e_Invoice outbound - Mail by TML bvba

e-Invoice Outbound Mail

ÂŠ <2011> TML bvba

9/2/2011

Contents

Table of Contents Foreword

e-Invoice outbound - Mail

1 Instellingen ................................................................................................................................... 5 Licentie ......................................................................................................................................................... 6 Param eter ......................................................................................................................................................... Modules 7 Ondertekenen ......................................................................................................................................................... PDF bestand 8 E-m ailbevestigingen ......................................................................................................................................................... 13

2 Relatiebeheer ................................................................................................................................... 15 E-m ailadres ......................................................................................................................................................... bepalen 16

3 Elektronisch ................................................................................................................................... versturen van documenten 17 4 Aanmaak ................................................................................................................................... nieuwe documenten 20 5 e-Invoices ................................................................................................................................... en archivering 22 Archivering ......................................................................................................................................................... bij het versturen van e-Invoices 23 Archivering ......................................................................................................................................................... langs de zijde van de klant 24

6 Historiekwerklijst ................................................................................................................................... verstuurde e-Invoices 25

ÂŠ <2011> TML bvba

e_Invoices Outbound Mail

e-Invoice outbound - Mail

Met deze module wordt het mogelijk om op een wettelijke manier uw facturen door te mailen naar uw klanten. U dient wel te beschikken over een certificaat met level 3 (nog zelf aan te kopen), wat nodig is om de bestanden digitaal te ondertekenen, zodat deze rechtsgeldig zijn en kunnen gebruikt worden voor archivering. Per relatie kan ingesteld worden of de klant zijn verkoop facturen elektronisch wenst te ontvangen. Via een apart scherm krijgt u een overzicht welke documenten elektronisch dienen verstuurd te worden. Bij het versturen wordt per document een e-mail verstuurd naar de klant, met daarin de ondertekende PDF van de factuur en een (CTP) XML bestand, welke door de klant kan gebruikt worden in zijn ERP pakket om in te lezen. Bij het versturen van de mail, wordt de status van de factuur aangepast naar ‘Elektronisch verstuurd’. Hier wordt de historiek van bijgehouden, zodat u steeds kunt nagaan welke factuur al is verstuurd, naar wie en wanneer.

e-Invoice outbound - Mail

1.1

Instellingen

In wat volgt kan u de instellingen terugvinden die dienen te gebeuren na activatie van deze module.

ÂŠ <2011> TML bvba

1.1.1

e_Invoices Outbound Mail

Licentie

Om e-Invoices te kunnen versturen moet eerst de module 'e-Invoice outbound - Mail' worden aangevraagd. Deze kan worden teruggevonden op het tabblad Uitbreiding op boekhouding (direct-menu 580).

ÂŠ <2011> TML bvba

e-Invoice outbound - Mail

1.1.2

Parameter Modules

E-Invoice outbound verkeer actief in dit dossier (Helpkey 960706) : via deze parameter stelt u in of u in dit dossier de e-Invoices via e-mail wenst te versturen. Deze parameter staat NIET standaard in elke dossier aan als u over de module beschikt. Deze parameter kan niet samen met helpkey 960705 (Certipost outbound actief in dit dossier) worden gebruikt.

Als de parameter wordt geactiveerd zal de volgende melding worden gegeven :

Hierbij worden alle facturen en creditnota’s uit het verleden germarkeerd zijnde ‘Elektronisch verstuurd’. Deze actie is nodig omdat anders gaat worden voorgesteld om alle facturen en creditnota’s uit het verleden elektronisch door te sturen terwijl deze reeds afgedrukt zijn.

1.1.3

e_Invoices Outbound Mail

Ondertekenen PDF bestand

Om een PDF digitaal te ondertekenen moet u in het bezit zijn van een digitaal certificaat. Dit certificaat dient u zelf aan te vragen en kan via verschillende instanties, bvb. GlobalSign (www.globalsign.eu). U dient er wel op te letten dat het certificaat van level/class 3 is. Dit level laat toe om bestanden digitaal te ondertekenen. Eenmaal het certificaat in uw bezit is dient u deze te exporteren naar een pfx-bestand.

ÂŠ <2011> TML bvba

e-Invoice outbound - Mail

Hier dient u te kiezen voor de eerste optie.

ÂŠ <2011> TML bvba

e_Invoices Outbound Mail

Dit paswoord gaat u later nodig hebben in DBFACT.

ÂŠ <2011> TML bvba

e-Invoice outbound - Mail

Te gebruiken certificaat (pfx-bestand) (Helpkey 960707) : hier definieert u welk pfx-bestand (het certificaat dat u heeft geĂŤxporteerd) u wenst te gebruiken om uw PDF-bestanden te exporteren. Het pfx-bestand wordt het best centraal geplaatst, zodat deze locatie op elk station dat e-Invoices gaat versturen bekend is. Een ideale locatie is de map van uw dossier (x:\dbfact\<Uw Dossier>). Paswoord in certificaatbestand (Helpkey 960708) : hier geeft u het paswoord in dat gekoppeld is aan het certificaatbestand. Ondertekeningsmarkering toevoegen op PDF (Helpkey 960709) : bij het ondertekenen van het PDF-bestand kan onderaan een ondertekeningsmarkering worden toegevoegd. Via deze parameter kan u dit in- of uitschakelen.

ÂŠ <2011> TML bvba

e_Invoices Outbound Mail

ÂŠ <2011> TML bvba

e-Invoice outbound - Mail

1.1.4

E-mailbevestigingen

De e-mail die zal worden verstuurd naar de klant is volledig zelf op te stellen. Hiervoor is gebruik gemaakt van het bekende systeem van de e-mailbevestigingen. In het scherm van de e-mailbevestigingen (direct menu 14) kiest u documenttype ‘e-Invoice: outbound’. Er zijn verschillende variabelen voorzien welke kunnen toegevoegd aan de tekst, zoals documenttype en documentnummer, naam contactpersoon, bedrag en valuta document, referentie, ...

U kan ook extra bijlagen koppelen aan de bevestiging. Als u bv. nog een extra PDF-document wenst mee te sturen met de e-mail.

e_Invoices Outbound Mail

ÂŠ <2011> TML bvba

e-Invoice outbound - Mail

1.2

Relatiebeheer

Voordat we documenten elektronisch kunnen versturen moeten we eerst toestemming hebben van de klant in kwestie. We moeten dus per relatie gaan instellen of deze klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Op de relatiefiche zien we op het tabblad ‘Klant’ de volgende 2 velden staan :

Standaard staat de status van een relatie op ‘Onbekend’. Deze status geeft aan dat we niet weten of de klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Het veld ‘Versturen van factuur via’ staat dan ook op ‘Afdrukken’ wat er voor zorgt dat de klant zijn/haar documenten via de post zal blijven onvangen. Als een klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen veranderen we de status naar ‘Geweigerd’. De klant zal dan ook zijn/haar documenten afgedrukt blijven ontvangen. Als een klant zijn/haar toestemming geeft om documenten elektronisch door te sturen dan moeten we de status veranderen naar ‘Toegestaan’. Via de relatiewerklijst kan een selectie gemaakt worden op deze 2 velden. Ook het relatie globaal wijzigen-scherm is aangepast en de ‘Status elektronisch versturen factuur’ is via dit scherm globaal wijzigbaar.

1.2.1

e_Invoices Outbound Mail

E-mailadres bepalen

Om een e-Invoice te versturen is een e-mailadres vereist. In eerste instantie wordt gekeken naar het emailadres voor de herinneringen (tabblad ‘Extra 2’). Is deze niet ingevuld dan wordt er gekeken naar het hoofd e-mailadres van de relatie (tabblad ‘Algemeen’). De status elektronisch versturen documenten kan dus niet op ‘Toegestaan’ gezet worden zonder dat één van beide e-mailadressen zijn ingevuld.

e-Invoice outbound - Mail

1.3

Elektronisch versturen van documenten

Via Direct-menu 1313 (Versturen e-Invoices) kan de lijst berekend worden van alle e-Invoices die verstuurd kunnen worden. Per factuur en creditnota wordt bijgehouden of deze reeds elektronisch is doorgestuurd. In de lijst gaan alleen facturen en creditnota’s komen te staan die nog niet elektronisch verstuurd zijn én alleen die van klanten waarvan de status op ‘Toegestaan’ staat. De lijst berekenen gebeurt via de button <Alles ophalen>

In de grid kan u direct een aantal documentgegevens terugvinden. In de kolom ‘E-mailadres’ staat het emailadres naar waar de e-invoice zal verstuurd worden. Regels die in het rood worden weergegeven zijn regels waarvan het e-mailadres ontbreekt. Op deze manier kan u via F12 de relatiegegevens opvragen en desnoods aanpassen. Door vervolgens opnieuw op <Alles ophalen> te klikken worden de gevevens vernieuwd. Onderaan links ziet u het aantal e-Invoices die verstuurd kunnen worden. Er wordt ook een melding gemaakt van e-Invoices met een datum in de toekomst. U kan e-Invoices met een datum in de toekomst versturen, maar u moet hiervoor bevestigen. De te versturen e-Invoices kunnen ook per relatie worden opgevraagd door linksbovenaan de relatie in te geven. Versturen van de e-Invoices gebeurt via de button <Doorsturen>. Alle gemarkeerde documenten worden eerst digitaal ondertekend en vervolgens stuk per stuk doorgemaild.

e_Invoices Outbound Mail

Nadat een document succesvol is doorgemaild wordt deze gemarkeerd als zijnde ‘elektronisch verstuurd’. Hieronder een voorbeeld van de verstuurde e-mail.

e-Invoice outbound - Mail

ÂŠ <2011> TML bvba

1.4

e_Invoices Outbound Mail

Aanmaak nieuwe documenten

Als in DBFACTw een nieuwe factuur of creditnota wordt aangemaakt voor een klant die zijn/haar documenten elektronisch wenst te ontvangen dan wordt bij het afsluiten van het document hiervan melding gegeven :

Als een document elektronisch te versturen is, verschijnt de tekst ‘Elektronisch te versturen’ én de optie ‘Factuur afdrukken’ of ‘Creditnota afdrukken’ wordt automatisch uitgezet. Ook in het ‘Selectie output’-scherm wordt nogmaals een vermelding gemaakt :

e-Invoice outbound - Mail

Het is natuurlijk niet verboden om een factuur/creditnota af te drukken als deze elektronisch moet worden verstuurd. Het wel of niet op papier afdrukken van het document beïnvloedt nooit de instelling dat een document elektronisch is doorgestuurd. Het is ook NIET zo dat als een document is afgedrukt dat deze niet meer elektronisch door te sturen is. In de factuurwerklijst kan trouwens altijd bekeken worden of een factuur/creditnota elektronisch verstuurd is via de kolom ‘Elektronisch verstuurd’, welke voorzien is.

1.5

e_Invoices Outbound Mail

e-Invoices en archivering

Hoe zit het eigenlijk met de archivering bij het versturen van e-Invoices ? Het verhaal moet opgesplitst worden in 2 delen : archivering bij het versturen van e-Invoices en archivering langs de zijde van de klant bij het ontvangen van een e-Invoice via e-mail.

ÂŠ <2011> TML bvba

e-Invoice outbound - Mail

1.5.1

Archivering bij het versturen van e-Invoices

Bij het versturen van een e-Invoice zal u zien dat er 2 bijlagen worden meegestuurd.

Het eerste bestand is het PDF-bestand waarin de klant de factuur of creditnota kan terugvinden. Dit bestand is digitaal ondertekend.

Het tweede bestand is een XML-bestand waarin alle e-Invoice-gegevens aanwezig zijn. Dit XMLbestand bevat tevens het ondertekende PDF-bestand. Dit bestand zal later kunnen gebruikt worden langs klantzijde om de e-Invoice automatisch te verwerken in DBFACTw.

Na het succesvol versturen van een e-Invoice wordt op de achtergrond bijgehouden welk document op welke moment door welke gebruiker wordt verstuurd naar welk e-mailadres. Het XML-bestand wordt tevens in originele vorm bijgehouden. Op deze manier kan op een later tijdstip altijd de verstuurde PDF worden opgevraagd, mocht er ooit bvb. een controle plaatsvinden.

ÂŠ <2011> TML bvba

1.5.2

e_Invoices Outbound Mail

Archivering langs de zijde van de klant

Als de klant een e-mail met e-Invoice ontvangt zijn er 2 mogelijkheden : 1. De klant werkt met DBFACTw : indien de klant beschikt over de module ‘e-Invoice: inbound’ kan deze het meegestuurde XML-bestand automatisch importeren via de e-Invoice inbound werklijst inlezen. Hierbij kan het XML-bestand of de volledige e-mail eenvoudigweg gesleept worden naar de werklijst en het document zal automatisch worden verwerkt. 2. De klant werkt niet met DBFACTw : in dit geval moet de klant zelf instaan voor de archivering van de e-Invoice. Het PDF-bestand is digitaal ondertekend en volledig wettelijk. De klant kan dit PDF-bestand of de volledige e-mail bewaren op de schijf of afdrukken. Bij dit laatste moet wel worden opgepast, want door het PDF-bestand af te drukken is de rechtsgeldigheid verdwenen.

e-Invoice outbound - Mail

1.6

Historiekwerklijst verstuurde e-Invoices

Via direct-menu 1314 kan u de historiek opvragen van de in het verleden reeds verstuurde e-Invoices.

Deze werklijst volgt dezelfde ideologie als de andere werklijsten in DBFACTw. De mogelijkheden zijn hier wel beperkter. U kan filteren op verschillende items, zoals periode, relatie, gebruiker, specfieke factuur of creditnota. Via de knop <Opvragen> krijgt u verschillende opties :

ÂŠ <2011> TML bvba

e_Invoices Outbound Mail

Via ‘Document’ roept u het betreffende document op. Dit kan u ook doen door in de grid rechts te klikken in de kolom ‘Document’ en hier te kiezen voor ‘Open’.

Via ‘Relatiegegevens’ kan u de relatiefiche van de geselecteerde klant oproepen. Wenst u de beknopte relatiefiche te zien dan kan u ten allen tijde op F12 drukken.

Via ‘Verstuurde PDF’ kan u de digitaal ondertekende PDF bekijken welke is doorgestuurd naar de klant.

Via ‘Verstuurde XML’ kan u de XML bekijken welke is doorgestuurd naar de klant. Deze XML wordt gebruikt bij het automatisch inlezen van de door de klant ontvangen e-Invoice en bevat tevens het (gecodeerde) digitaal ondertekende PDF-bestand.

Via de knop <Afdrukken> kan u het overzicht in de grid afdrukken.