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DocFlow IMPROVE Processi di Redazione della NORMATIVA BANCARIA La normativa è il principale strumento di Governance e Compliance della banca: descrive chi e come deve svolgere le operazioni che costituiscono le attività dell’organizzazione. Per disegnare e documentare i processi operativi esistono piattaforme specializzate (BPA), ma la normativa è costituita da molte altre tipologie di documenti e queste sono dominio di Office. Difatti, gli specialisti coinvolti nella redazione dei documenti tendono a ostacolare l’adozione di sistemi di scrittura alternativi, in genere inglobati in applicazioni di content management, poiché sono rigidi e funzionalmente poveri. Ma rinunciare a gestire integralmente questi processi di formalizzazione di regole e istruzioni vuol dire rendere caotiche e inefficienti queste attività, con ricadute sui costi e conseguenze negative sui processi operativi che devono poi fruire della conoscenza generata in queste fasi.
IMPROVE è la soluzione per governare i processi di redazione della normativa bancaria: cura tutti gli aspetti fornendo visibilità e controllo a chi deve coordinare il processo, lascia utilizzare gli strumenti naturali per ogni attività rimuovendo così ogni resistenza all’adozione della soluzione, presta particolare attenzione alla reperibilità delle informazioni generate, si integra nel sistema informativo esistente (autenticazione, BPA, Office, portale intranet di fruizione dei documenti).
Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com
DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano - MI
Una soluzione completa Una nuova disposizione di legge o la volontà di ottimizzare un processo fa nascere l’esigenza di modificare un determinato insieme di documenti. Viene quindi presentata una richiesta all’ufficio di gestione della normativa utilizzando un modulo web di IMPROVE disponibile sulla intranet della banca. L’evento è notificato con un mail a un addetto al coordinamento delle attività di redazione della normativa che, accedendo via web al cruscotto di gestione e controllo, aggiunge la richiesta alla lista delle pratiche attive. Un agile flusso collaborativo guida la valutazione delle priorità e le possibili sinergie con le attività già in corso. L’ufficio normativa, quindi, assistito da strumenti intelligenti d’interazione con l’organigramma aziendale, stabilisce i redattori, assegna per competenza le diverse porzioni dei documenti, identifica i verificatori e gli approvatori, programma l’emissione delle norme e le eventuali abrogazioni, se necessario associa una circolare che annuncia l’emissione. Al momento opportuno ogni membro del team sarà coinvolto dal sistema con un messaggio email automatico che presenterà tutte le informazioni per lavorare efficacemente.
Seguendo il link presente nel messaggio si aprirà in Office la porzione di documento sulla quale si deve intervenire, senza che sia necessario sapere che il documento non risiede sul proprio personal computer, ma su un ordinato archivio documentale centralizzato. Il sistema permetterà di scrivere solo sulla porzione di testo di propria competenza, mostrando a chi è autorizzato l’intero documento in creazione; saranno inoltre gestite correttamente le versioni. IMPROVE sorveglierà lo stato di avanzamento dei lavori, gestendo il flusso in funzione del progredire delle attività, generando allarmi e solleciti automaticamente, attivando le verifiche, le richieste di correzione, le approvazioni previste. Ma una caratteristica dei processi che prevedono la formalizzazione di conoscenza è che il flusso d’attività è variabile. Difatti il gestore della normativa potrebbe dover aggiungere a una pratica in lavorazione uno specialista per la redazione o la verifica di una parte dei contenuti, oppure modificare il ciclo approvativo per gestire un’urgenza. L’ufficio normativa e i responsabili dei documenti possono inoltre monitorare lo stato d’avanzamento dei lavori sul portale intranet di gestione, trasformando così un’attività in genere poco controllabile in un processo dinamico e gestito.
ANAGRAFICHE
Ente proponente
soluzione per generare, validare, distribuire e rendere fruibili i dispositivi normativi negli ambienti regolamentati
BPA OUTPUT
Definizione pratica Process owner
Approvazione Validazione Estensore N Distribuzione
flusso collaborativo Estensore 1
Estensore 3
Estensore 2
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Rendere le informazioni realmente ricercabili: le ONTOLOGIE Anche i più potenti motori di ricerca non riescono a trovare con precisione l’informazione desiderata, perché la normativa bancaria è costituita da molti documenti e il linguaggio utilizzato è omogeneo. IMPROVE è in grado di fornire un aiuto decisivo, agevolando il motore di ricerca del portale nel trovare il paragrafo che contiene le informazioni richieste. Il testo dei documenti deve essere arricchito con etichette che ne renderanno esatta l’identificazione. Si possono contrassegnare le diverse porzioni di testo con specifiche categorie d’informazioni: ruoli, prodotti, procedure, attività, controlli. L’immissione delle etichette (tag) è guidata da una funzione aggiuntiva del menù di Word, che consente di selezionare l’etichetta da una lista. Queste liste sono acquisite automaticamente dai sistemi esistenti: il gestionale HR per l’organigramma; procedure, attività e controlli dal BPA, ...
Processo
Rischio
Controllo Attività Prodotto Ruolo
Validità
Parliamo di benefit Oltre a garantire la governance dei processi di redazione e quindi ridurne drasticamente i costi, IMPROVE rende effettivamente ricercabili le informazioni prodotte. E questo è un benefit rilevante, perché la fruizione delle informazioni coinvolge tutto il personale della banca ed è particolarmente critica quando l’informazione è necessaria al personale di filiale in presenza del cliente. Risolvendo il problema della ricerca delle informazioni riduce i costi dei processi operativi, ne aumenta Compliance e Governance, incrementa la Customer Satisfaction.
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L’approccio DocFlow L’obiettivo di DocFlow è “cablare” i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra questi processi, i documenti presenti nel documentale e i dati dei sistemi Legacy. Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e “plasma” le applicazioni sulla base della specificità del business. S’inizia quindi con un’analisi della situazione “as is” per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le possibili aree di miglioramento, tutto questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e il cliente (e un forte coinvolgimento dei key user). Dopodiché si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte le aree d’interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un
costante tuning del progetto per un miglioramento continuo. Si spiega così perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende “ECM Vendor” per la regione EMEA. Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale necessità di gestione del processo collaborativo.
Docflow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”. Seguiamo da vicino l’evoluzione del prodotto SharePoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 abbiamo iniziato ad integrarlo nelle nostre soluzioni e a utilizzare la sua componente ECM. Con la versione 2007 abbiamo effettuato l’integrazione di tutte le nostre tecnologie con la sua componente di ECM offrendo così ai nostri clienti la possibilità di sfruttare la propria infrastruttura SharePoint per processi documentali di produzione integrati con SAP. La versione 2010 aggiunge l’ultimo tassello, con la piena maturità del prodotto sia in termini funzionali che di scalabilità.
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