Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad La elaboración del presente documento ha sido posible gracias al proyecto "Fortalecimiento del Estado de Derecho para la Protección y Promoción de los Derechos Humanos en Honduras", implementado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), con fondos de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE), la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos (OACNUDH) y el PNUD.
Tabla de Contenido 1.
Presentación
01
2.
Introducción
02
3. 4. 5.
Antecedentes Objetivo del Manual Justificación del Manual
03
6.
Estructura Organizativa de la Dirección de Discapacidad
04
7. 7.1 7.2 7.3 7.4
Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras Objetivo del Proceso Justificación Alcance Personal que Interviene
05
7.5
Descripción del Proceso de Gestión de Transferencias Financieras 7.5.1 Lista de chequeo para Solicitudes de Transferencias Trimestrales
06
7.5.2 Ciclo de recepción de las solicitudes trimestrales y liquidaciones
07
7.6
Flujograma de Proceso de Gestión de Transferencias Financieras
8.
Documentos de Referencia
10 11
Lista de Ilustraciones Ilustración 1.
Ilustración 2.
Ilustración 3.
Ilustración 4.
Estructura Organizativa de la Dirección de Discapacidad Ciclo de recepción de solicitudes trimestrales y liquidaciones del trimestre anterior en la SEDIS Ejemplo de Listado de Transferencias en Gestión emitido por la Gerencia Administrativa (Formularios F01 y F07) Proceso de Transferencias Trimestrales para ONGs a la Gerencia Administrativa de la SEDIS
04 07 09 10
TABLA Tabla 1:
Lista de Chequeo utilizado para la Solicitud de Transferencias Trimestrales de Fondos a las ONGs del Sector Discapacidad.
06
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
Presentacion El presente Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad, es una herramienta orientadora del quehacer del personal que integra la Dirección de Discapacidad. El propósito de esta herramienta es facilitar la inducción y comprensión del personal de las actividades relacionadas con el proceso de Gestión de Transferencias a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad que diariamente realiza la Dirección de Discapacidad. El Manual se prevé sea útil para consulta también de los futuros usuarios (as) y así también una herramienta práctica que podrá guiar el quehacer y por ende garantizar el cumplimiento de la atribución de realizar las Transferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad por la Dirección de Discapacidad. En la elaboración del Manual se agradecen los aportes y recomendaciones del personal de la Dirección basados en su experiencia y conocimientos.
1
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
Introduccion El Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad está dirigido al personal de la Dirección de Discapacidad y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar en la consecución de las metas de desempeño establecidas en el Plan Operativo y Plan Estratégico. Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar las actividades de la Dirección de Discapacidad. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades y de soporte de la Dirección de Discapacidad. Contiene además, diagramas de flujo que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas actividades e incluye los puestos que intervienen, precisando sus responsabilidades y la participación de cada cual. Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para el personal de la Dirección de Discapacidad.
2
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
3. Antecedentes El Gobierno de Honduras, mediante la Ley de Equidad y Desarrollo Integral para las personas con Discapacidad, Decreto Legislativo No. 160-2005, articulo 59, crea la Dirección General de Desarrollo para las Personas con Discapacidad (DIGEDEPPDI), como una dependencia de la Secretaría de Estado en los Despachos de Gobernación y Justicia, la cual funcionó como un órgano desconcentrado con autonomía técnica administrativa y financiera para dar respuesta al sector de personas con Discapacidad. La DIGEDEPDI entra en funciones de junio 2008 a febrero 2014. En el Decreto Legislativo PCM 03-2014 publicado el 28 de febrero del 2014 se establece la “Modificación o supresión de los Órganos de la Administración Pública, incluyendo las Instituciones Desconcentradas”, con lo que se transfiere la Dirección de Discapacidad bajo la dependencia de la Secretaría de Desarrollo e Inclusión Social (SEDIS). En el artículo 3 del Decreto se menciona que: “Se fusionan bajo la SEDIS, las Instituciones, Programas y Direcciones Siguientes: las Direcciones Generales de Adulto Mayor y de Personas con Discapacidad, ambas dependientes de la antigua SEIP, el INJ, SEDINAFROH y el PRAF”.
4. Objetivo del Manual El objetivo del Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad es describir el proceso administrativo, exponiendo en una secuencia ordenada las principales actividades que lo componen y la manera de realizarlo.
5. Justificación del Manual Es importante señalar que el Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad es la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo logrando la mayor eficiencia posible, poniendo de manifiesto que es imprescindible que el personal realice su trabajo dentro de las prácticas definidas en la organización. El Manual es una herramienta que permite a la Dirección de Discapacidad integrar una serie de actividades encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose en la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los(as) usuarios(as).
3
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
6. Estructura Organizativa de la Dirección de Discapacidad En la lustración 1 se presenta la Estructura Organizativa de la Dirección de Discapacidad: Ilustración 1. Estructura Organizativa de la Dirección de Discapacidad
ORGANIGRAMA - DIRECCIÓN DISCAPACIDAD Subsecrataría de Politicas de Inclusión Social
Director(a) de Discapacidad
Sub Director(a) de Discapacidad
Coordinador(a) de Unidad de Registro
UNIDAD DE REGRISTRO Asistentes Técnicos(a) (4 plazas)
4
Coordinador(a) de Unidad de Apoyo Técnico
UNIDAD APOYO TÉCNICO Asistentes Técnico(a) (6 plaza) 1. Incidencia 2. Capacitación 3. Comunicación 4. Formulación y Gestión de proyectos 5. Abogado 6. Derechos Humanos
UNIDAD APOYO ADMINISTRATIVO Asistentes Técnico(a) (1 plaza)
7.
Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras
7.1 Objetivo del Proceso Conocer, orientar y verificar la Inversión del Estado a través de ONGs a favor de las personas con discapacidad.
7.2
Justificación
De acuerdo al Artículo 60, Decreto Legislativo No.160-2005, sobre atribuciones de la Dirección, se establece que se deberá “Apoyar las organizaciones de y, para, personas con discapacidad con recursos económicos manejados por la Dirección, para el financiamiento de los proyectos que impulsen estas organizaciones en beneficio de las personas con discapacidad”.
7.3 Alcance La gestión de transferencias permite conocer la inversión e impacto que el Estado realiza a favor de las ONGs del sector de discapacidad y la evolución en relación a la atención que se brinda a las personas con discapacidad
7.4 Personal que Interviene Un (a) Asistente Técnico de la Unidad de Apoyo Técnico es el (la) encargado (a) de realizar trimestralmente el Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de Personas con Discapacidad con la revisión del Subdirector (a) y Director (a) antes de su envío a la Gerencia Administrativa de la SEDIS.
5
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
7.5
Descripción del Proceso de Gestión de Transferencias Financieras
Consiste actualmente en la recepción y revisión de la documentación requerida de 56 ONGs del sector de discapacidad beneficiarias de 62 subsidios del Estado, que incluye la liquidación trimestral anterior y la nueva solicitud de fondos. En la etapa de revisión se comprueba en general lo siguiente: a. El estatus legal de la ONG, b. La capacidad de ejecución de fondos de la ONG; y, c. La forma de inversión de estos fondos.
7.5.1 Lista de chequeo para Solicitudes de Transferencias Trimestrales (El) la Asistente Técnica de la Unidad de Apoyo Administrativo recibe los documentos que recepciona el (la) Subdirector (a) y procede a revisarlos de acuerdo una Lista de Chequeo utilizado para la Solicitud de Transferencias Trimestrales de Fondos a las ONGs del Sector Discapacidad. En el caso de estar todos los documentos solicitados, el trámite dura un día en la Dirección de Discapacidad y debe remitirse inmediatamente a la Gerencia Administrativa de la SEDIS Los documentos solicitados deben estar encuadernados por la ONG, de acuerdo al orden que se detalla a continuación: Tabla 1: Lista de Chequeo utilizado para la Solicitud de Transferencias Trimestrales de Fondos a las ONGs del Sector Discapacidad, la cual se detalla a continuación: 1. Nota de remisión de documentación dirigida por la ONG a la Directora debidamente firmada y sellada. 2. Recibo por la cantidad a transferir, debidamente firmado y sellado por el Presidente y Tesorero de la ONG. 3. Plan de Inversión firmado y sellado por el Presidente y Tesorero de la ONG. 4. Copia de Constancia de inscripción de Junta Directiva de URSAC (Vigente). 5. Copia de tarjeta de identidad de todos los miembros de la Junta Directiva. 6. Copia de RTN de Presidente y Tesorero de la Junta Directiva. 7. Copia de RTN de la Institución. 8. Copia de solvencia Municipal del Presidente y del Tesorero (Vigente). 9. Copia de Personería Jurídica de la Institución. 10. Copia de PIN SIAFI de la Institución. Nota: El listado fue preparado en la Dirección de Discapacidad y es utilizado por algunas de las ONGs para remitir su información, lo cual facilita la revisión de la técnica.
6
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
7.5.2. Ciclo de recepción de las solicitudes trimestrales y liquidaciones En la Dirección de Discapacidad de la SEDIS al recibirse las solicitudes y liquidaciones trimestrales (que incluye el cuadro de egresos y los cheques originales de respaldo) de las ONGs por el Subdirector, estas pasan a él (la) Asistente técnico (a) quien las revisa. A partir de ese momento se dispone de un día en la Dirección para revisión y aprobación de la solicitud, siempre que esté completa y con el debido soporte. Ilustración 2. Ciclo de recepción de solicitudes trimestrales y liquidaciones del trimestre anterior en la SEDIS
Octubre - diciembre Cuarta solicitud del año y Liquidación del trimestre anterior
Julio - septiembre Tercera solicitud del año y Segunda Liquidación del trimestre anterior
Enero - marzo Primera solicitud del año y Liquidación trimestre anterior
Abril - junio Segunda solicitud del año y Liquidación del trimestre anterior
Fuente: Dirección de Discapacidad de la SEDIS.
7
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
Una vez revisados ambos juegos de documentos (solicitud y liquidación) se archivan los documentos de soporte en la Dirección y se remite a la Gerencia Administrativa con un memorando interno solamente los siguientes documentos: Solicitud original de la ONG para el trimestre incluyendo Plan de Inversión original de la ONG para el trimestre. 2. De la liquidación anterior se envía el cuadro de egresos original (flujo de caja). 1.
La Gerencia Administrativa de SEDIS revisa los documentos durante una semana y realiza el trámite de desembolso ante la Secretaría de Finanzas (SEFIN). La Gerencia Administrativa emite el listado de transferencias F01 y F07 (precompromiso), por Unidad Ejecutora y Objeto de Gasto en Moneda Nacional, el cual es solicitado por la Dirección de Discapacidad. La Dirección de Discapacidad informa con este listado a las ONGs para que hagan el seguimiento de fondos en la SEFIN. (Ver ilustración 3). En este punto la responsabilidad de los desembolsos para las ONGs, depende de la disponibilidad de fondos en la SEFIN.
8
Manual de Proceso de Gesti贸n de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad Ilustraci贸n 3. Ejemplo de Listado de Transferencias en Gesti贸n emitido por la Gerencia Administrativa (Formularios F01 y F07)
9
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
7.6
Flujograma de Proceso de Gestión de Transferencias Financieras
Como puede observarse en la ilustración 4, el (la) Subdirector (a), lleva el ritmo de trabajo con la recepción de las solicitudes de las ONGs. El (la) Subdirector(a) realizará labores de revisión que se encuentre la lista de chequeos y documentos completos al llegar las solicitudes. De estar completa la pasa el (la) asistente técnico(a), revisará en detalle la solicitud y la liquidación. De estar todo bien se remitirá con un memo firmado por el (la) Director (a) de Discapacidad a la Gerencia Administrativa de la SEDIS. El (la) Subdirector(a), se encargará de la remisión diaria de estas liquidaciones a Gerencia Administrativa, su seguimiento, control y comunicación a las ONGs. Así como informes diarios, mensuales y anuales para la Dirección de Discapacidad. Ilustación 4: Propuesta de proceso de transferencias trimestrales para ONGs a la Gerencia Administrativa de la SEDIS Puesto: Subdirector(a) de Discapacidad Actividad: Recibir de ONGs solicitud del trimestre y liquidación del trimestre anterior (revisar si tiene lista de chequeo y documentos adjuntos completos sino se rechaza)
Puesto: Director(a) de Discapacidad Actividad: Si es rechazada, firma de memo a ONG por falta de lista de chequeo y/o documentos adjuntos completos
Puesto: Subdirector(a) de Discapacidad Actividad: Si es aceptada charla diaria con asistente técnico y entrega de solicitud de liquidación
Puesto: Director de Discapacidad Actividad: Firma memo a Gerencia Administrativa Aprobar y firmar remisión de liquidaciones
Puesto: Subdirector(a) de Discapacidad Actividad: Si es aceptada por asistente técnico, revisar remisión a Gerencia Administrativa de liquidaciones
Puesto: Director(a) de Discapacidad Actividad: Si es rechezada firma de memo a ONG solicitando requisitos faltantes para aprobar liquidación
Puesto: Asistente Técnico de Unidad de Apoyo Administrativo Actividad: Revisar en detalle la solicitud trimestral y la liquidación trimestral anterio enviada por la ONG de (Acepta o rechaza)
Puesto: Subdirector de Discapacidad Actividad: Remisión a Gerencia Administrativa de liquidación anterior trimestral y nueva solicitud
Puesto: Gerencia Administrativa (SEDIS) Actividad: Revisión de liquidación y generación de Forma F01 y F07 para pago de fondos
Puesto: Subdirector(a) de Discapacidad Actividad: Informa a ONGs y proporciona la F01 respectiva para el siguiente y pago de fondos en SEFIN
Puesto: Subdirector(a) de Discapacidad Actividad: Consolidar registros para informe diario a Director
Puesto: Subdirector(a) de Discapacidad Actividad: Verificar listado F01 y F07 diario enviado por gerencia administrativa
10
Manual de Proceso de Gestión de las Trasferencias Financieras a las Organizaciones de y para Personas con Discapacidad
8. Documentos de Referencia 1.
Acuerdo No.28-2013. Disposiciones Generales para el Funcionamiento del Consejo Consultivo de la Dirección General de Desarrollo para Personas con Discapacidad (DIGEDEPDI). 16.05.2013.
2. Diagnóstico de la Dirección de Discapacidad de la SEDIS. 2015. 3. Ficha diagnóstica para proceso de identificación de personas con discapacidad por la vía corta. 4. Informe Alternativo Honduras “Cumplimiento de la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad”, por Organizaciones de y para personas con Discapacidad. A presentarse al Comité sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad de la Organización de las Naciones Unidas. Tegucigalpa. Junio 2015. 5. Informe de logros 2014. Secretaría de Desarrollo e Inclusión Social (SEDIS) 6. Ley de Equidad y Desarrollo Integral para las Personas con Discapacidad Decreto 160 – 2005. 7. Propuesta de Reestructuración de la Dirección de Discapacidad de la SEDIS.2015. 8. Política Pública para el Ejercicio de los Derechos de Inclusión Social de la Población de Honduras con Discapacidad. Diario La Gaceta No.33205. Sábado 17.08.2013.
11