Module CODA Description: Si vous disposez du module ‘Paiements électroniques’, il est évident que vous désirez introduire aussi peu que possible dans vos livres bancaires. Grâce à l’importation CODA de DBFACT, vous pouvez lire les extraits électroniques dans DBFACT, aussi bien pour les messages sortants que les messages entrants. La seule limite est la recon-
naissance des messages, mais notre module vous permet d’attribuer facilement les montants non reconnus. De cette façon, de nouvelles structures de reconnaissance peuvent être apprises au programme afin de reconnaître automatiquement le même type de paiements entrants ou sortants.
Détails de ce module De nos jours, presque toutes les informations de l’entreprise sont disponibles par voie électronique, ainsi que les extraits de compte. Cette information est procurée par les banques dans les fichiers ‘CODA’. A partir de maintenant, il est possible dans DBFACT de lire ces extraits ce qui entraîne un gain de temps énorme pour l’encodage des extraits de compte. Vous disposez d’Isabel ou d’un autre logiciel qui permet la réception électronique des extraits de compte. Voilà pourquoi, le but de ce module est de simplifier l’encodage des extraits de compte. En téléchargeant l’information du logiciel et en sauvegardant cette information dans les fichiers. DBFACT peut analyser l’information de ces fichiers et encoder automatiquement l’extrait de compte grâce à ce module. Lors de la lecture des fichiers, on recherche par transaction entre autres:
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L’information du document (communications structurées, facture d’achat, facture de vente) L’information non structurée Des commandes de paiement existantes Des commandes de domiciliations Le nom de relation
Naturellement, toutes les informations ne seront pas reconnues dans les extraits. Si vous payez votre fournisseur toujours avec la même structure, cela n’est certainement pas le cas pour vos clients. Certains clients mentionnent uniquement le numéro de facture ou une partie de cela ou uniquement le numéro de client ou ils paient plusieurs factures en une fois ou ils ne mentionnent rien. Au pire, c’est une troisième partie qui paie la facture de votre client. Voilà pourquoi, le module CODA de DBFACT dispose de ‘possibilités d’apprentissage’ grâce auxquelles l’utilisateur peut apprende certains modèles au paquet. Après avoir introduit les données, DBFACT reconnaîtra des paiements pareils. De cette façon, la reconnaissance automatique des paiements se développe
et théoriquement, tout peut être lu automatiquement après un certain temps. C’est pour cette raison que le module CODA n’a qu’un but: un gain de temps énorme ! Afin que cette méthode de travail se passe aussi efficacement que possible, vous pouvez déjà faire imprimer la communication structurée sur vos documents de vente. Demandez alors une adaptation de votre mise en page à votre distributeur ou à TML.
Fonctionne en association avec:
The Missing Link (TML) bvba/sprl Bosstraat 103 • B-1742 Ternat • tél: + 32 (0) 53/64.58.64 • fax: + 32 (0) 53/68.58.81 • email: dbfact@tml.be • www.dbfact.be
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Comptabilité et Paiements électroniques