Case history
La fatturazione senza carta di Starwood Italia Grazie alla soluzione DocFlow Synergy e al servizio di conservazione sostitutiva sempre dello stesso vendor, si sono semplificate l’emissione, l’archiviazione e la ricerca di oltre 300.000 documenti rilasciati da inizio 2011 da 10 alberghi presenti in Italia. Giancarlo Magnaghi
Starwood Hotels & Resorts Worldwide Inc. è una delle società principali che a livello mondiale opera nel settore alberghiero, con oltre 1.100 alberghi di proprietà, in gestione o in franchising in più di 100 Paesi, riconoscibili dai brand St. Regis, The Luxury Collection, W, Westin, Le Méridien, Sheraton, Four Points by Sheraton, Aloft ed Element. Starwood Hotels è presente nelle principali città italiane con 27 alberghi di fascia alta (4 stelle, 5 stelle o 5 stelle lusso).
Il progetto di dematerializzazione e conservazione sostitutiva Per migliorare l’efficienza del sistema di gestione delle fatture attive e razionalizzare il sistema di archiviazione delle fatture e di altri documenti contabili, la filiale italiana di Starwood Hotels ha adottato la soluzione DocFlow Synergy di gestione documentale e di workflow della società DocFlow per realizzare, con l’assistenza dello stesso fornitore, un sistema di dematerializzazione e conservazione sostitutiva articolato in vari progetti. Il primo progetto ha avuto come obiettivo la realizzazione di un servizio per la dematerializzazione, conservazione sostitutiva a norma e consultazione online dei documenti fiscali. Le procedure automatizzate sono supportate da un sistema di notifica
48
office automation
luglio-agosto 2012
che avvisa gli utenti sullo stato di avanzamento delle procedure e segnala eventuali problemi. Sono inoltre previsti accessi personalizzati dell’utente secondo particolari sistemi di profilazione e sicurezza. La seconda fase ha visto la dematerializzazione del ciclo attivo riguardante tutte le fatture clienti dei singoli alberghi e delle società di gestione del gruppo. Il sistema Synergy è stato configurato per gestire l’archiviazione e la conservazione sostitutiva delle fatture emesse sia dagli alberghi sia dal sistema gestionale SAP dell’amministrazione centrale intercompany. Il servizio implementato, e il collegamento con i sistemi gestionali preposti, hanno permesso a Starwood di eliminare totalmente i documenti cartacei. La creazione di un modello organizzativo, implementativo e formativo ha permesso la graduale introduzione del servizio in vari hotel, secondo le esigenze organizzative di business e di tempo dei singoli referenti amministrativi degli alberghi. Nel progetto di conservazione delle fatture attive sono attualmente coinvolti dieci alberghi italiani.
Le ragioni della scelta Gli elementi che hanno portato alla scelta del servizio DocFlow sono stati la competenza organizzativa e normativa dei consulenti DocFlow, la disponibilità di un