Actie-Planning Beschrijving: Het automatisch aanmaken en inplannen van acties, afspraken, taken die al dan niet moeten worden geëxporteerd naar Outlook om ook via dit kanaal een verdere opvolging mogelijk te maken.
Korte omschrijving: Elk bedrijf dat te maken heeft met periodieke onderhouden of interventies of bedrijven die werken met vertegenwoordigers waarbij het noodzakelijk is dat afspraken periodiek
moeten worden ingepland en moeten worden gecontroleerd.
Details: Met deze module wordt het mogelijk om bij het afsluiten van bepaalde commerciële documenten zelf gedefinieerde acties, onderhouden, afspraken in te plannen al dan niet met een terugkeerpatroon. Deze acties kunnen vervolgens op een snelle en gemakkelijke manier worden geëxporteerd naar Outlook.
Een voorbeeld van het gebruik van de module Actie-Planning in de praktijk... Een beveiligingsfirma verkoopt en plaatst alarminstallaties. Bij de verkoop van een alarminstallatie wordt er ook altijd een vorm van een onderhoudscontract verkocht waarin wordt gestipuleerd om de hoeveel tijd er een interventie noodzakelijk is voor het onderhoud van deze alarminstallaties. Er kan bv. worden vastgelegd dat dit om de 6 maanden moet worden uitgevoerd.
Productsheet
Op het moment van de verkoop of installatie van deze alarminstallatie is het noodzakelijk dat er een eerste afspraak wordt ingepland waarop deze interventie moet plaatsvinden. Bij het afsluiten van de factuur kan diegene die het document aanmaakt op een snelle manier een datum vastleggen waarop het onderhoud moet worden uitgevoerd. Aan dit onderhoud kan vervolgens een technieker worden gekoppeld die deze interventie moet uitvoeren en kan er een tijd worden meegegeven die vermoedelijk nodig zal zijn voor het uitvoeren van dit onderhoud. Indien er standaard supplementaire interventie- of voorrijkosten moeten worden gefactureerd dan wordt ook dit ingegeven. De afspraak wordt vervolgens geëxporteerd naar de Outlook-agenda van de technieker. Uiteraard is de datum die is vastgelegd op het moment van de verkoop een indicatieve datum en dient deze nog te worden vastgelegd rekening houdende met verschillende factoren (mogelijkheid klant, technieker,...). De dienst ‘Planning’ van deze firma krijgt automatisch 6 maanden later (of vroeger) een overzicht van alle afspraken die moeten worden vastgelegd. De klanten worden vervolgens gecontacteerd en de definitieve afspraken worden vastgelegd. Een bevestigingsmail met daarin de details van de afspraak wordt vervolgens automatisch verzonden naar de klant.
Actie-Planning Na de interventie bij de klant wordt de actie die werd aangemaakt in DBFACTw verder aangevuld met belangrijke informatie die betrekking heeft op deze interventie. In dit specifieke geval gaat dit dan over de totale tijd die de interventie in beslag heeft genomen, vervangartikelen die eventueel moeten worden aangerekend of de financiële status van deze interventie. Nadat de interventie is uitgevoerd wordt de volgende datum waarop het onderhoud zou moeten plaatsvinden indicatief vastgelegd zodoende te garanderen dat zij automatisch op de hoogte worden gebracht wanneer zij opnieuw contact moeten opnemen met de klant voor het vastleggen van een nieuw onderhoud.
The Missing Link (TML) bvba Bosstraat 103 • B-1742 Ternat • tel: + 32 (0) 53/64.58.64 • fax: + 32 (0) 53/68.58.81 • email: dbfact@tml.be • www.dbfact.be
Productsheet
Misschien onnodig te vermelden dat sinds dit bedrijf met de module Actie-Planning werkt het rendement en de nauwkeurigheid in het opvolgen van afspraken op een hoger niveau is gekomen.