DOCFLOW X SAP: EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI by DOCFLOW ITALIA

DocFlow x SAP EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI

Integrare dati transazionali, documenti e processi

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DocFlow x SAP QUALI SCENARI APPLICATIVI?

FINANZA

• Verifica e approvazione Fatture Fornitore • Conservazione Sostitutiva documenti fiscali • Real-Time Finance Dashboard

RISORSE UMANE

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VENDITE

• Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall’offerta al pagamento) • Gestione Contratti di Fornitura • Gestione documentazione della Clientela con SAP CRM

ACQUISTI

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PRODUZIONE

• Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti • Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi • Gestione documentazione SAP PLM

SISTEMI INFORMATIVI

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Distribuzione on-line ed email del Cedolino Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro Gestione completa del Fascicolo del Dipendente Processo elettronico dei Permessi e Variazione orario Processo elettronico delle Trasferte e Nota Spese

Emissione RDA Emissione Ordini di Acquisto Documentazione di Gara Gestione completa della Pratica Acquisti Qualifica Fornitori

Archiviazione dati e documenti storici SAP (Application Data Archiving) Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT Gestione Commesse Software Segnalazione Guasti e Richieste Intervento

INTEGRARE SAP CON L’ECM

egli ultimi anni le organizzazioni hanno concentrato l’attenzione sui sistemi ERP al fine di riuscire a gestire in maniera rapida ed efficace i dati transazionali. Ma oltre che sui dati, i processi di business si basano sulla gestione dei documenti alla base delle transazioni e su processi collaborativi tra le diverse figure aziendali coinvolte. L’ERP è la soluzione ottimale per la gestione del dato, ma essendo chiuso su se stesso non è in grado di supportare i processi organizzativi. Gestire i processi documentali mediante SAP, senza avvalersi di un sistema documentale a parte, è in realtà possibile, ma implica costi elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implemen-

GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE SAP, SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE, È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE COMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE

tazione e di gestione. Sono poche quindi le imprese che possono permettersi progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transazionale e quello documentale vivono ognuno in maniera a se stante. Per cui se per gestire un processo transazionale serve un documento, gli utenti devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali, spesso causa di colli di bottiglia e di costi nascosti. Si pensi per esempio alle procedure per la registrazione di una fattura: all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente dall’utente nel sistema ERP ed entrano a far parte del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha emesso la fattura non è presente nel sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La fattura di solito viene fotocopiata, portata alla persona che si occupa dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono

svolte queste attività l’intero processo è bloccato. Le stesse problematiche si incontrano anche nelle altre aree aziendali le cui attività si basano su dati transazionali: amministrazione (dati delle fatture, delle scritture contabili…), risorse umane (dati relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi…), vendite (dati relativi al ciclo di vendita), acquisti (dati dei fornitori, degli ordini di acquisto…) e produzione (dati della documentazione tecnica allegata ai prodotti). Per le aziende concentrarsi solo sul dato è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documentale, integrando dati, documenti e processi.

Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali DocFlow ha sviluppato una soluzione di Enterprise Content Management che, interfacciandosi direttamente (mediante un’interfaccia certificata) con SAP, tra gli ERP più diffusi in tutto il mondo, consente di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e,

DOCFLOW HA SVILUPPATO UNA SOLUZIONE DI ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT CHE, INTERFACCIANDOSI DIRETTAMENTE CON SAP, CONSENTE DI COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E DI GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI passaggio successivo, di gestire in maniera automatizzata i processi connessi. Grazie a questa integrazione tutte le aree aziendali le cui attività si basano sui dati transazionali che si trovano nel gestionale possono risparmiare tempo e risorse. L’unione SAP-DocFlow permette di far leva sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nel sistema gestionale valorizzandoli e ottimizzandoli. L’integrazione avviene sia a livello server, per facilitare l’acquisizione dei documenti provenienti da diversi canali, che a livello client, in modo che gli utenti possano gestire do-

cumenti e processi direttamente dalla schermata di SAP. Per cui tramite un’unica interfaccia gli utenti hanno a disposizione tutti gli elementi necessari: la transazione, il documento correlato e il processo che sta eseguendo. In pratica, i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di business per essere pronti a entrare nei workflow. A questo punto l’utente di business preposto riceve una segnalazione e registra il documento su SAP. Quando l’utente si trova a gestire un evento generato da SAP il sistema in automatico

DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOC SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE

mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate e consente di innestare il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per notificare all’utente che il processo è concluso. Un ulteriore passo è dato dalla Conservazione Sostitutiva che è prevista dalla soluzione DocFlow, per cui grazie all’integrazione SAP-DocFlow i documenti correlati a SAP possono essere portati direttamente in conservazione. DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che nelle imprese non hanno subito negli ultimi anni evoluzioni sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specificità dei processi di business. DocFlow non impone nessun modello precostituito ma, partendo da best practice sviluppate in anni di esperienza, propone applicazioni create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda.

SCENARI APPLICATIVI

FINANZA VERIFICA E APPROVAZIONE DELLA FATTURA FORNITORI I processi di verifica (VeFa) e di approvazione legati alla fattura fornitori sono i più costosi in termini di risorse interne per via della loro importanza e delicatezza. Spesso infatti la VeFa rappresenta l’unico reale processo di controllo delle spese relative a una commessa ed è con la sua corretta gestione che risulta possibile allineare il percorso amministrativo che va dall’ordine al pagamento. Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi: • pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati, invio alle transazioni di registrazione SAP • post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo • pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate da SAP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Semplificare e velocizzare la verifica e l’approvazione delle fatture sin dal loro arrivo in azienda senza circolazione di carta • Coinvolgere efficacemente i procuratori per le autorizzazioni • Rendere il processo trasparente e “auditable”

• Lettura automatica del contenuto delle fatture (OCR) • Integrazione con il SAP Business Workplace per la registrazione automatica da SAP • Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro “intelligenti”

• Efficienza: minori risorse per il ciclo di verifica, approvazione e archiviazione • Efficacia: gli addetti alla contabilità si possono dedicare alla parte più pregiata del proprio lavoro • Compliance: un processo automatizzato è un processo controllato e misurabile • Competitività: migliora l’immagine aziendale verso l’esterno • Opportunità: il processo, svincolato dalla carta, può essere esternalizzato

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

RISORSE UMANE PROCESSO ELETTRONICO DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO L’automazione completa del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR “distribuiti” trasformabile in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda. Candidato naturale a questo tipo di automazione è ogni processo di richiesta proveniente dai dipendenti che si articola in: • compilazione del modulo elettronico o cartaceo • approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR • caricamento della transazione SAP di riferimento L’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza e liberare risorse. I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero dei dipendenti e della complessità aziendale.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione di carta • Rispetto delle date del payroll • Archiviare e consultare i documenti prodotti

• Lettura automatica dei moduli cartacei via OCR • Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro “intelligenti” • Registrazione automatica delle transazioni SAP HR

• Efficienza: minori risorse per la raccolta dei moduli e la registrazione automatica • Efficacia: reportistica ed “early indicators” dell’andamento del processo • Compliance: totale trasparenza e monitoraggio del processo

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

VENDITE GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AI CLIENTI CON SAP CRM E SIEBEL Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non va dimenticata l’importanza di una gestione efficiente ed efficace dei documenti, e dei processi relativi, non strettamente legati al CRM. Esistono attività legate ai documenti, comunemente effettuate dal CRM, che ben si prestano all’automazione: • protocollare i documenti in ingresso e archiviarli • imbustare/spedire comunicazioni e contratti • gestire i faldoni dell’archivio La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità a cui attingere per migliorare i propri processi CRM.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione di carta • Rispetto delle date del payroll • Archiviare e consultare i documenti prodotti

• Archiviazione centralizzata di tutti i documenti relativi ai clienti • Storico di lavorazione delle pratiche • Dispacciamento automatico • Integrazione bidirezionale con i principali sistemi CRM

• Efficienza: minori risorse per la gestione della documentazione • Efficacia: i documenti non vanno smarriti e sono accessibili immediatamente dal Contact center • Compliance: calcolo immediato di KPI e SLA per aderenza a regole interne, esterne e normative di settore

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

ACQUISTI GESTIONE COMPLETA DELLA PRATICA ACQUISTI L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertanto di procedure efficaci e sistemi efficienti in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati. Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti possono avere accesso a SAP e la durata in vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni “push”. Con SAP si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita della pratica, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate per loro natura. Il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistema specializzato e integrato con SAP per la gestione di ogni singolo documento relativo alla pratica acquisti. Le funzionalità di automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace a questa esigenza.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Gestire un processo molto articolato e disperso • Aumentare la trasparenza dei processi autorizzativi • Archiviare e rendere sempre consultabili i documenti storici delle pratiche

• Archiviazione centralizzata di tutti i documenti suddivisi per “pratica fornitore” • Storico di lavorazione delle pratiche • Dispacciamento automatico verso il fornitore • Integrazione con i processi di business SAP del procurement

• Efficienza: servono meno risorse per la gestione della documentazione • Efficacia: buyer focalizzati sul processo e non sulla gestione dei documenti • Compliance: l’aderenza dei processi autorizzativi alle regole interne ed esterne e alle normative di settore è documentabile

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

PRODUZIONE GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI Quello della documentazione allegata in SAP ai codici prodotto, alle attrezzature, ai macchinari e in genere gli equipaggiamenti è un tema molto vasto. Qualsiasi “elemento” inserito in SAP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti corrispondenti legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Per quanto riguarda le fonti, questa documentazione può provenire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione oppure arrivare dai fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico già esistente in azienda e custodita su supporti di diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea. La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale integrato con SAP in grado di archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione in modalità semplice, sicura e via Web.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Organizzare e storicizzare tutta la documentazione di produzione • Condividere la documentazione con altre Business Unit

• Automatismi per l’archiviazione della documentazione pregressa • Integrazione con i processi di business SAP

• Efficienza: servono minori risorse per la gestione della documentazione • Efficacia: i documenti non vanno smarriti, sono accessibili facilmente da Web e da SAP • Compliance: il sistema soddisfa le regole interne, esterne e le normative di settore legate all’archiviazione dei documenti

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

SISTEMI INFORMATIVI ARCHIVIAZIONE DEI CONTENUTI NON STRUTTURATI: FILE, MAIL, DOCUMENTI E DATI SAP, SHAREPOINT Il bisogno di spazi di archiviazione per contenuti digitali non strutturati è in continua espansione e le grandi aziende faticano a gestire, razionalizzare e mantenere il passo delle richieste. La crescita è di tale portata da rendere necessario in azienda un sistema di gestione efficace e che sia innanzitutto “cost-effective”. Le iniziative di archiviazione dei contenuti non strutturati dovrebbero cominciare dalle aree più problematiche in termini di gestione dell’informazione, costi di archiviazione e aspetti legali. Ciò premesso, secondo la maggior parte dei responsabili IT l’importanza aziendale dei contenuti non strutturati rispecchia il seguente ordine: documenti e immagini, e-mail, files, documenti e report SAP, altro. Per quanto riguarda SAP, è noto che il sistema non cancella i master data in tempo reale, di conseguenza la dimensione della sua base dati cresce di pari passo con il numero delle transazioni generate sino a quando il cliente non decide di rimuovere le transazioni chiuse. Il Data Archiving consente di archiviare sotto forma di file tutti i contenuti storici, liberando spazio sul Database e permettendone l’eventuale reintegro. Con “Integrated Content Archive” di DocFlow è possibile realizzare una soluzione integrata di archiving per le principali piattaforme generatrici di contenuti in azienda.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

• Risparmiare spazio di storage gestito • Conservare la memoria storica di tutto ciò che viene prodotto in azienda

• Unica soluzione per l’archiviazione di qualsiasi contenuto prodotto in azienda • Gestione interna di sicurezza, backup e disaster recovery • Oltre 10 anni di vita della soluzione • Integrazione con processi di business SAP del procurement

• Efficienza: minori costi di gestione e migrazione dei sistemi • Efficacia: incremento della velocità di esecuzione di SAP e degli altri sistemi • Compliance: unico punto di accesso per i dati e i documento storici dell’azienda

IL PROCESSO DI LAVORO

CASE HISTORY

GALILEO AVIONICA DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivo e migliorare la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti da SAP

L’azienda Galileo Avionica è una società del Gruppo Finmeccanica che raccoglie tutte le attività italiane e inglesi nell’ambito dell’elettronica per la difesa. La società è nata nel 2001 dall’aggregazione di aziende del gruppo Finmeccanica dislocate su tutto il territorio nazionale, ognuna delle quali con un sistemi informativi propri. In seguito è stato introdotto un sistema condiviso, fino ad arrivare all’implementazione di un sistema SAP unico a supporto di tutti i processi di business. L’esigenza La società aveva l’esigenza di dematerializzare il ciclo passivo (circa 60.000 fatture all’anno) per migliorare l’efficienza e la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti da SAP. Le attività legate alla gestione del ciclo passivo erano destrutturate e distribuite in sei sedi, senza una corrispondenza effettiva tra il personale e i carichi di lavoro. Si rendeva quindi necessario migliorare le modalità di distribuzione di tali carichi, a prescindere dal sito di registrazione del documento. La soluzione Galileo Avionica ha implementato DocFlow Synergy che consente di archiviare in un unico repository tutte le immagini delle fatture, che sono quindi registrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque si trovi, senza necessità di trattare il documento car-

taceo. In questo modo vengono unificati i processi di lavorazione e approvazione, ed è possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Tra gli altri vantaggi: eliminazione degli interscambi di documenti tra sedi contabili e sedi operative per approvazioni e anomalie, semplificazione dei processi, possibilità di notificare immediatamente i diversi eventi che accadono ed eliminazione degli archivi cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva. Il progetto Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulenziale si è rivelata importante nella progettazione del ciclo organizzativo di processo con l’obiettivo di adattare il software alle specifiche esigenze. Dopo una fase di analisi iniziale, sono stati acquisiti i documenti nei diversi siti; l’acquisizione è stata poi centralizzata in un unico centro di raccolta. Il supporto di DocFlow è stato importante anche per le attività di change management. Il progetto è sempre in divenire e ora comprende anche attività, non necessariamente amministrative, che prima erano gestite in maniera manuale (come per esempio il processo di liquidazione-autorizzazione al pagamento delle fatture per prestazione). Gli step successivi riguardano l’acquisizione dei documenti scambiati via e-mail e la gestione dei ciclo attivo. Il valore dell’approccio DocFlow risiede nel fatto di essere incrementale, il che consente da un lato l’immediata risoluzione di eventuali problematiche, sia di tipo tecnico che organizzativo, e dall’altro il trasferimento del know-how dal partner all’azienda cliente.

CASE HISTORY

SOLVAY ITALIA DocFlow per migliorare il workflow delle fatture e dei documenti contabili anche grazie a processi automatizzati di collegamento a SAP

L’azienda Il Gruppo Solvay, fondato in Belgio nel 1863 da Ernest Solvay, è una multinazionale che opera in tre settori: chimico, farmaceutico e materie plastiche. L’esigenza L’attenzione verso la gestione documentale ha radici lontane in Solvay e risale a oltre 15 anni fa con l’implementazione di una soluzione per la scansione ottica dei documenti e il caricamento sul gestionale SAP adottato a livello internazionale e di un sistema di workflow verso il quale venivano indirizzate diverse tipologie di documenti. In tempi più recenti, a seguito di una nuova organizzazione amministrativa a livello europeo, Solvay Italia ha sentito l’esigenza di ottimizzare la gestione documentale, allo scopo di contenerne i costi e l’impatto negativo sull’efficienza dei processi. In particolare, l’attenzione era rivolta al workflow delle fatture e dei documenti contabili. Infatti, a seguito della creazione di un centro servizi a Lisbona, in Portogallo – che accorpava buona parte dei processi di contabilizzazione del Gruppo, con l’aggiunta delle chiusure contabili – si è creato uno scambio notevole di documenti cartacei tra questo centro e l’Italia per i processi di verifica e di elaborazione che precedono l’archiviazione. Oltre all’ottimizzazione di tale flusso, un driver importante del progetto era costituito dalla compliance relativa alla conservazione nel tempo dei documenti (dieci anni per l’Italia). La soluzione La soluzione DocFlow ha consentito di ottimizzare i

flussi documentali mantenendo invariato il processo interno di scansione dei documenti che veniva svolto con il precedente sistema. Nella sede italiana sono scomparsi i plichi di documenti che ogni mese arrivavano da Lisbona ed è venuta meno la necessità di archiviarli in formato cartaceo, con tutto quel che consegue in termini di efficienza e risparmio. I documenti sono archiviati su un server presso il sito di Bollate e un processo automatizzato provvede ad estrarli e a caricarli su SAP nelle ore notturne. L’estrazione avviene ogni ventiquattro ore e la società verifica che tutto si svolga nel modo corretto, anche attraverso controlli a campione, per poi dare il via libera al passaggio sicuro verso DocFlow e la conservazione sostitutiva. Il progetto Per la realizzazione del progetto, che ha ottenuto un forte commitment da parte del vertice aziendale, sono stati presi in considerazione quindici fornitori, poi ridotti a due. Fondamentale sia per la prima selezione sia per la scelta finale operata sono state la competenza dimostrata da DocFlow in materia fiscale e la disponibilità a eseguire un accurato assessment della situazione di partenza per individuare le possibili aree di miglioramento senza stravolgere l’esistente. Il fornitore DocFlow ha la Delega di Responsabile della conservazione sostitutiva, con l’impegno a garantire l’adeguamento costante alle evoluzioni normative e la disponibilità per dieci anni di un archivio a norma di legge. Risolto il problema delle fatture, l’attenzione di Solvay Italia si è proiettata verso la gestione con DocFlow dei documenti di trasporto e dei cedolini paga.

CASE HISTORY

Wolters Kluwer Italia DocFlow per creare un unico punto di accesso per gestire le comunicazioni con i clienti, i documenti e i processi amministrativi in maniera integrata a SAP

L’azienda Wolters Kluwer è un gruppo editoriale internazionale operante in 26 paesi. In Italia, è presente attraverso Wolters Kluwer Italia (WKI) che raccoglie dieci tra i più autorevoli e accreditati brand produttori di prodotti e servizi editoriali e software: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma Software, De Agostini Professionale, Utet Professionale e Ipsoa Editore. L’esigenza In Wolters Kluwer Italia le scelte tecnologiche in ambito amministrativo sono sempre state guidate dall’esigenza di uniformare e integrare le attività delle società e i relativi sistemi gestionali. È stato quindi implementato in tutte le società acquisite il sistema SAP che ha consentito un ottimo livello di integrazione. Ma alcuni processi amministrativi non erano comunque ottimali perché troppo ‘paper-based’. Si rendeva quindi necessario un ulteriore intervento, in particolare in due ambiti che presentavano diverse criticità a causa del numero delle funzioni coinvolte e dei volumi di documenti trattati. Il primo ambito riguarda le comunicazioni e i documenti provenienti dai clienti (in particolare il ciclo attivo), mentre il secondo la gestione del ciclo passivo. La soluzione Per ambedue i processi è stato adottato DocFlow Synergy che ha consentito di creare un unico punto di gestione e archiviazione dei documenti e di gestire uniformemente tutti i processi in maniera integrata al gestionale. Per quanto riguarda il primo ambito di intervento (comunicazioni con i clienti), grazie a DocFlow Synergy, sono state ottimizzate tutte le at-

tività del CRM collegando direttamente il numero di telefono del cliente che chiama il customer service alla relativa scheda anagrafica in SAP e alla sua situazione aggiornata. Integrando il CRM-SAP con il sistema documentale DocFlow Synergy, Wolters Kluwer Italia riesce a tenere traccia dei flussi documentali. Tra i principali benefici derivanti sistema documentale integrato con SAP: migliore capacità di risposta al cliente, maggiore semplicità di ricerca delle informazioni, possibilità di inserire documenti di qualsiasi tipo (ordini, fatture…). Per quanto riguarda il secondo ambito d’intervento (ciclo passivo), tra gli obiettivi vi era quello di migliorare i workflow e i flussi autorizzativi. Quando arriva la fattura di un fornitore questa viene sottoposta all’archiviazione elettronica e allo smistamento iniziale, che avviene distinguendo tra fatture con ordine e fatture senza ordine. Una volta inserite nel documentale, le fatture sono pronte per il controllo triangolare (ordine-bolla-fattura) a cui seguirà poi l’autorizzazione e la gestione del pagamento al fornitore. Tra i principali benefici: riduzione dei tempi di trattamento delle fatture, maggiore efficienza e affidabilità dei processi, riduzione dei costi per lo stoccaggio e la gestione delle stesse. Il progetto Per poter introdurre il sistema documentale si è resa necessaria una fase preliminare di analisi e di auditing interno dei processi. Con riferimento al ciclo attivo, per esempio, in questa fase iniziale sono stati mappati 38-40 processi documentali che coinvolgono una decina di uffici diversi. Alla fase iniziale d’analisi dei processi è poi seguita una fase di pianificazione degli interventi e di implementazione degli stessi. In tutte queste fasi è stato determinante il ruolo di DocFlow che è riuscita a realizzare un progetto che rispondesse alle effettive esigenze.

CHI È

Un partner per innovare Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l’ERP, per la sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendale e i settori merceologici.

Processi documentali integrati L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati dell’ERP. DocFlow è SAP Technology Partner dal 2002 con interfaccia DM certificata e, dal 2004, con interfaccia SAP Netweaver certificata, a garanzia di processi documentali integrati al mondo gestionale. Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ le applicazioni sulla base della specificità del business. Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo. Si spiega perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea. Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale necessità di gestione del processo collaborativo.

DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation; SHAREPOINT® è un marchio registrato di Microsoft Corporation

DocFlow Italia SpA Centro Dir. Milanofiori Strada 4, Palazzo Q8 20089 Rozzano MILANO Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it www.docflow.com