Documentatie Onnodige kosten als gevolg van niet-correcte of incomplete documentatie
De ROI van as-built documenten Bij aanpassingen van technische installaties van bestaande datacenters is de ervaring dat het zogeheten as-built (revisie) dossier vaak niet op orde is. De documenten en tekeningen zijn niet compleet en zijn vaak ook niet correct. Om de beoogde aanpassingen of vervangingen toch door te kunnen laten gaan, wordt de as-built documentatie alsnog aangevuld. Bijvoorbeeld door het maken van een uitgebreide opname op de locatie en eventueel metingen ter plaatse.
Waarom is as-built documentatie zo belangrijk? Daar zijn duidelijke redenen voor aan te wijzen: • Wet- en regelgeving: bedrijven zijn verplicht om een correcte rapportage bij te houden van hun gebouw. In geval van calamiteiten kan de documentatie worden gecontroleerd en als het niet op orde is, kunnen sancties volgen • Het as-built dossier kan gebruikt worden bij het verhelpen van (complexere) installatieverstoringen • Het is essentieel om installaties op de meest slimme manier te kunnen onderhouden, beheren en optimaliseren • Geplande projecten zoals vermogens uitbreiding of een installatie-upgrade kunnen snel en efficiënt worden opgestart en uitgevoerd • Uitvoeren van projecten brengt veel minder risico met zich mee.Van goed gedocumenteerde gebouwen en installaties zijn de risico’s inzichtelijk en bij aanpassingen blijven de risico’s beheersbaar
14
Alles over innovatie in ICT
ROI van as-built documenten Het mag duidelijk zijn dat bedrijven veel kunnen besparen met een goede as-built documentatie.Vooral de snelheid waarmee gereageerd kan worden op issues of vervanging, zorgt ervoor dat het datacenter zo min mogelijk uitval kent en voorop blijft lopen in de markt. Goed overwogen aannames blijken tijdens de uitvoering nogal eens aangepast te moeten worden. Dit heeft direct invloed op de planning en de kosten van een project. Ook het bijstellen van verwachtingen als gevolg van een beperkte as-built documentatie zorgt dan onnodig voor frustratie bij de b etrokken partijen. Gemiddeld is 20% van de totale ontwerpkosten van de aanpassing of vervanging aan het datacenter nodig voor het op orde krijgen van de as-built documentatie. Kosten die relatief makkelijk te besparen zijn door vanaf dag een de documentatie goed bij te houden.
Stappen Nieuw gebouwde datacenters kennen de problematiek van goede as-built
documentatie veel minder. De behoefte aan aanpassen en actualiseren is in eerste instantie vrij b eperkt en bij oplevering behoort veelal een compleet BIM-model. Samen met de g ebouwdocumentatie vormt dit de basis voor een jarenlang actueel as-built pakket. Tenminste, zolang dit wordt bijgehouden. Daar zit vaak de onderliggende oorzaak van gebrekkige as-built documen tatie in de toekomst. Goed documenten beheer vanaf dag een is essentieel. Om bij bestaande datacenters de as-built documentatie te actualiseren van ‘beperkt actueel’ naar ‘actueel’, is een aantal stappen van belang: • Inventarisatie • Definitie van de te actualiseren installatie-onderdelen • Samenvoegen van beschikbare informatie en on-site opnames - foto’s, scans, metingen, 3D, 4D • Vastlegging actuele as-built documentatie • Advies hoe toekomstige projecten standaard bijdragen aan een actuele as-built documentatie
