EEDKR /@TK 2SN BVBA
1NM $LA QDBGSR
JESS ME MAAAATTJE OM T SNOEPPTTO ND VERRASSE
1HD 8UDR 5@M
DEZE BEDRIJFSLEIDERS PASTEN NIET IN HET PLAATJE. WEL OP HET PODIUM VAN DE JOBKANAALPRIJS 2011.
"MC KCC ??L BC (M@I?L??JNPGHQ 1RCJ S LS I?LBGB??R MN UUU HM@I?L??J @C CIGHI CP MMI CCLQ BC DGJKNHCQ T?L BC UGLL??PQ T?L TMPGE H??P
#.$ ,$$ ,$3 # $ JOBKANAALP RIJS 2012
W W W. J O B K A N
A A L .BE
)NAJ@M@@K FDDES @CUHDR NUDQ RSDTM L@@SQDFDKDM RTA RHCHDR DM '1, Bekwame, ervaren en gemotiveerde medewerkers k h helpen l uh hett verschil hil tte maken k iin d de markt. Witte raven? Toch niet. Want onder andere vijftigplussers, allochtonen en mensen met een arbeidshandicap hebben vaak de ideale bagage om een positief verschil te maken in uw bedrijf. Met Jobkanaal vindt u efficiĂŤnt en gratis deze waardevolle krachten. Mensen die niet alleen geschikt zijn voor de job, maar die ook passen in uw bedrijf.
Jobkanaal wordt u gratis aangeboden door
Met de steun van
CE4>G<F6;8M4>8A
29
HELP, IK HEB ERP NODIG!
EFFICIËNTER WERKEN MET GEÏNTEGREERDE SOFTWARE?
Het begrip ERP staat voor Enterprise Resource Planning, waarmee software wordt bedoeld die ter ondersteuning van bedrijfsprocessen wordt ingezet. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen, bijvoorbeeld de financiële administratie of het voorraadbeheer. Kan u daar als KMO uw voordeel mee doen? Jawel, maar bezin eer u begint.. Het voordeel van ERP-software in de plaats van verschillende, losstaande programma’s is dat gemeenschappelijke data maar één keer moet worden ingevoerd. Zo wordt niet alleen de kans op inconsistente data verkleind, een ERP-systeem zorgt er ook voor dat u efficiënter kan werken. Veel bedrijfsleiders hebben het gevoel dat ze als organisatie niet goed functioneren zonder ERP-software. Ook veel KMO-bedrijfsleiders vragen zich af of ze nog wel zonder kunnen. Als u overweegt om ERP-software te implementeren is het goed eerst eens in kaart te brengen hoe u organisatie vandaag werkt. Wat zijn de onderliggende bedrijfsprocessen waarop uw hele bedrijf steunt? Hoe worden afspraken gemaakt en hoe wordt er gecontroleerd? Wat zijn de vangnetten als er iets fout loopt? Welke problemen kan u vandaag detecteren? Zolang het probleem niet duidelijk omschreven is, rekening houdend met de context van uw bedrijf, zal u geen geschikte oplossing vinden en riskeert u de zaken alleen maar complexer te maken wanneer u hals over kop software gaat installeren. Volgend stappenplan kan u helpen om niet verloren te lopen.
1
Breng uw bedrijfsprocessen in kaart
Het in kaart brengen van al uw bedrijfsprocessen, knelpunten en problemen is een tijdrovende en niet evidente taak. Heeft u zelf hiervoor te weinig tijd, laat dan een analyse uitvoeren door een externe specialist. De Vlaamse Overheid subsidieert een businessanalyse met het oog op automatisering, bij een erkende dienstverlener, voor 50%, met een plafond van 2500 euro. Voor de voorwaarden en extra informatie kan u terecht op www.kmo-portefeuille.be.
2
Stel een lastenboek op
U bent nu klaar om uw lastenboek op te stellen of te laten opstellen door uw externe specialist. Beschrijf in dit document duidelijk wat uw bedrijf maakt, wie de klanten zijn, hoe de structuur is, kortom: geef potentiële softwareleveranciers een zo helder mogelijk beeld van uw onderneming, processen, problemen, knelpunten en groeiverwachtingen. Zo’n lastenboek mag geen roman worden, maar het moet dui-
delijk en summier vertellen wat u van een leverancier verwacht. Vraag ook een plan van aanpak: welke methode gebruiken ze bij het uitrollen van een project? Leveren ze het project in één keer op met meerdere opleveringen, zogenaamde sprints? Het opleveren van sprints heeft als voordeel dat u feedback kan geven en op die manier problemen op tijd kan aanpakken. Wie of welke soort profielen gebruikt de leverancier om het project tot een goed einde te brengen? Vraag eventueel om CV’s. Vermeld in het lastenboek dat u bereikbaar bent voor bijkomende vragen en stel een redelijke datum waarop u de offerte ten laatste wenst te ontvangen. OD"bV\Vo^cZ$') _jc^ '%&&
DATASUPPORT Persoonlijk advies en een hoogwaardige administratieve ondersteuning voor starters, ondernemers en vrije beroepen. Een betere zekerheid voor jou als ondernemer, daar kun je voor kiezen. Door in zee te gaan met Zenito. Als belangrijkste dienstengroep voor starters, ondernemers en vrije beroepen bieden we je persoonlijk advies, deskundige begeleiding en een uitstekende dienstverlening. En dat van vóór je start tot na je pensioen. Surf naar www.zenito.be en ontdek hoe je met Zenito in alle zekerheid onderneemt.
www.zenito.be
AANBEVOLEN DOOR
CE4>G<F6;8M4>8A
Stel uzelf de vraag of u liever een offerte ontvangt in “Time and Material” of in “Fixed Price”. Bij “Time and Material” schat een leverancier het aantal dagen in dat hij nodig heeft om het project uit te voeren en geeft hij een prijs per dag op. Duurt het project langer dan voorzien, dan vallen de extra kosten dus ten uwen laste. Bij een “Fixed Price” project rekent de leverancier een vaste prijs voor het uitvoeren van het project. Duurt het langer dan voorzien, dan vallen de extra kosten ten laste van de leverancier. Er zijn echter ook nadelen aan dit soort projecten: de leverancier zal steeds een percentage bovenop de ingeschatte prijs aanrekenen om zijn risico in te dekken. En er moeten zeer duidelijke afspraken worden gemaakt over wat wel en wat niet in de prijs inbegrepen is. Dit is een moeilijke oefening, omdat een project geen statisch gegeven is.
3
Ga op zoek naar leveranciers
4
Bekijk de offertes en maak een shortlist
Naar wie stuurt u dat lastenboek? Laat u informeren, gebruik uw netwerk, luister eens bij schERP (www.erov.be), ga te rade bij KMO-IT (www.kmo-it.be) of bij de ICT-coach van UNIZO. Zij kunnen u een vrij objectieve beoordeling geven van de potentiele leveranciers. Kiest u voor een grote of eerder kleine leverancier? Een grote leverancier heeft wellicht veel expertise en biedt een hoge stabiliteit en continuïteit. Maar u zal daar waarschijnlijk geen strategische klant zijn en dus misschien moeten inboeten aan aandacht en service.
Wees niet te gauw teleurgesteld: zelfs wanneer u een goed lastenboek hebt uitgestuurd, zal u niet van iedereen een antwoord ontvangen. Voordat u de offertes gaat analyseren, maakt u best een lijst van criteria. Op basis daarvan kunt u de leveranciers een score toekennen en een shortlist opstellen.
5
Neem de leveranciers onder de loep
6
Vraag een POC van uw favoriete leverancier(s)
Maak een afspraak met de leveranciers op uw shortlist. t Nodig hen uit om een presentatie of demonstratie te geven. Zorg ervoor dat niet enkel de verkoper tot bij u komt. Verkopers hebben vaak andere drijfveren dan de personen die het project komen uitrollen. t Laat hen uw business, problemen en knelpunten uitleggen, zo weet u meteen of ze op dezelfde golflengte zitten. t Overloop stap voor stap met de toekomstige leveranciers het lijstje met uw businessprocessen/problemen/knelpunten en laat hen uitleggen hoe ze elke stap zullen aanpakken. Stel u tijdens of na het gesprek volgende vragen: is de leverancier echt geïnteresseerd? Vraagt hij door? Probeert hij mee naar oplossingen te zoeken? Durft hij een andere mening te opperen of praat hij me naar de mond?
Twijfelt u nog over een leverancier, dan kan een “Proof of Concept” soelaas bieden: dat is een mini-project, waarbij de leverancier in enkele dagen een stukje functionaliteit op punt stelt dat u nodig hebt. Het gaat meestal om cruciale functionaliteit, bijvoorbeeld een verbinding (“interface”) tussen de nieuwe software en software waarvan u al gebruik maakt. Een leverancier zal dit meestal niet gra-
31
tis uitvoeren, maar deze kost gaat niet verloren als u met de leverancier in zee gaat en is echt wel te rechtvaardigen als u merkt dat hij er niets van bakt!
7
Maak goede afspraken vooraf
8
Communiceer grondig met leverancier én medewerkers
Zorg dat de afspraken met de leverancier op papier staan, en niet alleen wat de diverse kosten betreft (licenties, onderhoudskosten, ondersteuningskosten…). Spreek bijvoorbeeld ook af hoe de communicatie zal verlopen en wat er gebeurt als blijkt dat de leverancier de opdracht onmogelijk kan voltooien. Krijgt u de intellectuele eigendomsrechten van de opgeleverde software? Als u niet tevreden bent en u wilt verder werken met een andere leverancier, wat zijn dan de kosten voor het beëindigen van het contract? Misschien heeft uw leverancier het eTIC Handvest al ondertekend of kan u hem ervan overtuigen dit te doen? Het eTIC Handvest is een vorm van deontologische code, waarop ICT-leveranciers kunnen intekenen, waarmee ze garantie bieden op vlak van ethische dienstverlening aan KMO-klanten en waardoor het vertrouwen in deze leveranciers vergroot en aldus het correct zakendoen bevorderd wordt. Zie voor meer informatie op www.etic-handvest.be. Stel een Service Level Agreement (SLA) op: stel deze End-to-End op, gebaseerd op uw effectieve noden, niet op uw wensen. Zie een SLA als een werkinstrument, dat herbekeken wordt naarmate uw business verandert.
Zie uw leverancier als een partner. Knijp hem niet uit als een citroen. Als klant hebt u rechten, maar ook plichten. Wees eerlijk tegen uw leverancier, geef zoveel mogelijk -ook minder prettige- informatie. Durf vragen stellen, zorg dat u perfect begrijpt waarover hij spreekt. De invoering van ERP is voor vele medewerkers binnen een organisatie een ingrijpende verandering. Ze worden geconfronteerd met consultants. En u begint als “baas” plots allerlei vragen te stellen over onderliggende bedrijfsprocessen die ze al die jaren bijna automatisch uitvoerden. Betrek dan ook van in het begin alle medewerkers op één of andere manier bij dit proces. Leg uit waarom er verwacht wordt dat iedereen actief meewerkt aan een succesvolle implementatie. Maar uiteraard kunt u dergelijke ingrijpende veranderingen niet alleen overlaten aan uw medewerkers. Voor de goede afloop kijkt iedereen naar de bedrijfsleider en de mate waarin die dit project draagt, ondersteunt, duwt en zich engageert om het succesvol af te ronden. Q Q Q FH
Meer info op www.ict-coach.be
Met dank aan Alex Dossche - TML/DBFACTw http://www.dbfact.be/emc.asp OD"bV\Vo^cZ$') _jc^ '%&&