Integrazione Document Management e Business Process Management nel portale SharePoint

www.docflow.com

Business Process Management Document Management e

Integrazione nel Portale SharePoint Il volume dei documenti, nel mondo di oggi, cresce esponenzialmente con il risultato di incrementare i costi di gestione e di non riuscire a trovare le informazioni rilevanti.

Le soluzioni di Document Management, se non correttamente implementate e integrate con gli altri sistemi, offrono solo un insieme di database di contenuto non strutturati. Le soluzioni di Document Management di livello Enterprise, per essere efficaci, devono indirizzare ogni passo del ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione fino alla conservazione. Questo concetto che possiamo chiamare – ciclo di vita del documento – abilita le aziende a gestire con efficienza i volumi crescenti di documenti vitali per il business.

Molte aziende hanno progettato di sviluppare soluzioni di gestione del ciclo di vita del documento end‐to‐end ma solo poche organizzazioni sono riuscite a integrare con successo sistemi e processi. […]

White Paper

DocFlow Italia S.p.a. P.IVA: 11325150156 Centro Direzionale Milanofiori - Strada 4 Palazzo Q4 - 20089 Rozzano MILANO - Tel 02/57503366 Fax 02/57503369 - marketing@docflow.it www.docflow.com

www.docflow.com

INDICE INDICE.......................................................................................................................................................1 EXECUTIVE SUMMARY ..............................................................................................................................2 IL PORTALE SHAREPOINT PER LA COLLABORATION ....................................................................................4 1.1

Il Portale SharePoint ............................................................................................................................4

1.2

La Collaboration ...................................................................................................................................4

1.3

L’integrazione.......................................................................................................................................5

SHAREPOINT/EDOCS DOCUMENT MANAGEMENT .....................................................................................6 1.4

Web Parts di estensione per eDOCS ....................................................................................................6

1.5

Funzionalità..........................................................................................................................................6

1.6

Servizi di Storage..................................................................................................................................7

1.7

Single Sign On (SSO) .............................................................................................................................7

1.8

Business Process Management (BPM).................................................................................................8

CONCLUSIONI ......................................................................................................................................... 11

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 1

www.docflow.com

EXECUTIVE SUMMARY Il volume dei documenti, nel mondo di oggi, cresce esponenzialmente con il risultato di incrementare i costi di gestione e di non riuscire a trovare le informazioni rilevanti.

Le soluzioni di Document Management, se non correttamente implementate e integrate con gli altri sistemi, offrono solo un insieme di database non strutturati di contenuto. Le soluzioni di Document Management di livello Enterprise, per essere efficaci, devono indirizzare ogni passo del ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione fino alla conservazione. Questo concetto che possiamo chiamare – ciclo di vita del documento – abilita le aziende a gestire con efficienza i volumi crescenti di documenti vitali per il business.

Molte aziende hanno progettato di sviluppare soluzioni di gestione del ciclo di vita del documento end‐to‐end ma solo poche organizzazioni sono riuscite a integrare con successo sistemi e processi.

Storicamente, le soluzioni di Document Management sono state implementate separatamente dagli strumenti di produttività e collaborazione che nel frattempo si sono diffusi sempre di più. Di conseguenza gli utenti, nell’operatività giornaliera, devono fare attività aggiuntive per seguire le politiche di gestione del documento che comportano costi non giustificabili per il business.

In una tipica organizzazione il ciclo di vita del documento è automatizzato e gestito solo quando il documento è ufficialmente pubblicato o registrato. Il risultato è che le politiche di gestione sono applicate solo a un sottoinsieme dei documenti e per una parte del loro ciclo di vita.

Se si riconosce che il ciclo di vita di un documento comincia nel momento in cui è creato e non finisce finché non è distrutto, occorre prevedere che i diversi sistemi di Collaboration, Document Management e gestione dei Processi abbiano una visione e gestione unificata e integrata.

Ad oggi SharePoint è presente in molte realtà e molte altre stanno pensando di implementare delle soluzioni di Collaboration e Portale aziendale utilizzandone le funzionalità messe a disposizione dal prodotto.

L’implementazione di SharePoint andrà così a coprire le esigenze degli Information Worker per gestire al meglio le informazioni non strutturate, semplici flussi organizzativi e l’informativa istantanea aziendale.

I sistemi di ECM ,implementati presso le organizzazioni con avanzate funzionalità di archiviazione e con consolidate politiche di gestione e sicurezza, rimarranno come riferimento per la gestione dei documenti strutturati. Anzi potranno essere estesi per integrarsi con le funzionalità di SharePoint al fine di estendere le politiche di gestione anche in questo ambito. Le stesse considerazioni si possono fare per i processi organizzativi che, data la complessità, devono essere gestiti con sistemi di Business Process Management a livello Enterprise ma che devono integrarsi in maniera nativa nei Portali aziendali creati per dare agli utenti un accesso e una visione centralizzata al fine di aumentarne la produttività.

DocFlow può aiutare le aziende a rispondere a questa sfida mettendo in campo la competenza acquisita nel Document Management e Process Management e collaborando nella realizzazione di soluzioni che prevedano l’integrazione di questi sistemi con la soluzione di Collaboration e Portale aziendale SharePoint.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 2

www.docflow.com

Questo White Paper fornisce alcune indicazioni in merito alle integrazioni che possono essere realizzate con i prodotti ECM Open Text e BPM di Metastorm.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 3

www.docflow.com

IL PORTALE SHAREPOINT PER LA COLLABORATION Il Portale SharePoint offre una piattaforma per la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra team, comunità e processi basata sulle persone.

Queste funzionalità possono essere sfruttate per dare agli utenti un punto di accesso alle soluzioni di gestione dell’intero ciclo di vita del documento e della gestione dei processi aziendali.

Elenchiamo in sintesi le funzionalità di Collaboration che mette a disposizione SharePoint e in seguito come queste si possono estendere mediante l’integrazione con i sistemi di ECM e BPM a livello Enterprise sviluppati presso le aziende.

1.1

Il Portale SharePoint

SharePoint consente di creare Siti a livello Enterprise WEB 2.0, come Siti Internet, Siti Intranet e Siti Dipartimentali, o come archivi o aree di lavoro. Questi Siti consentono di collaborare e condividere informazioni con altre persone, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per svolgere in modo efficiente ricerche di persone, documenti e dati, per progettare semplici processi aziendali e parteciparvi, nonché per accedere a grandi quantitativi di dati aziendali e analizzarli.

Il Portale consente quindi di mettere in relazione gli utenti con le informazioni, le esperienze e le applicazioni aziendali. È una piattaforma per mettere in contatto gli utenti con le risorse aziendali più importanti e che può essere considerato il punto di accesso centralizzato.

1.2

La Collaboration

Grazie alle possibilità offerte da SharePoint, descritte di seguito, è possibile lavorare in modo più efficiente con le altre persone della propria organizzazione.

Utilizzare i modelli di Sito per collaborare o gestire riunioni: È possibile scegliere, alla creazione di un nuovo Sito, uno dei vari tipi di modelli per la collaborazione e la gestione di riunioni. Ad esempio, i modelli di Sito del gruppo collaborazione sono stati progettati per aiutare i team a lavorare e collaborare su progetti e documenti. Utilizzando, ad esempio, il modello di sito “Area di lavoro documenti”, è possibile lavorare con altre persone su uno o più documenti. I modelli di Sito del gruppo “Riunioni” sono stati creati per aiutare i team a gestire diversi tipi di riunioni, da quelle standard a quelle decisionali, fino agli eventi sociali.

Condividere documenti, contatti, attività e calendari: È possibile immettere eventi che durano un'intera giornata e specificare più tipi di eventi ricorrenti. Con le visualizzazioni per giorno e per mese è possibile tenere traccia dei progetti del team in modo più efficace.

Brainstorming con i siti Wiki: Con un Sito Wiki è possibile scambiare idee, collaborare a un progetto, creare un'enciclopedia di informazioni o semplicemente raccogliere informazioni di routine in un formato semplice da creare e modificare. I membri del team possono contribuire ai siti Wiki dai loro browser, senza dover ricorrere a un elaboratore di testi e senza dover avere particolari competenze tecniche.

Condividere idee con i blog: Un blog è composto da post brevi e frequenti. I post vengono visualizzati a partire da quello più recente. In SharePoint sono sufficienti pochi clic per creare un blog, inserirvi post, sottoscrivere gli aggiornamenti e personalizzarlo. È possibile consentire o negare l'immissione di commenti in un blog. Tra le altre cose, i blog possono essere utilizzati per condividere pensieri e obiettivi, per creare una comunità di clienti o come luogo informale per la condivisione di notizie e idee.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 4

www.docflow.com

Ricevere aggiornamenti di elenchi e raccolte con RSS: Per gli elenchi e le raccolte viene utilizzata la tecnologia RSS (Really Simple Syndication), in modo che i membri di un gruppo di lavoro possano ricevere gli aggiornamenti automaticamente. RSS è una tecnologia che consente di ricevere e visualizzare in un luogo consolidato aggiornamenti o feed di notizie, blog e altri elementi d’interesse.

Gestire Progetti: È possibile creare un elenco attività progetto, che include un diagramma di Gantt. Il diagramma di Gantt offre una panoramica visiva delle attività del progetto, utile per monitorare date e stato di avanzamento delle attività del team.

Accesso mobile ai contenuti: È possibile visualizzare portali, Siti del team ed elenchi con un dispositivo mobile, in modo da essere sempre aggiornati per quanto riguarda i progetti e le attività del team, anche mentre si è in viaggio. Ad esempio, gli elenchi vengono visualizzati sui telefoni (o altri dispositivi per le telecomunicazioni che supportano gli standard internazionali) in un formato di testo semplificato, con un collegamento per scorrere il contenuto di ogni pagina. Inoltre, è possibile ricevere un avviso in caso di aggiornamento degli elenchi.

Inviare posta elettronica a SharePoint: È possibile utilizzare la posta elettronica per partecipare a discussioni, riunioni e documenti in un Sito. Così come si inviano messaggi ai membri del team per discutere di attività e progetti, è possibile inviare messaggi anche a un Sito di SharePoint o a una raccolta o a un elenco specifico. È inoltre possibile archiviare la posta elettronica che viene inviata a un Sito o a un elenco, in modo che i membri del team possano seguire con facilità una discussione in un sito anziché dover trovare i messaggi nella propria cartella Posta in arrivo, spesso intasata.

1.3

L’integrazione

Mediante le funzionalità descritte sopra gli utenti possono gestire la collaborazione tra team. Per fare in modo che SharePoint sia anche un sistema di produttività integrato si può prevedere da aggiungere all’interno del Portale le funzioni e applicazioni che fanno parte del patrimonio aziendale.

Per consentire questo SharePoint prevede che possano essere inserite nei Siti delle Web Parts realizzare da terze parti o personalizzate seconde le esigenze dell’organizzazione.

Inoltre SharePoint mette a disposizione l’API Remote BLOB Storage per consentire a chi preferisce non conservare i contenuti BLOB all’interno del Data Base SQL Server di SharePoint di sviluppare soluzioni d’archiviazione alternative.

Questa funzionalità può essere sfruttata per rivedere le politiche di archiviazione e gestione dei documenti creati e pubblicati nel Portale.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 5

www.docflow.com

SHAREPOINT/EDOCS DOCUMENT MANAGEMENT Abbiamo fin qui visto come SharePoint può essere utilizzato per la Collaboration, analizziamo adesso in dettaglio come si può integrare con i sistemi di Enterprise Document Management che sono storicamente in azienda per migliorare la produttività e l’usabilità da parte dell’utente finale.

Prenderemo di seguito in considerazione le estensioni che Open Text ha sviluppato per creare soluzioni verticali e connettere SharePoint al sistema di Enterprise Content Management eDOCS.

1.4

Web Parts di estensione per eDOCS

Mediante l’utilizzo di “Content Lifecycle Management for SharePoint eDocs Edition” è possibile inserire nei Siti SharePoint aziendali le funzionalità di gestione dei documenti e creare soluzioni integrate che vengano incontro alle esigenze degli utenti.

Questo prodotto consiste in una serie di Web Parts che, configurate in maniera adeguata, consentono di vedere, archiviare, pubblicare e ricercare documenti fra le librerie di SharePoint e quelle di eDOCS. Questo può consentire alle organizzazioni di prendere i contenuti creati in SharePoint e archiviarli in eDOCS in modo da avere una gestione centralizzata che rispetti le politiche di gestione aziendali.

1.5

Funzionalità

La soluzione permette di integrare in maniera bidirezionale il sistema di Collaboration basato su SharePoint con il sistema di Document Mananagemet basato su eDOCS per consentire di gestire il ciclo di vita dei documenti nel Portale mediante un interfaccia utente unificata: • Singolo click per archiviare documenti da SharePoint in eDOCS • Pubblicazione documenti dal Documentale eDOCS nel Portale SharePoint • Editing dei documenti nelle librerie di eDOCS direttamente da SharePoint • Ricerca Federata dei documenti sia su SharePoint che in eDOCS • Inserimento in SharePoint di link a documenti archiviati in eDOCS con i metadati associati.

• Possibilità di lavorare mediante l’interfaccia di SharePoint e archiviare in automatico i documenti di eDOCS • Archiviazione in eDOCS da SharePoint mediante regole predefinite dipendenti dal ciclo di vita del documento • Gestione della security mediante Single Sign On

Un esempio di come si possono salvare documenti da SharePoint in eDOCS in maniera integrata.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 6

www.docflow.com

1.5.1 Ricerca Federata

Si può estendere la ricerca di SharePoint in modo da consentire la ricerca dei documenti, sia in SharePoint che in eDOCS, mediante la ricerca nativa di SharePoint e il risultato sarà una lisata integrata; oppure la ricerca federata può essere realizzata in modo da prendere in considerazione sia i documenti residenti in SharePoint che i documenti storicizzati in eDOCS e mostrare i risultati in due diversi folder separati.

Per fare questo si può inserire nel menù di sinistra di SharePoint una nuova voce “Ricerca Federata” che attiva una WebPart che data input una KeyWord attiverà una ricerca nelle Document Library di SharePoint e nelle Library di eDOCS (vedere screen‐shot successivo).

I risultati della ricerca possono essere presentati in due schede separate, la prima elenca i documenti trovati in SharePoint, la scheda “Documentale” quelli estratti da eDOCS.

1.6

Servizi di Storage

Mediante la realizzazione di Servizi di Storage si può consentire alle aziende di memorizzare contenuti SharePoint su dispositivi di Storage esterni. I vantaggi evidenti sono l’eliminazione di copie multiple di documenti, la riduzione dello spreco di spazio. La soluzione aiuta ad aumentare la scalabilità delle soluzioni SharePoint e a ridurre i costi di storage.

Nei server SharePoint, il contenuto dei documenti viene memorizzato all’interno di database SQL Server, inclusi i cosiddetti contenuti BLOB (binary large objects) non necessari per le query al database. I contenuti BLOB possono essere conservati al di fuori del database SQL Server per risparmiare spazio.

Oltre a ridurre i costi complessivi di Storage e migliorare le prestazioni, può anche aiutare le aziende a soddisfare i requisiti normativi e aziendali per la conservazione delle informazioni. Per esempio, può essere utilizzato per assicurare che i contenuti essenziali siano protetti in varie sedi fisiche e che i contenuti SharePoint possano essere memorizzati su dispositivi di Storage differenti, in base alle esigenze aziendali e di conformità dei contenuti stessi.

1.7

Single Sign On (SSO)

Il connettore SSO viene usato per riassegnare le credenziali utente alle applicazioni di back‐end in modo da consentire agli utenti l’accesso profilato senza doverle reinserire.Le Web Part di estensione delle funzionalità di SharePoint utilizzano il SSO per accedere a eDOCS in maniera silente. Se SharePoint viene configurato in autenticazione integrata sarà Active Directory o l’LDAP aziendale di riferimento a validare l’utente e passare le corrette credenziali agli altri sistemi.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 7

www.docflow.com

INTEGRAZIONE SHAREPOINT E BPM

Abbiamo analizzato come SharePoint può essere visto come Portale di accesso per la gestione dei documenti e come si può integrare per sfruttare le funzionalità di un Enterprise Document Management come eDOCS. Vediamo di seguito come può essere utilizzato per gestire i processi e le applicazioni aziendali e come si interfaccia con sistemi evoluti di Business Process Management come Metastorm BPM.

1.8

Business Process Management (BPM)

L’integrazione di Metastorm BPM all’interno del Portale SharePoint consente agli Utenti di vedere e gestire i Processi nei quali sono coinvolti mediante un accesso facilitato e un’interfaccia unificata con i sistemi di Collaboration e Produttività che utilizzano normalmente.

Questo può avvenire inserendo all’interno del Portale delle Web Parts che ereditano gli attributi del Site e che espongano le seguenti funzionalità:

• Integrazione della Security mediante Single Sign On • To Do List dell’utente come tabella configurabile • Watch List dell’utente come tabella configurabile • Process Administration, per la gestione dei Processi • Custom List, per creare liste ad hoc • Interactive Dashboard, per visualizzare i Key Performance Indicators (KPI) • Apertura dell’applicativo Metastorm come Web Application all’interno del Site Vediamo di seguito degli esempi di come le Web Parts di Metastorm aiutano le organizzazioni a costruire e personalizzare le interfacce per l’utente o gruppi di utenti.

Esempio d’interfaccia che può essere realizzata mediante un mix di Web Parts messe a disposizione da SharePoint e Web Parts di gestione e controllo del processo che vengono personalizzate a seconda delle esigenze U i i

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 8

www.docflow.com

Pagina tipo che può essere realizzata usando le Web Parts di controllo dei Processi:

Come si può vedere è possibile inserire in unica pagina la To Do List e la Watch List, questo consente agli utenti di avere una visone immediata delle attività.

Ogni List Web Parts può avere un filtro per Process e Stage e un bottone di stampa. Per ogni Web Part che viene inserita nel Sito si ha a la possibilità di configurarne la vision e gli attributi specifici mediante una pagina di proprietà.

Per esempio possiamo configurare gli ordinamenti, i filtri, le colonne da visualizzare, etc..

Esempio di Portale realizzato per dare agli utenti di una struttura assicurativa una gestione dei Work Order.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 9

www.docflow.com

La Web Part principale intitolata NLP Action List è una Costume To Do List che ha solamente una colonna uguale alla Standard To Do List in più è inserita una colonna Ref che contiene il Folder Name. Le altre quattro colonne sono ricavate da variabili di processo (o colonne di mappa). Il filtro in alto all’elenco è basato a sua volta su variabili di Processo, quando viene attivata limita la visualizzazione ai soli Processi NLP. Sotto la Custom To Do List è inserita la Watch List intitolata Monitor List che visualizza tutti gli Item della User Wath List. Nella parte sinistra ci sono delle Liste di Amministrazione dei Processi filtrate per visualizzarne solo alcuni.

Una Form permette di cercare un particolare ordine di lavoro, mentre l’altra permette di visualizzare la coda di ordini di lavoro completa.

Le Web Parts di Metastorm sono Site oriented quindi prendono le caratteristiche del Site come : theme, lingua, regional settings e time zone. Di seguito vediamo come cambiando il colore del Sito le Web Part ereditano la caratteristica:

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 10

www.docflow.com

CONCLUSIONI Miglioramento della produttività dei team I team altamente produttivi costituiscono un elemento fondamentale per ottenere risultati aziendali migliori.

L’adozione di un sistema integrato che agevoli la collaboration consente di aumentare e/o migliorare :

• la c a p a c i t à p e r g l i u t e n t i d i c r e a r e e c o n t r o l l a r e p r o p r i e a r e e d i lavoro comuni • la p o s s i b i l i t à p e r i t e a m d i a d a t t a r e le a r e e d i l a v o r o a l l e e s i g e n z e d e l p r o g e t t o • il c o o r d i n a m e n t o d e l l a v o r o d i s q u a d r a c o n c a l e n d a r i c o n d i v i s i , a v v i s i e n o t i f i c h e .

• la c o m u n i c a z i o n e c o n i m e m b r i d e l t e a m a l l ' i n t e r n o d i u n contesto utilizzando informazioni sulla presenza e messaggistica immediata.

• la f a c i l i t à d ’ i n c l u s i o n e e c o l l a b o r a z i o n e c o n m e m b r i d i t e a m e s t e r n i a l l ' o r g a n i z z a z i o n e .

• la s e m p l i c i t à n e l l a c r e a z i o n e , r e v i s i o n e e p u b b l i c a z i o n e d i d o c u m e n t i e n e l l a r i c e r c a a v a n z a t a d e i c o n t e n u t i • la v i s i o n e c o n d i v i s a d e l l e p r o c e d u r e e d e i p r o c e s s i a z i e n d a l i

Il miglioramento della comunicazione e del coordinamento dei processi basati sulle persone consente di ottenere un'esecuzione più rigorosa nelle parti dell'attività aziendale tradizionalmente più difficili da raggiungere.

Per raggiungere gli obiettivi di produttività desiderati occorre dare al team strumenti di collaborazione, gestione del ciclo di vita del documento e gestione dei processi aziendali con funzionalità evolute ma che sia possibile integrare nell’interfaccia utente, nei sistemi di gestione e nelle politiche di sicurezza.

Si possono dunque sfruttare le funzionalità messe a disposizione da Microsoft SharePoint come strumento evoluto di accesso e collaboration e integrare le funzionalità di ECM offerte da Open Text DM per la gestione del ciclo di vita del documento e le funzionalità di BPM offerte dal prodotto Metastorm.

SharePoint ha il vantaggio dell’usabilità e integrazione con tools di creazione ed è facile da implementare e distribuire.

Si ha una facile adozione da parte di tutti gli Information Worker poiché è integrato con i programmi familiari di Office.

L’integrazione con il Documentale eDOCS estende il ciclo di vita del documento includendo la creazione e la collaborazione nelle politiche di gestione aziendale. Il tutto in maniera trasparente per l’utente con interfaccia integrata. Inoltre riduce i costi di gestione per dell’Information Tecnology consentendo la storicizzazione dei documenti nello stesso repository già gestito per eDOCS. Mediante l’integrazione con BPM Metastorm possiamo ottimizzare i principali processi aziendali basati sulle persone e realizzare dei Portali aziendali ad alta produttività. La possibilità da parte degli utenti di vedere e gestire in un unico Sito le informazioni aziendali e le attività inerenti i processi migliora la gestione dell’operatività e il tempo d’esecuzione.

Possiamo dire che un sistema progettato e realizzato con le corrette integrazioni può aumentare in maniera significativa la produttività del team di lavoro e ridurre i costi d’utilizzo e gestione grazie all’aderenza alle politiche aziendali.

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 11