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DocFlow IMPROVE for COMPLIANCE L’ampiezza e la rapidità delle innovazioni normative e l’aumento delle iniziative di conformità - D. Lgs. 231/2001, D.Lgs. 81/2008, Basilea 2, L. 262/2005 - impongono alle Aziende un cambio di passo in termini di reattività ai cambiamenti e nell’implementazione dei processi di controllo. Nell’attuale contesto competitivo caratterizzato non solo dalla complessità del mercato ma anche dalla recenti crisi economiche, i nuovi requisiti normativi devono essere recepiti velocemente e integrati in modo efficiente nei processi e nel sistema di controllo interno. L’evoluzione continua, inoltre, comporta non di rado sovrapposizioni e ridondanze nei compiti delle diverse funzioni interessate e un dispendio di energie.
Diviene
sempre
più
importante
armonizzare e raccordare il lavoro delle funzioni coinvolte e creare un ambiente in grado sfruttare tutte le sinergie possibili. Ad esempio, ogni controllo normalmente presidia una molteplicità di rischi e spesso la verifica del suo funzionamento viene eseguita più volte da diverse funzioni aziendali, fornite a loro volta di tassonomie e strumenti diversi. I primi dati ci dimostrano che la sola integrazione dell’attività di aggiornamento e di verifica relative alla L. 262 e D. Lgs. 231 portano ad un risparmio del 20-30%. In questo contesto la svolta culturale della COMPLIANCE INTEGRATA - oggi si parla di Governance Risk & Compliance - rischia di trovare le Aziende impreparate e costretta a rivedere anche in modo radicale i propri strumenti informatici.
FUNZIONALITÀ DocFlow Improve for Compliance permette un approccio alla Compliance integrato e completo garantendone la scalabilità e la sostenibilità economica nel tempo. L’applicazione si adatta al modello desiderato dall’Azienda, quindi rispetta le peculiarità e le necessità delle singole funzioni e dei singoli programmi di Compliance mediante la parametrizzazione delle sue librerie standard.
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DocFlow Improve for Compliance gestisce: le informazioni rilevanti per la Governance e la Compliance quali processi, strutture, rischi, controlli, requisiti normativi e normative aziendali la redazione, l’approvazione e la pubblicazione della normativa aziendale mediante strumenti collaborativi che abbattono i tempi di riciclo le attività di verifica e le azioni correttive una dashboard unico con viste personalizzate per ogni tipologia di utente e per i soggetti responsabili della Governance aziendale, che quindi possono avere in qualsiasi momento un quadro sintetico del grado di rischiosità aziendale la tracciatura delle attività eseguite e del ciclo di vita dei documenti archiviati la riservatezza e tracciatura degli accessi la sicurezza e l’autenticazione dei documenti (trasformazione in pdf, firma elettronica, marca temporale,...)
L. 262/2005 La legge 262/2005 richiede di identificare ed analizzare i principali rischi in ambito di reporting finanziario, la predisposizione di adeguate procedure amministrativo contabili e la verifica dell’adeguatezza ed effettiva operatività delle procedure predisposte. Docflow Improve for Compliance permette di perimetrare i processi sensibili per Legge 262, di identificare e censire i rischi e i controlli interni associati ed infine di progettare ed eseguire i test sui controlli. Docflow Improve for Compliance, nel caso in cui in Azienda sia già presente un repository dei processi, quali ARIS, MEGA o PROVISION può essere sincronizzato in modo da ereditare le informazioni già gestite.
FUNZIONALITÀ: La validazione delle librerie interne ed esterne Gestione dello scoping Esecuzione dei test case e analisi delle inefficienze Gestione delle azioni correttive Visualizzazione dello stato dei singoli workflow Parametrizzazione dei workflow (selezione degli step di approvazione, assegnazione degli utenti) Generazione del verbale in pdf con marca temporale e firma elettronica Visualizzazione dei risultati e dashboard delle risultanze dei test scomposti per utente, funzione, processi, sistemi Per maggiori info: www.docflow.com | Tel 02 57503366