DocFlow Contract&Project

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appalti e commesse

DocFlow Contract&Project Processi di progettazione e di gestione completamente “Paperless”!

La gestione dei documenti in formato elettronico nelle aree tecniche rappresenta ormai una necessità in tutte le organizzazioni e, a maggior ragione, in quelle che hanno relazioni sempre crescenti con l’esterno: committenti, istituzioni, utenti, progettisti, maestranze proprie o di terzi.

Dematerializzare le pratiche e snellire i processi di progettazione sono gli obiettivi di DocFlow Contract&Project: la soluzione DocFlow per ammodernare tutti i processi documentali in ambito amministrativo e organizzativo delle imprese di progettazione.

La Soluzione DocFlow Contract&Project è pensato per gestire il ciclo di vita dei ‘folder’ tecnici: contenitori tipicamente strutturati, condivisi, con accessi differenziati, tra diverse tipologie di utenti, sottoposti a continue revisioni controllate e a meccanismi di pubblicazione e distribuzione interna e verso soggetti esterni (cantieri, terzisti,..).

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Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

Ecco gli obiettivi della soluzione: • ridurre in modo drastico i tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale; • sostituire l’archivio cartaceo con un repository elettronico leggero, funzionale e a norma; • ottenere una consultazione rapida e sicura del patrimonio documentale tecnico, commerciale e amministrativo; • avere maggior controllo e visione degli stadi di progettazione e delle comunicazioni

cliente/fornitore (elenco elaborati, e-mail, PEC e posta protocollata); • definire regole di distribuzione e conservazione dei documenti definitivi.

In sintesi DocFlow Contract&Project permette di raccogliere la documentazione tecnica e amministrativa fin dall’avvio delle operazioni commerciali, tracciare tutte le comunicazioni che si stabiliscono con partner esterni, controllare i processi approvativi e la distribuzione dei documenti rilasciati.

Gestione Documenti Tecnici La soluzione supporta il ciclo dei documenti tecnici di progetto in tutte le fasi di lavorazione: • FASE STANDARD & RE-USE: libreria template, libreria document list, libreria di reference, cicli approvativi.

• FASE PRE-PROJECT: definizione rules & actions, definizione struttura commessa, definizione wbs, go-live process; • FASE AUTHORING: internal ed external collaboration, ACL for different acess, MS office e CAD integration, revision, version tracking & comparison, task assignement; • FASE ARCHIVING e DELIVERY: format conversione, validazione, archiviazione e distribuzione, report.

1.Fase Standard e Re-use Permette di definire gli standard utilizzati dal gruppo di ingegneria correntemente utilizzati nei progetti.

L’area libreria (Standard & Re-use) ospita dunque tutto il materiale riutilizzabile strutturato per famiglia di progetto o tipologia di lavorazione.

In particolare è possibile definire: • le diverse strutture di folder e sotto-folder che ospiteranno i documenti di progetto e che rispecchiano le WBS standardizzabili dal gruppo di lavoro; • la “Document List” di riferimento per tipologia di progetto; • i template documentali di maggior uso; • i bookmark per definire i documenti obbligatori di progetto; • i flussi di approvazione tipici per tipologia di progetto A definire i componenti elencati sono solo gli utenti autorizzati che definiscono i livelli di accesso e la possibilità di contribuire alla definizione degli standard di gruppo.

Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

2.Fase “Pre-project” E’ responsabilità del process-owner attivare un nuovo progetto/commessa organizzando la struttura che ospiterà i documenti di lavoro. DocFlow Contract&Project permette di definire i metadati di progetto inizializzando l’anagrafica o ereditandola da un sistema gestionale ‘contiguo’.

Tutti i dati della pratica progetto verranno collegati ai documenti successivamente prodotti e diverranno dunque elementi di ricerca sull’intero insieme della documentazione raccolta.

In questa fase il responsabile di commessa avrà la possibilità di organizzare il folder di progetto attingendo strutture o singoli elementi dalla libreria degli standard, ridefinendone all’occorrenza i contenuti, l’obbligatorietà o qualsiasi altro elemento della struttura predefinita.

Potrà inoltre definire il workgroup di lavoro indicando le persone o i ruoli autorizzati a lavorare sulla commessa o a leggerne il contenuto. I livelli di accesso possono essere ridefiniti a livello di singola sottocartella o documento. La fase si conclude con il “go-live” della commessa.

3.Fase di “Authoring” A progetto “aperto” si attiva la fase di archiviazione dei documenti da parte degli utenti autorizzati. Alimentare “l’albero” di commessa è facile ed intuitivo in quanto tale attività viene supportata dall’integrazione nativa con le applicazioni desktop utilizzate dal cliente. Gli utenti potranno accedere alle funzionalità del sistema documentale direttamente dall’interno delle applicazioni utilizzate più frequentemente come ad esempio: Microsoft Office, Adobe Acrobat, AutoCAD, Microsoft Outlook, Lotus Notes, Gestione risorse di Windows…

4.Fase di Archiving e Delivery A fine lavorazione dei singoli documenti, a compimento dei lavori di commessa o durante le periodiche fasi di rilascio, è necessario produrre elaborati validati e definitivi da consegnare a soggetti terzi (cantieri, committenti,…) garantendo la storicizzazione di quanto inviato e la conservazione

della relativa immagine sul sistema di Document management.

L’oggetto di questa fase è la possibilità di produrre e gestire gli elenchi elaborati o transmittal (estrazione ordinata e controllata dei documenti destinati all’esterno) in modo diretto dalla soluzione.

Schema di Funzionamento

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

I documenti sono inseriti nel sistema documentale.

TRASFORMAZIONE VALIDAZIONE

SELEZIONE

Una semplice modalità di selezione permette di raggrupparli con fasi di ricerche anche successive.

In seguito alla selezione è possibile rinominare i documenti destinati alla collezione e metterli in ordine tenendo conto dell’indice elettronico che si desidera imporre alla raccolta di documenti.

Gli elementi di classificazione dei documenti (autore, data ultima modifica, etc...) possono essere inclusi nell’elenco prodotto.

I documenti estratti possono essere trasformati in formato PDF e aggregati opzionalmente in unico documento.

MASTERIZZAZIONE STAMPA CARTACEA INVIO E-MAIL O PUBBLICAZIONE WEB

La soluzione permette di masterizzare i documenti estratti e di creare un oggetto auto consultabile "XML DOCS”.

Il transmittal può essere prodotto in formato cartaceo, in formato excel con linkati i documenti pdf estratti o reso disponibile sul web (extranet cliente).

ARCHIVIO STORICO

I Transmittal prodotti vengono archiviati e resi immodificabili memorizando i dati di spedizione (destinatari, date di rilascio, approvatori,…).

Altre Funzionalità Aggregazione documenti L’applicazione è in grado di gestire automaticamente la generazione e il mantenimento di documenti PDF ottenuti assemblando gruppi di documenti singoli in modo da limitare (se richiesto) la circolazione di documenti nel loro formato originale.

Creazione di “Cover page/Trasmittal” Per ogni estrazione di documenti ufficiale l’applicazione è in grado di generare automaticamente un documento frontespizio contenente, per ogni documento componente: il

nome, il livello di revisione, l’autore, la data di modifica e quanto altro richiesto dal cliente.

Integrazione con sistemi terzi (es.: ESRI) DocFlow Contract&Project è sviluppato in modo da consentire la completa programmabilità dei servizi di Document Management e di Workflow. Il sistema contempla una serie completa di API compatibili con i più diffusi ambienti di sviluppo e una serie completa di Web Services che permettono un accesso granulare a tutte le risorse documentali e di workflow da parte di qualsiasi applicazione WS-aware.

“Con la soluzione DocFlow in modo semplice ed in tempi brevi abbiamo colto gli obiettivi di consultare in modo rapido e sicuro il patrimonio documentale dell'azienda, di ridurre i tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale, di monitorare i diversi stadi di progettazione e le comunicazioni cliente/fornitore, introducendo la firma digitale e garantendo il pieno rispetto della normativa.”

Alberto Servienti, Infrastructure and Systems Design Post Holder Fabio Degli Esposti, Chief Information Officer SEA Aeroporti di Milano

Le nostre Competenze?

Da oltre 15 anni ci dedichiamo al miglioramento dei processi aziendali collaborativi e documentali.

L’approccio DocFlow

La mission è di aiutare i Clienti a ripensare i processi aziendali in ottica digitale, per recuperare efficienza da dedicare alla crescita.

DocFlow adotta una politica di integrazione anziché sostituzione, complementando le applicazioni gestionali già esistenti nelle Aziende con tecnologie human centric, per gestire le informazioni semi-strutturate, aumentare la collaborazione e migliorare l’ambiente di lavoro.

In particolare DocFlow fornisce soluzioni per acquisire, conservare, distribuire e condividere i documenti e per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali attraverso workflow disegnati sulle specifiche esigenze del Cliente nelle diverse aree aziendali.

Le aree di focalizzazione Order2Cash Gestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte del cliente all’avvenuto incasso.

Procure2Pay Gestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto al pagamento del fornitore (es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA, Verifica Fattura, cruscotto pagamenti).

Human Resource Gestione processi di employee self service, digitalizzazione documentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi (es. assunzione, formazione, valutazione competenze).

Communication HUB Gestione della corrispondenza multicanale in ingresso e in uscita, analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocollo e PEC).

Multi-Compliance Gestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008.

Appalti e Commesse Gestione dei documenti e dei processi collaborativi legati alla dimensione documentale di una commessa, dalla progettazione al rilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni.

Tutte le applicazioni sono rese immediatamente fruibili ai dispositivi mobile grazie al Client ShareDocs. DocFlow offre inoltre il servizio di Conservazione sostitutiva a norma e garantisce ai suoi Clienti l’adeguamento tecnologico e normativo.

DocFlow Italia S.p.A. Centro Direzionale Milanofiori | Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI Tel. 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

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DocFlow Italia S.p.A. è un’azienda specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali e propone applicazioni che semplificano e orchestrano i processi collaborativi e i flussi documentali.