1 Maart 2010.
DBFACTw en SMARTdoc kondigen de integratie van hun oplossingen aan. Commercieel beheer, Boekhouding en een digitaal archief verenigd voor iedere KMO! DBFACTw en SMARTdoc hebben hun oplossing gecombineerd in een oplossing die het document management systeem naar de KMO brengt als een geïntegreerde toepassing. Volgens het principe van de Single Point of Entry kunnen organisaties nu de 2 soorten informatie samenbrengen en beheren, vertrekkende vanuit één toepassing: DBFACTw. In de KMO hebben we typisch 2 soorten informatie: de gestructureerde en niet‐gestructureerde informatie. De eerste vinden we in de vorm van productlijsten, boekhoudgegevens en klantenlijsten terug. De tweede ongestructureerde informatie is moeilijker te beheren omdat het hier gaat om papieren documenten en verschillende vormen en inhoud. Door de integratie wordt het nu mogelijk de papieren documenten op een geautomatiseerde manier te koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACTw. Documenten die worden aangemaakt in DBFACTw worden voorzien van een unieke barcode die bij scanning van het blad wordt herkend als het beeld van een ingeboekte factuur. Op die manier kan je dus gewijzigde documenten (bijv. afgetekende leveringsbonnen of ingevulde servicerapporten) automatisch koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACTw. Ook ingeboekte aankoopfacturen kunnen zonder de traditionele poespas bij digitaal archiveren van documenten, in de achtergrond worden gekoppeld. Anderzijds kan het digitaal archief van SMARTdoc eveneens worden gebruikt om documenten die niet rechtsreeks met DBFACTw te maken hebben, te archiveren en terug op te vragen. Elk digitaal document kan je automatisch of manueel archiveren. Het opvragen van de verschillende documenten kan via het louter ingeven van een zoeksleutel. Het systeem doorzoekt het archief en geeft u de verschillende gezochte documenten terug. SMARTdoc laat tevens toe om e‐mails, Word, Excel en PDF documenten manueel te archiveren door ze de archiefknop te slepen. Documenten kunnen worden beveiligd en een rechtensysteem gekoppeld aan dat van Windows wordt gebruikt om een beperkt aantal personen toegang te geven tot gevoelige documenten. SMARTdoc is geschikt voor iedere grootte van KMO: u gebruikt de toepassing zowel lokaal als in een serveromgeving en dit steeds in combinatie met DBFACTw.
Over DBFACTw
De visie
DBFACTw is een softwarepakket voor algemeen commercieel beheer en boekhouding. Vanuit een duidelijke visie op het administratief beheer binnen een KMO en door een nauwe samenwerking met onze klanten is DBFACTw uitgegroeid tot een standaard pakket op maat met een aanpak van een KMO voor een KMO. De basis Het pakket legt de nadruk op het commercieel beheer. In de filosofie van DBFACTw is de boekhouding een logisch gevolg van een doorgedreven en geïntegreerde commerciële administratie. Doorheen uw volledige organisatie speelt DBFACTw een cruciale rol bij de administratieve afhandeling. Of het nu gaat om aankoop, verkoop, logistiek, marketing, ...overal heeft DBFACTw gezorgd voor tools waardoor u informatie vanuit een bepaalde afdeling onmiddellijk kan aanwenden voor een nieuwe stap in het administratief proces. Gericht op snelheid (gebruik van de muis tot het uiterste beperkt), eenvoud (zelfde intuïtieve schermen voor alle functies) en krachtige zoeksystemen, is DBFACTw het instrument bij uitstek geworden voor meer dan 2.500 jonge en dynamische bedrijven. De oplossing De basismodules van DBFACTw bevatten de basisfuncties zoals beheer van relaties, artikelen, documenten zoals bestellingen, leveringen en facturen. U vindt er tevens alle historieken en lijsten in terug. In de modules voor uitbreiding op commercieel beheer vindt u de functies terug die specifiek handelen over het aan‐ en verkoopbeheer, de toonbankverkopen en over beheer van artikelen. Bij de modules uitbreiding op boekhouding vindt u de modules voor geavanceerd boekhoudkundig beheer. We zien hier functies als analytische boekhouding, multi‐dossier en meer… De modules uitbreiding op voorraadbeheer behandelen specifiek alles wat een uitgekiend voorraadbeheer aangaat: lotnummerbeheer, samengestelde artikelen en dynamische voorraadlocaties zijn hier niet vreemd. Dat DBFACTw verder gaat dan de standaardoplossingen, bewijzen we met de CRM‐functies en specifieke oplossing voor bepaalde sectoren zoals services, evenementen, enz. Contact DBFACTw ‐ The Missing Link bvba – Alex Dossche Bosstraat 103 ‐ B1742 Ternat ‐ Tel.: +32 53 64 58 64 http://www.dbfact.be/ mail: alex.dossche@tml.be
Over SMARTdoc
De visie
SMARTdoc is veel méér dan het digitaal archiveren van documenten. Informatie op zich is weinig relevant en mist bewijskracht als die niet gedocumenteerd is. SMARTdoc documenteert alle activiteiten en processen binnen uw bedrijf, door de link te leggen en te beheren tussen alle documenten, verspreid in uw bedrijf, en de informatie in uw IT‐toepassingen. Gebruiksvriendelijk en innovatief Document management oplossingen zijn niet nieuw, maar uit marktonderzoek is gebleken dat slechts 10% van alle kleine tot middelgrote ondernemingen gebruik maken van een dergelijke oplossing. De belangrijkste reden voor deze lage score is dat men de term ‘document management’ vaak associeert met dure en vooral complexe systemen. Dit gegeven lag aan de basis bij de ontwikkeling van de SMARTdoc product suite. Koen Meganck, zaakvoerder van SMARTdoc legt uit: “Gebruikers wensen in hun ‘comfort zone’ te blijven en moeten zich goed voelen bij de toepassing. Neem nu Google: het succes hiervan is voornamelijk te danken aan de ongelooflijk eenvoudige user interface. SMARTdoc hanteert dezelfde innovatieve filosofie en heeft slechts twee icoontjes op de desktop. Eén om documenten te archiveren en het andere om documenten te zoeken.” Krachtige features Achter de eenvoudige user interface, schuilt echter een krachtige server applicatie die alle kerneigenschappen in zich heeft waaraan een modern document management systeem moet voldoen. Alle gangbare bestandformaten zoals PDF, Office documenten, afbeeldingen, video en gescande documenten, worden door SMARTdoc automatisch verwerkt, geïndexeerd en opgeslagen in één centraal archief. Voor bepaalde documenten gebeurt dit aan de hand van vooraf gedefinieerde templates en worden gegevens zoals BTW‐ of rekeningnummers op correctheid gecontroleerd. SMARTflow, de workflow module binnen SMARTdoc server, zorgt voor een doeltreffende distributie van e‐mails, faxen en andere documenten binnen het bedrijf. Koen Meganck: “Bestaande ‘manuele’ werkwijzen, zoals het ontvangen, openen en doorsturen van documenten, digitaliseren wij volgens hetzelfde stramien in de workflow. Ook voor de beveiliging van bedrijfskritische informatie, nemen wij met SMARTsecurity eenvoudig de bestaande user‐ of groepsbeveiliging over. Wij wijzigen geen bestaande en bewezen procedures en dit versnelt de acceptatie met een aanzienlijke factor.” Dankzij een ongekend gebruiksgemak en een aantrekkelijk prijskaartje, is SMARTdoc Server de ideale oplossing voor kleine tot middelgrote ondernemingen. Koen Meganck besluit: “De meeste bedrijven begrijpen de noodzaak van goed documentenbeheer, maar hebben de stap nog niet gezet vanwege te duur of te complex. Met SMARTdoc hebben we een pasklaar antwoord op beide argumenten.” Contact: SMARTdoc bvba ‐ Schipstraat 2 ‐ B9550 Herzele ‐ Tel.: +32 54 51 52 53 http://www.SMARTdoc.be/ ‐ mail: koen.meganck@smartdoc.be