Column ICTWaarborg

Een werknemer heeft recht op privacy Weet u hoe ver u als werkgever mag gaan?

Zoals u intussen wel weet, ondersteunen wij als brancheorganisatie onze deelnemers op vrijwel alle vlakken die bij het ondernemen komen kijken. Op deze manier heeft u uw handen vrij om u bezig te houden met waar u goed in bent: ICT, en begeleiden wij u in bijkomende zaken. Zo houden wij nieuwe wet- en regelgeving in de gaten en vertalen wij dit naar de praktijk.

Naast ondernemer bent u ook werkgever. Uw werknemer heeft recht op privacy. Weet u hoe ver u mag gaan? Onlangs zag ik namelijk een filmpje voorbijkomen waarin werknemers met een speciaal kastje gedurende de dag gevolgd werden tijdens hun werkzaamheden. Er werd van alles en nog wat geregistreerd: hoe lang zij achter hun bureau zaten, hoe lang zij een gesprek voerden, kortom alle bewegingen werden vast gelegd. Ik krijg ook regelmatig vragen van ondernemers in hoeverre zij hun werknemers mogen volgen. Ik zet het graag voor u uiteen.

Hoe ver mag u gaan? Het is vandaag de dag makkelijker dan ooit om uw werknemers in de gaten te houden, mede dankzij alle digitale tools. Denk maar eens aan de outlook-agenda, doorzoekbare e-mails en social media. Maar hoe ver mag u gaan? Kunt u deze onbeperkt inzetten om uw werknemers te volgen? Werknemers delen immers geheel vrijwillig informatie op social media en deze informatie is veelal publiekelijk toegankelijk. Kun u deze informatie gebruiken, bijvoorbeeld in het kader van een sollicitatie, ziekmelding of re-integratie? En mag u de zakelijke e-mails van uw werknemers doorlezen? Het antwoord is nee, dit mag niet zomaar. Het controleren van werknemers is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens slechts onder omstandigheden toegestaan. Als werkgever heeft u hier altijd een wettelijke grondslag voor nodig: het dient noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Als werkgever mag u deze informatie dus alleen raadplegen als het noodzakelijk is en het doel niet kan worden bereikt op een andere manier, die minder of geen inbreuk maakt op de privacy van de werknemer. De AVG stelt dus regels aan het bekijken van gegevens die werknemers zelf bewust op straat leggen. Gaat dat (te) ver? Wellicht wel. In sommige gevallen vind ik het namelijk best verdedigbaar dat een werkgever bepaalde informatie bekijkt en ook gebruikt. Denk maar eens aan de situatie dat een werknemer zich ziek meldt en u ziet op social media dat de werknemer op het strand ligt. Verder zijn e-mailberichten eigendom van uw werknemers, ook wanneer deze vanaf een zakelijk account onder werktijd zijn verstuurd. In beginsel mag u dus niet zonder toestemming van de werknemer in diens e-mailbox snuffelen. Ook hier zijn situaties denkbaar dat het wel toegestaan zou kunnen zijn. In ieder geval dient u een specifiek doel te hebben om de inhoud van de mail te bekijken, dient het noodzakelijk te zijn en kan het doel niet anders worden bereikt op een minder inbreukmakende manier. In alle gevallen is het voor u als werkgever echter niet toegestaan om de social media of e-mail structureel in de gaten te houden of om op fishing-expeditie te gaan.

Arbeidsreglementen zijn belangrijk Ik raad iedere werkgever aan om arbeidsreglementen op te stellen waarin duidelijk de regels en verwachtingen van en voor werknemers uiteen worden gezet. Zo wordt voorafgaand al duidelijk waar iedereen aan toe is en wanneer u bijvoorbeeld de mogelijkheid heeft om de e-mailbox te controleren. Wij hebben voor onze deelnemers allerlei arbeidsreglementen beschikbaar, zoals een ICT en Internet reglement, Social Media reglement en een ‘bring your own device-’reglement.

Vragen? Loopt u tegen een situatie aan of wilt u graag overleg? Neem dan contact op met mij of een van mijn collega-juristen. Wij helpen u graag verder.

Marloes Wijnholds jurist bij ICTWaarborg