Background info DBFACT

The Missing Link & DBFACT The Missing Link bvba ontwikkelt met DBFACTw en implementeert geïntegreerde software die vertrekt van het commercieel beheer van de KMO. Boekhouding is immers het logisch gevolg van een ver doorgedreven en geïntegreerde commerciële administratie.

Het Single Point of Entry principe connecteert alle bedrijfsinformatie snel en doeltreffend aan elkaar om beheer, verspreiding, aanwending en analyse van data naadloos met elkaar te laten werken. Het principe is gebaseerd op de 4 kernpunten van een efficiënt beheer: operationele efficiëntie, optimaliseren van klantenrelaties en inkomsten, verhoogde productiviteit van werknemers, integratie met bestaande IT-infrastructuur en software.

Alle bedrijfsinformatie met betrekking op relaties en artikelen is onderling gelinkt en voor iedereen toegankelijk.

DBFACTw software is standaard software op maat van de KMO. DBFACTw is software ontwikkeld voor de KMO door een KMO. Meer dan 2000 KMO’s werken vandaag met DBFACTw software

KORTE ACHTERGROND Bedrijfssoftware is al sinds de jaren ’70 in omloop. Softwarepakketten zijn dan vooral boekhoudpakketten die over het algemeen door boekhoudkantoren worden gebruikt.

In de jaren ’80 is er een verschuiving en ook bij o.a. KMO’s wordt de software geïntroduceerd. De pakketten worden uitgebreid en ook bv facturatie wordt er aan toegevoegd. En zo gaat de ontwikkeling verder, echter steeds met ‘de boekhouding’ als centraal punt van waaruit de software evolueert.

In ‘92 wordt The Missing Link bvba opgericht. Het triumviraat met Alex Dossche, Guillaume Engelen en Chris Wijnhoven ziet het echter anders. Zij zijn er namelijk sterk van overtuigd dat niet de boekhouding maar de klant, met zijn specifieke wensen en noden, de belangrijkste schakel is om een bedrijf succesvol te maken. Van meet af aan is het trouwens ook de bedoeling om software te ontwikkelen die perfect beantwoordt aan de noden van de KMO. Door als een KMO te kijken naar de functionele wensen van een KMO en door aandachtig te luisteren, zijn zij gestart met de ontwikkeling van een pakket dat de bedrijfsprocessen binnen een onderneming optimaliseert.

DBFACTw bestaat uit een basispakket alsook uit verschillende modules voor verschillende bedrijfstakken en afdelingen binnen een KMO. Aangezien de nadruk van het pakket op de klant ligt is er een sterk CRM (Customer Relationship Management) aspekt aan verbonden.

Een belangrijk element dat in de loop der jaren steeds aan belang wint. In constante evolutie wordt het pakket in 2000 herschreven met nog meer CRM elementen.

In 2009 wordt DBFACT door meer dan 2000 klanten dagelijks gebruikt

VISIE De strategie van DBFACTw bestaat er in om te komen tot een evolutie van productgericht naar klantgericht denken, van verkoop naar klanttevredenheid. En dit klantgericht denken vergt aanpassingen aan een organisatie: 1. Een KMO moet een ruimer overzicht hebben van de behoeften en de levensstijl van haar klanten. Klanten, maar ook suspects en prospects, moeten niet meer uitsluitend als gebruikers of verbruikers van producten gezien worden maar de KMO medewerkers moeten zich beter kunnen voorstellen welke manieren er zijn om hen in hun ‘levenswijze’ tegemoet te komen.

2. Een KMO moet kunnen vaststellen hoe al haar afdelingen de klanttevredenheid beïnvloeden. Klanten worden moeilijk wanneer hun producten te laat of onvolledig worden opgeleverd, als rekeningen niet kloppen, als de klantenservice steken laat vallen of wanneer er simpelweg stommiteiten zijn begaan.

3. Een KMO moet kunnen vaststellen welk effect de handelingen van de onderneming heeft op allen die er, direct of indirect, bij betrokken zijn: klanten, medewerkers, tussenhandelaren en leveranciers. Iedere groep die teleurgesteld is kan een negatieve impact hebben op de toekomst van de onderneming. Deze visie maakt het noodzakelijk om alle ‘stakeholders’ als een samenwerkend team te beschouwen die er samen voor zorgen dat een meerwaarde voor de klant gecreëerd wordt.

4. Een KMO moet zich zo ruim mogelijk kunnen oriënteren in de bedrijfstak waarin de onderneming en de klant actief is. Identificeren wie daar een rol in speelt is primordiaal en in de moderne zakenwereld is het noodzakelijk om zo nauwgezet mogelijk hun ontwikkeling te kunnen volgen. De concurrentie wordt groter en in veel takken vervagen de grenzen. Bedrijven en hun producten komen dichter bij elkaar, worden meer en meer gelijkaardig. Dat brengt zowel opportuniteiten als bedreigingen met zich mee.

Het klantgericht denken en handelen, dat de kern vormt van de DBFACTw software, is een visie waarin de onderneming met de klant en de ‘stakeholders’ nauw samenwerkt en waar de onderneming zelfs door de klant wordt aangestuurd.

SINGLE POINT OF ENTRY KMO’s hebben te kampen met een steeds groter wordende aanvoer van informatie. Veelal zit de informatie verspreid op eilandjes: afzonderlijke files, facturen, boekhoudkundige informatie, e-mails, CRM-info, bestelbons, leveringsbons, enz. Het klassieke gevolg is dat al die nuttige informatie in veel gevallen in afzonderlijke pakketten terug moet ingegeven worden. Lastig, tijdrovend en zeker niet gebruiksvriendelijk. De moderne KMO heeft echter nood aan een snelle en flexibele communicatie met al zijn stakeholders en, niet in het minst, moet hij op de hoogte zijn van wat zijn klant wenst.

Om te vermijden dat er met omslachtige procedures gewerkt wordt, die uiteindelijk hun doeltreffendheid verliezen, kiest DBFACTw resoluut voor het single point of entry principe.

In plaats van gegevens verspreid te moeten zoeken krijgt men toegang tot alle relevante informatie via één centraal punt. Alle informatie hangt daarbij aan twee kapstokken. Eén kapstok waar al de relationele informatie aanhangt zoals klanten, leveranciers, websites van bedrijven, e-mails, CRM informatie enz. en een andere waar alle informatie over producten en diensten aan gekoppeld is: productfiches, documentatie, aankoop- en verkoophistorieken, prijzen, enz.

De sleutel om al deze informatie doeltreffend te kunnen gebruiken ligt in de gebruiksvriendelijkheid en de snelheid waarmee gegevens met elkaar kunnen geconnecteerd worden en bijgevolg gebruikt worden. DBFACTw hecht daarom enorm veel belang aan de ontwikkeling van een performante en snelle zoekmachine die in staat is om al deze elementen snel terug te vinden en met elkaar in verbinding te brengen. In deze is de software uniek.

Vanuit verschillende bronnen wordt commerciële informatie, zowel intern als extern, ingelezen, verwerkt, verrijkt, gedeeld en gearchiveerd. Outlook, converteren naar Excel, digitaal archiveren, snelkoppelingen toevoegen, zelfs verbinding maken met Graydon en Companyweb zijn standaard. En al die informatie kan op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier met elkaar geconnecteerd worden om bv. prijsoffertes, mails met aanvragen, marges, opvolgingsinfo, betalingsgedrag, historiek van bestelde producten met bijbehorende offertes, jaaromzet, enz. met elkaar te laten ageren. Een onuitputtelijke bron aan relevante informatie waarmee de KMO snel en doeltreffend kan reageren is het resultaat.

Desalniettemin gaat het hier niet om de informatie voor de informatie. Het vergt van de onderneming die met DBFACTW software werkt een initiële inspanning om alle data op één plaats te concentreren, om er voor te zorgen dat die informatie daadwerkelijk met elkaar geconnecteerd is en dat iedereen binnen de organisatie die rijke bron gebruikt en ook zelf verrijkt.

Ook daarom zit het in de genen van DBFACTw om constant te zorgen voor een sterke opvolging, een actieve en doeltreffende support en vooral een degelijke, continue en ver doorgedreven training van de ondernemingen die de software gebruiken.

ALOMTEGENWOORDIG BINNEN DE KMO Door de natuur van de DBFACTw software is het logisch dat alle niveau’s van de KMO er baat bij hebben.

Doorheen de volledige organisatie speelt DBFACTw dan ook een cruciale rol bij de administratieve taken en de planning in het algemeen. Of het nu gaat om aankoop, verkoop, logistiek, marketing, enz. De tools zijn er om informatie vanuit een bepaald niveau onmiddellijk te kunnen aanwenden op een ander niveau en op die manier bedrijfskritieke beslissingen te kunnen nemen.

DBFACTW software helpt bij: Verkoop: Door DBFACTw te gebruiken hebben verkopers meer tijd om klanten persoonlijk te behandelen ipv achter hun PC te zitten. De software integreert en connecteert alle relevante elementen waardoor het sales team steeds zeker is van de juiste prijs. Prijslijsten van o.a. leveranciers worden immers ingelezen in DBFACTw en de historiek van kortingen loopt hier naadloos naast. Bovendien kunnen technische fiches, afbeeldingen en specificaties aan de offerte gekoppeld worden.

Ook de opvolging verloopt automatisch en de verkoper krijgt een waarschuwing wanneer een volgende actie zich opdringt. Tezelfdertijd analyseert het programma de slaagkans en de concurrentie. Inspelen op wat de concurrentie doet gebeurt hierdoor meer doeltreffend.

Een goedgekeurde offerte wordt automatisch omgezet in een orderbevestiging en natuurlijk wordt ook dit geïntegreerd in de boekhouding. De foutenmarge daalt hierdoor drastisch.

Offertes geïntegreerd met klanten en productinformatie Klantenfiche en historiek worden voorturend gevoed met offerte-info % slaagkans en concurrentiestatistieken Afbeeldingen en info automatisch aan offertes toevoegen Offertes worden gecontroleerd overgenomen in bestellingen Integratie met boekhouding Toonbank DBFACTw maakt het mogelijk om toonbankverkoop nog efficiënter te laten verlopen. De geavanceerde zoeksystemen van het programma laten de verkoper snel en doeltreffend werken. Vanuit één scherm en zonder wijzigingen tussen programma’s worden constante verkopen, facturen, orders, zendnota’s, stockinformatie enz aangemaakt, verwerkt en geraadpleegd.

Een directe verbinding voor Bancontact- en andere betaalkaarten laat de verwerking correct en snel verlopen Klantgerichte werkwijze bij de kassa Flexibele werking met relevante gegevens Alle types verkopen op 1 scherm Integratie met boekhouding Strikte controle en dagrapportering

Inkoop DBFACTw geeft objectieve assistentie bij de keuze van leveranciers en producten.

In één oogopslag heeft de inkoper een volledig beeld: lopende orders, rekening-courant, betalingsvoorwaarden, gemiddeld aantal backorders, gemiddelde leveringstermijnen en prijsevolutie.

Via een online xml-link naar de leverancier kunnen zowel prijzen als beschikbaarheid in realtime geraadpleegd worden en eventueel elektronisch besteld.

Alle inkoopinformatie op één scherm Objectieve analyse bij bepaling inkoopstrategie Up-to-date informatie via automatische oplaadmogelijkheden Prijsinformatie in catalogusbestand Leveringstermijnbewaking en stockprognose

Logistiek Een correcte ontvangst van goederen gebeurt via doorgedreven controles die er voor zorgen dat de juiste stukken op de juiste lokaties worden geplaatst of gereserveerd voor de juiste klanten. Door de voorraadbewegingen en lopende bestellingen snel af te handelen kan er sneller gefactureerd worden en wordt de stockrotatie groter.

DBFACTw stelt de juiste stocklocaties voor waardoor het aantal handelingen vermindert en er een permanent zicht is op de openstaande bestellingen. Door die prognoses worden niet enkel het aantal leveringen, en de daaraan verbonden kosten, maar ook de stock op optimaal niveau gehouden.

Colli’s worden opgemaakt in functie van volume en gewicht, opgedeeld via leveringsroutes en de gewenste transportwijze van de klant.

Als er gewerkt wordt met bv ABX, UPS, TNT of DHL dan maakt DBFACTw de juiste etiketten, borderellen en bestanden voor elk van die transporteurs automatisch aan.

Real-time controle ontvangst goederen met geplaatste inkooporders Voorstelling dynamische stocklocaties Labels per klant en per bestelling Verwerking naar consignatie, reservatie, zending Berekening minimum en optimale voorraad Koppeling met de belangrijkste transporteurs

Technische diensten Met DBFACTw heeft de serviceverantwoordelijke via werklijsten een permanent overzicht op lopende herstellingen en interventies. De klant kan bij elk stadium van zijn herstelling informatie ontvangen.

Een bestek opmaken wordt automatisch vanuit het servicerapport gemaakt, van invullen tot versturen.

Als de herstelling klaar is wordt de klant automatisch verwittigd, per mail of SMS, en wordt de afrekening gedaan aan de kassa via kasverkoop of facturatie. Vervangtoestellen en voorschotten worden verrekend en de verkoper heeft alle informatie met betrekking tot de herstelling bij de hand.

Gedetailleerd servicerapport voor registratie Gebruik van statussen voor opvolging Bestek vanuit servicerapport via standaarddokumenten Verwerking van vervangingstoestellen Historiek herstelling en op serienummer Afrekening via kasverkoop of normale commerciële flow Uitgebreide managementrapportering en informatie

Boekhouding DBFACTw maakt het mogelijk om, precies door zijn geïntegreerde en geconnecteerde aanpak, er voor te zorgen dat geen enkel departement of afdeling binnen de onderneming ondergeschikt is aan elkaar. Alle informatie is voor iedereen beschikbaar. Door een onmiddellijke verwerking van commerciële handelingen naar de boekhouding worden extra kosten vermeden. Er worden beslissingen genomen op basis van actuele informatie. De boekhouding weet waarom een klant zijn factuur niet betaalt en de sales weten wanneer de kredietlimiet van de klant is overschreden (om maar één voorbeeld te noemen) Al deze resultaten worden ook gebruikt in andere toepassingen via een koppeling met Isabel, de Nationale Bank, ACCON, Excel, de elektronische BTW aangifte, ...

Informatie uit alle afdelingen onmiddellijk beschikbaar 1 interface, 1 leerproces, 1 informatiebron Real-time doorboeken van gegevens, geen wachttijden Informatie wordt doorheen het hele proces gebruikt en gecontroleerd Boekhouding als het logisch gevolg van de dagelijkse activiteiten Koppelingen met externe extra toepassingen (Isabel, Nationale Bank, Accon, Intervat, ...)

Management rapportering De economische realiteit van een KMO noopt de onderneming om nauwgezet om te springen met marges en kosten. Snel beslissen op basis van de meest actuele informatie is van primordiaal belang.

DBFACTw bevat een 400-tal kant-en-klare rapporten en historieken. Informaticakennis is niet nodig en er kan over de meest uiteenlopende zaken lijsten, historieken, analyses en tabellen aangemaakt worden.

Men kan natuurlijk nog meer gedetailleerd rapporteren en daarom kan gebruikt gemaakt worden van Crystal Reports, of via export naar Excel, of via de module managementrapportering en ratio’s.

Meer dan 400 kant en klare managementrapporten Gecombineerde resultaten zowel commercieel als boekhoudkundig on-the-fly berekening van ratio’s Gemakkelijke extra rapportering met andere tools zoals Crystal Reports Verwerking resultaten in Excel-spreadsheets

WELKE SECTOREN MAKEN GEBRUIK VAN DBFACTw? The Missing Link bvba maakt software voor KMO’s. In deze kan elke kleine- of middelgrote onderneming gebruik maken van hun diensten. Dank zij de constante samenwerking met belangrijke spelers in deze sectoren, heeft de onderneming veel ervaring in: Electro: In deze sector is DBFACTw ondertussen “incontournable”. Groeperingen zoals Exellent, Selexion, Top Camera en EP, maar ook verschillende Belgacomshops en Sonycenters hebben gekozen voor onze oplossingen. Uw voordeel: u profiteert van de expertise die we met de hulp van deze retailers in DBFACTw hebben ingebouwd. Wie met DBFACTw werkt onderscheidt zich door juiste informatie te gebruiken op het juiste moment. De koppeling die we hebben gemaakt naar TechData, Ingram, Tradeplace, Philips en zoveel meer, zorgt er voor dat uw databases automatisch worden geüpdatet en u steeds de meest recente prijzen heeft.

Onze unieke RMA-module zorgt voor een snelle afhandeling van de retours en de defecte toestellen. Het systeem hoe de artikelen moeten worden geruild of hersteld. Gebruikt u daarbij de herstelmodule van DBFACTw dan kunt u de klant een nog betere dienst-naverkoop garanderen. Door sneller deze vervelende handeling af te werken, krijgen uw verkopers weer meer tijd om zich om de klant te bekommeren.

Voeding: In deze sector zorgen wij met onze software voor een gemakkelijker doorstromen van orders van klant naar leverancier. Bestellijsten, persoonlijke bestelcodes, bestellingen ontvangen via e-business, opnemen orders via PDA, houdbaarheidsdatum en lotnummers, we hebben het voorzien. Horecagrossiers zoals Badeco, SAF en Wimexco verwerken dagelijks honderden kleine orders die meestal de dag zelf nog worden uitgevoerd Maar ook in de wijnsector kunnen we bogen op een ruime ervaring. Vooral de mogelijkheid degustatiefiche bij te houden, samen met de etiketten, lange beschrijving, uitgebreide zoekmogelijkheden volgens land en regio zijn de zaken die dagelijks worden gehanteerd bij bijv. Cooreman Wijnen. De administratieve afhandeling van de accijnzen en het gebruik van een douanedepot zijn eveneens voorzien.

Machines en Machinebouw: Onderdelen, vervangende spare parts, samenstellingen, revisies, nazichten, … het geen vreemde termen voor wie in deze sector zit. Met onze gepatenteerde ultrasearch methode zoekt u de stukken op via eender welke manier. Geef een gekende referentie op en het systeem geeft u alle nummers, de vervangende of vervangen artikelen en de alternatieven.

Ook de opvolging en planning van de herstellingen en de onderhouden gebeurt in DBFACT. Met onze servicemodule waarschuwt u de klant via sms van een herstelling en bij grotere projecten kunt u gebruik maken van de module projectbeheer waardoor u een beter zicht krijgt op de kosten en opbrengsten. Met al deze functies is DBFACT een vaste waarde in machinebouw, scheepsbouw en bij verschillende specialisten in vorkheftrucks en hoogtewerkers zoals Vandendorpe en Mabo Lifting, zowel voor verkoop als voor verhuur.

Interieur & Decoratie: Geen sector is zo sterk gegroeid als de sector van de interieur- en decoratieartikelen. Hier kennen we complexe aankoop- en verkoopopvolging met seizoensbestellingen, containerverkopen, verkopen in verschillende landen met verschillende prijzen en verkoop op beurzen via PDA. Met DBFACTw hebben we er voor gezorgd dat via onze Backorder-toewijzing de gebruiker zicht heeft op wat is besteld, wat al is verkocht en gereserveerd waardoor orders beter kunnen worden gepland. Het gebruik van onze module dynamische stocklocaties zorgt er voor dat het magazijn optimaal kan worden gebruikt en u er dus minder lang over doet om een bestelling klaar te maken en minder transporten moet plannen.Trendhopper, Manutti, Ethnicraft en Archipel Deco rekenen vandaag op de kracht van DBFACTw om hun exponentiële groei te ondersteunen.

Kantoormateriaal: Wie in deze sector actief is weet dat intelligent aankopen de sleutel is tot succes. Met DBFACTw kunt u voor één artikel verschillende leveranciers en aankoopcondities koppelen.

De beschikbaarheid en actuele prijzen automatisch laat u ophalen bij leveranciers als Techdata en Timmermans en u ziet meteen het grote voordeel van DBFACTw: de software maakt een aankoopvoorstel gebaseerd op de minimum voorraad en lopend bestellingen van klanten en u beslist in functie van de beschikbaarheid én prijs bij de verschillende leveranciers waar u uw bestelling wenst te plaatsen. Onze gebruikers onderscheiden zich dus van de postorderbedrijven door de juiste producten op het juiste moment aan de juiste prijs aan te bieden.

Ook binnen deze sector zien we een vervaging van het soort artikelen dat wordt verkocht.

Met de uitgebreide analysemogelijkheden binnen DBFACTw kunt u aan category management doen: u ziet welke artikelen welke marges opleveren en hoe dit evolueert over de jaren. Beslis dus wat u verkoopt op basis van reële cijfers. Klanten zoals Arva, Marcelis, Ost Buro en Clips weten dat al jaren.

Services: Als u denkt dat wie diensten levert geen nood heeft aan een sluitende administratie, heeft het bij het verkeerde eind. Meer en meer worden dienstverleners verplicht beter te rapporteren en de “klanten” op te volgen. Met onze module voor opvolging van vragen en klachten legt u vliegensvlug een dossier of een case aan. Deze kan worden opgevolgd door meerdere personen met als een snellere en meer accurate afhandeling. Uitgebreide rapportering geeft u een zicht op wie, voor wie, wanneer en wat men heeft gedaan. Daaruit kunnen dan gefundeerde beslissingen worden genomen.

Belangenverenigingen zoals Oranje, BOL maar ook alle Psychiatrische klinieken Broeders van Liefde gebruiken DBFACTw om een betere dienstverlening te garanderen aan hun patiënten of leden. Ze gebruiken daarbij de uitgebreide CRMmogelijkheden van DBFACTw. Een pakket dat op het eerste gezicht een commerciële inslag heeft, wordt zo een instrument waarop de hele organisatie kan rekenen voor een vlotte, doordachte werking.

Hobby-Tuin-Dier, Doe-het-zelf: Deze sector kent de uitdagingen die een groot assortiment en piekverkopen met zich meebrengen. Onze importwizard zorgt er voor dat deze sector zich niet moet bekommeren om prijzen en promoties. De verwerking ervan verloopt quasi automatisch waardoor u de garantie heeft van de juiste prijs te gebruiken. Dat is belangrijk omdat de verwerking aan de kassa zeer snel moet kunnen verlopen.

Wie één van de 40 winkels van onze klant Horta heeft bezocht weet dat de tijd aan de kassa tot een minimum moet worden beperkt. Verschillende soorten artikelen, in verschillende soms moeilijk te hanteren verpakkingen, afgewogen artikelen, levende dieren: je komt het allemaal tegen aan de kassa.

Door de koppeling met de Bancontact-terminal zijn vergissing uitgesloten en verloopt de betaling in minder dan 5 seconden. Dat is belangrijk om de doorstroming aan de kassa in piekmomenten te verzekeren.

Ook hier is categorie management belangrijk. Horta beslist op basis van reële verkoopcijfers welke artikelen welke plaats krijgen, hoeveel artikelen er moeten staan en wat de minimum voorraad moet zijn in een bepaalde periode.

Medical en Medische toelevering: Snelheid is king ! Wie vandaag een medisch probleem heeft kan niet een week wachten.

Wanneer een operatie moet worden uitgevoerd dan kan die niet worden uitgesteld omdat een leverancier de goederen niet op voorraad heeft. In deze sector wordt het beheren van voorraden, zowel lokaal als die bij de klanten, de zgn. Consignaties, een belangrijke uitdaging.

Natuurlijk kunt u in DBFACTw de lotnummers opslaan en heeft u de nodige instrumenten om de verkochte goederen te traceren.

Via een uitgekiend kortingssysteem kunt u persoonlijke prijzen toekennen aan klanten, volgens een afname-hoeveelheid, op bepaalde groepen van producten en eventueel binnen een bepaalde termijn. Deze prijzen worden dan automatisch voorgesteld en gebruikt bij het invoeren van een order.

Door gebruik te maken van bestellijsten ziet u bij ingave van een order steeds wat de klant precies aankoopt, in welke verpakking en aan welke prijs dit item laatst is aangekocht.

Het systeem maakt daarbij tevens gebruik van de eigen referenties van de klanten omdat die vaak werken met een eigen SKU, Stock Keeping Unit.

Het zijn allemaal functies die het onze klanten zoals Pharmamed, Fysiomed, Laboror en Axamed gemakkelijker maken om vooral snel en met een kleine foutmarge te werken.

Voor meer inlichtingen: Alex Dossche TML bvba Bosstraat 103 B-1742 Ternat Mob: 0475 255.270