DBFACT Wie werkt er nu al met DBFACTw? Uiteraard is de hier beschikbare ruimte te klein om onze meer dan 1600 klanten allemaal op te sommen. Daarom hebben we een willekeurige selectie gemaakt op www.dbfact.be. Ontdek onze refe-renties in de meest diverse sectoren, ook uit uw sector. DBFACTw wordt nog steeds verder ontwikkeld samen met de vermelde KMO's en met alle anderen die voor DBFACTw hebben gekozen. Het is door naar hun vragen te luisteren dat we samen met onze dealers het succes in België kunnen blijven waarmaken. Ons dealernetwerk is vertakt over heel België. U vindt dus zeker een partner in uw buurt. Het zijn bedrijven die wij zorgvuldig hebben geselecteerd. Zowel qua expertise als qua filosofie zitten zij op dezelfde golflengte. Zij helpen u met no-nonsense advies als KMO voor de KMO om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Genoeg over ons. Wat zijn ùw vragen? Stel ze aan ons of aan uw dealer. Waarschijnlijk vinden we samen direct al het antwoord. U zal verrast zijn door de opportuniteiten die DBFACTw ook voor u in petto heeft ! Kijk op www.dbfact.be voor een lijst van resellers en partners.
Meer informatie bij:
The Missing Link (TML) BVBA Bosstraat 103 • B-1742 Ternat tel: + 32 (0) 53/64.58.64 fax: + 32 (0) 53/68.58.81 email: info@tml.be BTW BE 0445.498.333 RPR Brussel www.dbfact.be
Geef je KMO de tools die het verdient
DBFACT Administratieve software die werkt!
DBFACTw: De realistische aanpak van een kmo voor de kmo! Informatie beheren, verspreiden, aanwenden en analyseren. Het zijn de uitdagingen waar u en wijzelf als KMO dagelijks voor staan. Met DBFACTw, ons softwarepakket voor algemene commerciële administratie, beheer en boekhouding kunt u zich op een juiste manier organiseren zodat u zich kunt focussen op wat écht belangrijk is binnen uw organisatie: de klant.
VERKOOP
TOONBANKVERKOOP
INKOOP
PAG.04
PAG.05
PAG.06
De administratieve beslommeringen zijn een taak voor DBFACTw. Als u informatie over een klant wenst, kunt u vanuit één toepassing zowel louter administratieve informatie (faxen, brieven, mails), commerciële en logistieke documenten (facturen, zendnota's) als boekhoudkundige resultaten (rekening-courant, zakencijfers) opvragen. Wij zijn steeds ons basisprincipe trouw gebleven: wij maken software voor u, de KMO. U wilt een oplossing voor úw problematieken tegen een eerlijke prijs. Wij hebben geluisterd naar en samengewerkt met de meer dan 1600 bedrijven die vandaag met DBFACTw werken. U kunt dus gerust zijn: u profiteert van de expertise en kennis die we hebben opgedaan in de bedrijven die u zijn voorgegaan, ook in uw sector. Maar waarom zou u ons zomaar geloven? Neem de proef op de som: contacteer ons vandaag nog en laat ons u met een vrijblijvende demonstratie tonen wat we in huis hebben.
02
DBFACT • Beheer van informatie doorheen heel uw bedrijf • Sneller analyseren is sneller beslissen • DBFACTw staat voor: KMO voor de KMO • Eerlijke prijs is snelle return on investment • Jarenlange ervaring met meer dan 1600 bedrijven • Vrijblijvende demonstratie bij u op kantoor
UW ORGANISATIE
LOGISTIEK
TECHNISCHE DIENSTEN
BOEKHOUDING
MANAGEMENT RAPPORTERING
TRAINING & ONDERSTEUNING
PARTNERS & INFORMATIE PAG.12
PAG.07
PAG.08
PAG.09
PAG.10
PAG.11
Administratieve software DBFACTw: de totaaloplossing voor uw KMO. 03
VERKOOP “Verkoopsproces twee maal zo efficiënt, zowel in binnen- als in buitenland!” (Stefan Dusart, aankoop- en projectmanager Ethnicraft)
Verkopers meer face-to-face met klanten dan aan hun PC. Als verkoper streeft u maximaal contact met de klant na. Met DBFACTw maakt u klant-gepersonaliseerde offertes met de juiste prijzen en kortingen en in een lay-out die u zelf bepaalt. U bent als verkoper meteen zeker van de juiste, actuele prijs. Artikelen kunnen inzake prijs en omschrijving immers automatisch worden ingelezen vanuit Excel-spreadsheets en steeds automatisch worden geüpdate. Technische fiches, afbeeldingen en specificaties worden trouwens automatisch aan de artikelen uit uw offerte gekoppeld. Gedaan met eindeloos opzoek- en administratiewerk ! Enkele andere zaken die u het leven als verkoper makkelijker maken: • DBFACTw maakt het opvolgen van offertes eenvoudig door de juiste datums en de juiste informatie bij te houden en u op tijd te verwittigen voor de volgende actie. Zo mist u nog zelden een verkoop. • Een slaagkans- en concurrentieanalyse laat u toe tijdig in te spelen op koerswijzigingen van uw concurrenten. • De kans op fouten en verwarring daalt drastisch door het automatisch omzetten van uw offerte in een orderbevestiging (inclusief een extra controle m.b.t. de actuele prijzen). U spaart tijd uit door de informatie over te nemen. DBFACTw brengt u dichter bij uw bron van inkomsten: uw klanten. Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake verkoop op onze website www.dbfact.be • Offertes zijn o.a. geïntegreerd met klanten- en productinformatie • Klantenfiche en historiek worden voortdurend gevoed met offerte-info • Slaagkans en concurrentiestatistieken • Afbeeldingen en documentatie automatisch toevoegen aan offertes • Offertes worden gecontroleerd overgenomen in bestellingen • Integratie met boekhouding
04
DBFACT
TOONBANK VERKOOP “DBFACTw helpt ons om tijd te besparen zodat we ons met onze core business kunnen bezig houden: onze klanten adviseren!” (Philippe Clement, zaakvoerder Philandi)
Een snelle, correcte afhandeling van de toonbankverkopen. Als uw klant uw winkel bezoekt, dan wilt u zich concentreren op het contact met de koper en niet met de technische aspecten van de verwerking ervan. Door een vlot en gepersonaliseerd contact heeft de klant het gevoel dat hij belangrijk is, dat u tijd maakt voor hem. DBFACTw laat u toe door dezelfde flexibele methodes te gebruiken bij het opzoeken van klant en artikelgegevens om directe informatie aan uw klant te bezorgen. Immers, u wilt de koop nu afsluiten en uw klant niet laten wachten op informatie die u niet kan vinden in uw systeem. In DBFACTw kunt u vanuit één menupunt en zonder te wijzigen tussen programma's zowel contante verkopen, facturen, orders en zendnota's aanmaken. Alles in een zelfde eenvoudige en consistente werkwijze. Een interim of een invaller voor uw verkoopster? Binnen het uur werken ze met DBFACTw aan de kassa alsof ze nog nooit iets anders hebben gedaan. Tenslotte wilt u een vlotte, discrete en vooral correcte afhandeling van de verkoop. Met links naar toestellen voor Bancontact en andere betaalkaarten heeft u zekerheid dat de verwerking correct gebeurt. U heeft 's avonds minder werk om de kassa af te sluiten en fouten kunnen gemakkelijk worden opgespoord en besproken met de werknemer. Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake kasverkoop op onze website www.dbfact.be
DBFACT • Werkwijze in kasverkoop op klant gericht • Flexibel werken met relevante gegevens • Alle types verkopen in 1 scherm via contante verkopen • Integratie met boekhouding • Strikte controle en dagrapportering 05
INKOOP “We besparen 30.000 euro per jaar door de automatisering van de facturatie!”
Objectieve assistentie bij de keuze van leveranciers en producten. Waaraan besteden uw inkopers hun tijd: aan administratie of aan onderhandelen met leveranciers? Aan het in de gaten houden van leveringstermijnen van leveranciers of aan het optimaliseren van de voorraad? Laat uw inkoper gebruik maken van de inkoopvoorstellen in DBFACTw.
(Walter Verschueren, boekhouder Rosco)
In één oogopslag heeft hij het hele beeld: lopende orders, rekening-courant, betalingsvoorwaarden, gemiddeld aantal backorders, gemiddelde leveringstermijnen en prijsevolutie. Dit alles over verschillende leveranciers heen en voor één of meerdere artikelen. DBFACTw laat u toe een beter overzicht te houden en te sparen op leverings- en andere kosten. Het laat u toe de gemiddelde leveringstermijnen te verkorten. Gedaan dus met die honderden Excel-lijstjes en onverwachte kosten bij te kleine orders of het teveel en te gespreid bestellen. Met DBFACTw vindt u de balans tussen voorraad- en transportkosten. Enkele andere voordelen: Via de online xml-link naar uw leverancier kan u de prijzen en beschikbaarheid in real-time raadplegen en onmiddellijk elektronisch bestellen. De automatische leveringstermijnbewaking zorgt niet enkel voor een goede controle op leveranciers, maar ook voor precieze stockprognoses waardoor alle medewerkers én uw klanten voortdurend op de hoogte zijn. Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake inkoop op onze website www.dbfact.be
DBFACT • Alle inkoopinformatie in één scherm • Objectieve analyses bij bepaling inkoopstrategie • Up-to-date informatie via automatische oplaadmogelijkheden • Prijsinformatie in catalogusbestand • Leveringstermijnbewaking en stockprognose 06
LOGISTIEK “We hebben onze voorsprong op het gebied van flexibele en foutloze leveringen nog met 30% kunnen vergroten!” (Fons Vanderpoorten, zaakvoerder Preflexibel)
Snelle & correcte afhandeling van de voorraadbewegingen. Een gestroomlijnd logistiek proces begint met een correcte ontvangst van goederen. Via doorgedreven controles, zowel op papier als via scanners zorgt u er voor dat de juiste goederen op de juiste locaties geplaatst of gereserveerd worden voor de juiste klanten. U bekomt niet alleen een correcte maar ook een pijlsnelle afhandeling van de voorraadbewegingen en lopende bestellingen. Het resultaat is dat u sneller gaat factureren en dat er een grotere stockrotatie is. DBFACTw helpt u door de juiste locaties voor te stellen waardoor het aantal handelingen vermindert. Met DBFACTw heeft u een permanent oog op de openstaande bestellingen waardoor u op de juiste momenten en met een minimaal aantal verzendingen de klanten kunt uitleveren. U beperkt door deze prognoses niet alleen het aantal leveringen en de daaraan verbonden kosten, maar houdt tevens uw voorraad permanent op een ideaal niveau. Bij het fysisch klaarmaken van zendingen maakt u colli in functie van het volume en gewicht, opgedeeld via leveringsroutes en de door de klant gewenste transportwijze. Werkt u met ABX, UPS, TNT of DHL? Laat DBFACTw de juiste etiketten, borderellen en bestanden voor deze transporteurs aanmaken. Het spaart u dubbel tikwerk en dus de kans op fouten.
Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake verkoop op onze website www.dbfact.be
DBFACT • Real-time controle ontvangst goederen met geplaatste inkooporders • Voorstelling dynamische stocklocaties • Labels per klant en per bestelling • Verwerking naar consignatie, reservatie, zending • Berekening minimale en optimale voorraad • Koppeling met belangrijkste transporteurs 07
TECHNISCHE DIENSTEN “Het grootste voordeel is de registratie van de serienummers...het laat een veel betere tracering en opvolging toe.” (Katrijn Van den Hende, Office Manager Farmad nv)
De technische dienst als hét middel voor grotere klantentevredenheid. U weet als bedrijfsleider dat u het verschil kan maken door een perfecte afhandeling van een herstelling of interventie. Hier bewijst u zich als vakman. DBFACTw helpt u van bij de ontvangst van een herstelling of interventie-aanvraag door via een stappenplan de nodige gegevens van de klant en het toestel te noteren, inclusief toebehoren. Met DBFACTw heeft u als serviceverantwoordelijke via werklijsten permanent zicht op de lopende herstellingen en interventies. Kortom: u informeert de klant vanuit ieder stadium van zijn herstelling over de toestand van zijn toestel. Uw techniekers houden zich bezig met het toestel, niet met de administratie er rond. Zelfs als ze een bestek moeten maken vanuit het servicerapport zorgt DBFACTw dat alles automatisch wordt ingevuld en verstuurd. Wanneer een herstelling klaar is, verwittigt u de klant via een standaard e-mail of SMS en wordt de verrekening gedaan aan de kassa via een kasverkoop of via de facturatie. Zo bent u zeker dat herstellingen niet kunnen worden vergeten, dat de vervangtoestellen en voorschotten worden afgerekend en dat dit gebeurt door een verkoper die op dat moment alle informatie met betrekking tot de herstelling ter beschikking heeft. Gegarandeerd dat de klant tevreden is over uw service !
Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake herstellingen en technische dienst op onze website www.dbfact.be
DBFACT • Gedetailleerd servicerapport voor registratie • Gebruik van statussen voor opvolging • Bestek vanuit servicerapport via standaarddocumenten • Verwerking van vervangtoestellen • Historiek herstelling en op serienummer • Afrekening via kasverkoop of normale commerciële flow • Uitgebreide managementrapportering en informatie 08
BOEKHOUDING “Eindelijk een pakket op onze maat en naar ons budget!”
Boekhouding is een onmisbaar instrument maar eigenlijk niet meer dan een logisch gevolg. Stelt u zich een ideale wereld voor waar de boekhouding weet waarom een klant zijn factuur niet betaalt en de verkopers weten dat een klant aan zijn kredietlimiet zit en er vervallen facturen zijn. Dat is de wereld van DBFACTw. In onze oplossing is geen enkel departement of functie ondergeschikt aan een ander en is de informatie beschikbaar op alle niveau's.
(Yves Laurijssens, zaakvoerder ARC Herentals)
Door de informatie uit het commercieel beheer te gebruiken in de boekhouding, vermijdt u fouten en heeft u een betere controle. Ontvangst goederen wordt overgenomen in aankoopfacturen, aankoopfacturen moeten zijn goedgekeurd voor ze in de betalingsmodule komen, betalingen worden overgenomen in het bankboek. U beschikt over een strikte controle door informatie van een stadium over te nemen in een volgend stadium. Door een real-time doorboeking naar de boekhouding vermijdt u extra kosten voor externe verwerking en voorkomt u het nemen van beslissingen op basis van verouderde informatie. En tenslotte gebruikt u de resultaten in andere toepassingen via een koppeling met Isabel, de Nationale Bank, ACCON, Excel, de elektronische BTW-aangifte, ... Alles is voorhanden om het u gemakkelijk te maken te voldoen aan de wettelijke verplichtingen zonder daarvoor onnodige kosten te maken.
Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake boekhouding op onze website www.dbfact.be
DBFACT • Informatie uit alle afdelingen onmiddellijk beschikbaar • 1 interface, 1 leerproces, 1 informatiebron • Real-time doorboeken van gegevens, geen wachttijden • Informatie wordt doorheen het hele proces gebruikt en gecontroleerd • Boekhouding is het logisch gevolg van uw dagelijkse actviteiten • Koppelingen met externe extra toepassingen 09
MANAGEMENT RAPPORTERING “DBFACTw heeft ons geholpen om op drie jaar tijd te groeien van 30 medewerkers naar 52!” (Niek De Bruyne, Sales & Marketing Manager Van den Dorpe)
Managementoverzichten direct ter beschikking. De economische realiteit noodzaakt de KMO nauwgezet om te springen met marges en kosten. Het is van levensbelang snel te kunnen beslissen op basis van informatie die nù en niet straks beschikbaar is. Als KMO ondervinden we dat zelf dagelijks aan den lijve. Dus hebben we voor u een 400-tal kant-en-klare rapporten en historieken beschikbaar gesteld. Zonder dat u dus maar enige informaticakennis heeft, kunt u onmiddellijk lijsten en historieken, analyses en tabellen maken van de meest uiteenlopende zaken. Trouw aan onze filosofie van integratie zorgen we er bijvoorbeeld voor dat u met de spreekwoordelijke druk op de knop een dagsituatie opvraagt waarin zowel louter commerciële gegevens (bestellingen, backorders) als strikt boekhoudkundige cijfers (openstaande klanten en leveranciers) worden gecombineerd. Ook voor u, de bedrijfsleider die een stap verder wil met rapportering, zijn de tools beschikbaar. Via Crystal Reports, hét rapporteringsprogramma of via een export naar Excel, of via de module managementrapportering en ratio's: u heeft steeds de juiste gegevens ter beschikking om beter te rapporteren, te analyseren en te managen. U kunt steeds direct de juiste beslissingen nemen en dit zonder steeds beroep te moeten doen op uw IT-specialisten. Kijk zeker voor een gedetailleerde lijst van voordelen voor u inzake rapporteringen op onze website www.dbfact.be
DBFACT • Meer dan 400 kant-en-klare managementrapporten • Gecombineerde resultaten commercieel en boekhouding • On-the-fly berekening van ratio's • Gemakkelijke extra rapportering met andere tools zoals Crystal Reports • Verwerking resultaten in Excel-spreadsheets 10
TRAINING EN ONDERSTEUNING “DBFACTw helpt ons om onze klanten sneller en beter te bedienen dan onze concurrenten.” (Hans Van Durme, zaakvoerder Bicobel)
Samen werken aan samenwerken: implementatie, opleiding, ondersteuning, ... Als KMO weten wij dat het belangrijk is de juiste ondersteuning te krijgen op het juiste moment. Dat betekent niet te vroeg en zeker niet te laat. Met DBFACTw krijgt u op deze belangrijke momenten de nodige hulp. Concreet betekent dit: • Wij helpen u bij de introductie bij uw medewerkers. Zowel de organisatorische veranderingen als het werken met de nieuwe software wordt zo veel sneller aanvaard. • Onze trainers leiden de afdelingshoofden op. Daarna kunnen zij zelf de kennis verder doorgeven. Wij blijven uiteraard stand-by. • Eenmaal gestart, kunt u rekenen op onze goed georganiseerde en door software ondersteunde helpdesk. Naast directe hulp voorzien wij ook een rapportering van alle gemelde problemen en vragen. Dit kan u helpen om bij te sturen. Daarnaast wordt u door een uitgekiend messaging systeem in DBFACTw op de hoogte gehouden van uitbreidingen en nieuwe functies. Zo kan u steeds als eerste gebruik maken van de nieuwste technologie en het verschil blijven maken. Via dit systeem wordt u zelfs op de hoogte gehouden van nieuwe opleidingen én van opfrissingscursussen. Zo kan u op uw tempo en op het moment dat het u het beste uitkomt de opportuniteiten die DBFACTw u biedt leren kennen. DBFACTw blijft u dus steeds ondersteunen bij uw groei en volgens het ritme dat u kiest. Kijk zeker voor een beschrijving van onze werkwijze bij implementatie op onze website onder www.dbfact.be
DBFACT • Gepersonaliseerd stappenplan voor implementatie • Begeleiding bij verandering • Betaalbare dagopleidingen en on-site training • Opleidingen m.b.t. nieuwe functionaliteiten en opfrissingscursussen • Rapportering over lopende vragen en incidenten • Continue informatie over uitbreidingen 11