DocFlow per ITALTEL: nuovo modello di 'azienda digitale', nuovi sistemi informativi

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Italtel: nuovo modello di ‘azienda digitale’, nuovi sistemi informativi Intervista a Giuseppe Russo Head of Information & Communication Technology di Italtel a cura di Luca Papperini

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ella sua storia, iniziata nel 1921, Italtel è sempre stata protagonista delle telecomunicazioni e ne hascandito lo sviluppo e la trasformazione. Nata tedesca, ha costruito competenze italiane e prodotti innovativi per il sistema Italia. Tra i pionieri mondiali della commutazione elettronica, è oggi focalizzata sull’integrazione di sistemi complessi di rete e sul mercato delle soluzioni innovative per creare valore tramite i servizi delle reti a protocollo IP. Obiettivo è far comunicare senza limiti persone e oggetti e rendere interoperabili tecnologie, applicazioni e reti. Italtel progetta architetture di rete innovative e offre servizi di consulenza ad alto valore aggiunto grazie ad un know-how unico che mette a disposizione dei propri Clienti.

Negli ultimi anni l’azienda ha affrontato un importante riposizionamento le cui direzioni strategiche sono: crescere a livello nazionale sul segmento delle imprese e, all’estero, nei mercati dell’America Latina - sia sotto l’aspetto dei ricavi sia per quanto concerne la presenza e la proposizione verso i clienti. I perni dell’offerta oggi sono: reti IP di nuova generazione; sistemi per il controllo e l’interoperabilità delle reti in un’ottica di qualità; soluzioni ICT (quali UC&C, Telepresence, Energy Management, Smart Cities, Sicurezza Integrata); servizi di ingegneria e gestione delle reti (Managed Services). L’azienda offre soluzioni basate su prodotti proprietari o su tecnologie multivendor svolgendo, in questo caso, un ruolo di system integrator.

Un cambiamento importante: da azienda manifatturiera ad azienda di software e servizi di integrazione. Traghettata con l’aiuto di DocFlow verso la gestione digitale della documentazione cartacea l’organizzazione ha cambiato pelle. Una trasformazione tecnologica che ha rilanciato l’anima innovativa di Italtel, verso un nuovo modello di “azienda digitale” A Giuseppe Russo – Head of Information & Communication Technology di Italtel – abbiamo chiesto di raccontare la storia di questo cambiamento.

48 - Sistemi&Impresa N.4 - aprile 2012

Giuseppe Russo

Nonostante il momento di ‘transito’ che sta affrontando Italtel è interessante soffermarsi sulla capacità che ha avuto l’azienda nel mantenere saldi i suoi processi core grazie anche all’intervento di digitalizzazione delle procedure d’ufficio…

La nostra organizzazione ha percorso la difficile strada che ha consentito di realizzare la trasformazione da Azienda manifatturiera in Azienda di servizi, che progetta architetture di rete innovative e offre servizi di consulenza ad alto valore aggiunto grazie ad un know-how unico messo a disposizione dei nostri Clienti, per operare con loro in una logica di partnership globale. Questa trasformazione ha richiesto una profonda e complessiva rivisitazione di tutti i processi aziendali.

Ict ha supportato questa trasformazione con il totale reingeneering dei sistemi gestionali a favore della semplificazione delle attività gestionali con l’automatizzazione di tutti quei processi complessi a basso valore aggiunto tipici dell’area amministrativa. In questa fase è stata strategica la collaborazione con DocFlow. Grazie alla soluzione tecnologica di DocFlow è stato possibile ottimizzare il processo di acquisizione, di registrazione e di contabilizzazione delle fatture. Un obiettivo che è stato possibile raggiungere solo con l’automatizzazione di tutto il sistema.

Abbiamo attivato dinamiche di fidelizzazione verso alcuni fornitori che operano direttamente sul nostro portale. Da qui ricevono gli ordini di acquisto e sempre dal portale dichiarano le prestazioni di servizio erogate. Il beneficio per il fornitore è la ricevuta di un benestare dell’emissione fat-

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tura in tempi estremamente ridotti rispetto al procedimento cartaceo. Il pagamento in questo modo è velocizzato.

Una volta che la fattura in formato cartaceo giunge a nostri uffici amministrativi inizia il procedimento di scannerizzazione e di archiviazione sostitutiva.

Quale il bisogno che ha reso necessario attuare interventi di dematerializzazione?

Come accennato in precedenza la razionalizzazione dei processi e l’automatizzazione di molta parte degli stessi produce una semplificazione operativa e gestionale liberando risorse da dedicare ad attività a maggiore valore nel contempo, si producono sinergie che determinano economie di non trascurabile entità. Non ultimo è da considerare l’abbandono di archivi in termini anche di rispetto per l’ambiente.

Pensando all’ottimizzazione dei costi stiamo dismettendo alcuni sistemi gestionali costruiti in casa e migrando definitivamente verso SAP. Tutti quei flussi di lavoro collaborativo che SAP non può gestire per la loro natura destrutturata sono stati razionalizzati con la soluzione di DocFlow.

Un esempio di questo tipo ci aiuta a comprendere come il lavoro di un’azienda sia sempre in equilibrio tra sistemi gestionali rigidi e sistemi documentali flessibili. I primi servono per monitorare in modo strategico l’intera linea, i secondi arrivano là dove i gestionali per loro natura non possono arrivare: alla gestione di quei processi di lavoro collaborativo differenti da un’organizzazione a un’altra.

Parliamo dell’integrazione del sistema DocFlow con SAP: quali sono stati i benefici riscontrati, quali le criticità in fase di implementazione?

In ambito di implementazione non abbiamo riscontrato nessun problema di integrazione.

Oggi per la scannerizzazione delle fatture disponiamo di una soluzione multifunzione per le stampe compartimentali. Da una qualsiasi stampante è possibile ora scannerizzare le fatture e archiviarle nel sistema documentale di DocFlow.

Quali differenze – a livello operativo – tra la vecchia procedura per le fatture passive degli enti finanziatori e quella implementata all’indomani dell’intervento di dematerializzazione?

Per le fatture legate agli enti finanziatori: è stato svolto un complesso lavoro di approfondimento sulle tematiche di natura legislativa. Abbiamo ottenuto dagli enti finanziatori il via libera all’utilizzo del ‘metodo digitale’ di certificazione.

Un lavoro che con il metodo cartaceo prevedeva tempi più lunghi per la verifica dell’autenticità della richiesta e causava uno spreco di carta inutile. Grazie a un continuo dialogo con gli enti finanziatori siamo riusciti a ottenere l’adozione del metodo digitale per l’approvazione delle richieste. La firma

digitale apposta sul documento ha infatti lo stesso valore legale di quella cartacea.

L’ente finanziatore ha accettato la nostra proposta alternativa di gestione documentale, avallando la scelta di eliminare del tutto la carta dai procedimenti di finanziamento a Italtel.

Si è trattato di un salto epocale.

Come si trasformano i processi d’ufficio nel passaggio dal cartaceo all’elettronico? Meno carta in giro, più ordine, ma soprattutto tanto tempo risparmiato rispetto al passato…

La prima sensazione è stata una decisa diminuzione della carta circolante in azienda.

Il cambiamento è evidente. Si è diffusa nell’organizzazione l’abitudine di non stampare più se non in rari casi. Tra non molto tempo sarà totale l’eliminazione di tutto il volume cartaceo relativo ai processi del ciclo passivo. La criticità che si pone riguarda i partner, che dovranno adattare il loro modello amministrativo alle policy del paperless.

La fortuna di Italtel è quella di godere di una forte sinergia tra il dipartimento It e le altre funzioni. Questo consente di sviluppare diversi progetti a ‘trazione informatica’ in un’ottica di razionalizzazione dei processi.

Affrontiamo anche il tema del ‘green’. I processi di dematerializzazione corrono tutti in questa direzione, quali i progetti dell’azienda per allinearsi alle linee guida del pacchetto clima-energia volto a conseguire gli obiettivi che l’UE si è fissata per il 2020: ridurre del 20% le emissioni di gas a effetto serra, portare al 20% il risparmio energetico e aumentare del 20% il consumo di fonti rinnovabili?

Questo è un argomento per noi molto caro, tanto che una linea di business è dedicata al tema della ‘sostenibilità’.

Supportiamo anche i nostri clienti nel raggiungimento dei loro obiettivi ‘green’ attraverso due strategie: la prima è la realizzazione di ambienti di comunicazione ‘unificati’ (video-collaborazione e telepresenza) che, utilizzati in modo sistematico, permettono un drastico abbattimento delle emissioni di CO2 derivanti dagli spostamenti dei dipendenti, nonché consentono un’immediata razionalizzazione dei costi. La seconda è la realizzazione di ambienti ottimizzati per datacenter: il nostro intervento permette la razionalizzazione del parco macchine (operiamo interventi di virtualizzazione dei server), la riduzione della dispersione termica e il consolidamento di rete.

Grazie all’attenzione verso queste regole di ecocompatilbità Italtel ha realizzato oltre un milione di metri quadrati di facility per Ict, sviluppato progetti complessi sulle infrastrutture, messo a punto sistemi informativi che sostengono applicazioni mission critical.

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