Prijzenmatrix

Prijzenmatrix

© <2008-2011> TML bvba

6/21/2011

Contents

3

Table of Contents Foreword

Prijzenmatrix

0

5

1 Definities................................................................................................................................... 6 2 Werking ................................................................................................................................... 7 3 Matrix regel ................................................................................................................................... 8 Matrix regel ......................................................................................................................................................... w erklijst 12 Matrix regel ......................................................................................................................................................... selectie 13 Matrix regel ......................................................................................................................................................... globaal w ijzigen 13 Matrix en dim ......................................................................................................................................................... ensies 14 Matrix, dimensie .................................................................................................................................................. en staffels 15

4 Matrix item ................................................................................................................................... 16 Matrix item ......................................................................................................................................................... w erklijst 18 Matrix item.................................................................................................................................................. selectie 19 Matrix item.................................................................................................................................................. globaal w ijzigen 21 Matrix item.................................................................................................................................................. import 21 Matrix item........................................................................................................................................... kandidaatw erklijst 22 Matrix item ...................................................................................................................................... kandidaat globaal w ijzigen 23 Matrix Item ......................................................................................................................................................... artikel w erklijst 23 Matrix Item ......................................................................................................................................................... relatie w erklijst 25

5 Prijsberekening ................................................................................................................................... simulatie 27 6 Prijzen in ................................................................................................................................... documenten 29 Prijsoverzicht ......................................................................................................................................................... in docum ent 29 Matrix staffelkeuze ......................................................................................................................................................... in docum enten 30

7 Matrix Prijslijst ................................................................................................................................... persoonlijke prijzen 30 Matrix prijslijst ......................................................................................................................................................... selectie 31

8 Matrix prijsupdate ................................................................................................................................... 32 9 GeĂŻntegreerde ................................................................................................................................... functies 34 10 Persoonlijke ................................................................................................................................... referenties klant werklijst 34 11 Rechten................................................................................................................................... 34 12 Gemeenschappelijke ................................................................................................................................... bestanden 35 13 FAQ

................................................................................................................................... 37

14 Scenario's ................................................................................................................................... 38 Toekom stige ......................................................................................................................................................... kortingen 38 Im port Niet ......................................................................................................................................................... bestaande item s 43 Opslaan als .........................................................................................................................................................

Nettoprijs in docum enten 46

15 Installatie ................................................................................................................................... 50 16 Parameters ................................................................................................................................... 51 17 Conversie ................................................................................................................................... 53 Conversie......................................................................................................................................................... prijzenm atrix 54

Š <2008-2011> TML bvba

4

Index

Prijzenmatrix

0

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1

5

Prijzenmatrix

De laatste jaren komen klanten met tal van vragen rond prijsbepaling naar voor. Prijzen, kortingen, kortingen in vast bedragen. Ze worden allemaal afhankelijk van tal van variabelen. Zo zijn we gekomen tot het concept van de prijzenmatrix.

Bezin voor u begint...

De prijzenmatrix module ondersteunt heel veel mogelijkheden om uw prijzenpolitiek te implementeren. Meer nog, het is mogelijk dat uw prijzenpolitiek om diverse manieren in het systeem ingebracht kan worden.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van de prijzenmatrix - de introductie van krachtige werklijsten laat toe heel snel de juiste prijzen in te voeren, aan te passen of te verwijderen - de regels zorgen ervoor dat de gebruiker zelf kan bepalen hoe de uiteindelijke prijs (of korting etc) tot stand is gekomen - de voorbereiding van nieuwe prijzen en/of korting wordt een fluitje van een cent door de mogelijkheden qua tijdsbeperking - de transparantie omtrent de prijsbereking: door de simulatiefunctie kan men te weten komen hoe DBFACTw een combinatie prijs en/of korting en/of extra korting etc. heeft kunnen berekenen.

Een uitbreiding en toch compatible met de vorige situatie De prijzenmatrix module is een uitbreiding op het bestaande prijzensysteem. Het kan zijn dat het bestaande prijzensysteem voldoende is voor de gebruiker, waar hoofdzakelijk - een aantal vaste prijzen gedefiniëerd konden worden - (vooral) relatiegebonden kortingen gedefiniëerd konden worden.

Wanneer is de module prijzenmatrix voor u interessant?

- wanneer uw prijzen afhankelijk zijn van andere variabelen dan de relatie (met een standaard korting etc.)

- wanneer u prijzen en/of kortingen wenst voor te bereiden in DBFACTw, - wanneer uw prijzensysteem complexer wordt, en dat u toch wenst bij te houden hoe u aan bepaalde prijzen komt - wanneer u nood heeft aan kortingen in het ene geval, en niét in het andere geval - wanneer u meerdere winkels / divisies heeft waar prijzen apart worden gehouden - wanneer u tarieven bijhoudt die u wenst voor te bereiden voor een bepaalde datum - wanneer u persoonlijke prijslijsten wilt aanmaken en afdrukken - wanneer u deze systemen allemaal toegankelijk wenst te maken op het web (via webservices)

Protip

Laat u begeleiden door een DBFACTw consultant in de opstart van deze module. Samen met hem - analyseert u hoe uw huidige prijzen en kortingensysteem in elkaar zit

© <2008-2011> TML bvba

6

Prijzenmatrix

- krijgt u advies hoe u eventueel uw prijzen en kortingensysteem kunt vereenvoudigen - wordt een test dossier aangemaakt om het systeem te toetsen aan de vooropgestelde afspraken Protip

Bestaande DBFACTw gebruikers kunnen in verre mate hun bestaande systeem 'converteren'. Om het systeem te testen na de conversie, kunt u best uw dossier kopiëren met als benaming <dossier> + _matrix en daar de prijzenmatrix activeren. Zo kunt u op voorhand testen of de prijzenpolitiek in de prijzenmatrix goed overeenkomt met het geen u wenst.

Lees verder over het woordgebruik in de prijzenmatrix module

1.1

6

.

Definities

In de uitleg rond de prijzenmatrix module worden een aantal woorden heel specifiek gebruikt. Zo verwijzen we naar: Politiek

Regel Item Tarief

Prijzenregel

Kortingsregel

(Engels: policy). De volledige logica ('politiek') die gebruikt wordt om op een document tot de juiste prijs en kortingen te komen. De politiek wordt opgebouwd uit tal van regels, die een na een geëvalueerd worden. Indien een regel na evaluatie in aanmerking blijkt te komen, dan zal deze regel gebruikt worden om tot een prijs en/of korting te komen.

Een regel is een onderdeel van de prijzenpolitiek. Deze regels worden één na één bekeken tijdens de berekening van een prijs of korting.

Een item is een onderdeel van een regel. Een regel bestaat Een tarief is een regel met alleen artikelen in opgenomen, met hun respectievelijke prijs. De regel bevat als resultaat aldus prijzen, maar aangezien de regel van geen enkele andere variabele afhankelijk is, dan van het artikel, wordt deze regel 'tarief' genoemd. Immers, deze vormt de basis om snel de eerste prijs voor een klant te kiezen.

Hoe tarieven gebruikt worden (eventueel als overgangsmaatregel ten opzichte van vroeger), wordt in deels door een parameter bepaald. (zie parameters 51 ) Een dergelijke regel is afhankelijk van een of meerdere dimensies, om uiteindelijk als resultaat een prijs te bekomen.

Enkele voorbeelden: - Persoonlijke prijzen: afhankelijk van een relatie en een artikel - Relatie staffel prijzen: Prijzenregel afhankelijk van een relatie, een artikel en een aantal - Staffelprijzen: prijzenregel afhankelijk van een artikel een aantal Deze regels geven als resultaat een korting of extra korting (i.e. tweede korting). Deze regels zijn meestal gebaseerd op bv. relaties, of bijkomende eigenschappen van

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

7

relaties (relatiecode, etc).

Enkele voorbeelden: - Persoonlijke kortingen: kortingsregel afhankelijk van een klant en een groep (of zelfs artikel) - Merkkortingen: een klantengroep heeft een korting op een bepaald merk. kortingsregel wordt aangemaakt met dimensies relatiecode en merk Pro Aangezien regels op mekaar kunnen verder bouwen, kan men voorzien dat tip kortingen op kortingen worden gedefinieerd, maar dit zelfs voor een beperkt aantal klanten ipv voor iedereen.

Matrix

Dimensie Prijs op artikel

1.2

Een wiskundig begrip dat een verzameling van rijen en kolommen aanduidt. De linkse kolommen (behalve de laatste) in de matrix zijn de 'afhankelijke' variabelen, de rechtse is het resultaat.

Voorbeeld: een regel is afhankelijk van een relatie en een groep. In dat geval hebben we een matrix met 3 kolommen: de eerste kolom is de relatie(nummer), de tweede is de groep en de derde is de korting (in procenten). Het aantal rijen zijn dan de mogelijke combinaties waaraan voldoen kan worden.

Dimensie slaat op het aantal afhankelijke variabelen die in de matrix gedefiniëerd zijn.

Maximaal vijf variabelen kunnen zo gedefiniëerd worden.

Dit verwijst telkens naar één van de prijzen op de artikelfiche zelf. Gebruikers willen soms snel lijsten gebruiken, externe programma's naar prijzen doen verwijzen of hebben nog andere toepassingen die de prijzen heel snel van de artikelfiche kunnen halen.

Werking

Het principe van de prijzenmatrix is dat de gebruiker een aantal 'spelregels' opstelt, en deze worden gebruikt om de prijzen en kortingen te berekenen.

De berekening van de prijs en/of kortingen gebeurt in de prijzenmatrix module via het doorlopen van een aantal regels. Deze regels kunnen door de gebruiker zelf worden bepaald. Vanaf dat de regels gedefiniëerd zijn, zal het programma rekening houden met deze nieuwe regel.

Het resultaat wordt verkregen door de regels te doorlopen. Indien tijdens het doorlopen van deze regels, de 'ingave' aan deze regel voldoet, wordt het resultaat weerhouden. Dit betekent in de praktijk dat meerdere regels uiteindelijk weerhouden zullen worden.

In de matrix regels zelf wordt vermeld wat uiteindelijk moet gebeuren indien meerdere regels tot een uitkomst komen. Zo kan het voorkomen dat een promotie tot een bepaalde prijs komt, maar dat ook een persoonlijke prijs (die op vandaag gehanteerd wordt), ook toegepast wordt.

Via het systeem van de 'uitkomst' in de regel, wordt door de prijzenmatrixmodule bepaald welke uitkomst

© <2008-2011> TML bvba

8

Prijzenmatrix

definitief gebruikt wordt.

Voordeel van de prijzenmatrix is dat u een overzicht kunt verkrijgen van al deze prijzenmatrix regels, en dat u expliciet kunt zien waarom een bepaalde regel uiteindelijk tot de uitkomst heeft geleid.

Lees hier verder hoe u een prijzenmatrix regel

1.3

8

aanmaakt.

Matrix regel

De prijzenpolitiek wordt opgesteld aan de hand van een aantal regels. Deze regels worden één voor één geëvalueerd tijdens het berekenen van de prijzen en kortingen. Er is een specifieke volgorde bepaald waarop de regels worden uitgevoerd.

Er wordt stap voor stap uitgelegd welke informatie per regel bewaard kan worden.

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Id Groep

9

Iedere regel heeft zijn eigen opvolgend nummer. Dit nummer wordt automatisch door DBFACTw aangemaakt en kan niet gewijzigd worden.

Om de regels te groeperen heeft men een regelgroep gecreëerd. In de meeste omstandigheden zullen de regelgroepnummers uniek zijn.

Regelgroepen worden toegepast als men meerdere matrices onder één 'groep' wenst onder te brengen.

Enkele typische voorbeelden: Voorbeeld 1: de tarieven (tarief voor winkelprijs en voor dealerprijs) worden beide onder de regelgroep 10 ondergebracht).

Stel nu een klant die normaal op de relatiefiche op dealer staat, zal DBFACTw de eerste regel in regelgroep 10 bekijken, en zien dat het hier over een 'winkelprijs' gaat. Deze eerste regel van regelgroep 10 wordt overgeslagen. De tweede regel in regelgroep 10 is dan een dealerprijs, en er wordt gedetecteerd dat er voor dat artikel een dealerprijs bestaat (op dat moment, zie datum).

Dit systeem is des te handiger, aangezien verdere kortingen op dit systeem gebaseerd kunnen zijn, bv. een kortingsregel die gebaseerd is op deze regelgroep.

Voorbeeld 2: Ook voor kortingen kunen regelgroepen gemaakt worden. Zo kan het voorkomen dat in een dossier 'algemeen' kortingen bestaan voor een groep, daarnaast specifiek voor groepen + merken, voor merken apart, of voor artikelen.

Indien men de kortingen van de artikelen prioritair wenst, dan vormt men drie regels in één regelgroep, waarbij de artikel kortingen het kleinste volgnummer krijgen, daarna dat van groepen en merken, en uiteindelijk dat van de groepen.

Volgorde

Type regel

Als in een groep meerdere regels bestaan, worden deze geëvalueerd, volgens de volgorde in de regelgroep bepaald. De regels worden stap voor stap overlopen, en vanaf dat één van de regels 'voldoet', dan wordt gestopt met het evalueren van de regels van deze regelgroep.

Wat meer uitleg hierover staat vermeld bij de regelgroep.

Bij het type regel wordt bepaald waarvoor deze regel gemaakt is. In volgorde van belangrijkheid wordt bepaald: 1. Tariefregel 2. Prijsregel 3. Kortingsregel 4. Gratis-regel 5. Toeslagregel 6. Toeslag per stuk Voor de eerste drie, zie uitleg bij de definities van de prijzenmatrix 6 .

Voor de 4de (gratis-regel), geldt dat men voor een bepaalde matrix (bv. artikel of combinatie), een bepaalde hoeveelheid gratis gegeven kan worden.

© <2008-2011> TML bvba

10

Prijzenmatrix

De toeslag regel zal na uitvoering van alle andere regels uiteindelijk voor een toeslag (een meerprijs / percentage toeslag) zorgen.

Deze regel is in principe altijd van toepassing, als er geen 'gebaseerd op' ingevuld is.

Omschrijving

Tarief voor

Waarde

Basis

Resultaat

Weergave Actief

van/tot

Iedere regel krijgt een unieke omschrijving, verwijzend naar de inhoud van de matrix.

Men adviseert om de omschrijving zo cryptisch mogelijk te houden, uitleg gevend over - de inhoud (prijs, korting, etc.)

- waarvan de matrix afhankelijk is (bv. klantenkortingen) - vanaf wanneer die geldig is, bv. (vanaf 2010) Indien een tariefregel gedefiniëerd is, kan men bepalen dat het gaat over een tarief, dat verwijst naar een tarief (veldje) op het artikel. Dergelijke tarieven worden immers automatisch gekozen indien bij de relatie bepaald is welke 'tarief' normaal van toepassing is.

Er kunnen meerdere tariefregels voorkomen. Deze moeten normaal in een aparte regelgroep voorkomen. Uitzonderlijk kan het gebeuren dat men een regel dupliceert, bv. omdat een nieuwe regelgroep voor een tarief pas van toepassing zal zijn in een volgende periode.

De waarde is de 'uitkomst' van een regel. Voor een tarief is dit vanzelfsprekend een prijs, voor een kortingsregel is dit een korting, of een kortingsbedrag. Afhankelijk van het type regel, wordt vastgelegde welke keuze van waarde ingegeven mag worden.

De basis geldt niét voor tariefregels, of prijsregels, maar voor kortingen, gratis of toeslag regels bestaat de mogelijkheid om die gegevens te baseren op een andere matrix groep: als die basisregel weerhouden is, zal automatisch deze regel gebruikt worden om bv. de korting te bereken op de prijs. Indien de 'basis'regel niet weerhouden is, kan deze regel ook niet weerhouden worden. een prijs op een artikel Via de regels gaat DBFACTw bepalen welk resultaat 'weerhouden' moet worden. De meest voor de hand liggende oplossing hier, is dat overal als resultaat 'laagste' wordt gekozen. Als dan meerdere regels een uitkomst genereren, wordt finaal de uitkomst van de regel met het laagste resultaat gekozen.

Soms kan het voorkomen dat men bv. een algemene promotie of een 'vaste prijs' heeft gekozen voor een klant. In dat geval kan men kiezen voor 'juiste'. Wat er ook is, als dergelijke regel een uitkomst genereert, zal het verder verwerken van de regels stoppen, en onmiddellijk deze regel weerhouden worden.

Heel uitzonderlijk kan het zijn dat men een 'hoogste' prijs instelt voor een klant (bv. klanten in een aparte divisie of zo). vanaf dat er één regel weerhouden wordt met het hoogste resultaat, worden alle regels bekeken die de hoogste resultaten weergeven, en de hoogste van deze regels wordt weer houden. In de praktijk zal het zeer uitzonderlijk zijn dat meerdere regels voorkomen met 'hoogste'.

Men kan een regel volledig voorbereiden en instellen, zonder dat deze ingebruik is genomen. Vanaf dat hier een vinkje staat, wordt deze regel in het prijs simulatiesysteem opgenomen.

Indien niet ingevuld, wordt het 'actief' zijn van deze regel niet beperkt in tijd. Indien

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

11

deze datums ingevuld zijn, zal deze regel in evaluatie genomen worden, als de datum van berekening tussen beide datums ligt. De eerste datum moet voor de tot-datum liggen.

Matrix

De matrix zelf bevat 5 'afhankelijke' dimensies, die samen bepalen hoe de inhoud van de matrix er uit ziet. Deze inhoud bestaat telkens uit items met waarden waarvoor de dimensies ingevuld zijn. Eens een matrix regel aangemaakt, kunt u deze dimensies niet meer wijzigen.

Memo

Om wat uitleg en opmerkingen te registreren kunt u deze memo plaats gebruiken.

Prijzen

Om een formule te kunnen registreren, zodat prijzen automatisch upgedated kunnen worden, kan in deze tab een prijsformule ingegeven worden.

Een prijsformule is een wiskundige, algebraïsche formule, waarbij bepaalde variabelen gebruikt kunnen worden.

Via de combo box naast de prijsformule, kunt u een te gebruiken veld invoegen in de formule. U kiest bv. voor 'a_netto' om de netto aankoopprijs van een artikel in te voegen.

Een prijsformule kan pas ingegeven worden voor een tarief of voor een prijs.

Info

Wanneer is deze regel gemaakt of gewijzigd.

Knoppen Via de button 'opvragen' kan de matrix regel opgevraagd worden, die als basis dient voor de huidige regel.

Indien er meerdere regels zijn die tot dezelfde groep behoren, wordt de matrix regel werklijst getoond, met alle regels behorend tot de aangeduide regel groep.

Opmerkingen Bij de creatie van een regel kan men tal van zaken aanpassen. Eenmaal de regel gecreëerd, kan men niet alle informatie nog wijzigen. zeker als er reeds items voor de betrokken regel bestaan, is het niet meer mogelijk om heel wat informatie van de regel te wijzigen.

In dit geval is de enige oplossing het creëren van een nieuwe regel, en daar de juiste zaken instellen zoals gewenst.

Een regel uitvegen kan, als er geen matrix-items (geen waarden dus) ingevuld zijn in de matrix. Vanaf dat deze uitgeveegd is, zal voor geen enkele gebruiker nog deze regel in voege zijn. Men moet daarom DBFACTw niet verlaten als gebruiker.

© <2008-2011> TML bvba

12

1.3.1

Prijzenmatrix

Matrix regel werklijst

Via de matrix regel werklijst (Direct-Menu 1214), krijgt u een overzicht van alle regels. De meest logische volgorde hierbij is volgens regelgroep, en dan volgnummer. U kunt door te klikken op de kolommen een andere volgorde hanteren.

Standaard worden alleen de actieve regels getoond, d.w;z. de regels die aangevinkt zijn als 'actief'.

Via de matrix regel selectie

13

kunt u meer specifieke selecties uitvoeren.

Buttons De buttons voorzien grotendeels de standaard functies van een werklijst.

Nieuw Opvragen Wijzigen Markeren Verwijderen

Om een nieuwe button bij te maken, of om een bestaande regel te kopiëren en op basis van deze gegevens een nieuwe regel bij te maken Met de button <Opvragen> kunt u de regel opvragen, of de lijst van waarden voor deze matrix zichtbaar maken. Het gedrag van de button wijzigt u met rechtermuisklik Met de button <wijzigen> wijzigt u een regel, of kunt u een aantal regels globaal wijzigen 13 . standaard gedrag Uitvegen van één of meerdere regels. er wordt telkens gechecked of een regel verwijderd kan worden.

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Afdrukken Sluiten

13

is standaard niet voorzien

Tip: Gebruik de hoofding boven de selectie kolom, om de volledige lijst te exporteren naar excel.

1.3.2

Matrix regel selectie

Heeft dezelfde functionaliteiten als iedere werklijst.

1.3.3

Matrix regel globaal wijzigen

Met deze functie kunnen we verschillende regels tegelijkertijd actief zetten of veranderen van de actieve periode. Het volstaat een aantal regels te markeren, gevolgd door de Button <Wijzigen/Globaal> en in dit scherm aanduiden welke aanpassingen men wenst door te voeren.

Š <2008-2011> TML bvba

14

1.3.4

Prijzenmatrix

Matrix en dimensies

Een matrix wordt opgebouwd aan de hand van een aantal dimensies. Deze dimensie bevat de 'afhankelijke' variabelen en het resultaat. Het resultaat is dan een prijs, een (extra) korting, een toeslag.

De dimensies die gekozen kunnen worden, bevinden zich in volgende categorieĂŤn: Relatie

Artikel

De informatie rechtstreeks gekoppeld aan de relatie kan hier gekozen worden in diverse dimensies.

De relatie zelf (via het relatienummer) De relatie code Het eerste numerieke vrij veld (de omschrijving wordt in de dimensie zo weergegeven) Het eerste logische vrij veld Het tweede logische vrij veld De gebruikte kortingsrelatie Heeft de relatie een klantenkaart of niet Het gebruikte type klantenkaart Het land van de relatie De kortingsgroep (een speciaal veld waarin bepaald wordt tot welke 'klantenkortingsgroep' de klant behoort).

Ook voor het artikel zijn diverse dimensie mogelijkheden voorzien. Afhankelijk van de keuze van het artikel worden deze automatisch gekozen: Het artikel zelf (via de artikel code) De eerste verdichting in de groep De tweede verdichting in de groep De artikelgroep De soort van het artikel Het merk van het artikel De soort eenheid van het artikel (stuks, meter...)

De artikel kortingsgroep (naar analogie van de relatie een groep voor het artikel,

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Document

Documentregel

die gebruikt wordt specifiek om artikelen ànders in te delen dan de 'gewone', bestaande groepen).

Volgende zaken kunnen ook standaard bij een relatie ingevuld zijn, maar aangezien ze op een document aangepast kunnen worden, kan men er hier ook aparte regels voor creëren.

Divisie: de gekozen divisie op een document Leveringsadres: het leveringsadres (op zich ook afhankelijk van de Vertegenwoordiger: de vertegenwoordiger, ingevuld op het document Valuta: de gekozen munt op het document.

Betalingswijze Transportwijze Route Afhankelijk van de keuze van het aantal, de verpakking of de stockplaats, kunnen ook verschillende prijzen of kortingen gehanteerd worden.

Aantal: het aantal vanaf wanneer dat de ingevulde prijs of korting zal gelden (vanaf houdt ook in dat het aantal zelf ook in overweging wordt genomen).

Verpakking: de verpakking volgens de welke er verkocht wordt. De verkochte aantallen zijn steeds een veelvoud van de verpakking (1, 2, ...)

Stockplaats: de plaats in de regel geregistreerd van waaruit de goederen zullen vertrekken.

Meer uitleg hierover vindt u hier

Klungelalar m

1.3.4.1

15

15

.

Het is echt niet omdat er zoveel flexibiliteit in de matrix ingebouwd is, dat u die allemaal dient te hanteren. Een gouden regel blijft immers 'keep it simple'. Het implementeren van de prijzenmatrix leidt er toe dat u heel wat flexibiliteit kunt inbouwen.

Houd echter steeds in gedachte dat het aantal regels en items dat gecreëerd wordt, ook bijgewerkt / bijgehouden moet worden.

Matrix, dimensie en staffels

Aangezien staffels (prijzen en kortingen) een speciale plaats in het geheel hebben, wordt hier dieper op ingegaan. Het principe van het gebruik van aantallen en verpakkingen herleidt zich tot hetzelfde principe van de staffels.

Verpakkingen worden met de prijzenmatrix herleid tot twee belangrijke 'basisprincipes': - het is een 'hoeveelheid' van een bepaald artikel (vandaar staffels, kwantiteiten) - het is een verpakking en wordt aldusdanig met de verpakkingen verkocht.

Het is daarom handig dat een verpakking als basis dient om te verkopen per een hoeveelheid. Een verpakking

© <2008-2011> TML bvba

16

Prijzenmatrix

dat 4 stuks (stockeenheden) definiĂŤert, houdt in dat per 4 kan verkocht worden: 4, 8, 12, 16 stuks.

Indien men een verpakking instelt op een vast aantal, geldt dan een omgekeerde regel. In dit geval is het vanaf het aantal dat ingesteld is. Een matrix regel met een dimensie aantal, waar voor een artikel bv. 3 is ingesteld, zal voor het betreffende getal dan gelden voor 3, 4, 5, ... tot de hogere regel (bv. als er een regels is met 6, zal die voorkeur genieten.

Protip

1.4

Vanaf dat een staffel (een aantal of een verpakking) in een artikel teruggevonden wordt, kan automatisch deze keuzelijst voorgesteld worden, na ingave van een artikel in een document. Zo kunt u als 'verkoper' een klant makkelijk begeleiden in de verschillend prijzen en/of kortingen die gehanteerd kunnen worden.

Matrix item

Een prijzenmatrix item is een windows form, die, afhankelijk van de gekozen matrix regel er anders uitziet.

Immers, afhankelijk van de regel is de inhoud van de matrix anders. Zo kan een regel gebaseerd zijn op een relatie (klant), of op een artikel, een andere layout verkrijgen.

Het schermpje is ingedeeld in 4 zones: Matrix VOOR GELDT VAN Indien u een zelfde combinatie van waarden wenst op te slaan, waarbij er een activiteitsperiode overbrugd wordt of dat er reeds een item met dezelfde combinatie bestaat, waarbij geen datums ingevuld zijn, zal DBFACTw waarschuwen dat er overlappende periodes zijn voor deze combinatie.

Button <Opvragen> : om snel de informatie op te vragen van de regel waarop dit item slaat, met alle rand informatie die we over de regel wensen te kennen.

Button <Opslaan>: bij opslaan, zal DBFACTw onderzoeken of de gegevens opgeslagen kunnen worden. Tal van controles worden uitgevoerd.

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Matrix regel Voor Geldt van/tot

Protip

17

aanduiding voor welke regel dit item is de waarden van de dimensies waarvoor dit item staat de waarde die bekomen is. Dat kan een kortingspercentage zijn, of een prijs Naast de actief datums op regel niveau, bestaan zelfs op het niveau van het item ook mogelijkheden om datums in te geven.

Dit scherm dien je dus van boven naar onder te lezen: VOOR GELDT VAN Afhankelijk van de instellingen in de Matrix Regel zal dit scherm immers steeds wijzigen.

V B.: Je m a a kt een M a trix Reg el voor rela tie sta ffel prijzen a a n.

In het M a trix Item scherm za l je dus volg end m oeten instellen: VOOR: Rela tie xxxx A rtikel: XXX.YYY.123456

Š <2008-2011> TML bvba

18

Prijzenmatrix

A a nta l: 50 G ELDT: 50% korting VAN 01/01/2010 tot 31/12/2010

1.4.1

Matrix item werklijst

Deze werklijst is dynamisch. In de mate dat een bepaalde matrix regel gekozen wordt, zal de inhoud van de werklijst gewijzigd worden. Zo zal het aantal kolommen aangepast worden volgens het aantal gedefiniĂŤerde dimensies in de matrix regel. Ook de resultaatswaarde is aangepast, volgens de wijzigingen die ingevuld zijn.

Daarnaast zijn tal van functies mogelijk met deze werklijst, afhankelijk van de gekozen regel waarvoor de lijst opgebouwd wordt.

De Matrix Item werklijst kan je op meerdere manieren bereiken: 1.

Via menu 5.3.H. (Direct-Menu 1219) Via deze manier zal je GEEN Matrix Items zien: Je zal deze pas zien nadat je een selectie 19 hebt gemaakt op basis van Matrix Regels 2.

Via de Matrix Regel werklijst: button <opvragen>/Items Op deze manier zal DBFACTw je steeds de items tonen die van toepassing zijn voor de geselecteerde regel in het Matrix Item scherm

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix 1.4.1.1

19

Matrix item selectie

Wanneer we in de Matrix Item werklijst op de Button <Selectie> klikken komen we in onderstaand scherm:

Dit is een Dyna m isch scherm : Afha nkelijk va n de Reg el Selectie za l DBFACTw m eerdere selectie criteria ter beschikking stellen.

De selectie criteria zullen afhankelijk zijn van de instellingen in de Matrix Regel.

Wanneer je dus de selectie maakt op basis van de regel "Relatie Groep Korting" zal je geen selectie kunnen maken op artikel SOORT.

Regel

Hierin worden alle Matrix Regels

Š <2008-2011> TML bvba

8

opgenomen.

20

Prijzenmatrix

Wanneer we een andere Regel selecteren, dan zal je zien dat de selectie criteria zullen wijzigen:

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix 1.4.1.2

21

Matrix item globaal wijzigen

Ook in deze werklijst is het mogelijk om via globaal wijzigen een selectie van regels in 1 handeling te wijzigen.

Hier is het vooral belangrijk dat je een globaal een datum bereik kan toekennen aan een regel.

Denk dan maar aan toekomstige prijzen/promotieprijzen/....

1.4.1.3

Matrix item import

DBFACTw laat het toe om een hele reeks Matrix Items in 1 handeling te importeren.

Deze functie kan u aanspreken via de Button <Import> in de Matrix Items werklijst:

Š <2008-2011> TML bvba

22

Prijzenmatrix

Zoals je kan zien bestaan er meerdere mogelijkheden om Matrix Items te importeren: Van Bestand Van andere Matrix Regel

Laat toe om via een excel / DBF bestand een reeks Items te importeren Deze functie zal als het ware de Items kopiëren uit een andere Regel deze optie w ordt in principe veel g ebruikt w a nneer je een de ba sis va n een reg el een a ndere reg elg roep is.

Bijvoorbeeld: een extra korting s reg el.

Niet bestaande DBFACTw zal hier alle "Niet bestaande" items opnemen in deze werklijst Items Een uitgebreide uitleg van deze functionaliteit kan je vinden in het hoofdstuk: Matrix Kandidaat Werklijst 22 Import Deze functie is enkel actief wanneer in de Matrix Regel gedefiniëerd staat dat het type regel Tarieven van een TARIEF is. artikelfiche Deze functie zal dan de prijzen uit de artikelfiche importeren in de Matrix Item werklijst als Tarief.

Protip

U kan nu ook op een snelle en efficiënte manier uw prijzen updaten zonder gebruik te maken van de Artikel Importwizard.

Stel dat u een excel bestand heeft ontvangen van uw leverancier met daarin de nieuwe prijzen voor reeds bestaande artikels, dan kan u deze via de Matrix Item werklijst importeren als tarieven.

Dit is g een verplichting , echter laat u dit wel toe om de geavanceerde toepassingen van de prijzenmatrix te benutten.

Een goed voorbeeld hier is dat je prijslijsten,die pas binnen een aanzienlijke tijd van kracht zijn, reeds op voorhand kan importeren.

Dit is uiteraard een groot voordeel!

Een voorbeeld van een import via bestand kan je vinden via deze link

38

1.4.1.3.1 Matrix item kandidaatw erklijst

De bedoeling van deze werklijst is om op een snelle manier een aantal Matrix Items toe te voegen aan een regel die nog niet bestaan.

Je kan deze functionaliteit oproepen door in de Matrix Item Werklijst 18 op de Button<Import / Niet bestaande

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

23

items> te klikken.

DBFACTw zal vervolgens, aan de hand van de Matrix samenstelling bepalen welke combinaties nog niet zijn opgenomen als Matrix Item.

Een voorbeeld van deze functie kan je onder het topic Import niet bestaande items

43

1.4.1.3.1.1 Matrix item kandidaat globaal w ijzigen

In de Matrix Item Kandidaat werklijst kan je gebruik maken van de Button<Wijzigen> om de globaal wijzigen functie op te roepen.

Deze functionaliteit is hetzelfde als in elke andere werklijst.

Een voorbeeld van deze functie kan je onder het topic Import niet bestaande items

1.4.2

43

Matrix Item artikel werklijst

De details van de items die rechtstreeks aan artikelen gekoppeld worden, zijn via deze werklijst opvraagbaar.

Daarbij kunnen we de 'directe' en 'indirecte' items zichtbaar maken.

Verschil Direct <=> Indirect Directe items zijn rechtstreeks gekoppeld aan het artikel (via artikelcode dus), terwijl indirecte, via een eigenschap van een artikel gekopeld wordt. Zo zal een artikel van een bepaalde groep, bij indirecte ook de items tonen die gekoppeld zijn aan de groep van het artikel.

Š <2008-2011> TML bvba

24

Prijzenmatrix

Deze werklijst kan je oproepen door naar een artikel fiche te gaan.

Tabblad Prijzen, onderaan Button<Prijzenmatrix>

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1.4.3

25

Matrix Item relatie werklijst

Naar analogie met de matrix item artikel werklijst, wordt hier hetzelfde gedaan voor de relatie. Items die rechtstreeks gekoppeld zijn aan een relatie worden in dat geval rechtstreeks getoond, bij indirect ook de indirecte items.

Deze werklijst kan je oproepen via de relatiefiche tabblad Kortingen, Button<Prijzen/kortingen relatie>

Š <2008-2011> TML bvba

26

Prijzenmatrix

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1.5

27

Prijsberekening simulatie

Tal van regels kunnen opgesteld worden. Om te weten hoe DBFACTw nu aan een prijs komt, zal het programma via het prijssimulatiescherm aantonen welke regels weerhouden zijn om tot de berekening te komen. Dit scherm bestaat daarom uit drie stukken: Ingave

Regels

Resultaat

Hier kan men eenvoudig ingeven over welke klant, welk artikel, welk aantal en welke datum de berekening moet gebeuren. Na het klikken op de Button <Berekenen>, komt dan automatisch een lijst met regels naar voor, die weerhouden zijn om tot het resultaat te komen.

Hier staan de regels die weerhouden zijn om tot een resultaat te komen. De 'laatste' regel die gebruikt is om uiteindelijk tot het resultaat te komen, staat in het geel aangeduid Het resultaat wordt weergegeven, met informatie over de prijzen (inclusief en/of exclusief de kortingen (meerdere) eventuele gratis aantallen eventuele toeslagen

Š <2008-2011> TML bvba

28

Prijzenmatrix

Daarnaast kan men op dit scherm kiezen om Staffelregels: als dit aangevinkt is, zullen àlle staffels als regels getoond worden, en wordt het aantal dat vooropgesteld is eigenlijk verwaarloosd. De 'eind'berekening blijft wel op basis van het vooropgestelde aantal.

Resultaatregels: ook al zijn er meerdere regels die gebruikt werden, uiteindelijk zullen maar een paar regels het resultaat bepalen. Wellicht zijn dit regels met prijzen, kortingen en gratis items of toeslagen. Indien resultaatregels aangevinkt staat, dan worden alléén deze regels getoond die het eindresultaat bepaald hebben.

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1.6

29

Prijzen in documenten

Het beheer van de prijzen via de prijzenmatrix, in documenten, kan op tal van diverse manieren gebeuren.

Volgende functionaliteit is voorzien: Een overzicht krijgen van de verschillende artikelen met hun respectievelijke huidige prijzen en kortingen in het document, en de herberekende prijzen indien de nieuwe prijzenpolitiek zou toegepast worden. Dit apart scherm laat toe zelfs te zien per artikel hoe de berekening per artikel nu gebeurd is. Zie hiervoor prijsoverzicht in document 29 .

Een optie om onmiddellijk alle prijzen en kortingen bij te werken naar de nieuwe prijzenpolitiek. (voor deze klant) Bij het gebruik van staffels, na keuze van het artikel, te allen tijde voorgesteld worden om de keuze van de staffel te maken. Hiervoor is een apart scherm 30 voorzien.

1.6.1

Prijsoverzicht in document

Tijdens het ingeven van een artikel in een document is niets belangrijker dan zeker zijn dat de correcte prijs gebruikt wordt.

DBFACTw biedt u dan ook de mogelijkheid om in een oogopslag een overzicht te krijgen van de matrices die voldoen aan ieder uniek geval.

Dit kan u bereiken in een document via de Button<Globale informatie / Prijscontrole>

In dit geval is 1 regel van toepassing op het ingegeven artikel.

Protip

DBFACTw laat het ook toe om via de Button <Nieuw> onmiddellijk een persoonlijke prijs toe te voegen als Matrix Item.

De exacte werking wordt in het topic "Opslaan als Netto" 46 verder uitgelegd.

Š <2008-2011> TML bvba

30

1.6.2

Prijzenmatrix

Matrix staffelkeuze in documenten

Staffels (prijzen afhankelijk van aantallen) is een belangrijk systeem bij prijzenberekeningssystemen. Bij DBFACTw heeft men daarin zelfs twee keuzemogelijkheden: Staffels via verpakkingen: als men een verpakking definiĂŤert (voor verkoop), dan wordt de staffel voorzien op het aantal PER verpakking (bv. verpakking van 6 stuks, dan kan men de aantallen verkopen volgens 6, 12, 18 etc. stuks).

Staffels via aantallen: bij definitie van de aantallen, wordt gebruik gemaakt van de 'vanaf' mogelijkheid. Een aantal van 1, 6 en 12 laat dan in principe alle aantallen toe, en de prijs geldt vanaf een bepaalde hoeveelheid.

1.7

Matrix Prijslijst persoonlijke prijzen

De persoonlijke prijslijst is aangepast wanneer u werkt met de prijzenmatrixmodule.

Belangrijke aanpassingen hier is dat er selecties mogelijk zijn op datum en aantallen.

We kunnen deze werklijst oproepen via direct menu 1216

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Gezien je via deze werklijst een aantal selecties

31

31

kan maken kan je heel snel volgende zaken afdrukken:

1. persoonlijke prijslijst 2. toekomstige prijslijsten 3. relatiestaffels 4. ...

1.7.1

Matrix prijslijst selectie

Volgende velden zijn beschikbaar om selecties op te maken in de persoonlijke prijs werklijst.

Datum Aantal

Datum veld die toelaat prijslijsten af te drukken op een toekomstige datum.

Mogelijkheid tot het afdrukken van de staffelkortingen / relatiestaffels.

DBFACTw zal dus de eenheidsprijs weergeven in de werklijst die overeenkomt met het aantal stuks u besteld.

Š <2008-2011> TML bvba

32

1.8

Prijzenmatrix

Matrix prijsupdate

De matrix prijs update werklijst laat het toe om reeds bestaande items op een efficiënte wijze up te daten.

Deze werklijst kan u oproepen via menu 5.3.J. of direct menu 1218

Het doel van deze werklijst is "het onderhouden" van de prijzenmatrix.

DBFACTw laat het immers toe om via deze functionaliteit kortingen/prijzen/tarieven op een snelle, efficiënte manier aan te passen.

Zoals je ziet bestaat deze uit volgende kolommen: Artikel Artikelomschrij ving Tarief #Nieuwe prijs

Relatie Artikel Huidige prijs

Artikelnummer Omschrijving van het artikel Prijs die berekent wordt door de prijzen matrix Nieuwe prijs van het artikel.

Zoals in alle werklijsten in DBFACTw kan je bij iedere kollom met een "#" voor de kollomnaam de waarden rechtstreeks wijzigen.

Relatie die volgens de matrices aan de voorwaarden voldoet om de "huidige prijs (volgens de matrix)" te krijgen Artikel waarvoor de relatie de korting/prijs krijgt Winkel exclusief prijs van het artikel

Functionaliteit Door het aanpassen van de kolom # Nieuwe kan je heel snel een aantal prijzen gaan wijzigen.

DBFACTw laat het namelijk toe dat je rechtstreeks in de werklijst waarden kan gaan ingeven.

Bijvoorbeeld:

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

33

De waarden in de kolom # Nieuwe kunnen we opslaan in de prijzenmatrix of onmiddellijk in de artikel fiche.

Opslaan in prijzenmatrix Opslaan in artikel

Slaat de waarde in de kolom #Nieuwe op in de prijzenmatrix Slaat de waarde in de kolom #Nieuwe op in de artikelfiche.

Een andere mogelijkheid is gebruik maken van de globaal wijzigen functie via de Button <Wijzigen/globaal wijzigen>

Je kan dus een aantal regels markeren en deze vervolgens aanpassen op volgende wijze: Bedrag Voor alle gemarkeerde regels geldt een bedrag/korting van .....

Geldig vanaf Datum bereik die je aan de items kan toewijzen.

Bedrag x factor Indien U een aantal regels wenst te wijzigen aan de hand van een factor dan kan dit via deze functionaliteit.

Het volstaat een factor in te vullen van bijvoorbeeld 1.15, DBFACTw zal vervolgens de winkel exclusief prijs vermenigvuldigen met deze factor. (kolom Huidige prijs * factor)

Š <2008-2011> TML bvba

34

1.9

Prijzenmatrix

GeĂŻntegreerde functies

Het activeren van een module betekent in DBFACTw automatisch dat functionaliteit op diverse andere plaatsen dan aparte schermen terug te vinden is. Zo vinden we voor de prijzenmatrix in het artikel zoek scherm bij de Button <Prijs/stock> de mogelijkheid om de prijssimulatie op te vragen bij het artikel staat een Button <Prijzenmatrix> dat alle mogelijke directe of indirecte informatie betreffende prijzen en kortingen over het artikel weergeeft. in het relatie zoekscherm kan men via de Button<opvragen> de kortingen opvragen van de relatie of een prijssimulatie uitvoeren. in de artikel snelmenu krijgt men de optie 'prijsberekening simulatie' toegevoegd

1.10

Persoonlijke referenties klant werklijst

In het systeem zonder de prijzenmatrix wordt via de persoonlijke kortingen ook toegelaten om de klantenreferentie in te geven. In de prijzenmatrix module is deze apart gezet. Een overzichtelijke aparte werklijst zorgt voor de controle en snelle ingave van deze referenties.

Deze werklijst kan je bereiken via menu 5.3.K. of Direct Menu 1223

1.11

Rechten

De functionaliteit van de prijzenmatrix is op diverse niveaus afgeschermd. Deze rechten vindt u terug in het scherm met de rechten.

Aangezien het hier over nieuwe rechten gaat, wordt automatisch een 'vorig' recht standaard overgenomen. Dit vindt men terug in de laatste kolom van onderstaande tabel.

Recht Creatie regels Wijzigen / verwijderen regel Creatie items Wijzigen items Verwijderen items Tarief items aanmaken/ wijzigen

Recht Nummer 190 191

Standaard 'systeem' rechten ('adduser') 'systeem' rechten

192 193

Nieuwe / wijzigen artikelen Nieuwe / wijzigen artikelen

194

Nieuwe / wijzigen artikelen

195

Nieuwe / wijzigen artikelen

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1.12

35

Gemeenschappelijke bestanden

Er bestaat een mogelijkheid om de prijzenmatrix gemeenschappelijk te zetten. Wees echter steeds voorzichtig in het gebruik van het de gemeenschappelijke prijzenmatrix.

Voorwaarden Om een gemeenschappelijke prijzenmatrix te kunnen gebruiken moeten volgende zaken best gemeenschappelijk staan over de verschillende dossiers: Gemeenschappelijk relatiebestand

Gemeenschappelijk artikelbestand

Š <2008-2011> TML bvba

De relaties worden over de verschillende dossiers heen gemeenschappelijk gezet. Indien een probleem zich voordoet, zullen automatisch heel wat gegevens gemeenschappelijk gezet worden.

We hebben het dan over - contactpersonen - afspraak types - interessecodes en interessecodes per relatie - (leverings-)adressen - relatiecodes - resultaat afspraak - titels (aansprekingen) - Website informatie - toegangsbeheer webservers - sectoren - activiteiten - klantenkaarten - klantenkaart details (de artikelen op de klantenkaart) - klantenkaart hoofding ...

Aangezien de prijzenmatrix verwijst naar relaties, moet voor een gemeenschappelijke prijzenmatrix deze optie geactiveerd zijn in het dossier.

Als het artikelbestand gemeenschappelijk wordt gezet, worden volgende bestanden gemeenschappelijk - artikelen - artikel prijzen - artikel verpakkingen - blokartikelen - groepen - soorten - merken - prijsformules - soort eenheden - staffels - samenstellingen artikel

36

Prijzenmatrix

- artikel foto's

Divisie

Valuta

Betalingsvoorwaarde

Transportwijze Route Stockplaats

BTW-codes

Grootboekrekeningen

Aangezien veel rules van de prijzenmatrix gebaseerd zijn op artikelen of delen van een artikel, moeten deze gemeenschappelijk gezet zijn.

De divisies moeten in de parameter in alle dossiers gelijk gezet worden. Opgelet, dit gebeurt niet automatisch door DBFACTw. Bij aanpassingen van divisies kunt u er best voor zorgen dat dit onmiddellijk in andere dossiers gelijkgesteld wordt.

Indien vreemde valuta gebruikt worden, moeten deze ook bij een gemeenschappelijke prijzenmatrix gelijk aangemaakt worden.

Als u een valutacode aanmaakt in één dossier, moet dit ook gebeuren in de andere dossiers.

Als u meerdere betalingsvoorwaarden gebruikt, moeten ook deze manueel gelijk geschakeld worden over de gemeenschappelijke dossiers.

Als u meerdere transportwijzes gebruikt, moeten ook deze manueel gelijk geschakeld worden over de gemeenschappelijke dossiers.

Als u meerdere routes definiëert, moeten ook deze manueel gelijk geschakeld worden over de gemeenschappelijke dossiers.

In geval gebruik wordt gemaakt van prijzen die afhankelijk zijn van meerdere stockplaatsen, ook deze over de verschillende dossiers gemeenschappelijk moeten zijn, anders verkrijgt men bv. verkeerde namen.

Deze worden weliswaar niet gebruikt in de prijzenmatrix. Aangezien deze gebruikt worden op zowel de relatie als het artikel, moet u er ook voor zorgen dat beide bestaan in alle dossiers.

Aangezien bij een relatie de grootboekrekeningen staan, moeten de grootboekrekeningen die gebruikt worden op de relaties, in alle dossiers aangemaakt zijn. Ook voor de artikelen geldt dezelfde opmerking.

Tip Het gebruik van de gemeenschappelijke prijzenmatrix kan alleen als relaties EN artikelen gemeenschappelijk staan. De voordelen zijn dat een artikel slechts één keer moet aangemaakt worden. Nadelen zijn dat ook prijzen en stock, aankoopgegevens etc. ook gemeenschappelijk staan. Misschien is dat niet hetgeen wat u wenst.

U kunt ook gebruik maken van de artikelimportwizard om te creëren of aan te passen artikelen via één artikelimportwizard in te lezen in de meerdere dossiers. Indien u slechts aanpassingen in bulk uitvoert, hoeft u dan slechts één keer de spreadsheet aan te passen, en dan de import template in de verschillende dossiers te laten lopen.

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

37

Bespreek best met uw DBFACTw specialist wat u het beste lijkt.

Randopmerkingen Bij gemeenschappelijke bestanden kan een lokale kopie niet meer gebruikt worden moet u bij het updaten van een bestand altijd eerst het 'bron'dossier updaten bij een gemeenschappelijk artikelbestand, zorgt u er best voor dat het relatiebestand zeker ook gemeenschappelijk staat. Immers, heel veel links (verwijzingen) op het artikel, verwijzen naar gegevens uit relaties (bv. de leveranciers). moet u er van uit gaan dat alle artikelen gemeenschappelijk staan. Indien u slechts een beperkt aantal artikelen nodig heeft, is het veel beter om slechts de artikelen te importeren uit het ene dossiers, via de artikelimportwizard. gelieve bij het doorsturen van een dossier naar de helpdesk ook te melden dat u een gemeenschappelijk relatie of artikelbestand heeft, zodat ze dat apart kunnen ophalen herstelling van zakencijfers moet steeds in de volgorde gebeuren van eerst het 'hoofd'dossier, daarna ieder subdossier apart bij een gemeenschappelijk artikelbestand kunt u een groep/soort of volgnummer niet meer wijzigen. Ook artikelen samenvoegen kan niet uitgevoerd worden. bij een gemeenschappelijk relatiebestand kunt u de relaties niet samenvoegen. bij een gemeenschappelijk artikelbestand lopen alle prijzen (ook inkoopprijzen) over alle dossiers hetzelfde.

Indien u wenst te opteren voor 'intercompany' transfertprijzen, kunt u beter geen gebruik maken van deze zaken.

Naar modules omtrent stockbeheer (backorder opvolging, toewijzingsmodule) is het streng af te raden gemeenschappelijke bestanden te gebruiken.

1.13

FAQ

Wanneer maak ik tarieven aan?

Als u gebruik maakt van de mogelijkheden van DBFACTw, en u wilt tarieven (prijzen) regelmatig updaten, kunnen voorbereiden, makkelijk aparte prijsformules hanteren, dan biedt de prijzenmatrix u ongetwijfeld krachtige mogelijkheden.

Kan ik in de prijzenmatrix toekomstige prijzen inlezen?

Dit is mogelijk, en zelfs op verschillende manieren. Als men weet dat een volledige lijst van artikelen allemaal wijzigt, dan is het beter om een aparte regel te maken die pas geldig is vanaf een bepaalde datum.

Anderzijds kan het voorkomen dat één artikel bv. een nieuwe prijs krijgt vanaf een bepaalde datum. Zonder een nieuwe regel aan te maken kan men dan in de items van de regel twee items toevoegen voor hetzelfde

© <2008-2011> TML bvba

38

Prijzenmatrix

artikel, maar waarvan de datums mekaar niet overlappen.

Als men een regel apart wenst te maken heeft men bovendien de mogelijkheid om zich te baseren op een bestaande regel (om de artikelen over te nemen), de datum te wijzigen (of ook niet actief te zetten), alles netjes te veranderen, tot op het moment dat men de regel actief zet. Door alles netjes voor te bereiden op deze manier kan men zelfs voor klanten 'persoonlijke toekomstige prijslijsten' gaan afdrukken.

Een voorbeeld van hoe je zo een toekomstige lijst inleest kan je hier terugvinden. 38

1.14

Scenario's

Om de prijzenmatrix module handig uit te leggen, hebben we hier een aantal scenario's gedefiniĂŤerd. In vele gevallen is het uitleggen met een voorbeeld handiger dan de theorie.

1.

2.

3.

4.

5.

Toekomstige kortingen 38 Import niet bestaande items 43 Opslaan als nettoprijs in documenten Updaten van prijzen Algemene korting per divisie.

46

1.14.1 Toekomstige kortingen Voorbeeld: Bedoeling in dit voorbeeld is een aantal persoonlijke kortingen importeren in de prijzenmatrix die geldig zijn vanaf 01/01/2010 Als matrix regel kiezen we voor "Relatie Artikel Korting" We hebben dus nood aan een excel bestand waar volgende gegevens beschikbaar zijn: Relatie Artikel Korting

W e g a a n na a r de M a trix Item W erklijst, m a ken een selectie op de correcte m a trixreg el en klikken op de Button <Im port/ va n besta nd> W e selecteren het excel besta nd da t w e w illen im porteren en krijg en volg end resulta a t:

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

39

Zoals je ziet bevat het excel bestand 3 lijnen die we willen importeren: Rela tie 2268 heeft voor a rtikel O EHPRO 8400 een korting va n 10% Rela tie 2268 heeft voor a rtikel O EHHO C12372 een korting va n 20% Rela tie 939 heeft voor a rtikel O EHPRO 8400 een korting va n 60% Wanneer we doorgaan naar het tabblad koppelingen kunnen we de nodige kopellingen maken om de import te voltooien.

Š <2008-2011> TML bvba

40

Prijzenmatrix

Dit scherm kunnen we splitsen in 2 delen: DBFACTw Excel Bestand Koppeling bevat

DBFACTw geeft u aan welke waarden waarden je moet koppelen Geef de overeenkomstige waarde aan uit het excel bestand.

Aanduiding wat de koppeling bevat. ( In dit voorbeeld beva t de koppeling voor a rtikels het A RTIKELN U M M ER, dit ka n eveng oed de referentie levera ncier / a rtikelcode / .... zijn)

Even het resultaat bekijken door op de button <Volgende> te klikken:

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

DBFACTw gaat geen 3 Matrix Items aanmaken.

Door op de button <Importeren> te klikken worden deze daadwerkelijk aangemaakt.

Resulta a t in w erklijst is da n:

Š <2008-2011> TML bvba

41

42

Prijzenmatrix

De regels zijn correct aangemaakt, enkel het toevoegen van het datumbereik rest nog: 1. Je ka n opteren om een da tum bereik toe te kennen a a n de REGEL 2. Je ka n opteren om een da tum bereik toe te kennen a a n een ITEM In dit geval kiezen we voor de 2de optie, dit kunnen we snel doen door alle items te markeren.

Gevolgd door de Button <wijzigen / Globaal>

Gevolgd door de Button<Uitvoeren> En we krijgen volgend resultaat:

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

43

1.14.2 Import Niet bestaande items Voorbeeld

Bedoeling in dit voorbeeld is om te controleren w elke korting sg roepen nog g een a rtikel g roep korting hebben.

Daarvoor gaan we naar de Matrix Item werklijst via menu 5.3.H. of direct menu 1219 en maken we een selecie op basis van de regelgroep "Standaard Korting Groep" Door hier op de Button<import / Niet bestaande Items> te klikken komen we in de Kandidaat werklijst.

Š <2008-2011> TML bvba

44

Prijzenmatrix

DBFACTw heeft dus een lijst samengesteld die alle Kortingsgroepen zonder korting op een bepaalde Artikelgroep weergeeft.

Vooraleer we deze items kunnen importeren dienen we eerst een kortingspercentage toe te kennen aan deze regels.

Daarvoor kunnen we gebruik maken van de Button 23 <Wijzigen> 23 die toestaat om alle gemarkeerde regels in 1 beweging te wijzigen.

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Alle regels kunnen we importeren door deze te Markeren en op de Button<Overnemen> te klikken.

In dit voorbeeld nem en w e de eerste drie resulta ten over.

Š <2008-2011> TML bvba

45

46

Prijzenmatrix

1.14.3 Opslaan als Nettoprijs in documenten Dankzij het prijsoverzicht in documenten is het mogelijk om heel snel een Persoonlijke Prijs toe te voegen aan de prijzenmatrix.

V oora lleer U hier g ebruik ka n va n m a ken dient u enkele za ken in te stellen in de Pa ra m eters m odules (m enu 1.

B.2.)

Bij "nieuw" in relatie prijzen/kortingen gebruik regel Persoonlijke prijzen aanmaken gebruik regel

Deze parameter dient u te koppelen met de Matrix Regel waar de prijs/korting dient opgeslaan te worden Deze parameter dient u te koppelen met de Matrix Regel waar de persoonlijke prijs dient opgeslaan te worden

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Werkwijze:

In dit voorbeeld w ordt va nuit de prijsofferte een persoonlijke prijs toeg evoeg d a a n de prijzenm a trix.

We wijzigen de prijs naar €40 voor dit artikel.

En voegen dit artikel toe aan de grid.

© <2008-2011> TML bvba

47

48

Prijzenmatrix

Indien U wenst op deze prijs op te slaan als een Persoonlijke prijs dan kan u via de Button <Globale Informatie / Prijscontrole > gaan naar het prijzenmatrix document werklijst.

Door op de Button <Nieuw> te klikken kunnen we dit artikel toevoegen.

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

49

DBFACTw zal dit Item steeds plaatsen onder de daarvoor ingestelde Matrix Regel die u zelf kan definiĂŤren (zie hierboven bij de parameters module) Default zal DBFACTw deze persoonlijke prijs hanteren gedurende 1 jaar.

Indien u dit niet wenst, dan kan u steeds een wijziging aanbrengen in het datumbereik.

Klik op de Button<Opslaan> om deze prijs toe te voegen.

Indien we gaan kijken naar de persoonlijke prijzen van deze relatie, dan kunnen we opmerken dat dit artikel netjes toegevoegd is aan de werklijst.

Š <2008-2011> TML bvba

50

1.15

Prijzenmatrix

Installatie

Het installeren van de module gebeurt in volgende stappen. Dat daarbij de helpfile in detail wordt doorgenomen kan zeker helpen.

1.

2.

3.

4.

5.

Activeer de module in de licentie Activeer de module in de parameters modules Definieer de regels en items Test deze grondig uit Als alles naar behoren werkt, volstaat het om het vinkje bij 'berekening actief' in de parameters modules aan te vinken, en het systeem zal bij de documenten rekening houden met de berekening Leg alle gebruikers uit wat de mogelijkheden zijn - hoe ze een berekeningssimulatie kunnen uitvoeren - hoe ze in een document prijzen kunnen controleren / aanpassen - hoe ze een persoonlijke prijslijst voor een klant kunnen afdrukken

Opmerkingen De prijzenmatrix is compatiebel met gemeenschappelijke artikelbestanden, mits bepaalde voorwaarden. Deze vindt men in een apart stuk van de helpfile 35 . Men zal steeds per dossier apart de nodige prijzenpolitiek kunnen bepalen wat ook logisch is. Indien bedrijven hier veel verder zouden willen in gaan, kunnen op maat (te bepalen volgens kostprijs) extra synchronisatie-opties bijgeprogrammeerd worden.

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1.16

51

Parameters

De prijzenmatrixmodule heeft niet zo veel parameters nodig. Het systeem wordt grotendeels 'geleid' via de definitie van de regels zelf. Het is daarom des te belangrijker veel aandacht te besteden aan het vastleggen van deze regels.

De parameters inzake de prijzenmatrix kan u vinden via direct menu 31. Tabblad commerciĂŤel beheer / prijzenmatrix.

Prijzenmatrix actief

Š <2008-2011> TML bvba

De prijzenmatrix module is actief. Het actief zetten van deze module kan alleen als de module ook beschikbaar is in de licentie. Het is niet door dat in de licentie deze module actief staat, ook automatisch deze module geactiveerd is. Door de

52

Prijzenmatrix

module actief te zetten, kan men al regels invoeren, items invoeren (met waarden), simulaties uitvoeren. Zolang de volgende parameter niet actief is, blijft het oude systeem werken Prijzenmatrix berekening Als de module actief is, en men wenst ook dat de prijsberekening ook in actief documenten en dergelijke te hanteren, moet men deze optie aan zetten.

Protip

Gebruik de eerste parameter om het systeem klaar te zetten, goed voor te bereiden, simulaties en controles uit te voeren.

Eens blijkt dat alles naar behoren werkt, is het voldoende om hier deze parameter aan te vinken. Opgelet: bestaande gebruikers moeten dan eventjes DBFACTw verlaten, voordat deze optie actief wordt.

Gebruik van tarieven

Wat tarieven zijn, wordt bij de definities 6 uitgelegd. Het gebruik van tarieven wordt aangemoedigd. Bij een relatie wordt vastgelegd welke tarief gebruikt wordt, maar als er geen tarief bestaat, kan het gebeuren dat men wenst dat er gewoon een prijs van het artikel wordt overgenomen. Welke prijs overgenomen moet worden, wordt dan bepaald in de relatiefiche (soort prijs / extra prijs).

Als men niet met tarieven (regels) werkt, kan het zijn dat men gewoon de prijs van het artikel (in het overeenkomstige veld) wenst te gebruiken.

Indien men geen tarieven wenst te gebruiken, kan men dit hier ook instellen. Op dat moment kunnen alleen de prijzen op de artikelfiche gebruikt worden.

Indien geen prijs gekend Instelling die hier gekozen wordt zal ervoor zorgen dat DBFACTw steeds de winkelprijs/prijs volgens document/geen prijs zal gebruiken in een document Als meerdere regels Parameter die invloed heeft op het tussenscherm bij ingave in documenten: voldoen - Nooit tussenscherm tonen - tussenscherm bij staffelprijzen - Prijssimulatiescherm tonen Bij "nieuw" in relatie Deze parameter dient u te koppellen met de Matrix Regel waar de prijs/korting prijzen/kortingen gebruik dient opgeslaan te worden regel Lees hier meer over 46 Persoonlijke prijzen Deze parameter dient u te koppellen met de Matrix Regel waar de persoonlijke aanmaken gebruik regel prijs dient opgeslaan te worden Lees hier meer over 46

Voor meer uitleg over deze parameters, kunt u op de parameters ook met de rechtermuisklik de nodige uitleg verkrijgen.

Ook staat onze helpdesk steeds ter beschikking voor meer informatie over deze instellingen.

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

1.17

53

Conversie

Gezien de flexibiliteit van het prijzenmatrix systeem, ligt het niet voor de hand om 'zomaar' een bestaande systeem te converteren naar de nieuwe prijzenmatrix prijzen. Aangezien op tal van plaatsen in het oude prijzensysteem prijzen of kortingen kunnen bijgehouden worden, zal DBFACTw heel wat van die systemen omvormen tot 'regels'.

Protip

De beste aanpak om een bestaand dossier om te vormen tot een 'prijzenmatrix'-dossier, is door een test uit te voeren. U kopieert best hetzelfde dossier met naam <dossier>_Matrix.

U verandert naar dit dossier, activeert de prijzenmatrix module, laat de conversie lopen, en via de artikel prijsberekeningssimulatie, kunt u nagaan of de prijsberekening aan uw wensen voldoet.

Protip

KISS: De prijzenmatrix module laat toe om zeer geavanceerde (en aldus ingewikkelde) prijzensystemen te construeren. Desondanks raden wij aan om het aantal regels te beperken.

Goed begonnen is half gewonnen Vele ondernemingen hebben diverse prijzenpolitieken ontwikkeld. Zo kunnen ze een onderscheid maken naar de klanten toe en hoe ze deze wensen te bereiken. De conversie van de prijzenmatrix kan daarom best in een breder perspectief worden geplaatst.

Inventariseer goed hoe u uw prijzen en/of kortingen berekent. Laat u daarin zeker begeleiden door een DBFACTw specialist, die u de juiste vragen kan stellen, zodat het 100 % duidelijk is hoe u aan uw prijzen en/of kortingen komt.

Het is pas als daar volledige duidelijkheid in bestaat, dat men de stap naar de prijzenmatrix mag nemen.

Daarna volstaat het om deze manier van werken te implementeren, en te testen in het aangepaste testdossier.

In de laatste faze neemt u de extra functionaliteit van deze krachtige module in gebruik, zoals - de uitgestelde prijzenupdates - de prijsformules - de afrondingsmogelijkheden

De conversie Om dubbele ingave te vermijden van de vroegere systemen, worden voor tal van vroegere prijzen of kortingen, nieuwe regels aangemaakt.

Deze regels worden één voor één met een logische volgorde aangemaakt.

Aangezien vroeger de prijzenpolitiek bepaald werd adhv de parameters, wordt in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze parameters. Hoe een aantal zaken uit het oude systeem geconverteerd worden,

© <2008-2011> TML bvba

54

Prijzenmatrix

wordt hier verder beschreven.

Alle andere zaken die u misschien ingesteld zou kunnen hebben, kun u best stap voor stap overlopen. Vergeet niet dat u met de prijzenmatrix op een uitermate makkelijke manier kunt 'simuleren 27 ' hoe prijzen en kortingen berekend worden.

Hoe een aantal zaken geconverteerd worden, is hier beschreven

54

.

Het conversierapport Als men de prijzenmatrix activeert, dan wordt gevraagd of de bestaande kortingsregels geconverteerd mogen worden. Deze worden één voor één overlopen. Soms kan het gebeuren dat er onlogische kortingen in het oude systeem zaten, of dat er conflicten waren die eigenlijk niet echt geconverteerd kunnen worden. Juist daarom wordt gevraagd om het volgende bestand te raadplegen na conversie. c:\dbfactw\logs\Prijzenmatrixconversie.txt Als tweede stap dient vanzelfsprekend het prijs simulatiesysteem, waar u voor een bepaalde klant heel makkelijk kunt nagaan welke prijs berekend zal worden.

Opmerkingen bij de conversie Soms kon het voorkomen dat u - wellicht buiten u wil - conflicten had gecreëerd in de oude prijzen en/of kortingsstructuur. Ook hier worden een aantal opmerkingen geregistreerd in de 'conversie logfile'.

1.17.1 Conversie prijzenmatrix Aangezien bij een bestand dossier misschien heel wat zaken ingevoerd zijn in standaard kortingen of persoonlijke kortingen of staffels, wordt in verregaande mate deze zaken omgevormd tot nieuwe regels die in gebruik kunnen genomen worden.

Relatie kortingen Men kan via de 'persoonlijke kortingen' voor een groep, een groep én een soort (samen) of voor een individueel artikel, een korting instellen. Er wordt in dit geval verschillende regels aangemaakt Relatie artikel korting: de kortingen die een relatie heeft op één bepaalde artikel worden hier ingevoegd. Als er geen dergelijke artikelen gevonden worden, is de regel ook niet aangemaakt.

Relatie artikel prijzen: idem als de vorige regel, maar hier worden de persoonlijke prijzen van de relatie weerhouden voor deze artikelen Relatie groep korting: via deze regel vindt men de kortingen van de groepen terug Relatie groep soort korting : idem, maar dan voor de groep én soort combinaties

© <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

55

Hierbij wordt ook rekening gehouden met de geldigheidsdatums van deze regels. Aangezien iedere korting of prijs individueel zijn geldigheidsdatums heeft, zijn deze terug te vinden in de items van de regels.

Al deze regels worden in een zelfde 'groepnummer' ondergebracht. Per groep wordt steeds naar het kleinste volgnummer gekeken, dat wordt eerst geĂŤvalueerd, en als dat teruggevonden is, stopt men met het 'zoeken in dezelfde groep'. Daarom worden deze vier regels aangemaakt in de volgorde: artikel korting / artikel prijs / groep soort korting / groep korting.

Standaard korting In standaard DBFACTw bestaat de mogelijkheid om een standaardkortingsfiche te converteren. Deze bestaat uit 120 mogelijke kortingen terug te vinden op een aparte fiche.

De standaard 'kortingsfiche' bestaat nog als een item op de relatiefiche. Op die manier kan men verwijzen in de items naar deze regels. De achterliggende regels zijn echter niet meer van belang, aangezien deze terug worden gevonden in de prijzenregels.

Als conclusie kunnen we stellen dat de standaard kortingsfiche vervangen wordt door een 'relatie kortingsgroep'. Deze kan makkelijk ingesteld worden in de relatiefiche, en aldus verder gebruikt.

Hier worden drie regels aangemaakt, waarbij telkens het 'nummer' van de standaardkorting gebruikt wordt: Standaard korting per artikel: per standaard korting en artikel wordt de korting geregistreerd Standaard korting per groep en soort Standaard kortnig per groep De drie regels worden aangemaakt als er items voor deze regels aanwezig zijn. Ze staan alle drie in dezelfde 'regel-groep', zodat, als een artikel wordt teruggevonden in de eerste regel, de volgende twee (groep en soort, groep alleen), niet meer worden uitgevoerd.

Opmerkingen: sommige gebruikers maakten al twee standaardkortingsfiches mogelijk op de relatie. Beide worden apart geconverteerd. Aangezien met de prijzenmatrix de beperking van 120 volledig weggevallen is, kunt u beter beide fiches samenbrengen.

Staffelkorting en staffelprijzen Zeker gebruikers die een uitgebreid systeem van staffelkortingen en staffelprijzen hebben voorzien, zijn ongetwijfeld op een sterk stijgende administratieve inefficiĂŤntie opgelopen. De prijzenmatrix is hier een zeer gedroomde tool voor. Immers, Deze worden geconverteerd naar de nodige regels met items, die op zich veel makkelijker op te volgen en te hanteren zijn.

Hoe aantallen en verpakkingen gebruikt worden, staat meer in detail beschreven op een andere plaats 15 .

Het aanpassen kan globaal, het 'voorbereiden' voor de nieuwe waarden van items is mogelijk en tenslotte kan men zelfde nieuwe waarden gaan importeren en persoonlijke prijslijsten in de toekomst voor klanten gaan voorzien.

De staffels worden allemaal overlopen om de diverse regels aan te maken. Grosso modo zijn er enkele regels gemaakt: Staffelprijzen:

Š <2008-2011> TML bvba

56

Prijzenmatrix

Staffelkortingen Staffelprijzen met valuta Beide zijn steeds per artikel. Daarbij wordt gekeken of de prijzen of de kortingen ingevuld zijn om te zien of deze netjes geconverteerd kunnen worden.

Relatie staffels In dossiers waar men per klant per artikel diverse staffels beheert, ervaart men enerzijds deze fantastische flexibiliteit. De keerzijde van deze medaille is ongetwijfeld de moeilijkheid in het bijhouden en wijzigen van deze gegevens.

Zo niet meer met de prijzenmatrix.

Alle bestaande relatie staffels worden overlopen, en er wordt een conversie gemaakt van de staffels (zie opmerkingen: ook hier geldt dat de conversie gebeurt vanaf een bepaalde waarde).

De regel wordt aangemaakt voor een relatie, een artikel, een aantal en dan de prijs en/of korting (aparte regels).

Het kon ook voorkomen dat er regels in vreemde munt werden aangemaakt. In dat geval is het de munt van de relatiefiche die overgenomen wordt om als basis te dienen voor de eenheidsprijs die gebruikt moet worden.

Relatie 'gebruik maken van relatie' Redelijk wat klanten maken gebruik van het principe 'gebruik maken van relatie'. Dit willen we kunnen uitschakelen, en wordt daarom geconverteerd naar het eerste vrije numeriek veld in de relatiefiche.

De waarde daarvan wordt hierin ingevuld, en de waarden worden geconverteerd.

Tip: indien hier niet te veel relaties in gebruik zijn genomen, is het beter om met relatiegroepen te werken.

Deze zijn makkelijker te hanteren op de relatiefiche en zijn ook te koppelen aan een omschrijving. Zie de opmerking over 'relatiegroepen' 14 .

Algemene kortingen Deze regel kan heel makkelijk geconverteerd worden, en staat 'onderaan' de lijst. De regel bevat immers slechts dimensies relatie en korting. De relatietabel wordt gescand en als een korting ingevuld is, zal dit automatisch overgenomen worden. Als de waarde leeg is, wordt vanzelfsprekend geen matrix item in de regel aangemaakt.

Prioriteiten De volgorde van conversie zorgt in grote mate dat dezelfde methodiek als het oude systeem gehanteerd kan worden. Finetuning is echter nodig.

Š <2008-2011> TML bvba

Prijzenmatrix

Klungelalar m

57

Ga er niet van uit dat met een vinkje 'conversie' uw volledig dossier klakkeloos geconverteerd is naar de prijzenmatrix. U moet na de conversie de regels overlopen, en zien via de simulatie of de werking naar behoren is. zie daarvoor de opmerking

Š <2008-2011> TML bvba