Vejledning til den fælles kontaktdatabase Rev. 2010/03/19 - Ole Stauning I foråret 2009 indførte vi en fælles kontaktdatabase. Hensigten var heri at samle en ældre, delvist fælles Access-database og flere individuelle løsninger, samt de selvtilmeldte modtagere af skolens nyhedsbrev, på ét sted, hvor alle medarbejdere kunne få adgang til de registrerede oplysninger, og hvor ansvaret for vedligeholdelse ligeledes var delt ud på flere. Der importereredes data fra de gamle systemer og oprettedes dertil en hel del nye poster, således at antallet af registrerede kontakter hurtigt nåede op på over 3.000. Kvaliteten af data var imidlertid meget svingende, idet en del af det importerede materiale var af ældre dato og/eller med meget sparsomme oplysninger. Der blev iværksat en intensiv indsats for at rydde op inden basens ibrugtagning i forbindelse med dimission og afgangsudstilling i juni 2009. Det var dog ikke tilstrækkeligt til at nå til bunds i ajourføringen af de mange poster. Derfor er det særligt vigtigt, at de medarbejdere, der står som ansvarlige for de enkelte kontakter, bidrager til at tjekke at de er ajour og fortsat relevante. Ligeledes skal nye kontakter løbende tilføjes til basen for at den skal bevare sin værdi.
1. Adgang til kontaktdatabasen Kontaktdatabasen er tilgængelig efter login på Designskolen Koldings intranet via et menupunkt Kontaktdatabase i venstre spalte. Alle fastansatte medarbejdere (men ikke studerende og andre med intranetadgang) kan søge i den og trække resultater ud, f.eks. til udsendelse af email til en gruppe af kontakter. Derimod skal man være medlem af gruppen “Kontaktbaseredaktion” (en sikkerhedsgruppe i Active Directory) for at have adgang til at foretage ændringer. Februar 2010 er følgende medarbejdere med i gruppen: AF, AG, BBH, HTA, HJH, KP, KB, LB, LW, LWJ, LNN, OLS, SRS og sidst men absolut ikke mindst VS. Ved behov for ændringer i denne gruppe kontaktes IT-administrationen. 2. Vejledning i søgning Figur 1 viser, hvad man ser, når man går ind i kontaktdatabasen. Det antages automatisk, at formålet er at foretage en søgning og udtrække data, f.eks til adressefeltet på en email. Med andre ord, så kan man ikke få adgang til data uden først at foretage en søgning. Øverst er der dog links til at oprette en eller flere nye kontakter og til at supplere listen med “Abonnementer”. Dette gennemgås i afsnit 4. Som udgangspunkt søger man i alle “Eksterne kontakter”. Det vil normalt ikke være relevant at søge i “Interne kontakter”, da det drejer sig om personer, der er registreret i vores Active Directory og er placeret på distributionslister heri. Benyt derfor oversigten over Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 1
Page 2 / 14
distributionslister andetsteds på intranettet for at sende til “Interne kontakter”.
Der angives et søgekriterie, f.eks. at “Navn indeholder Hans”, derefter klikkes på knappen “Søg kontaktdatabasen” og man får så en liste med søgeresultater, se lidt af den i figur 2. Søgningen er ikke følsom for anvendelsen af store eller små bogstaver. Det vil sige, at “hans”, “Hans” eller “HANS” giver det samme søgeresultat.
Til venstre på listen er der en “tjekboks” ud for hver kontakt. Man skal være opmærksom på, at kun de med flueben markede kontakter kommer med i de udtræk, man efterfølgende foretager. Man kan klikke på √-et øverst for at sætte flueben i dem alle på én gang. Bemærk også, at hvis feltet med emailadressen for en kontakt bliver rødt, så er der en syntaksfejl i adressen, som skal rettes! Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 2
Page 3 / 14
Over listen med søgeresultater ser man de muligheder, man har for at udtrække data. Se nærmere herom i afsnit 3. Man kan begrænse eller udvide sin søgning ved at tilføje flere søgekriterier. For det første er det muligt at benytte kontakternes gruppetilhørsforhold til henholdsvis “Abonnementer” og “Kontakttyper” (se figur 3). Alle kontakter i databasen skal være tilknyttet mindst én af hver af disse grupper. Man kan foretage søgninger efter “enten-eller” gruppemedlemsskaber og efter “både-og” medlemsskaber.
Hver gang man vælger en gruppe i pop-up menuen til højre tilføjes den til en liste. Man kan fravælge en gruppe igen ved at fjerne fluebenet ud for den. Bemærk at listen slettes når man foretager et nyt valg i den venstre pop-up menu.
Der er desuden mulighed for at søge efter kontakter, der senest er redigeret af en bestemt redaktør efter eller før en bestemt dato. Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 3
Page 4 / 14
Andre søgekriterier, som ikke er gruppemedlemsskaber, fastlægges nedenunder, i feltet “Tilføj kriteria”. Her kan man i den venstre menu vælge mellem en række forskellige, forhåbentlig registrerede egenskaber ved kontakterne og dernæst, i menuen i midten, om den
værdi, man angiver i feltet til højre, skal forekomme, ikke må forekomme eller skal være præcis som angivet. Man kan endvidere kombinere flere søgekriterier efter at have angivet det første ved at klikke på Tilføj kriteria linket nederst til højre i feltet. Det er således muligt at foretage forholdsvis komplekse søgninger, i retning af “alle der bor i 6000 Kolding og har NN som ansvarlig kontaktperson og hvor vi ikke har registreret en emailadresse”. 3. Udtræk af data Efter at have foretaget en søgning ser man ovenfor listen med søgeresultater (figur 2) de muligheder, man har for at udtrække data. I det følgende gennemgås hvad de enkelte formater er beregnede til: 3.1. Checkliste Leverer en pdf-fil med de valgte kontakters postadressedata. Beregnet til kontrol af, at postadresser findes og er fuldstændige og korrekte, forud for udsendelse af brevpost. 3.2. Adresselabels 2x4 Leverer en pdf-fil til print på store adresselabels. Altså dem med fortrykt logo, som hedder JAC Offset BA4 6897 og leveres fra Papyrus som Art.977.180. Eller fra trykkeriet? 3.3. Adresselabels 2x7 Leverer en pdf-fil til print på almindelige adresselabels i formatet der Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 4
Page 5 / 14
passer til Avery QuickPEEL L7163, bestillingsnummer Lyreco 143.264. IT-administrationen har et lille lager, så spørg evt. inden I køber. 3.4. Korrektur Leverer en pdf-fil med stort set alle registrerede oplysninger for den enkelte kontakt. Til kontrol af data ud over postadresserne. 3.5. CSV-formateret udtræk Leverer en tekstfil med de vigtigste data som semikolon-separerede værdier, der kan importeres i Excel og redigeres og sorteres deri. Beregnet til tilfælde, hvor der skal arbejdes videre med data på en måde, som ikke er mulig i selve kontaktdatabasen, f.eks. for at søge og erstatte bestemte data. Kan også bruges til at lave tjeklister eller korrektur-tabeller i ens eget format. 3.6. Semikolon separerede emailmodtagere Åbner en ny email i det på computeren indstillede foretrukne emailprogram og indsætter de markerede kontakters emailadresser som semikolon separerede værdier i BCC-feltet. Semikolon separerede emailadresser bruges blandt andet af MS Outlook og MS Entourage. 3.7. Komma separerede emailmodtagere Åbner en ny email i det på computeren indstillede foretrukne emailprogram og indsætter de markerede kontakters emailadresser som komma separerede værdier i BCC-feltet. Komma separerede emailadresser bruges blandt andet af Apple Mail, som er bedre egnet til udsendelse af email med rigtigt mange modtagere end MS Outlook og MS Entourage 3.8. Liste til redigering i teksteditor før emailudsendelse Hvis man ved, at der er fejl i nogle af emailadresserne, har man mulighed for at få dem ud som en komma separeret liste, som man kan kopiere over i en teksteditor og efter endt sanering videre til BCC-feltet i en ny email i et emailprogram. Kan også bruges, hvis en af de to ovenstående åbner et andet emailprogram end det, man har tænkt sig at benytte. 4. Vejledning i oprettelse og vedligeholdelse af kontakter 4.1 Rettelser af kontakters oplysninger Hver kontakt har et datablad, som man får adgang til ved at klikke på linket under Navn i et søgeresultat (se figur 2). Databladet (figur 6 på næste side) indeholder: • 1. Basisoplysninger Kontaktpersonens navn, titel og organisatoriske tilknytning, samt vedkommendes hjemmeside. Da der kun kan registreres en Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 5
Page 6 / 14
Vejledning til den fĂŚlles kontaktdatabase
Side 6
Page 7 / 14
hjemmeside på en kontaktperson, må man i visse tilfælde foretage en afvejning af, hvilken der er mest relevant i forhold til kontaktens betydning for os på Designskolen Kolding. Desuden angives den på DK: ansvarlige for den pågældende kontakt. Dette felt bør altid være udfyldt! • 2. Adresser, 3. Telefonnumre og 4. E-mail Disse afsnit indeholder kontaktoplysninger for henholdsvis brevpost, telefonisk kontakt (incl. fax) og emailkontakt. I alle tre tilfælde kan der være flere registreringer for den samme kontaktperson, for eksempel en “vinteradresse” og en “sommeradresse”, fastnettelefon og mobil, privat email og arbejds-email. Man tilføjer yderligere kontaktoplysninger ved at benytte de respektive Tilføj flere … - links. Bemærk at hvis feltet med en emailadresse bliver rødt, så er der en syntaksfejl i adressen, som skal rettes. • 5. Abonnementer og 6. Kontakttyper Basen er bygget op, så man kan placere folk i en række forskellige grupper. Der skelnes mellem Abonnementer og Kontakttyper. På figur 6 kan du for eksempel se at Silkeborg Amtsgymnasiums rektor “abonnerer” på “Info åbent hus” og “Indbydelse fernisering”, samt at han er placeret i kontakttypen “Uddannelser - Gymnasier og HF”. Det er – som det også fremgår – muligt at tilknytte en kontakt til mere end ét Abonnement og ligeledes til mere end én Kontakttype. Det sker i begge tilfælde ved at vælge den nye tilknytning i pop-up menuerne under hhv. punkt 5 og 6. Det nye tilhørsforhold kommer derved på listen neden under menuen. Man sletter et gruppetilhørsforhold ved at fjerne fluebenet ved det. En kontakt bør altid være tilknyttet mindst ét Abonnement og mindst én Kontakttype! Hvis man har rettet noget i et af ovenstående felter 1. - 6. bliver “Gem”-knappen nederst på databladet tilgængelig, så man kan bruge den til at effektuere sine ændringer. Hvis man lukker databladet uden at gemme, huskes ændringerne ikke! Som kontaktbaseredaktør har man mulighed for at oprette nye “Abonnementer” via et link øverst på kontaktdatabasens forside. Listen over “Kontakttyper”, som I kan se i afsnit 5 i dette dokument, kan også ændres, hvis der skulle opstå behov for det. I så tilfælde bedes I kontakte IT-koordinatoren (OLS). Desto bedre I får folk placeret i grupper, desto lettere er det for jer at trække de relevante kontakter ud til forskellige arrangementer – eller bruge kontaktdatabasen som jeres telefontavle eller emailliste. • 7. Yderligere oplysninger Man kan ikke skrive noget i dette felt, det ajourføres automatisk, hvis
Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 7
Page 8 / 14
der gemmes en ændring i en kontaktpersons data, eller hvis der foretages en revision (se nedenfor). 4.2 Nyoprettelse, kopiering og sletning af kontakter Nye kontakter oprettes ved at vælge “Tilføj ny kontakt” øverst på kontaktdatabasens forside. Man får derefter præsenteret et blankt datablad. For en forklaring af, hvad der er hvad, henvises til ovenstående. Der bør ikke oprettes nye kontakter uden opfyldelse af følgende minimumskrav: • Personen skal være navngivet med Fornavn og Efternavn. • Der skal være angivet en Ansvarlig på DK: for kontakten. • Der skal findes mindst én anvendelig kontaktoplysning, f.eks. enten en postadresse eller en emailadresse. • Der skal være angivet mindst ét Abonnement. • Der skal være angivet mindst én Kontakttype. Nederst på databladet findes desuden 2 knapper “Slet kontakten” og “Opret kopi”. Funktionen af den første kan der ikke være meget tvivl om, efter sletning dukker personen ikke længere op i søgeresultaterne, og selv om data i teorien kan genskabes, så vil det normalt være nemmere at genoprette vedkommende, hvis sletningen er sket ved en fejl. “Opret kopi” er en hjælp til nemmere nyoprettelse af kontakter, som har flere fælles oplysninger, f.eks. fordi de er tilknyttet den samme organisation. Der bør aldrig findes flere forekomster af den samme person, så efter at have dubleret en kontakt, skal man sørge for at få kopien redigeret med det samme. 4.3 Revision af kontakter Der findes tillige en revisionsfunktion. Som revisor bekræfter man, at oplysningerne på det pågældende datablad er korrekte, uden at man nødvendigvis foretager ændringer. Nogle medarbejdere vil kunne blive pålagt som arbejdsopgave at foretage revision af bestemte dele af kontaktdatabasens indhold. Man signerer databladet efter revisionen ved at benytte knappen “Revidér kontakt” nederst til højre. Fra databladet kan man komme tilbage til en foretaget søgning via et link Tilbage til søgeresultat øverst på siden, således at man ikke behøver at foretage den samme søgning gentagne gange. Eventuelle markeringer vil være slettede når man vender tilbage til resultatet. 5. Ansvar for vedligeholdelse Vi har en aftale om, at Vibeke Specht i receptionen retter de adresser, vi får retur med angivne adresseændringer. Eller sletter de fejlagtige oplysninger, hvor de korrekte ikke er tilgængelige. Det gælder såvel uanbringelige emails afsendt fra dk-kontoen som uanbringelig brevpost.
Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 8
Page 9 / 14
Men alle, der er ansvarlige for oprettelse og vedligeholdelse af kontakter, bør gå ind i kontaktdatabasen og foretage den fornødne rettelse, hver gang man hører om en, der skifter job, får ny adresse, ny emailadresse eller nyt telefonnummer. Og hver gang, der indledes et samarbejde med en ny person, firma, organisation eller der sendes en studerende i praktik. Det er også vigtigt at få slettet de kontakter, der ikke længere har en funktion, ellers kan de f.eks. bidrage til at gøre søgeresultaterne mindre overskuelige og øge mængden af returpost og på disse måder tage unødig tid. De kontakttyper, der er oprettet, er: Nr.
Kontakttype
Ansvarlig
70
Bibliotek
Bibliotekets leder
17
Design-organisationer DK
Alle er ansvarlige for egne kontakter
18
Design-organisationer udland
Alle er ansvarlige for egne kontakter
75
Designere, arkitekter og kunstnere
Alle er ansvarlige for egne kontakter
26
Direktorat eller Styrelse
Alle er ansvarlige for egne kontakter
14
E-trans - Følgegruppe
Anette Flinck / Kirsten Bohl
90
E-trans - Pressegruppe
Anette Flinck / Kirsten Bohl
13
E-trans - Styregruppe
Anette Flinck / Kirsten Bohl
91
E-trans - Øvrige
Anette Flinck / Kirsten Bohl
55
Erfa-gruppe - HSB
Hanne Skov Bertelsen
60
Erhverv - Kolding
Alle er ansvarlige for egne kontakter
37
Erhverv - Trekantområdet
Alle er ansvarlige for egne kontakter
61
Erhverv - Øvrige områder
Alle er ansvarlige for egne kontakter
95
Europaparlamentet - Ansatte
Kommunikationsafdelingen
88
Europaparlamentet - Politikere
Kommunikationsafdelingen
9
Fag - Grafisk Design
Rikke Hansen / XX
10
Fag - Illustration
Rikke Hansen / XX
8
Fag - Industrielt Design
Mathilde Aggerbo / XX
11
Fag - Interaktive Medier
Rikke Hansen / XX
6
Fag - Mode
Mathilde Aggerbo / XX
7
Fag - Tekstil
Mathilde Aggerbo / XX
25
Folketinget - Ansatte
Kommunikationsafdelingen
22
Folketinget - Kulturudvalget
Kommunikationsafdelingen
23
Folketinget - Ministre
Alle er ansvarlige for egne kontakter
24
Folketinget - Politikere
Alle er ansvarlige for egne kontakter
78
Alle er ansvarlige for egne kontakter
49
Folketinget - Udvalget for Videnskab og Teknologi Fonde
19
Forening - Laug - Forbund
Alle er ansvarlige for egne kontakter
48
Forlag
Alle er ansvarlige for egne kontakter
12
Forskere - Indland
Poul Rind
Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Alle er ansvarlige for egne kontakter
Side 9
Page 10/ 14
87
Forskere - Udland
Poul Rind
56
Internt - Alumni 2008
57
Internt - Alumni 2009
1
Internt - Bestyrelse
OLS har lagt ind – institutterne opdaterer egne afgængere OLS har lagt ind – institutterne opdaterer egne afgængere Line Willemoes Jørgensen
5
Internt - Censorer
Alle er ansvarlige for egne kontakter
58
Internt - Foredragsholdere
Alle er ansvarlige for egne kontakter
3
Internt - Mentorer
Birgitte Bjerrum Hjerrild
2
Internt - Repræsentantskabet
Line Willemoes Jørgensen
94
Internt - Tidligere medarbejdere
69
Jobcentre - Arbejdsformidling
Lene Nordby
32
Kolding kommune - Ansatte
Alle er ansvarlige for egne kontakter
33
Kolding kommune - Kulturudvalget
Kommunikationsafdelingen
31
Kolding kommune - Politikere
Kommunikationsafdelingen
35
Kommuner øvrige - Ansatte
Alle er ansvarlige for egne kontakter
34
Kommuner øvrige - Politikere
Alle er ansvarlige for egne kontakter
59
Konsulenter
Alle er ansvarlige for egne kontakter
52
Alle er ansvarlige for egne kontakter
51
Kulturinstitutioner - Museer og udstillingssteder Kulturinstitutioner - Teatre
73
Kulturinstitutioner - Øvrige
Alle er ansvarlige for egne kontakter
50
Legat
Alle er ansvarlige for egne kontakter
89
Leverandører
Alle er ansvarlige for egne kontakter
20
Ministerier - Kulturministeriet
Alle er ansvarlige for egne kontakter / Kommunikationsafdelingen opdaterer
66
ved ministerskift Ministerier - Undervisningsministeriet Alle er ansvarlige for egne kontakter / Kommunikationsafdelingen opdaterer
Alle er ansvarlige for egne kontakter
ved ministerskift Alle er ansvarlige for egne kontakter / Kommunikationsafdelingen opdaterer
67
Ministerier - Økonomi- og Erhvervsministeriet
68
Ministerier - Øvrige
54
Netværk - EGN
77
Netværk - HSB
ved ministerskift Elsebeth Gerner Nielsen / Line Willemoes Jørgensen Hanne Skov Bertelsen
76
Netværk - LDA
Lone Dalsgaard
46
Presse - Anmeldere
Kommunikationsafdelingen
42
Presse - Aviser
Kommunikationsafdelingen
43
Presse - Elektroniske medier
Kommunikationsafdelingen
45
Kommunikationsafdelingen
44
Presse - Fagtidskrifter og organisationer Presse - Freelancere etc.
86
Presse - Kernemedier
Kommunikationsafdelingen
Vejledning til den fælles kontaktdatabase
ved ministerskift Alle er ansvarlige for egne kontakter / Kommunikationsafdelingen opdaterer
Kommunikationsafdelingen
Side 10
Page 11/ 14
85
Presse - Magasiner og Ugeblade
Kommunikationsafdelingen
41
Presse - Udenlandske tidsskrifter
Kommunikationsafdelingen
72
Presse - Øvrige
Kommunikationsafdelingen
30
Regioner øvrige - Ansatte
Alle er ansvarlige for egne kontakter
29
Regioner øvrige - Politikere
Alle er ansvarlige for egne kontakter
28
RegionSyd - Ansatte
Alle er ansvarlige for egne kontakter
27
RegionSyd - Politikere
Alle er ansvarlige for egne kontakter
16
Selvtilmeldte
84
Studievejledning
Lene Nordby
79
Uddannelser - Daghøjskoler
Lene Nordby
62
Lene Nordby
80
Uddannelser - Design og Kunsthøjskoler Uddannelser - Folkeskoler
63
Uddannelser - Gymnasier og HF
Lene Nordby
81
Uddannelser - Højskoler
Lene Nordby
92
Uddannelser - KUR
Line Willemoes Jørgensen
82
Line Willemoes Jørgensen
96
Uddannelser - Tekniske og Handelsskoler Uddannelser - Udland
64
Uddannelser - Videregående
Alle er ansvarlige for egne kontakter
65
Uddannelser - Øvrige
Alle er ansvarlige for egne kontakter
Lene Nordby
Anette Flinck
6. Import af større datasæt 6.1 Import af csv formaterede data Hvis man har større mængder af nogenlunde korrekt formaterede data, kan der spares megen indtastningstid ved at benytte Kontaktdatabasens importfunktion. Sådanne data kan f.eks. komme fra et regneark. Sådan et er som bekendt delt op i søjler/kolonner og rækker. Søjlerne kommer til at svare til Kontaktdatabasens felter, rækkerne til de enkelte poster i Kontaktdatabasen. Oplysninger, der står i 1 kolonne, kommer således ind i 1 felt, og hver række i regnearket bliver til en post i databasen (en kontakt) for sig. Følgende felter i databasen kan (men skal ikke nødvendigvis) være indeholdt i den tabel, der skal importeres (man kan springe dem over, der ikke findes data til, ligesom man kan bibeholde evt. ekstra søjler og så vælge at ignorere dem i forbindelse importen): Basis info: Fornavn; Efternavn; Titel; Firma; Hjemmeside; Ansvarlig. Adresse info: Beskrivelse; Gade; Husnummer; Stedbetegnelse; Postnummer; By; Land. Kontakt info: Telefon; Email. Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 11
Page 12/ 14
Man kan kun importere 1 telefonnummer og 1 email. Er der flere, skal de efterfølgende tilføjes for hver post, hvor det er aktuelt. I forbindelse med importen kan (bør) man desuden tildele alle poster i filen 1 Kontakttype og 1 Abonnement. Disse gruppetilhørsforhold skal altså være fælles for alle poster i den samme fil! Efterfølgende kan man efter behov supplere med flere kontakttype-medlemsskaber og flere abonnementer for hver enkelt post. Har man et datasæt, hvor flere forskellige oplysninger for den enkelte kontakt er samlet i samme felt, f.eks. Titel + Fornavn + Efternavn, eller Gade + Husnummer, eller Postnummer + By, så må man overveje, om man finder det nemmest at indsætte de ekstra søjler i tabellen og klippe og klistre sine data over, eller om man mener, at det er hurtigere at importere de oplysninger, der er samlet i én kolonne til ét felt, og så åbne hver af posterne i databasen efter importen og klippe og klistre dem over i de rette felter. Sidste mulighed kan være den foretrukne løsning, hvis man har behov for hurtigt at få data ud, da man formentlig vil kunne udskrive labels, der ser nogenlunde rigtige ud, selv om flere oplysninger er samlet i det samme felt (i hvert fald med ovennævnte eksempler), og således er det ikke så kritisk, at man får rettet det hele med et samme inden brug. Har man derimod et regneark, hvor oplysningerne for den enkelte post/kontakt er spredt ud på flere rækker, så har man ikke gjort det nemt at komme videre, og indtastning vil ofte være den nemmeste løsning. Forud for importen skal regnearket/tabellen konverteres til CSVformat. Microsoft Excel kan delvist gøre dette, det er imidlertid som det fremgår af det nedenstående ikke en standard CSV Excel leverer. I Excel kan tabellen se således ud (første række er felternes navne, og den er nødvendig at have ved importen, hvor den ikke bliver til en post i databasen): Fornavn
Efternavn
Anders
Andersen
aand@mail.dk
Bent
Bertelsen
bertelsen@post.tele.dk
Carsten
Cramer
c.cramer@hotmail.com
Dorte
Davidsen
dorthe56@hotmail.com
Elsebeth
Enoksen
elsen@gmail.com
Excels udgave af CSV kommer til at se således ud: Fornavn;Efternavn;Email Anders;Andersen;aand@mail.dk Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 12
Page 13/ 14
Bent;Bertelsen;bertelsen@post.tele.dk Carsten;Cramer;c.cramer@hotmail.com Dorte;Davidsen;dorthe56@hotmail.com Elsebeth;Enoksen;elsen@gmail.com Den er imidlertid ikke umiddelbart importérbar i det format. Der mangler tekstskilletegn (anførselstegn), således: "Fornavn";"Efternavn";"Email" "Anders";"Andersen";"aand@mail.dk" "Bent";"Bertelsen";"bertelsen@post.tele.dk" "Carsten";"Cramer";"c.cramer@hotmail.com" "Dorte";"Davidsen";"dorthe56@hotmail.com" "Elsebeth";"Enoksen";"elsen@gmail.com" Det er jo ikke morsomt at skulle tilføje disse anførselstegn individuelt for en fil med 600 kontakter; men jeg har foreløbig kun fundet én nem måde at få dem tilføjet på, nemlig ved at åbne CSV-filen i NeoOffice (en version af Open Office) og markere, at de skal være der (man bliver spurgt, når man åbner filen), og så gemme filen igen. Det er sandsynligt, at andre programmer kan gøre noget tilsvarende. I er velkomne til at prøve jer frem; men p.t. er det nok nemmest, at I overlader den fra Excel exporterede CSV-fil til mig (OLS). Værdierne kan i øvrigt være enten kommaseparerede eller semikolonseparerede. Man skal desuden sikre sig, at CSV filen er formateret i ISO-8859-1, ellers får man problemer med sit tegnsæt eller importen går evt. helt i fisk. Selve importen foregår ved at man – efter login på intranettet – navigerer frem til Kontaktdatabasen og øverst på dennes forside vælger Importer kontakter. Man bliver så bedt om at vælge filtype (altså CSV) og angive stien til sin datafil. Man klikker så på Upload fil og kommer videre til et skærmbillede, hvor man skal angive hvilken kontakttype og abonnement posterne i databasen skal tilknyttes, samt mappe de enkelte søjler i datafilen til felter i databasen, jvf. listen over felter ovenfor. Hvis noget ser underligt ud her, f.eks. hvis der er færre eller flere søjler end forventet, så er der noget galt med ens datafil. Når man er færdig med det, trykker man på Importér og får så en bekræftelse med angivelse af det importerede antal poster, som gerne skulle passe med rækkeantallet i ens datatabel (bortset fra at tallet p.t. er 1 for højt). Nu kan man så gå videre med at søge efter de enkelte poster og tilføje evt. ekstra kontakttyper og abonnementer eller rette, hvad man måtte have valgt at gøre efter importen.
Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 13
Page 14/ 14
6.2 Import af vCard formaterede data vCard-formatet er et simpelt standardiseret filformat (med suffix .vcf eller .vcard) for elektroniske visitkort. Data i personlige adressebøger vil ofte kunne eksporteres i dette format. Programmerne har dog ikke alle implementeret vCard formatet lige fikst. Mac OS X “Address Book” og KDE “Kontact” applikationen accepterer begge et vilkårligt antal kontakter i en enkelt vCard fil, hvor imod Microsoft Outlook og Entourage kun accepterer en enkelt kontakt - og så kan det næsten være det samme. vCards kan også være vedhæftede til emails. vCards kan indeholde nogenlunde den samme type oplysninger som vores adressedatabase, samt tillige et billede og andet, som vi ikke understøtter. Dog naturligvis ikke vores specifikke gruppetilhørsforhold “Abonnement” og “Kontakttype” og registrering af “Ansvarlig”. Disse oplysninger må der derfor suppleres med i forbindelse med importen. Importen foregår i øvrigt på samme måde som for CSV-formaterede data. Man slipper dog for at bekymre sig om datafilens skilletegn og format i øvrigt. 6.3 Massetilknytning af eksisterende kontakter til nyt abonnement eller ny kontakttype Der findes en metode til massetilknytning af eksisterende kontakter til nyoprettet abonnement eller kontakttype, baseret på en tekstfil med emailadresser for de kontakter, der ønskes redigeret. Kontakt ITkoordinatoren (OLS) for hjælp, hvis det skulle blive aktuelt.
Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 14