Boekhouding met DBFACTw

Boekhouding met DBFACTw

© <2008-2010> TML bvba

5/6/2011

Manual Boekhouding Š <2008-2010> TML bvba All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher.

Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.

While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document.

Printed: May 2011 in Ternat

Nog even het volgende...

We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maar gezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programma DBFACTw is dit niet altijd mogelijk .

Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfile te consulteren voor de laatste informatie.

Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 k eer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werk ing van uw bedrijf k an blijven optimaliseren.

Veel succes met DBFACTw.

Contents

3

Table of Contents Foreword

Part I De Boekhouding

0

6

1 Boekhouding ...................................................................................................................................

- basis 6 Checklist opstarten ......................................................................................................................................................... boekhouding 6 Opstarten van ......................................................................................................................................................... een DBFACTw boekhouding 7 Verw erking ......................................................................................................................................................... in DBFACTw van de intracom m unautaire BTW w etgeving 11 Dagboeken ......................................................................................................................................................... 15 Bankboek .................................................................................................................................................. 15 Creatie mutatie ........................................................................................................................................... 15 Opvragen/afdrukken/uitvegen ........................................................................................................................................... 19 Lijst mutaties ........................................................................................................................................... 21 Bankboek mutaties ........................................................................................................................................... w erklijst 22 Beheer inkomende ........................................................................................................................................... cheques 23 Lijst inkomende ........................................................................................................................................... cheques 23 Beheer uitgaande ........................................................................................................................................... cheques 24 Lijst uitgaande ........................................................................................................................................... cheques 25 Wijziging betalingen ........................................................................................................................................... 25 Kasboek .................................................................................................................................................. 26 Creatie mutatie ........................................................................................................................................... 26 Opvragen kasmutatie ........................................................................................................................................... 27 Instellen diverse ........................................................................................................................................... betalingen via kasboek 28 Meerdere diverse ........................................................................................................................................... betalingen 30 Uitgebreide........................................................................................................................................... payout 31 Meerdere kasboeken ........................................................................................................................................... 32 Aankoopboek .................................................................................................................................................. 32 Creatie/Wijzigen ........................................................................................................................................... 33 Opvragen ........................................................................................................................................... 37 Aankoopfacturen ........................................................................................................................................... w erklijst 38 Aankoopfacturen ...................................................................................................................................... selectie 39 Lijst aankoopfacturen ........................................................................................................................................... 40 Status w ijzigen ........................................................................................................................................... 41 Afpunten Receptie ........................................................................................................................................... 42 Creditnota's .................................................................................................................................................. op aankopen 43 Creatie/Wijzigen ........................................................................................................................................... 43 Velden - Hoofding ...................................................................................................................................... 44 Velden - Detail ...................................................................................................................................... 46 Buttons ...................................................................................................................................... 46 Opvragen ........................................................................................................................................... 47 Lijst creditnota's ........................................................................................................................................... op aankopen 49 Diverse bew .................................................................................................................................................. erkingen 50 Creatie ........................................................................................................................................... 50 Velden - Hoofding ...................................................................................................................................... 50 Velden - Detail ...................................................................................................................................... 51 Buttons ...................................................................................................................................... 52 Opvragen/Uitvegen ........................................................................................................................................... 53 Buttons ...................................................................................................................................... 54 Lijst diverse ........................................................................................................................................... bew erkingen 55 Tijdelijk afsluiten ........................................................................................................................................... diverse bew erkingen 56

Š <2008-2010> TML bvba

4

Manual Boekhouding Importeren ...........................................................................................................................................

XLS 56 Importeren ...........................................................................................................................................

XML 57 Exporteren...........................................................................................................................................

XML 57 Verkoopboek .................................................................................................................................................. 57 Creatie/Wijzigen ........................................................................................................................................... 57 Velden - Detail ...................................................................................................................................... 59 Buttons ...................................................................................................................................... 59 Practische ...................................................................................................................................... toepassing 60 Lijst ........................................................................................................................................... 60 Creditnotajournaal .................................................................................................................................................. op verkopen 61 Creatie/Wijzigen ........................................................................................................................................... 61 Velden - Hoofding ...................................................................................................................................... 61 Velden - Detail ...................................................................................................................................... 63 Buttons ...................................................................................................................................... 63 Practische ...................................................................................................................................... toepassing 63 Vaste bew.................................................................................................................................................. erkingen 64 Kolommen ........................................................................................................................................... 64 Buttons ........................................................................................................................................... 65 Vaste bew.................................................................................................................................................. erkingen Analytisch 65 Mogelijkheden .................................................................................................................................................. in nummer in Finboek 65 Klanten ......................................................................................................................................................... 66 Raadplegen .................................................................................................................................................. rekening courant 66 Automatische .................................................................................................................................................. afpunting 69 Gemiddelde .................................................................................................................................................. betalingstermijn 69 Lijst mutaties .................................................................................................................................................. rekening-courant 69 Lijst facturen .................................................................................................................................................. en creditnota's 70 Lijst klanten .................................................................................................................................................. met kredietlimiet 70 Globale situatie .................................................................................................................................................. klanten 70 Lijst geblokkeerde .................................................................................................................................................. relaties 70 Vervaldagbalans .................................................................................................................................................. klanten 71 Herinneringen .................................................................................................................................................. 73 Instellingen...........................................................................................................................................

Herinneringen 73 Opties om de ........................................................................................................................................... herinneringen samen te stellen 73 Buttons ........................................................................................................................................... 74 Wijzigingen........................................................................................................................................... in de grid 74 Stappenplan ...........................................................................................................................................

Herinneringen 75 Verkoopfacturen .................................................................................................................................................. rappelstatus w erklijst 76 Verkoopfacturen ........................................................................................................................................... rappelstatus globaal w ijzigen 78 Leveranciers ......................................................................................................................................................... 78 Vervaldagbalans ..................................................................................................................................................

Leveranciers 79 Grootboekrekeningen ......................................................................................................................................................... 80 Opvragen .................................................................................................................................................. grootboekrekening 80 Buttons ........................................................................................................................................... 80 Raadplegen .................................................................................................................................................. grootboekrekeningen per jaar 81 Export vergelijking .................................................................................................................................................. grootboekrekeningen 82 Centralisatie ......................................................................................................................................................... en afsluiting 83 Centraliseren .................................................................................................................................................. 83 Tijdelijke centralisatie ........................................................................................................................................... 83 Definitieve ........................................................................................................................................... centralisatie 83 Boekjaar afsluiten .................................................................................................................................................. 84 Boekhoudkundige ......................................................................................................................................................... lijsten 85 BTW .................................................................................................................................................. 86 BTW aangifte ........................................................................................................................................... 86 Saldi BTW-rekeningen ........................................................................................................................................... 90

Š <2008-2010> TML bvba

Contents

5

BTW/Omzetvergelijking ........................................................................................................................................... en Vergelijking BTW-vakken 91 Parameters........................................................................................................................................... 93 Elektronische ...........................................................................................................................................

BTW-aangifte 95 BTW-aangiften ........................................................................................................................................... ontvangstbew ijs 101 Dagboeken .................................................................................................................................................. 110 Rekening.................................................................................................................................................. courant klanten/leveranciers 110 Mutaties grootboekrekeningen .................................................................................................................................................. 111 Intracommunautaire .................................................................................................................................................. listing 112 Balans en.................................................................................................................................................. resultatenrekening 113 Velden ........................................................................................................................................... 113 Instellen groepering ........................................................................................................................................... subtotalen 114 Saldibalans .................................................................................................................................................. klanten/leveranciers 114 Velden ........................................................................................................................................... 115 Uitvoer Accon .................................................................................................................................................. / First 115 BTW listing .................................................................................................................................................. 115 Controle BTW .................................................................................................................................................. listing 116 BTW lijst vergelijking ........................................................................................................................................... 116 Lijst ontbrekende ...........................................................................................................................................

BTW nummers 120 Lijst ontbrekende .................................................................................................................................................. documentnummers 121 Overzicht.................................................................................................................................................. facturen/cerditnota's per BTW-code 121 Lijst commissie .................................................................................................................................................. en andere (281.50) 121 Overzicht.................................................................................................................................................. facturen/creditnota's per klant 121 FOST+ .................................................................................................................................................. 122 Recupel .................................................................................................................................................. 122 Boekhoudperiodes ......................................................................................................................................................... 123 Nummering .................................................................................................................................................. journalen 124 Operationele ......................................................................................................................................................... rapporten 125 Liquiditeit.................................................................................................................................................. 125 Dagen klantenkrediet .................................................................................................................................................. 126 Exploitatierekening .................................................................................................................................................. 126 Dagsituatie .................................................................................................................................................. 127 Im port/export ......................................................................................................................................................... journaal 127 Dagkoers.........................................................................................................................................................

Valuta 128 FAQ ......................................................................................................................................................... 129 Hoe? Voorschotfacturen .................................................................................................................................................. 130 Afsluiten.................................................................................................................................................. boekjaar - Openen nieuw boekjaar 133 Werken met ..................................................................................................................................................

Intervat 139 Cadeaucheques .................................................................................................................................................. verw erken in DBFACTw 140

2 Boekhoudkundige ................................................................................................................................... controles 144

Index

Š <2008-2010> TML bvba

0

6

1

Manual Boekhouding

De Boekhouding De hulp voor de boekhouding is ondergebracht in een aparte handleiding. In de helpfile vind u deze netjes geïntegreerd in de totale structuur.

1.1

Boekhouding - basis De boekhouding in DBFACTw is geen losstaand iets. Het is een knap geïntegreerd en logisch gevolg van het commerciëel beheer in DBFACTw. Op vele plaatsen is men dus bezig met de boekhouding, wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt, zonder dat men eigenlijk écht in boekhoudkundige schermen bezig is.

Protip

1.1.1

Er kan nu een ongelimiteerd aantal verkoopsjournalen worden aangemaakt, menu 8-3-4 en activatie in Veranderen Variabelen key 905005.Om de oude documenten om te vormen dient er een 'default' journaal te worden gebruikt dat ook in geval van niet automatische toekenning kan worden gebruikt als 'default' journaal.

De nummering van de documenten moet wel uniek blijven over de documenten heen d.w.z. dat er nooit eenzelfde documentnummer kan worden gebruikt ook al zitten de documenten in verschillende journalen. Het bepalen van de nummeringreeks per divisie/datum/ type facturen kan via menu 3-7. Dit dient uiteraard te gebeuren voordat er documenten kunnen worden aangemaakt.

Checklist opstarten boekhouding Binnenkort staat u voor de opstart van de boekhouding met DBFACTw. Het is belangrijk dat tijdens de opstart van uw boekhouding uw accountant aanwezig is of op zijn minst telefonisch vlot bereikbaar is.

Tenslotte zijn er een aantal zaken waarvoor u ongetwijfeld het advies zal moeten inwinnen van uw accountant. Deze informatie is immers belangrijk om op een efficiënte wijze de boekhouding te configureren en moet dus on the spot kunnen worden opgevraagd.

Voor het opstarten kunt u het volgende klaarmaken: 1. Detail situatie openstaande posities klanten (na ingave in DBFACTw mag hieraan niet meer gesleuteld worden) 2. Detail situatie openstaande posities leveranciers (na ingave in DBFACTw mag hieraan niet meer gesleuteld worden) 3. Eindbalans (of proef- en saldibalans bij opening midden in het boekjaar) vorig pakket (na ingave in DBFACTw mag hieraan niet meer gesleuteld worden) 4. Eerste uittreksel van elke bank voor de periode waarin DBFACTw officieel opgestart wordt.

5. Juiste situatie van de kas op de dag voor het officieel opstarten van DBFACTw. 6. Enkele aankoopdocumenten die effectief mogen worden ingeboekt (indien mogelijk voor

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

7

gereceptioneerde goederen) bij wijze van opleiding en test.

7. Enkele bankuittreksels die mogen worden ingeboekt wij wijze van opleiding en test.

Mocht u ondertussen vragen hebben i.v.m. deze opstart, graag uw mail richten aan helpdesk@tml.be

1.1.2

Opstarten van een DBFACTw boekhouding 1. Aanmaken van de boekhoudperiodes

Ingeven in 3.7 : Boekhoudperiodes U geeft hier het Boekjaar in plus de eerste en laatste dag v/h boekjaar.

Bvb.: van 1/1/2002 tot 31/12/2002 Dan moeten het aantal periodes (max. 23) en het aantal aangiftes (max. 12) voor dit boekjaar ingegeven worden

Maandaangiften Kwartaalaangiften

Periode 12 4

Aangiften 12 4

Het programma stelt U automatisch het aantal deelperiodes voor.

Bij een verkort of overlopend boekjaar is moet u het aantal periodes zelf uittellen en manueel ingeven.

Elke periode waarin je wilt werken moet aangegeven worden met een vinkje naast de desbetreffende periode. Er kan slechts één periode aangevinkt worden, maar toch kun je in meerdere periodes werken. Enkel in de periode met een vinkje krijg je geen melding "U bent buiten de periode aan het boeken" 2. Openingsbalans ingeven.

Ingeven in Diverse bewerkingen 3.1.5.1 U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Grootboekre kening G100000 G130000

© <2008-2010> TML bvba

Debet

Credit

Opmerking

Openingsbala ns Openingsbala ns

8

Manual Boekhouding

G400000

Saldo

G440000

Saldo

G599999 Totaal

Totaal

Openingsbala ns Openingsbala ns Openingsbala ns Openingsbala ns

De laatst gebruikte opmerking kan overgenomen worden via een "*" en enter

3. Openingsbalans klanten ingeven Ingeven in Diverse bewerkingen 3.1.5.1 U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Grootboekre kening

Debet

G400000 Krelatienaam Krelatienaam Krelatienaam Krelatienaam

Credit

Opmerking

Saldo

Openingsbala ns F + nummer F + nummer F + nummer C + nummer

bedrag bedrag bedrag Totaal

bedrag Totaal

4. Openingsbalans Leveranciers ingeven Ingeven in Diverse bewerkingen 3.1.5.1 U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Grootboekre kening

Debet

G440000

Saldo

Lrelatienaam Lrelatienaam Lrelatienaam Lrelatienaam

Credit

bedrag bedrag bedrag bedrag

Opmerking

Openingsbala ns I + nummer I + nummer I + nummer I + nummer

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Totaal

9

Totaal

5. Beginsaldo Kas ingeven Ingeven in Kasboek 3.1.2.1 U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 De eerste boeking van het saldo van de kas gebeurt op de 570000 rekening op Credit zijde met als opmerking "Openingssaldo" Grootboekre kening

Debet

G570000

Credit

Opmerking

Saldo

Openingssald o

6. Beginsaldo banken ingeven Ingeven in Bankboek 3.1.1.1 U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Het beginsaldo van de verschillende banken wordt ingegeven via een uittreksel met als nummer "0" met als boekingsdatum de eerste datum van het boekjaar.

Met als grootboekrekening die van de desbetreffende bank.

(Bvb.: Een boeking op 550000 als grootboekrekening met het beginsaldo op Credit als het saldo positief is, of op debet als het beginsaldo negatief is met als opmerking "Opening dagboek" .

Deze boeking herhaalt U voor elke bank met een beginsaldo.

Telkens in een nieuw bankboek en op de desbetreffende grootboekrekening van die bank.

Klungelalarm

Š <2008-2010> TML bvba

Indien u de openingsbalans van klanten en leveranciers met vervaldatum wenst in te geven via een Diverse, kan dit mits u Helpkey 960406 Aanvinkt. Dan kunt u de vervaldatum ingeven naast het veldje Opmerking. LET WEL: Deze helpkey dient onmiddellijk terug Uitgevinkt te worden om fouten te vermijden.

10

Manual Boekhouding

Proficiat: Uw boekhouding onder DBFACTw is nu opgestart en U bent nu klaar om met de imputaties van de verdere boekhoudkundige gegevens te starten.

LET OP: Voordat U grootboekrekeningen, balansen en exploitatierekeningen kunt opvragen dient U eerst een tijdelijke centralisatie uit te voeren.

Tijdelijke centralisatie vind U in 3.5.1 kies hiervoor "tijdelijke centralisatie ".

Het voordeel van een tijdelijke centralisatie is dat U nog boekingen kunt wijzigen .

Na een definitieve centralisatie kunt U echter GEEN boekingen meer wijzigen .

7. Meervoudige nummering dagboeken: Volgende stappen zijn te ondernemen om met meerdere journalen te werken: Filebeheer (8) - Boekhoudingsbestanden (3) - Journaaldefinities (4) Klik op <Nieuw>.

Bij "type" documenten selecteer je het type document.

Bij "code" geef je een unieke code van maximaal 4 karakters aan het journaal.

DBFACTw gaat zich hierop baseren om de nummering op te volgen en de documenten te selecteren. Bvb AF01. Maak alle journalen die nodig of gewenst zijn aan.

Boekhouding (3) - Boekhoudperiodes (7) - Tabblad Journalen Geef voor elk nieuw journaal een unieke nummering 'van - tot - '. Let wel dat DBFACTw voor elk journaal de gedefinieerde nummering zal volgen.

Indien voor een journaal te weinig nummers werden voorzien en een ander journaal van hetzelfde type op de nummering aansluit, zal het onmogelijk zijn de nummering uit te breiden. Vb : AF01 gaat van 000001 tot 000100, AF02 start met nummer 000101. Het zal onmogelijk zijn om in AF01 een bewerking 000101 te hebben (behalve als er in AF02 geen enkele bewerking is, de nummering wordt uitgeveegd en opnieuw gedefinieerd). Elk journaal kan aan een bepaald datumbereik gekoppeld worden, dit is echter enkel bruikbaar indien de journalen per maand worden ingedeeld.

Veranderen Variabelen - Boekhouding - Aankoop - CN op AK - Verkoop - CN op VK Meerdere journalen voor deze types: AANVINKEN Defaut journaal instellen: journaal waaraan alle bestaande documenten moeten toegewezen worden. Let wel dat de nummering onaangeroerd blijft (zie hoger). Standaard wordt het eerste journaal gekozen. Deze laatste bewerking schakelt het systeem definitief in.

Meerdere dagboeken worden expliciet door de wet toegelaten, zonder enige bepaling in welke gevallen dit aangewend kan worden en in welke gevallen niet. Meerdere dagboeken (en de bijhorende meervoudige nummering ervan) mogen dus perfect aangewend worden om een nummering per maand bij te houden of een nummering per exploitatiezetel. Een combinatie van beide is natuurlijk ook mogelijk : KB1 van 29/12/1992, Hoofdstuk1, Art. 5, §1, 1. Deze vermeldt het volgende : Art. 5. § 1. De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden : <KB 2004-02-

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

11

16/31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : 01-01-2004> 1° (de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;) <KB 2004-0216/31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : 01-01-2004> Een controleur kan daar dus onmogelijk over vallen.

Let wel op twee zaken : - Maak niet onnodig veel dagboeken aan, dit maakt de zaken onnodig ingewikkeld.

- Maak geen dagboeken aan waar zeer weinig of geen documenten gaan gebruikt worden. Er wordt immers gesproken over "reeksen". Een reeks documenten met 1 nummer kan moeilijk nog beschouwd worden als 'reeks'. Dit kan dikwijls het geval zijn met de creditnota's en zeker wat de aankopen betreft. Het kan wel eens gebeuren dat slechts 1 document in een maand gekregen wordt. het is daarvoor aangeraden met negatieve aankoopfacturen te werken of met slechts 1 reeks creditnota's. Negatieve facturen worden in DBFACTw integraal behandeld als creditnota's, ook wat de BTW betreft.

1.1.3

Verwerking in DBFACTw van de intracommunautaire BTW wetgeving Noties van goederen en diensten zijn ingevoerd in het kader van VAT package. Dit brengt mee dat volgende zaken in DBFACTw aangepast zijn: - Artikelfiche is aangepast, met de indeling Goederen en Diensten.

- Relatiefiche is aangepast: standaard voorziening voor levering van Goederen of Diensten of Beiden.

- Intracommunautaire verkoop: automatische opsplitsing van Goederen en Diensten.

- Intracommunautaire verkoop: invoering van ‘triangulatie’ - Intracommunautaire aankoop: opsplitsing van 'basis Goederen' en 'basis Diensten' - BTW aangifte: toevoeging van veld voor 'Nihil aangifte' Klantenlisting - Aangiften via Intervat: mogelijkheid tot versturen van bijlagen.

- Nieuwe schema's voor de aangiften via Intervat (slechts geldig vanaf 2 februari 2010) 1. Aanpassen van de artikelen: Om de BTW correct toe te passen moeten de artikelen correct ingedeeld worden in twee groepen, nl. goederen of diensten.

Standaard worden alle bestaande artikelen op ‘goederen’ gezet. Onder diensten worden dienstprestaties verstaan zoals prestaties van consultancy, uurlonen, verhuur van goederen andere dan vastgoed, telecomdiensten, studies en dergelijke meer.

Deze instelling is van groot belang voor het correct invullen van de BTW aangifte. De omzet van een intracommunautaire verkoop van goederen moet opgenomen worden in vak 46, terwijl de omzetten van intracommunautair verkoop van diensten moet worden opgenomen in vak 44.

Daarenboven worden beide types ook verschillend opgenomen in de Intracommunautaire opgave.

Leveringen van goederen worden opgenomen met en code “L”, diensten met een code “S”.

Standaard zal DBFACTw alle artikelen op type ‘goederen’ zetten, daar op voorhand niet kan uitgemaakt worden waarover de artikelfiche gaat en doorgaans de artikelen die goederen zijn het meest voorkomen. Voor de artikelen die betrekking hebben op ‘diensten’ moet de artikelfiche aangepast worden. Het veldje “IC Type” geeft de keuze tussen “goederen” en “diensten”. Het bevindt zich in de artikelfiche onder het tabblad “Allerlei”.

Indien het om een groot aantal artikelen gaat, is het nogal vanzelfsprekend dat alle artikelen niet één per één moeten aangepast worden. De aanpassingen kunnen via de artikelen werklijst (menupunt 5.2.2, Direct-menu 264) globaal uitgevoerd worden. Maak daar de selectie van de aan te passen

© <2008-2010> TML bvba

12

Manual Boekhouding artikelen en pas de wijziging toe in het veldje “IC Type”. Vergeet echter niet om het veld “Toepassen” eveneens aan te vinken, anders wordt de aanpassing niet doorgevoerd.

2. Intracommunautaire verkoop van goederen en diensten: Indien gewerkt wordt met Triangulatie van uitgaande intracommunautaire leveringen (dit zijn leveringen die vanuit een bepaald EG land “A” geleverd worden in een ander EG-land “B”, terwijl de facturatie van deze goederen van een bedrijf vanuit een derde EG-land “C” gebeurt.

Vb: U factureert als Belgisch bedrijf met een Belgisch BTW nummer aan een Duitse klant met een Duits BTW nummer goederen die van uw Franse stock/leverancier rechtstreeks vervoerd worden naar de klant.

OPGELET: Het is wel zo dat de goederen van het ene land naar een ander land moeten vervoerd worden. Indien dit niet het geval is en de goederen bvb. rechtstreeks van uw Franse leverancier naar uw Franse klant gaan, kan geen sprake zijn van een Intracommunautaire levering.

In dit geval moet u een Frans BTW nummer aanvragen en aan uw klant Franse BTW aanrekenen. U krijgt van uw leveranciers een factuur met Franse BTW die u dan via uw aangifte mag terugvorderen.

Om deze functie te kunnen gebruiken, moet deze ingeschakeld worden in menu “Veranderen variabelen” (menupunt 1.3, Direct-menu 4). Schakel de parameter 'Gebruik driehoeksleveringen op documenten' (Helpkey 960429) aan.

OPGELET: Triangulatie is enkel belangrijk voor uitgaande handelingen. De code “T” wordt in deze gevallen eveneens op de intracommunautaire aangifte vermeld in plaats van de gebruikelijke “L” voor de goederen. Om een triangulatie aan te geven volstaat het om bij het opstellen van de Intracommunautaire factuur het veldje “Triang.” Naast “Soort BTW” aan te vinken.

Bij uitgaande facturatie worden (op basis van de gegevens in de artikelfiche) alle diensten dus automatisch opgenomen in vak 44 en wordt de intracommunautaire opgave aangevuld met een Code “S”. Alle intracommunautaire verkopen van goederen, gaan naar vak 46 zoals gewoonlijk en worden opgenomen op de intracommunautaire opgave onder code “L” voor een gewone levering vanuit België of onder code “T” voor een triangulatie van goederen. Voor verkopen geboekt via het verkoopboek dient er bij een intracommunautaire verkoop van diensten, het veldje 'Dienst' Aangevinkt te worden.

Voor de uitgaande creditnota’s en de uitgaande facturen via de boekhouding geld identiek dezelfde procedure. Indien een relatie steeds te maken heeft met Triangulatie van goederen, kan dit ingesteld worden in de relatiefiche door het veldje ‘Standaard driehoekslevering’ in het tabblad klanten aan te vinken. Voor uw aankopen die onder triangulatie vallen hoeft u niets te doen. Er moet niets aangegeven worden.

3. Intracommunautaire aankoop van goederen en diensten: Hier dient niets ingesteld of voorbereid te worden. De velden voor de 'basis goederen' en de 'basis diensten' zijn standaard voorzien.

Vul in het veldje “IC Goederen” en “IC Diensten” de basis voor elke soort in. De som van beiden moet steeds gelijk zijn aan de algemene basis in de middenkolom.

In geval van een globale aanrekening met goederen en diensten samen, zoals een herstelling of een levering met plaatsing waarbij de goederen en diensten niet opgesplitst worden, wordt het vak met

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

13

het grootste bestanddeel ingevuld.

De basis van de intracommunautaire goederen worden in het vak 86 van de BTW aangifte ingevuld, de basis voor de diensten in vak 88. Het BTW bedrag wordt voor beide soorten samengenomen (zoals gewoonlijk invullen in veld ‘IC BTW’, dit wordt op de aangifte verstuurd naar vak 55). Voor het boeken van Intracommunautaire creditnota’s geldt identiek hetzelfde. Voor eenieders gemak kan een standaardinstelling worden meegegeven in de relatiefiche waarbij een van beide velden automatisch wordt ingevuld. Default staat deze op Beide.

In het veldje ‘default type IC’ moet keuze gemaakt worden tussen : - Beide, waarbij zelf de opsplitsing tussen beide vakken gemaakt moet worden.

- Goederen, waarbij de basis integraal aan goederen en vak 86 wordt toegewezen.

- Diensten, waarbij de basis integraal aan diensten en vak 88 wordt toegewezen.

4. Intracommunautaire aangifte: OPGELET: De eerste elektronische Intracommunautaire opgave van 2010 zal slechts opgestuurd kunnen worden vanaf 05/02/2010. Voor deze datum zullen de schema’s nog niet aangepast zijn bij Intervat. Een nieuwe doorgestuurde opgave zal geweigerd worden voor deze datum.

Zoals eerder vermeld zijn er een aantal wijzigingen aan de Intracommunautaire opgave : a. Er wordt een code toegekend per type transactie, nl. “L” voor goederen, “S” voor diensten b. Driehoeksverkeer van goederen (Triangulatie) wordt aangegeven met een “T” c. De periodiciteit wijzigt. Eenieder die maandelijkse BTW aangifte moet indienen, dient eveneens maandelijks de Intracommunautaire opgave in te dienen.

Ook zij die slechts per kwartaal een BTW aangifte moeten indienen (maar die een bepaald bedrag aan intracommunautaire handelingen overschrijden) moeten maandelijks de Intracommunautaire opgave indienen. Deze bedragen zijn € 100.000 per kwartaal, voor elk kwartaal tot eind 2011, € 50.000 vanaf 01.01.2012.

Concreet betekent dit dat eenieder die vanaf 2012 ook maar voor één kwartaal meer dan € 50.000 intracommunautaire omzet haalt, maandelijks de aangifte zullen moeten indienen.

DBFACTw zal dan ook maandelijks verwittigen, indien een Intracommunautaire aangifte nodig is, net zoals vroeger per kwartaal werd verwittigd. Bij het opstellen van de Intracommunautaire opgave wordt bepaald of het over een maandelijkse dan wel een kwartaalaangifte gaat. d. Het gedoogbeleid wat de datum van indiening betreft is voorbij. De opgave zal ten laatste de 20ste van elke maand ingediend moeten worden. Het blijkt dat de laattijdige indieners effectief zullen beboet worden (€ 25 tot € 125 per klant die op de opgave staat, naargelang de laattijdigheid, met een maximum van € 1.250). Hetzelfde geldt voor verkeerd aangegeven afnemers. e. Bij het versturen van de Intracommunautaire opgave wordt een controle gedaan op de juistheid van de aangegeven BTW nummers.Indien er in de opgave fouten zitten, zal de opgave niet aanvaard worden door Intervat (en wordt ze als niet ingediend beschouwd). De nodige verbeteringen moeten dus uitgevoerd worden; zoals het aanvullen van het BTW nummer, aanpassen van de soort BTW op de factuur,… Aangezien de aanpassing van de factuur invloed heeft op de BTW aangifte verdient het aanbeveling om eerst de intracommunautaire opgave door te sturen (om er zeker van te zijn dat deze juist is) en dan pas de BTW aangifte op te stellen. f. Wijzigingen van documenten met een invloed op vorige opgaven (zoals kan gebeuren bij het wijzigen van een factuur) kunnen in DBFACTw ingegeven worden en worden onthouden door het programma. Een latere afdruk van de aangifte zal dus nog steeds de aanpassingen vermelden. Deze aanpassingen kunnen aangemaakt worden in het scherm van de intracommunautaire listing, door te klikken op de button <Aanpassingen>: De toevoegingen zijn vrij gemakkelijk in te vullen :

© <2008-2010> TML bvba

14

Manual Boekhouding -

Klik op de button <Nieuw> Geef de relatie op Bepaal of het om een wijziging gaat van een maand- of een kwartaalaangifte Geef het jaar op waarop de wijziging betrekking heeft Geef de maand of het kwartaal op waarop de wijziging betrekking heeft Vul het bedrag van de wijziging in (kan negatief zijn, gebruik dan een minteken) Geef de code op waarop de wijziging betrekking heeft (goederen, diensten, triangulatie)

5. BTW aangifte: OPGELET: De eerste elektronische BTW aangifte van 2010 zal slechts opgestuurd kunnen worden vanaf 05/02/2010. Voor deze datum zullen de schema’s nog niet aangepast zijn bij Intervat. Een nieuwe doorgestuurde aangifte zal geweigerd worden voor deze datum.

Wat de 'Jaarlijkse lijst van de belastingplichtige afnemers' (anders genaamd: de BTW-listing) betreft, mag geen nihil aangifte meer ingediend worden, indien er in de loop van het jaar geen verkopen zijn aan BTW plichtige afnemers. Dit feit zal wel moeten aangegeven worden op de laatste aangifte van het betrokken kalenderjaar. Op de aangifte van december zal dit kunnen opgegeven worden door het veldje “Nihil BTW-Listing” aan te vinken. Dit gebeurt NIET automatisch.

Dit betekent dat de listing zal moeten nagekeken worden VOOR de BTW aangifte van december opgesteld wordt. Stel dus eerst uw BTW Listing op, controleer of er daar afnemers zijn (geen afnemers geeft een lege lijst). Pas als er zekerheid over de listing is, kan het veld aan- of uitgevinkt worden. OPGELET : De procedure is nog niet gekend om een eventuele fout op te vangen. Er kan vermoed worden dat een nieuwe aangifte zal opgesteld worden, maar dat deze dan door de administratie als ‘laattijdig’ zal worden beschouwd (wat dan aanleiding kan geven tot een boete).

Met de BTW aangifte en de andere BTW-documenten wordt het eveneens mogelijk om bijlagen mee te sturen. Klik daarvoor op de button <Bijlagen> en voeg de nodige documenten toe met de button <Toevoegen>.

De documenten in bijlage mogen enkel volgende extensies zijn: - .pdf (Portable Document Format), - .tif en .tiff (Tagged Image Format) - .jpg en .jpeg (Joint Photographic Experts Group).

Eens de bestanden definitief toegevoegd zijn, worden deze bij overname samengevoegd in één gecomprimeerd bestand die de bijlagen en de aangifte zelf zal bevatten. Dit bestand bevindt zich standaard in de map Bfiles en moet dan doorgestuurd worden naar de administratie via Intervat.

De extensies van de gecomprimeerde bestanden zijn : - .VAT voor de BTW aangifte - .IC voor de Intracommunautaire opgave - .LK voor de BTW listing In geval dat een aangifte met bijlagen wordt doorgestuurd, moet de originele aangifte als dusdanig vanzelfsprekend niet meer apart verzonden worden.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

1.1.4

Dagboeken

Protip

1.1.4.1

15

In de financiĂŤle journalen kan men zoeken met de gestructureerde mededeling van documenttypen bestelbon klant, leveringsbon, priijsofferte en servicerapport. Indien het document gevonden word zal de rekening-courant van de desbetreffende klant worden getoond.

Bankboek

1.1.4.1.1 Creatie mutatie

Velden-Hoofding Bank Jaar

Uittreksel

Š <2008-2010> TML bvba

Het nummer in DBFACTw van de bank Kalenderjaar van het bankuittreksel (dus niet het boekjaar). Dit laat toe de nummering van de bank te volgen, zelfs al is het een gesplitst boekjaar.

Nummer van het uittreksel. De nummering gebeurt automatisch en houdt rekening met het eerder opgegeven kalenderjaar. Het volledige

16

Manual Boekhouding nummer bestaat dus eigenlijk uit jaar + nummer. Een veel voorkomend probleem bij de boekingen van de banken op het einde van het kalenderjaar is dat het jaar reeds gewijzigd wordt, terwijl nog een of twee uittreksel moeten worden geboekt. Indien het jaar niet wordt teruggezet en het uittrekselnummer wordt ingegeven, zal het programma vanaf dat nummer verder tellen in het opgegeven kalenderjaar. De bewerking zal wel opgenomen worden in het correcte boekjaar op basis van de datum.

Een concreet voorbeeld : GEGEVENS : Datum uittreksel : 31/12/2003 Nummer uittreksel : 255 Theoretisch kalenderjaar : 2003 Datum van effectieve boeking : 04/01/2004 BOEKING : Datum uittreksel : 31/12/2003 Nummer uittreksel : 255 Ingegeven jaar : 2004 RESULTAAT : Het uittreksel wordt opgenomen in de correcte periode omwille van de datum Het programma protesteert niet op het nummer, daar dit nog niet bestaat.

Het programma geeft wel een melding dat het jaar verschilt van de datum.

Het programma maakt uittreksel 2004 / 255 aan Het eerste uittreksel met kalenderjaar 2004 zal dus bijgevolg 256 worden VERBETERING : Het uittreksel moet worden uitgeveegd en opnieuw ingegeven.

Datum Saldo

Stand rekening

Te boeken

Datum van het uittreksel.

Het saldo van de boekingen in het bankboek. Zolang niets in het uittreksel is ingegeven, moet dit bedrag overeenstemmen met het eindsaldo van het vorig uittreksel. Naargelang de lijnen in het uittreksel worden ingevuld, wijzigt dit bedrag.

Hier moet het eindsaldo van het uittreksel worden ingevuld, dit staat gelijk aan het saldo, dat wordt weergegeven in het veldje 'Te boeken'.

Geeft het nog te boeken bedrag weer om op het eindsaldo te komen, dit moet op 0 staan om af te kunnen sluiten.

Velden-Detail Nummer

Hier wordt de toewijzing van de regel ingegeven. Dit kan een grootboekrekening zijn of een relatienummer (of naam van de relatie). Een grootboekrekening wordt voorafgegaan door de letter G, een betaling van of naar een klant door de letter K gevolgd door het

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Omschrijving Valuta Debet

Credit

Opmerking

17

relatienummer (of een deel van de naam), een betaling naar of van een leverancier door de letter L gevolgd door het relatienummer (of een deel van de naam). Er kunnen eveneens rechtstreeks documenten worden ingegeven zonder de omweg via relatie te moeten doen, dan worden deze rechtstreeks geboekt en gekoppeld aan dit document : I+documentnummer voor een aankoopfactuur, F+documentnummer voor een verkoopfactuur, C+documentnummer voor een uitgaande creditnota, O+documentnummer voor een inkomende creditnota.

Bij het ingeven van een code F, I, C of O zonder documentnummer kan gezocht worden op een bedrag. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105.

Er bestaat ook een mogelijkheid om te zoeken om referentie van de aankoopfactuur. Hierbij wordt de referentie van de factuur ingegeven zoals die op de aankoopfactuur werd ingegeven (vandaar het belang om de juiste referentie mee te geven), voorafgegaan door een "-" teken.

Indien gewerkt wordt met een gestructureerde mededeling bij uitgaande facturen, kan deze ingegeven worden door het gebruik van het "+"-teken.

Dezelfde ingave als de vorige lijn kan overgenomen worden door het gebruik van een asterisk (*). Een dubbele asterisk (**) neemt de ingave van de vorige lijn en over en gebruikt hetzelfde antwoord indien er een vraag werd gesteld door DBFACTw (zoals het tonen van de openstaande posten, waarbij steeds 'op relatie' moet geboekt worden).

Wordt door het systeem ingevuld met de met de omschrijving die bij het veld 'Nummer' hoort, maar kan wel gewijzigd worden.

Wordt gebruikt bij betalingen in valuta, hoewel het aan te raden is rechtstreeks de omzetting te boeken bij rekeningen in lokale munt.

Bedrag dat op de derden rekening moet gedebiteerd worden (opgegeven in het veld 'Nummer', dus gecrediteerd op de bank. Dit komt neer op een vermindering in de bank.

Bedrag dat op de derden rekening moet gecrediteerd worden (opgegeven in het veld 'Nummer', dus gedebiteerd op de bank. Dit komt neer op een vermeerdering in de bank.

Dient voor de ingave van een eventuele opmerking m.b.t. de ingegeven regel.

Buttons Diverse betalingen

Inlezen domiciliĂŤring Lijst

Š <2008-2010> TML bvba

Gebruik deze button voor het inlezen van diverse inkomende betalingen van de documenten (VISA, Bancontact, â&#x20AC;Ś) zoals die werden ingegeven op de betaaldocumenten.

Voor het inlezen van de betalingen van uitgaande gedomicilieerde facturen op spildatum Voor het opvragen van een lijst bankmutaties op datum, relatienummer e.d.m. Het scherm voor het opvragen van de

18

Manual Boekhouding

Regels leegmaken Regel wijzigen

Leegmaken Coda

Cheques

Inlezen betalingen Vaste bewerking

Opslaan Sluiten

Protip

bankmutaties is identiek.

Om alle regels uit het uittreksel te verwijderen.

Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Nummer' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven worden.

Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen.

Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is.

Door het gebruik van deze button wordt de CODA inleesmodule aangeroepen waardoor de financiĂŤle informatie van het uittreksel automatisch zal geboekt worden. Verdere informatie in de afdeling over de CODA inleesmodule.

Button voor het inlezen van de binnenkomende of de uitgaande cheques. De werkwijze is identiek als bij de 'Diverse betalingen'. De uitgaande cheques worden ingegeven in 'beheer uitgaande cheques' en de binnenkomende worden rechtstreeks in de documenten bij betaling ingegeven. DBFACTw onthoudt dan op welk document/relatie de cheque betrekking heeft.

Dit dient om gegroepeerde betalingen te kunnen inlezen na een collectieve overschrijving.

Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen.

Om de ingegeven data op te slaan in DBFACTw. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt.

Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten).

U krijgt de keuze tussen nationale en internationale betalingen indien u beschikt over de betalingsmodule en indien er internationale betalingsbuffers aanwezig zijn. Meer informatie kan u hier terugvinden.

Deze optie is enkel geldig indien er internationale betalingsbuffers aanwezig zijn. (Menu 8-3-B)

In het veld 'nummer' kunt u eveneens A + Enter ingeven. Daarbij worden de gegevens opgeslagen en het document onmiddellijk afgesloten zonder verdere verwittiging. Indien het document uit balans is of het saldo in het veld 'te boeken' niet op 0 staat, zal hiervan melding worden gemaakt en zal het document niet afgesloten worden.

Wanneer in het veld 'nummer' een relatie wordt opgegeven komt automatisch de niet-afgepunte bedragen van de rekening courant klant of leverancier (naargelang de letter K of L die gebruikt werd) op het scherm. Drie buttons kunnen daar gebruikt worden : Op relatie (wordt gewoon op de rekening-courant geplaatst, zonder link naar een bepaald document), RC (dan wordt de volledige rekening-courant weergegeven)

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

19

Overnemen (daarbij wordt na selectie een of meerdere documenten overgenomen ter afpunting. De bedragen worden overgenomen in het uittreksel van de bank).

In de verschillende velden voor de betalingsverschillen allerhande dienen de bedragen wel negatief ingegeven te worden indien het om vermindering van de inkomsten gaat.

1.1.4.1.2 Opvragen/afdrukken/uitvegen

Met deze functie kan, zoals het menupunt reeds laat vermoeden, een bankuittreksel bekeken, uitgeveegd of gewijzigd worden. Deze drie mogelijkheden zitten verwerkt in hetzelfde scherm en worden geactiveerd door middel van de buttons.

In het scherm kunnen in eerste instantie alle ingevoerde gegevens van het uittreksel bekeken worden, zoals deze werden ingevoerd. Helemaal bovenaan kan men de globale gegevens van het uittreksel bekijken: het nummer, de datum van het uittreksel en het kalenderjaar. Het gaat hier dus wel degelijk om het kalenderjaar en niet om het boekjaar. Zoals altijd in DBFACTw zijn de boekhoudjaren afhankelijk van de boekingsdatum en niet van een ingegeven jaar. Meer daarover in het hoofdstuk 'boekhoudperiodes' In het midden van het scherm worden alle boekingen getoond. Indien er meer lijnen ingegeven werden dan zichtbaar op het scherm kan, zoals in alle andere schermen, met de schuifbalk naar

Š <2008-2010> TML bvba

20

Manual Boekhouding beneden gegaan worden om deze te bekijken.

Kolommen Code

Naam Debet Credit Opmerking

Geeft de rekening weer die werd gebruikt (G voor grootboekrekening, L voor leverancier, K voor klant, F voor verkoopfactuur, I voor aankoopfactuur, C voor uitgaande creditnota, O voor inkomende creditnota) Geeft de omschrijving weer die werd weergegeven.

Geeft het debetbedrag weer dat werd geboekt op de bewuste rekening Geeft het creditbedrag weer dat werd geboekt op de bewuste rekening Geeft de eventuele opmerking weer die werd ingegeven.

Buttons Analytisch

Wijzigen

Verwijderen

Voor het bekijken (en niet het wijzigen) van de analytische rekening op de grootboekrekening. De analytische module is optioneel en meer informatie kan verkregen worden bij uw commercieel verantwoordelijke.

Deze button laat toe een bepaalde lijn in beperkte mate te wijzigen.

Vanzelfsprekend kan het bedrag niet gewijzigd worden; het uittreksel zou dan immers uit balans zijn. Wat wel kan gewijzigd worden is de 'code' (= de toewijzing): een code met F kan gewijzigd worden in een code met L bijvoorbeeld, een code K kan worden gewijzigd in een G enz. Op deze manier kunnen heel gemakkelijk origineel onbekende betalingen worden geboekt op een wachtrekening en later kan het uittreksel gewijzigd worden met de correcte code.

Let wel dat een grootboekrekening niet kan worden gewijzigd of ingegeven indien een analytische code werd ingegeven.

Dit laat toe het volledige uittreksel te wijzigen. Let wel dat na de bevestiging de bewerking onomkeerbaar is en sommige afpuntingen uit balans kunnen geraken. Daarom is het altijd aangewezen om in de boekhoudkundige controles een controle op de afpuntingen te laten lopen. Indien het uittreksel opnieuw moet ingegeven worden, dient wel rekening te worden gehouden met het feit dat het beginsaldo onjuist zal zijn, behalve indien het laatste uittreksel werd uitgeveegd.

Het programma houdt immers rekening met alle bewerkingen in het bankboek om het saldo te berekenen (ook van de uittreksels met een hoger nummer).

Het beginsaldo (en bijgevolg het eindsaldo) kan opnieuw berekend worden, wat een vrij ingewikkelde operatie is. Een gemakkelijkere methode is geen rekening te houden met het beginsaldo noch met het eindsaldo en alle lijnen in te geven. Na een grondige controle van de ingevoerde lijnen en bedragen (het programma kan dan immers onmogelijk de gewoonlijke controles uitvoeren) kan het eindsaldo worden aangepast teneinde het uittreksel te kunnen afsluiten.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding Zoeken Volgende Document

Scanning Sluiten

21

Laat toe in het uittreksel te zoeken op bedrag of opmerking.

Deze button geeft de volgende overeenkomende lijn i.v.m. het zoeken.

Dit dient om het detail op te vragen van wat er in het veld 'code' is ingegeven. Bij een code met F, I, C of O geeft dit het detail van het document weer. Bij een code beginnend met G kan men de volledige grootboekrekening opvragen, van datum tot datum. Details van deze schermen worden verder besproken.

Deze button is alleen beschikbaar indien de versie voorzien is van het DBFACTw digitaal archief.

Sluit het scherm af en slaat de eventuele wijzigingen op.

1.1.4.1.3 Lijst mutaties

In dit menupunt kan een lijst van bankmutaties worden opgevraagd volgens bepaalde parameters :

Relatie Rekening nr.

Bank Datum velden Bedrag Rekeningen Datum afdruk Analytische rekening

Š <2008-2010> TML bvba

Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening verplicht veld : geeft aan in welk bankboek moet gezocht worden Mogelijkheid om te selecteren op een datumvork Mogelijkheid om te selecteren op een precies bedrag Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer.

Hierin staat de huidige datum, de datum dat dit rapport/deze lijst opgevraagd wordt.

Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geĂŻnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven.

22

Manual Boekhouding

1.1.4.1.4 Bankboek mutaties w erklijst

Via Direct-menu 1209 is het mogelijk om verschillende details op te zoeken van de uittreksels.

Klikken op de button <Selectie> geeft de mogelijkheid om te zoeken op verschillende zaken:

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

23

1.1.4.1.5 Beheer inkomende cheques

Geeft een lijst weer volgens de ingegeven parameters van alle inkomende cheques. Speciaal is hier wel dan op bedrag kan worden gezocht. Indien een bedrag 0,00 werd ingevoerd wordt gezocht op alle bedragen. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105.

1.1.4.1.6 Lijst inkomende cheques

Š <2008-2010> TML bvba

24

Manual Boekhouding

1.1.4.1.7 Beheer uitgaande cheques

In dit scherm kunnen de uitgeschreven cheques worden ingegeven teneinde deze te laten bijhouden door het programma en ze gemakkelijker terug te vinden bij het boeken van de financiĂŤle verrichtingen. Het kan eveneens worden gebruikt om de chequenummers bij te houden. Indien bijvoorbeeld een aantal cheques wordt afgegeven aan een medewerker, kunnen de chequenummers reeds worden ingegeven met in de opmerking de naam van de persoon aan wie ze toevertrouwd werden. Eens de kopie van de cheque binnengekomen, kan de rest van de gegevens worden aangevuld.

De velden onderaan geven de details weer van de ingave en kunnen gewijzigd worden. De omschrijving van de velden is vanzelfsprekend, evenals het nut van de buttons helemaal onderaan.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

25

1.1.4.1.8 Lijst uitgaande cheques

Geeft een lijst weer volgens de ingegeven parameters van alle uitgaande cheques. Speciaal is hier wel dat op bedrag kan worden gezocht. Indien een bedrag 0,00 werd ingevoerd wordt gezocht op alle bedragen. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven.

Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105.

1.1.4.1.9 Wijziging betalingen

Via Direct-menu 107 kan de betalingswijze van een document of van een niet afgesloten kasverkoop aangepast worden. Om de betalingswijze te wijzigen dient eerst een selectie gedaan te worden op en/of relatie, en/of datum. Dan verschijnen de regels in de grid en dient de regel geselecteerd te worden, nadien klikken op de button <Wijzigen> en vervolgens kom je in het betaalscherm waar dan het bedrag bij de juiste betaalwijze kan gezet worden, klikken op <Opslaan > en de betaling is gewijzigd.

Š <2008-2010> TML bvba

26

1.1.4.2

Manual Boekhouding

Kasboek

In DBFACTw bestaat een verregaande integratie tussen het commerciëel beheer en de boekhouding. Daarbij speelt ook het kasboek een cruciale rol. In hetgeen volgt wordt verder besproken hoe het kasboek in de boekhouding beheerd wordt.

Voor de koppeling van het commerciëel beheer naar de kassa toe, vindt u informatie in het filebeheer.

1.1.4.2.1 Creatie mutatie

Deze functie voorziet in de ingave van het kasboek.

Klungelalarm

Indien u gebruik maakt van het commerciëel beheer, heeft u deze functie normaal niet nodig. Immers, vanuit het commerciëel beheer wordt het kasboek netjes automatisch bijgewerkt.

Protip

Om rechtstreekse boekingen in de diverse kasboeken te kunnen

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

27

boeken, dient Recht 218 aangevinkt te zijn, anders kunnen er geen manuele boekingen gebeuren door de gebruiker. Standaard staat dit recht uit, dit om fouten te vermijden.

Eigenlijk is het ingeven van een kasmutatie identiek als het ingeven van een bankmutatie, op enkele verschillen na : -

Diverse betalingen, Inlezen domiciliĂŤring, Inkomende cheques en Inlezen betalingen zijn weggelaten.

Wat er wel bij gekomen is, is de payout functie. Deze dient om de payouts die werden ingegeven in kasverkopen op te roepen en af te punten.

De ingave verloopt identiek als bij de bankmutaties, behalve dat er geen kalenderjaar wordt ingegeven. Er is ook geen mogelijkheid om een nummer in te geven. DBFACTw houdt zelf volledig automatisch de nummering bij. Bij definitieve centralisatie worden de kassastukken per dag samen genomen en definitief genummerd als 1 stuk per dag. Dit laat toe om niet-chronologisch te werken.

Begin en eindsaldo worden ook niet ingegeven, daar het de bedoeling is om elke mutatie onmiddellijk in te geven. Daarenboven kan geen juist saldo worden berekend zolang de kasverkopen niet zijn afgesloten.

1.1.4.2.2 Opvragen kasmutatie

In dit scherm kunnen de kasmutaties worden opgevraagd in een bepaalde datumvork. Dit verloopt eveneens identiek als in de bankmutaties met dien verstande dat het onmogelijk is een kasmutatie te wijzigen of uit te vegen. Laten we immers niet vergeten dat de kasmutaties onmiddellijk dienen aangemaakt te worden. Er wordt dus verondersteld dat als er geld binnenkomt

Š <2008-2010> TML bvba

28

Manual Boekhouding met wel degelijk weet van welke klant het is en het juiste bedrag wordt ingegeven. Dit is eveneens het geval bij uitgaande betalingen.

1.1.4.2.3 Instellen diverse betalingen via kasboek

Met de onmiddellijke afboeking van de diverse betalingen (zoals MC/BC, Visa, Comfort Card,â&#x20AC;Ś) worden de klantenrekeningen onmiddellijk afgeboekt en de documenten als voldaan beschouwd en dus afgepunt.

Dit houdt in dat de diverse betalingen dan niet meer individueel moeten overgenomen worden bij het boeken van het bankuittreksel, maar rechtstreeks moeten afgeboekt worden (als globaal bedrag) op een transfertenrekening.

Op termijn moet de rekening natuurlijk op 0 komen te staan, maar dit is moeilijk controleerbaar daar de banken de transferten afsluiten op een bepaald uur dat niet verplichtend overeenstemt met de afsluiting van de verkopen.

Om deze functie in te schakelen : Veranderen Variabelen - Boekhouding - kas Veld 'meerdere kasboeken' AANVINKEN Veld 'kasboek per divisie' AANVINKEN (enkel in geval van multidivisie) 8.

File beheer 3. Boekhoudings bestanden 5. kasboek Kasboeken aanmaken ( minstens twee, waarvan 1 voor de standaard kasbewerkingen en 1 voor de diverse betalingen). Elk kasboek MOET verschillende

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

29

grootboekrekeningen hebben.

Veranderen variabelen Boekhouding Kas veld 'default kasboek' invullen (voor het standaard kasboek) veld 'diverse betaling via kasboek' AANVINKEN (om het systeem in te schakelen) veld 'default diverse betaling boek' invullen (bestaand kasboek waar de diverse betalingen op geboekt worden) veld 'default rekening tegenboeking' invullen (rekening uit de 58-reeks die voor het transfer naar de bank wordt gebruikt) 8. Filebeheer 3. boekhoudingsbestanden 6. Koppeling kasboek Bovenaan links diverse betaalwijze selecteren Bovenaan in het midden de transfertrekening invullen (58xxxx) (liefst 1 specifieke voor elke betaalwijze) Klikken op 'Toevoegen' In de grid in de laatste kolom, het gekoppelde kasboek selecteren.

Voorbeeldinstelling : Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton

Kasboek K110 K120 K130 K140 K150 K160 K170

grboek kas 570110 570120 570130 570140 570150 570160 570170

grboek transf.

580110 580120 580130 580140 580150 580160 580170

Indien de betalingen per divisie worden ingeschakeld, moet deze bewerking per divisie herhaald worden en moeten de betaalwijzen gekoppeld worden divisie na divisie.

Voorbeeldinstelling : DIVISIE 1 Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton DIVISIE 2

Š <2008-2010> TML bvba

Kasboek K110 K120 K130 K140 K150 K160 K170

grboek kas 570110 570120 570130 570140 570150 570160 570170

grboek transf.

580110 580120 580130 580140 580150 580160 580170

30

Manual Boekhouding Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton

Kasboek K210 K220 K230 K240 K250 K260 K270

grboek kas 570210 570220 570230 570240 570250 570260 570270

grboek transf.

580210 580220 580230 580240 580250 580260 580270

Hoewel in deze voorbeelden elke betaalwijze effectief wordt toegewezen aan exclusieve kasboeken en rekeningen, bestaat natuurlijk de mogelijkheid om bepaalde zaken te groeperen. Zo kunnen bijvoorbeeld de betalingen van hetzelfde type voor alle divisies naar dezelfde transfertrekening gestuurd worden. Dit zal het geval zijn wanneer alle diverse betalingen op dezelfde bankrekening toekomen en hier niet kan uitgemaakt worden door welke divisie de betaling werd gegenereerd. In het voorbeeld hieronder blijft elke betaalwijze een eigen kasboek en kasrekening behouden, maar wordt elk type diverse betaling naar dezelfde transfertrekening gestuurd.

Hoewel het aangeraden is toch steeds maximaal details te kunnen opvragen en de verschillende bewerkingen apart te behandelen, kan het systeem eveneens zo ingesteld worden dat alle diverse betalingen naar slechts naar één kasboek en één grootboekrekening kas worden gestuurd, terwijl toch verschillende transfertrekeningen worden gebruikt. De instelling dient wel nog steeds per betaalwijze gedefinieerd te worden. In dit geval zien de koppelingen er als volgt uit : Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton

Kasboek K100 K100 K100 K100 K100 K100 K100

grboek kas 570100 570100 570100 570100 570100 570100 570100

grboek transf.

580110 580120 580130 580140 580150 580160 580170

1.1.4.2.4 Meerdere diverse betalingen

Veranderen variabelen boekhouding Kas veld 'aantal andere betalingen' instellen op het gewenste aantal velden 'Type 1', 'Type 2',… De verschillende types te gebruiken diverse betalingen instellen 8.

File Beheer 3. Boekhoudings bestanden 6. Koppeling kasboek/divisie divisie selecteren en klikken op 'betalingen' betaalwijze kiezen, grootboekrekening instellen en klikken op de button < Toevoegen>. Deze bewerking herhalen voor alle verschillende diverse betalingen. Indien voor elke diverse betaling een verschillend kasboek gewenst is, deze instellen in de kolom 'kasboek'.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

31

1.1.4.2.5 Uitgebreide payout

De uitgebreide payouts laten toe deze onmiddellijk te verwerken in het kasboek en in de diverse betalingen, zonder dat deze naderhand nog moeten overgenomen worden in het kasjournaal.

Dit systeem laat eveneens toe de betalingen te registreren op documenten (dus offerte, bestelbon klant, leverbon en factuur) of op relatie of zelfs rechtstreeks op grootboekrekeningen. De verschillende types kunnen ingesteld worden om de gebruiker steeds toe te laten het correcte type te selecteren met bijgevolg de correcte verwerking.

Nogmaals : payouts zijn louter financiĂŤle transacties die toelaten zuivere geldstromen te registreren aan de Point Of Sale, zonder het originele document te moeten openen. De transactie wordt geregistreerd op de opgegeven datum en niet op de documentdatum.

Veranderen Variabelen - Documenten - Kasv Veld 'Gebruik uitgebreide payout' aanvinken Default afdrukken extra document aanvinken 8.

File Beheer 3. Boekhoudingbestanden 7. payout Definities klikken op 'Nieuwâ&#x20AC;?

Soort verrichting: - Uitgaand voor cash geld dat uit de kas gaat - Inkomend voor cash geld dat in kas komt Type: - Klant of leverancier: voor registratie van geldbewegingen op klanten/leveranciers (of hiermee verbonden documenten), - Grootboekrekening: voor registratie rechtstreeks op een grootboekrekening (zoals vb. postkosten).

In het daaropvolgend veld wordt ingegeven welke relatie of grootboekrekening moet gebruikt worden. Let wel dat dit veld leeg MAG zijn. Dit zal bvb. het geval zijn bij de payout voor betaling van klanten. De relatie moet dan wel manueel worden ingegeven worden bij de registratie van de payout. Het is ten zeerste aangeraden de grootboekrekening WEL vast in te geven om fouten te vermijden en per type kost dus een andere payout aan te maken.

Divisie: Geef hier in op welke divisie de payout van toepassing is (in het geval de kasboeken met de divisies zijn gekoppeld).

Wijzigbaar: Indien dit veld AANGEVINKT is, kunnen de instellingen van de payout aangepast worden. Dit is enkel aan te raden bij payouts met betrekking tot relaties. Indien het veld niet aangevinkt is, is de payout dus per definitie NIET wijzigbaar en moeten alle gegevens (dus ook relatie of grootboekrekening) ingevuld zijn bij de creatie van de payout).

Opmerking: Standaard opmerking die wordt opgenomen in de payout (en dus overal in de bewerkingen tot en met het kasboek).

Š <2008-2010> TML bvba

32

Manual Boekhouding

Omschrijving: Benamingen van de verschillende payouts. Op basis van deze benaming wordt de payout geselecteerd. Deze naam moet dus duidelijk omschrijven waar het over gaat.

1.1.4.2.6 Meerdere kasboeken

Filebeheer (8) - Boekhoudingsbestanden (3) - Kasboek definities (5) Om een nieuwe kasboekdefintie aan te maken, klikken op de button <Nieuw> en de gegevens van dit kasboek ingeven.

Code

Omschrijving Grootboekrekening

Valuta Valutacode

Geef hier een unieke code van maximaal 4 karakters aan het kasboek, waarop DBFACtw zich gaat baseren voor te nummeren.

Bvb. KAS1 (alfanumerische vrije keuze).

Geef hier de omschrijving van de bewerkingen die in het kasboek zullen opgenomen worden Geef hier op naar welke grootboekrekening de bewegingen van het kasjournaal moeten gecentraliseerd worden. Het is ten zeerste aangeraden per journaal een eigen grootboekrekening te nemen (voor controle op correspondentie). Deze rekening moet van de klasse 57* zijn.

Vink dit veld aan indien dit journaal voor vreemde munten zal gebruikt worden.

Geef aan welke vreemde munt in het journaal gebruikt wordt. Maak zeker per type vreemde munt een apart journaal aan (i.v.m. de waardering).

Maak alle kasjournalen die nodig of gewenst zijn aan.

Veranderen variabelen - Boekhouding - Kas Meerdere kasboeken : AANVINKEN Default kasboek

1.1.4.3

Journaal waaraan alle bestaande kasmutaties moeten toegewezen worden. Standaard wordt het eerste journaal gekozen. Deze laatste bewerking schakelt het systeem definitief in

Aankoopboek Met dit menu gaat men het beheer van de aankoopfacturen in de boekhouding verzorgen. Daarbij kan men snel de documenten invoeren, wijzigen, overzichten maken en zeer uitgebreide selecties gebruiken.

Protip

Sommige gebruikers willen ongetwijfeld ook met meerdere aankoopjournalen werken, bv om aankopen van handelsgoederen en/of grondstoffen te splitsen van inkomende kostenfacturen en inkomende investeringsfacturen.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

33

1.1.4.3.1 Creatie/Wijzigen

Met deze functie worden aankoopfacturen in het systeem toegevoegd of gewijzigd.

Volgende informatie kan in de velden ingegeven worden: Document nr.

Leverancier

Boekingsdatum

© <2008-2010> TML bvba

In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de factuur zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan.

Het vergrootglas rechts van het veld geeft de mogelijkheid documenten op te zoeken op basis van documentnummer (van – tot), relatie, datum (van – tot) of nog referentie (zie verder).

Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand factuurnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de button < Regel wijzigen> op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd.

Hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven waarvan de factuur afkomstig is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat, kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties.

De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Geef dus nooit een datum in die

34

Manual Boekhouding

Factuurdatum

Vervaldatum

Referentie

Referentie betaling

Opmerking Levering nr

Valuta

Koers

Deviezen Totaal

Niet onderworpen

Basis

BTW

kleiner is dan de datum van de laatst ingediende BTW aangifte. Indien dit wel gebeurt, wordt het document niet opgenomen in de volgende BTW aangifte en is de vorige, bij het opnieuw berekenen, gewijzigd. Dit veld heeft geen invloed op de vervaldatum. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, doch deze datum kan vanzelfsprekend worden gewijzigd.

Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document. Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de boekingsdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd.

Hier wordt de vervaldatum van de factuur ingegeven op basis van de factuurdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/leveranciergegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven.

Indien niets werd ingevuld neemt het programma de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden.

Hier wordt het nummer van de binnenkomende factuur ingevuld, zoals op het document vermeld. DBFACTw doet steeds een test op dit veld om na te kijken of op die relatie niet reeds een document werd geboekt met dezelfde referentie.

Dit veld kan dienen om eventueel een betalingsmededeling in te geven zoals een gestructureerde mededeling. Indien in het veld niets wordt ingevuld zal het systeem bij de betaling de referentie van de factuur overnemen alsook het documentnummer.

Wordt gebruikt om een eventuele opmerking in te geven.

Hier kan een nummer van een leveringsbon van de leverancier worden ingegeven. Dit zal in de toekomst van pas komen als de overname van de recepties goederen nog verder zullen geautomatiseerd worden. Ondertussen komt dit veld wel van pas om vanuit de boekhouding een receptie of een leverbon terug te vinden zonder het eigenlijke document te moeten opzoeken.

De valutacode wordt hier ingevuld, indien de factuur in valuta is opgesteld.

Facturen in € worden altijd met een valutacode 0 ingegeven, zelfs indien een valutacode voor € bestaat. Deze valutacode mag niét gebruikt worden!

Hier kan eventueel de koers van de valuta worden aangepast indien nodig. Dit is evenwel af te raden om bij het afsluiten van het boekjaar niet met een moeilijke interpretatie van de valuta te zitten. Best is de waarde van de valuta eerst in het valutabestand aan te passen.

Hier wordt het eventuele totaalbedrag in valuta van het document ingevuld.

Vul hier het totaalbedrag van de factuur in, BTW inclusief waar van toepassing. Indien deviezen werden gebruikt, berekent DBFACTw automatisch dit bedrag aan de hand van de koers.

Geef hier het bedrag in dat niet aan de BTW is onderworpen (bvb. leeggoed of financiële kosten). Op deze manier zal DBFACTw de BTW kunnen berekenen aan de hand van het bedrag in het volgend veld, met toepassing van het standaard BTW tarief in de relatiefiche.

Hier wordt het bedrag van de factuur exclusief BTW (zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare) ingevuld. Indien in de relatiefiche/ leveranciergegevens de vakken die verband houden met BTW werden ingevuld, zal DBFACTw automatisch dit veld en alle volgende tot en met verlegging invullen. Let wel dat in dit geval de gegevens nog altijd kunnen overschreven worden.

Hier wordt het bedrag van de BTW ingevuld, zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare. Altijd het volledige BTW bedrag, dus. Bij facturen zonder BTW staat dit bedrag uiteraard op 0, evenals op facturen met

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

35

een speciaal BTW-regime zoals EEG, medecontractant, verlegging e.d.m.

Hier wordt het bedrag van het niet recupereerbare deel van de BTW ingevuld.

Vul hier het bedrag van de EEG BTW in, volgens de voet in voege. DBFACTw maakt zelf de Debet/Credit bewerking in de boekhouding en in de aangifte.

Om die reden mag het gewone veld BTW niet worden ingevuld. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier 11 terug.

IC Goederen Hier komt het totaal bedrag aan Goederen aangekocht in het buitenland, wat komt te staan in vak 86. Afhankelijk van de instelling "Default type IC "op de relatiefiche (Tabblad Leverancier) wordt het bedrag (wat staat in veldje Basis) automatisch in dit veld Goederen geboekt. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier 11 terug.

IC Diensten Hier komt het totaal bedrag aan Diensten aangekocht in het buitenland, wat komt te staan in vak 88. Afhankelijk van de instelling "Default type IC "op de relatiefiche (Tabblad Leverancier) wordt het bedrag (wat staat in veldje Basis) automatisch in dit veld Diensten geboekt. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier 11 terug.

MC BTW Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de facturen die onder het systeem van de medecontractant vallen.

VERL BTW Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de facturen die onder het systeem van de verlegging vallen. Let wel dat dit systeem enkel nog gebruikt wordt voor invoer uit niet EEG landen, op voorwaarde dat de toelating voor verlegging bij de administratie werd aangevraagd.

Disconto Hier kan het bedrag van een eventuele disconto in percent worden ingegeven.

Met dit percentage wordt rekening gehouden bij de betaling van de factuur.

Disconto bedrag Indien een disconto percentage in het vorig veld werd ingegeven, wordt hier standaard het bedrag van de disconto ingevuld. Dit bedrag is wijzigbaar. Het is echter niet nodig om een percentage in te vullen om hier een bedrag te kunnen ingeven.

Status Verschillende codes kunnen hier worden meegegeven over de toestand van de factuur : ontvangen deze factuur is ontvangen en ingeboekt goedgekeu de factuur is goedgekeurd voor betaling rd verzonden de betaling van de factuur is naar de bank verzonden, doch nog niet ingeboekt betaald de betaling van de factuur werd afgeboekt onbekend wat doet deze factuur in mijn boekhouding. Verdere informatie is nodig.

Niet deze factuur is geweigerd en mag niet worden betaald aanvaard Deze status evolueert mee met de betalingen van de uitgaande facturen.

Zodra de betaling van de factuur wordt verzonden naar de bank bijvoorbeeld, verandert de status naar verzonden en zodra de betaling wordt geboekt wordt deze status veranderd naar betaald enz.

Te boeken Geeft het bedrag weer dat in de grootboekrekeningen moet worden opgenomen. Dit is in de praktijk de som van de velden 'niet onderworpen' en 'basis', vermeerderd met het bedrag van de niet aftrekbare BTW die eveneens in de kosten moet worden opgenomen.

Niet recup IC BTW

Per tegenboekingsregel kan deze informatie ingevoerd worden:

Š <2008-2010> TML bvba

36

Manual Boekhouding Rekening Dit veld dient om de rekening in te geven waarop moet geboekt worden. Dit kunnen enkel grootboekrekeningen zijn. Met een '/' worden alle grootboekrekeningen opgevraagd die reeds met die leverancier werden gebruikt.

Indien de optionele module analytische boekhouding geĂŻnstalleerd is, wordt bij het valideren van de rekening het scherm opgeroepen die zal toelaten de analytische uitsplitsing in te geven.

Indien wordt geboekt op een investeringsrekening en de optionele module 'afschrijvingen' werd aangeschaft, komt automatisch het scherm tevoorschijn waar de gegevens in verband met de afschrijvingen en de inventaris van de vaste activa kunnen worden ingegeven.

Omschrijvi Wordt automatisch door DBFACTw ingevuld met de omschrijving van de gevraagde ng grootboekrekening.

Valuta Hier kan in desbetreffend geval het op de rekening te boeken bedrag in valuta worden ingevuld. Indien een positief bedrag wordt ingegeven, zal dit na omrekening in het vak debet worden ingevuld, indien een negatief bedrag wordt ingegeven, gaat dit naar credit.

Debet Het debetbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden geboekt (normale boeking).

Credit Het creditbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden geboekt.

Vak Het vak op de BTW aangifte. Dit vak wordt gedefinieerd in de grootboekrekening. In principe moeten alle aankopen handelsgoederen geboekt worden in vak 81, de onkosten naar vak 82 en de investeringen naar vak 83. DBFACTw houdt automatische rekening met het geselecteerde BTW-stelsel om waar nodig de vakken aan te passen.

Indien nodig kan het vak manueel worden ingegeven voor gebruik van rekeningen die in principe geen vak hebben.

Opmerkin Gebruik dit veld om een eventuele opmerking of toelichting in te geven voor de g gebruikte regel.

Heel wat opdrachten kunnen vervuld worden met dit scherm: Afpunten recepties

Lijst

Regels leegmaken Regels wijzigen Leegmaken

Wanneer deze button wordt aangeklikt, wordt de lijst van de recepties van de leverancier geopend. In deze lijst kunnen de lijnen worden geselecteerd die met de factuur overeenkomen. De bedragen kunnen ook dan in de receptie worden aangepast. Deze bedragen worden overgenomen in het detail van de factuur op de grootboekrekening die in de artikelfiche is opgegeven. Eens de regels overgenomen in een factuur, komen ze niet meer tevoorschijn bij het boeken van een volgende factuur.

Hier kan gemakkelijk gewerkt worden op basis van het veld 'Levering nr.' in de hoofding. Zie ook verder 'afpunten recepties 42 ' Hier kan een lijst met inkomende facturen worden opgevraagd volgens verschillende parameters zoals relatie, grootboekrekening, datum (van â&#x20AC;&#x201C; tot), met een samenvatting van de grootboekrekeningen of het volledige detail. In feite wordt hier het journaal van de binnenkomende facturen opgevraagd.

Om alle regels uit het document te verwijderen.

Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Rekening' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven.

Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

37

BTW verwerking

Een druk op deze button toont de volledige verwerking van het document wat de BTW betreft, alsook alle gebruikte grootboekrekeningen in het document. Het is echter niet nodig het document af te sluiten om de gegevens te kunnen bekijken.

Indien het te boeken saldo niet op 0 staat, zullen de grootboekrekeningen en de vakken bedragen weergeven die niet in balans zijn.

Documenten Deze button geeft toegang tot de gekoppelde documenten of een eventueel memoveld. In een memoveld kunnen eventuele opmerkingen i.v.m. de factuur ingegeven worden. In 'Documenten' daarentegen kunnen koppelingen naar andere documenten aangemaakt, geconsulteerd en verwijderd worden. De mogelijkheid bestaat dus om bvb. een gescande offerte van uw leverancier te koppelen aan de factuur om deze rechtstreeks vanuit DBFACTw te kunnen raadplegen.

Intrastat Indien de module intrastat is geactiveerd wordt hier onmiddellijk een scherm geopend die toelaat alle nodige gegevens in te vullen voor de aangifte. Deze codes en gegevens worden in de aangiftes van de desbetreffende periodes opgenomen.

Vaste Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bewerking bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen.

Bewaar Om de ingegeven data op te slaan in DBFACTw. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt.

Sluiten Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten).

1.1.4.3.2 Opvragen

Met deze selectie kunnen aankoopfacturen opgevraagd worden in grid-vorm. Het document dat moet bekeken worden kan worden opgevraagd door met de pijltjestoetsen te selecteren of met de muis, waarna met 'Enter' wordt bevestigd of door Rechtermuisklik op de regel.

Š <2008-2010> TML bvba

38

Manual Boekhouding

Door de factuur te openen kan allerhande informatie opgevraagd worden zoals de status van de aankoopfactuur, de eventuele analytische bewerkingen, de recepties die met de factuur afgepunt werden, de BTW en de boekhoudkundige verwerking.

1.1.4.3.3 Aankoopfacturen w erklijst

Om snel selecties te maken uit de lijst van aankoopfacturen, is deze functie in het leven geroepen.

Voor een uitgebreide uitleg over het gebruik van werklijsten, zie 'het gebruik van werklijsten'. Het is geenszins de bedoeling deze werklijst, met bijgaande overzichten op papier, te gaan gebruiken ter vervanging van journalen of boekhoudkundige overzichten.

De kolommenlayout is vrij voor de hand liggend. Enkele mogelijkheden worden hier besproken: Rechtermui sklik in de kolom 'nummer' Nieuw Opvragen

Wijzigen Markeren BTW controle

Zorgt ervoor dat u via een menu kunt kiezen om het gekozen document te openen.

Hier kunt u onmiddellijk een nieuwe aankoopfactuur ingeven Het document wordt gewoon opgevraagd en kan van hieruit daardoor niet gewijzigd worden. We raden wel deze manier van werken aan, aangezien dan nooit de bestanden aangepast worden.

Indien verwacht wordt dat het document verkeerd geboekt is, volstaat het met deze button het document te openen en onmiddellijk te kunnen wijzigen.

Standaard gedrag Met deze button kunt u van de facturen die u weergegeven krijgt in de lijst, stuk voor stuk gaan controleren of ze voldoen aan de BTW-controles.

Protip

Indien u een BTW-aangifte afgedrukt krijgt met een lijst van anomaliĂŤn, gebeurt het vaak dat dit te maken heeft met een verkeerde boeking aan de de kant van de leverancier. In plaats van het gedetailleerde journaal af te drukken, kan men hier in

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

39

'een oogwenk' zien welke facturen wellicht oorzaak geven van de problemen.

Status

Archief/ Bijlagen Afdrukken

Deze button werkt als volgt: Als er geen enkele button geselecteerd is, zal het systeem automatisch de volledige lijst overlopen. Indien er een aantal geselecteerd zijn, zullen alleen deze nagekeken worden.

Factuur per factuur worden de controles getoetst. Indien een controle uiteindeljik faalt, zal: 1. de factuur gemarkeerd blijven (zodat die heel makkelijk te onderscheiden is, dankzij de aparte kleur).

2. in de kolom 'controle' (achteraan) automatisch ook vermeld staan wat de precieze reden is waarom de factuur als falende controle weerhouden is.

Met deze button kan de status van het geselecteerde document bekeken worden (Ontvangen/goed te keuren, goedgekeurd, verzonden, betaald, onbekend, niet aanvaard).

Deze button is alleen beschikbaar indien de versie voorzien is van het DBFACTw digitaal archief.

Een overzicht wordt afgedrukt van de facturen die men geselecteerd heeft volgens de voorziene selectiecriteria.

Voor extra uitleg over de selectiemogelijkheden, zie aankoopfacturen selectie

39

.

1.1.4.3.3.1 Aankoopfacturen selectie

De selectiemogelijkheden zijn hier zeer uitgebreid.

Zo onderscheiden we in de selectie een aantal groepen criteria: Hoofding Totalen

Basisinformatie van het document, zoals datums, referenties, betalingsstatus Vooral naar de BTW-administratie toe: welke vakken voor welke bedragen ingevuld zijn.

Protip

Tegenboeking

© <2008-2010> TML bvba

Via deze lijst kan men van een bepaalde (boekings)periode bij voorbeeld gaan opzoeken welke aankoopfacturen mogelijks een anomalie in de BTW-aangifte kunnen creëren. Deze documenten kunnen daardoor verder in detail bekeken worden.

Dit is een speciale mogelijkheid: alle tegenboekingsregels van het document worden bekeken, om te zien of er één bepaalde tegenboeking van het document voldoet aan de ingestelde criteria.

40

Manual Boekhouding

1.1.4.3.4 Lijst aankoopfacturen

Deze parameterbare lijst laat toe het journaal inkomende facturen op te vragen volgens bepaalde criteria :

De velden spreken voor zichzelf : Relatie Rekening Nr. Datum velden Grootboekrekening Datum afdruk BTW vakken vermelden Analytische rekening

Journaal

Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening Mogelijkheid om te selecteren op een datum (van – tot) Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer.

Mogelijkheid om de afdrukdatum op de lijst te wijzigen Indien de optie aangevinkt is, worden de gebruikte BTW vakken van de rekeningen eveneens weergegeven.

Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geïnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven. zie ook 'analytische boekhouding' Maakt een selectie tussen de verschillende inkomende factuurjournalen, indien de functie is geactiveerd. Indien de code niet ingevuld is neemt DBFACT de gegevens in alle journalen.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding Journaalcode

Nul documenten Hoeveelheid afdrukken Documentbedrag

41

Dit is een vroegere functie, waarbij een interessecode kon worden gekoppeld aan een factuur. Dit is niet meer toepasselijk na de inschakeling van Meerdere jounalen. Dit is enkel van toepassing indien Helpkey 902020 actief staat.

Dit aanvinken geeft enkel de nulfacturen weer.

Deze functie is enkel toegankelijk indien Helpkey 916013 aangevinkt staat en dient om deze hoeveelheden af te drukken.

Bij het invullen van een bedrag in dit veld wordt er een overzicht gegeven van alle aankoopfacturen met dit bedrag.

1.1.4.3.5 Status w ijzigen

Met deze functie kunt u de betaalstatus van een aankoopfactuur wijzigen. U kunt een lijst verkrjigen van de facturen die bv gefiatteerd moeten worden. De administratie (of boekhouder) geeft de documenten in en iemand anders overloopt de documenten om te bevestigen dat ze betaald mogen worden.

Protip

Š <2008-2010> TML bvba

De status van een aankoopfactuur kan ook worden aangepast via onze aankoopfacturen werklijst 38 .

42

Manual Boekhouding

1.1.4.3.6 Afpunten Receptie

Met deze functie worden de ontvangen goederen gekoppeld aan de aankoopfactuur.

Beschrijving velden bovenste grid (hier staan de gegevens in van de receptie).

Leverancier Van receptie tot receptie Van en tot datum Protip

Geef hier de leverancier in waarvan u de recepties wenst af te punten Geef hier de 'range' van receptiebonnummers in die moeten worden afgepunt.

Hier kan je de datums ingeven van de recepties.

Bij het afpunten van recepties, in inkomende facturen of creditnota's, bestaat nu ook de mogelijkheid om onmiddellijk een volledig document, bestelbon/receptie/levering te markeren. Door een rechtermuisklik krijgt u de keuze om het document te openen of om de bon te markeren.

Beschrijving velden onderste grid (hier staan de gegevens in van de gekoppelde receptieregels voor de aankoopfactuur of aankoopcreditnota).

Aankoopfactuur

Hier geef je een bestaand aankoopfactuurnummer in waarmee

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Aankoopcreditnota Totaal excl.

43

de recepties dienen gekoppeld te worden.

Hier geef je een bestaand aankoopcreditnotanummer in waarmee de recepties dienen gekoppeld te worden.

In dit veld komt het totaal bedrag van de gemarkeerde receptieregels die gaan overgenomen worden.

Via dit menu kunt u recepties manueel afpunten. Bovenaan in de grid geeft u de naam in van de leverancier of het receptienummer of u zoekt op datum, om de recepties weer te geven. Dan klikt u deze via het pijltje naar beneden of via Rechts klikken en Bon markeren en komen de receptieregels in het onderste grid te staan. Vervolgens kan de receptie aan een bestaande aankoopfactuur of aankoopcreditnota gekoppeld worden door het nummer in te geven in het veldje aankoopfactuur of aankoopcreditnota, klikken op de button <Opslaan>.

Om heel oude recepties af te punten, die al verwerkt zijn, maar nog niet zijn overgenomen aan een aankoopfactuur of aankoopcreditnota en u deze uit de lijst van over te nemen recepties wilt, kunt u deze gewoon afpunten zonder koppeling in te geven, dan geeft u geen nummer in en verdwijnen deze recepties uit de lijst Afpunten recepties.

1.1.4.4

Creditnota's op aankopen

1.1.4.4.1 Creatie/Wijzigen

Š <2008-2010> TML bvba

44

Manual Boekhouding

1.1.4.4.1.1 Velden - Hoofding

Document nr

Leverancier

Boekingsdatum

Creditnota datum

Vervaldatum

Referentie

Opmerking Valuta

Koers

Deviezen

In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de creditnota zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan.

Het vergrootglas rechts van het veld geeft de mogelijkheid documenten op te zoeken op basis van documentnummer (van – tot), relatie, datum (van – tot) of nog referentie (zie verder).

Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand creditnotanummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de knop 'Regel wijzigen' op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd.

Hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven waarvan de creditnota afkomstig is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties.

De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Geef dus nooit een datum in die kleiner is dan de datum van de laatst ingediende BTW aangifte. Indien dit wel gebeurt, wordt het document niet opgenomen in de volgende BTW aangifte en is de vorige, bij het opnieuw berekenen, gewijzigd. Dit veld heeft geen invloed op de vervaldatum. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, doch deze datum kan vanzelfsprekend worden gewijzigd.

Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document.

Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de boekingsdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd.

Hier wordt de vervaldatum van de creditnota ingegeven op basis van de creditnotadatum die effectief op het document wordt vermeld.

Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/leveranciergegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de creditnotadatum over. Deze datum kan wel overschreven worden.

Hier wordt het nummer van de binnenkomende creditnota ingevuld, zoals op het document vermeld. DBFACT doet steeds een test op dit veld om na te kijken of op die relatie niet reeds een document werd geboekt met dezelfde referentie.

Wordt gebruikt om een eventuele opmerking in te geven.

De valutacode wordt hier ingevuld, indien de creditnota in valuta is opgesteld. Creditnota in € worden altijd met een valutacode 0 ingegeven, zelfs indien een valutacode voor € bestaat. DEZE VALUTACODE MAG NIET GEBRUIT WORDEN !

Hier kan eventueel de koers van de valuta worden aangepast indien nodig. Dit is evenwel af te raden om bij het afsluiten van het boekjaar niet met een moeilijke interpretatie van de valuta te zitten.

Best is de waarde van de valuta eerst in het valutabestand aan te passen.

Hier wordt het eventuele totaalbedrag in valuta van het document ingevuld.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding Totaal

Niet onderworpen

Basis

BTW:

Niet recup.

IC BTW

IC Goederen

IC Diensten

MC BTW

Verl. BTW

Disconto

Disconto bedrag

Š <2008-2010> TML bvba

45

Vul hier het totaalbedrag van de creditnota in, BTW inclusief waar van toepassing. Indien deviezen werden gebruikt, berekent DBFACT automatisch dit bedrag aan de hand van de koers.

Geef hier het bedrag in dat niet aan de BTW is onderworpen (bvb. leeggoed of financiĂŤle kosten). Op deze manier zal DBFACT de BTW kunnen berekenen aan de hand van het bedrag in het volgend veld, met toepassing van het standaard BTW tarief in de relatiefiche.

Hier wordt het bedrag van de creditnota exclusief BTW (zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare) ingevuld.

Indien in de relatiefiche/leveranciergegevens de vakken die verband houden met BTW werden ingevuld, zal DBFACT automatisch dit veld en alle volgende tot en met verlegging invullen. Let wel dat in dit geval de gegevens nog altijd kunnen overschreven worden. hier wordt het bedrag van de BTW ingevuld, zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare. Altijd het volledige BTW bedrag, dus. Bij facturen zonder BTW staat dit bedrag uiteraard op 0, evenals op facturen met een speciaal BTW-regime zoals EEG, medecontractant, verlegging e.d.m.

Hier wordt het bedrag van het niet recupereerbare deel van de BTW ingevuld.

Vul hier het bedrag van de EEG btw in, volgens de voet in voege.

DBFACT maakt zelf de Debet / Credit bewerking in de boekhouding en in de aangifte. Om die reden mag het gewone veld BTW niet worden ingevuld.

Hier komt het totaal bedrag aan Goederen gecrediteerd in het buitenland, wat negatief komt te staan in vak 86. Afhankelijk van de instelling "Default type IC "op de relatiefiche (Tabblad Leverancier) wordt het bedrag (wat staat in veldje Basis) automatisch in dit veld Goederen geboekt. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier 11 terug.

Hier komt het totaal bedrag aan Diensten gecrediteerd in het buitenland, wat negatief komt te staan in vak 88. Afhankelijk van de instelling "Default type IC "op de relatiefiche (Tabblad Leverancier) wordt het bedrag (wat staat in veldje Basis) automatisch in dit veld Goederen geboekt. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier 11 terug.

Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de creditnota's die onder het systeem van de mede-contractant vallen.

Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de creditnota's die onder het systeem van de verlegging vallen. Let wel dat dit systeem enkel nog gebruikt wordt voor invoer uit niet-EEG landen, op voorwaarde dat de toelating voor verlegging bij de administratie werd aangevraagd.

Hier kan het bedrag van een eventuele disconto in percent worden ingegeven. Met dit percentage wordt rekening gehouden bij de betaling van de creditnota, wat natuurlijk rare gevolgen kan hebben.

Indien een disconto percentage in het vorig veld werd ingegeven, wordt hier standaard het bedrag van de disconto ingevuld. Dit bedrag is wijzigbaar. Het is echter niet nodig om een percentage in te vullen om hier een bedrag te kunnen ingeven.

46

Manual Boekhouding Te boeken

geeft het bedrag weer dat in de grootboekrekeningen moet worden opgenomen. Dit is in de praktijk het basisbedrag meer het bedrag van de niet aftrekbare BTW die eveneens in de kosten moet worden opgenomen.

1.1.4.4.1.2 Velden - Detail

Rekening

Omschrijving Valuta

Debet Credit Vak

Opmerking

Dit veld dient om de rekening in te geven waarop moet geboekt worden.

Dit kunnen enkel grootboekrekeningen zijn. Met een '/' worden alle grootboekrekeningen opgevraagd die reeds met die leverancier werden gebruikt.

Indien de optionele module analytische boekhouding geĂŻnstalleerd is, wordt bij het valideren van de rekening het scherm opgeroepen die zal toelaten de analytische uitsplitsing in te geven.

Indien wordt geboekt op een investeringsrekening en de optionele module 'afschrijvingen' werd aangeschaft, komt automatisch het scherm tevoorschijn waar de gegevens in verband met de afschrijvingen en de inventaris van de vaste activa kunnen worden ingegeven.

Wordt automatisch door DBFACTw ingevuld met de omschrijving van de ingegeven grootboekrekening.

Hier kan in desbetreffend geval het op de rekening te boeken bedrag in valuta worden ingevuld. Indien een positief bedrag wordt ingegeven, zal dit na omrekening in het vak debet worden ingevuld, indien een negatief bedrag wordt ingegeven, gaat dit naar credit.

Het debetbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden gezet.

Het creditbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden gezet (normale boeking).

Het vak op de BTW aangifte. Dit vak is gelinkt aan de grootboekrekening.

In principe moeten alle aankopen handelsgoederen geboekt worden in vak 81, de onkosten naar van 82 en de investeringen naar vak 83.

DBFACTw houdt automatische rekening met het geselecteerde BTWstelsel om waar nodig de vakken aan te passen en houdt ook rekening met de speciale vakken voor de creditnota's.

Gebruik dit veld om een eventuele opmerking of toelichting in te geven.

1.1.4.4.1.3 Buttons

Afpunten recepties

Lijst

Wanneer deze button wordt aangeklikt, wordt de lijst van de recepties van de leverancier geopend. In deze lijst kunnen de lijnen worden geselecteerd die met de factuur overeenkomen. De bedragen kunnen ook dan in de receptie worden aangepast. Deze bedragen worden overgenomen in het detail van de factuur op de grootboekrekening die in de artikelfiche is opgegeven. Eens de regels overgenomen in een factuur, komen ze niet meer tevoorschijn bij het boeken van een volgende factuur.

Hier kan gemakkelijk gewerkt worden op basis van het veld 'Levering nr.' in de hoofding. Zie ook verder 'afpunten recepties 42 ' Hier kan een lijst met inkomende creditnota's worden opgevraagd volgens verschillende parameters zoals relatie, grootboekrekening, datum (van â&#x20AC;&#x201C; tot), met een samenvatting van de grootboekrekeningen of het volledige detail. In feite wordt hier het journaal van de binnenkomende creditnota's opgevraagd.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding Vaste bewerking

Regel wijzigen

Leegmaken BTW verwerking

Documenten

Intrastat

Regels leegmaken Opslaan Sluiten

47

Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen.

Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Rekening' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven.

Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is.

Een druk op deze button toont de volledige verwerking van het document wat de BTW betreft, alsook alle gebruikte grootboekrekeningen in het document. Het is echter niet nodig het document af te sluiten om de gegevens te kunnen bekijken. Indien het te boeken saldo niet op 0 staat, zullen de grootboekrekeningen en de vakken bedragen weergeven die niet in balans zijn.

Deze button geeft toegang tot de gekoppelde documenten of een eventueel memoveld. In een memoveld kunnen eventuele opmerkingen i. v.m. de factuur ingegeven worden. In 'Documenten' daarentegen kunnen koppelingen naar andere documenten aangemaakt, geconsulteerd en verwijderd worden. De mogelijkheid bestaat dus om bvb. een gescande offerte van uw leverancier te koppelen aan de factuur om deze rechtstreeks vanuit DBFACTw te kunnen raadplegen.

Indien de module intrastat is geactiveerd, wordt hier onmiddellijk een scherm geopend die toelaat alle nodige gegevens in te vullen voor de aangifte. Deze codes en gegevens worden in de aangiftes van de desbetreffende periodes opgenomen.

Om alle regels uit het document leeg te maken (= te verwijderen).

Om de ingegeven data op te slaan in DBFACTw. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt.

Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten).

1.1.4.4.2 Opvragen

Met deze selectie kunnen creditnota's opgevraagd worden in grid-vorm. Het document dat moet

Š <2008-2010> TML bvba

48

Manual Boekhouding bekeken worden, wordt geselecteerd met de pijltjestoetsen of de muis, waarna met 'Enter' wordt bevestigd.

Met de verschillende buttons kan allerhande informatie opgevraagd worden zoals de afpunting van het document, de BTW verwerking, de eventuele analytische bewerkingen, de recepties die met de factuur afgepunt werden, de BTW en de boekhoudkundige verwerking.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

49

1.1.4.4.3 Lijst creditnota's op aankopen

Deze parameterbare lijst laat toe het journaal inkomende creditnota's op te vragen volgens bepaalde criteria :

De velden spreken voor zichzelf : Relatie Rekening nr.

Vanaf en tot datum Grootboekrekening Datum afdruk Opmerking BTW vakken vermelden Analytische rekening

Journaal

Journaalcode

Š <2008-2010> TML bvba

Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier.

Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening.

Mogelijkheid om te selecteren op een datum (van - tot) Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer.

Mogelijkheid om de afdrukdatum op de lijst te wijzigen.

Mogelijkheid om te selecteren op opmerking.

Indien de optie aangevinkt is, worden de gebruikte BTW vakken van de rekeningen eveneens weergegeven.

Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geĂŻnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven.

Maakt een selectie tussen de verschillende inkomende creditnotajournalen, indien de functie is geactiveerd. Indien de code niet ingevuld is, neemt DBFACTw de gegevens in alle journalen.

Dit is een vroegere functie, waarbij een interessecode kon worden gekoppeld aan een factuur. Dit is niet meer toepasselijk na de inschakeling van Meerdere jounalen. Dit is enkel van toepassing indien Helpkey 902020 actief staat.

50

Manual Boekhouding Nul documenten Hoeveelheid afdrukken Documentbedrag

1.1.4.5

Dit aanvinken geeft enkel de nuldocumenten weer.

Deze functie is enkel toegankelijk indien Helpkey 916013 aangevinkt staat en dient om deze hoeveelheden af te drukken.

Bij het invullen van een bedrag in dit veld wordt er een overzicht gegeven van alle binnenkomende creditnota's met dit bedrag.

Diverse bewerkingen

1.1.4.5.1 Creatie

1.1.4.5.1.1 Velden - Hoofding

Journaal

In dit veld wordt het diversen journaal opgegeven waarin de diverse zal opgenomen worden. Deze mogelijkheid is enkel toegankelijk indien in de parameters 'meerdere diverse journalen' geactiveerd is. In dit geval moeten de journalen worden gedefinieerd in 'Filebeheer – Boekhoudingsbestanden – journaaldefinities' en de nummering ingesteld in de boekhoudperiodes. De nummering die eraan gegeven wordt is evenwel niet jaarafhankelijk. Eens de nummering gebruikt, kan deze in een ander boekjaar niet opnieuw gebruikt worden.

Dankzij de nummering kan onmiddellijk uitgemaakt worden van welk

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Datum

Document nr.

Te boeken

51

journaal een diverse afkomstig is. Met de toets F5 kunnen de mogelijke journalen worden opgevraagd.

De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Met deze datum wordt eveneens nummering in het bewuste journaal opgevolgd. Indien nodig zal het systeem de nummering aanpassen.

Hier wordt het documentnummer van de diverse opgegeven, afhankelijk van het gekozen journaal. Indien hier een nummer wordt opgegeven die geen deel uitmaakt van het bewuste journaal, wordt het nummer aangepast.

In dezelfde handelswijze wordt, indien een datum van een vorig boekjaar wordt ingegeven, het eerstvolgend vrije nummer van de reeks van het opgegeven boekjaar en journaal ingevuld.

Dit nummer kan overschreven worden door een bestaand nummer van een diverse die tijdelijk werd afgesloten (zie lager).

Hier wordt het saldo van de diverse weergegeven. Om een diverse te kunnen afsluiten moet dit saldo vanzelfsprekend op 0 staan. Een negatief saldo wijst op een hoger creditsaldo.

1.1.4.5.1.2 Velden - Detail

Nummer

Š <2008-2010> TML bvba

Hier wordt de boeking ingegeven. Dit kan een grootboekrekening zijn, een documentnummer of een relatienummer. Een grootboekrekening wordt voorafgegaan door de letter G, een boeking op een klant door de letter K gevolgd door het relatienummer, een betaling op een leverancier door de letter L gevolgd door het relatienummer. Er kunnen eveneens rechtstreeks documenten worden ingegeven zonder de omweg via relatie te moeten doen en deze rechtstreeks te boeken: I+documentnummer voor een aankoopfactuur, F+documentnummer voor een verkoopfactuur, C+documentnummer voor een uitgaande creditnota,O+documentnummer voor een inkomende creditnota.

Bij het ingeven van een code F, I, C of O zonder documentnummer kan gezocht worden op bedrag. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105.

Er bestaat ook een mogelijkheid om te zoeken om referentie van de aankoopfactuur. Hiertoe wordt de referentie van de factuur ingegeven zoals die op de aankoopfactuur werd ingegeven (vandaar het belang om de juiste referentie mee te geven), voorafgegaan door een "-" teken.

Indien gewerkt wordt met een gestructureerde mededeling bij uitgaande facturen, kan deze ingegeven worden door het gebruik van het "+"-teken.

Dezelfde ingave als de vorige lijn kan overgenomen worden door het gebruik van een asterisk (*). Een dubbele asterisk (**) neemt de ingave van de vorige lijn en over en gebruikt hetzelfde antwoord indien er een vraag werd gesteld door DBFACTw (zoals het tonen van de openstaande posten, waarbij steeds 'op relatie' moet geboekt worden).

Let wel dat de rekeningen 400000, 440000, 55*, 57*, die rechtstreeks gekoppeld zijn aan een journaal, kunnen gebruikt worden, maar dat dit de journalen NIET bijwerkt. Bijgevolg ontstaan er verschillen tussen het journaal en de grootboekrekening. Ze dienen in principe dus enkel gebruikt te worden bij het invoeren van een beginbalans of bij correcties

52

Manual Boekhouding

Omschrijving Valuta debet Valuta credit Debet Credit Opmerking

om de grootboekrekening te laten overeenstemmen met het desbetreffende journaal.

In het veld 'nummer' kunt u eveneens A ingeven. Daarbij worden de gegevens opgeslagen en het document onmiddellijk afgesloten zonder verdere verwittiging. Indien het document uit balans is, of het saldo in het veld 'te boeken' niet op 0, wordt hiervan melding gemaakt. Indien de wachtrekening voor het tijdelijk afsluiten niet is ingesteld zal het systeem weigeren de diverse op te slaan. Indien deze wel is ingesteld, zal het systeem melden dat de onbalans zal afgeboekt worden naar de wachtrekening. Indien op 'Ja' wordt geklikt, zal dit ook gebeuren.

Om verder aan de diverse te werken, geeft u het nummer van de diverse in het veld 'Document nr.' in (zie hoger), in plaats van het door het systeem opgegeven nummer.

Wordt door het systeem ingevuld met de met de omschrijving die bij het veld 'Nummer' hoort.

Niet gebruikt.

Niet gebruikt.

Bedrag dat op de rekening moet gedebiteerd worden.

Bedrag dat op de rekening moet gecrediteerd worden.

Dient voor de ingave van een eventuele opmerking m.b.t. de ingegeven regel.

1.1.4.5.1.3 Buttons

Lijst

Regels leegmaken Regel wijzigen

Leegmaken Import XLS

Vaste bewerking

Voor het opvragen van een lijst diverse bewerkingen op datum, relatienummer e.d.m. Het scherm voor het opvragen van de diversen is identiek.

Om alle regels uit de diverse te verwijderen.

Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Nummer' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw worden ingegeven.

Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is.

Dient om diversen rechtstreeks te importeren uit een MS Excel .

De werking is vrij eenvoudig gehouden. Selecteer eerst welk rekenblad u wenst te gebruiken. Vervolgens kan u kiezen op u in twee of drie kolommen werkt. Met twee kolommen hebt u een kolom voor het rekeningnummer, de andere bevat dan de bedragen met positieven en negatieven. In de selectie met drie kolommen het u een kolom voor de rekeningen, een kolom voor de debet-bedragen en een kolom voor de credit-bedragen.

In de velden 'Begin' en 'Einde' worden de cellenreeksen ingevuld voor de rekeningen en de bedragen. Let wel dat ze allemaal moeten aansluiten en de cellen geen tekst mogen bevatten.

In het veld 'Opmerking' kan u een vermelding invullen die in alle lijnen van de diverse worden opgenomen.

Er bestaat eveneens een veld voor het instellen van het aantal Excelwerkbladen dat moet opgenomen worden in de diverse. Het is evenwel aan te raden zich te beperken tot slechts 1 blad, daar de ingegeven cellen met cijfermateriaal in alle cellen identiek moeten zijn.

Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Opslaan Einde

53

bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen.

Om de ingegeven data op te slaan in DBFACTw. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt.

Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden: opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten).

1.1.4.5.2 Opvragen/Uitvegen

Dit selectieschermpje dient om een bepaalde diverse of een reeks diversen te selecteren om deze in bepaalde mate te kunnen wijzigen. Men kan selecteren op een bepaald documentnummer, op een reeks nummers, op een bepaalde datum of op een reeks data. Het is niet nodig tweemaal hetzelfde nummer in te vullen om 1 bepaalde bewerking te selecteren. Enkel het eerste nummer invullen is voldoende.

Š <2008-2010> TML bvba

54

Manual Boekhouding

1.1.4.5.2.1 Buttons

Analytisch

Inverteren

Verwijderen

Zoeken

Volgende Afdrukken Archief Document Sluiten

Dient, om in het geval analytische boekhouding is geĂŻnstalleerd, de analytische bewerkingen op de geselecteerde regel te bekijken.

Met deze button kan de VOLLEDIGE diverse bewerking omgekeerd worden. Op die manier is het niet meer nodig om de diverse tegen te boeken en opnieuw in te boeken wanneer de welbekende fout werd gemaakt de diverse in de verkeerde richting te boeken. Let wel dat de volledige diverse wordt omgedraaid, bijgevolg kan deze functie niet gebruikt worden indien slechts enkele lijnen omgekeerd werden geboekt.

Zoals de naam het zelf zegt wordt hiermee de VOLLEDIGE diverse verwijderd. Het dient dus niet om een bepaalde regel uit te vegen. De bewerking zou dan immers in onbalans geraken. Indien slechts enkele regels uit een grote diverse verkeerd zijn, is het dus aanbevolen deze te verbeteren in een nieuwe diverse.

Met deze button kan naar een bedrag worden gezocht in de diverse, debet of credit. DBFACTw zoekt immers in de twee kolommen tegelijk.

Let wel dat een komma (en geen punt) dient te worden gebruikt.

Om naar de volgende diverse van de selectie te gaan.

Zoals het woord zelf zegt, om deze diverse af te drukken.

Indien wordt gewerkt met de module Digitaal archief, kan deze diverse gearchiveerd worden.

Met deze button kan onmiddellijk de rekening van de geselecteerde regel opgevraagd worden. Heeft dezelfde functie als het opvragen via F9.

Om deze diverse af te sluiten.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

55

1.1.4.5.3 Lijst diverse bew erkingen

Relatie Rekening nr.

Datum velden Document velden Bedrag Journaal Grootboekrekening Datum afdruk Analytische rekening Hoeveelheid afdrukken

© <2008-2010> TML bvba

Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening Mogelijkheid om te selecteren op een datum (van – tot) Mogelijkheid om te selecteren op documentnummers (van – tot) Mogelijkheid om te zoeken op een bepaald bedrag. Let wel dat ook hier het bedrag met een komma dient te worden ingevoerd.

Om de journaalcode in te geven in dewelke de selectie moet gebeuren. Indien niets wordt ingevuld, wordt gezocht in alle diversen journalen.

Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer Mogelijkheid om de afdrukdatum op de lijst te wijzigen Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geïnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven.

Deze functie is enkel toegankelijk indien Helpkey 916013 aangevinkt staat en dient om deze hoeveelheden af te drukken.

56

Manual Boekhouding

1.1.4.5.4 Tijdelijk afsluiten diverse bew erkingen

Veranderen Variabelen - Boekhouding - Div. Bew Rekening voor tussentijdse afsluiting bewerking invullen. Dit is typisch een rekening in de klasse 499 (wachtrekeningen). Het is ten zeerste aangeraden om een specifieke rekening te gebruiken voor het tijdelijk afsluiten van de diverse bewerkingen.

Wanneer een diverse niet in balans is en er toch gevraagd wordt om het document af te sluiten en/of op te slaan, zal DBFACTw een melding geven dat de diverse niet in balans is, en zal het saldo automatisch op de hier gedefinieerde rekening boeken om de beweging in balans te krijgen. Deze bewerking kan nadien opnieuw opgeroepen worden door het nummer manueel in te geven. Op dat ogenblik zal DBFACTw de boeking op de tijdelijke rekening onmiddellijk omdraaien (het saldo komt weer open) zodat de diverse kan afgewerkt worden.

Door een grootboekrekening in te vullen schakelt het systeem in.

Er dient enkel naar het saldo van de rekening gekeken te worden om te vernemen of er nog niet afgewerkte diverse bewerkingen aanwezig zijn.

1.1.4.5.5 Importeren XLS

Protip

Import van meerdere diverse bewerkingen uit een XLS-bestand is nu ook mogelijk, via Direct-menu 680. Via een wizard kunnen één of meerdere diverse bewerkingen worden geïmporteerd waar de XLS alleen moet bestaan uit volgende kolommen:

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

57

Volgnr (indien er meerdere diverse bewerkingen moeten worden aangemaakt) Code (Kan Kxxxxxx of Lxxxxxx of Gxxxxxxx zijn waar de Klant/Leverancier/ Grootboekrekening in staat.

1.1.4.5.6 Importeren XML

1.1.4.5.7 Exporteren XML

1.1.4.6

Verkoopboek

1.1.4.6.1 Creatie/Wijzigen

Factuur nr.

Š <2008-2010> TML bvba

In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de factuur zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan.

Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand factuurnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de button <Regel wijzigen> op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden

58

Manual Boekhouding

Relatie

Betalingsvoorwaarden Factuurdatum

Vervaldatum

Referentie Soort BTW

Valuta

Totaal BTW Diconto

Kredietbeperking

Journaalcode

toegevoegd.

Het dient hier wel opgemerkt dat het onmogelijk is hier een factuur te wijzigen die in facturatie werd opgesteld. Ook het omgekeerde is waar. In facturatie is het onmogelijk een factuur te wijzigen die in de boekhouding werd opgesteld.

Hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven van de klant voor wie de factuur bestemd is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties.

Code voor de betalingsvoorwaarden van de klant, op basis waarvan de vervaldatum van het document wordt berekend.

Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document.

Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd.

Hier wordt de vervaldatum van de factuur ingegeven op basis van de factuurdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/klantgegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden.

Hier kan een eventuele referentie van de klant ingegeven worden, zoals uw bestelling van e.d.m.

Dit veld bevat een lijst met de mogelijke BTW-regelingen. Normaal (= normale toepassing van de lopende BTW tarieven), Export (= voor uitvoer van goederen buiten de EG, let op de nodige officiĂŤle attesten van uitvoer), Vrijgesteld (= fysische of rechtspersonen die in principe onder de normale BTW-regeling vallen, maar om een of andere reden een officieel attest van vrijstelling kunnen voorleggen), Medecontractant (= voor verkoop van werken in onroerende staat aan een andere BTW-plichtige), Egalisatie (= waar een bijkomende taxatie wordt toegepast op aannemers uit bepaalde sectoren zoals landbouw, en die aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen) en EEG (= voor uitvoer van goederen naar een BTW-plichtige aannemer met een geldig ondernemingsnummer uit een ander land van de EG).

Hier kan de valutacode ingegeven worden waarin het document is opgesteld. In vele gevallen wordt dit sinds de invoering van de Euro niet meer gebruikt. Deze codes kunnen aangemaakt en gewijzigd worden in Filebeheer â&#x20AC;&#x201C; Boekhoudingbestanden.

Hier wordt het totaalbedrag van de uitgaande factuur ingevuld.

Hier wordt het totaal BTW bedrag ingegeven van het document.

Hier kan het eventueel toepasselijk percentage disconto ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven.

Naargelang de instellingen in de variabelen wordt bij deze de BTW berekend op het verdisconteerd bedrag of op het volledige bedrag.

Hier kan het eventueel toepasselijk percentage kredietbeperking ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven.

In dit veld wordt het Verkoopjournaal opgegeven waarin deze

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Verminderd BTW %

59

verkoop zal opgenomen worden. Deze mogelijkheid is enkel toegankelijk indien in de parameters 'meerdere diverse journalen' geactiveerd is. In dit geval moeten de journalen worden gedefinieerd in 'Filebeheer – Boekhoudingsbestanden – journaaldefinities' en de nummering ingesteld in de boekhoudperiodes.

De nummering die eraan gegeven wordt is evenwel niet jaarafhankelijk. Eens de nummering gebruikt, kan deze in een ander boekjaar niet opnieuw gebruikt worden.

Dankzij de nummering kan onmiddellijk uitgemaakt worden van welk journaal een diverse afkomstig is. Met de toets F5 kunnen de mogelijke journalen worden opgevraagd Bepaalde openbare instellingen en NGO's mogen genieten van een verlaagd BTW percentage. In dit veld kan het toepasbare BTW percentage ingegeven worden. Voor alle duidelijkheid is dit het deel van de BTW dat de klant effectief moet betalen. Indien deze vrijstelling heeft van 75%, moet dus 25% betaald worden en moet 25% in het veld worden ingevuld.

1.1.4.6.1.1 Velden - Detail

Rekening Omschrijving BTW

Valuta Debet en credit Dienst

Opmerking

Hier wordt rechtstreeks de grootboekrekening ingevuld waarop de verkoop dient te worden geboekt.

Hier staat de omschrijving van de gebruikte grootboekrekening.

Hier wordt voor elke lijn eveneens de BTW code ingegeven. Aan de hand van de BTW code weet DBFACTw welke BTW voet toegepast moet worden en of er al dan niet disconto moet worden toegepast. De definities van de BTW code bevinden zich via Direct-menu 544.

Het eventuele bedrag in valuta van de regel. Het veld kan enkel ingevuld worden indien in de hoofding de valuta ingevuld werd.

De bedragen van de verkoop (of eventuele terugname) op de hierboven opgegeven rekening.

Dit veldje dient aangevinkt te worden indien het om een intracommunautaire verkoop van diensten gaat, dan wordt dit bedrag opgenomen in vak 44. Dit dient Uitgevinkt te staan als het om intracommunautaire verkoop van Goederen gaat, dan wordt dit opgenomen in vak 46.

Een eventuele opmerking die bij de regel past.

1.1.4.6.1.2 Buttons

Hier wordt graag verwezen naar de andere boekhoudkundige ingaves, zoals aankoopfacturen en diversen, daar als deze knoppen reeds werden besproken.

© <2008-2010> TML bvba

60

Manual Boekhouding

1.1.4.6.1.3 Practische toepassing

In de praktijk zal de facturatie in de boekhouding, wat bij DBFACTw de 'rechtstreekse facturatie in het journaal (of dagboek)' wordt genoemd, nooit of slechts in uitzonderlijke gevallen worden gebruikt. Inderdaad, enkel de gebruikers die enkel de boekhouding hebben (geen commercieel beheer of facturatie dus) zullen dit type van ingave regelmatig gebruiken om de verkopen in te geven. In het geval gefactureerd wordt via commercieel beheer of facturatie, wordt het verkoopjournaal door DBFACTw automatisch bijgewerkt.

Een van de zeldzame gevallen waarbij de rechtstreekse facturatie in het journaal zal worden gebruikt is bij het factureren van ZUIVERE BTW-BEDRAGEN, zonder verkoop van goederen. In dit geval gaat men als volgt te werk : vak Totaal : totaal bedrag van de factuur (hier bedrag van de BTW) vak BTW voet 1, 2, 3 en 4 en bijhorende vakken : LEEG vak BTW : bedrag van de gefactureerde BTW vak rekening : LEEG Op deze manier wordt enkel BTW aan de klant aangerekend en komt deze BTW in het correcte vak van de BTW aangifte. Deze bewerking is onmogelijk in commercieel beheer of in facturatie. Let wel dat de aangifte dan wel anomalieĂŤn kan vertonen.

Het is ook niet mogelijk om het document af te drukken. Deze ingave is enkel bruikbaar als ingave in het journaal.

1.1.4.6.2 Lijst

Deze lijsten hebben identiek dezelfde werkwijze als die in de andere boekhoudkundige modules zoals aankoopfacturen. Verdere bespreking of uitleg is hier bijgevolg overbodig.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding 1.1.4.7

61

Creditnotajournaal op verkopen

1.1.4.7.1 Creatie/Wijzigen

1.1.4.7.1.1 Velden - Hoofding

Creditnota nr.

Relatie

Š <2008-2010> TML bvba

In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de creditnota zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan.

Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand documentnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de button 'Regel wijzigen' op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd.

Het dient hier wel opgemerkt dat het onmogelijk is hier een creditnota te wijzigen die in facturatie werd opgesteld. Ook het omgekeerde is waar. In facturatie is het onmogelijk een creditnota te wijzigen die in de boekhouding werd opgesteld.

Hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven van de klant voor wie de creditnota bestemd is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties.

62

Manual Boekhouding Betalingsvoorwaarden Factuurdatum

Vervaldatum

Referentie Soort BTW

Valuta

Totaal BTW Disconto

Kredietbeperking

Journaalcode

Code voor de betalingsvoorwaarden van de klant, op basis waarvan de vervaldatum van het document wordt berekend.

Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document.

Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd.

Hier wordt de vervaldatum van de creditnota ingegeven op basis van de documentdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/klantgegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt DBFACTw de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden.

Hier kan een eventuele referentie van de klant ingegeven worden, zoals uw bestelling van e.d.m.

Dit veld bevat een lijst met de mogelijke BTW-regelingen. Normaal (= normale toepassing van de lopende BTW tarieven), Export (= voor uitvoer van goederen buiten de EG, let op de nodige officiële attesten van uitvoer), Vrijgesteld (= fysische of rechtspersonen die in principe onder de normale BTW-regeling vallen, maar om een of andere reden een officieel attest van vrijstelling kunnen voorleggen), Medecontractant (= voor verkoop van werken in onroerende staat aan een andere BTW-plichtige), Egalisatie (= waar een bijkomende taxatie wordt toegepast op aannemers uit bepaalde sectoren zoals landbouw, en die aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen) en EEG (= voor uitvoer van goederen naar een BTW-plichtige aannemer met een geldig ondernemingsnummer uit een ander land van de EG) Hier kan de valutacode ingegeven worden waarin het document is opgesteld. In vele gevallen wordt dit sinds de invoering van de Euro niet meer gebruikt. Deze codes kunnen aangemaakt en gewijzigd worden in Filebeheer – Boekhoudingbestanden.

Hier wordt het totaalbedrag van de uitgaande creditnota ingevuld.

Hier wordt het totaal BTW bedrag ingegeven van het document.

Hier kan het eventueel toepasselijk percentage disconto ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven.

Naargelang de instellingen in de variabelen wordt bij deze de BTW berekend op het verdisconteerd bedrag of op het volledige bedrag.

Hier kan het eventueel toepasselijk percentage kredietbeperking ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven.

In dit veld wordt het Verkoopsjournaal opgegeven waarin deze verkoop zal opgenomen worden. Deze mogelijkheid is enkel toegankelijk indien in de parameters 'meerdere diverse journalen' geactiveerd is. In dit geval moeten de journalen worden gedefinieerd in 'Filebeheer – Boekhoudingsbestanden – journaaldefinities' en de nummering ingesteld in de boekhoudperiodes.

De nummering die eraan gegeven wordt is evenwel niet jaarafhankelijk. Eens de nummering gebruikt, kan deze in een ander boekjaar niet opnieuw gebruikt worden.

Dankzij de nummering kan onmiddellijk uitgemaakt worden van welk journaal een diverse afkomstig is.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Verminderd BTW%

63

Met de toets F5 kunnen de mogelijke journalen worden opgevraagd Bepaalde openbare instellingen en NGO's mogen genieten van een verlaagd BTW percentage. In dit veld kan het toepasbare BTW percentage ingegeven worden. Voor alle duidelijkheid is dit het deel van de BTW dat de klant effectief moet betalen. Indien deze vrijstelling heeft van 75%, moet dus 25% betaald worden en moet 25% in het veld worden ingevuld.

1.1.4.7.1.2 Velden - Detail

Rekening Omschrijving BTW

Valuta Debet en credit Dienst

Opmerking

Hier wordt rechtstreeks de grootboekrekening ingevuld waarop de creditnota dient te worden geboekt.

Wordt automatisch door DBFACTw ingevuld met de omschrijving van de ingegeven grootboekrekening.

Hier wordt voor elke lijn eveneens de BTW code ingegeven. Aan de hand van de BTW code weet DBFACTw welke BTW voet toegepast moet worden en of er al dan niet disconto moet worden toegepast.

De definitie van de BTW code bevinden zich in het menupunt 8.3.9 'File Beheer' 'Boekhoudings-bestanden' â&#x20AC;&#x201C; 'BTW codes', Direct-menu 544.

Het eventuele bedrag in valuta van de regel. Het veld kan enkel ingevuld worden indien in de hoofding valuta ingevuld werd.

De bedragen van de verkoop (of eventuele terugname) op de hierboven opgegeven rekening.

Dit veldje dient aangevinkt te worden indien het om een intracommunautaire creditnota van diensten gaat, dan wordt dit bedrag negatief opgenomen in vak 44. Dit dient Uitgevinkt te staan als het om intracommunautaire creditnota van Goederen gaat, dan wordt dit negatief opgenomen in vak 46.

Een eventuele opmerking die bij de regel past.

1.1.4.7.1.3 Buttons

Hier wordt graag verwezen naar de andere boekhoudkundige ingaves, zoals aankoopfacturen en diversen, daar als deze knoppen reeds werden besproken.

1.1.4.7.1.4 Practische toepassing

In de praktijk zal de facturatie in de boekhouding, wat bij DBFACTw de 'rechtstreekse facturatie in het journaal (of dagboek)' wordt genoemd, nooit of slechts in uitzonderlijke gevallen worden gebruikt. Inderdaad, enkel de gebruikers die enkel de boekhouding hebben (geen commercieel beheer of facturatie dus) zullen dit type van ingave regelmatig gebruiken om de verkopen in te geven. In het geval gefactureerd wordt via commercieel beheer of facturatie, wordt het verkoopjournaal door DBFACTw automatisch bijgewerkt.

Een van de zeldzame gevallen waarbij de rechtstreekse facturatie in het journaal zal worden gebruikt is bij het factureren van ZUIVERE BTW-BEDRAGEN, zonder verkoop van goederen. In dit geval gaat men als volgt te werk : vak Totaal : totaal bedrag van de factuur (hier bedrag van de BTW) vak BTW voet 1, 2, 3 en 4 en bijhorende vakken : LEEG vak BTW : bedrag van de gefactureerde BTW

Š <2008-2010> TML bvba

64

Manual Boekhouding vak rekening : LEEG Op deze manier wordt enkel BTW aan de klant aangerekend en komt deze BTW in het correcte vak van de BTW aangifte. Deze bewerking is onmogelijk in commercieel beheer of in facturatie. Let wel dat de aangifte dan wel anomalieĂŤn kan vertonen.

Het is ook niet mogelijk om het document af te drukken. Deze ingave is enkel bruikbaar als ingave in het journaal.

1.1.4.8

Vaste bewerkingen

Dit is een van de functies waarbij DBFACTW u het leven gemakkelijk kan maken bij repetitieve bewerkingen.

De vaste bewerkingen dienen om periodiek terugkomende bewerkingen op een gemakkelijke manier te kunnen oproepen al dan niet met een wijzigbaar vast bedrag met een mogelijkheid een bepaalde rekening te selecteren of uit te sluiten of nog te wijzigen. Een wijziging aan deze vaste bewerkingen kunnen eveneens onmiddellijk worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

1.1.4.8.1 Kolommen

Deze velden zijn voor ons, boekhouders, vrij vanzelfsprekend. Zoals altijd bij DBFACTw werden de zaken zo eenvoudig mogelijk, maar daarom niet minder krachtig, gehouden.

1ste kolom

Rekening

Dient om de regel standaard over te nemen. Bij het overnemen van een vaste bewerking worden immers enkel die regels overgenomen die aangevinkt zijn. Deze zijn natuurlijk bij de overname in een diverse of een aankoopfactuur wijzigbaar. Het gaat hier enkel om een standaardinstelling.

Vul hier de grootboekrekening in die zal moeten worden gedebiteerd

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Omschrijving Bedrag Soort Vak

Opmerking

65

of gecrediteerd.

Wordt automatisch door DBFACTw ingevuld met de omschrijving van de rekening.

Dit veld hoeft niet verplichtend ingevuld te worden. Hier KAN dus het bedrag worden ingevuld dat vast verwerkt moet worden.

Hier wordt aangegeven of het bedrag uit vorige kolom moet gedebiteerd of gecrediteerd worden.

Duidt aan of eventueel een vak van de BTW aangifte moet worden bewerkt met de regel van de vaste bewerking (heel nuttig voor vaste bewerkingen die gebruikt worden in aankoopfacturen zoals leasings e.d.m.)

Om eventuele opmerkingen in te geven.

1.1.4.8.2 Buttons

Nieuw Opslaan Verwijderen Sluiten

Voor het aanmaken van een nieuwe vaste bewerking Om de vaste bewerking op te slaan.

Om de geselecteerde vaste bewerking te verwijderen Om het venster af te sluiten, al dan niet met het opslaan van de gegevens.

Om een vaste bewerking te wijzigen en er een rekening aan toe te voegen, is het voldoende om in de eerstvolgende vrije regel een nieuw rekeningnummer in te geven en daarna het document op te slaan.

Om een vaste bewerking te wijzigen en er een rekening uit te verwijderen, is het voldoende om de gewenste rekening uit het veld uit te vegen, alsook het bedrag en het eventuele BTW vak.

1.1.4.9

Vaste bewerkingen Analytisch

1.1.4.10 Mogelijkheden in nummer in Finboek In dit veld geeft u eerst een letter of cijfer in gevolgd door een nummer van een document of relatie.

Op de eerste positie kan de volgende letter/cijfer/teken worden gebruikt : Voor uitgaande facturen : F of 1 gevolgd door een factuur nummer.

F of 1 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking. + gevolgd door een gestructureerde mededeling Voor inkomende facturen : I of 2 gevolg door het nummer van de inkomende factuur.

I of 2 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking of op een referentie van de leverancier.

Voor klant : K of 3 kan worden gevolg door een nummer of een stukje van de naam van de klant.

Indien u niets ingeeft komt u in het normale zoekscherm om een relatie op te zoeken.

Š <2008-2010> TML bvba

66

Manual Boekhouding

Voor leverancier : L of 4 kan worden gevolg door een nummer of een stukje van de naam van de leverancier.

Indien u niets ingeeft komt u in het normale zoekscherm om een relatie op te zoeken.

Voor grootboekrekening : G of 5 kan worden gevolgd door een nummer of een stukje van de omschrijving van de grootboekrekening.

Voor uitgaande creditnotas : C of 6 gevolgd door een creditnota nummer.

C of 6 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking.

Voor inkomende creditnotas : O of 7 gevolg door het nummer van de inkomende creditnota.

O of 7 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking.

Voorbeeld F010001 voor uitgaande factuur nummer 010001 I010002 voor inkomende factuur 010002 K3 voor klant nummer 3 KTHEMIS voor klant The Missing Link

1.1.5

Klanten Het volledige directe debiteurenbeheer vinden we onder dit menu terug.

1.1.5.1

Raadplegen rekening courant Met deze functie verkrijgen we een overzicht van de documenten en andere verrichtingen die nog niet afgeboekt zijn. Anderzijds wordt dezelfde functie gebruikt om een historiek te verkrijgen van de rekening van de klant.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

67

Eerst kiest men de relatie waarvoor men deze informatie wenst op te vragen. Daarna verkrijgt men bovenstaand document.

De keuze om de historiek te zien of de openstaande boekingen, verkrijgt men met de bovenstaande instelilngen: Niet afgepunt Zelfde afpunting

Met het aanvinken van deze selectie, worden enkel de niet afgepunte bedragen van de rekening courant weergegeven.

Na selectie van een bepaalde regel worden na het aanvinken van dit selectievak, alle bewerkingen weergegeven die tegelijkertijd werden afgepunt. Let wel dat alle documenten die met de oude DOS-versie van DBFACTw werden afgepunt hetzelfde afpuntingsnummer hebben.

De kolommen bevatten onder andere volgende informatie: Datum afpunting Zoeken op document

Zoeken op datum

Zoeken op bedrag Afwijking

Waarde

Š <2008-2010> TML bvba

Opvragen op een datum van afpunting met een eventuele afwijking in aantal dagen.

Zoeken op het nummer van de factuur of de creditnota. Zoeken op bankuittreksel of diverse bewerking is hier niet mogelijk, daar het niet om documenten naar de klant toe gaat.

Zoeken op datum van de bewerking. Hier kunnen eveneens de data van documenten worden ingegeven alsook van diversen en bankbewegingen.

Zoeken op een bepaald bedrag in de bewerkingen. DBFACTw zoekt hier in debet EN in credit.

Hier kan een afwijking worden ingegeven. Deze afwijking wordt ingegeven in aantal dagen, bij een selectie op datum, of in bedrag bij een selectie op bedrag.

In dit veld wordt de waarde ingegeven waarachter wordt gezocht.

68

Manual Boekhouding Let wel dat voor het opzoeken van documenten, de letter van het documenttype moet worden ingegeven (vb. F voor factuur), onmiddellijk gevolgd door het nummer.

Met de buttons kunnen we volgende functies gebruiken Markeren

Automatisch

Document Controle

Gemiddelde Annul.Afpunting

Afdrukken Afpunten Herinneringen Sluiten

Protip

Dient om de geselecteerde regel te markeren en deze met andere te kunnen afpunten. Markeren kan eveneens door op de spatiebalk te duwen. Een tweede druk op de spatiebalk maakt de markering dan weer ongedaan. Rechtstreeks dubbelklikken met de muis op de geselecteerde regel heeft eveneens hetzelfde effect.

Met deze button kunnen documenten worden afgepunt op voorwaarde dat er geen afwijkingen in de bedragen zijn. Let wel dat het systeem enkel op bedragen gaat zoeken en niet op datum. Een volledige rekening courant die een 0 saldo heeft wordt eveneens niet afgepunt.

Gebruik deze button om het document te bekijken dat betrekking heeft op de geselecteerde regel.

Voert een controle uit op de juistheid van de afpuntingen in de rekening courant. Bij het wijzigen van een uitgaande factuur na betaling van het document of bij het uitvegen van een bankuittreksel of een diverse kunnen de afpuntingen uit balans geraken. Met deze controle worden de desbetreffende afpuntingen ongedaan gemaakt.

Maakt een berekening en geeft een lijst weer van de gemiddelde betalingstermijn van de klant.

Maakt de afpuntingen ongedaan, met verschillende keuzemogelijkheden : Deze regel: maakt de afpunting op de geselecteerde regel ongedaan.

Komt op hetzelfde neer als een tweede maal duwen op de spatiebalk.

Tijdelijke afp.: Alle lopende afpuntingen worden ongedaan gemaakt.

Heel nuttig bij pogingen rekeningen aan te zuiveren.

Regels onbalans: Hier worden opnieuw controles uitgevoerd op afpuntingen die in onbalans zijn. De onjuiste afpuntingen worden hiermee ongedaan gemaakt.

Alle regels: Alle regels in de rekening courant worden hiermee ongedaan gemaakt.

Annuleren: Annulatie van de functie Hiermee wordt rekening courant afgedrukt, met mogelijkheid van selectie datumvork en verschillende types lijsten.

Bij het gebruik van deze button worden de tijdelijke afpuntingen weggeschreven op voorwaarde dat de selectie in balans is.

Geeft de mogelijkheid om onmiddellijk een herinnering of rekeninguittreksel op te roepen en af te drukken indien gewenst.

Sluit het scherm af en vraagt desnoods of de wijzigingen moeten worden weggeschreven.

Om rekening courant van de relatie 'Contante klanten' af te punten, is er een gemakkelijkere werkwijze voorzien dan regel per regel te markeren.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

69

Het is mogelijk om in ĂŠĂŠn klik de regels van de kasverkopen van dezelfde dag met de regels van de kasmutatie die DBFACTw zelf aanmaakt (de ontvangsten kasverkopen en de factuur) af te punten. Je kan dit doen door een regel te selecteren (= deze regel aan te klikken met de muis) van die datum en dan rechtermuisklik te klikken op de button <Markeren >. Vervolgens komen de regels van de kasverkopen van die datum, samen met de regels 'ontvangsten kasverkopen' en de regel van de factuur (afsluit kasverkopen) met een sterretje '*' en kunnen deze ineens afgepunt worden door te klikken op de button <Afpunten>.

1.1.5.2

Automatische afpunting Deze functie heeft als doel de rekening courant van de klanten in de mate van het mogelijke af te punten. DBFACTw gaat automatisch op zoek naar facturen en bijhorende betalingen op basis van het factuurnummer. Dit houdt in dat de betaling of de diverse bewerking moet geboekt zijn op documentnummer en niet op relatie.

Indien DBFACTw een factuur en een betaling terugvindt met hetzelfde documentnummer EN dat het totaal debet en het totaal credit van het document gelijk zijn, zal het programma de bewerkingen met elkaar afpunten.

Mogelijks zijn er bewerkingen geboekt op relatie (zoals de beginstituatie van een boekhouding of een globale gedeeltelijke betaling van meerdere documenten), waardoor geen documentnummer aanwezig is. Deze bewerkingen worden dus niet afgepunt. Om dit probleem op te lossen bestaat de mogelijkheid het veld "0-rekeningen afpunten" aan te vinken. Met deze optie worden alle rekeningen courant die een 0-saldo vertonen afgepunt, gelijk of er bij de bewerkingen een documentnummer werd gebruikt of niet.

Vanzelfsprekend worden twee aparte rekeningen (zoals klant x en leverancier x, of klant x waarop facturen zijn geboekt en klant y waarop de betalingen zijn geboekt) niet afgepunt, al kunnen deze rekeningen gecompenseerd worden.

1.1.5.3

Gemiddelde betalingstermijn Rechtstreekse toegang tot de functie toegankelijk in 'rekening courant klanten' (zie hoger 66 ). Laat toe de gemiddelde betalingstermijn van de klant zien, alsook de betalingstermijn per document.

1.1.5.4

Lijst mutaties rekening-courant Drukt de volledige lijst af van alle bewegingen op een specifieke rekening courant, met de mogelijkheid tot het instellen van een datumvork.

Ook kan gevraagd worden alle bewegingen weer te geven of enkel de niet afgepunte.

Š <2008-2010> TML bvba

70 1.1.5.5

Manual Boekhouding Lijst facturen en creditnota's Drukt de volledige lijst af van alle facturen en creditnota's, gesorteerd op naam of nummer van de relatie, met de mogelijkheid een selectie uit te voeren op naam en datumvork.

1.1.5.6

Lijst klanten met kredietlimiet Drukt de lijst af van alle klanten met een kredietlimiet, van de klanten met een kredietlimiet die een openstaand saldo hebben of van de klanten met een kredietlimiet die geen openstaand saldo hebben, volgens de gemaakte selectie.

1.1.5.7

Globale situatie klanten Drukt de volledige lijst af van alle klanten die een openstaand saldo hebben (positief of negatief) op basis van alle niet afgepunte bewerkingen. Deze lijst is in principe voorzien voor de versies van DBFACTw zonder boekhouding. Deze lijst geeft geen correcte resultaten voor de gebruikers van een pakket met boekhouding. De lijst die in de plaats hiervan moet gebruikt worden is de vervaldagbalans klanten.

1.1.5.8

Lijst geblokkeerde relaties Hoewel hier over een lijst wordt gesproken, zou de term beheer meer gepast zijn. Dit scherm geeft een niet afdrukbare lijst van de relaties die in de relatiefiche geblokkeerd werden, met een mogelijkheid om deze blokkering ongedaan te maken.

Via de relatiewerklijst zijn echter vandaag veel meer uitgebreide selecties mogelijk. Ook daar kunt u meerdere relaties tegelijkertijd deblokkeren of juist wel blokkeren. Zie daarvoor 'relatiewerklijst'.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding 1.1.5.9

71

Vervaldagbalans klanten

Hier bestaat de mogelijkheid de volledige vervaldagbalans klanten op te vragen, met verschillende selectiemogelijkheden : Bovenaan kunt u de relaties selecteren via de Relatieselector, indien geen selectie is gemaakt, worden alle klanten in deze vervaldagbalans mee opgenomen.

Divisie Tijd

Dagen vervallen Vertegenwoordiger Sorteren Onbekend

Resultaat

Š <2008-2010> TML bvba

Mogelijkheid om de klanten van slechts 1 divisie op te vragen.

Keuze tussen verleden en toekomst. Hierdoor kan men lijsten bekomen van facturen die reeds vervallen zijn, per 30, 60 of 90 dagen; of van de facturen die moeten vervallen in de Toekomst binnen de 30, 60 of 90 dagen. Het aantal dagen is in te stellen via Direct-menu 4 Veranderen variabelen, Tabblad Boekhouding, Tabblad Lijsten.

Aantal dagen na de vervaldatum.

Geeft de mogelijkheid om slechts die klanten te selecteren die toegewezen zijn aan een bepaalde vertegenwoordiger.

Mogelijkheid om de lijst te sorteren op naam, op relatienummer of op saldo.

Hiermee kunnen de uitgaande facturen of documenten zonder vervaldag (zoals dit het geval is bij diverse bewerkingen) in detail weergegeven worden of samen op 1 lijn gegroepeerd worden.

De eerste keuze (naar report) stuurt de lijst naar de printer of het

72

Manual Boekhouding scherm, louter ter consultatie. Naar 'overzicht in grid' daarentegen geeft de mogelijkheid om de gegevens verder te bewerken.

In de bovenste grid komt een overzicht met alle klanten die nog een openstaand saldo hebben. De tweede grid geeft het detail van de openstaande documenten van de geselecteerde relatie. De gedetailleerde rekening courant van de klant kan onmiddellijk opgevraagd worden met de button < RC>. Een detail van een document kan eveneens worden opgevraagd. Daarvoor is het voldoende een document in de tweede helft te selecteren en de button <Zoom> te gebruiken.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

73

1.1.5.10 Herinneringen

Het systeem van de herinneringen is volledig herwerkt in DBFACTw. De mogelijkheid bestaat nu om het niveau van herinnering te wijzigen (alle kolommen met het #-teken zijn aanpasbaar), de tekst van de herinneringen te bewerken teneinde deze te personaliseren, ze via verschillende middelen op te sturen (printer, fax, E-mail, â&#x20AC;Ś), het E-mail adres of het faxnummer te wijzigen alsook een werklijst aan te leggen voor de te versturen herinneringen. Er wordt ook een mogelijkheid gegeven herinneringen of gewone rekeninguittreksels op te sturen. Indien de klant een creditsaldo vertoont, wordt trouwens automatisch een rekeninguittreksel opgestuurd in plaats van een herinnering, naargelang de instellingen in veranderen variabelen.

In de kolom "Laatst verstuurd" wordt de datum vermeld waarop voor die relatie het laatst een herinnering werd aangemaakt.

Om een goede werking van de herinneringen te waarborgen moet minimaal Internet Explorer 6 geĂŻnstalleerd zijn. Oudere versies van Explorer kunnen fouten veroorzaken die niet onder de verantwoordelijkheid van TML kunnen vallen.

1.1.5.10.1 Instellingen Herinneringen

Herinneringen kunnen worden gedefineerd in File beheer-Herinnering bestanden 1.1.5.10.2 Opties om de herinneringen samen te stellen

Soort

Š <2008-2010> TML bvba

Hier wordt gekozen tussen herinnering of rekeninguittreksel. Het uittreksel is gewoon een weergave van het cijfermateriaal en hierbij wordt het niveau van herinnering niet aangepast.

74

Manual Boekhouding Relatie Divisie

Interessecode Aantal in buffer

De mogelijkheid wordt hier gegeven om een bepaalde relatie te selecteren.

Bij bedrijven met meerdere divisies wordt hier de mogelijkheid geboden de klanten te selecteren van een bepaalde divisie, teneinde ze apart te laten opvolgen door een verantwoordelijke van de divisie.

Wordt gebruikt om een selectie te maken op klanten met een of geen welbepaalde interessecode.

Dit vak geeft het aantal herinneringen dat werd berekend weer.

1.1.5.10.3 Buttons

Berekenen

Globaal markeren Globaal demarkeren

Voorbeeld RC Uitvoeren

Leegmaken Werklijst

Afdrukken Bewerk RTF

Sluiten

Bij het gebruik van deze button worden de vervallen en niet afgepunte bewegingen in de rekeningen courant klanten geselecteerd en in de grid weergegeven.

Met deze button worden alle relaties in de grid geselecteerd om uit te voeren.

Hiermee wordt de selectie van de relaties ongedaan gemaakt. Na het gebruik van deze button is dus geen enkele relatie meer geselecteerd.

Geeft een afdrukvoorbeeld van de herinnering van de geselecteerde relatie in de grid.

Geeft de rekening courant weer van de geselecteerde relatie in de grid Verwerkt de selecties (gemarkeerde regels) tot herinneringen en werkt het niveau van de herinnering bij. Na uitvoer verdwijnt de regel uit de grid.

Maakt de grid volledig leeg.

In DBFACTw is het nu mogelijk geworden werklijsten van herinneringen aan te maken teneinde deze over verschillende dagen of op verschillende ogenblikken te kunnen afwerken. Met de button kan de werklijst aangemaakt worden door aan de bestaande toe te voegen of de bestaande te overschrijven. Een mogelijkheid bestaat eveneens om de bestaande lijst in te lezen. Bij het opslaan van de lijst wordt de volledige selectie in de grid weggeschreven. Op die manier is het mogelijk om verschillende selecties te maken, die op te slaan in de werklijst en ze dan allemaal samente behandelen.

Drukt de gegevens uit de grid in lijstvorm af.

Hier wordt de mogelijkheid geboden de tekst van de herinnering van de geselecteerde regel te bewerken. Dit gebeurt in MS Word. Let wel dat de wijzigingen worden opgeslagen voor de lopende rappel, maar niet voor de volgende rappels. Eens de rappels afgesloten worden de wijzigingen eveneens ongedaan gemaakt. Indien een tekst werd gewijzigd, verschijnt in de grid een * in de kolom RTF. Sluit de het scherm van de herinneringen af.

1.1.5.10.4 Wijzigingen in de grid

Zoals reeds geweten, kunnen geen gegevens in de grid zelf worden gewijzigd. Dit is een algemene regel in DBFACTw, en op elke algemene regel zijn er natuurlijk uitzonderingen. De kolommen waarvan de naam voorafgegaan wordt door een #-teken kunnen wel gewijzigd worden. Daartoe volstaat het om op het te wijzigen veld te klikken en de 'verbeterde' gegevens in te voeren.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

#Rap.

#Type

#E-mail

#Fax nr.

75

Geeft de mogelijkheid het rappelniveau momenteel te wijzigen. Bij het uitvoeren van de rappels gaat het niveau wel op de normale manier naar omhoog. Voorbeeld: een rappel met opgegeven niveau 3 kan veranderd worden in niveau 1. Op die manier wordt de eerste herinnering afgedrukt. Bij het uitvoeren, wordt het niveau wel veranderd in 4, en niet naar 2.

In deze kolom kan de wijze van versturen van de herinnering worden gewijzigd. Ook bestaat hier een mogelijkheid om geen rappel af te drukken of deze enkel in de lijsten te laten voorkomen.

Geeft de mogelijkheid het E-mail adres te wijzigen waarnaar de herinnering zal verstuurd worden. Een wijziging van dit adres wordt evenwel NIET opgenomen in de relatiefiche.

Geeft de mogelijkheid het faxnummer te wijzigen waarnaar de herinnering zal verstuurd worden. Een wijziging van dit nummer wordt evenwel NIET opgenomen in de relatiefiche

1.1.5.10.5 Stappenplan Herinneringen

Hoe kan ik herinneringen versturen ?

In DBFACTw kan u herinneringen versturen naar klanten die facturen hebben openstaan die vervallen zijn, met andere woorden de halsstarrige, laattijdige betalers. Naar deze klanten dient ten gepaste tijde een herinnering gestuurd te worden. Hoe kunt u dit doen ?

1. Aanmaken van type herinneringen Eerst moet u bepalen hoeveel types herinneringen er moet kunnen verstuurd worden. Deze herinneringstypes vindt u terug via Direct-menu 550.

Er kunnen maximaal 8 herinneringstypes aangemaakt worden, waarbij type 1 steeds de eerste herinnering is en type 8 steeds de hoogste herinnering. Vanzelfsprekend moeten niet alle 8 types aangemaakt worden en kan een maximum van 4 gelden. Type 9 wordt wel steeds gebruikt voor het rekeninguittreksel. Deze laatste wordt aangemaakt op aanvraag en wordt automatisch door DBFACTw gebruikt indien de klant een creditsaldo vertoont (bvb. ten gevolge van een voorschotbetaling). Bij het opstellen van de gewone herinneringen worden de rekeninguittreksels echter nooit automatisch aangemaakt.

Bij elk type herinnering kan gespecifieerd worden of er intresten en kosten moeten vermeld worden.

Deze worden dan samengeteld vermeld op de herinnering. Voor deze intresten en kosten wordt echter geen enkele boeking aangemaakt. Deze kosten worden ook niet bij een volgende factuur aangerekend.

2. Herinneringsteksten instellen Per type herinnering kan een afzonderlijke tekst aangemaakt worden. Deze teksten worden per herinneringstype ingegeven in Direct-menu 551.

De eerste herinnering die u naar een klant zal sturen zal natuurlijk liefst niet zo ernstig klinken als de tweede herinnering. Voor elke type herinnering wordt de mogelijkheid geboden een aparte ondertekenaar te vermelden of de algemene contactpersoon voor de herinneringen te gebruiken. Per herinnering kan eveneens de tekst in de 6 talen van DBFACTw opgesteld worden.

Het eerste tabblad (Algemeen) wordt gebruikt voor de herinneringen die per post of fax worden

Š <2008-2010> TML bvba

76

Manual Boekhouding opgestuurd. Een aparte tekst kan voorzien worden indien de herinneringen per e-mail opgestuurd moeten worden. Let wel dat de tekst MOET aangemaakt zijn indien herinneringen per e-mail opgestuurd worden.

1.1.5.11 Verkoopfacturen rappelstatus werklijst Met deze werklijst kan men de verkoopfacturen opvolgen waar door welke reden ook, tijdelijk 'buiten het circuit' van de herinneringen gehouden moet worden.

De meeste kolommen zijn eenvoudig te bespreken Zo kunnen we pér factuur gaan bijhouden.

Rappelnum Dit is een indicatie voor DBFACTw om een idee te hebben hoeveel keer deze factuur mer reeds op een rappels is voorgekomen. Er wordt verwezen naar de informatie over herinneringen om precies te begrijpen wat hiermee bedoeld wordt. In het kort betekent dat een hogere nummer er van uit gaat dat de klant automatisch ook een hoger (strenger) niveau van rappel gaat verkrijgen.

Rappelstat Indien een factuur (tijdelijk) niet in beschouwing moet genomen worden voor de us herinneringen, kan men hier de status gaan wijzigen.

Protip

Standaard worden in DBFACTw automatisch twee statussen voorzien, "wel" en "niet" (of blanco, dat is hetzelfde als "wel").

Indien men echter statussen wenst toe te voegen, kan dit via het statussenbeheer, met type 'Rappelstatus'. Op die manier kunt u makkelijk eventueel 'substatussen' gaan creëren, die extra informatie geven over 'wel' of 'niet', bv. 'niet - in behandeling JP' of 'niet - in behandeling door JM'.

Kunst is dat de 'waarde' van een status er voor zorgt dat het in de groep 'wel' of 'niet' valt om bv. ook af te drukken op de

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

77

rappels. < 50 = wel in rekening brengen bij herinneringen > 50 = niet in rekening brengen bij herinneringen Indien echter voor een bepaalde klant nooit een herinnering moet opgestuurd worden, is het aan te raden in de relatiefiche, tabblad extra 2, de soort herinnering op 'Geen' te zetten. Laattijdig openstaande facturen van deze klant worden dan niet in de herinneringen opgenomen.

Ten einde deze lijst makkelijk op te volgen, kan men via de factuur selectie de nodige keuzes maken.

Ook op de herinneringen gaat hier in zekere zin rekening mee gehouden worden.

Nieuw

Opvragen Wijzigen

Markeren Zoeken

Bijkomende mogelijkheid is dat we hier 'memo's kunnen koppelen aan de documenten, zodat iemand in de administratie uitleg kan geven waarom een status gewijzigd werd. De button <Nieuw> zal een leeg schermpje openen, zodat daar een memo ingegeven kan worden, direct gekoppeld aan de betreffende factuur. Via de button <Opslaan> zal automatisch de memo worden bijgehouden en in de grid links worden getoond, samen met de gebruiker die de memo aangemaakt heeft.

Hier kunt u de relatie gegevens, de relatiefiche, rekening courant van deze klant en de factuur mee opvragen.

Een heleboel facturen samen kunnen tegelijkertijd aangepast worden. Volgende mogelijkheden zijn ingebouwd: Rappelnummers aanpassen naar een vast getal Rappelnummers met x verminderen De rappelstatus van de gemarkeerde documenten collectief op dezelfde status zetten.

Om verschillende lijnen te markeren of te demarkeren.

Een handige tool in heel wat werklijsten ingebouwd: Door op Zoeken te klikken, verkrijgt men een veld waar men ofwel een factuurnummer, ofwel een archiefbarcode (indien men deze module heeft) kan inscannen. Indien het document reeds in de lijst staat, wordt automatisch gepositioneerd op dit document. Indien het document nog niet in de lijst voorkomt (maar wel bestaat in het dossier), wordt de factuur automatisch in de lijst toegevoegd.

Dit opent het overzicht van de gekoppelde documenten.

Document en Export Om te exporteren.

Afdrukken Volgens de selectie, wordt de lijst afgedrukt.

De eerste mogelijkheid drukt de lijst af met hun respectievelijk rappelstatussen.

De tweede mogelijkheid zorgt voor dezelfde lijst, maar drukt automatisch ook de memo's er bij af. De facturen zonder memo's worden eveneens afgedrukt.

Sluiten Sluit het scherm af en vraagt desnoods of de wijzigingen moeten worden weggeschreven.

Š <2008-2010> TML bvba

78

Manual Boekhouding

1.1.5.11.1 Verkoopfacturen rappelstatus globaal w ijzigen

U kunt van de gemarkeerde facturen in de lijst een aantal gegevens gemeenschappelijk wijzigen.

Rappelnummer / vast nummer Rappelnummer / met ... verminderen Rappelstatus

1.1.6

U geeft alle gemarkeerde documenten dezelfde rappelnummer U wenst alle gemarkeerde facturen met hetzelfde aantal verminderen, bv. indien een bepaalde reeks herinneringen niet werd opgestuurd.

Alle gemarkeerde documenten krijgen dezelfde rappelstatus toegewezen

Leveranciers Alle mogelijkheden in dit menu-gedeelte zijn zeer gelijklopend met de functies van bij de klant. U kan dus gemakkelijk alle mogelijkheden bekijken in dat punt.

Let wel dat in de grid de status van de factuur eveneens in een van de kolommen wordt weergegeven.

Uiteraard is de knop 'herinneringen' hier niet aanwezig, daar u nooit zelf een herinnering gaat sturen naar een leverancier voor een factuur die nog niet werd betaald.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding 1.1.6.1

79

Vervaldagbalans Leveranciers

Hier bestaat de mogelijkheid de volledige vervaldagbalans leveranciers op te vragen, met verschillende selectiemogelijkheden : Bovenaan kunt u de relaties selecteren via de Relatieselector, indien geen selectie is gemaakt, worden alle leveranciers in deze vervaldagbalans mee opgenomen.

Divisie Tijd

Enkel niet verzonden betaling Afdruk Sorteren Resultaat

Leveranciers

Š <2008-2010> TML bvba

Mogelijkheid om de klanten van slechts 1 divisie op te vragen.

Keuze tussen verleden en toekomst. Hierdoor kan men lijsten bekomen van facturen die reeds vervallen zijn, per 30, 60 of 90 dagen; of van de facturen die moeten vervallen in de Toekomst binnen de 30, 60 of 90 dagen. Het aantal dagen is in te stellen via Direct-menu 4 Veranderen variabelen, Tabblad Boekhouding, Tabblad Lijsten.

Geeft enkel de aankoopfacturen op de vervaldagbalans weer, die niet als status 'verzonden' hebben.

Geeft de mogelijkheid om deze lijst staand of liggend weer te geven.

Mogelijkheid om de lijst te sorteren op naam, op relatienummer of op saldo.

De eerste keuze (naar report) stuurt de lijst naar de printer of het scherm, louter ter consultatie. Naar 'overzicht in grid' daarentegen geeft de mogelijkheid om de gegevens verder te bewerken.

Geeft de mogelijkheid om alle leveranciers / alleen leveranciers met valuta of

80

Manual Boekhouding alleen Niet-Belgische leveranciers weer te geven.

1.1.7

Grootboekrekeningen

1.1.7.1

Opvragen grootboekrekening Grootboekrekeningen kunnen opgevraagd worden via Direct-menu 166 of via F9

1.1.7.1.1 Buttons

Sorteren Op 0 zetten

Journaal tot.

Markeren

Om de regels naar boven of naar onder te sorteren.

Met deze button worden de lopende afpuntingen ongedaan gemaakt, zodat opnieuw met een propere lei kan begonnen worden aan de reconciliatie van de bedragen.

Via deze button kan je het totaal saldo zien per journaal. Zo kunnen fouten gemakkelijker opgezocht worden en kan er nagekeken worden of er boekingen zijn gebeurd via diversen.

Dient om de geselecteerde regel te markeren om deze met anderen te kunnen afpunten. Markeren kan eveneens door op de spatiebalk te duwen. Een tweede druk op de spatiebalk maakt de markering dan weer ongedaan. Rechtstreeks dubbelklikken met de muis op de geselecteerde regel heeft eveneens hetzelfde effect. Een gemarkeerde regel kan herkend worden aan het blokje aan de linkerkant van de grid die in dat geval

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Globaal mark.

Controle

Document Afdrukken Vorige Volgende Afpunten

Sluiten

1.1.7.2

81

ingedrukt lijkt.

Om alle regels tegelijk te markeren/demarkeren Voert een controle uit op de juistheid van de afpuntingen in de rekening.

Bij het wijzigen van een binnenkomende factuur of bij het uitvegen van een bankuittreksel of een diverse kunnen de afpuntingen uit balans geraken. Met deze controle worden de desbetreffende afpuntingen ongedaan gemaakt.

Gebruik deze button om het document te bekijken dat betrekking heeft op de geselecteerde regel.

Hiermee worden de mutaties van de grootboekrekeningen afgedrukt zoals weergegeven in de grid.

Om naar de vorige grootboekrekening te gaan.

Om naar de volgende grootboekrekening te gaan.

Bij het gebruik van deze button worden de tijdelijke afpuntingen weggeschreven op voorwaarde dat de selectie in balans is.

Sluit het scherm af en vraagt desnoods of de wijzigingen moeten worden weggeschreven

Raadplegen grootboekrekeningen per jaar

Met dit scherm is het mogelijk grootboekrekeningen te raadplegen die in het opgegeven boekjaar werden gebruikt. Op deze manier krijgt men een praktisch overzicht enkel met de gebruikte rekeningen. Het selectieniveau kan ingesteld worden met het aantal karakters in de rechtse kolom.

Na gebruik van de button <Berekenen> is het mogelijk de verschillende klassen op of dicht te klappen naar wens, zoals in het voorbeeld hieronder.

Door te dubbelklikken op een grootboekrekening verkrijgt men het inmiddels bekende scherm 'opvragen grootboekrekening'

Š <2008-2010> TML bvba

82

1.1.7.3

Manual Boekhouding

Export vergelijking grootboekrekeningen

Met deze functie kunt u twee boekjaren met mekaar vergelijken. Er wordt daarbij een bestand aangemaakt van het type XLS, Microsoft Excel (R), het type DBF, Foxpro of dBASE IV bestand, of type XML. De bestandsnaam wordt daar onder ingegeven.

De tabel bevat volgende kolommen c_rekening c_omschr jan_XXXX ... total_XXXX jan_YYYY ... total_YYYY

Grootboekrekening nummer omschrijving grootboekrekening de maandsaldo's per grootoboekrekening Totale saldo van de grootboekrekening De maandsaldo's van het vergelijkende boekjaar, per grootboekrekening Totale saldo van de grootboekrekeningen van het vergeiljkende boekjaar

waarbij XXXX het boekjaar betekent, en YYYY verwijst naar het vergelijkend boekjaar.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

1.1.8

Centralisatie en afsluiting

1.1.8.1

Centraliseren

83

Bij de centralisatie hebt u de keuze tussen het tijdelijk centraliseren en het definitief centraliseren.

1.1.8.1.1 Tijdelijke centralisatie

Bij een tijdelijke centralisatie worden de gegevens slechts tijdelijk in het grootboek weggeschreven.

Verbeteringen in de gecentraliseerde periode zijn dan nog steeds mogelijk, precies alsof de periode niet gecentraliseerd was. Diversen, bankboeken en kasboek worden steeds onmiddellijk tijdelijk gecentraliseerd bij de eerste ingave. Indien een document wordt gewijzigd, dient de centralisatie opnieuw uitgevoerd te worden om de gegevens in het grootboek zichtbaar te maken.

In het geval het vorige boekjaar niet is afgesloten, hebt u eveneens de mogelijkheid om de niet afgesloten balans van het vorige boekjaar over te nemen in het huidige boekjaar. Daarbij maakt DBFACTW eveneens de berekening van het resultaat aan de hand van de reeds ingegeven bewerkingen. Dit resultaat wordt vanzelfsprekend mee in de balans overgenomen. Let wel dat deze functie slechts teruggaat tot 1 niet afgesloten boekjaar.

Bij een tijdelijke centralisatie worden alle gegevens naar het grootboek overgedragen, ongeacht de datum.

Mogelijke niet afgesloten kasverkopen worden door het systeem naar de rekening 700000 geboekt, teneinde deze toch op de omzet te laten verschijnen. Vanzelfsprekend worden de rekeningen 400000 en 451000 mee opgenomen voor de bedragen uit de niet afgesloten kasverkopen. De boekhouding zou anders niet meer in balans zijn.

1.1.8.1.2 Definitieve centralisatie

Bij een definitieve centralisatie worden de gegevens onherroepelijk overgenomen in het grootboek.

Daardoor kunnen bestaande documenten in de gecentraliseerde periode niet meer gewijzigd worden.

Bij de definitieve centralisatie moet wel een datum worden ingegeven. Let wel dat alle gegevens tot en met die datum geblokkeerd worden. Enkel ingave van nieuwe diverse bewerkingen op de laatste datum van de centralisatie is nog mogelijk. Facturen of andere documenten nog boeken in die periode is onmogelijk.

Indien het vorige boekjaar niet afgesloten is, wordt een definitieve centralisatie niet toegestaan.

Š <2008-2010> TML bvba

84

Manual Boekhouding Zo ook mogen er geen niet afgesloten kasverkopen aanwezig zijn. Dit is normaal daar deze nadien niet meer kunnen geboekt worden.

Een defintieve centralisatie is in DBFACTw slechts noodzakelijk bij de afsluiting van het boekjaar.

Bij de definitieve centralisatie is het niet toegestaan andere bewerkingen in het pakket uit te voeren en mag slechts die gebruiker ingelogd zijn die de centralisatie uitvoert.

1.1.8.2

Boekjaar afsluiten

Bij deze bewerking wordt het boekjaar afgesloten en de balans overgedragen naar het volgend boekjaar. De mogelijkheid bestaat om deze overdracht niet uit te voeren. In dit laatste geval zal de balans wel manueel moeten ingegeven worden via diverse bewerkingen.

Er zijn voorwaarden verbonden aan het afsluiten van een boekjaar : de som van klasse 6 en klasse 7 moet op 0 staan. Wat concreet betekent dat het resultaat moet verwerkt zijn. De balans kan anders onmogelijk juist zijn.

Het boekjaar moet definitief gecentraliseerd zijn tot op de laatste datum van het boekjaar. Er mogen dus geen niet gecentraliseerde bewegingen zijn.

Na de afsluiting kunnen evenwel nog alle lijsten afgedrukt worden, zelfs jaren nadien. DBFACTW houdt immers alle gegevens van alle voorgaande boekjaren bij op voorwaarde dat de betrokken boekjaren niet werden uitgeveegd. Ook alle voorgaande documenten kunnen nog steeds opgevraagd en afgedrukt worden. Op die manier blijft het steeds mogelijk de volledige historiek van alles wat denkbaar is op te volgen.

Na de afsluiting blijft het ook nog steeds mogelijk een standaard kasverkoop van een afgesloten boekjaar te factureren aan een klant. De factuur wordt vanzelfsprekend wel opgesteld in het nieuwe boekjaar.

Om het boekjaar af te sluiten dient u dus volgende stappen te volgen als enige gebruiker in DBFACTw: Ter controle (indien niet zeker is of het resultaat verwerkt is): 1) Tijdelijke centralisatie via menupunt 3.5.1 en het vinkje bij 'Balansrekeningen en resultaat overdragen' aanvinken om de resultaten over te dragen en een juiste weergave te hebben.

2) Proef- en saldibalans opvragen via Direct-menu 187 en nakijken, dat het resultaat verwerkt is

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

85

en deze op 0 staat. (Indien deze balans niet op 0 staat, dient het resultaat via een Diverse boeking nog weggeboekt/verwerkt te worden.)

Om af te sluiten: 3) Definitieve centralisatie via menupunt 3.5.1 en de laatste dag van het af te sluiten boekjaar ingeven.

4) Afsluiting boekjaar via Direct-menu 173, dan wordt de diverse aangemaakt om de openingsaldo naar het nieuwe boekjaar over te dragen.

5) Opnieuw tijdelijke centralisatie via menupunt 3.5.1 om een correcte weergave te hebben van de proef- en salidbalans.

Indien de bestandsgrootte van uw dossier een bepaalde omvang krijgt en/of er komen meldingen op het scherm dat er bepaalde bestanden bijna de maximum grootte hebben bereikt, dan bestaat de mogelijkheid om oudere boekjaren uit te vegen. Deze functionaliteit laat u toe om complete boekjaren te verwijderen uit DBFACTw, inclusief documenten, historieken,...

We hebben ervoor gekozen dit toe te laten tot 3 jaar terug voor klanten die geen volwaardige boekhouding voeren met DBFACTw. Let wel: Hou er evenwel rekening mee dat indien u wel uw boekhouding doet in DBFACTw, de wet voorschrijft dat u deze gegevens minimum 10 jaar dient te bewaren.

Via Direct-menu 1267 kan een boekjaar worden uitgeveegd. Het scherm is ook gebonden aan een nieuw recht, zijnde Recht 214.

Vooraleer gebruik te maken van deze functionaliteit dient u er zich van te vergewissen dat u dit wel wenst en dat u een backup heeft genomen van DBFACTw. Als laatste drukken we er op dat het gebruik van deze functionaliteit en dus het verwijderen van informatie uit uw DBFACTw-dossier uw verantwoordelijkheid is en TML in geen enkel geval aansprakelijk kan worden gehouden.

1.1.9

Boekhoudkundige lijsten Alle mogelijke wettelijk verplichte, maar ook tal van andere lijsten zijn via deze menu-optie toegankelijk. Op een aantal lijsten komen regelmatig dezelfde velden terug. Hieronder worden een aantal van deze velden beschreven: Datum afdruk Van datum Tot datum Soort lijst

Grootboekrekening

© <2008-2010> TML bvba

Datum die op de lijst verschijnt Eerste datum van selectie van de gegevens Laatste datum van selectie van de gegevens Compleet (alle gegevens van de documenten worden weergegeven, elke transactie op rekening 700000 op 1 factuur wordt weergegeven) Samenvatting (enkel de hoofding van de factuur wordt weergegeven, zonder rekeningen) Groeperen (alle zelfde grootboekrekeningen worden samengenomen op 1 lijn voor éénzelfde document) Compleet (alle grootboektransacties worden weergegeven)

86

Manual Boekhouding Niet afgepunt Compacteren Tot datum (cumul)

1.1.9.1

Enkel de niet afgepunte bedragen worden weergegeven De grootboekrekeningen die voor compacteren gemarkeerd werden worden hiermee samengenomen tot 1 lijn per boekhoudperiode.

Datum tot dewelke de lopende totalen worden gecumuleerd sedert het opstarten van DBFACT of DBFACTw.

BTW Met deze functie kan de volledige BTW-administratie voldaan worden. Hierbij maken we het onderscheid tussen: 1.

2.

3.

4.

De aangifte zelf Een overzicht van de Saldi van de BTW-rekeningen BTW omzetvergelijking Vergelijking van de BTW vakken

1.1.9.1.1 BTW aangifte

Met deze functie worden de (drie)maandelijkse BTW aangiften opgesteld. Deze lijst wordt, zoals steeds in DBFACTw, datum gestuurd. Het is dus mogelijk een aangifte te maken over een bepaalde dag, over een week, een maand, een trimester of een jaar.

De mogelijkheid bestaat om de BTW aangifte op het scherm of printer op te vragen en om een bestand aan te maken dat vandaag met Intervat elektronisch verstuurd kan worden, het volstaat om het vinkje Aan te vinken bij "Maak Intervat XML bestand".

Met de BTW aangifte en de andere BTW-documenten wordt het eveneens mogelijk om bijlagen mee te sturen. Klik daarvoor op de button <Bijlagen> en voeg de nodige documenten toe met de button <Toevoegen>.

De documenten in bijlage mogen enkel volgende extensies zijn: - .pdf (Portable Document Format), - .tif en .tiff (Tagged Image Format) - .jpg en .jpeg (Joint Photographic Experts Group).

Eens de bestanden definitief toegevoegd zijn, worden deze bij overname samengevoegd in één gecomprimeerd bestand die de bijlagen en de aangifte zelf zal bevatten. Dit bestand bevindt zich standaard in de map Bfiles en moet dan doorgestuurd worden naar de administratie via Intervat.

De extensies van de gecomprimeerde bestanden zijn : - .VAT voor de BTW aangifte - .IC voor de Intracommunautaire opgave - .LK voor de BTW listing In geval dat een aangifte met bijlagen wordt doorgestuurd, moet de originele aangifte als dusdanig vanzelfsprekend niet meer apart verzonden worden.

Na het maken van de BTW aangifte, krijgt u de vraag of de BTW aangifte dient weggeschreven te worden. Na het wegschrijven van de BTW aangifte (wordt enkel weggeschreven natuurlijk bij een 'Ja'-antwoord) of het aanmaken/opvragen van de aangifte, kunnen de aan- en verkoopdatum (in de

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

87

boekhoudperiodes) automatisch worden geblokkeerd. Deze blokkering houdt in dat er geen enkel document (zowel boekhoudkundige als commerciĂŤle documenten) meer kan gewijzigd/opnieuw opgeslagen worden, zodat deze gegevens hetzelfde blijven als de gegevens die opgenomen zijn in uw BTW aangifte.

Het XML bestand dat wordt aangemaakt om door te sturen naar Intervat, wordt weggeschreven op de locatie dat ingegeven is in de parameters, menu Verander variabelen, Tabblad Bank - Tabblad Instellingen, 'Locatie voor betalingsbestand Isabel'. Indien deze niet aangepast is geweest is dit standaard: c:\bfiles\ Er wordt ook steeds een excel bestand 'BTW detail' weggeschreven, dat kan gebruikt worden ter controle of om zaken op te zoeken bij fouten. Hierin bevinden zich alle details van alle facturen, die opgenomen zijn in deze BTW aangifte, per kolom/per BTW vak kunnen deze details bekeken worden.

Zo kunnen er heel gemakkelijk fouten of negatieve bedragen opgespoord worden. Dit bestand wordt weggeschreven onder de dossiermap.

Protip

Indien er een Tijdelijke centralisatie is uitgevoerd in dezelfde periode als de periode van BTW aangifte (bv tijdelijke centralisatie op 15/09 en BTW aangifte maken van 01/09 tot 30/09) komt volgende melding:"Automatisch afgesloten kasverkopen gevonden op rekening #pmess1# voor deze periode. Vergelijking BTW-aangifte met grootboek kan verschillende resultaten geven." Bij deze melding dient er opnieuw een Tijdelijke centralisatie uitgevoerd te worden, die niet in dezelfde periode gebeurt dan de periode van de BTW aangifte.

In chronologische volgorde kunnen volgende gegevens worden ingevuld om een geautomatiseerde BTW-aangifte af te drukken.

Begin periode Einde periode

Š <2008-2010> TML bvba

Eerste datum voor dewelke de gegevens worden opgehaald uit de journalen Laatste datum voor dewelke de gegevens worden opgehaald uit de journalen

88

Manual Boekhouding Voorschot december Soort aangifte

Ingave van het bedrag dat in december als voorschot wordt betaald.

Keuze tussen maand en kwartaal. Dit veld wordt automatisch aangepast naargelang de twee ingegeven datums.

Kwartaal / Opgave van welk kwartaal of maand waarover de aangifte wordt opgesteld.

Maand Indien een van beide vakken met de Enter-toets wordt bevestigd, worden eveneens de twee datums aangepast indien nodig. Rechtstreeks op OK klikken (onderaan) zonder de Enter-toets in dit veld te gebruiken zal de datums laten staan.

Jaar Kalenderjaar van de periode voor dewelke de aangifte wordt opgesteld.

Datum aangifte Datum waarop de aangifte wordt opgesteld.

Telefoon nr.

Telefoon waar de ondertekenaar kan bereikt worden.

Detail afdrukken Afdrukken van de details van alle vakken in alle documenten Aanvraag Veld aan te vinken in geval terugbetaling van de BTW gewenst is. terugbetaling Aanvraag Veld aan te vinken indien gewenst wordt dat de administratie van Financiën betaalformulier voorbedrukte betaalformulieren opstuurt.

Nihil BTW-listing Er mag geen nihil listing meer opgestuurd worden, maar dit dient wel aangegeven te worden op de laatste BTW aangifte van het betrokken kalenderjaar, door dit vinkje aan te vinken (dit gebeurt niet automatisch).

BTW op Grootboekrekening waarop de aftrekbare BTW op de bankverrichtingen zijn bankverrichting geboekt (zonder aankoopfactuur).

BTW-detail Dit staat standaard aangevinkt en zorgt ervoor dat het bestand wordt bestand bijgewerkt dat gebruikt wordt voor de BTW omzetvergelijking en een excel wegschrijven bestand wordt aangemaakt om de details op te slaan.

Maak intervat Indien dit veld aangevinkt wordt, zal DBFACTw een bestand aanmaken die met XML bestand het Intervat systeem van de FOD Financiën kan doorgestuurd worden.

De link om naar de Intervat site te gaan is de volgende : http://minfin.fgov.be/portail1/nl/intervat/ welcomeintervatnl.html Daar kan je klikken op het grote Intervat logo waar je vervolgens een bestand kan openen om in te lezen. Dit lukt alleen als je Isabel, GlobalSign of Certipost certificaat hebt geïnstalleerd staan op de computer.

Klungelal arm

Indien u anomalieën krijgt na het aanmaken van de BTW-aangifte dan hebben een aantal controles een verkeerd resultaat gegeven. De fouten die U kan krijgen liggen in meer dan 90% van de gevallen aan het niet juist toekennen van de BTW-vakken aan de grootboekrekeningen (zie Grootboekrekeningen) of een verkeerde opsplitsing van de intracommunautaire BTW of het fout gebruik van de code 0% BTW, gebruik van medecontractanten, export.

Ontoereikende heffing Bedrag teruggave Te betalen herziening Te betalen regularisatie

Bedrag van de eerder niet aangegeven te betalen BTW, vastgesteld door de werkgever (VAK 61) Bedrag van de eerder niet aangegeven terug te vorderen BTW, vastgesteld door de aangever (VAK 62) Bedrag van de te betalen BTW ten gevolge van herzieningen (VAK 61) Bedrag van de te betalen BTW ten gevolge van regularisaties

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Te ontvangen herziening Te ontvangen regularisatie

89

(VAK 61) Bedrag van de terug te vorderen BTW ten gevolge van herzieningen (VAK 62) Bedrag van de terug te vorderen BTW ten gevolge van regularisaties (VAK 62)

Indien er anomalieën zijn bij de BTW aangifte, wordt bij het opmaken van de BTW aangifte hiervan een melding gegeven. Er zijn 2 soorten controles: 1) De eerste controle is een controle waarbij de BTW aangifte verworpen wordt. Dit zijn een aantal logische controles die gedaan worden op de correctheid van de gegevens. Deze gegevens dienen correct te zijn. Het is dus niet mogelijk om deze aangifte aan te maken, door te sturen naar Intervat of af te drukken.

Dit is een verwerpingscontrole en u dient dus de gegevens aan te passen. Elke fout wordt telkens weergegeven in de melding die u krijgt in DBFACTw.

2) De tweede controle is een verwittigingscontrole waarbij de inhoud van de gegevens gecontroleerd wordt. Het kan zijn dat deze gegevens correct zijn, aangezien hier wordt gezocht naar een onwaarschijnlijkheid. Bij deze melding kunt u doorgaan en de BTW aangifte doorsturen naar Intervat.

Toch kijkt u bij een melding best enkele gegevens zelf na. Bij het boeken van een verkoopfactuur, wordt alles automatisch geboekt en hier kan relatief weinig foutief geboekt zijn. Dit zal dan ook meestal geen fouten geven. Bij het boeken van aankoopfacturen kunnen er wel enkele zaken foutief geboekt zijn. Daarom controleert u best na een melding van anomalieën even de boekingen via de

© <2008-2010> TML bvba

90

Manual Boekhouding aankoopfacturen werklijst, Direct-menu 924. U maakt een Selectie op datum (die hetzelfde is als de datum van de BTW aangifte), hierdoor komen enkel de aankoopfacturen die opgenomen zijn in de BTW aangifte in deze werklijst. Vervolgens klikt u op de button <BTW controle> en dan worden er 2 controles uitgevoerd: 1 controle op de boekingen en 1 controle op de opsplitsing van de intracommunautaire BTW. Indien er fouten zijn, worden deze documenten in het rood gezet en de probleemomschrijving wordt in de kolom 'Controle' weergegeven (deze kolom staat achteraan in de kolommen en kan u dan best naar voor slepen, zodat deze beter zichtbaar is).

Protip

Wat deze controles juist inhouden en welke zaken precies gecontroleerd worden kunt u steeds terugvinden op de site van Intervat, via deze link: http://minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/e-services/intervat/ validation.pdf

Meest voorkomende 'Anomalie' kan voorkomen vanuit volgende controles: Controle Q: "De som van de roosters 56 en 57 mag niet meer dan 62 EURO verschillen van de som van de roosters 85 en 87, vermenigvuldigd met het BTW tarief van 21%."

De verschuldigde belasting van vak 87 wordt vermeldt in vakken 56 en 57.

De verschuldigde belasting van vak 85 wordt opgenomen in vak 63.

De controle zou zin hebben indien ook vak 63 zou meegenomen worden.

Bij deze controle wordt er een verkeerde basis genomen voor de te berekenen belasting.

Van het ogenblik dat er een creditnota is met een hoger bedrag dan 62 euro gaat u voor deze controle een foutmelding (anomalie) krijgen.

Controle P: "Het bedrag van het rooster 55 mag niet meer dan 62 EURO verschillen van de som van de bedragen van de roosters 84, 86 en 88, vermenigvuldigd met het BTW tarief van 21%."

Bij deze controle worden de aankopen vermenigvuldigd met 21% BTW, terwijl het ook mogelijk is dat deze aan een ander BTW tarief (bv 6%) gerekend zijn. Elke aankoop aan een andere BTW tarief zal dus ook een anomalie geven, indien het verschil meer is dan 62 EURO.

Let op: De controle Q en P zijn niet blokkerend voor de indiening van de aangifte, het gaat hier enkel om een waarschuwing.

Op aanraden van de BTW-administratie hebben wij de controles behouden omdat er een kans bestaat dat het BTW-kantoor hieromtrent inlichtingen kan vragen.

1.1.9.1.2 Saldi BTW-rekeningen

De saldi van de BTW rekeningen kunt u opvragen via Direct-menu 177.

Deze lijst geeft de saldi weer van alle BTW rekeningen en laat toe om periodiek (maandelijks) de BTW rekeningen af te boeken naar de RC BTW en om een vergelijking te maken. Om de saldi van deze rekeningen te zien op de lijst dienen de nodige grootboekrekeningen in deze lijst gemarkeerd te worden als BTW rekening. Via Direct-menu 873 gaat u naar het beheer van de grootboekrekening en dient u deze grootboekrekening aan te vinken als 'BTW rekening' (dit heeft boekhoudkundig geen effect).

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

91

1.1.9.1.3 BTW/Omzetvergelijking en Vergelijking BTW-vakken

BTW - Omzetvergelijking Met deze functie kan voor een boekhoudperiode of voor het hele boekjaar de vergelijking worden gemaakt tussen de omzet en de aangegeven bedragen in de BTW vakken van de BTW aangifte.

Hierbij kan een keuze gemaakt worden om enkel het verkoopjournaal af te lopen naar omzetrekeningen en vakken of eveneens de andere journalen. Een klik op de button <Berekenen> haalt de gegevens op.

Een periode dat in de marge een groen vinkje vertoont, is in orde wat betreft de vergelijking, een periode met een rode 'X' vertoont fouten.

Indien een periode wordt geselecteerd met de muis en dat er daaropvolgend op de button <Detail> wordt geklikt, krijgt u het detail van alle bedragen van de omzetvergelijking over die periode.

Š <2008-2010> TML bvba

92

Manual Boekhouding

Hier kunt u via de button <Vergelijk BTW-detail> de gegevens vergelijken met de reeds opgeslagen detail van de BTW aangifte van die periode. Het volstaat om het juiste excel bestand van die datum te openen en dan krijgt u in een nieuw scherm de gegevens naast elkaar. In de eerste kolom staan de bedragen volgens de gegevens in DBFACTw (op het moment dat u de BTW omzetvergelijking uitvoert), in de tweede kolom staan de bedragen volgens de toen opgemaakte en opgeslagen BTW aangifte en in de laatste kolom staat het verschil tussen deze 2 gegevens. Zo kunt u zien of er nadien wijzigingen aangebracht zijn, nadat de BTW aangifte opgemaakt is geweest.

Alle grootboekrekeningen die gebruikt zijn in deze periodes, dienen in hun beheer ook effectief aangeduid te staan als 'Omzetrekening'. Dit kan aangepast worden via Direct-menu 873, de rekeningen kunnen globaal gewijzigd worden of apart.

Vergelijking BTW-vakken Met deze functie wordt een gelijkaardige controle uitgevoerd als de BTW/omzetvergelijking, doch hier wordt gezocht naar de correspondentie van de aangegeven vakken in de BTW aangifte met de BTW vakken die werden opgenomen in de journalen. De werkwijze is quasi identiek.

Let wel dat deze controles enkel werken met de documenten die ingegeven werden met DBFACTw versie 2. Indien er nog documenten in de periode aanwezig zijn die met versie 1

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

93

of DOS werden ingegeven, zal de periode een fout resultaat vertonen.

1.1.9.1.4 Parameters

Enkele parameters uit dossierbeheer worden eveneens gebruikt om de BTW aangifte op te stellen.

Deze gegevens vindt u in 1.B.1 (gegevens dossier) onder het Tabblad Extra 1. De twee velden die van belang zijn : Naam en hoedanigheid BTW aangifte en BTW etiket.

De naam en hoedanigheid is vanzelfsprekend de naam en de functie van de persoon die gemachtigd is de BTW aangifte te ondertekenen en die dat ook doet.

In het veld BTW etiket moet u het nummer van uw oud BTW vignet invullen, met de structuur zoals hierboven aangegeven. De structuur ziet er als volgt uit : Positie 1 : Positie 2 : Positie 3 : Positie 4 : Positie 5 : Posities 6 tot 8 :

Š <2008-2010> TML bvba

Altijd A M voor maandelijkse, T voor driemaandelijkse aangiftes Altijd spatie Altijd / Altijd spatie Nummer van uw BTW controle.

94

Manual Boekhouding

Na het ingeven van de criteria en het klikken op de OK knop op de BTW aangifte, worden de gegevens berekend en er wordt gevraagd op een aanpassing van de vakken wordt gewenst. Daarbij kunnen de bedragen in de vakken zelf worden aangepast. Dit kan nuttig zijn indien een van de vakken bvb. een negatief cijfer vertoont. Bij deze wijzigingen moet wel worden gelet op de consistentie van de gegevens.

Deze wijzigingen van de vakken hebben geen uitwerking op de grootboekrekeningen en worden niet naar de toekomst toe bijgehouden. Dit betekent dat als u een negatief vak op 0 zet, bij de volgende aangifte niet automatisch het gewijzigde bedrag wordt toegevoegd.

Indien de vakken op een abnormale manier worden aangepast, zal DBFACTw melden dat er anomalieën werden vastgesteld. In dit geval wordt een rapport afgedrukt met welke controle de anomalieën werden vastgesteld, en wat het resultaat van de controle is.

Alle details van de BTW aangifte vindt u terug in een Excel bestand, BTWDETAIL.XLS genaamd, waar alle bedragen worden opgenomen die in de BTW aangifte zijn verwerkt, vak per vak, document per document. In het Excel bestand wordt evenwel geen rekening gehouden met de aanpassing van de vakken.

Op het einde van de procedure wordt de vraag gesteld of de BTW aangifte moet weggeschreven worden. Dit is nodig voor het berekenen van de statistieken, jaaromzetten, voor de toekomstige BTW vergelijking e.d.m. Indien uw aangifte definitief is, mag u deze dus zeker wegschrijven. Indien de gegevens van een bepaalde periode zijn gewijzigd, worden bij het wegschrijven van de aangifte de vorige gegevens van dezelfde aangifte overschreven. Indien u deze NIET wegschrijft, krijgt u nog steeds een melding dat de aangifte is weggeschreven. Dit is normaal in de mate dat DBFACTw het Excel bestand ALTIJD wegschrijft. Let wel dat het vorige bestand BTWdetail.xls wordt overschreven.

Er wordt dan vervolgens een XML bestand aangemaakt om door te sturen naar Intervat.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

95

1.1.9.1.5 Elektronische BTW-aangifte

Stap 1: het starten vanuit DBFACTw:

Na het drukken op de button <Intervat> wordt u doorverwezen naar de site van Intervat...

Druk vervolgens op het grote blauwe Intervat logo...

Š <2008-2010> TML bvba

96

Manual Boekhouding

Druk vervolgens op de button <Run>...

Kies vervolgens uw authentificatie manier...

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

97

Indien je met een elektronische EId-kaart bent aangelogd krijg je een woordje uitleg wat je verder moet doen...

Kies vervolgens voor Aangifte via XML-bestand (rode pijl!!)...

Š <2008-2010> TML bvba

98

Manual Boekhouding

Druk vervolgens op Selecteren en kies het XML-bestand dat is aangemaakt (meestal is dit de bFiles-map)

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Druk vervolgens op de button <Open> indien je het correcte bestand hebt aangeklikt...

Druk vervolgens op Valideren...

Het XML formaat zal nu worden gecontroleerd. Na deze controle drukt u op Volgende...

Š <2008-2010> TML bvba

99

100

Manual Boekhouding

Vervolledig vervolgens alle gevraagde gegevens en druk vervolgens op Verzenden Geef indien gevraagd opnieuw uw beveiligingscode in...

U krijgt vervolgens nog een bevestiging van alle gegevens...

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

101

Druk vervolgens op Bevestigen...

U zal daarna de mogelijkheid hebben een PDF te bewaren van de verzonden gegevens als bewijs van verzending.

1.1.9.1.6 BTW-aangiften ontvangstbew ijs

Wanneer u een BTW-aangiften ontvangstbewijs ontvangt in het Adobe Acrobat formaat (.PDF) dient het hierop aanwezige certificaat te worden gevalideerd op uw computer.

De te volgen stappen hiervoor zullen we hier bespreken.

Š <2008-2010> TML bvba

102

Manual Boekhouding

Stap 1:

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

103

Ga in het menu "Bewerken" naar de optie "Voorkeuren" en kies vervolgens voor de categorie "Beveiliging" en de hier aanwezige button <Geavanceerde voorkeuren>.

Stap 2: In dit scherm dient u onder het hoofdstukje "Handtekeningen verifieren met" de optie "De tijd waarop de handtekening is gemaakt" aan te duiden. Sluit dit scherm vervolgens via de button <OK> zodat u terugkomt in het scherm van de voorkeuren dat u ook sluit middels de button <OK>.

Š <2008-2010> TML bvba

104

Manual Boekhouding

Stap 3: Sluit het programma Adobe Acrobat compleet af.

Stap 4: Open nu het BTW-aangiften ontvangstbewijs opnieuw in uw Adobe Acrobat Reader en klik met de rechter muisknop op het "Gele vraagteken" onderaan het document. Kies nu de optie "Handtekening valideren".

Stap 5: Kies in dit validatie scherm voor de button <Eigenschappen van handtekening>.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

105

Stap 6: In het scherm "Eigenschappen van handtekening" klikken we op de button <Certificaat tonen>

Stap 7: We komen nu in het scherm "Certificaat weergeven", waar we kiezen voor het tabblad "Vertrouwd". Klik hier op de button <Toevoegen aan vertrouwde identiteiten>.

Š <2008-2010> TML bvba

106

Manual Boekhouding

Stap 8: U krijgt volgend scherm waar u de button <OK> dient te kiezen.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

Stap 9: U krijgt volgend scherm waar u de button <OK> dient te kiezen.

Stap 10:

Š <2008-2010> TML bvba

107

108

Manual Boekhouding

U bent nu weer terug in het scherm "Certificaat weergeven, dat we afsluiten middels de button <OK>.

Stap 11: U bent nu weer terug in het scherm "Eigenschappen van de handtekening", dat we afsluiten middels de button <Sluiten>.

Wanneer u nu het BTW-aangiften ontvangstbewijs afsluit en opnieuw in uw Adobe Acrobat Reader opent, is het certificaat gevalideerd.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

© <2008-2010> TML bvba

109

110 1.1.9.2

Manual Boekhouding Dagboeken Zoals de naam van de lijst laat vermoeden kan u van hieruit alle journalen afdrukken die u op het einde van het boekjaar nodig hebt. Individuele rekeningen van klanten en leveranciers, alsook het grootboek zijn geen dagboeken en worden bijgevolg niet hier afgedrukt.

Specifieke selectievelden : Lijsten

1.1.9.3

Hier wordt de selectie gemaakt of alle dagboeken moeten afgedrukt worden of slechts 1 bepaald dagboek. Let wel dat, meerdere dagboeken apart moeten worden afgedrukt, de procedure meerdere malen zal moeten overgedaan worden, met telkens een andere selectie van dagboek. Indien financiĂŤle dagboeken of het diversenboek geselecteerd worden, zal DBFACTw de afdruk maken van alle dagboeken van dat type (dus alle bankboeken bvb).

Rekening courant klanten/leveranciers Drukt de volledige lijst van de bewerkingen op de rekening courant van alle klanten of leveranciers, al dan niet met de afgepunte en van een bepaalde periode volgens selectie. Zo kunt u dus een lijst opvragen van alle opstaande klanten en/of leveranciers, door deze lijst op te vragen met het vinkje Aangevinkt te zetten bij 'Niet afgepunt'. Vervolgens krijgt u een lijst van alle niet afgepunte relaties, dit staat gelijk met niet betaalde, dus openstaande relaties. U kunt deze lijst ook enkel voor 1 relatie opvragen. Deze lijst kan weergegeven worden op factuur- of boekingsdatum. Let wel: de selectie gebeurt altijd op boekingsdatum (van datum - tot datum), maar de 'weer te geven datum' zal ofwel via boekingsdatum zijn ofwel via factuurdatum.

Opgelet: als deze lijst wordt opgevraagd op bv 01/03 van huidig boekjaar en de opgevraagde periode is bv vorig boekjaar met datums van 01/01 tot 31/12, dan gaat er op datum van vandaag waarschijnlijk regels staan met een sterretje bij de kolom 'afgepunt'. Dit wil zeggen dat deze regel op 01/03 (huidige datum van opvragen in vb) wel al afgepunt (= betaald) is, maar dat deze regel op de datum opgevraagd (in vb vorig boekjaar) nog openstaand was.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

1.1.9.4

111

Mutaties grootboekrekeningen Via Direct-menu 182 kunnen alle mutaties grootboekrekeningen opgevraagd/afgedrukt worden, van de geselecteerde periode voor de geselecteerde rekeningen. Dit komt overeen met het grootboek. Er is keuze om de rekeningen al dan niet gecompacteerd te consulteren. Bij compacteren, worden de rekeningen op 1 lijn per boekhoudperiode samengesteld afgedrukt. Via Direct-menu 873 kan per rekening (of globaal via markeren en globaal wijzigen) ingesteld worden om deze te compacteren, door dit aan te vinken.

Š <2008-2010> TML bvba

112 1.1.9.5

Manual Boekhouding Intracommunautaire listing Is de afdruk van de verplichte officiële (drie)maandelijkse listing die bij de BTW aangifte hoort en alle intracommunautaire leveringen weergeeft, wanneer deze aanwezig zijn. Deze kan u versturen naar printer (voor standaard afdruk), naar bestand en naar Intervat bestand. Bij keuze van Intervat bestand, wordt er een xml bestand aangemaakt, dat u dient door te sturen naar Intervat.

Eenieder die maandelijkse BTW aangifte moet indienen, dient eveneens maandelijks de Intracommunautaire opgave in te dienen.

Ook zij die slechts per kwartaal een BTW aangifte moeten indienen (maar die een bepaald bedrag aan intracommunautaire handelingen overschrijden) moeten maandelijks de Intracommunautaire opgave indienen. Deze bedragen zijn € 100.000 per kwartaal, voor elk kwartaal tot eind 2011, € 50.000 vanaf 01.01.2012.

Concreet betekent dit dat eenieder die vanaf 2012 ook maar voor één kwartaal meer dan € 50.000 intracommunautaire omzet haalt, maandelijks de aangifte zullen moeten indienen.

DBFACTw zal dan ook maandelijks verwittigen, indien een Intracommunautaire aangifte nodig is, net zoals vroeger per kwartaal werd verwittigd. Bij het opstellen van de Intracommunautaire opgave wordt bepaald of het over een maandelijkse dan wel een kwartaalaangifte gaat.

Via de button <Aanpassingen> kunnen wijzigingen van voorgaande perioden ingegeven worden, deze wijzigingen worden nu ook direct onthouden.

Sinds 01.01.2010 moet dus wel een toelichting gebeuren van de aard transactie, en dit gebeurt met een "S" voor diensten en "L" voor goederen. deze bedragen worden resp. opgenomen in de vakken 44 en 46 van de BTW aangifte.

Dit betekent dat het bedrag opgenomen in vak 44 op de BTW aangifte moet overeenkomen met het totaalbedrag van de lijnen met een code "S".

Bij de uitdraai van de opgave kan u steeds kiezen voor 'printer', waarbij de aangifte wordt afgedrukt.

De codes moeten ingevuld worden in de kolom "CT". Elke lijn moet daar een code krijgen. Indien dezen correct ingevuld zijn kan u ervan uit gaan dat de opgave ook correct is. ter controle kan u steeds de som maken van de codes "S" en "L", die dan moeten overeenkomen met de bedragen in de vakken resp. 44 en 46 van de BTW-aangifte van dezelfde maand.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

1.1.9.6

113

Balans en resultatenrekening Met deze lijsten kunnen een proef- en saldibalans, resultatenrekeningen en balansen in verschillende vormen afgedrukt worden. Resultatenrekeningen kunnen met een andere periode vergeleken worden, de balans VKT wordt op de afdruk altijd vergeleken met het vorige boekjaar. Let wel dat om een correct resultaat te verkrijgen een voorafgaande Tijdelijke centralisatie steeds dient te gebeuren.

1.1.9.6.1 Velden

Soort balans :

Proef en saldibalans Balans Resultatenrekening Balans VKT (verkort schema)

Š <2008-2010> TML bvba

114

Manual Boekhouding Resultatenrekening VKT (verkort schema) Vereenvoudigde balans / resultatenrekening Boekjaar : Tot datum : Begin periode : Einde periode : Vergelijk met periode :

Boekjaar waarop de gevraagde lijsten betrekking hebben (dus niet kalenderjaar) Datum tot waar de cijfers gecumuleerd worden sinds het begin van het boekjaar Eerste datum van de periode waarvoor de gegevens gevraagd worden Laatste datum van de periode waarvoor de gegevens gevraagd worden Mogelijkheid om met een andere periode van datum tot datum te vergelijken. De twee velden bevinden zich onder het vakje. Dit is enkel beschikbaar op de 'resultatenrekening', dus niet op het vereenvoudigd schema of de vereenvoudigde.

1.1.9.6.2 Instellen groepering subtotalen

Deze functie laat toe een onderverdeling en subtotalen te maken op een bepaalde positie in de grootboekrekeningen op de proef- en saldibalans. De instelling is eveneens van toepassing als standaardonderverdeling voor de functie 3.4.3 'Boekhouding â&#x20AC;&#x201C; grootboekrekeningen â&#x20AC;&#x201C; raadplegen per boekjaar'.

Veranderen variabelen - Boekhouding - Lijsten De velden 'lengte klasse' 1 tot en met 7 bepalen op welk niveau de rekeningen gegroepeerd worden. Maximaal kan de groepering gebeuren op 4 posities. Als rekening 613421 als voorbeeld genomen wordt, geeft dit het volgende als resultaat : Instelling 1 2 3 4

groepering 6 61 613 6134

Op de balans wordt telkens na het niveau getotaliseerd. Op die manier kan, mits een gestructureerd boekhoudplan, gemakkelijk een analyse worden gemaakt per kostensoort.

1.1.9.7

Saldibalans klanten/leveranciers Geeft een lijst weer met de openstaande saldi van klanten of leveranciers zonder bijkomende details.

De details kunnen teruggevonden worden in de lijsten rekening courant of via Direct-menu 139 voor klanten en Direct-menu 157 voor leveranciers.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

115

1.1.9.7.1 Velden

Soort balans Datum afdruk Tot datum (cumul)

Van datum (periode) Tot datum (periode) Sorteren

Interessecode Divisie

1.1.9.8

Keuze tussen klantenbalans of leveranciersbalans Datum dat u deze lijst afdrukt Som van debet en credit sinds het begin tot en met de ingegeven datum. (dit zijn de 3 eerste kolommen: totaal debet, totaal credit, saldo) Vanaf welke datum u deze saldibalans opvraagt = het begin van de gevraagde periode. (dit zijn de 3 laatste kolommen) Tot welke datum u deze saldibalans opvraagt = het einde van de gevraagde periode. (dit zijn de 3 laatste kolommen) Mogelijkheid tussen sorteren op naam van de relatie, nummer van de relatie, of openstaand bedrag van groot naar klein. Negatieven komen helemaal onderaan de lijst.

Mogelijkheid om een selectie te maken op de interessecode zoals vermeld in de relatiefiche onder tabblad 'klant'.

Mogelijkheid om de relaties te selecteren die deel uitmaken van een bepaalde divisie (indien multi-divisie werd ingeschakeld).

Uitvoer Accon / First Met deze functie kunnen alle balansgegevens en resultaatgegevens worden uitgevoerd naar het programma Accon, waardoor het voor uw revisor veel gemakkelijker wordt de jaarrekening op te stellen. Het enige dat u moet doen is de periode selecteren en het pad invullen waar de gegevens moeten opgeslagen worden.

Protip

1.1.9.9

Naast de reeds bestaande uitvoermogelijkheid naar Accon kan de proef- en saldibalans nu ook naar First worden uitgevoerd.

BTW listing De jaarlijkse BTW listing kan met deze functie heel gemakkelijk worden opgesteld, zelfs als u een gesplitst boekjaar hebt. DBFACTw is immers volledig datum gestuurd en houdt alle gegevens bij van alle vorige boekjaren. Op die manier kunnen wij het samenvoegen van lijsten van verschillende boekjaren vermijden. Op aanvraag is het voor de starters in DBFACTw die een gesplitst boekjaar hebben eveneens mogelijk de gegevens van het vorige pakket in de BTW listing van DBFACTw te

Š <2008-2010> TML bvba

116

Manual Boekhouding importeren.

Let wel dat hier het belang van de letters in het ondernemingsnummer van de klant van het hoogste belang zijn. Alle relaties met een zelfde ondernemingsnummer worden samengenomen en de code NB wordt geĂŻnterpreteerd als Niet Bekend. Dit betekent dus dat de relatie als BTW plichtig opgemaakt is en waarvan het ondernemingsnummer van de relatie ontbreekt. Klanten die geen ondernemingsnummer hebben mogen in het veld BTW plichtig geen enkele vermelding hebben.

Jaar Minimum bedrag Listing naar

Kalenderjaar waarop de listing betrekking heeft Minimum bedrag van omzet waarbij een klant in de listing moet worden opgenomen.

Printer, bestand of Intervat bestand (xml bestand) om een afgedrukte listing of een digitaal bestand te verkrijgen. Het xml bestand wordt gebruikt om door te sturen naar Intervat.

1.1.9.10 Controle BTW listing

Ter voorbereiding van de BTW-listing worden hier een aantal overzichten gepresenteerd.

1.1.9.10.1 BTW lijst vergelijking

Met deze functie wordt een lijst aangemaakt die heel wat uitgebreide controles bevat ter voobereiding van het neerleggen van de BTW-listing.

Het is de bedoeling dat deze lijst volledig gecontroleerd wordt en dus ook volledig leeg is na de controles. Als de controles gedaan zijn, dan weet u ook zeker dat de BTW listing correct doorgestuurd zal worden.

Er zijn 2 soorten groepen klanten in deze lijst, waarbij nog gecontroleerd dient te worden of deze klanten BTW-plichtig zijn of niet: - Klanten waar het ondernemingsnummer gekend is.

- Klanten waar het ondernemingsnummer niet van gekend is. Hier zijn 2 verschillende:

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

117

Ondernemingsnummer NB (= klanten waar bij creatie ingesteld is dat zij een BTW-nummer hebben, maar dat dit niet gekend is) Ondernemingsnummer niet ingevuld (= klanten waar bij creatie ingesteld is dat deze geen BTW-nummer hebben) Best zet u deze lijst gesorteerd op de kolom "Ond.nr." dat doorgestuurd wordt naar de BTW listing, zo krijgt u bovenaan in de lijst direct de reeds gekende Ondernemingsnummers onder elkaar en kunnen deze vrij snel gecontroleerd worden, aangezien er enkel nog dient gecontroleerd te worden of deze klanten ook effectief BTW-plichtig zijn.

Controle op BTW-plichtig kan gebeuren via VIES-site of Kruispuntbank, maar deze zijn niet geautomatiseerd en dienen dus steeds manueel te gebeuren. Indien u een abonnement hebt op Graydon of Companyweb, kunt u beter deze controle laten gebeuren door deze tools, deze 2 tools zijn geautomatiseerd in DBFACTw. Meer informatie over deze tools kan u terugvinden door erop te klikken. Graydon is een tool die gratis is, indien u zelf ook de betaalervaring doorstuurt naar hen en Companyweb is een betalende tool, maar hier kan veel uitgebreider in gezocht worden. Bij Companyweb is het aantal opzoekingen wel beperkt en betalend, dus best begint u tijdig met deze opzoekingen. Het is mogelijk dat bepaalde klanten niet kunnen gecontroleerd worden, zoals de meeste openbare instellingen, vrije beroepen, patrimoniumvennootschappen, enz. In deze gevallen gaat dit bij de klant zelf dienen gecontroleerd te worden.

De gegevens uit de eerste 5 kolommen komen uit de relatiefiches in DBFACTw en de gegevens uit de andere kolommen zijn de gegevens die gebruikt gaan worden om door te sturen bij de BTW listing.

Nr

Š <2008-2010> TML bvba

Het relatienummer van deze klant.

118

Manual Boekhouding

Ond.nr.

Historiek naam Omzet BTWplichtig Ond.Nr. BTW listing naam Omzet Verschil

Het ondernemingsnummer dat ingesteld staat op de relatiefiche.

De naam van deze klant.

De omzet die berekend is vanuit DBFACTw Wat aan- of uitgevinkt staat op de relatiefiche.

Het ondernemingsnummer dat gaat doorgestuurd worden naar de BTW listing.

De naam die doorgestuurd gaat worden naar de BTW listing.

De omzet die doorgestuurd gaat worden naar de BTW listing.

Het verschil tussen de omzet uit DBFACTw en de omzet die gaat doorgestuurd worden.

De controle die gedaan dient te worden of deze klant ook effectief BTWplichtig is.

BTW plichtig check Ontbrek.

De controle die gedaan dient te worden op ontbrekend ondernemingsnummer.

BTW check

Verleden Markeren Wijzigen Check BTWplichtig Afdrukken Sluiten

Opent het verleden van deze klant.

Spreekt voor zich.

Meerdere wijzigingen mogelijk.

Controleren of deze klant(en) BTW-plichtig zijn.

Spreekt voor zich.

Spreekt voor zich.

Voor klanten, waar het ondernemingsnummer reeds gekend is: U kan één of meerdere klanten markeren en deze laten controleren door op de button <Check BTW-plichtig> te klikken, dan krijgt u de keuze of u gaat controleren via Graydon of via Companyweb. Na de controle of deze klanten BTW-plichtig zijn, krijgt u de melding hoeveel klanten Graydon of Companyweb kunnen checken heeft en of er wijzigingen gebeurd zijn.

Indien er wijzigingen gebeurd zijn, komt deze regel in het rood te staan en wordt de relatiefiche in DBFACTw aangepast. Naar gelang of deze klant BTW-plichtig is, wordt het vinkje bij BTW-plichtig op de relatiefiche van deze klant aan- of uitgevinkt.

De klanten die gecontroleerd zijn, krijgen ook een vinkje bij de kolom "BTW-plichtig check".

Bij deze klanten dient nu nog "Ontbrek.Ond.nr." aangevinkt te worden. Deze is immers reeds gekend en nagekeken.

Dit kan gewijzigd worden door op de button <Wijzigen> te klikken en nadien op "Beide

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

119

checks: AAN". Na deze wijziging komt er ook een vinkje te staan bij de laatste kolom "Ontbrek.BTW check". Hiermee zijn de gemarkeerde klanten gecontroleerd, vervolgens klikt u op de button <Berekenen> en de gecontroleerde klanten verschijnen niet meer in de lijst.

Voor klanten, waar het ondernemingsnummer niet van gekend is (volledig blanco en NB) en waar dit nog dient ingevuld te worden: Voor deze klanten, waar geen Ondernemingsnummer van gekend is, dient dit opgezocht te worden. Er kan gecheckt worden via het icoontje van Companyweb of via het icoontje wereldbol en dan te klikken op Internet-balans (link naar Credit Consult), waar kan gezocht worden op de firmanaam, de postcode en de stad. Maar in de meeste gevallen dient er contact opgenomen te worden met deze klant rechtstreeks.

Na het selecteren van de klant klikt u op het icoontje van Companyweb, dan begint de controle naar de gegevens van deze klant. Indien er gegevens door Companyweb gevonden worden van de klant, ziet u dit in onderstaand scherm. Het kan natuurlijk zijn dat er meerdere matches zijn bij opzoekingen van bv ketens, firma's met meerdere commerciĂŤle namen, .. enz.

Na het vinden van het Ondernemingsnummer, klikt u op de button <Wijzigen>, vervolgens klikt u op "Ondernemingsnummer invullen" en geeft u dit in onderaan het scherm, gevolgd door het vinkje. Nadien dient er nog gecheckt te worden of deze klant BTW-plichtig is.

Š <2008-2010> TML bvba

120

Manual Boekhouding

1.1.9.10.2 Lijst ontbrekende BTW nummers

Deze lijst geeft alle relaties met ontbrekende ondernemingsnummers weer. Dit zijn de relaties waarvan het ondernemingsnummer begint met NB of die leeg zijn. Daar de particulieren een leeg ondernemingsnummer hebben, is het mogelijk een selectie te maken op enkel de nummer die met NB beginnen.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

121

De lijst kan afgedrukt worden of per E-mail kan een bericht worden verzonden naar elke relatie met de vraag het ondernemingsnummer te laten kennen.

1.1.9.11 Lijst ontbrekende documentnummers Met deze functie kunt u een lijst afdrukken en nakijken of er documenten qua nummering niet op elkaar volgen.

1.1.9.12 Overzicht facturen/cerditnota's per BTW-code Deze lijst laat toe over een bepaalde periode alle uitgaande facturen en creditnota's weer te geven met de toegepaste BTW-voet. Dit kan gebruikt worden indien er geen verkopen aan een bepaald BTW mogen zijn (bvb. 0%) en indien het desbetreffend BTW vak is ingevuld in de aangifte.

Sorteren kan op basis van de datum of het nummer van het document.

1.1.9.13 Lijst commissie en andere (281.50) Deze lijst geeft een overzicht van de facturen en andere boekingen die op de typische rekeningen voor commissies aan derden werden geboekt. Typisch zijn dit rekeningen van de reeks 613xxx. De kosten van interim-personeel (617xxx) worden eveneens in deze lijst opgenomen.

1.1.9.14 Overzicht facturen/creditnota's per klant Geeft een overzicht van de omzetten met de gevraagde relaties, als klant of als leverancier, over een bepaalde periode of sedert het begin van het gebruik van het pakket tot heden (geen enkele datum invullen indien dit gewenst is). Indien geen enkele relatie wordt ingevuld worden alle relaties berekend.

Sorteren kan op relatienummer of relatienaam en er kan geselecteerd worden op alle/afgepunte of niet afgepunte als soort.

Š <2008-2010> TML bvba

122

Manual Boekhouding

1.1.9.15 FOST+ Geeft de officiële lijsten weer voor hen die gehouden zijn FOST+ aangiftes te maken.

Per kalenderjaar bestaat de mogelijkheid om de standaardrapporten in aantal of in omzet af te drukken, alsook de officiële Bijlage IV. De gegevens zijn afhankelijk van de relatiefiche.

1.1.9.16 Recupel Geeft een lijst terug van het aantal artikelen waarvoor de verantwoordelijkheid werd ingeschakeld en de totalen van de geïnde Recupel bijdragen die naar Recupel moeten doorgestort worden. Deze lijst is opgesteld per RECUPEL rubriek. De gegevens worden uit de artikelfiche opgehaald.

'Verantwoordelijk' wordt slecht ingeschakeld voor de producten waarvoor een recupel bijdrage verschuldigd is en niet door de leverancier werd aangerekend. Doorgaans zijn dit goederen afkomstig en aangerekend vanuit het buitenland.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

123

1.1.10 Boekhoudperiodes Met deze functie beheert u enerzijds de periodes van een boekjaar, anderszijds worden de nummeringen van de journalen vastgelegd voor een bepaald boekjaar.

Periodes In DBFACTw wordt, in tegenstelling tot vele andere programma's, de boekhouding volgens boekingsdatum gestuurd. Nergens dient men een periode in te geven. De periodes dienen enkel ter controle, als waarschuwing dat een nieuwe periode begonnen is.

Alle boekingen gebeuren op basis van de boekingsdatum (voor de verkoopfacturen komt dit overeen met de documentdatum).

De flexibiliteit is daardoor enorm: U kunt probleemloos buiten de geopende periode boeken Boekingen zijn mogelijk zelfs indien het boekjaar voor de boekingsdatum niet aangemaakt is.

Desalniettemin moeten toch periodes worden gedefinieerd om de controles te kunnen uitvoeren, om de BTW aangiftes op te stellen (hoewel niet strikt noodzakelijk), om de grootboekrekeningen te kunnen compacteren, om het boekjaar af te sluiten en om periodieke lijsten af te drukken (zoals balansen en resultaatrekeningen).

We beschrijven de zaken die u kunt ingeven.

Een bestaand boekjaar wijzigt u door het boekjaar in te geven. Als u een nieuw boekjaar ingeeft, zal automatisch de informatie voorgesteld worden voor het nog niet bestaand boekjaar.

Š <2008-2010> TML bvba

124

Manual Boekhouding Boekjaar

Begindatum Einddatum

Periodes

Aangiftes Verkopen blokkeren tot

Aankopen blokkeren tot

Periode 1 -> nn

Klungelalarm

Naam dat aan het boekjaar wordt gegeven. Dit is dus niet verplichtend het kalenderjaar waarin de boekhouding start. Er kan geopteerd worden voor het effectieve kalenderjaar als het boekjaar van 01.01 tot 31.12 loopt of het begin kalenderjaar of het einde kalenderjaar bij een gesplitst boekjaar. Let wel dat de namen van de boekjaren elkaar moeten opvolgen en een jaar geen 2 x kan ingegeven worden.

Begindatum van het boekjaar (altijd de eerste dag van een maand) Einddatum van het boekjaar (altijd de laatste dag van een maand). Standaard neemt DBFACTw 12 maanden. Bij een boekjaar dat begint op 01.04.2002 wordt automatisch de einddatum van 31.03.2003 ingevuld. Deze datum kan wel overschreven worden voor verlengde boekjaren.

Aantal periodes in het boekjaar. Dit is eigenlijk een code, waarbij '12' staat voor een standaard boekjaar met maandelijkse periodes en '4' voor een boekjaar met driemaandelijkse periodes.

Aantal BTW aangiftes per kalenderjaar altijd 4 of 12.

Geeft de mogelijkheid alle boekingen/wijzigingen in het verkoopdagboek en de uitgaande creditnota's onmogelijk te maken tot en met de opgegeven datum. Dit wordt toegepast om de journalen te blokkeren na het opstellen van de BTW aangifte zonder een definitieve centralisatie uit te voeren.

Geeft de mogelijkheid alle boekingen/wijzigingen in het aankoopdagboek en de inkomende creditnota's onmogelijk te maken tot en met de opgegeven datum.

Geeft de begindatum weer van elke boekhoudperiode weer. Het vinkje naast de periode toont welke periode op heden de standaardperiode is.

Vergeet op het einde niet op de button <Opslaan> te klikken, anders worden de gegevens niét opgenomen.

Journalen Daarnaast kunt u met deze functie de nummering van de journalen definiëren. Het kan voorkomen dat dit in uw dossier niet actief is. Voor verdere uitleg van de nummering van meerdere journalen, zie daarvoor in de uitleg van de dagboeken zelf.

1.1.10.1 Nummering journalen Voor hen die met meerdere dagboeken werken is er eveneens de verplichting de nummering van de journalen in te geven.

Het is namelijk zo dat DBFACTw voor elk journaal een specifieke nummering heeft, die ingesteld worden per datum dat deze dienen gebruikt te worden, waardoor de dagboeken onmogelijk door elkaar kunnen gehaald worden. Dankzij de combinatie van de verschillende journaalnummers met de gedefinieerde datums van het boekjaar en de ingegeven nummer zal DBFACTw steeds het correcte

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

125

nummer voorstellen, zelfs indien de boekingsdatum in een vorig boekjaar ligt.

In het scherm worden de verschillende dagboeken weergegeven met lege nummers. Het volstaat om de nummers in te geven in de zin van het voorbeeld hierboven en dan de gegevens op te slaan. Het veld 'Blok' laat toe het geselecteerde journaal te blokkeren om elke boeking onmogelijk te maken. M et de button <Overnemen> is het mogelijk om jaar na jaar dezelfde nummering over te nemen, waarbij enkel de begingetallen dienen gewijzigd te worden. Met de button <Wijzigen> kunnen deze begingetallen aangepast worden naar de nieuwe begincijfers van de nieuwe nummering.

1.1.11 Operationele rapporten DBFACTw beschikt over een aantal financiĂŤle rapporteringen die in een beweging toelaten de situatie van de dag op te vragen en op te volgen. In de meeste gevallen gaat het over een momentopname op het ogenblik het dat het rapport wordt opgevraagd.

Deze rapporteringen zijn voorzien om de zaken op een gemakkelijke manier op te volgen. Ze zijn niet ontworpen om belangrijke managementbeslissingen te nemen. Hiervoor verwijzen wij naar de standaard rapporten zoals de balansen en resultaatrekeningen.

1.1.11.1 Liquiditeit Dit scherm geeft een volledige weergave van de liquiditeitssituatie van het bedrijf of het dossier. Alle bankrekeningen worden stuk voor stuk weergegeven in een grid. Deze grid kan aangewend worden om te beslissen van welke bankrekening de betalingen uitgevoerd moeten worden.

Š <2008-2010> TML bvba

126

Manual Boekhouding

De stock wordt evenwel niet onmiddellijk in het saldo opgenomen (maar wel apart vermeld), daar deze niet onmiddellijk realiseerbaar is.

1.1.11.2 Dagen klantenkrediet Geeft het aantal dagen weer dat alle klanten gemiddeld nodig hebben om te betalen. Dit rapport neemt de 400000 en de omzetrekeningen als basis. Hoewel deze ratio pro rata temporis werkt, is deze evenwel slechts op het einde van het boekjaar min of meer betrouwbaar. De formule is de volgende : Aantal dagen / (Omzet / debiteuren), waarbij 'aantal dagen' het aantal verlopen dagen is in het boekjaar.

1.1.11.3 Exploitatierekening Geeft een verkorte vorm van de exploitatierekening weer op het huidige ogenblik van een gekozen boekjaar of van een gekozen periode. Dit rapport houdt enkel rekening met de geboekte bedragen.

Indien nog grote aankoopfacturen of andere kosten moeten geboekt worden, zal de weergegeven winst te hoog liggen en vice versa. De gegevens zijn enkel betrouwbaar voor een vorig boekjaar waarbij alles is geboekt.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

127

Dit rapport is afdrukbaar.

1.1.11.4 Dagsituatie Dit rapport kan dan wel opgevraagd worden van datum tot datum. Het rapport is eigenlijk een soort samenvatting van de liquiditeit, het aantal dagen klantenkrediet en de exploitatie rekening. Alle gegevens kunnen in de drie andere rapporten op een meer gedetailleerde wijze opgevraagd worden.

1.1.12 Import/export journaal Deze functie laten DBFACTw toe de boekhoudkundige gegevens te exporteren naar andere pakketten en te importeren. Een export naar een factoring kan eveneens.

Voor het ogenblik is import en export enkel mogelijk in .dbf formaat. Export en import via XML is voorzien.

De structuur van de databases en van de XML boodschappen zijn op aanvraag beschikbaar. Door het

Š <2008-2010> TML bvba

128

Manual Boekhouding louter technisch / programmotorisch aspect van deze structuren worden deze hier niet besproken.

1.1.13 Dagkoers Valuta Sinds DBFACTw 2.0 is het mogelijk geworden de koersen van de vreemde munten in te geven en bij te houden op basis van een datum, waar DBFACTw 1.0 en oudere versies slechts een koers konden bijhouden.

Het voordeel hiervan is dat bij het inboeken van bewerkingen op bepaalde data steeds een identieke koers wordt bijgehouden, ondanks het feit dat een nieuwe koers reeds werd ingegeven. Vroeger werd steeds de lopende koers gebruikt, wat meer dan eens koersverschillen kon opleveren.

Het werkingsprincipe in de documenten is eenvoudig. DBFACTw gaat steeds vanaf de boekingsdatum in de tijd terug tot een koersdatum wordt tegengekomen. Indien koersen werden ingegeven op 01.08, op 01.09 en op 01.10, zal voor een document met boekingsdatum 15.09 of 30.09 de koers van 01.09 gebruikt worden. Een document van 01.10 of 15.10 zal de koers van 01.10 gebruiken.

De bedragen worden dus steeds met de correcte koers naar de basismunt omgezet.

Sedert DBFACTw 2.0 worden de koersen eveneens op een meer logische manier en met een betere omschrijving weergegeven. De eerste koers is de koers zoals die wordt opgegeven in de kranten of in de bankkantoren.

Indien een van de koersen werd ingevuld en de andere op 0.00 staat, wordt deze laatste automatisch ingevuld.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

129

1.1.14 FAQ Betekenis van de BTW-vakken Hieronder kan je een korte beschrijving terugvinden van de diverse vaknummers in een BTWaangifte.

Vakken van de uitgaande handelingen (verkopen, diensten,...) vak 00 handelingen onderworpen aan het nultarief vak 01 handelingen onderworpen aan de belasting van 6% vak 02 handelingen onderworpen aan de belasting van 12% vak 03 handelingen onderworpen aan de belasting van 21% vak 45 verkopen, BTW moet worden voldaan door de medecontractant vak 46 verkopen in EU-lidstaten vak 47 verkopen naar niet-EU-lidstaten vak 48 kredietnota's opgesteld op verkopen eerder vermeld in vak 46 vak 49 kredietnota's op handelingen eerder vermeld in de andere vakken Verschuldigde belastingen en aftrekbare belastingen vak 54 verschuldigde BTW op de omzet in vakken 00, 01, 02 en 03 vak 55 verschuldigde BTW op intracommunautaire aankopen vak 56 verschuldigde BTW op aankopen te betalen door Medecontractant vak 57 verschuldigde BTW op invoer uit niet-EU-lidstaten met vak 59

aftrekbare BTW

vak 61 vak 62 vak 63 vak 64

herziening - bijkomend verschuldigde BTWk herziening - bijkomend aftrekbare BTW verschuldigde BTW op ontvangen kredietnota's aftrekbare BTW wegens verstrekte kredietnota's

Saldo vak 71 vak 72

saldo van de vorige vakken, aan de staat te betalen saldo van de vorige vakken, door de staat verschuldigd

Inkomende handelingen vak 81 aankopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen vak 82 diensten, diverse goederen en andere vak 83 bedrijfsmiddelen vak 84 vak 85

Š <2008-2010> TML bvba

handelingen ontvangen kredietnota's m.b.t. aankopen vak 86 handelingen ontvangen kredietnota's m.b.t. de andere

130

Manual Boekhouding

vak 86 vak 87 vak 88

bedrag van de intracommunautaire verwervingen bedrag van de aankopen, BTW te voldoen door Medecontractant andere handelingen waarvan de aangever de BTW moet voldoen

1.1.14.1 Hoe? Voorschotfacturen

Welke Instellingen zijn nodig?

Ingeval u wenst te werken met de voorschotfacturen dient u deze te activeren in de Veranderen Variabelen - Documenten - Facturen => "Voorschotfacturen" (Helpkey : 925028) aanvinken.

Een artikel maken voor een Nieuw voorschot : Artikel zonder stockcontrole, als leverancier uzelf, geen prijs, noch prijsformules koppelen.

Een tweede artikel aanmaken voor de verrekening van voorschot : Artikel zonder stockcontrole, als leverancier uzelf, geen prijs, noch prijsformules koppelen.

Geef beide artikelen in via de Veranderen Variabelen - Documenten - Facturen - Instellingen => "Artikel nieuwe voorschotfactuur" en "Artikel overgenomen voorschotfactuur".

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

131

Hoe een voorschotfactuur maken?

Begin een gewone factuur. Geef het "Artikel nieuwe voorschotfactuur" in, en vul het bedrag in dat u heeft ontvangen als voorschot.

Protip 1

Maak misschien onmiddelijk een BTW inclusief factuur. Dit om te vermijden dat je in het veld E.P. eerst de BTW moet af trekken van het ontvangen bedrag.

Protip 2

Voeg eventuele extra tekst toe om aan te geven waarvoor het voorschot is

Daarna sluit u de factuur af via de gewone weg

Hoe het voorschot overnemen?

In de definitieve factuur die je opmaakt voor de klant plaats je de artikelen die zijn verkocht aan de klant.

Š <2008-2010> TML bvba

132

Manual Boekhouding

Als je nu de factuur afsluit zie je het scherm met de ontvangen voorschotten.

Selecteer in dit scherm het voorschot dat u wenst over te nemen op deze factuur.

DBFACTw zal nu op de afdruk van deze factuur 1 nieuw artikelen toevoegen (het artikel overgenomen voorschotfactuur) met de aantallen -1 en het bedrag van het voorschot. (voorbeeld hieronder) Protip 3

U kan op deze manier ook meerdere voorschotten markeren!

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

133

1.1.14.2 Afsluiten boekjaar - Openen nieuw boekjaar

Inleiding Het einde van het jaar is weer eens nabij en voor velen betekent dit eveneens het einde van het boekjaar. Bij het einde van elk boekjaar moeten steeds weer opnieuw dezelfde bewerkingen plaatsvinden. De bedoeling dezer is deze nog allemaal eens op een rijtje te zetten en toe te lichten.

Hoewel het boekjaar in DBFACTw dienst afgesloten te worden, is het echter niet nodig om te wachten met de bewerkingen van het nieuwe boekjaar. Er kan gerust geboekt worden in het nieuwe boekjaar zonder dat het vorige boekjaar afgesloten werd.

Indien met twee open boekjaren gewerkt wordt (vorig boekjaar, dat in de afsluitingsfaze zit, en huidig boekjaar), zal bij de tijdelijke centralisatie de mogelijkheid bestaan om de balansrekeningen en het resultaat over te dragen naar het nieuwe boekjaar. Indien van deze functie gebruik wordt gemaakt, zal DBFACTw de saldi van de balansrekeningen overdragen naar het grootboek op de eerste datum van het nieuwe boekjaar. Deze boeking gebeurt rechtstreeks in het grootboek en niet in een journaal en kan dus niet teruggevonden worden in bvb. diversen. Het resultaat wordt berekend en overgedragen naar rekening 140000. Indien met meer dan twee open boekjaren wordt gewerkt, zal deze overboeking niet kunnen plaatsvinden.

Š <2008-2010> TML bvba

134

Manual Boekhouding

Opening nieuw boekjaar Het nieuwe boekjaar kan in DBFACTw worden geopend zonder dat het vorige boekjaar afgesloten werd. De opening bevindt zich in menupunt 3.7. De procedure voor het openen van een nieuw boekjaar is de volgende: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Vul in het veld ‘boekjaar’ het nummer van het nieuwe boekjaar in.

Geef de begindatum van het boekjaar in het veld ‘begindatum’ in. Dit is de eerste datum van het nieuwe boekjaar. In DBFACTw is dit steeds de eerste dag van een maand.

Geef de einddatum van het boekjaar in het veld ‘Einddatum’ in. Dit is de laatste datum van het boekjaar en wordt door DBFACTw zelf berekend op basis van een boekjaar van 12 maanden. Deze datum is wijzigbaar in de mate dat een verlengd boekjaar gewenst is.

Geef het aantal periodes in die in het boekjaar zijn gewenst. Standaard is het aantal periodes gelijk aan het aantal maanden. Er kan ook geopteerd worden voor periodes van drie maanden. In die geval wordt het aantal periodes voor een volledig kalenderjaar op 4 gezet.

Geef het aantal jaarlijkse BTW aangiften in die zijn gewenst. Dit is steeds 12 indien maandelijkse BTW aangiften moeten opgesteld worden, steeds 4 voor driemaandelijkse aangiften.

Indien met meerdere journalen wordt gewerkt, moet de nummering eveneens gedefinieerd worden in het tabblad ‘journalen’. Voor elk journaal moet een unieke nummering opgegeven worden intern aan het type journaal. Voor alle diversen moet de nummering van xx0001 tot xx9999 (waarbij xx gelijk is aan de twee eerste nummer van het jaar die het boekjaar aanduiden) verdeeld worden tussen de verschillende journalen. Zo ook moet voor de aankopen de reeks van xx0001 tot xx9999 onderverdeeld worden tussen de verschillende aankoopjournalen.

Indien u bij het boeken in het nieuwe boekjaar een melding krijgt “Dit document-beginnummer is verschillend van hetgeen is ingesteld voor dit jaar.” dient de controle van de nummering eveneens ingesteld te worden. Deze bevindt zich in veranderen variabelen, Helpkeys 924601 en 924602 : Maak voor elk documenttype een intern document aan met nummer xx0000 aan (waarbij xx gelijk is aan de twee eerste nummer van het jaar die het boekjaar aanduiden). Hierdoor zal DBFACTw onmiddellijk de juiste nummering hebben voor het nieuwe boekjaar. Indien nodig kan nog steeds een nieuw documentnummer van het vorige boekjaar opgevraagd worden door in het document op het documentnummer te klikken met de rechter muisknop.

Protip

Indien er wordt gewerkt met meerdere journalen kan bij het aanmaken van een nieuw boekjaar de nummeringen van het vorige jaar worden overgenomen en via de button wijzigen kan men de oude begincijfers vervangen door nieuwe begincijfer.

Inventaris De uitgebreide inventarisprocedure (optionele module) wordt hier niet besproken. Deze module wordt immers integraal uitgelegd bij de installatie ervan en staat uitvoerig beschreven in de helpfile.

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

135

Wij houden het dus bij de ‘eenvoudige’ jaarlijkse inventaris.

LET OP: De lijst vraagt u best op de dag dat u de inventaris wenst, of zeker voor een wijziging van de aankoopprijzen werd doorgevoerd voor het nieuwe boekjaar. DBFACTw houdt immers geen rekening met de inkoopprijs op de gevraagde datum, maar steeds met deze die op het ogenblik van opvragen van de lijst in voege zijn.

Dit is niet het geval wanneer een inventarisprijs in de artikelfiche is ingegeven. Zodra de inventarisprijs verschillend is van 0, wordt de inventarisprijs overgenomen in plaats van de aankoopprijs. Best is dus de prijzen van de artikelen even te controleren en bij te werken voor de lijst wordt getrokken.

Er kan gebruik gemaakt worden van de inventarisprijs om artikelen als ‘waardeloos’ te beschouwen. Daartoe zet u de inventarisprijs in het artikel op € 0,01. Hierdoor worden de artikelen gewaardeerd tegen het bedrag van 1 Eurocent per stuk (wat over het algemeen verwaarloosbaar is bij het inventaristotaal).

De lijst vindt u onder menupunt 5.4.2 (Artikel – Stockbeheer – Stocklijst). Een aantal parameters heeft geen enkel nut meer of beantwoord niet meer aan de noden en/of zijn vervangen door de parameters van de artikelselectie.

1.

Zet de selectie artikelen bovenaan niet op ‘alle’ daarmee worden niet alle artikelen geselecteerd. Om ze allemaal te krijgen moet een selectie gemaakt worden (klikken op selectie-nieuw): a. Incl. uitgeveegde: moet op JA worden gezet b. Artikelstatus: moet op ‘Alle Artikelen’ staan

© <2008-2010> TML bvba

136

Manual Boekhouding c.

Klikken op berekenen.

1.

Zet het veldje ‘filter’ op ‘verschillend van 0. Het is inderdaad nutteloos om alle artikelen die niet in stock zijn af te drukken. Indien sommige artikelen wel degelijk op voorraad zijn, maar in DBFACTw op 0 staan, zullen deze manueel aan de lijst moeten toegevoegd worden.

Mogelijks zijn er ook artikelen aanwezig met een negatief aantal. Aangezien deze effectief niet op 0 staan, worden deze eveneens op de lijst weergegeven. De selectie ‘alleen in stock’ zal enkel de artikelen geven die een positief aantal hebben.

2.

Vul de datum van de gevraagde situatie in. In principe is dit de laatste datum van het boekjaar in geval van jaarlijkse inventaris.

3.

In het veldje ‘soort lijst’ kiest u inventarislijst. Met deze keuze worden de stockplaatsen niet weergegeven, maar wel de prijzen en de totalen per artikel.

4.

In het keuzevak ‘sorteren’ kan de afdrukvolgorde van de artikelen bij afdruk bepaald worden.

Dit heeft geen enkele invloed op de totalen van de lijst.

5.

Het keuzevak ‘Artikelnummer drukken’ bepaald hoe het artikelnummer wordt weergegeven.

Dit heeft eveneens geen enkele invloed op de totalen.

6.

De bedragen kunnen eveneens op twee verschillende wijzen getotaliseerd worden. Dit kan per ‘Grootboek’ (= aankooprekening) of per ‘Groep’ (= groep van het artikel). Deze keuzemogelijkheid zit in het keuzevak ‘Inventaris totaal per’.

7.

Een belangrijke mogelijkheid is de keuze om de uitgeveegde (historiek) artikelen al dan niet in de inventaris op te nemen. Standaard staat deze parameter AAN. Op die manier worden eventuele historiek artikelen waarvan de stock NIET op 0 staat eveneens weergegeven. Door de parameter uit te schakelen worden de uitgeveegde artikelen NIET opgenomen in de

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

137

inventaris, al zijn ze nog in stock (positief of negatief).

8.

Eens de lijst nageteld en verbeterd, dienen de eventuele fouten in aantallen met menupunt 5.4.1 (Artikel – Stockbeheer – Wijzigen stock) verbeterd te worden. Hier moet op twee zaken worden gelet:

9.

In het veld ‘Wijziging +/-‘ moet de stockwijziging doorgevoerd worden, niet het aantal in stock (behalve indien de stock op 0 stond). Indien voor artikel A de lijst op 5 stond en er 9 artikelen geteld worden, is de wijziging dus 4, indien de lijst op 9 stond en er 5 worden geteld, is de wijziging –4. Indien het artikel volgens de lijst op –10 staat en u er 5 telt, is de wijziging dus 15.

10. De datum onderaan is de datum waarop de stock wordt aangepast. Indien in januari de stockwijziging wordt doorgevoerd, moet de datum op 31.12 worden gezet. Indien de datum in januari wordt behouden, zal de stockwijziging geen invloed hebben op de inventaris op 31.12 en worden de bedragen en aantallen op de lijst bij herafdruk niet aangepast.

11. Eens alles geteld en aangepast drukt u de lijst nogmaals af, eveneens op datum van 31.12.

Dit is dan de definitieve inventaris die als basis zal dienen om de stockwijziging in de boekhouding door te voeren. Dit gebeurt steeds met een diverse bewerking. Typisch ziet deze diverse er als volgt uit:

a:Bij Verhoging stockwaarde: G340xxx D G609xxx C b:Bij vermindering stockwaarde: G609xxx D G340xxx C

Jaarafsluiting Zoals bij eender welk ander programma moeten in DBFACTw bepaalde procedures worden gevolgd om het boekjaar af te sluiten. Hieronder vindt u er een overzicht van:

1.

Alle standaard documenten moeten tot en met de laatste datum van het jaar geboekt zijn.

Onder standaard documenten wordt onder andere verstaan: Aankoopfacturen Creditnota’s op aankopen Verkoopfacturen Creditnota’s op verkopen Bankuittreksels. Hier dient wel opgelet te worden dat de laatste uittreksels van het vorige kalenderjaar ook met het correcte kalenderjaar in het uittreksel moeten ingegeven worden (verdere uitleg in de helpfile).

Kasverkopen afgesloten op laatste datum van het boekjaar voor alle kasverkopen tot en met de laatste datum van het boekjaar.

Kasboeken

© <2008-2010> TML bvba

138

Manual Boekhouding

2.

Eens alles geboekt en tijdelijk gecentraliseerd (menupunt 3.5.1 eerste optie), moeten volgende controles gebeuren. Deze controles dienen om de juistheid van de boekingen en de boekhouding na te gaan. Verbeter onmiddellijk waar nodig na het opmerken van een fout.

Eens het boekjaar afgesloten en/of de balans neergelegd werd, is het te laat om de verbeteringen door te voeren :

3.

Overeenstemming tussen de rekening 400000 en de individuele klantenfiches. Beide totalen moeten overeenstemmen.

Overeenstemming tussen de rekening 440000 en de individuele leveranciersfiches. Beide totalen moeten overeenstemmen.

Controle van de saldi van de bankjournalen met de bijhorende 55xxxx rekeningen. Deze totalen moeten overeenstemmen.

Controle van de saldi van de bankjournalen met de gekregen bankuittreksels. Deze totalen moeten overeenstemmen.

Onwaarschijnlijke saldi van klanten en/of leveranciers Vergelijking van de saldi van de BTW rekeningen met de BTW aangiften. vergelijking van de omzetbedragen met de aangegeven omzet in de BTW aangiften (Kader III : Vak 00 + 01 + 02 + 03 + 45 + 46 + 47 – 48 - 49). Boekhoudkundige controle : menu 3.6.1.3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. Alle diverse bewerkingen op 31.12 moeten worden ingegeven. Wij raden aan om de

boekingen allemaal separaat in te geven, vooral die bewegingen die in het begin van het volgend boekjaar omgedraaid moeten worden. In DBFACTw bestaat immers de mogelijkheid een bestaande diverse bewerking over te nemen. Bij deze overname wordt de diverse onmiddellijk omgedraaid. Boekingen die zeker niet vergeten mogen worden: 11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

Voorraadwijziging Afschrijvingen Lonen Intresten leningen Overboekingen van schulden op meer dan een jaar naar schulden op minder dan een jaar.

Negatieve bankrekeningen overboeken naar kortlopende schulden (passief) Provisie vakantiegeld Niet gefactureerde leveringen en bestellingen in uitvoering (bij productie) Te ontvangen facturen / creditnota’s Toe te rekenen kosten Overdracht dubieuze debiteuren Afboeken BTW rekeningen naar R/C BTW Overdracht winst/verlies van het boekjaar Over te dragen kosten (verzekeringen, andere langlopende dienstverlening) Uitboeken van verkochte activa …

27. Eens alle diverse boekingen ingegeven werden, tijdelijk laten centraliseren om alle gegevens

naar het grootboek over te dragen. Nakijken of het resultaat van de proef- en saldibalans (menupunt 3.6.8 eerste lijst) op 0 staat na het inbrengen van alle diverse bewerkingen.

Indien dit niet het geval is, zal het boekjaar niet afgesloten kunnen worden en zijn een of meerdere bijkomende boekingen nodig. Controleer nogmaals de boekhouding (zie hoger) 28. Indien alles correct is in de boekhouding, mag het boekjaar afgesloten worden. Daartoe

moeten volgende stappen ondernomen worden:

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

139

29. Definitieve centralisatie (menupunt 3.5.1 tweede optie) tot en met de laatste datum van het

af te sluiten boekjaar. Na een definitieve centralisatie is geen enkele boeking meer mogelijk tot en met de datum van de centralisatie. De enige mogelijkheid tot boeken is een diverse bewerking op datum van de centralisatie. Anders niets. Vandaar het belang alle gegevens na te kijken en de verbeteringen door te voeren voor de definitieve centralisatie.

Opgelet: Een definitieve centralisatie is onomkeerbaar. Deze kan dus niet ongedaan gemaakt worden. Neem dus eerst een reservekopie van de gegevens.

Er mag slechts 1 gebruiker in DBFACTw ingelogd zijn, nml. de gebruiker die de definitieve centralisatie zal uitvoeren.

Een definitieve centralisatie is niet mogelijk als het vorige boekjaar niet afgesloten is.

30. Na de definitieve centralisatie kan het boekjaar afgesloten worden (menupunt 3.5.2). Ook hier mag slechts 1 gebruiker in DBFACTw werken. Hierbij kunnen alle saldi van de balansrekeningen naar het nieuwe boekjaar overgedragen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Vul in het schermpje het journaal in dat u wenst te gebruiken voor de diverse bewerking (enkel in het geval dat meerdere diverse journalen ingeschakeld zijn), de datum, en het nummer van de diverse bewerking (wordt door DBFACTw zelf opgehaald, maar is wijzigbaar).

31. Hiermee is de procedure afgerond.

32. Aangezien DBFACTw alle boekingen bijhoudt van alle vorige boekjaren, kunnen alle

dagboeken en lijsten op eender welk ogenblik afgedrukt worden, zelfs na de afsluiting van het boekjaar.

Heeft u nog vragen: neem dan gerust contact op met onze helpdesk@tml.be en wij laten uw vragen beantwoorden door een specialist boekhouding.

1.1.14.3 Werken met Intervat

Vanaf DBFACTw versie 2.50 kan de BTW aangifte eveneens opgestuurd worden via Intervat.

Intervat is de applicatie van het ministerie van financiĂŤn die gewone bedrijven toelaten hun aangifte elektronisch door te sturen in plaats van naar het scanningscentrum. De bijlagen dienen wel nog steeds naar het lokaal controlekantoor opgestuurd te worden.

Hoe gaat dit in zijn werk...

1. Eerst en vooral dient u een digitaal gekwalificeerde certificaat klasse 3 aangevraagd te worden. Dit certificaat is misschien reeds voorhanden met de Isabel Software, of kan anders worden aangevraagd bij Global Sign of Certipost. Alle informatie over het aanvragen kan teruggevonden worden op de website http://www.globalsign.net/intervat. cfm?lang=nl of https://www.certipost.be/webshop/index.php? cPath=41&osCsid=ojgfh7v5oao7bg9du8esdgnkb6 2. Het certificaat installeren volgens de instructies.

3. Bij het opstellen van de BTW aangifte bestaat nu de mogelijkheid om een Intervat XML

Š <2008-2010> TML bvba

140

Manual Boekhouding

bestand aan te maken. Deze mogelijkheid kan u terugvinden onderaan het selectiescherm.

4. Bij het aanmaken van de BTW aangifte zal DBFACTw een XML-bestand aanmaken in dezelfde map als de bankbestanden (standaard is dit c:\bfiles).

5. Open vervolgens de website waar u de aangifte elektronisch kan indienen, nl. op http:// minfin.fgov.be/portail1/nl/intervat/welcomeintervatnl.html ga daar verder naar de Intervat afdeling (het blauwe logo bovenaan).

6. Indien de certificaten correct geĂŻnstalleerd zijn, worden deze automatisch ingelezen en kan u de BTW aangifte verzenden door het XML-bestand in te lezen, door middel van de button <Openen>.

7. Eens het bestand ingelezen, zal de Intervat applicatie vragen om te tekenen. Vul hier dan je pincode in die geldig is voor het certificaat.

Indien er gewerkt wordt met de elektronische identiteitskaart moet er eerst wel een keuze van handtekening gemaakt worden. Kies hier voor 'Signature Key' (en dus niet voor 'Authentication Key').

1.1.14.4 Cadeaucheques verwerken in DBFACTw Hier beschrijven we even hoe de firma TML werkt met cadeaucheque's, hoe we m.a.w. de cadeaucheque's verwerken in DBFACTw. De cadeaucheque wordt aanzien als een voorafbetaling (en dus geen verkoop van goederen) door een klant.

Aangezien we nooit op voorhand weten tegen welk BTW tarief de effectieve goederen zullen verkocht worden, rekenen we hier voorlopig geen BTW op.

Er zijn dus eerst een aantal instellingen die dienen te gebeuren in DBFACTw.

Stap 1: Instellingen in DBFACTw Er wordt dus m.a.w. een artikel 'Cadeaucheque' aangemaakt met aankooprekening en verkooprekening uit de 460-reeks (ontvangen vooruitbetalingen). Er wordt daarvoor een speciale rekening aangemaakt (menu 8-3-1 of direct-menu 872).

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

141

Er wordt ook een betaalmiddel aangemaakt 'Cadeaucheque', die naar een apart kasboek gaat, en waarvan de betaling naar dezelfde rekening 460 wordt gestuurd, ipv. een klassieke 58-rekening (zie menu 8-3-6 of via direct-menu 541).

Bij deze wordt ook niet vergeten de betaalwijze te activeren in onze Veranderen Variabelen, onder helpkey 907009 tot 907018 ĂŠn het specifieke bankboek aan te maken via menu 8-3-5 of direct-menu 540.

Š <2008-2010> TML bvba

142

Manual Boekhouding

Wanneer de klant met een cadeaucheque komt betalen, wordt dus het betaalmiddel cadeaucheque als betaalmiddel gebruikt net zoals een betaalmiddel Bancontact of VISA bestaat.

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

143

Stap 2: Gebruik in DBFACTw De eerste stap in het gebruik is de aankoop door de klant van de cadeaucheque. Dit kan gebeuren via een kasverkoop of een factuur.

De klant wordt vervolgens gedebiteerd voor het bedrag van de cadeaucheque en betaalt met bvb Cash.

De verkoop van de cadeaucheque wordt geregistreerd op basis van de 460-rekening.

Er wordt geen BTW aangerekend. Hiervoor wordt een speciaal BTW tarief aangemaakt.

Na de aankoop van de cheque kan de klant, die deze cheque in zijn bezit heeft, goederen betalen met deze cadeaucheque.

De klant wordt vervolgens gedebiteerd voor het bedrag van de goederen + de BTW. De BTW wordt hier dus overgedragen.

De klant betaalt zijn totale aankoop met zijn cadeaucheque.

De cadeaucheque wordt als betaalmiddel ingegeven en komt op het debet van de 460rekening.

Hierdoor heeft de klant betaald, is de cadeaucheque teruggekomen en staat de 460rekening op 0.

Een opmerking die je zou kunnen hebben is dat er op voorschotten BTW moet gerekend worden. Dit is ook zo! Er zijn toch een aantal redenen waarom dit niet onmiddellijk gebeurt,nml.

We weten nooit op voorhand welke goederen (en dus tegen welk BTW tarief) de klant gaat kopen. Indien u de BTW al zou aanrekenen tegen 21% zou bij de aankoop van goederen aan 6% negatieve BTW komen en dus ook een hogere omzet genereren.

Als de BTW wel wordt aangerekend, kan deze niet omgekeerd verwerkt worden als de cheque gebruikt wordt als betaling. Dit verplicht ons telkens (en dus voor elke cheque) tot een manuele rechtzetting van de BTW wanneer deze wordt gebruikt.

Als de cheque dan teruggenomen wordt als artikel, is het totaal factuurbedrag verkeerd.

Bv: een TV kopen van 1.000€, terugname cadeaucheque-artikel van 750€, geeft een totaal factuurbedrag van 250€ en dit is niet juist. De klant moet immers een factuur krijgen van 1.000€, dat betaald wordt met een cadeaucheque van 750€.

Het staat de boekhouder echter volledig vrij om op het einde van de maand/trimester/jaar zelf de verrekening te maken naargelang het saldo van de 460-rekening. Hoe gaat dit in zijn werk?

Er wordt gekeken naar het saldo van de 460-rekening. Drie mogelijkheden bestaan dan: 1. Het saldo is gelijk gebleven: er dient niets te gebeuren.

2. Het saldo is verhoogd: dit betekent dat er meer cadeaucheques zijn verkocht dan dat er terug binnengekomen zijn. Er zijn dus meer voorschotten gemaakt dan teruggenomen. Op dit verschil wordt de BTW berekend en deze wordt dan aangegeven.

Voorbeeld: oud saldo was 1.000€, nieuw saldo is 2.250€. Er is dus een verschil van 1.250€. Uit dit verschil wordt het basisbedrag gehaald (1.250€ / 1,21), nml. 1.033,06, dat wordt toegevoegd aan vak 03 (omzet) van de BTW aangifte. Het verschuldigde BTW-bedrag is dus 1.250 - 1.033,06 = 216,94 , dit komt dan in het vak 54 (verschuldigde BTW).

3. Het saldo is verlaagd. Dit betekent dat er meer cadeaucheques zijn binnen gekomen dan dat er verkocht zijn. Er zijn dus minder voorschotten gemaakt dan dat er teruggenomen werden. Op dit verschil wordt de BTW berekend en deze wordt dan teruggevorderd.

© <2008-2010> TML bvba

144

Manual Boekhouding

Voorbeeld: oud saldo was 2.250€, nieuw saldo is 1.000€. Er is dus een verschil van 1.250€. Uit dit verschil wordt het basisbedrag gehaald (1.250 /1,21), nml. 1.033,06, dat verminderd wordt bij vak 03 (omzet) van de BTW aangifte. Het terug te vorderen BTW bedrag is dus 1.250 - 1033,06 = 216,94, dat wordt aangeven in mindering van vak 54 (verschuldigde BTW). De verlaagde vakken 03 & 54 worden immers gecompenseerd door de effectieve verkoop van de goederen.

1.2

Boekhoudkundige controles Binnen DBFACTw kunnen er verschillende boekhoudkundige controles uitgevoerd worden, die u toelaten om verschillende mogelijks foute boekingen op te sporen. Deze controles vindt u terug onder menupunt 1/A/2/1, waar u dan de juiste controle kiest.

Klungelalarm

Vergeet niet dat er steeds eerst een Tijdelijke centralisatie (Directmenu 171) dient te gebeuren alvorens u verschillen opzoekt. Dit is nodig om een juiste weergave te hebben van de cijfers in balans, grootboekrekening of lijsten.

Het is niet altijd even duidelijk welke controle wat juist nakijkt en welk resultaat dit geeft, daarom hier een korte uitleg per controle: Afpunting RC Klanten Hierbij worden de afpuntingen rekening courant klanten nagekeken, aan de hand van hun afpuntnummer (uniek nummer gegeven door DBFACTw bij het wegschrijven van de

© <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

145

afpunting). Indien er problemen zijn na het afpunten van de regels in rekening courant klanten, dan worden de regels door deze controle rechtgezet en komt de rekening courant klanten terug in balans.

Afpunting RC Leveranciers Hierbij worden de afpuntingen rekening courant leveranciers nagekeken, aan de hand van hun afpuntnummer (uniek nummer gegeven door DBFACTw bij het wegschrijven van de afpunting). Indien er problemen zijn na het afpunten van de regels in rekening courant leveranciers, dan worden de regels door deze controle rechtgezet en komt de rekening courant leveranciers terug in balans.

RC Klanten - 400000 Bij deze controle worden de boekingen op rekening courant klanten vergeleken met de boekingen op grootboekrekening 400000, in combinatie met de diverse bewerkingen. Indien deze een verschillend saldo hebben, dan wordt dit getoond in een grid. Hierbij kunt u al de datum(s) van de mogelijks foute boekingen zien. Per regel kunt u een Detail opvragen, door op de button <detail> te klikken. Vervolgens kunt u de fouten opzoeken via Lijst rekening courant op deze datum(s) via Direct-menu 181, waarbij u dan de documenten kunt nakijken om de fout recht te zetten.

RC Leveranciers - 440000 Bij deze controle worden de boekingen op rekening courant leveranciers vergeleken met de boekingen op grootboekrekening 440000, in combinatie met de diverse bewerkingen. Indien deze een verschillend saldo hebben, dan wordt dit getoond in een grid. Hierbij kunt u al de datum(s) van de mogelijks foute boekingen zien. Per regel kunt u een Detail opvragen, door op de button <detail> te klikken. Vervolgens kunt u de fouten opzoeken via Lijst rekening courant op deze datum(s) via Direct-menu 181, waarbij u dan de documenten kunt nakijken om de fout recht te zetten.

Verkoopfacturen - Verkoopjournaal Deze controle vergelijkt de gegevens van de facturen commercieel met de boekhoudkundige gegevens van de facturen. Het totaal bedrag van de Verkopen dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de Dagboeken, dit geldt hetzelfde voor het bedrag van de creditnota's.

Verkoopjournaal - Regels Verkoopjournaal Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de facturen vergeleken met de hoofdgegevens van de facturen. Het totaal bedrag van de factuur dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de factuur. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden. Het volstaat om deze facturen op te vragen en de verschillen te bekijken in Detail.

Creditnota's verkopen - Creditnota regels Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de uitgaande creditnota's vergeleken met de hoofdgegevens van de creditnota. Het totaal bedrag van de creditnota dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de creditnota. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden.

Het volstaat om deze creditnota's op te vragen en de verschillen te bekijken in Detail.

Š <2008-2010> TML bvba

146

Manual Boekhouding

Afpuntingen Grootboek Hierbij worden de afpuntingen van grootboekrekeningen nagekeken, aan de hand van hun afpuntnummer (uniek nummer gegeven door DBFACTw bij het wegschrijven van de afpunting). Indien er verschillen zijn, dan worden deze getoond in een grid, waarbij u kan zien welke grootboekrekening welk verschil heeft.

Aankoopfacturen - Aankoopregels Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de aankoopfacturen vergeleken met de hoofdgegevens van de aankoopfacturen. Het totaal bedrag van de aankoopfactuur dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de aankoopfactuur. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden. Het volstaat van deze aankoopfacturen op te vragen om de verschillen te bekijken in detail.

Creditnota's aankopen - Creditnota regels Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de inkomende creditnota's vergeleken met de hoofdgegevens van de creditnota. Het totaal bedrag van de creditnota dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de creditnota. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden.

Het volstaat van deze creditnota's op te vragen om de verschillen te bekijken in detail.

Documenten - Rekening Courant Bij deze controle worden de gegevens van het document vergeleken met de gegevens in rekening courant. Indien er verschillen zijn tussen deze 2 gegevens, komen de verschillen zichtbaar in een grid. In deze grid ziet u de relatie, het nummer en het bedrag enerzijds langs de documentzijde en anderzijds langs rekening courant zijde.

Bankboeken - Rekening Courant Hierbij worden de gegevens van het bankboek vergeleken met de gegevens in rekening courant. Indien er verschillen zijn tussen deze 2 gegevens, komen de verschillen zichtbaar in een grid. In deze grid ziet u de bank, het uittrekselnummer en het bedrag enerzijds langs bankboek en anderzijds de relatie, het nummer en het bedrag langs rekening courant.

Grootboek in balans Bij deze controle wordt nagekeken of de boekingen op de grootboekrekening in balans zijn.

Indien er verschillen zijn, worden deze getoond in een grid. In deze grid wordt het documentnummer, het bedrag Debet en het bedrag Credit van de boeking getoond die de grootboekrekening in onbalans brengt.

Controle rekening-courant klant document -> relatienummer Deze controle kijkt na in de bestanden of het zelfde relatienummer is weggeschreven als het relatienummer dat gebruikt is op de factuur. Bij fouten komt het documentnummer, de gebruikte relatienummers voor dit document en de relatienaam te voorschijn in een grid.

Controle rekening-courant leverancier document -> relatienummer Deze controle kijkt na in de bestanden of het zelfde relatienummer is weggeschreven als het

Š <2008-2010> TML bvba

De Boekhouding

147

relatienummer dat gebruikt is op de aankoopfactuur. Bij fouten komt het documentnummer, de gebruikte relatienummers voor dit document en de relatienaam te voorschijn in een grid.

Omzetvergelijking verkoopdocumenten Deze controle kijkt na op documentniveau of de omzetvergelijking klopt. Bij de omzetvergelijking wordt een vergelijking gemaakt tussen de omzet en de aangegeven bedragen in de BTW vakken. Bij fouten komen de documentnummers, de datum, het aangegeven bedrag voor het BTW vak en het regel saldo van de documenten in een grid. terwijl de omzetvergelijking in DBFACTw enkel een fout weergeeft, maar geen details.

Controle kasboek -> grootboek Bij deze controle wordt per dag het saldo van de gebruikte grootboekrekeningen voor kas (oa 570000, 570100, 570200) vergeleken met het saldo van de verschillende kasboeken (K00, K100, K200).

Per datum RC-klanten - 400000 Dit is een zelfde controle als de controle "RC klanten - 400000", maar een iets minder gedetailleerde controle. Deze controleert enkel op grootboekrekening en op rekening courant per datum.

Per datum RC-leveranciers - 440000 Dit is een zelfde controle als de controle "RC leveranciers - 440000", maar een iets minder gedetailleerde controle. Deze controleert enkel op grootboekrekening en op rekening courant per datum.

Controle op negatief kassaldo Bij deze controle wordt nagekeken of er geen negatief kassaldo is op het einde van de dag.

Dit saldo kan wel negatief zijn overdag, maar mag niet negatief blijven op het einde van de dag.

Controle op diverse betalingen Hierbij wordt gecontroleerd of de andere betalingswijzen, zoals geregistreerd op de verschillende aparte documenten ook wel effectief is weggeschreven naar het bestand Diverse betalingen.

Rechtstreekse boekingen op 400000 Hierbij wordt gecontroleerd of er rechtstreekse boekingen zijn gebeurd op de grootboekrekening 400000. Indien er boekingen rechtstreeks zijn gebeurd, komen deze in een grid te staan. In deze grid staat de datum, het journaal, het bedrag Debet, het bedrag Credit en het documentnummer. Hierdoor kunnen de boekingen gemakkelijker opgezocht worden.

Rechtstreekse boekingen op 440000 Hierbij wordt gecontroleerd of er rechtstreekse boekingen zijn gebeurd op de grootboekrekening 440000. Indien er boekingen rechtstreeks zijn gebeurd, komen deze in een grid te staan. In deze grid staat de datum, het journaal, het bedrag Debet, het bedrag Credit en het documentnummer. Hierdoor kunnen de boekingen gemakkelijker opgezocht

Š <2008-2010> TML bvba

148

Manual Boekhouding

worden.

Controle unieke koppeling factuur/rekening-courant Deze controle kijkt in de bestanden na of er voor elke koppeling van een factuur in het bestand rekening-courant een uniek nummer correct wordt weggeschreven. Indien dit niet gebeurd is, komen de documentnummers, de datum en het nummer in een grid te staan. Bij verschillen op deze controle dient contact opgenomen te worden met TML om de rechtzettingen te doen van deze koppelingen.

Controle dubbele/uitgeveegde documenten Bij deze controle wordt de data in de bestanden gecontroleerd op uitgeveegde of dubbele records/gegevens in de databases. Voor elk document in DBFACTw wordt deze controle uitgevoerd en het aantal records per soort document wordt in een grid weergegeven.

Š <2008-2010> TML bvba