Viaggio nel Document Management

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istemi&Impresa, anche attraverso l’organizzazione di eventi dedicati,1 si occupa regolarmente di document management (vedi su questo numero, gli articoli a pag. 22 e 38, ndr). Perché che siano cartacei o elettronici, strutturati o non strutturati, una cosa è certa: i dati sono la linfa vitale di un’azienda. Per questo è fondamentale saperli gestire nel modo migliore possibile. Per una gestione e una fruizione dei documenti efficace, la conversione graduale al digitale diventa dunque un presupposto indispensabile. I vantaggi che si possono ottenere sono tanti: dal semplice spazio che si ricava negli archivi, allo snellimento e alla condivisione dei processi, passando per un notevole risparmio nei costi di gestione.

Ma ovviamente non basta: alla trasformazione dei documenti segue tutto il processo di gestione, processo che va condiviso e assimilato all’interno delle imprese. Allora, un secondo, importante passo potrebbe essere quello di fare cultura nelle proprie aziende, spingendo contemporaneamente verso la standardizzazione dei processi con gli strumenti informatici oggi a disposizione. Strumenti che ormai sono in grado di seguire tutto il ciclo di vita del documento, dalla sua nascita fino all’archiviazione, passando per l’indicizzazione, il recupero e la distribuzione ai vari livelli dell’azienda. In un mercato sempre più competitivo, allora, una corretta gestione delle informazioni potrebbe rilevarsi una leva strategica vincente? Lo abbiamo chiesto ai principali attori di diverse aziende leader nel settore, per provare a capire quanta strada debbano percorrere ancora le nostre imprese, prima di trovare la giusta mediazione tra reale e virtuale. A questa domanda ne abbiamo fatte seguire altre tre: una specifica sul tema, attualmente molto dibattuto, della dematerializzazione; un’altra relativa all’impatto che avrà sulla gestione documentale il previsto aumento delle informazioni prodotte; un’ultima domanda riguarda il grado di maturità e consapevolezza raggiunto dalle aziende sul tema del document management. Ne abbiamo ricavato un quadro dai toni variegati, ma sostanzialmente uniforme, almeno su un punto: il mercato del document management è molto recettivo e nelle

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imprese, pubbliche e private, aumenta costantemente la sensibilità verso questi temi. E ‘innovazione’ risulta essere la parola fondamentale, se non imprescindibile, per poter competere nel mercato di oggi. Buona lettura.

0I UYEXXVS HSQERHI N Il document management si sta sempre più configurando come leva tecnologica per creare innovazione. Quale la vostra strategia in questo ambito?

N La dematerializzazione è un argomento molto ‘caldo’.

Quali le reali prospettive e l’impatto nel vostro settore?

N Secondo gli analisti, lo scambio e il numero delle informazioni sono destinati ad aumentare considerevolmente.

Come andrà a impattare, secondo voi, questo aumento sulla gestione documentale?

N Le aziende hanno consapevolezza di doversi attrezzare per affrontare con un approccio innovativo il tema del document management? In quale misura?

.BVSJ[JP 4BWPDB 1BSUOFS %PD'MPX N L’orientamento dell’IT nell’ultima decade è stato caratterizzato da una grande attenzione verso lo sviluppo degli Erp e, in generale, verso i sistemi transazionali. Ciò ha evidenziato come il controllo e l’ottimizzazione dei processi di business sia solo un’illusione se si trascura l’informazione destrutturata. E questo perché non solo il patrimonio conoscitivo di un’organizzazione si formalizza prevalentemente attraverso i documenti, ma anche perché i processi collaborativi, per loro natura orizzontali e ‘cross’, sono difficilmente riducibili al puro dato e sfuggono alla puntualità e al rigore dei sistemi computa-

A questo proposito, si veda il report della Tavola rotonda 3URFHVVL D]LHQGDOL H GRFXPHQWL WUD ÀHVVLELOLWj HG HVLJHQ]H GL FRQWUROOR, pubblicato su Sistemi&Impresa n. 3, 2008.

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zionali. Docflow è stata la prima a capire l’importanza del DM come strumento per innovare i processi collaborativi e a valutare l’impatto organizzativo che questo comporta.

Non a caso ha implementato la metodologia del prototipo incrementale. Attraverso questo approccio, è possibile introdurre cambiamenti in modo progressivo, misurando i risultati ottenuti step-by-step e permettendo ai clienti di introdurre, senza traumi, tecnologie tutt’altro che neutrali. Il tutto partendo da un portfolio di best practice decisamente corposo.

gida dicotomia, accentuata negli ultimi anni, fra chi ‘pensa’ (società di consulenza) e chi ‘fa’ (società di software), fra chi ha il bisogno (l’utente) e chi dovrebbe soddisfarlo (l’IT). Questo, spesso, va in contrasto con l’introduzione di soluzioni tecniche flessibili e di nuovi modelli di lavoro.

Docflow riesce a conciliare una forte capacità realizzativa con una conoscenza approfondita dei processi specifici.

Questo connubio ci rende anomali e forse unici sul mercato. www.docflow.it

N La dematerializzazione ha svolto un effetto ‘volano’: la sua intuitività ha creato una grande attenzione presso gli utenti e ha ricoperto una funzione di sensibilizzazione verso le soluzioni di Ecm. Docflow sa molto bene però che si tratta solo di uno strumento abilitante e che è molto importante creare applicazioni che permettano di ripensare i propri processi in termini di efficienza e standardizzazione. La grande esperienza che ci deriva da oltre 300 applicazioni in produzione ci suggerisce che la dematerializzazione in sè svolge in pochi casi un ruolo determinante. La carta, infatti, impone lentezza e sequenzialità ai processi, ma una cattiva o limitata interpretazione dei flussi di lavoro può non risolvere le problematiche di inefficienza.

.BTTJNJMJBOP #BSCFSJT $POTVMUJOH 0QFSBUJPO .BOBHFS 3JDPI *UBMJB N Innanzitutto, il document management deve essere distinto in due ambiti: la gestione del documento cartaceo e la gestione del documento elettronico.

Ricoh concepisce il document management come un’area di facilitazione nella gestione dei documenti, sia cartacei sia digitali. La peculiarità di Ricoh in questo ambito si manifesta nell’integrazione di due aree di intervento normalmente gestite da fornitori differenti: aziende produttrici di sistemi di riproduzione e stampa e vendor di software specifici di archiviazione elettronica (software house, solution provider). L’impegno di Ricoh nei confronti dei suoi clienti finali è garantire una soluzione unica nell’approccio alla gestione documentale, che permetta di: s /TTENERE SINERGIE TRA LA COMPONENTE HARDWARE E SOFTWAre, con conseguente risparmio complessivo; s !SSICURARE COMPATIBILITÌ TRA I SISTEMI SOLLEVANDO IL CLIENte da successive ed estenuanti fasi di integrazione tra il parco macchine esistente e le piattaforme software; s !VERE UN UNICO FORNITORE PER TUTTE LE PROBLEMATICHE DOcumentali, evitando le spiacevoli situazioni di doppia referenza sulla segnalazione degli interventi di assistenza, o di incapacità nell’individuare la competenza su una specifica problematica; s &RUIRE DI VANTAGGI ECONOMICI E lNANZIARI SU UNA SOLUzione complessiva, con risparmio e possibilità di pagamento a consumo.

N È sensazione comune che, se da un lato continuiamo ad applaudire le meraviglie della comunicazione istantanea e la crescente sofisticatezza delle nuove tecnologie, dall’altro proviamo quasi un senso di disagio nel riconoscere una certa perdita di controllo verso le informazioni che trattiamo e verso la parziale attenzione che dedichiamo ai processi rilevanti di business. Il confine fra dato e documento, inoltre, diventa sempre più labile. Noi pensiamo che la vera frontiera sia quella di adottare soluzioni che permettano di modellare i processi collaborativi in modo da ottenere comunicazioni strutturate, informazioni filtrate e non rumorose e conoscenza sempre più ‘confezionata’. In quest’ottica possiamo affermare con serenità che molte delle implementazioni in essere si trovano ancora nella prima fase della loro evoluzione.

N Il fatto che le soluzioni di Ecm impattino sul modo di operare dei ‘process owner’ ha avviato in molti casi una revisione dei processi interni e contribuito alla nascita di una nuova consapevolezza delle possibili trasformazioni.

Ma gli impedimenti a una reale adozione di tali strumenti non sono pochi. Il susseguirsi, infatti, di nuove tecnologie e la loro complessità lascia sempre meno tempo agli operatori IT all’interno delle aziende per svolgere il loro tradizionale ruolo di agenti della innovazione. Inoltre, le aziende soffrono sempre più gli effetti collaterali della ri-

N Sempre di più, la componente di gestione elettronica del documento si sta connotando come integrativa, e in futuro forse sostitutiva, di quella cartacea. Il mercato si sta organizzando con vendor di entrambe le soluzioni organizzati spesso in accordi o joint venture, al fine di offrire una soluzione complessiva chiavi in mano. Sarebbe infatti un errore pensare che due mondi, fino a ieri distinti, possano SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008 - 49

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generare dei player in grado di intervenire su tutti i fronti.

La variabile organizzativa importante diventa quindi la capacitĂ di creare e gestire alleanze strategiche e tecnoloGICHE ,E GRANDI AZIENDE DEL SETTORE /FlCE DI RIPRODUZIONE e stampa vedono in questo processo un’opportunitĂ per creare valore aggiunto in un mercato ormai piĂš che maturo, trasformando attrezzature che ďŹ no a ieri erano considerate ‘commodity’ in componenti di un sistema informatico aziendale.

N Si assisterĂ a un processo apparentemente strano di aumento delle esigenze di gestione elettronica e aumento contestuale della produzione cartacea (stampa). Ăˆ un processo che stiamo giĂ riscontrando sul mercato: la maggiore disponibilitĂ di informazioni crea l’esigenza di rapida consultazione e classiďŹ cazione, che rende indispensabile l’implementazione di sistemi di archiviazione elettronica e dematerializzazione documentale; al contempo, la disponibilitĂ immediata dei documenti elettronici a una moltitudine di utenti porta questi ultimi a stampare ciò che ‘si vede sul monitor’ e che prima veniva consultato estraendolo dal faldone o raccoglitore.

Questo doppio trend positivo è alla base della fattibilità delle alleanze tra produttori di stampanti e multifunzioni e fornitori di piattaforme software.

N La consapevolezza è ormai diffusa, come diffusa è la paura di affrontare cambiamenti radicali a livello culturale piĂš che tecnologico. In realtĂ , l’approccio ideale consiste, come spesso accade nell’ambito Ict, nell’implementare soluzioni modulari per gradi, evitando di alimentare all’interno dell’azienda falsi miti: ad esempio l’ufďŹ cio paperless.

I possibili passi possono essere cosĂŹ riassunti: s )MPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE DIPARtimentale che afďŹ anchi la gestione cartacea. Il valore legale del documento rimane paper-based, cosĂŹ come le procedure autorizzative. L’archiviazione elettronica si giustiďŹ ca solo come un potente strumento per la ricerca rapida della documentazione; s !UTOMAZIONE GRADUALE DEL PROCESSO DI CREAZIONE E AUtorizzazione del documento. Il documento comincia a nascere in formato elettronico e viene trattato e autorizzato attraverso strumenti software. La carta continua a esistere come atto formale su cui apporre o far apporre una ďŹ rma; s 'ESTIONE DEL DOCUMENTO ELETTRONICO E SUPPORTO OPERATIvo cartaceo: il documento nasce, viene trattato e ďŹ rmato in modalitĂ elettronica.

Per gli atti che rientrano nell’ambito della normativa di archiviazione ottica sostitutiva, il documento elettro50 - SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008

nico ďŹ rmato e marcato temporalmente assume valenza legale e ďŹ scale. La carta entra in gioco solo come supporto operativo degli user: per leggere e controllare un contratto elettronico, si preferisce ancora stamparlo. Ăˆ una questione culturale. www.ricoh.it 'BCSJ[JP (BSJCPMEJ 4BMFT .BSLFUJOH $POTVMUBOU 'BCFS 4ZTUFN N Per rispondere adeguatamente alla domanda, occorre deďŹ nire il concetto di document management. Noi riteniamo che la deďŹ nizione tradizionale legata al concetto di automatizzazione dei processi interni non sia piĂš sufďŹ ciente. Dobbiamo estendere il concetto oltre a quello che viene solitamente deďŹ nito ‘ciclo di vita del documento’, includendo anche le tematiche della conservazione ďŹ scale, della document distribution e della fattura elettronica.

N L’impatto è sicuramente positivo, perchè ci consente di allargare lo spettro delle nostre proposte al mercato: sono comunque indispensabili solide basi consulenziali perchĂŠ gli aspetti ďŹ scali, normativi, giuridici e organizzativi non sono di poco momento.

N Se si guarda alla gestione documentale nell’ottica che ho indicato prima, pressochÊ nessuno.

N In certa misura sĂŹ. Nel senso che capiscono i beneďŹ ci che ne possono derivare sia in termini di maggior efďŹ cienza, sia in termini di riduzione considerevole dei costi complessivi di gestione. Di fatto, nell’ottica del concetto allargato di gestione documentale i numeri sono ancora piuttosto bassi; ma almeno in questo non siamo molto diversi dalla media degli altri paesi europei. www.fabersystem.it 1BPMP $BSNJOBUJ %JSFUUPSF .BSLFUJOH F $PNVOJDB[JPOF $PNEBUB N )L 'RUPPO #OMDATA REALIZZA una modalitĂ di servizio innovativo, in grado, attraverso l’integrazione di Consulenza Specialistica, 3TRUTTURE /PERATIVE DI ECCELLENZA e Tecnologie evolute, di anticipare le esigenze del Cliente e proporre modelli di re-ingegnerizzazione dei processi che portano valore e trasformazione al

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business aziendale. Un esempio importante è legato proprio alla dematerializzazione dei documenti cartacei: Comdata esprime le proprie competenze sostenendo l’azienda cliente nel ridisegnare il proprio modus operandi, con una forte spinta verso il modello paperless, e non si limita a proporre una soďŹ sticata piattaforma di gestione documentale. La partita dell’innovazione si gioca sull’automazione e sul controllo dei processi: il punto di partenza è proprio la leva tecnologica, MA DA SOLA QUESTA COMPONENTE NON BASTA /CCORRE INFATTI

afďŹ ancarla con una forte capacitĂ consulenziale e operativa.

Per questo motivo, oltre alla gestione del business process management, e cioè di tutte le azioni intraprese per rendere efďŹ cienti i processi aziendali, Comdata prende in carico l’execution dei processi stessi, assumendosi rischi e responsabilitĂ insieme al Cliente. Tutto ciò avviene grazie a team di professionisti specializzati, costantemente aggiornati, che seguono le singole fasi dei vari progetti.

N La migrazione di sistemi tradizionali verso tecnologie paperless produce evidenti vantaggi, non solo economici; ma questi possono ottenersi soltanto ridisegnando il business workow aziendale e reingegnerizzando i processi ‘legati alla carta’, al ďŹ ne di ridurre considerevolmente i costi dell’azienda e migliorare la capacitĂ di gestione del ciclo di vita delle informazioni. Per ‘paperless ofďŹ ce’ non si intende semplicemente l’eliminazione, o la diminuzione, della carta ma, soprattutto, incremento di efďŹ cienza organizzativa: maggiore facilitĂ di accesso ai documenti, migliore gestione dei processi aziendali e del ciclo di vita delle informazioni (ILM – Information Life Cycle Management), risparmio dei costi legati alla carta, INCREMENTO DEL LIVELLO DI SICUREZZA GRAZIE ALLA &IRMA $IGITALE dei documenti e riduzione del tempo nella ricerca delle informazioni.

N PiĂš aumentano le informazioni che un’azienda è chiamata a processare – e i documenti che contengono tali informazioni – maggiore è l’impellenza di dotarsi di sistemi che rendano disponibili agli utenti autorizzati, in modo rapido, controllato e organizzato, dati sempre aggiornati e consistenti. In questo senso, la gestione documentale diventa sempre piĂš importante non solo per ridurre i costi aziendali, ma ancor piĂš per garantire la necessaria efďŹ cienza interna all’azienda.

N Le aziende stanno iniziando a percepire che il passaggio verso una gestione dematerializzata dei documenti implica che vengano ridisegnati i processi di business: l’approccio innovativo che si richiede loro deve proprio manifestarsi negli aspetti di riorganizzazione dei processi, piÚ che nella sola ricerca di tecnologie di frontiera.

Questo perchĂŠ il passaggio ai sistemi automatizzati di gestione documentale può portare a reali beneďŹ ci solo se si traduce

in una reale occasione per rivedere l’organizzazione aziendale in termini di maggiore efďŹ cienza.

In questo senso, il sempre maggiore apprezzamento che le imprese mostrano rispetto alle nostre competenze di revisione dei processi di business conferma pienamente questa tendenza. www.comdata.it /JOP 1FDPSBSJ UJUPMBSF EJ " * .

'VMNFEJB 4PGUXBSF &OHJOFFSJOH T B N La strategia è quella di formare i clienti, cercando di convincerli con esempi semplici dell’utilitĂ di ridurre la carta. Purtroppo, le abitudini sono dure a morire, per cui è molto difďŹ cile sradicarle.

La nostra strategia è quella dei piccoli passi: iniziare con un’applicazione semplice, economica e di poco impatto sull’attività principale; solo cosÏ, spesso, si riesce a convincere il cliente a provare.

Poi, dopo la prima applicazione, normalmente ne segue una seconda dopo circa 6 mesi/un anno; in seguito, gradualmente si possono realizzare piĂš applicazioni, sempre non nel ďŹ lone principale d’attivitĂ : per poter aggredire quello, ci vogliono parecchi anni.

N Le prospettive sono a lungo termine, spesso c’è qualche direttore di funzione che non ci crede e allora non se ne fa niente.

In altri casi sono i consulenti esterni che frenano, perchĂŠ anche loro sono timorosi di cambiare modo di lavorare: molti dicono: “Quando Windows si blocca, non posso consultare niente, mentre la carta la posso sempre consultareâ€?. Io ripeto che basta fare copie dei documenti su macchine piĂš afďŹ dabili, server – nel mio caso, solo linux – ma la paura rimane. Troppe volte Windows ha bloccato tante attivitĂ , per cui le cose importanti vengono tenute su carta!

N Ritengo e spero che quando gli utenti saranno sommersi dalla carta, forse, gioco forza, dovranno arrendersi: questa è l’unica speranza in parecchi casi. Con ciò non voglio dire che tutti i clienti siano cosÏ; però, purtroppo, la maggiorparte sÏ.

In effetti, chi ha molta carta (gli editori di carta stampata) sono i nostri principali clienti.

N Secondo me se ne rendono conto, ma cercano di rimandare il piÚ possibile, a quando anche altri o la maggioranza lo avranno fatto: mi è piaciuta la normativa per Pa, ma purtroppo è solo per quella centrale, non per quella locale; per cui, anche in questo caso, non ha dato l’effetto che speravo. www.fulmedia.com SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008 - 51

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1PTUFM N L’azienda ha sempre focalizzato la propria strategia sull’innovazione. Riteniamo che nel document management sia necessaria la copertura dell’intera catena del valore, offrendo servizi semplici e essibili. L’obiettivo è di contribuire anche allo sviluppo complessivo del sistema Paese in linea con gli altri principali paesi europei.

N Postel sta investendo molto sulla dematerializzazione e sui servizi connessi. L’obiettivo è quello di proporsi come punto di riferimento per le aziende e per la pubblica amministrazione.

La dematerializzazione può rappresentare una grande opportunitĂ per la sempliďŹ cazione amministrativa e per la riduzione dei costi gestionali, che oggi rappresentano un’onerosa voce di costo. In tale ottica sarebbe ideale un’ampia diffusione della dematerializzazione in tutti i settori produttivi del paese.

N /GGI MOLTE INFORMAZIONI CIRCOLANO SU SUPPORTI INFORMAtici. Il futuro comporterĂ un aumento del numero delle informazioni e anche dei processi per la gestione delle stesse.

Proponiamo quindi soluzioni di business process outsourcing, in grado di fornire una consulenza adeguata ai nostri clienti per la gestione efďŹ cace delle informazioni a un costo molto COMPETITIVO 'ARANTIAMO CONTEMPORANEAMENTE LA GESTIONE di enormi ussi di dati in tempi ristretti sia in versione elettronica, sia cartacea.

In questi ultimi anni si è progressivamente consolidata la consapevolezza di quanto sia determinante disporre della giusta informazione al momento giusto. Però, al di lĂ delle dichiarazioni di principio, ancora troppo spesso l’archivio viene visto piĂš come un costo necessario dell’organizzazione piuttosto che come fonte di conoscenza, di innovazione e fattore cruciale di successo. La trasformazione degli scenari competitivi richiede un salto di qualitĂ , anche culturale da parte delle imprese italiane. Inoltre, per gestire un settore cosĂŹ sensibile del processo produttivo, si deve poter contare su un partner che abbia competenze organizzative, archivistiche e informatiche speciďŹ che, in grado di creare e sviluppare insieme all’azienda processi con dinamiche nuove e tecnologie innovative. Bucap, da piĂš di 25 anni leader in questo settore, si propone oggi come ‘Document Manager’ globale. Si tratta di una specializzazione molto affermata all’estero, ma ancora non diffusa in Italia, in grado di offrire alle aziende l’intera gamma di servizi nel campo della gestione dei documenti. Non solo outsourcing archivistico tradizionale dunque, ma una varietĂ di servizi a valore aggiunto studiati e progettati su misura del cliente, piccolo o grande, per rispondere alle sue speciďŹ che necessitĂ in modo completo.

N La consapevolezza c’è ed è molto diffusa. Siamo fortemente impegnati sul fronte dell’innovazione, con il chiaro intento di diventare un punto di riferimento per tutti i temi legati al document management. Auspichiamo che il legislatore si esprima con maggiore chiarezza per quanto riguarda le tematiche ďŹ scali/legali e tecnologiche. Crediamo inďŹ ne che l’obiettivo debba essere la sempliďŹ cazione a tutti i livelli, al ďŹ ne di far comprendere che i temi sono importanti e impattanti sull’organizzazione e che i vantaggi ottenibili sono ben superiori agli sforzi organizzativi e tecnologici necessari. www.postel.it

N Da molti anni la dematerializzazione è stata percepita piĂš come obiettivo che come processo. Il raggiungimento di una gestione documentale dematerializzata appare certamente strategico, ma va immaginata all’interno di un contesto organizzativo piĂš ampio, moderno ed evoluto. Per questo Bucap si propone come partner attivo che afďŹ anca l’azienda (banche, assicurazioni, amministrazioni pubbliche, ecc.) in tale processo di trasformazione, e non piĂš come semplice outsourcer a valle. Infatti, l’inevitabile necessitĂ di garantire una corretta gestione del usso documentale presuppone attente analisi preventive sulle modalitĂ , sulle tempistiche e sulle caratteristiche dei singoli componenti produttori e ricettori dell’informazione.

Da semplici gestori di archivi siamo diventati via via consulenti di processo e gestori di tecnologie che garantiscano il rispetto della legge e il miglioramento del processo informativo aziendale.

1BPMP #BSUPMPNFP #VPOHJPSOP 1SFTJEFOUF #VDBQ 4Q" N Bucap si propone come partner strategico per accompagnare aziende e amministrazioni pubbliche verso una gestione documentale evoluta e moderna che valorizzi il patrimonio informativo, vera risorsa di ogni impresa.

N Se è certamente vero che il numero delle informazioni aumenta in misura esponenziale, tale fenomeno talvolta si accompagna a una paradossale diminuzione dei volumi cartacei. Basti pensare all’utilizzo di strumenti quali le email, che se contribuiscono all’incremento del numero di informazioni che ciascun operatore gestisce, al contempo spesso sempliďŹ cano e riducono la produzione documentale ‘istituzionale’. Contemporaneamente però, in alcune organizzazioni si osserva che l’aumentare dei processi di

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informatizzazione ha portato a una maggiore produzione e gestione di flussi documentali, avendo fatto emergere necessità precedentemente non percepite e condivise. Più in generale, occorre soffermarsi sulla qualità dell’informazione piuttosto che sulla quantità o sul volume dei documenti. Disporre di troppe informazioni, talvolta, è come non disporne affatto: serve la giusta informazione in tempi e con modalità immediatamente processabili.

N Siamo appena agli albori di tale consapevolezza. Ripeto: al momento il document management viene percepito più come un fastidio e, talvolta, come un elemento di costo, piuttosto che come un’opportunità di crescita culturale ed economica, in grado di attivare forti risparmi, efficienza operativa e velocità decisionale. Neanche le grandi imprese effettuano ancora investimenti adeguati per dotarsi di professionalità specifiche in questo campo, trascurando l’importanza strategica della gestione delle informazioni e della loro corretta condivisione. Mi piace ricordare che, dalla preistoria a oggi, le civiltà che si sono maggiormente sviluppate sono state quelle che hanno comunicato e trasmesso in modo osmotico le conoscenze e le informazioni di cui disponevano. Da allora, tale peculiarità non è cambiata: sono solo cambiati gli strumenti e le modalità. www.bucap.it (JPWBOOJ (BWJPMJ .BOBHJOH %JSFDUPS &TLFS N Dal 2001, anno in cui Esker ha lanciato, prima sul mercato, una soluzione ‘completa’ di gestione documentale, fino a oggi quando, dopo esperienze ovviamente anche negative, che sono quelle da cui si impara, il concetto che portiamo sul mercato è rinvigorito dai risultati ottenuti, la nostra idea è quella di far leva sui ritorni che si possono raggiungere pensando a un’automazione totale dei flussi documentali. Ciò significa che la nostra focalizzazione è nello studio e nella proposta di ottimizzazione dei processi legati attualmente ai documenti cartacei, riproponendoli sotto forma ‘dematerializzata’ attraverso la nostra piattaforma Esker DeliveryWare. Siamo convinti che questo tipo questo tipo di approccio, unito alla tecnologia che sta alla base di queste soluzioni, porti un nuovo e più efficiente modo di operare delle aziende.

N Esker è stata, e probabilmente è tuttora, pioniere in questo ambito. Abbiamo notato negli ultimi due anni una vera e propria ‘maturazione’ dei clienti o potenziali tali in riferimento alla dematerializzazione. Dopo anni di semi-

na, il concetto ‘Quit Paper’, che abbiamo lanciato anni fa, diventa reale e concreto. Le prospettive direi sono molto più che rosee (Esker Italia è cresciuta nel 2007 del 110% con la dematerializzazione) e la nostra proposta è tuttora all’avanguardia, soprattutto in termini di approccio. Di conseguenza posso affermare che per quanto ci riguarda l’impatto complessivo di elementi come ottimizzazione dei processi documentali (ben oltre alla classica archiviazione), ritorni economici, efficienza delle strutture, salvaguardia dell’ambiente, ecc, avranno modo di rendere felici sia i nostri clienti, sia la nostra azienda.

N Impatterà sicuramente in modo totale e positivo. Mi spiego meglio: lo scambio di ‘informazioni’ attualmente è nella maggior parte attuato attraverso lo scambio di documenti cartacei che riportano le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività.

Intendendo con ‘gestione documentale’ la gestione, appunto, dei processi documentali (che contengono le informazioni), la conseguenza sarà una crescita importante della dematerializzazione e di tutte le soluzioni a essa collegate.

Senza considerare ‘Quit Paper’ come l’obiettivo dell’eliminazione totale della carta (piuttosto utopico al momento), si verificherà senza dubbio un drastico cambiamento nel modo in cui la carta sarà utilizzata, passando da un utilizzo a oggi ‘centralizzato’ a un uso più personale.

N Il cambio di metodo nella gestione degli ambiti documentali in un’azienda che decide di ‘dematerializzare’ sarà repentino; sicuramente si evidenzierà, anche se in misure diverse a seconda della tipologia o della storia dell’azienda coinvolta, un problema legato alla adozione di strumenti differenti da quelli utilizzati in passato.

Senza voler innescare allarmismi inutili, direi che le società che decideranno di muoversi in quella direzione dovranno sicuramente prevedere fasi di ‘adattamento’ del proprio personale alle innovazioni in termini di processi e di mezzi utilizzati per poter ottenere il massimo ritorno in termini di efficienza, oltre che economici. www.esker.it 'JMJQQP $PSEPWB 1SFTJEFOUF *UBMBSDIJWJ N Da circa 20 anni, l’azienda che rappresento si occupa di gestione documentale, consulenza archivistica, analisi dei flussi, servizi di archiviazione, digitalizzazione degli archivi. Siamo ovviamente attenti a tutte le SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008 - 53

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innovazioni tecnologiche che si stanno conďŹ gurando, introducendo nei nostri processi nuove soluzioni che ci permettono di offrire servizi sempre piĂš all’avanguardia. /RIENTIAMO IN MODO CONSISTENTE LA NOSTRA AZIONE VERSO l’integrazione fra archivio cartaceo e archivio digitale, credendo fermamente che rappresenti la soluzione piĂš adatta per la gestione degli archivi che, a oggi, vengono sempre di piĂš a crearsi in modo ibrido (cartaceo e digitale). /VVIAMENTE LA NOSTRA AZIONE Ă’ GUIDATA DALL APPLICAZIONE della disciplina archivistica, dalla quale riteniamo non si debba prescindere nella creazione di sistemi di gestione elettronica della documentazione.

N /VVIAMENTE SI TRATTA DI UN ARGOMENTO ATTUALE UN IMportante prospettiva per il nostro settore. La nostra azienda ha già realizzato rilevanti progetti di dematerializzazione di documentazione per realtà pubbliche e private; attualmente stiamo lavorando al progetto Augusto, commissionatoci dal Cnipa, che prevede la dematerializZAZIONE DELLE 'AZZETTE 5FlCIALI DELLO 3TATO La dematerializzazione garantisce una consultabilità in tempo reale degli archivi, permette di poterli condividere a prescindere dalla localizzazione e di avere un’ulteriore garanzia nella conservazione delle informazioni.

PoichĂŠ i costi legati alla dematerializzazione sono importanti, in un’azienda vanno commisurati con i reali beneďŹ ci. Ăˆ importante guidare i nostri clienti nell’analisi della documentazione prodotta e nella scelta delle tipologie documentali per le quali la dematerializzazione introduce reali vantaggi.

N Nel modo di lavorare siamo sempre piĂš abituati a scambiare e-mail o ďŹ le digitali. Ăˆ importante riettere su quante delle informazioni scambiate siano rilevanti e cosa vada effettivamente conservato. Alcune aziende tendono a conservare indiscriminatamente e a duplicare gli archivi; altre a conservare solo ciò che ha rilevanza giuridica, trascurando tutta una serie di documenti che rappresentano un patrimonio di informazioni per l’azienda. Riteniamo pertanto che, al ďŹ ne di garantire la conservazione delle informazioni importanti per un’azienda, sia essenziale discriminare a monte i documenti rilevanti, con un’attenta analisi. Ăˆ altrettanto importante creare delle regole di archiviazione e dotarsi di un sistema di document management che possa gestire e conservare in modo organico la documentazione aziendale.

N La consapevolezza nasce dall’esigenza di risolvere problematiche emergenti, quali la reperibilità dei documenti, o la mancanza di spazi per la conservazione a norma degli archivi. Nel risolvere le problematiche emergenti, spesso 54 - SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008

si arriva ad analizzare le cause e a creare una nuova sensibilitĂ verso il mondo degli archivi, rivalutando anche il valore strategico delle informazioni in esso conservate.

Da parte dei nostri clienti è sempre piĂš viva la necessitĂ di dotarsi di un metodo che permetta di gestire in modo organico il complesso documentale aziendale. L’esigenza è quella di garantire la certezza di ciò che entra e ciò che esce dall’azienda, ma anche la reperibilitĂ e la conservazione del documento. I sistemi di document management moderni si basano su un’organizzazione della documentazione che richiede un’attenta analisi e una strutturazione essibile e rigorosa dei ussi documentali. In questo contesto assumono nuovamente importanza strumenti archivistici quali il titolario di classiďŹ cazione, il massimario di conservazione e scarto e il manuale di gestione, dai quali si è creduto in anni passati di poter prescindere con l’ausilio dell’informatizzazione. www.italarchivi.it .BSDP ;VGGBOFMMJ 4PMVUJPOT .BOBHFS 4FNFB 4PVUIFSO &VSPQF .JEEMF &BTU ,0'"9 N Il valore di un’azienda è sempre piĂš rappresentato dalle relazioni che instaura in modo costante con gruppi di clienti IMPORTANTI E FEDELI 'RAN PARTE di queste interazioni avviene attraverso lo scambio di documenti. Quelli non strutturati, come corrispondenza, e-mail, contratti, moduli, immagini, documentazione cartacea ed elettronica, e quelli strutturati quali ordini e fatture. La gestione dei documenti risulta dunque un processo estremamente importante sia per i processi strettamente legati al core business, sia per quelli non strategici, ma che rappresentano un onere in termini organizzativi.

Questo comprende anche la capacitĂ di gestire documenti disomogenei (semi-strutturati e non strutturati), di ridurre al minimo gli errori e di assicurare all’utente il completo controllo sul processo. Ma non si può ignorare il fatto che tale automazione spesso richieda tecnologie e sistemi MULTIPLI CHE DEVONO LAVORARE INSIEME +/&!8 HA FATTO propria questa ďŹ losoďŹ a e l’ha integrata nell’architettura Intelligent Capture & Exchange Suite (IC&E) che mette a disposizione di aziende, system integrator e outsourcer.

N L’obiettivo è quello di velocizzare i processi e aiutare le aziende a diventare Real Time Enterprise. Un’infrastruttura disegnata, ad esempio, per supportare processi di e-business è, per sua natura, inefďŹ ciente quando deve trattare la carta.

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/TTIMIZZARE UN PROCESSO DI GESTIONE DOCUMENTALE SIGNIďŹ ca dunque individuare al suo interno l’elemento chiave e studiare la soluzione che, agendo sulle fasi di raccolta, riconoscimento e trasformazione delle informazioni, di interazione fra persone e device possa fornire il valore utile al business dell’azienda.

La soluzione IC&E (Information Capture & Exchange) DI +/&!8 TRASFORMA IL mUSSO DA CARTACEO A ELETTRONICO

ne aumenta la produttivitĂ , e riduce le inefďŹ cienze che derivano dall’attivitĂ manuale. La carta viene infatti fermata all’inizio del processo e immediatamente trasformata in documento elettronico. Questo permette una conseguente gestione automatica delle informazioni e un completo automatismo dei feedback e delle notiďŹ che verso tutti i soggetti coinvolti nel processo e quelli gestiti dalla parte ‘exchange’. Ăˆ dunque necessario anticipare il piĂš possibile la trasformazione della carta in informazioni elettroniche; per questo riteniamo strategico spostare l’Information Capture dal back ofďŹ ce al front ofďŹ ce, al ďŹ ne di alimentare immediatamente e contemporaneamente tutti i processi di business a valle.

N Non a caso, uno dei nostri slogan è “business run on informationâ€?. Riteniamo infatti che l’efďŹ cienza di un processo debba essere misurata sulla velocitĂ di acquisire ed elaborare le informazioni. Un approccio che tende a considerare l’Ilm (Information Lifecycle Management) come punto di partenza di molti processi e non come passaggio ďŹ nale. Il valore aggiunto rappresentato dall’IC&E riguarda infatti la trasformazione di molti processi batch in processi real time che, gestiti immediatamente dal front ofďŹ ce, aumentano di efďŹ cienza e li trasformano da paperbased in processi completamente elettronici, riducendo di conseguenza l’impatto che la gestione dei documenti ha sull’intero processo operativo.

N /GNI AZIENDA HA LA NECESSITĂŒ DI RENDERE EFlCIENTE LA PROpria gestione documentale per migliorare di conseguenza la propria capacitĂ di relazione verso clienti, fornitori e partner.

Attenzione, puntualità e informazioni che arrivano nel momento voluto dal cliente sono alcuni degli elementi che aumentano la qualità della relazione. Sempre piÚ aziende si rendono conto che la gestione manuale delle informazioni costa all’organizzazione tempo e denaro. Non ultimo, l’aspetto della sicurezza: diminuire la circolazione di documenti e ridurre le azioni manuali protegge le informazioni, garantendo privacy e sicurezza. Quello che suggeriamo alle aziende, insieme ai nostri Partner, è agire su quei processi fortemente dipendenti da documenti o da informazioni provenienti da piÚ fonti.

Il grande valore di un progetto è quello di poter essere replicato, di soddisfare e risolvere esigenze e problematiche comuni, generando però un valore per la singola azienda ďŹ no a quel momento inesistente. www.kofaxitalia.it -VDB #SVTVUUJ 1SPEVDU .BSLFUJOH .BOBHFS (FTUJPOF %PDVNFOUBMF F 1PTUB &MFUUSPOJDB $FSUJžDBUB *OGP$FSU N EfďŹ cienza e innovazione sono i temi di maggiore attualitĂ per le organizzazioni pubbliche e private. La necessitĂ di fornire servizi di qualitĂ sempre piĂš elevata, centrati sulle esigenze e la soddisfazione del cliente, in tempi rapidi e a prezzi contenuti, impone una continua ricerca di soluzioni evolute ed efďŹ cienti. Per questo, la gestione documentale e il workow, integrati con la conservazione sostitutiva dei documenti, rappresentano per InfoCert una sďŹ da con grandi prospettive, per aiutare sempre meglio i nostri clienti a ottenere risparmi, efďŹ cienza, trasparenza e una riduzione del loro time-to-market. /GGI )NFO#ERT OFFRE 7IDE ACRONIMO DI 7ORKmOW )NTEgrato con Documenti Elettronici), il servizio per la gestione elettronica di documenti e ussi organizzativi che permette di conseguire signiďŹ cativi risultati in termini di incremento dell’efďŹ cienza e riduzione dei costi. In Wide sono presenti tutti gli strumenti necessari per gestire, con pieno valore legale, il completo ciclo di vita del documento: dalla formazione (con ďŹ rma digitale) alla trasmissione (mediante posta certiďŹ cata), dall’archiviazione ďŹ no alla conservazione sostitutiva.

N L’interesse per il tema della dematerializzazione è in costante crescita. Lo sviluppo di questo mercato è stato in PARTE LEGATO ALL EVOLUZIONE DELLE NORMATIVE /GGI )NFO#ERT offre gli strumenti necessari per gestire, con pieno valore legale, tutto il ciclo di vita del documento; si tratta di strumenti che coniugano semplicitĂ e afďŹ dabilitĂ : dalla Business Key per la ďŹ rma digitale a Legalmail (posta certiďŹ cata) per la trasmissione, da Wide per l’archiviazione ďŹ no a LegalDoc per la conservazione sostitutiva. In particolare, il mercato sta premiando i servizi erogati in modalitĂ Asp che liberano le imprese da compiti e responsabilitĂ , a volte pesanti, estranei al proprio business.

N L’aumento della quantità di informazioni condurrà a una richiesta sempre maggiore di qualità nella gestione DOCUMENTALE 'ESTIRE IN MODO SICURO AFlDABILE E PRECIso i documenti, reperire le informazioni in modo rapido SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008 - 55

document management

e puntuale diventeranno fattori strategici di competitivitĂ per le aziende. Per questo è necessario che le organizzazioni si dotino di strumenti afďŹ dabili di dematerializzazione che non facciano perdere informazioni preziose e adottino soluzioni integrate, che consentano una gestione globale della documentazione aziendale. Il servizio Wide di InfoCert, oltre a consentire un trattamento interamente digitale dei documenti, ne facilita anche la catalogazione e la ricerca. L’ambiente di lavoro è gradevole e personalizzabile, lasciando a ogni utente la possibilitĂ di organizzare ďŹ le e cartelle e di condividerli facilmente.

N Le organizzazioni di grandi dimensioni e quelle con una struttura molto articolata di solito sono piĂš consapevoli dei costi di una gestione documentale inefďŹ ciente e, quindi, sono piĂš interessate ad affrontare progetti innovativi in questo ambito. Tuttavia, i ritmi incalzanti della competizione spingono un po’ tutti a trovare modalitĂ di lavoro sempre piĂš efďŹ cienti. Nella maggior parte dei casi, comunque, l’avvio di progetti di document management viene innescato dalla precisa percezione dei costi e delle INEFlCIENZE DI UNO O POCHI PROCESSI BEN INDIVIDUATI 'RAZIE alle evoluzioni normative degli ultimi anni, molte aziende hanno intrapreso con grande slancio la via della dematerializzazione dei documenti, in particolare delle fatture e dei libri contabili. Questo ha permesso di superare alcune resistenze ‘culturali’, non ultima quella che voleva la gestione elettronica dei documenti relegata ai soli documenti interni e senza importanza dal punto vista legale o ďŹ scale. /GGI Ă’ POSSIBILE UNA GESTIONE COMPLETAMENTE ELETTRONICA dei piĂš importanti documenti aziendali e InfoCert supporta i propri clienti in questo passaggio dalla carta al digitale, fornendo la necessaria consulenza: per interpretare in modo corretto le indicazioni normative all’interno del proprio contesto organizzativo e per ottenere i maggiori vantaggi in termini di efďŹ cienza e risparmio. www.infocert.it -VJHJ $BGPSJP 1SFTJEFOUF /PFNB 45* TSM N Le nuove tecnologie consentono di realizzare dei sistemi di document management che aderiscono alla realtĂ aziendale e sono ďŹ nalizzati al suo business aziendale.

L’adozione di uno strumento collaborativo e interamente web permette di centralizzare e regolamentare tutto il usso informativo, traendone giovamento in termini di qualitĂ , efďŹ cienza e creazione di nuovi servizi, senza per questo diminuire i requisiti 56 - SISTEMI&IMPRESA N.4 - APRILE 2008

fondamentali di sicurezza e riservatezza. Ăˆ in quest’ottica che Noema ha progettato e realizzato eXperience suite, una piattaforma modulare e collaborativa nella quale ogni azienda può trovare la conďŹ gurazione ideale.

N Se giĂ da qualche tempo la dematerializzazione è un argomento ‘caldo’, quantomeno a parole, ora si può affermare che abbia raggiunto una maturitĂ e una prospettiva di concretezza tanto dal punto di vista normativo, che da quello tecnologico.

Le aziende cominciano a comprenderne il beneďŹ cio in termini di risparmio economico e di miglioramenti organizzativi e ad affrontare seriamente la possibilitĂ di introdurre il processo di dematerializzazione al proprio interno.

Noema, che giĂ da qualche anno sta investendo in questa direzione, ha acquisito il know how necessario per aiutare le aziende ad affrontare questo passaggio, assistendole in una svolta che di giorno in giorno si fa piĂš urgente.

N L’aumento delle informazioni scambiate e trattate richiede necessariamente una gestione sempre piĂš veloce e essibile. In particolare è nel dato destrutturato che si avverte l’information overload ed è qui che i sistemi documentali di nuova generazione interamente web, come il nostro scriba, si distinguono come portatori di un valore aggiunto, al ďŹ ne di soddisfare le molteplici occasioni di ricerca delle informazioni in tempo reale.

Basta pensare al successo dei motori di ricerca sullo stile DI 'OOGLE PER COMPRENDERE LE POTENZIALITĂŒ E I BENElCI DI uno strumento che aiuti a districarsi nel mare magnum incontrollato di un’informazione diversiďŹ cata e in costante mutamento.

N L’innovazione è un punto fondamentale se non imprescindibile per poter competere nel mercato odierno.

Quello che le aziende spesso temono è che l’introduzione di un prodotto tecnologicamente avanzato possa sconvolgere il loro metodo di lavoro quotidiano.

Al contrario, la riorganizzazione interna del lavoro – che procede di pari passo con l’adozione di un software di document management – aiuta a snellire e semplificare la quotidianità di un flusso informativo, quello interno, che troppo spesso viene trascurato rispetto a come l’azienda si relaziona verso l’esterno e verso la propria clientela.

L’organizzazione del sistema informativo interno a un’azienda non deve essere vissuto come un gravoso e superfluo corollario, bensÏ come parte integrante del core business e dello sviluppo omogeneo di una realtà aziendale nel suo complesso. www.noema.it