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DOCFLOW SYNERGY FOR SAP by S h a r e
Point
Sinergie tra persone, processi, dati e procedure. Il sistema ERP SAP è presente presso molte aziende, in uno o più dei suoi moduli, per supportare la dimensione analitica dei processi aziendali. Questi processi hanno però anche una non meno importante dimensione documentale che, se non sufficientemente supportata dalle applicazioni software in uso, determina affaticamento sugli addetti, dispendio di energie e rallentamenti sul business. Considerato poi che la natura dei documenti coinvolti è molteplice, così come i formati di rappresentazione, e che gli stessi documenti subiscono trasformazioni di versione durante i processi di lavorazione (basti pensare alla sola annotazione del numero di protocollo IVA sulle fatture fornitori), appare chiara la ragione per dotarsi di uno strumento collaborativo di gestione dei contenuti documentali. Lo strumento a supporto della dimensione documentale deve garantire il corretto ciclo di vita secondo le politiche aziendali e le normative in vigore. Gran parte delle aziende dotate di SAP, inoltre, utilizza le piattaforme Microsoft Office e SharePoint come strumenti di produttività individuale e per gruppi di lavoro, e pertanto dispongono già degli strumenti di base con i quali integrare la dimensione documentale e la dimensione analitica degli stessi processi di gestione.. Le soluzioni sviluppate da DocFlow su piattaforma SharePoint consentono di gestire i documenti integrando le informazioni gestite da SAP e facendo partecipare tutti gli utenti ai processi in maniera semplice, produttiva e integrata tramite i tradizionali strumenti Microsoft Office e SharePoint.
SCENARI DI UTILIZZO L’esperienza di DocFlow in scenari reali presso Clienti con ERP SAP ha consentito la definizione di una serie di scenari “concreti” basati su esigenze reali, integrando le informazioni strutturate di SAP con documenti, informazioni e workflow su piattaforma Microsoft: • Ciclo Passivo (RdA, OdA, Fatture Passive, Note di Credito, DDT, Allegati Tecnici, etc.) • Ciclo Attivo • Gestione Fornitori • Fascicolo Dipendente (Cedolini Paga, CUD, Certificati di malattia, Curriculum Vitae, Note Spese, etc.) • Customer Relationship Management • Organizzazione e Qualità • Conservazione Sostitutiva a Norma
Architettura della soluzione DOCFLOW SYNERGY FOR SAP by SharePoint utilizza la piattaforma Microsoft come sistema di gestione documentale e un connettore di interfacciamento con SAP “SharePoint Connector for SAP Business Applications” sviluppato sfruttando il modulo “SAP ArchiveLink” per interfacciarsi con tutte le Business Application. Questo consente agli utenti SAP di accedere ai documenti del documentale direttamente dalla SAP‐GUI e coinvolgere in processi aziendali, per esempio di verifica e approvazione, utenti non SAP mediante la realizzazione di flussi di lavoro accessibili direttamente dalle applicazioni Office o dal portale SharePoint.
FUNZIONALITA’ • Possibilità di archiviazione dei documenti direttamente dalla SAP‐GUI. • Possibilità di gestire i documenti archiviati dall’interfaccia di SharePoint. o Ricerca per indici e full text su indici “sincronizzati” con i dati SAP. o Visualizzazione, copia, stampa ed invio via mail dei documenti. o Navigazione intuitiva tra le tipologie di documenti tramite “viste” personalizzabili. o HyperLink automatico tra documenti appartenenti alla stessa transazione (ordine,fattura, pagamento,…). • Possibilità di creare in SharePoint processi documentali anche di notevole complessità integrati con i dati di SAP. • Acquisizione dei documenti in diversi formati da diversi canali. • Distribuzione e fruizione dei documenti mediante diversi canali e dispositivi.
BENEFICI • Integrazione delle informazioni strutturate presenti in SAP con le informazioni non strutturate gestite dalla piattaforma Microsoft Office e SharePoint (documenti, email, pagine, ecc.); • Riduzione dei costi di training per gli utenti, grazie alla possibilità di utilizzo di strumenti familiari di Microsoft Office System; • Estensione di SAP con le funzionalità di collaboration e di portale offerte da Microsoft Office SharePoint; • Possibilità di utilizzo dei servizi di Workflow in ambiente Microsoft per integrare ed estendere i processi SAP (per esempio Verifica Fatture, Gestione Ordini, …); • Ricerca delle informazioni presenti in direttamente da Microsoft Office e SharePoint;
SAP
• Possibilità di utilizzo dei documenti da parte di diverse funzioni aziendali non abilitate all’utilizzo di SAP.
IL SUPPORTO DI DOCFLOW DocFlow è Partner Microsoft e ha un team specializzato nella consulenza e nell’implementazione della piattaforma SharePoint e nell’integrazione della stessa con la piattaforma SAP. Grazie alla conoscenza dei processi e degli scenari di integrazione con le diverse release SAP, DocFlow è in grado di implementare soluzioni di integrazione Microsoft‐SAP “End to End” per i propri Clienti. Per maggiori info: www.docflow.com | Tel 02 57503366