Rubriek Smart Working

Vier tips om echt meters te maken tijdens je werkdag

Pratende collega’s, rinkelende telefoons, pruttelende koffiemachines, tikkende toetsenborden en ratelende printers – het zijn slechts enkele kantoorgeluiden waar iedereen wel eens last van heeft. Ze doorbreken de concentratie, vertragen het werkritme en verstoren onze hersenactiviteit.

Ook zorgt het voor emoties. Soms positief, bijvoorbeeld als we moeten lachen om de grap van een collega, maar ook negatief, bijvoorbeeld als het nieuwe worteldieet van je buurman - en in het bijzonder de eetgeluiden ervan - je een slecht humeur bezorgt. Ik geef in dit verhaal vier tips om deze negatieve effecten van geluid te verminderen.

Cijfers uit verschillende onderzoeken drukken ons met de neus op de feiten over afleidingen op het werk. Zo zegt slechts één procent van de werknemers zich af te kunnen schermen van afleidingen op kantoor en zich te kunnen concentreren zonder extra maatregelen te nemen1. Verder denkt 94 procent van de kantoormedewerkers dat ze meer werk kunnen verzetten in een stillere werkomgeving2. En 53 procent vindt dat de productiviteit en tevredenheid afneemt door achtergrondgeluid2. Dat die afleidingen funest zijn voor de productiviteit blijkt ook uit een onderzoek van de Universiteit van Californië. Hierin wordt geconcludeerd dat het 23 minuten kost om na een moment van onderbreking weer geconcentreerd te kunnen werken3 . Je kunt hierdoor stellen dat open kantoren de grootste vijand zijn van concentratie en focus, en dat afleiding een aanzienlijke kostenpost kan zijn.

Geluidsoverlast oplossen Wil je medewerkers helpen om geconcentreerder, productiever en comfortabeler te werken door geluidsoverlast te verminderen? Uit mijn ervaring blijkt dat je met een combinatie van de volgende vier maatregelen afleiding kunt minimaliseren en daarmee de concentratie sterk verbetert.

1. Creëer verschillende werkomgevingen Wijs specifieke ruimtes aan voor geluidsrijke activiteiten zoals overleg, lunch of het maken van kopieën, maar denk ook aan stilteplekken waar mensen geconcentreerd kunnen werken en aan plekken waar je kunt ontspannen. Zo voorkom je dat werknemers elkaar storen bij hun verschillende werkzaamheden. powered by Plantronics 2. Gebruik geluidsabsorberende materialen in je inrichting Je kunt hierbij denken aan meubels en andere akoestische elementen, zoals geluidsabsorberende plafond- en wandtegels. Dit zorgt ervoor dat geluid minder ver reikt en het vermindert galm, wat resulteert in een veel lager en minder storend geluidsniveau.

3. Zorg voor persoonlijke akoestische omgeving Headsets met Active Noise Cancelling (ANC) kunnen mensen helpen zich van ongewenst geluid af te sluiten. Daarnaast dragen ze bij aan betere telefoongesprekken, omdat mensen niet langer hun stem hoeven te verheffen om aan de andere kant van de lijn verstaanbaar te zijn.

4. Gebruik intelligent geluidsbeheersysteem en natuurlijke elementen in de werkomgeving Dit verlaagt niet alleen het stressniveau, maar zorgt ook voor een positievere gemoedstoestand en een beter waarnemingsvermogen. Denk hierbij aan afbeeldingen van een bos of winters landschap en het plaatsten van bloemen en planten. Bij ons op kantoor vind je op iedere verdieping zelfs een heuse waterval.

Bjorn Spanjers is Channel Manager bij Plantronics. De komende edities van TBM deelt hij in deze rubriek zijn visie op het thema Smarter Working.

Bronnen: 1 Oxford Economics, 2018 2 Plantronics Noise in the Workplace Global Study, 2017 3 ‘The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress Study’ van de Department of Informatics, Universiteit van Californië

Vijf grote veranderingen door 5G

Waren we al blij met de meer uitgebreide mogelijkheden die 4G ons bood als draadloos communicatienetwerk, de volgende, vijfde generatie (kortweg 5G) houdt eigenlijk niets anders in dan een ‘quantum-leap’ in de evolutie van communicatie. We geven hier 5 redenen waarom 5G de wereld zal veranderen.

1. Compleet draadloos Stel je voor dat je een enorm groot, flinterdun 5G-compatibel flat screen alleen maar hoeft aan te sluiten op het elektriciteitsnetwerk. Dat het enige snoer dat je nodig hebt, de stroomstekker is. Je hoeft geen ‘kastje’ meer aan te sluiten, je logt gewoon in op je verschillende video accounts en kijken maar. De hoge snelheid van 5G zal het einde betekenen van het huidige distributiemodel van de bedrade kabeltelevisie en zal dus ook enorme impact hebben op de content licenties. Met elk 5G device zal je uitermate aangename high-resolutie video’s af kunnen spelen. Zelfs als een aanbieder video zal kunnen leveren in de uiterst scherpe 8K-resolutie, zal dat kunnen zonder horten en stoten, en zonder dat de beeldkwaliteit minder wordt. 5G zal een enorme impact hebben op het bolwerk van de kabelkastjes en nieuwe kansen bieden voor sponsorship modellen, nieuwe manieren om de prijs van content te verlagen, en zelfs nieuwe manieren om de kosten voor een 5G-abonnement te verlagen.

2. Ongekende snelheid 5G zal snelheden bieden die veel hoger zijn dan die van 4G, ofwel de 4e generatie mobiel internet, opvolger van UMTS. Momenteel biedt 4G download snelheden van maximaal 100Mbps, ongeveer vijf keer de snelheid van 3G. LTE-A, een geavanceerde versie van LTE (Long Term Evolution, de technologie die het mogelijk maakt om 4G aan te bieden), die compatibel is met de meeste moderne telefoons, kan draadloos snelheden bieden van 225 to 300Mbps. Ter vergelijking: 5G belooft snelheden van maximaal 10Gbps. Dat is circa 33x sneller dan LTE-A, circa 100x sneller dan de traditionele LTE, en maximaal 500x sneller dan 3G. Om dat in een context te plaatsen: de beste gangbare bedrade home internet verbindingen presteren gewoonlijk tot maximaal 1Gbps, en dat is ergens tussen 10 en 20% van de snelheid van 5G. Het geplande 5G-netwerk krijgt ook een veel hogere bandbreedte. Deze groei in capaciteit zorgt ervoor dat er meer apparaten tegelijkertijd kunnen verbinden met dezelfde antenne, waardoor de verbinding van je smartphone stabiel blijft op drukke plaatsen zoals luchthavens of muziekfestivals. Nu duikt de snelheid van 4G bij grote drukte omlaag. 3. Providers van draadloze media zullen meer data hebben dan Facebook en Google tezamen Mark Zuckerberg, Facebook’s CEO, getuigde onlangs voor een commissie van het Amerikaanse Congres om vragen te beantwoorden over hoe gegevens van Facebook-gebruikers in handen konden komen van kwaadwillenden. Facebook volgt, bewaart en analyseert een groot gedeelte van de data die wordt gegenereerd wanneer gebruikers interacteren met de verschillende platforms (Facebook, Instagram, WhatsApp, Facebook Messenger, etc.). Net zoals elke andere website en app waar je abonnee van bent geworden of dacht dat die gratis was. Tenzij je grote moeite hebt gedaan om dat te verhinderen, heeft Google vrijwel elke toetsaanslag op een pc, smartphone of touchscreen waarmee je op een van zijn diensten hebt ingelogd, opgeslagen en geanalyseerd. De mogelijkheden die 5G-providers zullen hebben voor het verzamelen van data zal het inzicht dat Facebook heeft in jouw digitale leven nogal oppervlakkig en simplistisch doen lijken. Als de wetgevers eenmaal een idee hebben hoeveel data verzameld kan worden middels 5G-netwerken – en waar die data voor gebruikt kan worden – zal het ‘vergrijp’ van Mark Zuckerberg’s organisatie te vergelijken zijn met het fout parkeren van een auto.

4. De Amerikaanse overheid Eerder dit jaar bleek uit een uitgelekt intern memo van het White House dat er plannen waren voor een gecentraliseerd, geheel Amerika dekkend 5G-netwerk dat binnen 3 jaar uitgerold zou moeten zijn. Het is niet duidelijk hoe dit zou werken of wie dat zou gaan betalen. Maar het is een toekomstscenario dat de moeite van het overdenken waard is (ongeveer 2 seconden lang). Overigens is in Groningen het eerste 5G-lab ter wereld in een plattelandsomgeving geopend.

5. Superlage vertraging De overgang van 4G naar 5G zal een grote impact hebben op de vertragingstijd. Dat houdt in dat er aanzienlijk minder frictie zal zijn tussen jou en de content waartoe je toegang wilt hebben (zender en ontvanger). 4G-netwerken hebben een vertraging van ongeveer 70ms; 5G wil data leveren met minder dan 1ms vertraging. Voor applicaties die real-time controle vereisen (zoals drones), betekent dit een geheel nieuwe realiteit. Denk bijvoorbeeld ook aan het Internet of Things (IoT) en virtual reality devices. De lage vertraging van 5G zal de vooruitgang in de ontwikkeling van zelfrijdende auto’s versnellen, omdat er al testen worden gehouden met 5G-technologieën die worden toegepast voor communicatie tussen verschillende voertuigen. Statista (een online portal voor statistiek, marktonderzoek en zakelijke informatie dat toegang biedt tot data van markt- en opinieonderzoeksbureaus, evenals van zakelijke organisaties en overheidsinstellingen) voorspelt dat in 2021 er 190 miljoen ‘connected’ auto’s op de weg zullen zijn. En Juniper Research (fabrikant van netwerkapparatuur voor gebruik bij internetproviders en de grootzakelijke markt) voorspelt dat in 2022 de helft van alle nieuwe voertuigen met elkaar kunnen communiceren. Het verbeteren van zelfrijdende auto’s is slechts het begin. Wanneer de 5G-technologie standaard wordt, zullen de mogelijkheden ervan alleen worden beperkt door onze verbeeldingskracht. Die technologieën zullen de deuren openen naar revolutionaire ‘smart cities’ en connected devices die we alleen nog maar kennen van science-fiction films.

Zeer binnenkort verwacht De verwachting is dat 5G pas in 2020 algemeen beschikbaar is (ook in Nederland), maar in Amerika hebben Verizon, T-Mobile en AT&T al plannen aangekondigd om later dit jaar al te beginnen met het uitrollen van 5G-netwerken. Deze netwerken zullen het eerst in grotere steden te vinden zijn, pas later in de buitengebieden. Voor wat betreft de 5G-technologie voor consumenten worden de eerste 5G smartphones later dit jaar in de winkels verwacht (of begin 2019). Producenten als Qualcomm en Samsung werken aan 5G modems en routers. Bedrijven als Nokia en Ericsson werken intussen aan 5G platforms voor mobiele dragers. Ericsson is al sinds 2105 aan het testen met 5G en heeft eerder dit jaar het eerste 5G radiosysteem uitgerold. 5G komt er aan en zal je wereld totaal op zijn kop zetten, dus wordt het hoog tijd om een 5G-strategie te bepalen. Eind volgend jaar worden in Nederland de 5G-licenties geveild. De technologie is er al vrijwel klaar voor, de devices zijn binnenkort verkrijgbaar.

Maximale keuzevrijheid voor partner en eindklant ClearVox is naar de Cloud!

ClearVox, het UC-communicatieplatform van Nederlandse bodem, is na de zomer volledig beschikbaar als multi-tenant Cloud-oplossing. Hiermee is ClearVox in elke smaak beschikbaar: als Private Cloud-, Public Cloud-, Soft PBX- en on-premise oplossing.

De klant bepaalt in welke vorm hij zijn Unified Communications oplossing wil afnemen: dat is het motto van ClearVox. Het Nederlandse communicatieplatform was al beschikbaar als PABX, Soft-PABX en in een Private Cloud-variant. Na de zomer is deze tevens als volledige multi-tenant Cloud Communicatieoplossing verkrijgbaar. “Allemaal om de klant nog meer te ontzorgen en maximale keuzevrijheid te geven”, verklaart Nick de Haas, verantwoordelijk voor ClearVox. “De vorm waarin de klant ClearVox wenst, maakt voor ons niet uit, omdat wij voor elke variant identieke software hanteren. Dat is ook het grote voordeel voor onze business partners die we eveneens ontzorgen: voor alle vier de modellen die we hebben, geldt dat één dag training volstaat om ze allemaal te kennen, omdat het iedere keer dezelfde software is. Met één trainingsdag heeft de reseller dus alle kennis om de eindklant te adviseren en de keus te geven.”

Keuzestress verleden tijd Een ijzersterke troef voor business partners van ClearVox, is dat met de lancering van ClearVox Hosted de keuzestress voor klanten verleden tijd is. Bedrijven worden overspoeld met technologische mogelijkheden in communicatietechnologie. Met daarbij de vraag: hosted of on-premise? Oftewel: investeren of liever pay-as-you-go? Nick de Haas: “Wanneer een ondernemer niet weet waar hij goed aan doet, dan stelt hij de aankoop uit. En geef ze eens ongelijk: als bedrijf wil je het liefst zeker weten dat jouw nieuwe communicatieoplossing toekomstvast is. Juist voor de klanten die het gewoonweg nog niet weten, bieden we keuzevrijheid en flexibiliteit. In ons model is het mogelijk om met ClearVox on-premise te starten. Wanneer de klant er klaar voor is, kunnen we kosteloos de on-premise oplossing omzetten in een Hosted Voice-variant en gaat de klant per maand betalen. Die overstap kan overnight en naadloos, juist omdat het dezelfde software is. De klant merkt er verder niks van.”

Een mooie aanpak voor business partners is de klant bij twijfel over Hosted Voice eerst de on-premise oplossing aan te bieden. “Wanneer het servicecontract afloopt, heb je als reseller een goede aanleiding om weer het gesprek aan te gaan met de klant en te bespreken of hij naar de Cloud over wil of op de bestaande manier door wil gaan”, aldus De Haas.

Verschillende scenario’s De aanpak van ClearVox maakt daarbij veel verschillende scenario’s mogelijk, waarbij organisaties met meerdere locaties in de

ClearVox-totaaloplossing kunnen kiezen voor een mix van Hosted en on-premise, die toch als één communicatieplatform werkt en met één inlog te beheren is. Nick de Haas: “Onze ontwikkelaars hebben echt iets moois gebouwd waarmee we zowel de klant als de reseller in meerdere situaties volledig kunnen voorzien van alle wensen. Uniek is de Redirect Server voor zowel Hosted- als on-premise situaties: hierbij herkent de ClearVox centrale automatisch via het netwerk de MAC-adressen van de toestellen en meldt ze automatisch aan. Alles met de filosofie om het zo simpel mogelijk te maken. Voor de reseller maakt het dus niet uit welk platform de eindklant kiest. Daardoor kun je als reseller echt advies geven en aanbieden wat bij de klant past.”

Communicatie in vele vormen “In feite zijn we met ClearVox de Amerikaanse trend achterna gegaan: alles gaat naar een vast bedrag per maand voor ontzorging. De nieuwe generatie groeit op met diensten als Netflix en Spotify met een maandelijks betaalmodel. En met Unified Communications, want communicatie komt in steeds meer vormen. ClearVox gaat daarin mee”, zegt De Haas. Aan UC-functionaliteit dan ook geen gebrek in de ClearVox software. Dat zijn de gebruikelijke functies als meerdere widgets, chat-mogelijkheid, presencelijst, video, VaMo, gespreksopname. Maar ook slimme integraties waarmee met doorschakelingen lichtschakelaars en dergelijke bediend kunnen worden.

Volgens Nick de Haas is de smartphone-app - uiteraard onderdeel van de ClearVox-oplossing - het belangrijkste onderdeel in zakelijke communicatie. “In vijf jaar is de smartphone als tool in het bedrijfsleven totaal onmisbaar. ClearVox heeft de mobiele app ontwikkelt zoals wij vinden dat hij hoort te zijn. Gebruikers bepalen zelf met welk nummer ze naar buiten bellen – het zakelijke nummer, privénummer of anoniem. Een grote plus is dat ClearVox het als een van de weinigen in de industrie voor elkaar heeft gekregen om een naadloze overgang tijdens een mobiel gesprek te hebben wanneer de verbinding van Wi-Fi naar 4G gaat en andersom, zonder dat je er ook maar iets van hoort. Zo zal de ClearVox oplossing steeds doorontwikkeld worden. Wij staan voor innovatie met als doel het voor gebruiker en partner zo eenvoudig mogelijk te maken.”

ClearVox-partner Mark Minnaard van Conniption ICT

Conniption ICT is een zeer belangrijke business partner voor ClearVox. Hier vertelt Mark Minnaard over zijn ervaringen met het platform.

“We werken al jaren samen met ClearVox en we zien een enorme ontwikkeling door de jaren heen. Nieuwe functies komen ook voor klanten die al met een ClearVox omgeving werken direct beschikbaar en de manier van koppelen met andere applicaties werkt goed. ClearVox luistert naar haar partners als het gaat om doorontwikkeling en features, waardoor het platform meegaat met de tijd.”

“Voor een klant gaat het er vooral om of al zijn wensen vertaald kunnen worden in de inrichting van een telefonieomgeving, ook als het net even iets anders moet dan standaard. Met ClearVox kunnen we dat, wat zich vertaalt in zeer tevreden klanten. Daarnaast weet ClearVox de klantverwachting vaak te overtreffen door de gebruikersvriendelijkheid en de extra informatie die eruit te halen is, zoals bijvoorbeeld het hele gespreksverloop van een oproep of het op een eenvoudige wijze activeren van een gesloten-stand bij vakanties.”

“We zijn als partner in het voortraject betrokken bij de stap van ClearVox naar volledige Hosted Voice dienst. Voor ClearVox is het een logische stap en een mooie toevoeging in haar portfolio. Het unieke is dat het niet meer uitmaakt of je een fysieke communicatieserver of de Hosted Voice variant afneemt; de ClearVox-omgeving blijft hetzelfde. In de aanloop naar de lancering hebben we al een grote klant gemigreerd naar de Hosted Voice variant van de ClearVox. Dit draait al enkele maanden zeer stabiel.”

“Over de mobiele app van ClearVox zijn we eveneens enthousiast. Een app ontwikkelen in deze branche die doet wat je ervan verlangt, blijkt voor elke leverancier een forse uitdaging. Er zijn maar weinig leveranciers die daadwerkelijk tot een goed werkende oplossing komen. ClearVox heeft niet opgegeven en heeft het voor elkaar gekregen een goede app te maken. Met name nadat Apple CallKit erin verwerkt kon worden en gebruik gemaakt werd van de push-notifications als achterliggende techniek hebben we als partner een grote vooruitgang ervaren. Naast bellen en gebeld worden, zijn de functies voor het wijzigen van de persoonlijke routering, de status van je collega’s en de live chat met collega’s mooie functionaliteiten binnen de app.”