Manual Creditsmodule

Beheer van Credits met DBFACTw

Š <2010> TML bvba

29/10/2010

Credits Š <2010> TML bvba All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher.

Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.

While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document.

Printed: oktober 2010 in Ternat

Nog even het volgende...

We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maar gezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programma DBFACTw is dit niet altijd mogelijk .

Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfile te consulteren voor de laatste informatie.

Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 k eer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werk ing van uw bedrijf k an blijven optimaliseren.

Veel succes met DBFACTw.

Contents

3

Table of Contents Foreword

Part I Credits

0

5

1 Opstart ...................................................................................................................................

Credits module 6 2 Rechten ................................................................................................................................... voor de credits module 7 3 Basisprincipe ................................................................................................................................... werking credits module 7 4 Credits ................................................................................................................................... op een artikel 7 Artikel credits ......................................................................................................................................................... w erklijst 8

5 Credits ................................................................................................................................... type 9 Credits Type .........................................................................................................................................................

Werklijst 10

6 Credits ................................................................................................................................... verkopen en verbruiken 11 Servicerapporten ......................................................................................................................................................... en credits 11 Facturen, leveringen, ......................................................................................................................................................... kasverkopen en credits 12 Helpdeskm ......................................................................................................................................................... odule en credits 12 Evenem entbeheer ......................................................................................................................................................... en credits 13

7 Credit ................................................................................................................................... transactie (historiek) 14 Credits historiek ......................................................................................................................................................... w erklijst 14 Credits historiek .................................................................................................................................................. selectie 16 Detail afdruk .................................................................................................................................................. transacties 16

8 Relatie ................................................................................................................................... en credits 17 Credits op......................................................................................................................................................... de relatiefiche 17 Creditsw erklijst ......................................................................................................................................................... 18 Credits op......................................................................................................................................................... het klantendashboard 19 Relatie credits ......................................................................................................................................................... overzicht w erklijst 20

9 Credits ................................................................................................................................... en de boekhouding 20 10 Parameters ................................................................................................................................... credits module 22 11 Credits ................................................................................................................................... en reporting 22 12 Opmerkingen ................................................................................................................................... over de credits module 23 13 FAQ ...................................................................................................................................

Credits module 24 14 Voorbeeld ................................................................................................................................... 24 Instellingen ......................................................................................................................................................... 24 Aanmaak artikelen .................................................................................................................................................. voor verw erking credits 24 Aanmaak creditstypes .................................................................................................................................................. 26 Aanmaak artikelen .................................................................................................................................................. verkoop credits 27 Aanmaak artikelen .................................................................................................................................................. verbruik credits 29 Aanrekenen ......................................................................................................................................................... credits aan de klant 30 Verbruiken ......................................................................................................................................................... van de credits voor de klant 32 Manueel verbruik .................................................................................................................................................. 32 Via facturatie .................................................................................................................................................. 33 Via een servicerapport .................................................................................................................................................. 35 Via een helpdeskcase .................................................................................................................................................. 36 Via een evenement .................................................................................................................................................. 37

Š <2010> TML bvba

4

Credits

Index

0

Š <2010> TML bvba

Credits

1

5

Credits Doel van de Creditsmodule De Creditsmodule heeft als doel een administratie op touw te zetten om credits op te volgen.

Credits worden verkocht en staan in verhouding tot een bepaalde waarde.

Deze credits kunnen via diverse acties, diverse soorten dienstverlening 'verbruikt' worden.

Wat doet nu deze module?

U verkoopt aan uw klanten credits, punten, vouchers, eventueel aan een gereduceerde prijs, zodat deze gaandeweg verbruikt worden volgens de diensten die de klanten aanvragen.

Door een verkoopdocument aan te maken, worden automatisch credits gereserveerd voor de klant. Deze "portefeuille van credits" is te allen tijde opvraagbaar.

De door de klant aangekochte credits worden door u verrekend (zeg maar: verbruikt) via de factuur, leveringsbon of kasverkoop, een servicerapport, de helpdesk module of het evenementbeheer. Ook manueel kan men een verbruik van credits registreren.

Verschillende types credits U kunt meerdere credittypes definiĂŤren. De reden daarvoor is tweeĂŤrlei: - ofwel wenst u apart bij te houden waar u 'verbruik' van wenst te registreren - ofwel hebben ze een substantieel verschillende waarde U definieert de verschillende credits door via de credits type werklijst deze items toe te voegen.

Enkele voorbeelden hiervan zijn bv. : De verrekening van credits als uren voor techniekers kopies (ticks in een copycenter) vouchers voor opleidingen tickets voor probleemoplossing

Voordelen van de Creditsmodule Vereenvoudi De gebruiker zelf kan heel makkelijk registreren welke actie genomen is. gde Daarnaast moet die zich niets aantrekken of hij/zij nu met credits werkt of administratie niet, aangezien dit per klant wordt bepaald.

De registratie blijft daarom hetzelfde, of het nu over een klant met of zonder credits gaat.

Eenvoudige Het aantal facturen zal drastisch verminderen, gezien de acties zelf niet meer

Š <2010> TML bvba

6

Credits

facturatie

(afzonderlijk) gefactureerd worden.

Voor de klant is het boekhoudkundig ook een pak eenvoudiger. Ook hier worden immers veel minder facturen geregistreerd.

Financiële Aangezien credits meestal op voorhand worden gefactureerd, is er slechts voordelen één factuur op te volgen Duidelijke Via dit systeem wordt de klant op de hoogte gebracht waarvoor de credits rapportage opgebruikt zijn. Deze rapportage kan periodiek gebeuren (wekelijks, maandelijks, trimestrieel).

Budgettering Aangezien het aantal credits kan overeenkomen met een bepaalde bedrag, sbegeleiding is het zeer interessant voor een klant om op jaarbasis te kunnen evalueren wat zijn budget zal zijn. Deze evolutie wordt besproken met de vertegenwoordiger / verkoper, en vormt aldus een interessante basis ter bespreking van de mogelijke toekomstige problemen.

Uniformiteit Intern hebben de techniekers of support mensen geen enkele voeling met de facturatie nodig. Zij bepalen immers adhv hun taken hoeveel 'credits' zij verbruikt hebben.

Economische Aangezien credits als een soort 'voorschot' beschouwd wordt, kan men opvolging maandelijks de gefactureerde omzet gaan 'actualiseren' of omgekeerd, juist in resultaat brengen.

Zo bekomt men dat het resultaat maandelijks opgevolgd kan worden, zonder dat een vertekend beeld ontstaat in maanden waar veel credits gefactureerd zijn ten opzichte van maanden waar bijna alleen verbruikt werd.

1.1

Opstart Credits module De module credits wordt beschouwd als een uitbreiding op het commerciëel beheer.

Om deze module in gebruik te nemen moeten volgende stappen gevolgd worden.

Licentie Parameters module

Eerst en vooral wordt in de licentie de creditsmodule geactiveerd.

Via de parameters module onder het gedeelte 'uitbreidingen commecieel beheer', kan men deze module vervolgens activeren.

Voor een beschrijving van parameters zie 'parameters Creditsmodule' 22

Credits type Artikelen

Relatie

Een credits type wordt gedefinieerd om in gebruik te nemen. De registratie van deze types 9 vindt u onder het filebeheer terug.

Vervolgens registreren we bij de artikelen die in gebruik worden genomen, enerzijds om credits aan te rekenen, anderzijds om credits op te nemen, hun credit status en credits coëfficiënt Bij de relatie wordt ingevuld of ze actief zijn met credits

Als deze zaken allemaal ingesteld zijn, kan men onmiddellijk de Creditsmodule in gebruik nemen.

© <2010> TML bvba

Credits

1.2

7

Rechten voor de credits module Er zijn enkele rechten gedefinieerd om het credits systeem te gebruiken.

Daarnaast zijn er enkele rechten gedefinieerd.

Omschrijving recht Credits management

Manuele credits

Doorboeken

1.3

Beschrijving

Standaard waarde

Deze gebruiker mag de type credits definiëren. Het aanpassen van het coëfficiënt op een artikelfiche wordt eveneens hier ingesteld.

Deze gebruiker heeft het recht manueel credits toe te voegen of bestaande te wijzigen

Dit recht is standaard actief voor een gebruiker met 'filebeheer'-rechten Dit recht is standaard actief voor een gebruiker met filebeheer rechten De gebruiker met boekhoudrechten heeft standaard dit recht actief.

Deze gebruiker heeft het recht de maandelijkse boekingen van de credits (actualiseren / in resultaat brengen) over te boeken

Nummer 202

203

204

Basisprincipe werking credits module Aangezien we als voordeel zeker niet willen verliezen dat er zowel klanten met of zonder credits zijn, zorgen we er voor dat dezelfde artikelen gebruikt worden. Het is pas als men dit artikel op een document registreert, dat nagekeken wordt of de klant waarvoor de registratie gebeurt, credits actief heeft of niet.

Indien deze klant credits actief heeft, zal het registreren van een 'credits verbruikartikel' automatisch met prijs 0 gebeuren, en wordt automatisch het aantal credits in mindering gebracht voor deze klant, voor het betreffende credits type.

Indien hetzelfde artikel verkocht wordt aan een gewone, niet-credits klant, dan wordt het gewone prijs en kortingsberekeningssysteem gebruikt.

Zie verder

1.4

7

voor uitleg over hoe credits ingesteld worden op het artikel.

Credits op een artikel Per artikel wordt ingesteld of het onder een credits systeem valt of niet.

Indien het onder een type credits valt, dan bepaald de coëfficiënt of het gaat om een verkoop van credits-artikel of een verbruik-van-credits artikel.

Men kan deze waarden wijzigen, indien men beschikt over

© <2010> TML bvba

8

Credits

Type credit

Credit coëfficiënt

- n.v.t.: standaard heeft dit artikel niets met credits te maken - type credit: dit artikel wordt automatisch gekoppeld aan een type credit.

0 mag niet gebruikt worden < 0 betekent dat het gebruik van het artikel 'verbruik' betekent > 0 betekent dat het artikel gebruikt wordt ter verkoop van credits (zodat het aantal credits stijgt) Men kan tot 4 cijfers na de komma ingeven voor deze coëfficiënt.

Indien u het recht 'credits management' niet heeft, kunt u deze aanpassingen niet doorvoeren. U kunt m.a.w. in het artikel de credits instellingen niet wijzigen.

1.4.1

Artikel credits werklijst Om een handig overzicht te verkrijgen van de artikelen die onder het credits systeem vallen, is een aparte werklijst gemaakt. Zo kunt u overzichtelijk en makkelijk volgen welke artikelen gebruik maken van credits, dit zowel voor de verkoop als het verbruik.

Voor ieder type dat u aanmaakt, moet er minstens één artikel aangepast worden om credits te verkopen én minstens één artikel om de credits te verbruiken.

U krijgt een overzicht met: Artikel Opvragen Wijzigen

Het artikelnummer of andere informatie, ingesteld volgens uw dossier. Met de rechtermuisklik kunt u heel wat extra informatie van dit artikel opvragen.

Het artikel opvragen of het credittype opvragen (voor informatie) Het artikel wijzigen

© <2010> TML bvba

Credits

1.5

9

Credits type U definieert op voorhand minstens ĂŠĂŠn type credit.

Deze credits vertegenwoordigen telkens een bepaalde waarde.

Het grote voordeel te werken met verschillende credittypes is dat u een opsplitsing kan gaan maken in uw verschillende soorten dienstverlening.

Zo kan u bv. voor eventuele opleidingen die u organiseert gebruik maken van een bepaald credittype maar kan u ook bv. een ander credittype aanmaken dat uw techniekers dienen te gebruiken bij het uitvoeren van bepaalde interventies (bv. Herinstallatie van een pc).

ID Code Omschrijving Actief

Alarm Waardering

(interne ID) Zoekcode van credits type (zie ook opmerkingen bij ultra combo) Omschrijving van credits type Dit credits type bestaat, en is actief. Als het credits type reeds gebruikt is, kunt u het type niet meer verwijderen. Echter, door het credits type op niet actief te zetten, zal DBFACTw bij standaard opvraaglijsten dit type automatisch achterwege laten.

Het default alarmniveau waarvoor de gebruiker verwittigd wordt als men daaronder gaat.

De waardering van het credit (per eenheid van 1). De opties hiervoor zijn: 1 = FIFO: oudste credits worden het eerst opgebruikt 2 = Vast bedrag: men gaat er van uit dat iedere credit van een bepaald type steeds volgens dezelfde waarde gewaardeerd wordt.

Resultaatverwerking Verwerking Om per maand de doorboeking van actief naar resultaat uit te voeren, kan een factuur aangemaakt worden op een 'vaste relatie', of per klant.

Eventueel kan ook teruggegrepen worden naar de oorspronkelijke artikelen om de analytische doorboeking effectief op dezelfde manier verder te laten gebeuren zoals oorspronkelijk. Deze instelling wordt per credittype vastgelegd. De vaste relatie wordt bepaald via de parameters van de module. Voor meer informatie hierover, zie credits en boekhouding. 20 Balansrekening Hier geven we de balansrekening in die de bedragen die voor de gekozen maand op de balans ipv de resultaten rekening gaat zetten.

Deze rekening is typisch de rekening 46000 of een rekening uit deze klasse. Deze rekening moeten we ingeven, omdat het artikel dat gebruikt wordt bij de afsluiting, automatisch moet overeenkomen met de balansrekening zoals hier vermeld.

Activering artikel Het artikel dat gebruikt wordt om enerzijds de verkochte waarde naar hier te brengen (weg van de resultatenrekening) en anderzijds de gepresteerde credits van de rekening van dit artikel over te brengen naar de resultaten.

Resultatenrekenin Hier geven we de voor dit credittype te hanteren grootboekrekening.

Š <2010> TML bvba

10

Credits

g

Resultaten artikel

Op het einde van de maand, wordt door DBFACTw berekend hoeveel credits er voor deze klant verbruikt zijn. Eens deze verbruikt, worden deze van de balans overgezet naar deze resultatenrekening. Men moet deze resultatenrekening ingeven, omdat bij keuze van het artikel gecontroleerd wordt of deze grootboekrekening overeenkomt met de 'verkoop' grootboekrekening, die terug te vinden is op het artikel zelf.

Het artikel dat gebruikt wordt om de verbruikte items in resultaat te brengen.

Andere informatie Memo Uitleg over het credittype zelf: waarvoor het gebruikt wordt, wat de waarde is die er tegenover staat.

Creatie Door wie, wanneer is dit credittype aangemaakt Wijziging Door wie, wanneer is dit credittype laatst gewijzigd

Protip

In principe is het aantal type credits onbeperkt. We raden u aan om het aantal echter te beperken tot maximaal 4, dit om de administratie niet onnodig te vergroten.

Indien u het recht 'credits management' niet heeft, kunt u deze aanpassingen niet doorvoeren.

1.5.1

Credits Type Werklijst Het overzicht van de verschillende mogelijke types wordt via deze werklijst voorgesteld. De standaard functionaliteit van een werklijst zorgt voor het overzicht.

Met deze werklijst kunt u via de knoppen: Nieuw Opvragen

Wijzigen

Verwijderen

Een nieuw credittype aanmaken. Zie de credits type 9 voor de beschrijving Men kan een credittype opvragen of de lijst van relaties waar credits actief staat op de relatie, en die over credits beschikken van het aangeduide type credit.

Het credittype wijzigen. Het is niet aan te raden de gegevens te wijzigen van een credittype. Immers, het gedrag van een credittype wijzigen heeft automatisch invloed op de werking van het systeem.

Een credittype kan verwijderd worden, voor zover dat het nog nooit gebruikt is. Indien het toch al gebruikt is, dan is het onmogelijk het credittype te verwijderen. In dat geval raden we aan om het type op 'niet actief' te zetten.

Š <2010> TML bvba

Credits

1.6

11

Credits verkopen en verbruiken De manier om credits te verkopen en/of te verbruiken is volledig transparant voor de gebruiker. In alle documenten waar men details kan ingeven, wordt, als de Creditsmodule actief is, gecontroleerd of het over een klant gaat die credits beheert. Er wordt daarom bij ingave in het document gechecked of deze klant klant credits wenst of niet (zie relatie en credits 17 ).

Eens DBFACTw weet dat het over een 'credits klant' gaat, zal bij ingave van een artikel telkens nagekeken worden of het artikel onder 'credits' valt of niet. Dit wordt gechecked door na te kijken of op de artikelfiche een credits type ingevuld is, en een credits coëfficiënt.

Indien deze ingevuld zijn, zal DBFACTw afhankelijk van het type transactie, verkoop of verbruik, registraties verrichten: Verkoop

Verbruik

Als op het artikel het credits type ingevuld is, en de credits coëfficiënt is groter dan nul, dan weet het systeem dat het gaat over de aanschaf, verkoop van credits aan de klant. Bij het wegschrijven van het document wordt dan deze informatie automatisch bijgeschreven in de historiek van de credits, en er wordt bij de credits een 'verkoop' bijgehouden van deze credits.

Als op het artikel een credits type staat, waarbij de coëfficiënt negatief is, dan weet DBFACTw dat het de credits in mindering moet brengen. Volgens de eigenschappen van het credits type kan dit op een paar verschillende manieren gebeuren.

Documenten wijzigen Het systeem van credits boekt automatisch het verbruik af ten opzichte van verkochte credits.

Verkochte credits kunnen steeds gewijzigd worden, op voorwaarde dat er zeker nog geen credits van verbruikt zijn.

1.6.1

Servicerapporten en credits Indien in de parameters actief staat dat credits in servicerapporten wordt gebruikt, zal bij de ingave van de klant nagekeken worden of er een credit in gebruik is.

Afhankelijk van de parameter, krijgt u ook hier een waarschuwing voor openstaande credits.

Bij ingave in het tabje 'leveren', wordt telkens per artikel nagekeken of het over een credits artikel gaat.

Indien het over een credits klant gaat, en een credits artikel wordt toegevoegd, zal, juist zoals bij de andere documenten, het systeem gevolgd worden van de credits.

Bovendien zal automatisch het 'garantietype' op 'onderhoudscontract' gezet.

© <2010> TML bvba

12

Credits

Voorbeeld

1.6.2

35

Facturen, leveringen, kasverkopen en credits Bij het ingeven van het document wordt onmiddellijk nagegaan of het om een 'credits' klant gaat.

Per document is instelbaar of een overzicht van het aantal openstaande credits automatisch getoond wordt. Daarna gaat men op de 'gebruikelijke' manier het document invullen.

Bij afsluiten worden de verkochte credits toegevoegd bij de credits van de klant, de verbruikte credits worden, vermenigvuldigd met de coëfficiënt, in mindering gebracht.

Een voorbeeld: U verkoopt diensten in een service-onderneming.

U verkoopt credits aan de onderneming, en daarna worden deze verbruikt. Daarvoor heeft u een drietal artikelen verkoop credits pakket 10 credits, waarbij credits type 'uren' is gekozen, en de coëfficiënt op 10 staat. Immers, u verkoopt één pakket, maar dat komt overeen met een tiental uren.

Interventie technieker basis, met een credits overzicht Interventie technieker 2de level, met credits coëfficiënt = 1.5 bv, zodat dit hoger wordt aangerekend.

Voorbeeld

1.6.3

33

Helpdeskmodule en credits Indien men de credits in de helpdesk module gebruikt, is het belangrijk om gewaarschuwd te worden over de uitstaande credits van de klant.

Bij ingave van de klant wordt onmiddellijk gecheckt of het over een 'credits' klant gaat.

Deze informatie wordt getoond onder de datum, tijd en duur blok.

In dit vakje wordt alleen de informatie getoond van het openstaande type credits voor de helpdesk zelf.

Klant is geen credits klant Klant is credits klant

Dubbelklik op dit veld

In het vakje wordt 'n/a' vermeld (niet van toepassing) Het saldo van de openstaande credits wordt getoond in dat vakje.

Het vakje beschikt over een kleur: Groen = het saldo is toereikend Oranje= het saldo is het dubbel van het alarmpeil Rood = het saldo is beneden het alarmpeil gekomen Als we dubbelklikken op dit veld, kunnen we saldo's van de credits in overzicht krijgen via de relatie credits werklijst.

© <2010> TML bvba

Credits

13

Verrekenen van credits Helpdesk cases worden standaard verrekend volgens de gespendeerde tijd. Daarvoor wordt een artikel gebruikt, waarbij men per case een artikel gebruikt en bepaald wordt hoeveel minuten per eenheid van het facturatie-artikel gebruikt worden.

Meest toepasselijk is dat dit per 15 minuten wordt gefactureerd.

Het artikel dat DBFACTw gebruikt om cases te factureren registreert u als een 'credits' artikel.

Dit doet u eenvoudigweg door de credits verbruik informatie op de artikelfiche in te vullen.

Zie daarvoor 'credits op artikel 7 ' Dor het gebruik van de Creditsmodule wordt in de financiĂŤle status van de helpdesk case automatisch een type toegevoegd namelijk 'gefactureerd met credits'.

Als we de financiĂŤle status van een helpdesk case aanpassen naar 'Verrekend via credits', wordt automatisch bij de kredieten het overeenkomend aantal credits als transactie toegevoegd voor de helpdesk case.

Voorbeeld

1.6.4

36

Evenementbeheer en credits Het evenement Bij het evenement wordt een artikel ingegeven, zodat gekend is hoe het verrekend moet worden. Indien deze cursus ook met credits verrekend mag worden, dan wordt deze informatie in het artikel ingevuld.

De inschrijving Voor de rest volgt de inschrijving de gewone manier van doen. De doelstelling is immers dat, ondanks het gebruik van de credits, de andere processen niet anders werken.

Als we de inschrijving van een credits klant opvragen, dan zien we onderaan bij facturatie, juist onder de voucher (indien dit actief is), de Credits staan.

Zolang de inschrijving op 'te bepalen' of 'te factureren' staat, wordt naast Credits in een vakje vermeld hoeveel credits voor de klant nog open staan. Door te dubbelklikken op deze informatie, komt men in de credits overzicht werklijst van de klant terecht.

Als we inschrijving factureren, wordt nagekeken of er nog voldoende credits zijn. Als dit zo het geval is, worden automatisch de credits gebruikt om de inschrijving te betalen.

Daardoor komt de Facturatie automatisch op 'via credits verrekend' te staan, en naast Credits staat dan Via credits verrekend. Als we dan dubbelklikken op deze informatie, zien we de credit transactie staan die gepaard gaat met dit event.

Voorbeeld

Š <2010> TML bvba

37

14

1.7

Credits

Credit transactie (historiek) De gedetailleerde informatie van een credit transactie vinden we op deze plaats terug.

Op deze manier kan men credit transacties wijzigen. Bij het wegschrijven van het document waaruit de transactie is ontstaan, worden de gegevens aangepast. Indien men deze aanpassing niet meer wenst, is het voldoende om een vinkje te zetten bij 'manueel'

credittype Relatie Verkoop Datum Aantal Waarde Manueel

Geboekt Document Memo Creatie ID

Het type credit dat gebruikt werd voor de credit transactie.

De klant wordt hier ingevuld.

Deze transactie is een verkoopstransactie ipv een verbruikstransactie De datum van de transactie Het aantal credits dat met deze transactie verkocht of verbruikt wordt De waarde van één eenheid van de transactie Deze transactie is manueel aangemaakt.

Een transactie die gekoppeld is aan een document (via een bepaalde document regel), kan men loskoppelen door manueel aan te vinken.

Deze transactie is verwerkt in de boekhouding. Verkopen worden tegengeboekt naar de voorschotten, verbruiken worden van de De verwijzing naar het document via de welke deze transactie is gebeurd.

Extra informatie, vooral handig als men opmerkingen wilt ingeven voor manuele transacties of Informatie over wanneer en door welke gebruiker deze transactie is aangemaakt Een interne ID ter controle

Opmerkingen Opgelet: Bij wijzigen kan men het credittype, de relatie niet meer wijzigen.

Als een transactie doorgeboekt is kan, behalve de memo, niets meer gewijzigd worden.

1.7.1

Credits historiek werklijst Met deze werklijst krijgt u een overzicht van alle transacties die rond credits gebeurd zijn.

Belangrijk: om een lijst te verkrijgen, dient u steeds een credittype te kiezen. Indien slechts één credittype is gedefinieerd, zal dit automatisch ingevuld zijn.

© <2010> TML bvba

Credits

15

Met transactie bedoelen we zowel de verkoop van credits als het verbruik van de credits. Via het selectiescherm 16 maakt u de gewenste selecties Met de snel selectie, kunt u onmiddellijk een klant kiezen waarvan u de historiek van de credits wenst te zien.

De kolommen Per transactie ziet u - de datum van de transactie - het type transactie: verkoop of verbruik - het aantal credits dat verkocht of verbruikt is. Bij verbruik staat een negatief getal ingevuld.

- het type document dat gebruikt werd voor het verbruik - het document, de relatie, de regelnummer van het document - een opmerking - manueel: dit betekent dat het hier gaat over een manuele transactie, zowel qua verkoop als verbruik.

- de waarde van het credit - de creatie datum - geboekt ja/neen De knoppen Nieuw

Opvragen

Wijzigen Verwijderen

Om een credit, zowel qua verbruik of verkoop manueel in te geven, gebruikt men deze knop.

Men moet wel het recht hebben om een credit (transactie) over te zetten De detail van de verkoop of verbruikstransactie kan men opvragen.

Indien de transactie afkomstig is van een document, kan u met deze knop ook het document rechtstreeks opvragen.

Een credit transactie kan gewjizigd worden.

Via deze optie kan men een credit transactie verwijderen. In dat geval worden de verbruikte credits weer bijgeteld bij de openstaande credits.

Klungelalarm Het heeft geen zin van documenten items te verwijderen. Immers, bij het openen van het document en (opnieuw) bewaren, zal DBFACTw automatisch de transactie opnieuw aanmaken.

Stel dat men dan toch eens credits niet wenst aan te rekenen, vink dan het vakje 'manueel' aan, en pas het 'aantal' aan aan het aantal credits dat men wenst te verbruiken met de transactie.

Š <2010> TML bvba

16

Credits

Afdrukken

Protip

1.7.1.1

Een overzicht van de historiek kan men afdrukken. Dit overzicht kan een 'eenvoudig' overzicht zijn, of een uitgebreid, gedetailleerd overzicht, waarbij per type document een aantal essentiĂŤle zaken meegestuurd kunnen worden. Dit is een typisch rapport dat gedetailleerd eventueel naar de klant gestuurd kan worden.

Gebruik de geavanceerde werklijst functies om statistieken uit uw credits op te halen.

Credits historiek selectie

Voor de historiek van de credits kunt u uitgebreide selecties maken. Zo selecteert u altijd een credittype voor de lijst, een relatie, een datum.

Indien het transactietype niet aangevinkt is, krijgt u alle transacties, zowel verkoop als verbruik te zien. Het aantal credits slaat dan weer op het aantal credits dat in de transactie verkocht of verbruikt is.

Protip

1.7.1.2

U wilt weten per klant welke credits verkocht zijn gedurende het kwartaal? Selecteer op credittype, datum van laatste kwartaal, transactietype verkoop. U krijgt een overzicht. Door dan op de aantal kolom te rechtermuis-klikken, kunt u selecteren 'statistiek gegroepeerd', per relatie, zodat u een overzicht krijgt hoeveel credits voor iedere relatie verkocht zijn.

Detail afdruk transacties

Aangezien deze werklijst ook gebruikt wordt om te rapporteren naar de klant, zijn hier extra gegevens ter beschikking gesteld. Per type document wordt aangeduid welke (extra) informatie ter beschikking staat.

Voor alle documenten wordt het documentnummer en de relatie weerhouden. Daarnaast worden een aantal extra velden beschikbaar gesteld voor afdruk.

Factuur / levering / kasverkopen Referentie De referentie van het document Vervaldatum De vervaldatum Leveringsadr Het leveringsadres indien gekend es

Š <2010> TML bvba

Credits

17

Servicerapporten

Probleemomschrijving Het probleem zoals beschreven op het servicerapport Analyse De analyse bevat meestal de oplossing hoe het probleem afgewerkt werd

Helpdesk Cases Probleem Oplossing

De omschrijving van het probleem De vermelde oplossing in de helpdesk case

Inschrijving event Evenement Datum

1.8

Het evenement waarvoor gekozen werd Datum van uitvoering

Relatie en credits Per relatie wordt per type credit het saldo bijgehouden. Als credits van eenzelfde type verkocht zijn, worden deze apart bijgehouden.

Voor de relatie hebben we daarom de mogelijkheid om op de relatie aan te duiden dat deze relatie met credits werkt een overzicht van de openstaande credits van de relatie. Dit gebeurt met de credits werklijst 18 . op het klantendashboard kunnen we terugvinden hoeveel credits voor de klant nog open staan. een kruistabel met een overzicht van het verbruik van de credits van een relatie gespreid over een maand. Op deze manier kan men per klant zien welk verbruik van credits gerealiseerd is Per type credit wordt aangetoond hoeveel credits er nog open staan, hoeveel er nog niet verbruikt is.

1.8.1

Credits op de relatiefiche Op de relatiefiche duiden we aan dat een relatie credits wenst te gebruiken. Als dit vinkje is uitgeschakeld, zal DBFACTw geen rekening meer houden met de mogelijkheid of er credits aanwezig zijn voor deze klant.

Š <2010> TML bvba

18

Credits

Bij het uitschakelen van dit vinkje, wordt nagekeken in welke mate de klant nog over uitstaande credits beschikt. Indien er nog openstaande credits zijn, wordt de gebruiker daarover gewaarschuwd. U kunt dan het vinkje niét uitschakelen. Tip: als u wilt dat de klant geen bijkomende credits aanvraagt, vul dat dan in bij de opmerking bij de klant.

Eens de credits op nul zijn gebracht (en dit voor alle credittypes), zal DBFACTw toelaten om credits uit te schakelen.

1.8.2

Creditswerklijst Deze werklijst wordt vooral gebruikt om na te gaan welke credits er voor klanten nog open staan. Per verkochte type credit zien we informatie van de klant staan, met het saldo van de hoeveelheid nog niet verbruikte credits.

Snelfilter Een aantal basis selectiemogelijkheden zijn in deze werklijst ingebouwd. Door de waarde in te vullen wordt onmiddellijk de gevraagde informatie herberekend.

Relatie

Openstaand

Gegroepeerd

Als er geen relatie ingegeven wordt, worden alle credits getoond voor alle relaties. Indien wel een relatie opgegeven wordt, worden alleen de credits van deze relatie getoond.

Standaard zijn we alleen geïnteresseerd in de openstaande credits (al dan niet van een klant). Dit betekent dat voor deze credits niets meer te verbruiken is. Indien we vooralsnog een historiek willen opvragen kunnen we dit nagaan.

Standaard staat 'openstaand' reeds aangevinkt.

Standaard staat dit uit. Indien dit aangevinkt wordt, zal automatisch de credits van één klant voor hetzelfde type samengevoegd worden op één rij in het overzicht. Ook de restwaarde wordt automatisch samengeteld, en de waarde van het credit zelf wordt automatisch als gemiddelde berekend.

Knoppen Deze werklijst wordt vooral gebruikt om snel gegevens op te vragen. Daarnaast kunnen we hier onmiddellijk een bijkomende transactie aanmaken.

Nieuw

Vanuit deze werklijst kunnen we onmiddellijk een bijkomende transactie aanmaken. Zo kunnen we onmiddellijk een 'verkoop' van credits registreren, ook al is dit niet direct gekoppeld aan een document. Een bijkomend credit wordt automatisch aangemaakt en in de lijst toegevoegd.

© <2010> TML bvba

Credits

Opvragen

1.8.3

19

Ook verbruik kan geregistreerd worden. In dat geval wordt automatisch nagekeken of de klant over credits beschikt, en worden deze automatisch in mindering gebracht van een credit entiteit met openstaande credits. via deze knop kunnen we alle informatie opvragen van de credits van een klant. Zo kunnen we hier kiezen uit De historiek van een credit (d.w.z. de verkoop van het credit incluis de transacties van het verbruik) De historiek van een klant Het overzicht van de relatie en credits.

Credits op het klantendashboard Het aantal openstaande credits is via het klantendashboard opvraagbaar. Het klantendashboard kan u selecteren middels de toetsencombinatie "CTRL + F5" in een actieve relatie.

Per credittype krijgen we het openstaand saldo voor de klant te zien.

Š <2010> TML bvba

20

Credits

Deze werklijst vormt een handig overzicht om per klant te zien hoeveel credits er verbruikt zijn of verkocht. Per maand kan men nakijken wat de resultaten zijn, om dit zo ook eventueel bij een klant te bespreken.

1.8.4

Relatie credits overzicht werklijst Met deze werklijst verkrijgen we per klant een overzicht van het aantal credits dat per maand verbruikt werd gedurende de loop van het jaar.

Aangezien diverse credits niet bij mekaar kunnen geteld worden, wordt deze lijst steeds per credit getoond. Het overzicht wordt per kalenderjaar voorzien, zodat de verschillende maanden naast mekaar staan, alsook het credits saldo.

1.9

Credits en de boekhouding In dit hoofdstuk wordt alles verwerkt rond de boekhoudkundige betrekking van de Creditsmodule.

Basisprincipe credits in de boekhouding De verkoop van de credits wordt automatisch in de omzet bijgeteld. Dit is eigen aan het factureren van een standaard verkoop.

Volgens het zogenaamde "voorzichtigheidsprincipe" mag men echter geen verkoop in resultaat brengen als de zaken nog niet gerealiseerd zijn. Daarom zit in de creditsmodule een systeem van actualisering van de transacties.

Per maand willen we daarom een correctieboeking bijhouden, waarbij Verkochte credits worden via de doorboeking uit het resultaat (de klasse 7) gehaald en overgebracht naar een balansrekening (typisch een 46000).

Verbruikte credits worden voor de maand juist omgekeerd, terug in resultaat gebracht. Dit kan echter op verschillende manieren gebeuren. Deze manieren worden verder beschreven.

Besluit: Ondanks de verkoop van credits, worden deze in de maand zelf overgebracht naar de balans.

Het is pas bij het verbruik van deze credits zelf dat er een overboeking plaatsvindt naar de resultaten. We vinden daarom in de resultaten uitsluitend de 'gerealiseerde' credits terug.

Anders geformuleerd: credits worden automatisch geboekt als een 'voorschot', en worden boekhoudkundig ook geboekt naar de balans. Het is bij de registratie van het verbruik van de credits dat er een overboeking plaatsvindt van de balansrekeningen naar de resultaten (specifiek de omzet-rekeningen).

Š <2010> TML bvba

Credits

21

Het principe van doorboeken Hoe gaan we daarvoor praktisch te werk? In de relatie credits werklijst vindt men een button <Doorboeken> terug. Door een bepaalde maand te kiezen, wordt per credittype nagekeken welke manier van doorboeken gekozen moet worden. De verschillende wijzen van doorboeken worden hieronder besproken.

Het geval van vaste relatie In het geval het credittype er van uit gaat dat we alles willen overboeken via een nulfactuur in vaste relatie, dan wordt automatisch een factuur gegenereerd, waarbij - de verkochte credits overgeboekt worden via het ingevulde artikel in het credit type - de verbruikte credits overgeboekt worden met het ingevulde artikel in het credit type

Het geval van boeking op de klant In dat geval wordt hetzelfde principe toegepast, maar dan per relatie. Per relatie wordt een nulfactuur gemaakt. Deze nulfacturen kunnen wat verwarrend zijn voor de historiek met de klant.

Het principe van doorboeken via vaste relatie met analytische uitsplitsing volgens oorspronkelijk artikel Sommige ondernemingen hebben een vrij uitgebreide analytische boekhouding. Aangezien men dan maandelijks dezelfde resultaten via credits wilt kunnen gebruiken als zonder credits, wordt deze optie gebruikt.

Op de factuur wordt eerst de 'verkopen' geactualiseerd. Dit gebeurt in se op dezelfde manier zoals bij de andere methodes. De verkoop wordt overgeboekt van de omzetrekening naar de rekening die het bedrag crediteert op de voorschotrekening.

De situatie is grondig anders bij het boeken van het verbruik. Aangezien we, onafhankelijk van de methode van al dan niet werken met credits, volgens de artikelen analytisch willen gaan boeken, moeten we ook een nulfactuur maken, maar dan wel: - per verbruiksboeking wordt enerzijds de actiefrekening gebruikt om het bedrag te debiteren op de actiefrekening (op deze manier verminderen we de voorschotten dus).

Tegelijkertijd wordt het echte verbruik in resultaat gebracht met het normale artikel, waarmee het verbruik geregistreerd is. De kostprijs waarmee de transactie in rekening wordt gebracht staat in de historiek vermeld van de transactie zelf.

Aangezien het aantal regels op de factuur daardoor zou kunnen oplopen, worden de transacties met dezelfde prijzen steeds op aantallen gegroepeerd. Daardoor worden ze vanzelfsprekend automatisch op dezelfde rekening doorgeboekt, dit zowel voor de gewone grootboekrekeningen alsook voor de analytische grootboekrekeningen.

Š <2010> TML bvba

22

1.10

Credits

Parameters credits module Om van deze functionaliteit te kunnen genieten is het natuurlijk belangrijk dat u deze module hebt aangekocht.

Deze module zal op dat moment actief staan in uw DBFACTw-licentie en kan u gaan finetunen in de parameter modules onder Direct-Menu 31, onder het tabje 'Commecieel beheer' en daar te kiezen voor 'Credits'.

Creditsmodule actief in dossier Vaste relatie voor doorboeken

Controle credits - in factuur - in levering - in kasverkopen - in service - in helpcase

Credits op leveringsbon en facturatiestatus

Als in de licentie de creditsmodule aangevinkt is, kan men de Creditsmodule in het dossier ook activeren.

Indien credittypes gedefinieerd zijn, die voor het doorboeken gebruik maken van één relatie (één factuur per maand), dan wordt deze relatie gebruikt.

Indien deze relatie niet ingevuld is, dan kan geen factuur gemaakt worden voor het automatisch doorboeken.

Bij ingaven van deze respectievelijke documenten wordt nagekeken of een klant met credits actief staat. Indien dat het geval is, wordt nagekeken voor het overeenkomstige document of - er geen informatie moet komen - er alleen informatie moet komen indien het alarmpeil voor de credits bereikt is - de informatie van de openstaande credits altijd getoond moet worden - Vragen om leveringsbon op niet-gefactureerd te zetten - Vragen om leveringsbon op gefactureerd te zetten - Leveringsbon automatisch op gefactureerd zetten Via deze parameter kan worden ingesteld dat leveringsbonnen die uitsluitend uit artikelen bestaan die worden verrekend via openstaande credits voor de klant eventueel onmiddellijk de status gefactureerd mee krijgen.

1.11

Credits en reporting Credits werklijsten, zoals de werklijst van de historiek kunnen in combinatie met de krachtige 'management en rapporteringsmodule' gebruikt worden.

Voor meer uitleg over de module zelf, verwijzen we naar de handleiding van deze module.

Enkele voorbeelden: Ik wil de klant maandelijks een overzicht versturen met een rapport van verbruik van zijn credits?

Via de credits historiek werklijst maken we een selectiefilter aan. Deze bewaren, bv.

© <2010> TML bvba

Credits

23

onder de naam 'detail historiek van klant voor deze maand'. Dan gaan we naar de abonnementswerklijst. Daar maken we een abonnement-item bij, waarbij we de juist aangemaakte selector gebruiken om te rapporteren naar de betreffende email adressen.

Als zaakvoerder of verantwoordelijke wil ik maandelijks weten welke credits verbruikt zijn per klant?

Via de relatie credits werklijst kan men perfect een overzicht krijgen van de klanten, zoals gevraagd. Nadat deze filter bewaard is, volstaat het deze aan te maken in de abonnementswerklijst.

1.12

Opmerkingen over de credits module Deze module bevat reeds tal van basis functionaliteit. Misschien is voor u als gebruiker nog bijkomende functionaliteit gewenst. Dit kunt u steeds doorgeven via de helpdesk, zodat dit opgevolgd kan worden. U krijgt steeds een antwoord over het eventuele doorvoeren van de gevraagde aanpassingen en hoe deze eventueel zullen gebeuren in DBFACTw zelf.

Het opvragen van de credits op een webshop (webservices) is nog niet mogelijk op dit moment.

Deze module wordt later geïntegreerd in de contracts module. Vanaf dan zal in een contract geregistreerd kunnen worden op welke regelmaat een klant credits aankoopt, wanneer hij moet gerapporteerd worden, vanaf welk peil hij bijkomende credits gefactureerd krijgt.

Een waarschuwingspeil (alarmpeil), zodat de klant verwittigd wordt en desnoods automatisch bijkomend gefactureerd zal dan ook in het contract gedefiniëerd worden.

Apart is dit niet voorzien.

In eerste instantie zal de rapportage van de credits naar de klant toe via de managementsrapporteringsmodule plaats vinden. Later zal dit bv. 'collectief' kunnen gebeuren via de verwittigingswerklijst Het kan vandaag voorkomen dat klanten met negatieve credits saldo's zitten. Bij registratie gaat men immers credits 'opgebruiken'.

Credits zijn per definitie niét beperkt in tijd. Dit is trouwens wettelijk niet toegestaan.

Het gebruik van uursoorten en dergelijke is niet gekoppeld aan de credits. Het gebruik van de uurtarieven (zie uurtarieven werklijst), zorgt ervoor dat eventueel automatisch een ander artikel gebruikt kan worden. Indien dit zo het geval is, zal automatisch, door de andere tarifiëring van de coëfficiënt de credits anders aangerekend worden.

Voor de verrekening van de credits in de helpdesk module kan men op dit ogenblik alleen gebruik maken van het standaard 'helpdesk verrekeningsartikel' (zie de parameters bij de helpdesk module).

© <2010> TML bvba

24

1.13

Credits

FAQ Credits module Een aantal veel gestelde vragen rond de Creditsmodule worden hier beantwoord.

Welke type credits maak ik aan?

Maak het zeker en vast niet te complex !

Eerst en vooral is het noodzakelijk een overzicht in kaart te brengen van de verschillende dienstverleningen binnen uw firma. Daar aan gekoppeld moet je natuurlijk eens goed nadenken over de 'creditspakketten' die je wenst te gaan aanbieden aan je klanten.

Zelf hebben wij slechts 3 credittypes aangemaakt, nml: - Voor de verrekening van de opleidingen - Voor de verrekening van de prestaties van de commerciĂŤle mensen on-site - Voor de verrekening van ONLINE-Support

Kan ik type credits overhevelen van het ene naar een ander type credit?

Dit is mogelijk. Dit gebeurt op een manuele manier. U gaat naar de credits historiek werklijst, en met de knop 'nieuw' voegt u een manuele transactie toe. U verbruikt het aantal credits dat u wenst over te hevelen naar een andere type credit. Via het opmerkingsveld en het vinkje 'manueel' kunt u steeds zien dat u deze transacties, correcties, overboekingen, manueel hebt ingevoerd.

Is het mogelijk om het credit-saldo af te drukken op een factuur?

Dit kan uiteraard.

Het voorzien op het document kan via Crystal Reports. De typeregel die moet worden gebruikt voor deze saldoregel = 53

1.14

Voorbeeld Een praktijkvoorbeeld van het gebruik van credits kan verderop worden teruggevonden.

1.14.1 Instellingen Laat ons er alvast van uitgaan dat de licentie actief is en dat deze module ook is geactiveerd in je parameter modules 22 .

Het eerste wat ons staat te doen is een aantal artikelen aanmaken in DBFACTw. 1.14.1.1 Aanmaak artikelen voor verwerking credits

Op het einde van de rit, ttz. bij de verrekening van de credits naar de boekhouding heb ik minimaal 2 artikelen nodig.

1. Een artikel dat wordt gebruikt om de verkochte waarde van de credits over te brengen naar de balans

Š <2010> TML bvba

Credits

25

2. Een artikel dat wordt gebruikt om het resultaat over te dragen naar de resultatenrekening

Š <2010> TML bvba

26

Credits

1.14.1.2 Aanmaak creditstypes

Vervolgens moet er intern worden nagedacht over het aantal credittypes. In mijn concrete geval wil ik in eerste instantie werken 3 credittypes: 1. Een type voor de verrekening van prestaties ONSITE van onze SALES mensen 2. Een type voor de verrekening van prestaties ONLINE door onze SUPPORT mensen 3. Een type voor de verrekening van de opleidingen die onze klanten kunnen gebruiken

Š <2010> TML bvba

Credits

27

1.14.1.3 Aanmaak artikelen verkoop credits

Uiteraard is het noodzakelijk dat er artikelen bestaan die kunnen worden gebruikt bij de verkoop van uw credits. Ik heb dus voor de hierboven gedefinieerde credittypes telkenmale minimum één artikel nodig.

Artikel 1: prestaties ONSITE van onze SALES mensen

Je kan zien dat ik op het tabblad 'Allerlei' het correcte credittype moet selecteren zodanig dat DBFACTw weet op welke manier dit verrekend dient te worden. Tevens moet ik ingeven of het hier over een verbuik artikel gaat of over een opbrengst artikel (lees meer 7 ).

In mijn geval gaat het hier duidelijk over een opbrengst artikel, ttz. een artikel dat zal gebruikt worden bij de verkoop van de credits.

Op dezelfde manier kan ik een 2de opbrengst artikel aanmaken voor de verkoop van prestaties die onze support afdeling biedt online.

© <2010> TML bvba

28

Credits

En om ons voorbeeld compleet te maken een artikel dat wordt gebruikt voor de verrekening van onze opleidingen.

Š <2010> TML bvba

Credits

29

1.14.1.4 Aanmaak artikelen verbruik credits

Hoogst waarschijnlijk bestaan er al artikelen in uw dossier die kunnen worden gebruikt voor het verrekenen van de door de klant aangekochte credits. Indien dit niet het geval is dan moet je deze nog aanmaken.

Het enige waar je rekening mee moet houden is dat op het tabblad 'Allerlei' staat aangeduid onder welk credittype deze artikelen vallen ĂŠn dat het hier over een verbruiksartikel gaat.

Je kan dit doen door een negatieve creditsfactor in te vullen op de artikelfiche.

Let op: Indien een verbruiksartikel is gedefinieerd bv. per 15 minuten en het opbrengstartikel is gedefinieerd per 60 minuten, dan dient de waarde van de creditsfactor overeen te komen met '- 0,25'.

Hieronder kan je de artikelen terugvinden die ik heb gedefinieerd voor het uitwerken van mijn voorbeeld. Het gaat hier over 4 artikelen.

1. Een artikel voor SALES JONA dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van de prestaties van John Naessens 2. Een artikel voor SALES WIVO dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van de prestaties van Willy De Vos

Š <2010> TML bvba

30

Credits

3. Een artikel voor SUPPORT-HELPDESK dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van de support presaties online 4. Een artikel voor OPLEIDING dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van een georganiseerde opleiding Ik geef als voorbeeld het artikel dat is aangemaakt voor de verrekening van de online prestaties van de support-afdeling. Let op de negatieve creditsfactor die is ingevuld en het gebruik van het correcte credittype.

Je kunt ook zien dat de waarde van de creditsfactor van dit artikel is ingevuld met - 0,25. De reden hiervoor is dat het artikel waarmee de credits initieel worden verkocht gedefinieerd is per uur (per 60 minuten), en dit verbruiksartikel is gedefinieerd per 15 minuten.

1.14.2 Aanrekenen credits aan de klant Nu alle instellingen achter de rug zijn kunnen we onze credits beginnen te verkopen aan onze klanten.

Onze factuur wordt op dezelfde manier aangemaakt zoals altijd. Uiteraard moeten we er rekening mee houden dat het correcte artikel wordt gebruikt voor het aanrekenen van de

Š <2010> TML bvba

Credits

31

credits.

Deze klant heeft dus voor 10 uur credits gekocht voor online support en voor 5 uur aan credits voor opleidingen. Na het afsluiten van deze factuur zal je zien dat in de credit werklijst (direct-menu 1232) deze hoeveelheid is weggeschreven voor deze klant.

Na het aanmaken van de factuur kan je beginnen met het verminderen van de aangekochte credits voor deze klant via:

Š <2010> TML bvba

32

Credits

1.

2.

3.

4.

via de gewone facturatie (factuur of kasverkopen) via de servicerapporten via een helpdeskcase via het evenementenbeheer

1.14.3 Verbruiken van de credits voor de klant Het zogenaamde verbruiken van credits kan via verschillende kanalen.

1.

2.

3.

4.

5.

Manueel verbruik van credits 32 Via de aanmaak van een factuur/leveringsbon/kasverkoop Via de aanmaak van een servicerapport 35 Via de aanmaak van een helpdeskcase 36 Via een evenement 37

33

1.14.3.1 Manueel verbruik

Credits kunnen manueel worden verbruikt indien u daar de rechten

7

voor heeft.

Stel dat u een klant zonder veel poeha een aantal credits cadeau wil doen, of misschien een aantal credits wenst af te trekken, dan kan dit via de manuele verwerking.

Een manuele verwerking kan je gewoon uitvoeren via de credit historiek werklijst. Je kiest in deze werklijst voor de button <Nieuw>.

Š <2010> TML bvba

Credits

33

In dit geval zal ik klant 'Willy De Vos' een cadeau hebben gegeven van 5 credits van het type Onsite Prestaties SALES. Op dezelfde manier kan ik ook credits gaan verbruiken voor deze klant.

1.14.3.2 Via facturatie

Dit kan in vele gevallen ook het enige kanaal zijn wat wordt gebruikt voor het verrekenen van credits voor de klant. Dit vooral als er geen andere modules actief zijn in het dossier.

Voor diezelfde klant in ons voorbeeld gaan we er nu gewoon van uit dat deze klant een halfuur (30 minuten) support heeft gekregen van onze helpdesk. Er zal dus een factuur (of leveringsbon) worden aangemaakt door de helpdesk waarbij het artikel wordt gebruikt dat noodzakelijk is voor de verrekening van de openstaande credits.

Š <2010> TML bvba

34

Credits

Vermits in mijn voorbeeld het artikel dat moet worden gebruikt voor de verrekening van dit type openstaande credits gedefinieerd is per 15' moet het aantal hier uiteraard 2 bedragen.

U kan zien dat niet de prijs van het artikel wordt overgenomen maar dat, vermits deze klant openstaande credits heeft, de prijs van het gebruikte artikel op 0 komt te staan.

Na het afsluiten van de factuur zou, als alles goed is verlopen, het aantal openstaande credits voor deze klant, voor dit type, met 0,5 moeten zijn verminderd. Deze klant heeft van het initieel aangekochte pakket aan SUPPORT-uren immers nu reeds een half uur opgebruikt. We kijken of dit zo is even naar de Credits Historiek Werklijst.

In de bovenstaande screenshot (gele markering) kan je zien dat via factuur 08000003 er 0,5 credits werden verbruikt.

Š <2010> TML bvba

Credits

35

1.14.3.3 Via een servicerapport

Een verrekening van credits kan ook gebeuren via het maken van een servicerapport. Voor een aantal sectoren zal dit trouwens het meest gebruikte document zijn om de verrekening mee te doen vermits er hier een duidelijke probleem omschrijving kan worden meegegeven.

Zoals je kan zien wordt de verrekening van het verbruiksartikel ook gewoon ingegeven in het servicerapport. Wat opvalt in de Credits Historiek Werklijst is dat er ĂŠĂŠn eenheid van dit artikel wordt verrekend vermits het gebruikte verbruiksartikel de factor -0,25 heeft gekregen en het opbrengst artikel de factor 1.

Š <2010> TML bvba

36

Credits

1.14.3.4 Via een helpdeskcase

Voor klanten die gebruik maken van onze uitgebreide helpdeskmodule hebben we uiteraard ook de mogelijkheid voorzien om credits te verrekenen via een helpdeskcase.

Via een handige kleurcode kan je dus zien of deze klant nog openstaande credits heeft. U kan het aantal credits bovenaan rechts zien. Meer uitleg over de gebruikte kleurcodes kan hier 12 worden teruggevonden.

Indien de klant openstaande credits heeft van het correcte type dan wordt de financiĂŤle status aangepast naar Verrekend via Credits.

Mocht dit niet noodzakelijk zijn dan kan dit worden 'overruled' via helpkey 960482 Meer uitleg over de verrekening kan hier

12

worden teruggevonden.

Š <2010> TML bvba

Credits

37

1.14.3.5 Via een evenement

Credits kunnen ook worden verrekend via het Evenementenbeheer. Dit houdt in dat u bv. opleidingspakketten kan verkopen aan uw klanten. Wij gebruiken deze functionaliteit eveneens en we bekijken dit dan ook eens van naderbij met een reĂŤel praktijkvoorbeeld.

Voorbereiding van de artikelen In eerste instantie is het dus zoals altijd nodig dat onze klant een pakket van credits aankoopt die hem het recht, dikwijls tegen een verminderde prijs, deel te nemen aan een aantal opleidingen.

We doen dit via een factuur aan de klant. Op deze factuur komt het artikel te staan dat wordt gebruikt om het pakket aan opleidingen te factureren. Dit is dus ons opbrengst artikel en we

Š <2010> TML bvba

38

Credits

weten hiervan dat dit artikel een positieve creditsfactor dient te hebben.

In mijn voorbeeld heb ik een artikel dat de klant recht geeft op 7 zitjes voor een opleiding die on-site wordt georganiseerd en bedraagt de creditsfactor dus 7.

Dit artikel krijgt ook het bijbehorende correcte credittype 9 mee.

Hieronder hoe dit er juist uitziet in de artikelfiche voor het opbrengst artikel:

Uiteraard hebben we ook nog een verbruiksartikel nodig. Dit artikel zal worden gebruikt voor de verrekening van de credits en dient dus een negatieve creditsfactor te hebben.

Onderstaand een screenshot van hoe dit artikel in realiteit uitziet:

Š <2010> TML bvba

Credits

39

Dit dien je dus te doen met al je artikelen die zullen worden gebruikt om de opleidingen aan te rekenen aan de klant.

Aanrekenen opleidingspakket voor de klant Voila, we zijn zo ver gekomen dat we het opleidingspakket kunnen gaan aanrekenen aan onze klant. We doen dit uiteraard via een factuur.

In onderstaande screenshot kan u zien hoe de verrekening er op de factuur zal uitzien:

Š <2010> TML bvba

40

Credits

Na het afsluiten van onze factuur zal deze klant dus een saldo hebben openstaan van, in mijn geval, 7 credits. Ik controleer dit even in de Credits Overzicht Werklijst (onderstaand) en we zien dat dit wel degelijk het geval is.

Voila, nu komt het echt werk...

Verwerking van de inschrijving via het evenementenbeheer Uiteraard is het niet de bedoeling om hier nog eens de module Evenementenbeheer te gaan uitleggen maar beperk ik me tot het minimum en leg ik enkel uit hoe openstaande credits worden verwerkt via deze module.

Š <2010> TML bvba

Credits

41

Na het ingeven van de relatie wordt er een melding gegeven indien de deelnemer openstaande credits heeft die in aanmerking komen voor gebruik. U kan het aantal openstaande credits terugvinden op het scherm. Tevens dient u ervoor te zorgen dat indien u een verrekening wenst via de credits dat de facturatie-status correct is ingevuld.

Na het inschrijven van deze deelnemer heeft deze klant dus nog 6 openstaande credits die hij kan gebruiken alvorens supplementair te worden gefactureerd.

Protip

Klungelal arm

Š <2010> TML bvba

Dubbelklik op het aantal credits opent de 'credit werklijst' voor de geselecteerde relatie.

Indien een inschrijving wordt geannuleerd dan worden de afgetrokken credits via de inschrijving opnieuw bijgeteld bij het totaal aantal credits.