Bedrijfsbrede software die werkt !
Case Study Vineplus Voorstelling Vineplus: Wijn zit in de lift en de
Casestudy: sector Horeca
betere wereldwijnen worden steeds prominenter. Vineplus specialiseert zich sinds 1999 in deze tak. De 12 man tellende onderneming groeide uit tot dé specialist van Zuid-Afrikaanse, Australische en Chileense wijnen en sinds 5 jaar vinden mediterrane wijnen ook hun weg naar het assortiment. Vineplus groeit gemiddeld 18% per jaar en werkt uitsluitend met voortverkopers als grootwarenhuisketens en traditionele wijnhandels. Voor de grootwarenhuizen ageert Vineplus als ‘Agent Commissionair’ en is de tussenpersoon tussen het wijnhuis in het land van oorsprong en de keten hier. Er komt hier geen voorraadbeheer aan te pas. Voor de traditionele wijnhandelaars dan wel weer en dan wordt er uit stock geleverd. Gespecialiseerde professionals als Eurobrokers nemen de taak op zich om de wijn te stockeren en te verdelen. Bij Vineplus gaat het er dus in de eerste plaats om kwaliteit te leveren op een zo gestroomlijnde en efficiënte manier.
Waarom DBFACTw? De complexe manier van werken, het grote aantal artikels, de verschillende distributiemethodes en de veelzijdige kostenberekening maakten het overduidelijk dat een geïntegreerd systeem noodzakelijk was als Vineplus op dezelfde succesvolle manier wilde voortwerken. Er is een marktstudie gevoerd en, ofschoon er veel valabele kandidaten waren, viel het toch op dat ze soms veel duurder waren en niet zo gebruiksvriendelijk als DBFACTw. “Maar eigenlijk mogen we ook niet onderschatten dat er bij DBFACTw onmiddellijk dat
DBFACT buikgevoel was van ja dat zit goed. Niet echt wetenschappelijk maar m.i. toch nog zeer belangrijk in zaken doen”: zegt Managing Director Gert Hiel.
In de praktijk “In Augustus 2010 zijn we aan de implementatie en testfase begonnen en op 1 januari 2011 is het systeem “live” gegaan. In eerste instantie hebben we onze bestaande processen geënt op het DBFACTwsysteem. Om operationeel te blijven leek ons dit de beste oplossing. Maar onmiddellijk zagen we al de verschillen met vroeger. Waar voordien enkel de dienst administratie de ‘gatekeeper’ was en toegang had tot het systeem, ging er nu voor iedereen, wel ja, een nieuwe wereld open”: zegt Inge Lema, die verantwoordelijk is voor de implementatie. Alle medewerkers krijgen toegang tot de verschillende data en zijn ook meer betrokken. De account managers communiceren meer en beter met de interne diensten en worden beter geïnformeerd. En met die informatie kunnen ze de klanten beter adviseren. Door te werken met die bedrijfsbrede software groeit het besef dat alles met elkaar is verbonden en dat informatie wel degelijk kan gebruikt worden. Het eilandgevoel verdwijnt.
Case Study Vineplus Verwend Toen van systeem werd veranderd was er toch enige bezorgdheid of het snel ingang zou vinden want veranderen is immers altijd moeilijk. Vineplus kan gerust zeggen dat niemand eigenlijk iets gemerkt heeft van een revolutie. Integendeel, er kan zelfs geopperd worden dat de medewerkers een beetje verwend zijn door de mogelijkheden van het systeem. Het is ook opmerkelijk dat het initiatief groeit om zaken aan te passen, te veranderen, om van elkaar te leren en in het algemeen om de software in de diepte te gaan gebruiken. Wat uiteraard veel zegt over de transparantie en gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Inge Lema: “Het werk is wel lichter geworden maar we moeten nog steeds de nodige discipline opbrengen om optimaal van alle mogelijkheden te genieten. Opleidingen volgen om ons te vervolmaken zijn noodzakelijk en die staan dus wel degelijk in de planning.”
En nu? Zijn we daarom aan het einde van ons Latijn? Zeker niet. Er is nog werk aan de winkel. Er moet nagedacht worden over integratie van E-commerce modules in de website, de processen moeten nog vereenvoudigd worden, de prijzenmatrix moet nog fijner worden en Vineplus wil proactief zijn en EDI-toepassingen aanbieden. Want die staan er voor de ganse sector aan te komen. Maar alles op zijn tijd. Gert Hiel: ”We moeten onszelf ook de tijd geven om het geheel te evalueren. We zijn amper een half jaar bezig en we moeten de data grondig bekijken en van daaruit beslissen hoe we verder evolueren. We willen niet overhaast te werk gaan. DBFACTw heeft ons al zeer goed geholpen en mits een goede voorbereiding van onze kant zal dit in stijgende lijn gaan.” Alex Dossche, Product Specialist DBFACTw, voegt hier nog aan toe: ”Samenwerking en partnership zijn hier sleutelwoorden als het gaat om de juiste implementatie en het verder uitwerken van de software. Die eerste start met het pakket is pas het begin van de reis met DBFACTw. Wij nodigen dan ook onze partners uit om mee in te stappen in het DBFATCw Personal Coaching Project dat nu van start is gegaan. Naast de regelmatige contacten die we samen hebben, vinden we het ook belangrijk om meer specifiek en op gezette tijden met klanten te praten over wat er nog meer kan. Dit gaat niet zozeer om het klassieke ‘onderhoudsgesprek’ maar een meer doorgedreven planmatige discussie met - wat wij dan noemen - onze ‘valuable customers’ over hoe we samen nog beter kunnen worden”.
The Missing Link (TML) SPRL Bosstraat 103 • B-1742 Ternat • tel: + 32 (0) 53/64.58.64 • fax: + 32 (0) 53/68.58.81 • email: alex@tml.be • www.dbfact.be
Casestudy: sector Horeca
Personal Coaching