Dematerializzare per innovare i processi Le gestione centralizzata dei fornitori e l’ottimizzazione dei workflow al centro del progetto documentale realizzato dal gruppo “Iper - La Grande I”
A cura di Paolo Morati*
U
n progetto nato per dematerializzare e centralizzare i pro-
per dimensione, organizzazione e merceologia fossero in grado
cessi legati alle fatture passive in precedenza svolti in modo
di assumere una propria identità sul territorio”, spiega Valerio
indipendente e cartaceo presso ciascun punto vendita, e otte-
Cortese, direttore dei sistemi informativi del Gruppo “Iper - La
nere di conseguenza una serie di vantaggi economici e operativi.
Grande I”. “A un certo punto, il raggiungimento di una dimen-
È questo quanto il Gruppo “Iper - La Grande I” - attivo nel settore
sione aziendale di carattere nazionale e l’esplosione del numero
Gdo (Grande Distribuzione Organizzata) oggi con 26 ipermercati
dei documenti da trattare hanno sollecitato un cambiamento ca-
Iper e 130 supermercati Unes - ha avviato nel 2006, modificando
pace di generare maggiore efficienza su tutta la filiera, con un
un modello che vedeva tale attività di gestione documentale pol-
servizio più puntuale, sicuro e con gradi di controllo incrociato più
verizzata in tutte le singole periferie del Gruppo, quindi ipermer-
consoni ai diversi livelli di responsabilità. Nel contempo è emersa
cati, sedi logistiche e amministrative. “Questo perché il Gruppo,
la necessità di sottrarre risorse a una attività che non garantiva
fin dalla nascita avvenuta nel 1974, aveva puntato su una forte in-
nessun valore aggiunto alla efficienza della azienda e, sempre
dipendenza del punto vendita dovuta anche alla necessità di cia-
dal punto di vista economico, di arrivare a una più efficace ge-
scuno di concentrarsi sul proprio sviluppo ed avere strutture che
stione dell’Iva (Imposta sul valore aggiunto) con un abbattimento significativo del debito verso l’erario dovuto al miglioramento del processo”.
Centralizzare la gestione In breve, i vari passi legati tradizionalmente a questa attività ricevimento fatture, nei vari formati, registrazione delle fatture e contestuale abbinamento ai documenti di ricevimento merce, con successiva riconciliazione, per terminare con la validazione e contabilizzazione della fattura – venivano in precedenza svolti tutti all’interno del punto vendita e nidificati dall’inizio alla fine in ogni singolo reparto che ne aveva quindi piena titolarità. Inoltre, i documenti cartacei confluivano successivamente presso la sede amministrativa per l’archiviazione, con un ulteriore sforzo organizzativo e operativo. In termini numerici, prima di avviare il progetto di dematerializzazione per ora riservato agli ipermercati, le fatture passive merci trattate erano circa 850.000, gestite da oltre 120
Valerio Cortese, direttore dei sistemi informativi del Gruppo “Iper - La Grande I”
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persone distribuite localmente con l’aggiunta di un altro gruppo formato da quindici unità che coordinavano i processi in sede. settembre-ottobre 2013
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“Non c’era però una responsabilità funzionale che le facesse dipendere da una entità specifica e avevamo quindi sostanzialmente 26 punti vendita con altrettanti modi di operare diversi. L’azienda a questo punto ha deciso di compiere una operazione di cambiamento cercando di stimarne in anticipo le ricadute positive”, continua Cortese. “Nel dettaglio, durante il 2006 i vertici aziendali hanno preso forte coscienza che ormai il modello sino a quel momento adottato era, oltre che oneroso a livello di pro-
Annualmente oltre 800.000 fatture non richiedono più nessun intervento manuale per la loro contabilizzazione e riconciliazione
cesso, anche indiscutibilmente antieconomico. Si è trattato pertanto di affrontare un primo livello di complessità legato alla leva da esercitare per effettuare il cambiamento. Il secondo elemento di forte rilevanza ha visto il disaccoppiamento di quei processi,
processo in precedenza adottato. Il passaggio successivo della
che prima erano tutti circoscritti alla sede operativa che gestiva
verifica fatture ha consentito poi, con un progressivo e soste-
l’attività, per distribuirli con le funzioni di sede e anche le entità
nuto affinamento, di migliorare i processi automatici passando da
esterne entrate in gioco con l’operazione”.
un iniziale 50% del volume complessivo all’attuale 75%. Questo
Per assicurare una corretta e omogenea gestione del progetto,
significa che annualmente oltre 800.000 fatture non richiedono
“Iper - La Grande I” ha dunque affidato la conduzione delle at-
più nessun intervento manuale per la loro contabilizzazione e ri-
tività a un program manager dedicato nonché a un team spe-
conciliazione, con il sistema che è stato con il tempo esteso oltre
cifico che garantisse i risultati attesi, misurando con puntualità
gli acquisti diretti coinvolgendo logistica e relativo back office”.
traguardi di sviluppo, tempi di roll-out e risultati economici attesi.
Cortese sottolinea in particolare il miglioramento delle formalità
Nella primavera del 2007 il sistema prescelto, basato sulla tec-
intercompany che hanno così ottenuto la massima efficienza
nologia e servizio di gestione e archiviazione documentale Sy-
sfruttando le caratteristiche del progetto e le capacità dei sistemi
nergy di DocFlow, integrato con la piattaforma amministrativa
documentali e amministrativi nel trattare tali particolari tipologie
all’epoca adottata, è dunque entrato in produzione. “Tale servizio
di flussi: “Un ultimo accenno va fatto anche al grande beneficio
ha il compito di ricevere le fatture cartacee (il numero ancora oggi
della gestione accentrata della relazione con i fornitori che, non
più rilevante dei documenti in entrata), di digitalizzarle e di indiciz-
essendo più intermediata con le sedi periferiche, beneficia di una
zarle verso il sistema documentale. Contestualmente si è avviata
omogenea modalità di approccio e di un più diretto raffronto dei
una forte sensibilizzazione per il passaggio dei documenti dalla
contenziosi derivati dal processo commerciale originante”. Oltre
forma cartacea a quella digitale, nei due formati accettati dai no-
all’ottimizzazione dell’organizzazione dedicata alla gestione delle
stri processi: Pdf (Portable Document Format) ed Edi (Electronic
fatture, scesa fino a una trentina di persone liberando quindi ri-
Data Interchange). Questo passaggio semplifica la loro registra-
sorse su attività peculiari sul punto vendita e ottimizzando i relativi
zione che ora avviene da un unico punto di accesso, rendendo
flussi, “Iper - La Grande I” ha dunque ottenuto anche una mag-
più trasparente il primo step gestionale”, aggiunge il Cio che il-
giore trasparenza sulle attività gestionali e, di conseguenza, l’indi-
lustra poi i risultati ottenuti: “La registrazione immediata, a livello
viduazione di ulteriori punti dove migliorare. “Avevamo listini non
Iva, nei sistemi amministrativi ha garantito una riduzione note-
conformi, entrate merci non verificate puntualmente, e una man-
vole del debito Iva accumulato per la non ottimale efficienza del
cata corrispondenza degli estremi riportati. Un lavoro significativo
Il Gruppo “Iper - La Grande I” nasce nel 1974 con l’a-
rirsi con il ritorno del Gruppo totalmente in mani italiane.
pertura del primo punto vendita a grande superficie a
Nel 2005 avviene l’acquisizione dei supermercati della
Montebello della Battaglia (Pavia). Nel 1978, con l’aper-
catena Unes che entra nel Gruppo progressivamente e
tura del sesto punto di vendita a Varese, si introduce un
oggi ne è a pieno titolo parte dell’offerta commerciale.
nuovo modello di gestione della piazza dei freschi, favo-
Attualmente “Iper - La Grande I” conta 26 ipermercati in
rendo lo sviluppo negli anni successivi di altri sedici punti
Lombardia, sulla dorsale Adriatica e nel Nord Est. Circa
vendita. A fine anni ’90 viene siglato un accordo con il
130 sono invece i supermercati a marchio Unes diretti
Gruppo francese Promodes (successivamente confluito
e un centinaio quelli in franchising tra Lombardia, Emilia
in Carrefour) che porta a una serie di collaborazioni com-
Romagna e Piemonte. Il giro d’affari stimato per il 2013 è
merciali e tecniche all’inizio degli anni 2000, per poi esau-
di 2,8 miliardi di euro.
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Dematerializzare per innovare i processi
nistrativo Sap, quello di verifica fatture e, ovviamente, quello documentale, che ha governato i modelli operativi introducendo un nuovo e più efficiente ambito di gestione delle fatture passive”, aggiunge Cortese. “In particolare i processi di registrazione verso Sap hanno goduto delle interfacce native del sistema documentale, che hanno reso più veloce ed efficiente la modalità di scambio flussi tra le componenti tecniche coinvolte. Un miglioramento dei processi batch ha consentito di trasferire alle ore notturne le attività di maggiore entità temporale e di calcolo, garantendo un recupero di efficienza sul processo giornaliero e sgravando i sistemi durante le attività di front end degli utenti. L’utilizzo di soluzioni tecnologiche relative ai processi di scambio flussi tra i vari applicativi ha infine portato un sostanziale miglioramento della sicurezza di input e output documentale, oltre che di un presidio strutturato per la garanzia del pieno successo delle operazioni”.
Contabilità e futuro Attraverso Synergy è stato poi affrontato anche il tema della digitalizzazione e archiviazione sostitutiva di tutti i libri contabili dell’azienda, un progetto svolto tra il 2012 e il 2013, con le informazioni ora contenute e gestite direttamente nella piattaforma che ha coinvolto anche la parte commerciale nonché i nostri for-
documentale. “In tal senso si è ridotto ulteriormente il processo
nitori per ottimizzare elementi quali la chiarezza dell’informazione
di gestione delle carta che era ormai inefficiente. Per il futuro,
o il posizionamento esatto del relativo numero sulla loro fattura,
invece, in ambito amministrativo abbiamo due aree che sono
per poterla poi digitalizzare senza problemi. Ottenendo un be-
ancora da aggredire e possono generare ulteriori benefici”, rivela
neficio reciproco: noi abbiamo migliorato il processo gestionale
Cortese. “Da un lato quello delle fatture attive verso i clienti, che
mentre loro vengono pagati prima”, commenta Cortese.
devono essere emesse subito con lo scontrino e che vengono conservate in silos predefiniti. Si parla di circa 400.000 fatture
Il fronte tecnologico
all’anno. L’altro ambito è quello della gestione del canale super-
Dal punto di vista puramente tecnico la piattaforma Synergy di
mercati Unes. Al momento dell’acquisizione avvenuta nel 2005
DocFlow, accessibile in ambiente Web e nel cui data center ri-
la volontà dell’azienda era stata infatti quella di garantire ai vari
siedono i documenti digitali, si è integrata nativamente e in modo
canali l’autonomia operativa. Oggi si è già arrivati a un sistema
trasparente anche con quella sviluppata da Sap, la cui adozione
unico amministrativo con criteri condivisi ma il passo successivo
ha permesso una evoluzione del sistema amministrativo. “Di fatto
è quello di uniformare nel processo gestionale anche le fatture
sono stati così coinvolti tutti i sistemi di back office (tre, in base
passive”.
alle tipologie di gestione presenti nel Gruppo), il sistema ammi-
*REDATTORE EXECUTIVE.IT
I risultati ottenuti Questi alcuni dei vantaggi che il Gruppo “Iper - La Grande
• Miglioramento delle formalità intercompany
I” ha registrato dopo l’adozione della piattaforma docu-
• Gestione accentrata della relazione con i fornitori e
mentale Synergy di DocFlow: • Oltre 800.000 fatture all’anno contabilizzate e riconciliate in modo automatico • Registrazione immediata delle fatture, a livello Iva, nei sistemi amministrativi con recupero significativo del
normalizzazione della documentazione • Ottimizzazione dell’organizzazione dedicata alla gestione delle fatture, liberando risorse su attività peculiari del punto vendita • Visualizzazione diretta della fattura nell’Erp
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