DocFlow x SharePoint

DocFlow x SharePoint SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

Ottimizzare l’investimento SharePoint automatizzando i Processi Aziendali

www.docflow.com

DocFlow x SharePoint In ottica di continuo miglioramento, DocFlow stimola le imprese a riorganizzare le procedure di lavoro favorendone agilità, efficacia, sostenibilità, conformità e governabilità. Questo grazie a strumenti di lavoro che risparmiano agli individui le attività di scarso valore aggiunto.

Le persone in ufficio trascorrono la gran parte del loro tempo lavorativo per interagire con altri attori interni o esterni all’impresa, scambiandosi contenuti non strutturati. Per questo hanno bisogno di strumenti intuitivi di Collaboration, che portino con sé Compliance e Control senza per questo appesantire l’operatività quotidiana.

SharePoint è la piattaforma ideale su cui allestire Soluzioni Applicative per la gestione di Processi Aziendali che devono integrarsi con i sistemi Legacy.

QUALI SCENARI APPLICATIVI? FINANZA

RISORSE UMANE

2

• Verifica e approvazione Fatture Fornitore • Conservazione Sostitutiva documenti fiscali • Real-Time Finance Dashboard

• • • •

Distribuzione on-line ed email del Cedolino Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro Gestione completa del Fascicolo del Dipendente Processo elettronico dei Permessi, Variazione orario, Trasferte e Nota Spese

VENDITE

• Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall’ordine alla fattura) • Gestione Contratti di Fornitura • Gestione documentazione della Clientela (CRM)

ACQUISTI

• • • • •

PRODUZIONE

• Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti • Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi

SISTEMI INFORMATIVI

• • • •

Emissione RDA Emissione Ordini di Acquisto Documentazione di Gara Gestione completa della Pratica Acquisti Qualifica Fornitori

Archiviazione di tutti i contenuti aziendali: file, email, documenti e dati Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT Governance dei Processi IT Guasti e Richieste Intervento

AUTOMATIZZARE I PROCESSI AZIENDALI CON SHAREPOINT E DOCFLOW Nell’ambito dell’Information Management DocFlow mette a disposizione dei suoi Clienti l’esperienza necessaria per realizzare soluzioni efficienti per gestire i documenti - Document Management, implementare workflow documentali - Process Management, offrire l'accesso a informazioni essenziali per i processi di Compliance & Control e ottimizzare la Collaboration tra gruppi di lavoro.

DocFlow ritiene che SharePoint sia la piattaforma ideale per gestire in modo efficiente le informazioni all’interno dell’Azienda e per realizzare soluzioni applicative per la gestione dei processi aziendali attraverso gli strumenti attualmente in uso per la produttività individuale. Ha così deciso di sviluppare soluzioni verticali su SharePoint implementando componenti aggiuntivi per completare la governance sui contenuti documentali, integrarsi con i sistemi Legacy, velocizzare i processi aziendali e condividere le informazioni all’interno e tra le diverse organizzazioni.

INTEGRARE I SISTEMI LEGACY CON SHAREPOINT

N

egli ultimi anni le organizzazioni hanno concentrato l’attenzione sui sistemi ERP e CRM al fine di riuscire a gestire in maniera rapida ed efficace i dati delle transazioni.

Ma oltre che sui dati, i processi di business si basano sulla gestione collaborativa dei documenti, i quali precedono e affiancano le relative transazioni. Gli ERP e i CRM sono la soluzione ottimale per la gestione delle informazioni strutturate ma, essendo chiusi su se stessi, non sono in grado di supportare tutti gli aspetti dei processi. Gestire i processi documentali mediante i sistemi gestionali senza avvalersi di un sistema documentale è possibile, ma implica costi elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implementazione e di gestione.

“GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE I SISTEMI ERP, SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE COMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE” Sono poche quindi le imprese che possono permettersi progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transazionale e quello documentale vivono in universi separati: se per gestire un processo transazionale serve un documento, gli utenti devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali spesso causa di colli di bottiglia e costi nascosti. Si pensi, ad processo è bloccato. Queste problematiche si incontrano ità si

3

esempio, alle procedure per la registrazione di una fattura: all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente nel sistema ERP ed entrano a far parte del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha emesso la fattura non è presente nel sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La fattura di solito viene fotocopiata,

portata

alla

persona

che

si

occupa

dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono svolte queste attività, l’intero processo è bloccato. Queste problematiche si incontrano anche in tutte le altre aree aziendali le cui attività si basano su transazioni: amministrazione (dati delle fatture, delle scritture contabili…), risorse umane (dati relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi…), vendite (dati relativi al ciclo di vendita), acquisti (schede fornitori, ordini di acquisto…). Per le aziende concentrarsi solo sui dati è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documentale integrando in un unico sistema di orchestrazione transazioni, documenti e processi.

“DOCFLOW HA SVILUPPATO MOLTE SOLUZIONI SULL’ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT DI SHAREPOINT CHE, INTERFACCIANDOSI DIRETTAMENTE CON I GESTIONALI, CONSENTONO DI COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E DI GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI“ Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali Molte aziende hanno già adottato o sono in procinto di adottare SharePoint per la Collaboration e quindi si sono dotate o si doteranno anche del motore documentale che, opportunamente integrato, consente di gestire i processi documentali in maniera semplice ed economica.

La Collaboration è sicuramente una delle chiavi di successo per l’incremento del business e la riduzione dei costi ma occorre anche valutare la possibilità di offrire ai propri utenti soluzioni produttive efficaci e a costi contenuti e SharePoint mette a disposizione, oltre alle interfacce, anche alcune delle componenti necessarie. DocFlow ha sviluppato molte soluzioni sull’Enterprise Content Management di SharePoint che, interfacciandosi direttamente con gli ERP

4

più diffusi, consentono di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e di gestire in maniera automatizzata i processi connessi.

L’unione SharePoint-DocFlow permette di far leva sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nei Sistemi Legacy e nel Sistema di Collaboration e Portal, valorizzandoli e ottimizzandoli.

“DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN MOLTI ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOC SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE” In pratica, i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di business per essere pronti a entrare nell’ECM di SharePoint ed essere orchestrati tramite il workflow. A questo punto l’utente di business preposto riceve una segnalazione ed entra a far parte del processo. Quando l’utente si trova a gestire un evento generato da ERP o CRM il sistema in automatico mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate e consente di innestare il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per notificare all’utente che il processo è concluso. Un ulteriore step per la gestione dei documenti all’interno dell’ECM di SharePoint è dato dalla Conservazione

Sostitutiva,

prevista

dalla

soluzione

DocFlow. Quindi grazie all’integrazione SharePointDocFlow, i documenti correlati dei Gestionali possono essere portati direttamente in Sostitutiva.

DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che nelle imprese, negli ultimi anni, non hanno subito evoluzioni sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specificità dei processi di business. DocFlow non impone nessun modello precostituito ma, partendo da best practice sviluppate in molti anni di esperienza, propone applicazioni create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda.

5

SCENARI APPLICATIVI

FINANZA VERIFICA E APPROVAZIONE DELLA FATTURA FORNITORI I processi di Verifica Fattura (“VeFa”) e di approvazione al pagamento legati alla fattura fornitore sono considerati i più costosi in termini di risorse interne, per via della loro importanza e delicatezza.

Spesso la VeFa rappresenta l’unico vero processo di controllo delle spese di commessa e la sua gestione permette di riallineare tutto il processo che va dall’ordine al pagamento.

Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi: • pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati e invio alle transazioni di registrazione dell’ERP • post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo • pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate dal sistema ERP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Semplificare e velocizzare la verifica e l’approvazione delle fatture sin dal loro arrivo in azienda senza circolazione di carta • Coinvolgere efficacemente i procuratori per le autorizzazioni • Rendere il processo trasparente e certificabile

• Lettura automatica del contenuto delle fatture (OCR) • Integrazione con l’ERP per la registrazione automatica della fattura • Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro “intelligenti”

• Efficienza: minori risorse per il ciclo di verifica, approvazione e archiviazione • Efficacia: i Contabili si occupano della sola parte pregiata del proprio lavoro • Compliance: un processo automatizzato è un processo controllato e misurabile • Competitività: migliora l’immagine aziendale verso l’esterno • Opportunità: il processo, svincolato dalla carta, può essere esternalizzato

IL PROCESSO DI LAVORO 1

2

Preparazione fatture

Aperte le buste, le fatture sono separate l’una dall’altra con barcode o fogli separatori speciali per formare lotti di documenti

8

6

Conservazione sostitutiva Si preparano CD/DVD conformi alle normative italiane sulla conservazione: le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate

Scansione massiva

3

I lotti sono scansiti con speciali scanner da 20-50 pagine/minuto in grado di leggere i separatori automaticamente; terminata l’operazione, le fatture sono riposte in una scatola per lo stoccaggio

6 7

Post-booking workflow Raccolta delle autorizzazioni relative al pagamento delle fatture e alla gestione delle anomalie

OCR fatture

I principali campi della fattura sono riconosciuti da uno speciale “motore OCR” in grado di leggere i campi senza un training specifico

Registrazione contabile Registrazione contabile automatizzata nel sistema Legacy con inserimento automatico dei campi previsti e collegamento all’immagine della fattura

4

Data-Entry Correzione Dopo la fase di scansione è possibile la correzione dei dati non riconosciuti dall’OCR (circa il 20%).

L’ERP valida i dati inseriti

5

Pre-booking workflow Raccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni propedeutiche alla registrazione contabile delle fatture

SCENARI APPLICATIVI

RISORSE UMANE PROCESSO ELETTRONICO DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO L’automazione del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR “distribuiti” trasformabili in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda. I candidati naturali per questo tipo di automazione sono tutti i processi di richiesta provenienti dal dipendente, che generalmente si articolano in: • compilazione del modulo elettronico e cartaceo • approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR • caricamento della transazione nel sistema ERP o Legacy di riferimento L’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza.

I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero di dipendenti e della complessità aziendale.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione di carta • Rispetto delle date del payroll • Archiviare e consultare i documenti prodotti

• Lettura automatica dei moduli cartacei via OCR • Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro “intelligenti” • Registrazione automatica delle transazioni sui sistemi ERP o Legacy

• Efficienza: minori risorse per la raccolta dei moduli e la registrazione • Efficacia: reportistica ed “early indicators” dell’andamento del processo • Compliance: totale trasparenza e monitoraggio del processo

IL PROCESSO DI LAVORO 4

1

Il processo di automazione da parte dei responsabili si svolge su Web, client di posta Outlook/Lotus o dispositivo mobile

Gli utenti dotati di PC compilano a video la richiesta

2

3 Gli utenti non dotati di PC (ad es. gli operai) compilano manualmente la richiesta e la inviano a un centro di raccolta

5 L’operatore effettua la scansione del modulo con un software in grado di leggere automaticamente il CID, il nominativo, la motivazione, le date e gli orari contenuti in esso

La specifica transazione del sistema legacy registra automaticamente il permesso.

L’operatore interviene solo nei casi anomali

7

SCENARI APPLICATIVI

VENDITE GESTIONE DOCUMENTAZIONE DELLA CLIENTELA Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non deve essere dimenticata l’importanza di una gestione efficiente ed efficace dei documenti e dei processi relativi non strettamente legati al sistema.

Esistono difatti attività comunemente effettuate dal CRM che coinvolgono documenti, e ben si prestano all’automazione: • protocollare i documenti in ingresso ed archiviarli • imbustare/spedire comunicazioni e contratti • gestire i faldoni dell’archivio La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità da cui attingere per migliorare i propri processi CRM.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione di carta • Archiviare e consultare i documenti prodotti

• Archiviazione centralizzata di tutti i documenti della Clientela • Storico di lavorazione delle pratiche • Dispacciamento automatico • Integrazione bidirezionale con i principali sistemi CRM

• Efficienza: minori risorse occorrenti per la gestione della documentazione • Efficacia: i documenti non vanno smarriti e sono accessibili immediatamente dal Contact Center • Compliance: calcolo immediato di KPI e prevenzione degli scostamenti dagli SLA per aderenza a normative interne, esterne e di settore

IL PROCESSO DI LAVORO 3 Le notifiche, le approvazioni e il recupero di altre informazioni utili al processo CRM sono estese a tutta l’azienda via Web, e-mail e Mobile. L’archivio storico della clientela è consultabile via Web, DashBoard, reportistica, calcolo KPI legati alla qualità del servizio alle normative del settore. Conservazione sostitutiva a norma di legge

2

4

1

8

Archiviazione dei documenti in ingresso su carta, e-mail, fax e documenti Office.

Profilazione di tutti i documenti in ingresso e uscita con creazione di una “pratica del cliente” e di una sotto-pratica per la specifica attività CRM

6

Archiviazione automatica di documenti generati dal CRM e da altri sistemi legacy con trasformazione in PDF, firma digitale o protocollazione

Specifiche categorie di documenti ricevuti e lavorati dal Workflow andranno a generare in automatico la corrispondente attività sul CRM (”Service Request” su Siebel e “Business Activity” su SAP CRM)

Distribuzione automatica delle comunicazioni alla clientela via e-mail, e-mail certificata, Postel e fax

5

Gli utenti del CRM e gli operatori del Call Center accedono a tutta la documentazione della clientela direttamente dal client SAP o Siebel o altro Legacy senza dover interrompere il proprio lavoro o aprire un’altra applicazione

SCENARI APPLICATIVI

ACQUISTI GESTIONE COMPLETA DELLA PRATICA ACQUISTI L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertanto di procedure efficaci e sistemi efficienti, in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati.

Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti possono avere accesso ai sistemi ERP e il ciclo di vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni “push”. Con l’ERP si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate per loro natura. Per la gestione dei documenti relativi alle pratiche di acquisto, il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistema specializzato e integrato con i sistemi ERP. Le funzionalità di automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace proprio a questa esigenza.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Gestire un processo molto articolato e disperso • Aumentare la trasparenza dei processi autorizzativi • Archiviare e rendere sempre consultabili i documenti storici delle pratiche

• Archiviazione centralizzata di tutti i documenti suddivisi per “Pratica Fornitore” • Storico di lavorazione delle pratiche • Invio automatico al Fornitore • Integrazione con i processi di business SAP del procurement

• Efficienza: servono meno risorse per la gestione della documentazione • Efficacia: buyer focalizzati sul processo e non sulla gestione dei documenti • Compliance: l’aderenza dei processi autorizzativi alle regole interne ed esterne e alle normative di settore è documentabile

IL PROCESSO DI LAVORO Archivio storico del fornitore

Bandi gare

Ordine/i di acquisto

Richiesta/e di offerta

Richiesta di acquisto

Conferma ordine/i

Offerta/e fornitori

Specifiche tecniche

Lettera di assegnazione e accettazione

PRATICA ACQUISTI

Ricerca e navigazione via Web Dashboard andamento pratiche

CONFERMA ORDINE DI ACQUISTO

Accesso documenti da SAPGui

APPROVAZIONE E INVIO FORNITORE

via Mobile

CREAZIONE ORDINE DI ACQUISTO

via e-mail,

FORMALIZZAZIONE PROPOSTA

Workflow di assegnazione e autorizzazione via Web,

ANALISI E VALUTAZIONE OFFERTE FORNITORI

FORMALIZZAZIONE RICHIESTA DI OFFERTA

INDIVIDUAZIONE FORNITORI

FORMALIZZAZIONE PRATICA DI ACQUISTO

ANALISI RICHIESTA DI ACQUISTO

ANALISI PRELIMINARE E ASSEGNAZIONE BUYER

Acquisizione automatica dei documenti via scanner, fax server, client utente, documenti emessi da SAP

Distribuzione multi-canale dei documenti verso fornitori Via e-mail Via Postel Via fax

9

SCENARI APPLICATIVI

PRODUZIONE GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI La documentazione allegata ai dati dei sistemi ERP per quanto riguarda prodotti, attrezzature, macchinari e in genere equipaggiamenti, è un tema molto vasto.

Qualsiasi “elemento” inserito in un sistema ERP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti, legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Questa documentazione può provenire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione o arrivare dai fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico, già esistente in azienda e custodita su supporti di diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea. La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale integrato con l’ERP in grado di archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione, in modalità semplice e sicura.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Organizzare e storicizzare tutta la documentazione di produzione • Condivisione della documentazione proveniente da altre Business Unit

• Automatismi per l’archiviazione della documentazione pregressa • Integrazione con i processi di business dell’ERP

• Efficienza: servono minori risorse per la gestione della documentazione • Efficacia: nessuno smarrimento di documenti, che diventano facilmente accssibili via Web e tramite la GUI dell’ERP • Compliance: il sistema soddisfa la regolamentazione interna, esterna e le normative di settore legate all’archiviazione dei documenti

IL PROCESSO DI LAVORO 2

Le email e i documenti cartacei ed elettronici da archiviare, vengono prima acquisiti via Web, per poi essere indicizzati con i codici degli equipaggiamenti ERP di riferimento. In ultimo inviati a DOCFLOW per essere archiviati

3

I documenti cartacei ed elettronici vengono acquisiti direttamente dal client ERP a partire dalla transazione dell’oggetto e inviati a DOCFLOW per essere archiviati come i suoi allegati

4

Utenti Web

1

5

I documenti, i tabulati e quant’altro emesso dai diversi moduli ERP vengono automaticamente convertiti in PDF e inviati a DOCFLOW per l’archiviazione

Utenti SAP

10

Moduli automatici provvedono alla archiviazione automatica di intere cartelle del file-system contenenti i documenti organizzati per codice di equipaggiamento

La consultazione, la ricerca e la estrazione di documenti e di porzioni dei tabulati è possibile sia da client web che direttamente dal client ERP

SCENARI APPLICATIVI

SISTEMI INFORMATIVI Governance dei Processi IT La governance dei processi IT rappresenta un’esigenza sempre più diffusa nelle aziende che oggi devono: supportare adeguatamente i processi di business; garantire disponibilità, integrità e confidenzialità dei dati; favorire la piena produttività dei sistemi informativi di supporto; adempiere completamente alle esigenze di conformità ai vari requisiti di legge che gravano sulle aziende quotate e non. Adeguarsi alla normativa di settore sugli aspetti di auditing delle procedure e dei sistemi informativi richiede, al fine di mitigare il rischio operativo, la certificazione dell’adeguatezza delle procedure amministrativocontabili e l’effettiva applicazione dei controlli in esse contenuti. In sostanza, la legge richiede alle società di identificare i processi che alimentano e generano le informative di natura patrimoniale, economica e finanziaria, di formalizzare adeguate procedure amministrativo-contabili e di fornire alle figure responsabili gli elementi necessari a valutarne e attestarne periodicamente l’adeguatezza e l’effettiva operatività.

DocFlow per venire incontro a queste esigenze ha realizzato una soluzione di gestione delle iniziative di budget IT, compatibile con i requisiti imposti dalla normativa e dalle procedure interne del Cliente. Il sistema implementato prevede di gestire un processo integrato: definizione delle voci di budget e approvazione; richiesta e validazione della soluzione e dell’offerta economica con il Fornitore; definizione della Scheda di Intervento e della documentazione obbligatoria; validazione dell’Intervento da parte del Cliente Interno; verifica e validazione dell’Intervento. Il sistema fornisce inoltre i report di controllo del budget e i report operativi per monitorare lo stato delle iniziative.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Gestione del processo di definizione e approvazione budget • Controllo del flusso d’offerta con il Fornitore • Rispetto del Processo e della documentazione per il Change Management

• Automatizzazione dei processi approvativi per la realizzazione e il monitoraggio del budget • Controllo della Compliance, del completamento della documentazione e report per audit • Integrazione con sistemi ERP

• Efficienza: maggiore efficienza del processo di definizione del budget e del processo di approvazione • Efficacia: nessuno smarrimento di documenti, che vengono controllati e profilati • Compliance: il sistema soddisfa le regole interne, esterne e l’aderenza alla normativa di settore

IL PROCESSO DI LAVORO 1

Demand Manager

2

Nuova Scheda Richiesta Attività

4

Notifica per Approvazione Richiesta.

Inserita da Risorsa IT

Notifica Approvazione

3

Verifica Soluzione Proposta 7

Approva Scheda Risorsa IT 8

Apertura RdA su ERP

Risorse IT

5

6

Cliente Interno Approvazione Specifiche

Richiesta Offerta e Quotazione Allega Offerta e Quotazione

Fornitori

11

CASE HISTORY

GRUPPO FERRETTI DocFlow Synergy per l’automazione dei processi di business per le Aree Industriale, Commerciale e Amministrativa

L’azienda Il Gruppo Ferretti è tra i leader mondiali nella progettazione, costruzione e commercializzazione di motor yacht di lusso, con un portafoglio unico di alcuni tra i più esclusivi brand della nautica mondiale: Ferretti Yachts, Pershing, Itama, Bertram, Riva, Mochi Craft, CRN e Custom Line. Il Gruppo Ferretti controlla inoltre due Società attive nel settore dell’arredamento per la nautica, che rappresentano un importante vantaggio competitivo, consentendo il presidio di una fase significativa della catena del valore.

Inoltre queste Società offrono componenti anche al mercato esterno: Diesse Arredamenti S.p.A., acquisita nel 2002, è attiva nella produzione e commercializzazione di componenti di arredamento per imbarcazioni; Zago S.p.A., acquisita nel 2003, è specializzata nella produzione e assemblaggio di manufatti e arredamenti in legno per mega-yacht superiori ai 100 piedi.

L’esigenza Gruppo Ferretti aveva l’esigenza di dotarsi di un sistema informativo adeguato al nuovo assetto societario e ai relativi processi aziendali. L’obiettivo è stato raggiunto attraverso il re-engineering del modello di controllo, del piano dei conti e di alcuni processi chiave in area industriale e commerciale, e con l’adozione di una soluzione uniforme per il Gruppo, integrata alla nuova piattaforma SAP a supporto di tutti i processi aziendali.

Le Aree impattate sono l’Area Industriale per i processi di gestione delle modifiche e della fattibilità, l’Area Commerciale per il processo di gestione delle offerte fuori standard e l’Area Amministrativa per la gestione del processo di verifica fattura.

La soluzione Gruppo Ferretti ha implementato DocFlow Synergy, che fornisce le funzionalità di Enterprise Content Management, e Business Process Management, necessaria alla realizzazione delle soluzioni per le tre Aree interessate.

La soluzione ha consentito per l’Area Amministrativa: la smaterializzazione delle fatture passive, la verifica dei dati,

12

la raccolta informazioni, la registrazione automatizzata, l’approvazione al pagamento e l’archiviazione storica. In questo modo vengono unificati i processi di lavorazione e approvazione, ed è possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Gli immediati vantaggi raggiunti sono: eliminazione degli interscambi di documenti in cartaceo per approvazioni e anomalie, semplificazione dei processi, possibilità di notificare immediatamente i diversi eventi che accadono ed eliminazione degli archivi cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva.

Per l’Area Industriale sono stati realizzati due Workflow, il primo a supporto del processo di gestione del modello base e delle relative modifiche dettate da esigenze di marketing, di re-engineering e di riduzioni costi.

Il secondo flusso supporta il processo di gestione della fattibilità di personalizzazioni richieste dal cliente e di aggiunte di accessori dopo l’avvio dei lavori.

Per l’Area Commerciale è stato automatizzato il processo di autorizzazione delle offerte commerciali che risultano fuori standard per: valore, scontistica, garanzia, credito e rischio tecnico.

Il progetto La Piattaforma ha consentito di automatizzare i processi richiesti abilitando i seguenti benefici: • Velocità di Business: la soluzione garantisce la massima velocità di adattamento al mutare delle esigenze di business (mercato, prodotti, clienti) • Tipologia degli Attori: gli attori operativi sono diversi, di varie organizzazioni e spesso non in ufficio e quindi necessitano di notifica via mail di compiti assegnati, accessi Web e Mobile, documenti on-line • Approccio Implementativo: il processo nasce sul campo, dopo una prima sgrossatura del flusso si realizzano “prototipi incrementali”, che aggiungono evoluzioni in termini di copertura di rami del processo e strumenti operativi all’utente • DashBoard Operativa: necessità da parte della direzione di avere una chiara visione dell’andamento “business” del processo (indicatori di saturazione, stato delle trattative, durata del processo)

CASE HISTORY

NOVARTIS VACCINES DocFlow Synergy per automatizzare il processo di approvazione delle fatture passive e automazione del processo di autorizzazione dei pagamenti

L’azienda

La soluzione

Novartis è una delle aziende leader mondiale nell'offerta di terapie per proteggere la salute.

Presente in oltre 140 Paesi, con più di 100.000 collaboratori, è strutturata in quattro grandi divisioni: prodotti farmaceutici, Vaccini & Diagnostica, Sandoz e Consumer Health. Novartis Vaccines and Diagnostics è l’unica azienda biotecnologica impegnata nel settore dei vaccini in Italia, l’unica che ricerca, sviluppa e produce vaccini nel nostro Paese.

Oggi Novartis Vaccines, con i due siti di Siena e Rosia, le sue competenze scientifiche e il suo elevato livello di innovazione tecnologica, rappresenta un solido punto di riferimento dello scenario sanitario italiano e internazionale per quanto riguarda la lotta alle malattie infettive.

L’azienda vanta oltre cento anni di attività. Dal 1904, anno della Fondazione dell'Istituto Sieroterapico e Vaccinogeno Achille Sclavo, ad oggi ha prodotto e commercializzato vaccini che hanno contribuito al miglioramento della qualità della vita di milioni di persone in tutto il mondo.

Novartis ha implementato DocFlow Synergy che ha consentito di migliorare i processi autorizzativi per l’approvazione al pagamento delle fatture passive. Il flusso prevede che all’arrivo della fattura di un fornitore questa venga sottoposta all’archiviazione elettronica mediante scansione e allo smistamento ai responsabili per l’approvazione o alle segreterie che possono re-inoltrare ai responsabili. Una volta inserite nel documentale e smistate, le fatture sono pronte per essere lavorate mediante l’imputazione dei dati mancanti a cui seguirà poi l’autorizzazione, la gestione del pagamento al fornitore e l’archiviazione.

Per la gestione del processo di pagamento DocFlow ha realizzato un workflow per la compilazione del modulo di richiesta, l’autorizzazione del pagamento, la sua approvazione e il successivo inoltro all’Ufficio Tesoreria per la preparazione della documentazione necessaria alla fase di effettivo pagamento e gestione degli esiti.

Per entrambe le soluzioni la piattaforma ha consentito di realizzare delle funzioni di notifica e alert, oltre che su normali sistemi Office, anche su sistemi Mobile così da venire incontro alle esigenze degli utenti, spesso in trasferta, e consentire loro l’approvazione anche da remoto.

L’esigenza La divisione Amministrazione di Novartis Vaccini aveva la necessità di gestire il ciclo di approvazione delle fatture passive che avveniva mediante la circolazione del cartaceo con ovvi problemi di perdita di documenti e ritardi dovuti alla difficile reperibilità degli approvatori spesso in trasferta.

Inoltre, esisteva l’esigenza di automatizzare il processo di approvazione di alcune tipologie di pagamenti gestiti fuori dalle normali procedure.

Il progetto Nei progetti la parte consulenziale si è rivelata importante nella progettazione del ciclo organizzativo di processo con l’obiettivo di adattare la soluzione alle specifiche esigenze.

Il valore dell’approccio DocFlow risiede nel fatto di essere incrementale, consentendo l’immediata risoluzione di eventuali problematiche, sia di tipo tecnico sia organizzativo, e lo sviluppo del processo mediante fasi successive dopo l’avvio in produzione. Questo approccio ha permesso di rendere operativi i sistemi in tempi molto rapidi, con un ridotto impatto sull’utenza, fornendo da subito benefici tangibili.

13

SHAREPOINT 2010 Negli scorsi anni SharePoint è diventata la piattaforma più usata per la Collaboration e l’ECM nelle e tra le aziende di qualsiasi dimensione a livello Worldwide, l’arrivo sul mercato della versione 2010 le ha consentito di fare un ulteriore passo avanti in quanto, l’aggiunta di specifiche funzionalità ECM, l’ha resa una piattaforma solida per la realizzazione delle CCA ovvero, secondo Gartner, le Composite Content Application . Inoltre, la politica di licensing di Microsoft, le permetterà una «naturale e graduale» penetrazione del mercato da parte delle aziende con contratti attivi.

Non è difficile pensare che nei prossimi due anni SharePoint diventerà a tutti gli effetti in una comodidy e, per le aziende, questo comporterà un consolidamento ed una razionalizzazione della piattaforma (con conseguente risparmio) per tutte quelle applicazioni non coperte da sistemi Legacy.

Per Docflow questo si trasforma in una opportunità per introdurre con maggiore semplicità nelle aziende le soluzioni di automazione dei processi «ad elevato scambio di conoscenza» che implementa.

NUOVE FUNZIONALITÀ ECP DI SHAREPOINT 2010 Il principale motivo del successo di SharePoint 2010 come piattaforma ECM è dovuto dall’introduzione di nuove e migliorate funzionalità base di Gestione Documentale: Vediamo alcune: • Introduzione del concetto di identificativo univoco per ogni documento (DocumentID) • Nuovo concetto di Pratica aggregante per più documenti (DocumentSet) • Nuovi paradigmi di gestione dei Metadati (viste ad albero, form dati, form di lookup, tassonomie personalizzabili e tagging) • Gestione automatizzata ed integrate dello storico/off-line (Records Management) • Introdotto il DAP: Digital Asset Management ovvero la gestione dei contenuti multimediali • Nuovo motore di indicizzazione e ricerca dei contenuti “Enterprise Search” • I file fisici dei documenti possono risiedere nel database oppure essere gestiti in file system separati con il modulo RBS: Remote Blob System • Scalabilità! (1 milione di documenti per Folder, sistema multi-site)

14

CHI È

Un Partnerper innovare Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi che l’ERP, per la sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone sono frutto di anni di esperienza e di competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendali e i settori merceologici.

Processi documentali integrati L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati del Sistema Legacy.

Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ le applicazioni sulla base della specificità del business.

Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo.

Questo spiega perché DocFlow è menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea.

Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale necessità di gestione del processo collaborativo.

DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation; DYNAMICS ® è un marchio registrato di Microsoft Corporation

Partnership with Microsoft Docflow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”. Segue da vicino l’evoluzione del prodotto SharePoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 ha iniziato a integrarlo nelle sue soluzioni e a utilizzare la sua componente ECM. Con la versione 2007 DocFlow ha effettuato l’integrazione di tutte le tecnologie con la componente di ECM offrendo così ai suoi clienti la possibilità di sfruttare l’infrastruttura SharePoint per processi documentali di produzione integrati con SAP. La versione 2010 aggiunge l’ultimo tassello, con la piena maturità del prodotto sia in termini funzionali sia di scalabilità.

DocFlow Italia SpA Centro Dir. Milanofiori Strada 4, Palazzo Q8 20089 Rozzano MILANO Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it www.docflow.com