DocFlow mette a disposizione delle aziende le competenze sviluppate presso i propri Clienti, in 6 aree chiave, per realizzare soluzioni di gestione dei documenti (Document Management), implementare workflow documentali (Process Management), offrire l’accesso a informazioni essenziali ai processi di Compliance & Control e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro.
PROCURE2PAY Ciclo passivo
• Archiviazione automatica documenti e integrazione con SAP • Registrazione automatica della fattura con OCR • Gestione documenti per pratica e accesso web/ mobile • Gestione Budget Acquisti • Gestione Qualifica Fornitori • Portale Fornitori
• Gestione RAI (Richiesta Autorizzazione Investimento) • Gestione RDA (Richiesta Di Approvvigionamento) • Gestione ODA (Ordine di Acquisto e Lettera Di Accettazione) • Gestione VeFa (Verifica Fattura) • Cruscotto Pagamenti
ORDER2CASH Ciclo attivo
• Integrazione SAP per cattura e archiviazione documenti • Integrazione Outlook per archiviazione Ordini via email • Gestione offerte e flussi approvativi • Gestione flusso di ritorno DDT firmati dal Cliente • Document composition fattura attiva e allegati
• Gestione iter autorizzativi per emissione documenti • Invio multicanale fatture attive ai clienti: PEC, email, Posta ordinaria, Portale • Firma Qualificata e conservazione sostitutiva • Portale Clienti • Gestione resi/eccezioni su fatture emesse
HUMAN RESOURCES
• Gestione Richieste Dipendenti: Ferie e permessi, trasferte, piani di viaggi e note spese, Cambio turni, straordinari, mancate timbrature • Gestione processi organizzativi: Assunzione e formazione, Valutazione competenze, Cambio ruoli, Gestione uscite, Dossier del Dipendente
• Gestione processi documentali: Distribuzione e pubblicazione documenti (cedolini, CUD, certificati), Libro Unico del Lavoro e Conservazione sostitutiva a norma
COMMUNICATION HUB
Flussi documentali in Arrivo: • Ricezione, archiviazione protocollazione e conservazione sostitutiva • Categorizzazione e fascicolazione pratica di lavoro • Controllo di conformità e assegnazione alle funzioni aziendali preposte • Gestione delle risposte ai mittenti • Monitoraggio SLA e gestione delle escalation
Flussi documentali in Partenza: • Archiviazione, fascicolazione e iter approvativo • Libro firma e datazione certa • Processi autorizzativi e controllo di conformità • Selezione strategica canale e trasmissione ai destinatari • Raccolta prove di recapito e conservazione sostitutiva
MULTI COMPLIANCE
• Analisi e modellazione: generazione e mantenimento documenti normativi • Share: workflow di distribuzione controllata e fruizione del corpo normativo • Automate e Deploy: implementazione modello regolamentato (segnalazione delle NC, attivazione delle azioni correttive, processi di formazione)
• Audit: supporto alle attività di verifica e test, gestione workflow di verbalizzazione test, reportistica inefficienze e soluzioni
GESTIONE COMMESSE
• Gestione multi-vista della WBS documentale di commessa • Approvazione guidata dei documenti di lavoro • Sincronizzazione check-list documentali e Gantt di Progetto • Orchestrazione flusso di emissione/aggiornamento/ modifica/rilascio documentazione
• Gestione ‘semplice e validata’ delle emissioni interne ed esterne • Gestione della co-progettazione con collaboratori esterni • Firma qualificata e gestione liste di distribuzione • Dashboard ciclo di vita dei documenti di commessa
INTEGRARE SAP CON L’ECM
N
egli ultimi anni le organizzazioni hanno concentrato l’attenzione sui sistemi ERP al fine di riuscire a gestire in maniera rapida ed efficace i dati transazionali. Ma oltre che sui dati, i processi di business si basano sulla gestione dei documenti che sono alla base delle transazioni e su processi collaborativi tra le diverse figure aziendali coinvolte. SAP è la soluzione ottimale per la gestione dei processi di business a patto di affiancare alla gestione del dato, la gestione dei documenti utilizzando la piattaforma OpenText integrata in SAP. Gestire i processi documentali mediante SAP, avvalendosi di un sistema documentale a parte, è in realtà possibile, ma implica costi elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implementazione e di gestione.
SAP è la soluzione ottimale per la gestione dei processi di business a patto di affiancare alla gestione del dato, la gestione dei documenti utilizzando la piattaforma OpenText integrata in SAP
Si pensi per esempio alle procedure per la registrazione di una fattura: all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente dall’utente nel sistema ERP ed entrano a far parte del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha emesso la fattura non è presente nel sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La fattura di solito viene fotocopiata, portata alla persona che si occupa dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono svolte queste attività l’intero processo è bloccato. Le stesse problematiche si incontrano anche nelle altre aree aziendali le cui attività si basano su dati transazionali: amministrazione (dati delle fatture, delle scritture contabili…), risorse umane (dati relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi…), vendite (dati relativi al ciclo di vendita), acquisti (dati dei fornitori, degli ordini di acquisto…) e produzione dati della documentazione tecnica allegata ai prodotti. Per le aziende concentrarsi solo sul dato è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap che ancora esiste
tra il mondo transazionale e quello documentale, integrando dati, documenti e processi.
Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali DocFlow ha sviluppato specifiche competenze per implementare soluzioni di Enterprise Content Management che, utilizzando l’infrastruttura documentale SAP realizzata da OpenText, consente di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e, passaggio successivo, di gestire in maniera automatizzata i processi connessi.
DOCFLOW HA SVILUPPATO COMPETENZE SPECIFICHE PER COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E CONSENTIRE ALLE AZIENDE DI GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI
Grazie a questa integrazione tutte le aree aziendali le cui attività si basano sui dati transazionali che si trovano nel gestionale possono risparmiare tempo e risorse. L’unione SAP-DocFlow permette di far leva sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nel sistema gestionale valorizzandoli e ottimizzandoli. L’integrazione avviene sia a livello server, per facilitare l’acquisizione dei documenti provenienti da diversi canali, che a livello client, in modo che gli utenti possano gestire documenti e processi direttamente dalla schermata di SAP. Per cui tramite un’unica interfaccia gli utenti hanno a disposizione tutti gli elementi necessari: la transazione, il documento correlato e il processo che sta eseguendo. In pratica, i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di business per essere pronti a entrare nei workflow. A questo punto l’utente di business preposto riceve una segnalazione e registra il documento su SAP. Quando l’utente si trova a gestire un evento
DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN MOLTI ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE SOLUZIONI CREATE AD HOC SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE
generato da SAP il sistema in automatico mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate e consente di innestare il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per notificare all’utente che il processo è concluso. La dimensione mobile è pienamente integrata nelle soluzioni DocFlow, sia per estendere il business oltre i confini della propria organizzazione (clienti, fornitori, partner) che per permettere agli utenti di partecipare alle fasi più collaborative del processo in “mobilità”. Approvare un ordine, sbloccare una fattura o consultare l’intero archivio amministrativo tramite tablet o smartphone diventerà così immediato ed efficace. Un ulteriore passo è dato dalla Conservazione Sostitutiva che è prevista dalla soluzione DocFlow, per cui grazie all’integrazione SAP-DocFlow i documenti correlati a SAP possono essere portati direttamente in sostitutiva. DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che nelle imprese non hanno subito negli ultimi anni evoluzioni sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specificità dei processi di business. DocFlow non impone nessun modello precostituito ma, partendo da best practices sviluppate in molti anni di esperienza, propone applicazioni create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda.
SCENARI APPLICATIVI
PROCURE2PAY La proposta DocFlow in ambito P2P permette un recupero di efficacia ed efficienza sull’intero processo che parte dalla richiesta di investimento al pagamento. Approvazione del budget d’acquisto, gestione del contratto, emissione dell’ordine, ricezione e archiviazione DDT e fatture, risoluzione anomalie fino al pagamento dei fornitori.
VENDOR INVOICE MANAGEMENT SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, Finanza, PA, GDO e Retail, TLC, Sanità
OBIETTIVO
Ridurre i costi di gestione delle fatture Fornitori Ottimizzare il processo di autorizzazione al pagamento
SOLUZIONE
Gestire il ciclo passivo dall’acquisizione delle fatture e delle bolle all’automazione del pagamento con completamento dei dati necessari. Iter autorizzativo configurabile. Archiviare e conservare a norma i documenti
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Processo di gestione conforme alle normative italiane ed europee • Flusso configurabile sia in pre che in post archiviazione • Possibilità di suddividere le tipologie di fatture • OCR per il riconoscimento automatico • Registrazione contabile sia manuale che automatizzata • Recupero delle bolle • Gestione delle fatture via PEC (Posta Elettronica Certificata) • Integrazione con Portale Fornitori • Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
Ottimizza il lavoro degli Uffici Amministrazione e riduce i costi Maggior controllo del processo di pagamento e completamento dati Archiviazione e conservazione a norma
GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, GDO e Retail
OBIETTIVO
Rendere comoda, veloce e integrata la gestione dei documenti e le comunicazioni della pratica di acquisto. Velocizzare il processo di autorizzazione e consentirne l’utilizzo da mobile
SOLUZIONE
Archiviare in un sistema documentale i documenti prodotti da SAP per la gestione degli acquisti divisi in pratiche di acquisto e poterli arricchire con i documenti di supporto. Vedere in SAP tutta la documentazione della pratica di acquisto compresi i documenti firmati per approvazione e accettazione.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• I documenti prodotti da SAP vengono automaticamente archiviati e profilati nel sistema documentale che provvede a realizzare la pratica di acquisto. Viene attivato il processo di raccolta firme autorizzative e viene gestita la protocollazione e l’invio dell’ordine e della lettera di accettazione al Fornitore. • Integrazione con il Portale Fornitori SAP per pubblicazione dell’ordine firmato e della lettera di accettazione e per l’acquisizione delle lettere firmate. I documenti cartacei vengono scansionati e inseriti nella pratica.
Gestione dei documenti in pratiche contenti: email, allegati tecnici, schede prodotto etc. Integrazione con Portale Fornitori per documenti e comunicazioni Possibilità di gestire la pratica e l’autorizzazione da sistemi mobile
QUALIFICA FORNITORI SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, GDO & Retail, TLC
OBIETTIVO
Velocizzare le pratiche di fornitura con il corretto fornitore Avere un maggior controllo del Fornitore e dei documenti necessari
SOLUZIONE
Accreditamento del Fornitore Gestione dei Questionari Processo di Qualifica interno Archiviazione dei documenti e tracciabilità del processo
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
La soluzione consiste in un Portale per le fasi di: • Pre-qualifica del fornitore • Gestione Questionari raccolta di dati e di documenti • Archiviazione storica di tutti i documenti: questionari, allegati e scheda di valutazione • Regole per il calcolo dello “scoring interno”
Veloce selezione tra i Fornitori qualificati Verifica del completamento della documentazione di qualifica e normativa necessaria Gestione del processo approvativo e di scoring
COORDINAMENTO DITTE ESTERNE E GESTIONE SICUREZZA (D.Lgs 81/2008) SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, Retail
OBIETTIVO
Aderenza alla normativa: Art.13-ter del DL 83 del 2012 Riduzione costi di gestione
SOLUZIONE
Gestire la documentazione che deve essere prodotta dagli Appaltatori e dai Subappaltatori per l’aderenza alla normativa e collegare le relative fatture per l’autorizzazione al pagamento. L’automazione del processo e l’integrazione tra diverse componenti porta ad una diminuzione delle attività da parte dell’Amministrazione e a velocizzare le pratiche di pagamento Fornitori
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Processo di acquisizione multicanale della Dichiarazione e dei documenti associati, digitalizzazione e archiviazione nel documentale. • Processo di collegamento della dichiarazione alle relative fatture su SAP e sblocco automatico delle fatture al pagamento.
Automazione del processo di acquisizione delle Dichiarazioni (Integrazione con Portale Fornitori) “Smaterializzazione” del cartaceo, Archiviazione documentale e Conservazione Sostitutiva Automazione del processo di sblocco fattura (riduzione del lavoro amministrativo)
SCENARI APPLICATIVI
ORDER2CASH La soluzione DocFlow per la gestione del ciclo Order to Cash, abilita le imprese a governare la dimensione documentale legata ai processi del ciclo attivo, dalla gestione dell’offerta fino al recapito e archiviazione delle fatture. Dalla ricezione dell’OdV alla trasmissione dei DDT, delle fatture e delle autocertificazioni, all’incasso, alla gestione degli insoluti.
CRUSCOTTO PAGAMENTI SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, GDO e Retail, TLC
OBIETTIVO
Gestione degli incassi manuale da automatizzare e integrare Gestione dei solleciti da automatizzare e archiviare Controllo delle Partite Aperte
SOLUZIONE
Delivery automatico multicanale della fattura-bolletta e conservazione a norma Gestione incassi e archiviazione sostitutiva dei documenti di pagamento Composizione, invio e archiviazione dei solleciti di pagamento
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Delivery automatico multicanale della fattura-bolletta e conservazione a norma • Gestione incassi e archiviazione sostitutiva dei documenti di pagamento • Composizione, invio e archiviazione dei solleciti di pagamento
Riduzione delle partite sospese Controllo degli incassi Dematerializzazione e archiviazione a norma
GESTIONE CONTRATTI DI VENDITA SETTORE
Industria, Energia e Utilità, GDO e Retail
OBIETTIVO
Velocizzare la generazione dei Contratti Automatizzare il processo di approvazione
SOLUZIONE
Generazione del Contratto mediante document composition da dati RdA SAP Workflow di approvazione guidato dall’importo e dai poteri di firma. Integrazione con il Portale SAP
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Archiviazione dell’RdA e apertura automatica di una pratica per la generazione del Contratto mediante document composition guidata da checklist • Processo Approvativo, articolato in base all’importo su tre distinti livelli operativi: Direttore; Responsabile di livello; Buyer • Apposizione dell’immagine della firma autografa (jpeg) sul file e trasformazione in pdf • Pubblicazione del Contratto sul Portale SAP
Automazione della creazione del Contratto Standardizzazione dei documenti Gestione del processo approvativo Archiviazione e conservazione a norma
APERTURA RAPPORTO BANCARIO SETTORE
Finanza
OBIETTIVO
Verificare che tutte le attività siano svolte secondo le disposizioni aziendali e le normative in vigore Ridurre i costi di gestione delle ispezioni
SOLUZIONE
Definizione dei controlli e delle attività Archiviazione dei documenti e gestione delle pratiche di ispezione Supporto al processo di ispezione
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Dematerializzazione delle pratiche e archiviazione ordinata e certa della documentazione • Aderenza alla normativa mediante processi controllabili e tracciabili • Accesso alle pratiche e ai processi mediante dispositivi mobile
Efficienza: Minori risorse per la gestione della corrispondenza Efficacia: Automatizzazione del processo di inoltro della corrispondenza Compliance: Totale rispondenza alla normativa e monitoraggio del processo
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, Finanza, PA, GDO e Retail, TLC, Sanità
OBIETTIVO
Necessità di aderenza al CAD (Codice di Amministrazione Digitale) Riduzione dei costi
SOLUZIONE
Dematerializzazione del cartaceo e archiviazione a norma dei documenti cartacei e digitali Garantire la reperibilità e l’esibizione a richiesta del Pubblico Ufficiale Messa a norma dei locali adibiti allo stoccaggio dei documenti Intraprendere un primo passo verso la gestione “dematerializzata” dei processi AFC
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Conforme alle normative italiane ed europee • Integrato con SAP ERP • Controllo dei buchi di numerazione • Soluzione “in-service” o “on-premise” • Supporto fiscale e legale • Redazione del manuale della conservazione • Audit trimestrale (se on-premise)
Minori costi di gestione degli archivi Minori costi diretti di stampa dei documenti Efficienza nell’esibizione dei documenti a Pubblico Ufficiale
SCENARI APPLICATIVI
HUMAN RESOURCES La Direzione del Personale e non è solo un centro di gestione operativa e amministrativa del personale, ma lo snodo di un sistema complesso di linee guida, politiche e best practice che mirano a promuovere e realizzare le migliori condizioni di valorizzazione e collaborazione da parte della popolazione aziendale. La suite di soluzioni DocFlow dedicate alla Direzione del personale è il frutto delle diverse capitalizzazioni di esperienze progettuali realizzate in questo contesto nel tempo.
PROCESSI HR e DOSSIER DEL DIPENDENTE SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, Finanza, PA, GDO e Retail, TLC, Sanità
OBIETTIVO
Dematerializzare l’archivio cartaceo Gestire i processi autorizzativi in maniera controllata e veloce
SOLUZIONE
Dematerializzare e automatizzare i processi amministrativi della Direzione Personale rendendoli più fluidi e meglio strutturati. Integrazione dei dati destrutturati con processi e contenuti di SAP Monitorare e tracciare flussi sensibili abilitando contestualmente la conservazione a norma dei documenti archiviati
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Supporto ai processi della direzione HR: Dossier elettronico del Dipendente; Valutazione Competenze; On Board & Off Board, Politiche Retributive, … • Automazione Richieste Dipendente: Ferie e Permessi, Note Spese, Straordinari, Trasferte, Piani di Viaggio, Mancate Timbrature. Cambi Turno, … • Dematerializzazione, Conservazione a Norma e consultazione on-line: Libro Unico del Lavoro, Cedolini Cartellino Presenze, CUD, 770, …
Uniformare processi non disciplinati Controllo dei costi e delle attività Dematerializzazione e archiviazione della documentazione
GESTIONE TRASFERTE e NOTE SPESE SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, Finanza, PA, GDO e Retail, TLC, Sanità
OBIETTIVO
Gestire il processo di richiesta e approvazione delle Trasferte e delle Note Spese
SOLUZIONE
Realizzazione del processo di generazione del modulo di richiesta da parte del dipendente e attivazione del processo di approvazione da parte dei responsabili. Portale self service per i dipendenti.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Compilazione guidata dei moduli di richiesta Trasferte Nota Spese. • Processo di approvazione, il responsabile diretto del dipendente revisiona la richiesta e fornisce la sua approvazione o rifiuto alla richiesta. • L’addetto dell’ufficio viaggi, per ogni voce di viaggio, alloggio, noleggio, indica gli estremi della prenotazione, vaucher o biglietto elettronico. Interscambio tra il Richiedente e l’Ufficio Viaggi per variazioni e/o annullamenti della Trasferta. • Una volta effettuata la trasferta, il dipendente che possiede giustificativi di spesa da segnalare e/o richiedere il rimborso provvede a compilare un modulo Web o, in alternativa, un foglio Excel auto-generato, compilato “off-line” e quindi allegato alla richiesta stessa. • Registrazione automatica su FI. Questo step ha il compito di efficentare quanto possibile le operazioni di registrazione contabile delle spese su SAP.
Uniformare processi non disciplinati Controllo dei costi e delle attività Dematerializzazione e archiviazione della documentazione
SCENARI APPLICATIVI
COMMUNICATION HUB I processi primari delle imprese sono stati sottoposti a numerosi cicli di razionalizzazione e presentano ormai potenziali marginali di ulteriore miglioramento. I processi di supporto, al contrario, sono ancora fermi al concetto gestionale e per questo presentano importanti margini di miglioramento. La capacità competitiva delle imprese può dunque dipendere dall’ammodernamento dei processi d’ufficio e, in particolare, dalla strategia di gestione delle comunicazioni.
PROTOCOLLO INFORMATICO SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, PA, GDO e Retail, TLC, Sanità
OBIETTIVO
Controllo della corrispondenza in ingresso e uscita per poter rispondere alle autorità in caso di uso fraudolento Diminuire la manualità mediante un processo di inoltro automatizzato
SOLUZIONE
Snellimento delle procedure, efficienza dei processi collaborativi, decentramento e autonomia discrezionale, governo, conformità e qualità
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Soluzione conforme al DPR 445/2000 nella massima classe AAAB della scala CNIPA ed è in grado di orchestrare passo-passo tutto il ciclo di vita della corrispondenza. • La corrispondenza elettronica entrante è segnata, archiviata e assegnata al referente senza intervento umano • La corrispondenza cartacea entrante è dematerializzata in modo contestuale o massivo • La titolazione del documento identifica le logiche di instradamento per assegnazione • E’ prevista la notifica automatica all’assegnatario • E’ prevista l’approvazione e firma digitale
Efficienza: Minori risorse per la gestione della corrispondenza Efficacia: Automatizzazione del processo di inoltro della corrispondenza Compliance: Totale rispondenza alla normativa e monitoraggio del processo
COMUNICAZIONI ALLA CLIENTELA SETTORE
Servizi, Energia e Utilità, TLC
OBIETTIVO
Compliance con la normativa relativa ai tempi di risposta dei reclami Tracciatura comunicazioni in ingresso e uscita
SOLUZIONE
Gestire i documenti sia in ingresso che in uscita riguardanti i Clienti dalla stipula del contratto in poi Dare ai Call Center un processo controllato di gestione delle comunicazioni con i Clienti
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Protocollazione, caratterizzazione e archiviazione delle comunicazioni che arrivano o vengono inviate alla Clientela mediante i diversi canali (FAX, PEC, AR, email, Posta ordinaria, Telefono,…) al fine di tenerne traccia e poterle consultare in ogni momento sia internamente che dai Call Center • Processo di inoltro della corrispondenza a seconda della tipologia ai corretti referenti e gestione della realizzazione e invio della risposta. In caso di reclami gestire i tempi in modo da essere a norma
Controllo delle comunicazioni in ingresso e uscita e collegamento documenti a SAP Gestione dei Call Center e monitoraggio dei tempi di risposta alle richieste del Cliente Invio di notifiche e alert e gestione attività mediante To Do List al fine di velocizzare il processo Monitoraggio stato del processo on line e mediante report di controllo Storicizzazione dei documenti nel Documentale e degli allegati associati
SCENARI APPLICATIVI
MULTI COMPLIANCE Il sistema normativo e le procedure di autodisciplina impongono alle organizzazioni diversi adempimenti per la tutela degli ‘stackholder’ mediante trasparenza, controllo, governance e gestione dei rischi. DocFlow offre alle aziende soluzioni per regolamentare i propri processi e garantirsi il controllo della corretta esecuzione delle proprie attività.
GESTIONE DELIBERE DEL CDA SETTORE
Industria, Servizi, Energia e Utilità, Finanza, GDO e Retail, TLC, Sanità
OBIETTIVO
Automatizzare un processo rilevante come quello di gestione delle delibere del CdA
SOLUZIONE
Gestire tutto il flusso di delibera dalla convocazione alla gestione e storicizzazione dei documenti
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Automazione del processo dalla Convocazione alla Verbalizzazione • Corretta conduzione del flusso di Delibera secondo le normative societarie • Generazione automatica e protocollazione della documentazione ufficiale (Lettere di convocazione, Verbali, Verbali Omissis,…) • Nessuna circolazione di documenti cartacei ed automazione della raccolta degli allegati agli OdG (Ordini del Giorno) • Strumenti per la gestione della Seduta del CDA: Proiezione allegati, Stampa massiva, Scarico allegati in formato compresso (“zip”) • Archiviazione storica del fascicolo della seduta (dati, cronologia eventi e documenti)
Automazione e controllo del processo “Smaterializzazione” del cartaceo e archiviazione documentale
AUTOMAZIONE UFFICIO ISPETTORATO SETTORE
Finanza
OBIETTIVO
Verificare che tutte le attività siano svolte secondo le disposizioni aziendali e le normative in vigore Ridurre i costi di gestione delle ispezioni
SOLUZIONE
Gestione del processo dalla nascita della richiesta da parte del Sales Support alla presa in carico da parte del PM all’analisi di fattibilità preliminare.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
Attività di revisione interna: • verificare che tutte le attività siano svolte secondo le disposizioni aziendali e le normative in vigore • migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione • quando necessario, attività di indagine nei confronti dei dipendenti, per l’accertamento dei fatti e delle responsabilità che possono arrecare, o hanno arrecato, danno economico o cattiva reputazione
Dematerializzazione delle pratiche e archiviazione ordinata e certa della documentazione Aderenza alla normativa mediante processi controllabili e tracciabili Accesso alle pratiche e ai processi mediante dispositivi mobile
SCENARI APPLICATIVI
GESTIONE COMMESSE La proposta DocFlow in questo ambito permette una consultazione rapida e sicura del patrimonio documentale, la drastica riduzione dei tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale e il controllo e la visione degli stadi di progettazione e delle comunicazioni cliente/fornitore (Elenco elaborati, e-mail, posta protocollata).
GESTIONE MANUTENZIONE IMPIANTI SETTORE
Industria, Energia e Utilità, TLC
OBIETTIVO
Migliorare il controllo dei costi e delle attività di manutenzione Velocizzare il processo di autorizzazione
SOLUZIONE
La definizione di una pratica comporta la raccolta capillare di documenti e dati tra diverse BU Processo di approvazione e rilascio molto strutturato che coinvolge utenti di alto profilo Gli utenti necessitano di una organizzazione del lavoro per pratiche
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Pianificare e controllare l’andamento delle attività e gli investimenti relativamente alle manutenzioni degli impianti. • Si vuole gestire il processo di approvazione delle manutenzioni degli impianti e di allocazione del budget necessario fino alla creazione in automatico della richiesta nella WBS SAP. • Il ciclo autorizzativo prevede il passaggio dell’item attraverso una serie di validazioni fatte dagli utenti del sistema che possono variare a seconda del valore economico , del tipo di impianto e dei poteri di firma. • Automazione del processo di approvazione delle manutenzioni e allocazione budget • “Smaterializzazione” del cartaceo, Archiviazione documentale e Conservazione Sostitutiva • Automazione del processo di apertura WBS
Riduzione del lavoro da parte dei manutentori Velocizzazione del processo Tutta la documentazione risulta essere in linea e accessibile dalla pratica stessa
GESTIONE MODIFICHE PRODOTTI SETTORE
Industria, Servizi, GDO & Retail
OBIETTIVO
Gestione delle Modifiche dei prodotti e dei modelli base per esigenze marketing, re-engineering e riduzioni dei costi.
SOLUZIONE
Gestione del processo dalla nascita della richiesta da parte del Sales Support alla presa in carico da parte del PM all’analisi di fattibilità preliminare.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITà
VANTAGGI
• Smistamento Funz. Aziendali: Il PM la smista alle altre funzioni aziendali per avere il loro parere. • Tecnica/Regolamentare • Centro Stile • Logistica/produttiva • Raccolta Output: la pratica torna al PM che ne analizza gli output e può decidere per un approfondimento della fattibilità. Il PM invia al SS la Fattibilità • Analisi Output Fattibilità: Il SS verifica quanto ricevuto, lo comunica al Cliente e chiude la pratica o la rimanda al PM per un approfondimento. • Avvio RAC SAP : Avvio del workflow SAP di richiesta apertura codice materiale
Automazione e controllo del processo “Smaterializzazione” del cartaceo e archiviazione documentale
SCENARI APPLICATIVI PER SETTORI DI MERCATO Le specifiche caratteristiche di ogni mercato fanno si che alcuni settori abbiano più bisogno di altri di supportare i processi di business con soluzioni documentali. INDUSTRIA
SERVIZI
ENERGIA E UTILITY
FINANZA
PA
GDO E RETAIL
TLC
SANITà
VENDOR INVOICE MANAGEMENT
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X
Approvvigionamenti
X
X
X
X
QUALIFICA FORNITORI
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X
DITTE ESTERNE D.LGS 81/2008
X
X
X
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CRUSCOTTO PAGAMENTI
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X
GESTIONE CONTRATTI
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X
SOLUZIONI
APERTURA RAPPORTO
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PROCESSI HR E DOSSIER DIPENDENTE TRASFERTE E NOTE SPESE
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COMUNICAZIONE CON CLIENTI
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PROTOCOLLO INFORMATICO
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DELIBERE DEL CDA
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ISPETTORATO
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MANUTENZIONE IMPIANTI
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MODIFICHE PRODOTTI
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Tutti i marchi sono di proprietĂ dei rispettivi possessori.