Системы печати, сокращающие издержки

Оснащение офиса или предприятия системой централизованной печати — первый шаг к экономии средств компании. Вместо множества индивидуальных принтеров, требующих постоянного обслуживания и практически неконтролируемых с точки зрения как разумного потребления расходников, так и конфиденциальности, устанавливается единый мощный копировально-множительный агрегат, способный без труда обслужить большое количество пользователей и выполнить практически любые задания на печать. Но достаточно ли этого?

Увы, ответ отрицательный. Просто так взять и заменить десяток-другой принтеров на один мощный копир можно и даже выгод но, но его бесконтрольное использование мгновенно порождает другие проблемы и в результате вместо ожидаемой выгоды принесет прямо противоположный эффект. Отчего так происходит? Причин тому несколь ко, но основные из них порождены именно централизацией. Вспомните: часто ли возникала ситуация, когда, отправив задание на печать, вы по просту забывали о нем? Или, отправившись к общественному принтеру, не могли найти свой документ среди груды распечаток?

Тому, кТо видел, как в конце рабочего дня клининг-менеджер оТправляеТ в мусорный пакеТ невосТребованные распечаТки (коТорые к Тому же могуТ содержаТь конфиденциальную информацию!), осознаваТь нечего — всё очевидно. БесконТрольносТь порождаеТ хаос, а хаос порождаеТ проблемы — причем для компании эТи проблемы чреваТы серьезными маТериальными издержками

Достаточно этих двух пунктов, чтобы осознать масштабность проблемы, а тому, кто видел, как в конце рабочего дня клининг-менеджер от правляет в мусорный пакет невостребованные распечатки (которые к тому же могут содержать конфи денциальную информацию!), осознавать нечего — всё очевидно. Бесконтрольность порождает хаос, а хаос порождает проблемы — причем для компании эти проблемы чреваты се рьезными материальными издержками. И не только потому, что сотрудники, обрадовавшись появлению мощного принт-центра, начнут массо во тиражировать не только рабочие, но и личные документы, увеличивая расходы компании на бумагу, тонер, и прочие операционные нужды. Представьте себе, что будет, если документ с конфиденциальной ин формацией попадет в руки конкурентов. Впрочем, достаточно и того, что его прочтут не имеющие допуска сотрудники — разглашение гаранти ровано, убытки могут достичь космических масштабов, а концов не сыскать, ведь доступ к бумагам с грифом “Confidential” ограничен лишь крыш кой мусорного бака на задворках бизнес-центра. В остальном потери не столь мас штабны, но ощутимы: по нескольку раз отправленные задания, сложность в поиске собственного документа, да ром потраченное рабочее время, простои или, наоборот, чрезмерные пиковые нагрузки на оборудование. Все это приводит к повышению затрат, при которых уже ни о какой экономии речь не идет. Но выход из ситуации есть, и он, как ни странно, очевиден: необходимо дополнить централизованную струк туру печати специализированной системой управления. Программно-аппаратный комплекс, объединенный с устройствами для тиражирования документов в единую инфраструк туру, позволяет установить четкий контроль за выполнением заданий на печать. Традиционно он состоит из сервера печати с предустановлен ным специализированным ПО и дополняется системой идентификации и аутентификации пользователей. Благодаря грамотно настроенным политикам все вышеперечисленные проблемы устраняются: ни один доку мент не пойдет в печать до тех пор, пока не будут соблюдены все усло вия, необходимые для выполнения запроса. Таким образом, отправляя доку мент на печать, сотрудник еще не запускает его тиражирования: документ направляется на сервер, где устанавливается в очередь и снаб жается сопроводительной инфор мацией об отправителе, времени и месте печати, степени конфиден циальности и пр. Для получения копии достаточно подойти к печата ющему центру и пройти процедуру аутентификации — сразу после под тверждения личности копир выдаст требуемый документ, а на сервере сохранится запись о том, что он был распечатан. Нетрудно догадаться, что невостре бованные документы осядут на сервере печати и в любой момент администратор сможет их обнаружить и удалить (если, конечно, это не про делано автоматически самой системой контроля доступа печати согласно предварительным настройкам). Та ким образом, лишней работы принтер не сделает, расходники будут сэкономлены, а заодно и с безопасностью никаких проблем. Эта схема оправды вает себя и в других ситуациях: после установки системы контроля и управ ления печатью действия каждого пользователя будут запротоколированы, что позволит легко отследить нару шения.

Например, в конце выбранного периода (день, неделя или месяц) можно проанализировать объем рас печаток и выявить сотрудников‑рекордсменов: возможно, им требуется помощь в оптимизации труда, а возможно, они печатают личные

СисТема можеТ просигнализироваТь оТвеТсТвенному лицу о чрезмерно монуменТальном задании и заблокироваТь его до выяснения причин. Также можно насТроиТь квоТы по пользоваТелям и группам и уведомляТь пользоваТеля (и админисТраТора) о превышении выделенного лимиТа печаТи

документы, что, конечно же, должно быть строжайше пресечено. Впро чем, система может и сама просигнализировать ответственному лицу о чрезмерно монументальном зада нии, и заблокировать его до выяснения причин. Также можно настроить квоты по пользователям и группам и уведомлять пользователя (и адми нистратора) о превышении выделенного лимита печати. Итак, внедрение системы контроля печати позволит компании существен но сократить расходы за счет: • экономии на бумаге, расходных ма териалах и комплектующих; • экономии на обслуживании, ремон те и профилактике печатного оборудования; • экономии за счет исключения неце левого использования производственных мощностей; • экономии з а счет минимиза - ции затрат рабочего времени на печать. Впечатляет? Безусловно. Но и это не всё: системы управления печа тью способны распознавать типы заданий и выбирать для них наиболее оптимальные режимы, чего сами со трудники практически никогда не делают (например, письмо, отправленное по электронной почте, может быть распечатано в двустороннем виде). Такой подход сокращает количество использованной бумаги и тонера: ка залось бы, мелочь, но в масштабах предприятия экономятся немалые

средства. Кроме того, можно опти мизировать направления печати: монохромное задание, по ошибке направленное на цветной фотопринтер, будет автоматически переадресова но на черно-белый — опять же экономия.

Остается упомянуть о программ ных продуктах, посредством которых решается задача централизованного управления печатью. Среди них как фирменные, например HP Access Control, так и решения сторонних разработчиков — FollowMe Printing, Equitrac, PaperCut и SafeCom и др., у каждого из которых свои особенно сти (например можно выделить поддержку электронных карт пользователей или NFC-модулей в смартфонах).

Выводы

Подсчитать точную сумму экономии от внедрения системы контроля печати изначально практически невозможно, поскольку неясно, сколь ко ресурсов расходуется нецелевым или неоптимальным способом. Одна ко достоверно известно, что эффект достигается всегда и средства, вло женные в модернизацию инфраструктуры, окупаются в любом случае. Поэтому внедрение подсистемы контроля и учета печати при переходе на цен трализованную схему — обязательно. И не только ради экономии, но и для повышения уровня защищенности ин формации предприятия, а это, согласитесь, бесценно.