NEWS dalla normativa
Deposito dell’impronta degli archivi informatici Milano, novembre 2010 È stato emanato il 25 ottobre il provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate che stabilisce le regole per la comunicazione dell'impronta, della firma e della marca temporale
degli
archivi
dei
documenti
sottoposti
a
conservazione sostitutiva. La prima comunicazione, per i documenti relativi al 2010 ed agli anni precedenti, dovrà essere fatta entro il 31 gennaio 2012 tramite Entratel, Fisconline o tramite intermediari (CAF). Il provvedimento completa il quadro lasciato aperto dal D.M. del 23 gennaio 2004 che prevedeva questa trasmissione perché le firme elettroniche e le marche temporali avevano una durata limitata inizialmente a cinque anni. Con questa comunicazione si sarebbe evitato che le firme scadessero e che quindi si perdesse la validità dell'archivio informatico.
Il DPCM del 30 marzo 2009 ha già esteso la durata delle marche temporali a venti anni rendendo, di fatto, inutile questo nuovo provvedimento. Infatti , con la durata dell'archivio a venti anni, il motivo di questa comunicazione sembra più che altro un mezzo per raccogliere dati statistici. DocFlow Italia SpA Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MILANO Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it
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Con l’emanazione della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, inoltre era stato introdotto il nuovo articolo 2215/bis del c.c., in tema di “documentazione informatica” che prevedeva, al fine di dare alle scritture contabili la
stessa efficacia delle scritture tenute su fogli vidimati, che le stesse venissero firmate e marcate temporalmente almeno ogni tre mesi.
Il motivo di questa comunicazione sembra piu’ che altro un mezzo per raccogliere dati statistici.
Alla luce di queste due precedenti disposizioni la comunicazione delle impronte appare svuotata delle sue motivazioni originarie e quindi appare evidente che la comunicazione sia stata investita da nuove motivazioni. Con questa comunicazione l'Agenzia avrà l'informazione di chi ha adottato tale modalità di conservazione, con l’aggiunta di un'altra serie di dati anagrafici e statistici che lasciano alquanto perplessi sia in merito alla effettiva utilità di alcuni di essi, sia in merito alla reperibilità pratica delle informazioni richieste. Ad esempio appare alquanto difficoltoso, a posteriori, risalire ad informazioni che non sono state raccolte all'atto della formazione dell'archivio e che vengono richieste a contribuenti che hanno i sistemi in esercizio anche da 6 anni. Ci aspettiamo che la comunicazione, da qui alla prima scadenza, sia semplificata, anche in vista dell'apparente inutilità di alcune informazioni richieste e considerato che il provvedimento originario era stato emanato nell'ottica della semplificazione degli adempimenti burocratici.
Lo schema dell’adempimento Per archivio informatico si intende un archivio costituito da uno o più documenti informatici rilevanti ai fini tributari oppure un file contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di un insieme di essi. Per i documenti relativi all’anno fiscale 2010 e precedenti il deposito deve avvenire entro il 31 gennaio 2012, per gli anni successivi entro quatto mesi dal termine della presentazione delle dichiarazioni dei redditi, quindi, per le imprese che hanno l’anno fiscale coincidente con l’anno solare, il termine è il 31 gennaio del secondo anno successivo a quello cui le registrazioni si riferiscono. La trasmissione deve avvenire tramite Entratel, Fisconline o tramite intermediari (CAF). L’agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma per il controllo formale della trasmissione. A seguito della trasmissione l’Agenzia delle Entrate rilascia una ricevuta elettronica attestante la corretta ricezione della comunicazione, chiaramente sarà opportuno conservare tale ricevuta, seppure non esplicitamente richiesto, insieme agli archivi. In caso di errori si potrà ripetere la trasmissione entro un mese. DocFlow Italia SpA Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MILANO Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it
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CALCOLO DELL’IMPRONTA Il calcolo delle impronte può avvenire: a) calcolando l’impronta, firmando digitalmente e apponendo la marca temporale all’intero archivio
La prima comunicazione, per i documenti relativi al 2010 ed a gli anni precedenti, dovra’ essere fatta entro il 31 gennaio 2012.
b) calcolando l’impronta, firmando digitalmente e apponendo la marca temporale all’archivio delle singole tipologie di documenti Nel primo caso si farà una sola comunicazione, nel secondo caso si farà una comunicazione per ciascuna tipologia. L’impronta potrà essere generata sia partendo dai singoli documenti o insiemi degli stessi sia partendo dalle impronte degli stessi, cioè generando un’impronta delle impronte. In ogni caso la modalità di calcolo deve essere ripetibile e quindi opportuno che il sistema di calcolo sia documentato nel manuale della conservazione.
CONTENUTO DELLA COMUNICAZIONE La comunicazione conterrà almeno i seguenti elementi: • • • •
i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione; l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce; l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio; la marca temporale apposta all’archivio.
L’impronta dovrà essere generata con le nuove regole previste dal DPCM del 30 marzo 2009 e cioè usando l’algoritmo SHA-256 e non, come in passato, con l’algoritmo SHA-1. Le informazioni richieste consentiranno all’Agenzia di conoscere quali imprese si avvalgono della conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari. A tal fine è stata predisposta una lista dei documenti che l’Agenzia si aspetta che possano essere conservati o tenuti in tale modalità.
RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO Il riversamento sostitutivo è previsto dalla deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, tale operazione comporta la variazione dell’impronta e quindi il provvedimento prescrive la trasmissione della nuova impronta entro quattro mesi dal riversamento sostitutivo.
ESIBIZIONE TELEMATICA DEI DOCUMENTI Il DM del 23 gennaio 2004 art. 6, comma 2 prevedeva la possibilità di esibizione telematica dei documenti eventualmente richiesti dalle autorità, il provvedimento rimanda ad uno successivo per stabilire le modalità di tale adempimento. L’esibizione in via telematica costituirà una interessante opzione per le imprese che potranno, in questo modo, evitare estenuanti code agli sportelli delle Agenzie.
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