-au finalizat conform planului (dacă e cazul); 4. identificarea resurselor adiționale, dacă e necesar (de exemplu, dacă voluntarul are nevoie de mai multe training-uri sau dacă suma alocată cumpărării materialelor pentru ateliere ar trebui mărită;) 5. aspecte care trebuie urmărite.

EVSification

103

FOLOSIREA INFORMAȚIILOR DIN MONITORIZARE PENTRU EVALUARE ȘI OFERIREA DE FEED-BACK Informația pe care o colectați poate fi utilizată pentru luarea deciziilor la fiecare nivel: coordonator, voluntar, mentor și supervizor. În plus, față de folosirea directă pentru scopuri externe (cum ar fi completarea raportului intermediar și final pentru Agenția Națională), feedback-ul ar trebui furnizat voluntarilor. Posibilele decizii privind ajustarea planurilor de lucru trebuie luate împreună cu voluntarii SEV, în timpul sesiunilor de evaluare. D. MONITORIZAREA EXPERIENȚEI DE ÎNVĂȚARE A VOLUNTARILOR SEV După cum am menționat mai devreme, în toate proiectele SEV apare un aspect important: măsurarea și monitorizarea experienței de învățare a voluntarului. Pe lângă rolul organizației de găzduire și cel al voluntarului, Comisia Europeană introduce numeroase instrumente, cum ar fi acordul de învățare sau Youth Pass-ul, care facilitează planificarea și, mai apoi, monitorizarea și evaluarea planului de învățare. În faza de planificare, acordul de învățare este un instrument care poate defini obiectivele noastre în ceea ce privește dezvoltarea personală. În unele cazuri, acest element este dezvoltat în mare măsură ca o parte a Acordului de activitate în Serviciului European de Voluntariat, în timp ce în alte cazuri, este punctat separat. Acordul de învățare stipulează procesele de învățare așteptate și obiectivele de învățare ale voluntarului. De obicei, Acordul de învățare se concentrează, în modalități diferite, pe cele opt competențe cheie dezvoltare de Comisia Europeană. Aceleași competențe cheie fac parte din Youth Pass, un instrument de monitorizare și evaluare creat special pentru a urmări progresul experienței de învățare a voluntarilor SEV. Acestea sunt următoarele:

104

EVSification

1. Comunicarea în limba maternă 2. Comunicarea în limbile străine 3. Competențe matematice și competențe de bază în știință și tehnologie 4. Competențe digitale 5. A ști cum și ce să înveți 6. Competențe sociale și civice 7. Spiritul de inițiativă și antreprenorial 8. Înțelegere și manifestare culturală În crearea certificatului Youth Pass, mentorul împreună cu coordonatorul, joacă un rol important în analizarea realizărilor privind învățarea, monitorizarea și asistarea progresului voluntarului. În același timp voluntarii au un rol esențial în monitorizarea propriei dezvoltări personale. Un instrument important pentru monitorizarea proprie este păstrarea unui jurnal în care voluntarii își pot urmări progresul. Depinzând de proiectul pe care îl implementăm, unele competențe cheie pot fi mai relevante în cazul nostru și pentru voluntarul nostru, în timp ce altele pot fi mai puțin relevante. Vă rugăm să observați exemplul de mai jos. STUDIU DE CAZ Obiectiv: dezvoltarea comunicării în limba maternă Activitate: predarea limbii materne a voluntarului în comunitatea locală Indicatori: un număr de ore de ateliere furnizate de către voluntar (de ex. 20), în limba lui maternă, un număr de participanți la ateliere (de ex. minim 25), un număr de materiale educaționale produse (de ex. minim 10), frecvența atelierelor, etc.

EVSification

105

Metode: o listă de prezență, rapoarte de progres, vizite la ateliere, discuții cu cursanții și observarea directă Persoanele implicate: coordonatorul colectează datele cu ajutorul mentorului (discuții informale, sesiuni de mentorat, și vizite), iar supervizorul (o listă de prezență, și o vizită pe teren) completează raportul de progres pe baza unui calendar prestabilit. Utilizare: pe baza informațiilor colectate, se pot lua mai multe decizii, cum ar fi: frecvența cursurilor poate crește, scădea sau rămâne la fel; voluntarul poate modifica formatul cursului, din curs efectiv într-un curs non-formal de conversație; cursurile se pot adresa unui grup diferit, etc. Dana Solonean Alicja Zachert

TIPS&TRICKS ÎN MONITORIZAREA VOLUNTARILOR SEV • • • • •

• •

Contrabalansați tendința de a colecta prea multe date prin selectarea cu grijă a câtorva indicatori care se concentrează pe proces și pe rezultate! Selectați indicatori care sunt accesibili și de încredere! Atunci când vă definiți indicatorii vă recomandăm să vă asigurați că îi înțelegeți pe deplin. Încercați să fiți cât se poate de specifici! În cazul în care indicatorul este “un număr de ateliere”, specificați clar ce înseamnă “un atelier”. Folosiți un “program” numit ‘revizuirea la cafeaua de dimineață’ pentru a monitoriza nivelul satisfacției voluntarilor: la începutul zilei de muncă întrebați-i pe voluntari cum se simt. Dacă doriți să aveți o monitorizare de calitate, trebuie să aveți o abordare de ansamblu. În loc să observați separat calitatea activității voluntarului, ascultați cât mai mulți oameni implicați, începând de la ceilalți voluntari până la profesorii de limbă și alți membri ai organizației. Utilizați monitorizarea ca o cale de a stimula motivația voluntarului! Așezați mici texte care surprind reușitele lor pe peretele biroului, sau în bucătărie. De exemplu: 20 de ore de atelier într-o lună! În proiecte mai mari, cu mai mulți voluntari SEV implicați, puteți folosi instrumente online cum ar fi: Doodle, Google Drive, etc.

•

106

EVSification

3.10 EVALUAREA VOLUNTARILOR SEV ȘI A PROIECTELOR DE VOLUNTARIAT Evaluare – un cuvânt pe care cu toții l-am auzit de o mulțime de ori, în diferite contexte, domenii și înțelesuri. Ce înseamnă cu adevărat? Ce rol joacă printre toți actorii din activitățile de voluntariat? Și în final, ce rol joacă în Serviciul European de Voluntariat care, după cum bine știm este diferit de alte oportunități de voluntariat? Vom încerca să răspundem acestor întrebări în acest capitol. Coordonatorilor SEV le pasă de performanța, eficiența și dezvoltarea personală a voluntarilor. Aceștia sunt responsabili de oferirea de sprijin în îndeplinirea sarcinilor zilnice și în procesul de atingere a obiectivelor pe termen lung - obiectivelor pe care și le-au propus voluntarii, dar și a obiectivelor proiectului. Dacă doriți să fiți siguri că procesul de învățare al voluntarilor și activitățile implementate sunt pe calea cea bună, evaluarea este o cale de a vă asigura de acest lucru. De obicei procesul de evaluare nu este un proces care e văzut ca o bucurie, ca o activitate mult așteptată de coordonator. Poate fi considerat o activitate dificilă, care nu aduce beneficii practice. Adesea, evaluarea este văzută ca o metodă de a rezolva problemele care apar în proiect sau în organizație, în momentul în care ceva nu e în regulă cu performanța voluntarului. Am sugera mai degrabă o abordare diferită, cum ar fi: perceperea evaluării ca o cale de a inspira și a îmbogăți organizațiile, și de a îmbunătăți performanța coordonatorilor și a voluntarilor. Evaluarea trebuie văzută ca un mod de verificare sistematică și o cale de dezvoltare și nu un instrument folosit doar când situația e pe muchie de cuțit.

EVSification

107

EVALUAREA – CE ESTE? Evaluarea este un instrument important pentru recepționarea feedback-ului și pentru îmbunătățirea felului în care este organizat proiectul SEV. În percepția noastră, evaluarea este oportunitatea de a da feedback, dar și sugestii voluntarului. Evaluarea trebuie să fie un dialog cooperant și de sprijin între organizație și voluntar, ceea ce înseamnă că ar trebui să îi oferiți voluntarului oportunitatea de a evalua proiectul per ansamblu, activitățile, relațiile, și experiența de învățare. Atunci când evaluați performanța voluntarilor pur și simplu: •

--> formulați întrebări

•

--> colectați date

•

--> analizați date

•

--> modificați planuri, programe, și acțiuni (dacă e cazul!)

Ce beneficii aduce evaluarea organizației, coordonatorului și voluntarului? Dacă ar trebui să numim avantajele pe care le aduce evaluarea, am sugera să le împărțim în două categorii: beneficiile voluntarilor și beneficiile coordonatorilor (și organizațiilor). Evident, există o legătură inseparabilă între cele două. Beneficiile evaluării din perspectiva voluntarilor: •

Evaluarea reprezintă șansa să îmbunătățiți sau corectați performanța voluntarilor prin primirea de feedback constructiv. Fiindcă fiecare muncă merită să fie recunoscută, la fel este și în cazul voluntarilor SEV. Lipsa feedback-ului poate fi frustrantă și interpretată ca o ignorare a calității muncii lor, iar pe termen lung poate provoca performanță scăzută,

108

EVSification

mai puțin efort și chiar renunțarea la stagiu; •

Evaluarea ajută voluntarii SEV să își atingă potențialul și să primească sarcini care sunt în concordanță cu nevoile și abilitățile lor. Evaluarea regulată permite voluntarilor să reflecteze asupra rezultatelor, punctelor forte și punctelor slabe;

•

Evaluarea poate fi o metodă și o modalitate prin care voluntarii SEV să împărtășească îndoielile, nemulțumirile, sau rezultatele din stagiul de voluntariat, mediu și relațiile de muncă. Nu toți voluntarii se vor simți suficient de liberi și confortabil să abordeze direct lucrurile care le displac. Unii din ei au nevoie de un sistem mai “formal” pentru a aborda aceste lucruri;

•

Evaluarea poate contribui la implicarea mai activă în activitățile organizației prin observarea/înțelegerea lucrurilor care se întâmplă în organizație și cum pot voluntarii să o susțină în atingerea obiectivelor și aplicarea valorilor organizației;

•

Evaluarea poate contribui la implicarea voluntarilor în readaptarea activităților din proiectele viitoare;

•

Evaluarea asigură voluntarii că opiniile lor sunt luate în considerare.

Beneficiile evaluării din perspectiva coordonatorilor și a organizațiilor: •

Evaluarea ajută la colectarea sistematică a informațiilor legate de performanța voluntarilor (sarcinile delegate, rezultatele și dezvoltarea profesionala a voluntarilor, și implementarea proiectului);

•

Prin evaluare, organizația verifică în ce măsură au fost atinse obiectivele proiectului și obiectivele setate privind dezvoltarea voluntarilor și identifică ce trebuie îmbunătățit;

•

Evaluarea oferă posibilitatea monitorizării dacă direcția și activitățile întreprinse în scopul atingerii obiectivelor organizației sunt cele indicate. Datorită datelor colectate și analizate, coordonatorul are posibilitatea de a evalua dacă o anumită acțiune a fost

EVSification

109

corectă și eficientă pentru voluntari sau nu. Dacă observați că pur și simplu ceva nu funcționează, redefiniți acțiunea; •

Evaluarea ajută la analizarea structurii organizației – este clar cine e responsabil pentru acest lucru? Organizația funcționează eficient?;

•

Evaluarea regulată, în faze diferite, a cooperării dintre voluntar și organizație, vă oferă imaginea de ansamblu, și ca rezultat, mai mult control asupra întregului proces;

•

În final, evaluarea identifcă efectul activităților, definește (noi) recomandări și are un impact asupra acțiunilor viitoare.

EVALUAREA ÎN PROIECTELE SEV O mobilitate pe termen lung cum este SEV, poate fi o experiență de învățare în diferite sensuri. Aceasta include învățarea limbii țării gazdă, experiență profesională, învățarea interculturală, autonomia și independența, viața culturală și aspectele organizatorice. Întâlnirile de evaluare pot fi utilizate pentru a face distincții, separa diferite aspecte ale proiectului SEV, precum și ca instrument de prevenire a conflictelor. Acestea ajută totodată să se reflecteze la modalități în care voluntarii SEV pot schimba lucruri sau decide împreună dacă, și în ce fel, poate organizația să îmbunătățească proiectul. Mai jos puteți găsi două dintre cele mai importante aspecte ale evaluării în SEV: dezvoltarea profesională și personală a voluntarilor SEV. EVALUAREA MUNCII ÎN PROIECTELE SEV Evaluarea profesională se referă la performanța voluntarilor la locul de muncă și îndeplinirea sarcinilor delegate. Scopul acesteia este să răspundă la următoarele întrebări: 1. Cum percep voluntarii rolul lor și sarcinile delegate? 2. Cum realizează sarcinile delegate: •

110

Au nevoie de mai mult sprijin sau de mai multă libertate?

EVSification

•

Este loc de îmbunătățiri? Atunci când vine vorba de puncte slabe, nu subliniați prea mult partea negativă. Încercați să dați feedback constructiv. Subliniați întotdeauna partea pozitivă și felul în care se pot realiza îmbunătățiri.

Rolul voluntarilor este conform cu așteptările lor și își ating potențialul?

Este de asemenea și un spațiu unde voluntarii își pot împărtăși ideile de activități, iar

coordonatorii să împărtășească idei pentru activitățile și planurile din viitor. EVALUAREA DEZVOLTĂRII PERSONALE ÎN SEV SEV este un program de voluntariat care se concentrează mult pe dezvoltarea personală a voluntarilor. Dezvoltarea personală necesită un plan. Un plan creat de către voluntari, cu sprijinul coordonatorului lor. La începutul stagiului, voluntarii înșiși ar trebui să afirme ceea ce doresc să obțină prin voluntariat (evident, elementele identificate la început se pot schimba și pot fi dezvoltate în timpul stagiului). Coordonatorul este persoana care ghidează, evaluează și modelează procesul învățării voluntarului în cazul în care acesta nu e pe calea cea bună. Evaluarea dezvoltării personale ar trebui să fie creată luând în considerare următoarele elemente: •

Obțin voluntarii, prin stagiul de voluntariat ceea ce și-au propus să obțină?

•

Îi ajută activitățile și sarcinile să își atingă scopurile? În caz contrar cum ar trebui formulate sarcinile pentru a sprijini acest proces?

•

Își vor dezvolta voluntarii alte competențe, la care nu s-au gândit la început?

•

Cum merge procesul? Există obstacole sau întârzieri?

•

E nevoie să realizați niște acțiuni corective pentru a sprijini dezvoltarea voluntarilor?

Pentru a vă demonstra ce înseamnă practic, vom lua exemplul organizației noastre, unde am creat un sistem de evaluare multidimensională ce implică voluntarii SEV, echipa organizației și actorii proiectului SEV.

EVSification

111

•

De obicei, în prima lună de stagiu are loc o întâlnire de evaluare în fiecare săptămână. Condițiile de cazare, descoperirea culturii și orașului, adaptarea la viața nouă și cerințele acesteia, nevoile și așteptările voluntarilor sunt toate subiecte de discuție. Acestea sunt evaluări de grup, dar dacă e cazul, se pot organiza și întâlniri individuale. Pentru evaluare utilizăm metode și instrumente de educație non-formală și încercăm să implicăm și alți actori importanți, cum ar fi mentorii.

•

În fiecare lună există o sesiune de evaluare care se concentrează pe munca voluntarilor, sub îndrumarea coordonatorului/supervizorului. De obicei, este o întâlnire față în față, individuală, unde se discută aspecte legate de program, activitățile implementate, relațiile cu colegii, delegare și supervizare, precum și relațiile cu beneficiarii și planurile viitoare. Unii coordonatori optează pentru un chestionar în scris, pe când alții utilizează metode non-formale cum ar fi colaje, metode de vizualizare instrumente de antrenare, scrierea unui jurnalul, modelarea din plastilină, etc.

•

În plus, lunar, are loc o evaluare de grup care se concentrează exclusiv pe dezvoltarea personală a voluntarilor SEV și pe experiența lor de învățare. La această sesiune de evaluare toți voluntarii SEV sunt rugați să reflecteze asupra lunii care tocmai a trecut, la planul lor de învățare inițial, să își autoevalueze progresul realizat, pentru a observa dacă au același obiective și să reflecteze la modul în care s-au schimbat. Luând în considerare faptul că, pentru noi, aceasta este o parte importantă a SEV, de obicei îi rezervăm o sesiune de o zi, iar facilitatorul acestui proces este chiar coordonatorul voluntarilor. Voluntarii SEV au oportunitatea de a participa la exerciții de grup sau individuale care îi pot ajuta să reflecteze și să își planifice viitorul. Cele mai importante subiecte sunt: dezvoltarea personală, experiența profesională, cursuri de limbă, învățarea interculturală, competențe cheie, certificatul Youth Pass precum și orice altceva își dorește voluntarul. Este o oportunitate ca voluntarii să își comunice sentimentele celorlalți participanți la

112

EVSification

proiect și să se prevină sau să se rezolve tensiunile/conflictele din grup. •

Ca rezultat și continuare a celor două evaluări lunare importante pe care le avem cu voluntarii SEV, are loc o întâlnire de evaluare a echipei de proiect. La această întâlnire coordonatorii/supervizorii, coordonatorii de proiect și mentorii pot face schimb de informații și reflecta asupra muncii lor. Această evaluare poate fi individuală sau de grup, față în față sau online, depinde de caz și nevoi. De exemplu, mentorii se pot întâlni cu coordonatorii pentru evaluare, în timp ce supervizorii pot să completeze online un chestionar lunar.

•

Voluntarii SEV au mentori și întâlniri regulate cu aceștia. Adesea, acestea nu sunt întâlniri planificate oficial deoarece voluntarii se întâlnesc frecvent cu mentorii lor și pot apărea conversații de evaluare neplanificate.

•

La sfârșitul unui proiect SEV organizăm o evaluare finală. De-a lungul anilor am dezvoltat un fel de “tradiție” de a realiza evaluarea finală undeva în afara orașului, într-un mediu mai natural, pentru a stimula procesul de reflecție asupra întregii experiențe a voluntarilor. Voluntarii analizează întreaga experiență SEV, își amintesc procesul și pașii importanți pe care i-au urmat și ceea ce au învățat. O sesiune e dedicată finalizării certificatului Youth Pass și, printre altele, cum să îl utilizeze pe piața muncii. Evaluarea finală este utilizată și pentru a-i ajuta pe voluntari să își seteze noi obiective pentru viața de după stagiul SEV. Unele părți sunt dedicate evaluării echipei de proiect: coordonatorii și mentorii evaluează proiectul per ansamblu și aduc îmbunătățiri proiectului SEV. Această evaluare este atât cantitativă cât și calitativă.

•

Ultima parte a evaluării are loc după întoarcerea voluntarilor în țara de origine și este realizată din perspectiva organizației de trimitere, deoarece acesta este responsabilă de organizarea evaluării proiectului împreună cu voluntarul și de completarea chestionarului calitativ și cantitativ trimis decătre organizația coordonatoare, și este utilizată în raportul final al proiectului.

• EVSification

113

TIPS AND TRICKS ÎN EVALUAREA VOLUNTARILOR ȘI PROIECTELOR •

SEV

În primul rând, reluați scopurile și obiectivele vizate: Ce anticipați să realizați în proiectul dumneavoastră? În ce domenii doresc voluntarii să se dezvolte? Cum va fi măsurată și recunoscută activitatea lor?

•

Nu uitați că evaluarea este doar o parte a procesului de management și, dacă doriți să îl realizați în mod corespunzător, va trebui să vă concentrați asupra întregului proces.

•

Evaluarea este un dialog cu două sensuri. Nu doar coordonatorul poate să discute despre activitatea voluntarilor. Întâlnirile de evaluare aduc, de asemenea, oportunitatea ca voluntarii să discute despre performanța și nevoile lor, și să își prezinte sugestiile. În calitate de coordonator, timpul pe care îl folosiți pentru a vorbi, ar trebui să fie egal cu timpul în care (doar) ascultați.

•

Ascultați activ, iar dacă ceva vă atrage atenția, puneți întrebări suplimentare.

•

Faceți efortul de a pune cât mai multe întrebări deschise posibil (în loc să întrebați doar: Au existat luna trecută realizări de care ați fost mândru/ă? întrebați: Ce-ai realizat luna trecută?)

•

O sesiune de evaluare ar trebui să se concentreze pe discutarea performanței voluntarilor în organizație. Nu abordați subiecte care sunt cu siguranță importante, dar nu sunt relevante în acest moment. Rămâneți la metoda RAP: R - revizuirea trecutului, A - analiza prezentului, P - planificarea viitorului.

•

Principalul obiectiv al evaluării nu este să completați hârtii. Scopul este de a avea o conversație substanțială cu voluntarii legat de performanța și sarcinile delegate, prin

114

EVSification

urmare, nu vă concentrați pe crearea unui chestionar inovator și complex, dacă nu este necesar. În același timp, vă recomandăm să găsiți un sistem cronologic de evidență a rezultatelor evaluării, atât pentru raportul final, cât și pentru a urmări progresul. •

În cele din urmă, nu uitați că o evaluare lunară nu poate înlocui supervizarea de zi cu zi a performanței voluntarilor.

Dana Solonean Alicja Zachert

EVSification

115

4.Conflictele în SEV prevenție și soluții DE CE? – DE CE NU? Există o mulțime de factori ce duc la conflict în contextul diversității. Dacă aș fi un conflict, mi-ar plăcea să rămân în proiecte SEV. De ce? În primul rând, există o mulțime de diferențe, în așteptări, cultură, vârstă, sex, stereotipuri, obiceiuri, valori, credințe. În al doilea rând, voluntarii nu sunt singuri în acest proces; ei fac parte din diferite rețele și cooperează cu mulți actori

116

EVSification

diferiți. Există, de asemenea, multe elemente care pot influența comportamentul și reacțiile atunci când te afli într-un conflict. Acestea pot fi interne (sentimente, nevoi, emoțiile, condiția fizică, etc.) și externe (bariere, condițiile de viață, de vreme, cultura, presiunea timpului). Fiecare SEV are mai mulți actori implicați. Voluntar, coordonator, mentor, manager de proiect, echipa organizației gazdă, beneficiarii, alți voluntari pot face parte dintr-un conflict și fiecare din ei îl pot gestiona în felul lor, deoarece fiecare dintre ei sunt unici și au diferite nevoi individuale. Toate aceste elemente pot duce la situații de conflict și pot fi percepute negativ. Conflictul poate mobiliza o mulțime de atenție și de efort și poate consuma o cantitate mare de energie. Dar acest lucru nu înseamnă că trebuie ca întotdeauna să îl percepem în mod negativ. Conflictul aduce schimbare, indică existența unor probleme, ajută la marcarea limitelor personale, contribuie la formarea identității, îi conectează pe cei care nu au fost conectați înainte și îi ajută să realizeze că au un interes comun, întărește stima de sine a individului sau a grupului. Conflictul este o provocare pentru toată lumea, dar este important să se obțină beneficii maxime și pierderi minime din el. Sună simplu, nu? Nu este suficient să știi cum se descrie conflictul și să îl analizezi. Este important să știi ce să faci pentru a-l rezolva, fără a avea niciun prejudiciu grav și cum să găsești soluții constructive și durabile pentru ambele părți. În acest capitol, vom încerca să descriem diferitele tipuri de conflicte și să sugerăm, pe scurt, câteva instrumente de prevenire sau de gestionare a conflictului. Vom analiza în principal conflictele interpersonale, deoarece acestea sunt cele mai des întâlnite în SEV. TERMINOLOGIE. CE ESTE CONFLICTUL? Cuvântul conflict provine din cuvântul latin conflictus - care înseamnă ciocnire sau a se ciocni de unele bariere. În sensul prezentului capitol, vom folosi următoarea definiție a conflitctului,

EVSification

117

dată de Bednarik (2001) “Conflictul apare atunci când una sau două părți doresc fiecare același lucru legat de ceva anume sau își dau seama că au opinii diferite cu privire la situația pe care o discută sau din care fac parte.” Conflictul are două componente, conținutul și emoțiile. Emoțiile, precum teama, frustrarea și agresivitatea sunt, de asemenea, parte a conflictului. Ele acoperă un conținut realist și obiectiv al conflictului și complică situația. Suntem oameni care au emoții și trebuie să trăim cu ele, dar putem, de asemenea, să le ținem sub control, pentru a reuși să vedem conținutul conflictului. Nu este ușor, dar este posibil. Cu cât e mai apropiată și mai strânsă relația, cu atât pot apărea conflicte poate mai intense și mai dificil de rezolvat în mod rațional. Tipologia conflictelor (Christopher W. Moore, 1989) Aceasta tipologie pare a fi adecvată scopului SEV deoarece sunt indicate conflictele care apar cel mai des. Este realizată din punct de vedere psihologic și se concentrează pe cauza problemei. Conflictul relațional – Apare atunci când avem tendința să o percepem pe cealaltă persoană într-un mod negativ, pe baza experienței noastre negative, a prejudecăților, stereotipurilor, atitudinii negative etc. În conflict, refuzăm să acceptăm diferențele și comportamentul diferit al altor persoane, de foarte multe ori din cauza lipsei de comunicare. Poate apărea, de asemenea, atunci când cealaltă persoană nu se comportă așa cum ne așteptăm sau în modul în care suntem obișnuiți. Conflictul valorilor – Voluntarii vin din diverse culturi și au valori diferite, pe care le-au dobândit în timpul vieții lor. Aceste valori par a fi rețeta potrivită pentru ei și pentru ca societatea să funcționeze normal. Atunci când aceștia întâlnesc alte persoane sau persoane cu valori care sunt diferite, se pare că nimic nu merge bine. Ei încearcă să îi convingă pe

118

EVSification

ceilalți să își schimbe valorile. Această presiune poate aduce situații de conflict complicate. Oamenii nu vor renunța la valorile lor, deoarece acestea formează identitatea lor. Dar acest lucru nu înseamnă că oamenii cu valori diferite, nu pot trăi împreună și coopera fără conflicte. Cu siguranță pot, dar aceștia ar trebui să fie pregătiți să se respecte reciproc și să se comporte fără a pune în pericol valorile celeilalte persoane. Conflictul structural – Acest tip de conflict este legat, de exemplu, de structura grupurilor, organizației și de definirea competențelor, responsabilităților și rolurilor. Acestea apar atunci când nu există o comunicare clară cu privire la sarcini, roluri și așteptări în structura sau sistemul de lucru sau în procesul decizional. Este posibil să îl preveniți prin furnizarea unui sistem clar, cu posibilitatea de a comunica și de a primi feedback și idei de la oameni care fac parte din echipă, astfel încât aceștia să aibă o idee clară cu privire la rolul lor în structură. Conflictul de informații – Acest conflict rezultă în mod natural pentru că toată lumea are idei diferite, formate din diferite surse de informații, valori, experiențe și fiecare interpretează informațiile în felul lui. Uneori, este posibil să se discute diferențele folosind argumente și furnizând informații suplimentare care pot ajuta să se cadă de acord asupra unor rezultate ale conflictului. Inteligent ar fi să îi respectăm pe alții și să încercăm să căutăm soluții care combină ambele idei. Conflictul de interese – Este întâlnit în cazul în care nevoile fiecărei părți nu sunt îndeplinite în aceeași situație și o persoană simte că trebuie să lupte pentru ea sau nevoile sale. Acesta este format de diferențele naturale dintre oameni. Pentru a-l rezolva, nu trebuie să ne schimbăm nevoile, ci trebuie să comunicăm care ar fi modul în care putem să mulțumim ambele tabere. Din păcate, această tipologie a conflictelor este foarte normală, și în viața reală ne confruntăm

EVSification

119

cu diferite tipuri și combinații mai complicate, care nu pot fi ușor descrise sau categorizate. Este bine să știți cauza problemei: nu este suficientă informație necesară, sau pur și simplu există neînțelegeri sau chiar conflicte de interese și ce putem face pentru a ajuta părțile să comunice și să găsească soluții satisfăcătoare pentru toată lumea. Unele conflicte se întâmplă doar pentru că există neînțelegeri în comunicare. Când ne dăm seama că va avea loc un conflict? Percepția noastră este primul instrument care ne anunță în mod conștient sau inconștient că urmează să apară un conflict. Această percepție este foarte subiectivă, iar ceilalți o pot simți în mod diferit. Chiar această percepție în sine poate cauza conflictul. Ce se întâmplă în timpul conflictului? Dl. Labat descrie 5 faze ale conflictului, după cum urmează: 1. Discordia și dezacordul (faza inițială) - sunt identificate diferențele, fapt urmat și de schimbarea emoțiilor. Comportamentul părților conflictului este încă sub control. 2. Polarizarea - părțile conflictului încearcă să găsească argumente pentru a pune în aplicare propriile idei, apar emoțiile, este greu să se coopereze sau să se găsească o soluție, și totul devine despre a câștiga sau a pierde. 3. Izolarea – această fază poate însă nu este obligatoriu să apară. Oamenii evită să se întâlnească unii cu ceilalți, deși conflictul este încă prezent. 4. Distrugerea - această fază se caracterizează prin decizia de a face rău celuilalt (fizic sau psihologic). Oamenii pot încerca să prejudicieze reputația celuilalt, să îl/o rănească. Cooperarea sau găsirea unei soluții nu mai este posibilă. 5. Epuizarea - Oamenii sunt obosiți de conflict și este posibil ca aceștia să înceapă să sufere (se îmbolnăvesc, sunt deprimați). Oamenii nu sunt în măsură să rezolve situația și să încheie conflictul.

120

EVSification

Fiecare fază poate dura o perioadă de timp diferită, uneori chiar ani. Conflictul se poate opri în oricare din cele cinci faze. Dezvoltarea conflictului poate fi diferit pentru fiecare parte implicată. PREVENIREA ȘI SOLUȚIONAREA PROBLEMELOR Fiecare din părțile implicate într-un conflict aduc cu sine prejudecăți și stereotipuri despre conflicte din propriile familii, comunități și culturi. Aceste experiențe influențează și modul în care tratăm conflictele, cum ne dorim să scăpăm de acestea, cum ne comportam și ce simțim cu privire la conflict. În conflict nu este vorba despre competiție. Nu există învingători și învinși, dacă acest conflict nu ajută la rezolvarea unei situații deranjante. Ceea ce ajută este să crezi că părțile conflictului sunt focusate pe interesul ambelor părți de a rezolva problema. Acest lucru necesită un nivel ridicat de încredere. Lipsa comunicării sau anumit stil de comunicare pot reprezenta surse de conflict. Dezvoltând abilități de comunicare adiționale putem să prevenim conflictele sau le soluționăm ușor. Cu cât observăm un conflict într-o fază mai incipientă, cu atât putem să îl rezolvăm mai repede. Vestea bună este că putem învăța și folosi unele abilități de comunicare pentru a preveni sau rezolva situația de conflict. Ceea ce este important să menționăm este că nu există un plan universal care ar ajuta la rezolvarea cu ușurință, a fiecărei situații de conflict. Suntem ființe individuale, avem emoții, iar dacă am folosi doar niște metode pentru a ne stăpâni emoțiile, acțiunile noastre nu ar fi de încredere. În cele ce urmează vom prezenta câteva exemple de instrumente de comunicare care pot ajuta la prevenirea conflictelor:

EVSification

121

Ascultarea activă O mulțime de conflicte apar, deoarece nu suntem capabili să ascultăm activ în anumite situații și încercăm să oferim argumente și să ne expunem propriile noastre opinii. Ascultarea este componenta fundamentală a abilităților interpersonale de comunicare. Un obiectiv al ascultării active este încercarea de a-l înțelege pe celălalt și de a demonstra acest lucru. Este posibil să se folosească acest lucru la începutul conflictului, atunci când vedem că celălalt indică diferite idei, interese și nevoi. Aceasta nu înseamnă neapărat că trebuie să fim de acord cu orice, dar putem încerca să găsim soluțiile care pot fi acceptate de toată lumea. Ascultarea activă este o abilitate care poate fi dezvoltată odată cu practica. Aceasta înseamnă să fii concentrat pe deplin asupra a ceea ce se spune, și doar să auzi mesajul celuilalt. Eu-Declarativ Eu-Declarativ constă în descrierea modului în care te simți, o indicație a situațiilor ce te-a determinat să te simți așa, și de ce aceste situații duc la aceste emoții. Eu-Declarativ ia aceste forme:. “Mă simt ... (declari emotia), atunci când ... (descrii comportamentul sau în ce condiții te simți în acest fel), deoarece ... (explici de ce comportamentul lor sau condițiile te determină să te simți în acest fel).” În mod clar, oferirea unei asemenea feed-back este mai constructiv decât comandarea, amenințarea, morala, judecarea, ultimatumul, citirea gândurilor sau alte comportamente care creează o atitudine defensivă. Cu toate acestea, acesta nu este un concept ușor de înțeles. Pronumele “tu” este folosit tot timpul și multe utilizări nu sunt neapărat rele, răutăcioase. Problema apare atunci când afirmăm opiniile personale ca fapte și supra-generalizări prin forme ale verbului “a fi”, precum “ești”, “suntem”, “sunt” și așa mai departe.

122

EVSification

REZOLVAREA PROBLEMELOR În primul rând, problema trebuie să fie identificată și abia apoi trebuie să încercăm să răspundem la întrebarea dacă suntem capabili să o rezolvăm pe cont propriu sau trebuie să cerem asistență terților. Terții pot fi orice persoane pe care părțile implicate în conflict le văd ca autoritate. În SEV poate fi, de exemplu, coordonatorul de proiect sau directorul organizației. Medierea – Se realizeză într-un proces non-formal care e structurat și conține reguli, dar nu este executat în instanța de judecată, ci autoritatea cu rol de mediator este mentorul. Mentorul nu poate fi implicat direct în situația de conflict, rolul lui fiind de a sprijini părțile conflictului să ajungă de comun acord la o soluție. Scopul medierii nu este de a afla cine are dreptate și cine nu, medierea se concentrează pe viitor, nu pe trecut. Medierea de succes este încheiată cu un acord în scris. Reconcilierea – Acesta este procesul ce vizează găsirea de soluții pe termen lung pentru comunicarea, cooperarea sau conviețuirea pe viitor. Se concentrează nu doar pe soluționarea unei probleme, ci pe sprijinirea oamenilor de a avea din nou încredere sau de a comunica fără a se răni unii pe ceilalți. Aceștia ar trebui să fie capabili să își găsească regulile, calea, sistemul, modul de a continua relația. Din această perspectivă, este importantă comunicarea percepțiilor, înțelegerea situației, dar și a emoțiilor și comportamentelor. Soluția autoritară – În acest caz, decizia este luată de autoritate indiferent de interesul părților. Exemplul soluției autoritare este decizia unui judecător la un proces. Dacă încercați să soluționați problema din poziția unei autorități, puteți să vă impuneți, dar nu să o rezolvați. Conflictul este încă prezent, dar este ascuns și așteaptă o șansă să apară din nou și cu forțe proaspete.

EVSification

123

Adaptarea – In situația de conflict, una din părți renunță în mod voluntar sau sub presiune la nevoile lui/ei și acceptă soluțiile sugerate de cealaltă parte Evadarea – Are loc atunci cand una din părți decide să “părăsească conflictul” deoarece i se pare că e mai ușor și nu consumă la fel de multă energie ca rezolvarea problemei. Compromisul – Părțile conflictului încearcă să găsească soluții, pe care le comunică. Toată lumea trebuie să renunțe la unele din nevoile lor pentru a rezolva problema. Aceștia împart atât pierderea cât și câștigul. Consensul – Părțile găsesc soluția care va satisface doar nevoile esențiale și nu pe toate. Sunt câteva lucruri de reținut atunci când analizăm conflictul. Acesta poate fi o sursă a schimbării, poate preveni stagnarea, reduce tensiunile din relații. Dacă privim conflictul ca pe un lucru care deschide discuții și ne ajută să evoluăm sau să facem ca lucrurile să funcționeze mai bine, reușim să fim constructivi și motivați să îl soluționăm. Ida Adolfová

124

EVSification

5. CONCLUZIE Vă mulțumim că încă sunteți alături de noi, la finalul acestui manual! Înainte de a ne lua la revedere, dorim să vă oferim câteva concluzii personale, izvorâte din anii de coordonare a voluntarilor SEV. Ceea ce ați citit în capitolele acestui manual sunt toate principii testate pe care organizațiile noastre le-au pus în practică în proiectele SEV pe care le-am găzduit. Am observat că aceste principii funcționează și ne ajută să îi îndrumăm pe voluntarii noștri SEV prin propriul lor proces de învățare. În același timp, credem că fiecare coordonator sau manager de voluntari SEV trebuie să își găsească propriul stil în munca cu voluntarii. Nu doar că unele din lucrurile pe care le citiți aici nu se vor aplica pentru voi datorită personalității voastre sau a modului propriu de abordare a lucrurilor, dar acestea ar putea fi, de asemenea, irelevante pentru organizație sau pentru contextul cultural în care vă găsiți. Vă încurajăm să filtrați toate aceste informații și sfaturi și să găsiți o cale care să funcționeze pentru dumneavoastră, pentru organizație, pentru voluntarii voștri SEV! Managementul voluntarilor SEV este un proces continuu și, dacă îl priviți din această perspectivă, veți vedea că fiecare dintre etapele prezentate în capitolele anterioare sunt interconectate și puternic legate între ele. Modul în care vă asigurați că Serviciul European de Voluntariat este o idee bună pentru organizația dumneavoastră și ceea ce faceți pentru a pregăti organizația pentru implicarea voluntarilor SEV va avea un impact asupra motivației și implicării voluntarilor. Modul în care proiectați procesul de recrutare va facilita selecția și va asigura faptul că ați ajuns la tinerii de care aveți nevoie pentru activitățile voastre. Felul în care îi sprijiniți pe voluntari și le oferiți supervizare este direct legat de efortul pe care îl vor investi în activitățile lor de zi cu zi și de impactul pe care acestea îl vor avea în comunitatea locală.

EVSification

125

Managementul voluntarilor SEV este o muncă care necesită implicarea voastră permanentă, în întregul proces. Investirea de efort și resurse în una din faze și ignorarea alteia, va duce la un rezultat mai puțin fericit pentru voi sau pentru voluntari! Dar, dacă aplicați principiul prevenirii și oferiți timp și atenție fiecărei etape de management al voluntarilor, veți salva costurile de energie, timp, stres, frustrare și așa mai departe, implicate de o intervenție. La sfârșitul acestei călătorii, am vrea să vă lăsăm cu o afirmație importantă, valabilă pentru toate proiectele SEV și toți voluntarilor SEV: nu există o rețetă universală, care se aplică oricărui proiect, nu există nici un ingredient secret care să facă managementul voluntarilor SEV un proces de succes. Bineînțeles că există principii care fac munca mai eficientă, dacă sunt aplicate, sau sfaturi pe care le puteți urma, dar în cele din urmă fiecare voluntar și fiecare proiect este unic. SEV încurajează și apreciază această unicitate și la fel facem și noi!

126

EVSification

REFERINȚE 1.

As good as they give. Workbook 3. Belfast: Volunteer now, 2012 http://www.volunteernow.

co.uk/fs/doc/publications/workbook3-managing-and-motivating-volunteers-2013.pdf 2.

A UNICEF Guide for Monitoring and Evaluation. Making a Difference? New York : Miscella-

neous Publishing, 1990. 3.

Bedna ík, A.: Riešenie konfliktov. Bratislava : Partners for Democratic Change Slovakia,

2001. 4.

Humphrey Pratt, CH.: Volunteer Recognition: Matching Motivation to Rewards. Alberta: Vol-

unteer Alberta, 2006 http://volunteeralberta.ab.ca/varc/wp-content/uploads/2012/10/rcvo-volrecognitn.pdf 5.

Community Toolbox. Developing a Strategic Plan and Organizational Structure. Kansas:

Univeristy of Kansas, 2015. http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/hiring-and-training 6.

Connors, T.D.: The Volunteer Management Handbook. New York : John Wiley and Sons

Inc., 1995. 7.

Do kalová,J., Jakubowska, M., Pešek, T. Weisne, A. : Conflict−What an Opportunity! Prague

: Czech National Agency Youth : 2009. 8.

European Voluntary Service Charter. Brussel: European Commission, Directorate-General

for Education and Culture, Youth, Civil Society, Action 2- European Voluntary Service, 2015. http:// ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf 9.

EVS INFO KIT. Brussel: European Commission, Directorate-General for Education and

Culture, Youth, Civil Society, Action 2- European Voluntary Service, 2014. http://ec.europa.eu/youth/

EVSification

127

tools/evs-info-kit_en.htm 10.

EVS TRAINING AND EVALUATION CYCLE GUIDELINES AND MINIMUM QUALITY

STANDARDS. Brussel: European Commission, 2014. http://ec.europa.eu/youth/programme/mobility/documents/evs-training-evaluation-guidelines_en.pdf 11.

Fox Janet, E., Arcemont, L., Martin, K.: Ideas for Volunteer Recognition. www.lsuag-

center.com/MCMS/RelatedFiles/%7BF20DA153-16F7-45DA-A4F8-1AAC5CEBFCC4%7D/ Way+to+Go+Recognition+GuideMargin.pdf 12.

Geudens T., Constanzo S., Hofmann Amorim P.L., Pavlovova L.: International Voluntary

Service- T-Kit No. 5 (revised edition). Strasbourg: Council of Europe, 2013. 13.

EVS guide for volunteers. Healthy Network NGO. http://www.ardr.ro/cgi-sys/suspended-

page.cgi 14.

Measuring Volunteering- A practical Toolkit. Washington: Independent Sector and United Na-

tion Volunteers, 2001. http://www.worldvolunteerweb.org/fileadmin/docs/old/pdf/2001/01_02_15USA_Vol_Toolkit.PDF 15.

Voluntary service. Volunteer management cycle. Geneva: International Federation of Red

Cross, 2004. 16.

Kloosterman P., Giebel, K., Senyuva, O.: T-kit No 10, Educational evaluation in youth work:

Tasting the soup. Strasburg: Council of Europe Publishing, 2007. 17.

Lipp J. L.: The complete IdiotÂ´s Guide to Recruiting and Managing Volunteers. Alpha, 2009

18.

Mary V. M.: Recognizing volunteers. 2005 http://www.worldvolunteerweb.org/resources/

how-to-guides/manage-volunteers/doc/recognizing-volunteers.html 19.

McCurley S. Rick L.: Keeping Volunteers: A Guide to retention, 2005. http://www.library.

128

EVSification

macewan.ca/eBooks/5-218-KeepingVolunteers.pdf 20.

McCurley S., Lynch, R., JacksonR.: The Complete Volunteer Management Handbook- 3rd

Revised edition. Directory of Social Change, 2012. 21.

Recognition Handbook. Michigan: Michigan 4-H, 2002. http://msu.casscountymi.org/Link-

Click.aspx?fileticket=oattaIy4oAU%3D&tabid=419 22.

Measuring the Difference Volunteers Make: A guide to Outcome Evaluation for Volunteer

Program Managers. Minnesota: Minnesota Department of Human Services, 1997. 23.

Take Root: Volunteer Management Guideboo. National Community Service and Hands On

Network.

http://www.handsonnetwork.org/files/resources/GB_TakeRoot_Volunteer_Management_

unkn_HON.pdf 24.

Ondrušek, D., Labáth,V. Tordová Z.: Konflikt, zmierovanie, zmierovacie rady. Bratislava:

Partners for Democratic Change Slovakia, 2004. 25.

Piers Richard A., James S. Rowell, J.S.: The 10 Keys to Effective Supervision: A Devel-

opmental Approach. 2006 http://www.risingsunconsultants.com/images/white_papers/PDFs/Supervision-Short.pdf 26.

Bryan, R., J.: Volunteers wanted- A practical Guide to Finding and Keeping Good Volun-

teers, Magnolia Mansions Press, Business & Economics, 1999. 27.

Vaska, L.: Teoretické aspekty supervízie pre za ínajúcich sociálnych pracovníkov. Bratisla-

va : IRIS, 2012. 28.

Volunteer Appreciation Guide. http://knowledge.wildapricot.com/display/volunteering/Vol-

unteer+Appreciation+Guide

EVSification

129

IMAGINEA DE ANSAMBLU Manualul EVSification. Managementul voluntarilor în proiectele SEV a fost creat în cadrul proiectului EVSification, un proiect de tip Parteneriate strategice, ce a implicat Centrul de Voluntariat ClujNapoca (România), Centrum dobrovoľníctva (Slovacia) și Fundacja Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polonia). Toate cele trei organizații sunt active în domeniul susținerii voluntariatului, în general, dar și în proiecte SEV. Partenerii au o experiență extinsă în managementul voluntarilor SEV, principala temă a acestui manual. Pe parcursul celor 20 de luni de proiect, principalul scop al echipei a fost să contribuie la dezvoltarea Serviciului European de Voluntariat prin creșterea capacității organizațiilor care implică voluntari SEV în gestionarea acestora. Acest lucru s-a făcut prin: •

Crearea Manualului EVSification. Managementul voluntarilor în proiectele SEV, acesta fiind gândit ca un ghid pentru gestionarea eficientă a voluntarilor SEV (disponibil în limba engleză, româna, slovacă și poloneză);

•

EVSification Recipe Design, un design de curs ce vizează lucrătorii de tineret și trainerii interesați să faciliteze sesiuni de formare în managementul voluntarilor SEV (în propria organizație sau în alte organizații relevante);

•

3 Webinare pe tematici legate de SEV (înregistrările acestora sunt disponibile online).

Pe lângă acestea, partenerii au organizat un curs de formare internațional pe aceeași temă (managementul voluntarilor SEV) dar și un eveniment de multiplicare, EVS Camp (bazat pe metoda Open Space Technology, evenimentul a fost un spațiu deschis tuturor celor dornici să învețe sau să împărtășească ceva despre SEV). Pentru mai multe informații despre proiect și rezultatele acestuia, puteți contacta unul dintre partenerii implicați: 1.

Centrul de Voluntariat Cluj-Napoca (România) – www.centruldevoluntariat.ro

Centrum dobrovoľníctva (Slovacia) – www.centrumdobrovolnictva.sk

Fundacja Edukacji i Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Polonia) - www.ferso.org

Proiectul este implementat cu suportul financiar al Comisiei Europene prin intermediul Programului Erasmus+, Acțiunea Cheie 2 – Parteneriate strategice în domeniul Tineret.

130

EVSification

131

ISBN 973021594-4

132 9 789730 215946