Digitaal Archiveren met DBFACTw & SMARTdoc Beschrijving: Archiveer alle door DBFACTw aangemaakte documenten digitaal en consulteer deze via de spreekwoordelijke ‘druk op de knop’
Details: Door gebruik te maken van de koppeling tussen DBFACTw & SMARTdoc kan u al uw belangrijke documenten zoals bv. uw verkoopfacturen di-
gitaal gaan archiveren. Tevens kan u door gebruik te maken van een archiefscanner of een MFC (OCR noodzakelijk) de van uw leverancier ontvangen aankoopfacturen koppelen aan de in DBFACTw ingeboekte aankoopfactuur. Eveneens kan u buiten DBFACTw op een snelle manier uw gearchiveerde documenten opzoeken via full-text-search.
De integratie met SMARTdoc houdt onder meer volgende functies in: • •
• • •
•
Productsheet
• • •
Archiveer door DBFACTw aangemaakte documenten digitaal en consulteer deze achteraf via een druk op de knop. Bewaar ingescande beelden op documentniveau in DBFACTw en consulteer deze eveneens achteraf via een druk op de knop. Controleer bv. of de leveringsbon van de klant effectief werd gehandtekend en door wie Gebruik mits aanmaak van extra templates het digitale archief van SMARTdoc ook buiten DBFACTw om bv. afbeeldingen digitaal te archiveren Archiveer e-mails, Word, Excel en PDF documenten door deze gewoon naar het digitale archief te slepen Beveilig documenten via de rechten gedefinieerd in de Active Directory van Windows en zorg ervoor dat alleen personen met de juiste rechten bv. toegang hebben tot de originele aankoopfacturen Werk zowel lokaal als in een server-omgeving met deze integratie en archiveer dus van op elk werkstation in uw netwerk Schrijf op een gemakkelijke manier uw complete archief weg op een WORM schijf Werk met versiebeheer in uw documenten ...
Praktijkvoorbeelden In de meeste gevallen zal er binnen de firma worden gekozen om alle door DBFACTw aangemaakte verkoopfacturen periodiek (bv. maandelijks na de btw-aangifte) digitaal te archiveren. De persoon die de aankoopfacturen inboekt in DBFACTw zal ook de originele aankoopfacturen die zijn ontvangen van de leverancier voorzien van een archieflabel. Na het inscannen van deze originele aankoopfacturen zullen deze automatisch worden gekoppeld aan de corresponderende aankoopfactuur zoals ingeboekt in DBFACTw.
Werkt nauw samen met: Commercieel Basisbeheer, Boekhouding