Dematerializzare per innovare i processi Le gestione centralizzata dei fornitori e l’ottimizzazione dei workflow al centro del progetto documentale realizzato dal gruppo “Iper - La Grande I”
A cura di Paolo Morati*
U
n progetto nato per dematerializzare e centralizzare i pro-
per dimensione, organizzazione e merceologia fossero in grado
cessi legati alle fatture passive in precedenza svolti in modo
di assumere una propria identità sul territorio”, spiega Valerio
indipendente e cartaceo presso ciascun punto vendita, e otte-
Cortese, direttore dei sistemi informativi del Gruppo “Iper - La
nere di conseguenza una serie di vantaggi economici e operativi.
Grande I”. “A un certo punto, il raggiungimento di una dimen-
È questo quanto il Gruppo “Iper - La Grande I” - attivo nel settore
sione aziendale di carattere nazionale e l’esplosione del numero
Gdo (Grande Distribuzione Organizzata) oggi con 26 ipermercati
dei documenti da trattare hanno sollecitato un cambiamento ca-
Iper e 130 supermercati Unes - ha avviato nel 2006, modificando
pace di generare maggiore efficienza su tutta la filiera, con un
un modello che vedeva tale attività di gestione documentale pol-
servizio più puntuale, sicuro e con gradi di controllo incrociato più
verizzata in tutte le singole periferie del Gruppo, quindi ipermer-
consoni ai diversi livelli di responsabilità. Nel contempo è emersa
cati, sedi logistiche e amministrative. “Questo perché il Gruppo,
la necessità di sottrarre risorse a una attività che non garantiva
fin dalla nascita avvenuta nel 1974, aveva puntato su una forte in-
nessun valore aggiunto alla efficienza della azienda e, sempre
dipendenza del punto vendita dovuta anche alla necessità di cia-
dal punto di vista economico, di arrivare a una più efficace ge-
scuno di concentrarsi sul proprio sviluppo ed avere strutture che
stione dell’Iva (Imposta sul valore aggiunto) con un abbattimento significativo del debito verso l’erario dovuto al miglioramento del processo”.
Centralizzare la gestione In breve, i vari passi legati tradizionalmente a questa attività ricevimento fatture, nei vari formati, registrazione delle fatture e contestuale abbinamento ai documenti di ricevimento merce, con successiva riconciliazione, per terminare con la validazione e contabilizzazione della fattura – venivano in precedenza svolti tutti all’interno del punto vendita e nidificati dall’inizio alla fine in ogni singolo reparto che ne aveva quindi piena titolarità. Inoltre, i documenti cartacei confluivano successivamente presso la sede amministrativa per l’archiviazione, con un ulteriore sforzo organizzativo e operativo. In termini numerici, prima di avviare il progetto di dematerializzazione per ora riservato agli ipermercati, le fatture passive merci trattate erano circa 850.000, gestite da oltre 120
Valerio Cortese, direttore dei sistemi informativi del Gruppo “Iper - La Grande I”
42
persone distribuite localmente con l’aggiunta di un altro gruppo formato da quindici unità che coordinavano i processi in sede. settembre-ottobre 2013