Informatica basica 2012 (actualizado) by Diecillo Rosero

GUIA PRÁCTICA PARA UTILIZAR INFORMATICA BASICA

PARA TECNOLOGOS EN SISTEMAS

PENSUM ACADEMICO

Introducción A Los Computadores

Introducción A Windows 7

WordPad (Cartas Sencillas)

Paint (Dibujos A Mano Alzada)

Word 2007 (Hojas De Vida, Memorando, Excusas, Etc)

Excel 2007 (Trabajar Con La Hoja De Calculo)

Power Point 2007 (Presentaciones Con Diapositivas, Dibujos, Animaciones)

Access 2007 (Base De Datos)

Publisher 2007 (Objetos Gráficos)

10. Corel Draw 14 (Dibujos, Obras De Artes Profesionales, Etc) 11. Algoritmos y Diagramación 12. Programación En Visual Basic 8.0 13. Programación En Java (Orientada A Objeto) 14. Herramienta y Diseño Grafico (Flash) 15. Programación En HTML (Diseño De Páginas Web Para Montar En Internet) 16. Base De Datos (My SQL) 17. Programación En PHP 18. Programación En ASP 19. Programación En JavaScript 20. Mantenimiento De Computadores (Ensamble) 21. Instalación De Sistemas Operativos (Windows XP y Linux Red Hat 8.0) 22. Redes E Internet (Comunicación De Computadores) 1

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INTRODUCCION A LOS COMPUTADORES

SISTEMAS

Es un conjunto de elementos que interactúan entre si para lograr un propósito, unos de los elementos principales de los sistemas es el computador que es una maquina programable para el proceso de información diseñada para aceptar y manipular datos con el objeto de procesarlos rápido y con exactitud. Desarrollando operaciones matemáticas y lógicas de acuerdo con unas instrucciones dadas por el programador. El aporte del computador en los sistemas lo determina el Hardware y el Software. Hardware Son los elementos físicos de que constan los sistemas y entre ellos tenemos la (CPU) o (Unidad Central De Procesos), es la parte más importante del computador y esta compuesta por: A. Elementos importantes de la (CPU) A. board o Tarjeta Madre Es un dispositivo al cual van instalados algunos periféricos como: Memorias, Procesadores, Conector de Monitor, de Teclado, de Mouse o Ratón, Fuente, Unidad de CDs o DVDs, Unidad de Diskette, Discos Duros, entre otros. B. Procesadores Es un periférico que le da la velocidad al computador y que su velocidad depende de la referencia del mismo. Los procesadores van instalados en la tarjeta madre, los más comunes van desde el 80286 hasta los últimos en la actualidad que son 80386 Pentium IV pro, Corel Dual Doble procesador y los que vienen a futuro. C. Memorias Son las que en conjunto con el procesador optimizan el almacenamiento de información de los programas en forma total o parcial. Las memorias se clasifican en Memoria Ram que es una memoria de lectura y escritura y la Memoria Rom que es una memoria de solo lectura. D. Disco Duro o Unidad C Es un dispositivo de almacenamiento de información y su capacidad de almacenamiento depende de la referencia del mismo. Los había desde 40 Megas hasta 350 Gigas que son los actuales. E. Unidad De Diskette o Unidad A Es un dispositivo de almacenamiento portátil.

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F. Unidad De CD O Unidad D Es un dispositivo de almacenamiento de información de audio y texto, esta unidad permite por medio de CD escuchar sonidos o hacer copias de programas que tengan información de más de un giga. G. Unidad F o Quemador de CD O DVD Esta unidad permite hacer una copia de CD a CD o DVD a DVD B. Características del Monitor 1. Monitor o Pantalla Es un periférico que permite visualizar la información que se este procesando en un computador. Los monitores o pantalla se clasifican en:  Monocromáticos (Blanco y Negro)  Poli Cromáticos (A Color)  LCD o Plasma (Pantalla de Cristal Liquida) C. Teclado Es un periférico de entrada de información que está compuesto por: Teclas de Función: que van desde F1 hasta f12 Teclado Alfabético: va de la (A) a la (Z) Teclado Numérico: va del Cero al Nuevo y los operadores lógicos como suma, resta entre otros Tecla Enter o Intro: es la tecla que le da entrada a un comando y permite pasar de un reglón a otro en su editor de texto, una hoja de cálculo y entre otros programas. Teclado Simbólico: nos permite mostrar símbolos en una hoja de texto o de cálculo y entre otros programas, basta con hundir la tecla Shift o Alf Gr y el símbolo que queremos. Barra Espaciadora Esta tecla permite dejar un espacio entre carácter y carácter o palabra y palabra. Teclas Especiales Como la tecla Ctrl: esta tecla permite en combinación con otras teclas realizar las siguientes funciones: A. Ctrl + X Corta una palabra o un párrafo de un texto para luego ser pegado con Ctrl + V B. Ctrl + C Copia una palabra o un párrafo de un texto.

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C. Ctrl + V Pega una palabra o un párrafo de un texto. D. Ctrl + G Graba archivos en un procesador de texto, hoja de cálculo entre otros programas. Techa Alt En combinación con otras letras cumple funciones como: Alt + A: habré el menú principal de un determinado programa. La tecla Alt permite colocar tildes a las vocales, de la siguiente forma: Alt + 160 nos permite colocar tilde a la letra á Alt + 130 nos permite colocar tilde a la letra é Alt + 161 nos permite colocar tilde a la letra í Alt + 162 nos permite colocar tilde a la letra ó Alt + 163 nos permite colocar tilde a la letra ú Tecla Shift Coloca temporalmente mayúsculas y saca los signos como peso $, paréntesis (), Comillas dobles “”, porcentajes %, igual =, signos de interrogación ¿? y entre otros. Tecla Alt Gr Por lo general, Alt Gr se emplea para acceder a símbolos y letras especiales. Por ejemplo, AltGr + E saca el símbolo € (euro). Tecla Bloq Mayús Permite activar mayúsculas y minúsculas. Tecla De Cursor Indican la posición hacia donde queremos llevar el cursor. Tecla Suprimir Permite borrar caracteres ubicados a la derecha de un texto. Tecla de Retroceso Permite borrar caracteres ubicados a la izquierda de un texto. Tecla Inicio Lleva el cursor al inicio de una página con (Ctrl + Inicio). 4

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Tecla Fin Lleva el cursor al final de una página con (Ctrl + Fin).

Tecla Re Pág Lleva el cursor al Principio de una página de un documento (Página por Página). Tecla Ave Pág Lleva el cursor al fin de un documento (Página por Página). Tecla PrtScr/SysRq Al presionar esta tecla nos captura la pantalla completa, es decir la copia para luego pegarla en el editor de texto. Si de varias ventanas abiertas solo queremos capturar la pantalla que deseemos, solo basta seleccionar con un clic la ventana a capturar y luego con Alt + PrtScr/SysRq capturamos la ventana para pegarla en el editor de texto. Tecla Escape Cuando al manejar un programa nos encontramos en una situación delicada de la que no sabemos salir; al pulsar está tecla puede ser una solución que nos conduzca a otra pantalla que dominemos. Tecla de Tabulación Desplaza el cursor hasta el primer alto de tabulación. Tecla Windows Al presionar esta tecla nos llevara a la ventana inicio. D. Scanner Es un periférico que permite visualizar en pantalla texto, imagen, gráficos y entre otros para luego ser modificados y grabados en el disco duro. E. Impresoras Es un periférico de salida de información que permite imprimir documentos geográficos que se hallan digitados. Las impresoras se clasifican en: 1. Impresoras de matriz de punto Son las impresoras que funcionan con un cabezote y son para trabajos pesados. Estas impresoras se alimentan de cintas y las más usuales son: Epson FX1050, Epson FX1170, Epson LX810 5

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2. Impresoras de Inyección de tinta Son las impresoras de inyección de tinta y funcionan con dos cartuchos, uno a color y otro negro, es sencillo arrojan tinta líquida sobre el papel pero en realidad dependen de una tecnología muy avanzada. 3. Impresoras Lasser Son las Impresoras que funcionan con un sistema lasser y permite imprimir texto o gráficos, tanto en negro como en color, con gran calidad. Las más usuales son: Hewler Pactar (HP) 690C – Deskjet 3920 entre otras 4. Impresoras Multifuncionales de inyección de tinta y sistema Lasser Agrupa en un solo dispositivo: Fotocopia, impresora, Fax y Scanner y las más usuales son Canon, Hp, Lexmark, Epson y entre otras. F. Mouse o Ratón Es un periférico que permite ubicar el cursor en una determinada área de la pantalla además cumple la función de la tecla enter, es decir ejecuta una acción. SOFTWARE Son todos los programas que ejecuta el hardware entre ellos tenemos: Windows, el paquete office que abarca Word, Excel, Acces, Power Point, Publisher y otros programas como FoxPro, Visual Basic, Fox Base y entre otros programas más.

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INTRODUCCION A WINDOWS Windows Es un sistema Operativo que les permite a los programas navegar sobre el. Las siguientes son las versiones más conocidas: Windows 3.1, 3.11, 95, 98, 200, Milenium, XP, Vista, 7 y entre otros venideros. Como ingresar a Windows Para ingresar a Windows se enciende el Regulador o la UPS, luego enciende la CPU y de ahí el Monitor, hay que esperar a que el computador haga el reconocimiento del Hardware instalado ósea en este caso el Windows y sus programas. Luego llega al escritorio y en el se encuentra el menú inicio con las siguientes opciones; Apagar Equipo, al dar clic en esta opción la caja de dialogo muestra las siguientes opciones: A. Suspender, al dar clic en esta opción la pantalla se torna en forma de nube. B. Reiniciar, reinicia el equipo como si se encendiera de nuevo. C. Apagar, apaga el equipo completamente. Cerrar Sesión Cierra la sesión en la que el usuario esta trabajando, en caso de que se este trabajando en un caso de rec. Ejecutar Permite ejecutar o abrir un archivo sin tener que llegar al programa en el cual se realizo. Buscar Busca archivos o carpetas existentes, por ejemplo Word Juan.doc, hoja de cálculo.xls, Power Point.ppt, Acces.mdb y entre otras extensiones y para buscar es de esta manera *.doc, *.xls, *.ppt, entre otros. Ayuda y Soporte Técnico Brinda al usuario ayuda acerca de un tema relacionado con los sistemas. Impresoras y Faxes Muestra las impresoras junto con las impresoras de faxes y le ayuda agregar las nuevas. Configurar Acceso y Programas Predeterminados Nos permite entrar al panel de control para configurar la Pantalla, el Teclado, el Mouse y además permite instalar y desinstalar Hardware y Software entre otros, La opción configuración permite además instalar impresoras, borrar impresoras y predeterminarlas. Se puede agregar programas a la barra de tarea y menú inicio. 7

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Panel de Control Proporciona opciones para personalizar la apariencia y funcionalidad de su equipo, agregar o quitar programas, y establece conexiones de red y cuentas de usuario. Mis Sitios de Red Da acceso e información sobre carpetas y archivos en otros equipos. Mi PC Proporciona acceso e información acerca de unidades de disco, Cámara, Escáneres y otros Hardware conectado a su equipo, también le brinda al usuario la oportunidad de crear su propia Carpeta para almacenar su información de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú inicio Clic en la opción programas Clic en la opción Mi PC, y escoger la unidad donde vamos a crear la carpeta Clic en el menú archivo

5. Clic en la opción nuevo 6. Clic en la opción carpeta 7. Le damos el nombre de la carpeta y clic a fuera del nombre de la carpeta Favoritos Permite visualizar los archivos que estén vinculados o hayan sido bajados de Internet. Mi Música Abre la carpeta mi música en la que puede almacenar música y otros archivos de audio. Mis Imágenes Abre la carpeta mis imágenes en la que puede almacenar fotos digitales, imágenes y archivos de gráficos. Mis Documentos Abre la carpeta mis documentos en la que puede almacenar cartas, informes, notas y otros tipos de documentos. Documentos Permite visualizar los archivos que se hayan grabado recientemente. Todos los programas Visualiza y ejecuta todos los programas que estén instalados y que han sido agregados desde la barra de tarea y del menú inicio ubicado en la opción configuración. 8

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WORDPAD Es un procesador de texto sencillo, que permite realizar cartas y trabajos con limitaciones. Como ingresar a WordPad 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú inicio Clic en todos los programas Clic en accesorios Clic en WordPad

Configurar Página en WordPad Para configurar página se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Dar clic en la opción configurar página 3. De la caja de diálogo modificar valores de márgenes, la orientación y tipo de papel. Mover texto en un párrafo Mover texto equivale a trasladar una palabra o un párrafo de un lugar a otro, de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Con clic sostenido seleccionar la palabra o párrafo a mover Dar clic en el menú edición Escoger la opción cortar Ubicar el cursor donde se va a mover el texto Clic en el menú edición y escoger la opción pegar

Copiar texto Copiar texto significa hacer una copia de un párrafo o una palabra de un lugar a otro de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar el párrafo o la palabra a copiar Clic en el menú edición Clic en la opción copiar Ubicar el cursor donde se desee pegar el texto Dar clic en el menú edición y escoger la opción pegar

Buscar y reemplazar texto En WordPad se puede buscar una palabra y reemplazarla por otra de la siguiente forma: 1. Ubicarse al principio del texto 2. Dar clic en el menú edición y escoger la opción reemplazar 3. De la caja de dialogo en el titulo buscar, escribir la palabra a buscar, en el titulo reemplazar escribir la palabra por la que vamos a reemplazar 4. Clic en el botón reemplazar

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Grabar Archivos Para grabar un archivo se procede hacer lo siguiente: 1. Dar clic en el menú archivo 2. Clic en la opción guardar 3. De la caja de dialogo dar el nombre al archivo, escoger la unidad en la que se va a guardar el archivo y luego clic en el botón guardar. Como imprimir un archivo en WordPad 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción imprimir 3. De la caja de dialogo escoger el tipo de impresora con el que se va imprimir, las páginas que se van a imprimir y dar clic en el botón aceptar. Nuevo Nos permite crear un nuevo documento en blanco de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción nuevo 3. Nos muestra una ventana de dialogo donde escogemos la opción documento de texto enriquecido. Abrir Nos permite abrir un documento de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú archivo Clic en la opción abrir De la caja de dialogo escogemos la ruta donde tenemos guardado el archivo y lo seleccionamos Clic en el botón abrir.

Barra de herramientas, barra de formato, regla y barra de estado Nos permite activar y desactivar estas barras de la siguiente forma: 1. Clic en el menú ver 2. Escoger la opción que deseemos para activar y desactivar. Fuente Nos permite darle una serie de efectos a las letras de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Seleccionamos el texto para el efecto Clic en el menú formato Clic en la opción fuente De la caja de dialogo escogemos los efectos que deseemos.

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Estilo de Viñeta Nos permite ponerle viñeta al texto de la siguiente forma: 1. Clic en el menú formato 2. Clic en la opción estilo de viñeta Negrita, Cursiva y Subrayado Nos permite colocarle negrita, cursiva y subrayado a un texto seleccionado de la siguiente forma: 1. Seleccionar todo 2. Clic en el icono que deseemos para que se haga el efecto. Alinear a la Izquierda, Centro y alinear a la Derecha Nos permite alinear a estas direcciones un texto seleccionado de la siguiente forma: 1. Seleccionar el texto 2. Clic en el icono que deseemos para que se haga el alineamiento Color Permite darle color a un texto de la siguiente forma: 1. Seleccionar el texto 2. Clic en el icono color 3. Escoger el color deseado con un clic

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PAINT Es un programa que permite realizar dibujos a mano alzada. Para ingresar a Paint se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en la opción todos los programas 3. Clic en paint, la ventana principal de paint contiene un menú principal, una caja de herramientas y una paleta de colores. Menú Principal Este consta de varios menús tales como archivo, edición, ver, imagen, colores e ayuda, vamos a mirar varios submenús en este caso los más importantes. Nuevo o (Ctrl + N) Nos permite abrir una nueva ventana, para ingresar a nuevo se procede hacer lo siguiente: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción nuevo Abrir o (Ctrl + A) Nos permite abrir fotos para modificarlas, para ingresar a nuevo se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú archivo Clic en la opción abrir De la caja de dialogo escoger la ruta donde tenemos la foto y la seleccionamos Clic en el botón abrir.

Guardar o (Ctrl + G) Nos permite guardar un documento nuevo, para guardar se procede se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción guardar 3. De la caja de dialogo escogemos un nombre para el archivo y una ruta donde lo queremos guardar. Vista Preliminar Nos permite ver la hoja completa en un tamaño más pequeño, para la vista preliminar se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción vista preliminar.

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Configurar Página Nos permite configurar la página por medio de una ventana de dialogo de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción configurar página 3. De la caja de dialogo escoger los márgenes pertinente, el tamaño de la hoja y las opciones que desees. Imprimir o (Ctrl + P) Nos permite imprimir el documento que está en pantalla por medio de una caja de dialogo de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción imprimir 3. De la caja de dialogo escoger las opciones pertinentes como el tipo de impresora, la preferencia entre otros. Deshacer o (Ctrl + Z) Está opción reaparece en pantalla el último texto que se haya borrado, de la siguiente forma: 1. Clic en el menú edición 2. Clic en la opción deshacer. Repetir o (Ctrl + Y) Esta opción repite en pantalla el último texto que se haya borrado de la siguiente forma: 1. Clic en el menú edición 2. Clic en la opción repetir. Cortar o (Ctrl + X) o Copiar (Ctrl + C) Nos permite cortar o copiar lo que nosotros hemos seleccionado de la siguiente forma: 1. Seleccionar el texto a cortar o copiar 2. Clic en el menú edición 3. Clic en la opción cortar o copiar. Pegar o (Ctrl + V) Permite pegar lo que nosotros hemos cortado o copiado, vasta con colocar el cursor donde queremos pegar de la siguiente forma: 1. Clic en el menú edición 2. Clic en la opción pegar.

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Seleccionar Todo o (Ctrl + E) Permite seleccionar todo el documento que está en pantalla de la siguiente forma: 1. Clic en el menú edición 2. Clic en la opción seleccionar todo 3. Puedes arrastrar lo seleccionado a donde quieras. Cuadro de herramientas, cuadro de colores y barra de estado Nos permite activar y desactivar los cuadros de herramientas de la siguiente forma: 1. Clic en el menú ver 2. Clic en cualquiera de estas opciones para activar y desactivar. Voltear o girar o (Ctrl + R) Nos permite voltear la imagen del escenario de la siguiente forma: 1. Clic en el menú imagen 2. Clic en voltear o girar 3. De la caja de dialogo escoger la opción pertinente. Expandir o contraer o (Ctrl + W) Nos permite darle un tamaño mayor a la imagen que esta en el escritorio con una expansión o contracción, de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú imagen Clic en expandir o contraer De la caja de dialogo escoger la expansión o la contracción para la figura Clic en el botón aceptar.

Invertir colores o (Ctrl + I) Nos permite darle un color blanco o negro al escenario de la siguiente forma: 1. Clic en el menú imagen 2. Clic en la opción invertir colores. Caja de herramientas Esta herramienta nos permite dibujar en el escenario, paint contiene los siguientes botones o herramientas que sirven para realizar dibujos a si: A. Herramienta Selección Permite seleccionar un dibujo para ser copiado, borrado o movido, para realizar una de las siguientes acciones se procede hacer lo siguiente: 1. Dar clic en la herramienta selección. 14

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2. Arrastrar el Mouse sobre el dibujo. 3. Ejecutar la opción pertinente, si deseamos cortar solo arrastramos la parte seleccionada, si deseamos copiar entonces con Ctrl sostenido le damos doble clic a la parte seleccionada y arrastramos donde queremos hacer la copia y pegamos con Ctrl y doble clic. B. Selección de forma libre Permite seleccionar de forma libre el recorrido que queremos para ser copiado, borrado o movido, para realizar una de las siguientes acciones se procede hacer lo siguiente: 1. Dar clic en la herramienta selección de forma libre 2. Arrastrar el Mouse sobre el dibujo 3. Ejecutar la opción pertinente, si deseamos cortar solo arrastramos la parte seleccionada, si deseamos copiar entonces con Ctrl sostenido le damos doble clic a la parte seleccionada y arrastramos donde queremos hacer la copia y pegamos con Ctrl y doble clic. C. Herramienta línea Esta herramienta sirve para realizar líneas horizontales, verticales, inclinadas. Para realizar una línea se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta línea Escoger el grosor Escoger el color Dibujar

D. Herramienta rectángulo Esta herramienta nos permite realizar rectángulos. Para trabajar con esta herramienta se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta rectángulo Escoger el grosor Escoger el color Dibujar

E. Herramienta curva Nos permite realizar curvas y la manera de hacerla es la siguiente: 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta curva Escoger el grosor Escoger el color Dibujar, cuando terminemos de hacer el dibujo dar doble clic para quitar el efecto y hacer otra curva

F. Herramienta lápiz Permite escribir y realizar líneas verticales, horizontales y entre otras, para utilizar esta herramienta se procede de la siguiente forma. 15

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1. 2. 3. 4.

Clic en el menú lápiz Escoger el grosor Escoger el color Dibujar

G. Herramienta pincel Permite escribir y realizar curvas de la siguiente manera. 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta pincel Escoger el grosor Escoger el color Dibujar

H. Herramienta ovalo o elipse Se utiliza para realizar círculos de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta elipse Escoger el grosor Escoger el color Dibujar

I. Herramienta texto Se utiliza para escribir títulos en un dibujo. Para utilizar esta herramienta se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Dar clic sobre la herramienta texto Arrastrar y soltar Ahora escribimos el texto que deseemos Si deseas un color lo haces desde la paleta de colores.

J. Herramienta aerógrafo Permite rellenar un dibujo poco a poco para realizar esta herramienta se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta aerógrafo Escoger el grosor Escoger el color Dibujar

K. Herramienta relleno con color Pone color a un dibujo con la condición de que esté completamente cerrado. Para utilizar esta herramienta se procede de la siguiente forma: 1. Clic en la herramienta relleno con color 2. Clic en color 3. Clic en el dibujo y colorear 16

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L. Herramienta borrador Permite borrar una determinada área de un dibujo de la siguiente forma: 1. Clic en la herramienta borrador 2. Escoger el grosor 3. Con clic sostenido borra M. Herramienta ampliación Permite aumentar el tamaño del escenario de trabajo de la siguiente forma: 1. Clic en la herramienta ampliación 2. Escoger el tamaño para aumentar y luego para disminuir N. Herramienta seleccionar color Permite seleccionar un color que este en el escenario de trabajo de la siguiente forma: 1. Clic en la herramienta seleccionar color 2. Con clic sostenido vamos recorriendo el escenario de trabajo y veremos como van cambiando los colores siempre y cuando hayan objetos para que se vea el efecto en la barra de herramientas O. Herramienta polígono Permite crear líneas consecutivamente hacia la dirección que deseemos, de la siguiente forma: 1. Clic en la herramienta polígono 2. Escoger el grosor 3. Creamos una línea y nos hacemos a otro punto donde queremos y le damos clic para que la línea busque la dirección de la otra línea y vamos cerrando la figura 4. Dibujar P. Herramienta rectángulo redondeado Esta herramienta nos permite realizar rectángulo redondeado. Para trabajar con esta herramienta se procede de la siguiente forma: 1. Clic en la herramienta rectángulo redondeado 2. Escoger el grosor 3. Dibujar Q. Paleta de colores 1. 2. 3. 4.

Clic en la herramienta que queremos usar Arrastramos el Mouse en el escenario Escogemos la herramienta relleno con color Ahora en la paleta de colores escogemos el color para rellenar.

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MICROSOFT WORD 2007 Es un procesador de texto que sirve para realizar todo tipo de documentos, que interactúan con otros programas como Excel, Power Point, Access y entre otros programas. Como ingresar a Word Para ingresar a Word se procede hacer lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Clic en el botón iniciar Clic en la opción todos los programas Clic en Microsoft office Microsoft Office Word 2007

Configurar Página Para configurar página se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú diseño de página 2. Clic en la pestaña configurar página 3. En la pestaña márgenes establecer los números para el margen (Superior, Inferior, Izquierda y Derecha) 4. En la pestaña orientación dar clic en la opción vertical u horizontal 5. En la pestaña papel dar clic sobre el papel con el que se va imprimir ej: (Carta, Oficio entre otros) 6. Clic en el botón aceptar Grabar Archivos Para grabar un archivo se procede hacer lo siguiente: 1. Dar clic en el botón de office 2. Clic en la opción guardar 3. De la caja de dialogo dar el nombre al archivo, escoger la unidad en la que se va a guardar el documento y luego clic en el botón guardar Nuevo Nos permite abrir otra hoja de Word en blanco, sin cerrar la que estamos trabajando de la siguiente forma: 1. Clic en el botón de office 2. Clic en la opción nuevo 3. De la ventana de dialogo dar clic a la opción documento en blanco y luego clic al botón crear Abrir Nos permite abrir un documento ya existente sin cerrar el que estamos trabajando de la siguiente forma: 1. Dar clic en el botón de office 2. Clic en la opción abrir 18

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3. De la caja de dialogo buscamos la ruta donde guardamos el archivo y lo seleccionamos con un Clic 4. Clic en el botón abrir Imprimir Nos permite imprimir el documento que está en pantalla de la siguiente forma: 1. Clic en el botón de office 2. Clic en la opción imprimir 3. De la ventana de dialogo escoger el nombre de la impresora predeterminada para imprimir, las propiedades necesaria, el número de copias y el intervalo de páginas ej. Página actual. Vista Preliminar Nos permite ver la hoja completa en un tamaño más pequeño, para realizar este efecto se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el botón de office Clic en la pestaña del botón imprimir Clic en la opción vista preliminar Para salir de la vista preliminar dar clic en el botón cerrar vista preliminar

Cortar texto Cortar texto equivale a trasladar una palabra o un párrafo de un lugar a otro, de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Con clic sostenido seleccionar la palabra o párrafo a mover Dar clic en el menú inicio Escoger el icono cortar Ubicar el cursor donde se va a mover el texto Clic en el menú inicio y escoger el icono pegar

Copiar texto Copiar texto significa hacer una copia de un párrafo o una palabra de un lugar a otro de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar el párrafo o la palabra a copiar Clic en el menú inicio Clic en el icono copiar Ubicar el cursor donde se desee pegar el texto Dar clic en el menú inicio y escoger el icono pegar

Deshacer escritura Está opción reaparece en pantalla el último texto que se halla borrado. Para lograr este efecto se procede de la siguiente forma: 1. Escriba un texto y selecciónelo, luego pulse la tecla suprimir 2. Busque la barra de acceso rápido y dele clic al icono deshacer escritura 19

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3. Automáticamente se activa el icono rehacer escritura, dele clic para que rehaga el último texto que se halla borrado. Colocar tipo de estilo, tamaño y color a un texto Para colocar estos efectos hay que tener texto en la hoja de Word y los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar el texto para proceder hacer los efectos deseados Clic en el menú inicio Clic en la pestaña fuente De la caja de dialogo en la opción fuente escoger el tipo de letra, en la opción estilo de fuente escoger negrita, cursiva entre otros estilos, en la opción tamaño escoger el tamaño de letra, en la opción color de fuente dar clic en la pestaña y seleccionar el color deseado, además encontraremos otros efectos para poner en práctica. 5. Clic en el botón aceptar Cambiar mayúsculas y minúsculas Para cambiar de mayúsculas a minúsculas y viceversa, se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en el icono cambiar mayúsculas y minúsculas 3. De la lista desplegable escoger con un clic el efecto deseado Color de resaltado del texto Esta opción nos permite seleccionar el texto más importante de una lectura de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en la pestaña del icono color de resaltado del texto y escoger el color para seleccionar el texto más importante. Colocar numeración y viñetas Se coloca numeración y viñetas a un texto cuando se quiere distinguir un párrafo de otro. Para lograr estos efectos se procede de la siguiente forma: 1. Ubicar el cursor al principio del párrafo 2. Dar clic en el menú inicio 3. Clic en la pestaña del icono numeración si se quiere colocar números o clic en la pestaña del icono viñeta si se quiere colocar símbolos 4. Escoger con un clic el efecto deseado Alinear texto Nos permite alinear texto a la izquierda, al centro, a la derecha y justificar de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en el icono alinear texto a la izquierda o en cualquiera de las otras alineación para darle dirección al texto deseado 20

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Espaciado inter lineal Es la distancia que hay entre renglón y renglón y para colocar espaciado Inter lineal se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Sombrear o seleccionar el párrafo a colocarle el espaciado Clic en el menú inicio Clic en la pestaña párrafo En la pestaña inter lineado escoger el efecto deseado Clic en el botón aceptar

Disminuir Sangría y Aumentar Sangría Nos permite reducir o aumentar sangría a un texto seleccionado de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en el icono aumentar sangría, o si no clic en disminuir sangría para los niveles de los párrafos Ordenar datos Nos permite ordenar el texto seleccionado alfabéticamente, ordenar los datos numéricos y las fechas automáticamente de la siguiente forma: 1. Seleccionar los datos a ordenar 2. Clic en el menú inicio 3. Clic en el icono ordenar y nos abre una ventana de dialogo, seleccionar si queremos ordenar los datos de forma ascendente o descendente 4. Clic en el botón aceptar Colocar color al fondo del texto Nos permite darle color al fondo del texto o al párrafo de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar el texto o párrafo a colorear Clic en el menú inicio Clic en la pestaña del icono sombreado Seleccionar el color para el fondo deseado

Bordes de líneas Nos permite poner bordes de líneas, hasta crear tablas de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en la pestaña del icono borde 3. Seleccionar la opción deseada Buscar y reemplazar palabras Se utiliza cuando en un texto se desea cambiar o remplazar una palabra por otra. Para lograr este efecto se procede de la siguiente forma: 21

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Buscar 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Hay que tener datos en la hoja de Word para realizar la búsqueda Damos clic al inicio de la primera hoja para iniciar la búsqueda desde el comienzo Clic en el menú inicio Clic en el icono buscar En la opción buscar, escribir la palabra que se desea encontrar, luego clic en buscar siguiente Si encontró la palabra, clic en el botón cerrar o clic en el botón cancelar.

Reemplazar 1. 2. 3. 4. 5.

Hay que tener datos en la hoja de Word para realizar la búsqueda y reemplazo Damos clic al inicio de la primera hoja para iniciar la búsqueda desde el comienzo Clic en el menú inicio Clic en el icono reemplazar En la opción buscar, escribir la palabra que se desea encontrar y en la opción reemplazar digito la información que se desea reemplazar 6. Luego clic en buscar siguiente y clic en reemplazar o reemplazar todos 7. Clic en el botón cerrar. Seleccionar Todo o (Ctrl + E) Permite seleccionar todo el documento que está en pantalla de la siguiente forma: 1. Clic en el menú inicio 2. Clic en el icono seleccionar 3. De la lista desplegable escoger con un clic la opción seleccionar todo Ir a una página determinada en un texto Para ir a una página determinada en un texto, se procede a ser lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú inicio Clic en la pestaña del icono buscar De la lista desplegable escoger con un clic la opción ir (a) En la opción página del título número de la página, escribir en el cuadro de texto el número de la página a donde se quiere ir 5. Clic en el botón ir a 6. Clic en el botón cerrar Portada Es la primera página de los libros, informes, proyectos, propuestas, revistas entre otros, en la que figura el título, el nombre del autor, el lugar y año de la impresión. Word nos permite insertar un diseño para crear una portada para nuestro trabajo de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú insertar Clic en el icono portada De la lista desplegable escoger con un clic el diseño para la portada Llenar los datos correspondientes 22

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Página en blanco Nos permite insertar una hoja en blanco donde nosotros posicionemos el cursor de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Posicionar el cursor donde voy a insertar la hoja en blanco ej: Hoja 1 (Inserción) Hoja 2, Hoja 3 Clic en el menú insertar Clic en el icono página en blanco Nos debe mostrar la hoja en blanco en medio de la hoja 1 y 2

Salto de página Nos permite bajar a la siguiente página el texto donde esté ubicado el cursor de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Posicionar el cursor donde quiero bajar el texto Clic en el menú insertar Clic en el icono salto de página Ya puedes ver el texto en la siguiente página

Tablas Las tablas son un arreglo conformado por celdas, filas y columnas en las cuales se pueden realizar cuadros ilustrativos. Insertar tabla Para insertar tablas se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Dar clic en el menú insertar Clic en la pestaña del icono tabla Clic en la opción insertar tabla En el cuadro de diálogo de tablas escribir el número necesario de columnas y el número de filas Clic en el botón acepta.

Dibujar tabla Nos permite dibujar la tabla, arrastrando el mouse de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Dar clic en el menú insertar Clic en la pestaña del icono tabla Clic en dibujar tabla Arrastre en un espacio en blanco con clic sostenido y suelte, así sucesivamente hasta armar una tabla o los cuadros que deseas.

Hoja de cálculo de Excel Nos permite insertar una hoja de cálculo nueva para realizar cálculos matemáticos, nominas entre otras opciones de la siguiente forma: 1. Clic en el menú insertar 2. Clic en la pestaña del icono tabla 23

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3. Clic en la opción hoja de cálculo de Excel 4. Ya podemos introducir en las celdas datos y trabajar como si estuviéramos en Excel. Tablas rápidas Nos permite insertar tablas prediseñadas de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú insertar Clic en la pestaña del icono tabla Clic en la opción tablas rápidas De la lista desplegable escoger con un clic el diseño para la tabla

Insertar imagen desde archivo En Word se pude insertar o copiar fotografías e imágenes procedentes de muchos orígenes distintos de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la imagen Clic en el menú insertar Dar clic en el icono imagen Nos muestra una ventana para buscar la ruta donde tenemos guardada la imagen, luego le damos insertar para que muestre la imagen que se escogió.

Insertar Imágenes Prediseñada Las imágenes pueden ser una parte esencial de la creación de un documento de forma convincente, del mismo modo, es fácil insertar una imagen prediseñada y los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la imagen Clic en el menú insertar Dar clic en el icono imágenes prediseñadas Se abre un menú a mano derecha y le doy clic en la pestaña de buscar en: deben de estar chuleadas todas las casillas hasta que salga un titulo que dice todas las colecciones 5. Luego clic en el botón buscar para que me muestre todas las imágenes 6. Ahora clic en la imagen deseada Insertar formas Nos permite dibujar objetos prediseñados de una forma fácil y sencilla: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la forma Clic en el menú insertar Dar clic en la pestaña del icono formas De la lista desplegable escoger con un clic la figura prediseñada para la forma Arrastramos con clic sostenido sobre un espacio en blanco para insertar la figura

Insertar gráficos SmartArt (Organigramas) Es una representación gráfica de la posición jerárquica organizacional de una empresa, es decir, la posición que ocupa cada empleado dentro de la empresa. Para realizar un SmartArt u organigrama se procede de la siguiente forma: 24

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1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el SmartArt u organigrama Clic en el menú insertar Clic en el icono SmartArt De la caja de dialogo escoger con un clic el organigrama deseado

Insertar gráfico Para insertar gráficos, Word utiliza la hoja de cálculo de Excel de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el gráfico Clic en el menú insertar Clic en el icono insertar gráfico De la caja de dialogo escoger con un clic el gráfico deseado Clic en el botón aceptar Se abre una hoja de datos en Excel para proceder a incluir los datos que conforman la estructura del gráfico.

Nota: Si se desea cambiar el tipo de gráfico dar clic en la hoja de Word, e ir al menú diseño y dar clic en el icono cambiar tipo de gráfico, escoger el gráfico deseado con un clic luego clic en el botón aceptar. Insertar hipervínculo Insertar hipervínculos, es prácticamente insertar el nombre de un archivo de Word o de otro programa al archivo que se está trabajando, basta con dar doble clic sobre el archivo que se inserta para visualizarlo. Para colocar hipervínculos en un archivo se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el hipervínculo Clic en el menú insertar Clic en el icono hipervínculos Se abre una ventana de dialogo y escoger con un clic el botón archivo o páginas Web existentes (Carpeta Actual) 5. Buscar y dar clic sobre el archivo que se va a vincular 6. Clic en el botón aceptar 7. Al documento vinculado se le da (ctrl.+ Clic), para seguir vinculado. Colocar encabezado y pie de página El encabezado y pie de página es un título que aparece en todas las hojas de un texto, es decir un membrete para colocar encabezado y pie de página: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Clic en el menú insertar Clic en el icono de encabezado o pie de página Seleccionar con un clic la opción deseada Escribir el titulo para el encabezado Pulsar la tecla Ave Pág y escribir el título para el pie de página Doble clic en el centro de la hoja

Insertar número de página Se enumeran páginas cuando se tienen más de un documento, para insertar número de página se 25

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Procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú insertar Clic en el icono número de página De la lista desplegable escoger con un clic el diseño para el número de página Escoger la posición (Principio de página, Final de página entre otras opciones), Escoger la alineación (Centrada, Derecha, Izquierda) 5. Clic en el botón aceptar Insertar cuadro de texto Permite insertar un cuadro prediseñado, para escribir el texto que nosotros queramos de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el cuadro de texto Clic en el menú insertar Clic en el icono cuadro de texto De la lista desplegable escoger con un clic el cuadro de texto deseado Digitamos el texto que se quiere poner y luego clic a fuera del cuadro Si queremos ampliar o reducir el cuadro de texto, se arrastra de los nodos y soltamos cuando tengamos el tamaño deseado 7. Si queremos corregir el texto damos un clic dentro del cuadro de texto y corregimos, luego clic afuera del cuadro Insertar WordArt Nos permite insertar títulos bonitos con otros tipos de letras, tamaños, color entre otros efectos de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el titulo con el efecto wordart Clic en el menú insertar Clic en el icono wordart De la lista desplegable escoger con un clic el estilo deseado Ahora nos muestra otra ventana que dice modificar texto de Wordart, escribimos el titulo que deseemos y lo seleccionamos, buscamos el tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva y luego clic en el botón aceptar.

Colocar letra capital a un texto La letra capital es un efecto de formato mediante el cual aparece la primera letra de un párrafo en un tamaño mayor que el resto del texto, para lograr este efecto se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Para activar el icono de la letra capital hay que tener texto en la hoja Clic en el menú insertar Clic en el icono letra capital De la lista desplegable escoger con un clic el formato deseado, si es en texto, en margen, o ninguno

Insertar línea de firma Nos permite insertar una línea de firma con los datos de la persona que debe firmar el documento de 26

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La siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la línea para la firma del documento Clic en el menú insertar Clic en la pestaña del icono línea de firma Clic en la opción línea de firma de Microsoft office Clic en el botón aceptar De la caja de dialogo llenar los datos pertinentes Clic en el botón aceptar

Insertar fecha y hora Nos permite insertar la fecha y la hora actual en el documento de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la fecha y hora actual Clic en el menú insertar Clic en el icono fecha y hora De la caja de dialogo en la pestaña idioma escoger español Colombia, la fecha y hora actual Clic en el botón aceptar

Insertar archivos Word permite insertar archivos, dentro de uno que este abierto de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el texto de archivo Clic en el menú insertar Clic en la pestaña del icono objeto Clic en insertar texto de archivo De la caja de dialogo buscar la ruta donde tenemos guardado el archivo y lo seleccionamos con un clic 6. Clic en el botón insertar Insertar ecuaciones matemáticas Nos permite insertar ecuaciones matemáticas comunes o crear nuestras propias ecuaciones con los símbolos matemáticos, de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la ecuación matemática Clic en el menú insertar Clic en la pestaña del icono ecuación para insertar una ecuación existente De la lista desplegable escoger con un clic la ecuación deseada Si queremos crear nuestra propia ecuación dar clic en el icono ecuación e ir escogiendo las estructuras para ir armando la ecuación Henry Alberto Rosero A. 27 Ing. De Sistemas

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Insertar símbolos Nos permite insertar símbolos que no existen en el teclado de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar el símbolo Clic en el menú insertar Clic en el icono símbolo De la lista desplegable escoger con un clic el símbolo deseado

Dividir el texto en varias columnas Nos permite dividir el texto en dos o en varias columnas de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Hay que tener varios párrafos en la hoja Seleccionar los párrafos para el efecto Clic en el menú diseño de página Clic en el icono columnas De la lista desplegable escoger con un clic el número de columnas deseado

Marca de agua Son una especie de firma invisible que nos ayudará a personalizar nuestro trabajo y evitar que el mismo sea plagiado fácilmente, pero además le puede ofrecer a los archivos de Word un aspecto más profesional de la siguiente forma: 1. Clic en el menú diseño de página 2. Clic en el icono marca de agua 3. De la lista desplegable escoger con un clic la opción deseada Color de página Nos permite darle el color de fondo a la hoja de Word de la siguiente forma: 1. Clic en el menú diseño de página 2. Clic en el icono color de página 3. De la paleta de colores escoger con un clic el color deseado Bordes de página Nos permite colocar borde de línea alrededor de la hoja de la siguiente forma: 1. Clic en el menú diseño de página 2. Clic en el icono bordes de página 3. De la caja de dialogo escoger con un clic las opciones para los efectos deseados Organizar la posición o ubicación de un objeto (Ej: Una Imagen) Nos permite darle forma y ubicación a un objeto seleccionado de la siguiente manera: 1. Ubicar el cursor en un espacio en blanco de la hoja para insertar una imagen 28

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2. 3. 4. 5. 6. 7.

Después de haber insertado la imagen clic en el menú diseño de página Seleccionar la imagen con un clic Ahora le damos clic derecho a la imagen y escoger con un clic la opción formato de imagen De la caja de dialogo dar clic al botón diseño y escoger la opción detrás del texto Clic en el botón aceptar De la barra de herramientas organizar escoger el icono deseado para los efectos por ej: tenemos los iconos posición, traer al frente, enviar al fondo, ajuste del texto, alinear, agrupar y girar

Crear una tabla de contenido Word denomina Tabla de contenido a lo que se conoce como índice de un libro: es una lista ordenada de los títulos que encontramos en un documento dado y se genera para poder conocer la página donde está ubicado el titulo. Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que únicamente es posible realizar cuando se ha terminado el libro, para evitar que una modificación posterior pueda variar la paginación del trabajo. Ejemplo. Introducción Pág. Titulo1......................................3 Titulo2………………………..4 Titulo3………………………..5 Titulo4......................................8 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor donde vamos a insertar la tabla de contenido Clic en el menú referencias Clic en el icono tabla de contenido De la lista desplegable escoger con un clic la opción tabla manual Seleccionar la tabla con un clic y empezar a llenar los datos correspondientes

Insertar nota al pie de página Se agrega nota al pie de página cuando se quiere hacer referencia a una palabra en especial que se encuentre en un texto. Para agregar nota al pie de página se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ubicar el cursor al final del párrafo Clic en el menú referencias Clic en la pestaña pie de página y nota al final De la caja de dialogo dar clic en el botón símbolo para escoger la marca personal Escoger el símbolo y dar clic en el botón aceptar Clic en el botón insertar Escribir el titulo para la nota al pie y dar clic en el centro de la hoja

Bibliografía Es una lista de fuentes de información, que normalmente se incluye al final de los documentos consultados durante la creación de los documentos. Para insertar la bibliografía se procede de la siguiente forma: 1. Ubicar el cursor donde vamos a insertar la bibliografía 2. Clic en el menú referencias 3. Clic en el icono bibliografía 29

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4. De la lista desplegable escoger con un clic la opción bibliografía Corregir ortografía y gramática Para corregir ortografía y gramática se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor al principio del texto para corregir desde el inicio hasta el fin Clic en el menú revisar Clic en el icono ortografía y gramática De la caja de dialogo, dependiendo del texto a corregir dar clic en las siguientes opciones:

A. Omitir una vez: Se utiliza cuando hay un error ortográfico y el usuario no acepta las sugerencias hechas por el programa. B. Omitir todas: Cuando un error se repite en varias ocasiones y el usuario no acepta las sugerencias hechas por el programa. C. Agregar al diccionario: Cuando existe un error y el usuario agrega una nueva palabra al corrector ortográfico. D. Cambiar: Cuando existe un error y el usuario acepta las sugerencias hechas por el programa. E. Cambiar todas: Cuando un error se repite en varias ocasiones y el usuario acepta las sugerencias hechas por el programa. F. Autocorrección: Cuando existe un error y el usuario da clic en la palabra errada y corrige. G. Deshacer: Devuelve el cursor a la última palabra que se corrige. Como activar las barras de herramientas de Word 2007 Para activar estas herramientas se procede de la siguiente forma: 1. Doble clic en cualquiera de los menuces para activar o desactivar las barras de herramientas Como activar la regla de Word 2007 Para activar la regla se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú vista 2. Clic en la casilla regla para activar o desactivar esta opción Contar palabras Nos permite buscar el número de palabras, caracteres, párrafos y líneas del documento de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

El documento debe tener texto para proceder hacer el efecto Clic en el menú revisar Clic en el icono contar palabras La caja de dialogo mostrara la estadística del documento 30

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Proteger documentos Hay varias formas para proteger documentos, con el objetivo de que no sean modificados. Para Proteger documentos se tienen las siguientes opciones: A. Marcas de revisión: Al escoger esta opción el texto se torna de un color rojo y subrayado cuando otro usuario llegue a modificar el documento. B. Comentarios: Se utiliza está opción, para cuando el usuario quiera modificar el documento no escriba nada en la pantalla. C. Rellenando formularios: Se utiliza está opción para cuando el usuario quiera abrir un documento el programa le pida una contraseña. D. Sin cambios: Deja el documento en su estado normal sin protección. Los pasos para escoger las anteriores opciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Clic en el menú revisar Clic en el icono proteger documentos Clic en la opción restringir formato y edición Clic en la casilla 2 admitir sólo este tipo de edición en el documento Escoger en la pestaña unas de las opciones (Marcas de revisión, comentarios, Relleno de formularios o sin cambios). Clic en el botón si, aplicar la protección Digitar la contraseña en el primer cuadro de texto Volver a digitar la contraseña en el siguiente cuadro de texto y dar clic en el botón aceptar Para volver al estado normal dar clic en el botón suspender la protección, digitar la contraseña y luego clic en el botón aceptar.

Combinar correspondencia Se combina correspondencia cuando el mismo cuerpo de un texto va ser enviado a varias personas. La combinación de correspondencia es el resultado del cruce del documento modelo con los datos de los destinatarios. Pasos para combinar correspondencias 1. Lo primero que tienes que hacer es diseñar la carta en Word, escribiendo en mayúsculas los datos que se van a reemplazar como a continuación se detalla. San Andrés de Tumaco, Agosto 22 del 2008. SALUDO NOMBRE APELLIDO PROFESION Cordial saludo Asunto:

Invitación

Paola te invita a que compartas conmigo mis 25 años que se celebraran el sábado 26 de Julio en el barrio Pantano de Vargas, Hora 10:00 PM. Tumaco – Nariño. Te esperamos no faltes. 31

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Atentamente,

__________________________ PAOLA ANDREA CIFUENTES Una vez con esto listo, guardamos el archivo con el nombre de “carta”. 2. Ahora que tenemos guardado nuestro archivo, creamos un nuevo archivo y le insertamos una tabla, para rellenarla con los invitados de la siguiente forma: SALUDO Señor Señor (a) Señor Señor (a) Señor

NOMBRE Henry Judith Camilo Martha Alberto

APELLIDO Rosero Valverde Arias Cabezas Araujo

PROFESION Ing. De Sistemas Auxiliar De Sistemas Arquitecto Medico Abogado

Con esto listo, guardamos el archivo como “invitados” y luego lo cerramos. Ahora abrimos el documento “Carta” y buscamos el menú Correspondencia y luego clic en la opción Iniciar combinación de correspondencia y escogemos la opción Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia, verán que se abre un menú a la derecha de la pantalla, el cual es el primero de 6 pasos. 3. En el paso uno se elige la opción “Cartas” y clic en siguiente. 4. En el paso dos se elige “Utilizar El Documento Actual” y clic en siguiente. 5. En el paso tres se elige “Utilizar una lista existente” y clic en examinar, se abrirá una ventana para que se escoja el archivo, busquen donde guardaron el documento “invitados”, lo escogen y le dan clic en el botón abrir, se abrirá una ventana donde muestran los datos, dejen todo como esta y le dan clic en aceptar y clic en siguiente. 6. En el paso cuatro viene lo bueno, selecciona saludo y luego clic en “Mas Elementos” se abrirá una ventana, también eligen saludo y se le da clic en insertar y luego en cerrar, hacen lo mismo con NOMBRE, APELLIDO y PROFESION, cuando vayan haciendo clic en insertar el texto quedara entre << >>, por ejemplo SALUDO cambiara así <<SALUDO>>, luego clic en siguiente.

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7. En el paso cinco, mostrara como queda la carta, luego mire en destinatario hay dos flechas de anterior y siguiente, puedes ir dando clic para que veas los datos que usted introdujo. Además hay otra opción que dice buscar un destinatario déle clic y aparece una ventana de dialogo que dice buscar campo en uso entonces hay dos opciones buscar y campo en uso, por ejemplo en la pestaña de campo en uso seleccione la opción NOMBRE y en la opción buscar digite el nombre a buscar por ejemplo Henry, y luego clic en el botón buscar primero. Tenemos otra opción importante la de editar lista de destinatario, le damos clic en esta opción y nos muestra una ventana de dialogo con los datos de los destinatarios, en el titulo origen de datos le damos clic en la dirección que está en el cuadro y se activan dos botones el de edición y actualizar, le damos clic al botón edición y nos muestra otra ventana de dialogo con los datos del destinatario, además en la parte inferior de la ventana nos muestra unos botones de anterior y siguiente para ver a cuál de los destinatarios queremos hacerle la modificación, después de haber escogido a que destinatario le quiere hacer la modificación, borrar el campo a modificar y reemplazarlo por el que usted quiera, si quiere agregar otros destinatarios clic en el botón agregar nuevo y digite los datos en los campos y clic en el botón cerrar y luego clic en el botón aceptar. Otras de las opciones importantes es la excluir al destinatario, seleccionamos con los botones de anterior y siguiente al destinatarios que queremos sacar de la lista y luego le damos clic en el botón para excluirlo de la lista, pero sin borrarlo. Si lo queremos incluir en la lista de destinatarios de nuevo a la persona que excluimos, le damos clic en la opción editar lista de destinatario, y nos muestra una ventana de dialogo, buscamos al destinatario y le damos clic en la casilla para chulearlo, luego clic en el botón aceptar y clic en siguiente. 8. En el paso seis hay dos opciones si desea “imprimir” se abre una ventana de dialogo y siga los pasos pertinentes o si desea hacer clic en “Editar Cartas Individuales” se abrirá una ventana y eligen todos y clic en aceptar. Después de esto, se abrirá en un documento nuevo todas sus cartas con los datos respectivos y estamos listos, revisen sus cartas porsiacaso, aunque no debería haber problema y ya están listas para ser impresas o enviadas vía e-mail o lo que necesite hacer. Pueden cambiar más de 3 datos, pueden ser 5 o 7 o 10 o los que quieras y la cantidad de personas.

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Comando para accesos rápidos Tecla PrtScr/SysRq Esta tecla nos permite crear un pantallazo en el documento que este en pantalla, basta con hundir la tecla para copiar el pantallazo y luego ubicar el cursor donde nosotros queramos pegarla con ctrl. + V. Alt + PrtScr/SysRq: Nos permite crear un pantallazo pero con la ventana activa, basta con hundir la techa para copiar el pantallazo y luego ubicar el cursor donde nosotros queremos pegarla con ctrl. + V Ctrl. + N: Nos permite darle negrita al texto seleccionado. Ctrl. + X: Nos permite cortar el texto seleccionado. Ctrl. + C: Nos permite copiar el texto seleccionado. Ctrl. + V: Nos permite pegar lo que nosotros hemos copiado o cortado. Ctrl. + G: Nos permite guardar un documento nuevo. Ctrl. + U: Nos permite abrir un nuevo documento en blanco. Ctrl. + A: Nos permite abrir una ventana de dialogo para escoger el documento que queremos abrir. Ctrl. + P: Permite abrir una ventana de dialogo para imprimir el documento. Ctrl. + Z: Permite deshacer el último texto borrado. Ctrl. + Y: Permite rehacer el último texto borrado. Ctrl. + E: Permite seleccionar todo el documento el documento que está en pantalla. Ctrl. + B: Permite buscar palabras del texto que está en pantalla. Ctrl. + L: Permite reemplazar una palabra del texto que está en pantalla. Ctrl. + I: Permite ir a una página determinada de un texto, digitando el número y clic en el botón ira. Ctrl. + M: Nos permite mostrar la ventana de fuente para darle a un texto seleccionado el efecto deseado. Ctrl + Alt + K: Permite abrir una ventana para insertar hipervínculos en el documento que está en pantalla, basta con marcar el archivo que le queremos dar el hipervínculo y aceptar.

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MICROSOFT EXCEL 2007 Es un programa que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus aplicaciones para crear y trabajar con hojas de cálculo. Esto nos permite realizar operaciones matemáticas, permite procesar números y ayuda a realizar cálculos desde los más simples hasta los más complejos que implican manipular muchos números y realizar muchas operaciones numéricas. Con Excel podemos realizar todo tipo de cálculos como, sacar promedios, realizar nominas, facturas, presupuestos y entre otros. Así que ya sabemos que el verdadero corazón de Excel son los cálculos de ahí su nombre “hoja de cálculo”. Como ingresar a Excel 1. 2. 3. 4.

Clic en el botón iniciar Clic en la opción todos los programas Clic en la opción Microsoft office Clic en Microsoft office Excel 2007

La hoja electrónica de Excel está compuesta por Filas, Columnas y Celdas. Filas Son casillas horizontales a las cuales Excel enumera hacia abajo. Ej.: 1, 2, 3, 4, 5, 6…… Columnas Son filas verticales de casillas a las cuales Excel lezda el nombre de letras mayúsculas hacia la derecha Ej.: A, B, C, D…... Celdas Es la intercepción entre una Fila y una Columna. En una celda de EXCEL podemos escribir tres tipos de cosas: 1. Palabras, textos (José Pérez López) 2. Números (51028) 3. Fórmulas (=7/2) De este tercer punto vamos a tratar aquí. Excel se entera de que es una fórmula porque empieza por el signo = Entrada de Datos Nos permite escribir sobre las celdas de la siguiente forma: 1. Le damos clic en la celda donde queremos introducir los datos. 2. Digitamos los datos. 3. Luego pulsamos la tecla enter o clic fuera de la celda para asegurarnos de que los datos quedaron guardados en esa celda.

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Como Corregir Datos en una Celda Para corregir datos dentro de una celda se procede de la siguiente forma: 1. Ubicar el cursor en la celda a corregir 2. Dar doble clic a la celda o pulsamos la tecla (F2) y empezar a corregir 3. Cuando ya hayas corregido pulsamos enter o clic fuera de la celda. Como Cortar Datos de una Celda a otra Para cortar datos de una celda a otra se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sombrear o seleccionar la celda a cortar Clic en el menú inicio Clic en el icono cortar Ubicar el cursor dando clic donde se desea pegar Clic en el menú inicio Clic en el icono pegar

Como Copiar Datos de una Celda a otra Para copiar datos de una celda a otra se procede de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sombrear o seleccionar la celda a copiar Clic en el menú inicio Clic en el icono copiar Ubicar el cursor dando clic donde se desea hacer la copia Clic en el menú inicio Clic en el icono pegar

Como Pegar Datos en una Celda Permite pegar lo que nosotros hemos cortado o copiado de la siguiente forma: 1. Ubicar el cursor dando clic donde se desea pegar 2. Clic en el menú inicio 3. Clic en el icono pegar CORTAR RANGOS Nos permite cortar varias celdas de un lugar a otro. Usar Comandos para Cortar 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccionamos el rango con más de dos celdas ej. Clic en el menú inicio Clic en el icono cortar Ubicamos el cursor dando clic donde se desea pegar Clic en el menú inicio Clic en el icono pegar 36

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Usar, arrastrar y colocar para cortar rangos 1. Seleccionamos el rango con más de dos celdas ej. 1 2 3 2. Ubicar el cursor en el borde inferior de la selección hasta que se convierta en flechas 3. Arrastrar con clic sostenido y colocar el rango en la celda deseada. COPIAR RANGOS Usar comandos para copiar 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccionamos el rango con más de dos celdas ej. Clic en el menú inicio Clic en el icono copiar Ubicamos el cursor dando clic donde se desea pegar Clic en el menú inicio Clic en el icono pegar

Usar, arrastrar y colocar para copiar rangos 1. Seleccionamos el rango con más de dos celdas ej. 1 2 3 2. Ubicar el cursor en el borde inferior de la selección hasta que se convierta en flecha 3. Mantener la tecla Ctrl pulsada, arrastrar con clic sostenido y colocar el rango en la celda deseada o en varias celdas si lo desea. Deshacer cambios Está opción reaparece en pantalla el último texto que se haya borrado. Para lograr este efecto se procede de la siguiente forma: 1. Borremos o escribamos algún texto en la hoja para hacer el efecto 2. Clic en el icono Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido ubicado en la parte superior derecha de la ventana 3. Para utilizar otro método abreviado de teclado muy práctico, presione (CTRL + Z) Qué es autollenado Excel completa una serie de etiquetas basándose en las etiquetas de las dos primeras celdas. Estas celdas le indican a Excel de que serie se trata. Completar serie con el autollenado 1. 2. 3. 4.

Digite el primer dato, Ejemplo el número 1 Digite el segundo dato, Ejemplo el número 2 Desplace el puntero sobre la esquina inferior derecha de la última celda seleccionada. Arrastre el puntero + sobre las celdas que quiera incluir la serie. Ejemplo 1,2,3,4….

Como grabar un archivo Para grabar un archivo se procede hacer lo siguiente: 1. Dar clic en el botón de office 2. Clic en la opción guardar 37

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3. De la caja de dialogo dar el nombre al archivo, escoger la unidad donde se va a guardar el archivo y luego clic en el botón guardar. Como abrir un archivo Nos permite abrir un documento ya existente sin cerrar el que estamos trabajando, basta con buscar la ruta donde lo tenemos guardado y le damos abrir y ya podemos ver el contenido de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el botón de office Clic en la opción abrir De la caja de dialogo buscar la ruta y seleccione el archivo con un clic Luego clic en el botón abrir

Nuevo Nos permite abrir otro libro en blanco, sin cerrar el que estamos trabajando de la siguiente forma: 1. Clic en el botón de office 2. Clic en la opción nuevo 3. De la ventana de dialogo dar clic a la opción libro en blanco y luego clic al botón crear Como configurar pagina Para configurar página se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú diseño de página 2. Clic en la pestaña configurar página 3. De la caja de dialogo dar clic en el botón página, buscar el título orientación y dar clic en la opción vertical u horizontal 4. Luego buscar el título tamaño del papel y en la pestaña dar clic sobre el papel con el que se va imprimir ej. (Carta, Oficio entre otros) 5. Clic en el botón márgenes y establecer los números para el margen (Superior, Inferior, Izquierda y Derecha) 6. Clic en el botón aceptar Imprimir Nos permite imprimir el documento que está en pantalla de la siguiente forma: 1. Clic en el botón de office 2. Clic en el botón imprimir 3. De la ventana de dialogo escoger el nombre de la impresora predeterminada para imprimir, las propiedades necesarias, el número de copias y el intervalo de páginas ej. Página actual. 4. Clic en el botón aceptar Vista Preliminar Nos permite ver la hoja completa en un tamaño más pequeño, para realizar este efecto se procede de la siguiente forma: 38

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1. 2. 3. 4. 5.

Debemos introducir datos para poder realizar el efecto Clic en el botón de office Clic en la pestaña del botón imprimir Clic en la opción vista preliminar Clic en el icono cerrar vista preliminar para volver al estado normal

Como salir de Excel Se puede salir de varias maneras de Excel y los pasos son los siguientes: 1. Clic en el botón de office y luego clic en la opción cerrar 2. 3. 4. 5.

Clic en el botón de office y luego clic en el botón salir de Excel Clic en el botón X ubicado en la parte superior derecha de la ventana Clic derecho sobre la barra de título, luego clic en la opción cerrar Alf + F4 (Este comando permite cerrar cualquier ventana de Windows)

Como seleccionar una celda 1. Clic en la celda que deseas seleccionar. Ejemplo 1,2,3,4,5 2. Nota, cualquier selección se puede cancelar dando clic fuera de ella. Como seleccionar toda la hoja 1. Clic en el botón de seleccionar todo. Ejemplo en el 2. Nota, cualquier selección se puede cancelar dando clic fuera de ella. Como seleccionar fila 1. Clic en el número que encabeza la fila para que nos seleccione toda la fila 3 Como seleccionar columna 1. Clic en la letra que encabeza la columna para que nos seleccione toda la columna

Seleccionar rango único 1. Clic en la primera celda del rango. Cantidad 2. Arrastre el mouse hasta que cubra todas las celdas que desea incluir, debe aparecer cantidad en todas las celdas seleccionadas Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Seleccionar rangos múltiples 1. Seleccione el primer rango. Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad 2. Mantener pulsada la tecla Ctrl y seleccione los otros rangos uno a uno. Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad 3. A estos rangos le podemos colocar color a la letra, color al fondo y otros efectos más 4. Nota, cualquier rango que se seleccione se puede borrar pulsando la tecla suprimir para quitar el 39

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Texto y para el color de fondo seleccionamos la celda, le damos clic en el icono color de relleno luego en la opción sin relleno. Como insertar columnas Se inserta una columna en medio de dos columnas cuando se quieren agregar datos adicionales de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Posicionar el cursor en la parte posterior de la columna a insertar Clic en el menú inicio Clic en la pestaña insertar De lista desplegable escoger la opción insertar columnas de hoja Observe como se produce la inserción.

Como insertar filas Se inserta Filas cuando se desea copiar datos adicionales en una hoja de cálculo de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor en la fila inferior donde se va a ser la inserción Clic en el menú inicio Clic en la pestaña insertar De lista desplegable escoger la opción insertar filas de hoja Observe como se produce la inserción

Como insertar una hoja de cálculo Nos permite insertar una nueva hoja de cálculo, de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Clic en el menú inicio Clic en la pestaña insertar De lista desplegable escoger la opción insertar hoja Observe como se produce la inserción de la hoja Si queremos eliminar una hoja de cálculo, simplemente le damos clic derecho sobre la hoja y clic en eliminar 5. Si queremos editar la hoja de cálculo para diferenciarla con las demás hojas, le podemos cambiar el nombre, simplemente le damos clic derecho sobre la hoja, luego clic en cambiar nombre y pulsamos enter 6. Si queremos darle color a la hoja de cálculo, simplemente le damos clic derecho sobre la hoja y clic en color de etiqueta y escogemos el color deseado Como borrar columnas 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor en la columna a borrar Clic en el menú inicio Clic en la pestaña eliminar De la lista desplegable escoger la opción eliminar columnas de hoja Observe como se borra la columna

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Como borrar filas 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor en la fila a borrar Clic en el menú inicio Clic en la pestaña eliminar De la lista desplegable escoger la opción eliminar filas de hoja Observe como se borra la fila

Buscar y reemplazar palabras Se utiliza cuando en un texto se desea cambiar o remplazar una palabra por otra. Para lograr este efecto se procede de la siguiente forma: Buscar 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Hay que tener datos en la hoja de Excel para realizar la búsqueda Damos clic en la celda A1 para iniciar la búsqueda desde la primera celda Clic en el menú inicio Clic en el icono buscar y seleccionar Escoger con un clic la opción buscar En la opción buscar, escribir la palabra que se desea encontrar luego clic en buscar siguiente Si encontró la palabra, clic en el botón cerrar

Reemplazar 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Hay que tener datos en la hoja de Excel para realizar la búsqueda y reemplazo Damos clic en la celda A1 para iniciar la búsqueda y reemplazo desde la primera celda Clic en el menú inicio Clic en el icono buscar y seleccionar Escoger con un clic la opción reemplazar En la opción buscar, escribir la palabra que se desea encontrar y en la opción reemplazar digito la información que se desea reemplazar 7. Luego clic en buscar siguiente y clic en reemplazar o reemplazar todos 8. Si encontró la palabra y la reemplazo, clic en el botón cerrar

Ejercicio en clases

VIDEOTIENDA "NIKO" LISTADO DE PELICULAS EN DVD

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COD

NOMBRE PELICULA

AÑO

ACTOR

GENERO

FORMATO

No. COPIAS

IDIOMA

1 ENEMIGO AL ACECHO

2000

JUDE LAW Y JOSEPH FLENNES

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

2 TITANIC

1997

LEONARDO DICAPRIO

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

3 CORAZON VALIENTE

1995

MEL GIBSON

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

4 EL DIA DESPUES DE MAÑANA

2004

DENNIS QUAID

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

5 MAS ALLA DE LOS SUEÑOS

1998

ROBIN WILLIAMS

CLASICAS

DVD

INGLES

6 HOSTAGE (EL REHEN)

2005

BRUCE WILLIS

ACCIÓN

DVD

INGLES

7 HOMBRES DE HONOR

2000

ROBERT DENIRO Y CUBA GOODIMG JR

ACCIÓN

DVD

INGLES

8 EL HUNDIMIENTO

2004

ADOLFO HITHER

ACCIÓN

DVD

INGLES

9 7 SEGUNDOS

2005

WESLEY SNIPES

ACCIÓN

DVD

INGLES

10 HOMBRE EN LLAMAS

2004

DEXZEL MASHING

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

11 ROSARIO TIJERAS

2005

JORGE FRANCO

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

12 DESPERTAR DE LA MUERTE

2006

JEAN CLAUDE VAN DAMME

ACCIÓN

DVD

INGLES

13 DEPREDADOR 1

1987

ARNOLD SCHWARZENEGGER

ACCIÓN

DVD

INGLES

14 DEPREDADOR 2

1990

ARNOLD SCHWARZENEGGER

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

15 CODIGOS DE GUERRA

2002

NICOLAS CAGE Y JOHN WOO

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

16 SWAT (UNIDAD ESPECIAL)

2003

SAMUEL JACKSON

ACCIÓN

DVD

ESPAÑOL

17 COLLATERAL

2004

TOM CRUICE Y JAMIE FOXX

ACCIÓN

DVD

INGLES

18 DAÑO COLATERAL

2002

ARNOLD SCHWARZENEGGER

ACCIÓN

DVD

INGLES

19 LA PASION DE CRISTO

2004

JIM CAVIEZEL

CLASICAS

DVD

HEBREO

20 NAUFRAGO

2000

TOM HANKS

CLASICAS

DVD

ESPAÑOL

Corregir ortografía Nos permite corregir la ortografía del texto que nosotros digitemos. Para corregir ortografía se procede de la siguiente forma: Activar el corrector de ortografía 1. 2. 3. 4. 5.

Hay que tener datos en la hoja de Excel para realizar el efecto Clic en la celda A1 Clic en el menú revisar Clic en el icono ortografía De la ventana de diálogo seleccione la palabra correcta y luego clic en un botón, dependiendo del texto a corregir dar clic en las siguientes opciones:

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F. Autocorrección: Cuando existe un error y el usuario da clic en la palabra errada y corrige. G. Deshacer: Devuelve el cursor a la última palabra que se corrige. Nota: Clic en el botón aceptar para terminar la revisión ortográfica de toda la hoja. Alto de Fila y Ancho de Columna Nos permite ampliar el alto y ancho de filas y columnas de la siguiente forma: Alto de Fila 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la fila para el alto Clic en el menú inicio Clic en el icono formato Clic en la opción alto de fila De la caja de dialogo digitar la altura y luego clic en el botón aceptar

Seleccionando y Arrastrando 1. Ubicar el cursor sobre la línea horizontal entre los números de la filas 2. Arrastrar la línea hasta darle el alto deseado 3. Suelte el botón del mouse cuando tenga el alto deseado Ancho de Columna 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la columna para el ancho Clic en el menú inicio Clic en el icono formato Clic en la opción ancho de columna De la caja de dialogo digitar el ancho y luego clic en el botón aceptar

Seleccionando y Arrastrando 1. Ubicar el cursor sobre la línea vertical entre las letras de las columnas 2. Arrastrar la línea hasta darle el ancho deseado 3. Suelte el botón del mouse cuando tenga el ancho deseado Tipos de Datos ALGUNOS FORMANTOS MONEDA FECHA HORA FRACCION CIENTIFICA PORCENTAJE

EJEMPLO $5,698,42 05/06/1999 15:36 oct-21 4,06E+05 123%

Excel maneja diferentes tipos de datos dependiendo del trabajo que se vaya a realizar en determinada celda. Para establecer un tipo de datos en una celda se procede de la siguiente forma: 43

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1. 2. 3. 4.

Clic en el menú inicio Clic en el icono formato De la lista desplegable escoger con un clic la opción formato de celdas De la caja de dialogo en el botón número dar clic en el formato deseado. Por ej. (General, Número, Moneda, Fecha, Hora, Texto y entre otros) 5. Clic en el botón aceptar. Ejercicio. A. Realizar una base de datos para el formateo numérico.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

B. C. D. E.

A NOMBRE Henry Diego Camilo Dario Sandra Liliana Fernando Mario

B SUELDO 300000 225000 623000 968563 545612 941214 125485 456812

C FECHA DE NACIMIENTO 28/05/1978 31/11/1976 10/02/1980 13/09/2001 01/07/2004 23/08/1999 08/06/1984 25/06/1999

Rango: B2:B9; número con diferentes códigos de formato Rango: B2:B9; moneda con diferentes códigos de formato Rango: B2:B9; científico Rango: C2:C9; Fecha con todos los códigos de formato.

Alinear Datos y Centrar Títulos Se puede cambiar la posición de los datos en una celda de tres maneras diferentes, de la siguiente forma: 1. Seleccionar la celda o las celdas para darles la alineación 2. Clic en el menú inicio 3. Escoger con un clic el icono para seleccionar la alineación si desea izquierda, centro o derecha Colocar Tipo de Estilo, Tamaño y Color a un Texto Para colocar estos efectos se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la celda o las celdas para darles el efecto deseado Clic en el menú inicio Clic en la pestaña del grupo fuente De la caja de dialogo escoger el tipo de letra, el tamaño de letra, color, estilo (negrita) y otros Clic en el botón aceptar

Ejercicio

NOMBRE Henry Sasha Carlos Freddy

APELLIDO Rosero Cordoba Araujo Estupiñan

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A. Para Henry Rosero ahí que colocarle color azul, tamaño de letras 14, tipo de letra arial y efecto cursiva. B. Para Sasha Córdoba ahí que colocarle color rojo, tamaño de letras 16, tipo de letra tahoma y efecto negrita. C. Para Carlos Araujo ahí que colocarle color amarillo, tamaño de letras 18, tipo de letra times new roman y efecto subrayado. D. Para Freddy Estupiñan ahí que colocarle color verde, tamaño de letras 20, tipo de letra comic sans ms y efecto negrita cursiva. Formulas Es un conjunto de instrucciones que le ordena a Excel un conjunto de cálculos a realizar. Para trabajar con formulas se hace necesario utilizar los signos de operación. Signos de Operación Mas (+), Menos (-), Multiplicación (*), División (/), Igual (=), Menor (<), Mayor (>), Menor Igual Que (<=), Mayor Igual Que (>=), Diferente (<>) y entre otros signos. Estructura de una Formula Hace referencia a la manera como debe estar estructurada una formula, como a continuación se detalla. 1. 2. 3. 4.

Toda formula debe comenzar con el signo igual Los paréntesis se utilizan para agrupar celdas, especialmente cuando hay cambios de signos Debe escribirse la celda, no el número dentro de la celda Deben estar presentes los signos de operación.

Uso como calculadora No es habitual escribir fórmulas en Excel solamente con números, pero vamos aprender a escribir fórmulas en una sola línea, manejo de paréntesis y entre otras opciones. Escribamos en una celda cualquiera (Por ejemplo en A3) y escribimos: =927/(2,8-1,005) y pulsamos ENTER, aparecerá en la misma celda el resultado de:

927 2,8 - 1,005

Observamos que en la propia celda A3 aparece el resultado (516,43454), pero más arriba observamos la fórmula que hemos escrito. En cambio, si en una celda escribimos un número o un texto, en la ventana de arriba se repite exactamente lo mismo que en la propia celda. 45

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Mediante el uso cuidadoso de los paréntesis podemos escribir en una línea fórmulas complejas. Por ejemplo, la siguiente expresión: 1726 - 104 - 1 2.3 * 0.9 2 − 1.005 28 0.7 Escrita en una línea sería así: = ((1726-104)/(2,3*0,9)-1)/(28^2-1,005/0,7) El asterisco (*) es el signo de multiplicar y el acento circunflejo (^) se usa para indicar las potencias. 2 Excel primero calcula las potencias (28 ), luego las operaciones de multiplicar y dividir y finalmente sumar y restar; los paréntesis nos permiten alterar este orden. Fórmulas con funciones Todas las funciones de la calculadora científica más compleja se encuentran también en EXCEL; veamos un ejemplo muy simple: Si queremos calcular. Log(2) Cos(30) 3 =LOG(2)/COS(30)/RAIZ(3)

Ejercicio propuesto para la casa 1. Calcula la expresión siguiente y comprueba el resultado debe ser 1,000...

log(2. 48) − 25.87 3

82.1

Operamos con referencias a celdas, no con números Aunque lo anterior a veces es útil, pero no es habitual. En EXCEL normalmente no se realizan operaciones con números, sino con el contenido de varias celdas. Así en una celda escribimos =A2+B7, allí aparecerá el resultado de sumar el contenido de A2 más el contenido de B7. Esto es mucho más práctico. Veamos un ejemplo: Cálculo del volumen de un cono: Datos: Radio de la base = 12 Altura = 29 Introducimos esos datos en B4 y B5 En la celda B7 (podría ser otra cualquiera) Escribimos la fórmula del volumen de un cono: 46

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Radio . π . altura Volumen = 3 =B4^2* PI( ) * B5/3

En la figura vemos el resultado numérico que da 4373.1, y en la ventana superior la fórmula introducida: =B4^2* PI( ) * B5/3 El número “pi”, π, Excel lo calcula como una función, dejando vacío el hueco entre los paréntesis, así: PI( ). Truco: En lugar de escribir a mano B4, B5 (Vale también b4, b5), después de escribir el signo = picamos en la celda B4 y aparece escrito B4 en la fórmula. La fórmula “Está viva”: si cambiamos los datos, cambia el resultado. Si guardamos el documento, en el futuro nos servirá para calcular el volumen de cualquier cono, basta escribir en las celdas B4 y B5 los datos del cono en cuestión, y en la celda B7 aparecerá el resultado. Lógicamente los títulos que preceden a los números (Radio de la base, etc.) son innecesarios para el cálculo, se ponen solamente para recordarnos el significado de cada valor. Funciones Una función es una fórmula que está lista para ser usada. Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Estructura de una función La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por los dos puntos y un paréntesis de cierre. 1. Función suma: Suma todos los rangos de una misma celda y su sintaxis es la siguiente: =suma(A1:D1), es decir suma una lista de números con la condición de que solo se escribe la celda del primero y la celda del último. 2. Función promedio: Suma una determinada cantidad de celdas y luego las divide por si misma su sintaxis es la siguiente =promedio(A1:D1). 47

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3. Función max: Devuelve el valor máximo de una lista de valores y su sintaxis es la siguiente =max(A1:D1). 4. Función min: Encuentra de una lista de números, el valor menor y su sintaxis es la siguiente =min(A1:D1) 5. Función si: Devuelve un único valor, si una condición especificada se evalúa como verdadera y otro valor se evalúa como falso, su sintaxis es la siguiente =si(<condición>entonces<acción>de lo contrario<acción>) =si(E2>=3;”GANO”;”PERDIO”). Saca la nota final en letras. Fórmulas que incluyen un rango de celdas Con frecuencia necesitamos efectuar algún cálculo con un conjunto de celdas que forman una columna o una fila. Ejemplo: Deseamos sumar 50 números que ocupan las celdas C1 hasta C50, colocados en una columna vertical. Donde queramos que aparezca la suma podríamos escribir: =C1+C2+C3+... etc... +C49+C50

El resultado sería correcto, pero trabajoso. El modo adecuado de hacerlo es el siguiente: =SUMA(C1:C50)

Aquí el signo de los dos puntos (:) no tiene nada que ver con la división, solo indica el rango, el paréntesis podemos leerlo así: “Desde C1 hasta C50”. Lo anterior también puede utilizarse con varias celdas que estén en horizontal, por ejemplo: =SUMA(A1:R1)

Sumaría los contenidos de las celdas de la fila 1, desde A1 hasta R1.

Además de la operación de suma, hay muchas funciones que se refieren a un rango de celdas. Por ejemplo: =PROMEDIO(A1:A50) hasta A50.

Calcularía la media aritmética de los contenidos de las celdas desde A1

Truco: Si las celdas de interés caben en la pantalla o al menos no tienen una gran extensión, en lugar de escribir a mano B2:B18, basta con picar en B2, y manteniendo pulsado, arrastrar hasta B18. La expresión B2:B18 aparece automáticamente en la fórmula luego cierro paréntesis y pulso la tecla Enter, ya podemos ver el resultado final. Ya hemos hablado de las funciones de Excel. Hemos visto que en las fórmulas se incluyen palabras específicas que ejecutan una operación concreta, hemos visto: RAIZ, LOG, COS, SUMA, PROMEDIO, todas estas son funciones de Excel. Todas tienen en común que van seguidas de 48

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Paréntesis, entre los que se hace referencia a la celda o celdas que intervienen en la aplicación de esa función. Así RAIZ (C2) efectúa la raíz cuadrada del contenido de la celda C2 o PROMEDIO (B1:B50) calcula la media aritmética de los contenidos en el rango de celdas desde B1 hasta B50. Algunas funciones requieren que los paréntesis queden vacíos, como PI(), que devuelve el número π. Existen muchísimas funciones, pero es muy fácil encontrar la que necesitamos: Menú Insertar/ Función... Aparece un cuadro donde podemos elegir que nos muestre todas o solamente de alguna de las categorías, mostrando también una breve descripción de cada función. (En ayuda sobre esta función aparecen explicaciones extensas con ejemplos) Atención: Si utilizamos Excel en otro idioma, las palabras asignadas a las funciones cambian. Utilización del rellenado de celdas sin fórmulas Aunque este tema trata de las fórmulas en Excel, comentamos este aspecto tan útil de Excel. Si utilizamos esta misma técnica de extender el contenido de una celda, cuando ésta contiene una palabra o un número, sólo conseguiremos repetir idénticamente esa palabra o ese número, pero a veces resulta útil, veamos este ejercicio.

Si deseamos generar una serie de números con un incremento determinado, por ejemplo: 105,110,115, etc. Basta con escribir los dos primeros números, seleccionar ambos celdas y después arrastrar hacia abajo: Seleccionar dos celdas:

arrastrar...

y soltar:

Problema posible al extender una fórmula Realicemos un ejercicio muy simple en nuestra hoja de cálculo.

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En la columna A aparecen una serie de valores brutos que deben ser multiplicados por el coeficiente que aparece en C2 y los resultados deben aparecer en la columna B (Valor reducido). ¿Por qué no introduzco el 0,81 en la propia fórmula?: Situar un factor fuera de la fórmula es más práctico si deseamos que este coeficiente pueda ser cambiado sin necesidad de modificar las fórmulas de toda una tabla. En B5 debe aparecer el valor del producto: 123*0,81. Para ello en B5 debemos escribir: =A5*C2 El siguiente paso es extender la fórmula hacia abajo, como hemos visto en el ejercicio anterior. Al hacerlo así, vemos que el resultado no es correcto, aparecen las celdas con ceros y necesitamos que a la derecha del 214 aparezca el producto 214*0,81:

La causa del error se aprecia picando en B6 y observando la fórmula que hemos generado: Al extender la fórmula hacia abajo hemos generado la serie de fórmulas que aparecen en la tabla de abajo a la izquierda (MAL), y necesitamos conseguir las fórmulas de la derecha (BIEN) de un modo automático: Para que al extender la fórmula hacia abajo, el 2 de la referencia C2 siga siendo un 2, y no aparezcan C3, C4, etc. lo precedemos del signo $ MAL

BIEN

=A5*C2

=A6*C3

=A6*C2

=A7*C4 =A8*C5

=A7*C2 =A8*C2

Escribimos en B5: =A5*C$2 Al extenderla hacia abajo generaremos unas fórmulas equivalentes a la columna “BIEN” (el $ dentro de la fórmula no tiene ningún efecto en el resultado del cálculo). En otro caso análogo, que deseemos extender una fórmula hacia la derecha, lo que no debe variar es la letra; en ese caso se precede la letra del signo $. Por ejemplo: A5*$C2 (Ejercicio para hacer en clase)

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Darle nombre a celdas y a rangos de celdas Otro modo más elegante de solucionar este problema es dándole nombre a las celdas, vamos a rehacer el ejercicio del punto anterior. En primer lugar bautizamos la celda C2 con el nombre coef. Para ello picamos en la celda C2, y en la ventana arriba a la izquierda, escribimos el nombre elegido (coef), luego pulsamos la tecla enter.

El resto es simple. En B5, en lugar de escribir la fórmula =A5*C$2, escribiremos: =A5*coef finalmente, extendemos la fórmula hacia abajo, como aprendimos anteriormente y el resultado es el mismo que utilizando C$2. También se le puede dar nombre a un grupo de celdas que formen fila o columna. Con el mismo ejemplo: Seleccionamos desde A5 hasta A8, y en la ventana superior le damos nombre: val_bruto (no se admiten espacios); ese es el nombre de todo el grupo de celdas. Para obtener los mismos resultados, en la celda B5, ahora escribimos la fórmula así: =val_bruto*coef, luego la extendemos hacia abajo. El uso de nombres de celdas o de grupos de celdas, además de facilitar el cálculo muestra a primera vista el significado de la fórmula. Construcción de una tabla de doble entrada Vamos a confeccionar una tabla que presente el volumen de diversos conos, ya hemos jugado con la fórmula del volumen de un cono en un ejercicio anterior, en la cabecera de la tabla aparecen valores posibles para el radio de la base; en la columna izquierda diversas alturas. 1. Primero escribimos los datos que son las etiquetas para los titulo y los valores para radio y altura. 2. Seleccionamos las celdas y escogemos el color Azul y las llamamos altura. Seleccionamos después las celdas y escogemos el color Naranja y las llamamos radio. 51

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3. En la celda C3 escribimos la fórmula inicial, utilizando los nombres de los rangos de celdas: =PI()*radio^2*altura/3; en la celda C3 servirá para el cono de base 5 y de altura 10.

4. Con el procedimiento habitual que vimos en el anterior ejercicio extendemos la fórmula primero en una dirección, por ejemplo hacia la derecha:

5. Estando seleccionada toda la fila (C3:F3), extendemos la fórmula hacia abajo, hasta llenar toda la tabla:

6. El resultado debe llenar toda la tabla:

Fórmulas condicionales Esta es una de las herramientas más útiles y versátiles, con la posibilidad de tomar una decisión en los cálculos matemáticos: si se cumple tal condición haz esto, si no se cumple, haz esto otro. Como siempre veamos un ejemplo: queremos hacer la raíz cuadrada de una serie de números (que vamos a colocar en la columna B). Los números negativos no tienen raíz, así que sólo debemos calcular la raíz si el número es > 0, y si 52

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El número es negativo vamos a hacer que aparezca la palabra “negativo”. Para este ejercicio escribiremos los datos y la fórmula que explicare a continuación.

La estructura de una fórmula condicional siempre es así: =SI(pregunta ; qué debe hacer si la respuesta a la pregunta es VERDADERO ; qué debe hacer si la respuesta a la pregunta es FALSO) La estructura básica es como la de cualquier función: =SI( ). Pero dentro de los paréntesis hay tres partes, separadas por punto y coma (;). En nuestro ejemplo la fórmula sería así: =SI(B2>=0;RAIZ(B2);"negativo") Podemos leerla así: “Si el contenido de B2 es mayor o igual a 0, escribes aquí la raíz de B2, en caso contrario, escribes la palabra “negativo” Observamos que si en una fórmula aparece texto, se indica entre comillas (“ “) y que mayor o igual se anota >= Otros ejemplos de preguntas pueden ser: A1= “Aprobado”, A1>B1, A1<100*C8 Las órdenes a realizar si la respuesta es VERDADERO o si es FALSO pueden ser un valor numérico, una fórmula, un texto (entre comillas) o nada: si el campo se deja vacío el resultado será una celda vacía, por ejemplo: =SI(B2>=0;RAIZ(B2);) Esto es una variación del ejemplo anterior: si en B2 hay un número negativo, en lugar de aparecer la palabra “negativo” la celda correspondiente quedará vacía. Varias preguntas anidadas Lo más complejo de la fórmula condicional (y muy útil) es que en la parte donde vamos a escribir, qué hacer si la respuesta es VERDADERO o qué hacer si FALSO, podemos introducir otra pregunta completa con la misma estructura que ya conocemos. Una pregunta dentro de otra quedaría así: =SI (P1; Qué_hacer_si_P1_es_VERDAD; =SI (P2;Qué_hacer_si_P2_es_VERDAD;Qué_hacer_si_P2_es_FALSO)

En el esquema anterior P1 y P2 son preguntas. Lo que aparece subrayado será ejecutado si la respuesta a la pregunta P1 es FALSO (el subrayado es sólo para la explicación, ¡en la fórmula no se subraya!). Este anidamiento se puede repetir hasta 7 veces, con lo que la fórmula se convierte en un hermoso rompecabezas. Ejercicio con 2 condicionales anidadas: (para realizar en clase) Quiero aplicar una fórmula que sólo es válida para el rango de temperaturas de 10 a 30ºC (Imaginemos que la supuesta fórmula fuera 2,3*temp ), y el proceso de razonamiento puede ser así: 0,8

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1. ¿La temperatura es <10ºC? Si es VERDADERO, escribir el rótulo “temp baja”. Si es FALSO, hacer esta otra pregunta: 2. ¿La temperatura es >20ªC? Si es VERDADERO, escribir el rótulo “temp alta”. Si es FALSO, calcular la fórmula La fórmula sería así (previamente hemos bautizado como temp las celdas donde están las temperaturas: =SI(temp<10;"temp baja";SI(temp>20;"temp alta";2,3*temp^0,8)) Ejercicio con 3 condicionales anidadas: (para realizar en clase) Supongamos que tenemos una lista de lugares y deseamos seleccionar los que tienen una pluviometría mayor que 800 mm/año, una temperatura media menor que 15ºC y una cota mayor que 450 m. La primera columna la denominaremos P, la segunda tem y la tercera cota. La fórmula que debemos escribir en la columna D sería la siguiente: =SI(P>800;SI(tem<15;SI(cota>450;"Correcto";"cota baja");"temp alta");"Poca prec")

Colocar Encabezado y Pie de Página Para colocar el encabezado y pie de página se procede de la siguiente forma: 1. Clic en el menú insertar 2. Clic en el icono encabezado y pie de página 3. Clic en el botón personalizar encabezado 4. Clic sobre la alineación (Izquierda, Centro y Derecha) 5. Escribir el encabezado 6. Clic en el botón aceptar 7. Clic en el botón personalizar pie de página 8. Escoger la alineación (Izquierda, Centro y Derecha) 9. Escribir el pie 10.Clic en el botón aceptar Colocar Comentarios en una Determinada Celda Se coloca comentarios en determinada celda cuando se quiere hacer referencia de un término en 54

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especial. Para colocar comentarios se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor en la celda donde se va hacer el comentario Clic en el menú ver Clic en la opción comentarios Escribir el comentario Dar doble clic fuera de la caja de comentarios.

Como Trabajar con Filtros Trabajar con filtros, es específicamente ordenar una lista de datos, de tal forma que la información sea clara para el usuario, también permite trabajar con formulas para hallar resultados. Para trabajar con filtros se procede de la siguiente forma: 1. Realizar una lista de datos con sus Filas y Columnas, de la siguiente forma:

2. 3. 4. 5.

Sombrear todos los datos Clic en el menú datos Clic en la opción filtros Clic en la opción auto filtro.

Formulas de nomina en una empresa Es un documento mediante el cual se liquida el neto a pagar de un empleado, los campos más sobresalientes en una nomina son los siguientes: 1. Básico: Es el sueldo inicial por el que se contrata a un trabajador. Ej.: $ 1.200.000 pesos. 2. Devengado: Se escoge el salario básico, se divide para 30 días que tiene el mes y multiplicarlo por los días trabajado. Ej.: básico/30*días trabajados. 3. Valor de horas extras diurnas: Se escoge el básico, se divide por 30 días que es el mes (Saca el valor de un día), dividido para 8 horas (Saca el valor de una hora normal), por 1.25 (Es el rango diurno), por el número de horas extras diurnas. Ej. básico/30/8*1.25*horas extras diurnas. 4. Total devengado: Es el básico más las bonificaciones. Ej. Devengado+valor horas extras Diurnas+valor horas extras nocturnas+subsidio de transporte. 5. Deducciones o total deducido: Es el dinero que se le descuenta al empleado por salud, 55

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pensión, retención en la fuente, prestamos, cooperativas y otros Salud: Ej: básico*4; Pensión: Ej: básico*3.375% Cooperativa: Ej: opcional. 6. Neto a pagar: Es el total devengado menos el total deducido. Ej. total devengado-total deducido. 7. Valor de horas extras nocturnas: Se escoge el básico, se divide por 30 días que es el mes (Saca el valor de un día), dividido para 8 horas (Saca el valor de una hora normal), por 1.75 (Es el rango nocturno), por el número de horas extras nocturnas. Ej: básico/30/8*1.75*horas extras nocturnas. 8. Subsidio de transporte: Es un aporte que la empresa le da al empleado si no pasa del rango de $ 618.000, si pasa ese rango no hay subsidio de transporte Ej: =si(básico<=618.000;30.000;0). Cómo Crear Listas Desplegables En Excel Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado. Podemos crear una lista desplegable en Excel 2007 para facilitar la entrada de datos a nuestra hoja o para limitar las entradas que puede proporcionar un usuario reduciendo así la posibilidad de tener datos mal ingresados.

Para crear una lista desplegable se procede de la siguiente forma: 1. Debemos crear una lista de nombres en la hoja2 dependiendo del trabajo que se vaya a realizar, hacemos clic en la hoja2 que queda en la parte inferior de la hoja de cálculo.

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2. Ahora nos situamos en la casilla A1 y escribimos el primer nombre, el segundo nombre en la celda A2 y así sucesivamente hasta llegar a la celda A6. Esto es sólo un ejemplo, la lista puede no ser igual. 3. Una vez tengamos la lista terminada, seleccionamos todos los nombres de las celdas (Rango A1:A6) y nos situamos en el cuadro de nombres y escribimos el nombre que le vamos a dar al rango de celdas seleccionadas por ejemplo actores y luego le damos Enter.

4. Una vez realizada la lista, nos vamos a la hoja1 y nos situamos en la celda donde queramos crear la lista desplegable dando un título para la lista y luego Enter. 5. Debajo del título seleccionamos la cantidad de celdas que deben ser la misma cantidad de nombres que hayamos hecho para la lista. Por ejemplo si son 10 nombres entonces seleccionamos 10 celdas vacías. 6. Luego clic en el menú Datos 7. Clic en la pestaña Validación de datos y seleccionamos Validación de Datos 8. Luego clic en el menú Configuración de la ventana de dialogo 9. En la pestaña del título permitir, Seleccionamos la opción Lista 10. En el campo Origen escribimos el signo = seguido de la palabra actores. Donde actores Henry Alberto Rosero A. 57 Ing. De Sistemas

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Contiene toda la lista de nuestros actores favoritos (Rango A1 a A6 de la hoja2).

11. Luego clic en el botón aceptar. El resultado final es la lista desplegable de nombres plasmada en la hoja1 de nuestra hoja de cálculo. Trabajar con Gráficos Los gráficos son una representación estadística, sobre el comportamiento que tiene una serie de datos. Para realizar un gráfico se procede de la siguiente forma: 1. Escribir los datos correspondientes a los productos a graficar 2. Sombrear los datos 3. Clic en el menú insertar 4. Clic en la opción gráfico 5. En el asistente para gráficos, seleccionar el estilo y dar clic en el botón siguiente 6. En el titulo serie en seleccionar la opción del gráfico (En filas o Columnas) 7. Clic en el botón siguiente 8. En el titulo del gráfico escribir el nombre de la empresa 9. En la opción eje de categorías X, escribir un subtitulo el cual ira en el eje X 10.En la opción eje de valores Y, escribir un subtitulo que ira en el eje Y 11.Clic en el botón siguiente 12.Clic en la opción colocar como objeto en: (hoja 1) 13.Clic en el botón finalizar Después de conformado el gráfico dar clic en el menú gráfico y luego clic en la opción tipo de gráfico en caso de que se quiera cambiar la estructura del gráfico actual.

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Organigramas Es una representación gráfica de la posición jerárquica organizacional de una empresa, es decir, la posición que ocupa cada empleado dentro de la empresa. Para realizar un organigrama se procede De la siguiente forma: 1. Clic en el menú insertar 2. Clic en la opción imagen 3. Clic en la opción organigrama, donde aparece el escenario de organigramas. Como Estructurar Organigramas Para estructurar organigramas, se trabajar sobre la ventana de dialogo o clic contrario sobre las cajas dependiendo de cómo se va a estructurar el organigrama, las cuales son: 1. Subordinado 2. Compañero de trabajo 3. Ayudante Para organizar el organigrama basta con dar clic en una de las cajas y luego clic dentro de la caja que ya esté formada para ir insertando los nombres. Como Borrar Cajas Para borrar cajas se procede hacer lo siguiente: 1. Dar clic a la caja a borrar y pulsar la tecla suprimir.

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MICROSOFT POWER POINT Es un programa que permite al usuario realizar presentaciones con movimientos y animaciones de tipo informativo, investigativo y otros, por medio del computador o por medio de una cámara de proyección plasmada en hoja normal o acetatos. Para ingresar a Power Point se procede de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4.

Clic en el botón inicio Clic en la opción todos los programas Clic en la opción Microsoft Office Clic en Microsoft Power Point.

Presentación Es un archivo que contiene una serie de diapositivas relacionadas entre si. Diapositivas Es un bloque básico de construcción de una presentación que esta formada por varios elementos que pueden ser texto, imágenes, sonidos u otras diapositivas. Objetos Son los elementos básicos de construcción de una diapositiva, elementos individuales que se colocan dentro de una diapositiva. Diseño de la diapositiva Al ingresar a Power Point, seleccione el menú formato y dar clic en diseño de diapositiva, luego escoger el estilo adecuado para realizar la presentación que son: 1. Diseño de texto: Se encuentran las siguientes diapositivas    

Diapositiva de titulo Solo el titulo Titulo y texto Titulo y texto a dos columnas

2. Diseños de objetos: Se encuentran las siguientes diapositivas       

En blanco Contenido Titulo y objetos Titulo y dos objetos Titulo, 1 objeto y dos objetos Titulo, 2 objetos y 1 objeto Titulo y 4 objetos

3. Diseño de texto y objetos: Se encuentran las siguientes diapositivas  Titulo, texto y objetos 60

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     

Titulo, objetos y texto Titulo, texto y dos objetos Titulo, dos objetos y texto Titulo y texto encima de los objetos Titulo y objetos encima del texto Titulo y dos objetos encima del texto

4. Otros diseños: Se encuentran las siguientes diapositivas         

Titulo y texto e imágenes prediseñadas Titulo, imágenes prediseñadas y texto Titulo, texto y gráfico Titulo, gráfico y texto Titulo, texto y clic multimedia Titulo, clic multimedia y texto Titulo y tabla Titulo y diagrama u organigrama Titulo y gráfico

5. Para escoger el fondo    

Clic en formato Clic en fondo De la caja de diálogos escoger en la pestaña el relleno de fondo deseado Clic en aplicar a todo

6. Para escoger los efectos de la letra  Clic en el menú formato  Clic en la opción fuente  De la caja de diálogos que aparece escoger, fuente, estilo de fuente, tamaño, efectos, color, luego de haber seleccionado el estilo deseado, dar clic en el botón aceptar. 7. Para insertar texto  Clic en el menú insertar  Cuadro de texto  En el escenario arrastre con clic sostenido y luego escriba lo que desee.  Si se escoge el estilo diapositiva de titulo, escribir el titulo y luego el subtitulo.  Si se escoge el estilo lista con viñetas, escribir el titulo para la diapositiva y luego agregare el texto.  Si se escoge el estilo texto a dos columnas, escribir el titulo para la diapositiva y luego agregar el texto.  Si se escoge el diseño tabla, escribir el titulo y dar doble clic sobre el icono tabla, establecer el número de columnas y filas que conformaran la tabla y luego dar clic en el botón aceptar. 61

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 Al escoger el estilo texto y gráfico, escoger el titulo luego el texto, dar doble clic sobre el gráfico. Escribir la serie de datos que estructuran el gráfico.  Al escoger el estilo gráfico y texto, realizar los mismos pasos que con el estilo texto gráfico.  Si se escoge el estilo organigrama, escribir el titulo, dar doble clic sobre el organigrama y estructurarlo con las cajas de organigrama.  Al escoger el estilo gráfico, escribir el titulo, dar doble clic sobre el gráfico, escribir la serie de datos.  Al escoger el diseño texto imagen prediseñada, escribir el titulo, el texto, dar doble clic sobre la imagen, dar clic en la categoría deseada y luego clic sobre la imagen.  Si se escoge el estilo imagen prediseñada y texto, realizar el mismo procedimiento que texto e imagen prediseñadas.  Al escoger el estilo solo e titulo, escribir el titulo.  Si se escoge el estilo en blanco, si se desea escribir dar clic sobre el asistente que esta ubicado en la parte izquierda de la pantalla.  Para realizar una diapositiva tras de otra, dar clic en el menú insertar y luego clic en la opción nueva diapositiva. Estilo de una diapositiva Al ingresar a Power Point, seleccione el menú formato y dar clic en estilo de la diapositiva, luego escoger el estilo adecuado para realizar la presentación que son: 1. Se escoge la diapositiva deseada con un clic. 2. Ahora si quiere trabajar con gráficos, diagramas, imágenes, tablas, películas y sonidos, comentarios y cuadros de texto basta con solo insertar estas opciones. 3. Ya traen un diseño hecho pero si le quiere hacer algunos arreglos más hágalos. Como visualizar las diapositivas de una presentación Esta opción nos permite mirar varias diapositivas en la misma hoja, también las enumera ordenadamente. 1. Clic en el menú ver 2. Clic en la opción clasificador de diapositivas, si se quiere volver a la posición normal, dar clic en el menú ver y luego clic en la opción normal. Como configurar una diapositiva Antes de imprimir es aconsejable configurar la página de las diapositivas, de la siguiente forma: 1. Dar clic en el menú archivo 2. Clic en la opción configurar páginas 3. Clic en la opción tamaño de diapositiva para, y escoger una de la siguiente opción: 62

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Presentación en pantalla, carta, A4, diapositivas de 35 milímetros, transparencias y otros    

Escoger el ancho Enumerar las diapositivas Escoger la orientación vertical u horizontal Clic en el menú aceptar

Guardar Nos permite guardar las nuevas diapositivas de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú archivo Clic en la opción guardar Escoger la ruta donde queremos guardar el nuevo proyecto Clic en el botón guardar

Vista preliminar Nos permite ver la hoja completa de cada diapositiva de la siguiente forma: 1. Clic en el menú archivo 2. Clic en la opción vista preliminar 3. Clic en el botón cerrar que esta en la parte superior para volver al estado normal Modo de ver diapositivas Power Point ofrece (3) modos de ver diapositivas y son: 1. Modo de ver normal: Puede ver una diapositiva a la vez, permitiendo escribir texto y añadir objetos gráficos como dibujos y otros.  Clic en el menú Ver  Clic en la opción normal 2. Modo de ver clasificador de diapositivas: Puede ver una miniatura de cada diapositiva completa con gráficos y texto, permite ver toda la presentación a la vez.  Clic en el menú Ver  Clic en la opción clasificador de diapositivas 3. Modo de ver presentación con diapositivas: Aquí se ven todas las diapositivas en forma eléctrica una a una.  Clic en el menú Ver  Clic en la opción presentación con diapositivas o (F5) Como sombrear el fondo de una diapositiva Para realizar el siguiente proceso hay que ubicarse en la diapositiva a la que se quiere cambiar el estilo y realizar los siguientes pasos: 63

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1. 2. 3. 4.

Dar clic en el menú formato Clic en la opción fondo Clic en la opción relleno de fondo Clic en la opción efectos de relleno y de ahí seleccionar los colores deseados que son, un color, dos colores y preestablecer 5. Luego escoger la opción estilo de sombreado. Horizontal, Vertical, Diagonal hacia arriba, Diagonal hacia abajo desde la esquina y desde el titulo luego dar clic en el botón aceptar 6. Clic en el botón aplicar a todas si se desea el mismo diseño para todas las diapositivas, si no clic en aplicar este efecto se hará solo para una diapositiva. Color o escala de grises Permite darle color, escala de grises, blanco y negro puros a una diapositiva de la siguiente forma: 1. Clic en el menú ver 2. Clic en la opción color, escala de grises, blanco y negro puro Página de notas Permite colocar una nota o comentario a una diapositiva, de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar la diapositiva a la que usted le va hacer el comentario Clic en el menú ver Clic en la opción página de notas Muestra una vista preliminar y en la parte inferior dice haga clic para agregar texto, déle clic y digite el texto para la diapositiva, luego clic a fuera 5. Clic en el menú ver 6. Clic en la opción normal y veremos en la parte inferior de la diapositiva el comentario. Insertar nueva diapositiva Esta opción nos permite insertar una nueva diapositiva de la siguiente forma: 1. Clic en el menú insertar 2. Clic en la opción nueva diapositiva y veremos en la parte izquierda de la pantalla la nueva diapositiva. Número de diapositiva Nos permite enumerar las páginas de las diapositivas de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú insertar Clic en la opción número de diapositiva De la caja de dialogo seleccionar la casilla número de diapositiva Clic en el botón aplicar o aplicar a todas

Fecha y hora Permite colocar la fecha y la hora actual, además puedes poner el número de página y el encabezado y pie de página de siguiente forma: 64

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1. 2. 3. 4.

Clic en el menú insertar Clic en la opción fecha y hora De la caja de dialogo seleccionar la casilla fecha y hora Clic en el botón aplicar o aplicar a todas

Comentario Permite colocar comentario a una diapositiva de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la diapositiva para la inserción Clic en el menú insertar Clic en la opción comentario En la ventana digite el comentario para la diapositiva, luego clic a fuera Si desea eliminar el comentario hay que seleccionar el icono donde esta el comentario y con la tecla suprimir borra o clic contrario eliminar comentario.

Insertar una imagen Nos permite insertar imagen prediseñadas o desde archivos en una diapositiva de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la diapositiva para la inserción Clic en el menú insertar Clic en la opción imagen Clic en la opción imágenes prediseñadas o desde archivo Si es la imagen prediseñada, a mano derecha muestra una ventana y le doy buscar todas las colecciones para que me muestre todas las imágenes y luego clic en la imagen deseada 6. Si escojo desde archivo, se abre una ventana y busco la ruta donde tengo guardada la imagen, la Selecciono y le doy clic en el botón insertar. Diagrama Permite insertar un organigrama usado para mostrar relaciones jerárquicas de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la diapositiva para la inserción Clic en el menú insertar Clic en la opción diagrama Muestra una ventana de dialogo para seleccionar un tipo de diagrama con un clic Luego clic en el botón aceptar.

Cuadro de texto Permite insertar cuadro para incluir texto a las diapositivas de la siguiente forma: 9. Seleccionamos la diapositiva para la inserción 10. Clic en el menú insertar 11. Clic en la opción cuadro de texto 12. En el escenario arrastrar con clic sostenido donde queremos poner el texto 13. Digitamos el texto que se quiere poner y luego clic a fuera del cuadro 14. Si se quiere corregir el texto de un clic al contenido

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Películas y sonidos Permite insertar en las diapositivas tanto películas como sonidos de la siguiente forma: Insertar película 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccionamos la diapositiva para la inserción Clic en el menú insertar Clic en la opción película de archivo Se abre una ventana, escoger la ruta donde tenemos guardado el archivo de película Clic en el botón aceptar Se abre otra ventana con un mensaje que dice ¿Cómo desea que empiece la película en la presentación con diapositivas? Automáticamente o al hacer clic encima, escoge la opción pertinente para el efecto.

Insertar sonidos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccionamos la diapositiva para la inserción Clic en el menú insertar Clic en la opción sonido de archivo Se abre una ventana, escoger la ruta donde tenemos guardado el archivo de sonido Clic en el botón aceptar Se abre otra ventana con un mensaje que dice ¿Cómo desea que empiece el sonido en la presentación con diapositivas? Automáticamente o al hacer clic encima, escoge la opción pertinente para el efecto.

Gráfico Para insertar gráfico, Power Point utiliza la hoja de cálculo de Excel de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Clic en el menú insertar Clic en la opción gráfico Clic en la hoja de datos para proceder a incluir los datos que conforman la estructura del gráfico Clic a fuera de la hoja de datos cuando haya terminado Si le hizo falta algún dato déle doble clic en el gráfico para llamar la hoja de datos nuevamente

Tabla Las tablas son un arreglo conformado por celdas, filas y columnas en las cuales se pueden realizar cuadros ilustrativos, Para insertar tablas se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Clic en el menú insertar Clic en la opción tabla De la caja de dialogo escribir el número necesario de columnas y el número de filas Clic en el botón aceptar

Hipervínculo Es una conexión entre dos diapositivas de la misma presentación, de una presentación personalizada, de una diapositiva de otra presentación, correo electrónico, página Web o archivo.

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Puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto como imagen, gráfico, WorArt entre otros, para insertar hipervínculo se procede de la siguiente forma: Vamos a darle vínculo a textos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Selecciono el texto para darle el vinculo Clic en el menú insertar Clic en la opción hipervínculo Clic en el botón archivo o página Web existente (Carpeta Actual) Clic sobre el botón marcador Aparece una ventana y selecciono a que diapositiva quiero ir, clic en el botón aceptar Otra vez clic en el botón aceptar

Vamos a darle vínculo a una imagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Selecciono la imagen para darle el vinculo Clic en el menú insertar Clic en la opción hipervínculo Clic en el botón archivo o página Web existente (Carpeta Actual) Clic sobre el botón marcador Aparece una ventana y selecciono a que diapositiva quiero ir, clic en el botón aceptar Otra vez clic en el botón aceptar

Como quitar hipervínculo Para quitar hipervínculo se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar el objeto para quitarle el hipervínculo Clic en el menú insertar Clic en la opción hipervínculo Aparece una ventana y busco el botón quitar vinculo y le doy clic

Ejercicio en clases 1. Darle hipervínculo a un gráfico 2. Darle hipervínculo a un tipo de letra en WordArt 3. Darle hipervínculo a una línea Fuente Permite darle una serie de efectos a la diapositiva de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionamos el texto para los efectos Clic en el menú formato Clic en la opción fuente De la caja de dialogo escoger el tipo de letra, el tamaño de letra, color, negrilla y otros efectos Clic en el botón aceptar

Numeración y viñetas Se coloca numeración y viñetas a un texto cuando se quiere distinguir un párrafo de otro. 67

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Para lograr estos efectos se procede de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor al principio del párrafo Dar clic en el menú formato Clic en la opción numeración y viñetas Dar clic en la pestaña numeración si se quiere colocar números o clic en la pestaña viñeta si se quiere colocar símbolos, además puedes escoger un color si lo deseas 5. Clic en el botón aceptar Como ordenar las diapositivas de una presentación En la presentación las diapositivas aparecen en el orden en que fueron creadas, es recomendable que antes de hacer la presentación se revise el orden de las diapositivas y organizarlas si es necesario. Para lograr este efecto se procede de la siguiente forma: 1. Dar clic en el menú Ver 2. Clic en la opción clasificador de diapositivas 3. Para reordenarlas dar clic sobre la diapositiva a reordenar y luego arrastrar al lugar deseado para visualizar las diapositivas normalmente dar clic en el menú ver y escoger la opción normal. Animar objetos de una diapositiva Se pueden añadir efectos especiales para cualquier objeto de manera que adquiera la apariencia de animación durante una presentación. Para visualizar estos efectos es necesario tener una diapositiva con varios objetos. El proceso para animar una diapositiva es el siguiente: 1. Dar clic en el menú presentación 2. Clic en la opción personalizar animación 3. En la opción animar objetos de la diapositiva dar clic sobre las opciones correspondientes de la siguiente forma: A. B. C. D.

Clic en la opción titulo 1 para animar titulo de la diapositiva. Clic en la opción efecto si no esta activo para dar la animación. Clic en el texto para seleccionarlo y luego clic en la opción agregar efecto. Escoger en la pestaña agregar efecto la opción deseada para el efecto que pueden ser: (Entrada, Énfasis, Salir y Trayectorias de desplazamiento). E. Escoja cualquiera de estas opciones donde encontrara mas efectos, basta con seleccionar el texto y el efecto deseado. F. Clic en el botón aceptar. G. Para quitar el efecto que usted escogió basta con seleccionar el texto que tiene el efecto y clic en la opción quitar. Como añadir efectos de transición a una diapositiva 1. 2. 3. 4. 5.

Dar clic en el menú presentación Clic en la opción transición de diapositiva Seleccione la diapositiva y escoja el efecto deseado para la diapositiva Escoja la velocidad con que aparecerá la presentación (Lento, Medio y Rápido) Dar clic en la pestaña automáticamente y luego dar clic sobre los botones que establecen el tiempo en que se presenten los objetos en una presentación 6. Clic en el botón aplicar a todas para que estos efectos se presenten en tosas las diapositivas 68

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7. Si le quiere quitar el efecto de transiciรณn basta con seleccionar la diapositiva y clic en sin transiciรณn.

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MICROSOFT ACCESS Es un programa que permite trabajar con base de datos, con el fin de organizar la información para que esta sea confiable y eficaz. Como ingresar a Access. 1. 2. 3. 4.

Clic en el botón inicio Clic en la opción todos los programas Clic en la opción Microsoft office Clic en la opción Microsoft Access

Al entrar al programa Access, escoger una de las siguientes opciones. 1. Clic en crear un archivo nuevo, ahora nos muestra un panel de tarea adicional con las siguientes opciones.     

Base de datos en blanco Página de acceso a datos en blanco Proyecto usando datos existentes Proyecto usando datos nuevos A partir de un archivo existente

Si se quiere crear una nueva base de datos se procede de la siguiente forma: 1. Dar clic en la opción base de datos en blanco, darle un nombre al archivo y una ruta, luego clic en el botón crear. 2. Dar clic en la opción Tabla, que consiste en la creación de la estructura de información. 3. Dar doble clic en la opción crear una tabla en Vista Diseño. 4. Escribir el nombre del campo y pulsar la tecla enter. 5. En el titulo tipo de datos abrir la pestaña y seleccionar el tipo de dato que llevara el nombre del campo el cual puede ser: A. Tipo Texto: Consta de todos los caracteres del alfabeto, su longitud máxima es de 255 caracteres. B. Tipo Memo: Sirve para escribir notas u observaciones, su longitud máxima es de 32.00 caracteres. C. Tipo Número: Se utiliza para introducir números y realizar cálculos. D. Tipo Fecha/Hora: Permite la inserción de la fecha y la hora, la fecha tiene formato (DD/MM/AA), y la hora tiene formato (HH:MM:SS). E. Tipo Moneda: Permite introducir valores numéricos con una presición de 15 dígitos. F. Tipo Autonumérico: Se usa para generar secuencias numéricas, parte de un valor que se incrementa cada vez que se añade un registro a la tabla. G. Tipo Si/No: Corresponde a un valor lógico donde solo puede introducirse los valores equivalentes al si y al no. H. Tipo Objeto OLE: Permite introducir en un campo un objeto, como por ejemplo. Un gráfico creado por otro programa. I. Después de haber escogido el tipo de datos pulse la tecla enter y en la casilla de descripción si se desea escribir una observación para el campo. J. Después de haber digitado todos los campos cerrar la estructura desde el botón (X) que dice cerrar ventana que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. K. Escribir un nombre para la tabla. L. Dar doble clic sobre el nombre de la tabla e ingresar los registros. 70

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Ejercicio Realizar una base de datos llamada Videotienda “Niko” 1. Realizar una tabla que contenga los siguientes campos: Código de película: número Nombre de película: texto Genero: Texto Fecha de salida: fecha/hora Hora de salida: fecha/hora Fecha de entrada: fecha/hora Hora de entrada: fecha/hora Es del 2008: si/no Valor: número 2. Grabar la tabla como película 3. Ingresar a la tabla película con doble clic y digitar 10 registros de películas 4. Realizar otra tabla en vista diseño que contenga los siguientes campos Nombre del cliente: texto Cedula del cliente: número Telefono del cliente: número Nombre de la película Fecha de salida: fecha/hora Fecha de entrada: fecha/hora 5. Grabar la tabla como cliente 6. Ingresar a la tabla clientes con doble clic y digitar 10 registros de personas. Como crear consultas Una consulta es la búsqueda de información de las tablas para realizarlas se procede de la siguiente forma: 1. Dar clic en la opción consulta 2. Dar clic en la opción crear una consulta utilizando el asistente 3. En el titulo tabla/consulta seleccionar la tabla a consultar, luego seleccionar los campos a consultar 4. Dar clic en el botón siguiente 5. Escoger las opciones si se desea hacer una consulta de detalles o resumen y dar clic en el botón siguiente. 6. Escribir el nombre de la consulta y luego dar clic en el botón finalizar. Como crear formularios El formulario se realiza para capturar los datos de las tablas de la siguiente forma: 1. Dar clic en el botón formulario 2. Clic en la opción crear formulario utilizando el asistente 3. En la pestaña tabla consulta seleccionar la tabla para crear el formulario 71

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4. 5. 6. 7.

Seleccionar los campos para el formulario, dar clic en el botón siguiente Escoger la distribución que se dará al formulario, dar clic en el botón siguiente. Seleccionar el estilo que se desea dar al formulario y luego dar clic en el botón siguiente Escribir el nombre para el formulario y luego dar clic en el botón finalizar.

Como crear informes 1. Un informe consiste en tener la información en vista preliminar de las tablas o consultas para luego ser impresas, para crear un informe se procede de la siguiente forma: A. Dar clic en el botón informe B. Doble clic en la opción, crear un informe utilizando el asistente C. Seleccionar la tabla o consulta, seleccionar los datos para crear el informe y luego dar clic en el botón siguiente D. Seleccionar los campos a ordenar en forma ascendente o descendente, hasta por cuatro campos, dar clic en el botón siguiente E. Dar clic sobre el estilo o fondo que se desee colocar al informe, luego dar clic en el botón siguiente F. Escribir el nombre para el titulo del informe G. Dar clic en el botón finalizar. Macros Los macros permiten ejecutar una serie de acciones como: abrir consultas, tabla, formularios, informes. Para crear macros se procede de la siguiente forma. 1. Dar clic en el botón macro 2. Clic en la opción nuevo 3. Dar clic en la pestaña acción y seleccionar una de las siguientes acciones, abrir tabla, consulta, formulario, informe 4. Dar clic al lado derecho del titillo que aparece en la parte inferior de la pantalla y ahí seleccionar la tabla para la consulta, para el formulario, para la tabla y para el informe 5. Dar clic en el botón cerrar, luego dar clic en la opción si y dar el nombre al macro y luego dar clic en el botón aceptar. Ejercicio 1

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