Informativo interno do Departamento Municipal de Água e Esgotos de Porto Alegre
Ano VII - No 52 - Agosto de 2012
Unidades Descentralizadas: agilidade nos serviços, valorização das pessoas
Uma das principais mudanças promovidas com a implantação da Nova Estrutura foi a criação das Distritais. Na estrutura anterior, os gestores ficavam muito distantes das unidades. Agora, cada uma das cinco distritais tem um gerente presente no local. A mudança agiliza os serviços e melhora a qualidade de vida no trabalho e a comunicação entre os servidores.
Magda Granat a Gerente Distrital Centro
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Alessandro Si Gerente Distrital Leste
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Ricardo Rodrigues Vaz Gerente Distrital Sul
Edição Especial do Dmae Notícias com a trajetória da estrutura organizacional do Departamento
EDITORIAL
Nova Estrutura
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epois de muitos anos de discussão, de marchas e contramarchas, a nova estrutura organizacional do Dmae é implantada. Veio tarde, mas melhor do que nunca. Fazia-se muito necessária sua adequação aos novos desafios que a cidade e, principalmente, os cidadãos nos impõem. Nestes últimos anos, temos conseguido fazer muitas obras que são necessárias para atender a expansão da cidade, além de entregar uma água com qualidade e tratar os esgotos que poluem nosso principal manancial. Mas depois de prontas as obras precisam ser operadas, passamos a ter novos usuários e novos serviços são prestados àqueles que já eram nossos clientes. É preciso dar manutenção aos novos insumos, atender mais chamados, enfim, é uma série de novos serviços que se somam aos já existentes. Só na área de esgoto teremos que, em 18 anos, passar a prestar serviços de coleta para mais 39% da população de Porto Alegre. Isso representa algo como 6 mil novos ramais de esgoto por ano que deverão se ligar na nossa rede coletora. Será que isso seria possível de ser feito sem as novas distritais de esgoto e sem que cada distrital tivesse equipes de água e de esgoto e que na hora do aperto no serviço uma possa ajudar a outra? Creio difícil! Todos nós também sabemos que cada vez mais será necessário tratarmos a água com processos mais complexos e com um número maior de parâmetros da qualidade a serem analisados e monitorados. Será que não se fazia necessária a criação de uma diretoria para o tratamento? E o nosso atendimento
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aos clientes – SAC 156 – que não existia na estrutura antiga também não requeria ser incluído na estrutura formal do Dmae? E a gestão da estratégia, da qualidade, de TI e controle de perdas, só para ficar em alguns exemplos, poderiam ficar a mercê da preocupação do Diretor-Geral para funcionarem? Estas questões é que nos levaram a insistir na necessidade de implantarmos uma nova estrutura, cujos principais detalhes e características estamos mostrando mais uma vez a todos os servidores nesta edição do jornal Dmae Notícias. Também tem sido dito, felizmente por bem poucos, que a implantação da estrutura foi de contrabando na lei da GDAE. Não foi! Primeiro, porque a GDAE tem um impacto muito grande nas despesas e para que seja possível pagá-la na sua integralidade é necessário que se otimize os recursos humanos e materiais do Dmae e a nova estrutura ajuda muito para que isso aconteça. Sem ela, seria praticamente impossível. Segundo, porque a proposta da lei foi amplamente discutida com o Simpa e ele entendeu que a mudança da estrutura é uma questão administrativa que cabe unicamente à Direção do Departamento. Foi pelo entendimento de que sem a nova estrutura seria inócua a criação da GDAE que incluímos as duas iniciativas no mesmo texto da lei. É com muita certeza que afirmamos que agora estamos mais preparados para enfrentar os desafios do futuro. Flávio Ferreira Presser Diretor-Geral
PUBLICAÇÃO MENSAL DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ÁGUA E ESGOTOS DE PORTO ALEGRE – DMAE Rua 24 de Outubro, 200 Moinhos de Vento | CEP 90510-000 dmaenoticias@dmae.prefpoa.com.br COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO ANGÉLICA RITTER MTB/RS 11.010 EDIÇÃO Unidade de Comunicação Social COLABORADORES Eliste Silva dos Santos Luciano Hoffing Dutra Maria Denise Rodrigues Tânia Kunsler de Oliveira ESTAGIÁRIOS Guilherme Lara Leonardo Simões Aquino Juliana Freitas EDIÇÃO GRÁFICA PUBBLICATO IMPRESSÃO OFICINAS LITOGRÁFICAS DO DMAE TIRAGEM 1.600 EXEMPLARES PERIODICIDADE MENSAL
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Como tudo começou O Dmae passa por uma mudança em sua estrutura organizacional. Para que essa mudança tenha impacto positivo, foram investidos anos de trabalho, estudos, relatórios e processos. “A estrutura foi feita para estar alinhada com os processos de trabalho, melhorar sua fluidez e estabelecer um novo vínculo entre as pessoas e suas relações de mando”, diz Maria Denise Rodrigues, assistente técnica de Gestão de Pessoas. Ela ressalta o desconforto que uma mudança deste tipo pode causar, devido à “relação de poder que está sendo estabelecida, modificada ou retirada” entre os funcionários. Durante o processo, até a implantação da nova estrutura, tudo foi organizado para que essa mudança não afetasse de modo negativo os servidores. “Normalmente um processo de mudança dessa profundidade gera muito receios, medos e aflições”, conta Luciano Dutra, gerente de Gestão de Pessoas. Para que os servidores entendam a nova estrutura, vamos contar um pouco dessa história, que começou em 2003.
Trajetória percorrida: • A antiga estrutura organizacional do Dmae foi implantada há 50 anos, quando o Departamento era apenas um órgão que realizava obras de implantação da infraestrutura de água e esgoto. Essa estrutura sofreu diversas adaptações ao longo do tempo. • A necessidade de mudança havia sido diagnosticada em 2003. Em princípio, foi proposta apenas a mudança da estrutura organizacional. Mas, com a implantação da Certificação ISO e da Gestão de Qualidade, os processos de trabalho também tiveram que ser desenhados para obterem mais eficiência. • Por ser constituída a partir de especialidades que dificultam a integração com os diversos setores da instituição, a estrutura organizacional apresentava excessivo número de níveis hierárquicos, já que existiam diferentes setores com atribuições muito semelhantes. O Departamento tinha grande número de unidades
organizacionais, o que requeria uma força de trabalho maior que a da média apresentada pelo setor no Brasil. • No fim de 2004, a proposta de reorganização da estrutura foi apresentada e depois revista no ano de 2005. • Com a aprovação da Lei do Saneamento Básico (Lei 11.445/2007), houve necessidade de modernizar a estrutura organizacional para acompanhar as mudanças que estavam ocorrendo na área de prestação de serviços de água e esgoto. • Durante mais de cinco anos, a proposta foi discutida com todas as lideranças do Dmae e apresentada aos servidores em vários encontros realizados pelo Departamento. • De 2006 a 2010, o Dmae foi em busca da Certificação ISO 9001/2000, o que fez com que o processo de revisão da proposta de estrutura só fosse concluído em 2009.
• O objetivo das ações implantadas no sistema de gestão é modernizar. Essa modernização se dá por meio das lideranças, das equipes, do aperfeiçoamento dos padrões de trabalho e dos mecanismos de controle. Isso levará o Departamento a melhorar continuamente o desenvolvimento dos processos, a aumentar a produtividade e a promover a profissionalização dos gestores, com repercussão na GDAE. • Outro fator importante é formalizar a existência de unidades administrativas que existiam de fato, mas não estavam dentro da estrutura organizacional. Caso o Departamento continuasse com a estrutura antiga, ao invés de diminuir, teria que criar mais unidades administrativas para que houvesse integração entre elas. • A nova estrutura funciona desde o dia 1º de julho de 2012. Com sua implantação, também ocorreram mudanças nas nomenclaturas. 3
Construindo a nova estrutura
A Comissão Paritária apresentou as mudanças que seriam realizadas para cerca de 1000 servidores
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reforma e a implantação da nova estrutura organizacional do Dmae foram implementadas com o objetivo de que o Departamento seguisse prestando serviços de relevância e qualidade para a cidade de Porto Alegre. Diferentes adequações foram feitas na estrutura interna da autarquia, procurando melhorar a integração entre as áreas. Para que o processo de implantação tivesse o conhecimento de todos, a comissão paritária de servidores, indicados pela Diretoria Geral junto com representantes do Sindicato dos Municipários de Porto Alegre (Simpa), realizaram
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14 apresentações em diversas unidades do Dmae para divulgar a nova estrutura. Cerca de 1000 servidores participaram das apresentações e puderam dirimir suas dúvidas. A comissão foi até as áreas e falou diretamente com o servidor. Também foram disponibilizados canais de comunicação para esclarecimentos, entre eles, endereço eletrônico, para que se surgissem dúvidas após a apresentação os servidores pudessem questionar e ter suas perguntas respondidas. As apresentações foram eficazes e bem direcionadas, tendo em vista que o número de questionamentos recebido foi muito pequeno.
De acordo com o gerente de Gestão de Pessoas, Luciano Hoffling Dutra, as dúvidas mais frequentes foram quanto à incorporação da FG e quanto à aposentadoria. “Os servidores queriam saber, basicamente, se a nova estrutura alterava alguma coisa em relação a esses pontos.” Foi informado que as regras para incorporação da FG não foram alteradas e que a GDAE é extensível aos servidores que já estavam aposentados em 4 de abril de 2012. Os servidores do DMAE ainda não aposentados que cumprirem os requisitos legais levarão na aposentadoria a GDAE a partir de 1º de julho de 2014.
Servidores participaram de apresentações sobre a nova estrutura Avanços alcançados Em 2005, o modelo de gestão fez com que se priorizasse a modernização através de três grandes temas: gestão, processos e pessoas. A primeira está traduzida na estratégia, quando se adotou critérios de excelência do PGQP (Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade) e a utilização de uma ferramenta de gestão chamada BSC (Balanced Scorecard). A modernização dos processos passou pela padronização da ISO 9001, que fez com que todos os processos fossem mapeados e acompanhados em reuniões de análise de crítica, operacional e estratégica. Por fim, a modernização de gestão de pessoas veio com a implantação da gestão por competências. A gestão por competências iniciou pelos gestores e posteriormente contemplou todos os funcionários. Esse processo traz a proposta de desenvolvimento das competências gerenciais por meio de ações específicas de desenvolvimento decorrentes da avaliação de desempenho. O resultado esperado é um plano de desenvolvimento individual que diz o que cada um deve fazer em termos de desenvolvimento pessoal, sejam cursos, congressos, vivências ou algo que o momento esteja exigindo do servidor. O efetivo alinhamento entre estratégia, processos de trabalho e pessoas é que produzirá resultados positivos ao Departamento e que em última instância possibilitará o pagamento da GDAE.
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A GESTÃO E A NOVA ESTRUTURA Foi criado um acréscimo sobre as funções gratificadas (FG) para que os gestores do Dmae desempenhem um novo papel, o de viabilizar as condições para que os servidores possam realizar cada vez melhor o seu trabalho, aumentando a produtividade e gerando
maior satisfação na realização de suas atividades. Com o novo papel, os gestores do Dmae farão com que sob sua liderança as equipes possam desempenhar suas atividades com maior qualidade e eficiência.
O que muda com a nova estrutura Veja abaixo o que muda com a nova estrutura organizacional do Dmae.
Mudança na nomenclatura das unidades:
Superintendências Diretorias
Facilita a comunicação dos servidores com seus líderes, fazendo com que as tarefas sejam entendidas mais claramente e o trabalho seja realizado com mais qualidade, sem gerar erros e custos desnecessários ao Departamento. Gratificação sobre as FGs:
Divisões Gerências
Seções Coordenações
Setores Equipes
A parte variável desta gratificação (68%) será paga a partir de 1º de janeiro de 2013, pelo atingimento de metas gerenciais estabelecidas pela Gerência de Gestão de Pessoas, juntamente com Equipe da Qualidade. Para o período de julho a dezembro de 2012, a meta gerencial definida foi a realização de reuniões gerenciais,
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Diminuição de níveis hierárquicos:
A partir de 1º de julho, todos os novos gestores passaram a receber 32% de acordo com o índice da tabela abaixo, sobre o básico do NS. Padrão FG/CC 1 2 3 4 5 6 7 8
Índice 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,8 1
onde o Coordenador e sua equipe de trabalho se reunirão mensalmente com o objetivo de socializar informações e discutir assuntos gerais referente a realização do trabalho. GDAE: Gratificação paga a partir do atingimento de metas ins-
titucionais e por equipes de trabalho, visando aumentar o nível de produtividade do Departamento e a qualidade dos serviços prestados. A partir de 1º de julho, os servidores passaram a receber 32% sobre o básico do seu cargo. A partir de 1º de janeiro de 2013, de acordo com o atingimento das metas institucionais e por equipe, poderão receber até 68% da parte variável do básico do seu cargo.
Valorização do servidor de carreira Na estrutura antiga, todos os chefes de seção (atualmente coordenadores) eram ocupados por cargos em comissão. Atualmente, todas as posições gerenciais, com exceção da UCS e Unidmae, serão ocupadas por funcionários do quadro. As diretorias poderão ter provimento por cargo em comissão (CC) ou por servidores de carreira com função gratificada (FG).
NOVAS Diretrizes Alguns aspectos que trariam maior efetividade foram parte importante dos processos que redefiniram a estrutura do Dmae. Através deles, os objetivos bus-
Aproximar a estrutura organizacional da gestão por processos.
cados com as mudanças ficaram claros e facilitaram sua adaptação ao trabalho que já era desenvolvido anteriormente por quem atuava no Departamento.
Permitir a transversalidade das ações desenvolvidas pelos diversos setores. Diminuir os níveis hierárquicos.
Descentralizar as atividades de ponta (prestação de serviços).
Ao longo dos cinco anos de formulação e aplicação da nova estrutura organizacional, o Departamento procurou atingir as seguintes diretrizes:
Reduzir o número de unidades organizacionais de forma que, ao agregar mais especialidades em cada uma delas (equipes multidisciplinares), seja possível atender as demandas por serviços cada vez mais complexos e de tipologia variada.
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APRESENTANDO A NOVA ESTRUTURA Diretoria Geral A Diretoria Geral, que antes tinha os serviços da estratégia, da qualidade, da TI, Controle de Perdas e Coordenação de Planejamento (antiga COP) ligados diretamente a ela, a partir da nova estrutura, ficou com a Unidmae, Comunicação Social e Procuradoria Municipal Especializada (antiga COJ), além do seu gabinete. Tendo em vista as novas diretrizes, foi criada a estrutura com cinco Diretorias (antigas Superintendências). Diretoria de Apoio ao Negócio Continua com a Gerência Financeira, de Suprimento, de Licitações e Contratos e de Serviços Compartilhados. A Gerência de Gestão de Pessoas (antiga DVH) passou para a nova Diretoria de Gestão e Desenvolvimento. A Gerência de Serviços Compartilhados agregou a antiga seção de conservação, a biblioteca e o setor de ar condicionado. É a gerência que agrupa os serviços de transporte, telefonia e sistemas de segurança, patrimônio, segurança patrimonial, manutenção de bens imóveis e higienização, entre outros. Diretoria de Gestão e Desenvolvimento Foi criada para agregar serviços que eram realizados dire-
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tamente com a Diretoria Geral, como a estratégia, a qualidade e a TI, agregando as gerências já existentes de Gestão de Pessoas, de Planejamento e de Projetos e Obras. Diretoria de Tratamento e Meio Ambiente Tendo em vista as novas exigências legais, houve a unificação das áreas de tratamento de água, esgoto e meio ambiente, ficando responsável pela quantidade e qualidade de água produzida, pelo tratamento de esgoto e pelo controle de qualidade nos processos envolvidos. Diretoria de Relacionamento com o Cliente Possui três gerências: de Atendimento ao Cliente, onde encontra-se o SAC, os postos de atendimento ao cliente e os projetos hidrossanitários, a de Arrecadação, que ficou com as atribuições de recuperação de créditos e de registro comercial, e a de Consumo, que cuidará da micromedição, da inspeção predial e da leitura.
Diretoria de Operações e Gerência de Distribuição e Coleta Além da Gerência de Distribuição e Coleta, com atividades das antigas DVA e DVE e da Manutenção Industrial, ficou responsável pelas cinco Distritais (Centro, Leste, Sul, Norte e Nordeste). A Distrital Sul, que será nas imediações da Hípica, está com a licitação em andamento e a Nordeste (antiga Norte II), que será próxima ao triângulo, está em fase de projeto. Enquanto estas distritais não estiverem concluídas, as equipes da Distrital Sul de Água e Esgoto ficarão na Wenceslau Escobar (antiga DISA) e as da Nordeste ficarão junto com a Distrital Norte (antiga DINA). Com as demandas cada vez maiores, a descentralização dos serviços nas Distritais fará com que, além de menores gastos para deslocamento, também as equipes terão maior agilidade no atendimento da demanda. Também foi criada a Coordenação de Controle de Perdas, há muito necessária no Departamento, ligada diretamente à Gerência de Distribuição e Coleta.
Veja no encarte desta edição como ficou a Estrutura Organizacioanal do Departamento.