Werkplek van de Toekomst

Werkomgeving van de toekomst: de medewerker bepaalt

De werkomgeving is de afgelopen jaren flink veranderd en voorlopig lijkt hier nog geen einde aan te komen. Marco Ebbers, commercieel directeur KpN Werkplek bij KpN Zakelijke Markt, geeft zijn visie: “Hr is leidend, ICT maakt de werkplek van de toekomst mogelijk en medewerker bepaalt het succes ervan.”

Steeds vaker willen werknemers zelf bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Op andere locaties dan kantoor werken, zoals thuis of zelfs onderweg, wordt steeds meer gemeengoed. Voor veel organisaties betekent dit dat zij de manier waarop ze het werk faciliteren, moeten aanpassen. Niet alleen de werkplek verandert hiermee, maar ook de relatie tussen werkgever en werknemers. Op den duur zorgt deze verandering voor een werkomgeving waarin rekening wordt gehouden met verschillende rollen, persoonlijke voorkeuren en werkstijlen, de productiviteit, creativiteit en het werkplezier van de medewerker.

Inzicht krijgen in behoeftes

Voordat deze veranderingen goed doorgevoerd kunnen worden binnen de ICT-infrastructuur, is het belangrijk om vooraf te bepalen waar een organisatie heen wil. De ambitie en visie moeten duidelijk zijn, te beginnen bij het hoogste managementniveau. Waar liggen de prioriteiten? Op deze manier kan er binnen de organisatie draagvlak gecreëerd worden. Ondanks dat veel medewerkers behoefte hebben aan een werkomgeving die meer is gericht op de toekomst, zijn veranderingen altijd lastig door te voeren. Medewerkers dienen dan ook bij dit veranderproces betrokken te worden: hoe zien zij de nieuwe werkomgeving voor zich? Hierin is met name voor Hr een belangrijke rol weggelegd. Houd er rekening mee dat een one-size-fits-all werkomgeving niet meer volstaat. Er moet aandacht worden besteed aan een gepersonaliseerde werkomgeving die plaats- en tijdonafhankelijk is ingericht en aansluit bij de wensen van de individuele medewerker. Iedereen werkt op zijn eigen manier en er zijn veel diverse rollen binnen een organisatie met elk een eigen werkstijl. Inventariseer de verschillende werkstijlen op de werkvloer om inzichtelijk te maken wat belangrijk is voor de nieuwe werkomgeving.

Verschillende generaties

Bij het inrichten van de nieuwe werkplek is het belangrijk in te spelen op de verschillende generaties die zich op de arbeidsmarkt bevinden. Organisaties krijgen te maken met verschillende groepen die ieder hun eigen behoeftes hebben. De grootste uitdaging zit hem niet in de technologische ontwikkeling zelf, maar in de adoptie hiervan. Afhankelijk van wat medewerkers gewend zijn of waar ze mee zijn opgegroeid, kan het zijn dat niet alle verandering welkom is. Bij oudere werknemers zal de adoptie bijvoorbeeld minder snel verlopen dan bij jongere. Zij houden eerder vast aan wat voor hen gewoon is. Zoals ICT-onderdelen die verbonden zijn met hun werkapparatuur zoals pC of desktop. Bestanden worden opgeslagen op fysieke schijven en er wordt gewerkt vanaf een vaste plek op kantoor. De nieuwe generatie werkt met virtuele toepassingen zoals Cloud en is juist toe aan

nieuwe oplossingen op de werkvloer. De werkplek van de toekomst zal daarom in de beginfase nog beide aspecten dienen te omvatten om iedereen in de organisatie op een prettige manier het werk te kunnen laten doen.

Verschillende devices

Bij het inrichten van de nieuwe werkomgeving dient er ook te worden gekeken naar mogelijkheden voor werken op afstand. Met de nieuwe 24-uurs economie is er een grote behoefte aan kunnen werken op ieder gewenst moment en locatie. Zelfs als iemand aan de andere kant van de wereld zit, is het wenselijk om samen te kunnen werken wanneer nodig. Smartphones, tablets en laptops in combinatie met apps zijn de grootste aanjagers van flexibel werken. Medewerkers kunnen per specifieke werksituatie kiezen voor een tijdstip, locatie en device dat hen het best schikt. Daarnaast kunnen deze devices zorgen voor een toename van samenwerkingsvormen en kennisgroepen. In de werkomgeving van de toekomst zullen 9-tot-5 werkdagen steeds vaker uitzondering zijn dan regel. De grens tussen werk en privé vervaagt nog meer dan het nu al doet.

Medewerkers gebruiken vanwege deze dunne scheidingslijn tussen werk en privé vaker ook hun eigen devices of oplossingen om hun werk te kunnen doen. Een belangrijke verandering hierbij is dat de ICT-afdeling de medewerker niet meer voorziet, maar dat de medewerker aangesloten wordt op de ICT-infrastructuur van het bedrijf met eigen middelen en diensten. De medewerker dient optimaal ondersteund te worden in het uitvoeren van zijn dagelijks werk. Mensen willen te allen tijde verbonden zijn. De ICT-omgeving moet daarbij worden ingericht als een open ecosysteem, waarin ICT-diensten eenvoudig kunnen worden uitgebreid en ingekrompen, afhankelijk van behoeftes van medewerkers.

Ontwikkeling is belangrijk

Als de werkplek van de toekomst uiteindelijk is ingericht, is het belangrijk om steeds te blijven ontwikkelen. Fysieke, technische en menselijke middelen moeten continu worden afgestemd op de werkomgeving. De externe omgeving is namelijk voortdurend in beweging en dit is meestal niet of nauwelijks te beïnvloeden.

Het is belangrijk om tussentijds regelmatig te evalueren of de werkomgeving nog voldoet aan de wensen van de medewerkers en hun werkstijlen. Organisaties moeten blijven luisteren naar de medewerkers om deze omgeving actueel en functioneel te houden. Hr speelt een leidende rol in het in gesprek blijven met medewerkers om hun behoeften te achterhalen. ICT maakt de uiteindelijke werkplek van de toekomst mogelijk, maar de medewerkers bepalen en zijn essentieel in het succes hiervan.