ENTERPRISE ARCHIVING - archiviare email e documenti

www.docflow.com

Enterprise Archiving Archiviare e‐mail e Documenti Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno si ha sempre più la necessità conformarsi alle normative mantenendo comunque bassi i costi di gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono nell’Archiving la giusta soluzione.

Ormai tutte le aziende sono inondate da documenti: scannerizzati, email, files in File System o pagine Web, data files da Host o SAP che devono trattare tutti i giorni con politiche e regole di gestione che diano fiducia sia all’interno che verso l’utente finale.

Occorre quindi prevedere delle soluzioni che consentano di mantenere questi documenti secondo la normativa vigente e fare in modo che tutti gli utenti possano accedere ai contenuti desiderati nel momento in cui ne hanno la necessità. […]

White Paper

DocFlow Italia S.p.a. P.IVA: 11325150156 Centro Direzionale Milanofiori - Strada 4 Palazzo Q4 - 20089 Rozzano MILANO - Tel 02/57503366 Fax 02/57503369 - marketing@docflow.it www.docflow.com

www.docflow.com

INDICE

1.

EXECUTIVE SUMMARY ....................................................................................................................2

2.

VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE ....................................................................................................3

2.1 3.

3.1 4.

4.1 5.

COSA SIGNIFICA ARCHIVIARE ...........................................................................................................3 EMAIL ARCHIVING...........................................................................................................................4 ARCHIVIAZIONE DEI PST ...................................................................................................................5 FILE SYSTEM ARCHIVING .................................................................................................................6 DOCUMENT MANAGEMENT ARCHIVING .........................................................................................6 SAP ARCHIVING...............................................................................................................................7

5.1

DATA ARCHIVING..............................................................................................................................7

5.2

OPEN TEXT LIVELINK ECM for SAP SOLUTION ..................................................................................8

5.3

DOCFLOW SYNERGY for SAP ARCHIVING .........................................................................................9

6.

6.1 7.

ARCHITETTURA OPEN TEXT ........................................................................................................... 11 ENTERPRISE LIBRARY ......................................................................................................................11 ARCHITETTURA DOCFLOW ............................................................................................................ 13

7.1

MASS MOVER .................................................................................................................................13

7.2

AIPA DOCS ......................................................................................................................................14

8.

CONCLUSIONI ............................................................................................................................... 16

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 1

www.docflow.com

1. EXECUTIVE SUMMARY Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno si ha sempre più la necessità conformarsi alle normative mantenendo comunque bassi i costi di gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono nell’Archiving la giusta soluzione.

Ormai tutte le aziende sono inondate da documenti: scannerizzati, email, files in File System o pagine Web, data files da Host o SAP che devono trattare tutti i giorni con politiche e regole di gestione che diano fiducia sia all’interno che verso l’utente finale.

Occorre quindi prevedere delle soluzioni che consentano di mantenere questi documenti secondo la normativa vigente e fare in modo che tutti gli utenti possano accedere ai contenuti desiderati nel momento in cui ne hanno la necessità.

L’archiviazione è diventata strategica e di primaria importanza nelle organizzazioni poiché consente di perseguire i seguenti obiettivi.

Velocizzare i processi di business ‐ come pagamenti, ordini, attività di call center e in genere tutti gli scenari che coinvolgono partner esterni.

Dare supporto alle problematiche di conformità ‐ recupero delle informazioni per contenziosi, regole per l’integrità dei controlli e report finanziari.

Definire politiche di retention ‐ l’archiviazione è la base per il Record Management.

Risparmio costi IT ‐ diminuzione dell’occupazione di Storage pregiati e politiche di ripristino dei dati automatiche.

Salvataggio del patrimonio di conoscenza aziendale ‐ che può essere messo a disposizione di tutti centralmente con le corrette politiche di sicurezza.

Mantenere messaggistica rilevante ‐ conservare le email e le comunicazioni secondo la normativa vigente.

Ma quali sono le tre parole chiave di un sistema di archiviazione?

CONNETTIVITA’: occorre abilitare processi standard efficienti poiché l’archiviazione non ha nessun valore senza la possibilità di accedere ai documenti archiviati.

CONFORMITA’: controllare i contenuti e ridurre i rischi. L’archiviazione riduce i rischi in diversi modi per esempio in caso di distruzione fisica dell’originale, cartaceo o elettronico, si ha la disponibilità della copia in archivio. Oppure riduce il rischio di non essere conformi con le normative vigenti. Un buon sistema di archiviazione consente di mantenere le informazioni per quanto tempo è necessario, e con il necessario controllo e cancellarle e distruggerle fisicamente quando la normativa lo consente. I documenti archiviati possono essere cifrati al fine di non consentirne la visione a chi non è in possesso delle chiavi necessarie questo per esempio può essere utilizzato per l’archiviazione sicura di documenti riservati come cedolini.

RISPARMIO: ridurre i costi di gestione e mantenimento dei documenti che presentano una bassa frequenza di accesso.

DocFlow può aiutare le aziende a fare in modo che queste parole chiave entrino a far parte del linguaggio dell’organizzazione mettendo in campo la sua competenza acquisita negli anni nel Document Management e Process Management e collaborando nello studio e realizzazione di soluzioni di archiviazione a livello Enterprise. Questo White Paper fornisce alcune indicazioni in merito alle soluzioni che possono essere realizzate utilizzando prodotti ECM Open Text o soluzioni DocFlow.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 2

www.docflow.com

2. VANTAGGI DELL'ARCHIVIAZIONE Per ottenere un miglioramento in termini di performance, di costi e di controllo del sistema è necessario procedere con l'archiviazione dei documenti e dei dati che non vengono più utilizzati nel corso dell'operatività quotidiana. In questo modo rimangono on line soltanto i dati necessari. Occorre però garantire l'accesso in lettura ai documenti archiviati quando diventa necessario consultarli.

In particolare, l'archiviazione persegue questi obiettivi: •

miglioramento delle performance: la tempistica di accesso alla base dati viene notevolmente ridotta

•

miglioramento della disponibilità del sistema: una library più ridotta, infatti, permette di gestire backup, restore, upgrade e riorganizzazione con un downtime minore

•

miglioramento dell'efficienza nell'utilizzo delle risorse: in modo particolare CPU, network, hard driver, diminuendo i tempi e i costi di gestione del sistema in generale

L'archiviazione deve garantire la possibilità di accedere ai dati in qualunque momento successivo all'archiviazione mediante programmi standard di lettura e offrire un ampio range di opzioni per reperire i dati. Deve consentire l'accesso ai documenti attraverso l'intero processo di business sia che i documenti risiedano nel database sia nell'archivio.

In merito alla protezione e alla sicurezza dei dati un sistema di archiving completo procede con la cancellazione fisica dal database soltanto dopo controlli di tipo tecnico e funzionale che garantiscano la consistenza e la correttezza dei file di archiviazione.

2.1 COSA SIGNIFICA ARCHIVIARE L’archiviazione consiste nella rimozione fisica, dal database, dei dati non più utilizzati nelle funzionalità quotidiane e la successiva memorizzazione degli stessi su file di archivio esterni accessibili in lettura. Il processo di archiviazione, infatti, si articola in fasi la cui successione è subordinata a controlli di tipo tecnico e funzionale.

Sulla base dell'esperienza maturata in vari contesti, DocFlow ha elaborato una metodologia di implementazione dei progetti da Data Archiving che utilizza diversi strumenti derivanti dallo standard, dalla migliore prassi aziendale e dall'integrazione di prodotti standard con software complementari.

Tale metodologia viene applicata ai progetti dopo un attenta analisi dei pre‐requisiti tecnico funzionali e del contesto di attuazione.

Nei capitoli seguenti facciamo un breve excursus sulle tecnologie di archiviazione per le diverse tipologie di documenti e dati che normalmente sono presenti nelle organizzazioni aziendali.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 3

www.docflow.com

3. E-MAIL ARCHIVING L’aumento negli anni, nel numero e nella dimensione, delle e‐mail e la loro sempre maggiore rilevanza per il business hanno visto nascere nelle aziende l’esigenza di realizzare sistemi di gestione e archiviazione che consentano di ottimizzare spazi e costi e di avere delle politiche di sicurezza efficienti.

L’e‐mail è oggi un’Applicazione critica per tutti quelli che la utilizzano poiché contiene informazioni preziose e non è più una semplice comunicazione informale. Viene usata per esempio per inviare contratti, ordini, comunicazioni ai propri Clienti e i thread di e‐mail tengono traccia della storia delle contrattazioni.

Un processo di archiviazione efficiente dovrà considerare diversi elementi per raggiungere i risultati desiderati sintetizzati di seguito: • riduzione dei costi di infrastruttura (storage) • riduzione dei tempi di backup e restore • disaster recovery e business continuity • salvataggio copie locali (.pst) • gestione delle policy di sicurezza centralizzata Quindi una soluzione di e‐mail Archiving efficace deve risolvere i seguenti problemi: • Crescita dei requisiti di storage • Disaster recovery e continuità del servizio • Inadeguate capacità di archiviazione • Gestione/Invio allegati voluminosi • Gestione dello storage per questioni legali • Proteste degli utenti per lo spazio limitato delle caselle di posta La soluzione Open Text ‐ Email Archiving per Microsoft® Exchange risolve i problemi sopra illustrati poiché minimizza i costi di gestione e aumenta le performance della posta elettronica.

Consente quindi di implementare e gestire più facilmente le email fornendo funzionalità complete che possono migliorare la governance delle informazioni e mitigare i rischi legali e normativi posti dalle email.

Una caratteristica importante è la stretta integrazione con la funzionalità di “managed folder” di Exchange Server 2007 che consente agli utenti di organizzare i messaggi nelle cartelle personalizzate di Microsoft Office Outlook per singoli dipartimenti, utenti o per funzioni sulla base dei requisiti della policy aziendale. L’applicazione di gestione delle email di Open Text rafforza l’ambiente Exchange Server 2007 in quanto permette alle organizzazioni di applicare le loro policy di gestione dei documenti centralizzate attraverso cartelle gestite in modo trasparente. Con questa applicazione, ogni messaggio eredita automaticamente la classificazione centralizzata del documento assegnata a una cartella quando gli utenti effettuano il “drag&drop” delle email in quella cartella. In base alla classificazione, al messaggio vengono assegnati una retention e un lifecycle appropriati.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 4

www.docflow.com

Le funzionalità chiave di Livelink ECM ‐ Email Management for Exchange Server 2007™ includono:

• Archiviazione automatica o interattiva. Gli utenti possono effettuare facilmente il “drag&drop” delle email nell’archivio o il sistema può scannerizzare automaticamente le cartelle delle email e applicare regole pre‐configurate di archiviazione e di gestione dei documenti.

• Percorsi di verifica Con un solo click, gli utenti possono controllare dettagli come ad esempio quando una email è stata cancellata e da chi. Questo consente di tracciare la storia delle attività relative alle email ritenute importanti documenti di business.

• Complete funzionalità di ricerca che consentono ad amministratori, revisori e auditor di accedere alle mail archiviate velocemente e facilmente.

• Archiviazione trasparente. Le e‐mail archiviate possono essere recuperate accedendo con un semplice click dall’archivio e gli utenti le possono così modificare, inoltrare o spostare secondo la necessità. Questo consente agli utenti di accedere e di lavorare con le mail archiviate, allo stesso modo con cui utilizzano le mail sul server.

• Possibilità di trasferire facilmente il contenuto delle email in dispositivi di storage più economici, in modo che i clienti possano migliorare le prestazioni dei loro sistemi email e ridurre i costi di storage.

• •

Single Instance Archiving dei file allegati. Il sistema mantiene una sola copia dell’allegato anche se presente in più email con un notevole risparmio di spazio.

Strumenti di amministrazione semplici.

3.1 ARCHIVIAZIONE DEI PST I file PST residenti sui Client dei dipendenti spesso provocano problemi poiché è molto facile perdere informazioni vitali a fronte di guasti al disco o in caso di portatili a fronte di smarrimento o furto. È quindi indispensabile prendere in considerazione una politica di centralizzazione e archiviazione anche di questi importanti documenti.

La soluzione prevede le seguenti funzionalità di archiviazione automatica dei file PST:

Scansione schedulata dei file‐system di rete per la ricerca dei file PST Riconoscimento automatico dell’owner dei file PST Processo di archiviazione schedulato

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 5

www.docflow.com

4. FILE SYSTEM ARCHIVING Come già accennato per le email anche il numero dei documenti elettronici che producono i Knowledge Workers sta subendo un notevole incremento e questo impatta nelle attività quotidiane di gestione IT. Sono, ad esempio, sempre più richieste attività atte a fornire lo spazio necessario per memorizzare i documenti da condividere e definire le politiche di sicurezza adeguate. Occorre inoltre caricare i Knowledge Workers dalle attività amministrative dei documenti e ridurre gli sforzi di backup e restore.

La soluzione di Open Text di archiviazione dei documenti dal File System si basa sul prodotto: Livelink ECM – File System Archiving. Questa soluzione consente l’archiviazione di un file o dell’intero File System e facilita il recupero veloce in accordo con le politiche di sicurezza originarie.

Si possono quindi migrare i documenti fuori dal File system e sostituirli con hyperlink chiamati “shortcut”. Cliccando sullo shortcut si recupera il corrispondente documento archiviato. Lo Shortcuts ha la stessa posizione e politiche di accesso del file originale.

La soluzione apre le porte a diversi scenari secondo le esigenze dell’organizzazione che potrebbe decidere di mettere i documenti in una struttura documentale ben definita e più gestibile del File System e all’esigenza eliminarli da quest’ultimo.

Funzionalità: •

Archiviazione automatica o interattiva. Regole di storicizzazione configurabili secondo diversi criteri come ad esempio la dimensione dei file, la data, il folder, ecc.. Alternativamente archiviazione interattiva mediante un solo click dall’interfaccia del File System.

•

Integrità e ammissibilità del contenuto. L’archiviazione su supporti non riscrivibili può garantire l’integrità del documento insieme alla possibilità di aggiungere marche temporali e firme.

•

Eliminazione della ridondanza. Con l’archiviazione in singola istanza il sistema trova le istanze multiple del documento e ne mantiene una sola versione. Questo riduce gli spazi dell’archivio.

•

Ricerca. Ricerca full‐text attraverso i file system archiviati consolidando i risultati in un'unica lista.

•

Ripristino facile dei documenti. I documenti possono essere rimessi nel file system originale (o in una nuova locazione) mediante il singolo click nei risultati della ricerca. Se si vuole si può sostituire lo shortcut con il documento e eliminare la copia nell’archivio.

L’ Archiving riduce significativamente i dati nel File Server e consente agli utenti di recuperare i files dai loro folders originali nel File System. Il recupero dei files è intuitivo e non occorre software aggiuntivo sul client o sul File Servers.

4.1 DOCUMENT MANAGEMENT ARCHIVING Come abbiamo visto per il file system anche i documenti nelle librerie del document management richiedono di archiviare i documenti che hanno un livello di accesso molto basso al fine di velocizzare gli accessi ai documenti più utilizzati.

Per esempio se volessimo archiviare documenti residenti in eDocs dobbiamo marcare i documenti come Read‐Only in modo che il server di archiviazione sostituisca il documento con la stringa contenete l’indirizzo della posizione dove è stato archiviato. È possibile marcare come Read‐Only i documenti basandosi su delle regole definite mediante la realizzazione di tools ad hoc. Nel capitolo otto vedremo nel dettaglio alcune di queste implementazioni realizzate da DocFlow.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 6

www.docflow.com

5. SAP ARCHIVING

La grande mole di documenti che vengono trattati da SAP possono essere archiviati in un sistema di document management. Occorre quindi realizzare delle soluzioni che in modo trasparente storicizzano i documenti nel documentale e consentono di reperirli quando necessario. In più i documenti possono essere fruiti direttamente dal documentale.

5.1 DATA ARCHIVING L'elevato volume di transazioni e di anagrafiche immesse quotidianamente nel sistema SAP genera, con il passare del tempo, una crescita esponenziale del database che crea problemi di memoria e di performance.

I tempi necessari ad effettuare i periodici backup crescono in continuazione e, in generale, la gestione dei dati è tanto più critica quanto più consistente è il database.

Di conseguenza anche il tempo di accesso alla base dati viene progressivamente rallentato, soprattutto nel caso di inquiry on line. D’altronde non è possibile limitarsi ad eliminare i dati, perché possono esserci vincoli sia legali sia di business che impediscono la cancellazione dei dati e obbligano a conservarli per un periodo più o meno lungo.

La soluzione Data Archiving permette un'archiviazione selettiva di tali dati, mantenendo la possibilità di accedere agli stessi secondo modalità predefinibili.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 7

www.docflow.com Le soluzioni di Data Archiving permettono l'archiviazione dei dati di SAP al di fuori del database applicativo su supporti permanenti migliorando in questo modo le performance di sistema ed assicurando sempre un veloce recupero e riutilizzo dei dati stessi dall'interfaccia di SAP. Questi prodotti non incidono minimamente sulle funzionalità di SAP ma permette di ridurre notevolmente il carico del database garantendo: •

Prestazioni migliori del sistema che non è più appesantito da anni di dati accumulati

•

La velocizzazione delle operazioni di Back‐up/Recovery

•

La semplificazione delle operazioni di upgrade del sistema

•

La permanenza delle informazioni nel tempo secondo le diverse regolamentazioni vigenti per le differenti tipologie di dati

Key Benefits •

Ottimizza i processi di SAP

•

Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO

•

Migliora i tempi di risposta del sistema

•

Riduce i costi per il mantenimento di un’infrastruttura applicativa in continua crescita

•

Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni

•

Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno

Vediamo di seguito come Open Text e DocFlow hanno realizzato delle soluzioni di integrazione da SAP verso i sistemi documentali utilizzando le funzionalità messe a disposizione da SAP mediante SAP ArchiveLink.

5.2 OPEN TEXT LIVELINK ECM for SAP SOLUTION Livelink for SAP Solutions è l'offerta Livelink ECM che estende le funzionalità di SAP permettendo di gestire e archiviare in maniera sicura tutti i contenuti presenti nei sistemi SAP, sia dati che documenti, migliorando l'efficienza dei processi e l'accesso controllato alle informazioni.

Livelink SAP Solutions ‐ Document Archiving permette di integrare, in modo completamente trasparente, i documenti nel sistema SAP. Si tratta di uno strato software in grado di connettere SAP con appositi moduli di Livelink Enterprise Suite utilizzando SAP Archive Link per archiviare e gestire: •

Documenti in ingresso, scansioni di documenti cartacei, Fax, Documenti elettronici di diverso formato

•

Documenti in uscita – documenti creati all’interno di SAP come ordini d’acquisto, fatture, documenti di trasporto

•

Print List generate da SAP system report

•

SAP Data Archiving

Tutte le operazioni si effettuano rimanendo all’interno dell’interfaccia standard SAP che accede direttamente a tutta la documentazione legata ad ogni singolo processo di business.

Key Benefits •

Ottimizza i processi di SAP (Verifica delle fatture, gestione ordini in ecc.)

•

Riduce i costi operativi e di supporto ed il TCO DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 8

www.docflow.com •

Riduce i rischi e supporta l'aderenza ai protocolli ed alle regolamentazioni

•

Archiviazione ottica inalterabile (ad esempio per la documentazione fiscale)

•

Archiviazione in un formato standard (TIF o PDF)

•

Elimina i rischi associati alla documentazione cartacea (orientamento al disaster recovery)

•

Soluzione a basso rischio ed elevato ritorno

5.3 DOCFLOW SYNERGY for SAP ARCHIVING DocFlow basandosi sulla tecnologia messa a disposizione da SAP “SAP ArchiveLink” ha realizzato la soluzione di integrazione con il documentale eDocs di Open Text denominata Synergy for SAP. Questa soluzione gestisce ogni aspetto di integrazione tra il mondo SAP e il sistema di document management eDocs.

Di seguito lo schema architetturale della soluzione:

Un documento che necessita di essere archiviato può essere inserito a sistema in modo differente in dipendenza dal tipo, dalla sorgente e dal profilo utente: •

mediante scansione centralizzata dalla “mail room”

•

caricato dall’interfaccia Web del document management

•

caricato dalla SAP‐Gui

•

generato direttamente da SAP DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 9

www.docflow.com

Il sistema di document management è in grado di archiviare e trovare ogni documento utilizzando sia le sue interfacce Web che la SAP‐Gui. Synergy mette a disposizione le funzionalità di:

•

archiviazione e gestione dei documenti e dei processi di lavorazione in formato elettronico

•

interfaccia utente web per la navigazione, ricerca e visualizzazione integrata con la UI del sistema SAP

•

processo di registrazione documenti contabili (es. fatture) in modalità Simultanea, Differita o Anticipata con notifica automatica e gestione delle code di lavoro utente

•

acquisizione e protocollazione documenti entranti (fatture fornitori, ordini, …) con gestione dello stoccaggio fisico

•

cattura e generazione documenti uscenti da spool di stampa e report (fatture attive, avvisi pagamento, …)

•

modellazione processi ERP specifici

•

benestare fattura e Verifica Fatture

•

archiviazione documenti conforme alle normative CNIPA

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 10

www.docflow.com

6. ARCHITETTURA OPEN TEXT Nella figura seguente viene illustrata l’architettura della soluzione Open Text che integra le componenti che abbiamo illustrato in precedenza.

DocFlow è in grado di aiutare le organizzazioni a implementare queste soluzioni in toto o nelle singole componenti d’interesse mediante la sua competenza nelle soluzioni e architetture Open Text.

6.1 ENTERPRISE LIBRARY Diamo di seguito una breve descrizione degli Enterprise Library Services di Open Text che sono la componente principale su cui si appoggiano le soluzioni di Open Text descritte nei capitoli precedenti.

Gli Enterprise Library Services di Open Text forniscono la base per un repository unico e affidabile che offre funzionalità di gestione integrata dei documenti e dei metadati. Inoltre capacità di archiviazione e ricerca di tutti i contenuti di business di un'organizzazione inclusi i documenti conservati in Microsoft Office SharePoint Server, nelle applicazioni SAP, nei File System, nelle email e nei repository di contenuti di Open Text. I documenti possono essere gestiti, archiviati e conservati in modo coerente in tutta l'organizzazione, sulla base di un ciclo di vita definito dalle normative in termini di conservazione e eliminazione dei documenti.

Possiamo ipotizzare due scenari di utilizzo: •

uno dove conosciamo a priori il periodo di retention del documento e quindi possiamo impostare delle regole preventive di archiviazione che, al verificarsi di determinate condizioni, archivieranno i documenti.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 11

www.docflow.com •

L’altro dove il periodo di retention non è fisso e può variare durante il ciclo di vita del documento e quindi l’archiviazione avverrà allo scattare di un evento o per mano dell’utente finale.

Gli Enterprise Library Services sono disegnati rispettando i principi SOA: •

Riutilizzo: supporto ad applicazioni e interfacce multiple

•

Modularità: vengono distribuite solo le componenti necessarie alla soluzione

•

Consistenza: condivisione delle infrastrutture

•

Ricerca: trova gli altri servizi disponibili

•

Estensione: possibilità di estendere a piacere le funzionalità

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 12

www.docflow.com

7. ARCHITETTURA DOCFLOW Abbiamo visto nei paragrafi precedenti come Open Text fornisce delle soluzioni complete e integrate per l’archiviazione a livello Enterprise.

Possono comunque esserci anche altre soluzione che risolvono i problemi di archiviazione e rispondono a specifici requisiti utente. È il caso dei prodotti realizzati da DocFlow per rispondere alle richieste degli utenti in merito all’archiviazione massiva.

Iniziamo con l’analizzare la soluzione Mass Mover per l’archiviazione e il mantenimento on line dei documenti e proseguiamo con la soluzione XML Docs per l’archiviazione su supporti non riscrivibili e il mantenimento dei documenti off line.

7.1 MASS MOVER La figura seguente mostra l’architettura di un sistema di archiviazione basato sul prodotto DocFlow Mass Mover:

FUNZIONALITA’

• Modulo lato Server, si occupa di spostare/copiare i file fisici dei documenti su nuovi supporti scelti dal Cliente in modalità autonoma, trasparente e basata su regole.

• I documenti sono sempre indicizzabili e accessibili dalle applicazioni documentali.

• Non richiede nessun intervento manuale da parte dell’utente finale • E’ configurabile per lavorare su diverse librerie (applicazioni) ognuna con i suoi parametri di configurazione.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 13

www.docflow.com • E’ possibile definire due distinti File system di destinazione (se ne può usare uno per scopi di backup).

• Utilizza il campo PROFILE definito nella configurazione per il calcolo “dell’anzianità” del documento.

• E’ possibile limitare il numero di documenti da spostare per ogni ciclo.

• E’ possibile definire un ulteriore campo della PROFILE su cui viene scritta la data di spostamento.

• E’ impostabile per funzionare ad orari prestabiliti. (protezione dai backup)

Questa soluzione quindi consente di spostare documenti in maniera veloce e parametrica mantenendoli in linea per le consultazioni utente.

7.2 XML DOCS La figura seguente mostra l’architettura di un sistema di archiviazione basato sul prodotto DocFlow XML Docs:

FUNZIONALITA’

• Modulo lato Client che si occupa di marcare i documenti da archiviare secondo regole prestabilite • Di prelevare i documenti dal file system • Di effettuare copia del documento su supporto non riscrivibile come CD/DVD e inserisce nel file indice le informazioni necessarie. (E’ possibile anche copiare su supporti riscrivibili come dischi esterni.)

• Eliminare il documento dal file system e dal DB del DM • In caso di necessità il file indice può essere dotato di riferimento temporale e “firmato digitalmente” dal “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente” • Per le funzionalità di visione dei documenti archiviati il supporto generato contiene un browser “autoreferenziante” in grado di cercare, visualizzare e controllare la validità dei documenti archiviati.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 14

www.docflow.com

• •

Il dispositivo CD/DVD generato contiene una apposita applicazione web che ne permette la consultazione tramite un qualsiasi browser internet L’applicazione permette operazioni come la ricerca puntuale del/dei documenti, la loro visualizzazione e la verifica della firma apposta sul file di indice.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 15

www.docflow.com

8. CONCLUSIONI

Grazie alle funzionalità di Archiving le organizzazioni saranno in grado di gestire documenti, email e altre informazioni aziendali che desiderano conservare.

Questo permetterà di applicare regole di archiviazione dei contenuti e gestione dei requisiti di conformità.

Le organizzazioni potranno scegliere fra le soluzioni sopra elencate per implementare le funzionalità integrate di Records Management e Archiving di cui hanno bisogno evitando così i costi elevati associati al mantenere un infrastruttura di storage che cresce esponenzialmente nel tempo.

I servizi di Records Management e Archiving forniranno agli amministratori la possibilità di salvare i contenuti su sistemi di Storage a minor costo e con politiche di gestione differenti dipendenti dalle caratteristiche dei documenti e dalla normativa vigente.

Gli utenti finali non vedranno alcuna differenza tra i contenuti memorizzati su supporti differenti e quindi l’impatto per quest’ultimi sarà limitato.

La conformità e il suo impatto sulle informazioni memorizzate è un problema sempre presente per i clienti.

L’offerta DocFlow garantirà loro un sistema per gestirla al meglio e per archiviare i contenuti attraverso una soluzione studiata specificamente. Fornirà ai clienti un percorso rapido e economico per creare una soluzione a lungo termine che consenta di gestire e archiviare i contenuti.

Abbiamo visto che esistono diversi scenari di Archiving che possono essere implementati secondo le esigenze dell’organizzazione, DocFlow può aiutare le aziende nel valutare quello che più si adatta alle proprie esigenze prendendo in considerazione sia le normative che le tecnologie.

DocFlow – WP Enterprise Archiving ‐ Descrizione Funzionale ‐ 15/04/09 ‐ Pag. 16