DocFlow per AUTOGRILL: quando la dematerializzazione porta innovazione ed efficienza

Quando la dematerializzazione porta innovazione ed efficienza Come Autogrill ha ottimizzato il processing amministrativo affidando la gestione documentale a un gruppo dedicato e alla piattaforma Synergy di DocFlow

A cura di Paolo Morati*

A

lzi la mano chi, percorrendo l’autostrada, non ha mai escla-

SSU (Shared Service Unit) Admin, è stata di fatto pensata con

mato: “Fermiamoci un momento all’Autogrill”. Operativo in

l’obiettivo di offrire servizi contabili alle Business Unit del Gruppo

30 Paesi nel settore dei servizi di ristorazione per chi viaggia, tale

a cominciare da Italia, Francia e Spagna, attraverso un ridisegno

marchio rappresenta di fatto un punto di riferimento per il ‘peo-

dei processi comprensivo della creazione di un gruppo interno

ple on the move’. Una ‘potenza di fuoco’ che necessita di una

focalizzato esclusivamente sulla gestione documentale ammini-

efficiente gestione non solo sul front office operativo ma anche

strativa. I servizi erogati dalla Unit includono registrazione conta-

sul back office organizzativo e di processo. Da questo punto di

bile di fatture, e stanziamenti attivi, fatture e stanziamenti passivi,

vista nel 2008 la società Autogrill ha proceduto a una riorganizza-

movimenti cespiti e reporting a supporto dei processi gestiti per

zione della propria struttura IT per farla diventare un centro servizi

le chiusure di bilancio.

operativo con un modello di ‘demand and supply’ anticipatore

“Il primo motivo di questo cambiamento – spiega Daniele Rizzo,

della riorganizzazione della parte di processing amministrativo

Chief Information & Business Process Officer Europe di Autogrill

avvenuta quattro anni dopo. La nuova struttura formatasi ap-

– era legato al fatto che le operazioni di processing erano fino

punto nel 2012, e denominata Centro Servizi amministrativi –

ad allora decentrate e indipendenti per le varie Business Unit. Si trattava di processi gestiti completamente attraverso documentazione cartacea ad esclusione di una parte di ‘late archiving’ che riguardava alcune aree di documentazione passiva, ossia fatture che venivano scannerizzate post registrazione. Tutto era svolto manualmente e la formazione di questo centro servizi non solo ha portato a un conseguente investimento sulla parte documentale, ma ha innescato anche una forte attività di dematerializzazione.

Il fatto di avere ricevuto anche la responsabilità di questo centro servizi, dato il mio contemporaneo ruolo di direttore IT ha certamente facilitato le cose”. La nascita della SSU è stata in sostanza considerata da Autogrill come un mezzo per migliorare i processi amministrativi, introducendo la piattaforma e i servizi di dematerializzazione e gestione documentale Synergy di DocFlow contestualmente al passaggio alla forma di interscambio dei dati Edi (Electronic Data Interchange) che oggi copre circa il 65% dei documenti transati da Autogrill con i propri fornitori e che

Daniele Rizzo, Chief Information & Business Process Officer Europe di Autogrill

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‘viaggia’ per la parte di conservazione sul nuovo sistema. Contemporaneamente è stato rivisto il processo di digitalizzazione novembre-dicembre 2013

CASE STUDY

delle fatture cartacee tramite la tecnologia Ocr (Optical Character Recognition) e uniformata la gestione di altre fonti documentali quali posta elettronica, Pec (Posta Elettronica Certificata) e Pdf (Portable Document Format) il tutto integrato in un’unica piattaforma. “Questo ci permette di gestire in modo automatico la gran parte dei processi amministrativi lasciando agli operatori il semplice controllo dei flussi e dei processi sulle attività ripetitive per consentire una maggiore focalizzazione sulla gestione delle eccezioni ad elevato livello di complessità, migliorando in modo strutturale flussi e relazioni coi fornitori”.

Passo per passo Un progetto di questo tipo ha comportato fin dall’inizio diverse sfide. “La spinta arrivava sostanzialmente dalla necessità di avere una maggiore efficienza, e ridurre i tempi di gestione dei singoli documenti, dal ricevimento al pagamento; il tutto aumentando qualità e trasparenza del processo amministrativo sottostante”.

all’automazione e integrazione della piattaforma all’interno dei

Abbiamo elaborato un business case con un Roi (Return of In-

sistemi informativi già in essere, adottando anche un portale col-

vestments) di 2 anni e 9 mesi, in parte garantito dalla reinternaliz-

laborativo. “I vantaggi risiedono innanzitutto nell’abbattimento dei

zazione dei processi, con il lavoro distribuito sulle risorse interne,

costi dei processi amministrativi che abbiamo già ridotto di circa

e in parte dall’automazione di gran parte delle attività. In tal senso

il 35% grazie a una registrazione più rapida e a una gestione più

è importante tener conto che la gestione del documento è poten-

capillare delle code e delle scadenze anomale”, afferma Rizzo.

zialmente non strettamente legata a quella amministrativa, dalla

“Poi abbiamo così ottenuto una riduzione dei tempi di gestione

quale può essere completamente separata nel momento in cui il

amministrativa e una maggiore sicurezza nella gestione del docu-

documento viene dematerializzato”.

mento stesso. Questo ci consente di contribuire al miglioramento

Attualmente Autogrill si trova nel pieno della riorganizzazione

del sistema azienda su vari fronti: non solo amministrativo ma

delle attività di relazione con il fornitore. In precedenza quest’ul-

anche degli acquisti e della logistica”.

timo chiamava e sollecitava la contabilità mentre ora il contatto

L’idea è in sostanza che il documento (e la relativa disponibilità)

viene gestito dal gruppo dedicato che si occupa di validare le

debba essere paragonabile alla corrente elettrica: già pronto per

fatture, normalizzarle, correggerle, segnalando se l’ordine non è

essere trattato e non implicare alcuna lavorazione aggiuntiva da

chiaramente indicato nel documento o il centro di costo e di con-

parte di chi si occupa, ad esempio, di contabilità merci: “Il nuovo

segna è stato segnalato male oppure non è presente. La società

gruppo riceve il documento nelle sue diverse forme, ne esegue

è stata affiancata da DocFlow dalla fase di analisi dei processi

il check in, contatta i fornitori in caso di anomalie e alimenta un

fino allo sviluppo e integrazione dei componenti per poi arrivare

flusso il più snello possibile. La pratica presenta inoltre caratte-

I benefici ottenuti Fino al 2012

Oggi

Flussi documentali

Cartacei

Edi+Ocr+Workflow

Registrazione fatture passive

Cartaceo/Manuale

Edi (65%) + booking automatico da Ocr + manuale (residuo). Il 61% delle fatture merci vengono registrate senza intervento manuale (circa 200mila fattture)

KPI (tracciabilità + misurabilità)

Non disponibile

Disponibile/Reportistica

Misurabilità + Pianificazione operativa delle attività di processing

Non disponibile

Disponibile/Reportistica

AUTOMAZIONE

PROCESSING e KPI

Tempi attraversamento (data fattura vs data registrazione) Processing per aging

Miglioramento di circa il 50% Non disponibile

Disponibile/Reportistica Fonte: Autogrill 2013

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formatici”, aggiunge Rizzo. “Quello documentale è in sostanza passato dall’essere un processo semplice (carta, timbro con protocollo, inserimento nella scatola e archiviazione in magazzino) a una procedura molto più efficiente che richiede però una visione di insieme dei flussi e dei processi di gestione e archiviazione”.

Progressivamente Autogrill intende migrare sulla nuova piattaforma tutti i processi documentali e amministrativi compresi quelli di consegna e trasporto. “In generale – afferma Rizzo – si tende a considerare questo tipo di applicazioni legate a un certo perimetro ma in realtà la disponibilità di una piattaforma documentale e la capacità di articolarci dei processi di workflow e integrare dei metadati su altri sistemi di automazione rappresenta il massimo del suo valore. Per far questo si deve però passare da una visione a silos dell’IT a una visione a strati. E noi stiamo ristiche adeguate per essere fruita da tutti gli enti responsabili,

provando a compiere proprio questo passaggio considerando

archiviata, e protocollata. È insomma un servizio nel servizio”,

quanto abbiamo messo in piedi per la gestione amministrativa

spiega Rizzo. A questo si aggiunge la possibilità di eseguire re-

come un layer di servizi documentali scalabile su qualsiasi am-

portistica sull’aging delle fatture, che contribuisce oggi a una

bito, compresa la formazione stessa del documento”. L’idea

forte automazione e che consente di gestire le eccezioni con

per il futuro è insomma di alimentare direttamente Synergy con

velocità e precisione. In particolare in tre mesi dall’avvio del pro-

quanto prodotto dalla piattaforma Google utilizzata oggi da Au-

getto le fatture servizi in sospeso si sono pressoché dimezzate.

togrill per le attività che vanno dalla definizione dell’idea, al suo sviluppo collaborativo fino alla produzione del documento stesso.

Un’ulteriore evoluzione

“Parliamo del completo ciclo di vita di documenti quali contrat-

Raggiunto il regime previsto in termini di produttività e di equilibrio

tualistica, certificati, cedolini, licenze o verbali. La prossima sfida

sostenibile Autogrill prevede ora di eseguire la completa reinter-

è insomma quella di avere un unico layer che metta insieme ogni

nalizzazione dei flussi documentali anche su Francia e Spagna.

documento, processo e workflow”, conclude Rizzo.

“In Italia si parla di 240.000 fatture l’anno solo sulle merci, per arrivare a 300.000 per i servizi. Gli altri due Paesi ne contano

*REDATTORE EXECUTIVE.IT

invece complessivamente 150.000”, sottolinea Rizzo che non si adagia sugli allori dei risultati fin qui ottenuti: “Dobbiamo ancora incrementare ulteriormente la nostra efficienza, ridurre i difetti ancora esistenti, con una calibrazione costante delle attività e dei processi. E questo è aiutato dal fatto che si è molto affinato il controllo sull’unità di lavoro amministrativa (il documento): la piattaforma in uso permette, tra l’altro, di controllare quotidianamente in che situazione ci troviamo e di non avere fatture potenzialmente scadute e non tracciate all’interno dei flussi in-

Chi è Autogrill Autogrill è il primo operatore al mondo nei servizi di ri-

centri commerciali, nelle fiere e in alcuni siti culturali. La

storazione per chi viaggia. Presente in 30 Paesi con oltre

Società gestisce, direttamente o in licenza, un portafo-

56.000 dipendenti, gestisce oltre 4.700 punti vendita in

glio di oltre 250 marchi a carattere sia internazionale che

più di 1.000 location e opera, prevalentemente tramite

locale. Autogrill, quotata alla Borsa di Milano, è control-

contratti di concessione all’interno di aeroporti, auto-

lata indirettamente da Edizione S.r.l., finanziaria della fa-

strade e stazioni ferroviarie, con presenze selettive nei

miglia Benetton, con il 50,1% del capitale sociale.

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